Sourcing Negotiation Pending Ad‐hoc Approvers Path

Nilesh Goyal, ERP Solutions ArchitectHillsborough County Gov. (BOCC) FL

Speaker• Nilesh Goyal

• ERP Solutions Architect‐ Hillsborough County (BOCC)‐ FL

• Certified PMP• 16 years of techno‐functional experience in Oracle EBS

•Oracle Purchasing, Sourcing, Inventory, HR, Order Management, ASCP

•Workflow, OAF, PCG, Kewill*, More4Apps*, Loftware*

* Third party software

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Enterprise Solutions and Quality Assurance‐ improve efficiency of County operations by providing innovative and quality solutions.

‐ serve as an internal advisor and system support provider to the County’s services such as public safety, transportation, human services, etc.

‐ streamline processes and maximize the use of Oracle ERP system (Oracle EBS), BI and Kronos.

‐ new initiatives such as SLM, Contracts Management, Project Management/Project Planning and Control

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Agenda•Business Statement•Problem Impact•Probable Solutions•“The” Solution Details•Illustration•Installation Steps•Q&A

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Business Statement

No way to look at pending approvers in worklist notification for a negotiation approval in R12.1.3 currently.

• Can “only” view award approval history.

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Business Statement

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Proc Buyer   Department Manager  Department Director  Risk Manager  Contracts Manager  Attorney  Proc Coordinator  Proc Director  CIO  Commissioner

Problem Impact

Imperative for high dollar and visible negotiations to know the future approval path.

Approval goes through procuring departments, risk management, procurement services, attorneys, senior management including Board members.

Cycle time running into weeks.

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“Other” Probable Solutions

•Attach screen shot of ad‐hoc approver list to the approval•quick and dirty• require multiple clicks•person dependent

•Use AME •pre‐defined logic

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“The” Solution Details

Sourcing award approval workflow (PONAWAP.wft) modified. 

• Custom function/package added between “Valid Next Approver” and “Notify Approver”  to fetch list of pending approvers.

• Updated “Notify Approver” notification message to include the above list.

• Updated “Remind Approver” notification message to include the above list.

• The approver list is formatted to blend with the standard Oracle LAF

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“The” Solution Details

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“The” Solution Details

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“The” Solution Details

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“The” Solution Details

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Installation steps

•Back up existing ponawap.wft in $PON_TOP/import/US.

•Move and compile the updated ponawap.wft using WFLOAD. (make sure to click on preserve the customization check box)

•Compile the function plsql package using apps. 

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Questions

20Nilesh Goyalgoyaln@hcflgov.net