EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV LOT N° 10: Support to ......EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV...

EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV LOT N° 10: Support to Industry, Commerce, Services MIHALEVSKI 7 / BG2003/004.937.11.03-02

ТЕХНИЧЕСКА ПОМОЩ ЗА ПИЛОТНА

ИНТЕГРИРАНА ИНВЕСТИЦИОННА СХЕМА ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ

РЪКОВОДСТВО ЗА АДМИНИСТРАТИВНО И

ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ

ТЕХНИЧЕСКА ПОМОЩ ЗА ПИЛОТНА ИНТЕГРИРАНА ИНВЕСТИЦИОННА СХЕМА

ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ НА СЕВЕРОИЗТОЧЕН ПЛАНОВИ РЕГИОН

“Пилотна интегрирана схема за регионално развитие на Североизточен планови регион”

Програма ФАР BG2003/004.937.11.03

РЪКОВОДСТВО ЗА

АДМИНИСТРАТИВНО И ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ

НА ПРОЕКТИ ПО ДОГОВОРИ ЗА БЕЗВЪЗМЕЗДНА ПОМОЩ

ПО ПРОГРАМА ФАР

BG2003/004.937.11.03


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03

ТЕХНИЧЕСКА ПОМОЩ ЗА ПИЛОТНА ИНТЕГРИРАНА ИНВЕСТИЦИОННА СХЕМА ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ Стр 3

Съдържание 1 Въведение 5

2 Административни правила и процедури 6 2.1 Основни изисквания при изпълнение на договори с безвъзмездно

финансиране 6 2.2 Страни по договорите за безвъзмездна помощ 7 2.3 Други участници по договорите за безвъзмездна помощ 8 2.4 Правила и процедури по изпълнение на договорите 9 2.5 Извършване на промени в договорите 10 2.6 Прекратяване на договорите 11

3 Процедури и принципи на договаряне с подизпълнители 13 3.1 Общи принципи на договаряне 13 3.2 Общи изисквания при договаряне 15 3.3 Видове договори с подизпълнители 15 3.4 Правила и процедури приложими при договори за услуги 16 3.5 Правила и процедури приложими при договори за доставки 17 3.6 Правила и процедури приложими при договори за строителна дейност 19

4 Финансово управление на договорите 21 4.1 Допустимост на разходите 21 4.2 Отчитане на разходите за изпълнението на договорите 22 4.3 Отчитане на разходите по бюджетни пера 22 4.4 Отчитане на личен принос 26 4.5 Отчитане разходите на партньорите 26 4.6 Изисквания и финансови условия 27 4.7 Правила при отчитане на договори с подизпълнители 27

5 Отчитане изпълнението на договорите 28 5.1 Техническа документация по проекта 28 5.2 Финансова документация по проекта 30

6 Популяризиране 31 6.1 Изисквания за популяризиране на дейностите при проекти,

финансирани с безвъзмездна помощ от ЕС 31 6.2 Геометрично описание на логото на ЕС 32

7 Допълнителни процедури 33 7.1 Комуникационни процедури 33 7.2 Процедури по освобождаване / възстановяване на ДДС 35


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложения Приложение 1 – Модел на работен лист Приложение 2 – Пояснение по процедурите за договаряне. Оценителни комисии Приложение 3 – Transmission Note Приложение 4 – Формат на месечни отчет Приложение 5 – Верификационен лист Приложение 6 - Справки за изплатените възнагаражденията и осигуровки Приложение 7 - Форма за уведомление при промяни в бюджета

Списък на съкращенията МРРБ Министерство на регионалното развитие и благоустройството

ЕК Европейска комисия

ЗИП Звено за изпълнение на проекти

Определения и терминология PRAG Практическото ръководство за договорни процедури,

финансирани от бюджета на ЕС

Договори Договорите за безвъзмездна помощ за грантово финансиране на проекти

Проекти Действията, включени за изпълнение в договорите

Transmission Note Писмо за комуникация между Договарящия орган и Изпълнителя

Бенефициент (Изпълнител) - Ползвател на проект, финансиран с безвъзмездна помощ

Договарящ орган (Възложител) - ГД Изпълнителна Агенция Програма ФАР към МРРБ

Грантова схема Схема за финансиране на проекти, включваща като елемент безвъзмездно финансиране

Тръжна процедура Процедура за избор на Под-изпълнител за извършване на услуги, доставки или строителство по дейности, заложени в Проектите и включени в Договорите


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


1 Въведение Предназначение

Настоящото Ръководство е предназначено за Изпълнители (ползватели) на проекти по договори за безвъзмездна помощ, финансирани от програма ФАР BG2003/004.937.11.03.

Методология

Методологията за администриране изпълнението на договорите за безвъзмездна помощ е съгласно правилата и процедурите на Европейската Комисия, заложени в “Практическото ръководство за договорни процедури, финансирани от Бюджета на ЕС в контекста на външни дейности с трети страни”, изменено от 25 Март 2003 (PRAG).

Институционална рамка

Институционалната рамка на проекта за безвъзмездна помощ визира следните страни:

Делегация на ЕК в България;

Възложител (Договарящ орган) - ГД Изпълнителна Агенция Програма ФАР към МРРБ;

Звено за Изпълнение на Проекти (ЗИП) е Областна Администрация ВАРНА

Регионални Координатори на ГД ИА ФАР на МРРБ (Добрич, Варна, Силистра, Разград, Търговище, Шумен);

Техническа помощ;

Изпълнители по отделните проекти – получатели (бенефициенти) на безвъзмездна помощ.

Официални страни по договора са ГД Изпълнителна Агенция Програма ФАР към МРРБ, Изпълнителите на проектите (общини, НПО, други организации) и Делегацията на Европейската комисия.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


2 Административни правила и процедури

2.1 Основни изисквания при изпълнение на договори с безвъзмездно финансиране

2.1.1 Планиране

Безвъзмездното финансиране трябва да се планира от Договарящия орган при ясно определени цели. Годишната програма трябва да се публикува на интернет страницата на МРРБ.

Работната програма трябва да се специфицира на база на законовите изисквания (съответната нормативна уредба), целите, графика на процедурите и очакваните резултати.

Всяко съществено изменение в работната програма трябва също да се публикува при условията на първоначалната работна програма.

2.1.2 Прозрачност

Проектите, финансирани с безвъзмездна помощ трябва да са общо достъпни и широко популяризирани. Изпълнението на проектите трябва да се извършва при максимална прозрачност като навременно се публикуват предложенията за участие в тръжни процедури и се обявява намерение за процедура дори в случаите, където е възможна процедура по директно договаряне.

2.1.3 Равнопоставеност

Равнопоставеността налага пълна безпристрастност при организиране и изпълнение на всички процедури. Това означава оценка и избор на предложенията от Оценителна комисия, като при необходимост се ползват съвети от независими експерти.

