1

Geminus Head Start Grantee

Parent Handbook

Zero – Five Year OldsCenter Based and Home Based Programs

HEAD START‐EARLY HEAD 

START CURRICULUM

PARENT INVOLVEMENT

IN‐KINDPOLICIES & GUIDELINES

FREQUENTLY ASKED 

QUESTIONS

2

Welcome to Geminus Head Start & Early Head Start!  A Message from the Director, Dr. Leonard Jozwiak  Mission, Vision and Guiding Principles  About the Program  General  Program Locations & Hours of Operations 

 School Readiness (0 to 5 Approach)  How will my child learn?  Teaching Strategies Gold  Born to Learn  Center‐Based Guidelines  Home‐Based Guidelines 

 Family and Community Engagement  Family Partnerships  Program Governance  Volunteering Success  Matching Requirement  Volunteer Policy  Volunteer Rights and Responsibilities  Helping Hands List  IN‐KIND Form     

 Policies  Confidentiality  Child Abuse and Neglect  Smoking  Internal Dispute Resolution  Exclusion Policy for Ill Children 

               

3

  Frequently Asked Questions  General  How was my child selected for Head Start or Early Head Start?  How will my child’s special needs be met?  How does the program celebrate special occasions?  How often will my child play outdoors?  Will my child be going on field trips?  Will there be animals in my child’s classroom?  What kind of discipline approach is used?  How will the program help my child and I manage being apart from one another?  How should my child dress for the classroom?  Can my child bring things from home? 

 Home Visiting  What is the purpose of home visits?  What components are addressed during the home visit?  How often do home visits occur for the home based programs?  How does the home visitor prepare for transition from home visiting to center based setting? 

 Socializations  What is the purpose of the socialization?  Is attendance to socialization mandatory?  How often do socializations occur?  How long will they last?  Will there be food served during socializations?  When programs/locations for socializations are closed, how will I find out? 

 Attendance & Transportation  What should I do if my child will be absent?  Is there a policy about missing too many days?  When will school be closed and how can I find about the closing?  What do I need to know about getting my child to and from the site?  What should I do if I move or change my phone number? 

 Health/Safety & Nutrition  What kind of health requirements must I complete?  What  kinds  of  health  requirements  will  a  child  enrolled  in  the  program  for  a  second  year  need  to 

complete?  When should I keep my child at home?  When should I tell my home visitor not to attend home visit due to family/child illness?  What will happen if my child gets sick at school?  How does the program handle emergencies and accidents?  What will my child eat in class or at socializations?  Can my child bring home‐baked items to school? 

    

4

 WELCOME to a brand new program year!!!  Head Start & Early Head Start staff are here to work together with parents to make this the best program for children, their families and their communities.  There are a number of  questions  that  parents  have  about  Head  Start  &  Early  Head  Start,  that  are  answered  in  this  Parent Handbook.  If you have any more questions and you do not find the answers in this book, please ask any of the staff members.  A Message from the Director: 

As we move ahead into the 21st century with increased performance  accountability, a strong focus on child outcomes, providing and  documenting meaningful and helpful assistance for parents, and  increasing collaboration with all area programs that work with  children, we can clearly see the challenges that lie ahead for both us  and those whom we serve.  We find that technology has brought a needed focus on effective  program delivery which includes having and utilizing the wealth  of information now available to make improvements in our  performance and in that of our children.  We have the obligation  to understand and utilize these data to continually sharpen our skills,  program content and our interactions in the classroom and with our  parents and community partners.    In addition, we are challenged to expose our children to the marvels and power that technology brings to both the classroom  and  each  of  our  daily  lives. We  understand  the  importance  of  applying  and  utilizing  technology  to develop skills, provide access to information, to prepare children for school and even to efficiently communicate in our evolving 21st century world.  The availability of data and  information  is helping us to ensure that our programs, children and parents remain focused on achieving  the heightened standards and expectations  for public school preparation  to establish  the necessary  foundation  for  success  for  our Head  Start  children.  Through  the  use  of  technology, we  are  able  to clearly document each child’s progress in achieving the pre‐kindergarten standards to ensure a strong preparation for entry into kindergarten and continued success as learners.  It is critical that we both clearly communicate with and engage our parents  in  this process  in order  to enable  them  to be  lifelong advocates  for  their children and their children’s success in school, in careers and in life as productive citizens.  If  we  are  to  make  a  difference  in  the  lives  of  our  Head  Start  children  and  families,  we  must  instill  the understanding that every child has amazing potential and that the motivation to activate that potential must be nurtured and encouraged in order for abilities, skills and performance to flourish. This is the legacy that we must leave, a legacy of success and tangible outcomes reflected in the progress made by our children that was planted through  their experience  in a quality Head Start program. Our achievement of  success  is  intertwined between ourselves, the program, and the children and their parents; the ultimate outcomes realized reflect directly on our mutual  success  and  the  effectiveness  of  Head  Start,  Early  Head  Start  services  and  the  very  lives  that  these programs embody and were created to serve.   Dr. Leonard Jozwiak, Vice President 

5

 MISSION STATEMENT ‐ We are the Northwest Indiana leader in early childhood education making a positive impact on families, children and staff through creative partnerships that inspires personal growth, fosters empowerment and provides quality comprehensive services for all.  VISION STATEMENT ‐ We are an organization of excellence, supporting a highly qualified and dedicated staff that inspires children, families, and staff to achieve their full potential which prepares them for a successful and fulfilling life.  GUIDING PRINCIPLES 

 We believe in… 

 

Providing children with quality education regardless of race, creed, economic status, language or ‘ special need.  

Preparing children and families for future success.  

Children learning through S.M.A.R.T. play.                         Self‐directed                                                                                                                             Meaningful                           Appropriate and active                           Reflective and Respective of needs, interests and differences                           Teacher‐supported 

 

Parents playing a pivotal role in children’s education.  

Everyone having and being entitled to their opinions and those opinions being respected. We can agree to disagree.  

Staff and parents being equal partners in the education of our children.  

Uplifting the community by providing a high quality program.  

Giving children a Head Start.  

Nurturing a healthy mind, body and spirit.  

Creating a positive environment (home, work and community).  

Meeting people where they are.  

Leadership.  

Loyalty, Duty, Respect, Selfless Service, Honor, Integrity, Personal Courage.  

Building people’s strengths.  

Providing people with the tools that they need to be successful.                               

    Holding                              Education                             And                             Diversity                             Start                             To                             Achieve                             Real                             Transformation  

6

ABOUT THE PROGRAM  The Head Start & Early Head Start program areas are Gary, East Chicago, Griffith, Hammond, Lake Ridge, Porter and  South  Lake  Counties with Geminus  Corporation  serving  as  the  program’s  funding  organization  since April 1997.   Geminus Head Start and Early Head Start  is currently funded to serve 1,178 children, from zero to five (and select expectant families) all of which who reside in surrounding areas of Lake and Porter counties.   While most  people  understand  that  Head  Start  &  Early  Head  Start  provides  early  childhood  education  and development services, many do not know that the program is for the entire family.  In addition to teaching staff, Geminus Head Start & Early Head Start center based options have Family Support Specialists and Home Visitors for  the  home  based  options.    Following  the  initial  enrollment  process,  Family  Support  Specialists  and  Home Visitors  provide  support  and  guidance  to  families  throughout  their  participation  in  Head  Start.    These  staff members assist in securing resources and developing goals to help families live fuller, richer lives.  When parents or guardians have concerns, it is important to contact their Teacher, Family Support Specialist or Home Visitor.    Below is a list of ALL sites in the program.  Please contact any one for additional information.   

Sites Program Type Hours of

Operation

Delegate/ Partner Status?

