1

Evaluering af Cykel-VM 2011 Evaluation of the Road Cycling World Championship

1 — Copenhagen as host of the UCI the Road Cycling World Championship 6

2 — What do the Copenhageners and businesses say about the Cycling World Championships? 12

3 — Traffic in the Days of the Road

Cycling World Championship 20 4 — Copenhagen Bicycle Festival 32 5 — Communication efforts during

the Road Cycling World Championship 44

6 — Organisation and Cooperation

during the the Road Cycling World Championship 54

7 — Economy 60

8 — Visuals 62 Appendix 1-9

1 — København som vært for VM i Landevejscykling 6

2 — Hvad siger københavnerne og erhvervslivet om Cykel-VM? 12

3 — Trafikken i VM-dagene 20 4 — Festdage i Cykelbyen 32 5 — Kommunikationsindsatsen

under Cykel-VM 44 6 — Organisering og samarbejde

under Cykel-VM 54 7 — Økonomi 60

8 — Grafisk kommunikation 62 Bilag 1-9

”Jeg er stolt over, hvordan københavnerne har taget imod den folkefest, vi har lagt gader og veje til de seneste dage. Det har skabt nogle trafikale udfordringer undervejs, som jeg takker københavnerne for at have sikret en generel god stemning og opbakning til.”

”Jeg ser VM som et levende bevis på, hvordan internationale begivenheder kan være med til at sætte København og Danmark på verdens-kortet og satser på, at finansieringen af fremtidige store events vil blive prioriteret. For København er helt klar til flere mega-events inden for sport og underholdning.”

Frank Jensen, Overborgmester Københavns Kommune

"I am proud of how Copenhageners have welcomed the national festival, we have held in our streets and on our roads in the recent days. It has created some traffic-related chal-lenges along the way, which I thank Copen-hageners for having secured a general good feeling and support for".

"I see the World Championship as a living testament to how international events can help to put Copenhagen and Denmark on the world map and I hope that funding for future major events will be given priority. Copenhagen is definitely ready for more mega-events in sports and entertainment. "

Frank Jensen, Lord Mayor of Copenhagen

This is the english version of is perferu pietur, op­tisimin ped ut que cum harum necati quam rerum hilitiis imusand itatemquibus inctatiunt laccab int fuga. Os quia que a sequodit eius.

Dae coreris re et ut et fuga. Et dem sim aut anis simusci liquossitias ad mo quistore volorum nis ea conecto quodigendem earum il ipsant min ratem eosa dolorep eribus sim voloribus pori dolorer ibusdae nulpa perempernam, sandae doloris as ditiuntionse nihit quid magnimp oresti cust ullecate sam, quidentus re nis sit, is reicidis autat ducien­des dollece aquias aut et, iditis apid quam latur, sit, cust, sitaepe liatist, tem rem. Ime pel ende ventio. Nem re nit, optatus volut ut molo eos a est fuga. Nem hicat lia simaximi, se pos inctior ehenem la aut omnis estotaturem.

facipsum explia vellatq uatiis atium que eariaepe simincient que nobisquati natis dolumqui cusapic iatatur solent voluptas nonsed mincipi enieni­etum dolores equodi te et ut evelestrunt andae eum fugiatatio to et magnis et re nimi, nonseque verione mpersperit optatur? Ped utemos dolum quideli gentius et molore sunt que moluptas era aliqui volor aute coressimet quat pa sinto et qui te restiorias endande pro ius ut et unt, occupti untotae nectusam, nienim reictius, volorem quam reiciam auta ipsum ipicimod maio blaudis imilique volupta tusam, quatque cus, ut estio esciet qui ium rest, qui nos et aut exerspidel inus, te pra dolore, ut re corersp erchitas et occum int lignim quae de prepelent dolorecate et quis ulpa vitam hil im faccum latibus.

Parumet idebistotat parum aboribero magnisim expe et odiossitatur? Ped utemos dolum quideli gentius et molore sunt que moluptas era aliqui volor aute coressimet quat pa sinto et qui te res­tiorias endande pro ius quas estotatur, commolu ptatiam, cum venda coratur, ut intion reptae platiis enis sum explab id et

Evaluering af Cykel-VM 2011English version 2011

5

Dette er den danske eru pietur, optisimin ped ut que cum harum necati quam rerum hilitiis imusand itatemquibus incta­tiunt laccab int fuga. Os quia que a sequodit eius.

Dae coreris re et ut et fuga. Et dem sim aut anis simusci liquossitias ad mo quistore volorum nis ea conecto quodi­gendem earum il ipsant min ratem eosa dolorep eribus sim voloribus pori dolorer ibusdae nulpa perempernam, sandae doloris as ditiuntionse nihit quid magnimp oresti cust ullecate sam, quidentus re nis sit, is reicidis autat duciendes dollece aquias aut et, iditis apid quam latur, sit, cust, sitaepe liatist, tem rem. Ime pel ende ventio. Nem re nit, optatus volut ut molo eos a est fuga. Nem hicat lia simaximi, se pos inctior ehenem la aut omnis estotaturem.

facipsum explia vellatq uatiis atium que eariaepe simincient que nobisquati natis dolumqui cusapic iatatur solent voluptas nonsed mincipi enienietum dolores equodi te et ut evelestrunt andae eum fugiatatio to et magnis et re nimi, nonseque ve­rione mpersperit optatur? Ped utemos dolum quideli gentius et molore sunt que moluptas era aliqui volor aute coressimet quat pa sinto et qui te restiorias endande pro ius ut et unt, occupti untotae nectusam, nienim reictius, volorem quam reiciam auta ipsum ipicimod maio blaudis imilique volupta tu­sam, quatque cus, ut estio esciet qui ium rest, qui nos et aut exerspidel inus, te pra dolore, ut re corersp erchitas et occum int lignim quae de prepelent dolorecate et quis ulpa vitam hil im faccum latibus.

Parumet idebistotat parum aboribero magnisim expe et odi­ossitatur? Ped utemos dolum quideli gentius et molore sunt que moluptas era aliqui volor aute coressimet quat pa sinto et qui te restiorias endande pro ius quas estotatur, commolu ptatiam, cum venda coratur, ut intion reptae platiis enis sum explab id et

ForordIntroduction

As conclusion of the major event UCI Road Cycling World Championship, we present a comprehensive evaluation on the World Championship in this report, focusing on the municipal tasks which we refer to as World Championship Authority and Copenhagen Bicycle Festival.

The City of Copenhagen entered into a close cooperation with the organiser, the Danish Bicycle Union (DCU) on among other things traffic condi­tions and information to city residents, business owners and road users (WC Authority). Further more, the City held a number of side events to the delight of both locals and visitors (Copenhagen Bicycle Festival). The Cycling World Championship is the generic term for the two projects under the auspices of the City of Copenhagen.

The evaluation is based on a study of how Copen­hageners and businesses experienced the Cycling World Championship, a series of review meetings and lessons learned along the way.

The report contains an initial overall assessment of whether the goals for the Cycling World Cham­pionship were met. Then we focus on the experienc­es and opinions of the citizens and businesses in Copenhagen. In the two subsequent sections we examine the two projects – first WC Authority and then Copenhagen Bicycle Festival. In conclusion, we evaluate the organisation and cooperation and provide an overview of the economy for the Cycling World Championship.

Som afslutning på den store begivenhed VM i Lande­vejscykling præsenterer vi i denne rapport en samlet evaluering af projekterne VM Myndighed og Festdage i Cykelbyen. Formålet med evalueringen er både at vurdere resulta­terne – men især også at videregive erfaringer til med­arbejdere i Københavns Kommune, som fremover skal varetage lignende projekter.

Københavns Kommune indgik i et tæt samarbejde med arrangøren, Danmarks Cykle Union, om blandt andet trafikale forhold og information til byens borgere, erhvervs­drivende og trafikanter (VM Myndighed). Og i forlængelse af det officielle sportslige program afviklede kommunen en række side events til glæde for både københavnere og byens gæster (Festdage i Cykelbyen). Cykel­VM er den samlende betegnelse for de to projekter i Københavns Kommunes regi.

Evalueringen bygger på en undersøgelse af københav­nernes og erhvervslivets oplevelse af Cykel­VM, en række evaluerings møder samt erfaringer opsamlet undervejs.

Rapporten indeholder indledningsvist en overordnet vur­dering af, om målet for Cykel­VM er nået. Herefter sætter vi fokus på københavnernes og erhvervslivets oplevelser og holdninger. I de to efterfølgende afsnit dykker vi ned i de to projekter – først VM Myndighed og derefter Festdage i Cykelbyen. Afslutningsvist evaluerer vi organiseringen og samarbejdet og giver et overblik over økonomien for Cykel­VM.

4 —

1

6 — 7

In May 2007 the International Cycling Union, UCI, appointed Copenhagen as the first Bike City in the world. This meant that a large number of interna­tional cycling events would take place in and around the city from 2008 to 2011. The Road Cycling World Championship in 2011 which was the main event, was to be held in downtown Copenhagen and Rudersdal Municipality from 19­25 September.

The fact that the time trials should be held in the center of a big city was something unique, as large parts of the city would be closed during the races. This created a comprehensive communication task for road users and city residents.

But the World Championship was also a unique oppor­tunity to promote Copenhagen internationally as a green and modern city – but also as a city of cyclists.

The vision was • ThatCopenhagenshouldassertitselfinternation­

ally as an attractive city for major cultural and sporting events – a city that can and is willing to make its streets available for something as big as the Road Cycling World Championship.

• TopromoteCopenhagenasamodern,greencity,primarily through Copenhagen's status as a Bike City – a city in which it is easy to get around on bike

• TheCopenhagenersshouldbroadlyspeakingconsider the week of the Road Cycling World Championship (elite event with popular cycling events and other urban life activities) to contain an experiential value

The Road Cycling World Championship will be the biggest sporting event ever on Danish soil ... So said Lord Mayor, Frank Jensen, before the World Championship. Expectations among bicycle enthusi­asts were unspeakably high. Critics of the event had aimed their guns and were simply waiting to strike... The City of Copenhagen held its breath. Despite a massive preparatory effort to cope with the logistics and communicative challenge, no one could predict how the city would handle an event of this caliber. But Copenhagen passed the test – and in all modesty, we must say that the city was able to be a great host for both cycling enthusiasts and all other guests. •

København blev som den første by i verden i maj 2007 ud­nævnt til Bike City. Det var den internationale cykelunion, UCI, der udpegede København til Bike City, og det betød, at en lang række internationale cykelbegivenheder skulle finde sted i og omkring byen i perioden 2008­2011. VM i Landevejscyk­ling 2011, kronen på værket, skulle afholdes i Københavns centrum og Rudersdal Kommune fra den 19.­25. september.

At enkeltstarterne skulle afvikles i centrum af en storby, var helt unikt. Kommunen stod over for store udfordringer i forhold til den trafikale afvikling, idet store dele af byen ville være afspærret under løbene. Hertil kom en omfattende kommunikationsopgave til trafikanter og byens borgere.

Men VM var også en helt enestående mulighed for at markedsføre København internationalt – som grøn og moderne storby – men også som cyklernes by.

Visionen var, at• Københavnskullemarkeresiginternationaltsomen

attraktiv by til store kultur­ og sportsbegivenheder – en by, der kan og vil lægge gader til noget så stort som VM i Landevejscykling

• markedsføreKøbenhavnsomenmoderneoggrønstorby, primært via Københavns status som cykelby – en by, hvor mange nemt kommer rundt i på cykel

• Københavnernebredtsetskullesynes,atugenmedVM i Landevejscykling (elitearrangementet sammen med folkelige cykelbegivenheder og andre bylivsakti­viteter) har en oplevelsesmæssig værdi

Cykel-VM bliver den største sportsbegivenhed nogensinde på dansk jord… Sådan sagde Overborgmester Frank Jensen forud for VM. Forventningerne hos cykelentusiasterne var ubeskriveligt høje. Kritikere af arrangementet havde kørt deres skyts i stilling og sad blot og ventede på at slå til…

Københavns Kommune holdt vejret forud for VM i Lan­devejscykling. Trods en massiv forberedende indsats for at klare den logistiske og kommunikative udfordring, kunne ingen forudse, hvordan byen ville håndtere en begivenhed af denne kaliber. Men København bestod prøven – og i al beskedenhed må vi sige, at byen formåede at være en fanta­stisk vært for både cykelentusiaster og alle andre gæster. •

København som vært for VM i LandevejscyklingCopenhagen as host of the UCI Road World Championship

Københavnerne tog VM til sig med åbne arme og var stolte værter. Den overvældende interesse trak mere end 100.000 tilskuere til herrernes enkeltstart onsdag den 21. september, hvilket var dobbelt så mange som forventet.

8 — 9

As host of one of the world's biggest sporting events this demanded a lot of the Copenhagen citizens, because the event interfered in their daily lives and routines. Enthusiasm was therefore great when the expected traffic chaos did not materialize, and when the daily tasks instead were carried out with a smile. Even if it all went a little slower than usual ... The task of communicating the major traffic­related rerouting to the citizens was a success! And not only did they accept it ­ they also seemed to be proud of the fact that their roads and streets were used in this great event.

"I think it is incredibly brave that you dare to open streets and block streets. It is great that we are able to show that we are a cycling nation. "

Bjarne Riis, Team manager and former professional rider

The Copenhageners embraced the Road Cycling World Championship with open arms and were proud hosts. The overwhelming interest drew more than 100,000 spectators to the men's time trial on Wednes­day 21 September, which was twice as many as expected.

Subsequently, 8 out of 10 have indicated that they are in favour of Copenhagen continuing to host major international events. Of these, more than half note that events of this nature are festive and good for the city's international reputation. Over a quarter of Copenhagen­ers were aware of the side events during Copenhagen Bicycle Festival, and especially a lot child brought their bike in the week of the Road Cycling World Champion­ship and participated in the many different events.

All over the world more than 450 million television view­ers could follow the Road Cycling World Championship. Beautiful images presented our capital in the best way. The history of Copenhagen as a city for cyclists and green metropolis was told in both Danish and interna­tional media. The international cycling world praised the Danish organizers for the professional holding of the event – and not least for the courageous decision it was to place the time trials in the centre of the capital as the first host ever to do so. •

Som vært for en af verdens største sportsbegivenheder blev der krævet rigtigt meget af københavnerne, da arran­gementet greb ind i deres hverdag og rutiner. Begejstringen var derfor stor, da det forventede trafikkaos udeblev, og hverdagens opgaver i stedet blev udført med et smil på læben. Også selvom det hele gik lidt langsommere end normalt… Opgaven med at kommunikere de store trafikale omlægninger ud til borgerne lykkedes! Og ikke bare accep­terede de det – de lod også til at være stolte af, at deres by lagde veje og gader til denne storslåede begivenhed.

”Jeg synes, det er utroligt modigt, at man tør åbne gaderne og spærre gaderne af.

Det er flot, at man er i stand til at vise, at vi er en cykelnation.”

Bjarne Riis, Sportsdirektør og tidl. professionel cykelrytter

Københavnerne tog VM til sig med åbne arme og var stolte værter. Den overvældende interesse trak mere end 100.000 tilskuere til herrernes enkeltstart onsdag den 21. september, hvilket var dobbelt så mange som forventet. Efterfølgende har 8 ud af 10 tilkendegivet, at de er positivt stemt over for, at København fremover skal være vært for store internatio­nale begivenheder. Heraf peger langt over halvdelen på, at begivenheder af denne karakter er festlige og gode for byens internationale omdømme. Over en fjerdedel af københav­nerne havde kendskab til de afledte side events samlet under Festdage i Cykelbyen, og især mange børn fandt cyklen frem i VM­ugen og deltog i de mange forskelligartede events.

Over hele verden kunne mere end 450 mio. tv­seere følge verdensmesterskabet. Smukke billeder præsenterede vores hovedstad på bedste vis. Historien om København som cykelby og grøn metropol blev fortalt både i danske og internationale medier. Den internationale cykelverden roste de danske arrangører for den professionelle afvikling – og ikke mindst for det modige valg det var, som den første værtsby nogensinde, at lægge enkeltstarterne i hovedsta­dens centrum.

VM formåede at blive en kæmpe succes, en folkefest og noget, som vi vil huske mange år ud i fremtiden. Der var ikke et øje tørt, da verdens nu bedste landevejsrytter, Mark Cavendish, twittede til fans i hele verden, at ”Copenhagen. In my opinion, THE coolest city on the planet. #loveit”. Bedre reklame kan vist ikke fås… •

Mark Cavendish, twittede til fans i hele verden, ”Copenhagen. In my opinion, THE coolest city on the planet. #loveit”.

11 10 —

The World Championship managed to become a huge success, a national festival and something we will remember for years to come.

As the world‘s now best road rider, Mark Cavendish, tweeted to fans worldwide that "Copenhagen In my opinion, THE Coolest city on the planet. #loveit”. Better advertising is hard to come by...

Recommendations

• Prospectively,theCityofCopenhagenshouldmake reflections on when the City should assume an active role of host and participate actively in the planning and conduct of the event

• Apoliticalapprovalshouldbesecuredearlyinthe process so that all parties know the framework, processes and responsibilities

• TheCityofCopenhagenshouldasaminimumhave one year to prepare for major events and side events, especially if the City wants to activate and involve external partners

• Theinterdisciplinarycooperationshouldbegivenhigh priority from the start of the project

• Communicationeffortsshouldbebasedonproject type and purpose, to differentiate between traditional authority­based communication and effective marketing

• Itisdesirabletolinkthemaineventandsideevents together in branding stories and messages

• Thereshouldbeacontingencythatcanrespondto unforeseen and irrefutable incidents during the conduct of major events

Anbefalinger

• KøbenhavnsKommunebørfremadrettetgøresigovervejelser om, hvornår kommunen skal påtage sig en aktiv værtsrolle og indgå aktivt i planlægningen og afviklingen af begivenheden

• Enpolitiskgodkendelsebørsikrestidligtiforløbet,såalleparter kender rammer, processer og ansvarsfordeling

• KøbenhavnsKommuneskalsomminimumindlæggeet år til forberedelse af større events og side events, især hvis kommunen ønsker at aktivere og inddrage eksterne partnere

• Dettværgåendesamarbejdebørhavehøjprioritering fra projektets start

• Kommunikationsindsatsenskaltageafsætiprojektetstype og formål, så der differentieres mellem traditionel myndighedskommunikation og reel markedsføring

• Deterønskværdigtatkoblehovedbegivenhedogsideevents sammen i fortælling og budskaber

• Derskalværeetberedskab,somkanreagerepåuforudsete og uafviselige hændelser under afviklingen af store begivenheder

12 — 13

2In order to hear the Copenhageners and businesses experience of Cycling World Championship, we have conducted a citizen survey and a stakeholder survey.

Copenhageners attitude towards the Cycling World ChampionshipThe citizen survey reveals Copenhageners attitudes towards the Road Cycling World Championships. This includes the city's role as host of the event, the traffic­related challenges, the communication efforts and their knowledge of Copenhagen Bicycle Festival.

Method and implementationThe survey was conducted on the Technical and Environmental Department’s (TMF) electronic citizen panel, consisting of 1,000 representatively selected citizens with access to the Internet. The interviews were conducted between 26 September and 17 October 2011. 472 usable responses were collected. This corresponds to 47% of the panel having taken the survey, which is a relatively normal rate of implemen­tation of the administration's electronic web panel.

Copenhageners view on major international eventsThe Road Cycling World Championship has been an extremely successful event in terms of awareness. No less than 99% of the surveyed citizens had heard about the event.

There is widespread acceptance among the citizens. 78% of citizens believe that it is a good idea that Copenhagen hosts major international events. The majority substantiates their argument with the positive effect on the city and that it gives the city a good and positive reputation (84%). Those citizens, who do not find that it is a good idea, substantiate their argument with the large traffic­related rerouting, which the events can generate.

How did Copenhageners experience the traffic–related challenges?72% of the surveyed citizens have to some degree been affected by blocked roads, rerouted busses etc. as a result of the World Championship. However, only a small minority (12%) consider themselves to have been affected significantly by the rerouting. The most affected citizens are citizens who tend to use the car as a primary mean of transportation. •

For at høre københavnernes og erhvervslivets oplevelse af Cykel­VM, har vi gennemført en borgerpanelsundersøgelse og en interessentundersøgelse.

Bilag 5 omfatter den samlede borgerpanelsundersøgelse. Bilag 4 omfatter den samlede interessentundersøgelse. Her er det muligt at læse mere om metode, den statistiske usikkerhed samt se de indsamlede data.

Københavnernes holdning til Cykel-VMBorgerpanelsundersøgelsen afdækker københavnernes holdning til Cykel­VM. Herunder byens værtsskab, de trafi­kale udfordringer, kommunikationsindsatsen og kendskabet til Festdage i Cykelbyen.

Metode og gennemførelseUndersøgelsen er gennemført på Teknik­ og Miljøforvalt­ningens (TMF) elektroniske borgerpanel, bestående af 1.000 repræsentativt udvalgte borgere med adgang til internettet. Interviewene er gennemført i perioden den 26. september til den 17. oktober 2011. Der er indkommet 472 brugbare besvarelser. Dette svarer til, at 47 % af panelet har besvaret undersøgelsen, hvilket er en forholdsvis normal gennemførelsesprocent for forvaltningens elektroni­ske internetpanel.

