fase completa

UNIVERSIDAD CAPITAN GENERAL GERARDO BARRIOS

TEMA:

PROYECTO EN COMERCIAL “SAN JOSE”

FACULTAD:

CIENCIA Y TECNOLOGIA

CATEDRA:

GESTION DE PROYECTOS INFORMATICOS

CATEDRATICO:

LIC. YOBANY FLORES QUINTANILLA

INTEGRANTES:

MANUEL ALFREDO SEGOVIA AMAYA

JOSE TRINIDAD NOLASCO REYES

FECHA DE DEFENSA DEL PROYECTO:

DOMINGO 17 DE JUNIO DEL 2012

INTRODUCCION:

EL PRESENTE TRABAJO, CONSISTE EN EL ESTUDIO Y/O ANALISIS DEL SOFTWARE DEVENTAS DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS DE UNA COMERCIAL, CON LA CUAL NOSENFOCAREMOS EN CONOCER LAS ACTIVIDADES (TAREAS) QUE SE DESARROLLA ENDICHO SOFTWARE, PARA PODER DETERMINAR COMO ESTA ESTRUCTURADO Y/ODESARROLLADO PARA TOMAS DE DECISIONES.

OBJETIVOS GENERALES:

DETERMINAR Y CONOCER LAS DIFERENTES ACTIVIDADES Y/O TAREAS QUETIENE DICHO SOFTARE.

DESARROLLAR Y BRINDAR TECNICAS DE DESARROLLO PARA UN MEJORCONTROL.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

ANALIZAR Y CONOCER LAS HERRAMIENTAS QUE POSEE DICHO PROYECTO.

BRINDAR ASESORIA Y AYUDA DE DICHO PROYECTO.

JUSTIFICACION:

EL PRESENTE TRABAJO TIENE COMO OBJETIVO PRINCIPAL EL ESTUDIO Y/OANALISIS DEL SOFWARE DE VENTAS DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS DE UNACOMERCIAL, TAMBIEN DETERMINAR EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES Y/OTAREAS, CONOCER LAS HERRAMIENTAS, LAS TECNICAS QUE IMPLEMENTANENTRE MUCHAS COSAS MAS.

ALCANCES:

MEJORAR DICHO PROYECTO PARA UN MAYOR Y MEJOR CONTROL DEINFORMACION.

BRINDARLE ASESORIA Y AYUDA A LOS USUARIOS FINALES QUEINTERACTUEN CON EL SOFTWARE.

LIMITACIONES:

FALTA DE TIEMPO PARA PODER REUNIRNOS CON TODO EL GRUPO.

1-ANALISIS DE LAS NECESIDADES

Perdida de datos: Evitar perdida de información.

Daños físicos al equipo: Cuido y protección de equipo informático.

Cambios y/o actualizaciones de tecnología: Deben adelantarse a actualizarse

antes las diversas competencias que existe; estar a la par de la tecnología.

Personal Adecuado para manipular el software: Manejo adecuado del

software.

Protección de equipo con buen antivirus, firewall etc.: Seguridad y protección

del equipo informático.

Reglamentos: Reglas establecidas por la empresa; respeto, responsabilidad,

puntualidad etc.

Equipo Informático: Físicamente un equipo de computación completo.

Mobiliario Adecuado: Equipo de Oficina en Buen estado y cómodos.

2-ESTUDIO DE LOS REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Perdida de datos: Se refiere a la protección y evitar la perdida de

información, tanto como la base de datos y el software.

Daño Físico al equipo: se refiere a la protección del equipo tanto

informático y recursos de papelería, evitando exponerlo a exceso de

calor y humedad.

Cambios y/o actualizaciones de tecnología: El software tiene que estar

debidamente actualizado para que compita con otras empresas; y que

posea tecnología de punta para que sea una empresa eficiente y de

calidad.

Personal Capacitado para manipular el software: El personal debe

estar altamente capacitado para manipular el software con

conocimientos claros y precisos para que no sea mal usado el software.

Protección del equipo con buen antivirus, firewall etc.: Para que el

software este protegido y seguro a robo y fuga de información se

deberá instalar un paquete de seguridad para que este actualizado y

funcionando siempre correctamente.

Reglamentos: Los trabajadores deberán atender y cumplir las órdenes

que su jefe les imparta, además de mantener un trato respetuoso hacia

sus superiores y compañeros.

Equipo informático: Contar con un equipo informático adecuado,

completo y en buenas condiciones, que nos ayude al manejo apropiado

del software.

Mobiliario Adecuado: las condiciones óptimas que requiere; deacuerdo a las necesidades de espacio que requiere el desarrollo deactividades; mobiliario en buen estado, cómodos y que permitan alpersonal sentirse bien.

