UNIVERSIDAD TECNICA DE

MANABI

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

CATEDRA:

Sistematización Contable Y Financiera

CATEDRATICA:

Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano

ESTUDIANTE:

Casquete Burgos Maryuri Carmen Castro Intriago Jennifer María Miranda Espinales Stefany Narcisa

Moreira Macías Karen Gabriela Nieto Valle Luciana Isamar

Ponce Wieringa Adriana Margarita Suarez Santana Andrea Elizabeth

Zamora Chávez Tatiana Monserrate

NIVEL:

Séptimo “B”

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los inicios de la

historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma

escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los

formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el

registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los

formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un

deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar

evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregado, luego de ser

validada por el cajero en señal de conformidad.

Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el

trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría

de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una empresa, son

plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos

por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y

transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas

en forma electrónica. Por ejemplo las bolsas de valores transan las operaciones no llegan a

conocerse personalmente.

Una de las características de la oficina del futuro y hasta de la actual, es la tendencia a

eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las

transacciones: formularios computarizados.

Los formularios no desaparecerán de las oficinas ni de las empresas, pero su uso deberá

minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones.

El objetivo del presente capitulo es el estudio de los formularios y su utilización en la

organización.

10.1 IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Imagínese por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10

empleados, comparada con una de 3000 empleados. Como puede suponer, en la primera

empresa la complicación de controlar la información no representa mayores

inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello no resulta trivial. Esta comparación nos

hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para

controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que

indican la necesidad de implantar el control de los formularios, estas son las siguientes:

Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.

Autorización en el cuerpo del formulario que no se entienden.

Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo:

fecha, persona que inicia la transacción o autorización.

Falta de pre numeración.

Formularios con espacios reducidos o inadecuados.

Errores en el llenado de formularios, debido a la mala explicación de los campos.

Formularios no codificados.

Poca estética en el diseño de las formas.

Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.

Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las

formas. Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables

para cada una de ellas.

Área de efectivo

Área de compras e inventarios

Área de personal

Área de distribución y comercialización

AREA DE EFECTIVO

El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe

llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o

disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de

operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que

recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por

inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de

dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los

desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar

al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.

Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar el

beneficio que se espera de los mismos. Algunos de los formularios comúnmente usados

para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:

Vales de caja

Recibos de caja chica

Reposición de fondo fijo

Orden de pago

Arqueo de fondos fijos

Planillas de deposito

Avisos de cheques devueltos

Movimiento diario de caja

AREA DE COMPRAS E INVENTARIOS

La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el

manejo de compras e inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder

determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las

adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores

condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e

inventarios, deben ser los siguientes:

Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad

adecuada y en la oportunidad que se requiere.

Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.

Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios son los

siguientes:

Requisición de materiales

Órdenes de compra

Entradas al almacén

Salidas del almacén

Tarjetas de inventario

Notas de entrega de mercancía

El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este

documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las

necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio. Una vez que la

requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al

departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen autorización de

acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.

El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe

especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del

bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para

procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra, este pre

numerada y se controle sus correlatividad en forma minuciosa. Otra información que debe

contener una orden de compra, es la referencia a la unidad solicitante.

Al igual que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar autorizadas por

personas competentes para ello. Típicamente un formulario de orden de compra debe estar

aprobado por el jefe de compras y uno o dos gerentes de mayor nivel a este. Cuando la

orden de compra es emitida, una copia de esta debe ser enviada al departamento o almacén

encargado de recibirla, según sea el caso. Este control permitirá a través del formulario de

orden de compra, recibir únicamente bienes o servicios con base en una autorización

previamente aceptada. Al recibir el bien o servicio, la orden de compra debe tener algún

tipo de identificación de recibida. Un aspecto que debe ser tomado en cuenta, es el referente

a la distribución de la orden de compra. Normalmente esta distribución es la siguiente: el

original va al proveedor, la primera copia es enviada al departamento que emitió la

solicitud de material, la segunda copia, al correlativo de control de órdenes de compra

emitidas y la última copia al departamento responsable de recibir la orden de compra.

Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento encargado, deben

emitirse las conformaciones de recepción que correspondan. La conformidad de lo recibido,

generalmente, es capturada mediante algún formulario, normalmente en el informe de

recepción el cual refleja toda la información referente a la recepción del bien o servicio

requerido y sus correspondientes conformidades. Esta conformación debe ser comparada

con la orden de compra que corresponda, para así asegurarse que el bien o servicio recibido

este acorde con lo solicitado.

AREA DE PERSONAL

Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el área de

personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de

personal, son los siguientes:

Recopilar toda la información referente a los datos del personal

Procesar los ingresos y egresos del personal

Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal

Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de

carrera del personal.

En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los

siguientes tipos de formularios:

Solicitud de empleo

Ficha del trabajador

Recibo de pago

Planificación de vacaciones

Contrato de trabajo

Evaluación del personal

Requisición de personal

Liquidación de prestaciones

Control de asistencia

Tarjeta de tiempo

AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION

Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos,

está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y

posteriores a la misma.

Los formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben

cumplir con los siguientes objetivos:

Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas

Controlar el proceso de facturación

Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes

Cumplir con el manejo de las políticas de inventario

Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los

inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la

custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos formularios

que deben ser llevados en esta área:

Notas de entrega de mercancías

Factura

Orden de pedido

Transferencias entre almacenes

Cotizaciones

Reporte de vendedores

Arqueo de facturas

Cuando se procede al envió de los productos solicitados por los clientes, las facturas

pueden ser enviadas junto a las mercancías, o en fecha posterior. Cuando la factura no es

enviada junto a los productos, es práctica común el anexar un formulario de nota de entrega

de mercancías. Este formulario es un documento sin valor comercial, por lo que no puede

ser utilizado para el registro de alguna operación. Cuando la factura es entregada junto a los

productos, deben establecerse controles fuertes sobre la entrega de tales documentos, ya

que son la única prueba y soporte que tiene una compañía para hacer exigibles sus cuentas

por cobrar.

10.2. TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIO

Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño

de formulario. En esta sección, se expondrá una serie de herramientas que ayuda a mejorar

el proceso para diseñar estos formularios.

Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común

que se deba aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.

Características de los formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere

diseñado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo

momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste el

procedimiento en que se ha utilizado. Las características mínimas que debe tener todo

formulario son las siguientes:

Sencillez en su diseño

Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico

El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma

secuencia en la cual se generaba los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control

interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforme un informe de

recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una

obligación.

Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos

que manejan la información que contienen los mismos.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto/beneficio, se deben

establecer formularios pre numerados.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y /o

autorizaciones.

Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se

pueda lograr una identificación y asociación del formato a una función o área

específica y se indique la última fecha de revisión.

Clasificación de los formularios

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

Simples.- Son aquellos documentos que están presentados por una sola forma y que

no poseen copias anexas. En algunos casos tales como los depósitos a una cuenta de

ahorro, requieren una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta

correspondiente. Las cartas con membrete de una empresa, son otro ejemplo de este

tipo de formularios.

Compuestos.- Poseen más de una hoja y son elaboradas con base en un formato

predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de

este renglón podemos distinguir los siguientes tipos:

De bloques

Talonario

Juego listo o snap out

Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

Para originar una acción.- Tienen el objetivo de iniciar el proceso o

procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la

emisión de una requisición de materiales pueden dar origen a la emisión de una

orden de compra.

Para registrar una acción.- Están orientados a guardar información que puede ser

consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde

el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Ejemplos típicos de este tipo de formularios, lo presentas las hojas de vida del

personal o las planillas de solicitud de emplea.

Para informar resultados.- Son aquellos que son usados para mostrar cifras o

análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de este tipo de

formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las instituciones

financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de los resultados del

análisis de la situación financiera, o de resultados del solicitante del crédito.

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

Manuales.- Son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir,

no interviene el elemento máquina para su confección.

Semimecanizados.- Se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un

elemento máquina como un computador o una máquina de escribir.

Mecanizados.- Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora,

tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

Diseño de formularios

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios

deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos

involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

Facilidad para su relleno

Reducción de las posibilidades de error

Estética

Reducción de costos

De los principios antes mencionados algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es

común que en la práctica sean pasados por alto al momento de elaborar o diseñar un

formato.

