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UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA CALI

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

DAVID ISAZA SERNA

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

2013

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ESTUDIO Y ANALISIS DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA DISINDE S.A.S.

DAVID ISAZA SERNA

Cod 1095806

ESTUDIO Y ANALISIS DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA DISINDE S.A.S.,

PRESENTADO COMO OPCIÓN DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE:

ADMIINISTRADOR DE NEGOCIOS

LUIS FERNANDO CRUZ

DIRECTOR TRABAJO DE GRADO

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

2013

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TABLA DE CONTENIDO.

1. AGRADECIMIENTOS. ..................................................................................................... 4

2. HISTORIA .......................................................................................................................... 5

3. INTRODUCCION. ............................................................................................................. 9

4. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................. 10

5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ........................................................................ 12

6. ARBOL DE PROBLEMAS............................................................................................. 14

7. CAUSAS. ......................................................................................................................... 14

8. OBJETIVOS. ................................................................................................................... 16

9. DESARROLLO ............................................................................................................... 17

10. METODOLOGIA ......................................................................................................... 27

11. ANEXOS ...................................................................................................................... 28

12. CONCLUSIONES. ...................................................................................................... 35

13. BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA. ............................................................................. 36

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1. AGRADECIMIENTOS.

Primero que todo, quiero agradecer a mis padres que depositaron toda la confianza en mí,

a mi tío, quien ha sido forjador de el gran presente que me acoge y el futuro venidero,

agradezco a mi novia quien me apoyo y ayudo en todo lo que pudo, y en especial a mi

tutor de trabajo de grado Luis Fernando Cruz, que con su paciencia, una de sus grandes

virtudes, aun sabiendo de que me podría ausentar mucho por mi trabajo, confió en mí y

pudimos sacar adelante este trabajo.

Gracias a la Universidad de San Buenaventura de Cali, y a los excelentes profesores que

trabajan en ella que hicieron de mí una persona de bien, emprendedora, y con bases muy

sólidas de mis conocimientos.

Gracias a la empresa DISINDE S.A.S. por permitirme trabajar en ella y abrirme sus

puertas para realizar mi trabajo de grado acerca de ella, a las personas a las cuales me

acerque y me recibieron con las brazos abiertos para resolverme cualquier duda o

inquietud y por ayudarme también a sacar este proyecto adelante; gracias por las largas

horas que invirtieron enseñándome e informándome acerca del estado de la compañía,

agradezco al gerente, y al personal que me tendió la mano cuando lo necesite.

Gracias a la Universidad San Buenaventura de Cali por enseñarme cosas tan esenciales

para la vida como el compañerismo, a esmerarme para forjar un buen futuro, a crecer

como persona y como profesional.

Este arduo proceso de mi crecimiento profesional, hoy no finaliza, pero esta etapa cierra

con muchas satisfacciones, las experiencias vividas en la Universidad de San

Buenaventura de Cali y todos sus aprendizajes; estoy inmensamente agradecido, porque

aunque no fui, en los primeros semestres un estudiante ejemplar, hoy me doy cuenta que

cada profesor que lucho, que me califico mis estudios, hicieron que cada día quisiera

mejorar, y hoy recolecto los frutos de esos sucesos de mi vida. Doy gracias por último, a

mis compañeros de estudio, a todos los que depositaron una semilla en mi vida y dejaron

huella positiva en ella.

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2. HISTORIA

Los inicios de esta empresa se remontan a mediados del año 1987, época en la que el

gerente y dueño de la compañía hoy llamada DISINDE S.A.S., trabajaba en una peletería

y comenzó a generar una idea de negocio que fuera muy rentable y le permitiera tener

ingresos constantes y crecer como empresario. Junto con algunos familiares y su novia,

actual esposa, reunieron un capital no muy grande, el cual en un principio invirtieron en el

negocio de venta de cassettes, obteniendo muy buenos resultados durante dos años,

consiguiendo aumentar el capital y tener lo suficiente para realizar una inversión en un

negocio con mucha más demanda y un mercado más amplio, fue ahí cuando surgió la

idea de crear un almacén de venta de ropa y calzado llamado Novedades Marlex.

Novedades Marlex ofrecía a sus clientes mercancía comprada en Maicao, población

cercada a Valledupar, y que en la época había sido declarado zona de libre comercio, por

lo cual no existían aranceles, permitiéndoles ofrecer precios muy cómodos y llamativos de

toda la mercancía; con este mecanismo de trabajo lograron tener buenos ingresos que

invirtieron en el traslado del almacén a un gran centro comercial ubicado en el centro de la

ciudad, en el cual tenían una bodega en la que podían almacenar hasta 1000 prendas,

ventaja que no poseían antes.

Después de varios años de permanencia en dicho negocio, el fundador de Marlex y dos

amigos cercanos comenzaron a analizar que la comercialización de ropa había

incrementado en un nivel muy alto y que de alguna manera los ingresos del negocio

habían llegado a un punto quieto, por lo cual al ver que la competencia estaba vendió

poco o nada de artículos deportivos, decidieron incursionar es este mercado en especial

pero sin dejar de lado la venta de ropa. Al realizar este cambio en el tipo de oferta que

tenían, instantáneamente fue visible el incremento en ventas, comercializando en un

principio tenis deportivos y guayos, demorándose menos de un mes en recuperar el

capital invertido en la compra de la mercancía de tipo deportiva, por esta razón decidieron

dedicarse de la comercialización de este tipo de mercancía ya que sobrepasaba en nivel

de ventas de 10 a 1 a la venta de ropa.

Con la decisión tomada y capital invertido de lleno en artículos deportivos, tuvieron éxito

inminente, creció el negocio, pudiendo así incursionar en las ventas al por mayor, y muy

poco tiempo después comprar el local que habían en un principio alquilado. Al cabo de un

tiempo y gracias al auge del negocio, pudieron adquirir otro local en el centro comercial,

que también fue un éxito en ventas por la novedad de la mercancía que ofrecía y la

diversidad de precios que manejaba.

Al enfrentarse a un mercado ya mucho más masivo y grande, los tres socios decidieron

cambiar a la compañía de nombre y dividirla en dos ramas, una que comercializara

guayos, artículos para fútbol, micro fútbol, baloncesto, raquetas de tenis, ropa deportiva,

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entre otros, y otra que vendiera solamente zapatos deportivos, sus nombres

correspondientes fueron ImportDEPORT y DISINDIE.

Los dos almacenes siguieron con su cadena de éxito generando muy buenos ingresos,

además de contar con grandes clientes que les compraban mercancía al por mayor, esto

les permitió incrementar el número de tiendas, donde ya no solo se vendían productos

nacionales sino también productos importados.

En el año 1997 y con un total ya de cuatro tiendas en operación y muy buenos resultados

en ventas, los tres socios decidieron disolver dicha sociedad, en la cual uno de ellos como

parte de lo que le correspondía recibió la empresa DISINDE S.A.S., objeto de estudio del

presente trabajo.

En la actualidad DISINDE S.A.S. cuenta con alrededor de 26 tiendas de calzado, una

marca propia registrada desde el año 2008 llamada ATIX, una franquicia de la marca

mundial de calzado CROCS y la más reciente adquisición U.S POLO ASSN, marca que

trabaja con la alta costura y calzado de excelente calidad.

Desde un comienzo, la compañía se ha interesado en la sector comercial y el rendimiento

óptimo de sus ventas, tanto al por mayor como al por menor en las tiendas propias de la

empresa. Puede decirse que un gran porcentaje del éxito de DISINDE S.A.S. ha sido la

buena gestión de compras y sus procesos y criterios de selección, ya que en esta radica

que lo adquirido sea demandado, no en su totalidad, con lo cual el margen de error sigue

presente.

Como una estrategia para ganar protagonismo dentro del mercado y en el área de ventas,

la empresa importa anualmente cerca de dos millones de pares de calzado, con base a

las tendencias de moda americanas y europeas, con el fin de innovar, generar impacto y

no solo cumplir con necesidades del cliente sino también sobrepasar sus expectativas,

teniendo tres factores muy importantes: buena calidad, modelos atractivos y un precio que

en la mayoría de los casos es cómodo para el consumidor.