Funded Enrollment

East Chicago Sites

St. Patrick's Church Double Session 7:45-11, 12:45 -4

1709 E. 138th Street, East Chicago, IN 46321

Double Session 8-11:15, 1:00-4

No 136 219-397-2367 Double Session 7:45-11, 12:45 -4

219-397-1817 Double Session 8-11:15, 1:00-4

Roxana Center Full Day 8-2:00 900 Shell Street, East Chicago, IN 46312 Full Day 8-2:00

No 108 219-397-2986 or 219-397-2623 Double Session 9-12:30, 1:30-5

Double Session 7:45-11:15, 12:30-4

Gary Sites 4900 Broadway Full Day 8-2:00 4900 Broadway Gary, IN 46408 Full Day 8-2:00

No 80 219-980-1053 Full Day 8-2:00 Full Day 8-2:00 St. Mark's School Full Day 8-2:00 3880 Jackson Street, Gary IN 46408 Full Day 8-2:00 219-985-6275 Full Day 8-2:00

No 182 Full Day 8-2:00

Double Session 7:45-11:15, 12:30-4

Double Session 7:45-11:15, 12:30-4

Double Session 7:45-11:15,12:30-4

Temple Israel Double Session 7:45-11:15, 12:30-4

601 N. Montgomery Blvd, Gary IN 46403 Full Day 8-2:00 No 54

7

Hammond Sites Head Start Main Office

Miller Elementary School

Delegate 258 6530 New Hampshire, Hammond IN 46323 219-989-7345, ext. 3570, 3550 Irving Elementary School 4727 Pine, Hammond IN 46327 Double

Session 7:45-11:30, 12:15-

3:45 Delegate 34 219-989-7345 ext. 3563 Hess Elementary 3640 Orchard Drive, Hammond IN 46323 Double

Session 8:00-11:15, 12:00-3:30 Delegate 34 219-989-7345 ext. 3560

Lafayette Elementary 856 Sibley Street, Hammond IN 46320 Double

Session 7:45-11:15, 12:00-3:30 Delegate 34 219-989-7345, ext. 3562

Maywood Elementary

1101 165th Street, Hammond IN 46324 Double Session

7:45-11:15, 12:00-3:30 Delegate 34 219-985-7345 ext. 3561

Edison Elementary 7025 Madison Avenue, Hammond IN 46324 Double

Session 7:45-11:15, 12:00-3:30 Delegate 34 219-989-7345 ext. 3556

Miller Elementary School Double Session

7:45-11:15, 12:00-3:30 Delegate 34 6530 New Hampshire, Hammond IN 46323

219-989-7345, ext. 3551 Half Day 7:45-11:15 Delegate 17 O'Bannon School Double

Session 7:45-11:15, 12:00-

3:30 Delegate 34 1317 - 173rd Street, Hammond IN 46324 219-989-7345 ext. 3565

Lake Ridge Site

Lake Ridge Schools Double Session

7:45-11:15, 11:45-3:15

6111 W. Ridge Road, Gary IN 46408 Double Session

7:45-11:15, 11:45-3:15 Delegate 68 219-989-7823

Geminus Lake Ridge Program Full Day 8-2:00 6111 W.Ridge Road, Gary IN 46408

Full Day 8-2:00 No 40 219-513-8042 or 219-513-8048 Porter County Sites

Westchester Intermediate School Full Day 8:30-2:30 No 20 1050 S. 5th Street, Chesterton IN 46304

219-983-3726

South Haven Double Session 8-11:30, 12:30-4

310 W. U.S. Hwy 6, Valparaiso IN 46383 Full Day 8:30-2:30 No 74 219-763-2666 Full Day 8-2:00

Hebron Resource Center Full Day 8-2:00 No 20 611 N. Main Street, Hebron IN 46321

219-996-5882 St. Paul Catholic School

Double Session 7:45-11:15, 12:30-4 No 34

352 West Chicago Street, Valparaiso IN 46383 219-286-3070 or 219-707-5014

Lake County Sites Franklin Elementary School Double

Session 7:45-11:15, 12:30-4 No 34 201 N. Griffith Blvd., Griffith IN 46319

8

219-513-9434 or 219-513-9993 Holy Name Full Day 8-2:00 13209 Schneider Street, Cedar Lake IN 46303

Double Session 8-11:30, 12:30-4

No 54 219-374-5483 Hobart Head Start Full Day 9-3:00

No 54 2109 E. 57th Ave. Hobart, IN 46342 Double Session 7:45-11:15, 12:30-4 219-947-7060

Iddings Elementary Full Day 9-3:00 No 20 7249 Van Buren Street, Merrillville IN 46410

219-650-5302

St. Francis Double Session 7:45-11:15, 12:30-4

No

34 2453 E. Putnam Street, Lake Station IN 46405 Double

Session 7:45-11:15, 12:30-4 34 219-962-5743

Henry S. Evans Elementary Double Session 8-11:30, 12:30-4

No 54 2915 E 35th Ave., Lake Station IN 46405 Full Day 9-3:00 219-963-6583 or 219-963-6625

Early Head Start Programs EHS Facility (Lake County) Home Visiting 8-4:30 *vary 10 8368 Louisiana Street, Merrillville IN 46410 Home Visiting 8-4:30 *vary

No

10 219-472-0631 St. Paul Catholic School (Porter County) Home Visiting 8-4:30 *vary 10 352 West Chicago Street, Valparaiso IN 46383 Home Visiting 8-4:30 *vary 10 219-286-3070 or 219-707-5014 Early Learning Partnership of Northwest Indiana Home Visiting Generally 8-4 10 6530 New Hampshire, Hammond IN 46323 Home Visiting Generally 8-5

Partners

10 219-228-2490 Home Visiting Generally 8-6 10 Home Visiting Generally 8-7 10 Home Visiting Generally 8-8 10 Home Visiting Generally 8-9 10

Hobart Center Based Site Full Day/Full Year

Class time 9-3; Wraparound 8-4

No

8

2520 W. Old Ridge Road, Hobart IN 46342 Full Day/Full Year

Class time 9-3; Wraparound 8-4 8

219-940-9781 Head Start Home Visiting Home Visiting 8-4:00 No 10            

9

SCHOOL READINESS (O TO 5 APPROACH)  Geminus  Head  Start  &  Early  Head  Start  activities  are  designed  to  build  social  skills,  language  development, reinforcement  of  thinking  processes,  small  and  large muscle  development  and  self‐help  skills.    The  program believes  children  learn  best  by  doing.    Curriculum  planning  provides  for  children  to  learn  by  hands‐on experimenting,  guessing,  problem‐solving,  all  of  which  is  aligned  with  school  readiness  outcomes  and  is incorporated  into their “play” activities.   Geminus Head Start teaching teams are trained  in the utilization of the Creative  Curriculum  as well  as,  Teaching  Strategies  GOLD  assessment  process,  in  addition  to  their  individual academic coursework tracks.   HOW WILL MY CHILD LEARN?  Children  in Head Start & Early Head Start will be  learning the things that they need to know  in order to have a positive  and  successful  elementary  school  experience.    Children  have  opportunities  to  learn  in  each  of  these areas:  

Cognitive: to help children develop learning skills, prepare to read and write, ask questions, use words to describe their ideas, feelings and what they see 

Social: to help children feel comfortable in school, make friends and solve problems 

Emotional:  to  help  children  develop  self‐control  and  independence,  experience  a  sense  of accomplishment and satisfaction and have a positive attitude toward life, others and themselves 

Physical: to help children increase their large muscle skills through running, jumping and climbing; to help children develop their small muscle skills through building, cutting, stringing and painting 

 In your child’s classroom you should see the following things: 

 

Interest areas: block corner, house corner, table  toys,  library corner, computer area, art area, sand and water area 

A selection of  learning materials  in each  interest area so children have the chance to  learn  in whatever area the children choose for play 

Materials for the children’s use are stored on low shelves, in containers and on hooks so children can get them on their own 

Picture and word labels are on containers and shelves so children know where materials belong.  Labeling with pictures and words also helps children in beginning reading skills. 

A variety of children’s work is on display throughout the classroom  Children will  learn math, science, social studies and early reading and writing skills  in each of the  interest areas.  This  learning will be “hands‐on”  learning. “Hands‐on”  learning  is the best way for children to  learn since  it “fits” with how  they develop.   Another  term used  to describe  this  type of  learning  is developmentally  appropriate. Through  their  play  activities,  children  will  learn  by  exploring,  experimenting,  problem  solving  and  asking questions.    The Early Head Start curriculum for Infants Toddlers and Two’s focuses specifically on The Foundation to provide the  knowledge  that  teachers/home  visitors  for  this  age  group  need  to  create  responsive  environments  and individualize care, Routines and Experiences to discuss the five routines and eight experiences that are essential to the development and learning of children birth to age 3, explaining how to plan intentionally while maintaining the flexibility to respond to the changing interests and abilities of young children and, Objectives for Development & Learning: Birth through Kindergarten to explain the skills, knowledge, and behaviors that matter most to the continuing development and learning of very young children.  

10

Children enrolled  in our Home‐Based programs will have home visitors trained  in the Relationship Based Home Visiting model, which is research based and developmentally appropriate and is blended Creative Curriculum and with Teaching  Strategies Gold  for  assessment  .    The  curriculum places  a  special emphasis on  social emotional development  in  the  early  years,  recognizing  that  a  secure  attachment  between  a  parent  and  child  is  crucial.  Enrolled home‐based families also participate in our monthly Socializations, held 2 times per month in an effort to bring all home based families together for networking and child‐parent activities.    

