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Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Gestión de las Adquisiciones

Gestión de Proyectos

Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

http://www.dharmacon.net/

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Adquisición de Productos del Exterior

La Gerencia de las Adquisiciones del

Proyecto comprende los procesos

requeridos para adquirir bienes y

servicios a organizaciones externas,

con el fin de alcanzar los objetivos del

proyecto.





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La Perspectiva del Comprador

Este capítulo es discutido desde la

perspectiva del COMPRADOR en una

relación comprador-vendedor.

El vendedor (depende del área de

aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,

ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.





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Respecto al Vendedor

Típicamente manejará su trabajo como un

proyecto. El comprador es su cliente y

por tanto stakeholder clave para el

vendedor. El contrato es el input clave

para muchos de sus procesos de gestión.





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Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.

1. Planificar las Compras y Adquisiciones





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Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.

Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.

Planificar las Compras y Adquisiciones





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El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del equipo.






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Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones contractuales.






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CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción 2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1

Maqueta

2.2

Planos

5.1

Planeam

5.2

Control

3.3

E/I Áreas

descanso

3.4

E/I Áreas

recreación

3.2

Afirmado

3.5

Habilitación

Otras áreas Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas

Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina

3.1

Cercado






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PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento

WBS

Tipo de

contrato

Procedimiento

de

contratación

Forma de

contacto

Cercado

terreno.

Suma alzada por metro lineal de

cerco.

Se solicitará tres cotizaciones.

Web, guía telefónica.

Afirmado

terreno.

Suma alzada con incentivo por

cumplimiento de plazo.

Experiencia previa.

Estimación de experto

independiente.

Invitación a especialistas.

Instalación

jacuzzis.

Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.

Contacto a través de

fabricante de jacuzzi.






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Plan de Gestión de las Adquisiciones Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura. Tipos de contratos a usar. Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación. Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto. Definición de uso de documentos estandarizados. Cómo se manejará a los múltiples proveedores. Entre otros.






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Procurement Management Planning Checklist

Project Name:

Prepared by:

Date:

Identify types of contracts being used

Independent estimates required? Yes No

If Yes, who will prepare?

By when?

Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment

Source of standardized procurement documents, if needed

How will multiple providers be managed?

How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?

Scheduling

Performance Reporting

Human Resources

Other





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Enunciado del Trabajo del Contrato Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :

SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados.

SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.

Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.






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Statement of Work Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Vendor Name:

Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):

Required Timeline and Milestone Dates:

Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational

support, etc.):

Cost Parameters:





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A C E

Description of Cost

Item

Total Costs to

MAKE

Total Costs to

BUY

Notes &

Recommendations

Direct Indirect Direct Indirect

Costs Costs Costs Costs

1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00

Final Differential

$0.00

Cost

Item #

B

Costs to MAKE

Product or Service

D

Costs to BUY

Product or Service

TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00

Date:

Project Name:

Prepared by:

Análisis hacer-o-comprar





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Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura





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2. Planificar la Contratación

Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los Criterios de Evaluación.





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Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.

Planificar la Contratación





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PROYECTO CASA DE CAMPO

Elemento

WBS

Filtro de

evaluación

Criterio de

evaluación Documentos

Cercado

terreno.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ

Afirmado

terreno.

Experiencia previa.

Referencia de anteriores clientes

Financiamiento.

TECNICA: 70%

(experiencia, equipamiento)

ECONOMICA: 30%

RFP

Instalación

jacuzzis.

Distribuidor autorizado del fabricante.

Garantía de rápido cumplimiento.

Menor precio. RFQ






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Documentos de la Adquisición

Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales. Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio. El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes:

•IFB Invitation for Bid. •RFQ Request for Quotation. •RFP Request for Proposal. •IFN Invitation for Negotiation.






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Request for Proposal Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

I. Introductory and Background Information:

II. Statement of Work and Description of Project:

III. Project Objectives:

IV. Schedule of Events:

For example:

Event Date

1. RFP sent to Bidders

2. Bidders' Conference

3. Evaluation of Responses

4. Award of Contract

5. Commencement of Project

6. Project Completion

7. Final Review

8. Client Acceptance andClosure

9.

10.

V. Description of Required Response Format:

VI. Required Contractual Provisions:

VII. Evaluation Criteria:

Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,

A. Purchase price

B. Understanding of client need

C. Overall or life-cycle cost

D. Technical capability

E. Management capability

F. Financial resources





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Genera como resultados las propuestas de los postores.

3. Solicitar Respuesta de Vendedores





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La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades del proyecto.

La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.

Solicitar Respuesta de Vendedores





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Solicitar Respuesta de Vendedores





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Genera como resultados la suscripción del contrato.

4. Selección de Vendedores





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Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor.

A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.

Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.

El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.

Selección de Vendedores





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PROYECTO

ITEM CONTRATADO

CASA DE CAMPO

AFIRMADO DE TERRENO

I. ANTECEDENTES

II. OBJETO

III. MONTO

IV. FORMA DE PAGO

V. PLAZO

VI. RESPONSABILIDAD

ES DEL

CONTRATISTA

VII. RESPONSABILIDAD

ES DEL

CONTRATANTE

VIII. GARANTÍAS

IX. GARANTÍAS

X. DOCUMENTOS

CONTRACTUALES

XI. PENALIDADES

XII. CAUSALES DE

RESOLUCION

XIII. NATURALEZA DEL

CONTRATO

XIV. BASE LEGAL

XV. CONTROVERSIAS

Firma contratista Firma contratante






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Project Name:

Prepared by:

Date:

Evaluation Criteria and

Weight Assigned

Vendor #1

Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #1

Item Score

Vendor #2

Rating

(1-5, with 5 best)

Vendor #2

Item Score

Purchase price

20%

Understanding of client need

25%

Overall or life-cycle cost

15%

Technical capability

20%

Management capability

15%

Financial resources

5%

Overall Score of possible 5

(weights x ratings, totaled)

3.35 4

0.3

0.5 5 1.252

3 0.6

0.25

4 0.6 4 0.6

4 0.2 5

4 0.8

0.8

3 0.45 2

5 1 4

Sistema de puntajes





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Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.

5. Administración del Contrato





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Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.

La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.

Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.

Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.

Administración del Contrato





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Administración del Contrato

Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)





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Procurement Change Request Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Person(s) Requesting Change:

Change Number:

Type of Change Requested:

Terms of contract Termination of ContractDescription of Product orService

Other (specify) Other (specify)

Detailed Description of Change:

Detailed Reason for Change Requested:

Effect on Project Cost:

? Projected Cost Overrun of approximately %

? Estimated Cost Reduction of approximately %

Effect on Schedule:

? Planned Project Completion Date:

? New Project Completion Date:

Additional Remarks:

Approval Project Manager Date

Approval (Other) Date





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Contract Change Control System Checklist and Worksheet

Project Name:

Prepared by:

Date:

Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.

Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:

Define steps by which contracts may be changed, including:

Paperwork

Tracking systems

Dispute resolution procedures

Approval levels required

Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:

Additional Remarks:

Submitted Name/Title: Date:

Approval Name/Title: Date:





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Contract Performance Report Template

Project Name:

Prepared by:

Date:

Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:

Scope (On Scope? If not, how serious)

Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)

Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)

Quality

Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):

Forecasting (Estimate of future project status and progress):

Other Issues or Comments:

Submitted Name/Title: Date:

Approved Name/Title: Date:





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¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?

6. Cierre del Contrato





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Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.

Cierre del Contrato





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Cierre del Contrato





© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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