2.1.4 Невъзможност за натрупване Не е допустимо получаване на повече от едно безвъзмездно финансиране на даден Ползвател (Бенефициент) за една и съща дейност.

2.1.5 Не финансиране на минали дейности Безвъзмездното финансиране покрива само разходи, направени след подписване на договора. Разходи, направени преди подписване на договора за безвъзмездното финансиране остават за сметка на получателя на помощта.

2.1.6 Съвместно финансиране Договарящият орган (Възложителят) следи за пълното финансиране на определена дейност, съгласно изискванията на договора, включително и в частта за съвместно финансиране.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


2.1.7 Не финансиране на печалба Безвъзмездното финансиране няма за цел или не води до генериране на печалба от Бенефициента. Печалбата се определя като:

• Надбавка върху сумарните фактури за разходите за дейността, направени за финалното плащане;

• Надбавка над оперативния бюджет при получаване на безвъзмездна помощ за оперативни действия.

2.1.8 Правила за добро управление • Наличност на средства – преди започване на дадена процедура,

предвидените средства трябва да са налични;

• Използване на стандартни документи – да се използват стандартни формати на документите (всички формати са налични на интернет страницата на МРРБ);

• Съхраняване на информация – наличната информация по провеждане и оценка на тръжни процедури, финансова, счетоводна и друга информация по проекта следва да се съхранява в писмена форма в продължение на седем години.

• Процедури по доставки, услуги или строителни дейности за финансираните дейности – ако изпълнението на дейността включва доставки, извършване на услуги или строителство, ползвателите на безвъзмездно финансиране следва да прилагат процедурите на Практическото ръководство за договорни процедури при безвъзмездна помощ част 6.8.;

• При промяна на процедурите съгласно част 6 от PRAG се изисква одобрение от Европейската Комисия.

2.2 Страни по договорите за безвъзмездна помощ Страните, участващи в изпълнението на договорите за безвъзмездна помощ са:

2.2.1 ИЗПЪЛНИТЕЛ Изпълнител (главен изпълнител, ползвател, бенефициент) по договорите за безвъзмездна помощ е организацията, отговорна за изпълнението на проекта (от чието име е подписан Договора). Изпълнителят носи пълната отговорност за изпълнението на Договора.

2.2.2 ВЪЗЛОЖИТЕЛ Възложител (Договарящ орган, контролиращ орган) по договора е ГД Изпълнителната агенция по Програма ФАР към Министерството на регионалното развитие и благоустройството (ГД ИА ФАР към МРРБ).

Възложителят възлага изпълнението на Договора на Изпълнителя и упражнява технически и финансов контрол над тяхното изпълнение. Изпълнителите следва да комуникират с ГД ИА ФАР към МРРБ по въпроси, свързани с подготовка на документи и провеждане на тръжни процедури за избор на Подизпълнители, искане на каквито и да е промени и допълнения към Договора, въпроси и процедури, свързани с изготвяне на отчетни доклади, финансови условия и др.).


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


2.3 Други участници по договорите за безвъзмездна помощ

Партньори Партньорите са организациите, които са представили и изпълняват проекта съвместно с Изпълнителя. Участието на партньорите в проекта е указано в Анекс I в т.1.8 (е) и (f) “Разпределение на отговорности“ и т. 1.9 “График на изпълнение на дейностите” от Договора.

Подизпълнители Подизпълнител е организация или лице, извършващо услуги, доставка или строителство по дейности, заложени в Проекта и включени в Договора.

Всеки един Подизпълнител трябва да има сключен договор с Изпълнителя (Бенефициента), който влиза в сила след одобрение от страна на Възложителя (ГД ИА ФАР към МРРБ). Този договор се сключва въз основа на проведена тръжна процедура, спечелена от Подизпълнителя.

Звено за изпълнение на проекта (ЗИП) Звено за изпълнение на проекти е структура, базирана в Областна администрация Варна. Звеното за изпълнение на проекти отговаря за техническото изпълнение на грантовата схема след подписването на договорите за безвъзмездна помощ и осъществява оперативен контрол по изпълнението на договорите. Предназначението на оперативния мониторинг в системата от дейности на звеното е да управлява проекта и следи за непосредственото изпълнение на дейностите, заложени в Договора, приема и извършва първоначална оценка на техническите доклади на изпълнителите по договорите за безвъзмездна помощ, отчита непосредствено постигането на резултатите, заложени в проекта и своевременно идентифицира потенциалните рискове за изпълнението на проектите.

Консултанти по техническата помощ За оказване на техническата помощ при реализацията на Грантовата схема за безвъзмездна помощ е нает консултантски екип на фирма ЕКО Белгия. Основните задачи на консултантския екип са техническо подпомагане на ГД ИА ФАР към МРРБ при мониторинг на техническото изпълнение на договорите за безвъзмездна помощ; подпомагане на Звено за изпълнение на проекти по време на оперативния контрол на изпълнението на договорите чрез технически консултации, обучения на персонала на Звеното, предоставяне на ръководства и помощни материали, помагащи за оперативното управление на Договорите; подпомагане и обучение на Изпълнителите на договорите за безвъзмездна помощ за правилното прилагане на процедурите и коректно изпълнение на договорите.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


2.4 Правила и процедури по изпълнение на договорите

2.4.1 Съдържание на договорите

Специални условия: Чл.1. Цел и предмет на договора;

Чл.2 Срок на изпълнение договора;

Чл.3. Финансови параметри на договора - размер на финансовата помощ и разпределение;

Чл.4. Технически и финансови отчети и споразумения за плащане;

Чл.5. Адреси за кореспонденция и лица за контакти;

Чл.6. Приложения към договора;

Чл.7. Други условия, които за приложими.

2.4.2 Приложения към договорите по чл. 6

Анекс I Описание на дейностите: Описанието на дейностите по проекта включва цялостно детайлно описание на заложените при кандидатстване дейности, описание на екипа и партньорите, декларации на изпълнителя и на партньорите, приложени документи, свързани с дейността.

Анекс ІІ Общи условия: Общите условия за изпълнение на договора са както следва:

Общи и административни условия:

1. Общи задължения – задължения на Бенефициента по изпълнение на проекта съгласно Договора;

2. Задължения за предоставяне на информация, технически и финансови отчети;

3. Отговорности – отговорност на Бенефициента спрямо трети страни;

4. Конфликт на интереси - задължения на Бенефициента за избягване на конфликт на интереси;

5. Конфиденциалност;

6. Визуализация;

7. Собственост / ползване на резултатите и оборудването по проекта;

8. Оценка на проекта;

9. Изменение на Договора;

10. Прехвърляне на права по Договора;

11. Срок на изпълнение на Проекта, удължение, мониторинг, форс мажор, начална и крайна дати;

12. Прекратяване на Договора;

13. Приложимо законодателство и разрешаване на спорове;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Финансови условия:

14. Допустими разходи;

15. Плащания и лихви при забавено плащане;

16. Счетоводно отчитане, технически и финансов контрол;

17. Окончателно финансиране от Договарящия орган – условия за финансиране при приключване изпълнението на Договора;

18. Възстановяване – възстановяване на надплатени суми.