Datagrundlaget er desværre ikke tilstrækkeligt stort til at ana­lysere svarene i forhold til, i hvilken bydel respondenterne bor.

Københavnernes holdning til store internationale begivenhederVM i Landevejscykling har været et yderst vellykket ar­rangement, målt på kendskab. Hele 99 % af borgerne i undersøgelsen har hørt om arrangementet.

Der er en udbredt accept blandt borgerne af, at byen påtager sig værtskaber som VM i Landevejscykling. 78 % af borgerne vurderer, at det er en god idé, at København er vært for store internationale begivenheder. Langt de fleste begrunder det med, at det smitter positivt af på byen og giver den et godt og positivt omdømme (84 %). De borgere, der ikke finder, at det er en god idé, begrunder det med de store trafikale omlægninger, arrangementerne kan medføre.

Hvordan oplevede københavnerne de trafikale udfordringer?72 % af borgerne i undersøgelsen har i en eller anden grad være berørt af spærrede veje, omlagte busruter •

Hvad siger københavnerne og erhvervslivet om Cykel-VM?What do the Copenhageners and businesses say about the Cycling World Championships?

78 % af borgerne vurderer, at det er en god idé, at København er vært for store internationale begivenheder.

12 —

14 — 15

The vast majority (84%) of the citizens who have moved around the city on foot or by bike during the days of the Road Cycling World Championship, estimate that passability was satisfactory or that the changes have had little significance.

Information about the traffic-related changes and Copenhagen Bicycle FestivalThe citizens have been well informed about the traffic­related changes. A total of 84% have seen or heard information about the traffic­related changes. The major sources of information were newspapers, television, Internet and signs and banners. In general, citizens felt they were well informed about the event and the resulting traffic­related changes. Two­thirds felt well or very well informed, and only one in seven believed that information levels were less well or bad.

More than a quarter of citizens in the survey (27%) were aware of the event Copenhagen Bicycle Festi­val, including the celebration on Jarmers Plads. It seems that the citizens of downtown Copenhagen and Christianshavn as well as Amager Vest have been more aware of the event than citizens in other neighbourhoods. Media coverage (50%), posters and banners (30%) were the primary sources of information on Copenhagen Bicycle Festival.

Businesses’ attitude toward the Cycling World ChampionshipThe stakeholder survey reveals the business com­munity’s opinion on The Road Cycling World Cham­pionship being held in Copenhagen. This includes how businesses were affected, how they handled the traffic­related challenges and whether they felt suf­ficiently informed.

Method and implementationThe survey was conducted via an Internet­based questionnaire, set up in the survey application Tric Trac. A link to the questionnaire was published on the website of trade organisations/companies on 22 September 2011, and the data collection was completed on 4 October 2011. The link to the ques­tionnaire were distributed to respondents via trade associations (HORESTA, Copenhagen City Centre, Danish Hauliers and others) as well as major compa­nies in Copenhagen. •

mv. som følge af VM. Det er dog de færreste (12 %), der selv vurderer, at de har været meget berørt af omlægningerne. De borgere, det har påvirket mest, er borgere, der i højere grad anvender bilen som transportmiddel.

Langt størstedelen (84 %) af de borgere, der har bevæget sig rundt i byen til fods eller på cykel i VM­dagene, vurderer, at fremkommeligheden har været tilfredsstillende, eller at ændringerne ikke har haft den store betydning.

Information om de trafikale ændringer og Festdage i CykelbyenBorgerne har været velinformerede om de trafikale ændringer som følge af arrangementet. Hele 84 % har set eller hørt informationer om de trafikale ændringer. De største informationskilder har været omtale i avis og TV, på Internettet samt på skilte og bannere. Overordnet set har borgerne følt sig godt oplyst om arrangementet og de trafikale ændringer. To tredjedele føler sig godt eller meget godt oplyst, og kun én ud af syv mener, at oplysnings­niveauet var mindre godt eller dårligt.

Mere end en fjerdel af borgene i undersøgelsen (27 %) har kendskab til arrangementet Festdage i Cykelbyen, herun­der festen på Jarmers Plads. Det ser ud til, at borgerne i Indre By og Christianshavn samt Amager Vest i højere grad end folk i andre bydele har været opmærksomme på arrangementet. Medieomtale (50 %), plakater og bannere (30 %) har været de primære kilder til information om Fest­dage i Cykelbyen.

Erhvervslivets holdning til Cykel-VMInteressentundersøgelsen afdækker erhvervslivets hold­ning til, at VM i Landevejscykling blev afviklet i København. Herunder hvordan erhvervslivet blev berørt, hvordan de håndterede de trafikale udfordringer, og hvorvidt de følte sig tilstrækkeligt oplyst.

Metode og gennemførelseUndersøgelsen er gennemført via et internetbaseret spørgeskema, sat op i surveyprogrammet Tric Trac. Link til spørgeskemaet blev offentliggjort på brancheforeningers/virksomheders hjemmesider den 22. september 2011, og dataindsamlingen blev afsluttet den 4. oktober 2011. Link til spørgeskemaerne er udsendt til respondenterne via brancheforeninger (Horesta, Københavns City Center, Danske Vognmænd m.fl.) og større virksomheder i Køben­havn. Se bilag 9 for liste over brancheforeninger/virksom­heder, linket er sendt til. •

Mere end en fjerdel af borgene i undersøgelsen (27 %) har kendskab til arrangementet Festdage i Cykelbyen.

16 — 17

How did businesses experience the traffic-related challenges ?Most of the respondents indicate that they were very affected or to some extent affected by the traffic­related challenges. 42% indicate that they were highly affected. 27 % indicate that they were affected to some extent.

However, it also appears that it was easy or fairly easy for the vast majority to find a solution to the traffic­related challenges . Over half of respondents (65%) have tried to plan their work so that transport and deliveries to the inner city, Christianshavn and Østerbro was limited during the period.

Information about the traffic-related changesAccording to the stakeholder survey, the information­related work has been well performed. Nearly all respondents (94%) had seen information about the traffic­related changes during the race prior to the event – mainly through publicity in the newspapers or television, the Internet and through their trade as­sociations. Overall, 71% of the respondents state that they felt well or very well informed about the traffic­related changes during the event.

ConclusionIn general we can conclude that Copenhagen has experienced a huge success in the role as host city for the World Championship. As much as 78% of citizens and 76% of businesses have indicated that it is a good idea for Copenhagen to host major international events in the future – a far better result than expected.

It is a fact that there have been huge traffic­related challenges during the days of the World Champion­ship, and many were affected by them. It is great that both Copenhageners and businesses have been positive and constructive about finding and choosing alternative means of transportation.

Figures from the citizen survey show that despite the many roadblocks and modifications, we have managed to maintain good accessibility for cyclists and pedestrians. We successfully met the criteria of ease of passage for cyclists and pedestrians, in that 84% experienced stable or satisfactory passability.•

Hvordan oplevede erhvervslivet de trafikale udfordringer?De fleste af respondenterne angiver, at de er blevet meget berørt eller berørt i nogen grad af de trafikale udfordringer, som løbet medførte. 42 % angiver, at de blev meget berørt af de trafikale ændringer. 27 % angiver, at de i nogen grad er blevet berørt af de trafikale ændringer.

Det fremgår dog også, at langt de fleste havde nemt eller nogenlunde nemt ved at finde en løsning på de trafikale udfordringer. Over halvdelen af de adspurgte (65 %) har forsøgt at planlægge deres arbejde, så transport og leveringer til Indre By, Christianshavn og Østerbro blev begrænset i perioden.

Information om de trafikale ændringerIfølge interessentundersøgelsen, har oplysningsarbejdet været godt. Næsten alle respondenterne (94 %) har forinden afholdelsen af arrangementet set informationer om de trafikale ændringer under løbet – hovedsageligt via omtale i avis eller tv, via internettet og via brancheforeningerne. Samlet set angiver 71 % af de adspurgte, at de har følt sig godt eller meget godt oplyst om de trafikale ændringer under arrangementet.

KonklusionHelt overordnet kan vi konkludere, at København har haft kæmpe succes i rollen som værtsby for VM. Hele 78 % af borgerne og 76 % af erhvervslivet har tilkendegivet, at det er en god idé, at København er vært for store internationale begivenheder fremover – det er langt flere end vi har turdet håbe på.

Det er et faktum, at der har været store trafikale udfor­dringer i VM­dagene, og mange har følt sig berørt af dem. Det er fantastisk, at både københavnerne og erhvervslivet har haft en positiv tilgang til at finde løsninger og har valgt alternative transportformer. •

Tal fra borgerpanelsundersøgelsen viser, at vi trods de mange afspærringer og ændringer har formået at bevare en god fremkommelighed for cyklister og fodgængere. Vi kom i mål i forhold til succeskriteriet om fremkomme­ligheden for cyklister og fodgængere, i og med at 84 % oplevede uændret eller tilfredsstillende fremkommelighed.

Interessant er det også, at de erhvervsdrivende til trods

A total of 143 stakeholders responded to the question­naire. Of the 143 respondents, 142 responded that they had heard of the Road Cycling World Championship.

Over half of the respondents are employed in the service industry. Because of the uneven distribution, it is not possible to determine whether the stakeholders’ opinions on the Road Cycling World Championship vary significantly in relation to the respondents' industry.

The business community’s attitude toward major international eventsOverall, the survey shows that businesses are positive. 76% of the respondents agree that it is a good idea that Copenhagen should host major international events like the Road Cycling World Championship.

Respondents also generally agree that large international events have positive implications for Copenhagen. For example, a preponderance of respondents agreed that such events help give Copenhagen a good reputation (82%), luring tourists and events to Copenhagen (74%) and can open up opportunities for companies (49%). However, stakeholders do not have the same level of agreement with regard to the fact that hosting major international events in Copenhagen has a great influence for their own companies' revenues – neither in short or long term ( 28 and 41% respectively).

Not surprisingly, respondents consider the traffic­related challenges to be the biggest problem in hosting major international events. 36% of respond­ents “completely agree” that they are too big. It is worth noticing that 1/3 of respondents did not seem to perceive the traffic­related challenges in connec­tion with the race as the major problem. Opinions are however divided regarding whether such events restrict the companies' opportunities for trading and whether the costs for companies are too big.

Approximately 1/5 of respondents reported that they had arranged special activities on the occasion of the Road Cycling World Championship. Among other things, Hotels have had overnight cycling teams and guests, shops and restaurants have had special menus, kept open for longer and possibly raised prices in order to increase revenue. However, it also appears from the open responses that some companies have not been successful with their activities during the event days. •

I alt har 143 interessenter besvaret spørgeskemaet. Ud af de 143 respondenter svarer 142, at de har hørt om VM i Landevejscykling.

Over halvdelen af respondenterne er beskæftiget i hotel­ og restaurationsbranchen. På grund af den ujævne for­deling er det for usikkert til at gå i dybden med at under­søge, hvorvidt interessenternes holdning til og oplevelse af afviklingen af VM i Landevejscykling varierer markant i forhold til respondenternes branche.

Erhvervslivets holdning til store internationale begivenhederOverordnet set viser undersøgelsen, at erhvervslivet er positivt indstillet over for afholdelsen af VM i Landevejs­cykling i København. 76 % af de adspurgte er enige i, at det er en god idé, at København er vært for store internatio­nale begivenheder som VM i Landevejscykling.

Respondenterne er også generelt set enige i, at store interna­tionale arrangementer har positive konsekvenser for Køben­havn. F.eks. er en overvægt af respondenterne enige i, at sådanne arrangementer er med til at give København et godt omdømme (82 %), lokke turister og events til København (74 %) samt kan åbne op for muligheder for virksomheder (49 %). Interessenterne er imidlertid ikke så enige i, at afholdelsen af store internationale begivenheder i København har den store indflydelse for deres egne virksomheders omsætning – hver­ken på kort eller på lang sigt (hhv. 28 og 41 %).

Ikke overraskende ser respondenterne de trafikale udfor­dringer, som det største problem ved afholdelsen af store internationale arrangementer. 36 % af respondenterne er ’helt enige’ i, at disse er for store. Det er dog værd at bide mærke i, at 1/3 af respondenterne ikke lader til at opfatte de trafikale udfordringer i forbindelse med løbet som det store problem. Meningerne er imidlertid delte mht., hvor­vidt sådanne arrangementer begrænser virksomheders muligheder for handel, og hvorvidt omkostningerne for virksomhederne er for store.

Omkring 1/5 af de adspurgte har angivet, at de har haft særlige aktiviteter i forbindelse med afholdelsen af VM i Landevejscykling. Bl.a. har hoteller haft overnattende cykelhold og gæster, butikker og restaurationer har haft særlige menuer, holdt længere åbent og evt. sat priserne op for at øge omsætningen. Det fremgår dog også af de åbne besvarelser, at enkelte virksomheder ikke har haft held med sine aktiviteter i dagene. •

The Cycling World Championship is one of the world's biggest sporting events and a major inter-national festival, which is only surpassed by Tour de France within the sphere of competitive cycling.

18 — 19

It is also interesting that businesses, despite the fact that they do not believe that events make much dif­ference to their own company, have positive view of Copenhagen as a venue for international events.

We conclude that communication efforts succeeded. The degree of knowledge of the Cycling World Championship for companies and individuals alike is considered to be 100%. The Copenhagen Bicycle Festival was also able to make an impact in communi­cations. One in four citizens answered that they were aware of the side events, which is positive considering that it was a local event. At the same time, more than 2/3 of residents and businesses stated that they felt well informed about the traffic­related changes.

Estimated Figures Ahead of the Road World Championship:

Wonderful Copenhagen and Sport Event Denmark's figures related to the Champion-ship prior to the event:

Viewers worldwide 400,000 million

Spectators , A total of 400,000

Increased tourism revenue totaled DKK 200 million

International journalists 800

Attendance for the World Champion-ship of 2011: The figures are estimated by the organisers in cooperation with the National Police.

Monday 19 September: 30,000

Tuesday 20 September: 25,000

Wednesday 21 September: 100,000

Friday 23 September: 60,000

Tuesday 24 September: 80,000

Tuesday 25 September: 250,000

Spectators at the 2011

World Championship, in total 545,000

Wonderful Copenhagen and Sport Event Denmark will be publishing a review in early January 2012 which assesses whether the expectations were met.

for, at de ikke mener, at begivenheder gør den store for­skel for deres egen virksomhed, ser positivt på København som værtsby for internationale events.

Vi kan konkludere, at kommunikationsindsatsen lykkedes. Både for erhvervslivet og borgerne var kendskabsgraden til VM i Landevejscykling at betragte som 100 %. Fest­dage i Cykelbyen formåede også at have gennemslags­kraft i kommunikationen. Her svarede hver fjerde borger, at de havde kendskab til arrangementerne, hvilket er flot i betragtning af, at det var en lokal begivenhed. Samtidig svarede mere end 2/3 af borgere og erhvervsdrivende, at de følte sig godt oplyst om de trafikale ændringer.

Estimerede tal forud for VMWonderful Copenhagens og Sport Event Denmarks tal for VM forud for afviklingen:

Mio. tv-seere verden over, i alt 400.000

Tilskuere, i alt 400.000

Øget turistomsætning, i mio. kr. 200

Internationale journalister, i alt 800

Tilskuertal for VM 2011: Estimeret af arrangørerne i samarbejde med rigspolitiet.

Mandag den 19. september 30.000

Tirsdag den 20. september 25.000

Onsdag den 21. september 100.000

Fredag den 23. september 60.000

Lørdag den 24. september 80.000

Søndag den 25. september 250.000

Tilskuere til VM 2011, i alt 545.000

Wonderful Copenhagen og Sport Event Denmark udkommer med en evaluering primo januar 2012, som vurderer, om forventningerne holdt.

VM i Landevejscykling er en af verdens største sports-begivenheder og en stor international folkefest, som kun er overgået af Tour de France indenfor cykelsporten.

21

3In late September 2011, Copenhagen together with Rudersdal set the framework for the World Road Championship. From 19­21 September the time trial disciplines took place in the heart of Copenhagen with start and finish at H.C. Andersens Boulevard. On 25 September, the start of the main road race took place from the City Hall to Geels Bakke in Rudersdal.

The route for the time trials included some of the most beautiful but also most busy streets in the city and formed a ring around the inner city. The big challenge was to keep the city life running together with the races. Traffic restriction and regulation was one tool, a second and equally important was infor­mation about traffic, logistics and practicalities targeted city residents, businesses and road users. The communication efforts are evaluated in section 5.

Objectives and Criteria of SuccessThe goal was• To ensure good accessibility for as many as

possible with particular focus on the less space­consuming modes of transport, i.e. conduct of pedestrian and bicycle traffic and bus passability.

• To ensure that emergency vehicles and other es­sential functions, such as home care and meals on wheels would be served around the clock

• That the route is kept free of traffic so the race can be run safely

Success criteria• At least 80% of Copenhageners experience satis­

factory or unchanged accessibility by bicycle and/or on foot

• Car traffic close to the route is reduced by up to 50%, so buses, yellow­plate cars, emergency vehicles, taxis and disability cars can reach their destination

Further, it was a goal to create a simple and uniform traffic management that was easy to communicate. The fact that the messages about the traffic­related changes reached those moving around in Copenhagen was paramount to the success of the traffic management.

On 16 December 2010, the City Council approved the framework for the traffic management and the the time trials at the heart of Copenhagen. •

I slutningen af september 2011 dannede København sammen med Rudersdal og omegn rammen for VM i Landevejscykling. I dagene 19.­21. september blev enkeltstartsdisciplinerne afviklet i hjertet af København med start og mål på H.C. Andersens Boulevard. Den 25. september gik starten for det store landevejsløb (mændenes linjeløb) fra Rådhuspladsen med mål på Geelsbakke i Rudersdal.

Ruten for enkeltstarterne var lagt på nogle af de smukkeste, men også mest travle gader i byen, og dannede samtidig en ring om Indre By. Den helt store udfordring var derfor at holde byen kørende samtidig med, at der blev afviklet cykelløb. Trafikbegrænsning­ og regulering var ét redskab, et andet og mindst lige så betydningsfuldt var information om trafik, logistik og praktiske forhold til byens borgere, erhverv og trafikanter. Kommunikationsindsatsen evaluerer vi i afsnit 5.

Mål og succeskriterierMålet med det trafikale greb i VM-dagene var• Atsikregodfremkommelighedforsåmangesommuligt

med særlig fokus på de mindre pladskrævende trans­portformer, dvs. afviklingen af gang­ og cykeltrafik samt busfremkommelighed

• Atsikre,atudrykningskørselogandreessentiellefunktioner,så som hjemmepleje og madudbringning i byen, vil kunne varetages døgnet rundt

• AtVM-rutenholdesfrifortrafik,såcykelløbetkanafviklesforsvarligt

Succeskriterier• Mindst80%afkøbenhavnerneoplevertilfredsstillende

eller uændret fremkommelighed på cykel og/eller til fods under Cykel­VM

• BiltrafikkentætpåVM-rutenreduceresmedopmod50%, så busser, gul­pladebiler, udrykningskøretøjer, taxier og handicap­ og invalidebiler kan komme frem

Samtidig var det et mål at skabe et enkelt og ensartet trafikalt greb, som var nemt at kommunikere. At budskaberne om de trafikale ændringer nåede ud til de, der færdes i København, var alfa omega for, at det trafikale greb lykkedes.

Den 16. december 2010 godkendte Borgerrepræsentationen rammerne for det trafikale greb og afholdelsen af enkeltstarterne i hjertet af København. •

Trafikken i VM-dagene Traffic in the Days of the Road Cycling World Championship

Mere end 70 gader blev spærret med hegn og kegler under Cykel-VM

20 —

22 — 23

Afspærringer ved enkeltstartsløb15. september kl. 05 - 22. september kl. 05H.C. Andersens Boulevard mellem Stormgade og Studiestræde samt Vesterbrogade fra Rådhuspladsen til Bernstorffs gade afspærres og kan ikke benyttes af motorkøretøjer i hele perioden. Bilister skal følge anvisninger på skiltene og fra officials på stedet.

18. septemberAfspærringer gøres klar til at blive sat op, og vejene afspærres i aften­ og nattetimerne.

19. september (første løbsdag) Ruten er afspærret om Indre By og gennem Østerbro op til Callisensvej. Bilister skal følge anvisninger på skiltene og fra officials, som står langs ruten.

20. september (anden løbsdag)Ruten er afspærret om Indre By og gennem Østerbro til Ryvangs Allé. Bilister skal følge anvisninger på skiltene og fra officials, som står langs ruten.

21. september (tredje løbsdag)Ruten er afspærret om Indre By og gennem Østerbro samt Hellerup op til Charlottenlund Skov. Bilister skal følge anvis­ninger på skiltene og fra officials, som står langs ruten.

21. september efter kl. 17.30Afspærringerne vil trinvist blive flyttet. Alle veje forventes først at være farbare tidligt næste morgen.

22. septemberAlle afspærringer er flyttet, så alle veje er åbne for morgen­trafikken.

