Balance sheetIn financial accounting, a balance sheet or statement of financial position is a summary of the financial balances of a sole proprietorship, a business partnership, a corporation or other business organization, such as an LLC or an LLP. Assets, liabilities andownership equity are listed as of a specific date, such as the end of its financial year. A balance sheet is often described as a "snapshot of a company's financial condition".[1] Of the four basic financial statements, the balance sheet is the only statement which applies to a single point in time of a business' calendar year.

A standard company balance sheet has three parts: assets, liabilities and ownership equity. The main categories of assets are usually listed first, and typically in order of liquidity.[2] Assets are followed by the liabilities. The difference between the assets and the liabilities is known as equity or the net assets or the net worth or capital of the company and according to the accounting equation, net worth must equal assets minus liabilities.[3]

Another way to look at the same equation is that assets equals liabilities plus owner's equity. Looking at the equation in this way shows how assets were financed: either by borrowing money (liability) or by using the owner's money (owner's equity). Balance sheets are usually presented with assets in one section and liabilities and net worth in the other section with the two sections "balancing."

A business operating entirely in cash can measure its profits by withdrawing the entire bank balance at the end of the period, plus any cash in hand. However, many businesses are not paid immediately; they build up inventories of goods and they acquire buildings and equipment. In other words: businesses have assets and so they cannot, even if they want to, immediately turn these into cash at the end of each period. Often, these businesses owe money to suppliers and to tax authorities, and the proprietors do not withdraw all their original capital and profits at the end of each period. In other words businesses also have liabilities.

Types

A balance sheet summarizes an organization or individual's assets, equity and liabilities at a specific point in time. Individuals and small businesses tend to have simple balance sheets.[4] Larger businesses tend to have more complex balance sheets, and these are presented in the organization's annual report.[5] Large businesses also may prepare balance sheets for segments of their businesses.[6] A balance sheet is often presented alongside one for a different point in time (typically the previous year) for comparison.[7][8]

[edit]Personal balance sheet

A personal balance sheet lists current assets such as cash in checking accounts and savings accounts, long-term assets such as common stock and real estate, current liabilities such as loan debt and mortgage debt due, or overdue, long-term liabilities such as mortgage and other loan debt. Securities and real estate values are listed at market value rather than at historical cost or cost basis. Personal net worth is the difference between an individual's total assets and total liabilities.[9]

Assets

Current assets

1. Cash and cash equivalents2. Accounts receivable3. Inventories4. Prepaid expenses for future services that will be used within a year

Non-current assets (Fixed assets)

1. Property, plant and equipment2. Investment property, such as real estate held for investment purposes3. Intangible assets4. Financial assets (excluding investments accounted for using the equity method, accounts receivables, and cash and cash equivalents)5. Investments accounted for using the equity method6. Biological assets, which are living plants or animals. Bearer biological assets are plants or animals which bear agricultural produce for 

harvest, such as apple trees grown to produce apples and sheep raised to produce wool.[17]

Liabilities

See Liability (accounting)

1. Accounts payable2. Provisions for warranties or court decisions3. Financial liabilities (excluding provisions and accounts payable), such as promissory notes and corporate bonds4. Liabilities and assets for current tax5. Deferred tax liabilities and deferred tax assets6. Unearned revenue for services paid for by customers but not yet provided

Equity

The net assets shown by the balance sheet equals the third part of the balance sheet, which is known as the shareholders' equity. It comprises:

1. Issued capital and reserves attributable to equity holders of the parent company (controlling interest)2. Non-controlling interest in equity

Formally, shareholders' equity is part of the company's liabilities: they are funds "owing" to shareholders (after payment of all other liabilities); usually, however, "liabilities" is used in the more restrictive sense of liabilities excluding shareholders' equity. The balance of assets and liabilities (including shareholders' equity) is not a coincidence. Records of the values of each account in the balance sheet are maintained using a system of accounting known as double-entry bookkeeping. In this sense, shareholders' equity by construction must equal assets minus liabilities, and are a residual.

Regarding the items in equity section, the following disclosures are required:

1. Numbers of shares authorized, issued and fully paid, and issued but not fully paid2. Par value of shares3. Reconciliation of shares outstanding at the beginning and the end of the period4. Description of rights, preferences, and restrictions of shares5. Treasury shares, including shares held by subsidiaries and associates6. Shares reserved for issuance under options and contracts7. A description of the nature and purpose of each reserve within owners' equity

Requirements of IFRS

On 6 September 2007, the International Accounting Standards Board issued a revised IAS 1: Presentation of Financial Statements, which is effective for annual periods beginning on or after 1 January 2009.

A business entity adopting IFRS must include:

a Statement of Comprehensive Income or two separate statements comprising:

1. an Income Statement displaying components of profit or loss and

2. a Statement of Comprehensive Income that begins with profit or loss (bottom line of the income statement) and displays the 

items of other comprehensive income for the reporting period. (IAS1.81)

All non-owner changes in equity (i.e. comprehensive income ) shall be presented in either in the statement of comprehensive income (or in a separate income statement and a statement of comprehensive income). Components of comprehensive income may not be presented in the statement of changes in equity.

Comprehensive income for a period includes profit or loss (net income) for that period and other comprehensive income recognised in that period.

All items of income and expense recognised in a period must be included in profit or loss unless a Standard or an Interpretation requires otherwise. (IAS 1.88) Some IFRSs require or permit that some components to be excluded from profit or loss and instead to be included in other comprehensive income. (IAS 1.89)

Items and disclosures

The statement of comprehensive income should include:[3] (IAS 1.82)

1. Revenue2. Finance costs (including interest expenses)3. Share of the profit or loss of associates and joint ventures accounted for using the equity method4. Tax expense5. A single amount comprising the total of (1) the post-tax profit or loss of discontinued operations and (2) the post-tax gain or loss 

recognized on the disposal of the assets or disposal group(s) constituting the discontinued operation6. Profit or loss7. Each component of other comprehensive income classified by nature

8. Share of the other comprehensive income of associates and joint ventures accounted for using the equity method9. Total comprehensive income

The following items must also be disclosed in the statement of comprehensive income as allocations for the period: (IAS 1.83)

Profit or loss for the period attributable to non-controlling interests and owners of the parent Total comprehensive income attributable to non-controlling interests and owners of the parent

No items may be presented in the statement of comprehensive income (or in the income statement, if separately presented) or in the notes as extraordinary items.