Анекс ІІІ Бюджет на договора: Разходи за изпълнение на дейностите, разбити по отделни пера .

Анекс IV Процедури за възлагане на договори на Подизпълнители: Вид на процедурата, която трябва да се използва при възлагане на поръчки на външни изпълнители.

Анекс V Стандартно искане за плащане и финансова идентификационна форма: Формуляр, стандартен за всички договори, които трябва да се приложи към исканията за плащане (авансово, междинно и окончателно)

Анекс VI Модел на сертификат за одит: Формуляр, която трябва да се използва при одитиране на проекта от външен одитор.

2.4.3 Други специални условия, приложими за дейността (чл. 7): 1. Изпълнителят е длъжен да извърши външен одит от независим

одитор;

2. Възложителят осъществява предварителен контрол при сключване на договори с подизпълнител;

3. Изпълнителят е длъжен да покани представител на Възложителя като наблюдател на тръжната процедура по избор на подизпълнител

4. Изпълнителят е длъжен да предостави Тръжното досие за надзор на строителните работи в срок до 15 дни от започване изпълнението на договора.

5. Изпълнителят е длъжен да изисква предоставяне на банкова гаранция от страна на Подизпълнителя на строителните работи;

6. Изпълнителят следва да представя ежемесечни доклади по изпълнението на Договора на английски език.

2.5 Извършване на промени в договорите Промени в договора могат да се правят само след предварително съгласуване с Възложителя (Договарящия орган). Процедурата за промени в договорите са залегнали в Чл. 9 от Общи условия и се третират съгласно изискванията на Европейската комисия за приложима процедура при промени в договореното между Договарящия орган и Изпълнителя на проекта. Всяка една промяна на


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Договора, включително и на Приложенията към него, трябва да бъде направена в писмена форма.

Промените се класифицират като съществени и несъществени.

(a) Съществени промени: Промяна на дейностите; Промяна на партньор; Преразпределение на бюджет по бюджетна линия над 15%.

Всяко едно искане за промяна на Договора, включително и на Приложенията към него, трябва да бъде отправено до Възложителя в писмена форма, поне един месец преди датата на влизане в сила на исканото изменение. Възложителят може и да не приеме искането и да не одобри предлаганите промени, ако промяната съществено видоизменя целите на Договора или ако исканите промени изменят същността на проекта и застрашават неговата финансова устойчивост.

За извършването на съществени промени, касаещи срока на изпълнение, промяна на дейностите и процентното разпределение на инвестициите се изисква одобрение от страна на Делегацията на ЕК в България.

(b) Несъществени промени Промяна адрес; Промяна на банкова сметка; Заменяне на одитор; Вътрешно преразпределение на разходите по бюджетни линии под

15%. За извършване на несъществени промени е необходимо изпълнителят да изпрати уведомително писмо до договарящия орган. Писменото уведомление се подава в срок от един месец преди започване на дейността, касаеща промяната.

Изпращането на уведомление не спира правото на Договарящия орган да се противопостави на избора на Бенифициента.

Формата за уведомление при промени в бюджета е приложена в Приложение 7.

Не се допускат промени в договора за:

Увеличаване на размера на предоставената безвъзмездна помощ; Удължаване на срока на изпълнение на индивидуалния договор след датата на изтичане на срока заложен във Финансовия Меморандум;

Увеличаване на размера на ставките на хонорарите (Раздел 1 от бюджета);

Увеличаване на административните разходи; Искане за промяна със задна дата;

2.6 Прекратяване на договорите

Прекратяването на договорите е приложимо в следните случаи:

1. В случай на невъзможност на която и да е от двете страни (Изпълнител, Възложител) да изпълни договора ефикасно или в


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


съответствие с изискванията, тя следва да се консултира и да се опита да постигне съгласие. При невъзможност за постигане на взаимно съгласие, всяка една от страните може да прекрати договора, предоставяйки двумесечно писмено предизвестие, без да се налага да плаща компенсации.

2. Възложителят има право да прекрати договора с Изпълнителя без да го уведоми предварително и без да плати каквато и да е компенсация, в случаите:

Неизпълнение от страна на Изпълнителя на каквито и да в задължения по договора и след като му е отправено писмено предупреждение в рамките на 30 календарни дни;

При банкрутиране или изпадане в несъстоятелност на Изпълнителя;

Когато Изпълнителят е осъден за престъпление, свързано с изпълнение на служебните му задължения; Когато изпълнителят е въвлечен в корупционни схеми или организирана престъпна дейност;

При промяна на законния статус на Изпълнителя, докато Адендума отчитащ този факт се одобрява;

При неизпълнение на членове 4, 10 и 16 на Общите условия;

Когато Изпълнителят предоставя неверни или непълни счетоводни отчети за да получи безвъзмездна помощ или предоставя неверни доклади.

В случай на прекратяване на Договора Изпълнителят ще получи безвъзмездна помощ само за тази част от договора, която е изпълнена. За тази цел Изпълнителят трябва да отправи искане за плащане и да представи Окончателен доклад, съгласно член 2 на Общите условия на Договора.

3. Договорът се прекратява при липса на каквото и да е плащане в продължение на три години.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


3 Процедури и принципи на договаряне с подизпълнители

Процедурите по възлагане на поръчки на външни изпълнители са заложени в АНЕКС IV към Договора на проекта и се базират на член 6.8 от Практическото ръководство за процедури при изпълнение на външни договори, финансирани от ЕК (PRAG).

Съгласно член 7.1.2 от Специалните условия на договорите Възложителят упражнява контрол на всяка една процедура по договаряне, т.е. одобрява всички документи и решения, които се взимат от изпълнителите преди предприемане на следващи стъпки по тръжните процедури.

Изпълнителите се задължават по силата на член 7.1.3. от Специалните условия на договорите да поканят Възложителя да участва в тръжните процедури, в срок не по-късно от 15 дни преди отварянето на търга.

3.1 Общи принципи на договаряне

3.1.1 Прозрачност

Процедурите по избор на подизпълнител трябва да са общо достъпни и широко популяризирани. Всички предложения за участие в тръжни процедури и обяви на намерение за процедура трябва да се обявяват едновременно за всички участници и да са обществено достояние, дори в случаите, където е възможна процедура по директно договаряне. Изпълнението на проектите трябва да се извършва при максимална прозрачност и информираност.

