Gestión de Documentos - Record File
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SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO DE ARCHIVO
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SIMA es un software de Administraciónde Documentos y Archivos desarrolladopor RECORD FILE, que está orientado afacilitar los procesos de administración,control y seguimiento de los procesosrelacionados la gestión documental ycon el ciclo vital del documento
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Módulos
Radicación correspondencia
Archivo Central
Transferencias y Préstamos
Archivos de Gestión
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Radicación
Este módulo permite radicar la correspondenciaentrante y saliente desde las diferentes dependenciasde la entidad.
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Creación de Contactos
Los contactos se pueden crear de formaindependiente o desde el módulo de radicación.
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Impresión de Rótulos de Radicado
Permite la impresión del rotulo que identificara lacomunicación radicada.
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Búsquedas
Búsqueda de informaciónregistrada por los mismo criteriosde creación.
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Cargar y asociar documentos digitalizados
•Asigna nivel jerárquico del documento para consultas
•Carga y asocia al radicado el documento escaneado
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Consulta documentos digitalizados
Acceso a los documentosdigitalizados una vez establecidoslos criterios de búsqueda.
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Seguimiento de tareas basadas en radicados
Seguimiento a tareas a seguir,próximas a vencer o ya vencidasque se han derivado de radicados
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Tipos de Documentos
Permite crear cualquier tipo dedocumento y establecer a losrequeridos el tiempo para darletrámite.
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Registro y actualización de tareas
Actualización del estado de unatarea y/o asignación a otrosusuarios. También se puedeconsultar la imagen digitalizadadesde esta opción.
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Ingreso de nuevas tareas con base en radicado
Inclusión de nuevas tareas aotros funcionarios derivados deun solo radicado.
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Creación de acciones
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TRD – Tablas de Retención Documental
Administración de las Tablas de Retención de la Organización.
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Archivos de Gestión
Permite la conformación de los archivos de gestión virtuales y en papelmediante un procedimiento que contempla la participación de los usuarios enla descripción archivística normalizada.Permite la descripción por documentos simples o compuestos, ladigitalización e indización de imágenes y asociación en una sola unidad oregistro que facilita la consulta y recuperación de información.
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Registro individual de documentos
Registro de tipos documentales de forma individual encada expediente.Carga de imágenes digitalizadas asociadas a cadaregistro.Consulta de imágenes digitalizadas asociadas a cadaregistro.
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Búsqueda por criterios
•Búsquedas de expedientes por criterios •Búsquedas por tipos documentales
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Visualización Búsquedas
Desde el visualizador de búsqueda setiene acceso al expediente y a sudetalle.
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Transferencias al Archivo Central
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Soporte Transferencias
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Préstamos y Devoluciones Expedientes
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Archivo Central
Permite la conformación del archivo central con base enlas transferencias realizadas desde las dependencias de laentidad.
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Inventarios Documentales
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Planilla de Correspondencia Recibida
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Planilla de Correspondencia Enviada
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Reporte de Correspondencia basada en criterios
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