Income statement Income statement (also referred to as profit and loss statement (P&L), revenue statement, statement of financial performance,earnings statement, operating statement or statement of operations)[1] is a company's financial statement that indicates how therevenue (money received from the sale of products and services before expenses are taken out, also known as the "top line") is transformed into the net income (the result after all revenues and expenses have been accounted for, also known as Net Profit or the "bottom line"). It displays the revenues recognized for a specific period, and the cost and expenses charged against these revenues, including write-offs (e.g., depreciation and amortization of various assets) and taxes.[1] The purpose of the income statement is to show managers and investors whether the company made or lost money during the period being reported.

The important thing to remember about an income statement is that it represents a period of time. This contrasts with the balance sheet, which represents a single moment in time.

Charitable organizations that are required to publish financial statements do not produce an income statement. Instead, they produce a similar statement that reflects funding sources compared against program expenses, administrative costs, and other operating commitments. This statement is commonly referred to as the statement of activities. Revenues and expenses are further categorized in the statement of activities by the donor restrictions on the funds received and expended.

The income statement can be prepared in one of two methods.[2] The Single Step income statement takes a simpler approach, totaling revenues and subtracting expenses to find the bottom line. The more complex Multi-Step income statement (as the name implies) takes several steps to find the bottom line, starting with the gross profit. It then calculates operating expenses and, when deducted from the gross profit, yields income from operations. Adding to income from operations is the difference of other revenues and other expenses. When combined with income from operations, this yields income before taxes. The final step is to deduct taxes, which finally produces the net income for the period measured.

Operating section

Revenue - Cash inflows or other enhancements of assets of an entity during a period from delivering or producing goods, rendering services, or other activities that constitute the entity's ongoing major operations. It is usually presented as sales minus sales discounts, returns, and allowances.Every time a business sells a product or performs a service, it obtains revenue. This often is referred to as gross revenue or sales revenue. [4]

Expenses - Cash outflows or other using-up of assets or incurrence of liabilities during a period from delivering or producing goods, rendering services, or carrying out other activities that constitute the entity's ongoing major operations.

Cost of Goods Sold (COGS) / Cost of Sales - represents the direct costs attributable to goods produced and sold by a business 

(manufacturing or merchandizing). It includes material costs, direct labour, and overhead costs (as in absorption costing), and excludes 

operating costs (period costs) such as selling, administrative, advertising or R&D, etc.

Selling, General and Administrative expenses (SG&A or SGA) - consist of the combined payroll costs. SGA is usually understood as a major 

portion of non-production related costs, in contrast to production costs such as direct labour.

Selling expenses - represent expenses needed to sell products (e.g. salaries of sales people, commissions and travel expenses, 

advertising, freight, shipping, depreciation of sales store buildings and equipment, etc.).

General and Administrative (G&A) expenses - represent expenses to manage the business (salaries of officers / executives, legal and 

professional fees, utilities, insurance, depreciation of office building and equipment, office rents, office supplies, etc.).

Depreciation / Amortization - the charge with respect to fixed assets / intangible assets that have been capitalised on the balance 

sheet for a specific (accounting) period. It is a systematic and rational allocation of cost rather than the recognition of market value 

decrement.

Research & Development (R&D) expenses - represent expenses included in research and development.

Expenses recognized in the income statement should be analyzed either by nature (raw materials, transport costs, staffing costs, depreciation, employee benefit etc.) or by function (cost of sales, selling, administrative, etc.). (IAS 1.99) If an entity categorizes by function, then additional information on the nature of expenses, at least, – depreciation, amortization and employee benefits expense – must be disclosed. (IAS 1.104) The major exclusive of costs of goods sold, are classified as operating expenses. These represent the resources expended, except for inventory purchases, in generating the revenue for the period. Expenses often are divided into two broad sub classicifications selling expenses and administrative expenses.

 

Non-operating section

Other revenues or gains - revenues and gains from other than primary business activities (e.g. rent, income from patents). It also includes unusual gains that are either unusual or infrequent, but not both (e.g. gain from sale of securities or gain from disposal of fixed assets)

Other expenses or losses - expenses or losses not related to primary business operations, (e.g. foreign exchange loss).

Finance costs - costs of borrowing from various creditors (e.g. interest expenses, bank charges).

Income tax expense - sum of the amount of tax payable to tax authorities in the current reporting period (current tax liabilities/ tax payable) and the amount of tax liabilities (or assets).

Irregular itemsThey are reported separately because this way users can better predict future cash flows - irregular items most likely will not recur. These are reported net of taxes.

Discontinued operations is the most common type of irregular items. Shifting business location(s), stopping production temporarily, or changes due to technological improvement do not qualify as discontinued operations. Discontinued operations must be shown separately.

Cumulative effect of changes in accounting policies (principles) is the difference between the book value of the affected assets (or liabilities) under the old policy (principle) and what the book value would have been if the new principle had been applied in the prior periods. For example, valuation of inventories using LIFO instead of weighted average method. The changes should be applied retrospectively and shown as adjustments to the beginning balance of affected components in Equity. All comparative financial statements should be restated. (IAS 8)

However, changes in estimates (e.g. estimated useful life of a fixed asset) only requires prospective changes. (IAS 8)

No items may be presented in the income statement as extraordinary items. (IAS 1.87) Extraordinary items are both unusual (abnormal) and infrequent, for example, unexpected natural disaster, expropriation, prohibitions under new regulations. [Note: natural disaster might not qualify depending on location (e.g. frost damage would not qualify in Canada but would in the tropics).]

