Gérard-Michel Cochard, MESR/ STSI / SDTICE

GMC / Vivaldi Anglet / mars 2008 page 1

Gérard-Michel Cochard,MESR/ STSI / SDTICE

universitéétudiant

personnel

Environnements Numériques Environnements Numériques de Travail (E.N.T.)de Travail (E.N.T.)


1) Définition du système global d'information et de l'ENT

2) Les services numériques

3) L'usager au cœur du système d'information

Avec beaucoup d'emprunts à l'AMUE, Esup Portail, Thierry Bédouin (Rennes 1).


Le système d'information système d'information d'une université comprend

des bases de données utilisées par des processus métiers "standards" : Harpège, Apogée,…

des données structurées relatives à certaines applications transversales ou spécifiques : annuaire, ressources documentaires, ressources pédagogiques standardisées, …

des données non structurées : PV de conseil, notes administratives, conventions et contrats, ressources pédagogiques non standardisées, …


Document ESUP Portail


Le système d'information Le système d'information est globalglobal si

le référencement des données est UNIQUEexemples :

le code UFR est le même, la désignation d'une formation est la même dans toutes les applications et tous les documents, la description d'une formation est unique, l'identité d'une personne est unique, ….

l'information est à jour, fiable et saisie une seule fois

l'information est structurée et le système est urbanisé


ENT - ObjectifsENT - Objectifs

mettre à la disposition de tous les membres de la communauté éducative de l'enseignement scolaire ou de l'enseignement supérieur, en fonction des statuts de chaque usager, des contenus pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l'établissement ainsi que de la documentation en ligne ;

de permettre aux usagers de l'ENT de s'inscrire en ligne à des activités proposées par l'établissement, de s'inscrire à des listes de diffusion, de participer à des espaces communautaires (forums de discussion, espaces collaboratifs, blogs...)."

ENT - DéfinitionENT - Définition

Un Espace (ou Environnement) Numérique de Travail (ENT) est un site "web portail"

permettant l'accès, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques,

http://www.educnet.education.fr/


Architecture en Architecture en couchescouches


Chaque usager est reconnu avec un statut lui donnant accès à certains services et certaines ressources


Un accès par individu (usager), une seule authentification

Reconnaissance d'un usager à partir de l'annuaire unique profil

Les services puisent l’information dans les bases de données

L’usager peut traiter l’information à distance (réinscription, etc..)

L’affichage de l’information se fait selon le profil de l'usager

L’accès aux ressources se fait selon le profil

L’ENT remplace l’intranet : diffusion dynamique

Liaison ENT - SILiaison ENT - SI


Services pédagogiquesAccès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi)Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré)Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD)Gestion des emplois du tempsInscriptions pédagogiques Gestion de quotas d’impression…

Services pédagogiquesAccès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi)Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré)Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD)Gestion des emplois du tempsInscriptions pédagogiques Gestion de quotas d’impression…

Les services numériques

Ressources documentairesAccès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêtsConsultation de documentation en ligne Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation d’achat, ….)Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées)outil de dépôt, référencement et indexation

Ressources documentairesAccès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêtsConsultation de documentation en ligne Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation d’achat, ….)Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées)outil de dépôt, référencement et indexation

le bureau virtuel de l'étudiant

Espace de travail comprenantdes ressources personnelles : données de l'étudiant, emploi du temps, agenda, carnet d'adresses, …des services : stockage de données, outils de communication et de travail collaboratif, …des accès à des ressources pédagogiques et documentaires, à des forums, des chats, …


Services administratifs pour la scolaritéAccès au dossier administratif étudiantAccès aux notes et résultats d’examensRé-inscription en ligneInscription en ligneAccès aux calendriers d’examens ou de rentrée…..

Services administratifs pour la scolaritéAccès au dossier administratif étudiantAccès aux notes et résultats d’examensRé-inscription en ligneInscription en ligneAccès aux calendriers d’examens ou de rentrée…..

