From Public Policies to Academic initiatives towards electronic resources access in Brazil: the challenge of overcoming the shortage of resources while ensuring quality in academic research

Janete Saldanha Bach Estevãoe-mail: janete.estevao@ufpr.br

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Government Structure:

The Ministry of Education The Ministry of Science and Technology

The higher education Brazilian institutions: CNPq, Capes e IBICT

Janete

o Portal de Periódicos como uma forma de democratizar o acesso online à informação científica internacional de alto nívelThe creation of Capes Gateway was the way found to democratize the online access to high level international scientific information

Capes Scientific Journals Gateway

Set of databases from commercial scientific publishers

Main facts: 1990`s– The peak of the so called "periodic crisis" (1975-1995), with

increases of up to 1000% in periodicals subscriptions;1990`s – Researchers across the country requested extension of libraries

services, especially at night;1994- CAPES funded journals subscriptions to the Institutions in Brazil. Not

even the investments of US$ 20M/y for 8,000 titles addressed the issue satisfactorily - few institutions received many titles, many received few titles and some did not receive any. Investment remained at US$ 20M/y from 1996 to 2004;

1995 – Commercial Internet in Brazil started via dial-up connection;2000 – Infrastructure in Brazil then becomes sufficient for higher speed

internet to enable download of texts and images;

Origins of Capes Scientific Journals Gateway

Origins of Capes Scientific Journals Gateway

Connection network in 1999

Origins of Capes Scientific Journals Gateway

Connection network in 2002

Main facts:

11/11/2000 – After a set of negotiations with researchers, publishers and university libraries, Capes Gateway is launched with 14 reference databases and 1,800 full-text titles to serve 80 Institutions simultaneously;

2000’s – The collection becomes diversified and Capes Gateway offers in addition to articles, dictionaries, e-books, encyclopedias, theses and dissertations, statistics and audiovisual material;

2005 – The cost is increased to US$ 1.60 on average per article, or R$ 0.30 cents per full page of text;

Origins of Capes Scientific Journals Gateway

The Portal has become the electronic resource with the highest capillarity in the world, covering the entire Brazilian territory;

The Portal also established itself as a unique consortium model in the world, being 100% funded by the Brazilian government;

There are access opportunities for eligible private institutions.

Origins of Capes Scientific Journals Gateway

100 million access

Capes Scientific Journals Gateway

Numbers - 2013

37,000 full-texte-journals

424 Institutions

U$ 70 M/y500+ Databases

Capes Gateway Usage statistics: Evolution of access number

100,944,648 Access - 2013

Chart 1 - Evolution of Capes Gateway access number ( 2004-2013 )Source : Brazil ( 2013c ) .

Capes Gateway Usage statistics: access by State

8% access from Paraná State

Chart 2 - Capes Gateway access by State / Region: 2013Source : Brazil (2014) Geocapes

Capes Gateway Usage statistics: access by universities

37% in State is UFPR’s access

Chart 3 - Capes Gateway access by universities in Paraná: 2013Source : Brazil (2014) Geocapes

Capes Gateway Interface

Capes Gateway features

• Searches per subjects, journal and databases titles and e-books;

• Advanced search with many filters, as well as several options for saving and managing the selected references;

• Alternatives to the researchers to access university restricted content from their home or office;

• Possible to access from mobile devices;

• Training programs for researchers usage and support for librarians;

• A TV channel available 24/7, with interest programming to the academic community, among them training videos in the use of the Capes Gateway or news produced by the institution itself.

The business model of commercial scientific publishers

• Long period for evaluation and publication of articles;• Transfer the copyright to the publisher;• The author and the scientific community need to pay to have

access to the content;• Pressure from funding agencies for the publication of research in

journals of high impact factor, which are controlled by traditional publishers;

• High cost of databases subscriptions that deliver titles packages, some interesting and others not;

• Government and researchers are hostages of an oligopoly market by commercial scientific publishers.

Institutional Repositories

(IRs)

Institutional Repositories: digital collections capturing and preserving the intellectual output of a single or multi-university community (Crow 2002, 4).