Additional items may be needed to fairly present the entity's results of operations. (IAS 1.85)

DisclosuresCertain items must be disclosed separately in the notes (or the statement of comprehensive income), if material, including:[3] (IAS 1.98)

Write-downs of inventories to net realisable value or of property, plant and equipment to recoverable amount, as well as reversals of such write-downs

Restructurings of the activities of an entity and reversals of any provisions for the costs of restructuring Disposals of items of property, plant and equipment Disposals of investments Discontinued operations Litigation settlements Other reversals of provisions

Earnings per shareBecause of its importance, earnings per share (EPS) are required to be disclosed on the face of the income statement. A company which reports any of the irregular items must also report EPS for these items either in the statement or in the notes.

There are two forms of EPS reported:

Basic: in this case "weighted average of shares outstanding" includes only actual stocks outstanding. Diluted: in this case "weighted average of shares outstanding" is calculated as if all stock options, warrants, convertible bonds, and other 

securities that could be transformed into shares are transformed. This increases the number of shares and so EPS decreases. Diluted EPS is considered to be a more reliable way to measure EPS.

Comprehensive income

Comprehensive income is the total non-owner change in equity for a reporting period. This change encompasses all changes in equity other than transactions from owners. Most of these changes appear in the income statement. A few special types of gains and losses are not shown in the income statement but as special items in shareholder equity section of the balance sheet.

Since these comprehensive income items are not closed to retained earnings each period they accumulate as shareholder equity items and thus are entitled “Accumulated Other Comprehensive Income” and is sometimes referred to as "AOCI".

Accumulated other comprehensive income is a subsection in equity where "other comprehensive income" is accumulated (summed or "aggregated").

The balance of AOCI is presented in the Equity section of the Balance Sheet as is the Retained Earnings balance, which aggregates past and current Earnings, and past and current Dividends.

Other comprehensive income

Other comprehensive income is the difference between net income as in the Income Statement (Profit or Loss Account) and comprehensive income, and represents the certain gains and losses of the enterprise not recognized in the P&L Account. It is commonly referred to as "OCI".

In practice, it comprises the following items:

1. Unrealized gains and losses on available for sale securities [IAS 39/ "FAS 115" - "Accounting for Certain Investments in Debt and Equity Securities"]

2. Gains and losses on derivatives held as cash flow hedges (only for effective portions) [IAS 39/ "FAS 133" - "Accounting for Derivative Instruments and Hedging Activities"]

3. Gains and losses resulting from translating the financial statements of foreign subsidiaries (from foreign currency to the presentation currency) [IAS 21/ "FAS 52" - "Foreign Currency Translation"],

4. Actuarial gains and losses on defined benefit plans recognized (Minimum pension liability adjustments) [IAS 19/ "FAS 158" - "Employers' Accounting For Defined Benefit Pension And Other Postretirement Plans"]

5. Changes in the revaluation surplus [IAS 16 and IAS 38].

While the AOCI balance is presented in Equity section of the balance sheet, the annual accounting entries, as flows, are presented sometimes in a Statement of Comprehensive Income. This statement expands the traditional Income Statement beyond Earnings to include OCI in order to present Comprehensive Income.

Under the revised IAS 1, all non-owner changes in equity (comprehensive income) must be presented either in one Statement of comprehensive income or in two statements (a separate income statement and a statement of comprehensive income).

Statement of retained earningsThe Statement of Retained Earnings (and similarly the Equity Statement, Statement of Owner's Equity for a single proprietorship, Statement of Partner's Equity for partnership, and Statement of Retained Earnings and Stockholders' Equity for corporation) are basic financial statements.

The statements explain the changes in a company's retained earnings over the reporting period. They break down changes in the owners' interest in the organization, and in the application of retained profit or surplus from one accounting period to the next. Line items typically include profits or losses from operations, dividends paid, issue or redemption of stock, and any other items charged or credited to retained earnings.

The statements are expected by Generally Accepted Accounting Principles and explain the owners' equity and retained earnings shown on the balance sheet, where:

Owners' Equity = Assets – Liabilities

Requirements of the U.S. GAAP

A retained earnings statement is required by the U.S. Generally Accepted Accounting Principles (U.S. GAAP) whenever comparative balance sheets and income statements are presented. It may appear in the balance sheet, in a combined income statement and changes in retained earnings statement, or as a separate schedule.

Therefore, the statement of retained earnings uses information from the income statement and provides information to the balance sheet.

Retained earnings are part of the balance sheet (another basic financial statement) under "stockholders equity (shareholders' equity)" and is mostly affected by net income earned during a period of time by the company less any dividends paid to the company's owners / stockholders. The retained earnings account on the balance sheet is said to represent an "accumulation of earnings" since net profits and losses are added/subtracted from the account from period to period.

Retained Earnings are part of the Statement of Changes in Equity. The general equation can be expressed as following:

Ending Retained Earnings = Beginning Retained Earnings − Dividends Paid + Net Income

This equation is necessary to use to find the Profit Before Tax to use in the Cash Flow Statement under Operating Actvities when using the indirect method. This is used whenever a comprehensive income statement is not given but only the balance sheet is given.

Requirements of IFRS

IAS 1 requires a business entity to present a separate Statement of Changes in Equity (SOCE) as one of the components of financial statements.

The statement shall show: (IAS1.106)

1. total comprehensive income for the period, showing separately amounts attributable to owners of the parent and to non-controlling interests

2. the effects of retrospective application, when applicable, for each component3. reconciliations between the carrying amounts at the beginning and the end of the period for each component of equity, separately 

disclosing:

profit or loss

each item of other comprehensive income

transactions with owners, showing separately contributions by and distributions to owners and changes in ownership interests in 

subsidiaries that do not result in a loss of control

However, the amount of dividends recognized as distributions, and the related amount per share, may be presented in the notes instead of presenting in the statement of changes in equity. (IAS1.107)

For Small and Medium-size Enterprises (SMEs), the Statement of Changes in Equity should show all changes in equity including:

total comprehensive income owners' investments dividends owners' withdrawals of capital treasury share transactions

They can omit the statement of changes in equity if the entity has no owner investments or withdrawals other than dividends, and elects to present a combined statement of comprehensive income and retained earnings.