Antes de analizar cada uno de los principios, primero analicemos las partes que comprende

un formulario.

Encabezado.- El encabezado de un formulario se encuentra siempre en la parte

superior y debe contener el menos: el título, número y fecha de elaboración del

formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales

como observaciones o lugar de emisión.

Cuerpo principal.- Contiene la información principal y relevante para procesar el

formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de producto,

unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente

indispensables

Observación.- Esta área debe contener cualquier Información que se considere

necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la

información contenida en el formulario.

Autorizaciones.- son los campos reservados para que las personas involucradas

evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.

Una vez vistas las partes del formulario pasaremos a explicar los principios que rigen en su

elaboración, y que fueron nombrados anteriormente.

Facilidad para su relleno:

La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diseño

de los campos solicitados. El espacio de los acampos de entrada de un formulario

debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados. La falta de espacio hace

que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente. En este sentido, existen

ciertas técnicas básicas para no incurrir en este tipo de errores. En la figura 10-5 se

muestra un ejemplo de los diferente rellenos que pueden encontrarse al analizar un

formulario.

Dentro del principio de seguridad en el relleno los formularios deben tener un

espacio suficiente, de tal forma que la estructura del formato se facilite. Por

ejemplo, el espaciado para un formulario que será llenado con una máquina de

escribir debe ser distinto al que será hecho a mano, o del que se rellenara con una

computara. En la figura 10-6, se muestra un ejemplo de espaciado incorrecto y otro

de espaciado correcto, para un formulario que será elaborado manualmente. Nótese

que en el caso incorrecto el espacio entre línea es muy reducido lo cual dificulta el

relleno del campo.

Otro de los aspectos que debe tomarse en cuenta en el diseño de formulario, es

El referente a él orden en el cual es requerida la información. Una de la fallas más

frecuentes en la elaboración de formularios, es el mal diseño de estos en cuanto a

que la información a plasmar esta solicitada en un orden diferente al cual se genera

o se debe rellenar; esto se debe a que un procesamiento, siempre debe existir una

secuencia lógica en el proceso de generación de la información. En cuadro 10-1 se

da una comparación entre la secuencia lógica y la erada, con respecto a la

información en un comprobante contable.

Además de la características anteriores, un formulario puede llevar instrucciones

para su relleno, estas pueden se r hechas en distintas posiciones de los campos de

relleno. En la figura 10-7 se muestra un ejemplo de las distintas variantes de campo

de relleno para un campo de un formulario.

Otro de los principios en el relleno de la formas, es el establecimiento de diferentes

facilidades para el uso de los formularios. Por ejemplo, una de las primeras

características es la legibilidad de la información. Los campos que tienen

información de guía, deben estar claramente definidos y establecido. De esta forma

la lectura que se vaya a efectuar debe ser hecha de una manera fácil. Este principio

se basa en que la información contenida en un formulario tiene dos formas:

Fija-. Es la que viene impresa en el formulario y que debe sestar claramente

establecida.

Variable-. Es aquella que es suministrado por cada una de las personas involucrada

en su elaboración. La información impresa en un formulario debe ser clara y

comprensible por si sola. Esta característica ara que el relleno del formulario se

facilite.

Reducción de la posibilidades de error

Toda organización debe establecer controles que reduzca las posibilidades de error.

Los errores en michos caso, se originarán por la falta de análisis. en el aspecto

relacionado con el formulario las posibilidades de cometer errores se reducen

cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios, esto es , que no se

recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de

su llenado.

Otras de las características que deben tomarse en cuenta al momento del diseño lo

formularios ese referente a la separación entre columna y líneas utilizadas. En la

figura 10-8, se muestra una serie de línea que pueden ser utilizadas para el rallado

de formulario.

Las línea se miden en puntos de máquinas de escribir, un punto de medida equivale

a 0,35 mm.

Un último aspecto que debe tenerse en cuenta para la elaboración de los formularios

es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su

correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se

requiere que la respuesta de la persona que esta rellenándolo se a cerrad es decir,

que se solicite una solo respuesta a las varias alternativas que se presenten. En la

figura a10-9, se muestra un ejemplo de este tipo de respuesta

Estética

Básicamente, este principio establece que un formulario debe tener una buena

apariencia física a y esta dependerá de varios factores a considerar, entre los cuales

tenemos:

Diseño

Reproducción

Política de imagen empresarial

En este sentido aspectos como el color de las copias de los formularios y los tipos

de letras utilizadas, son importantes desde el punto de vista del usuario de los

mismos.