DISINDE S.A.S. tiene 4 marcas comerciales distribuidas en todo el país para

comercializar sus productos. Dichas marcas responden a atributos de mercadeo en los

cuales se busca segmentar los clientes, ofrecerles variedad de productos, calidad en la

mercancía y aprovechar las tendencias de acuerdo a la moda, sus características

pictográficas y psicosociales, y su perfil de compra. De acuerdo a estas características se

definieron las siguientes marcas:

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ATIX STORE:

Disinde tiene una marca propia nombrada anteriormente que es ATIX, y el 70 % de

unidades totales se fabrican en china, el 30% restante se realiza o se fabrica en

Colombia, el 100 % de las tiendas especializadas en multi-marcas venden como marca

insignia ATIX, adicional a esto, la mayoría de las tiendas tienen el nombre de ATIX. Con

ella interactúan hombres y mujeres, jóvenes y adultos, de estratos 3 al 5 en zonas de alta

rotación comercial, entre los 18 y 60 años, profesionales o estudiantes, quienes buscan

buena atención, excelente ubicación, gran servicio al cliente y la posibilidad de encontrar

tanto el calzado deportivo y casual como los accesorios deportivos acordes a su estilo.

Específicamente ubicados en centros comerciales y zonas céntricas de las ciudades, Atix

Store, intenta innovar en conceptos de atención y calidad, diferenciación y estatus. La

variedad de las marcas unida a la moda y gustos culturales son la base comercial

generando un estatus de gusto, diseño y estilo para los clientes.

XTEAM STORE:

Xteam nació como un concepto diferenciador donde se puede encontrar calidad a precios

económicos, con ella interactúan hombre y mujeres, jóvenes y adultos, de estratos 2 al 5

en zonas de alta rotación comercial, entre los 18 y 60 años, profesionales o estudiantes,

quienes buscan buena atención, excelente ubicación, gran servicio al cliente y la

posibilidad de encontrar tanto el calzado deportivo y casual como los accesorios

deportivos acordes a su estilo. Específicamente ubicados en centros comerciales y zonas

céntricas de las ciudades, Xteam Store, intenta innovar en conceptos de calidad y bajos

precios en sus productos.

CROCS

Hace algún tiempo, esta empresa estuvo luchado para poder concretar y adquirir una

franquicia de la marca mundial CROCS, cuya distribución es muy difícil de adquirir, lo cual

en un principio no fue posible, pero desde hace pocos años, pudo hacerse dicha

vinculación y se inició la apertura de tiendas según el régimen de la franquicia. Desde ese

momento comenzó a analizarse si Colombia era receptiva a esta nueva marca y concepto

de calzado, los resultados que se obtuvieron fueron positivos, por esta razón las ventas

empezaron a crecer paulatinamente y DISINDE S.A.S. ha mantenido desde entonces

variedad de modelos manteniendo el concepto de la marca.

CROCS es una marca comercial internacional, importada desde PANAMA, con la cual se

tiene franquicia comercial en las zonas de Valle del Cauca (excepto Cali), Nariño, Cauca,

Huila, Risaralda, Quindío, Meta y Casanare.

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Crocs, Inc. es una empresa que diseña, produce y vende calzados para hombres,

mujeres, niños y niñas con la marca Crocs™. En Colombia existen varias zonas de

distribución en cabeza de distintos distribuidores con exclusividad, por lo cual Crocs, no

se puede manejar nacionalmente sino solamente en las zonas autorizadas las cuales son:

Ciudades intermedias de Nariño, Huila, Valle del Cauca, Risaralda, Quindío, Meta,

Casanare. Adicionalmente Crocs trabaja en marca compartida con Atix en 8

establecimientos de la empresa.

Según la variedad de los clientes la empresa ha desarrollado almacenes tipo CORNER,

en los que se conjugan características similares de dos segmentos del mercado, por esto

en Colombia la empresa DISINDE S.A.S. tiene ocho Corner´s que combinan las marcas

Atix Store y Crocs dentro de un mismo espacio.

U.S POLO ASSN

DISINDE S.A.S. ha incursionado también en un nuevo concepto desarrollado para suplir

las necesidades de los clientes en calzado fino para dama y caballero, ropa con diseño,

elegancia, calidad y estilo, ubicada en un sector estrato 5 de la ciudad; esta tienda se

especializa en distribuir lo mejor de la marca U.S POLO ASSN y tiene como target las

jóvenes entre los 15 y los 65 y mujeres adultas entre los 15 y 50 años, niños de todas las

edades, de estratos 5 y 6, que buscan además de elegancia y distinción con un servicio

de calidad, personalizado y de gran afinidad.

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3. INTRODUCCION.

La economía actual está caracterizada por múltiples fluctuaciones inesperadas en todos

sus ámbitos, esta situación no solamente afecta a los gobiernos de cada país generando

deudas cada vez más grandes y retos cada vez mayores, sino también a sus habitantes y

a su industria.

La actual es una época de cambios repentinos en materia económica y comercial, las

noticias mundiales y nacionales dan informes de preocupación por el futuro venidero y

evidencian ansiedad e incertidumbre por las consecuencias que la crisis económica

mundial acarreará; además de esto, las expectativas son inciertas ya que realizar una

predicción de cómo será el próximo año y los siguientes, resulta imposible entre tantas

fluctuaciones1.

La situación en la que se están viendo enfrentadas las empresas hoy en día, será la base

para la presente investigación; puntualmente en el caso de una empresa colombiana, que

ha logrado dar manejo a las difíciles circunstancias y ha afrontado los retos que el

mercado actual le exige con las herramientas adecuadas siendo una empresa constituida

empíricamente. Se analizará como ha logrado diferenciarse dentro de un mundo

industrializado y de mucha competencia, como ha superado barreras con respecto a la

agilización de procesos operativos, y como se ha adaptado a un entorno que está en

constante cambio y unas necesidades del mercado que cada vez son mayores.

Adicionalmente, el trabajo se enfocará a como DISINDE S.A.S., tiene algunos procesos

que no han sido reforzados ni modificados, teniendo en cuenta que la industria cambia

con el pasar del tiempo, los procesos día a día van siendo un arma estratégica para lograr

los objetivos y metas de una empresa.

Con el propósito de mejorar la acción de los procesos y la gestión en los inventarios de la

empresa DISINDE S.A.S. Se detectaron falencias que afectan directamente a la empresa

y para optimizar y reajustar estructuralmente muchos de los procesos de esta compañía,

se tuvo en cuenta información acerca de procesos realizados en todo lo comercial y

brindar algunas posibles soluciones a las causas de los problemas, específicamente el

relacionado a los inventarios altos.

1 http://www.undp.org.ni/files/doc/1322678034_Informe%20Completo.pdf

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4. JUSTIFICACIÓN.

Al realizar un análisis global del crecimiento de la industria y el comercio, se encuentra

que en para el año 2013 ha seguido disminuyendo la tasa de desempleo a un ritmo

moderado, cuyo proceso viene desde el 2010, lo cual significa que se evidencia un notorio

crecimiento del sector comercial. Este año ha sido relativamente satisfactorio en materia

económica respecto a los dos anteriores, aunque con recaídas fuertes en algunos ciclos y

un entorno de incertidumbre para las industrias que genera temor entre los empresarios;

lo anterior se debe a que el panorama no es lo suficientemente claro cómo se espera, ya

que no hay estabilidad y el rendimiento económico no es constante2.

A la par que en el mundo se vive esta caótica situación de inestabilidad, las empresas no

se detienen; al mismo paso que la situación parece y se vuelve más incierta, éstas no

abandonan la batalla, sino que por el contrario se esfuerzan por seguir vigentes en el

sector, por adecuarse a las exigencias del mercado, por ir más allá de sus competidores,

armarse de ventajas competitivas para sobresalir en un entorno que en muchos casos es

homogéneo, y lograr realizar un trabajo interno de la mejor calidad y eficiencia posible,

tratando de ir más allá de lo que exige para conseguir los mejores resultados.

Actualmente, la optimización de procesos es una de las bases para un buen desempeño

interno, eficiente y eficaz; el manejo de los inventarios, un consolidado de ventas claro, un

informe detallado del movimiento de mercancía, reportes y fechas de compras claras,

entre otros aspectos, son claves a tener en cuenta a la hora de realizar un manejo

adecuado de una empresa enfocada en ventas.

Este trabajo está realizado con el fin de mostrar cual es la verdadera importancia de

adecuarse al entorno en el que desenvuelve una empresa, cuales son las ventajas de

realizar modificaciones internas con el fin de tener procesos más eficaces y que factores

se ven afectados de manera positiva o negativa con dichos cambios.