Cash flow statementIn financial accounting, a cash flow statement, also known as statement of cash flows or funds flow statement,[1] is a financial statement that shows how changes in balance sheet accounts and income affect cash and cash equivalents, and breaks the analysis down to operating, investing, and financing activities. Essentially, the cash flow statement is concerned with the flow of cash in and cash out of the business. The statement captures both the current operating results and the accompanying changes in the balance sheet.[1] As an analytical tool, the statement of cash flows is useful in determining the short-term viability of a company, particularly its ability to pay bills. International Accounting Standard 7 (IAS 7), is the International Accounting Standard that deals with cash flow statements.

People and groups interested in cash flow statements include:

Accounting personnel, who need to know whether the organization will be able to cover payroll and other immediate expenses Potential lenders or creditors, who want a clear picture of a company's ability to repay Potential investors, who need to judge whether the company is financially sound Potential employees or contractors, who need to know whether the company will be able to afford compensation Shareholders of the business.

Purpose

The cash flow statement was previously known as the flow of Cash statement.[2] The cash flow statement reflects a firm's liquidity.

The balance sheet is a snapshot of a firm's financial resources and obligations at a single point in time, and the income statement summarizes a firm's financial transactions over an interval of time. These two financial statements reflect the accrual basis accounting used by firms to match revenues with the expenses associated with generating those revenues. The cash flow statement includes only inflows and outflows of cash and cash equivalents; it excludes transactions that do not directly affect cash receipts and payments. These non-cash transactions include depreciation or write-offs on bad debts or credit losses to name a few.[3] The cash flow statement is a cash basis report on three types of financial activities: operating activities, investing activities, and financing activities. Non-cash activities are usually reported in footnotes.

The cash flow statement is intended to

1. provide information on a firm's liquidity and solvency and its ability to change cash flows in future circumstances2. provide additional information for evaluating changes in assets, liabilities and equity3. improve the comparability of different firms' operating performance by eliminating the effects of different accounting methods4. indicate the amount, timing and probability of future cash flows

The cash flow statement has been adopted as a standard financial statement because it eliminates allocations, which might be derived from different accounting methods, such as various timeframes for depreciating fixed assets.[5]

Cash flow activities

The cash flow statement is partitioned into three segments, namely: 1) cash flow resulting from operating activities; 2) cash flow resulting from investing activities; and 3) cash flow resulting from financing activities.

The money coming into the business is called cash inflow, and money going out from the business is called cash outflow.

Operating activitiesOperating activities include the production, sales and delivery of the company's product as well as collecting payment from its customers. This could include purchasing raw materials, building inventory, advertising, and shipping the product.

Under IAS 7, operating cash flows include:[11]

Receipts from the sale of goods or services Receipts for the sale of loans, debt or equity instruments in a trading portfolio Interest received on loans Payments to suppliers for goods and services. Payments to employees or on behalf of employees Interest payments (alternatively, this can be reported under financing activities in IAS 7, and US GAAP) buying Merchandise

Items which are added back to [or subtracted from, as appropriate] the net income figure (which is found on the Income Statement) to arrive at cash flows from operations generally include:

Depreciation (loss of tangible asset value over time) Deferred tax Amortization (loss of intangible asset value over time) Any gains or losses associated with the sale of a non-current asset, because associated cash flows do not belong in the operating section.

(unrealized gains/losses are also added back from the income statement)

Investing activitiesExamples of Investing activities are

Purchase or Sale of an asset (assets can be land, building, equipment, marketable securities, etc.) Loans made to suppliers or received from customers Payments related to mergers and acquisitions.[edit]Financing activities

Financing activities include the inflow of cash from investors such as banks and shareholders, as well as the outflow of cash to shareholders as dividends as the company generates income. Other activities which impact the long-term liabilities and equity of the company are also listed in the financing activities section of the cash flow statement.

Under IAS 7,

Proceeds from issuing short-term or long-term debt Payments of dividends Payments for repurchase of company shares Repayment of debt principal, including capital leases For non-profit organizations, receipts of donor-restricted cash that is limited to long-term purposes

Items under the financing activities section include:

Dividends paid Sale or repurchase of the company's stock Net borrowings Payment of dividend taxDisclosure of non-cash activities

Under IAS 7, non-cash investing and financing activities are disclosed in footnotes to the financial statements. Under US General Accepted Accounting Principles (GAAP), non-cash activities may be disclosed in a footnote or within the cash flow statement itself. Non-cash financing activities may include

Leasing to purchase an asset Converting debt to equity Exchanging non-cash assets or liabilities for other non-cash assets or liabilities Issuing shares in exchange for assets

Financial auditA financial audit, or more accurately, an audit of financial statements, is the verification of the financial statements of a legal entity, with a view to express an audit opinion. The audit opinion is intended to provide reasonable assurance that the financial statements are presented fairly, in all material respects, and/or give a true and fair view in accordance with the financial reporting framework. The purpose of an audit is to enhance the degree of confidence of intended users in the financial statements.

Financial audits are typically performed by firms of practicing accountants who are experts in financial reporting. The financial audit is one of many assurance functions provided by accounting firms. Many organizations separately employ or hire internal auditors, who do not attest to financial reports but focus mainly on the internal controls of the organization. External auditors may choose to place limited reliance on the work of internal auditors.

Internationally, the International Standards on Auditing (ISA) issued by the International Auditing and Assurance Standards Board(IAASB) is considered as the benchmark for audit process. Almost all jurisdictions require auditors to follow the ISA or a local variation of the ISA.

Purpose

Financial audits exist to add credibility to the implied assertion by an organization's management that its financial statements fairly represent the organization's position and performance to the firm's stakeholders. The principal stakeholders of a company are typically its shareholders, but other parties such as tax authorities, banks, regulators, suppliers, customers and employees may also have an interest in ensuring that the financial statements are accurate. The audit is designed to increase the possibility that a material misstatement is detected by audit procedures. A misstatement is defined as false or missing information, whether caused by fraud (including deliberate misstatement) or error. "Material" is very broadly defined as being large enough or important enough to cause stakeholders to alter their decisions. Audits exist because they add value through easing the cost of information asymmetry, not because they are required by law (note: audits are obligatory in many EU-member states).