AFSPæRRINGER VED LINJELØB25. september kl. 10.00Landevejsløbet starter på Rådhuspladsen/H.C. Andersens Boulevard, som vil være lukket søndag morgen og formid­dag. Der er ingen fast afspærring langs ruten, men politiet standser trafikken.

•

21 September at 5.30Barriers will be removed gradually. All roads are expected to be accessible early next morning.

22 SeptemberAll barriers have been moved so that all roads are open for morning traffic.

Barriers for road race25 September at 10.00The road race starts at the City Hall/ H.C. Andersens Boulevard, which will be closed on Sunday morning. There is no permanent barrier along the route, but the police will stop the traffic.

The following initiatives were implemented to ensure ease of passage:

Limiting TrafficTo ensure that the traffic flow was maintained during the three days of time trials, it was necessary to limit the number of vehicles to/from the inner city whenever possible. Only the traffic necessary for the city's core functions was admitted to the inner city via two manned gates – through Christmas Møllers Plads and Sølvtorvet. See map page 22.

In order to decide who should be granted permission, focus was put on which groups were the most intrusive. The need for product delivery (especially fresh produce) was taken into account, the daily refuse removal, repair in the public utility (electricity, water and gas) and the small traders (e.g. crafts citizens, couriers and distribu­tion companies, including catering services).

In light of how well the traffic was distributed – there were relatively short queues at the gates, and the ef­fective business use of cars on parrot plates (yellow­white plates) ­ it would probably have been advisable to grant vehicles with parrot plate access to the inner city. Proper conduct was displayed at the gates.

Ports and TransitionsBesides two manned gates to the inner city, the barriers were opened during the evening and night hours (from 18­08) granting access to those areas which were closed to all motorized traffic during the daytime (from 08­18) •

The Traffic ManagementWe managed to create a simple and uniform traffic management that could be communicated in a simple graphical illustration (fact box). The illustration was used in advertisements, fact sheets, etc.

• Map of the WC route, Gates and Facts

The simple and uniform traffic management consisted of a simple shut­off model in which barriers were erect around the clock for all three days with WC time trials, with few differences in the traffic hold during day­ and night­time across the three days of the race. The se­lected traffic management was maintained through­out the Road Cycling World Championships, with very few changes.

Barriers at the Time Trials15 September at 05 - 22 September at 5H.C. Andersens Boulevard between Stormgade and Studiestræde and Vesterbrogade from the City Hall to Bernstorffsgade is blocked and cannot be used by motor vehicles throughout the period. Motorists should follow directions on the signs and from of­ficials on the spot.

18 SeptemberFences are made ready to be put up and the roads are blocked off in the evening and night hours.

19 September (first race day) The route is blocked around the inner city and through Østerbro up to Callisensvej. Motorists should follow directions on the signs and from officials on the spot.

20 September (second race day)The route is blocked around the inner city and through Østerbro up to Callisensvej. Motorists should follow directions on the signs and from officials on the spot.

21 September (third race day)The route is blocked around the inner city and through Østerbro up to Callisensvej. Motorists should follow directions on the signs and from officials on the spot. •

Det trafikale grebDet lykkedes at skabe et enkelt og ensartet trafikalt greb, som kunne kommunikeres i en simpel grafisk illustration med en faktaboks. Illustrationen blev anvendt i annoncer, faktaark mv.

Det enkle og ensartede trafikale greb bestod i en simpel afspærringsmodel, hvor afspærringerne blev stående døgnet rundt i alle tre dage med VM­enkeltstarter med få forskelle i det trafikale greb i dagtimerne og aften­ og nattetimerne og over de tre løbsdage. Det valgte trafikale greb blev fastholdt gennem hele Cykel­VM med meget få ændringer.

Tidligt i forløbet blev det klart, at det ikke var muligt at opstille og nedtage afspærringerne hver dag pga. omfanget. •

VM i landevejscykling - ruten

RÅDHUSPLADSENSTART

MÅL

CHRISTMAS MØLLERS PLADSBEGRÆNSET ADGANG

HELE DØGNET

SANKT ANNÆ PLADS

NYGÅRDSVEJ

NORDRE FRIHAVNSGADE

ÅRHUSGADERANDERSGADE

SØLVTORVET

TORVEGADE

AMAGERBROGADE

NØRREBROGADE

TAGENSVEJ

ØSTER ALLÉ

BLEGDAMSVEJ

TUBORGVEJÅBEN HELE DØGNET

KILDEVÆLDSGADE

ROSENVÆNGETS HOVEDVEJ

LIVJÆGERGADE

HERLUF TROLLES GADE

FREDERICIAGADE

ESPLANADEN

NØRRE VOLD

GADE

GOTHERSGADE

KGS. NYTORV

ØSTER VOLDGADE

ØSTERBROGADE

STRAND-

BOULEVARDEN

ØSTBANEGADE

STRANDVEJEN

AMALIENBORG SLOTSPLADS

NØR

RE ALLÉ

NØRRE SØGADE

JAGT

VEJ

VESTERBROGADE BERNSTORFFSGADE

RYVANGS ALLÉ

TUBORGVEJ

ÅBOULEVARD

LYNGBYVEJ

KALVEBOD BRYGGE

CHRISTIANS

BRYGGE

H.C. ANDERSENS

BOULEVARD

InFoRmATIon om

CyKEL-VM I KØBENHAVN 15.-25. september

VM i landevejscykling - ruten

RÅDHUSPLADSENSTART

MÅL

CHRISTMAS MØLLERS PLADSBEGRÆNSET ADGANG

HELE DØGNET

SANKT ANNÆ PLADS

NYGÅRDSVEJ

NORDRE FRIHAVNSGADE

ÅRHUSGADERANDERSGADE

SØLVTORVET

TORVEGADE

AMAGERBROGADE

NØRREBROGADE

TAGENSVEJ

ØSTER ALLÉ

BLEGDAMSVEJ

TUBORGVEJÅBEN HELE DØGNET

KILDEVÆLDSGADE

ROSENVÆNGETS HOVEDVEJ

LIVJÆGERGADE

HERLUF TROLLES GADE

FREDERICIAGADE

ESPLANADEN

NØRRE VOLD

GADE

GOTHERSGADE

KGS. NYTORV

ØSTER VOLDGADE

ØSTERBROGADE

STRAND-

BOULEVARDEN

ØSTBANEGADE

STRANDVEJEN

AMALIENBORG SLOTSPLADS

NØR

RE ALLÉ

NØRRE SØGADE

JAGT

VEJ

VESTERBROGADE BERNSTORFFSGADE

RYVANGS ALLÉ

TUBORGVEJ

ÅBOULEVARD

LYNGBYVEJ

KALVEBOD BRYGGE

CHRISTIANS

BRYGGE

H.C. ANDERSENS

BOULEVARD

KØRSEL UNDER CYKEL-VMH.C. Andersens Boulevard, der lægger asfalt til start- og målområdet, vil være spærret for biler fra den 15. september kl. 05.00 til den 22. september kl. 05.00 og den 25. september fra kl. 05.00 til kl. 12.00. Indre By og alle veje, der grænser op til ruten, vil være spærret af den 19.-21. september.

Der er begrænset adgang til Indre By via porte ved Christmas Møllers Plads og Sølvtorvet for følgende grupper:

- Beboere i Kbh. K, Kbh. Ø og Kbh V* med bil/delebil- Motorkøretøjer på gule plader- Busser i rute og taxaer- Invalidebiler/handikapkøretøjer- Beredskabsbiler* Gælder kun postnumrene 1550-1557 begge inkl.

På ruten nord for Indre By vil det være muligt at passere gennem flere porte uden for løbstiderne.Fodgængere og cyklister vil i hele perioden kunne bevæge sig på langs og på tværs af ruten.Cyklister skal dog stå af og trække.

AFSPÆRRET CYKELRUTE

ADGANGSVEJ TIL INDRE BY

CYKELRUTE DEN 21. SEPTEMBER- se den fulde rute på trafikken.dk/vm

PORT - åben for alle kl. 18 - 08

PORT - begrænset adgang kl. 18 - 08

INGEN KØRSEL TIL ELLER FRA OMRÅDET KL. 08-18

© KØBENHAVNS KOMMUNE

26.08.11

24 — 25

See the areas marked red on the map. Also motorized traffic across Strandboulevarden was opened in the period from 18 pm to 08 am to facilitate access to and from Frihavnen.

Free access for emergency vehicles was ensured around the clock throughout the city via 13 emergency gates along the WC route, manned by representives from the Home Guard. The gates primarily serviced emergency vehicles, but access was also given to medics, home care (e.g. emergency calls), and delivery of food to citizens who had been granted an exemption on humanitarian grounds.

Throughout the period, pedestrians and cyclists could move along and across the route. However, cyclists had to pull their bikes during the races – a potential drawback to the experience of the flow. In the places where organisers expected the largest number of spectators, fences were erected so that the route could be crossed only at select points. The crossings were manned so passage could take place as smoothly as possible.

The establishment of gates for motorized traffic was weighed against the importance of a single traffic grip and the desire to get citizens to leave their cars. Never­theless, the reason why we established a number of ports was that that no one should be completely sur­rounded by barriers, and that a hermetically sealed WC route would quickly lead to vigilantism in the form of removal of obstructions.

Few complaints, a relatively short queue at the gates of the inner city and the positive feedback from traffic wardens, police, the Home Guard and the organiser indicate that the gates and crossings functioned as intended. We cannot deny that instruction­related er­rors were given at the gates. The challenge was that everyone involved had the same (and latest) informa­tion on who could be granted access through the various gates and emergency gates. The transitions for pedestrians and cyclists were generally successful. However, there were occasional queues – especially during the men's elite race, which saw an impressive turnout of spectators.

Other effortsThe traffic management also includes a number of signal engineering approaches which prioritized •

Nedenstående indsatser blev iværksat for at sikre fremkom­meligheden:

Begrænsning af trafikkenFor at sikre, at trafikken kunne flyde i de tre dage med enkelt­starter, var det nødvendigt at begrænse antallet af køretøjer til/fra Indre By så vidt muligt. Kun den trafik, som var nødvendig for byens centrale funktioner, fik adgang til Indre By via to bemandede porte – via Christmas Møllers Plads og Sølvtorvet. Se kort side 22.

I udvælgelsen af trafikantgrupper blev der set på, hvilke grupper, det var mest indgribende for ikke at give tilladelse. Der blev bl.a. taget hensyn til behovet for varelevering (især ferskvarer), den daglige renovation, reparation inden for forsyningsområdet (el, vand og gas) samt de små erhvervs­drivende (f.eks. håndværkere, kurérer og distributionsfirmaer, herunder udbringning af mad).

I lyset af hvor godt trafikken fordelte sig, relativt korte køer ved portene og erhvervslivets kørsel i biler på papegøjeplader (gul­hvide nummerplader), ville det nok have været tilrådeligt at give køretøjer med papegøjeplader adgang til Indre By. Der blev udvist konduite ved portene.

Porte og overgangeUdover to bemandede porte til Indre By blev afspærringen åbnet i aften­ og nattetimerne (kl. 18­08) til de områder, hvor der var lukket af for al biltrafik i dagtimerne (kl. 08­18), så beboere og erhvervsdrivende havde mulighed for at køre ind og ud af disse områder. Se områder skraveret med rødt på kortet. Ligeledes blev der åbnet for biltrafik på tværs af Strandboulevarden i tidsrummet kl. 18­08 for at lette adgangen til og fra Frihavnen.

Der blev skabt fri adgang for udrykningskørsel døgnet rundt i hele byen via 13 beredskabsporte langs VM­ruten, bemandet med folk fra hjemmeværnet. Portene betjente primært udryk­ningskøretøjer, men der blev også givet adgang til vagtlægen, hjemmeplejen (f.eks. akutkald), udbringning af mad til visi­terede borgere og andre, som havde fået dispensation af humanitære årsager.

Fodgængere og cyklister kunne i hele perioden bevæge sig på langs og på tværs af ruten. Cyklister skulle dog stå af og trække, når der blev afviklet løb – et potentielt minus for oplevelsen af fremkommeligheden. Der, hvor arrangøren forventede allerflest tilskuere, blev der sat hegn op, så der kunne ruten kun passeres udvalgte steder. Overgangene var bemandet, så passage kunne ske så flydende som muligt. •

26 — 27

VM log From the First Race DayCycling World Championships – log of 19th September – Late AfternoonWe have made a good start. The sun is shining, the atmosphere is good, spectators are standing along the WC route and beautiful images of Copenhagen are displayed to the millions of television viewers worldwide. Positive stories about the event are also plentiful. After a hectic morning, calm and order is reported at the police command center – practical challenges have been overcome. And we have some of the world’s best citizens and road users. An overwhelming number has received the message and chosen to leave their cars, have goods delivered on time, or adapted to the challenges of the first World Championship day. Right now, Denmark's Rasmus Quaade is racing – so far doing really well and possibly heading for a medal. Traffic & BarriersMany challenges have been solved outside the race route, and they should not present themselves in the coming days.

Barriers are fully in place, and six helpers are patrolling the area to ensure that everything is going according to plan.

The emergency gates have met expectations in terms of effectiveness.

There is a widespread feeling in KSN that "everything" has gone well the first day.

GatesTorvegade is crowded this afternoon. Good coopera­tion between traffic wardens and police ensures a flow in and out of the city – some still come in vain and must turn around on Torvegade and drive back. This especially concerns vehicles with parrot plates. The barrier works!

The gate at Sølvgade opens at. 6 pm – and both police and traffic wardens are ready for the task.

•

Ligeledes har læringen været, at det er fornuftigt med et beredskab helt frem til sidste dag. Beredskabet i København sluttede 21. september, selvom starten på linjeløbet den 25. september gik fra Rådhuspladsen i København.

Cykel-VM, Log 19. september – sen eftermiddagVi er kommet rigtig godt fra start. Solen skinner, stemningen er god, tilskuere står langs VM­ruten, og der vises smukke billeder af København til de mange millioner af tv­seere verden over. De positive historier om begivenheden er også at finde. Efter nogle hektiske morgen­ og formiddagstimer bliver der meldt om ro (og orden) i politiets kommandocentral – der er taget hånd om de konkrete udfordringer. Og så har vi nogle af verdens bedste borgere og trafikanter. Rigtig, rigtig mange har taget bud­skabet til sig og har valgt at lade bilen stå, fået leveret varer i god tid eller tilpasset sig udfordringerne den første VM­dag. Lige nu kører Danmarks juniorhåb Rasmus Quaade – indtil videre med en rigtig god tid og medaljemulighed. Trafik & afspærringerDer er løst mange opgaver uden for løbsruten, og de bør ikke komme igen de næste dage.

Afspærringerne er helt på plads, og i alt seks mand runderer og sikrer, at alt står som det skal.

Beredskabssluserne har fungeret tilfredsstillende.

Der er en udbredt stemning i KSN om, at ”alt” er gået godt den første dag.

PorteDer er tryk på porten på Torvegade her til eftermiddag. Med et godt samarbejde mellem parkeringsvagter og politi sikres et flow ind og ud af byen – en del kører dog fortsat forgæves, og må vende rundt på Torvegade og køre ud igen. Det er især køretøjer på papegøjeplader. Afspærringen virker!

Sølvgadeporten åbner kl. 18 – og både politi og parkerings­vagter er klar til opgaven. •

the horisontal connections and ease of passage for A­and S­buses, parking available in a larger geographical area than normal with normal parking licenses and the actual barriers.

With the closure of 70 side roads and temporary abandonment of approximately 2,200 parking spac­es, the 14 km­long World Championship route was successfully free of cars during the three racing days. Falck removed a total of 37 cars that obstructed the route before the time trials.

Preparedness During the Road World ChampionshipsThe Copenhagen Police established a command post (KSN), which served as the coordinating agency during the time trials in Copenhagen in the period between 08 pm and 18 am (though earlier on the first race day). The KSN is constituted by representatives of Bane Denmark, DSB, METRO, Movia, the Danish Road Directorate, the Copenhagen Fire Brigade, the Capital Region (health­related), Total Defense Region Sealand, Falck, the Danish Cycling Union (DCU) and the City of Copenhagen (TMF). The role was to establish a vantage point and to make all important decisions between the DCU, police and other central authorities.

TMF had its own emergency service (around the clock) focusing on cleanliness, traffic lights and barri­ers. KSN supplemented this.

The joint emergency organisation at Police Head­quarters was paramount to maintain control over events and situations in the city. And, in many ways, it would have been preferable to have kept it running around the clock all three race days during which the Copenhagen traffic was affected by the barriers. Similarly, the lesson has been that an emergency service is desirable during the entire period. Pre­paredness in Copenhagen ended 21 September, although the the start of the line race on 25 September started at the City Hall Square in Copenhagen. •

Etableringen af porte til biltrafikken blev afvejet over for vigtig­heden af et enkelt trafikalt greb samt ønsket om at få folk til at lade bilen stå. Når vi alligevel etablerede et antal porte, var det ud fra en betragtning om, at ingen skulle være lukket helt inde af afspærringerne, og at en hermetisk lukket VM­rute hurtigt ville føre til selvtægt i form af flytning af spærringer.

Få klager, relativ kort kø ved portene til Indre By og positiv tilbagemelding fra parkeringsvagter, politi og hjemmeværns­folk samt fra arrangøren indikerer, at porte og overgange fungerede efter hensigten. Vi kan dog ikke sige os fri for, at der skete fejlafvisninger ved portene. Udfordringen var, at alle involverede havde fået samme (og seneste) information om, hvem der kunne få adgang via de forskellige porte og bered­skabsporte. Overgangene til fodgængere og cyklister virkede generelt fint. Dog var der situationer med kø – særligt under mændenes eliteløb, hvor der var mange tilskuere.

Andre indsatserMed til det trafikale greb hører også en række signaltekniske tiltag (bilag 8), som opprioriterede de tværgående forbindel­ser samt fremkommeligheden for A­ og S­busser, mulighed for parkering i et større geografisk område end normalt med beboer med p­licens samt selve afspærringerne.

Med afspærring af 70 sideveje og midlertidig nedlæggelse af godt 2.200 p­pladser lykkedes det at holde den mere end 14 km lange VM­rute fri for biler alle tre løbsdage. Falck fjernede i alt 37 biler, som holdt på ruten inden enkeltstarterne.

Beredskab under Cykel-VMI Københavns Politis regi blev der etableret en komman­dostation (KSN), som fungerede som den koordinerende instans under enkeltstarterne i København i tidsrummet kl. 08­18 (dog tidligere på den første løbsdag). I KSN sad bl.a. repræsentanter fra Bane Danmark, DSB, METRO, MOVIA, Vejdirektoratet, Københavns Brandvæsen, Region Hovedstaden (sundhedsfagligt), Totalforsvars Region Sjælland, Falck, Danmarks Cykle Union (DCU) og Københavns Kommune (TMF). Rollen var at have overblik og træffe alle vigtige beslut­ninger mellem DCU, politi og andre centrale myndigheder.

TMF havde sit eget beredskab (døgnet rundt) med fokus på renhold, lyssignaler og afspærringer. Det supplerede KSN.

Den fælles beredskabsorganisation på Politigården var guld værd i forhold til at have ”hands on” på det, der skete i byen. Og det havde på mange måder været godt, hvis den havde fungeret døgnet rundt alle tre løbsdage, da København trafikalt var berørt af afspærringer hele perioden. •

29 28 —

PresseI alt 101 artikler om Cykel-VM:Dok.nr 2011­663600 / Presseovervågning 19. september søgeord: cykel­VMDok.nr 2011­663653 / presseovervågning 19. september søgeord: VM i Landevejscykling BorgerhenvendelserFra kl. 06­15.15 er der håndteret 577 henvendelser på VM­hotlinen, og medarbejderne er på frem til kl. 22 i aften.

Ca. 20 mails. Flere om for tidlige afspærringer på Østerbro, der fik lukket flere borgere inde samt misvisende skilte/afspærringer. Og så er der spørgsmål til helikopterne – og der kan vi berolige borgeren med, at det er i dagstimerne, de er i luften.

Et par med ren brok, men også nogle med ren ros. Festdage i Cykelbyen & BylivI aften går det løs på Jarmers Plads. Overborgmester Frank Jensen åbner Københavnerfesten kl. 17.45.

Opbygningen af Jarmers Plads er forløbet fuldstændig efter planen – og caféområdet rulles ud, så snart cykelløbet er slut. Der har været lydprøver, og musikerne er klar til at fyre den af. I Rådhushaven venter de 75 lånecykler til interesserede jour­nalister og andet godtfolk. Og inde i Rådhuset er Cykelam­bassaden klar til at give information om cykelbyen og tilbyde guidede cykelture i hjertet af København. Fra byen er der meldinger om, at folk er rigtig gode til at vise hensyn – og der ikke er skabt uheldige situationer langs VM­ruten.

Renhold i byenAlt er forløbet stille og roligt. Og med få biler i byen har mand­skabet nemt ved at komme til at renholde byen – og komme i bund.

Fejebiler rykker ud igen kl. 03, så VM­ruten er klar til tirsdagens to løb.

•

PressA total of 101 articles on the World Championship:Doc. No. 2011­663600 / Press Monitoring 19 September keyword: Road World ChampionshipDoc. No. 2011­663653 / Press Monitoring 19 September keyword: Cycling World Championship Citizen InquiriesFrom 06 to 3.15, 577 inquiries were recorded on the WC hotline, and the employees are standby until 10 PM tonight.