Development screenings of each Head Start or Early Head Start child are completed within the first 45 days of the child’s enrollment  in  the program.  Information  regarding  the  screening will be  shared with parents at  the Parent/Teacher Conference.   Each child’s  learning and development  is assessed  three  times during  the year  for Head Start and four times per year for Early Head Start.    Throughout the school year you will be given information about what your child is learning.  At each Site meeting, the upcoming topic of study will be introduced by your child’s teaching team.  You will have a chance to give ideas about possible classroom activities and field trips. Other  information about how and what children are  learning will  be  provided  through  newsletters  and  parent workshops.    You will  have  times  to meet with  your  child’s teaching  team  to  talk  about  how  your  child  is  doing, what  your  child will  be working  on  and  ask  about  any concerns or questions you may have about your child or your child’s classroom. Throughout the year, you can ask your  teaching  team questions  about what  your  child  is  learning.  If  you have  any questions  about  your  child’s development, staff is readily available to talk with you about your concerns.  The Geminus Head Start Education Advisory Committee, a committee made up of staff, parents and community members involved in education recommended the selection of Teaching Strategies Gold  (formerly known as The Creative Curriculum) as the curriculum for Head Start & Early Head Start classrooms .  The  following  categories  of  development  are  implemented  by  Head  Start  &  Early  Head  Start  teaching  staff throughout the year with individualized objectives for children’s learning:  Social/Emotional Development   Obj. 1:  Regulates own emotions and behaviors   Obj. 2:  Establishes and sustains positive relationships   Obj. 3:  Participates cooperatively and constructively in group situations  Physical Development   Obj. 4:  Demonstrates traveling skills   Obj. 5:  Demonstrates balancing skills   Obj. 6:  Demonstrates gross‐motor manipulative skills   Obj. 7:  Demonstrates fine‐motor strength and coordination  Language Development   Obj. 8:   Listens to and understands increasingly complex language   Obj. 9:   Uses language to express thoughts and needs   Obj. 10:  Uses appropriate conversational and other communication skills  Cognitive Development   Obj. 11:  Demonstrates positive approaches to learning   Obj. 12:  Remembers and connects experiences   Obj. 13:  Uses classification skills   Obj. 14:  Uses symbols and images to represent something not present  

11

Literacy   Obj. 15:  Demonstrates phonological awareness   Obj. 16:  Demonstrates knowledge of the alphabet   Obj. 17:  Demonstrates knowledge of print and its uses   Obj. 18:  Comprehends and responds to books and other texts   Obj. 19:  Demonstrates emergent writing skills  Mathematics   Obj. 20:  Uses number concepts and operations   Obj. 21:   Explores and describes spatial relationships and shapes   Obj. 22:  Compares and measures   Obj. 23:  Demonstrates knowledge of patterns  Science and Technology   Obj. 24:  Uses scientific inquiry skills 

Obj. 25:  Demonstrates knowledge of the characteristics of living things   Obj. 26:  Demonstrates knowledge of the physical properties of objects & materials   Obj. 27:  Demonstrates knowledge of Earth's environment   Obj. 28:  Uses tools and other technology to perform tasks  Social Studies   Obj. 29:  Demonstrates knowledge about self   Obj. 30:  Shows basic understanding of people and how they live   Obj. 31:   Explores change related to familiar people or places   Obj. 32:  Demonstrates simple geographic knowledge  The Arts   Obj. 33:  Explores the visual arts   Obj. 34:  Explores musical concepts and expression   Obj. 35:  Explores dance and movement concepts   Obj. 36:  Explores drama through actions and language  English Language Acquisition   Obj. 37:  Demonstrates progress in listening to and understanding English   Obj. 38:  Demonstrates progress in speaking English              

12

 

CLASSROOM GUIDELINES (Center‐based program)  

Check in with the teacher or other designated staff person before you begin working in the classroom  

Refer to children by using their correct names  

Get down on the child’s level (kneeling, sitting, bending down) when talking with a child  

Calling or yelling to children across the room is reserved for use only in cases of emergency  

Initiate  conversation with  children  using words  connected  to  the  concepts  being  taught  (for  example: over, under, big, little) 

 

Participate in active games and musical activities, if physically able  

Allow children to answer when the teacher asks questions  

Become acquainted with the system of rules and limits used in the classroom  

Redirect children’s behavior using positive statements (for example: please use your walking feet; please use your inside voice.  Or ask, “What kind of feet do we use in the classroom?; what kind of voices do we use in the classroom?”) 

 

Allow the teacher or teacher’s assistant to manage the discipline for all children in the classroom.  When experiencing  difficulty with  a  child’s  behavior,  remind  the  child  of  the  behavior  that  is  expected  (for example: “It’s time to clean up. Please put the blocks away.”). Inform the teacher if the difficult behavior continues. 

 

Identify behavior as unacceptable, rather than identifying the child as unacceptable or “bad”  

Consider as confidential any information you learn about children and their families during your volunteer experience.   Maintaining confidentiality  includes not discussing the  information with any other parents, staff or people not involved with the program  

 

Engage in conversations with other parents and classroom volunteers only while on break or before/after class.  Children need your undivided attention when you are in the classroom 

 

Ask questions if uncertain of a rule or routine  

Inform  staff  if  there  is  an  area  in which  you would  like  to work  or  an  area  in which  you  do  not  feel comfortable 

 

Discuss with the teacher the best time to take your break 

13

 

Notify the teacher when you leave the room  

Keep personal refreshments (for example: coffee, pop, etc.) in a designated area outside of the classroom  Sometimes children experience some difficulty sharing their parents with the other children in the classroom when the parent is in the classroom to volunteer.  The child may become clingy, demanding or uncooperative.  Parents faced with this type of situation should ask staff for suggestions on how to best manage the situation and allow staff to manage any discipline issues.  Parents should also be supportive of the classroom guidelines by following the guidelines when interacting with all children, including their own.  Geminus Head Start (and  its delegates) disallows siblings of Head Start students  in any Head Start classroom while parents volunteer in the classroom for the following reasons:  

Insurance and liability purposes 

Head Start Performance Standards & Indiana Licensing Regulations with regard to Child/Teacher ratio  

Board of Health concerns about the health and safety of the sibling and Head Start children and staff     

End of the Year Activities  

Each programming year,  families will be  invited  to participate  fully  in end of year activities planned by staff and parents.    In accordance with State Licensing  regulations,  siblings of enrolled  students are not allowed in classroom settings during volunteering or special events.    However, Geminus Head Start is committed to ensure that all parents have an opportunity to participate fully  in their child’s planned end of the year activity therefore, childcare can be provided for end of the year activity days (if requested in advance).  As a parent, you will be guaranteed the courtesy of receiving adequate time to confirm whether you require childcare for end of the year activities.   

HOME VISIT GUIDELINES (Head Start or Early Head Start Home‐based program)   All home visitors will set up an appointment with you prior to showing up at your place of residence. 

All home visits are conducted at the parent’s convenience 

All home visits need to be conducted with the parent/guardian of the child, you may  invite other family 

members to participate. (i.e. child care providers, grandparents) 

The home visitor will conduct the home visit on the floor with you and your child, so that you and your 

child can engage in the activity relating to the child’s developmental level. 

All home visits are required, by the Head Start Performance Standards, to last a minimum of 90 minutes 

one time per week. 

SOCIALIZATION GUIDELINES (Head Start or Early Head Start Home‐based program) 

Socializations will be conducted, at a minimum, 2 times per month for approximately 3 hours. 

Socializations are conducted during the week, at a time which is convenient for most of the families. 

14

The purpose of group socializations  is to, “build on the experiences and goals that are addressed during 

home  visits,  as well  as,  attend  to  the  needs of both  children  and  families.” Home Visitor’s Handbook, 

Office of Head Start  

 FAMILY AND COMMUNITY ENGAGEMENT  FAMILY PARTNERSHIPS:    Parents will have the opportunity and are encouraged to participate in the Family Partnership Agreement process.  This process involves creating a partnership with your Family Support Specialist/Home Visitor to identify personal, professional and educational goals, and meeting the key elements to make the goal a reality, along with monthly follow up meetings to determine how the developed plan is working to meet your needs.  GOVERNANCE:  

ALL Parents are encouraged  to be  involved  in making decisions  for  their Head Start & Early Head Start program through their involvement on their Parent Site Committee, held once a month.  Each parent, whether in the Head Start or Early Head Start program, are automatic members of their Site Committee.  You will be asked to  let  staff  know what days and  times would be best  for  you  to attend  the meetings.    Staff will  schedule  the meetings at times that will best meet the needs of the parents.  At the Site Committee meeting parents will talk with staff about ideas for classroom activities, field trips and home activities.    

Parents will also have the opportunity to be a voting member on the Policy Council to make decisions to approve future funding and program policies for the entire Geminus Head Start & Early Head Start program. 

 OTHER WAYS PARENTS CAN BE INVOLVED:  

Children  are most  successful  in  school when  parents  are  involved.    Volunteering  in  the  classroom  or socialization, becoming active at the site or completing at‐ home activities are great ways to become involved in your child’s education and is strongly encouraged by the Federal Office of Head Start. All of the activities listed in this handbook are ways for parents to lend a “helping hand” and volunteer.   