A financial audit consists of a review of the financial statements of a person or an institution, to determine their accuracy. In the United States, the word “audit” colloquially refers to a tax audit performed by the Internal Revenue Service (IRS). Taxpayers often go to great lengths to avoid being subjected to this type of audit, but a financial audit in the business world is a normal process in the course of year-to-year operations.Businesses,   churches,   and   governments   are   some  of   the   institutions  which   undergo financial  audits.   In   a   typical financial audit,   a   certified public accountant (CPA) reviews and inspects the institution's records of its accounting procedures. This is important, especially for publicly traded companies, because it establishes the credibility of the financial position of the company, as reported by its leaders.The goal of a financial audit is to correct and eliminate what are known as material misstatements. These are any pieces of incorrect or missing information,   that  on   their  own are   large  enough  to  matter,   in   the  sense   that   they  may  significantly   change   the  outside  perception of   the institution’s financial condition.  When   there   is   less   than   a   five   percent   risk   that  material  misstatements   remain   in   the accounting   records, the financial audit has accomplished its task, and the records are released to any interested parties.

Most of the large, publicly traded companies in the world are audited by one of four accounting firms, known as the “Big Four.” These firms perform financial audits in addition to other common accounting tasks such as tax return preparation, among others. Numerous other accounting firms exist which provide auditing services as well.In performing a financial audit, one of the potential obstacles faced by the auditing firm is the need to balance conflicting incentives. Specifically, the firm must correctly and scrupulously audit the records of its client, while maintaining a comfortable business relationship with the client. If the auditing firm finds many discrepancies and makes the auditing process a stressful one for the client, the client may be motivated to look elsewhere for auditing services next time. The accounting firm may face the incentive, in these situations, to be less than strictly honest in the audit, which may lead to a more pleasant experience for the client, who will then bring return business to the firm. These issues must be taken into account as part of the already complex auditing process.

Financial auditing   is   an  accounting  process  used   in  business.   It  uses  an   independent  body   to  examine  a  business' financial transactions  and statements.  The  ultimate  purpose  of financial  auditing   is   to  present  an  accurate  account  of  a  company's financial business   transactions.  The practice is  used to make sure that the company is  trading financially   fairly,  and also that the accounts they are presenting to the public  or  shareholders are accurate and justified.The results of the financial auditing procedure can be presented to shareholders, banks and anyone else with an interest in the company. One of the  main   reasons   for   a financial audit is   to   ensure   that   the   trading   company   is   not   practicing   any   deception.   This   is   the   reason   that   the financial auditing body is an independent third party.

A financial audit is the critical analysis of a business's financial records and documentations. It can be done at any level, from local to governmental. A financial audit or financial profile of the company will be released by the auditor or forensic accountant after completion of the analysis. These financial analyses are usually done by certified public accounting firms and forensic accountants who provide an objective view of the true financial integrity of a company. Audits are intended to show whether a company's financial documentation matches its financial claims. It is not uncommon for a business to employee an internal auditor to monitor financial controls of a company in addition to hiring outside auditors.

Compliance AuditWhat is a compliance audit?

A compliance audit is a comprehensive review of an organization's adherence to regulatory guidelines. Independent accounting, security or IT consultants evaluate the strength and thoroughness of compliance preparations. Auditors review security polices, user access controls and risk management procedures over the course of a compliance audit.

What, precisely, is examined in a compliance audit will vary depending upon whether an organization is a public or private company, what kind of data it handles and if it transmits or stores sensitive financial data. For instance, SOX requirements mean that any electronic communication must be backed up and secured with reasonable recovery infrastructure. Healthcare providers that store or transmit e-health records, like personal health information, are subject to HIPAA requirements. Financial services companies that transmit credit card data are subject to PCI DSS requirements. In each case, the organization must be able to demonstrate compliance by producing an audit trail, often generated by data from event log management software.

Compliance auditors will generally ask CIOs, CTOs and IT administrators a series of pointed questions over the course of an audit. These may include what users were added and when, who has left the company, whether user IDs were revoked and which IT administrators have access to critical systems. IT administrators prepare for compliance audits using event log managers and robust change management software to allow tracking and documentation authentication and controls in IT systems. The growing category of GRC (governance, risk management and compliance) software enables CIOs to quickly show auditors (and CEOs) that the organization is in compliance and will not be not subject to costly fines or sanctions.

1.1 What is a compliance audit? 

An audit is:  

‘a systematic, independent and documented verification process of objectively obtaining and evaluating audit evidence to determine whether specified criteria are met’.  Audit undertaken to confirm whether a firm is following the terms of an agreement (such as a bond indenture), or the rules and regulations applicable to an activity or practice prescribed by an external agency or authority. See also compliance test.

A compliance audit is an operational-style audit that determines if a company is following the rules of an agreement or contract. Companies make agreements or enter contracts for a variety of business purposes. These agreements and contracts are carefully reviewed and audited to ensure no fraud or misstatements exist as the company meets the contractual obligations. Public accounting firms or individual certified public accountants (CPA) may be responsible for conducting the external compliance audit on company contracts and agreements.Public accountants are usually given the contract or agreement pertaining to the compliance audit during a meeting between both parties listed in the agreement. During this audit meeting, accountants will be given specific guidelines on what they should test during the compliance audit. Once the audit is complete, the accountants will meet with both parties and discuss their compliance audit findings. Internal compliance audits may also be required by the contract or agreement between the companies.Companies use internal compliance audits to ensure employees are following the standard operating procedures of a company when fulfilling contractual obligations. Standard operating procedures are implemented to ensure all goods and services produced by the company meet the same standard. Internal audits are usually completed by accounting employees for the purpose of preparing internal documents for management review. Managers use these reports to determine if any changes need to be made in the business operations or if new guidelines need to be implemented.