Services administratifs relatifs aux personnelsAccès personnalisé au dossier administratif, et données de RHAnnonces, actualitésGestion des congés et absencesConsultation des missions Consultation des comptes …

Services administratifs relatifs aux personnelsAccès personnalisé au dossier administratif, et données de RHAnnonces, actualitésGestion des congés et absencesConsultation des missions Consultation des comptes …


Information relative à la vie de l’étudiantInformations culturelles, CROUS, programme international d’échange, infos pratiques,vie régionale et locale

Information relative à la vie de l’étudiantInformations culturelles, CROUS, programme international d’échange, infos pratiques,vie régionale et locale

Promotion de l’offre de formation Accès au catalogue des formations de l’établissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR)Tests d’évaluation/orientationAccès aux services du SIO (Service Information et Orientation)Débouchés professionnels

Promotion de l’offre de formation Accès au catalogue des formations de l’établissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR)Tests d’évaluation/orientationAccès aux services du SIO (Service Information et Orientation)Débouchés professionnels

Référencement et indexation de ressourcesDépôt de documents, référencement , métadonnéesIndexationRecherche, moissonnage

Référencement et indexation de ressourcesDépôt de documents, référencement , métadonnéesIndexationRecherche, moissonnage


Services complémentaires :Aide en ligne, demande d'assistanceGestion de quotas disques

Services complémentaires :Aide en ligne, demande d'assistanceGestion de quotas disques

Services individualisés ou de groupes :Agenda personnel et partagéEspace de stockage personnel et partagé…

Services individualisés ou de groupes :Agenda personnel et partagéEspace de stockage personnel et partagé…

Outils de communication asynchroneCourrier électronique, forumListes de diffusion

Outils de communication asynchroneCourrier électronique, forumListes de diffusion

Accès aux contenus extérieurs :Canaux RSS institutionnels, collectivités et/ou culturelsGestion de signets ou favoris

Accès aux contenus extérieurs :Canaux RSS institutionnels, collectivités et/ou culturelsGestion de signets ou favoris


Intérêts pour le pilotage d'établissement

Facilitation de la circulation de l'information création, mise à jour, envoi personnalisé, …

Facilitation de la circulation de l'information création, mise à jour, envoi personnalisé, …

Transparencechacun peut trouver ce à quoi il a droit

Transparencechacun peut trouver ce à quoi il a droit

Promotionoffre de formation visible mondialement, effet attractif

Promotionoffre de formation visible mondialement, effet attractif

Contrôle de gestionobtention rapide des informations, croisement des informations, création d'entrepôts de données, tableaux de bords d'indicateurs, ….

Contrôle de gestionobtention rapide des informations, croisement des informations, création d'entrepôts de données, tableaux de bords d'indicateurs, ….

Responsabilisationchaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés

Responsabilisationchaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés

Gains de productivitépas de redondances non nécessaires, résultats immédiats, communication instantanée, confort de gestion, …

Gains de productivitépas de redondances non nécessaires, résultats immédiats, communication instantanée, confort de gestion, …


Mettre en place un ENT dans un établissement n'est pas un événement anodin. C'est une décision politique et stratégique.

les services à mettre en œuvre, les procédures et les évolutions d’organisation sont à définir,

la qualité des informations et des services rendus à l’usager dépend de la volonté de réorganiser et d’avancer dans la dématérialisation des procédures,

la qualité du service dépend de la qualité du système d'information

Un principe fondamental : un usager doit avoir accès à la bonne information au bon moment

Des exigences incontournables et des règles de Des exigences incontournables et des règles de qualitéqualité

un étudiant doit avoir accès à son ENT avant le début de ses cours (calendrier de rentrée, inscriptions pédagogiques, emploi du temps et etc…, messagerie, accès aux ressources, accès aux logiciels..)

un enseignant doit être référencé à temps pour être intégré dans la gestion de la scolarité, la gestion de l’emploi du temps, etc… , pour suivre ses remboursements de missions etc…

Les responsabilités des personnes doivent être saisies à temps pour donner accès aux bons services (un responsable de crédit pour accéder à la consultation de ses comptes…)


L’ENT met en exergue le référentiel unique et la saisie unique de l’information

Les échanges avec l’usager deviennent numériques

La diffusion de l’information est individualisée

L’accès à l’information à distance est indispensable (emplois du temps, etc..)

La saisie « à temps » de l’information est primordiale– les inscriptions pédagogiques (emploi du temps, etc..)– les résultats dès la fin des jurys (diffusion et réinscription)– etc..

Un changement d'"habitudes"Un changement d'"habitudes"

d'où la nécessité de conduire le d'où la nécessité de conduire le changementchangement

Gérard-Michel Cochard, MESR/ STSI / SDTICE

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