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Macro en Excel para crear un indice de hojas Invasores de la Hoja de Cálculo

Tutorial Excel: Cómo crear una lista desplegable múltiple

En 23/11/2010, en Tips, Tutoriales Excel, por dcedeno

Tutorial donde aprenderás a forzar que cambie una lista desplegable en función de una

combinación de botones de opción para obtener una lista desplegable múltiple.

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¡En práctica!

Paso 1: Preparar nuestra hoja de cálculo.

Nuestro primer paso será preparar nuestra hoja de cálculo para los cambios que vamos a realizar. Para este fin tan solo es necesario que seleccionemos tres celdas de nuestra preferencia en donde

alojaremos tres datos que serán de importancia para crear nuestra lista desplegable múltiple en Excel:

• Una celda para cargar los datos de selección de nuestro botón de opción• Una celda para cargar la dirección de referencia de los datos a mostrar en nuestra lista

desplegable múltiple.

• Una celda para cargar los datos de la selección una vez que se comience a interactuar con nuestra lista desplegable múltiple.

En nuestro caso seleccionamos las celdas D3 , D4 y D5 de nuestra hoja de cálculo, trabajando con una tabla configurada de C7 a E19, tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Para un manejo más sencillo de la formulación asignaremos un nombre a la celda en la que

cargaremos los datos que nos indican que botón de opción se encuentra seleccionado. Para ello recuerda que solo debes acceder a la ficha Fórmulas, sección Nombres definidos, icono Asignar

nombre a un rango:



En el cuadro de diálogo que te aparecerá asignarás cual es el nombre que deseas asignar, a

que ámbito se refiere, un comentario entorno a para que serás empleado y a que celda hace referencia. En nuestro caso se trata de la celda D3 y la llamamos “Boton“:

Para mayores detalles entorno a como asignar nombre a un rango de datos no dudes en visitar este

artículo dedicado al tema.

Paso 2: Insertar y configurar nuestros botones de opción.

Luego de configurar nuestra hoja de cálculo procederemos a insertar nuestros botones de opción

que emplearemos para configurar la lista desplegable múltiple. Para ello iremos a la ficha Programador, sección Controles, botón Insertar:

Una vez allí seleccionaremos en la sección Controles de Formulario, el icono de Botón de Opción,

tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:



Insertaremos tantos botones de opción como categorías tenga nuestro cuadro de origen. En nuestro

caso insertaremos tres botones de opción, uno para la categoría “Días“, uno para la categoría “Meses” y otro para la categoría “Empresas“. Luego podemos cambiar los nombres de cada uno de nuestros botones de opción haciendo clic izquierdo sobre cada uno de ellos y asignándole el

nombre correspondiente.

Para configurar nuestros botones de opción mantendremos pulsada la tecla Control, hacemos clic

en cada uno de los botones de opción de forma que todos queden seleccionados. Luego haremos clic sobre los mismos con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Formato de

Control:

En la pestaña Control especificaremos a que celda queremos vincular nuestros controles. En nuestro caso será con la celda D3, a la cual llamamos Boton. Si deseamos agregar un efecto 3D a

nuestro botones es posible también hacerlo desde esta ficha marcando la opción



Paso 3: Insertar y configurar nuestra lista desplegable múltiple.

Como paso siguiente insertaremos nuestra lista desplegable. Para ello iremos nuevamente a la

ficha Programador, sección Controles, botón Insertar:

Una vez allí seleccionaremos en la sección Controles de Formulario, el icono de Cuadro

Combinado (controles de formulario), tal como lo pueden apreciar en la imagen anexa:

Una vez insertado nuestro cuadro combinado que emplearemos como lista desplegable múltiple procederemos a emplear una fórmula que nos permitirá conocer cual lista de datos debe ser

mostrada de acuerdo a nuestra selección. Emplearemos para este fin la función de MS Excel DIRECCION. En nuestro caso será cargada en la celda D4 de nuestra hoja de cálculo, nuestra celda Dirección, haciendo referencia al rango de datos de nuestra tabla (c7:E19):

=DIRECCION(8;Boton+2)&”:”&DIRECCION(19;Boton+2)

En el primer argumento de la primera función DIRECCION colocaremos un número que será el

resultado de sumarle 1 a el valor de referencia de la fila en que inicia nuestra tabla para que el rango a asignar se encuentre justo por debajo del encabezado de la tabla (en nuestro caso 7+1=8). En el primer argumento de la segunda función DIRECCION colocaremos un número que será igual

al valor de la fila en que finaliza nuestra tabla (en nuestro caso 19).