Compliance Audit Definition

A compliance audit, defined as an audit which serves the purpose of ensuring that a company meets the requirements of an outside governing body, is commonplace in many industries. Any time a company has to meet licensing requirements for a governing body, either governmental or non-governmental, acompliance audit process occurs. This audit is done by either internal or external personnel.

Government AuditingAudit forms an indispensable part of the financial administration and is one of the important organs necessary to ensure the sound functioning of a Parliamentary   Democracy.     It   is   the   main   instrument   to   secure   accountability   of   the   Executive   to   the   Legislature.     Audit   assists Parliament/Legislature in exercising its financial control over the Executive, to ensure that funds voted by the Parliament/Legislature have been utilized for the purpose intended and the funds authorized to be raised through taxation and other measures have  been assessed, collected and credited to the Government properly.

The primary function of audit is to verify the accuracy and completeness of accounts to secure that all revenue and receipts collected are brought to account under the proper head, that all expenditure and disbursements are authorized, vouched and correctly classified and the final account represents a complete and a true statement of the financial transactions it purports to exhibit.   It is the function of audit to verify that financial rules and orders satisfy the provisions of Law and or otherwise free audit objections and the rules & orders are properly applied.

Government Auditing StandardsDefinition

The set of accounting standards for performance audits and financial audits of government agencies, produced by the 

Government Accountability Office. The general standards include independence, due care, continuing professional education, supervision, 

and quality control. These standards are used by auditorsevaluating government offices, and for some audits of the private sector as well.

Operational AuditEvaluation made of management's performance and conformity with policies and budgets. The organization and its operations are analyzed, including appraisal of structure, controls, procedures, and processes. The objective is to appraise the effectiveness and efficiency of a division, activity, or operation of the entity in meeting organizational goals. Recommendations to improve performance are also made. The primary user of an operational audit is management.However, an operational audit is slightly different from a management audit since it concentrates on the organization. Many companies maintain internal audit staffs for the sole purpose of performing operational audits on a recurring basis. For each review, management receives a report from the audit team that will indicate how well the activities are performed, suggest improvements, and offer other conclusions drawn from the work.

Operational audit

Definition

A review of how an organization's management and its operating procedures are functioning with respect to 

their effectiveness and efficiency in meeting stated objectives. For example, a business might perform an operational audit if its senior 

management has become convinced that operational improvements can be made and need to be identified.

Operational auditEvaluation made of management's performance and conformity with policies and budgets. The organization and its operations are analyzed, including appraisal of structure, controls, procedures, and processes. The objective is to appraise the effectiveness and efficiency of a division, activity, or operation of the entity in meeting organizational goals. Recommendations to improve performance are also made. The primary user of an operational audit is management. However, an operational audit is slightly different from a management audit since it concentrates on the organization. Many companies maintain internal audit staffs for the sole purpose of performing operational audits on a recurring basis. For each review, management receives a report from the audit team that will indicate how well the activities are performed, suggest improvements, and offer other conclusions drawn from the work.

Accounting and its role in societyAccounting is concerned with collecting, analyzing and communicating economic information (Atrill & McLaney, 2004, p1). However in order to develop a broader understanding of accounting and the central role it plays in society, we need to consider it from a social perspective.

Individuals in society coexist by establishing relationships with each other. Another way of viewing society is by segmenting it into different groups or arenas, for example the social, economic, organizational and political arenas (Kyriacou, 2007, Lecture 1, p4). In order to function effectively, these different arenas need to communicate and it is accounting information that facilitates this communication. According to Kyriacou (2007, Lecture 1, p5) accounting information serves many important purposes, for example assisting users in making informed decisions, in relation to the effective allocation of scarce resources.

Therefore accounting information can be seen to be a potent influence in society, which affects everybody. This is illustrated by the National Coal Board case (Cooper et al, 1985, p10) were the measurement of accounting profit was used to justify the closure of coal pits, causing an impact on electricity prices, jobs and taxes.

Accounting has a long history and as demonstrated by Hines (1988, p251-261) it is seen as being socially constructed i.e. it is practiced by people for people and therefore it is more of an art rather than a science. Unlike other professions, which have a body of theoretical knowledge to depend on to make decisions, accounting has evolved as a craft with few rules and little to no theoretical knowledge underpinning its practice and function.

Accounting traditionally has played a stewardship role as depicted by Morgan (Morgan et al, 1982, p309) when he uses the image of accounting as a historical record to demonstrate accounting as an extension of the owner’s personal memory. However society and business practices have changed. The growth of global business and the emergence of new sectors such as ecommerce have lead to complex transactions being undertaken. This in turn has unearthed problems of subjectivity and inconsistency in the application of traditional accounting techniques. For example, changes in the nature of business assets to include intellectual property or the use of leasing have lead to the question of how to account for these types of transactions?

This fundamental change has resulted in loopholes in accounting and lead to manipulation and scandals.

In order to minimize loopholes the accounting profession has invested a huge amount of time and money in injecting theory into accounting, in a bid to provide a framework for the application of accounting techniques as well as provide meaning to traditional accounting practices. However as mentioned earlier accounting is an art not a science and so the development of theory though beneficial is problematic in practice.

In this essay I will address more specifically how loopholes in accounting are attributable to the lack of theoretical knowledge and critically evaluate methods used by the accounting profession to implement theory into accounting. In doing so I will be exploring, in particular the development of the conceptual framework, the contributions made by modern accounting theorist and the developments in accounting concepts.

As mentioned previously, accounting has evolved as a craft during a time when society was simplistic. Due to changes in social and economic activity, accounting has been exposed to criticism for failing to be more responsive and adaptable. As a result the profession has moved forward to restore accountings position in society by taking a number of initiatives to implement theory.

So what is theory? According to Wikipedia: (http:/wikipedia.org/wiki/theory, 2007)

“Humans construct theories in order to explain, predict and master phenomena”

Therefore by developing accounting theory it should provide guidance for accountants on how to apply certain accounting practises in certain circumstances.