Mediante varios métodos investigativos realizados durante el desarrollo del trabajo, se

explicará cual es la ventaja competitiva, que el hecho de tener procesos más óptimos, le

brinda a la empresa; además, basándose también en opiniones propias de los empleados

mismos.

Uno de los puntos más importantes del motivo de esta investigación radica en la

necesidad a la que la empresa DISINDE S.A.S. se ha visto enfrentada respecto al manejo

de sus inventarios debido a su alto volumen, entre los que se encuentran los diferentes

modelos, referencias, marcas, colores, tallas, etc., que hacen que el manejo de este gran

conglomerado de información resulte complicado y dispendioso.

2 http://www.banrep.gov.co/sites/default/files/publicaciones/archivos/marzo_25.pdf

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Lo que se pretende de igual forma, es lograr darle a DISINDE S.A.S. un informe de

resultados real de los cambios internos sufridos en sus procesos, de que magnitud ha

sido el progreso desde el inicio del proyecto y finalmente, brindarle un panorama general

de la empresa en donde puedan en realidad valorarse la calidad de sus cambios.

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5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

A lo largo del tiempo, la empresa DISINDE S.A.S., una empresa comercializadora de

calzado, ha sufrido una metamorfosis interna, de carácter tecnológico y sistemático para

adaptarse al entorno del marcado nacional, y lograr consolidarse como una de las 600

empresas más importantes de Colombia3, a pesar de estar en una época en la que la

situación económica no es la más favorable.

Actualmente, la optimización de procesos es una de las bases para un buen desempeño

interno, eficiente y eficaz; el manejo de los inventarios, un consolidado de ventas claro, un

informe detallado del movimiento de mercancía, reportes y fechas de compras claras,

entre otros aspectos, son claves a tener en cuenta a la hora de realizar un manejo

adecuado de un empresa enfocada en ventas, pero esta empresa cuenta con una gran

desventaja frente a esto, claramente en algunos aspectos en DISINDE S.A.S, es todo lo

contrario, al tener procesos poco eficientes y modelos inelásticos que permitan cambios

para un mejoramiento, ha producido en esta empresa un represamiento de un gran

número de mercancía, lo cual es denominada stock, generando unas perdidas elevadas

en cuanto a bodegaje o almacenamiento; la no venta de la misma y a su vez una

depreciación de la mercancía que deja su precio de venta mucho más bajo que el costo

inicial de la mercancía.

Hoy día, la empresa DISINDE S.A.S., cuenta con aproximadamente más de 26 locales

comerciales, que dan como índice el crecimiento que ha tenido esta empresa

aparentemente, pero la gran incógnita es ¿la gestión en los procesos de inventarios está

bien consolidada? ¿Está bien estructurada? ¿Hay un área comercial óptima y en

condiciones de dar un buen direccionamiento a estos procesos? La rotación de su

inventario es la deseada?. Con el tiempo la empresa se ha venido adaptando acorde

cambia el entorno, y la adquisición de inventarios que efectuaba la compañía para poder

tener un producto que ofrecer (compras) no daba espera, puesto que el negocio del

calzado es estacionario (anexo 1) y no existía un mecanismo que regulara la cantidad de

mercancía que ingresaba, no había un control total en los inventarios, para poder realizar

o ejecutar acciones en pro de la compañía y prevenir o prever un volumen de stock de

mercancía.

Esta compañía cuenta con un volumen de información extenso, puesto que se han

aperturado bastantes tiendas a lo largo de su trayectoria, y no se ha enfocado en lo que

se denomina la principal fuente de ingreso que son los inventarios y poder manejarlos con

fluidez y obtener una rotación efectiva.

3 Revista Semana, Edición Especial Anual sobre las empresas más importantes de Colombia.

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En todos los años de funcionamiento de la empresa, como se ha mencionado

anteriormente existe un gran problema, que a raíz de información proporcionada por la

empresa dio como resultado poca eficiencia de la gestión en los inventarios,

desencadenando una serie de consecuencias, y una serie de causas que están dentro del

gran problema que abarca esta empresa hoy día.

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6. ARBOL DE PROBLEMAS.

7. CAUSAS.

Problema: poca eficiencia en la gestión de los inventarios de productos

comercializados por la empresa DISINDE S.A.S. (la empresa cuenta con más de 26)

locales comerciales)

La empresa cuenta con un

gran volumen de

información que es

complejo consolidarla para

la toma de decisiones

La empresa no tiene la

información sistematizada y

hace difícil y complejo el

análisis de la información, y

entorpece el trabajo en el

área comercial

Debilidades en el

procedimiento de inventarios

que indique cuales son los

pasos a seguir desde que se

importa la mercancía hasta su

distribución.

Al tener tanta información

disponible para la toma de

decisiones y ejecutar

procesos, se hace extenso y

la cantidad de tiempo que se

gasta es incalculable.

La información comercial de

la empresa no se encuentra

consolidada que es difícil de

manejar y analizar y así

poder optimizar el inventario

partiendo de las ventas.

El área comercial no

dispone del tiempo

necesario para el análisis de

los inventarios (rotaciones)

Los reportes de ventas y de

inventarios consumen una

gran cantidad de tiempo y al

concatenar y consolidar la

información se convierte en

un proceso extenso.

Rotación de inventarios lenta,

provocando stock en puntos

de venta y bodega principal.

El área de compras no es

eficiente en las compras

futuras, puesto que solo el

65% de las referencias

compradas es la que se

vende.

Hay un impacto poco favorable en el área contable, ya que al tener una rotación de

inventario lenta, hay poco flujo y movimiento en caja afectando negativamente a la

compañía.

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7. CAUSAS

7.1 CAUSAS PROPIAS.

- La empresa cuenta con un gran volumen de información que es complejo consolidarla

para la toma de decisiones.

- La empresa no tiene la información sistematizada y hace difícil y complejo el análisis de

la información, y entorpece el trabajo en el área comercial.

- No existe un procedimiento de inventarios definido que indique cuales son los pasos a

seguir desde que se importa la mercancía hasta su distribución.

7.2 CAUSAS DE CAUSAS.

- Descuido de la empresa para organizar su información y segmentarla dependiendo de

las fechas.

- Demasiada información represada y pocas personas dispuestas a desglosarla y

analizarla.

- Personal poco capacitado para realizar dichos procesos en poco tiempo.

- La empresa no posee herramientas, ni actualizaciones en un proceso donde la

información la consolide.

-. La gerencia no se toma la molestia de investigar nuevas soluciones para mejorar el

proceso en los inventarios y en mejorar las ventas.

- La empresa tiene un sistema de operación rígido, y no se ha podido cambiar para

mejorar.

- La junta directiva insiste que los cambios no son necesarios, puesto que la manera de

cómo operan es la correcta.

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8. OBJETIVOS.

8.1. OJETIVO GENERAL.

- Mejorar la eficiencia en la gestión de los inventarios de productos comercializados por la

empresa DISINDE S.A.S.

8.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

- Estructurar la consolidación de la información de los inventarios para la toma de

decisiones en la empresa DISINDE S.A.S.

- Optimizar los procesos de análisis de los inventarios en la empresa DISINDE S.A.S.

- Desarrollar un procedimiento para el manejo de los inventarios en la empresa DISINDE

S.A.S.

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9. DESARROLLO

Inicialmente la compañía tenía un sistema contable el cual para su época cumplía con las

necesidades de la compañía, y poder llevar los registros de inventario, cuentas por pagar,

cuentas por cobrar, y almacenar una base de datos de todos los clientes y razones a

terceros, etc. Cuando la compañía estaba en el proceso de crecimiento, este programa,

les manejaba la información necesaria, a medida de que la empresa empezó crecer y a

cambiar las leyes de Colombia, la empresa se vio en la necesidad de adquirir una licencia

de un programa contable mucho más avanzado que el que tenían en esa época, por la

razón de que empezaron a modificarse muchas de las normas legales, administrativas,

fiscales etc., durante un tiempo, no se vieron en la urgencia de cambiar o implementar

una nueva herramienta contable, porque claro está, que todo cambio tiene su periodo de

aprendizaje, periodo de prueba y error, y para la empresa no se sabía que era mejor aún,

si dejar el programa contable anterior o actualizarlo, ya que en ese entonces no contaban

con locales o puntos de venta, sino solo ventas al mayoreo.

