Gestion Documental

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Los sistemas de información para la gestión documental se han convertido en

herramientas importantes para soportar el registro, control, circulación y

organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben

en una organización.

Estos sistemas son de suma importancia dentro de las organizaciones, es por

ello que toda entidad que manejan flujo documental está en la obligación

según la normatividad vigente de implementar un Sistema de Gestión

Documental, el cual le permita almacenar, gestionar y hacer seguimiento a

toda la documentación que produce o recibe dicha entidad, con el fin de

localizarla, recuperarla y compartirla, permitiéndole así mantener viva la

historia de la institución.

Por lo tanto en el siguiente trabajo se estudiará este sistema generalidades,

características y normatividad, con el fin de conocer aspectos generales acerca

del Sistemas de Gestión Documental.

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OBJETIVO GENERAL

Reconocer aspectos importantes en la implementación de un Sistema de

Gestión Documental

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar las generalidades de un sistema de Gestión Documental a la luz del

Decreto 2609 de 2012.

Realizar una visita de campo, la cual permitiera indagar datos importantes a

cerca de la implementación del sistema de gestión documental en dicha entidad.

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El sistema de Gestión Documental

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar

el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la

recuperación, determinar el tiempo que los documentos deben

guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación

indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía.

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REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Al momento de implementar un Sistema de Gestión Documental se deben

tener en cuenta los siguientes requisitos:

Fundamentales o básicos

De entrada de documentos en el sistema.

De indexación de documentos en el sistema.

De almacenamiento de documentos.

De búsqueda de documentos.

De visualización de documentos.

De modificación de documentos.

De difusión de documentos.

De integración con los demás sistemas tecnológicos de la entidad.

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Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental

que permita:

Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos

a través de cuadros de clasificación documental.

Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para

que estos puedan pasar a un medio digital, incluyendo los documentos que se

generen en una serie electrónica

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los

documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental

(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Al Igual que los documentos en físico se deben establecer el tiempo de

retención de los documentos electrónicos en las TVD y TRD.

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Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los

tiempos establecidos en las TRD o TVD.

De acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD se debe definir el

procedimiento para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en

cuenta el tiempo de retención de dichos documentos

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información

conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo ha

elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico,

mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad.

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries.

Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la

integridad de la información que contienen los documentos así como la durabilidad

de los soportes en la cual se encuentren.

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Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo

por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

El Sistema de Gestión Documental debe permitir y facilitar a los usurarios

internos como externos el acceso de la información que se encuentran en los

archivos, siempre y cuando estos no tengan ninguna restricción legal.

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y

subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos

tecnológicos utilizados para su creación.

Si se cuenta con un sistema tecnológico para el manejo de los documentos,

series y subseries, se debe tener en cuenta su conservación o salvaguarda a

largo plazo, con el fin de poder recuperar la información en el caso que se

requiera.

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Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es

posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la

fase final de la implementación del mismo

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Dirección: Palacio de la Inquisición Plaza de Bolívar

Teléfono: 6644570

Nombre entrevistado: Aníbal Fulleda

Correos electrónico: [email protected]

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¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección

del sistema de Gestión de documentos?

Necesidad de organizar y controlar la documentación de la entidad.

La normatividad que exige la implementación de SGD

Recuperación de la documentación de forma fácil, rápida y segura.

Seguimiento de los trámites que se adelantan en la entidad.

Facilitar la consulta de la documentación a nuestros usuarios internos y externos.

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De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Delegación de personas responsables en el manejo del sistema.

Acceso al sistema con claves de seguridad

Implementación de firmas digitales para impedir que todas las personas

tengan acceso a dicha documentación e información.

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BIBLIOGRAFÍAS

MINISTERIO DE CULTURA. (14 de DIC de 2014). Obtenido de

ww.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf .

DECRETO 2609

https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernot

ariado/manualirisdocumental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20

Produccion.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958