Approximately 20 e­mails; several of which concern early closures on Østerbro, which trapped several people inside and misleading signs/barriers. And then there is the issue of helicopters ­ and we can reassure citizens that they will only be airborne during daytime.

A few were simply complaints, others praise. Copenhagen Bicycle Festival & Urban lifeTonight it happens at Jarmers Plads. Mayor Frank Jensen will open the Copenhagen festival at 5.45 pm.

The construction of Jarmers Plads has gone com­pletely according to plan – and a cafe area will be established as soon as the race is finished. The audio has been tested, and the musicians are ready to rock. In the Rådhushaven, 75 bicycles are available to interested journalists and others. And inside the city hall, the Cycling Embassy is ready to provide informa­tion on the Cycling City and offer guided bike tours in the heart of Copenhagen. City officials report that citizens are delightfully respectful – no unfortunate situations along the WC route were observed.

Sanitation in the CityEverything has gone quietly. And with few cars in the city, the crews have had no issues keeping the city clean.

Sweeping vehicles will be back in service at 3 so the WC route is ready for the two races this Tuesday.

•

30 — 31

Several used the public transport Commuter trains. From Monday 19 September to Wednesday 21 September, the days of the time trials, 180,000 extra commuters and tourists opted to use the train. For the three days, an overall increase of 17% was observed compared to a regular weekday in September.

In Sunday 25 September, the increase was just above 60% compared to a normal Sunday in September. During the entire period, 440,000 extra passengers took the train.

The Metro The total passenger numbers for the Metro, during the days when traffic was most af­fected (15­16 and 19­21 September), was 12% higher than the average of the same days in the weeks be fore. This corresponds to approx. 100,000 additional passengers.

Overall, switching stations and central stations (Nørreport, Kongens Nytorv and Flintholm) had the largest percentagewise increases on the affected days. Metro estimates that this agrees with the expec­tation that the additional passengers were commuters to/from work, who usually went by car or bus.

Movia Movia's final assessment of expected pas­senger numbers will, at the earliest, be published in early December, so they are not included in this assessment.

The increase in usage of public transport can be a combination of usual motorists and tourists or visitors of the World Championship. Also, there may be some who have chosen to work from home and thus did not choose to make the trip.

Both the DSB S­trains, Metro and Movia had extra passengers during the World Championship, and they assess that they have managed to handle the increased passenger volume without significant problems. •

Tallene for biltrafikken viser, at der var markant mindre biltrafik omkring de indre dele af København i VM­dagene. 67 % færre køretøjer på strækningerne Gyldenløvesgade, Fredensbro og Østerbrogade. Til gengæld var trafikken i den øvrige del af kommunen, stort set den samme som på normale hverdage.

Selve afviklingen af trafikken kan lokalt have været præget af kødannelser i kortere eller længere tid, særligt som følge af, at trafikanterne har skullet køre andre veje end normalt.

Den helt overordnede opfattelse på alle niveauer i Københavns politi er imidlertid, at trafikken blev afviklet over al forventning med kun små skønhedsfejl – især arrangementets karakter og størrelsesorden taget i betragtning.

Flere benyttede de offentlige transportmidler S-tog Fra mandag den 19. september til onsdag den 21. september, hvor der blev afholdt enkeltstarter, løste godt 180.000 ekstra pendlere og turister billet til S­toget. For de tre hverdage er der tale om en samlet stigning på 17 %, i forhold til en almindelig hverdag i september.

For søndag den 25. september var stigningen på godt 60 % i forhold til en almindelig søndag i september. For hele perioden stod 440.000 ekstra på S­toget.

Metro Det samlede passagertal for Metroen, de hverdage hvor trafikken var mest påvirket (den 15.­16. og 19.­21. sept.), er 12 % højere end gennemsnittet af samme ugedage ugerne forinden. Dette svarer til ca. 100.000 yderligere passagerer.

Overordnet set var det skiftestationerne og de centrale stationer (Nørreport, Kongens Nytorv og Flintholm) der havde de største procentvise stigninger de berørte dage. Metroen vurderer, at dette stemmer fint overens med forventningen om, at de ekstra passagerer var pendlere til/fra arbejde, der normalt benytter bil eller bus.

Movia Movias endelige vurdering af passagertallene er endnu ikke offentliggjort, hvorfor de ikke indgår i denne vurdering.

Stigningen i passagertallet for den kollektive trafik kan være en kombination af overflyttede bilister, og turister eller gæster til VM. Samtidig kan der være nogle, som har valgt at arbejde hjemmefra og dermed helt fravalgt at foretage turen. Både DSB S­tog, Metroen og Movia oplevede ekstra passagerer under Cykel­VM, og de skønner, at de har formået at håndtere den øgede passagermængde uden særlige problemer. •

How is your experience getting around the city during the WC days?Based on the public transport companies’ passenger counts and ratings, and TMF's traffic counts at select locations in the city, it is possible to give an overall assessment of the traffic situation during the World Championship.

Many opted to use their bikes over their cars Leave your car behind and take the bike or public transport. That was our call during the World Championship. Traffic counts show that the advice was followed. There has been an increase in bicycle traffic, particularly towards the inner city. On average, 18% more ­ equivalent to about 10,000 cyclists – were counted at select locations in the city on one of the days of the time trials: Monday, 19 September between 7 and 9

• Figure upper left shows bicycle traffic on

selected routes.

The figures for vehicular traffic shows that there was significantly less traffic around the inner parts of the Copenhagen during the days of the World Champi­onship day. 67% fewer vehicles on the stretches be­tween Gyldenløvesgade, Fredensbro and Østerbro­gade. In contrast, traffic in the rest of the municipality was virtually the same as on normal weekdays.

• Figure lower left shows the number of vehicles

on selected routes, which were counted

during the World Championship.

The flow of traffic may locally have been impacted by congestion, particularly as a result of road users having to find new routes.

The most general opinion at all levels of the Copenha­gen police, however, is that traffic was managed be­yond all expectations, with only small quirks – especially considering the character and magnitude of the event. •

Hvordan gik det med komme rundt?På baggrund af de kollektive trafikselskabers passagertællinger og vurderinger samt TMF’s trafiktællinger udvalgte steder i byen, er det muligt at give en overordnet vurdering af det samlede trafikbillede under VM.

Flere trådte i pedalerne, og mange lod bilen ståLad bilen stå, og tag cyklen eller offentlig transport. Sådan lød vores opfordring under Cykel­VM. Trafiktællingerne viser, at rådet blev fulgt. Der har været en stigning i cykeltrafikken, rettet særligt mod Indre By. I gennemsnit 18 % flere – svarende til omkring 10.000 cyklister – er der talt på udvalgte steder i byen på en af enkeltstartsdagene, mandag den 19. september mellem kl. 7­9.

Antal cykler kl. 7-19

Ovenstående figur viser cykeltrafikken på udvalgte strækninger.

Antal køretøjer kl. 7-19

Ovenstående figur viser antallet af køretøjer på udvalgte

strækninger, som blev talt under VM. Mod centrum faldt

trafikken med 2/3, mens trafikken på de øvrige strækninger

var omtrent som på en hverdag.

25.000

20.000

15.000

10.000

5.000

0

Hulgå

rdsv

ejG

l. Køg

e La

ndev

ejSjæ

lland

sbro

enVig

ersl

ev A

llé

Jagt

vej

Gyl

denl

øves

gade

Fred

ensb

roØ

ster

brog

ade

Hulgå

rdsv

ejG

l. Køg

e La

ndev

ejSjæ

lland

sbro

enVig

ersl

ev A

llé

Jagt

vej

Gyl

denl

øves

gade

Fred

ensb

roØ

ster

brog

ade

50.000

40.000

30.000

20.000

10.000

0

2010

Cykel VM

2010

Cykel VM

32 — 33

DSB S-train Longer trains and more frequent service on select routes and times

Movia A total of 58 bus routes were affected by the World Championship and were either rescheduled or suspended. Two shuttle buses in the inner city

The Metro Normal timetable, but extra staff at stations

Rejseplanen.dk could be used to organise trips with public transport.

Conclusion and RecommendationsThere is no doubt that the locals and the people in the city could feel that Copenhagen was the venue of the biggest sporting event ever in Denmark. And we can safely say that there were frustrated locals and motorists. That said, our overall assessment is that the traffic, under these circumstances, had a good flow and that we met the goals. We reached the goal!

The figures speak for themselves: An increased 18% used the bikes, 67% fewer cars than normal were observed in the central parts of Copenhagen, and more than 500,000 extra passengers used public transport during the Road Cycling World Championship. Perceived accessibility for pedestri­ans and cyclists are high. 84% perceived the pass­ability as satisfactory or unchanged, c.f. section 3.

It can prospectively be recommended to handle simi­lar major events in Copenhagen with a single traffic management that is easy to communicate. The traffic management cannot stand on its own. We have all along considered that the task was 20% traffic and 80% communication.

DSB S-tog Længere tog og flere afgange på udvalgte strækninger og tidspunkter

Movia I alt 58 buslinjer var berørt af VM og var enten omlagt eller indstillet. To shuttle busser i Indre By

Metroen Normal køreplan, men ekstra mandskab på stationerne.

Med rejseplanen.dk kunne man tilrettelægge sin rejse med den kollektive trafik.

Konklusion og anbefalingerDer er ingen tvivl om, at københavnere og de, der færdes i byen, kunne mærke, at København lagde asfalt og brosten til den største sportsbegivenhed i Danmark nogensinde. Og vi kan med sikkerhed også sige, at der var frustrerede københavnere og bilister. Når det er så er sagt, er vores over­ordnede vurdering, at trafikken efter omstændighederne gled fint, og vi kom i mål i forhold til ovenstående mål.

Vi nåede målet! Tallene taler deres tydelige sprog: 18 % flere trådte i pedalerne, 67 % færre bilture end normalt i de centrale dele af København, og mere end 500.000 ekstra passagerer med det kollektive under Cykel­VM. Og samtidig var den oplevede fremkommelighed blandt fodgængere og cyklister høj. 84 % mente, at fremkommeligheden var tilfreds­stillende eller uændret, jf. afsnit 3.

Det kan fremadrettet anbefales at håndtere lignende store begivenheder i København med et enkelt trafikalt greb, som er nemt at kommunikere. Det trafikale greb kan ikke stå alene. Vi har hele vejen igennem vurderet, at opgaven var 20 % trafik og 80 % kommunikation.

Vi nåede målet! Tallene taler deres tydelige sprog: 18 % flere trådte i pedalerne, 67 % færre bilture end normalt i de centrale dele af København, og mere end 500.000 ekstra passagerer med det kollektive under Cykel-VM.

35

4As host of one of the world's greatest sport events, Copenhagen strived to demonstrate professionalism as the host city and use the attention given to the city in effective marketing and image management.

On the political side, an event of this caliber would affect not just the city's traffic, but also many other daily functions. Citizens and businesses would have to adjust to the conditions before, during and after the event. Due to these reasons, it was particularly relevant to try to engage and include citizens and businesses so that they also felt like having a share in the World Championship, and that the event had relevance for them and their everyday lives.

Following this, came the desire to make a series of side events, derived from the sporting event. The purpose of the events would be to use this extraor­dinary opportunity to kindle life in the streets, and promote joy and enthusiasm among Copenhagen citizens ­ but also to draw permanent traces of the sporting event to health, physical education, recrea­tion, bike culture, green growth, etc. This should be done through a series of cultural events.

On 31 March 2011, a joint recommendation of The Technical and Environmental Administration (TMF), Health Care Administration (SUF), Culture and Leisure Administration (KFF) and The Finance Administration (ØKF) was approved with a financial contribution of DKK 3.6 million to city­life activities during the World Championship. The project was later titled "Copen­hagen Bicycle Festival" and was rooted in Urban Life, Centre for Traffic under TMF.

Objectives and Success CriteriaBased in Copenhagen's famous bicycle culture, the aim was to create a series of events in and around the city throughout week 38. The themes were bike culture, health, culture and leisure, green mobility and growth.

The content of the concrete activities was to reflect a range of priorities and actions which each of the administrations had in this area. Both locally initiated activities and major key events in the inner city had to be planned.

The main emphasis of the programme was the days of 19­21 September, during which Copenhagen, qua closure of the World Championship race route, had reduced urban traffic. •

Som vært for en af verdens allerstørste sportsbegivenheder ønskede København at demonstrere professionalisme som værtsby for store arrangementer og udnytte det lys, der blev kastet på byen til en god effektiv markedsføring og imagepleje.

Fra politisk side var man ydermere meget bevidst om, at en begivenhed af denne kaliber ville påvirke ikke bare byens trafikafvikling, men også mange andre daglige funktioner. Borgere og erhvervsdrivende ville komme til at indrette sig efter forholdene både før, under og efter arrangementet. Af netop disse grunde var det særlig oplagt at forsøge at inddrage og inkludere borgere og erhvervsdrivende, således at de også følte, at de havde en andel i VM i Landevejscykling, og at begi­venheden havde relevans for dem og deres hverdag.

I forlængelse af dette opstod ønsket om at lave en række side events, afledt af den sportslige begivenhed. Formålet med begivenhederne skulle være at udnytte denne ekstraordinære anledning til at skabe liv i gadebilledet samt glæde og begej­string blandt københavnerne – men samtidig også at trække et blivende spor fra den sportslige begivenhed til sundhed, idræt, fritidsliv, cykelkultur, grøn vækst m.m. Dette skulle ske i form af en række folkelige og kulturelle arrangementer.

Den 31. marts 2011 godkendte Borgerrepræsentationen en fællesindstilling fra Teknik­ og Miljøforvaltningen (TMF), Sundhed og omsorgsforvaltningen (SUF), Kultur­ og Fritids­forvaltning (KFF) og Økonomiforvaltningen (ØKF) med et økonomisk bidrag på i alt kr. 3,6 mio. til bylivsaktiviteter under VM. Projektet fik sidenhen titlen ”Festdage i Cykelbyen” og har været forankret i Byliv, Center for Trafik under TMF.

Mål og succeskriterierMed afsæt i Københavns berømte cykelkultur blev målsætnin­gen at skabe en række events i og omkring Indre By i hele uge 38 med temaerne cykelkultur, sundhed, kultur­ og fritidsliv, grøn mobilitet og vækst.

Indholdet i de konkrete aktiviteter skulle afspejle en række af de prioriteringer og indsatser, som hver af forvaltningerne havde på området. Der skulle arbejdes både med lokalt initi­erede aktiviteter og større centrale arrangementer i Indre by.

Hovedvægten på programmet blev lagt i dagene den 19.­ 21. september, hvor København qua afspærringen af VM­løbsruten havde et trafikdæmpet byrum. •

Festdage i CykelbyenCopenhagen Bicycle Festival

I alt fik vi udformet 34 forskellige events, fordelt på 22 forskellige venues i og omkring Københavns centrum.

34 —

36 — 37

and partners. The index page with key milestones illustrates the compact workflow of the project.

Copenhagen Bicycle Festival was jointly organised by the TMF, SUF, KFF and ØKF. With the four adminis­trative bodies in mind, it was important to design a programme that had a broad appeal and which had something to offer to young and old alike. We chose to focus on children primarily, as the City of Copen­hagen really wants children to be more active. Em­pirically, we know that this type of activity can serve as both preventive work and contribute to change of lifestyle from an early age.

The planning of the programme already started at the initial workshop in February, where design, audi­ences, content, etc. were discussed. The workgroup met again on 1 April, with the task of developing a real catalogue of ideas with concrete suggestions for events and activities. Subsequently, this catalogue was examined with a reference group to find the right initiatives to work on. During the same period, resources were also allocated towards informing and motivating local committees to participate. •

Goals• Supporting and initiating events with Copenhageners

as the target group • That the themes of health, culture and leisure,

green mobility and green growth are supported by events and activities

• That a wide range of external stakeholders contribute with outdoor serving, organisation of events, concerts etc.

• That foreign media connect their coverage of the Championship with the history of Copenhagen as one of the world's best cycling cities

Success criteria• Atleast40%ofCopenhagenersexperiencethe

Championship as a festive event for the city• 4-7municipallyinitiatedeventswhichsupport

the 4 themes • Atleastasimilarnumberofeventsinitiatedby

private stakeholders who support the vision of a Copenhagen festival

• Atleast25%ofCopenhagenwillhaveknowledgeof the Copenhagen Bicycle Festival

• TheDanishCyclingUnion(DCU)experiencesthefestival days in the city as a professional and festive addition to their sporting events

• Aminimumof100inquiriesfromjournalistsup to and during the World Championship

• Aminimum250presskitshandedout• Wecontributeaminimumof25articlestointer­

national media • TheeventstrengthensCopenhagen'srelationto

institutions, restaurants and businesses in the city

The Workflow/EffortsThe project was officially started on 31 March 2010 with BR's approval of the joint recommendation from the four administrations. However, the preparatory work was already undertaken prior to this, including a joint work­shop for the working group in mid­February 2011 and the appointment of a project manager on 1 March 2011.

From the beginning, The Copenhagen Bicycle Festival was complex and extensive task for the City of Copenhagen, because of the challenge that comes with a project that involves several admin­istrations, but also because of the short­term aspect of the project. On the whole, time, or the lack thereof, has challenged the project and simultaneously limited opportunities to engage and involve external parties •

Mål• atunderstøtteoginitiereeventsmedkøbenhavnerne

som målgruppe • attemaernesundhed,kultur-ogfritidsliv,grønmobilitet

og grøn vækst understøttes af events og aktiviteter • atenbredvifteafeksterneaktørerbidragermeduden­

dørsservering, afholdelse af events, koncerter m.m. • atudenlandskemedierkoblerderesdækningafVM

i Landevejscykling med historien om København som en af verdens bedste cykelbyer

Succeskriterier• Mindst40%afkøbenhavnerneopleverVMiLandevejs­

cykling som en festlig begivenhed for byen• 4-7kommunaltinitieredeevents,derunderstøtterde

fire temaer • Mindstettilsvarendeantaleventsinitieretafprivateaktører,

som understøtter visionen om en københavnerfest• Mindst25%afkøbenhavnerneharkendskabtilFestdage

i Cykelbyen • DanmarksCykelUnion(DCU)opleverFestdageiCykel­

byen som et professionelt og festligt supplement til deres sportslige begivenhed

• Minimum100henvendelserfrajournalisteroptilogunderVM• Minimum250udleveredepressekits• Vimedvirkertilminimum25artikleriinternationalemedier• BegivenhedenstyrkerKøbenhavnsKommunesrelationtil

institutioner, restauratører og virksomheder i byen

ArbejdsprocessenProjektet blev officielt startet pr. 31. marts 2010 med BR’s god­kendelse af fællesindstillingen fra de fire forvaltninger. Dog var det forberedende arbejde allerede igangsat tidligere bl.a. med en fælles workshop for arbejdsgruppen medio februar 2011 og ansættelsen af en projektleder pr. 1. marts 2011.

Fra starten var Festdage i Cykelbyen en kompleks og omfat­tende opgave for Københavns Kommune. Både grundet den udfordring, der følger med et projekt, der går på tværs af flere forvaltninger, men samtidig også på grund af det korte tidsaspekt for projektet. I det hele taget har tid, eller manglen på samme, givet projektet store udfordringer og samtidigt begrænset mulighederne for at inddrage og involvere eksterne og samarbejdspartnerne. Oversigten med hovedmilepæle illustrerer den kompakte arbejdsproces for projektet.

Festdage i Cykelbyen blev tilrettelagt i fællesskab af TMF, SUF, KFF og ØKF. Med de fire forvaltningers fokusområder for øje, blev det vigtigt at udforme et program, som havde en bred appel og noget at byde på for både ung og gammel. •

Vi valgte især at fokusere på børn, da Københavns Kommune rigtig gerne vil have flere børn ud at cykle og bevæge sig. Erfaringsmæssigt ved vi, at denne type aktiviteter kan fungere både som forebyggende arbejde og medvirke til ændring af livsstil fra en tidlig alder.

Arbejdet med programplanlægningen startede allerede ved den indledende workshop i februar, hvor der blev diskuteret udformning, målgrupper, indhold m.v. Da arbejdsgruppen mødtes igen den 1. april, bestod opgaven nu i at udvikle et egentlig idékatalog med konkrete bud på events og aktiviteter. Efterfølgende blev dette idékatalog gennemgået med følge­gruppen for at finde de rigtige initiativer at arbejde videre med. I samme periode blev der også brugt en del ressourcer på at få orienteret og motiveret Lokaludvalgene til at deltage. •

38 — 39

The considerable efforts resulted in a great pro­gramme that included a wide range of popular activi­ties. The Copenhagen Bicycle Festival ended with invites to a “Copenhagen Party” at Jarmers Plads with activities and live performances of acts such as Car­park North and Thomas Buttenschøn. The Copenha­gen kindergarten children struggled to bike a distance corresponding to "Around the World". Rådhuspladsen was visited by a special concert performance based on the Østre Gasværk theatre’s popular story on “Egon, the Bicycle Mosquito." In addition, the organi­sation Save the Children held a water cycling event at Sortedamssøen and Children's Day promoted their campaign "Children cycling for children" on Dantes Plads, just to mention some of the many scheduled activities. Additionally, local committees also contrib­uted with a wide range of exciting activities both in and around the city, most of which were structured to promote cycling and green growth.

