EVIDENCE TÉMOIGNAGES · EVIDENCE TÉMOIGNAGES O T T A W A , T h u r s d a y , D e c e m b e r 1 2...

EVIDENCE TÉMOIGNAGES

OTTAWA, Thursday, December 12, 2019 OTTAWA, le jeudi 12 décembre 2019

The Standing Committee on Internal Economy, Budgets andAdministration met this day at 9 a.m., pursuant to rule 12-7(1),to consider financial and administrative matters; and, in camera,pursuant to rule 12-7(1), to consider financial and administrativematters.

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et del’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures, conformémentà l’article 12‑7(1) du Règlement, pour étudier des questionsfinancières et administratives, et à huis clos, conformément àl’article 12‑7(1) du Règlement, pour étudier des questionsfinancières et administratives.

Senator Sabi Marwah (Chair) in the chair. Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.

[English] [Traduction]

The Chair: Good morning and welcome to this meeting ofthe Standing Committee on Internal Economy, Budgets andAdministration. My name is Sabi Marwah, and I have theprivilege of acting as chair of this committee. I will ask senatorsto introduce themselves.

Le président : Bonjour et bienvenue à cette séance du Comitépermanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider lecomité. J’invite les sénateurs à se présenter.

Senator Munson: Jim Munson, Ontario, and I am the deputychair of this committee.

Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario, et je suisvice-président du comité.

[Translation] [Français]

Senator Forest: Éric Forest from the Gulf region of Quebec. Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division du Golfe, auQuébec.

Senator Dawson: Dennis Dawson from Quebec. Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.

Senator Gold: Marc Gold from Quebec. Le sénateur Gold : Marc Gold, du Québec.

Senator Saint-Germain: Raymonde Saint‑Germain fromQuebec.

La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, duQuébec.

Senator Moncion: Lucie Moncion from Ontario. La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.

Senator Dalphond: Pierre Dalphond from Quebec. Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, du Québec.

Senator Verner: Josée Verner from Quebec. La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.


Senator Plett: Don Plett, Manitoba. Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.

Senator Loffreda: Tony Loffreda, Quebec. I’m here just asan observer this morning to learn.

Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec. Je suisici, ce matin, seulement à titre d’observateur pour apprendre.

Senator Boehm: Peter Boehm, Ontario. Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.

Senator MacDonald: Michael MacDonald, Nova Scotia. Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, de laNouvelle-Écosse.

Senator Seidman: Judith Seidman, Montreal, Quebec. La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, auQuébec.

Senator Tannas: Scott Tannas, Alberta. Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.

12-12-2019 Régie interne, budgets et administration 1:1

Senator Marshall: Elizabeth Marshall, Newfoundland andLabrador.

La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve‑et‑Labrador.

Senator Tkachuk: David Tkachuk, Saskatchewan. Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.

The Chair: Thank you and welcome, everybody. I mustadmit, I didn’t realize that we have such an exciting agenda. I’venever seen so many senators or staff at a meeting ever.

Le président : Merci et bienvenue à tous. Je dois admettreque je ne m’étais pas rendu compte que nous avions établi unordre du jour aussi emballant. Je n’ai jamais vu autant desénateurs ou de membres du personnel présents à une réunion.

The first item is the public minutes from November 7, 2019.Colleagues, you will recall that on November 7, a decision wasmade by this committee to no longer cover transportation costsassociated with sponsored travel. A question was raised and theywould like that issue to be revisited. It has been revisited as itemno. 5. It’s not a change to the minutes — the minutes arecorrect — but I want to let you know that it’s being resurfaced initem no. 5. Any there any questions or changes? If not, can Ihave a motion to adopt the minutes? Moved by SenatorDalphond to adopt the minutes. Agreed?

Le premier point concerne le procès-verbal de la séancepublique du 7 novembre 2019. Chers collègues, vous voussouviendrez que le 7 novembre dernier, le comité a pris ladécision de ne plus couvrir les frais de transport reliés à desvoyages parrainés. Une question a été soulevée, et on aimeraitqu’elle soit réexaminée. Elle a donc été réinscrite au cinquièmepoint de l’ordre du jour. Ce n’est pas un changement au procès-verbal, dont le contenu demeure exact, mais je tenais à voussignaler que cette question a refait surface et qu’elle figure aucinquième point. Y a‑t‑il des questions ou des modifications?S’il n’y en a pas, quelqu’un voudrait‑il présenter une motionpour faire adopter le procès‑verbal? Le sénateur Dalphond enpropose l’adoption. Êtes-vous d’accord?

Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord.

The Chair: Agreed. Carried. Le président : D’accord. La motion est adoptée.

Item no. 2, honourable senators, is the allocation of caucus/group and the house officer budgets. At the last CIBA meeting,the committee decided to let the leaders consult and make aproposal on the allocation for caucuses and parliamentarygroups. It is my understanding that no agreement has yet beenreached. To support this decision, you may wish to refer to thefinancial tables that are in your package.

Honorables sénateurs, le deuxième point porte sur l’allocationdes budgets des caucus, des groupes et des agents supérieurs. Àsa dernière réunion, notre comité, aussi connu sous l’acronymeCIBA, a décidé de laisser les leaders se consulter entre eux avantde faire une proposition sur l’allocation pour les caucus et lesgroupes parlementaires. Je crois comprendre que les leaders nesont pas encore arrivés à une entente. Pour appuyer cettedécision, vous voudrez peut-être consulter les tableaux financiersqui se trouvent dans votre liasse.

Colleagues, in the current circumstances, I believe it isappropriate to follow the rules approved by the Senate to allocateto the Canadian Senators Group the funding established by theSenate Administrative Rules. I understand that the proratedamount represents $191,667, until March 31, 2020.

Chers collègues, dans les circonstances actuelles, je crois qu’ilconvient de suivre les règles approuvées par le Sénat pourattribuer au Groupe des sénateurs canadiens le financementétabli par le Règlement administratif du Sénat. Si je comprendsbien, le montant calculé au prorata est de 191 667 $ jusqu’au31 mars 2020.

The Chief Financial Officer has indicated that the caucusgroup — the unused funding — can be reallocated to ensure theSenate remains within budget. The remaining budgets, since wehave not heard anything from the leaders, will remain at the levelagreed to by the leaders at the beginning of the 2019-20 fiscalyear, with the exception of the independent Liberals, which is nolonger eligible for funding as a group. Are there any questions orcomments on that?

Le dirigeant principal des finances a indiqué que les fondsinutilisés des caucus et des groupes peuvent être réaffectés pours’assurer que le Sénat respecte le budget. Enfin, puisque nousn’avons rien entendu de la part des leaders, les autres budgetsdemeureront au niveau convenu par les chefs au début del’exercice 2019‑2020, sauf dans le cas des libéraux indépendants,dont le groupe n’est plus admissible au financement. Y a‑t‑il desquestions ou des observations à ce sujet?

Senator Plett: I’m a little perplexed. The CSG asked for$120,000, and the suggestion was made that there was notagreement by the leaders, so, in that case, let’s give them

Le sénateur Plett : Je suis quelque peu perplexe. Le Groupedes sénateurs canadiens, ou GSC, a demandé 120 000 $ et, à cequ’il paraît, les leaders ne seraient pas parvenus à une entente.

1:2 Internal Economy, Budgets and Administration 12-12-2019

$70,000 more instead of less. I don’t think any disagreement thatexisted wasn’t because they were asking for not enough money;let’s give them more. The request was for $120,000, and therewas agreement by the leaders to give them $120,000. Thedisagreement was giving the Liberals money, not the CSG. Theleaders agreed to give the CSG $120,000, so I’m not sure wherethis report is coming from.

Or, voilà que nous donnons 70 000 $ de plus au GSC. Je doutequ’il y ait eu désaccord parce que le montant demandé n’était passuffisant; donnons‑en plus. Il s’agissait d’une demande de 120000 $, et les leaders se sont entendus là‑dessus. Le désaccordportait sur le financement des libéraux, et non celui du GSC. Lesleaders ont accepté d’accorder 120 000 $ au GSC, alors je ne saispas sur quoi repose ce rapport.

The Chair: To be honest, Senator Plett, we weren’t aware anagreement had been reached at $119,000. I’m quite happy with$119,000; the 191 is the date from November 9, when the CSGwas set up. But I’m happy to leave it at 119. We did not receivea request for anything else.

Le président : À vrai dire, sénateur Plett, nous ne savions pasqu’il y avait eu entente sur le montant de 119 000 $. Cela meconvient parfaitement; la somme de 119 000 $, c’est à partir du 9novembre, date à laquelle le GSC a été établi. Quoi qu’il en soit,je suis heureux de laisser le montant à 119 000 $. Nous n’avonspas reçu de demande pour autre chose.

Senator Plett: That was the agreement by the leaders — thatthey would get $120,000.

Le sénateur Plett : C’est ce qui a été convenu par les leaders,à savoir que le GSC recevrait 120 000 $.

The Chair: But nothing had been intimated to us. So are wein agreement with $120,000? We shall agree on that. With that,we move to item no. 3. All in agreement?

Le président : Oui, mais rien ne nous a été présenté à cetégard. Donc, sommes-nous d’accord au sujet des 120 000 $?Nous devons nous entendre là‑dessus avant de passer autroisième point. Êtes-vous tous d’accord?

Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord.

The Chair: Carried. Le président : C’est adopté.

Item no. 3 is a report from the Subcommittee on the SenateEstimates. I invite to the table Pierre Lanctôt, Chief FinancialOfficer, Finance and Procurement Directorate; and NathalieCharpentier, Comptroller and Deputy Chief Financial Officer. Itis my understanding that Senator Moncion, chair of Estimates,will make a presentation, to be followed by questions from us.

Le troisième point à l’ordre du jour concerne un rapport duSous-comité du budget des dépenses du Sénat. J’invite à notretable Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Directiondes finances et de l’approvisionnement, et Nathalie Charpentier,contrôleuse et adjointe au dirigeant principal des finances. Jecrois comprendre que la sénatrice Moncion, qui préside le sous-comité du budget des dépenses, fera un exposé, après quoi nousposerons des questions.


Senator Moncion: Honourable senators, as chair of theSubcommittee on the Senate Estimates, I have the pleasure oftabling, for approval, the Senate Main Estimates for 2020‑21.

La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, en tant queprésidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, j’aile plaisir de déposer, pour approbation, le budget annuel duSénat pour l’exercice financier de 2020-2021.


Your subcommittee has the mandate to review the proposedestimates, keeping in mind the necessity for the Senate and itsadministration to demonstrate responsible management of thepublic funds that are allocated to the institution.

Votre sous-comité a le mandat d’examiner le projet de budgetdes dépenses en tenant compte du fait que le Sénat et sonadministration doivent assurer la gestion responsable des fondspublics affectés à l’institution.


Your subcommittee, composed of Senator Dawson, SenatorMarshall and me, met on November 20, 2019, to review thefunding requirements for the Senate estimates for 2020‑21. Thedocuments presented to the subcommittee described the fundingrequirements for senators, committees, and International andInterparliamentary Affairs.

Votre comité, formé des sénateurs Dawson, Marshall et moi, atenu une réunion le 20 novembre 2019 pour examiner les besoinsfinanciers aux fins du budget des dépenses du Sénat pourl’exercice 2020-2021. Les documents présentés au sous-comitédécrivaient les besoins financiers pour les sénateurs, les comitéset les Affaires internationales et interparlementaires.


Each administration directorate also provided a summarydetailing the use of their financial resources. Any fundingincreases from the previous year required detailed documentationand a presentation before the subcommittee to justify the newspending. Your subcommittee heard from 10 individualsrepresenting the directorates requesting additional funding,including members of the management teams from the Senateand the group of international associations. They presented theiroperational and funding requirements and their justification forchanges. Your subcommittee thanks these individuals for theirpresentations.

Chaque direction de l’administration a présenté un sommairedétaillé de l’utilisation de ses ressources financières. Touteaugmentation de fonds par rapport à l’année précédente a dû êtreappuyée par une documentation détaillée et faire l’objet d’uneprésentation devant le sous-comité afin de justifier les nouvellesdépenses. Votre sous-comité a entendu le témoignage de 10représentants des différentes directions qui demandaient desfonds additionnels, y compris des membres des équipes degestion du Sénat et le groupe des associations internationales. Ilsont soumis leurs besoins opérationnels et financiers ainsi que lesmotifs justifiant les changements. Votre sous-comité remercietoutes ces personnes de leurs présentations.


Throughout its study, the subcommittee took into account thechanges taking place in the Senate and the various ongoingmodernization processes. The Main Estimates were preparedbased on the assumption that the Senate’s level of activity for theplanning year would be similar to the level observed in 2018-19and early 2019-20.

Tout au long de son étude, le sous-comité a tenu compte deschangements que connaît le Sénat et des processus demodernisation mis en place. Le Budget principal des dépenses aété préparé suivant l’hypothèse que le niveau d’activité du Sénatpour l’année de planification serait semblable à celui observé en2018‑2019 et au début de 2019‑2020.

The proposed budget is also based on the following principles:maintaining high-quality services to senators, ensuring goodstewardship of public funds, investing to upgrade informationtechnology infrastructure and addressing operational gaps due toan increased level of activities.

Le budget proposé repose également sur les principessuivants : maintien d’un service de haute qualité pour lessénateurs; bonne gérance des fonds publics; investissements pourmettre à jour l’infrastructure des technologies de l’information;mesures pour combler les lacunes opérationnelles attribuables àune augmentation des niveaux d’activité.


In its deliberations, your subcommittee identified key elementsit believes worth noting to ensure continuity in the developmentand study of future funding requirements. Your subcommitteeproposes a budget strategy to fund the Senate’s ongoingexpenses from the proposed 2020‑21 budget and to use an activebudget reallocation approach for non‑recurring fundingrequirements.

Dans le cadre de ses délibérations, votre sous-comité a soulevécertains éléments clés qu’il estime utile de souligner afind’assurer une continuité dans l’élaboration et l’étude des besoinsfinanciers à venir. Votre sous-comité propose une stratégiebudgétaire visant le financement des dépenses permanentes duSénat à même le budget proposé pour l’exercice 2020-2021 etvisant à utiliser une approche de réallocation active du budgetpour les besoins non récurrents de financement.

If the amounts are insufficient, a request for additional fundswill be considered during the Supplementary Estimatesprocesses.

Si les sommes s’avéraient insuffisantes, une demande de fondssupplémentaires serait considérée lors des processus des Budgetssupplémentaires des dépenses.


Your subcommittee recognizes that in order to be able toprovide the services necessary for the Senate and senators toconduct their parliamentary and constitutional responsibilities,and taking into account the growth and complexity of operations,resource requests for the Senate Administration must beaddressed in a timely manner to limit operational andconsequential risks arising from undue delays.

Votre sous-comité reconnaît que, pour être en mesure d’offrirles services nécessaires à l’exercice des fonctions parlementaireset constitutionnelles des sénateurs et du Sénat et, compte tenu dela croissance et de la complexité des opérations, les demandes enressources de l’Administration du Sénat doivent être combléessans délai pour limiter les risques opérationnels et conséquents àtout retard indu.