Reducción de costos

Este principio, tan importante como los anteriores, establece que los formularios

deben elaborarse a un mínimo de costos y que al mismo tiempo, cumplan con todas

las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón debe tomarse en cuenta el

análisis que s e desprende delos formularios para tomar decisiones s de mejorar,

combinados o eliminar los formularios.

10.3 DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS

Cuando una organización crece, se hace sumamente indispensable e importante, al llevar a

cabo un plan para el diseño de un sistema de formularios.

SISTEMA DE FORMULARIOS.- Un sistema de formularios comprende todos los

formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita,

a través de los documentos en la organización, para diseñar un adecuado sistema de

formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:

Inventario de formularios

Análisis de formularios

Clasificación de formularios

Codificación de formularios

Veamos con detalle en qué consisten cada una de estas etapas.

INVENTARIO DE FORMULARIOS

El primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar

una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista

de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran diseñados formalmente,

como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una

evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán

relacionarse. Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parámetros de

clasificación:

Por áreas o secciones

Por tamaños

Por cualquier característica física

Formales e informales

POR ÁREAS O SECCIONES.-

Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la

estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base en la

estructura de la organización.

POR TAMAÑOS.-

En este caso la clasificación corresponde a una característica física de los documentos, en

cuyo caso deberán clasificarse por sus dimensiones.

POR CUALQUIER CARACTERISTICA FÍSICA.-

En general, se consideran características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o

no partes desprendibles.

FORMALES E INFORMALES.-

Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso, posean algún tipo de código y

al menos sean reimpresos, se consideran formales; por el contrario, todos aquellos que

fueron hechos en papel y lápiz, deben ser clasificados como informales.

Bajo cualquier esquema de clasificación, debe obtenerse al menos, dos ejemplares del

formulario en uso, uno sin llenar y el otro, con la información que quedaría una vez

procesada la información.

ANÁLISIS DE FORMMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una

manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un formulario consta

de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:

Información impresa o fija

Información variable o para rellenar

En la figura 10-10, se muestra un ejemplo de comprobante de egreso, con una serie de

campos de ingresos y otros variables.

FIGURA 10-10 Ejemplo de formulario de comprobante de egreso.

Supongamos que un análisis para conocer el número de personas que intervienen en el

llenado del comprobante, indicó que son las siguientes:

Auxiliar de tesorería, quien inicia el relleno del formulario y llena los siguientes

campos:

COMPROBANTE

DE EGRESO N°

CHEQUE N° BANCO FECHA

PEGADO A

POR CONCEPTO

CODIGO DE LA

CUENTA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

OBSERVACIONES FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO

Nombre:

Firma:

C.I.

R.I.F.

PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR CONTABILIZADO

AUXILIARES DIARIO

- Cheque N°

- Banco - Fecha

- Pagado a - Por concepto

- Observaciones - Preparado por

Supervisor de tesorería, el cual de la primera aprobación en el casillero de:

- Revisado por

Tesorero, el cual aprueba el pago, y firma en:

- Aprobado por

Beneficiario el cual, una vez recibido el pago, da su señal de conformidad de pago

en:

- Nombre

- Firma - C.I. O R.I.F.

Auxiliar contable, quien codifica todas las operaciones en:

- Comprobante de Egreso N°

- Código de cuenta - Descripción

- Debe - Haber

Transcriptor de datos, el cual graba la transacción en el sistema contable:

- Contabilizado auxiliares

- Contabilizado diario La descripción anterior constituye un análisis de un formulario, desde el punto de vista de

las personas involucradas en su llenado. Cuando se analiza un formulario, pueden

encontrarse situaciones en las cuales sólo una persona llena y aprueba la información del

formulario, en este sentido puede observarse en la figura 10-11, que el análisis planteado va

más allá de incluir el tiempo que se lleva el llenar el formulario y calcular el porcentaje de

cada una de las personas.