We were fortunate to be able to draw on several of the municipality's former collaborators, such as Danish Cyclist Federation and Baisikeli, which gave quick access to dedicated organisers and partners. In ad­dition, we succeeded in getting the vast majority of local committees to attend, which also contributed to the broad and comprehensive programme content.

Assessment of Goals and Success CriteriaGoal AssessmentIn general, we believe that we can be proud of the programme that we have executed – especially when considering the time and magnitude of the project.

We managed to initiate a wide range of events and ac­tivities which support the themes of health, culture and leisure, green mobility and growth. In total, we designed 34 different events spread over 22 different venues in and around Copenhagen. Over half of the scheduled events spanned two days or more. The events spanned nine days in the period from 17 – 25 September.

The many events were planned and finally approved in cooperation with the project’s steering committee, in which TMF, SUF, KFF and ØKF were represented. It was the group's task to ultimately ensure that the themes of the scheduled events and activities were in line with the management's focus areas. Most of our activities focused on the bike as a way to tell a good •

Den store indsats udmøntede sig i et flot program, som invite­rede til et bredt udvalg af folkelige aktiviteter. Festdage i Cykel­byen endte således med bl.a. at invitere til Københavnerfest på Jarmers Plads med aktivitetsområder og live optræden af bl.a. Carpark North og Thomas Buttenschøn. De københavnske børnehavebørn kæmpede for i fællesskab at cykle distancen svarende til ”Jorden Rundt”. Rådhuspladsen fik besøg af en særlig koncertforestilling, spundet over Østre Gasværks suc­cesfortælling om ”Cykelmyggen Egon”. Derudover afholdte Red Barnet vandcykel­event på Sortedamssøen, og Børnehjælps­dagen promoverede deres kampagne ”Børn cykler for børn” på Dantes Plads, blot for at nævne nogle af de mange programsatte aktiviteter. Derudover bidrog Lokaludvalgene også med et bredt udvalg af spændende aktiviteter både i og omkring Indre By, hvoraf de fleste tog afsæt i at fremme cyklisme og grøn vækst.

Vi var heldige at kunne trække på flere af kommunens tidligere samarbejdspartnere, som f.eks. Dansk Cyklist Forbund og Baisikeli i forhold til hurtigt at finde dedikerede arrangører og samarbejdspartnere. Derudover lykkedes vi med at få langt de fleste lokaludvalg til at deltage, hvilket også var medvirkende til det brede og omfattende programindhold.

Vurdering af mål og succeskriterierVurdering af målHelt overordnet mener vi, at vi kan være stolte at det program, vi har kunnet præstere – især når man tager tidshorisonten for projektet med i betragtningen.

Vi lykkedes med at initiere en bred palet af events og aktiviteter, som understøttede temaerne inden for sundhed, kultur­ og fritidsliv, grøn mobilitet og vækst. I alt fik vi udformet 34 forskellige events, fordelt på 22 forskellige venues i og omkring Københavns centrum. Over halvdelen af de programsatte events løb over 2 dage eller mere. Den samlede afvikling løb over hele 9 dage i perioden fra den 17. – 25. september.

De mange events blev planlagt og endeligt godkendt i samspil med projektets følgegruppe, hvor hhv. TMF, SUF, KFF og ØKF var repræsenteret. Det blev netop følgegruppens opgave endeligt at sikre, at temaerne for de programsatte events og aktiviteter lå i tråd med forvaltningernes fokusområder. Største­delen af vores aktiviteter arbejdede med cyklen som omdrej­ningspunkt, for på den måde at fortælle den gode historie om cyklen som middel til et renere miljø, lettere fremkommelighed, bedre sundhed osv. Ligeledes blev cyklen også præsenteret som en del af det pulserende kultur­ og fritidsliv ved f.eks. events som Bike Polo, BMX og DM i Ladcykel. •

Main Milestones

24. February 2011 Introduction Workshop for Workgroup:Preparation prior to the start of the project, when – what later became the workgroup – was invited to a workshop to brainstorm on project designs and goals. 1. March 2011 Appointment of Project Manager

31. March 2011 Setting Approved on BR: Political approval of the project in the Municipal Council.

1. April 2011 Idea Workshop for the Workgroup: A workshop for practical ideas for events and themes was developed. The essence of the workshop has subsequently formed the basis of the gross list of ideas that the project is concerned with.

1. May 2011 Project Description Ready:Completion of the final project with the objectives and success criteria.

15. May 2011 Communication strategy and Plan of Action Ready: Communications Department's execution plan for the overall communications effort for the entire World Championship.

1. June 2011 First Draft Program of Activities Ready: Presentation of first draft programme for the steering and monitoring groups, respectively.

1. August 2011 Final Programme of Activities Ready: Presentation of second draft programme for steering and monitoring groups, respectively.

1. September 2011 Publication of the Programme: Determination and publication of the final event programme, online and print versions.

17.-25. September 2011 Execution: Execution of the big event program of the Copenhagen Bicycle Festival.

December 2011 Presentation of the Evaluation Committees: Overall evaluation of the Cycling World Championship.

Hovedmilepæle24. februar 2011 Introduktionsworkshop for arbejdsgruppe:Forberedelse forud for projektstart, hvor det, der senere blev den fungerende arbejdsgruppe, blev inviteret til workshop for at brainstorme på projektets udformning og målsætning. 1. marts 2011 Ansættelse af projektleder

31. marts 2011 Indstilling godkendt på BR: Politisk godkendelse af projektet i Borgerrepræsentationen.

1. april 2011 Idéworkshop for arbejdsgruppe: Workshop for helt konkrete idéer til events og temaer blev udarbejdet. Essensen af workshoppen har senere dannet grundlag for den bruttoliste med idéer, som projektet har arbejdet ud fra.

1. maj 2011 Projektbeskrivelse klar:Færdiggørelse af den endelige projektbeskrivelse med målsætninger og succeskriterier.

15. maj 2011 Kommunikationsstrategi og -handleplan klar: Kommunikationsafdelingens eksekveringsplan for den samlede kommunikationsindsats for hele Cykel­VM.

1. juni 2011 Første udkast til program for aktiviteter klar: Præsentation af første programudkast for hhv. styregruppe og følgegruppe.

1. august 2011 Endeligt program for aktiviteter klar: Præsentation af andet programudkast for hhv. styregruppe og følgegruppe.

1. september 2011 Offentliggørelse af program: Fastlæggelse og offentliggørelse af det endelige eventprogram både on­line og print.

17.-25. september 2011 Afvikling: Afvikling af det store eventprogram under Festdage i Cykelbyen.

December 2011 Fremlæggelse af evaluering for udvalgene: Samlet evalueringsrapport for Cykel­VM.

•

40 — 41

However, over 300 copies of the municipal press kit with a presentation of "The Cycling City of Copenha­gen" were handed out, which can be described as a relatively high number since a total of approx. 800 journalists visited Copenhagen.

Evaluation of Criteria of SuccessAccording to the Citizen Panel's report, 78% agreed to the idea that Copenhagen should host major inter­national events such as Road World Championship in the future. 12% replied "don’t know" – and thus only 10% stated that they do not think that Copenhagen should be the venue of major international events in the future. We can thus conclude that there is wide­spread acceptance among citizens of the city hosting major international events in the future.

The Citizen Panel survey also shows that 27% of respondents were aware of the Copenhagen Bicycle Festival during the Championship, which meets the success criteria of at least 25%. The study indicates that it has been mostly residents of the inner city, Christianshavn and on Amager Vest that have been aware of the activities.

Copenhagen Bicycle Festival succeeded in initiating a total of 34 different events in and around the city, many of the individual events spanned several days. Apart from two events organised by Children’s Day and Café Flottenheimer respectively, the City of Copenhagen stood either wholly or partly as the organiser and pro­motor of many events. This also means that the City of Copenhagen has been the economic driving force behind the majority of the scheduled events.

The time frame was the crucial factor in attracting private companies and organisations. It is our strong conviction that 5­10 self­funded events with private companies or interest groups as initiators could have been held had there been more time. Generally, there was great interest in the World Championship and re­lated events, but all potential partners reported that their budgets were already allocated elsewhere.

The collaboration with DCU around the festival concerned the use of the main stage at Rådhusplad­sen to perform "Egon, the Bicycle Mosquito", as well as the dismantling and installation of bicycle fences at Jarmers Plads. To these ends, things went as planned. We had a good and constructive dialogue •

skal danne rammen om store internationale begivenheder. Vi kan derfor konkludere, at der er en udbredt accept blandt borgerne af, at byen påtager sig værtskaber af større begiven­heder af international karakter.

Borgerpanelets undersøgelse viser også, at 27 % af de adspurg­te havde kendskab til Festdage i Cykelbyen under Cykel­VM, hvilket indfrier succeskriterierne på mindst 25 %. Undersøgelsen peger på, at det især har været beboere i Indre By, Christians­havn og på Amager Vest som har haft kendskab til aktiviteterne.

Festdage i Cykelbyen lykkedes med at initiere i alt 34 forskellige events i og omkring Indre By, hvoraf mange af de enkeltstående arrangementer løb over flere dage. Bortset fra to events, ar­rangeret af hhv. Børnehjælpsdagen og Café Flottenheimer, stod Københavns Kommune enten helt eller delvist som arrangør og afsender af de mange begivenheder. Dette betyder også, at Københavns Kommune har været den økonomiske drivkraft blandt størstedelen af de programsatte arrangementer.

Tidshorisonten var den afgørende faktor for at kunne sætte private virksomheder og organisationer i spil. Det er vores klare vurdering, at det sagtens kunne have lykkedes at initiere 5­10 selvfinansierede events med private virksomheder eller interesseorganisationer som afsendere, hvis der blot havde været mere tid. Generelt var der nemlig stor interesse for VM i Landevejscykling og relaterede begivenheder, men alle poten­tielle samarbejdspartnere meldte tilbage, at deres budgetter allerede var allokeret til anden side.

Samarbejdet med DCU omkring Festdage i Cykelbyen omhandlede kommunens brug af deres store scene på Rådhuspladsen til ”Cykelmyggen Egon”, samt nedtagning og opsætning af cykelhegn ved Jarmers Plads. Begge dele fun­gerede rigtigt godt og blev afviklet som planlagt. Vi havde en god og konstruktiv dialog igennem hele forløbet med deres eventchef, som var både samarbejdsvillig og positiv over for kommunens initiativer. DCUs fokus lå imidlertid udelukkende på den sportslige begivenhed, og de ønskede derfor ikke at deltage aktivt i tilblivelsen af Festdage i Cykelbyen – om end de sagtens kunne se, hvilke værdier, det tilfører værtsbyen netop at arrangere side events.

Interessen for Cykel­VM var enorm – og vores kommunika­tionsafdeling oplevede en massiv interesse både før, under og efter VM med langt over 100 henvendelser fra journalister fra både ind­ og udland. Spidsbelastningen lå naturligvis i uge 38, hvor VM i Landevejscykling blev afviklet. I alt blev der alene i perioden den 15.­21. september registreret 445 artikler (ekskl. sport) i danske medier. Den samlede interesse for København •

story about the bike as a means to a cleaner environ­ment, easier transport, better health, etc. Similarly, the bike was also presented as part of the vibrant culture and leisure for example in events like Bike Polo, BMX and the Danish Cargo Bike Championships.

Due to the the time horizon, it was a challenge to get external stakeholders to be part of the Copenhagen Bicycle Festival. Before we could start a dialogue with external partners, it was necessary to have an overarching story and a program outline ready for the event. Our assessment is that if we had had for exam­ple 6 months more for the planning of the project, we would have succeeded in bringing many more private organisations into the event. Through Wishbone, our external consultancy, we discussed our plans with several private companies that all showed great inter­est and sympathy for the project, but the answer was frequently that none of the surveyed companies could devote resources on such short notice.

From the start of the project, the vision was to bring the city into play in relation to getting restaurateurs and shop owners to move their business out on the street and contribute to the mood of a real street party or “Copenhagen Party”.

One thought was to try to get the city's restaurateurs to expand their existing outdoor seating and fill the streets with small "oases" of café atmosphere and life. This desire finally had to be shelved due to other logistics and the general accessibility in the city. Especially because of public transport, which was already rerouted due to the World Championship – but also to accommodate other traffic.

In connection with our objective to get foreign media to connect their coverage of the World Cycling Championship with the history of Copenhagen as one of the world's best cycling cities, cooperation with the Bicycle Embassy was initiated. We estab­lished a booth at the entrance to the UCI press cen tre at the city hall, from where we began our dialogue with the journalists. At the booth, various forms of press and information materials were handed out, and tours for journalists to show the "Cycling City of Copenhagen" were organised. Unfortunately, very few journalists chose to accept the offer, since most focused exclu­sively on the sporting event. •

På grund af tidshorisonten var det en udfordring at få eksterne aktører til at være en del af Festdage i Cykelbyen. Før vi kunne indlede en dialog med eksterne samarbejdspartnere, var det nødvendigt at have en overordnet fortælling og en program­skitse klar. Vores vurdering er, at hvis vi havde haft eksempel­vis 6 måneder mere til planlægning af projektet, ville vi have lykkedes med at bringe langt flere private aktører i spil. Via vores eksterne konsulentfirma, Wishbone, var vi dialog med flere private virksomheder, som alle udviste stor interesse og sympati for projektet, men tilbagemeldingerne lød igen og igen på, at ingen af de adspurgte virksomheder kunne afse res­sourcer med så kort varsel.

Fra projektets start havde der været en vision om at bringe Indre By i spil i forhold til at få restauratører og butiksejere til at flytte deres forretning ud på gaden og bidrage til stemningen af en egentlig gadefest eller Københavnerfest.

En tanke var at forsøge at få byens restauratører til at udvide deres eksisterende udeservering og således fylde gaderne med små ”oaser” af caféstemning og liv. Dette ønske måtte til sidst skrinlægges pga. hensyntagen til den øvrige logistik og fremkommelighed i byen. Især grundet afvikling af den offentlige transport, som i forvejen var omlagt grundet VM – men også i forhold fremkommeligheden for den øvrige cykel­ og biltransport.

I forbindelse med vores målsætning om at få udenlandske medier til at koble deres dækning af VM i Landevejscykling sammen med historien om København som en af verdens bedste cykelbyer, blev der indledt et samarbejde med Cykel­ambassaden. Vi fik opstillet en stand ved indgangen til UCIs pressecenter på Københavns Rådhus, hvorfra vi indledte vores dialog med journalisterne. På standen blev der uddelt forskellige former for presse­ og informationsmaterialer, og der blev arrangeret udflugter for journalisterne med henblik på at fremvise ”Cykelbyen København”. Festdage i Cykelbyen stil­lede i den forbindelse 75 lånecykler til fri disposition. Desværre valgte meget få journalister at benytte sig af tilbuddet, da de fleste udelukkende fokuserede på den sportslige begivenhed. Dog blev der uddelt over 300 eksemplarer af kommunens pressekit med præsentation af ”Cykelbyen København”, hvilket må betegnes som et forholdsvis højt antal, da i alt ca. 800 journalister gæstede København.

Vurdering af succeskriterierI henhold til Borgerpanelets rapport svarede 78 % ja til, at de synes, at det er en god idé, at København er vært for store internationale begivenheder, som eksempelvis VM i Landevejs­cykling. Hertil svarede 12 % ”ved ikke” – og således tilkendegav kun 10 % aktivt, at de ikke mener, at København •

42 —

with their event manager throughout the process. He was cooperative and positive about the local initiatives. DCU’s focus, however, rested solely on the sporting event, and they therefore did not want to actively participate in the festival ­ though they could easily appreciate the recognition awarded to the host city just from organising these side events.

Interest in the World Championship was huge, and our communications department experienced a massive interest before, during and after the World Champion­ship with well over 100 inquiries from journalists from both from home and abroad. The peak load was obvi­ously centered in week 38 when the main event took place. All in all, from 15­21 September, 445 articles (excluding sports) were registered in Danish media. The total interest for Copenhagen as a cycling city by the international media has been far harder to assess confidently. The international focus on Copenhagen as a cycling city is already substantial, and it has therefore been difficult to assess which inquiries have been the direct results of the World Championship. However, the Championship and the entire project's spirit undoubtedly helped to sustain and maintain Co­penhagen's position as one of the world's best cycling cities. Likewise, the beautiful images of our capital also helped to tell the story of Copenhagen as a green me­tropolis and as a pioneer in the field of green energy.

The City of Copenhagen worked with various initia­tives to involve institutions, restaurants and businesses in the city. The institutions were involved through the BUF, who helped arrange the "Around the World" and the "Egon, the Bicycle Mosquito" plays. Also, Sikre Skoleveje under CTR also benefitted from their net­works and was very proactive in relation to making direct contact to the city's institutions to ensure high participation in their events around the city.

We were in close dialogue with HORESTA and KCC throughout the planning of the World Championship. Both associations were briefed on the programme of The Copenhagen Bicycle Festival once a program outline was ready, and they were subsequently invited to be part of it.

HORESTA chose not to be a part of the festival. KCC was highly motivated to involve its members, and in cooperation with the City of Copenhagen, work •

som cykelby fra de internationale mediers side har været langt sværere at lave en reel vurdering af. Det internationale fokus på København som cykelby er i forvejen stor, og det har derfor været svært at vurdere, hvilke henvendelser, der har været direkte afledt af Cykel­VM. Dog har VM i Landevejscykling og hele projektets ånd uden tvivl bidraget til at befæste og fastholde Københavns position som en af verdens bedste cykelbyer. Ligeledes har de flotte billeder af vores hovedstad også været medvirkende til at fortælle historien om København som en grøn metropol og foregangsby inden for grøn energi.

Københavns Kommune arbejdede med forskellige initiativer for at inddrage henholdsvis institutioner, restauratører og virksom­heder i byen. Institutionerne blev inddraget gennem BUF, hvor vi inviterede til både deltagelse i ”Jorden Rundt” og ”Cykelmyg­gen Egon”. Ligeledes brugte Sikre Skoleveje under CTR også deres netværk, og var meget proaktive i forhold til at tage direkte kontakt til byens institutioner for at sikre høj deltagelse ved deres arrangementer rundt omkring i byen.

Vi var i tæt dialog med HORESTA og KCC hele vejen igennem planlægningen af Cykel­VM. Begge brancheorganisationer blev orienteret om programmet for Festdage i Cykelbyen, så snart en programskitse lå klar, og inviteret til at være en del af programmet.

HORESTA valgte ikke at være en del af Festdage i Cykelbyen. KCC var meget interesseret i at inddrage deres medlemmer, og i samarbejde med Københavns Kommune blev der arbejdet på at lave et VM­marked ned gennem hele Strøget. Desværre måtte dette projekt droppes, da KCCs medlemmer havde svært ved at støtte op om projektet – formentlig igen pga. tidshorisonten. Det er vores antagelse, at vi kunne have været kommet langt bedre igennem med en invitation til samarbejde hos både HORESTA og KCC, hvis vi havde været ude i bedre tid. Mere tid ville også have efterladt mulighed for i fællesskab med de to organisationer at skræddersy aktiviteter, der ville matche medlemmernes interesseområder.

Konklusion og anbefalinger Helt overordnet må vi konkludere, at vi lykkedes med at skabe et utroligt omfattende og flot program på meget kort tid. Med hele 34 events, fordelt på 22 forskellige venues rundt i Køben­havn, og en afvikling, som spændte over hele 9 utrolige dage, er vi stolte over, at alle arrangementer blev afviklet planmæssigt og uden aflysninger.

Med 78 %, der peger på København som fremtidig værtsby for internationale arrangementer, 32 kommunalt initierede events •

43

45 44 —

at Jarmers Plads, which unfortunately did not see the predicted attendance. It is difficult to identify what the cause was, but our guess is that authority communication was successful and that there were very few citizens in town at night. Another suggestion is that we – despite satisfactory exposure – have not been successful in marketing this event directly to the target audience via e.g. social media.

The City of Copenhagen is not allowed to make use of social media, such as Facebook, for marketing of the festival. This has certainly been a great hindrance in reaching out to potential audiences. The communi­cation department is currently working to find a solu­tion for using social media as it undoubtedly will be a key strategy in ensuring a high level of knowledge and attendance at local events.

On the political side of things, there has always been a desire to permanently link the sporting event to themes of health, athletics, cycling culture, green growth, etc. The idea was to initiate several events and activities that would have the potential to be annually recurring, and to develop initiatives that citizens could benefit from prospectively.

The Copenhagen Bicycle Festival was actually successful as a result of financial support and the sound advice to include some "first­time organisers" such as Cykelmarkedet, Jorden Rundt, BMX and Bike Polo. They generally expressed great enthusiasm for having been part of "Copenhagen Bicycle Festival", and several have made plans to join the project again next year. There has also been general positive feedback as to the cooperation with the City of Copenhagen and the advice and assistance they have received from our side. Financial support from The Copenhagen Bicycle Festival has also led to the construction of a perma­nent BMX track at Boblehallerne, the construction of a mobile Bike Polo course and the development of a new type of software to the "WALL" on Rådhuspladsen. In addition, the project also paid for the purchase of 40 bicycles to the Danish Cyclist Federation’s Bike Games Course; bikes that will follow the course around the country so that children have the opportunity to partici­pate without having to bring their own bikes.