El segundo argumento de ambas funciones DIRECION dependerá también de la ubicación de

nuestra tabla. Si inicia en la columna A no debemos sumarle nada a nuestra celda botón pero en caso contrario debemos sumar uno por cada columna de separación que este el inicio de nuestra tabla de la primera columna de nuestra hoja de cálculo (en nuestro caso la tabla comienza en la

columna C, por lo que sumamos 2: Boton+2)

Como resultado de aplicar esta fórmula obtendremos la dirección del grupo de celdas que deben ser mostradas en nuestra lista desplegable múltiple de acuerdo a nuestra selección en los botones de

opción, en la imagen anexa resaltada en azul:



Nuestra siguiente acción será crear una referencia a esta Dirección que pueda interpretar nuestra

lista desplegable múltiple. Para ello debemos ir a la ficha Fórmulas, sección Nombres

definidos, icono Asignar nombre a un rango:

En el cuadro de diálogo que te aparecerá asignarás cual es el nombre que deseas asignar, a

que ámbito se refiere, un comentario entorno a para que serás empleado y a que celda hace referencia. En nuestro caso asignamos como nombre “Direccion”. En el cuadro de texto Se refiere

a escribiremos lo siguiente y haremos clic en Aceptar:

=INDIRECTO($D$4)

Para finalizar haremos clic con el botón derecho del ratón en nuestro cuadro de diálogo que

añadimos anteriormente y seleccionaremos la opción Formato de Control. En la pestaña Control

escribiremos “Direccion” en el cuadro de texto Rango de Entrada, vinculando con la celda $D$5

(nuestra celda Selección). Para finalizar haz clic en Aceptar.

Información Importante: Con el objeto de hacer más didácticoeste tutorial de cómo crear una lista desplegable múltiple en Excel, hemos empleado celdas de referencia (D3, D4 y D5) que se encuentran a la vista de los usuarios. Recomendamos que en sus propias

configuraciones estas celdas no se encuentren a la vista de los usuarios para evitar que puedan



dañar sin desearlo la lista desplegable múltiple. Recuerden que deben adaptar para ello toda la

formulación empleada.

¡Hemos culminado!

Si han seguido los pasos detallados deberán obtener un resultado muy similar al anexo:

Dejamos a su disposición archivos de práctica para que puedan detallar como se encuentran configurada nuestra lista desplegable múltiple en Excel:

Lista Desplegable Múltiple Formato Excel 2007

Lista Desplegable Múltiple Formato Excel 2003

Si te gustó este tutorial no dejes de visitar nuestra sección de Tutoriales Excel donde podrás encontrar mucha más información de tu interés:

Sección de Artículos Tutoriales Excel

Como siempre no olviden que todo nuestro equipo se encuentra a su disposición para atender sus comentarios, aportes o dudas entorno a este o cualquiera de nuestros artículos.

¡Estamos para servirles!

Un abrazo, pronto estaremos nuevamente en contacto.

El Equipo EXCELLENTIAS.COM



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Acerca del autor

dcedeno

Miembro fundador del Equipo EXCELLENTIAS.COM, Daniel es un apasionado emprendedor que

busca innovar en el uso de MS Excel aplicado a la visualización de información y el empleo o desarrollo de nuevas herramientas que potencien la cognición humana. ¿Quieres conocer más de Daniel? ¡Síguelo en su Twitter (@d_cedeno ), síguelo en Google+ (Daniel Cedeño Urbina ) o

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