Diapositive 1Gérard-Michel Cochard,
1) Définition du système global d'information et de l'ENT
2) Les services numériques
3) L'usager au cœur du système d'information
Avec beaucoup d'emprunts à l'AMUE, Esup Portail, Thierry Bédouin (Rennes 1).
GMC / Vivaldi Anglet / mars 2008 page *
Le système d'information d'une université comprend
des bases de données utilisées par des processus métiers "standards" : Harpège, Apogée,…
des données structurées relatives à certaines applications transversales ou spécifiques : annuaire, ressources documentaires, ressources pédagogiques standardisées, …
des données non structurées : PV de conseil, notes administratives, conventions et contrats, ressources pédagogiques non standardisées, …
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Document ESUP Portail
exemples :
le code UFR est le même,
la désignation d'une formation est la même dans toutes les applications et tous les documents,
la description d'une formation est unique,
l'identité d'une personne est unique, ….
l'information est à jour, fiable et saisie une seule fois
l'information est structurée et le système est urbanisé
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ENT - Objectifs
mettre à la disposition de tous les membres de la communauté éducative de l'enseignement scolaire ou de l'enseignement supérieur, en fonction des statuts de chaque usager, des contenus pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l'établissement ainsi que de la documentation en ligne ;
de permettre aux usagers de l'ENT de s'inscrire en ligne à des activités proposées par l'établissement, de s'inscrire à des listes de diffusion, de participer à des espaces communautaires (forums de discussion, espaces collaboratifs, blogs...)."
ENT - Définition
Un Espace (ou Environnement) Numérique de Travail (ENT) est un site "web portail"
permettant l'accès, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques,
Architecture en couches
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Chaque usager est reconnu avec un statut lui donnant accès à certains services et certaines ressources
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Un accès par individu (usager), une seule authentification
Reconnaissance d'un usager à partir de l'annuaire unique profil
Les services puisent l’information dans les bases de données
L’usager peut traiter l’information à distance (réinscription, etc..)
L’affichage de l’information se fait selon le profil de l'usager
L’accès aux ressources se fait selon le profil
L’ENT remplace l’intranet : diffusion dynamique
Liaison ENT - SI
Services pédagogiques
Accès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi)
Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré)
Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD)
Gestion des emplois du temps
Inscriptions pédagogiques
…
Ressources documentaires
Accès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêts
Consultation de documentation en ligne
Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation d’achat, ….)
Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées)
outil de dépôt, référencement et indexation
Espace de travail comprenant
des ressources personnelles : données de l'étudiant, emploi du temps, agenda, carnet d'adresses, …
des services : stockage de données, outils de communication et de travail collaboratif, …
*
Services administratifs pour la scolarité
Accès au dossier administratif étudiant
Accès aux notes et résultats d’examens
Ré-inscription en ligne
Inscription en ligne
…..
Accès personnalisé au dossier administratif, et données de RH
Annonces, actualités
Consultation des missions
Consultation des comptes
Information relative à la vie de l’étudiant
Informations culturelles,
Promotion de l’offre de formation
Accès au catalogue des formations de l’établissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR)
Tests d’évaluation/orientation
Débouchés professionnels
Indexation
Services complémentaires :
Gestion de quotas disques
Agenda personnel et partagé
…
Gestion de signets ou favoris
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Intérêts pour le pilotage d'établissement
Facilitation de la circulation de l'information
création, mise à jour, envoi personnalisé, …
Transparence
Promotion
Contrôle de gestion
Responsabilisation
chaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés
Gains de productivité
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Mettre en place un ENT dans un établissement n'est pas un événement anodin. C'est une décision politique et stratégique.
les services à mettre en œuvre, les procédures et les évolutions d’organisation sont à définir,
la qualité des informations et des services rendus à l’usager dépend de la volonté de réorganiser et d’avancer dans la dématérialisation des procédures,
la qualité du service dépend de la qualité du système d'information
Un principe fondamental :
un usager doit avoir accès à la bonne information au bon moment
Des exigences incontournables et des règles de qualité
un étudiant doit avoir accès à son ENT avant le début de ses cours (calendrier de rentrée, inscriptions pédagogiques, emploi du temps et etc…, messagerie, accès aux ressources, accès aux logiciels..)
un enseignant doit être référencé à temps pour être intégré dans la gestion de la scolarité, la gestion de l’emploi du temps, etc… , pour suivre ses remboursements de missions etc…
Les responsabilités des personnes doivent être saisies à temps pour donner accès aux bons services (un responsable de crédit pour accéder à la consultation de ses comptes…)
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L’ENT met en exergue le référentiel unique et la saisie unique de l’information
Les échanges avec l’usager deviennent numériques
La diffusion de l’information est individualisée
L’accès à l’information à distance est indispensable (emplois du temps, etc..)
La saisie « à temps » de l’information est primordiale
les inscriptions pédagogiques (emploi du temps, etc..)
les résultats dès la fin des jurys (diffusion et réinscription)
etc..