 Geminus Head Start completely relies on YOU, to participate in and have fun with activities that benefit 

your Head Start & Early Head Start program and most importantly your child.  We hope every parent becomes a volunteer.    In order  for us  to  keep our Head  Start program  available, we  count on our parents  to  record  the various ways  in which they have “volunteered”.   This  list below provides some examples of suggested activities that can count toward volunteerism IN‐KIND.  No volunteer activity is too big or too small to count as IN‐KIND!  Your classrooms will always have IN‐KIND forms available to document volunteer hours.  BE SURE TO CHECK OUT THE HELPING HANDS FORM POSTED AT YOUR CLASSROOM OR SOCIALIZATION SITE FOR A LIST OF VOLUNTEER ACTIVITIES. WE ALSO HOPE YOU GIVE US MORE IDEAS!     

15

    

Classroom Activities  Non‐classroom Activities  Home Activities 

Reading  or  telling  stories  to children 

Assisting  in  fixing  parent  and classroom boards 

Completing  activities  for  each of the 50 goals and objectives 

Assisting  children  in  all  activity areas  in  the  classroom,  including art activities, cooking experiences, carpentry activities.  

Providing  suggestions  for classroom  activities  or  field trips 

Cutting out  items  for collages, arts and craft items 

Sharing  ethnic  recipes,  traditions, songs, etc. in the classroom 

Gathering  materials  for classroom projects 

Typing site meeting minutes 

Teaching  common  words  in  a foreign language 

Making materials for use in the classroom  (play  dough,  doll clothes, etc.) 

Preparing  packets  for  various site activities 

Assisting  the  teachers  in  a  walk outdoors,  on  field  trip  or  other outdoor activities 

Making  phone  contacts regarding special activities 

Reading  a  story  every  night with your  child before putting him/her to bed 

Playing  the  piano  or  another musical instrument 

Office assistance to staff 

Sit  down  and  eat  a  meal together.  Tell your child about your  day.   Ask  him/her  about their day. 

Assisting  teacher  in  preparing  a class  activity  (larger  or  small group) 

Copying hand‐outs 

Play  board  games  together.  Pick  games  that  encourage counting  and  following directions. 

Greeting  children/helping  with arrival routines 

Stapling, folding, sorting copies 

Draw  pictures  while  talking about  shapes  and  colors.  Encourage  your  child  to describe his/her picture 

Participation in Circle Time  Tape  recording  a  story  for use in the classroom 

Have  you  child  help  you prepare dinner or a snack. 

Assisting  children  in  your designated work area in classroom 

Participating  in  the  program’s annual review 

While  riding  in  a  car,  talk about weather and changes  in seasons. 

Assisting  those  children  that need extra  support  during  the programming time 

Assisting with recruitment 

Before  going  shopping,  write with  your  child  a  list  of  five items  you will  purchase.    Say the word and letter sounds out loud. 

Assist children with tooth brushing    Talk  about  the  importance  of tooth  brushing.    Encourage brushing three times per day. 

Assist  with  the  various  activities that occur during breakfast/lunch/ snack 

 

Have  your  child  help  with folding  the  laundry.  Encourage  them  to  match socks. 

Assisting  children  with dismissal/departure 

  

16

IN‐KIND:  

Geminus Head Start & Early Head Start funds come directly from the federal government.  However, the government only provides 80% of the funds necessary to operate our program.  The other 20% must come from in‐kind.    In‐Kind  is  the  donation  of  time,  space  or materials  used  in  the  program  that would  otherwise  be purchased.  A dollar amount is assigned to all volunteer hours whether in the classroom, at the site or at home.  The dollar amounts are totaled and help us reach our required goals.  MATCHING REQUIREMENT: 

Head Start Performance Standard 1301.20 “Federal assistance under the Act for a Head Start program shall not exceed 80 percent of the total costs of a program and the non‐Federal share will not be required to exceed 20 percent of the total costs of the program.”             For every in‐kind dollar that the program is not able to raise, the government could ask us to return $4.00 of our program’s funds.   As you can see, your participation  is critical to the operation of a successful program for your child.  Your volunteer time keeps the Head Start program running and it vital to providing the necessary funds to operate a quality program for your child.                     

GRANT AWARD RECEIVED = 80%

$3,000,000 

IN‐KIND NEEDED = 20%

$15,000,000

17

POLICIES  VOLUNTEER:    The Geminus Head Start & Early Head Start program  is required to  follow many of the same regulations as state licensed childcare center and according to these guidelines a volunteer is defined as any parent or individual who spends 8 hours or more per month  in classroom‐related activities at the site.   Any parent or  individual as a volunteer must have completed:  

Employee Information form  Volunteer training  Proof of a recent TB Test (within the last 3 months)  Background check   Physical  Signed Confidentiality agreement form 

 A Volunteer has the right to:  

  A Volunteer has the responsibility to: 

Be  provided  with  orientation  and  training  to learn  the  best  methods  of  performing  and completing the accepted volunteer opportunity 

  Accept orientation and training to learn the best methods  of  performing  and  completing  the accepted volunteer opportunity 

Be  provided  with  written  program  policies regarding volunteers 

  Adhere to program policies regarding volunteers (i.e. confidentiality) 

Be provided with space, equipment and privilege of working conditions comparable to those given to paid staff engaging in similar work 

  Use  space  and  equipment  only  for  assigned  or authorized work 

Be provided with guidance and support from the supervising staff member 

   Respect co‐volunteers and staff 

Be respected by co‐volunteers and staff    Accept supervision 

Be provided with a review of job performance    Provide constructive comments when discussing the program with staff 

Be appreciated for a job well done    Appreciate the efforts of co‐volunteers and staff 

 CONFIDENTIALITY:  1. The parents/guardians have access to their own child’s record for inspection at all times.  2.   When custody has been awarded to only one parent, access to records must be  limited to the custodial 

parent. In cases of disputed access, the facility may need to request that the parents supply a copy of the court document that defines parental rights. 

 3.   Only Head Start & Early Head Start staff or authorized federal Health and Human Services (the agency that 

funds Head Start) employees can have access to the file.  

4.   Persons with  a written  release  of  information  that  is  signed  by  the  parent/guardian  and  states what information is being requested can access the file. 

 5.   Records are kept in a secure file. 

18

 6.  When accessing a  record,  such as a health  record,  the authorized person needs  to  sign  that  they have 

reviewed the file and note their reason for the review.   7.   Discussions and expressed concerns among staff members or other authorized   persons about a child or 

family will be conducted in a professional manner and never in the presence of another person.     8.   Only authorized staff will have access  to  the computerized  tracking systems  for children’s and  families’ 

information.     

9.        Written releases shall be obtained from the child’s parent or legal guardian prior to forwarding information and/or the child’s records to other service providers (elementary school, etc.).     

 Confidential  information about  the child’s medical condition and  the  family’s status shall be kept unless 

such  information  is  released  at  the written  request of  the  family,  except  in  cases where  abuse or neglect  is  a concern.  In such cases, state laws and regulations override.   CHILD ABUSE & NEGLECT:  

All  staff  employed  at  the Geminus Head  Start  is made  aware  of  their  responsibilities  as  Indiana  state mandated reporters of the possible child abuse and neglect of all children they officially contact.  Also, staff must comply with agency procedures for the report of such when reasonable cause  is established for suspecting that child abuse or neglect is occurring.   

Any employee of the Geminus Head Start program who knowingly fails to report a case of possible child abuse or neglect when there is reasonable cause to believe that abuse or neglect is occurring jeopardizes his/her continued employment with this agency.  

The  Family  Support  Staff or Home Visitors have  the  responsibility of ensuring  that parents of  children enrolled in the programs are aware of the responsibility of staff as mandated reporters for reporting child abuse or child neglect.   

During interviews and reporting of possible child abuse or neglect, the person(s) alleged to have possibly acted in a way that could be abusive or negligent of a child is to be treated in a manner which is non‐accusatory.  The fact of child abuse or neglect will be established by the Child Protective Services Agency.  

All  further  follow‐up  of  the  incident  and  social  intervention  should  be  provided  in  a manner  which acknowledges and affirms the strengths of the family and its members and which empowers this family, as much as  possible,  providing  for  the  safety  of  the  children,  to  remain  intact  and meet  family  needs  and  needs  of individual family members.  

Geminus Head  Start programs provide excellent ways  for establishing  good working  relationships with parents  in the communities we serve.    In addition, program staff  is  in a unique position to detect early signs of maltreatment, to seek help  for  families, and to assist  in preserving and stabilizing  family  life.    It  is  important to remember that a child’s life or well‐being may rest with staff’s decision or indecision to take action.  