Your subcommittee underlines the importance of informationtechnologies and of infrastructure that supports technologiesrequired for the Senate’s daily operations, but also for datasecurity and integrity. As a result, your subcommittee notes awillingness to conduct a security audit of the systems put inplace by the Senate and a review of the management ofinformation technology.

En ce qui a trait au secteur des technologies de l’information,votre sous-comité soulève l’importance de ces dernières et desinfrastructures qui appuient les technologies pour le bonfonctionnement des travaux quotidiens du Sénat, mais égalementpour la sécurité et l’intégrité des données. À cet effet, votre sous-comité a fait part de sa volonté de procéder à un exercice devérification de la sécurité des systèmes mis en place par le Sénat,ainsi qu’à une revue de la gestion des technologies del’information.


Your subcommittee recommends that the total 2019-20 budgetallocated for recognized parliamentary caucuses and groups berenewed for the fiscal year under review. Your subcommitteeleaves it to the various leaders to agree on the distribution of thebudget, and if they deem the total to be insufficient, their requestfor additional funds should be submitted to CIBA.

Votre sous-comité recommande que le budget total de2019‑2020 alloué pour les caucus et groupes parlementairesreconnus soit reconduit pour l’année financière à l’étude. Votresous-comité laisse le soin aux différents leaders de s’entendre surla distribution de ce budget et s’ils jugent que le budget total estinsuffisant, leur demande de fonds additionnels devra êtreprésentée à CIBA.


Your subcommittee encourages the competent authorities toevaluate working hours in order to ensure work‑life balance, andto review the salaries of certain Senate employee categories witha view to retaining and recruiting top talent.

En ce qui concerne la rémunération et les horaires de travail,votre sous-comité encourage les autorités compétentes àprocéder à l’évaluation des horaires de travail afin d’assurer unéquilibre travail/vie personnelle ainsi qu’une révision de larémunération de certaines catégories d’employés du Sénat, dansle but d’assurer la rétention et le recrutement de personnelhautement qualifié.


In the review of the Main Estimates, your subcommittee hasexamined the resources available for senators to conduct theirparliamentary and constitutional responsibilities. The predictedtotal budget for the Senate for the year 2020-21 is $115.6million, an increase of $1.4 million compared to the currentfiscal year. This is an increase of 1.2 per cent, which is less thanthe inflation rate of 2.1 per cent.

Dans son étude du Budget principal des dépenses, votre sous-comité a examiné les ressources mises à la disposition dessénateurs pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilitésparlementaires et constitutionnelles. Le budget total prévu pourle Sénat pour 2020‑2021 passe à 115,6 millions de dollars, soitune augmentation de 1,4 million de dollars comparativement àl’exercice courant. Ce montant représente une augmentation de1,2 %, ce qui est inférieur au taux d’inflation de 2,1 %.

The budget for senators, committees and IIA are up $1.3million and the administration budget is up $225,000, while thebudget for employee benefits is down $140,000.

Le budget des sénateurs, des comités et de la Direction desaffaires internationales et interparlementaires, ou AII, augmentede 1,3 million de dollars et celui de l’Administration, de 225 000$, alors que le budget relatif aux bénéfices des employés diminuede 140 000 $.


The information that I will provide here in French is onpage 11, and I believe that the information is also on page 11 inEnglish. You can use a document to see the amounts that will bediscussed here.

L’information que je vais vous donner ici en français est à lapage 11, et je crois qu’elle se trouve également à la page 11 enanglais. Il y a un document grâce auquel pouvez suivre pour voirles sommes qui seront évoquées ici.


The budgets for senators, committees and parliamentaryassociations are up $1.3 million, which represents an increase of2.1 per cent. This sum comprises an increase of $602,000 in theparliamentary associations budget, including $544,000 intemporary funding for conferences, and $58,000 representing theSenate’s portion for adding two positions required to supportgrowth in activities and proactive disclosure.

Le budget des sénateurs, des comités et des associationsparlementaires augmente globalement de 1,3 million de dollars,soit de 2,1 %. Cette somme est composée des éléments suivants :une augmentation de 602 000 $ du budget des associationsparlementaires, y compris un financement temporaire de 544 000$ pour des conférences, ainsi qu’une somme de 58 000 $ quireprésente la part du Sénat relativement à l’ajout de deuxressources nécessaires afin de soutenir la croissance des activitéset de la divulgation proactive.

Please note that this additional funding will be allocated onlyonce the House of Commons approves its share of theseexpenses. The senators’ office budgets are increasing by$513,000, including $15,000 for the additional office allowancefor the Speaker of the Senate. This increase is entirely related tothe inflation rate of 2.1 per cent. There’s also an increase of$202,000 for senators’ basic and additional allowances andpensions, travel and living expenses and telecommunicationsexpenses, and a decrease of $27,000 in the grants andcontributions budget.

Notez que ce financement additionnel ne sera accordé quelorsque la Chambre des communes aura approuvé sa part desdépenses. Le budget des bureaux des sénateurs augmente de 513000 $, y compris 15 000 $ pour le budget du bureausupplémentaire du Président du Sénat. Cette augmentation estcomplètement liée à l’inflation de 2,1 %. Il y a également uneaugmentation de 202 000 $ pour les indemnités de base etsupplémentaires et les pensions, les frais de déplacement et lesfrais de subsistance ainsi que les frais de télécommunication dessénateurs, et une diminution de 27 000 $ du budget dessubventions et contributions.


Funding for the Senate Administration represents an overallincrease of $225,000 or 0.5 per cent. The amount includes newexpenditures of $1.5 million, less the reduction in temporaryfunding from reduction in funding from previous years that endsthis year, totalling $1.3 million.

Le financement accordé à l’Administration du Sénat augmenteglobalement de 225 000 $, soit 0,5 %. Cette somme estcomposée de nouvelles dépenses de 1,5 million de dollars, moinsla réduction du financement temporaire des années précédentesqui prend fin cette année et qui totalise 1,3 million de dollars.

The new funding requirements include the following keyitems:

Parmi les nouveaux besoins de financement, mentionnons leséléments clés suivants.


The document refers to a permanent increase of $538,000 tomaintain editing and text coordination services at the existinglevel. The $273,540 represents three full‑time positions. Thereare also two full‑time positions, compensation advisor andemployee relations advisor, which represent $162,280. So if youadd $273,540 and $162,280, you have the amounts included inthe $538,000. One part remains to be determined.

On voit dans le document une augmentation permanente de538 000 $ pour le maintien à niveau des services de révision etde coordination des textes. Ce montant de 273 540 $ représentetrois postes à temps plein, et il y a également deux postes àtemps plein de conseiller en rémunération et de conseiller enmatière de relations avec les employés qui représentent unesomme de 162 280 $. Donc, si vous additionnez 273 540 $ et 162280 $, cela vous donne les montants qui sont inclus dans lasomme de 538 000 $. Il y a une partie qui reste à déterminer.


There was also $451,000 approved by CIBA for the additionof three positions for legal services. We are talking about$299,717, and this amount was approved by CIBA onSeptember 5, 2019. Another one for software licences, in theamount of $122,965, was approved on April 4, 2019 by CIBA;and there are the executive performance bonuses, $28,000, whichwere approved by CIBA in April 2019.

Un montant de 451 000 $ avait également été approuvé parCIBA en vue de l’ajout de trois ressources pour les servicesjuridiques. On parle là de 299 717 $, et ce montant a étéapprouvé par CIBA le 5 septembre 2019. Soulignons aussi leslicences de logiciels informatiques, pour un montant de 122 965$, approuvé par CIBA le 4 avril 2019, et les primes de rendementdes cadres, pour un montant de 28 000 $, approuvé par CIBAen avril 2019.



We’re talking about an increase of $261,000, which comprises$73,000 for meal and taxi allowances for employees, $98,033 forposition reclassifications and $89,000 in additional personnelbudget for standby provisions.

On parle d’une augmentation de 261 000 $ qui est ventiléecomme suit : 73 000 $ pour des indemnités de repas et de taxipour les employés; 98 033 $ pour des reclassifications de postes;89 000 $ de budget additionnel pour le personnel mis endisponibilité.


There is a permanent increase of $240,000 for cafeteriaservices —

Il y a une augmentation permanente de 240 000 $ pour lesservices de cafétéria...


— which represents $160,000. — cela représente 160 000 $.


And maintenance services in the Senate of Canada Building,$80,458. These two amounts are equal to $240,000.

S’ajoute à cela le maintien des services d’entretien dansl’édifice du Sénat du Canada pour 80 458 $. Ces deux montantstotalisent 240 000 $.

Your subcommittee also reviewed administration request forone-time initiatives totalling $1.7 million to its plan to fund outof the current budget envelope. This is important. It’s not newmoney. These initiatives, which are not included in the Senate’sadditional budget requests, are the following: $1.4 million forinvestment in information technology infrastructure — we’retalking here about $680,000 and $750,000; $134,000 tomodernize the LEGISinfo system; $129,000 in temporaryfunding to support the structural transition of the HumanResources Directorate in the amount of $80,601 and to hire, on atemporary basis, a seasonal electronic printing specialist at$48,284, which gives you the total of $129,000.

Votre sous-comité a aussi examiné les demandes del’Administration du Sénat visant des initiatives non récurrentestotalisant 1,7 million de dollars, qu’elle compte financer à mêmeles enveloppes budgétaires existantes. C’est important. Il nes’agit pas d’argent frais. Ces initiatives, qui ne sont pas inclusesdans les demandes budgétaires additionnelles du Sénat, sont lessuivantes : un investissement de 1,4 million de dollars pourl’infrastructure des technologies de l’information — il estquestion ici de 680 000 $ et de 750 000 $; un montant de 134000 $ pour la modernisation du système LEGISinfo; unfinancement temporaire de 129 000 $ destiné à appuyer latransition structurelle de la Direction des ressources humaines,pour un montant de 80 601 $, et à embaucher de façontemporaire un spécialiste de l’impression électronique quioccupera un poste saisonnier, pour un montant de 48 284 $, cequi vous donne le total de 129 000 $.

Note that of the $1.4 million total net increase proposed for thebudget 2020-21, $995,000 was approved by CIBA this year,which includes the $544,000 for the interparliamentaryassociations, and the conferences are one for OSCE and theCommonwealth. There are $300,000 for legal services and$151,000 for corporate services.

Il est à noter que, sur les 1,4 million de dollars d’augmentationtotale nette proposée pour 2020‑2021, 995 000 $ ont déjà étéapprouvés par CIBA au cours de l’année, ce qui comprend 544000 $ pour les associations interparlementaires et lesconférences, dont celles de l’OSCE et du Commonwealth. Il y a300 000 $ pour les services juridiques et 151 000 $ pour lesservices corporatifs.


In summary, the 10.25 additional total net full‑time equivalentpositions, consisting of 1.75 temporary and 8.5 permanentpositions, include three full‑time equivalent positions alreadyapproved by CIBA.

En résumé, le total net additionnel est de 10,25 postes à tempsplein, 1,75 poste temporaire et 8,5 postes permanents, quicomprennent trois ETP déjà approuvés par CIBA.


It should also be noted that, of the proposed total net increaseof $1.4 million for 2020‑21, $35,000 is related to statutoryappropriations, and $1.3 million is related to the Senate’s votedappropriations.

Il est également à noter qu’un montant de 1,4 million dedollars d’augmentations totales nettes est proposé pour le budgetde 2020-2021. De ce montant, une somme de 35 000 $ est liéeaux crédits législatifs et une autre de 1,3 million de dollars estliée aux crédits votés par le Sénat.

Therefore, your subcommittee recommends that the Senate’s2020‑21 budget be $115,600,000, which is an increase of1.2 per cent from the previous year; that the 2020‑21 budgetadjustments listed in the appendix be approved; that the proposedbudget strategy be accepted; and that the budget requests fromthe International and Interparliamentary Affairs Directorate beapproved.

Par conséquent, votre sous-comité formule lesrecommandations suivantes : que le budget du Sénat pourl’exercice 2020-2021 soit de 115 600 000 $, ce qui représenteune augmentation de 1,2 % par rapport à l’exercice précédent;que les rajustements budgétaires pour l’exercice 2020-2021présentés en annexe soient approuvés; que la stratégie budgétaireproposée soit acceptée; que les demandes budgétaires formuléespar les Affaires internationales et interparlementaires soientapprouvées.

It should be noted that the competent authority of the House ofCommons must also approve the request so that a finalrecommendation can be made.

Il important de noter que l’autorité compétente de la Chambredes communes doit également approuver la demande afin qu’unerecommandation finale puisse être présentée.

I tabled my report today. Thank you. J’ai déposé mon rapport aujourd’hui. Merci.


The Chair: Thank you, Senator Moncion. Le président : Merci, sénatrice Moncion.

Senator Seidman: Thank you very much for yourpresentation. I would like to clarify the information technologyportion of the budget to get a little more detail, if I might.

La sénatrice Seidman : Merci beaucoup de votre exposé.J’aimerais revenir sur la partie du budget qui porte sur lestechnologies de l’information afin d’obtenir un peu plus dedétails à ce sujet, si je peux me permettre.

It’s true, we all know the importance of good IT infrastructure,and compatible and secure systems, but we all know how easilylost dollars can be swallowed into a digital hole with, in the end,very little to show for it. You talk about conducting a securityaudit of the systems and a review of the management, and thenthere is another reference on page 9 that says $1.4-plus millioninvestment for information technology infrastructure.

Certes, nous reconnaissons tous l’importance d’une bonneinfrastructure informatique et de systèmes compatibles etsécurisés, mais nous savons tous à quel point il est faciled’engloutir de l’argent dans un trou numérique avec, au bout ducompte, très peu de résultats concrets. Vous parlez de procéder àun exercice de vérification de la sécurité des systèmes et à unexamen de la gestion, puis à la page 9, il est également questiond’un investissement de plus de 1,4 million de dollars pourl’infrastructure des technologies de l’information.

I’m wondering if you could provide more details on whatexactly information technology infrastructure means, the plan toachieve security audit and a review of the management of the ITsystem.

Pourriez-vous nous expliquer plus en détail ce que signifieexactement l’infrastructure des technologies de l’information eten quoi consiste le plan pour mener une vérification de lasécurité et un examen de la gestion du système informatique?

Senator Moncion: I will ask Pierre to answer. La sénatrice Moncion : Je vais demander à Pierre de vousrépondre.

Pierre Lanctôt, Chief Financial Officer, Finance andProcurement Directorate, Senate of Canada: Thank you. Theinvestment in infrastructure is basically two major projects. Oneis the network that we’re going to be doing for our infrastructurein different buildings. The second one is to replace the storageequipment, which is near the end of its life cycle. That is

Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Directiondes finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada :Je vous remercie. L’investissement dans l’infrastructure viseessentiellement deux grands projets. Le premier est le réseau quenous allons mettre en place pour notre infrastructure dansdifférents édifices. Le second concerne le remplacement du


basically replacing equipment. Obviously, when we replace it,the technology is better these days and it should also improve thequality of the service.

matériel de stockage, qui arrive à la fin de son cycle de vie. Ils’agit, au fond, de remplacer le matériel. Bien entendu, nous leremplacerons par une meilleure technologie, ce qui devrait aussiaméliorer la qualité du service.