3-MODELO DEL PROCESO

PROTECCION DE DATOS

CAPACITAR A LOS USUARIOS

ACTUALIZAR CON TECNOLOGIAEL SISTEMA

PROTEGER LOS EQUIPOSINFORMATICO Y LOSMOBILIARIOS.

ADMINISTRADOR

ANTIVIRUS, FIREWALL, ETC MANUALES Y VIDEOSDEMOSTRATIVOS

RED, SEGURIDAD DIGITAL, ETC UPS, NO EXPONERLOS AL SOLY/O AGUA

4-CALENDARIO DEL PROYECTO

Nombre del

proceso

descripción Fecha de

inicio

Fecha de

finalización

Observaciones

PROTECCION DEDATOS

Respaldar y

proteger la

información.

26/03/2012 30/03/12 Se trabajara por horas

toda la semana por

motivos de trabajos y

estudio.

CAPACITAR ALOS USUARIOS

Asesorar y

orientar a los

usuarios para

una buena

manipulación

del sistema.


toda la semana por


estudio.

ACTUALIZARCONTECNOLOGIA ELSISTEMA

Hacer que el

sistema sea

competitivo y

de calidad

para los

usuarios.


toda la semana por


estudio.

PROTEGER LOSEQUIPOSINFORMATICO YLOSMOBILIARIOS.

Resguardar el

equipo, para

que no sufran

daños ya sea

por el sol y/o

la humedad.


toda la semana por


estudio.

11

FASE I FASE II FASE III FASE IV

Organización delproyecto.

Análisis de lasnecesidades

Estudios de losrequerimientos del

proyecto.

Diseño delcalendario del

proyecto.

Modelo de proceso.

EstructuraOrganizacional.

Roles yresponsabilidades.

Planes de obtenciónde recursos.

Métodos,herramientas y

técnicas.Plan de gestión de

presupuesto.

Planes de gestión deitinerario.

Alcance delproducto.

Objetivos yprioridades

administrativos.

ProcesosAdministrativos.

Procesos Técnicos.

Documentación delsoftware.

Plan de gestión decalidad

Planificación de lasactividades del

trabajo.

Definición de lasactividades y

alcances.

Itinerario de lasactividades.

Presupuesto deactividades.

Recomendaciones.

Conclusiones.

Plan de gestión deriesgos.

Plan decontingencia.

Plan de gestión delos recursos.

Anexos.

Bibliografía.

5-ESTRUCTURA GESTION DE PROYECTOSINFORMATICOS

12

6-ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES RESPOSABILIDADES

GERENTE Encargado del control lógico y orden del almacén

JEFE Encargado de la comercial

ADMINISTRADOR Encargado del área de software

CONTADOR Encargado del área financiera

USUARIO Encargado de manipular el software

PROGRAMADORES Encargado del mantenimiento de software(cada cierto tiempo)

13

PROCESOS TECNICOS.

Son procedimientos que permiten que la empresa sea puesto en servicio; esto incluye la adquisición, la selección, el registro y marcado, la

clasificación, la catalogación, la preparación física y el ingreso de materiales de la comercial “San José” de la ciudad de san miguel.

ALCANCES DEL PRODUCTO.

Lograr el liderazgo en el mercado en el salvador.

Se analizan los riesgos inherentes al mismo; para evitar desestabilizar el mercado.

Lograr la rentabilidad proyectada; para la recompra de acciones al termino del proyecto.

Lograr el procesamiento de datos de una forma sistematiza para un mejor control de todos los procesos que se realizan en la comercial

“san José”.

Sistematizar procesos.

Capacitar al personal para el manejo del control de ventas en la empresa.

14

MANUAL DE FUNCIONES.

El manual de funciones de la comercial “san José” contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones

de la unidad administrativa. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y

participación; en el que se encuentran registrada claramente la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades

administrativas facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno.

La conciencia de los empleados y en sus jefes que en el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas; requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución; auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento de la capacitación del personal. Sirve para el análisis o revisión de los

procedimientos de un sistema.

15

OBJETIVOS.

Objetivo General:

Controlar las actividades de administración de una unidad de la comercial “san José”, elaborando e interpretando las herramientas contables,

tales como: registros, estados de cuenta, estados financieros, presupuesto y otras necesarias para garantizar la efectiva distribución y

administración de los recursos materiales y financieros.

Objetivos Especificos

Determinar el puesto y las funciones del personal.

Precisar las actividades para el gerente y sus empleados.

16

Servicio que

le

corresponde

Puesto Objetivo del

puesto

Función

general

Función especifica

Administrador Gerente

general

Velar por

todas las

funciones de

mercadeo y

ventas de la

empresa

Realiza las

gestiones y

trámites

pertinentes

necesarios

para la

realización de

las actividades

de la empresa.