3.1.2 Осигуряване на конкурентни условия Вида на процедурите за доставки, услуги и работа (строителни дейности) зависи от стойността на договора. Видовете процедури са описани в част 3.3 от настоящото ръководство.

Каквато и да е приложимата процедура, Бенефициентът е длъжен да осигури условия за честна конкуренция. Организаторът на тръжната процедура трябва да извърши необходимите проверки дали участниците отговарят на условията на търга и при необходимост да изисква допълнителна информация от тях. Бенефициентът е длъжен да не разпространява получената информация.

3.1.3 Избягване на конфликт на интереси За избягването на какъвто и да е конфликт на интереси, всяка една фирма (включително фирмите в дадена група, другите членове на същия консорциум и техните Подизпълнители) или експерт, участващи в подготовката на проекта трябва да се изключват от участие в търговете, въз основа на тази предварителна работа.

3.1.4 Правило за националност Участието в тръжни процедури, администрирани от Бенефициента, е открито при равни условия за всички физически и юридически лица от Страните-членки на ЕС


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


или страните Босна и Херцеговина, България, Македония, Румъния, Сърбия и Черна гора,Турция, Хърватска или Албания. Това правило важи също така и за експерти, които участват в тръжни процедури или договори за услуги, финансирани чрез безвъзмездни помощи. Участниците в търга трябва да посочат в документите по тъга страната, на която те са граждани.

3.1.5 Правило за произход – Сертификат за произход Произхода на стоките / материалите доставяни по дейностите на договора от Подизпълнители се установява със сертификат за произход. Подизпълнителите трябва да представят на Бенефициента сертификат за произход не по-късно от момента на представяне на първата фактура. Сертификатът за произход трябва да е издаден от компетентните органи на страната на произхода на стоките, материалите или доставчика, и трябва да съответства на международните споразумения, по които тази държава е страна, или на съответното законодателство на Общността, ако държавата е членка на ЕС.

3.1.6 Основания за изключване на кандидат от участие в тръжна процедура

Кандидати за участие в търга ще бъдат изключени от участие в ако са:

банкрутирали или са в процес на ликвидация, техните дела се управляват от съда, влезли са в споразумение с кредитори, тяхната бизнес дейност е замразена, обект на процесуални действия по отношение на такива въпроси, или се намират в аналогично положение, произтичащо от подобна процедура, предвидена в националното законодателство или наредби;

осъждани за престъпление, свързано с тяхното професионално поведение със съдебно постановление, което има силата на окончателно решение на съда;

обявени за виновни в неправомерно професионално поведение в тежка степен, доказано чрез каквито и да било средства, които Бенефициентът може да обоснове;

имат и не са изпълнили задължения, свързани с плащането на социално-осигурителни вноски или плащане на данъци в съответствие със законовите разпоредби на страната, в която са учредени, или с тези на страната на Бенефициента, или на страната, където ще се изпълнява договора;

обект на съдебно постановление, което има силата на окончателно решение, за измама, корупция, ангажираност в криминална организация или друга незаконна дейност, в ущърб на финансовите интереси на Общността;

след друга процедура за възлагане на поръчка или процедура за отпускане на безвъзмездни помощи с финансиране от бюджета на Общността, са били обявени в сериозно нарушаване на договора заради неспазване на техните договорни задължения.

3.1.7 Отказ от възлагане на договор на Подизпълнител Не могат да се възлагат договори с кандидати или участници в търг, които през време на процедурата за възлагане на поръчка:

са субект на конфликт на интереси;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


са виновни в неистинно представяне на предоставената информация, изисквана от Бенефициента, като условие за участие в процедура за договор, или не предоставяне на исканата информация.

3.2 Общи изисквания при договаряне Тръжната документация трябва да бъде изготвена в съответствие с най-добрите международни практики.

Всички документи следва да бъдат 100% попълнени в указаните за попълване сектори, а ненужните полета да бъдат изтривани;

Всички документи подлежат на одобрение от страна на Възложителя преди да бъдат използвани официално. Последното се извършва във връзка с допустимост на разходите;

Езикът на всички тръжни формуляри и документи е езика на договора (в случая английски);

Използване на стандартни формуляри: подлежат на частична адаптация единствено в специално указаните сектори. В останалата си част не следва да бъдат променяни;

Сроковете за получаване на тръжни оферти и молби за участие трябва да са достатъчно дълги, така че да позволяват на заинтересованите страни разумен и уместен период за подготовка и представяне на техните тръжни оферти;

Всички тръжни оферти, обявени за отговарящи на изискванията, се оценяват и класират от Оценителна комисия въз основа на предварително зададени критерии за оценка;

Оценителната комисия трябва да се състои от експерти с технически и административен капацитет, необходим за даване на професионално становище по тръжната процедура и тръжните оферти.

3.3 Видове договори с подизпълнители

3.3.1 Договори за услуги Консултантски услуги; Проучвания; Обучение; Предоставяне на ноу-хау;

3.3.2 Договори за строителство Строителна дейност; Ремонтни работи;

3.3.3 Договори за доставки / наем Материали; Оборудване;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


3.4 Правила и процедури приложими при договори за услуги

Правилата и процедурите при договорите за услуги се отнасят за действия, свързани с консултантска помощ основно в областите проучване и техническа помощ. Договорите за проучване включват проучвания по идентификация и подготовка на проекти, проектиране, оценки и одитиране. При тези договори подизпълнителя трябва да представи определен продукт в технически и работен смисъл, т.е. те специфицират определен продукт. В този смисъл обикновено това са договори за цяла сума, която се изплаща при получаването на продукта, съгласно постигането на специфичните изисквания. Договорите за техническа се сключват когато подизпълнителя се предоставя услугите под формата на “съвети” или изпълнява функции по управление и контрол. Такива услуги са договорите за супервизия на проекти, договори за технически и финансови консултации и др. При договорите за техническа помощ подизпълнителят е отговорен за изпълнение на поставените му задачи със съответното качество съгласно техническото задание. При тези договори плащането е пряко на база на използваните ресурси при предоставяне на съответните услуги. Съществуват и някои договори, които могат да комбинират до някаква степен гореописаните типове услуги. Договарящият орган е институция, която е оторизирана да определи какъв тип договор трябва да се ползва в определения случай. За тръжните документи е от особена важност да бъдат подготвени внимателно, не само заради правилното изпълнение на договора, а също така и за правилното провеждане на тръжната процедура. Тези тръжни документи трябва да съдържат всички клаузи и информация, необходима на кандидатите, за да представят своите оферти: процедурите, които е необходимо да се следват, документите, които са необходими да се представят, случаите на несъответствие, критериите за възлагане и тяхната тежест, пояснения относно под-договарянето и др. Желателно е представители на крайните ползватели да участват на по-ранен етап – още на етапа на подготовка на търга.