In terms of the review, we will be looking at what reviews wecan do and we will be reporting back to the subcommittee on theproposed plan to address the review and the audit.

Pour ce qui est de l’examen, nous tiendrons compte desdiverses possibilités et nous présenterons au sous-comité le planproposé pour l’examen et la vérification.

Senator Seidman: Okay. So you’re going to make a proposalabout that review, which we will then see?

La sénatrice Seidman : Je vois. Vous nous présenterez doncune proposition au sujet de cet examen?

Mr. Lanctôt: That’s correct. M. Lanctôt : C’est exact.

Senator Seidman: That’s good. Thank you. La sénatrice Seidman : C’est bien. Merci.

The Chair: Senator Seidman, if you would like any moredetails, David Vatcher, who is head of ISD, is here.

Le président : Sénatrice Seidman, si vous voulez obtenir plusde détails, sachez que David Vatcher, le directeur de la Directiondes services d’information, est ici.

Senator Seidman: If there is a little more to share . . . La sénatrice Seidman : S’il y a d’autres points à ajouter...

The Chair: Do you have any other details? Le président : Avez-vous d’autres détails à fournir?

David Vatcher, Director, Information Services Directorate,Senate of Canada: I’d be glad to answer any questions. Ournetwork at the Senate is part of a larger network that spans theparliamentary precinct. Our part of the network serves ninebuildings and 37 floors where Senate employees work. Over thenext two years, we have close to 100 switches to change.

David Vatcher, directeur, Direction des servicesd’information, Sénat du Canada : Je serai heureux derépondre à vos questions. Notre réseau au Sénat fait partie d’unréseau plus vaste qui s’étend sur toute la Cité parlementaire.Notre segment du réseau dessert 9 édifices et 37 étages oùtravaillent des employés du Sénat. Au cours des deux prochainesannées, nous aurons à changer près de 100 commutateurs.

The switches are changed because they are at the end of theirservice life. When they reach that end of service, we need tochange them because we regularly get information from themaker to upgrade firmware for different switches and differentfamilies to make them safer as new security holes can be foundfor any of the information. After a certain point in time, themaker — in this case Cisco — will stop giving new updates forthe switches. At that point, we plan to replace the switches sothat we can have reliable and secure infrastructure on which ourdata travels.

Il faut changer les commutateurs parce que leur durée de vieutile touche à sa fin. Lorsqu’ils arrivent au terme de leur duréede vie, nous devons les changer parce que nous recevonsrégulièrement des avis de la part du fabricant pour mettre à jourle micrologiciel pour les différents commutateurs et lesdifférentes familles de circuits afin de les rendre plus sûrs, cartoute information peut être exposée à de nouvelles failles desécurité. Après un certain temps, le fabricant — en l’occurrence,Cisco — cessera de donner de nouvelles mises à jour liées auxcommutateurs. À ce moment‑là, nous comptons remplacer lescommutateurs afin de disposer d’une infrastructure fiable etsécurisée pour la circulation de nos données.

Senator Seidman: Okay. Thank you. La sénatrice Seidman : Très bien. Merci.

Senator Marshall: I was on the subcommittee with SenatorMoncion. First of all, the security audit has come up previouslyat Internal Economy. My understanding is there is a generalconsensus that we need to do that. There’s a significant amountof money going into IT and David has provided information. ButI’m an accountant. My knowledge of IT is very limited. We’respending a lot of money and I don’t know whether we’re headingin the right direction or not.

La sénatrice Marshall : J’ai siégé au sous-comité avec lasénatrice Moncion. Tout d’abord, la question de la vérificationde la sécurité a déjà été soulevée au comité de la régie interne.Nous sommes généralement d’accord, me semble‑t‑il, pour direqu’une telle vérification s’impose. Des sommes considérablessont prévues pour les technologies de l’information, et Davidvient de nous fournir des renseignements à ce sujet. Pour mapart, je suis une comptable. Mes connaissances en matièred’informatique sont très limitées. Nous dépensons beaucoupd’argent, mais je ne sais pas si nous allons dans la bonnedirection ou non.


There are two things we need to do. First, going back to whatPierre said, I don’t know who we should get, but I think weshould have somebody else come in and take a look at ouroperational plan.

Il y a deux choses que nous devons faire. Tout d’abord, pourrevenir à ce que Pierre a dit, je pense que nous devrions inviterquelqu’un d’autre — j’ignore qui — à venir jeter un coup d’œil ànotre plan opérationnel.

The other part is that we need to have that security audit done.We always get these strange emails coming in and we need thatassurance. It would be very embarrassing to the Senate if we hada big security problem. That’s my perspective on it. It wasdiscussed in detail at the subcommittee. Thank you very much.

Par ailleurs, nous devons effectuer cette vérification de lasécurité. Nous recevons toujours d’étranges courriels, d’où lanécessité d’avoir cette assurance. Ce serait très embarrassantpour le Sénat si nous étions aux prises avec un gros problème desécurité. Voilà ce que j’en pense. Cette question a fait l’objet dediscussions détaillées au sous-comité. Merci beaucoup.

Senator Seidman: Thank you for that. That’s perfect. La sénatrice Seidman : Je vous remercie de cetteobservation. C’est parfait.

The Chair: I think that has been noted, Senator Marshall. Ishall follow up on that myself.

Le président : Je crois que nous en prenons bonne note,sénatrice Marshall. J’en ferai moi‑même le suivi.

Senator Batters: This is a $115.5 million budget, going upalmost $1.4 million from last year’s budget. It says near the startof your eleventh report that this was prepared based on “theassumption that the Senate’s level of activity for the planningyear would be similar.”

La sénatrice Batters : Il s’agit d’un budget de 115,5 millionsde dollars, soit une augmentation de près de 1,4 million dedollars par rapport au budget de l’an dernier. Au début de votre11e rapport, il est écrit que ce rapport a été préparé suivant« l’hypothèque que le niveau d’activité du Sénat pour l’année deplanification serait similaire ».

What about the fact that 2019 was an election year and theSenate didn’t sit for about five and a half months during theJune to early December time frame? What’s your comment onthat?

Qu’en est‑il du fait que, 2019 étant une année électorale, leSénat n’a pas siégé pendant environ cinq mois et demi, soitde juin jusqu’au début de décembre? Qu’avez-vous à dire à cesujet?

Mr. Lanctôt: Essentially, in the report we’re saying it’s basedon the first few months of the year. We’re talking about the firstquarter, and it was a busy first quarter. We had a lot of peopleworking very hard. For example, there was a lot of overtime andexpenses that occurred, so we assume the same level of activityis going to happen. We didn’t factor in the slowdown — if I canuse that expression — or the non-sitting for the last few months,as it should not repeat in 2020-21. We’re basically assuming alevel of activity for 2020-21 that is standard to the way theSenate has functioned in the last 18 months, starting in the firstquarter of 2019-20.

M. Lanctôt : Essentiellement, dans le rapport, nous disonsque c’est basé sur les premiers mois de l’année. Nous parlons dupremier trimestre, qui a été une période occupée. Beaucoup degens ont travaillé très fort. Par exemple, il y a eu beaucoupd’heures supplémentaires et de dépenses; nous nous attendonsdonc à ce que le même niveau d’activité se poursuive. Nousn’avons pas tenu compte du ralentissement — si je peux utilisercette expression — ni de l’absence de séances au cours desderniers mois, car cela ne devrait pas se répéter en 2020-2021.Nous supposons essentiellement que le niveau d’activité pour2020-2021 ne sera pas différent de la façon habituelle dont leSénat a fonctionné au cours des 18 derniers mois, c’est‑à‑diredepuis le premier trimestre de 2019-2020.

Senator Batters: Okay. On the second page of your report inthe section talking about pay and working hours, I’m assumingthis is talking about Senate Administration where it says, “Yoursubcommittee encourages the competent authorities to evaluateworking hours in order to ensure work/life balance, as well as toreview the salaries of current Senate categories.”

La sénatrice Batters : D’accord. À la deuxième page devotre rapport, dans la section qui parle de la rémunération et deshoraires de travail, je suppose qu’il est question del’Administration du Sénat dans le passage suivant : « Votre sous-comité encourage les autorités compétentes à procéder àl’évaluation des horaires de travail afin d’assurer un équilibretravail-vie personnelle, ainsi qu’une revue de la rémunération decertaines catégories d’employés du Sénat. »

First of all, am I correct to assume that is SenateAdministration, not senators’ staff?

Tout d’abord, ai‑je raison de présumer qu’il s’agit del’Administration du Sénat, et non du personnel des sénateurs?

Senator Moncion: That’s right. La sénatrice Moncion : C’est exact.


Senator Batters: What does it mean to evaluate the workinghours in order to ensure work/life balance? Also, whenreviewing the salaries of Senate Aministration categories, will ittake into account the bonuses they receive as well?

La sénatrice Batters : Qu’entendez-vous par l’évaluation deshoraires de travail afin d’assurer un équilibre travail-viepersonnelle? Par ailleurs, au moment d’examiner la rémunérationde certaines catégories d’employés de l’Administration du Sénat,est‑ce qu’on tiendra compte également des primes qu’ilsreçoivent?

Senator Moncion: I will answer part of the question, andPierre will answer the other. For work/life balance, we’vereceived a few reports where you have staff who have done2,000 hours of overtime. That was one or two employeestogether. We find that at some point, when staff provide or workso many hours, it is not good for their health, it’s not good fortheir family and it’s definitely not a balance where you have aprofessional life and a working life. There’s no balance.

La sénatrice Moncion : Je vais répondre à l’une desquestions, et Pierre répondra à l’autre. En ce qui a trait àl’équilibre entre le travail et la vie personnelle, nous avons reçuquelques rapports selon lesquels le personnel avait fait 2 000heures supplémentaires. Il s’agissait d’un ou de deux employés.Nous estimons qu’à un moment donné, lorsque le personneleffectue autant d’heures, ce n’est pas bon pour la santé desemployés ni pour leur famille, et cela ne constitue assurémentpas un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.Il n’y a pas d’équilibre.

We’ve asked the staff to provide that information so we canpresent the amount of hours —

Nous avons demandé au personnel de nous fournir cesrenseignements afin que nous puissions présenter le nombred’heures à...


— on a balanced basis, and this tells us that there are — — équilibrer, et cela nous indique qu’il y a —


— there is extra staff needed because of the hours that are putinto the work. We’ve had a few situations where work and lifebalance was highly imbalanced. There are a few FTEs that wereadded because of this situation, just to rebalance. We’ve askedstaff to be cognizant of this because it’s fine to do someovertime, but too much is definitely not good. As an employer,the Senate needs to have that compassion portion when we lookat budgets and workloads. That was your first question.

... un besoin d’embaucher du personnel supplémentaire enraison des nombreuses heures consacrées au travail. Danscertains cas, l’équilibre entre le travail et la vie personnellen’était pas au rendez-vous. Nous avons ajouté quelqueséquivalents temps plein, ou ETP, à cause de cette situation,simplement pour rééquilibrer le tout. Nous avons demandé aupersonnel d’en tenir compte parce qu’il n’y a rien de mal à fairequelques heures supplémentaires, mais trop en faire n’estcertainement pas une bonne chose. En tant qu’employeur, leSénat doit faire preuve de compassion au moment d’examiner lesbudgets et la charge de travail. Voilà la réponse à votre premièrequestion.

Senator Batters: Just so I’m clear, it’s not a widespread studythat you’re going to do, then? It’s only with respect to those twoor three employees you’re talking about?

La sénatrice Batters : Si je comprends bien, ce n’est doncpas une étude à grande échelle que vous allez entreprendre? Celaconcerne seulement les deux ou trois employés dont vous parlez,n’est‑ce pas?

Senator Moncion: It depends on the directorates. We’veasked people to monitor these things, because at some point itcan be anywhere.

La sénatrice Moncion : Cela dépend des directions. Nousavons demandé aux gens de surveiller ces choses, car tôt ou tard,cela peut se produire n’importe où.

Senator Batters: That’s what I’m wondering, though. Is it awidespread study you’re going to do on this or is it just —

La sénatrice Batters : C’est justement ce que je medemande. Allez-vous mener une étude à grande échelle sur lesujet, ou s’agit‑il simplement...

Senator Moncion: It’s not necessarily a study. We’ve askedfor staff to monitor it. It’s not necessarily a study, but monitoring

La sénatrice Moncion : Ce n’est pas nécessairement uneétude. Nous avons demandé au personnel de surveiller la


on a yearly basis to see how this is going because there is animbalance here.

situation. Il ne s’agit pas forcément d’une étude, mais bien d’unesurveillance annuelle pour voir comment cela se passe parcequ’il y a un déséquilibre ici.

Senator Batters: Okay. And the question about the bonuses. La sénatrice Batters : D’accord. Passons maintenant à laquestion des primes.

Senator Moncion: Bonuses? La sénatrice Moncion : Les primes?

Senator Batters: Are they taken into account as well inreviewing the compensation?

La sénatrice Batters : Sont-elles également prises en comptedans l’examen de la rémunération?

Mr. Lanctôt: It should be, because we should be looking attotal compensation when we do the review.

M. Lanctôt : Elles devraient l’être, car nous devrions tenircompte de la rémunération totale dans le cadre de l’examen.

Senator Batters: Great. On page 3, one of the points youtalked about was a new temporary employee that would be hiredas a seasonal electronic printing specialist. What does that mean?

La sénatrice Batters : Très bien. À la page 3, vous parleznotamment d’embaucher un nouvel employé temporaire, à savoirun spécialiste de l’impression électronique qui occupera un postesaisonnier. Qu’est‑ce que cela veut dire?

Senator Moncion: Sometime during the year when there isincreased demand — I think I’m going to ask Pierre to answerbecause he will give me the right answer.

La sénatrice Moncion : À une certaine période de l’année,lorsque la demande augmente... en fait, je crois que je vaisdemander à Pierre de vous répondre parce qu’il vous donnera labonne réponse.

Mr. Lanctôt: Essentially, the position is for people who areproducing electronic documents. That’s why right now it saysthat we are going to be levelling the level of activity andreallocate between FTEs. That’s why there’s an additionalrequirement.

M. Lanctôt : Essentiellement, le poste s’adresse auxpersonnes qui produisent des documents électroniques. C’estpourquoi, à l’heure actuelle, nous envisageons de combler leslacunes attribuables au niveau d’activité et de réaffecter desressources entre les ETP. Voilà pourquoi il y a une exigencesupplémentaire.

Senator Batters: Like emails? Is that what that means?Seasonal electronic printing specialist. Does that meansomebody who prints emails? I just don’t know what that means.

La sénatrice Batters : Cela comprend, par exemple, lescourriels? Est‑ce bien ce que cela veut dire? Il s’agit d’unspécialiste de l’impression électronique qui occupera un postesaisonnier. Entendez-vous par là quelqu’un qui imprime descourriels? Je ne sais pas ce que cela veut dire.

Mr. Lanctôt: To be honest, I’m not exactly sure what thisposition is.