To further maintain the safety of children enrolled  in the program, no child will be released to an adult who  is not  listed on the Child Release form that  is completed by the parent/guardian prior to entrance  into the program.  All staff will be required to work together with parents/guardians to ensure that release forms are kept up to date.  Staff members also have the authority to not release a child to an adult who is deemed to be impaired 

19

or in a state that may create a harmful situation for the child.  SMOKING:  

All Head Start  locations are  smoke‐free environments.   Smoking  is not allowed  in any Head Start or Early Head Start buildings or on any building grounds, including cars in the parking lot.   INTERNAL DISPUTE RESOLUTION:  

There  may  be  times  that  a  parent  has  comments  or  concerns  about  the  policies,  staff  or  program operations  at  their Head  Start  Site,  or  the  program  as  a whole.  The  Internal Dispute  Resolution  is  a way  for parents to express their comments or concerns.   Parents can share their comments and concerns and will have their  comments  and  concerns  addressed.    It  is  important  that  the  steps  be  followed  so  each  concern  can  be addressed in a timely and consistent way.   A copy of this process is enclosed.       Any parent receiving services through the Head Start & Early Head Start program may initiate a concern.  Such concerns  may  include  but  are  not  limited  to  the  following  program  management  and  service  areas: communication,  disabilities,  education,  eligibility/enrollment/attendance,  facilities,  fiscal  operations,  health, nutrition, parent involvement, personnel, social services and transportation. 

The resolution of all concerns is to follow Steps 1 and 2 below.  If other Head Start & Early Head Start parents share  the same concern,  the concern may be processed  through  the Site Committee and beyond via Steps 3 through 7.  If the concern remains the concern of an individual parent only, the concern will move directly from Step 2 to Step 5. 

STEP 1 – Take the concern to the staff person directly responsible An  individual with a concern should first take the concern to the person(s) directly responsible for that program area.  For example, a concern regarding the classroom should be discussed first with the teacher.  If the concern is resolved at  this  level, no  further action  is necessary.    If  the concern  is not  resolved at  this  level,  the  individual should move on to Step 2. 

A concern taken beyond Step 1 must be in written form and should contain the following:  Description of the specific comment or concern  Date of the incident or date when concern first arose  The name / signature of the person submitting the comment or concern  Date written comment / concern submitted to Head Start staff 

STEP 2 – Take the concern to the Supervisor / Manager If  resolution  is not  achieved  at  Step  1,  the  individual may  submit  a written description of  the  concern  to  the appropriate  management  staff  person  (for  example:  Area  Supervisor  or  Transportation  Manager).    The management staff person will mail a written response within 24 hours acknowledging the receipt of the concern. The  management  staff  person  will  meet  with  all  parties  involved  within  3  working  days  of  receiving  the individual’s written concern.  If the concern is resolved, no further action is necessary.  Within 5 working days of the meeting, the management staff person will provide the individual who submitted the written concern with a written summary of any action taken to resolve the identified concern.  If the concern is not resolved at this level, the  individual should move  to Step 5.    If  the concern  is not resolved at  this  level and other Head Start parents share the same concern, the parents should move to Step 3. 

STEP 3 – Take the concern to the Parent Committee                                  If the concern remains unresolved following the meeting outlined in Step 2, the individual should take the concern to the Parent Committee. This invites parents with a similar concern to join in voicing and discussing the concern 

20

or help  resolve  the concern. The concern should be presented  in writing  to  the Parent Committee Chairperson with  a  request  to  have  the  concern  placed  on  the  agenda  of  the  next  regularly  scheduled  Parent  Committee meeting.  The written request should include a detailed description of the concern.   The Parent Committee will address the concern at the Parent Committee meeting. If the individual and a majority of the quorum of the Parent Committee agree upon a resolution of the concern no  further action  is necessary. The minutes of the meeting will reflect the resolution of the concern,  including the steps needed to resolve the concern.   

If a majority of the quorum of the Parent Committee members present at the meeting agree that the  issue  is a concern for other parents and the concern is unresolved, the Parent Committee should move on to Step 4.  The Family Support Specialist  responsible  for assisting  the parents  in  the  facilitation of  the meeting will  inform  the Area Supervisor of the unresolved concern.  If the concern is not resolved at the Parent Committee meeting, the concern is then taken to Step 4. 

STEP 4 – Take the concern to Deputy Director  If the concern remains unresolved following the meeting outlined  in Step 3, the concern should be taken to the Deputy Director.  The concern should be presented in writing to the Deputy Director.  The written request should include  a  detailed  description  of  the  concern  and  any  previously  taken  steps.  The Deputy Director within  10 business days will provide a written response to the parent Parent committee chairperson.  STEP 5‐ Take the concern to the Director Individual  Parent  Concern:    If  the  concern  remains  unresolved  following  the meeting  outlined  in  Step  4  the individual may within 10 business days make a written request to meet with the Head Start Director.  The written request should be sent to the Head Start Director and include a detailed description of the concern.  The Head Start Director will meet with all parties  involved within 10 business days of  the written request.    If a resolution  to  the concern  is agreed upon, no  further action  is necessary.   Within 5 working days  following  the meeting,  the Head Start Director will provide  the  individual with a written summary of  the action proposed  to resolve the concern.  The Head Start Director will be responsible for communicating with Head Start staff involved in completing the steps necessary to resolve the concern.  The Director may respond in writing, call a meeting or telephone individuals of his response.  The Director, if still unresolved, may request concern be placed on Policy Council Agenda. 

STEP 6 – Take the concern to the Policy Council The Policy Council will address the concern at the Policy Council meeting. If a resolution to the concern is agreed upon by a majority of the quorum of the Policy Council, no further action is necessary. The minutes of the meeting will  reflect  the  resolution  of  the  concern.   Within  5 working  days  following  the meeting,  the  Policy  Council Chairperson will provide a written summary of action  taken  to  resolve  the concern.   At  the next Policy Council meeting, the Head Start Director will report to the Policy Council the steps taken to implement the agreed upon resolution.  If the concern is not resolved at the Policy Council meeting, the concern is then taken to Step 7. 

STEP 7 – Take the concern to the Executive Officers of the Lake Ridge Board and the Policy Council If  the  concern  remains  unresolved  following  the  meeting  outlined  in  Step  6,  a  joint  meeting  between  the Executive Committee of the Geminus Board of Directors, the Head Start Policy Council Administrative/ Personnel Committee and the Head Start Vice President will occur within 5 working days.  If the Executive Committee of the Geminus Board of Directors and the Policy Council Administrative/Personnel Committee agree upon a resolution to the concern, the resolution will be recommended for approval to the Lake Ridge Board and Policy Council.  If a majority of the quorum of the Policy Council approves the recommendation, the Head Start Director will notify the Board of Directors of  the decision. Written notification  to  implement  the corrective measures agreed upon 

21

will be provided to the Head Start Director by the Policy Council Chairperson.  The meeting minutes will reflect the decision  of  the  Policy  Council.  At  the  next  regularly  scheduled  Policy  Council  meeting  the  Head  Start  Vice President  will  provide  a  written  summary  of  the  action  taken  to  resolve  the  concern.    The  Policy  Council representatives will inform Head Start parents of the action taken to resolve the concern through the reports they give at their respective Site Committee meetings. 

If the concern is not resolved in the meetings outlined in Step 7, the Impasse Resolution process will be initiated. 

22

GEMINUS HEAD START/EARLY HEAD START EXCLUSION HANDBOOK OF ILL OR AFFECTED CHILDREN   The purpose of this Handbook is to help Head Start Teachers and Parents determine when a child is not to attend the Head Start Center, or be seen by a Home Visitor.  Whenever a child falls into a category that he/she is to be excluded, contact the Family Support Specialist.  After appropriate measures have been  taken,  the child will  then be able  to attend  the Center or have a Home Visitor.  Upon a child’s return to the Center, they must submit documentation from the physician that the child  is under treatment and able to return to class.  By  following  this handbook, we  are better  able  to  see  that  all  children  remain healthy  and  are not  at  risk of contacting an illness that could be prevented.   The parent, legal guardian, or other person(s) authorized by the parent shall be notified immediately when a child has a sign or symptom requiring exclusion from the program as described below.  

A. The illness prevents the child from participating comfortable in program activities. 

B. The illness results in a greater care need than the staff can provide without compromising the health and safety of the other children, or 

C. The child has any one of the following conditions: 

 1. A diagnosed communicable disease or suspected signs of a communicable disease.  (i.e. chicken pox, 

German measles, measles, mumps.)  

2. Diarrhea:   The  child may  return  to  class 24 hours after  the  last episode  if no other  symptoms are present. 

 3. Vomiting  (two or more episodes of vomiting in the previous 24 hours) until vomiting resolves or until 

a health care provider determines the illness to be non‐communicable, and the child is not in danger of dehydration. 

 4. Symptoms and Signs of  severe  illness  such as unusual  lethargy,  listlessness, uncontrolled  coughing, 

continued headaches,  irritability, persistent  crying,  chest discomfort,  constant  runny nose, difficult breathing, wheezing or other unusual signs until medical evaluation indicated. 