Análisis del llenado de Formularios Fecha -----/-----/-----

Formulario

Personas Responsables

Auxiliar de

tesorería

Supervisor de

Tesorería Tesorero

Beneficiar

io

Auxiliar

contable

Transcriptor

de datos N° Usado Totales

Comprobant

e de Egreso

1.Cheque

N°

2. Banco

3.Fecha

4.Pagado a

5.Por

concepto

6.Observaci

ones

7.Preparado

por

1.Revisado

por

1.Aprob

ado por

1.Nom

bre

2.Firma

3.C.I. o

R.I.F.

1.Compro

bante de

Egreso N°

2.Codigo

de cuenta

3.Descrip

ción

4.Debe

5.Haber

1.Contabili

zado

auxiliares

2.Contabili

zado diario

N° de

campos que

lleno

% de

campos

Tiempo total

% de tiempo

Análisis y comentarios:

FIGURA 10-11 Análisis de relleno de campos de un formulario

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los

procedimientos a los cuales están asociados, por ello algunas preguntas que deben

plantearse son las siguientes:

¿Existe necesidad del formulario?

¿El número de copias es el apropiado?

¿La forma se encuentra duplicada?

¿Los campos impresos están claramente explicados?

¿El nombre de la forma se corresponde con su contenido?

¿La información está orientada lógicamente?

¿El tamaño del formulario es el apropiado?

¿La impresión de la forma es nítida?

¿El formulario se encuentra codificado?

¿Los campos tienen el espacio adecuado para ser rellenados?

Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe

conducir a una de las siguientes decisiones:

Formas que deberán eliminarse

Formas que deben combinarse

Rediseño de una forma

Creación de una forma

Continuación de la forma

DECISION INDICADORES DE DECISION

Formas que deberán eliminarse

Normalmente cuando se toma esta decisión, los

formularios involucrados no agregan ningún valor al proceso al cual están relacionados. La prueba más

concluyente es quitar el formulario del proceso y evaluar si el mismo puede continuar sin el uso de la forma; en caso de ser afirmativa la respuesta, la decisión

debe ser su eliminación.

Formas que deben combinarse

Cuando se decide combinar formas, es porque existe una duplicidad de información en diferentes formularios, por lo que esta es la mejor decisión. Por

esta razón, deberán listarse todos los conceptos que aparecen en los formularios y establecer la necesidad o

no de cada uno. Al final surgirán campos que quedaran, otros que serán sustituidos y tal vez, nuevos campos que serán adicionados.

Rediseño de un formulario

El rediseño de que un formulario puede surgir por varia

razones, algunas de ellas se mencionan a continuación: Espacio insuficiente para el relleno de

información. Falta de campos para autorizaciones. Campos que nunca son utilizados.

Falta de pre numeración o campos que son llenados encima de otros.

Creación de una forma

Muchas veces el primer indicador para tomar esta

decisión lo constituyen los formularios hechos con papel, lápiz, una regla y la fotocopiadora como imprenta. Este síntoma denota la falta de existencia de

un adecuado programa de formularios, por lo que pude ser una señal del nacimiento de una nueva forma. Antes

de tomar tal decisión, debe evaluarse si realmente es la decisión correcta o si por el contrario, el rediseño de otros formularios seria la decisión, acertada. El mejor

indicador consiste en la buena utilización del formulario seria la decisión acertada. El mejor indicador consiste en

la buena utilización del formulario a través de todas las características y técnicas explicadas.

CLAIFICACION DE FORMULARIOS

La clasificación de los formularios, es un proceso por medio del cual se efectúan una

agrupación de los formularios con base en un criterio específico. La clasificación de los

formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios. Algunos de estos pueden ser:

Organigrama de la empresa

Grado de intervención de un computador

Su tamaño

Su propósito

El número de copias

Combinaciones de los anteriores

CON BASE EN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Unas de las formas más sencilla de clasificación de los formularios, lo constituye el tomar

en cuenta los organigramas de la empresa. De esta forma, podemos tener formularios

clasificados por cada una de las tareas en la estructura de la organización.

CONTRALORIA

TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS

GENERALES

Órdenes de

pago.

Formato de

cheque.

Recibir de

cobro

Relación de

pagos.