M. Lanctôt : Pour être honnête, j’ignore en quoi consiste aujuste ce poste.

Caroline Morency, Director General, Property andServices Directorate, Senate of Canada: That person willwork on e-printing and strictly when the Senate is sitting.Basically, during the summer period and intersession, dependingon demand, this person may not be working. It goes with theworkload, as Senator Moncion mentioned.

Caroline Morency, directrice générale, Direction des bienset services, Sénat du Canada : Cette personne offrira desservices d’impression électronique, et ce, strictement quand leSénat siège. En gros, pendant la période estivale et lesintersessions, selon la demande, il se peut que cette personne netravaille pas. Cela dépend de la charge de travail, comme lasénatrice Moncion l’a mentionné.

Senator Batters: Then a little bit later on that list, it talksabout 10.25 new full-time equivalent positions included in thebudget for this year. I see in the chart provided that of those, fourare listed as maintenance personnel at interim LTVPaccommodations. Why are there four maintenance people beingadded?

La sénatrice Batters : Ensuite, un peu plus loin dans lamême liste, il est question de 10,25 nouveaux postes équivalentstemps plein dans le budget de cette année. Je vois, dans letableau, que quatre d’entre eux font partie du personneld’entretien des installations temporaires de la VPLT. Pourquoiajoutez-vous quatre personnes pour l’entretien?


Senator Moncion: Because of the amount of square footagethat has been added with the extra buildings, and that was aspecific question we asked. Every staff works on a certainamount of square footage. For every specific amount of squarefootage, you need one staff for that. That’s how it came intoplay.

La sénatrice Moncion : C’est parce que la superficie en piedscarrés a augmenté en raison des édifices supplémentaires, et ils’agit d’une question que nous nous sommes précisément posée.Chaque membre du personnel travaille sur une certainesuperficie. Pour chaque superficie déterminée, il faut un membredu personnel qui s’occupe de l’entretien. Voilà comment cettedécision a été prise.

Senator Batters: Were they previously on contract oremployees but there was not a sufficient amount allocatedpreviously? How was that determined?

La sénatrice Batters : S’agissait‑il auparavant de travailleurscontractuels ou d’employés, et le montant alloué précédemmentne suffisait‑il pas? Comment avez-vous déterminé cela?

Ms. Morency: We did hire casual employees during thatperiod of time. Basically, for your information, the additionalsquare metres that we’ve acquired by occupying the newbuildings — Chambers, 1 Wellington and the SCB — is a littleover 7,000 metres squared of additional space.

Mme Morency : Nous avons embauché des employésoccasionnels pendant cette période. Essentiellement, à titred’information, sachez que la superficie supplémentaire que nousavons acquise en occupant les nouveaux bâtiments — à savoirl’édifice Chambers, celui du 1, rue Wellington et l’édifice duSénat du Canada — représente un peu plus de 7 000 mètrescarrés.

Senator Batters: Last year when we had these estimatescome to us, it came out in the course of those discussions thatthere were three interior designers that were hired for the Senate.I’m wondering, do those people still work for the Senate? At thetime, I believe it was one permanent employee and two that werereferred to as temporary. Are all three of them still there, are anyof them listed as temporary? What is the status on that?

La sénatrice Batters : L’an dernier, lorsque le budget desdépenses nous a été présenté, nous avons appris, dans le cadredes discussions, que trois architectes d’intérieur avaient étéembauchés pour le Sénat. Je me demande si ces gens travaillenttoujours pour le Sénat. Je crois qu’il y avait alors un employépermanent et deux employés temporaires. Est‑ce que les troissont toujours là, et est‑ce que certains d’entre eux occupent unposte temporaire? Quelle est la situation à cet égard?

Ms. Morency: I can also take this question. We do have thosethree positions. There is one where we’re currently in the processof conducting staffing. But there are three employees that werehired through term previously, so those positions are currentlybeing occupied by staff.

Mme Morency : Je peux répondre également à cette question.Ces trois postes existent bel et bien. Nous travaillonsactuellement à la dotation de l’un d’entre eux. Cela dit, troisemployés ont déjà été embauchés pour une période déterminée;ainsi, ces postes sont actuellement pourvus.

Senator Batters: Okay. Thank you. La sénatrice Batters : D’accord. Merci.

The Chair: Senator Marshall, you had a comment on this. Le président : Sénatrice Marshall, vous vouliez intervenir àce sujet.

Senator Marshall: Yes. As a member of the subcommittee, Iwanted to refer to the comment of reviewing the salaries ofcertain Senate employee categories. This year, the informationprovided to the subcommittee gave salary ranges for thepositions. I must say, I thought the salary ranges for some of thepositions were low. I know we don’t want to overpay our staff,but we really need to pay them a fair amount. So I think there arecategories that we need to take a look at their classification.

La sénatrice Marshall : Oui. En tant que membre du sous-comité, je voudrais revenir sur l’observation faite à propos del’examen de la rémunération de certaines catégories d’employésdu Sénat. Cette année, les renseignements fournis au sous-comitéprécisaient les échelles salariales des postes. Je dois dire qu’àmon avis, les échelles salariales pour certains postes étaientfaibles. Je sais que nous ne voulons pas surpayer notre personnel,mais encore faut‑il lui verser un montant raisonnable. Je pensedonc que nous devons examiner la classification dans certainescatégories.


Senator Carignan: Regarding this matter, several of myquestions have already been asked. First, I want to know thefollowing. In which specific categories are we experiencing

Le sénateur Carignan : À ce sujet, plusieurs de mesquestions ont déjà été posées. J’aimerais tout d’abord savoirceci : dans quelles catégories spécifiques éprouve-t-on des


issues? Do we know the turnover rates for these employeecategories?

problèmes? Connaît-on le taux de roulement de ces catégoriesd’employés?

Senator Moncion: First, these categories include executivepositions. Currently, 68 positions must be evaluated. This is timeused by the employees. Over 300 positions were evaluated over a10‑year period. From what I can remember, and Ms. McCullaghcan correct me, some executive positions must be evaluated, andthe positions are found at all levels.

La sénatrice Moncion : Pour commencer, ces catégoriescomprennent des postes de cadres. À l’heure actuelle, 68 postesdoivent être évalués. C’est du temps qui est utilisé par lesemployés. Plus de 300 postes ont été évalués pendant unepériode de 10 ans. J’y vais de mémoire, et Mme McCullaghpourra me corriger, mais certains postes de cadres doivent êtreévalués, et on retrouve des postes à tous les niveaux.

In terms of turnover rates, we have some information. TheAudit Subcommittee receives this information. We didn’t requestthis information as part of the budget. This question could bereferred to the Audit Subcommittee, on which you served. Ibelieve that the information is available.

Pour ce qui est du taux de roulement, nous avons del’information. Le Sous-comité de la vérification reçoit cetteinformation. Ce n’est pas quelque chose qu’on a demandé dansle cadre du budget. Cette question pourrait être posée au Sous-comité de la vérification, auquel vous avez siégé, et je crois quel’information est disponible.

In terms of the budget, we didn’t address this issue. Pour ce qui est du budget, nous ne nous sommes pas penchéssur cette question.

Senator Carignan: What’s the turnover rate? Le sénateur Carignan : Quel est le taux de roulement?

Senator Moncion: The Audit Subcommittee could providethis information. I don’t know whether Ms. McCullagh canprovide it.

La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérificationpourrait vous fournir cette information. Je ne sais pas siMme McCullagh est en mesure de le faire.

Senator Carignan: We’re not at the Audit Subcommittee.We’re in a public session.

Le sénateur Carignan : Nous ne sommes pas au Sous-comitéde la vérification, nous sommes en séance publique.

Senator Moncion: We don’t have this information, SenatorCarignan.

La sénatrice Moncion : Nous n’avons pas cette information,sénateur.

Senator Carignan: Ms. McCullagh seems to have it. Le sénateur Carignan : Madame semble l’avoir.

Diane McCullagh, Chief Human Resources Officer, Senateof Canada: I don’t have the information on hand. I know thatthe executive turnover rate was very high a few years ago.

Diane McCullagh, dirigeante principale des ressourceshumaines, Sénat du Canada : Je n’ai pas l’information enmain. Je sais que le taux de roulement des cadres, il y a quelquesannées, était très élevé.

Senator Carignan: In different job categories? Are there exitinterviews?

Le sénateur Carignan : Dans différentes catégoriesd’emplois? Y a-t-il des entrevues de départ?

Ms. McCullagh: We could obtain them because we havereports on them.

Mme McCullagh : On pourrait les obtenir, car on a desrapports à ce sujet.

Senator Carignan: Yes please. Were exit interviewsconducted?

Le sénateur Carignan : S’il vous plaît. A-t-on fait desentrevues de départ?

Ms. McCullagh: Yes. Mme McCullagh : Oui.

Senator Carignan: Do we have a summary of the reasons forthe employees’ departure?

Le sénateur Carignan : A-t-on un résumé des raisons dudépart des employés?

Senator Moncion: Again, these questions are for the AuditSubcommittee and the Subcommittee on Human Resources. Wedidn’t address this issue as part of the budget. You can be giventhis information. Last time, Ms. Bastos presented thisinformation to the Audit Subcommittee.

La sénatrice Moncion : Encore une fois, ces questionss’adressent au Sous-comité de la vérification et au Sous-comitésur les ressources humaines. Ce n’est pas une question surlaquelle nous nous sommes penchés dans le cadre du budget.C’est de l’information qu’on peut vous fournir. La dernière fois,


c’est Mme Bastos qui avait présenté cette information au Sous-comité de la vérification.

Senator Carignan: I want this information shared because itconcerns all senators.

Le sénateur Carignan : J’aimerais que cette information soitpartagée, car elle est pertinente pour l’ensemble des sénateurs.

Senator Moncion: Your questions are relevant. However, interms of the budget we’re discussing this morning, yourquestions are less relevant. This information is presented to theStanding Committee on Internal Economy, Budgets andAdministration after the Audit Subcommittee meetings.

La sénatrice Moncion : Vos questions sont pertinentes.Toutefois, dans le cadre du budget dont on discute ce matin, ellesle sont moins. Ces informations sont présentées au Comitépermanent de la régie interne, des budgets et de l’administrationaprès les réunions du Sous-comité de la vérification.

Senator Carignan: I want to remind you that, in your report,you stated that the salaries of certain Senate employee categorieswill be reviewed with a view to retaining and recruiting toptalent. So we can’t refer to your comment as a basis for sayingthat my questions aren’t relevant.

Le sénateur Carignan : J’aimerais vous rappeler que, dansvotre rapport, vous indiquez qu’il y aura une révision de larémunération de certaines catégories d’employés du Sénat dansle but d’assurer la rétention et le recrutement de personnel dehaute qualité. On ne peut donc pas se baser sur votrecommentaire pour dire que mes questions ne sont paspertinentes.

Senator Moncion: I didn’t say that your questions were ... Imean, it’s okay, we won’t argue.

La sénatrice Moncion : Je n’ai pas mentionné que vosquestions étaient... Enfin, c’est bon, on ne se chamaillera pas.


Senator Tkachuk: I have a couple of questions. SenatorMoncion, did you share the same concern regarding executivesalaries being a little low —

Le sénateur Tkachuk : J’ai quelques questions à vous poser.Sénatrice Moncion, partagez-vous la même préoccupation, àsavoir que les salaires des cadres sont un peu bas...

Senator Moncion: Not necessarily — La sénatrice Moncion : Pas nécessairement...

Senator Tkachuk: — which Senator Marshall commentedon?

Le sénateur Tkachuk : .... comme vient de l’expliquer lasénatrice Marshall?

Senator Moncion: I will say that I concur with what — La sénatrice Moncion : Je dirai que j’abonde dans le mêmesens...

Senator Tkachuk: I could ask her the question. Le sénateur Tkachuk : Je pourrais lui poser la question.

Senator Moncion: I concur with what Senator Marshall hasmentioned. Now, to go back to Senator Carignan’s concern,there has been a high level of turnover in the executive staff.That’s where we’ve had questions as to why these people wereleaving. Were they leaving because of salary ranges or were theyleaving because of other reasons? One of the areas that wasidentified was the compensation and also the work-life balancethat we talked about earlier. So that’s the way we looked at howmany of these positions need to be re-evaluated, and they arepart of the 68 that still need to be re-evaluated. When they do theevaluation, they work with a group and also classificationexperts.

La sénatrice Moncion : J’abonde dans le même sens que lasénatrice Marshall. Pour en revenir à la préoccupation soulevéepar le sénateur Carignan, il y a eu un taux de roulement élevéchez les cadres. C’est là que nous avons cherché à comprendrepourquoi ces gens partaient. Leur départ était‑il attribuable auxéchelles salariales, ou y avait‑il d’autres raisons? L’un des pointsmentionnés était la rémunération, et il y avait aussi l’équilibretravail-vie personnelle, dont nous avons parlé tout à l’heure.C’est ainsi que nous avons établi le nombre des postes àréévaluer, et cela fait partie des 68 postes qui n’ont pas encoreété réévalués. Le travail d’évaluation se fait en collaborationavec un groupe, ainsi qu’avec des spécialistes en matière declassification.

Senator Tkachuk: I’m not sure exactly how the bonus systemworks. Even though I was chair of Internal Economy for a while,I could never figure it out. But it seems that everyone gets it.

Le sénateur Tkachuk : Je ne suis pas sûr de comprendrecomment le système de primes fonctionne exactement. J’ai beauavoir présidé le comité de la régie interne un bon moment, je nel’ai jamais vraiment compris, mais tout le monde semble obtenirdes primes.


Senator Moncion: No. La sénatrice Moncion : Non.

Senator Tkachuk: No? How many of the executives getbonuses? Or how many don’t?

Le sénateur Tkachuk : Non? Combien de cadres reçoiventdes primes de rendement? Combien n’en reçoivent pas?

Vanessa Bastos, People, Culture and Inclusion Lead,Human Resources Directorate, Senate of Canada: Senator, Iwould be happy to clarify. All of the individuals at the middlemanagement or at the executive level are entitled to a bonussystem. Anyone beneath that would level would typically not beentitled. The portion of employees is about 41 individuals. Idon’t have the exact number, but that is the last count that I have.Those would be the individuals that would be receivingperformance pay compensation.

Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion,Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Jeserais heureuse de vous éclairer, sénateur. Tous les gestionnairesintermédiaires et cadres supérieurs sont admissibles au systèmede primes de rendement. Normalement, personne sous ce niveaun’y a droit. Cela représente environ 41 personnes. Je n’en ai pasle nombre exact, mais c’est le plus récent que j’ai. Ce sont lespersonnes qui recevraient une rémunération au rendement.

Senator Tkachuk: So 41 are receiving it, but how many wereeligible?

Le sénateur Tkachuk : Il y a donc 41 personnes qui enreçoivent, mais combien y sont admissibles?

Ms. Bastos: Those are the ones who are typically eligible — Mme Bastos : Ce sont les personnes qui y ont normalementaccès.

Senator Tkachuk: So 41 out of 41 received the bonus? Le sénateur Tkachuk : Il y a donc 41 personnes sur 41 quireçoivent des primes?

Ms. Bastos: Subject to meeting certain performancestandards.

Mme Bastos : Sous réserve de certaines normes derendement.

Senator Tkachuk: So the bonus system is for everyone? Le sénateur Tkachuk : Le système de primes de rendements’adresse donc à tous?