 5. Undiagnosed  skin  rash  with  or  without  a  fever  or  behavior  change  until  a  health  care  provider 

determines that these symptoms do not indicate a communicable disease.  

6. Earaches and Toothaches, home visitor may go into home.  No attendance at Center until earache or toothache is taken care of. 

 

23

7. Mouth Sores with or without drooling unless a health care provider or health official determines that condition is noninfectious. 

 8. Discharge  from ears –inflamed  tissues around ears or eyes.   Home Visitor may go  into home.   No 

attendance at Center until physician gives release.  

9. Pink Eye Symptoms  (conjunctivitis) Whites of eyes  turn pink or  red and  feel gritty,  then a white or yellow discharge crust forms overnight.  Need to be seen by physician.  Can return to center 24 hours after treatment is instituted. 

 10. Ringworm Often appears  to begin as a small scaly patch on the edge of the scalp near  the hairline.  

Ringworm  can  also  infect  other  parts  of  the  body  including  feet  and  groin.   Need  to  be  seen  by physician.  Parent/Guardian must provide documentation that the child has been seen by a physician and received treatment before the child can return to the center.  Ringworm must be covered with a bandage at all times while the child is at the Center, or have a home visitor.  

 11. Meningitis – Symptoms: Severe headache, stiff neck,  fever, vomiting,  rash,  irritability.   Very sudden 

and very severe.   Contact doctor  immediately.   Contact Public Health Authority  to  find out  if other cases have been reported. 

 12. Hepatitis – Symptoms: fever, nausea, vomiting, headache, jaundice.  Contact doctor immediately.  No 

home visits or Center attendance for a minimum of 7 days to one month for Hepatitis A and Hepatitis C after onset of jaundice.  Doctor will give release. 

 13. Impetigo  –  Symptoms:  skin  lesions, patch of  tiny blisters  –  a  strep  infection.   Need  to be  seen by 

family doctor.   May have a home visitor or can return to center 24 hours after oral medications are started. 

 14. Chicken Pox – Symptoms: skin rash, small red fluid filled spots, after a few days they burst or dry out, 

then crust over.  Itchy, may have a slight fever.  May have home visitor or return to Center seven days after onset of rash or until all sores have dried and crusted. 

 15. Head Lice – Symptoms: Persistent  itching of  the scalp, sometimes accompanied by  infested scratch 

marks or what appears to be a rash.   Nits are usually often found at the back of the head and neck and behind the ears.  Treatment includes medicated lice shampoo.  May have home visitor or return to Center 24 hours after treatment is completed and the child is found to be nit and lice free.  Notice: If pregnant or child is under 1 year of age – contact physician regarding use of medicated shampoo. 

 16. Mumps – Symptoms: Malaise (generalized weakness), anorexia (loss of appetite), headache, and low‐

grade  fever,  followed by an earache  that’s aggravated by  chewing or when drinking  sour or acidic liquids.   May return to the center, or have a home visitor, nine (9) days after onset of parotid gland swelling. 

 17. Fifths Disease – Symptoms:  red  rash on  the  face, primarily on  the cheeks, gives  the “slapped  face” 

appearance.  Lasts 1‐4 days.  The rash may appear on upper and lower extremities.  Communicability is uncertain.  Treatment: None needed, take comfort measures for rash.  Limit direct contact. 

 18. Pin  Worm  (Enterobiasis)  –  Symptoms:  intense  itching  around  anus,  may  lead  to  loss  of  sleep, 

irritability, scratching, skin  irritation and sometimes vaginitis.   To be seen by doctor.   Crowded  living 

24

conditions often enhance  its spread  to several members of a  family.   Entire  family may need  to be treated at the same time.  Doctor will determine when child is ready to return to center. 

 19. Strep Throat or other streptococcal  infection – Symptoms: Fever and sore throat.   May also present 

with rash and earache.  May have home visitor or return to Center 24 hours after antibiotic treatment is started and cessation of fever. 

 20. Tuberculosis – Symptoms include weight loss, fever, night sweats, cough and chills.  May not return to 

Center, or have a home visitor, until a health care provider or health official states that the child can attend the program. 

 21. Scabies or other  infestations – Symptoms:  Itchy,  red,  raised eruption of  the  skin caused by a mite.  

Can  appear  anywhere  on  he  body.    The most  characteristic  burrow  appears  as  a  gray  or white, tortuous, threadlike line.  May return to Center, or have home visitor after treatment is completed. 

 22. Pertussis (Whooping Cough) – Symptoms: A highly contagious respiratory infection which produces an 

irritating spasmodic cough and often ends in a high pitched, inspiratory whoop.  May return, or have a home visitor, after completing of successful antibiotic treatment and child does not need supportive or respiratory treatment. 

 23. Fever – Most pediatricians consider any thermometer reading above 100.4 degrees a sign of fever.  If 

your child has a fever, it is probably a sign that the body is fighting an infection.  The child may return to class, or have a home visitor, if there has been no fever in the preceding 24 hours. 

 24. MRSA – Most MRSA infections appear as boils that are red, swollen, and painful and have pus or other 

drainage. You may notice blisters, or a wound  that  looks  like a  spider bite.   A  fever and  chills are common with MRSA.  This skin infection commonly occurs where there has been an open area on the skin such as a cut or abrasion.   Contact your health care provider  for  treatment. May return  to  the center, or have a home visit with consent of health care provider. 

 25. Rotovirus – Symptoms: Diarrhea, low‐grade fever, nausea and vomiting lasting 3 to 10 days.  May not 

return to the center, or have a home visit without the consent of the health care provider.  26. Croup – A  respiratory  infection  involving  the  throat and  lungs.   Symptoms are a harsh cough, with 

breathing difficulties.  Child must be kept home, or will not be seen by the home visitor until cleared by a doctor. 

  

If  a  child becomes  ill  at  school,  the  child will be  isolated  from  the other  children on  a  cot  in  a quiet, suitable area.  An adult will stay with the child or be within visual and hearing distance of the child.  The child’s teacher will call the parent(s) or other contact person to inform them of the child’s illness and to request them to come and get the child.  If the parent(s) or contact person cannot pick the child up, but is home to receive the child, the teacher is responsible for making arrangements to transport the child home as soon as possible.  If the child becomes ill at home, and is in the home based program, the parent must call the home visitor to reschedule the visit.  Home visitors will not make visits when the child is ill.  

25

The parent must present written documentation from the physician that the child is no longer contagious and is well enough to return to the center or have a home visitor. 

  

Head Start reserves the right to admit or exclude children with communicable conditions from the program 

based on individual cases for the sole purpose of providing a healthy environment for all children. 

  

This policy was edited and approved by the Lake Ridge Head Start Advisory Committee on 4‐6‐04.   Approved 

by the Geminus Head Start Parent Policy Council on 4/30/04. 

26

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS  

GENERAL  How was my child selected for Head Start or Early Head Start? 

When you applied for the program, you gave staff information about your family size, your income, your child’s age and other things.  Staff then listed each piece of information on a selection sheet.  The selection sheet gives each piece of  information a number value.   Those numbers are  the points  that make up  the Enrollment Selection Criteria Point System.  Individual points were assigned  to each  source of  information provided by  the family and then calculated for a grand total.  The enrollment application with the highest number of calculated points are then selected for enrollment in the program.   Once the classrooms are filled, the remaining children are then placed on a waiting  list.   When an opening for a new child occurs  in the classroom, staff refers to the waiting list and the child with the highest points on the waiting list is enrolled in the classroom.  How will my child’s special needs be met in the program? 

Children with special needs are always welcome  in  the program and  the Head Start & Early Head Start program  is  committed  to  providing  classroom  settings  that  include  all  children.    All  children who  attend  the program are treated with respect and dignity, regardless of disability.   Head Start strives to meet the  individual education needs of every child  including those children who enter Head Start with an  Individual Education Plan /Individual  Family  Support  Plan  through  their  school  systems’  Special  Education  Department  or  Part  C organizations, such as First Steps.  The Disabilities Coordinator works closely with staff and families to make sure the program is well prepared to welcome and nurture all children, especially those with disabilities.   How does the program celebrate special occasions? 

Teachers  think about a number of  things when  they plan and celebrate special occasions  in  their Head Start classrooms. They think about all of the children in their classroom and how any celebration can be respectful of all of  the children and  their cultures.   They also  think about how young children  learn.    If a holiday or other special occasion  is to be celebrated, teachers will want to be sure that the children are able to make a  learning connection about the celebration.  For example, if someone in the classroom celebrates Cinco de Mayo then the children  can  connect  the  information with  the  child who  celebrates  the holiday.    If no  child  in  the  classroom celebrates Cinco de Mayo, the children will have difficulty making that learning connection since there will be no person  or  past  experience  to  connect  the  information  to.  The  Holiday  and  Celebration  Policy  gives  teachers guidelines on planning and celebrating special occasions. Teachers also receive help  in planning and celebrating occasions.  These guidelines are helpful when parents and staff talk together at Parent Site Meetings about how to plan and celebrate special occasions.   