In relation to the project's overall objective to engage a wide range of private stakeholders or organisations to independently organise events, this unfortunately •

begejstring for at have været en del af ”Festdage i Cykelbyen”, og flere påtænker at gennemføre projektet igen til næste år. Der er også været en generel tilbagemelding om en stor tilfredshed med samarbejdet med Københavns Kommune samt den rådgivning og assistance, de har modtaget fra vores side. Økonomisk støtte fra Festdage i Cykelbyen har ligeledes ført til opførslen af en permanent BMX bane ved Boblehallerne, etablering af en mobil Bike Polo bane og udvikling af en ny type software til ”VÆGGEN” på Rådhuspladsen. Derudover bekostede projektet også indkøb af 40 cykler til Dansk Cyklist Forbunds Cykellegebane, cykler som fremover vil følge med banen rundt i landet, således at børn har mulighed for at del­tage uden selv at medbringe cykel.

I forhold til projektets overordnede mål om at aktivere en bred vifte af private aktører eller organisationer til selvstændigt at afholde arrangementer lykkedes dette desværre ikke pga. den korte tidshorisont fra projektets start og frem til eksekvering. Generelt var der en stor opbakning og interesse for Festdage i Cykelbyen, og vi vil derfor mene, at en bedre tidshorisont kunne have tilvejebragt langt flere arrangementer, og via den vej yderligere styrket Københavns Kommunes relation til det private erhvervsliv og foreningerne.

Generelt har tid, eller manglen på samme, været et tilbage­vendende ankepunkt for projektet – og den helt overordnede konklusion må derfor gå på, at man fremadrettet må bestræbe sig på starte projekter af denne kaliber op i langt bedre tid. I sidste ende vil det give langt bedre betingelser for at nå bredt ud til både erhvervsliv og befolkningen – og dermed i sidste ende skabe endnu bedre betingelser for en succes.

45

og en kendskabsgrad på 27 % blandt københavnerne blev de vigtigste succeskriterier for projektet mødt. Vi blev generelt udfor­dret i forhold til at styrke relationerne til erhvervslivet og få private interessenter med i projektet, hvilket bl.a. betød, at vi ikke mødte succeskriteriet om 4­7 events, som var initieret af private aktører.

Erfaringerne har vist, at de arrangementer, som har haft den højeste deltagelse, har været de events, hvor den pågældende arrangør selv har aktiveret eget netværk og via de kanaler sikret et højt fremmøde. Eksempelvis havde både ”Open Air” fremvis­ningen af Jørgen Leths cykelfilm i Ørstedsparken et utroligt stort fremmøde, hvilket primært skyldtes DFIs store indsats i forhold til promovering. Ligeledes var Dansk Cyklist Forbunds Cykel­legebane en kæmpe succes, især fordi forbundet havde brugt stor energi på at invitere børneinstitutioner i Indre By.

Overordnet set havde vi langt større succes med at tiltrække publikum til vores dagsaktiviteter end aftenaktiviteterne. Især aktiviteter, som havde børnehavebørn og skolebørn som målgruppe, var en kæmpesucces med stort fremmøde til alle typer af arrangementer. Events, rettet mod en mere voksen målgruppe, havde dog lidt sværere ved at finde sit publikum. Dette havde især betydning for den stort anlagte Københavner­fest på Jarmers Plads, som desværre ikke havde ikke det forventede antal besøgende. Det er svært at pege på, hvad årsagen var, men vores bud er, at myndighedskommunikation var lykkedes til fulde, og at der derfor var meget få mennesker i byen om aftenen. Et andet bud er, at vi – en stor eksponerings­flade til trods – ikke har været gode nok til at markedsføre denne event direkte mod målgruppen via f.eks. sociale medier.

Københavns Kommune må ikke gøre brug af sociale medier, som f.eks. Facebook, til markedsføring af Festdage i Cykelbyen. Dette har helt sikkert været en stor hæmsko i forhold til at nå bredt ud til potentielle målgrupper. Kommunikationsafdelingen arbejder pt. på at finde en løsning for brug af sociale medier, da det uden tvivl vil være afgørende for fremadrettet at sikre et højt kendskab og fremmøde til kommunens arrangementer.

Fra politisk side har der fra starten været et ønske om at få trukket et blivende spor fra den sportslige begivenhed til sund­hed, idræt, cykelkultur, grøn vækst mv. Ønsket var at få initieret flere events og aktiviteter, som ville have potentiale til at blive årligt tilbagevende begivenheder, samt udvikle initiativer, som borgere ville kunne få glæde af fremadrettet.

Festdage i Cykelbyen lykkedes rent faktisk, via vores økono­miske støtte og rådgivning, med at tilvejebringe en del ”første­gangsarrangører”, som f.eks. Cykelmarkedet, Jorden Rundt, BMX og Bike Polo. De har alle generelt udtrykt stor •

was commenced to create a WC market to fill all of Strøget. Unfortunately, this project had to be dropped because the KCCs members found it difficult to support the project – again, probably due to the time horizon. We speculate that we could have benefitted significantly from cooperation with HORESTA and KCC, if we had more time. More time would also have given the opportunity to tailor activities together with the two organisations that would match members' interests.

Conclusion and Recommendations In general, we conclude that we succeeded in creat­ing an exceedingly wide and successful programme in a very short time. With a combined 34 events, spread amongst 22 different venues all over Co­penhagen, and an execution spanning nine incred­ible days, we are proud that all events were held on schedule and without any cancellations.

With 78% pointing to Copenhagen as a future venue for international events, 32 municipally­initiated events and a brand awareness of 27% among Copenhagen­ers, the key criteria of success for the project were met. We encountered a number of challenges in relation to strengthening relationships with industry and include private stakeholders in the project, which meant that we have not met the success criteria of 4­7 events being were initiated by private stakeholders.

Experience has shown that the events with the highest participation have been those where the organiser itself has activated its own network and, via its channels, ensured a high turnout. For exam­ple, both of the "Open Air" displays of Jørgen Leth's cycling films in Ørstedsparken saw an incredibly large turnout, primarily due to DFI's outstanding promotion efforts. Similarly, the Danish Cyclists Federation’s Bike Games Course was a huge success, especially because the federation had spent considerable energy on inviting children's institutions in the city.

Overall, we had far more success in attracting audi­ences to our daytime activities than evening activi­ties. Especially with regards to activities including preschool children and schoolchildren were huge successes with great attendance for all types of events. Events aimed at a more adult audience, however, had a harder time finding their audiences. This was especially true for the large­scale festival •

did not succeed due to the short timeframe from project start through to execution. Generally, we saw great support and interest in the Copenhagen Bicycle Festival and would therefore argue that a better timeframe could have resulted in far more events, and, in the same respect, could have further strengthened Copenhagen's relation to the private sector and associations.

Generally, time, or lack thereof, has been a recurring grievance for the project – and the overall conclusion must therefore entail that, prospectively, projects of this caliber must be launched at a much earlier date relative to their executions. Ultimately, this will provide much better conditions to reach out to both business and the population – and ultimately create even better conditions for success.

47

The World Championship required a massive but targeted communication effort aimed to adress traffic­related conditions to citizens, businesses and other public institutions and ensure the expo­sure of The Copenhagen Bicycle Festival to a large audience, resulting in correspondingly large brand awareness.

Objectives and Criteria of SuccessThe purpose of the communication effort up to and during the World Championship was:• To ensure that everybody was aware of the traffic­

related challenges that the closures of parts of the inner city and Østerbro would entail.

• To get commuters from surrounding towns and locals to leave their cars in favour of walking, cycling or using public transport.

• To ensure that commuters from surrounding municipalities and Copenhagen were made aware of where they can get more information about the traffic situation and where to forward their questions.

In addition, we operated with the following success criteria:• Atleast25%ofCopenhagenersshouldhave

knowledge of the Copenhagen Bicycle Festival• Aminimumof100inquiriesfromjournalistsup

to and during the World Championship• Theprovisionofatleast250presskits• Thatwecontributedtoatleast25articlesin

international media

Efforts A total of DKK 600,000 was allocated to inform citizens and professionals about the changing traffic conditions during the events and DKK 300,000 for campaign materials and advertising of the festival. The external effort was organised in order to com­municate traffic­related challenges related to the festival to all regular road users in Copenhagen, with commuters and business citizens as the primary target groups. The goal was to hit the target groups on­the­spot. That is, where they usually roam about – in cafes, on the road, on cycle tracks, in the entryway, by the mailbox, drinking their morning coffees, etc. •

Cykel­VM krævede en stor og målrettet kommunikationsind­sats, da vi skulle kommunikere de trafikale forhold til borgere, erhvervsdrivende og øvrige offentlighed, samt sikre Festdage i Cykelbyen en stor eksponeringsflade og en høj kendskabsgrad.

Mål og succeskriterierFormålet med kommunikationsindsatsen op til og under afviklingen af VM i Landevejscykling var:• Atsikre,atallemedvanligfærdeniKøbenhavnergjort

bekendt med de trafikale udfordringer, som afspærrin­gerne af dele af indre By og Østerbro vil medføre.

• Atfåpendlerefraomegnskommunerneogkøbenhavneretil at lade bilen stå til fordel for at gå, cykle eller at benytte de offentlige transportmidler.

• Atsikre,atpendlerefraomegnskommunerneogkø­benhavnerne er gjort opmærksomme på, hvor de kan få mere information om den trafikale situation, og om hvor de skulle henvende sig ifm. tvivlsspørgsmål.

Herudover var der succeskriterierne:• Mindst25%afkøbenhavnerneharkendskabtilFestdage

i Cykelbyen

• Vifårminimum100henvendelserfrajournalisteroptil og under VM

• Viudlevererminimum250pressekits

• Vimedvirkertilminimum25artikleriinternationalemedier

Indsats Der var afsat kr. 600.000 til at informere borgere og erhverv om den ændrede trafikale situation under afviklingen af VM i Landevejscykling og kr. 300.000 til kampagnemateriale og annoncering af Festdage i Cykelbyen. Den eksterne indsats blev tilrettelagt og fordelt med sigte på at nå bredt ud med historien om de trafikale udfordringer og Festdage i Cykelbyen, fortalt til alle med vanlig færdsel i København, med borgere, pendlere og erhverv som de primære målgrupper. Målet var at ramme målgrupperne on­the­spot. Dvs., der hvor de har deres vanlige gang – på caféer, på vejen, på cykelstien, i opgangen, i postkassen, over morgenkaffen osv. •

Kommunikationsindsatsen under Cykel-VMCommunication efforts during the Road Cycling World Championship5

46 —

Den eksterne indsats blev tilrettelagt og fordelt med sigte på at nå bredt ud med historien om de trafikale udfordringer og Festdage i Cykelbyen. Målet var at ramme målgrupperne on-the-spot.

48 — 49

• Bannersonbridges(9).Onstrategicallyselectedroutes with a focus on the changed traffic condi­tions and where to find more relevant information

• Full-pageadsinlocalnewspapersaswellasin the newspapers MetroXpress and 24 Timer focusing on the changing traffic conditions and where to find more relevant information

• Householddistributedpostcards(50,000)InCopenhagen K, CPH Ø and Christianshavn, focusing on the changed traffic conditions and where you could find more relevant information

• 24-pageinsertinPolitikken(110,000)focusingonthe big event. Copenhagen Bicycle Festival being part here of downplayed focus on the changed traffic conditions and where to find more relevant information

• InfoscreensintheCityofCopenhagen(servicecentres and receptions), focusing on the changing traffic conditions and where to find more relevant information. Information on Copenhagen Bicycle Festival was a part hereof.

Weeks 37 and 38• EventforcyclistsateightlocationsinCopenhagen

– Distribution of muesli bars and postcards aimed at drawing attention to the upcoming event and inviting cyclists to attend as spectators in the Copenhagen Bicycle Festival

• BicycleInformationSignslocatedat10strategi­cally selected stretches to make cyclists aware of the changed traffic conditions and guide them unproblematically through the city

• Householddistribution(allofCopenhagen)via AffaldKBH, focusing on the changing traffic condi­tions and where to find more relevant information

• Presskitforinternationaljournalists(1000),focusing on Copenhagen as a cycling city

• 2-columnadsinlocalnewspapersandMetro-Xpress and 24 Timer focusing on the Festival days in the Cycling City

• Postersandrecommendationsforactivitiesdur­ing the Copenhagen Bicycle Festival, sent to all schools in Copenhagen

• Posters(100)andexposureinPolitiken(400),focusing on the Copenhagen Bicycle Festival, sent to all libraries

• Gocards(25,000)focusingontheRoadCyclingWorld Championship and The Copenhagen Bicy­cle Festival, distributed in 400 cafés and the like.

• AbribussesfocusingonTheCopenhagenBicycleFestival , visible around the city •

• Husstandsomdelt postkort (50.000 stk.) i KBH K, KBH Ø og Christianshavn med fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information

• 24 sider Indstik i politikken (110.000 stk.) med fokus på den store begivenhed. Herunder Festdage i Cykel­byen. Nedtonet fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information

• Infoskærme i KK (borgerservicecentre og recep-tioner) med fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information. Herunder Information om Festdage i Cykelbyen.

Uge 37-38• Event for cyklister 8 steder i KBH – Uddeling af müsli­

barer og postkort med det formål at gøre opmærksom på den forestående begivenhed og invitere cyklister til at deltage som tilskuere og i Festdage i Cykelbyen

• Cykelinformationsskilte placeret på 10 strategisk udvalgte strækninger for at gøre cyklister opmærksomme på de æn­drede trafikale forhold og guide dem nemmest igennem byen

• Husstandsomdeling (Hele KBH) via AffaldKBH med fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information

• Pressekit til internationale journalister (1000 stk.) med fokus på København som Cykelby

• 2-spaltes annoncer i Lokalaviser samt MetroXpress og 24 Timer med fokus på Festdage i Cykelbyen

• Plakater og anbefalinger til aktiviteter under festdage i Cykelbyen, sendt til alle skoler i København

• Plakater (100 stk.) og Politiken-indstik (400 stk.) med fokus på Festdage i Cykelbyen, sendt til alle biblioteker

• Go-cards (25.000 stk.) med fokus VM i Landevejscykling og Festdage i Cykelbyen, omdelt på 400 caféer og lign.

• Abribus’er med fokus på Festdage i Cykelbyen, synlige på byudstyret rundt omkring i byen

• Bannere (5 stk.) med fokus på Festdage i Cykelbyen over strøget

• Bannere med fokus på Festdage i Cykelbyen på DI’s byggehegn og skurbyer

• Bannere med fokus på Festdage i Cykelbyen på Kgs. Nytorv• Surferflag som vartegn ved Festdageaktiviteter• Program (10.000 stk.) omdelt • Hegnskilte på alle afspærringer (200 stk.) med fokus på

de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information

• Visitkort(40.000 stk.) med fokus på den trafikale afvikling, og hvor man kunne finde mere information til omdeling via officials og portvagter

Se bilag 6 (Eksekveringsplan) for detaljeret tidslinje.

•

The following areas were prioritised:

Before September• Dialoguemeetingsandcontactwithstakeholders

to ensure that the relevant trade associations, large businesses and trade associations etc. were famil­iar with the challenges that closing off parts of the inner city and Østerbro would come to mean for the city and them. After a series of meetings, they were regularly kept informed through newsletters

• PR–PressandmagasinesfocusingontheChampionship as an event and a tremendous opportunity to market Copenhagen as Bike City and tourist destinations. Concurrently, meetings were held with P4 Traffic Radio to prepare as thoroughly for the process as possible

• AcommunicationcooperationwiththeDanishRoadDirectorate, the Police, Gentofte, Lyngby Taarbaek & Rudersdal Municipalities and the public transport operators to ensure a common understanding

• Websiteskk.dk/cykelvmandtrafikken.dk/vmversion 1 up and running with information about the traffic­related changes

• WebsiteforTheCopenhagenBicycleFestival­­ www.festdageicykelbyen.dk – was launched in early July. The site contained information about the programme and was continuously updated

Week 35• Hotlineopen1.-25.Septemberwithavarying

number of employees ready to answer inquiries from citizens and businesses. During peak peri­ods, there were between 13 and 15 employees by the phones, while this number was only 1­3 in the first week of September.

• LetterstoBusinessesintheareaswithinandin continuation of the barricaded area where all traffic was made impossible during the World Championship. The focus was the specific situation and how they should respond to it

• Informationpostersindoorways(750)intheareaswithin and in continuation of the restricted areas, where all the driving was impossible during the World Championship. The focus was the specific situation and how they should respond to it

• ThewebsiteTrafikken.dk/VMversion2upandrunning, where all information about the traffic situation was gathered

Week 36• Officialtrafficsigns(30)Onmotorways,ring

roads and main roads with a focus on the changed traffic conditions •

Nedenstående indsatsområder blev prioriteret:

Før september• Dialogmøder og kontakt med interessenter for at

sikre, at relevante brancheorganisationer, store erhverv og handelsforeninger mfl. var bekendte med de udfordringer, en afspærring af dele af Indre og Østerbro ville komme til at betyde for byen og dem. Efter en møderække blev de løbende holdt orienterede via nyhedsbreve

• PR – Presse og magasiner med fokus på VM i Lan-devejscykling som event og en enorm mulighed for at markedsføre København som Cykelby og turistmål rundt omkring i verden. Sideløbende blev der afholdt møder med P4 trafikradio for at forberede processen bedst muligt

• Kommunikationssamarbejde med Vejdirektoratet, Politiet, Gentofte, Lyngby­Taarbæk & Rudersdal Kommuner og de offentlige trafikselskaber for at sikre fælles fodslag

• Hjemmesidernekk.dk/cykelvm og trafikken.dk/vm version 1 i luften med information om de trafikale ændringer

• HjemmesideforFestdageiCykelbyenwww.festdage-icykelbyen.dk blev lanceret primo juli. Sitet indeholdt information om programmet og blev løbende opdateret

Uge 35• Hotline åben 1. september­25. september, hvor et

varierende antal medarbejdere var klar til at tage imod henvendelser fra borgere og erhverv. I spidsbelastnings­perioderne var der mellem 13 og 15 medarbejdere på telefonerne, mens der i de første uger af september kun var 1­3 medarbejdere

• Breve til Erhverv i de områder inden for og i forlængelse af de afspærrede områder, hvor al kørsel var umulig under VM i Landevejscykling. Fokus var den særlige situation, og hvordan de skulle forholde sig

• Opslag i opgange (750 stk.) i de områder inden for og i forlængelse af de afspærrede områder, hvor al kørsel var umulig under VM i Landevejscykling. Fokus var den særlige situation, og hvordan de skulle forholde sig

• HjemmesidenTrafikken.dk/VM version 2 i luften, hvor al information om den trafikale situation var samlet

Uge 36• Officielle trafikskilte (30 stk.) på motorveje, ringveje og

hovedindfaldsveje med fokus på de ændrede trafikale forhold• Bannere på broer (9 stk.) over strategisk udvalgte

indfaldsveje med fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information

• Helsides annoncer i lokalaviserne samt MetroXpress og 24 Timer med fokus på de ændrede trafikale forhold, og hvor man kunne finde uddybende relevant information •

50 — 51

small incidents like an oil slick on the final stretch and our effective blurring of the finish line diverted some attention from the traffic­related challenges.

Log of press coverage (excluding sports) in connection with the races:Thursday 15 77 articles

Friday 16 21 articles

Monday 19 101 articles

Tuesday 20 67 articles

Wednesday 21 179 articles

Preliminary Conclusions on the Press CoverageGenerally speaking, the press coverage, however, must be characterised as positive, best exemplified by Politik­en’s praising editorial subsequent to the completion of all the time trials. Here, it was concluded that "Copenhagen is the cycling city, and Denmark is the cycling country."

HomepagesSince communication efforts were part of a coordinated cooperation between the the City of Copenhagen and the Danish Road Directorate, the Police, Gentofte, Lyngby Taarbaek & Rudersdal Municipalities and the public transport operators, the website was, for strategic reasons, made available as part of trafikken.dk. During the course of the races in Copenhagen, the site was visited approx. 250,000 times.

The City of Copenhagen’s own pages about the Cycling World Championships were also met with popular attention. They were shown approx. 34,000 times. Here, especially the question/answer pages and information about the traffic­related challenges were viewed the most. In the period, only the front page of kk.dk, the citizen services and the job sites received more attention.

The Copenhagen Bicycle Festival had its own website, www.festdageicykelbyen.dk, which was launched in early July. The website contained infor­mation about the programme and detailed the many events. It was continuously updated every time there had been agreements on new activities and initia­tives. In total, 29,658 users visited the site during the entire period, of which 24,073 were unique users. •

Preliminary Conclusions on the Web EffortsIt was estimated that the races in Copenhagen would affect well over 170,000 commuters daily, so the

lagt ud under trafikken.dk. Under afviklingen af løbene i København blev siden besøgt ca. 250.000 gange.