Ms. Bastos: No, it only applies to middle managers andexecutives.

Mme Bastos : Non, il ne s’applique qu’aux gestionnairesintermédiaires et aux cadres supérieurs.

Senator Tkachuk: Just so I’m clear, 41 are eligible and 41received it.

Le sénateur Tkachuk : Je veux être certain de biencomprendre, donc 41 personnes y sont admissibles et 41 enreçoivent.

Ms. Bastos: Again, I would have to go back and look at thelast cycle of performance.

Mme Bastos : Encore une fois, il faudrait que je vérifie lebilan du dernier cycle de rendement.

Senator Tkachuk: Help me, Senator Moncion; I’m confused. Le sénateur Tkachuk : Aidez-moi, sénatrice Moncion; jesuis confus.

Senator Moncion: It depends if they meet performancecriteria. Some may get them if they meet the performance criteriaand some may not. We’re talking about $28,000, and that wasapproved by CIBA in April 2019.

La sénatrice Moncion : C’est conditionnel à l’atteinte desobjectifs de rendement. Certaines personnes en recevront si ellesrépondent aux critères de rendement, d’autres non. On parled’une somme d’environ 28 000 $, qui a été approuvée par leCIBA en avril 2019.

Senator Tkachuk: I have questions on the overtime. Youmentioned 2,000 hours total?

Le sénateur Tkachuk : J’aimerais vous interroger sur lesheures supplémentaires. Vous avez mentionné 2 000 heures entout, n’est‑ce pas?


Senator Moncion: I was talking about interparliamentaryassociations.

La sénatrice Moncion : Je parlais des associationsinterparlementaires.



That was one of them. The other one was in the document thatwe received. I’d have to look back to see, but there were a fewpositions like that. That was the concern. Yes, the 2,000 hourswere with the interparliamentary association, IIA.

C’est l’un des exemples. L’autre est présenté dans le documentque nous avons reçu. Il faudrait que je vérifie, mais il y aquelques postes comme cela. C’est le problème. En effet, 2 000heures supplémentaires ont été accumulées à l’associationinterparlementaire, aux AII.

Senator Tkachuk: Those are people who go on the trips. Le sénateur Tkachuk : On parle ici de personnes quivoyagent beaucoup.

Senator Moncion: Yes. La sénatrice Moncion : Effectivement.

Senator Tkachuk: I’ve been through this. At 5 p.m., they’rehaving dinner with the senators; they’re into overtime. I’m justsaying, I think that’s where it all comes from.

Le sénateur Tkachuk : Je sais ce que c’est. À 17 heures, cespersonnes vont souper avec les sénateurs et cumulent alors desheures supplémentaires. Je dis seulement que je pense que c’estce qui explique la situation.

I know in the House of Commons they don’t do it that way,but in the Senate they do. The eight-hour day is on a trip, so ifthey go to Japan or Europe or sitting around at a restaurant inRome, they charge overtime if they’re working later than, say,6 p.m. because they have to make the arrangements for dinnerand all the rest of this stuff, or go to an event, for example. Butthey’ve been up since 7 a.m. and then they charge off overtime.Isn’t that what happens? Isn’t that where most of the overtimecomes from?

Je sais qu’à la Chambre des communes, ce n’est pas ainsi queles choses fonctionnent, mais c’est ainsi au Sénat. Ces personnestravaillent huit heures par jour, mais voyagent, donc si elles serendent au Japon ou en Europe, ou si elles vont au restaurant àRome, elles déclarent des heures supplémentaires au‑delà de 18heures, par exemple, parce qu’elles doivent s’occuper del’organisation du souper et de tout le reste, participer à tel ou telévénement, même si elles sont debout depuis 7 heures. Ellesdéclarent donc des heures supplémentaires. N’est‑ce pas ce quise passe? N’est‑ce pas là où s’accumule le plus grand nombred’heures supplémentaires?

Senator Moncion: I wouldn’t be able to say. La sénatrice Moncion : Je ne saurais vous le dire.

Colette Labrecque-Riel, Clerk Assistant and DirectorGeneral, International and Interparliamentary Affairs,Senate of Canada: If I my answer that question, SenatorTkachuk, I’m responsible for International andInterparliamentary Affairs.

Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directricegénérale, Affaires internationales et interparlementaires,Sénat du Canada : Permettez-moi de répondre à cette question,sénateur Tkachuk, à titre de directrice générale des Affairesinternationales et interparlementaires.

I do know what you’re referring to, Senator Tkachuk. Thestatistics that provided to the subcommittee had nothing to dowith association travel. These three individuals that I gave as anexample to the subcommittee, in order to address a particularlydifficult situation operationally, was within the protocol team.The example given was that the three most senior people in thatprotocol team did work some 1,900 hours of overtime during onefiscal year.

Je sais de quoi vous parlez, sénateur Tkachuk, mais lesstatistiques que j’ai remises au sous-comité n’ont rien à voir avecles voyages de l’association. Les trois personnes que j’ai citéesen exemple au sous-comité, pour illustrer un problèmeopérationnel assez difficile, font partie de l’équipe du protocole.J’ai donné l’exemple des trois cadres supérieurs de l’équipe duprotocole, qui ont travaillé quelque 1 900 heures supplémentairesau cours d’un même exercice.

Senator Tkachuk: Is that normal? Le sénateur Tkachuk : Est‑ce normal?

Ms. Labrecque-Riel: No. Mme Labrecque-Riel : Non.

Senator Tkachuk: So it was just an aberration? Le sénateur Tkachuk : Donc n’était‑ce qu’une aberration?

Ms. Labrecque-Riel: Well, it was an increasing trend. Mme Labrecque-Riel : Eh bien, disons qu’il y avait unetendance à la hausse.

Senator Tkachuk: What would cause it? Le sénateur Tkachuk : Pour quelle raison?


Ms. Labrecque-Riel: We had delivered a record-setting fiveinternational conferences within 12 months, and we had asignificant increase in the number of activities on the Hill, andmoving between the two buildings has made the delivering ofprotocol events much more complex.

Mme Labrecque-Riel : Nous avons organisé un nombrerecord de cinq conférences internationales en 12 mois, si bienque les activités sur la Colline se sont intensifiéesconsidérablement, et le déménagement entre les deux édifices acomplexifié beaucoup l’organisation des activités protocolaires.

It was a combination of operational factors, which led to theproposal that I made to slightly restructure those operations inorder to alleviate those operational pressures on theseindividuals. The overtime had nothing to do with the associationsin this particular example.

C’est donc attribuable à une combinaison de facteursopérationnels, d’où ma proposition de restructurer légèrementces activités pour enlever un peu de pression sur ces personnes.Les heures supplémentaires n’avaient rien à voir avec lesassociations, dans ce cas précis.

Senator Tkachuk: Do you think it’s going to continue thatway or wouldn’t you just hire an extra person? With overtime,are you paying time and a half or how does that work? Does theperson have a choice and say, “Gee, I can’t. I don’t want to doovertime today. I have to be home?” Do you have a whip andsay, “You have to do it?”

Le sénateur Tkachuk : Croyez-vous que la tendance semaintiendra? Ne voudriez-vous pas embaucher une personne deplus? Payez-vous les heures supplémentaires à temps et demi?Comment est‑ce que cela fonctionne? La personne a‑t‑elle lechoix de dire qu’elle ne peut pas, qu’elle ne veut pas faired’heures supplémentaires une journée parce qu’elle doit rentrerchez elle? Y a‑t‑il un whip qui lui dira : « Vous deveztravailler »?

Ms. Labrecque-Riel: Well, I — Mme Labrecque-Riel : Eh bien, je...

Senator Tkachuk: I’m trying to make light of somethingthat’s serious —

Le sénateur Tkachuk : J’essaie de faire la lumière sur unproblème grave...

Ms. Labrecque-Riel: There is always a context. Mme Labrecque-Riel : Il y a toujours un contexte.

Senator Tkachuk: I understand that. I just want to know. Le sénateur Tkachuk : Je le comprends bien. Je veux justecomprendre.

Ms. Labrecque-Riel: There is always a context, of course,but these individuals are quite dedicated. Given the specialty oftheir task, this specific example, they don’t leave until the job isdone. If an activity is occurring on the Hill and it goes until10 p.m., they are here until 10 p.m. delivering what I often referto as those red carpet events, as well as large internationalconferences. These are not insignificant conferences. They aretwo years into the planning in order to deliver those conferences.It is a significant amount of work.

Mme Labrecque-Riel : Il y a toujours un contexte, bien sûr,mais ces personnes se dévouent corps et âme à leur travail.Compte tenu de la nature très particulière de leur travail, dans cetexemple précis, elles ne partiront pas avant que le travail ne soitterminé. S’il y a une activité sur la Colline, qui dure jusqu’à 22heures, ces personnes resteront là jusqu’à 22 heures, pour assurerla bonne tenue de ces événements à grand déploiement, commeje le dis souvent, ou de ces grandes conférences internationales.Ce n’est pas rien. Il faut deux ans de planification pour organiserce genre de conférence. C’est l’aboutissement d’une grandesomme de travail.

I was talking about the three most senior individuals. Justhiring more people to be on the floor isn’t helpful. It is at themanagerial level.

Je vous parlais des trois cadres supérieurs. Il ne sert à riend’engager plus d’employés sur le terrain, puisque le besoin est auniveau de la direction.

Senator Tkachuk: Okay. Do you have a solution? Le sénateur Tkachuk : D’accord. Avez-vous une solution?

Ms. Labrecque-Riel: Yes. I proposed a solution — and thesubcommittee is supporting my solution — to restructure andadd one manager to alleviate that overtime.

Mme Labrecque-Riel : Oui. J’ai proposé une solution — etle sous‑comité l’appuie —, il s’agit de restructurer l’équipe etd’y ajouter un gestionnaire pour réduire le nombre d’heuressupplémentaires.

Senator Tkachuk: So adding people will help solve theproblem.

Le sénateur Tkachuk : L’embauche de personnelcontribuerait donc à résoudre le problème.


Ms. Labrecque-Riel: I mentioned to the subcommittee thatI’m fairly confident I will actually be able to recoup the salary ofthat additional individual by lowering the overtime costs.

Mme Labrecque-Riel : J’ai déjà mentionné au sous-comitéque je suis pas mal certaine d’arriver à recouvrer le salaire decette personne supplémentaire grâce à la réduction des coûts liésaux heures supplémentaires.

Senator Tkachuk: Do you expect four major events per year? Le sénateur Tkachuk : Vous attendez-vous à quatre grandsévénements par année?

Ms. Labrecque-Riel: On average, my team supports onelarge international conference per year, and that has been theaverage for 10 or 12 years. However, during the last Parliamentthat activity did increase significantly.

Mme Labrecque-Riel : En moyenne, mon équipe organiseune grande conférence internationale par année, et c’est lamoyenne depuis 10 ou 12 ans. Cependant, au cours de la dernièrelégislature, ce genre d’activité s’est beaucoup intensifié.

It is yes large international conferences, in addition to smalleractivities where associations host activities here. It could beassociations. It could also be the speakers.

Il s’agit donc effectivement de grandes conférencesinternationales, mais aussi de plus petites activités organisées icipar les associations, ou encore par les présidents des deuxchambres.

Senator Tkachuk: You’re going to hire one more person, butit could drop down to one international and then a few minorones, so you’ll go back to a normal case. Will you still need thatfourth person?

Le sénateur Tkachuk : Vous allez embaucher une personnede plus, mais on pourrait revenir à une conférence internationalepar année, en plus de quelques événements de moindreenvergure, ce qui correspondrait à la normale. Auriez-vous alorstoujours besoin de cette quatrième personne?

Ms. Labrecque-Riel: Yes, I did make the case. I did studythis problem for quite some time. I’m still convinced that theaddition of that one manager, which I’ve been piloting sinceApril, has the desired effect of redistributing the workload on thefloor and significantly lowering overtime. I’m on track to haveone year for those three individuals to work only a quarter of theovertime that they worked last year.

Mme Labrecque-Riel : Oui, j’ai bien expliqué pourquoi.J’étudie ce problème depuis longtemps déjà. Je demeureconvaincue que l’ajout d’un gestionnaire, comme c’est le casdepuis le début du projet pilote que je mène depuis avril, a l’effetescompté de redistribuer la charge de travail et de faire diminuerbeaucoup les heures supplémentaires. Je suis bien partie pourqu’à la fin de l’année, ces trois personnes n’aient travaillé que lequart des heures supplémentaires qu’elles ont travaillées l’andernier.

Senator Tkachuk: Do you still have overtime charges on theroad?

Le sénateur Tkachuk : Les membres de votre équipedéclarent-ils toujours des heures supplémentaires en voyage?

Ms. Labrecque-Riel: Yes, senator, because those are theterms and conditions of employment for those staff. They areunionized, and we are respecting terms and conditions ofemployment.

Mme Labrecque-Riel : Oui, sénateur, parce que cela faitpartie de leurs conditions d’emploi. Ils sont syndiqués, et nousrespectons leurs conditions d’emploi.

Senator Tkachuk: How many hours would that be? Le sénateur Tkachuk : Combien d’heures?

Ms. Labrecque-Riel: I don’t have those hours for theassociation secretaries with me.

Mme Labrecque-Riel : Je n’ai pas avec moi le total desheures supplémentaires des secrétaires d’associations.

Senator Tkachuk: Would you be able to get it for us? Le sénateur Tkachuk : Pourriez-vous nous le faire parvenir?

Ms. Labrecque-Riel: Yes, I could. Mme Labrecque-Riel : Certainement.

Senator Tkachuk: Thank you. Le sénateur Tkachuk : Merci.

Senator Plett: Senator Tkachuk’s last question was the sameas mine.

Le sénateur Plett : La dernière question du sénateur Tkachukétait justement la mienne.

The Chair: Honourable senators, it was moved by SenatorMoncion that the report be adopted and that it be presented in theSenate. Is it agreed to adopt the motion?

Le président : Honorables sénateurs, il est proposé par lasénatrice Moncion que le rapport soit adopté et qu’il soitprésenté au Sénat. Êtes-vous d’accord pour adopter la motion?


Some Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord.

Some Hon. Senators: On division. Des voix : Avec dissidence.

The Chair: Agreed, on division. Le président : La motion est adoptée avec dissidence.

Item no. 4 is a report from the Subcommittee on the LongTerm Vision and Plan. It is my understanding that SenatorMunson will present the report, and it will be followed byquestions from senators. Caroline Morency, Director General,Property and Services Directorate, Real Property Planning &Projects, will be assisting Senator Munson in answeringquestions.

Au point 4, nous avons un rapport du Sous-comité de la Visionet du Plan à long terme. Je crois comprendre que c’est lesénateur Munson qui présentera ce rapport, après quoi lessénateurs pourront lui poser des questions. Caroline Morency,directrice générale à la Direction des biens et services,Planification des biens immobiliers et projets, aidera le sénateurMunson à répondre aux questions.

Senator Munson: I have the honour to present the fifth reportof the Subcommittee on the Long Term Vision and Plan. I amhere to present some important updates relating to ongoingprojects for the redevelopment and rehabilitation of ParliamentHill.