Boucher

Nota de

debito

Nota de

crédito

Conciliación

bancaria

Solicitud de

servicios.

Diseño de

registros.

Reporte de

procesos.

Recepción

de llamadas.

Informe de

recepción.

Salidas de

materiales.

CON BASE EN EL GRADO DE INTERVENCION DE UN COMPUTADOR

En este esquema, los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un

computador por su elaboración, tal como se estudió previamente en la primera etapa.

CON BASE EN SUS TAMAÑOS

Cuando se clasifican los formularios, bajo este esquema, las medidas se establecen basadas

en las normas emitidas por el ISO, organismo internacional para la normalización. También

las medidas en un formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho como

de alto. Algunos ejemplos son:

TAMAÑO MEDIDA

Corta 3 ½ X 11 Pulgadas

Oficio 3 ½ x 14 Pulgadas

Sobre 4 1/8 x 9 ½ Pulgadas

CON BASE EN SU PROPOSITO.

Cuando clasificamos los formularios con base en su propósito, estos deben ser ubicados

tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados. De esta manera podemos tener

formas para:

Registros contables

Efectuar solicitudes

Comunicar ordenes

Análisis

Elaboración de informes

Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables.

CON BASE EN EL NÚMERO DE COPIAS.

En este caso los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base en las

copias que contiene cada formulario.

CODIFICACION DE FOMULARIOS

Una vez que las formas son calificadas, estas deben ser codificadas con base en los métodos

estudiados en el capítulo 9. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son:

Métodos nemotécnicos

Métodos de boques

Métodos alfanuméricos

En la figura 10.13 se muestra un ejemplo de codificación de formularios utilizando un

esquema de clasificación basada en el organigrama de la empresa y una codificación de

bloque.

Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe

conducir a una de las siguientes decisiones.

Formas que deberán eliminarse

Formas que deben combinarse

Rediseño de una forma

Creación de una forma

Continuación de la forma

CONTRALORIA

SERVCIOS

GENERALES

SISTEMAS CONTABILIDA

D

TESORERIA

Órdenes de

pago OP-0201-

001.

Formularios de

cheque CH-

0201-002.

Recibo de cobro

RC-0201-003

Reelección de

pago RP-0201-

004

Boucher BC-

0202-001

Nota de

débito NB-

0202-002

Nota de

crédito NC-

0202-003

Conciliación

bancaria CB-

0202-004

Solicitud de

servicios SS-

0203-001

Diseño de

registro DR-

0203-002

Reporte de

procesos RP-

0203-003

Recepción

de

llamadas

RL-0204—

001

Informe de

recepción

IR-0204-

002

Salidas de

materiales

SM-0204-

003

En el cuadro 10-2 se muestra un resumen de esta decisiones y de los indicadores de la

decisión

También es conveniente agregar la fecha en el formulario, es decir, la fecha de su última

revisión, por ejemplo RP-020-004 (Rev.08/94). De esta forma sabemos si estamos

utilizando un formulario actualizado o si es necesario revisarlo, en razón a que no ha

recibido modificaciones en mucho tiempo.

RESUMEN DEL CAPITULO

Desde los inicios de la historia, el hombre ha tenido las necesidades de expresar sus ideas y

pensamientos escritos de forma tal, que puedan ser entendidos por un gran número de

personas. De esta necesidad no se escapa el mudo de los negocios, que además requiere

manejar la información con rapidez; por esta razón, surge los formularios.

Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro,

control y/o procesos de las operaciones de una entidad.

Podemos distinguir varias áreas en las empresas e identificar formularios para cada una de

ellas:

Área del efectivo

Área de compras e inventarios

Área de personal

Área de distribución y comercialización

DISEÑO DE UN FORMULARIO CONTABLE.

Uno de los formularios que es utilizado con mayor frecuencia en el área contable, es el

comprobante de diario. Un comprobante de diario es el documento por medio del cual se

detallan todos los movimientos, tanto débitos como crédito, que son grabados en el sistema

de Contabilidad. Los campos que al menos debe contener un comprobante de diario son:

Fecha de comprobante

Numero de comprobante

Descripción del comprobante

Código de cuenta

Monto al debe

Monto al haber

Observaciones

Elaborado por

Aprobado por

Gravado por