3.4.1 Договори за услуги на стойност над 200 000 евро При този тип договори се налага договаряне чрез открита процедура (ограничена международна процедура). Всички договори за услуги на стойност над €200,000, включително изискват провеждане на тръжна процедура, включваща международна публикация на бъдещия договор и предварително уведомително съобщение до участниците в търга. Уведомителното съобщение трябва да се публикува във всички подходящи медии и в частност на уеб страницата на Бенефициента, както и в международната и местната преса. Трябва да има поканени от 4 до 8 кандидата за участие в тръжната процедура, които да отговарят на условията на публикуваните критерии.

Договарящият орган одобрява членовете на оценителната комисия и оценителния доклад. Договарящият орган трябва да използва стандартен формат за договор,


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


съгласно PRAG - Annex B9. Всичките компоненти на предложения договор трябва да са налични в тръжното досие.

3.4.2 Договори за услуги на стойност до 200 000 евро Всички договори за услуги на стойност под €200,000 и на стойност над €5,000 налагат използването на конкурентна тръжна процедура с ограничен брой оферти. При този тип процедура се изисква публично информиране на потенциалните участници в тръжната процедура, като задължително условие за легитимност на търга е в определения срок да има получени поне три оферти, отговарящи изцяло на условията и параметрите на тръжното задание.

Договарящият орган одобрява оценителния доклад на тръжната комисия. Договарящият орган може да изиска предварително публикуване на тръжната документация, с цел да се получат по-конкурентни условия на търга.

3.4.3 Договори за услуги на стойност под 5 000 евро При договори на стойност под €5,000 може да се премине към процедура на директно договаряне. При този вид процедура е необходимо наличието на една оферта, отговаряща на техническото задание на търга.

3.5 Правила и процедури приложими при договори за доставки

Правилата и процедурите при договорите за доставки се покупката, наемането или вземането на лизинг на оборудване и / или продукти. Доставката на оборудване може също така да включва и инсталиране, обслужване и поддръжка.

“Доставчик” е юридическо или физическо лице, извършващо доставки. Доставчик, подал тръжни документи се нарича “ Участник в търга” .

Договорите за доставки се сключват от Бенефициента (Изпълнителя), с когото е сключен Договора. Договарящият орган е институцията, оторизирана да одобри този тип договор.

За тръжните документи е от особена важност да бъдат подготвени внимателно, не само заради правилното изпълнение на договора, а също така и за правилното провеждане на тръжната процедура.

Тези тръжни документи трябва да съдържат всички клаузи и информация, необходима на кандидатите, за да представят своите оферти: процедурите, които следва да се следват, документите, които са необходими да се представят, случаите на несъответствие, критериите за възлагане и тяхната тежест, пояснения относно под-договарянето и др. Желателно е представители на крайните ползватели да участват на по-ранен етап – още на етапа на подготовка на търга.

Техническите спецификации трябва да дават възможност за равнопоставеност на кандидатите, а не да създават предпоставки за възпрепятстване на конкурентен тръжен процес. Те определят характеристиките на продукта, материала или работата що се отнася до целите за които са предназначени.

3.5.1 Договори за доставки на стойност над 150 000 евро Договори за доставки на стойност над €150,000 изискват провеждане на открит международен търг.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


За да се осигури възможността за широко участие в конкурентна тръжна процедура при необходимата прозрачност, обявата за търга следва да се публикува в националната и международна преса.

Всеки който отговаря на изискванията за допустимост, може да кандидатства в тръжна процедура за доставки.

В допълнение на предварителното публикуване всички договори за доставка на стойност над €150,000 трябва да са обект на публикуване в Official Journal на Европейския Съюз в Интернет (на адрес http://europa.eu.int/comm/europeaid/ index_en.htm) и в други подходящи медии. Минимум 30 дни трябва да се предвидят между предварителната обява и публикуването на самата обява.

За прилагане на Конкурентна тръжна процедура с ограничен брой оферти се изисква одобрението на представителството на Европейската Комисия в България.

Възложителят трябва да подготви доклад за процедурата, който обуславя причините за исканото изключение от правилата.

3.5.2 Договори за доставки на стойност от 30 000 до 150 000 евро Договори за доставки на стойност от €30,000 до €150,000 изискват договаряне чрез открита местна тръжна процедура.

В този случай договорите за доставки се сключват след процедура, при която обявата за доставка се публикува само в страната на ползвателите на конкретната безвъзмездна помощ. Европейската Комисия публикува препратки и информация за такива тръжни процедури (препратка към публикацията, държава, Възложител и тип на договора.

При откритата местна тръжна процедура следва да се осигури участието и на други допустими доставчици при същите условия, каквито са заложените за местните фирми.

3.5.3 Договори за доставки на стойност под 30 000 евро Договори за доставки на стойност от €5,000 до €30,000 налагат използването на конкурентна тръжна процедура с ограничен брой оферти. Като условие за провеждането на тръжна процедура се изисква широко информиране на потенциалните участници в тръжната процедура. Задължително условие за легитимност на търга е наличието на поне три получени оферти, отговарящи изцяло на условията и параметрите на тръжното задание.

Договарящият орган одобрява предварително тръжната документация, оценителния доклад и договора за доставки.

3.5.4 Договори за доставки на стойност под 5 000 евро При договори на стойност под €5,000 има възможност да се премине към процедура на директно договаряне. При този вид процедура е необходимо наличието на една оферта, отговаряща на техническото задание - директно договаряне.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


3.6 Правила и процедури приложими при договори за строителна дейност

Договорите за строителство покриват или изпълнението или двете – изпълнение и проектиране на обектите за реализация по начин, определен от Възложителя. Под “строителни дейности” се разбира крайния резултат от изпълнението на дейности по гражданско строителство, който сам по себе си е достатъчен за да може едно съоръжение да изпълнява техническа или икономическа функция.

Договорите за строителни работи се сключват между Строител и Възложител за извършването на определена работа или за изграждане на определено съоръжение.

Под "Строител" се разбира юридическо или физическо лице, което извършва дейности по строителството. Строителят, който представя оферта се нарича “Участник в търга”, а поканеният за участие в открита процедура или конкурентна процедура с ограничен брой оферти се нарича "кандидат".

Възложителят, който е описан винаги в обявата за участие е страната, която сключва договора.

3.6.1 Договори за строителство на стойност над 5 000 000 евро Стандартната процедура при договори за доставки на стойност над €5,000,000 е провеждане на открит международен търг.

За да се осигури възможността за широко участие в конкурентна тръжна процедура при необходимата прозрачност, обявата за търг следва да се публикува в националната и международна преса.