Programar,

dirigir y

ejecutar todos

los servicios

que ofrece la

empresa en

general.

Apoyar el

desarrollo de

las actividades

de capacitación

de los

empleados

Garantizar

con

Desarrollar

con eficiencia

Encargada de

recibir

llamadas y dar

17

Secretaria de

logística

Secretaria

oportunidad y

calidad, los

bienes y

servicios que

requieren los

usuarios.

y eficacia las

acciones

pertinentes

para gestionar

oportunament

e el suministro

de los bienes

y/o servicios

requeridos por

los clientes.

información a

los clientes.

Asistir a

reuniones de

planeación y

coordinación

Encargada de

elaborar cartas,

informes,

solicitar

cotizaciones y

realizar

compras

Vendedores

auxiliares

Vendedores

Asumirá la

responsabilid

ad de

estrategias

para vender.

Pronosticar la

demanda de

un producto

promoción y

diseños de

publicidad

Desarrollar y

aplicar

procesos de

venta y

servicio.

Elaborar y

diseñar bienes

18

y servicios

Establecer y

aplicar

estrategias de

ventas.

Seguridad Vigilante

Encargada de

velar por el

orden y

seguridad de

la empresa.

Efectuar

rondas

permanentes

por los

ambientes de

la empresa

para

garantizar la

seguridad

Proteger las

instalaciones.

Controlar los

vehículos que

entran y salen

del

establecimiento

de la empresa.

Colaborar en

cualquier

eventualidad.

19

METODOS, HERRAMIENTAS Y TECNICAS.

Proceso Método Herramientas Técnica

Procesos Operativos.

La información es un factorimportante e indispensable en elsistema de la comercial “san José”,esta se debe de manipularsecorrectamente y a la vezalmacenarse debidamente.

Administración de instalaciones físicas.

Local Físico:

Para tener un buen proyecto esnecesario una buena infraestructurade la comercial “san José”, contarcon un buen espacio, que losequipos estén en un lugar seguro,

Programa para conocerlos precios de losproductos

Sistema para llevar elcontrol del producto.

Conocer los productosde existencia

Determinar losproductos que sevenden mas

Base de datos para el

Realizar una bitácoras deactividades

Realizar visitasperiódicamente paraconocer cómo trabaja elproyecto.

Determinar y corregir loserrores que se presenten

Evaluar el terreno.

Buscar proveedores paramobiliario y equipo de

20

etc.

Espacio y Mobiliario:

Para que los usuarios y clientesestén satisfechos con el local, sedeberá de tener mobiliarioadecuado y un buen espacio paradesplazarse de un lado a otro.

Iluminación:

Para que los usuarios del sistemapueda trabajar correctamente, sedeberá de colocar protectores depantallas a los monitores para queno les afecte los reflejos de luz.

Seguridad Física del Local:

Se deberá de proteger el localcontra incendios, inundaciones yotros percances de la naturaleza.

Suministro Eléctrico:

Método de cascada pura

almacenamiento.

Conectar en red para unmejor procesamiento deinformación.

Proteger el sistema conun buen antivirus.

Que exista una buenailuminación en el lugardel proyecto.

Colocar alarmas ycámaras de seguridad ypersonal de seguridad

computo

Cotizar precios demobiliario ycomputadoras.

Equipar el local(mobiliario equipo, aireacondicionado,iluminación)

.

21

Se verificara que el sistema eléctricoestén en perfectas condiciones paraevitar un incendio o daños aequipos.

Respaldo de datos:

Este es uno de las actividades másimportantes en el proyecto, respaldary recuperación de datos, ya que si elsistema llegar a fallar, podemosacudir a recuperar la información.

Equipo de cómputo:

Adquirir equipo adecuado para lautilización del sistema de lacomercial.

Procesos administrativos:

Este proceso es indispensable eimportante, ya que permite hacerun conjunto de actividades paraobtener un mejor control del

Planificación deactividades

Organizar al personal

Realizar planeación de lasacciones que se tiene querealizar.

22

proyecto.

Procesos de ejecución.

Conlleva a producir, coordinarpersonar o recursos y gestionarproductos o servicios del proyectosegún los requisitos establecidos.

Proceso de seguimiento y control.

Este proceso no muestra losavances del proyecto y controla sufuncionamiento por medio de uninforme.

Método de cascada pura

Asignarresponsabilidades a laspersonas involucradasen el proyecto.

Capacitación al persona

Hacer formularios para llevarun control del funcionamientode las diferentes fases delproyecto.

Capacitar al personal parala protección yalmacenamiento dedatos.