Le sénateur Munson : J’ai l’honneur de présenter lecinquième rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à longterme. Je suis ici pour vous présenter les développementsimportants concernant les projets en cours en vue duréaménagement et de la réhabilitation des édifices de la Collinedu Parlement.

You may recall that back in June, CIBA adopted a governanceframework for LTVP projects, and this report contains threemain recommendations on items that were committed to reviewand brings them back before this committee for decision.

Vous vous souvenez peut-être qu’en juin, le CIBA a adopté uncadre de gouvernance pour les projets découlant de la VPLT. Cerapport contient trois recommandations principales sur leséléments que le sous-comité s’était engagé à étudier, dansl’objectif de soumettre ses constats au comité pour l’éclairerdans sa décision.

First are the East Block museum rooms. As many of youalready know, the East Block contains five museum rooms thatwere created by Public Services and Procurement Canada in the1980s to highlight famous parliamentarians from the 19thcentury: Sir John A. Macdonald’s office, Lord Dufferin’s office,Sir George-Étienne Cartier’s office and the Privy Councilchamber plus its antechamber.

Il y a d’abord les salles de musée de l’édifice de l’Est. Commebon nombre d’entre vous le savent déjà, l’édifice de l’Estcontient cinq salles de musée créées par Services publics etApprovisionnement Canada dans les années 1980 pour rappelerd’illustres parlementaires du XIXe siècle : elles reconstituent lebureau de sir John A. Macdonald, le bureau de lord Dufferin, lebureau de sir George-Étienne Cartier ainsi que la salle duConseil privé et son antichambre.

The museum rooms were transferred to the Senate’s care in2011 and have been managed by the Property and ServicesDirectorate’s heritage and curatorial services since that time.With the closure of Centre Block and the rehabilitation of EastBlock, there is an opportunity to think about what we want to dowith these spaces. Some of the alternative suggestions includeturning them back into senators’ offices, moving these museumrooms to different locations in the new precinct or finding otheruses.

Ces salles de musée ont été confiées aux soins du Sénat en2011 et sont gérées par les Services du patrimoine et de laconservation de la Direction des biens et des services depuis.Compte tenu de la fermeture de l’édifice du Centre et de laréhabilitation de l’édifice de l’Est, nous avons l’occasion deréfléchir à ce que nous voulons faire de ces locaux. Il y auraitpossibilité de les retransformer en bureaux pour les sénateurs, dedéplacer les salles de musée ailleurs dans la nouvelle enceinteparlementaire ou de trouver d’autres utilisations à ces locaux.

The subcommittee felt strongly that although these rooms arerecreations, they remain a popular item on public tours and arean important part of the history and heritage of the Parliamentbuildings themselves. Therefore, we recommend that theProperty Services Directorate be instructed to conduct a studyover the fall and provide recommendations to the LTVPsubcommittee in winter 2019-20 on measures to enhance thevisitors’ experience, preservation and history of the five museumrooms for when the East Block reopens after its rehabilitation.

Le sous-comité a constaté que bien que ces salles servent à desfins récréatives, elles demeurent très populaires lors des visitesguidées et représentent un pan important de l’histoire et dupatrimoine des édifices parlementaires eux-mêmes. Parconséquent, nous recommandons vivement que la Direction desbiens et des services soit chargée d’entreprendre une étude aucours de l’automne et de formuler des recommandations auSous-comité de la VPLT à l’hiver 2019‑2020 sur les mesures àprendre pour améliorer l’expérience du visiteur et la préservation


de l’histoire des cinq salles de musée lorsque l’édifice de l’Estrouvrira après sa réhabilitation.

The second is about committee rooms. In the end state of thesecommittee rooms, this past May, you will recall that we broughtto you a recommendation, which CIBA approved ,for the Senateto have 10 broadcast capable committee rooms for the long term.We agreed at that time that all committee rooms should belocated north of Wellington, in close proximity to the SenateChamber, in Centre Block, East Block and the parliamentaryVisitor Welcome Centre, which was formerly known as theVisitor Welcome Centre complex.

La seconde recommandation porte sur les salles de comité.Concernant l’aménagement définitif des salles de comité, vousvous rappellerez que nous avions soumis une recommandationen mai dernier, que le CIBA a approuvée, afin que le Sénatdispose de 10 salles de comité offrant des capacités detélédiffusion à long terme. Nous avons alors convenu que toutesles salles de comité soient situées au nord de la rue Wellington, àproximité de la salle du Sénat, dans l’édifice du Centre, l’édificede l’Est et le Centre d’accueil du Parlement, qu’on appelaitautrefois le Centre d’accueil des visiteurs.

We also agree that flexibility should be maintained topotentially have committee rooms within a third senator-occupied building. We also presented to you at that time aproposal to add another Senate building south of Wellington onthe corner of Metcalfe, which we referred to as block two, tohouse senators’ offices during the closure of East Block forrehabilitation.

Nous avons également convenu de conserver une certainesouplesse, afin qu’il puisse potentiellement y avoir des salles decomité dans un troisième édifice occupé par les sénateurs. Nousavons proposé, à ce moment-là, d’ajouter un autre édifice duSénat au sud de Wellington, au coin de Metcalfe, que nousappelons l’îlot deux, pour aménager des bureaux de sénateurspendant la fermeture de l’édifice de l’Est à des fins deréhabilitation.

To put that into context, that’s where the Terry Fox Statue is.It was important to me and other senators that once it’s done,with the new building in place, the Terry Fox Statue still has aprominent place on Parliament Hill.

Pour mettre les choses en contexte, c’est là où se trouve lastatue de Terry Fox. Il était important pour d’autres sénateurs etmoi qu’une fois le nouvel édifice prêt, la statue de Terry Foxoccupe toujours une place de choix sur la Colline du Parlement.

At our meeting on September 4, we were advised that, basedon the broadcast and accessibility requirements and the structuraland heritage constraints of Centre Block, the maximum numberof committee rooms that can possibly be accommodated in theexisting building would be three, while another three would bepossible to be made available in the PWC.

À notre séance du 4 septembre, nous avons appris qu’en raisondes exigences relatives à l’accessibilité et à la télédiffusion et descontraintes structurelles et patrimoniales de l’édifice du Centre,le nombre maximal de salles de comité qui pourraient êtreaménagées dans l’édifice actuel serait de trois, tandis que troisautres pourraient être mises à la disposition des comités auCentre d’accueil du Parlement.

Based on this working assumption, and in order to maintainour request for 10 committee rooms north of Wellington, the firstoption we were presented proposed to have four committeerooms in East Block. We were presented with an alternativeoption to expand the footprint of our committee rooms to includetwo south of Wellington, while retaining two committee roomsin East Block. This would permit the Senate to have committeerooms in every building where there will be senators’ offices,that is, Centre Block, East Block, the block 2 I talked about, andin the parliamentary Welcome Centre.

Selon cette hypothèse de travail, afin de maintenir notredemande de 10 salles de comité au nord de la rue Wellington, lapremière option que nous avons présentée consistait à aménagerquatre salles de comité dans l’édifice de l’Est. On nous a ensuiteproposé d’élargir la présence des salles de comité grâce àl’aménagement de deux salles au sud de Wellington, en plus dedeux qui seraient conservées à l’édifice de l’Est. Cela permettraitau Sénat d’avoir des salles de comité dans tous les édifices où lessénateurs auront des bureaux, c’est‑à-dire l’édifice du Centre,l’édifice de l’Est, l’îlot deux dont j’ai parlé et le Centre d’accueildu Parlement.

In the end, the subcommittee felt that, due to the undergroundcourtyard infill requirements in order to have more than onecommittee room in East Block and the eventual closure of EastBlock for rehabilitation, it will likely be more economical toexpand by building committee rooms in a new building south ofWellington. Some of you will be fortunate enough to be here toinhabit those buildings. Having committee rooms located inblock 2 would also be comparatively closer than the VictoriaBuilding and Centre Block.

En fin de compte, le sous-comité a conclu qu’en raison desexigences relatives à l’ouvrage intercalaire de la cour intérieureet pour qu’il y ait plus d’une salle de comité dans l’édifice del’Est malgré la fermeture prévue de cet édifice à des fins deréhabilitation, il serait probablement moins coûteux d’augmenterle nombre de salles de comité en en construisant dans le nouvelédifice, au sud de la rue Wellington. Certains d’entre vous aurontla chance d’y avoir vos bureaux, d’ailleurs. De plus, lesexigences de proximité seraient mieux servies si les salles de


comité se situaient à l’îlot deux plutôt que dans l’édifice Victoriaet l’édifice du Centre.

Accordingly, we now recommend that the Property andServices Directorate be instructed to explore options to locateSenate committee rooms south of Wellington Street in the endstate, including options to increase the number of committeerooms in block 2. The subcommittee also reiterates that allSenate committee rooms in the end state must be broadcastcapable.

Par conséquent, nous recommandons maintenant que laDirection des biens et des services soit instruite d’examiner lesoptions pour l’aménagement de salles de comité du Sénat au sudde la rue Wellington, y compris les options pour augmenter lenombre de salles de comité dans l’îlot deux. Le sous-comitéréitère aussi que dans l’aménagement définitif, toutes les sallesde comité doivent inclure la télédiffusion.

Those are two items, and now the third, which is more relevanttoday. I never thought my political life would come to this, butit’s about an additional washroom.

Ce sont là les deux premières recommandations, et j’en arriveà la troisième, qui est la plus pertinente aujourd’hui. Je n’auraisjamais cru que j’en arriverais là dans ma vie politique, mais ils’agit d’aménager une nouvelle salle de toilettes.

The Senate of Canada Building currently has a total of 22washroom stalls and urinals on the ground and the first floor ofthe building, 10 of which are situated in proximity to the SenateChamber. The total number of washroom stalls and urinals is inaccordance with the Ontario Building Code. As most of you areaware, one of these washrooms is located near the back entrancein this building. Some senators have expressed concerns aboutthe fact that there is only a single washroom behind the chamber.

L’édifice du Sénat du Canada compte actuellement 22 cabinetsde toilettes et urinoirs au rez-de-chaussée et au premier étage,dont 10 sont situés à proximité de la chambre du Sénat. Lenombre total de cabinets de toilettes et d’urinoirs est conformeau Code du bâtiment de l’Ontario. Comme la plupart d’entrevous le savent, l’un de ces cabinets de toilettes est situé près del’entrée arrière de cet édifice‑ci. Certains sénateurs déplorentqu’il n’y en ait qu’un à l’arrière de la chambre.

PSD presented the subcommittee with two proposalsdeveloped by Public Services and Procurement Canada. Option 1would add one additional bathroom next to the existingwashroom, at the expense of one of the offices in the senators’workstation area. Option 2 would add one additional bathroomthat would be accessed through the creation of a new entrancethrough a vestibule from the main corridor, at the expense of twoof the offices in the senators’ workstation area.

La DBS a donc fait deux propositions au sous-comité encollaboration avec Services publics et ApprovisionnementCanada. L’option 1 consisterait à ajouter une nouvelle salle detoilettes à côté de la salle de toilettes déjà existante, ce quinécessiterait l’élimination d’un des bureaux situés dans l’espacede travail des sénateurs. L’option 2 consisterait à aménager unenouvelle salle de toilettes accessible à partir d’une nouvelleentrée et d’un vestibule donnant sur le couloir principal. Cetteoption nécessiterait l’élimination de deux bureaux situés dansl’espace de travail des sénateurs.

The subcommittees were told that option 2 would come withan overall estimated cost of $287,000, while the cost of option 1would be about $30,000 to $35,000 lower than the cost of option2. That’s still a quarter of a million dollars to go to the bathroom.

Le sous-comité a été informé que l’option 2 coûteraitapproximativement 287 000 $ en tout, contre de 30 000 à 35 000$ de moins pour l’option 1. C’est tout de même un quart demillion de dollars pour une toilette.

It should be noted the estimated cost of both options includesthe installation of a new entry to the senators’ workstation areathat would mitigate circulation and access challenges to this area,while ensuring the security requirements to restrict its zonesremain in place. The subcommittee felt that the costs to add anew washroom are simply too high and cannot be justified foronly one additional bathroom that would be for senators’ useonly.

Il faut souligner que les coûts estimatifs des deux optionscomprennent l’installation d’une nouvelle entrée depuis l’espacede travail des sénateurs pour limiter la circulation et lesproblèmes d’accès tout en assurant le respect des exigences desécurité justifiant un accès restreint à ces zones. Les membres dusous-comité ont donc jugé que ces coûts sont trop élevés pourjustifier l’aménagement d’une seule nouvelle salle de toilettessupplémentaire uniquement réservée aux sénateurs.

Accordingly, the subcommittee recommends that theconstruction of a second bathroom behind the Senate Chambernot be pursued at this time. The committee also receivedadditional updates at our last meeting, which are detailed in ourreport for your information. I am open for questions, sort of.

Par conséquent, le sous-comité recommande de ne pasprocéder à la construction d’une deuxième salle de toilettesderrière la chambre du Sénat pour le moment. Le sous-comité apar ailleurs reçu de nouvelles informations à sa dernière réunion;elles sont présentées en détail dans notre rapport à titreinformatif. Je suis maintenant disposé à répondre à vosquestions, ou à peu près.


The Chair: Any questions? Le président : Des questions?

Senator Marshall: In recommendation 1, where you’retalking about the five museum rooms in East Block, will we behaving visitors taking tours of East Block?

La sénatrice Marshall : Dans la recommandation 1, danslaquelle vous parlez des cinq salles de musée dans l’édifice del’Est, est-ce qu’il y aura des visites guidées de cet édifice?

Senator Munson: Yes, absolutely. The tours will continue.This will all happen 10 to 15 years from now.

Le sénateur Munson : Oui, absolument. Les visites guidéescontinueront. Ce sera dans une dizaine ou une quinzaine années.

Senator Marshall: So somebody will be looking at theoperational requirements?

La sénatrice Marshall : Quelqu’un se penchera donc sur lesexigences opérationnelles?

Senator Munson: Yes. We have been at this each and everyday at our committee, and I want to thank Senator Tannas for hisleadership on this LTVP file. We have had Public Works in onmany occasions with our committee, with Senators Joyal, Forest,Bovey and Plett. We’ve been on these issues. We’re paying closeattention in terms of name changes for the Welcome Centre andbasically protecting our turf. We think it is extremely importantthat there is no encroachment on where we were, where we wantto go back to, and how we want to operate in that environment,because we think it is extremely important on Parliament Hill.

Le sénateur Munson : Oui. Nous avons étudié la questiontous les jours au sein de notre comité, et je tiens à remercier lesénateur Tannas pour le leadership dont il a fait preuve dans ledossier de la VPLT. Nous avons accueilli des représentants deTravaux publics à plusieurs reprises à notre comité, ainsi que lessénateurs Joyal, Forest, Bovey et Plett. Nous avons étudié cesquestions. Nous portons une attention particulière auxchangements de nom du Centre d’accueil des visiteurs et, engros, nous protégeons notre territoire. Nous pensons qu’il estd’une importance capitale d’éviter d’empiéter sur l’endroit oùnous étions et où nous voulons retourner, et sur la façon dontnous voulons fonctionner dans cet environnement, car nousestimons que c’est très important sur la Colline du Parlement.