В определени случаи и по изключение във връзка със спецификата на определени проекти може да се използва ограничена процедура (с предварителното одобрение от страна на Европейската Комисия в случаите на децентрализирано управление на средствата по грантовете с контрол след изпълнението). За прилагането в този случай на ограничена международна процедура се изисква солидна обосновка и съобразяване на възможните изключения.

3.6.2 Договори за строителство на стойност от 300 000 до 5 000 000 евро Тези договори се сключват след провеждане на местно публикуван открит търг, процедура, при която публикацията е само в страната, която е ползвател на безвъзмездната помощ. Европейската Комисия публикува препратки и информация за такива тръжни процедури (препратка към публикацията, държава, Възложител и тип на договора в Интернет с приложен адрес за информация при интерес от страна на евентуални потенциални кандидати.

3.6.3 Договори за строителство на стойност под 300 000 евро Договори за строителство на стойност под €300,000 се сключват след провеждане на конкурентна тръжна процедура с ограничен брой оферти. Трябва да бъдат получени най-малко три тръжни оферти, които да отговарят на тръжните условия за да се счетат изпълнени условията за допустимост на тръжната процедура.

3.6.4 Договори за доставки на стойност под 5 000 евро При определени условия Изпълнителят може да премине към процедура по директно договаряне, т.е. да сключи договор с Под-изпълнители за възлагане на


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


строителни работи на стойност под €5,000 при наличието на поне една оферта която да отговаря на условията.

Тръжната документация за всяка една процедура предварително се одобрява от Възложителя.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


4 Финансово управление на договорите

4.1 Допустимост на разходите

4.1.1 Допустими разходи Бюджетът на проекта е представен в Анекс III към Договора и определя максималния размер на допустимите разходи по проекта - общо и по отделни бюджетни пера. В края на изпълнението на проекта Възложителя, на базата на отчетените разходи и съгласно изискванията за допустимост на разходите определя кои от направените разходи са допустими и превежда остатъчния размер на субсидията като процент от допустимите разходи.

Допустими са разходите, които са:

договорени в бюджета на проекта или в допълнителни споразумения;

извършени от водещия партньор или партньорите по проекта, като се удостовери , че заплатената стока или услуга са действително доставени;

извършени в рамките на договорения срок;

отчетени в съответния раздел в който са договорени;

съобразени с принципите на добро финансово управление, ефективност и оптимален разход на средствата;

вписани в счетоводните регистри на Изпълнителя - удостоверени с оригинални документи;

За да са допустими разходите, те следва да отговарят на следните условия:

Да са включени в бюджетните пера на проекта. Да са фактически платени от водещия партньор по проекта за заплащане на човешки ресурси и покупка на стоки и услуги, необходими за изпълнението на дейностите по проекта, а организацията да е в състояние да удостовери, че услугата или продуктът е фактически доставен.

Да са удостоверени с оригинални първични счетоводни документи съгласно българското законодателство и да са осчетоводени от Изпълнителя (или партньорите по проекта при наличие на договор).

Да са спазени процедурите по възлагане на поръчки, описани в Анекс ІV от договора.

Закупените стоки и услуги да са с произход от страни членки на ЕС, Босна и Херцеговина, България, Македония, Румъния, Сърбия и Черна гора,Турция, Хърватска или Албания.

Разходите да са направени в периода на изпълнение на проекта. Разходите да са извършени при спазване на принципа на икономичност и разумно финансово управление.

4.1.2 Недопустими разходи Разходи за покриване на загуби или дългове; Разходи за дължими лихви;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Закупуване на земя или сгради, освен в случаите, когато това е необходимо за непосредственото изпълнение на проекта;

Загуби от разлика във валутните курсове при на обмен на валута; Разходи за плащане на ДДС митнически данъци и такси; Разходи за дейности, извършени преди началото и след края на договора; Разходи в натура (такива разходи могат да бъдат направени, но те не се включват при определяне на окончателния размер на субсидията);

Договорени ставки за възнагражденията, които са по-големи от заложените в договора .

Административни разходи надвишаващи 7% от отчетените преки допустими разходи

Разходите за извършените дейности са допустими само, когато има точно съответствие между направените разходи и извършените дейности.

4.2 Отчитане на разходите за изпълнението на договорите Отчитането на разходите за изпълнението на проектите става пред Възложителя. Задълженията на изпълнителя, свързани с отчитането, са описани подробно в член 2 от общите условия, както и чл. 7.1.4 от специалните условия на договора. Съгласно чл. 2.1 от Общите условия, Изпълнителят трябва да предостави на Възложителя цялата необходима информация за разходите по изпълнение на Проекта. За тази цел Изпълнителят трябва да включва направените разходи по проекта в месечни , междинните и окончателния отчети. Тези отчети визират пълните разходи по изпълнение на Проекта. Месечните отчети трябва да включват описание на извършените разходи през отчетния период, окончателният отчет трябва да съдържа описаните по-горе елементи, както и информация за предприетите стъпки за осигуряване прозрачност на финансирането от ЕС, информация, която да послужи за оценка на ефекта от Проекта, доказателства за направените разходи и прехвърляне на собствеността както е указано в Член 7.3 (виж по-долу) и окончателен отчет за всички признати разходи по Проекта, плюс пълно обобщение за приходите и разходите по Проекта и получените плащания. Според Чл. 7.3 от Общите условия, собствеността върху закупената по проекта техника, оборудване, превозни средства и други материални активи трябва да бъде прехвърлена на Изпълнителя на договора, на местните партньори или на крайните ползватели.

След преключване на проекта Изпълнителят трябва да изпрати на Възложителя документ за заприходяване и осчетоводяване в баланса на организацията (ползвател) на закупеното оборудване, реконструкциите и новото строителство.

Всички отчети трябва да са изготвени на езика, на който е подписан Договора (английски език).

4.3 Отчитане на разходите по бюджетни пера Бюджетът се състои основно от бюджетни раздели и пера. Към някои от разделите има групи, пера (статии), бюджетен ред.

Трябва да се има в предвид, че размерът на безвъзмездното финансиране е определен като процент от разходите. Частта на безвъзмездната помощ е за съ-финансиране на определена част от общите разходи по проекта, а не за финансиране на точно определени разходи или дейности. Това налага


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


обосноваване и доказване на всички разходи по проекта, в това число разходите, покрити със собствените средства на организацията.

Отчитането на финансовите разходи по Проекта се разделя на бюджетни пера, съгласно Анекс 3 на Договора. Списък на съпътстващи документи за отчитане на разходите по бюджетните пера, заедно с копия от необходимите документи за отчитане на разходите се предоставят на Възложителя с финансовите отчети.