Poner en práctica elreglamento establecidolos encargados delproyecto

Evaluar los conocimientosadquiridos en lacapacitaciones al personal

Verificar la aplicación delreglamento

24

PLANIFICACION DE LAS ACTIVIDADES DEL TRABAJO

Planificación de las actividades:

La planificación del trabajo significa pensar y descubrir qué hacer en el futuro, comenzar y mejorar su capacidad de

generación de ingresos; Planificar cada una de las acciones que se realizaran en el proyecto,, por lo tanto, implica entre

otras cosas, el diseño de cada una del proceso que tiene este, así se logra un desarrollo correcto y exitoso.

En este paso quedan todas actividades que se tienen que hacer para poder logra llevar a cabo el proyecto y así se logra dar

un orden estructurado de cada una de los procesos y actividades.

25

Definición de actividades y alcances:

N◦ Actividad Alcance Observaciones

1 Administrar con el

dueño de la empresa,

el mantenimiento de

Infraestructura de la

empresa.

Dar mantenimiento

apropiado a la

infraestructura de la

empresa.

2 Realizar presupuesto

para la adquisición de

materiales si la

infraestructura necesita

reparación.

Contar con material en

caso de ser necesaria

una reparación de

infraestructura.

3 Cotizar con diferentes

proveedores.

Localizar los mejores

precios de los

productos.

4 Seleccionar el

proveedor.

Encontrar un proveedor

que tenga buena

calidad en los

26

productos; a si con

precios accesibles para

la adquisición de los

productos.

5 Capacitación del

personal.

Conocer todo lo

relacionado a la

empresa.

Itinerario de las Actividades:

No. FechaInicio

Fechafinal.

Actividades Observaciones

1 01-04-12 30-05-12 Establecer la fuente de ayuda si es

necesario el mantenimiento de la

infraestructura de la empresa.

2 01-06-12 30-06-12 Darle una buena administración al

presupuesto para el desarrollo del

proyecto.

3 03-07-12 30-07-12 Contactar varios proveedores.

27

4 10-08-12 25-08-12 Definir un proveedor específico para la

compra de los productos de la empresa

y siempre contar con otras opciones.

5 01-09-12 05-09-12 Estar pendiente de que la empresa

estén funcionando como se había

pactado.

6 06-10-12 01-10-12 Realizar revisiones en el trabajo en el

caso de darle el mantenimiento de la

infraestructura a la empresa.

7 01-05-12

02-08-12

01-11-12

Programar capacitaciones para el buen

desarrollo del personal hacia a la

empresa.

Presupuesto de Actividades.

N◦ ActividadCosto de actividad

1. Mantenimiento de la infraestructura de la

empresa.

$1,000.00

28

2. Personas que han sido contratadas para

trabajar en la empresa (mensual).

$2,000.00

3. Realizar la compra a proveedores de

productos (equipo informatico, vigilancia,

seguridad, muebles, etc)

$5,000.00

4. Programaciones de capacitaciones

(Material a usar, refrigerios, capacitador)

$300.00

Total: $8,300.00

29

CONCLUSIONES

EL PRESENTE TRABAJO REALIZADO, HEMOS CONCLUIDO QUE LA COMERCIAL “SAN JOSE” CONTARA CON UN

PROYECTO EL CUAL MEJORARA EN UN 75 % DE SU CALIDAD, YA QUE NO CONTABA CON UNA BUENA PLANIFICACION

TANTO DEL DISEÑO DEL SISTEMA, CONTRUCCION, PERSONAL CAPACITADO, SEGURIDAD, ENTRE OTROS.

TAMBIEN QUE DICHA COMERCIAL ESTARA EN UN NIVEL ALTO DE COMPETITIVAD, YA QUE LA MEJORA QUE SE HA

HECHO, PODRA COMPETIR CON OTRAS COMERCIALES E INCLUSO SER MEJORES QUE ELLOS.

30

RECOMENDACIONES.

1- HACER BUEN USO DEL PLAN DE TRABAJO.

2- CAPACITAR AL PERSONAL SOBRE EL PLAN DE TRABAJO.

3- HACER UNA VISITA CADA 3 MESES PARA VER SI EXISTE ALGUN PROBLEMA.

4- HACER UN MANTENIMIENTO MENSUAL EN EL SOFTWARE.

5- HACER UNA COPIA O RESPALDO DE LOS DATOS CADA 15 DIAS.

6- INSPECCIONAR QUE NO EXISTA PROBLEMAS CON EL SISTEMA ELECTRICO.

7- PEDIR ASESORIA CUANDO SE NECESITE.

31

BIBLIOGRAFIA:

LIBRO “GESTION DE PROYECTO” DE STEVE MCCONNEL

fase completa

Documents

Transcript of fase completa