Københavns kommunes egne sider om Cykel­VM var også velbesøgte. Ca. 34.000 gange blev de vist. Her var det særligt spørgsmål­svar siderne samt information om de trafikale ud­fordringer, der blev læst. I perioden var det kun forsiden kk.dk samt borgerservice og jobsiderne, der fik flere besøgende. Se uddybende statistik i bilag 3 ’Statistik for Cykel­VM på kk.dk’ og bilag 1 for ’Statistik for Cykel­VM på trafikken.dk’

Festdage i Cykelbyen havde sin egen hjemmeside, www.festdageicykelbyen.dk, som blev lanceret primo juli. Hjemme­siden indeholdt information om programmet med indgående beskrivelse af de mange events og blev løbende opdateret, hver gang der var truffet aftaler om nye aktiviteter og tiltag. I alt besøgte 29.658 brugere hjemmesiden i hele perioden, heraf var 24.073 unikke brugere.

Delkonklusion på WebindsatsenDet var anslået, at løbene i København ville influere godt og vel 170.000 pendlere dagligt, så de høje besøgstal er en god indikator for, at vi med den øvrige kommunikationsindsats nåede ud til de fleste af de berørte borgere. Ser man på trafiktællingerne for perioden, bekræftes dette, da biltrafikken var reduceret med 67 % henover søerne, mens 20 % flere cyklede på samme strækninger. De offentlige trafikselskaber havde i perioden godt og vel 500.000 flere passagerer.

HotlineHotlinen fik i perioden fra 1. september til og med afviklingen af løbene ca. 5.000 henvendelser. De fleste omhandlede praktiske spørgsmål om logistik, og om hvor og hvornår portene var åbne. Kun 80 blev klassificeret som deciderede klager.

Kun 13 henvendelser til hotlinen blev sendt videre til sagsbe­handlerteamet, som behandlede alle skriftlige henvendelser i VM­ugen.

Delkonklusion på Hotline-indsatsMed tanke på de daglige 170.000 pendlere og 450.000 københavnere, der skulle indordne sig under de meget særlige trafikale forhold, er 5.000 opkald, hvoraf kun 80 kan karakteriseres som klager, et meget flot resultat. Det indike­rer, at vi havde en meget dygtig hotline, og at det lykkedes at få borgerne til at udøve hjælp til selvhjælp via hjemmesiderne trafikken.dk/vm og kk.dk/cykelvm. Hotlinen fik rigtig mange henvendelser i ugen op til VM, hvor der var megen presseom­tale, og vi selv havde udsendelse af informationsmateriale. Det blev håndteret med et par ekstra mand på hotlinen. •

• Banners(5)focusingonTheCopenhagenBicycleFestival around the shopping streets

• BannersfocusingonTheCopenhagenBicycleFestival on The Confederation of Danish Indus­try’s building fences and construction trailers

• BannersfocusingonTheCopenhagenBicycleFestival in Kgs. Nytorv

• Surferflagsaslandmarksforfestivalactivities• Programmes(10,000)circulated• Fencesignsatallbarriers(200),focusingonthe

changing traffic conditions and where to find more relevant information

• Informationbrochures(40,000),focusingontrafficcoordination, and where to find more information for distribution through officials and gatekeepers

Evaluation of EffortsPressIn the Danish daily press, the Cycling World Cham­pionship has been discussed about 400 times, and the Road Cycling World Championship around 1,500 times since 1 August. This includes all arti­cles about the sport, the traffic­related challenges and discussions of Copenhagen as venue for events of this magnitude. Bearing the scope in mind, it is not possible to divide articles into positive and negative ones, but this is not crucial since all the press in this context will communicate the message of leaving the car in favour of the bicycle or public transport.

Preparation of press work in TMF was designed so exposure would happen concurrently with events. For example that the planning was completed and that the Championship was this or that far into the future. Great efforts were made providing comprehensible maps and fact sheets – and it was a difficult exercise to prioritise information. A meeting with P4 and the traffic radio paid off, as they conveyed news for us during all the event days, both editorially and on the radio traffic.

We were prepared for a lot of negative press because the route itself hampered the lives of many citizens. The negative press did not materialise to any serious extent, however. It is speculated that this was due to two things in particular: the Road Cycling World Championship was well organised in the TMF and the DCU, and there was a general election only a few days before with a succeeding government forma­tion during the World Championship. In addition, •

Vurdering af indsatsenPresseI den danske dagspresse har Cykel­VM været omtalt ca. 400 gange og VM i Landevejscykling ca. 1.500 gange siden 1. august. Dette inkluderer alle artikler omhandlende det sportslige, de trafikale udfordringer og debat om begivenheder af den størrelse i København. Omfanget in mente er det ikke muligt at gøre det op i negativ og positiv presse, hvilket heller ikke er afgørende, da al presse i denne sammenhæng er med til at fremme budskabet om at lade bilen stå til fordel for cyklen eller de offentlige transportmidler.

Forberedelsen af pressearbejdet i TMF var tilrettelagt, så der blev gjort presseindsatser, når der var noget nyt at fortælle. F.eks. at ruten var bestemt, at afspærringsplanen var klar, og at der nu var så og så lang tid til VM. Der blev gjort et stort arbejde med at få lavet forståelige kort og fakta – og det var en svær øvelse at få prioriteret i oplysningerne. Et møde med P4 og trafikradioen lønnede sig, da de viderebragte nyheder for os alle dage, mens der var VM, både redaktionelt og på trafikradioen.

Vi var forberedt på en hel del negativ presse, da selve ruten besværliggjorde hverdagen for rigtig mange mennesker. Den negative presse udeblev dog stort set. Det er vurderingen, at det primært skyldtes to ting: Cykel­VM var godt tilrettelagt i TMF og af DCU, samt at der var folketingsvalg få dage før og regeringsdannelse under VM. Derudover tog små hændelser som et oliespild på opløbsstrækningen og vores effektive udviskning af målstregen en del af opmærksomheden fra de trafikale udfordringer.

Log for presse (ekskl. sport) ifm. løbsafvikling:Torsdag den 15. september 77 artikler

Fredag den 16. september 21 artikler

Mandag den 19. september 101 artikler

Tirsdag den 20. september 67 artikler

Onsdag den 21. september 179 artikler

Delkonklusion på presseindsatsOverordnet set må pressedækning dog karakteriseres som positiv, bedst eksemplificeret ved Politikens rosende leder efter afviklingen af alle enkeltstarterne, der konkluderede, at ’København er cyklernes by, og Danmark er cyklernes land.’

HjemmesiderDa kommunikationsindsatsen var en del af et koordineret samarbejde mellem KK og Vejdirektoratet, Politiet, Gentofte, Lyngby­Taarbæk & Rudersdal Kommuner og de offentlige trafikselskaber, var hjemmesiden af strategiske årsager •

52 — 53

benefits are commensurate to the economic invest­ment. Efforts on part of the press generally seemed to handle the job satisfactorily and without costs

• Household-distributedpostcards(50,000).Thepostcards served as an effective service and a good signal to citizens and businesses in affected areas. BUT a circulated leaflet is not the first thing the citizens notice. It should be considered whether money can be allocated more effective­ly (personally­addressed letters, etc.) in the future. Direct mail was considered but excluded due to cost­benefit considerations

• 24-pageinsertinPolitiken(110,000)Agoodserv­ice and an efficient way to communicate not just the traffic­related challenges, but also the event as a whole. In addition, it worked impressively well as a handout with a unit price of less than 1 DKK.

• Eventforcyclists8placesinCopenhagen–Good and efficient way to get in contact with Copenhagen's many cyclists

• Bicycleinformationsigns.Trafficsignsforcyclistshave not been tried before, but the very direct form of communication was evidently effective as a way to guide cyclists around the most significant barriers. Several places, cyclists stopped to study the signs

• Householddistribution(theentirecityofCopen­hagen) via AffaldKBH Effective media as it is read by many. Also, it was effective to relate abstract traffic­related challenges to concrete solutions , i.e. the case of waste disposal

• Presskitforinternationaljournalists(1,000pcs.)Attractive and direct material, but sports journal­ists are not known for showing interest in matters outside their competence area. Around 300 kits were circulated

• Two-columnadsinlocalNewspapersandMetro-Xpress and 24 Timer. Attractive, but probably only yielded limited results. It should be considered whe­ther ads should be used as invitations in the future. A targeted media campaign would be preferable

• Gocards(25,000).Hadadrawingratioof69,which is very satisfactory. According to Go Card we could have reached approx. 85% with less text on the back and no logo on the front

• Banners(TheConfederationofDanishIndustryand Kgs. Nytorv). Very visible in the cityscape, and something to be considered in relation to longer lasting campaigns in the future

• BusinessCards(40,000)Simpleandengaging communication at eye level. Can be used in connection with other areas where free­roaming personnel is involved •

• Helsides annoncer i lokalaviserne samt MetroXpress og 24 Timer Husstandsomdeles i hele København og rammer derfor alle berørte borgere. Spørgsmålet er, om udbyttet står mål med den økonomiske indsats. Presseind­satsen generelt lod til at løfte opgaven tilfredsstillende og omkostningsfrit.

• Husstandsomdelt postkort (50.000 stk.) Postkortene fungerede som en fin service, og var et godt signal til bor­gerne og erhverv i de berørte områder. MEN en reklame­omdelt tryksag er ikke det første folk kigger på, snarere tværtimod, hvorfor det bør overvejes, om pengene ikke kan anvendes mere målrettet (personligt adresserede breve osv.) en anden gang. Direct mail blev overvejet, men fravalgt, da det var meget dyrt.

• 24 sider Indstik i Politiken (110.000 stk.) Fin service og en effektiv måde at få kommunikeret ikke bare de trafi­kale udfordringer ud, men også begivenheden som helhed. Fungerede også som handout, og var med en trykpris på under 1 krone eksemplaret en særdeles effektiv kanal

• Event for cyklister 8 steder i KBH – Fin og effektiv måde at komme i kontakt med Københavns mange cyklister

• Cykelinformationsskilte Trafikinformationskilte til cyk­lister er ikke prøvet før, men den meget direkte henven­delsesform virkede øjensynligt som en effektiv måde at guide cyklister udenom de værste afspærringer. Flere steder stoppede cyklisterne op for at nærlæse

• Husstandsomdeling (Hele KBH) via AffaldKBH Effektivt medie, da det læses af mange. Samtidig effektivt at relatere abstrakte trafikale udfordringer til konkrete løsninger som afhentning af renovation

• Pressekittilinternationalejournalister(1.000stk.)Lækkert og direkte materiale, men sportsjournalister er ikke kendt for at vise interesse for emner uden for deres ressortområde. Der blev omdelt ca. 300

• 2-spaltes annoncer i Lokalaviser samt MetroXpress og 24 Timer Indbydende, men formentlig knap så effek­tivt. Bør overvejes, om annoncer skal bruges som invitation fremover. En målrettet presseindsats vil være at foretrække

• Go-cards (25.000 stk.) havde en trækningsprocent på 69, hvilket er meget tilfredsstillende. Vi kunne iflg. Go­Card have nået ca. 85 %, hvis der havde været mindre tekst på bagsiden og ikke noget logo på forsiden

• Bannere (Dansk Industri og Kgs. Nytorv) Meget synlige i bybilledet, og ved længerevarende kampagner noget, der bør tages i betragtning fremadrettet

• Visitkort (40.000 stk.) Simpel og nærværende kommu­nikation i øjenhøjde. Kan bruges ifm. andre indsatsområ­der, hvor udegående personale er involveret

•

high number of visits is a good indicator that we have reached out to most of the affected citizens with the ad­ditional communication efforts. Looking at traffic counts for the period, this was confirmed when car traffic was reduced by 67% across the lakes, while 20% more cy­cled. Public transport was used by 500,000 passengers more than normal in the period.

HotlineOver the period from 1 September through the execu­tion of the races, the hotline received approx. 5,000 inquiries. Most were concerned with practical questions about logistics and where and when the gates were open. Only 80 were classified as outright complaints.

Only 13 inquiries to the hotline were sent to the case­worker team that dealt with all correspondence in the week of the World Championship.

Preliminary Conclusions on the Hotline EffortsGiven the daily 170,000 commuters and 450,000 locals who were to experience the extraordinary traf­fic conditions, 5,000 calls, of which only 80 can be characterised as complaints, is a very positive result. This indicates that we had a very competent hotline, and that the communication efforts at large succeeded in getting citizens to exercise self­help via websites trafikken.dk/vm and kk.dk/cykelvm.

The hotline received many inquiries in the week leading up to the World Championship and received much press coverage. In addition, we provided infor­mation materials. This was handled with a few extra supporters on the hotline.

Other ProductsThe following are estimates based on experience ac­cumulated along the way. Fundamentally, most efforts were successful and represented separate parts of a coherent system of communication. Those highlighted below represent areas where there are lessons to be learned and benefitted from prospectively.

• Bannersonbridges(9)–Goodandsimplewaytoreach many road­using commuters long before they reach the barriers. Seen in relation to the economic costs, this is an effective way to communicate with citizens when they are “just sitting in their cars”

• Full-pageadsinlocalnewspapersaswellasMetroXpress and 24 Timer distributed to all house­holds throughout Copenhagen, and therefore all concerned citizens. The question is whether the •

Øvrige produkterFølgende er vurderinger, baseret på erfaringer opsamlet under­vejs. Som udgangspunkt havde de fleste indsatsområder en positiv effekt og udgjorde deres rolle i den samlede kommunika­tionsindsats. De, der er fremhævet i nedenstående, er dem, hvor der er en læring at hente til andre indsatser af samme omfang.

• Bannere på broer (9 stk.) God og simpel måde at nå mange af bilpendlerne, lang tid inden de rammes af afspærringer. Set ift. de økonomiske omkostninger, er det en effektiv måde at kommunikere med folk på ’når de alligevel bare sidder i deres bil’

54 —

Conclusions and Recommendations Looking at the actual figures (approx. 67 % fewer cars, 20 % more cycles and 500,000 more citizens using public transport) we can conclude that all ’regulars’ in Copenhagen were successfully informed about the traffic­related challenges. Efforts were also successful in getting locals to leave their cars in favour of walking, cycling or using public transport.

In addition, the large number of visitors (approximately 250,000) on the website trafikken.dk / VM, and the rel­atively few inquiries (about 5,000) to the hotline indicate that commuters from Copenhagen and the surround­ing municipalities were made aware of where they could get more information about the traffic situation, and how to get answers to their related questions.

We prospectively recommend handling similar com­munication tasks with a similar, no­nonsense, action­oriented approach. In addition, we recommend that organisers of similar events should market locally in addition to municipal communication efforts.

Regarding the communication of The Copenhagen Bicycle Festival, we can conclude that it was difficult to enlist the media. The sporting event itself was covered extensively, and the general election and a subsequent government formation also drew a lot of potential pub­licity. In spite of these factors, the activities were gener­ally well received, and knowledge of the bicycle festival among the Copenhagen respondents was 27%. The biggest successes were found in connection with child and youth activities, where communication between lo­cal institutions had been very direct in the form of direct mail, recommendations, invitations or personal inquiries. Adult activities were less popular – communication efforts here were based on mass communication such as ads, outdoor abribusses/banners and press.

With this in mind, a more direct approach to marketing is recommended as well as ensuring attendance where the target audience (Copenhageners) is gen­erally to be found. A possible approach is to include social media, and to regard each event as a market­ing channel for another activity, or make a greater effort to involve shops and professions in communi­cation efforts/activities.

Konklusioner og anbefalinger Ser man på de faktuelle tal (67 % færre biler, 20 % flere cykler, ca. 500.000 flere med de offentlige transport midler) kan vi konkludere, at det lykkedes at sikre, at alle med vanlig færden i København var bekendtgjorte med de trafikale udfordringer. Og det lykkedes at få pendlere fra omegnskom­munerne og københavnere til at lade bilen stå til fordel for at gå, cykle eller benytte de offentlige transportmidler.

Derudover indikerer de høje besøgstal (ca. 250.000) på hjem­mesiden trafikken.dk/VM, og de relativt få henvendelser (ca. 5.000) til hotlinen, at pendlere fra omegnskommunerne og københavnerne var gjort opmærksomme på, hvor de kunne få mere information om den trafikale situation, og om hvor de skulle henvende sig ifm. tvivlsspørgsmål.

Vi kan fremadrettet anbefale at håndtere lignede kommuni­kationsopgaver ift. en lignende direkte, handlingsanvisende no­nonsense strategi. Herudover anbefaler vi, at der ved lignende events fremadrettet stilles krav til arrangøren om lokal markedsmarkedsføring i København, som supplement til den kommunale kommunikationsindsats.

Mht. kommunikationen af Festdage i Cykelbyen kan vi konkludere, at det var svært at trænge igennem medierne. Selve den sportslige begivenhed fyldte meget i medierne, og samtidig var der valg og en efterfølgende regeringsdannelse. På trods af disse faktorer var aktiviteterne, skåret over en kam, velbesøgte, og kendskabet til Festdage i Cykelbyen var blandt adspurgte københavnere 27 %. De største succeser skulle findes ifm. med børne­ og ungdomsaktiviteterne som topscorer, hvor kommunikationen fra kommune til institution havde været meget direkte i form af direct mails, anbefalinger, invitationer eller personlige henvendelser. Voksenaktiviteterne var mindre velbesøgte – kommunikationsindsatsen var her baseret på bred massekommunikation ifm. annoncer, out­door abribus’er og bannere samt presse.

På baggrund heraf kan det fremadrettet anbefales at være mere direkte i markedsføringen og sikre tilstedeværelse, der hvor målgruppen (københavnerne) befinder sig. Eksempelvis ved at benytte sociale medier, samt at betragte det enkelte event som markedsføringskanal for en anden aktivitet, eller gøre en større indsats for at involvere butikker og erhverv i kommunikationsindsatsen/aktiviteterne.

55

De største succeser under Festdage i Cykelbyen skulle findes ifm. med børne- og ungdomsaktiviteterne.

57

Cykel­VM har inden for Københavns Kommunes egne rækker været betragtet som to projekter; et, der varetog myndigheds­arbejdet, og et, der varetog de side events, som var afledt af den sportslige begivenhed.

Myndighedsarbejdet omkring VM i Landevejscykling var for­ankret i TMF. De planlagte side events – med titlen Festdage i Cykelbyen – var resultatet af et samarbejde på tværs af fire forvaltninger; TMF, SUF, KFF og ØKF.

Igennem hele projektfasen har der været kørt et tæt parløb mellem VM myndighed og Festdage i Cykelbyen. Vigtigt for at dette lykkedes, var et fælles projektkontor, hvor de to projekt­ledere samt en projektmedarbejder havde mulighed for daglig sparring, rådføring og gensidig kvalitetssikring.

Intern organisering af VM myndighedI efteråret 2010 blev det besluttet at etablere en projekt­organisering internt i TMF omkring begivenheden VM i Lande­vejscykling. Målet var at sikre, at der i god tid var konkrete planer og aftaler på alle vigtige områder, og leverancerne var koordineret og afstemt i forhold til hinanden.

Projektgruppen var sammensat på tværs af forvaltningen med faglige kompetencer inden for projektets fire indsatsom­råder – kommunikation, trafik, afspærring og byliv (arrange­mentstilladelser) – for at sikre høj faglig kvalitet i leverancerne. Projektgruppen har holdt møde hver anden uge – dog hyppigere i den tidlige planlægningsfase, hvor koordineringen på tværs af indsatsområderne var særlig vigtig. •

Within the ranks of the City of Copenhagen, the Road Cycling World Championship has been regarded as two projects, one responsible for authority work, and one responsible for the side events derived from the sporting event.

Authority work pertaining to the World Championship was anchored in the TMF. The planned side events – titled Copenhagen Bicycle Festival were the result of collaboration across four administrations: TMF, SUF, KFF and ØKF.

Throughout the whole project, a close partnership between the WC authority and the Festival was con­ducted. A joint project office was important to suc­cess in this regard. Here, the two project managers a member of staff had a venue for daily interaction, consultation and mutual quality assurance.

Internal Organisation of the World Championship AuthorityIn the autumn of 2010, it was decided to establish project organisation in relation to the TMF event of the Road Cycling World Championship. The goal was to ensure that concrete plans and agreements in all major areas and deliveries were coordinated in due time and aligned relative to each other.

Organisational diagram •

The project team was comprised of different branches of management with professional expertise in the four project areas – communications, traffic isolation and city life (arrangement permits), ensuring professionalism in the distribution. The project team met every other week – more frequently in the early planning phase in which coordination across the focus areas was particularly important.

Additionally, several work groups were involved. The working groups have involved expertise from virtu­ally all management and were established ad hoc. Besides the four focus areas, work groups have been focused on cleanliness, parking, the manned gates, case management (correspondence) and signal changes. Meanwhile, legal support has been enlisted to assist the caseworker team and assess the legal options of closing off parts of the city. •

Organisering og samarbejde under Cykel-VMOrganisation and Cooperation during the Road Cycling World Championship6

56 —

Styregruppe

Projektejer

Følgegruppe

Projektleder

Projektgruppe

Steffen Rasmussen / CTRJesper Sejerø Hansen / CTRIvan Partov / CTRKim Hjerrild / CREMads Kruse / CRS

Steffen rasmussen / CTR

DCU, Woco, KBHs Politi, TMF

TrafikafviklingMaj-Britt Køppen Andersen / CTR

ArrangementHelen Jensen / CTR

KommunikationSøren Bom / CRS

AfspærringSøren Hvestendal, Bjarne Mikkelsen / CTR

Tine Brandt / CTR

58 — 59

Organisation •

The City of Copenhagen received the chairmanship of the work groups Information, Traffic and Rescue. In total, four meetings were held in the coordinat­ing group. The work groups developed problem statements and solutions which were approved in the coordination group. At these meetings, the DCU informed about decisions and requirements from the International Cycling Union (UCI).