4.3.1 Човешки ресурси

(a) Възнаграждения

Възнагражденията се отчитат с:

Сключени трудови / граждански договори. Не се допуска договорите да се сключват от едно лице със себе си;

Допълните споразумения към съществуващи трудови договори се предоставят заедно с основните трудови договори;

Месечни ведомости за изплатени суми – ясни копия; Сметки за изплатени суми, Банкови бордера, Платежни нареждания за изплатени данъци и осигуровки.

Графици за отработеното време, Timesheets /приложение 1/

Месечни справки за изплатени възнаграждения /Приложение 6/.

(b) Командировки

Командировките се отчитат с Командировъчни заповеди, съгласно Наредбата за командировки в страната и копия от фактури, удостоверяващи съпътстващи разходи (нощувки), платежни документи доказващи разхода /касови бележки, платежни, РКО, разписки и др./

4.3.2 Пътувания Пътуванията се отчитат с:

Пътни листове;

Пътни книжки (шофьорски тетрадки);

Разходни документи за гориво и смазочни материали (Протокол за определяне на разходната норма на използвания автомобил и изминатите километри, придружени с разходно-оправдателни документи - фактури за гориво, касови бележки и др. );

Билети, абонаментни карти.

4.3.3 Оборудване и доставки Разходите по перо 3 включват разходи за:

Закупуване или наем на автомобил; Компютри, офис оборудване; Резервни части; Други разходи по доставки или наем (например наем на

оборудване за провеждане на обучение).


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


За отчитане на разходите по перо 3 трябва да се представят следните документи:

Договор за доставка със спечелилия търга подизпълнител (Тръжно досие);

Договор за наем на оборудване;

Приемо-предавателни протоколи /Сертификати за временно и окончателно приемане на стоката/ между Възложител и подизпълнител, продавач и купувач;

Фактури за доставка + касова бележка и/или банково бордеро;

Документ/и/ удостоверяващи одобрението на ИА ФАР към МРРБ на тръжната документация //TTrraannssmmiissssiioonn NNoottee//;

Сертификат за произход на закупеното оборудване (страни членки на ЕС или Албания, Босна и Херцеговина, България, Македония, Румъния, Сърбия и Черна гора, Турция, Хърватска). Сертификат ЕВРО 1 (издава се от митническите власти при износ), Сертификат за произход на стоки (Форма А - GSP), издаван от БТПП при износ на стоки извън Република България.

Верификационен лист - Equipment Verification checklist /Приложение 5/

4.3.4 Разходи за офис / разходи за изпълнение по проекта

(a) Разходи за превозни средства Тези разходи се отчитат с договор за наем на автомобил и фактура + касова бележка и/или банково бордеро, според заложените съгласно бюджет средства, РКО и др;

(b) Наем на офис Тези разходи се отчитат с:

Договор за наем на офис;

Заповед за ползване на офис, ако се ползват помещения на организацията изпълнител по проекта;

Фактура, в която е уточнен срока за който се плаща и касова бележка и/или банково бордеро ако договора за наем е сключен с юридическо лице или квитанция за платен наем ако договора за наем е сключен с физическо лице.

(в) Консумативи – офис материали Отчитат се с:

Подробни фактури + касова бележка и/или банково бордеро; Договор(при необходимост)

(г) Други услуги Договори; Фактури + касови бележки и/или банково бордеро; Извлечения (телефонни сметки);


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Протокол за разпределяне на разходите (база за изчисляване на разходите – ток, вода, отопление и др.)

4.3.5 Други разходи, услуги Разходите по перо 5 включват разходи за:

Публикации; Изследвания; Одитиране; Оценки; Преводи; Финансови услуги; Разходи за конференции и семинари; Разходи за визуализация и популяризиране.

При отчитане на тези разходи е необходимо да се представят:

Документ/и/, удостоверяващи одобрението на ИА ФАР към МРРБ на тръжната документация за проведени тръжни процедури //TTrraannssmmiissssiioonn NNoottee//;

Договор за доставка със спечелилия търга подизпълнител и Тръжно досие;

Приемо-предавателни протоколи между продавач и купувач;

Финансови разходи – банкови комисионни за поддръжка на специално откритата банкова сметка по проекта, нотариални и други финансови такси извършени съгласно дейността по проекта;

Одит на счетоводните документи на проекта от външен сертифициран одитор (дипломиран експерт-счетоводител);

Договори;

Подробни фактури + касова бележка и/или банково бордеро.

4.3.6 Други

Разходите по перо 6 “Други” включват разходи за:

Строителство; Проектиране; Супервизия.

При отчитане на разходите по това перо се представят: Документ/и/, удостоверяващи одобрението на ИА ФАР към МРРБ на тръжната документация за проведени тръжни процедури TTrraannssmmiissssiioonn NNoottee;

Договор за доставка със спечелилия търга подизпълнител; Приемо-предавателни протоколи между Изпълнител (бенефициент) и подизпълнител, парафиран от представител на Звеното за изпълнение на проекти;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Фактури + касова бележка и/или банково бордеро за извършени плащания.

Количественно – стойностни сметки Сертификати за приемане на работата

4.3.7 Общо преки разходи Включват всички разходи от 1 до 6.

4.3.8 Административни разходи (режийни)

Размерът на Административните разходи не трябва да надхвърля 7% от Преките разходи по проекта (перо 7). Разходите по това перо не се калкулират, ако са включени в перо 4 “Офисни разходи”.

Режийните разходи на Бенефициента включват разходи за:

Електричество, отопление, телефони, факс, интернет;

Консумативи - офис материали, наем офис, които са направени при изпълнение на проекта и при условие, че не включват разходи предвидени по други пера от бюджета. Изключение са случаите, при които специално за целите на проекта е разкрит офис, различен от офиса на Изпълнителя

Забележка: Списъка от документи не е изчерпателен, ако е приложимо се предоставят и други документи доказващи разхода.

4.4 Отчитане на личен принос

Личният принос, съгласно договора се отчита като процент от общите разходи по проекта при следните условия:

• Процентите на собственото участие трябва да са точни, съгласно договора;

• Разходите трябва да отговарят на дейностите, заложени в бюджета;

• Всички разходи трябва да са направени в периода на изпълнение на договора и да са подкрепени със съответните финансови документи;

Данни за собствения принос по проекта се подават индикативно с месечния отчет и се изравняват в края на договора.

4.5 Отчитане разходите на партньорите Отговорен за изпълнението на договора и неговото отчитане е Изпълнителя по договора (водещия партньор).

За допустими разходи се признават разходите на партньорите когато: • Подписано Партньорско споразумение, указващо частта на участие на

партньорите;

• Разходите на партньорите са подкрепени с разходо – оправдателни документи вписани в счетоводните регистри на Партньора;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


• Партньорите да фактурират само по дейности, залегнали в договора.