Meses después la necesidad de implementar una nueva herramienta se hizo prioritaria, y

se empezó la actualización, el programa se llamaba SIANT, distribuido por sistemas de

información, en donde las empresas podían generar su reporte de ventas, tener al día los

inventarios, manejar más fácilmente la facturación, la metodología de crear artículos,

crear terceros, manejar la parte financiera, cuentas por cobrar y cuentas por pagar etc., en

la parte comercial, los procesos mejoraron de manera notable, toda la parte de inventarios

y facturación de mercancías en los locales se hicieron más ordenadas, los inventarios

cuadraban, y en las tiendas la factura que imprime la POS para los clientes era mucho

más corta, y más rápida de hacer.

Como hemos mencionado anteriormente, el número de tiendas de la empresa DISINDE

S.A.S. ha crecido notablemente, haciendo que cada una de las tiendas tengas

numerosas referencias, numerosos modelos, el control del inventario se hacía un poco

difícil en el programa SAINT, y al ver que la apertura de tiendas se estaba haciendo

constante cada vez más, hubo un momento propicio para poder adquirir una licencia de

un programa mucho más veloz, eficiente, rápido, fácil de manejar, el cual generaba

archivos planos de venta, de compra, de referencias, que podían ser analizadas al filtrar la

información según la necesidad del usuario, que en este caso son los diferentes

departamentos de la compañía. La empresa sistemas de información, desarrollo el

programa CgUNO, que abarcaba muchas de las necesidades que tenía la compañía, ya

que era necesario adquirirlo para poder tener un control mucho más exacto al encontrarse

con un numero grande de tiendas que facturan al tiempo, que tienen inventario, etc.

En la parte comercial, el sistema contable CgUNO, posee características en las cuales

se pueden generar reportes de ventas, compras, estadística de ventas, rentabilidad por

unidad vendida, reportes de ventas por caja, es decir, ventas realizadas por local, este

sistema de CgUNO, ahora puede integrar simultáneamente por medio de un interfaz, a

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hora real, las facturas que realizaban los locales, teniendo un control mucho se podía

trabajar en línea desde un servidor y que puede agrupar toda la información en su casa

matriz, que es en Cali, adicional a eso, la información que se genera todos los días,

automáticamente queda guardada en el servidor local, otra de las funciones que integra

este sistema contable, es que sirve solo con crear una referencia de un artículo y

actualizar el servidor para que todos los locales tengan acceso a esa información, es

decir, que no les hará falta referencias en el sistema, (mercancía que les llega a los

locales, es mercancía que pueden facturar).

Hoy día la empresa cuenta con más de 40 marcas y más de 100.000 referencias

precargadas, el manejo de esta información se hace muy extenso, por lo que la

información toca manejarla por separado y adjuntar la información después de haberla

cargado, es decir, el programa agrupa información de ventas, es decir un reporte solo

agrupa las ventas, dependiendo de lo que se necesite ver, de la misma manera con los

inventarios, las compras y las ventas.

Toda esa información que arroja el CgUNO, hay que transformarla en un archivo plano y

empezar a agrupar esta información en Excel, y tratar de dejarla en un solo documento, el

gran problema que se tiene es que a la hora de generar un reporte y acomodarlo en un

cuadro de Excel, se puede tardar alrededor de 1 semana en poder agrupar toda la

información, filtrarla, y ordenarla, haciendo que las decisiones tomadas no cuenten con un

100% de certeza, ya que la información mostrada no estaría actualizada para poder

generar algún tipo de solución a algún problema de ventas etc.

De la misma manera con los inventarios vs ventas, solo tomar estos dos grupos, y

generar el archivo plano, se requiere entre 30 y 60 minutos, y acomodar la información

ordenada de inventario y venta, duraban en realizarse alrededor de 6 días o más

dependiendo de lo que se quería ver en el reporte; recordando lo extenso que se vuelve el

manejo de toda esta información porque son muchos puntos de venta (locales), y hay que

tener un orden, se descarga información de local por local, es decir, se empieza a

descargar la información de las ventas de un local, después se descarga la información

del inventario, y trabajar esos dos documentos para saber de qué referencia que tiene el

punto de venta, ha tenido buena rotación y que otro no, para poder empezar a optimizar la

rotación.

Como hemos nombrado anteriormente la empresa cuenta con más de 100000

referencias, y en muchos de los puntos de venta tienen en existencia algunas de esos

100000 ítems. Es ahí donde empieza a jugar el manejo de la información que arroja el

sistema, para poder determinar el periodo de rotación de la mercancía, es decir, de esas

referencias que hay y de las que se están comprando constantemente, son un éxito en

ventas, y que otras no, para poder tomar decisiones de promoción, de rebajas de precios,

y poder ver o intuir que poder analizar.

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Esta empresa tiene locales en Villavicencio, Pereira, Palmira, Cali, Tuluá, Neiva, Pitalito,

Yopal, pasto, armenia, Popayán, etc., en donde tienen un stock de mercancía, ahora,

para poder tener en cuenta que se rebaja, que se remata, hay que analizar que en cada

ciudad las ventas no son las mismas, es decir, que en cada ciudad, los colores, diseños,

estilos, materiales, capelladas, en cuero, en sintético, en Eva, en caucho, en poliuretano,

no van a ser siempre los mismos que escoge el público objetivo, es decir que las

tendencias de las ciudades es diferente.

Ahora, siguiendo con el orden de ideas, al tener la información organizada en un cuadro

de Excel, donde me agrupe inventarios, ventas, genero, fecha de compra, y última fecha

de venta, puedo empezar a tomar decisiones acerca de la mercancía que tiene los

locales, y poder asegurarme que si en un local no se vendió, tratar de buscar en que local

se vendió esa referencia y poder rotar la mercancía entre locales, muchas veces pasa que

un modelo se vende muy bien en diferentes ciudades del país, pero al hacer esta

información tan extensa y muy demorada a la hora de ejecutar la información no es tan

optima ni eficiente, porque la pérdida de tiempo tratando de agrupar la información hace

que algunos de los modelos que podemos hacer que se vendan en otra ciudad no se

vendan, porque puede que pasen de moda, que ya el boom del modelo baje, que la

competencia lo lleve y empiece a distribuirlo en sus puntos de venta etc., haciendo que

los movimientos realizados ya analizados por el personal encargado de inventarios sea

obsoleto, no por el trabajo de él, sino por el programa que se maneja en la compañía y el

volumen incalculable de información.

Esta deficiencia en procesos, la demora en ejecución y análisis de las 100000 referencias

en cuestión de ventas vs inventario no se tengan en tiempo real, han hecho que la

compañía almacene mercancías de muchos años atrás, y pierda un 40% e inclusive hasta

un 50% de la venta, implicando millones de pesos en utilidades, y millones de pesos en

compras de artículos nuevos para la venta, es decir que muchas de las unidades de stock

de los almacenes no es novedosa, y para poder tener mercancía nueva, es obvio que se

debe de vender la mercancía anterior. Esto ha encendido las alarmas de la compañía,

porque a raíz de que el entorno se empieza a mover y los clientes a pedir mucha

mercancía nueva, la compañía se va quedando atrás con relación a la competencia.

Las pérdidas por ese proceso que por decirlo de una u otra manera inútil, no logra tener la

sinergia de empresa y locales para poder enfocarse a la venta, tratar de rotar la

mercancía entre locales para poder evacuarla, este proceso debe ejecutarse y analizarse

en tiempo real, para poder cumplir con la política de calzado, (esta política tiene como

objetivo que en promedio, un artículo no puede durar más de 4 meses en una tienda)

dado con el seguimiento como de esta norma, la información se debe analizar

diariamente, para poder conocer el estado de las unidades y referencias en los locales, y

poder rotar mercancía entre locales y lo que quede como bagazo rematarlo y no generar

pérdidas millonarias.

20

En vista que los procesos se demoraban varios días, incluso hasta meses en recopilar

toda la información y poder desagregar para su análisis, la compañía se vio en la

necesidad de implementar un nuevo sistema que con las características de CgUNO, se

adquiriera una herramienta que se alimentara de la información de este programa para

poder generar reportes, y que se vuelva mucho más ágil el análisis de la información y no

el desgaste de tiempo tratando de compilar la información.