Institutional Repositories (IRs) and Scientific and Technological Information (CTI) dissemination

through open access• Started in the 1970s, the open source movement for free

software laid the foundation for the open access movement;• The 1990's mark the beginning of the open access movement,

especially after the Open Archives Initiative in 1999, during the Santa Fe Convention;

• Many declarations and actions of various countries and international organizations have been strengthening the movement;

• Several free and open source software have been created and customized to enable the implementation of IRs;

• Technological standards such as Open Archives Initiative Protocol Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) allowed interoperability of IR systems;

• Many institutions around the world have created their Institutional Repositories;

Janete

o Portal de Periódicos como uma forma de democratizar o acesso online à informação científica internacional de alto nível

Scenario of InstitutionalRepositories in Brazil

• The first institutional repository initiative by IBICT was in 2002 with the creation of the Brazilian Digital Library of Theses and Dissertations (BDTD), at a cost of R$ 4,300,000.00, which offers access to 275,788 theses and dissertations;

• There are 150 registered repositories in Brazil among the institutional initiatives, the leader in South America by holding half of the IRs in the region (312);

• IBICT has developed a simultaneous search tool for research in institutional repositories, called Brazilian Portal Repositories and Open Access Journals (OASIS.Br), which currently offers access to 834,054 documents.

Mandates and policies on Institutional Repositories in Brazil

• Brazilian Manifesto in support of open access to scientific knowledge, launched by IBICT in 2005;

• Institutional policy implemented in the 27 institutions, which benefited from the government funding for implementation of IRs. The policy regulates the deposit on IRs by the researchers based on the mandate immediate deposit / Access (ID / AO).

• Bill PL 1120/2007, filed in 2012 and Bill PL 6702/2013, in course in the house of representatives. Both forecasting for the obligation of public institutions of higher education to implement institutional repositories to hold its academic-scientific output.

UFPR’sInstitutional

Repository.

Federal University of Paraná (UFPR)Historical Building

Federal University of Paraná (UFPR)

• Federal University of Paraná (UFPR) was established in 1912 being the oldest in the country:

Santos Andrade Square after 1926 - Photo: Historical Archives ACS

UFPR Campuses

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Federal University of Paraná (UFPR)At a glance

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Federal University of Paraná (UFPR) Institutional Repository (IR)

The UFPR's Institutional Repository and Its Visibility

• Federal University of Paraná (UFPR) created its IR in 2004;• Used Dspace to RI and Open Journal System (OJS) for scientific

journals. It was the first Brazilian university to implement the OJS;

• Used the OAI-PMH protocol and Dublin Core for metadata;• It took a year for the project to be implemented until the first

upload of digital objects;• Server acquisition and software customization costs of US$ 25,000.00;• UFPR’s IR is placed on Web Repositories Ranking: 3rd National

place, 5th place in Latin America and 69th in the world;• Accessed in more than 150 countries between 03/2012 and

02/2013.

The business model of Institutional Repositories

• The scientific output is immediately available to other researchers;

• There is no charge or other access barrier;• It includes peer review as well; • Free alternatives of impact measures (impact factor) are

being consolidated;• There are availability of open source technologies,

methodologies, communities that promote development and maintenance of large-scale systems on the Web;

• Low cost for implementation;• The scientific output, which was sponsored with

government funds, is returned to the public free of charge.

Final considerations

• There are two major challenges in Brazil : policy and mandate instruments for institutional and national levels, as well as the construction and updating of an integrated IRs network;

• The access to scientific and technological information, which is crucial for the development of a country, has always been expensive, especially for developing countries;

• The credibility and visibility provided by the academic output would no longer be accredited to the private companies for profit, but for the institutions supported by the public investments that enabled the research and the researchers themselves;

• In Brazil, despite of the efforts by IBICT, the political lack of interest undermines the possibility of regulation in this area;

• IRs develop collections with scientific resources and, consequently, information services in a sustainable manner at a low cost, two indispensable elements for Latin America countries.

Links

Janete Saldanha Bach EstevãoFederal University of Paraná (UFPR) Applied Social Sciences LibraryAv. Prefeito Lothário Meissner, 632 Jardim Botânico - Curitiba/PRPhone: +55 41 3360-4352 janete.estevao@ufpr.br

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ESTEVAO, Janete S. Bach. 2015. “From Public Policies to Academic initiatives towards electronic resources access in Brazil: the challenge of overcoming the shortage of resources while ensuring quality in academic research”. In Seminar on the Acquisition of Latin American Library Materials, 60, 2015, Princeton - USA. Proceedings... Princeton: SALALM, 2015. 34 slides.

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