FORMAT SURAT RASMI Surat rasmi mempunyai struktur yang mengikut turutan untuk membantu penerima surat memahami perkara yang hendak disampaikan oleh penulis, dan memberikan respons terhadapnya . Tidak ada satu format standart yang dikeluarkan untuk digunakan oleh semua pihak.

Secara umum, perkara yang perlu ada dalam format surat rasmi adalah seperti berikut: Alamat pengirim Garis panjang melintang Nama dan alamat penerima Tarikh Panggilan hormat penerima Perkara / tajuk Perenggan pertama Perenggan isi Perenggan penutup Pengakuan pengirim Tandatangan pengirim Nama penuh pengirim Salinan

ALAMAT PENGIRIM Ditulis dengan lengkap Sudut atas sebelah kiri Bagi surat yang menggunakan kepala surat, alamat pengirim biasanya telah siap bercetak Maklumat pengirim yang lain ditulis di sudut sebelah kanan (nombor telefon, faksimile)

Contoh :Razak Ahmad 12, Jalan Ubi Taman Keladi Putih 47000 SG. BULOH atau Razak Ahmad 12, Jalan Ubi Taman Keladi Putih 47000 Sg. Buloh SELANGOR DARUL EHSAN atau (tulisan kepala surat) PEJABAT PENGHULU MUKIM KALUMPANG 44100 KERLING KALUMPANG HULU SELANGOR Tel : 03-xxxxxxxx Faks : 03-xxxxxxxx

GARIS PANJANG MELINTANG Dibuat dari kiri ke kanan selepas menulis alamat pengirim NAMA DAN ALAMAT PENERIMA Di sebelah kiri, di bawah garisan melintang Nama penulis ditulis penuh Berserta jawatan dan alamat lengkap Nama & alamat penuh penerima ditulis di sebelah kiri selepas nombor rujukan & tarikh surat yang ditulis di sudut kanan.

TARIKH Sebelah kanan (sebaris dengan baris akhir alamat penerima) *Nombor rujukan surat -ditulis di sebelah atas tarikh -diletakkan di bawah garisan melintang sebelah kanan Nama bulan huruf besar sepenuhnya Contoh :(bahagian alamat pengirim) 47000 SUNGAI BULOH 1 JULAI 2010

PANGGILAN HORMAT PENERIMA Ditulis di bawah nama & alamat penerima selepas melangkaui satu baris kosong. Selepas menulis panggilan hormat penerima, tanda koma diletakkan. Panggilan hendaklah sesuai dengan status penerima. Contoh : Bagi penerima yang terdiri daripada orang biasa, ditulis Tuan / Puan. Rujukan hormatnya : Yang Berbahagia. Bagi mereka yang mempunyai gelaran, rujukan hormatnya Yang Berbahagia , Yang Dihormati. Bagi tokoh politik yang bertaraf wakil rakyat, rujukan hormatnya Yang Berhormat / Yang Amat Berhormat(bagi ketua menteri/menteri besar/perdana menteri)

PERKARA / TAJUK Ditulis di bawah panggilan hormat penerima selepas melangkaui 1 baris kosong. Jika menggunakan : 1)Huruf besar - tidak perlu dihitamkan dan digariskan dibawahnya. 2)Huruf kecil - Setiap awal perkataan hendaklah dimulakan dengan huruf besar & digariskan -Jika dihitamkan, maka tidak perlu digariskan. Tidak perlu noktah pada akhir ayat Contoh : 1) Permohonan Jawatan sebagai Kerani 2) PERMOHONAN JAWATAN SEBAGAI KERANI 3) Permohonan Jawatan sebagai Kerani

PERENGGAN PERTAMA / PERENGGAN PENDAHULUAN Dimulakan dari tepi surat tidak dijarakkan Tidak diletakkan nombor Contoh : Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. PERENGGAN ISI Bermula dari tepi surat Diletakkan nombor disertai noktah Bermula dengan nombor 2. Permulaan ayat dijarakkan sedikit dari nombor. Contoh : _________________(pendahuluan surat) 2. Sehubung dengan perkara tersebut ...