Sistemas de información, cuenta con un programa que cumple las necesidades

prioritarias de la compañía en la actualidad, llamado UNIOBIABLE, que es una

herramienta de integración inteligente de información, que le permite a la empresa

obtener rápidamente las respuestas que necesita para gerenciar fácilmente la empresa, y

dar respuesta a los problemas que actualmente tienen a la compañía, a partir de la

información almacenada en el CgUNO, mediante el servidor, esta herramienta llamada

BIABLE, utiliza Microsoft Excel en toda su capacidad, que a raíz del uso de esta

información, usando funciones, podemos generar listados y tablas dinámicas, además

esta herramienta permitirá la construcción de informes personalizados, comparativos,

tableros de control, cuadros estadísticos e indicadores tanto de gestión, valorización,

comerciales y financieros, además con un valor agregado que este nuevo sistema se

apoya en tablas y graficas prediseñadas para la presentación de información adicional.

Los beneficios del UNOBIABLE, agrega al sistema CgUNO ya que proporciona la

habilidad de extraer, limpiar, convertir datos en información para la toma de decisiones en

cualquier área de la empresa en tiempo real.

Adicional a esto, el ahorro del tiempo a la hora de presentar informes, y ejecutarlos es

extremadamente rápido.(permite la construcción fácil y rápida de informes personalizados

y generando ahorro sustancial de tiempo para el análisis de la información; flexibilidad y

veracidad de la información, análisis de los datos empresariales y utilizarlos para poder

tomar decisiones sólidas, además de estos beneficios, UNOBIABLE, tiene la

característica de que hace una integración entre los diferentes módulos de las

aplicaciones financieras, comercial, nomina, y todo lo relacionado con la parte contable

como manufactura, activos fijos, gestión salud, etc., con esta herramienta se podrán

construir reportes o consultas que resuelven problemas específicos.

Finalmente con esta herramienta los directivos pueden disponer de la información

necesaria en muy poco tiempo con el mínimo esfuerzo, de este modo puede dedicarse

más al análisis no invertir tanto tiempo para la búsqueda y la integración de la

información buscada.

Para la parte comercial la nueva herramienta cuenta con muchas características que

hacen que el análisis de la información se pueda hacer mucho más rápida y de manera

eficiente, como es de importancia, en el caso de la compañía DISINDE S.A.S, su

funcionamiento o el pulmón de la compañía es la parte comercial, lo que incluye las

ventas, su rotación de inventario etc.

21

A continuación se anexa un cuadro de lo que se denomina tabla de definición de la fuente

comercial:

Fuente Descripción Informes

Resumen de

Existencias

Genera la información del resumen

de movimiento de inventario por

mes. De donde podemos ver los

saldos iniciales, entradas, salidas y

saldos finales de inventarios tanto

en costo como en unidades.

Balance Inventarios.

Movimiento de

Inventarios.

Genera la información detallada de

movimiento de inventario, donde

podemos ver el movimiento diario

de este y llegar a detallar fechas,

tipos y números de documentos y

detalles de inventario.

Inf. Movimiento x Tipo.

Transferencias.

Rotación de Inventario.

Detalle de

órdenes de

Compra.

Genera la información de las

órdenes de compras en el sistema

y su cumplimiento.

Cumplimiento Proveedores.

Informe de Compras por

Costo.

Movimiento de

Compras.

Genera el detalle del movimiento

de las compras efectuadas en un

periodo que se hicieron efectivas.

Costo Compras.

Análisis Proveedores/Ítems.

Detalle Pedidos

de Venta.

Genera la información de los

Pedidos en el sistema y su

cumplimiento, así como la

información de cantidades

Facturas, remisionadas,

pendientes, comprometidas de un

pedido.

Cumplimiento a Clientes.

Análisis Pedidos con

Pendientes.

Programación de

Despachos y Fabricación.

Movimientos de

Ventas.

Genera la información

correspondiente al detalle del

movimiento de ventas.

Análisis de Ventas por:

Vendedor, Mes Línea,

Producto, Cliente

Inf. Rentabilidad.

Inf. de participación.

Maestro de

Ordenes de

Cargo.

Genera información de Órdenes de

Cargo. Control Cargo de

Mercancía.

22

Movimiento de

Requisiciones

Genera la información del

movimiento de la misma. Informe de Pedidos

Internos.

Movimiento de

PDV.

Genera la información de

movimiento de los Puntos de

Venta.

Estadísticas de Venta PDV.

Presupuesto de

Ventas.

Genera la información de

movimiento de Presupuesto de

ventas, cargado en sistema en

costo y unidades.

Cumplimiento de Ventas.

Variación presupuesto.

Estadístico de

Ventas.

Genera la información de la tabla

temporal que se crea en el

sistema, cuando se genera el

proceso de acumulación.

Estadísticas de Venta.

Adicional a lo anteriormente nombrado, esta herramienta cuenta con dos funciones

madre, que son las que caracterizan este software, para poder generar reportes

inteligentes tenemos opciones como el SmartZoom, y tablas dinámicas, las cuales nos

permite descargar directamente en Excel la información necesaria, ordenada, a tiempo

real de la manera que necesitamos.

El SmartZoom, es una de las herramientas del BIABLE, que nos permite generar informes

con una característica muy particular; toda la información que alimenta el SmartZoom se

genera por medio de una tabla dinámica, esta funcionalidad permite hacer análisis

multidimensional usando componentes de tablas dinámicas y organizar la información

dependiendo de los requerimientos, etc.

Analizar la información por medio de una tabla dinámica, permite realizar operaciones de

exploración, particionamiento, estimación, asociación, clasificación y estimación de datos.

Las tablas dinámicas generadas por el unoBIABLE tiene las mismas características de

una tabla de Excel convencional a diferencia que esta es una vinculación a una fuente de

datos externa, para este caso, la base de datos unoBIABLE, es alimentada por la

información cargada por los almacenes y por la parte interna de la empresa, consolidando

información de cualquier índole.

Adicional a esto, nos encontramos con una opción en el BIABLE, y son las opciones de

listado, esto nos permite extraer información de cualquier fuente de aplicación del

BIABLE, siempre y cuando la conexión con el servidor este activa, esto genera un informe

tabulado o columnario, lo que permite ver todos los elementos y poder hacer uso de las

herramientas de auto filtros, y adicional a esto la herramienta nos permite dar parámetros

y filtrar campos de la consulta o listado a generar.

23

Este proceso agiliza lo que una persona tardaba en realizar y compilar información hacía

en 5 días o más, en 4 minutos, por lo que la empresa abrió las puertas a este nuevo

sistema para poder incrementar la rapidez, y efectividad en los análisis de los inventarios

y así poder incrementar las ventas, efectuar las rotaciones de inventario de manera

efectiva, sin errores, y lo más importante de todo, es que la información se está viendo a

tiempo real, todos los procesos que realizaba cualquier persona de la empresa,

presentaba sus informes pero no estaban actualizados, haciendo obsoleta la toma de

decisiones, y obsoleto el trabajo. Por eso esta herramienta, cumple a cabalidad con los

requerimientos de la empresa, tanto por la cantidad de locales que venden mercancía al

detal, como para la venta al mayoreo.

Imagen demostrativa tanto para SmartZoom y un listado de información.

- Ventas

24

- Inventarios y compras

25

Esta implementación se realizó el mes de julio, adjuntando todas las pruebas de error y

ensayo, proporcionando a la empresa un conocimiento más avanzado acerca del

funcionamiento del BIABLE, junto con las capacitaciones, el personal se empezó a formar

con conocimientos de estructuración de tablas y reportes para el análisis e interpretación

de los resultados arrojados.

El uso del biable optimizo todos los procesos realizados en el área comercial, ya que la

clave está en el juego de la información almacenada en el servidor y arrojada por el

viable, ya que el trabajo que tomaba filtrar, organizar, copiar, pegar, transcribir, comparar,

adjuntar archivos, volver a filtrarlos, buscar las direcciones de los archivos, (mínimo 5

días), se acabó, con este nuevo sistema, la empresa se ha vuelto mucho más eficiente y

proactiva en el campo comercial, con la característica de que la información que se

analiza y se estudia es a tiempo real, las decisiones tomadas por la compañía, son con

valores, cantidades exactas día a día.

Para las personas que trabajan en el análisis del producto, les ha facilitado mucho el

manejo de la información, ya que se han podido tomar decisiones radicales en cuestión a

los productos importados por la compañía, y los productos vendidos por los almacenes,

esta implementación de este sistema, ha ayudado a identificar todos los problemas que

tenía la compañía en cuestión de rotación de inventario, unidades vendidas, referencias

más vendidas, mercancía menos vendida, periodo de tiempo de stock en almacenes, y

así empezar a darle una rotación mucho más eficiente en los locales, la toma de

decisiones en cuestión de rebajas, promociones, y liquidaciones ya se hacen de manera

rápida, concisa, y con datos reales a tiempo día a día.