This leads to the question of how theory is developed? Science is widely considered to have a solid knowledge based on facts. The scientific formulation of theory is derived through the process of inductive reasoning. This process is based on observation and generalizing upon a single observation to derive a law or theory. Once the law or theory is established it can be used to explain and predict through the process of deductive reasoning. Accounting theories such as stock valuation and depreciation have been derived on the basis of inductive reasoning.

However according to Chalmers (1999, p4-5) there are loopholes in developing theory through observation, for example observations can be bias as one may not accurately depict what one actually sees. Also Chalmers argues that our brain interprets what we observe, which depends on knowledge, experience and expectation.

This leads us to believe that accounting theories developed in this way are subjective and further reinforces Ruth Hines’s point that “In communicating reality we construct reality” (1988, p251-261)

One of the major attempts by the accounting profession to minimize loopholes is with the development of the conceptual framework. According to O’Regan (2006, p35) the conceptual framework can be defined as:

“A unified and generally accepted set of theories and principles that provide a foundation from which specific practices and methods can be deduced.”

In other words a conceptual framework can be considered a religious holy book for accounting, containing definitions and concepts that are central to its practice.

The pioneers of the conceptual framework have been the (FASB) Financial accounting standards board. Their progress has encouraged and generated further interest in the conceptual framework, which has lead to the IASC and ASB commissioning there own projects and developing their own version.

However all three conceptual framework publications broadly cover similar ground, which include:

The objectives of financial statements/reporting

The qualitative characteristics of financial information

The definition of elements in the financial statements

The recognition and measurement of an element

Although the conceptual framework project has been a lengthy and expensive process, in my opinion it is a step in the right direction as it provides a foundation for some kind of knowledge base and also reduces loopholes in certain areas. For instance in the elements section key concepts have been defined for example, what constitutes an asset or liability.

Although there are positives that have come from the conceptual framework, in my opinion there are many loopholes still present that enable significant judgement to be exercised. For instance the framework isn’t a standard, so will accountants adhere to it? The true and fair view is considered to be a fundamental aspect of all accounting information, however there is a lack of coverage of issues relating to it. In addition some of the issues covered are too board and non-specific, such as how to measure an element, weather through the historic or cost method?

The loopholes in conceptual framework can be illustrated by the collapse of Kmart, where the blame was partly placed upon problems with FASB’s conceptual framework (O’Regan, 2006, p45).

Prior to the development of the conceptual framework, accounting only had SSAP2‘Disclosure of accounting principles’ to depend on. Developed in 1971 SSAP2 has historically played an integral role in accounting in the absence of other standards (Barden, 2000, p80). Out of the 10 accounting conventions SSAP2 considered the going concern, accruals, consistency and prudence as the fundamental concepts. Although SSAP2 was beneficial to the accounting profession in providing much needed guidance and explanation, there were problems with contradictory concepts. For example, prudence requires judgement and opinion, which conflicts with neutrality (Paterson, 2002, p105). Also the going concern requires accountants to make fundamental assumptions about the future viability of an entity, which contradicts with prudence.However with the publication of the ASB’s statement of principles the SSAP2 was revised and replaced by FRS18 ‘Accounting policies’ in 2000.FRS18 still emphasises the importance on accruals and going concern concepts however prudence and consistency are now considered to be less important. Instead greater importance is given to comparability and relevance, which has largely been driven by the need for users to be provided with relevant information, which is easily comparable. In addition FRS18 goes to some detail in explaining the appropriate application of accounting policies and estimation techniques. However again little attempt is made to define the true and fair view, all FRS18 says that the overriding criteria for applying a certain accounting policy is to ensure that the policy gives a true and fair view (Alexander & Britton, 1993, p238) This is again a matter of judgement and is really based on what ones interpretation of the true and fair view is.

In my opinion FRS18 has been an improvement on SSAP2, but inconsistencies and gaps remain.

The corporate report was another initiative used to address the needs of other stakeholders and move away from the stewardship function of accounting. Published in 1975 the report recommended additional information to be published with the annual report in order to describe a complete picture of an entity’s performance. Some of the suggested statements include a value added statement, employment report and a statement of future prospects. However as suggested by Davis (Davis et al. 1982, p313) when he uses the image of accounting as a commodity, is all this information useful enough to outweigh the cost of producing it? Additionally the proposal to include such statements on future prospects would lead to a vast amount of speculative judgement and opinion.

Accounting theorist and researchers have also played a role in attempting to apply theory into accounting. The use of imagery has enabled theorist to explore the nature of accounting practices, by applying the characteristics of the image in the context of accounting.

Two contributors to the development of accounting theory, through the use of imagery have been David Solomon and Tony Tinker. Solomon was a strong advocate of neutrality in accounting and used images of journalist, speedometer, telephone and cartography to illustrate his way of thinking (Tinker, 1991, p297). He suggests that accountants should be like journalist, reporting the news not making it. Accountants should function like a speedometer, in capturing the real economic speed of an entity. In addition accountants should convey information impartially like a telephone. Solomon further suggests accounting should function like cartography in producing maps of economic reality. These images give us greater insight into how accounting should function in an ideal world.

Tony Tinker however argues against Solomon’s use of metaphors, as being unsuitable and problematic. Tinker suggests that journalists portray reality by disregarding some of the facts and uses the example of the director of Israel broadcasting failing to comply with the journalist’s code of practice (Tinker, 1991, p300). Also according to Tinker (1991, p299): “Solomon’s automotive speedometer analogy poorly reflects financial reporting” and suggests drivers are likely to tamper with the speedometer to avoid being caught out. He also argues that the telephone doesn’t convey thoughts but what people say, which leads to intentional and unintentional bias, as the telephone is selective. Tinker goes on further to criticise Solomon’s cartography metaphor and argues that maps don’t represent facts as there are distortions that effect our behaviour e.g. colour and size (Tinker, 1991, p300).

As demonstrated by Solomon and Tinker no one image captures fully what accounting is all about. In my opinion the different images in the debate provide different perspectives of accounting practices and further introduce newer images to try to overcome contradictions and influence future 

accounting developments. The existence of such debates also represents the problematic nature of accounting and the loopholes in its theoretical development.