The Holiday  and  Celebration  Policy  also  give  teachers  and  parents’  guidelines  for  celebrating  a  child’s birthday.   The guidelines for birthdays were designed to make sure that health, safety, nutrition, education and classroom  culture  needs  are  met,  while  also  recognizing  the  child’s  move  from  one  age  to  the  next.    The guidelines for celebrating children’s birthdays are available in each Head Start classroom.  How often will my child play outdoors? 

Expect that your child will play outdoors on a regular basis, unless the National Weather Service indicates a potential safety or health hazard (i.e. wind advisory, heat advisory). If your child’s classroom is in a public school building,  the  Head  Start  classroom  will  follow  the  school’s  outdoor  policy.  The  following  guidelines  will  be followed regarding outdoor play:    Staff will be  responsible  to monitor  appropriate dress  for outdoor weather  activities.   Programs make effort to have a supply of weather related clothing available to children who may not have appropriate clothes for the weather. In cases of extreme winter weather, children will be allowed outdoors for brief intervals. 

27

  In cases of heat and high humidity, children will be allowed outdoors for  intervals of no  longer than 15 minutes.  Drinking water should be readily available for the children.    Supervisory  staff  reserves  the  right  to  stop  children  from  participating  in  outdoor  activities  based  on individual circumstances for the purpose of providing a safe environment for all children.    Children with  special needs will be  included  in outdoor activities based on  information obtained  in  the child’s health records and their Individualized Education Plan.  Will my child be going on field trips?   Yes,  field  trips are an  important part of  the Head Start program.   Field  trips are  tied  to  the  classroom curriculum.    For example,  if  the  topic of  study  is  community workers, a  trip  to  the  fire  station  to  learn about firefighters may be suggested.   Parents will work with  teaching staff  to provide suggestions  for classroom  field trips  keeping  in mind Head  Start  guidelines  regarding  the  cost  of  the  field  trip,  the  distance  of  the  field  trip location from the Head Start classroom and the time the children will spend at the location. Parents will provide approval for field trips.  A Permission Slip signed by the child’s parent(s) is required for a child to go on a field trip.  In  addition unless  an emergency  situation exists,  such  as  the need  for medical  treatment or  the  inability of  a designated adult to receive the child at the end of the day, children will return to their Head Start site after a field trip.  From the site, they will return home.    Will there be animals in my child’s classroom? 

Including  animals  as  part  of  the  classroom  learning  environment  can  be  an  important  part  of  the curriculum  as  long  as Head  Start  guidelines  for  animals  in  the  classroom  are  followed.    Animals will  only  be introduced  into  the  classroom with  the approval of  the  Supervisor, written  informing of parents and with  the determination  that no  children or  adults who  regularly  spend  time  in  the  classroom have  any  allergies  to  the proposed animal.  If any children or adult that is regularly in the classroom has any allergy to the proposed animal, the animal will not be allowed in the classroom.  

Animals will be  included  in the classroom for observation purposes only.   Children will have no physical contact with  the animals. The animals will be kept  in secure containers. Cleaning of containers will occur when children are not present.  

Once the steps  listed above are taken and permission  is given for an animal to be  in the classroom, the following living things when properly contained are allowed in a Head Start classroom: aquarium living things such as tropical fish or goldfish and animals such as gerbils and guinea pigs.    

On occasion, it may be appropriate to have pets or other animals as occasional visitors to the classroom.  Again, no animal can be brought  into  the classroom until  the steps  listed above are completed. Parents will be notified before the animal’s visit.  Visits by a pet or another animal must a part of the topic of study and listed on the lesson plan. During the visit, the animal will remain in the control of the owner. The animal will be taken out of the classroom as soon as the visit ends. 

 What kind of discipline approach is used?   Staff is prohibited from using any type of physical discipline (Spanking, etc.).The program uses  positive discipline, which teaches children what they can do rather than what they can’t do.  When positive discipline techniques are used in the classroom, children learn what they can do within the limits of the  classroom.  As children grow, the continued use of positive discipline techniques helps children learn to  manage their own behavior.  Consistency is the key to positive and successful discipline.  The consistent use of the following discipline techniques will help children learn what to expect and what they can do.   

28

Clear and positive classroom rules explained to children 

Choices offered 

Logical consequences used.  For example, “ Sand is for digging and building. You were throwing sand in the faces of your friends, so you will need to get out of the sandbox and find another place on the playground to play.” 

Contingencies (When, then statements) used.  For example, “When you pick up the blocks, then you can go to the play dough table.”  “When you zip up your coat, then you can go outside.” 

 How will the program help my child and I manage being apart from one another? 

Coming to Head Start may be your child’s first experience being away from you or your child may already have experience being in a child care program.   If your child has not been in the program before, Head Start will be a new experience.  It is normal for many young children to cry when they have to separate from their parents and  try a new experience. Head Start  staff will be working  to make  this  transition  from home  to Head Start a positive  and  successful  experience  for  both  you  and  your  child.    Be  prepared  that  this may  take  some  time.  Sometimes  your  child may be  fine until other  children begin  to  cry or  your  child’s  crying may only  last  a  few minutes.   Staff will work with you  in helping your child  to  feel safe and comfortable  in his/her new classroom.  Orientation and Phase‐in activities will be helpful in preparing your child for the first day of classes.  The following are additional suggestions to help you and your child with the transition into the program:  

Plan  to attend Orientation and Phase‐in  to help both you and your child  feel more comfortable with  the classroom and staff. 

Make sure your child knows who will pick him/her up (at school or off of the bus). 

Tape record yourself reading one of your child’s favorite stories and give the tape to your child’s teacher.  Your  child  can  then  listen  to  your  voice  reading  a  familiar  story, which  can  help  your  child  feel more comfortable. 

Talk about some of the things your child will be doing at school.  It is normal for parents to have a tough time separating, too!  Teaching staff and Family Support staff will also be available to help parents feel safe and comfortable as their children enter Head Start.    How should my child dress for the classroom? 

Children should be dressed comfortably to play both  inside and outside.   Clothing should be washable and easy  for your  child  to put on and  take off  (for going  to  the bathroom).   Shoes  should be  comfortable  for running, climbing and  jumping.   Shoes  should also be  safe,  so we  suggest  that children not wear  flip  flop  type sandals as children can trip and fall more easily in this type of footwear.    The children will play outdoors throughout the year, so dress your child  in keeping with the weather.   Outdoor clothing (boots, jackets with zippers, hats and mittens) should be easy to put on and take off.    All clothing  that  is  left at school and all outdoor clothing should be marked with your child’s name.   A  lost and found  box  is  located  at  your  child’s  classroom  site,  just  in  case  your  child  should  lose  an  unmarked  item  of clothing.  Can my child bring things from home?  

No,  children  are  discouraged  from  bringing  toys  and  other  items  from  home  unless  approved  by  the Teacher for special show‐and‐tell projects.  Head Start classrooms are rich in materials appropriate for children’s development, and  sites cannot assume  responsibility  for  lost or damaged  items.   The only  items needed are a pillow and blanket for sessions that have rest periods (typically those that run 5 days per week) and extra clothing 

29

in case of accidents.  

HOME VISITING  What is the purpose of the home visit? 

To work  in collaboration with a home visitor to establish goals for you and your child, and to reach the goals you have established as your child’s first and primary teacher.     The main focus of your home visit  is your child’s development.  During each visit, an activity or experience will be presented for you and your child to enjoy together.   What components are addressed during the home visit? 

You and your home visitor will address the following components on each visit:  Child development in terms of milestones 

Social/Emotional Development 

Health and Nutrition 

Safety  

How often do home visits occur for the Home Based programs? Home visits occur on a weekly basis for 90 minutes. 

 How does the home visitor prepare for transitions from home visiting to a center‐based setting? 

At 18 months of age, if the parent is interested in center‐based programming, the FSS/Home Visitor and parent will begin  the  transition process.   This will  include  trips  to  the center,  transition activities  for all parties, meetings, etc. to ensure the child/family are transitioned successfully out of home‐based services.  

SOCIALIZATIONS (HOME‐BASED ONLY)  What is the purpose of the socializations? 

To, “build on the experiences and goals that are addressed during home visits, as well as, attend to the needs of both children and families.” Home Visitor’s Handbook, Office of Head Start  Socializations give you a chance to:  Be out of the house and meet other parents 

Assist in organizing activities, gathering materials, and preparing snacks 

Share what you know and learn with other parent and EHS or HS staff members 

Attend presentations about safety, nutrition, discipline, or other topics of interest 

Share activity ideas and things you learn with family members; and the most important of all 

Strengthen your relationship with your child. 

 Is attendance to the socialization mandatory? 