Senator Marshall: Thank you. La sénatrice Marshall : Merci.

Senator Munson: If there are no further questions and noquestions for the plumber, Senator Plett, then I’m looking foryour full support on these three recommendations.

Le sénateur Munson : S’il n’y a pas d’autres questions etaucune question pour le plombier, le sénateur Plett, je m’attendsà ce que vous approuviez tous ces trois recommandations.

The Chair: It is moved by Senator Munson that the report beadopted. Is it agreed, honourable senators?

Le président : Le sénateur Munson propose que le rapportsoit adopté. Plaît-il aux honorables sénateurs qu’il le soit?

Some Hon. Senators: Agreed. Des voix : D’accord.

The Chair: Carried. Le président : La motion est adoptée.

The next item, Item no 5, is from the Sixteenth Report of theSubcommittee on Agenda and Procedure. There was a decisionmade by CIBA on November 7, and I read from the minutes:

Le point suivant, l’item no 5, est tiré du seizième rapport duSous-comité du programme et de la procédure. Le CIBA a arrêtéune décision le 7 novembre. Voici ce que dit le procès-verbal :

That when a senator participates in an externally funded tripin support of his/her parliamentary function, transportationto any departure point in Canada and from the arrival pointis not eligible under the Travel Points System.

Que lorsqu’un sénateur prend part a un déplacement financéà l’externe dans l’exercice de ses fonctions parlementaires,le transport d’un quelconque point de départ au Canada versun point d’arrivée international ne constitue pas undéplacement admissible au système des points dedéplacement.

Senator Batters requested this be brought back to thiscommittee to be considered for a second time. Pierre Lanctôt isat the table to answer any questions. Senator Battersunfortunately had to leave, but if there are any other questions interms of revisiting this issue, please go ahead.

La sénatrice Batters a demandé que la question soit soumiseune seconde fois à l’examen du comité. Pierre Lanctôt se trouveà la table pour répondre aux questions. La sénatrice Batters amalheureusement dû partir, mais si vous avez toute autrequestion à ce sujet, n’hésitez pas à la poser.


Senator Plett: Since Senator Batters had to leave and I’mtaking her place, I think that, since she raised it, we should get anexplanation again. Simply from what you’re saying, chair, I’mnot sure that I would agree with what was decided. I would like alittle more information, if I could.

Le sénateur Plett : Étant donné que la sénatrice Batters a dûquitter la réunion et que je la remplace, je pense que, puisquec’est elle qui a soulevé la question, nous devrions obtenir unenouvelle explication. Si j’en juge simplement par ce que vousdites, monsieur le président, je ne suis pas certain d’être d’accordavec la décision. J’aimerais obtenir un peu plus derenseignements, si possible.

Senator Tkachuk: Can we table it to another meeting, sinceSenator Batters is not here?

Le sénateur Tkachuk : Pouvons-nous soumettre la questionà une autre réunion étant donné que la sénatrice Batters n’est pasici?

The Chair: This is the fourth time it has been tabled, SenatorTkachuk. We can’t keep going on and on. How many times arewe going to revisit the issue? It was revisited once, then reversedand reversed again, then by CIBA, and now we’re reversing itagain. Then it’s brought to steering.

Le président : C’est la quatrième fois que cette question estsoumise au comité, sénateur Tkachuk. Nous ne pouvons pascontinuer éternellement. Combien de fois allons-nous revenir là-dessus? Nous l’avons déjà fait une fois, ensuite nous avonsannulé la décision par deux fois, ensuite le CIBA l’a fait, etmaintenant, nous l’annulons une fois de plus. Ensuite, elle serasoumise à l’examen du comité directeur.

Senator Plett: You mean this has been reversed a few times? Le sénateur Plett : Vous voulez dire qu’elle a été annulée àquelques reprises?

The Chair: No, it’s been reversed once. Le président : Elle a été annulée une fois.

Senator Plett: So obviously there wasn’t agreement, so whycan’t we —

Le sénateur Plett : De toute évidence, on n’a pas réussi às’entendre, alors pourquoi ne pouvons-nous pas...

The Chair: There was agreement. Le président : On s’est entendu.

Senator Plett: Chair, it’s on the agenda. We have Pierre at thetable. I’ve asked for an explanation. I mean, it’s on the agenda.Why wouldn’t we have an explanation?

Le sénateur Plett : Monsieur le président, la question est àl’ordre du jour. Monsieur Lanctôt est à la table. J’ai demandéune explication. La question est à l’ordre du jour. Pourquoi nepouvons-nous pas avoir d’explication?

The Chair: Okay. Pierre, maybe you can elaborate on thispoint.

Le président : D’accord. Monsieur Lanctôt, pouvez-vousdonner des précisions sur cette question?

Mr. Lanctôt: When we did the review of SOMP in the spring,when we were trying to clarify some of the SOMP provisions,that was one of the elements that was brought to the committeebecause SOMP did not have clarity in terms of whether or nottravel within Canada to join a sponsored trip was covered inSOMP. So we came to the committee and asked to clarify thatand include that in SOMP.

M. Lanctôt : Lorsque nous avons procédé à l’examen de laPolitique sur la gestion de bureau des sénateurs au printemps etque nous avons essayé de clarifier certaines de ses dispositions,c’est un des éléments qui ont été portés à l’attention du comitéparce que cette politique n’énonçait pas clairement si ellecouvrait le transport d’un député pour se rendre au point dedépart au Canada d’un voyage financé par un organisme externe.Nous avons donc soumis la question au comité pour qu’elleclarifie ce point et l’inclue à la Politique sur la gestion de bureaudes sénateurs.

Based on the discussion of the committees, the decision wasnot to include that. I think that’s the decision that was made lasttime. For us, it’s a matter of clarifying whether we say in SOMPthat these trips are permitted using the points system or they arenot. It’s to help us administer the provision of SOMP.

En se fondant sur la discussion des comités, on a décidé de nepas ajouter ce point à la politique. Je pense que c’est ce qui a étédécidé la dernière fois. Pour nous, l’idée est de clarifier si onprévoit dans la Politique sur la gestion de bureau des sénateursqu’il est possible ou non d’imputer au système de points cestypes de déplacements. Le but est de nous aider à administrer ladisposition de la politique.


Senator Plett: I think I was on the floor to ask a question. Le sénateur Plett : Je pense que j’avais la parole pour poserune question.

The Chair: Yes, you are. Le président : Vous pouvez le faire.

Senator Tkachuk: I was going to ask him to explain — Le sénateur Tkachuk : J’allais lui demander d’expliquer...

Senator Plett: What is a sponsored trip? Le sénateur Plett : Qu’entend‑on par voyage financé par unorganisme externe?

Senator Tkachuk: Yes, that’s what I wanted to know. Le sénateur Tkachuk : Oui, c’est ce que je voulais savoir.

Mr. Lanctôt: What we’re referring to here is, for example, ifa senator is invited by a foreign country to visit and the senatorhas to travel, for example, from Toronto or Ottawa to join thedelegation in Vancouver, that portion of the trip — Ottawa toVancouver to join the trip — is the portion we’re talking about.

M. Lanctôt : Ce dont il est question ici, par exemple, est uncas où un sénateur est invité par un pays étranger à se rendrelà‑bas et où il doit faire le trajet, disons, de Toronto ou d’Ottawapour rejoindre la délégation à Vancouver. Cette partie duvoyage — d’Ottawa à Vancouver pour rejoindre le groupe — estla partie dont il est question.

Senator Plett: Who’s paying for the rest of the trip? Le sénateur Plett : Qui paye le reste du voyage?

Mr. Lanctôt: The rest of the trip is — M. Lanctôt : Le reste du voyage est...

Senator Plett: Is it a parliamentary association or is this oneof these trips that Taiwan asks people to go on and they pay forthe trip?

Le sénateur Plett : S’agit‑il du déplacement d’uneassociation parlementaire ou d’un voyage auquel Taïwandemande aux gens de participer à ses frais?

Mr. Lanctôt: It is exactly that. M. Lanctôt : C’est exactement cela.

Senator Plett: Thank you. Le sénateur Plett : Merci.

Senator Tkachuk: Well, I don’t have anything — I justwanted to know, for the benefit of the public, that he wouldexplain the difference between a parliamentary trip and asponsored trip, because I think it’s important. The whole reasonfor the points system is so that it wouldn’t matter where youlived, that everybody gets to go and is treated equally. That’swhy we have a points system. Because I live in Saskatchewanand somebody lives in Montreal, we don’t judge our trips bydistance; we judge it by points.

Le sénateur Tkachuk : Je n’ai rien... Je voulais simplementqu’il explique, pour le public, la différence entre un voyageparlementaire et un voyage financé par un organisme externe, carje pense que c’est important. Si nous avons un système de points,c’est pour que tout le monde puisse voyager et être traitééquitablement, peu importe où ils vivent. Voilà pourquoi nousavons un système de points. Comme je vis en Saskatchewan etque quelqu’un d’autre vit à Montréal, nous ne mesurons pas nosvoyages en fonction de la distance, mais bien des points.

So we either support the whole idea of sponsored trips — Idon’t know whether we should or not — and I’ve been on one in2003, and I don’t even remember whether it was paid for or notat that time because I think we left from Toronto. So that’s adecision to make.

Alors, soit nous sommes favorables à l’idée des voyagesfinancés par des organismes externes — j’ignore si nousdevrions ou non — j’en ai d’ailleurs fait un en 2003, et je ne merappelle même pas s’il a été payé à l’époque parce que je penseque nous sommes partis de Toronto. Il faut donc décider.

The Chair: I think the decision was — Le président : Je pense que la décision a été...

Senator MacDonald: I want to speak to this. This is the firsttime I have really heard about this. I haven’t been to one of thesecommittees for a while. Getting back to the points system, one ofthe reasons we have the points system is that people are treatedequally. There are sponsored trips, and most of them leavingfrom Montreal or Toronto, let’s say. You don’t have the sameaccess if you are from Nova Scotia or Newfoundland orSaskatchewan or B.C. With a flight out of Montreal or Toronto,you jump on the train, go there and grab the flight. But if you

Le sénateur MacDonald : Je veux en parler. C’est lapremière fois que j’en entends vraiment parler. Je n’ai pas assistéà une de ces réunions depuis un certain temps. Pour en revenir ausystème de points, si nous l’avons adopté, c’est notamment pourque les gens soient traités équitablement. Il y a des voyagesfinancés par des organismes externes, dont la plupart sont audépart de Montréal ou de Toronto, disons. Vous n’y avez pas lemême accès si vous venez de Nouvelle-Écosse, de Terre‑Neuve,de la Saskatchewan ou de la Colombie‑Britannique. Lorsque


grab the train from Nova Scotia, it’s 36 hours. It’s not the sameaccess.

votre vol part de Montréal ou de Toronto, vous sautez dans untrain pour vous rendre à l’aéroport et prendre votre avion.Cependant, si vous prenez le train en Nouvelle-Écosse, vous enavez pour 36 heures. L’accès n’est pas le même.

So if we’re making a value judgment about sponsored trips, Iwould like to think that most sponsored trips a senator wouldagree to participate in would be responsibly structured andestablished trips. If that is the case — and I trust that it wouldbe — I think all senators should have the same treatment when itcomes to access to those trips. That’s what the points system isthere for.

En conséquence, si nous passons un jugement sur les voyagesfinancés par organisme externe, j’aimerais penser que la plupartdes déplacements du genre qu’un sénateur accepterait d’effectuerseraient des voyages structurés de façon responsable et établie.Si tel est le cas — et je suis persuadé que ce le serait — je penseque tous les sénateurs devraient avoir le même accès à cesvoyages. Voilà pourquoi le système de points existe.

Senator Munson: I think it is in context to point out that withthe sponsored travel itself, senators have to declare it publiclywithin 30 days of their travel so that there is a public andtransparent record of senators taking sponsored travel. That’simportant for the public to know.

Le sénateur Munson : Je pense qu’il convient de faireremarquer que les sénateurs sont tenus de déclarer publiquement,dans les 30 jours, les voyages financés par des organismesexternes qu’ils ont accepté de faire pour qu’il y ait un dossierpublic et transparent de ceux qui acceptent de faire pareilsdéplacements. Il est important que le public le sache.

Senator Gold: In principle, I am not opposed to sponsoredtrips, but I see that as very much a different category of activitythan interparliamentary associations or Senate businessgenerally. I take your point, Senator MacDonald, but I supportthe decision as it stands. I think if someone chooses to go on asponsored trip as opposed to Senate business, as we understand itmore generally, we should not use the points system. So I thinkthe decision was well-founded and principled.

Le sénateur Gold : En principe, je ne suis pas contre lesvoyages financés par des organismes externes, mais je les voiscomme des activités bien différentes des réunions dans le cadred’associations parlementaires ou des travaux du Sénat engénéral. Je comprends votre point de vue, sénateur MacDonald,mais je suis favorable à la décision qui a été prise. Je pense quesi une personne choisit d’accepter un voyage financé par unorganisme externe plutôt que d’effectuer un déplacement dans lecadre des travaux du Sénat, au sens où nous l’entendonsgénéralement, elle ne devrait pas utiliser le système de points. Jepense donc que la décision était bien fondée et rigoureuse.


Senator Forest: I worked in the municipal sector, wheresponsored trips weren’t really allowed. The host of the sponsoredtrip has a specific reason for inviting us. In this respect, the tripisn’t a parliamentary activity related to an association or to ourwork per se. I believe that the decision to not reimburse the costsfor point A at the start is a good decision and I fully support it.

Le sénateur Forest : J’ai œuvré dans le milieu municipal, oùles voyages commandités n’étaient vraiment pas admis. L’hôtedu voyage commandité a un objectif précis en nous invitant. Àce compte-là, il ne s’agit pas d’une activité parlementaire liée àune association ou à nos activités à proprement parler. Je croisque la décision de ne pas rembourser les coûts du point A audépart est bonne et je l’appuie complètement.


Senator Plett: I want to echo Senator Gold’s comments. Iappreciate what Senator MacDonald is saying and certainly donot disagree with any part of it. We should all be treated equally.I’m from Winnipeg, so I would fall in that same category.

Le sénateur Plett : J’abonde dans le même sens que lesénateur Gold. Je comprends ce que dit le sénateur MacDonald etje suis d’accord avec toutes les parties de son argument. Nousdevrions tous être traités équitablement. Je suis originaire deWinnipeg, alors j’entre dans la même catégorie.

However, I think if somebody is sponsoring a trip and theywant me to go on it, they can pay for me to fly from Winnipeg toTaiwan — and I use the country of Taiwan and maybe Ishouldn’t have. The difference in a ticket to fly from Winnipegwith a stopover in Toronto is very insignificant when you buythat ticket.

Cependant, je pense que si une personne finance un voyage etqu’elle veut que j’y prenne part, elle peut payer mon voyage deWinnipeg à Taïwan — j’ai donné ce pays en exemple, et peut-être que je n’aurais pas dû. La différence entre un billet au départde Winnipeg avec escale à Toronto et un billet directement deToronto est minime quand on achète un billet de ce type.