PERENGGAN PENUTUP Bermula dari tepi surat sejajar dengan perenggan pertama. Tidak perlu diletakkan nombor PENGAKUAN PENGIRIM Ditulis di sebelah kiri selepas melangkaui dua baris kosong Selepas perenggan penutup Slogan / moto disertakan (sebelum pengakuan pengirim) Merupakan ungkapan yang bersesuaian dan diletakkan tanda koma pada akhir frasa. TANDATANGAN PENGIRIM Diletakkan di bawah pengakuan pengirim Sebelah kiri surat Garisan boleh diletakkan / ditinggalkan ruang dua hingga tiga baris kosong (untuk membolehkan pengirim menurunkan tandatangannya)

NAMA PENUH PENGIRIM Ditulis dengan huruf besar sepenuhnya dalam kurungan Di bawah tandatangan Di bawah nama , dicatatkan jawatan / kenyataan perwakilan jika berkaitan. Contoh :(SULAIMAN BIN ISA) Jawatan Nama institusi

SALINAN Sekiranya surat tersebut perlu dihantar kepada pihak yang lain sebagai salinan, maka penerima salinan bolehlah melangkaui dua / tiga baris di bawah jawatan pengirim. Salinan disusun mengikut kekananan. Salinan diperlukan untuk rujukan penerima tertentu Dapat dijadikan bahan bukti pengiriman sekiranya berbangkit masalah kemudian. Diperlukan sebagai rujukan pihak kedua dan ketiga . (terutama bagi surat jenis permohonan kerja / aduan) Contoh : s.k.:Pengetua atau Fail persatuan atau Pengerusi PIBG

PENGGUNAAN KATA GANTI NAMA DIRI a) kata ganti nama diri pertama b) Kata ganti nama diri kedua c) Kata ganti nama diri ketiga

a) Kata ganti nama diri pertama Saya jumlah tunggal Kami dan kita jumlah jamak Jika surat ditujukan kepada : Orang yang mempunyai gelaran diraja seperti Tengku, Tuanku dan Raja saya Raja yang memerintah seperti D.Y.M.M. Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong, Sultan dan Permaisuri - patik

b)Kata ganti nama diri kedua Berkait dengan beberapa perkara seperti jantina, umur, pangkat, status & hubungan penulis dengan penerima. Panggilan umum yang digunakan ialah tuan dan puan. Tuan dan puan boleh digunakan kepada mereka yang berjawatan doktor, profesor, haji, hajah dan sebagainya.

Penggunaan panggilan kehormat boleh digunakan :Contoh penggunaan Tuan/puan Yang Mulia Tengku Yang Berbahagia Tan Sri/Puan Sri/Datuk/Datin Yang Berhormat Mulia Yang Amat Berhormat Datuk Seri Perkara Profesor, Doktor,Pengarah,Haji,Hajah Orang yang mempunyai gelaran diraja Tan Sri, Puan Sri, Datuk, Dato , Datin Wakil rakyat yang mempunyai gelaran diraja Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri

c)Kata ganti nama diri ketiga beliau -merujuk kepada sesiapa sahaja, sama ada yang bergelaran / tidak. Mereka jumlah yang ramai Tuanku dan Seri Paduka raja yang memerintah

Membezakan surat kiriman rasmi dengan surat kiriman tidak rasmi

Frasa penanda Surat Rasmi

Berbeza mengikut jenis surat

Antara beberapa frasa penanda berserta contoh: a) Penanda makluman - Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa - Seperti yang tuan sedia maklum b) Penanda Matlamat - Untuk pengetahuan tuan, tujuan surat ini adalah untuk c) Penanda Penamat - Sekian, terima kasih. d) Penanda Pendapat - Pada pendapat saya, cadangan tuan itu e) Penanda Penghargaan - Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

f) Penanda Penyertaan Bersama-sama ini saya sertakan g) Penanda Perintah Tuan diingatkan supaya membawa bersama-sama h) Penanda Perwakilan bagi pihak jabatan ini, saya mengucapkan i) Penanda Permintaan Tuan diminta melaporkan diri pada j) Penanda rujukan Berhubung dengan perkara di atas k) Penanda Sambungan Lanjutan daripada surat saya yang bertarikh l) Penanda sebab-musabab Oleh sebab kelewatan tersebut, kami m) Penanda sikap - Pihak kami mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan

PENGGUNAAN BAHASA - penggunaan ayat pasif lebih diutamakan daripadaayat aktif / jenis ayat-ayat lain - Ayat pasif timbulkan suasana lebih formal mengutamakan objek dalam ayat pelakunya tidak perlu dinyatakan biasanya digunakan dalam surat rasmi jenis permohonan Contoh : Merujuk kepada perkara di atas, saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan sebagai

Kesalahan / kesilapan bahasaSALAH Permohonan ini dipanjangkan BETUL Permohonan ini dikemukan

Sila atur supaya

Sila uruskan supaya

Adalah dengan ini saya memaklumkan Kami berterima kasih kerana mendapat kerjasama tuan .

Dengan ini saya memaklumkan

Kami berbesar hati mendapat kerjasama sepenuhnya daripada pihak tuan.

Contoh Surat rasmi Surat rasmi berbentuk permohonan

RUJUKAN http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksu rtrasmi.htm Siri Pengajian dan Pendidikan Utusan, Bahasa Melayu , Dimensi Pengajaran dan Pembelajaran Siri pendidikan guru , Bahasa Melayu 1

SEKIAN, TERIMA KASIH