No, but strongly encouraged for all families.  This is a time for you, your child, and other parents and their children to come together.  These are opportunities to build on the goals you set during your home visits.  How often do socializations occur? How long do they last? 

Socializations occur two times per month, for a total of 24 socializations per year.  Socializations will last anywhere from 90 minutes to 3 hours depending on the families attending the group  Will there be food served during socializations? 

Yes, snacks will be provided during socializations.  The United Starts Department of Agriculture sets forth requirements based upon the average daily allowance of nutritious foods.  All snacks served at socializations will be approved by the USDA. 

30

 When programs/locations for socializations are closed, how will I find out? 

Home Visitors or your Family Support Specialist will contact you directly  if socializations are going to be cancelled.    If  your  socialization  is  to  occur  in  a  Head  Start  site  location,  the  Head  Start Management  staff determines weather conditions to be unsafe.   The following radio stations may carry information about school closings in your area: Announcements will be on the area radio stations before 6:00 am   ‐ WJOB 1230 AM     ‐ WZVN 107.1 FM   ‐ WGN 720 AM    ‐ Indiana 105.5 FM 

ATTENDANCE & TRANSPORTATION 

 What should I do if my child will be absent? 

Parents/guardians are required to contact their child’s site, each day he/she is absent.  What do I need to know about getting my child to and from the site? 

Head Start does provide  transportation at many program  sites.   When your  child  is enrolled,  staff will notify you if you are eligible to receive transportation services.  It is important to understand that transportation service is an added benefit, not a requirement of Head Start.  If you receive transportation, you will be expected to follow the transportation policies and guidelines.  Not doing so could result in the loss of this privilege.       

If your site does not provide transportation, it will be your responsibility to bring your child to Head Start and pick them up at the end of the day.   During enrollment, you will decide who will be authorized to pick your child up.  PLEASE NOTE:  All authorized persons will be required to sign in and out each day.     

So that your child receives the most benefit from their experience and does not miss out on any of the valuable educational and nutritional activities, as well as to prepare them for kindergarten and the school system, it is best if your child is dropped off and picked up on time.  Is there a policy about missing too many days? 

Yes,  if a child  is absent four times and the program has not received a call from the parent or guardian, the Family Support Specialist will make a home visit.    If no one  is home, a  letter will be  sent  to  the parent or guardian stating that if the parent does not contact the program within the next week, the child will no longer be enrolled. 

 For home based families, if you need to cancel your home visit, please contact your home visitor 24 hours 

prior to your scheduled time.   Your home visitor will re‐schedule your home visit to occur at a  later time  in the week, at a time that is agreed upon.  

Based on Head Start requirements, if the child is absent from the program for an extended period of time (more than one week for vacations, etc.) the child will lose their enrollment slot and be put on the waiting list. Under certain circumstances,  if a child  is gone from the program for an extended period of time due to serious illness or hospitalization, the child can still be enrolled.  When will school be closed and how can I find out about the closing? 

Staff at your site will provide a calendar that lists when classes will not be in session due to a holiday or special  event.   Other  than  those  closings  listed  on  the  calendar, Head  Start &  Early Head  Start  programs will remain  in  session unless  the  school  system  is officially closed or  the Head Start Management  staff determines 

31

weather conditions to be unsafe.  Every effort will be made to adhere to the program’s schedule.    The following radio stations may carry information about school closings in your area: Announcements will be on the area radio stations before 6:00 am   ‐ WJOB 1230 AM     ‐ WZVN 107.1 FM   ‐ WGN 720 AM    ‐ Indiana 105.5 FM   ‐ WAKE 1500 AM   ‐ WYIN ‐ TV Channel 56  Closings will also be listed on local television stations 5, 7, 9, and 32.  What should I do if I move or change my phone number? 

If you move or change your phone number during the school year, it is very important that you contact your Family Support Specialist or Home Visitor by phone and give  that person your new address and/or phone number.  If you do not have a phone, please send a note to your child’s teacher letting the teacher know your new address. 

 If you move and your child will no  longer be attending the program, please contact your Family Support 

Specialist or Home Visitor so you can complete the necessary forms.  

HEALTH/SAFETY & NUTRITION  What kinds of health requirements must I complete?    1.   Complete Physical Exam with screenings as required by the State of Indiana. 2.   Dental Exam if 2 years of age or older 3.   Complete immunizations or an up‐to‐date schedule of when the immunizations will be completed  

If you have not done so already, please complete the requirements listed above and return all necessary documents to your Family Support Specialist as soon as possible.   Because Geminus Head Start must follow the same guidelines as state licensed childcare centers, not returning health information may result in your child not being able to participate in the program.    What kinds of health requirements will a child enrolled in the program for a second year need to complete? 

If this will be your child’s second year in the program, he/she will need: a complete physical examination with screenings within the last 12 months; and an updated dental check up within the last 6 months.    When should I keep my child at home? 

There are times when a child should be kept at home because the child  is sick. Keeping a child at home when the child is sick is in the best health interest of the child who is sick and for the staff and other children in the  classroom.    The  Lake  Ridge Head  Start  Exclusion Handbook  is  included  as  a  part  of  this  handbook.    The Exclusion Handbook provides an explanation of when children should be kept at home because they are sick. 

 When should I tell my home visitor not to attend a home visit due to family/child illness? 

We completely understand that there will be times when a home visitor should not conduct a home visit because the family/child is sick.  Cancelling the visit is the best option when the family member/child is sick.  The Lake Ridge Head Start Exclusion Handbook is included.  The Exclusion Handbook provides an explanation of when home visits should not take place. 

 

32

What will happen if my child gets sick in class? Children who come to the center sick or get sick shortly thereafter will be sent home as directed by the 

Exclusion Handbook & Policy.  If a child gets sick at school, the child will be kept away from the other children in a quiet, suitable area where that child can rest.   An adult staff member will stay with the child or be within visual and hearing distance of the child.  

The child’s teacher will call the parent(s) or other emergency contact person to inform them of the child’s illness and to request them to come and get the child.  

If the parent(s) or emergency contact person cannot pick the child up, but  is home to receive the child, the teacher is responsible for making arrangements to transport the child home as soon as possible.  

Head Start reserves the right to admit or exclude children with contagious conditions from the program, based on each individual case, for the sole purpose of providing a healthy environment for all children.  How does the program handle emergencies and accidents? 

At Orientation, all parents will be made aware of the emergency procedures used by Head Start.   Every staff member receives First Aid and CPR training when they are hired, along with a refresher training every other year. 

When an emergency  requiring an  immediate  response occurs, an assessment of  the child’s condition  is done and the child’s parent(s) or guardian is contacted.  Staff will contact Emergency Medical Services (EMS) if it is determined by the assessment of the child’s condition that EMS is necessary.  The appropriate first aid procedure will be administered until  the arrival of Emergency Medical Services.    If  the parent cannot be  reached, people listed on the child’s Emergency Release form will be contacted.  

Each Head Start classroom and office has a written plan  for evacuating and/or  responding  to disasters such as fire and tornadoes.  Each plan includes a diagram posted at the room exit showing the evacuation route, and classrooms have monthly fire drills and seasonal tornado drills.  

Occasionally a child  is returned to his or her Head Start site because during the bus route there was no authorized person available  to  receive  the  child.   Or a  child may  remain at  their  site after  classes have ended because no adult has arrived to retrieve them.    In these  instances each site has established procedures to have personnel  remain  with  the  child  for  a  specified  period  of  time.    The  parent/guardian  will  be  contacted.    If however, the parent/guardian does not arrive in the specified time, authorities will be contacted.  What will my child be eating in class or at socialization? 

Your  child will  be  eating  healthy  and  nutritious  snacks  and meals  and  you  should  receive  a monthly calendar that lists the foods that will be served at meals and snacks. All menus are reviewed by a nutritionist who is trained to know what foods a preschool‐age child needs to eat  in order to grow.   The nutritionist makes sure that the children receive a well‐balanced diet with the right amount of vitamins and nutrients.    If you have any specific questions about what your child will be eating you can ask your  teaching  team or your Family Support Specialist.  If they are unable to answer your specific questions they will help you get an answer. 

Can my child bring home‐baked items to school? No, The United States Department of Agriculture (USDA) regulations state that home‐baked items cannot 

be brought to school.   According to the regulations, store‐bought, individually wrapped items can be brought to school.   There  is a  list of policy approved snacks that may be brought  into the classrooms.   Please contact your staff for additional information.    

33

 

  

Acknowledgement of Receipt for Parent Handbook   

I, ________________________________ have attended Head Start or Early Head Start Parent Orientation and 

received a Parent Handbook for (child name) ____________________________________________________ 

on the date of ________________________20_________   and have reviewed the contents of the Geminus Head 

Start Parent Handbook. 

 ___________________________________________     Parent Signature               __________________________________________ Email address    ___________________________________________ Staff Name (PRINT)