En el mes de julio, había más de 40 marcas y más de mil referencias, de las cuales

algunas representaban ventas notorias y otras no, muchas de esas marcas tenían

participación en las tiendas y en otras ni había registros de venta. La empresa cuenta con

un capital que esta segmentado en el inventario, ya que todas sus compras son pagadas

a un plazo máximo de 90 días, correspondiente a que toda la utilidad de la empresa está

en los inventarios, y si se represa y no se evacua el inventario, da como resultado

perdidas millonarias para la empresa. Para ese mes, la compañía contaba con 25 locales

y con más de 30.000 artículos en inventario, con un valor promedio de la mercancía al

coso de 1.350.000, y 2.700.000 a la venta.

Con el BIABLE, se identificaron claramente cuáles de las marcas eran representativas

para la compañía y cuáles no, en busca de sacar de circulación dichas marcas, con

remates, promociones, rebajas, y analizar en qué zonas y en qué locales se están

vendiendo las 40 marcas y las mil referencias, y empezar a implementar la rotación activa

y eficiente de mercancía entre locales.

Gracias a la implementación, se pudieron dar alrededor de 3000 unidades trasladadas

entre locales incrementando la venta en más de un 20%, un poco más de 200 millones

de pesos en venta adicional del que se venía presentando en los anteriores meses, con el

26

resultado que muchos de los locales vendieron mercancía que para muchos otros era

mercancía que no se consideraba vendible, o mercancía pegada como se le llama en la

industria del calzado, y así, cada día se están analizando las marcas, las ventas, y gracias

a esto la empresa tiene hoy día alrededor de 28 marcas, y ha disminuido la cantidad de

inventario en un 35%, recuperando cartera con un monto aproximado de 300 millones

adicionales por ventas mensuales.

Como se puede notar, la empresa contaba con un ciclo de procesos poco eficiente, que

requería de una gran cantidad de tiempo para ejecutar acciones, procesar información, y

siempre se manejaban estos informes de una manera poco ortodoxa, mostrando a la

gerencia cifras concretas, sin poder profundizar y detallar (ver anexo diagrama de proceso

No.1); en busca de un mejoramiento y por ende un proceso más eficiente, (ver anexo de

diagrama de proceso No.2), claramente hay una mejora notoria en cuanto a mecanismos

y procedimientos para el análisis de la información y toma de decisiones basada en la

misma, dando como resultado un impacto positivo para la empresa en el área comercial.

27

10. METODOLOGIA

Esta investigación se basó, en primer lugar, en un proceso investigativo de varias fuentes,

tanto bibliográficas como digitales, mencionadas en la bibliografía. Es importante

destacar, que entre las fuentes escritas utilizadas, se encuentra información suministrada

por la misma empresa DISINDE S.A.S, pero que no se utilizó en su totalidad, ya que parte

de la información no era relevante para el desarrollo de la investigación.

En segundo lugar y como parte fundamental de la metodología de investigación

empleada, desde hace un periodo de ocho meses se viene observando y analizando muy

de cerca el comportamiento interno de DISINDE S.A.S... Se ha realizado durante este

tiempo, ya que durante este periodo se realizó dentro de la empresa la implementación de

la tecnología CgUNO, tecnología óptima para el almacenamiento de información

adecuado y eficiente y cuyas herramientas brindan opciones de análisis necesarias e

importantes, por lo cual se pueden observar los dos panoramas fundamentales sobre los

que estamos investigando, el antes y el después de la implementación de la tecnología

para la optimización de procesos para manejo de información.

Como tercera medida, se recurrió a entrevistas y charlas constantes con los integrantes,

empleados de la empresa que operan en el área de manejo de inventario, procesos de

venta y compra de mercancía, y los demás departamentos a estudio mencionados

anteriormente, para obtener una opinión más personal, clara y particular sobre los

resultados de la implementación tecnológica y el impacto de los cambios que ésta trajo

consigo.

En cuarto y último lugar, se realizó un análisis macro del funcionamiento interno de la

empresa de manera muy profunda y de la tecnología aplicada para optimizar procesos,

para establecer cuáles son las ventajas específicas que ésta brinda y de que magnitud y

como es su contribución a la eficiencia de la empresa en pro de procesos más eficaces

con la profundidad aplicativa y la percepción de diagnósticos del marco lógico, que

contribuye a el análisis de problemas y causas centrales y específicas que producen las

falencias en procesos tanto administrativos como operarios.

28

11. ANEXOS

- PROCESO DE COMPRAS:

El proceso de compra que realiza la empresa en el sector de calzado, requiere de

experiencia en el área de mercadeo y un vasto conocimiento del sector, ya que deben

tenerse en consideración dos factores vitales, precio y calidad.

En cuanto al precio, debe considerarse el valor real del calzado y el valor que podría ser

el percibido por el consumidor, ya que de esto depende la realización de una compra

exitosa y una futura venta; el especialista en compras está capacitado, gracias a un

amplio conocimiento del mercado al que se enfrenta, para poder realizar este análisis de

manera eficiente, evaluando ciertos criterios de manera ágil de cada uno de los modelos

ofrecidos, ya que en este negocio, como en todos, el tiempo tiene un valor demasiado alto

y específicamente en este sector, los compradores de la empresa deben ser muy

minuciosos a la hora de realizar la evaluación de la mercancía.

Los materiales, capelladas y textiles usados para la elaboración y fabricación de calzado

son muchos, por lo que se dificulta el tener un amplio conocimiento de todos estos, por

esta razón es preferible centrarse en el manejo de un solo tipo de materia prima que en

este caso será el sintético, ya que en base a este y sus derivados esta hecho

aproximadamente el 80% de la producción total de calzado proveniente de la China, y un

90% de las marcas del mercado, incluyen este componente en la fabricación de su

calzado para darle diferentes clores, texturas, grabados, detalles, entre otros.

La mayoría de las compras realizadas por DISINDE S.A.S. son hechas en Panamá,

debido a que uno de los proveedores directos más grande de la empresa es BENBETESH

se encuentra en este país, más claramente en Ciudad de Panamá, donde se encuentran

también las compañías distribuidoras muy grandes como NORTHBAY, distribuidor de

NIKE, CARTER distribuidor de calzado económico de marcas como OCEAN PACIFIC, LA

GEAR, UCM, PUMA, TOMMY HILFIGER, la empresa MIMO INTERNATIONAL que se

dedica a los artículos deportivos de marcas como LOTTO, PATRICK, entre otras, que

están especializadas en artículos para fútbol, tenis, básquet, etc.; BENBETESH es un

distribuidor autorizado de numerosas marcas mundiales de calzado que trae la mercancía

que comercializa principalmente desde China y Estados Unidos, distribuye marcas como

LACOSTE, CROCS, VINCE CAMUTO, DON ED HARDY, entre otras.

Para este sector existen diferentes tipos de calzado que se manejan de acuerdo a sus

especificaciones de fábrica y en algunos casos respecto a la actividad para la que son

diseñados y fabricados; de estos tipos DISINDE S.A.S. se ha encargado de tener la

mayor gama posible para satisfacer la demanda del mercado.

29

Los tipos que existen son muchos, pero entre los de mayor comercialización se

encuentran, los de tipo Caminata o Cross Training caracterizados por ofrecer estabilidad,

amortiguación del peso, flexibilidad, un peso liviano, resistente, estable, entre otras;

también está el Calado Abierto o Sandalias caracterizados para uso en trayectos cortos,

poca estabilidad, mínima amortiguación del peso, muy flexibles, bajo peso, poca

resistencia y agarre medio; también está el modelo de Atletismo o Running que tiene una

muy alta duración, está enfocado en personas que realicen deportes que impliquen

desplazamiento a largas distancias, son muy estables, amortiguan muy bien el peso para

prevenir problemas de rodilla, son muy flexibles, poco peso, contienen tecnología que le

brinda valores agregados al usuario como estimulación de algunas glándulas del pie que

benefician su funcionamiento circulatorio, entre otro sinnúmero de modelos que brindan al

consumidor múltiples opciones a la hora de elegir calzado.