Internal Organisation of the Copenhagen Bicycle FestivalIn terms of organization, the "Copenhagen Bicycle Festival" was established with a steering committee, an advisory group and a workgroup.

Organisation •

The steering committee's task was to decide on the general directions of the project, including ap­proval of the concept, design, strategic angles and economy. The steering group was comprised solely of members of the TMF. This was decided in order to make short and clear decision­making processes.

The monitoring group's task was to ensure the execution of the programme, and that all four ad­ministrations’ areas of interest and messages were communicated as desired. The monitoring group was comprised of competent representatives from the four administrations, TMF, SUF, KFF and ØKF, and provided continual consultancy in relation to the formulation of the final event programme.

The project work group's task was to brainstorm concepts and initiatives in order to make concrete proposals for events and activities. Joint efforts were made to develop a catalogue of ideas with concepts that were within the four administrations’ focus areas. The catalogue of ideas has subsequently formed the basis for the actual programme. The work group was broadly composed and counted members from the four administrations and representatives from exter­nal partners including Wonderful Copenhagen, the Danish Cycling Federation and local committees. •

Københavns Kommune fik formandsposterne for arbejds­grupperne Information, Trafikafvikling og Redningsbered­skab. Der blev i alt afholdt fire møder i koordineringsgruppen. Arbejdsgrupperne udarbejdede problemformulering og løsningsforslag, som blev godkendt i koordineringsgruppen. DCU orienterede på møderne om beslutninger og krav fra den internationale cykelunion (UCI).

Intern organisering af Festdage i CykelbyenOrganisatorisk blev projektet ”Festdage i Cykelbyen” opbyg­get med en styregruppe, en følgegruppe og en arbejdsgruppe.

Styregruppen havde til opgave at træffe de overordnede beslutninger for projektet, herunder godkendelse af koncept, udformning, strategiske vinkler og økonomi. Styregruppen be­stod udelukkende af medlemmer fra TMF, hvilket blev besluttet med henblik på at lave korte og klare beslutningsprocesser. •

The steering group held meetings every other week, and the monitoring group once a month.

During the course of the World Championship, we chose an operative form of organisation that largely mirrored the fundamental organisation structure of the TMF. A form of organisation that would ensure a 'hands­on' approach on almost everything going on in the city enabling us to respond quickly to unforeseen and irrefutable events.

• Organisation

The operational organisation functioned during all days of the World Championship, 24/7. In the daytime (from 8am­6pm) it was linked closely to the central police command station for the World Cham­pionship (KSN) where we had a person stationed. KSN also included representatives from the police, emergency management, the organiser, transport companies etc.

There was a close cooperation between the press hotline and the caseworker team who physically sat together in the local contact centre.

The Wide Collaboration on World Road CyclingIn January 2011, a broad cooperation was estab­lished between the Danish Cycling Union, the police, the involved/affected municipalities, road administra­tions and transport companies. With the Copen­hagen Police at the head of the table, a steering committee and four working groups were appointed to ensure coordination across the region. This organisa­tion was repeated in the police emergency organisa­tion (command station KSN), see Section 6. •

Derudover har der været flere arbejdsgrupper. Arbejdsgrup­perne har involveret kompetencer fra så godt som hele forvaltningen og er blevet etableret ad hoc. Udover de fire indsatsområder har der været arbejdsgrupper omkring renhold, parkering, de bemandede porte, sagsbehandling (skriftlige henvendelser) og signalændringer. Samtidig har der været tilknyttet juridisk kompetence, der har assisteret sagsbehandlerteamet og vurderet de juridiske muligheder for afspærring af byen.

Der har været holdt møde i styregruppen hver anden uge og i følgegruppen en gang om måneden.

Under afviklingen af VM valgte vi en operativ organisering, som lagde sig tæt op ad basisorganisationen i TMF. En organi­sering, som skulle sikre, at vi havde ’hands on’ på så godt om alt i byen, og at vi kunne reagere hurtigt på uforudsete og uafviselige hændelser.

Den operative organisering fungerede i alle VM­dagene og døgnet rundt. I dagtimerne (kl. 8­18) var den knyttet tæt op på politiets centrale kommandostation for VM (KSN), hvor vi havde en mand siddende. I KSN sad desuden repræsentanter fra politiet, beredskabet, arrangøren, trafikselskaberne m.fl.

Der var tæt samarbejde mellem presseberedskabet, hotlinen og sagsbehandlerteamet, som fysisk sad sammen i kommunens Kontaktcenter.

Det brede samarbejde omkring VM i LandevejscyklingI januar 2011 blev der etableret et bredt samarbejde mellem Danmarks Cykle Union, politiet, de involverede/berørte kom­muner, Vejdirektoratet og trafikselskaberne. Med Københavns Politi for bordenden blev der nedsat en styregruppe og fire arbejdsgrupper, som skulle sikre koordineringen på tværs af regionen. En organisering, som gik igen i politiets bered­skabsorganisering, (kommandostation, KSN), jf. afsnit 6. •

KoordinationsgruppeKøbenhavns Politi, Nordsjællands politi, DCU, Rudersdal, KK, Gentofte

Offentlig transportMoviaDSB-First, DSB S-tog, Metro

RedningsberedskabetKKKommuner, politi, Movia, Gentofte, Region Hovedstad

FærdselKKGentofte, Kommuner, politi, VD

InformationKKKommuner, VD, Politi, DSB

Styregruppe

Projektejer

Projektleder

Projektassistent

Jesper Sejerø Hansen / CTRNiels Tørsløv / CTREva Tolstrup Ziegler / CRS

Jesper Sejerø Hansen / CTR

Charlotte Vernegren / CTR

Anja Dirksen / CTR

ArbejdsgruppeCTR / Jesper Sejerø Hansen, Charlotte Vernegren, Tine Brandt Nielsen, Bettina Kajander, Lone Torp, Andreas Røhl — CRS / Mads Kruse, Søren Bom, Susanne Glerup, Tine Bach — CMI / Stine Knudsen, Lene Bjerg, Tina Højlund, Thomas Chapelle — SUF / Alexander Lehmann, Braulio Rocha, Eva Elkjær — ØKF / Mads Monrad, Christian Christensen — KFF / Mads Elling — BUF / Henrik Gretoft — DCF / Kristian Simonsen, Mai-Britt Kristensen — Woco / Martin Strange Persson, Martin Vester-gaard, Maria Bødtcher

FølgegruppeAndreas Røhl / CTRMads Monrad / ØKFMads Elling / KFFAlexander Lehmann / SUFMads Kruse / CRS

Kommandocentral på Politigården (KSN)

Teknik- og Miljøforvaltningen

Afspærringer Lyssignaler Renhold Porte Presse Borgerhen-vendelser

Hotline og sags-behandlerteam

60 — 61

ExternallyThe broad collaboration has been paramount to the success of the event. Through the cooperation, the individual tasks were tailored and coordinated onto a single communication platform, a traffic plan for the entire region, a coherent public transport network and preparedness at all levels.

Conclusion and RecommendationsThe internal project organisation around both WC Authority and the Festival has leaned heavily on the base organisation. The formula has worked well and ensured the high distribution quality and the neces­sary cross­coordination, for example. reconciliation between traffic, logistics and communication efforts.

For the WC Authority it was crucial that the broad collaboration between the DCU, the involved authori­ties and the transport companies functioned so well as it did – it took the planning from being ’successful’ to ’highly successful’. For the Festival, the coopera­tion across administrations was in focus, especially because everyone had an equal share in the project. Overall, it has been important for the Cycling World Championship as a whole to create good relations and establish a constructive cooperation, both inter­nally and with external partners.

We recommend that the City of Copenhagen pro­spectively reflects on when it should take an active role as a host. Big events have an impact on citizens and businesses alike, and the City has a responsibil­ity to ensure that the city functions on a fundamental level ­ also during large events. By virtue of this responsibility, we recommend that the City takes an active part in planning and execution.

We also recommend that the City creates an interdis­ciplinary project organisation to ensure coordination and synergy when it takes an active role as a host.

EksterntDet brede samarbejde har været alfa og omega for en vel­lykket begivenhed. Via samarbejdet blev de enkelte opgaver afstemt og koordineret til én fælles kommunikationsplatform, en trafikplan for hele regionen, et sammenhængende kollek­tivt trafiknet, samt beredskab på alle planer.

Konklusion og anbefalingerDen interne projektorganisering omkring både VM Myndighed og Festdage i Cykelbyen har lænet sig tæt op ad basis­organisationen. Formen har fungeret godt og sikret den høje kvalitet i leveringerne samt den nødvendige tværgående koordinering, f.eks. afstemning mellem det trafikale greb, logistikken og kommunikationsindsatsen.

For VM Myndighed havde det afgørende betydning – og fik flyttet planlægningen fra god til rigtig god – at det brede samarbejde mellem DCU, de involverede myndigheder og trafikselskaberne fungerede så godt, som det gjorde. For Festdage i Cykelbyen var samarbejdet på tværs af forvaltnin­gerne i fokus, især fordi alle havde en ligelig andel i projektet. Overordnet set, har det været vigtigt for hele Cykel­VM at skabe gode relationer og etablere et konstruktivt samarbejde, både internt i organisationen og med eksterne samarbejdspartnere.

Vi anbefaler, at Københavns Kommune fremadrettet gør sig overvejelser om, hvornår kommunen skal påtage sig en aktiv værtsrolle. Store begivenheder har en indflydelse på borger­nes og erhvervslivets dagligdag, og kommunen har et ansvar for, at byen fungerer – også under afvikling af store begiven­heder. Qua det ansvar, anbefaler vi, at kommunen indgår aktivt i planlægningen og afviklingen.

Vi anbefaler også, at kommunen opretter en tværgående projektorganisering for at sikre koordinering og samvirke, når den tager en aktiv værtsrolle.

Assessment of Organisation and CooperationInternallyOne of the prerequisites to the success of creating a comprehensive framework for the World Champion­ship was the huge effort of the municipal employees, particularly from TMF, before and during the Road Cycling World Championship.

The World Championship has sometimes drawn significant resources from the TMF, and here it has proved that it has been advantageous to create an organisation that is close to the base organisation. This has created flexibility and high­quality problem solving. However, some of the classic challenges with a project organisation in a line organisation did show themselves, such as matching expectations of resource requirements for the project, and a backlog in daily tasks.

It is important to create a broad ownership when the administrations / local authorities are involved in such major projects as the World Road Championship. This increases understanding of resource require­ments within the municipality.

It is important to initiate projects of the caliber that the Cycling World Championship has revealed itself to be earlier – especially regarding the political process. When you enter into collaboration around large events, it is important to have the political committees’ approval from the very beginning. This means that the 'rules of the game' are set for both management and organiser. Ultimately, it leaves no doubt about as to who is primarily responsible for the processes and tasks. •

Følgegruppen havde til opgave at sikre programindholdet, samt at alle fire forvaltningers interesseområder og budskaber blev kommunikeret ud som ønsket. Følgegruppen talte beslutningsdygtige repræsentanter fra de fire forvaltninger, TMF, SUF, KFF og ØKF, og blev hele vejen igennem taget i ed i forhold til udformning af det endelige eventprogram.

Projektets arbejdsgruppe havde til opgave at brainstorme på koncepter og initiativer med henblik på at komme med konkrete forslag til events og aktiviteter. Der blev i fællesskab arbejdet på at udvikle et idékatalog med koncepter, som lå inden for de fire forvaltningers fokusområder. Idékataloget har efterfølgende dannet grundlag for tilblivelsen af det egentlige program. Arbejdsgruppen var bredt sammensat og talte medlemmer fra de fire forvaltninger samt repræsentanter fra eksterne samarbejdspartnere, som bl.a. Wonderful Copenhagen, Dansk Cyklist Forbund og Lokaludvalgene.

Vurdering af organisering og samarbejdeInterntEn af forudsætningerne for, at vi lykkedes med at skabe en samlet ramme for Cykel­VM, var den kæmpe indsats, medar­bejderne i Københavns Kommune, særligt fra TMF, lagde, op til og under Cykel­VM.

Cykel­VM har til tider trukket store ressourcer i TMF, og her har det vist sig, at det har været en fordel at skabe en organisation, der ligger tæt op ad basisorganisationen. Det har skabt fleksibilitet og høj kvalitet i opgaveløsningen. Der har dog været nogle af de klassiske udfordringer med en projektorganisation i en linjeorganisation, så som forventnings afstemning af, hvor stort et ressourcetræk, pro­jektet kan/skal udgøre, og et efterslæb i de daglige opgaver.

Det er vigtigt at skabe et bredt ejerskab, når forvaltningen/kommunen involverer sig i så store projekter som Cykel­VM. Det øger forståelsen for ressourcetrækket internt i kommunen.

Det er vigtigt at komme tidligere i gang med projekter af den kaliber, Cykel­VM har været – især hvad angår den politiske proces. Når man indgår samarbejde omkring store begivenhe­der, er det vigtigt at få de politiske udvalgs godkendelse helt fra begyndelsen. Det gør, at ’spillereglerne’ er udstukket for både forvaltning og arrangør. I sidste ende efterlader det ikke tvivl om, hvem der er hovedansvarlig for hvilke processer og opgaver. •

62 — 63

ØkonomiEconomy

Regnskaberne for VM Myndighed og Festdage i Cykelbyen er så godt som afsluttede, så nedenstående regnskaber vil ikke ændre sig nævneværdigt.

VM MyndighedDer blev kalkuleret med et budget på i alt kr. 2,4 mio. til VM Myndighed. De ekstraordinære udgifter til at få løftet opgaverne med skiltning og afspærring, ekstraordinært renhold og toiletfaciliteter til publikum samt kommunikation til byens borgere, erhvervsliv og trafikanter er håndteret på TMF’s ordinære driftsbudget.

VM Myndighed Budget Foreløbigt regnskabSkilte og afspærring 1.500.000 kr. 1.643.500 kr.

Renhold 300.000 kr. 300.000 kr.

Kommunikation 600.000 kr. 581.529 kr.

I alt 2.400.000 kr. 2.525.029 kr.

VM Myndighed er gået omkring kr. 125.000 over budget, hvilket alene kan tilskrives hovedposten ’skilte og afspærring’. Skilte og afspærringsopgaven blev sendt i licitation tidligt i planlægningsfasen, hvilket betød en række usikkerheder på selve opgaven, da entreprenøren afgav tilbud. Samtidig måtte forvaltningen reagere på en række uforudsete og uafviselige hændelser under Cykel­VM. F.eks. måtte spærringen på Refshalevej forstærkes af flere omgang i VM­dagene.

Med til regnskabet hører også det tab af parkeringsindtægter, som TMF har oplevet i forbindelse med Cykel­VM. Center for Parkering vurderer, at det reelle tab af parkeringsindtægter har været på kr. 2,37 mio. som følge af afspærringerne. Se bilag 7.

Festdage i CykelbyenFestdage i Cykelbyens samlede budget til side events, markedsføring mv. var på kr. 3,6 mio. og er finansieret med kr. 0,9 mio. fra hhv. TMF, SUF, KFF og ØKF.

Festdage i Cykelbyen Budget Foreløbigt regnskabCentrale og lokale events 2.000.000 kr. 2.200.000 kr.

Kommunikation 1.000.000 kr. 800.000 kr.

Projektledelse & hotline 600.000 kr. 600.000 kr.

I alt 3.600.000 kr. 3.600.000 kr.

Ved denne rapports afslutning holder budgettet for Festdage i Cykelbyen.

Ressourcetræk i Teknik- og MiljøforvaltningenDe involverede centre i TMF har bidraget med ressourcer inden for det eksisterende budget. Forvalt­ningen har anvendt mandetimer svarende til 3¼ årsværk på Cykel­VM. 1 årsværk til projektledelse for VM Myndighed, 1 årsværk til myndighedskommunikation, ½ årsværk til vejmyndighedsopgaver (f.eks. myndig­hedsbehandling, tilsyn med afspærringer og døgnberedskab under VM), ¼ årsværk til trafikale vurderinger samt ½ årsværk til diverse opgaver (arrangementstilladelser, bemanding af porte mv.). Ressourcer til ekstraordinært renhold er indeholdt i de kr. 300.000.

The WC Authority and Festival accounts are as good as completed, so the following will not change significantly.

WC AuthorityA total budget of DKK 2.4 million was estimated for the WC Authority. The extraordinary costs of carrying out tasks to do with signs and barriers, extraordinary cleanliness and toilet facilities for audiences, and communication to city residents, businesses and road users were covered by the TMF's annual operating budget.

WC Authority Budget Preliminary accountsSigns and barriers DKK 1,500,000 DKK 1,643,500

Sanitation DKK 300,000 DKK 300,000

Communication DKK 600,000 DKK 581,529

TOTAL DKK 2,400,000 DKK 2,525,029

The WC Authority was around DKK 125,000 over budget, which is attributed to the main entry of 'signs and barriers'. Tasks to do with signs and barriers were submitted for competitive bidding early in the planning stage, which resulted in a number of uncertainties concerning the job when the contractor made its bid. In addition, the administration had to respond to a series of unforeseen and irrefutable events during the World Championships. For example, the barrier on Refshalevej had to be fortified several times during the days of the World Championship.

Also relevant to the financial statements is the loss of parking revenue that the TMF has experienced in connection with the World Championship. Center for Parkering estimates that the real loss of parking revenue was DKK 2.37 million as a result of the barricading.

Copenhagen Bicycle Festival The total budget for The Copenhagen Bicycle Festival, including side events, marketing, etc., was DKK 3.6 million and is funded with DKK 0.9 million. from TMF, SUF, KFF and ØKF, respectively.

Copenhagen Bicycle Festival Budget Preliminary accountsCentral and local events DKK 2,000,000. DKK 2,200,000.

Communication DKK 1,000,000 DKK 800,000

Project & Hotline DKK 600,000 DKK 600,000.

TOTAL DKK 3,600,000 DKK 3,600,000

As per the end of this report, the Copenhagen Bicycle Festival is within budget.

Resource Requirements – the Technical and Environmental DepartmentThe involved centres in the TMF contributed resources within the existing budget. The administration has used man­hours equivalent to 3¼ FTE on the World Road Championships. 1 FTE for project management in relation to the WC Authority, 1 FTE for government communications, ½ FTE for the road authority tasks (e.g. authority management, supervision of barriers and 24/7 emergency services during the World Championship), ¼ FTE for traffic assessments and ½ FTE for various tasks (event permits, manning the gates etc.). Resources for extra­ordinary sanitation are included in the DKK 300,000.

7

68 — 69

Festdage i Cykelbyen17.-25. september

festdageicykelbyen.dk

CYKEL PARADE

KøbenhavnerFEST

OPEN AIR

FILM

Se hele programmet på

Festdage i Cykelbyen17.-25. september

festdageicykelbyen.dk

pÅ sCeNeN mandag den 19. september

BIkeFIt-tIme med FItNess WOrldkl. 17.00-20.00

OFFICIel ÅBNING Ved OVerBOrGmester FraNk JeNseNkl. 17.45-18.00

dJ: pelle peter (p6 Beat) & NIChOlas kaWamura (p3) + præmIeOVerrækkelsekl. 20.30-21.30

FastpOhOlmeN kl. 22.00-23.00

pÅ sCeNeN tirsdag den 20. september

dJ: pelle peter (p6 Beat) & NIChOlas kaWamura (p3)kl. 19.00-21.30

Carpark NOrthkl. 22.00-23.00

se hele programmet på

Festdage i Cykelbyen17.-25. september

festdageicykelbyen.dk

Baisikeli tilbyder førstehjælp til byens cyklerHopper kæden af, eller har du brug for at få cyklen smurt og strammet efter? Vi giver et gratis cykeltjek den 19.-21. september mellem kl. 07.00-11.00.

Baisikeli er swahili for cykelNår mennesker i fattigdom bliver mere mobile, får de mulighed for at skabe et bedre liv. Baisikeli er en social-økonomisk virksomhed, der driver forretning fra Danmark med det formål at finansiere flere og større afrikanske projekter og overføre dansk specialviden.

Se hele programmet på

Festdage i Cykelbyen byder velkommen til en uge med aktiviteter og events i cyklens tegn

Læs mere på www.baisikeli.dk

Festdage i Cykelbyen 17.-25. september

A-skilte Baisikeli

Indgangsportal x 2

Hegnsbanner

Oversigt Jarmers Plads — Rådhuspladsen etcOverview Jarmers Plads — Rådhuspladsen etc

Udgivet af Teknik- og Miljøforvaltningen, Københavns Kommune 2011Redaktion: Tine Brandt-Nielsen, Charlotte Vernegren Christensen Center for TrafikFoto: Ursula Bach, Troels HeienLayout: TMF Grafisk Design