Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión Documental

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su

Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,

en elaborar programas de gestión de documentos,

independientemente del soporte en que produzcan la

información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del

objeto social para el que fueron creadas.

TRANSVERZALIZACIÓN

Sistema de gestión de la calidad

• Capitulo 4

• Sistema de gestión de la calidad

Con todos los procesos

• Área académica

• Área de contratación

• Área financiera

• Bienestar social

• Dirección

• Extensión y formación

Gestión Documental

LEY 594 DEL 2000

LEY 594 de 2000

Establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Legislación Documental

• LEY 594 DEL 2000

• Acuerdo 02/04 Fondos Acumulados

• Acuerdo 042/02 Archivos de Gestión

• Acuerdo 011/96 “Por el cual se establecen criterios de

conservación y organización de documentos

• Acuerdo 047/00 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN

del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por

razones de conservación

• Acuerdo 060/01 por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas

Legislación Documental

• Acuerdo 007/94 Reglamento general de archivos

• Acuerdo 039/02 Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las tablas de retención documental

• Acuerdo 049/00Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7

“Conservación de Documentos” del reglamento general de archivos

sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivo

• Decreto 2609/12 PGD..\..\GESTIÓN DOCUMENTAL 2\Socializacion

Decreto 2609 V2.pdf

• Decreto 2578/12 SNA..\..\GESTIÓN DOCUMENTAL 2\Decreto 2578

del 13 de diciembre de 2012 Reunion CDA.pdf

•

ARCHIVO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

CATEGORIZACIÓN DE LOS

ARCHIVOS

Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:

• Archivo General de la Nación

• Archivo General del Departamento

• Archivo General del Municipio

• Archivo General del Distrito

PROCESOS

La gestión documental la se enmarca dentro del concepto de

Archivo Total

Procesos

producción

recepción

distribución

consulta

organización

recuperación

disposición final de los documentos

Tablas de

retención

documental

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

• Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final.

CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

TRASFERENCIAS SECUNDARIAS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

• Tablas de Retención Documental

Listados de series, y subseries con sus

respectivos tipos documentales, producidos y

recibidos por una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones, a las cuales

se asigna el tiempo de permanencia en el

ciclo vital del documento.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

FORMATO UNICO DE INVENTARIO

DOCUMENTAL

Nombre de la entidad: GAULA

Dependencia: AREA DE PREVENCIÒN

Caja No.: 34

Número de unidades de conservación: 1 a 5

Fechas extremas (mes - año del primer y ultimo

documento)

TRANSFERENCIA PRIMARIA

Clips plásticos

UNIDADES DE CONSERVACIONDOCUMENTAL

Carpetas desacidificadas o en Propalcote (material estable con ph neutro).

Carpeta de aletas Carpeta colgante Carpeta celuguía Propalcote

UNIDADES DE CONSERVACIONDOCUMENTAL

Cajas de archivo X 200

Elaboradas en cartóncorrugado, recubierto en sucara interna por una película abase de parafina y cerasvegetales. Adicionalmente,cada caja tendrá en su interiordos fuelles elaborados en elmismo cartón.

ARCHIVOCENTRAL

ARCHIVOHISTÓRICO

UNIDADES DE CONSERVACIONDOCUMENTAL

Archivadores rodantes o fijos

UNICADES DE CONSERVACIONDOCUMENTAL

Normas Especiales

NO DOBLAR

NO USAR MATERIAL METALICO

NO USAR CINTA PEGANTE COMERCIAL

NO AMARRAR CON PITA, CABUYA, ETC.

NO RESALTAR SOBRE EL DOCUMENTO

•gracias