DISINDE S.A.S. funciona bajo un esquema de compras que se ha venido moldeando

durante muchos años, tratando de lograr al máximo una sinergia entre los diferentes

proveedores y las empresas fabricantes; respecto a la frecuencia, se realizan

trimestralmente las importaciones de los artículos para la venta, en algunos casos como

máximo cuatro meses, debido a que la rotación de los artículos es buena, y aunque haya

periodos en que la rotación no sea tan buena, de igual manera se efectúa la compra

porque para que hayan ventas la rotación de modelos y referencias es vital.

Las compras de años esta divididas en cuatro estaciones o ferias conocidas como Q1,

Q2, Q3 y Q4, enfocadas en la venta de nuevas colecciones a las empresas

comercializadoras de calzado; en estos cuatro eventos, todas las compañías fabricantes

muestran sus mejores diseños, se compite por calidades y precios, etc.. DISINDE S.A.S.

tiene una participación muy activa en estos eventos, ya que como se mencionó

anteriormente destina un porcentaje bastante alto económicamente a la compra por moda

y tendencias varían entre 9 y 10 por año. Todo este proceso de compra se efectúa con un

solo objetivo final, llevar a los clientes y tiendas los mejores artículos que satisfagan sus

expectativas.

Sobre la venta al por mayor, deben tenerse factores en cuenta como precio y calidad, ya

que el comprador que es el mayorista, en este caso actúa como intermediario ya que es el

que realizara la venta al usuario final; debe existir un equilibro entre los dos factores

mencionados, ya que el mayorista basa su compra en que tan rentable será para él la

mercancía y lo más importante para él es la recuperación de los costos invertidos en la

compra más los aranceles, fletes, bodegaje, entre otros, aspectos a los que también

DISINDE S.A.S. se ve enfrentada por su funcionamiento de compra y venta.

Hoy en día la empresa maneja sus compras de esta manera, no se compran para venta al

por mayor artículos que superen los 160 mil pesos después de impuestos y costos más

un margen de ganancia y puesta en bodega, ya que los mayoristas pagan como máximo

135 mil pesos según un registro de ventas llevado, por un par de zapatos sin importar su

tipo; gracias a dicho registro se tiene ya el criterio descrito anteriormente para la compra

30

de calzado porque se ha establecido un promedio de compra para DISINDE S.A.S. de

acuerdo a un promedio de venta a los mayoristas.

Luego de realizar la compra de la mercancía para vender, las importaciones y demás, y

tener la mercancía en bodega, comienza el proceso de venta.

Para las ventas al por mayor en el territorio nacional se tienen nueve vendedores, cada

uno encargado de diferentes zonas y clientes según el territorio al que se dediquen,

DISINDE S.A.S. trata al máximo de acaparar toda la zona nacional, estar en la tarea

constante de adquirir nuevos clientes y se enfoca no solo en vender, sino en crear un

relación redituable con el cliente. La zonas se distribuyen entre ciudades como Manizales,

Armenia, Pereira, Sogamoso, Villavicencio, Yopal, Casanare, Buga, Tuluá, Pasto,

Palmira, Cerrito, La Unión, Valledupar, Montería, Casanare, Sincelejo, Popayán, entre

otras; cada uno de los vendedores realiza una correría en todas esas ciudades y sus

pueblos correspondientes predeterminados con anterioridad en los cuales se espera que

haya intención de compra al por mayor, todos ellos cuentan con un folder que contiene

todos los modelos y referencias que DISINDE S.A.S. ha importado y tiene disponible para

la venta, se vende a partir de seis unidades y cantidades que sean múltiplos del seis.

Debido a que las referencias son tan variadas, en muchos casos el manejo de los

inventarios es difícil, muchas veces se produce el caso de que algún cliente mayorista

está interesado en algún artículo que aparece en el catálogo de los productos ofrecidos y

la hora de hacer el pedido, el modelo ya se ha agotado y como no están claros los

procesos de comunicación de la información, entonces se genera malestar en el cliente

que algunas veces ha ocasionado que no se efectué la compra o que se cambie el

modelo, se realice la venta, pero por el malestar generado no se cree una relación

redituable con el cliente, pero este inconveniente se ha solucionado con la

implementación de la tecnología que más adelante explicaremos.

Por las razones descritas la empresa está en el proceso de mejora de ciertos procesos

que ayuden a la efectividad de los procesos y no se presenten este tipo de cosas, en

primer lugar se piensa crear una página de internet que le permita no solo a los

vendedores al por mayor de la empresa estar constantemente informados sino también a

los mayoristas, consultar que mercancía está disponible de primera mano, para efectuar

sus pedidos digitalmente en el momento que lo requieran y que no se vean atados a

esperar la visita del vendedor para realizar la compra; en segundo lugar, se pretende

desarrollar un canal exclusivo para convenios interinstitucionales con empresas,

cooperativa, fondo de empleados y otros gremios que puedan realizar compras al por

mayor de calzado para sus integrantes o empleados con el fin de minimizar costos

estableciendo una relación directa con la empresa para la toma de pedidos y despacho de

mercancía, para la creación de este canal se cuenta actualmente con 500 clientes

registrados de los cuales unos 250 tienen cartera activa con DISINDE S.A.S. y un equipo

de seis vendedores distribuidos en la zona costera, eje cafetero, sur del país, Bogotá,

Oriente del país y el Tolima grande; y en tercer y último lugar y para que todos estos

31

proyectos den resultado se realizó una implementación del programa CgUNO para el

manejo de toda la información de la empresa en conglomerado que arroje unos resultados

claros de su estado actual.

- DATOS DEL SECTOR.

En Colombia, el sector del calzado está conformado por empresas fabricantes,

importadoras y comercializadoras de diferentes tipos de calzado; para la fabricación de

éstos se emplean variadas materias primas, conseguidas algunas en el mercado nacional

y otras importadas, como lo son el cuero y sus derivados y el material sintético, derivado

del plástico.

Según estudios de mercado realizados, dentro del sector del calzado los zapatos

pertenecientes la línea de calzado deportivo tienen una gran acogida dentro del territorio

nacional, y entre todas las categorías de calzado la de calzado deportivo es una de las

que más reporta beneficios económicos a las empresas; en los últimos años se ha venido

presentando un incremento leve pero progresivo de la demanda de este tipo de calzado

en el país, lo que ha permitido que este sector crezca.

De acuerdo a resultados obtenidos mediante la encuesta de opinión industrial realizada

por ACICAM (Asociación Colombiana de Industriales de Calzado, el Cuero y sus

Manufacturas), más de la mitad de los empresarios del sector del calzado considera

buena la situación actual, mientras que los empresarios restantes opina que la situación

es regular y mala a la hora de compararla con las expectativas que tenía para este

periodo. Además de arrojar este resultado, también confirma que uno de los sectores más

apetecidos es el del calzado deportivo por su buena demanda en el territorio nacional.

Dentro del país, los fabricantes, comercializadores e importadores de calzado han

reportado en el último periodo de 2012, un incremento en las ventas, que a pesar de que

no ha sido muy alto, ha beneficiado al sector con utilidades superiores a las de los años

anteriores; además de esto, las exportaciones han crecido, ascendiendo a unos 284

millones de dólares.

La demanda de ciertos modelos y estilos de calzado en Colombia, se ha visto fuertemente

influenciada por las tendencias y modas provenientes de otros países, este factor le ha

permitido a la industria que de alguna manera pueda prever hacia donde se verá

orientada la demanda en tiempos venideros, claro que este factor es muy subjetivo ya que

no siempre se cumple la regla de que por considerarse moda internacionalmente

necesariamente tenga una buena acogida en el país.

Enfocándonos centralmente en el calzado deportivo, tenis en general, son las mujeres las

que conforman la mayor parte de la demanda general de estos artículos, pero respecto al

consumo de calzado especializado, calzado especial para construcción, botas, entre

32

otros, los hombres realizan aproximadamente un 80% de la demanda de éstos, dato que

no es relevante para esta investigación pero que es interesante conocerlo.

Con relación al precio, en el mercado colombiano, pueden encontrar muy variados valores

de precio en calzado, éste depende básicamente de la calidad del calzado y de la marca;

vale la pena mencionar, que Colombia es uno de los países con uno de los índices más

altos de reproducción y comercialización de réplicas no originales de marcas mundiales,

más conocidos de manera coloquial como marcas “chiveadas”, y que le dan un duro golpe

a la industria en todos sus sectores porque venden artículos como “originales” a precios y

calidades muy inferiores a las reales, perjudicando al mercado y la marca.