In conclusion, accounting has evolved as a craft with no theoretical base, during a time when society and business activity were less complex. However the technological and globalization induced changes that have occurred have resulted in loopholes in accounting being exploited. Much interest in developing a theoretical knowledge base for accounting has gathered pace.

The conceptual framework has been an important milestone that provides accountants with basic tools needed to understand and apply different accounting policies in appropriate circumstances. However the framework lacks in consistency and there is still much room for interpretation and opinion, for example little to know attention is given to the underlying concept of the true and fair view, which is a fundamental loophole.

In addition the transition from SSAP2 to FRS18 has lead to clarification on accounting polices and estimation techniques, however inconsistencies and subjectivity still remains. Accounting theorists have also provided useful insights into accounting through the use of images. However the Tinker and Solomon debate represents in its self a loophole in accounting, as there is a lack of agreement of what function it should play and how accounting practices should be employed.

Overall in my opinion the accounting profession has made significant progress in developing a theoretical base for accounting. Also due to the function of accounting being dependent on the needs of users and there needs being responsive to constant changes in society and economic activity, the accounting theoretical jigsaw is never likely to be complete as when one problem is resolved another appears. Also the need for an independent auditor to verify weather accounting information gives a true and fair view partly demonstrates the subjective nature of the profession and the presence of loopholes. Additionally examples of major corporate collapses such as Refco who concealed millions in debts through related party transactions, had drawn up accounts in the presence of accounting rules and the conceptual framework, which goes some way in reinforcing the fact that many loopholes still exist and are still being exploited.

The Accounting ProfessionAccounting has evolved, as have medicine, law, and other professions, in response to the social and economic needs of society.  For the most part, early accounting dealt only with meeting the financial information needs of a relatively few owners of business enterprises.  As business and society became more complex over the years, the accounting function expanded in order to meet the needs of a variety of interested parties.  The two major users of accounting information may be referred to as internal users and external users.  The management of the entity is an internal user; all other users, such as investors, creditors, labor, and governmental bodies, are external users of accounting information. The different information needs of the various decision makers results in two related, but different accounting reporting systems.  The accounting system used to provide information to the management of an entity is referred to as managerial accounting.   The accounting system used to provide information to external users is referred to as financial accounting.  It should be pointed out that there is not a complete separation between the managerial and financial accounting systems.  The primary accounting records are for the preparation of the financial statements, which are directly or indirectly required by law. Much of the accounting information for managerial decision making comes from those records.  Moreover, management is responsible for the content of financial accounting statements.  Also, management is obviously concerned about the financial statements, since these statements are often used to evaluate management.  In addition, external users would probably want to have much of the economic information referred to as managerial accounting, but such information is not provided externally because it would be available to competitors; hence it is viewed as confidential information.  Finally, the term financial accounting is somewhat misleading because all accounting is financial in that it is stated in monetary terms.

In our society,  the various functions of accounting are performed by accountantsemployed in (1) public accounting, (2) private accounting, (3) governmental accounting, or(4) accounting education.  Members of these accounting fields have formed manyaccounting organizations in attempts to advance, in some way, the accounting profession.A description of the various fields of accounting and the most prominent organizations andtheir publications will now be discussed.

Public AccountingPublic accountants  are those accountants who offer their professional accountingservices, and those of their employees, to the public for a fee.  In addition to performing theauditing function, public accountants also perform two other major services; advisory services and tax services.

Management advisory services (MAS) basically involve the conduct of  a

management consulting practice for clients.  In performing the audit function, the auditoris in an excellent position to obtain an intimate knowledge of the audited company’saccounting procedures and operations.  The auditor is thus in an excellent position to offerconstructive suggestions for improving both the accounting procedures as well as otherfacets of the company’s operations.  The accountant may advise the client in many businessareas including systems design, financial planning, mergers and acquisitions, marketing,forecasting and inventory pricing and control.  Because much of the work goes beyondtraditional accounting matters, the larger public accounting firms have hired specialists forvarious consulting areas.  For example, the accounting firms may hire computer experts,engineers, and mathematicians.The third service provided by public accountants is tax service.  Public accountantsoften are called upon for expert advice regarding the preparation and filing of federal, state,and local tax returns.  The object here is to use legal means to minimize the amount oftaxes paid.  An equally important service is that of tax planning.  Proper tax planningrequires that the tax effect, if any, of every business decision be known fully and understoodbefore the decision is made.

Private AccountingAccountants employed by a not-for-profit organization or a particular business firm,other than an accounting firm, are said to be engaged in industrial or privateaccounting.  More accountants are employed as private accountants than in any otherfield of accounting.Included in the many functions performed by private accountants are the following:Basic Recording and Reporting - involves the recording of transactions andthe periodic preparation of various reports from such recordsBudgeting - involves the preparation of a formal financial plan showing how theentity’s resources are to be acquired and used over a specified period of timeCost Accounting - the phase of accounting that involves collecting,determining, and controlling costs, particularly costs of providing a givenproduct or serviceInternal Auditing - involves the examination of the records and activities of anentity to make sure that management policies, pertaining to accounting andgeneral operations, are being followed throughout the companyInformation Systems Design - the phase of accounting concerned with thedesign and installation of the various aspects of the information systemincluding the nature and flow of accounting forms as well as the manner ofprocessing accounting data (manual, internally computerized, or use of anexternal computer service)Tax Services - involves both the preparation of tax returns and tax planning.

Governmental AccountingAccountants employed by federal, state, and local governments perform the samefunctions as accountants in private business -- basic recording and reporting, budgeting,information systems design, tax services, and internal auditing.  Such services are intendedto aid government officials in directing the activities of their governmental unit.  TheAssociation of Government Accountants is a major organization representing governmentaccountants.

Accounting EducationIn order to obtain qualified government, private, and public accountants there is aneed to properly educate these people.  Accounting educators also contribute to theadvancement of the practice of accounting through their research activities.