So I support the decision. I wanted more clarification. I got theclarification, and I’m happy if we never revisit this again.

Je suis favorable à la décision. Je voulais des clarifications. Jeles ai eues, et je ne tiens pas à revenir sur ce sujet.

Senator Tkachuk: I’m good with that too. Le sénateur Tkachuk : Je suis satisfait moi aussi.

The Chair: It looks like we have agreement in the room thatthe motion that was previously approved by CIBA stands, tomake it very clear that it is not eligible. Thank you.

Le président : Les gens dans la salle semblent s’entendrepour dire que la motion approuvée antérieurement par le CIBAest maintenue, de façon à indiquer clairement que ces frais nesont pas admissibles au remboursement. Merci.

Item no. 6 is Bill C-58 disclosure, which was approved earlierthis year by us. I invite Pierre Lanctôt to the witness table. Atthis stage, I want to make it very clear to senators that this isbeing tabled to all of you for information only. There is nodecision really required. It will be brought back to CIBA oncewe have a full understanding of how the house is going to handlethis, how departments are going to handle this, to make sure thatsome departments are reporting it and others aren’t. So we needsome clarity on how that is going to work. But we really wantedto bring this to your attention because it will require a lot moredisclosure on behalf of your travel including, particularly,committee travel.

Le point no 6 est la divulgation d’information du projet deloi C-58, que nous avons approuvé plus tôt cette année. J’invitePierre Lanctôt à la table des témoins. À ce stade, je tiens àindiquer très clairement aux sénateurs que cette question vous estprésentée à titre d’information seulement. Aucune décision n’estvraiment requise. La question sera renvoyée au CIBA dès quenous comprendrons complètement comment le Sénat et lesministères géreront cette question, de manière à garantir quecertains ministères rendent compte de cette information alors qued’autres ne le font pas. Par conséquent, nous avons besoin deprécisions sur la façon dont cette divulgation fonctionnera.Toutefois, nous tenions vraiment à attirer votre attention sur cettedivulgation, parce qu’elle vous obligera à déclarer beaucoup plusde renseignements à propos de vos déplacements et, enparticulier, vos déplacements dans le cadre des travaux ducomité.

This is an early warning or early indication providinginformation about some of the repercussions of what Bill C-58 isgoing to do and the impact it will have on reporting. With that, Iwill open it to questions. No decision required. This is going tobe effective June, but we will have to start three or four monthsbefore that to start building up the processes to do this. We justthought the sooner we let all senators know that this is coming,the better.

Cette présentation sert d’avertissement ou d’indication précoceconcernant certaines des répercussions que le projet de loi C-58aura sur la déclaration d’information. Cela dit, je vais vous céderla parole pour vous permettre de poser des questions. Il n’y aaucune décision à prendre. Les dispositions du projet de loientreront en vigueur en juin, mais nous devrons commencer àmettre les processus au point trois ou quatre mois avant. Nouspensions simplement que plus tôt tous les sénateurs seraient aucourant de cette divulgation à venir, mieux ce serait.

With that, I’ll open it up to any questions for Pierre orCatherine. If there are no questions, I think I’ll just keep that. Wewill be back to you when a decision is made as to the extent ofwhat degree we follow this and what extent we need to changeour processes.

Cela dit, je vais vous céder la parole afin de vous permettre deposer des questions à Pierre ou Catherine. S’il n’y a pas dequestions, je pense que je vais en rester là. Nous vous enreparlerons lorsqu’une décision aura été prise quant à la mesuredans laquelle nous suivrons ces dispositions et la mesure danslaquelle nous devrons modifier nos processus.

Colleagues, the next item is a verbal update on the work of theSubcommittee on Human Resources.

Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est unemise à jour verbale sur les travaux du Sous-comité sur lesressources humaines.


Senator Saint-Germain: Thank you for the opportunity toprovide an update on the work of the Subcommittee on HumanResources, which is currently preparing the Senate’s newanti‑harassment policy.

La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de medonner l’occasion de faire une mise à jour des travaux du Sous-comité sur les ressources humaines, qui prépare actuellement lanouvelle politique du Sénat contre le harcèlement.


Since our report was tabled and approved by CIBA, thesubcommittee members and the administration team have beenworking very hard. They’ve held 13 meetings since last May todevelop the new draft policy, while adhering to therecommendations presented in CIBA’s report. I particularly wantto thank Senator Moncion and Senator Tkachuk, along withSenator Tannas, who played a very active role in thesubcommittee’s work while he was a member. I also want tothank Philippe Hallée and his team, with whom we had some“lively” discussions on certain legal aspects. I think that this wassuccessful.

Depuis que notre rapport a été déposé et approuvé par CIBA,les membres du sous-comité et l’équipe de l’administration onttravaillé de manière intensive, en tenant 13 réunions depuis lemois de mai dernier, afin d’élaborer le nouveau projet depolitique tout en respectant les recommandations présentées dansle rapport de CIBA. Je tiens à remercier tout particulièrement lasénatrice Moncion, le sénateur Tkachuk ainsi que le sénateurTannas, qui a pris une part très active aux travaux du sous-comité pendant qu’il en était membre. Je remercie égalementM. Philippe Hallée et son équipe, avec qui nous avons eu desdiscussions que je peux qualifier de « viriles » sur certainsaspects juridiques. Je crois que cela a donné de bons résultats.

I want to inform you that, this morning, the subcommitteemembers approved the latest version of the policy, subject tocertain conforming amendments that the subcommittee membershave given me permission to make on their behalf. In addition,the principle of two motions currently under development wasapproved. One will be an order of reference to the Committee onEthics and Conflict of Interest for Senators, because we’llrecommend amendments to the Code of Ethics. The other will bean order of reference to the Committee on Rules, Procedures andthe Rights of Parliament, because we’ll, in the same spirit ofconsistency, recommend amendments to the Rules of the Senate.

Je tiens donc à vous informer que, ce matin, les membres dusous-comité ont approuvé la dernière version de la politique,sous réserve de certaines modifications de concordance que lesmembres du sous-comité m’ont autorisée à faire en leur nom. Deplus, le principe de deux motions qui sont en cours depréparation a été approuvé. L’une sera un ordre de renvoi auComité sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs, parceque nous allons recommander des modifications au coded’éthique, et l’autre un ordre de renvoi au Comité du Règlement,de la procédure et des droits du Parlement parce que nous allons,dans le même esprit de concordance, recommander desmodifications au Règlement du Sénat.

On behalf of the subcommittee members, I’m pleased toinform you that, at the next CIBA meeting, we’ll be able toreview this policy, which will be sent to you shortly. Since wewon’t be meeting in January, you’ll have plenty of time to studythis new policy on your own. Thank you.

Au nom des membres du sous-comité, c’est donc avec plaisirque je vous annonce que, à la prochaine réunion de CIBA, nousserons en mesure de faire l’examen de cette politique qui voussera transmise sous peu et, étant donné que nous ne siégerons pasen janvier, vous aurez beaucoup de temps pour étudier vous-mêmes cette nouvelle politique. Je vous remercie.


Senator Marshall: Thank you very much, Senator Saint-Germain. So we’ll get that policy in the new year?

La sénatrice Marshall : Je vous remercie infiniment,sénatrice Saint-Germain. Cette politique sera donc mise enœuvre au cours de la nouvelle année?

Senator Saint-Germain: Yes. La sénatrice Saint-Germain : Oui.

Senator Marshall: Okay. I look forward to that. As the chairof the subcommittee, I know you’ve been doing some interviewswith regard to the work of the committee.

La sénatrice Marshall : D’accord. Je me réjouis à laperspective de cette mise en œuvre. En votre qualité deprésidente du sous-comité, je sais que vous avez accordéquelques entrevues au sujet des travaux du comité.

Senator Saint-Germain: Yes. La sénatrice Saint-Germain : Oui.

Senator Marshall: Last month you did an interview whereyou spoke about Senator Meredith. I wanted to mention itbecause it was of interest to me. I’m just quoting from part of it.You were talking about the women that were in his office, and

La sénatrice Marshall : Le mois dernier vous avez accordéune entrevue au cours de laquelle vous avez parlé du sénateurMeredith. Je tenais à le mentionner parce que cette entrevue m’ainterpellée. Je ne vais citer qu’une partie de cette entrevue. Vous


you were referencing that they were becoming sick andcomplaining. Then you said:

parliez des femmes qui travaillaient dans son bureau, et vousavez fait allusion au fait qu’elles tombaient malades et qu’ellesse plaignaient. Ensuite, vous avez dit ce qui suit :

And what did the administration do? And the whips at thetime? They send other beautiful young girls.

Et qu’ont fait l’administration et les whips à cetteépoque? Ils ont envoyé d’autres belles jeunes filles à leurplace.

I just want to clarify for you and for everybody in the roomthat I was the Government Whip in the Senate from 2011 to2015, so of course, I wonder if I was caught up in this comment.I’d like to indicate very clearly that I had absolutely noinvolvement whatsoever in staffing any senator’s office,including Senator Meredith. I don’t know who you werereferring to in the interview, but if you were referring to me,you’re absolutely incorrect. I would respectfully ask that whenyou do interviews outside, especially regarding this issue, ensurethat you have the evidence to support what you’re saying and bespecific as to whom you’re referring to, because at that time,there were only two whips. There was Senator Munson and me.You said, “and the whips at the time.” When I heard theinterview, I was very concerned. I did want to clarify that for allof my colleagues, and publicly, and to request your assistance toensure that it’s not repeated.

Je tiens à préciser à vous et à toutes les personnes dans la salleque j’étais la whip du gouvernement au Sénat de 2011 à 2015.Par conséquent, je me demande si ce commentaire s’appliquait àmoi. J’aimerais indiquer très clairement que je n’ai prisabsolument aucune part à la dotation des bureaux des sénateurs,y compris le bureau du sénateur Meredith. Je ne sais pas à quivous faisiez allusion pendant l’entrevue mais, si c’est à moi,vous avez complètement tort. Je demanderais respectueusementque, lorsque vous accordez des entrevues à l’extérieur, enparticulier au sujet de ce dossier, vous vous assuriez de détenirdes preuves pour appuyer vos dires et que vous indiquiezprécisément à qui vous faites allusion, car, à l’époque, il n’yavait que deux whips, c’est‑à‑dire le sénateur Munson et moi-même. Vous avez dit : « et les whips à cette époque ». Lorsquej’ai entendu l’entrevue, cela m’a beaucoup préoccupée. Je tenaisà fournir des éclaircissements à tous mes collègues à ce sujet et àle faire publiquement. De plus, je vous demanderais de m’aider àfaire en sorte que cela ne reproduise pas.

Senator Saint-Germain: I take your point and I understand itvery well. The reference perhaps is that the word “whips” wasn’tthe accurate one, but I should have said the “authorities” at thetime should have acted more quickly. My evidence comes frominformation that we got when we consulted with regard to thenew policy by the representatives of the senators’ staffemployees.

La sénatrice Saint-Germain : Je prends note de votreobjection, et je la comprends parfaitement. Le fait est que le mot« whip » n’était peut-être pas le bon et que j’aurais dû préciserplutôt qu’à l’époque, les « autorités » auraient dû intervenir plusrapidement. Mes preuves proviennent des renseignements que lesreprésentants des employés des sénateurs nous ont communiquéslorsque nous les avons consultés au sujet de la nouvellepolitique.

At the same time, I had the opportunity to meet with someformer employees of Senator Meredith, at their request, in myoffice. And I have to say, without breaching the confidentiality,that one of the witnesses said, especially regarding you, as awhip at that time, you are very human and that you did what youhad to do.

En même temps, je mentionne que j’ai eu l’occasion derencontrer à mon bureau quelques-unes des anciennes employéesdu sénateur Meredith, à leur demande. Et, sans violer le caractèreconfidentiel de nos échanges, je dois dire que l’un des témoins adéclaré, en particulier à votre sujet et au sujet de votre rôle dewhip à l’époque, que vous faisiez preuve d’une grande humanitéet que vous aviez pris les mesures qui s’imposaient.

I hope you are pleased with what I’m saying there and I regretI used the word “whip.” English words don’t come as easily asFrench words for me. I should have said the “authorities” at thetime, so I apologize for that.

J’espère que les paroles que j’ai prononcées vous réjouissent,et je regrette d’avoir employé le mot « whip ». L’anglais mevient plus difficilement que le français, et j’aurais dû parler des« autorités » à cette époque, alors je m’en excuse sincèrement.

Senator Marshall: Thank you very much, Senator Saint-Germain.

La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénatriceSaint‑Germain.

The Chair: Thank you for the update, and I know it’s beentough getting to the new policy. Thank you for all the work thatyou and your committee have done, Senator Saint-Germain. It’sbeen a journey and I’m glad we’re coming to the end of the

Le président : Je vous remercie de la mise à jour. Je sais quel’élaboration de la nouvelle politique s’est avérée difficile.Sénatrice Saint‑Germain, je tiens à vous remercier de tout letravail que vous et votre comité avez réalisé. Vous avez accompli


journey, so thank you again. We look forward to getting thereport.

un périple, et je suis heureux qu’il tire à sa fin. Je tiens donc àvous remercier de nouveau de votre travail. Nous avons hâte derecevoir votre rapport.

And thank you to Senator Tkachuk as well. Et je remercie également le sénateur Tkachuk.

Next is item no. 8, honourable senators. Is there any otherpublic business?

Honorables sénateurs, le prochain point à l’ordre du jour est lepoint no 8. Y a‑t‑il d’autres affaires d’intérêt public à discuter?

Before we go in camera, I would like to make one othercomment. This is going to be Senator Tkachuk’s last CIBAmeeting, unless we meet sometime in January, but that’s anotherissue. So far, by the time we come back he’s not going to be hereand I really wanted to thank him for his service to thiscommittee, and to the various subcommittees that he’s on. Thankyou.

Avant que nous poursuivions à huis clos, j’aimerais formulerune autre remarque. À moins que nous nous réunissionsen janvier — mais c’est une tout autre histoire —, c’est ladernière fois que le sénateur Tkachuk participe à une séance duCIBA. À ma connaissance jusqu’à maintenant, au moment oùnous reprendrons nos travaux, il sera parti. Alors j’aimeraisvraiment le remercier des services qu’il a rendus à notre comité,et aux divers sous-comités dont il est membre. Merci.

Senator Tkachuk: You’re more than welcome. Le sénateur Tkachuk : Il n’y a pas de quoi.

Hon. Senators: Hear, hear! Des voix : Bravo!

The Chair: Honourable senators, if there is no other business,we will go in camera. I would remind people that when we go incamera, there is only one staff member per senator, please,otherwise we never know who is here and who is not here; andno one from the administration besides the executive team.

Le président : Honorables sénateurs, s’il n’y a pas d’autresaffaires à aborder, nous allons poursuivre à huis clos. Je rappelleaux sénateurs que, lorsque nous poursuivons nos travaux à huisclos, un seul membre de leur personnel peut rester. Autrement, ilest impossible de savoir qui est là ou non. De plus, aucunmembre de l’administration n’est autorisé à demeurer dans lasalle, à l’exception de l’équipe de direction.

(The committee continued in camera.) (La séance se poursuit à huis clos.)


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