DISINDE S.A.S. es una empresa que se basa en la comercialización de calzado para

dama, caballero, jóvenes y niños, cuyas ventas pueden ser al por mayor o al por menor

dependiendo de los requerimientos del cliente. La empresa comercializa calzado

deportivo casual, convencional, guayos, zapato informal, calzado formal, entre otros,

además de artículos relacionados con este sector, pero en menor cantidad, como lo son

las medias, maletines, bolsos, canilleras, balones, entre otros, pero en realidad el fuerte

de su negocio es solo el calzado pero debido al mercado al que se dirige se ha visto la

oportunidad de ofrecer estos artículos extras pero que pueden generar no solo ingresos

sino también comodidad al cliente de brindarle todo lo que busca en un solo lugar.

33

DIGRAMA DEL PROCESO No.1 DE ANALISIS DE INVENTARIOS EMPRESA DISINDE S.A.S.

INICIO

LA MERCANCIA ENTRA A LA

BODEGA PRINCIPAL

BODEGA RECTIFICA LA

MERCANCIA

SE ENTREGA DOCUMENTO

RECTIFICADO DE LA MERCANCIA

REAL INGRESADA A BODEGA

COORDINADORA DE TIENDAS

REALIZA LA ENTRADA DEL

INVENTARIO AL SISTEMA

GERENTE SE ENCARGA DE

DISTRIBUIR LA MERCANCIA A

ALMACENES Y DESTINA MCIA AL

MAYOREO

COORDINADORA DE TIENDAS

REVISA LA CANTIDAD DE

ARTICULOS (INVENTARIO) Y

COSTOS POR TIENDA

SE ENTREGA DOCUMENTO

INFORMAL DIARIO DE CUANTO

VENDIO CADA TIENDA EN EL DIA

SEMANALMENTE SE

ENTREGA UN REPORTE DE

CUANTO INVENTARIO

TIENE CADA TIENDA EN

PESOS

SE TOMAN DECISIONES

DE ACUERDO A LA

RELACION VENTA

INVENTARIO.

34

DIGRAMA DEL PROCESO No.2 DE ANALISIS DE INVENTARIOS EMPRESA DISINDE S.A.S.

LA MERCANCIA ENTRA A LA

BODEGA PRINCIPAL

BODEGA RECTIFICA LA

MERCANCIA

SE ENTREGA DOCUMENTO

RECTIFICADO DE LA MERCANCIA

REAL INGRESADA A BODEGA

COORDINADORA DE TIENDAS

REALIZA LA ENTRADA DEL

INVENTARIO AL SISTEMA

COORDINADORA DE TIENDAS Y

AREA COMERCIAL REVISAN

DETALLADAMENTE OS

INVENTARIOS PARA CREAR UNA

ROTACION DEL MISMO

ENTREGA DE INFORME DE

ROTACION DE INVENTARIOS Y

ENTRA A DISCUTIR SOBRE LOS

POSIBLES RESULTADOS DE LA

ROTACION.

DIARIAMENTE SE ENTREGA

DOCUMENTO DE VENTAS

VS INVENTARIOS

COMPARATIVOS VS AÑOS

ANTERIORES

EL AREA COMERCIAL

REALIZAN LOS INFORMES

DETALLADOS DE LIOS

INVENTARIOS JUNTO CON LAS

VENTAS, SE CONCATENA LA

INFORMACION

EL AREA COMERCIAL SE

REUNE CONEL GERENTE, Y SE

ANALIZAN OS MIVIMIENTOS

DE LAS VENTAS Y LOS

INVENTARIOS

DE ACUERDO AL

ANÁLISIS Y AL DEBATE

SOBRE EL TEMA, SE

DECIDE LA

DISTRIBUCION DE LA

MERCANCIA PARA

LOCALES Y AL MAYOR

SE EVALUAN RESULTADOS DE

VENTAS PARA AJUSTAR EL

PRESUPUESTO DE VENTAS POR

TIENDA

SE ANALIZA EL

INVENTARIO

CONCATENADO CON LA

ULTIMA FECHA DE

COMPRA, SE REVISA EL

MOVIMIENTO Y SE

TOMA LA DECISIÓN

JUNTO CON LA

GERENCIA DE

PROMOCIONES O

CAMPAÑAS PARA

INCENTIVAR LA VENTA

LAS REFERENCIAS QUE

ENTRAN A PROMOCION O A

REBAJAS SON MERCANCIAS

QUE NO SE HAN VENDIDO Y

LLEVAN MUCHO TIEMPO EN

INVENTARIO INFORMACION

QUE SALE DE LOS REPORTES.

AGILIDAD EN LA GESTION DE INVENTARIOS Y COMPRAS

35

12. CONCLUSIONES.

El análisis de la información y procesos para un mejoramiento continuo siempre está en

constante actualización para beneficio de las compañías, buscando rentabilidad,

optimización de tiempo, de recursos, con el fin común en que la compañía siempre tiene

que buscar el crecimiento , ya que el mundo cada día está en constante mejora financiera

y comercialmente.

El tiempo es un recurso limitado, y es necesario aprovecharlo para poder tomar

decisiones certeras, eficaces, y que gracias a esa toma de decisiones a tiempo se puede

salvar a una compañía de que paulatinamente se esté direccionando a su extinción o

quiebra.

Sistemas de información, tienen las herramientas disponibles para que las empresas

mejoren, optimicen recursos, tiempo, y que sus procesos cada día sean más óptimos,

como los que tenía la empresa DISINDE S.A.S., que aun teniendo una estructura

comercial y procesos establecidos, tenía deficiencias en muchos factores que pudieron

ser corregidos a tiempo.

El cambio de procesos y la implementación de la herramienta BIABLE, genero un impacto

positivo en la empresa en el área financiera y comercial, ya que para DISINDE S.A.S no

es una dificultad el tema de los inventarios, debido a la rotación de los mismos que se

elevó en un 50%, y un 100% en el tiempo de ejecución, lo que meses atrás era de suma

complejidad y tardaba alrededor de 6 0 7 días en consolidar la información, y unos 25 a

35 más en hacer efectiva la rotación entre los 26 puntos de venta, actualmente se realiza

el proceso de tener la información concatenada y lista para su uso y efectuar rotaciones

entre los puntos, un estimado de medio día, y las rotaciones aproximadamente 3 días

volviendo a la empresa más competitiva y eficiente en materia comercial; el método de

compras mejoro notablemente, la elección de las referencias, estilos y colores se hacían

con base en la información proporcionada por el BIABLE en pro de la compañía.

Gracias a la efectividad de las rotaciones de inventarios y al buen proceso de compras

los establecimientos aumentaron la venta en un 25% alrededor de unos 200 millones por

mes, generando a la empresa mayores utilidades, que redujo proporcionalmente el

apalancamiento financiero y las obligaciones financieras (bancos) en un 10%, y se estima

que al cerrar 2013 se reduzca un 20% más y a gran escala la empresa DISINDE S.A.S.

proyecta un crecimiento tentativo y venidero para seguir exitosamente en el sector

comercial.

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13. BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA.

Documentos suministrados por DISINDE S.A.S.

Estudios de Sistemas y Procesos Administrativos, Joaquín Rodríguez Valencia

Optimización de productos y procesos industriales, Pau Figuera

Análisis y simulación de procesos, David M. Himmelblau y Kenneth B. Bischoff

Investigación operativa, Modelos y técnicas de optimización, Javier Alcaraz y

Rubén Ruiz

Investigación de mercados, Naresh Malhotra

Monólogo de un vendedor, Jose A. Herrero

Manual de procesos y procedimientos, bases estratégicas y organizacionales, Luis

Orlando Ortiz

Las prácticas laborales de las industrias del calzado, el cuero, los textiles y el

vestido, Organización Internacional del Trabajo

www.unperiodico.unal.edu.co/dper/article/perspectivas-economicas-de-colombia-

para-el-2012-estabilidad-y-crecimiento.html

www.fenalcobogota.com.co/index.php?option=com_content&task=view&id=1740

www.proexport.com.co/en/node/4542

www.unipymes.com/contrabando-e-importaciones-de-calzado-se-dispararon-en-

2011/

www.acicam.org/documents/NoticiasAcicam2.pdf

http://www.banrep.gov.co/sites/default/files/publicaciones/archivos/marzo_25.pdf

http://www.undp.org.ni/files/doc/1322678034_Informe%20Completo.pdf

Manual metodología del ML para el seguimiento y evaluación de proyectos

Marco Lógico FOMIN - Fondo Multilateral de Inversiones getDocument