• Процентите на разходите са точни, съгласно договора;

• Разходите се подават индикативно и се попълват с месечния отчет;

• Движението на финансови средства между партньорите е осчетоводено със съответните финансови документи.

Всеки партньор може да извършва разходи:

• от свое име и за своя сметка; • от свое име и за сметка на Изпълнителя; • от името на Изпълнителя и за своя сметка.

Разходите на партньорите се изравняват с документи в края на договора.

4.6 Изисквания и финансови условия Цялата документация, свързана с изпълнението на договора, трябва да бъде на разположение на ЗИП към Областната Администрация Варна и ИА ФАР към МРРБ в офиса на Изпълнителя на мястото на изпълнение на проекта (местния офис на проекта или офиса на Водещия партньор). Възложителят има право да изисква от Изпълнителя да докаже направените разходи по съответните пера на бюджета. Представените фактури трябва да са ясни и точни и да имат всички реквизити, съгласно българското законодателство. Недопустимо е да се “заобикалят” приложими правила, т.е. изкуствено да се разделят пера, за да се избегне търг; Най-малката неделима единица по смисъла на тръжните правила е бюджетен ред; При състезателна договорна процедура и открита местна процедури (при търгове за над 5000 Евро) ако не са налични минимум три подадени в срок оферти, процедурата се анулира и стартира отново.

4.7 Правила при отчитане на договори с подизпълнители При сключване на договори с подизпълнители трябва да се спазват следните правила:

Недопустимо е да се “заобикалят” приложими правила, т.е. изкуствено да се разделят пера, за да се избегне търг;

Най-малката неделима единица по смисъла на тръжните правила е бюджетен ред;

При конкурентна тръжна процедура с ограничен брой оферти и открита местна процедури (при търгове за над 5000 Евро) ако не са налични минимум три подадени в срок оферти, процедурата се анулира и стартира отново;

Езикът на всички тръжни формуляри и документи е английски; Използване на стандартни формуляри: подлежат на частична адаптация единствено в специално указаните сектори. В останалата си част не следва да бъдат променяни;

Всички документи следва да бъдат 100% попълнени в указаните за попълване сектори, а ненужните полета да бъдат изтривани; Всички документи подлежат на одобрение от страна на Възложителя преди да бъдат използвани официално.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


5 Отчитане изпълнението на договорите Отчитането на изпълнението на проектите става пред Възложителя. Задълженията на изпълнителя, свързани с отчитането, са описани подробно в член 2 от общите условия, както и чл. 7.1.4 от специалните условия на договора. Съгласно чл. 2.1 от Общите условия, Изпълнителят трябва да предостави на Възложителя цялата необходима информация за изпълнението на Проекта. За тази цел Изпълнителят трябва да изготвя месечни отчети, междинни отчети и окончателен отчет. Тези отчети се визират цялостното изпълнение на Проекта. Възложителят може да поиска допълнителна информация по всяко време и тази информация трябва да бъде предоставена в срок от 30 дни след поискването. Съгласно чл. 2.2. от Общите условия на договора, всеки междинен отчет трябва да дава пълно описание на всички аспекти от изпълнението на Проекта за отчетния период. Отчетът трябва да е съставен по такъв начин, че да дава възможност за сравнение между целите на проекта, планираните средства, очакваните резултати от една страна и извършените дейности, направените разходи и постигнатите резултати от друга. Отчетът трябва да включва описание на извършеното през отчетния период и работен план за следващата фаза. Съгласно чл. 2.3 от Общите условия, окончателният отчет трябва да съдържа описаните по-горе елементи, и в допълнение – подробно описание на условията, при които е бил извършен Проектът, информация за предприетите стъпки за осигуряване прозрачност на финансирането от ЕС, информация, която да послужи за оценка на ефекта от Проекта, доказателства за прехвърляне на собствеността както е указано в Член 7.3 (виж по-долу) и окончателен отчет за всички признати разходи по Проекта, плюс пълно обобщение за приходите и разходите по Проекта и получените плащания. Според Чл. 7.3 от Общите условия, собствеността върху закупената по проекта техника, оборудване, превозни средства и други материални активи трябва да бъде прехвърлена местни партньори на Изпълнителя на договора. Всички отчети трябва да са изготвени на езика, на който е подписан Договора (английски език).

5.1 Техническа документация по проекта Изпълнението на проектите, както и разходите за осъществяване на проекта трябва да се верифицират с представяне на необходимите документи, доказващи изпълнението на дейностите по проекта. Необходимите документи за доказване на определени дейностите по проекта са пряко свързани с дейността, като се базират на логическата матрица.

5.1.1 Техническа документация при строителни работи Документи за процедурата за избор на подизпълнител, техническо задание, сключени договори;

Становище от Строителен надзор за приемане на обекта;

Документи за приемане на обекта от Приемателната комисия и разрешение за ползване на обекта;

Становище от Мониторинг експерт (регионален координатор на ЗИП), потвърждаващ изпълнението на строителните работи, съответствието им с предвиденото в договора и маркирането им съгласно правилата за промоция на помощта на ЕС;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


• Протокол от техническия експерт за съответствието на извършената работа с договора.

5.1.2 Техническа документация при провеждане на конференции и семинари Списъци на участниците, съдържащи три имена, адрес, телефон и e-

mail за контакти, и име на организацията/институцията, която представляват;

Копия от презентации, материали, лекции, които са използвани в рамките на дейността;

Копие от пакета материали за участниците; Попълнен въпросник от всеки един участник в мероприятието; Формуляри за обратна връзка, съдържащи оценка на лекторите и презентациите и препоръки от участниците;

Публикации в пресата; Снимки от мероприятието.

5.1.3 Техническа документация при провеждане на Обучение Списъци на участниците, съдържащи три имена, адрес, телефон и e-


Учебна програма;

Учебни материали;

Формуляри за оценка на обучението от участниците;

Попълнен въпросник от всеки един участник в мероприятието;

Доклад за обучението и обобщение на формулярите за обратна връзка.

Публикации в пресата.;

5.1.4 Техническа документация при доставка и наем на оборудване Документи за процедурата на избор на доставчик;

Договор за доставка с техническо описание на оборудването, модел, тип, броя и др.;

Документи за доставка, включително: − Приемателно предавателен протокол с описани модели и серийни

номера на оборудването; − Фактури за доставка;

Сертификат “Евро 1”, при всички случаи, когато е приложимо;

Налично оборудване, маркирано както е указано по-долу.

5.1.5 Техническа документация за наемане на външни експерти Задание за експертна работа и копие от договор с експерта;

Документи, доказващи извършената работа;


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Доклад за приемане работата на експерта и подписан приемо-предавателен протокол;

Копие от материалите, които са разработени от експерта;

Формуляр за вложения труд, подписан от експерта и от Изпълнителя.

5.1.6 Техническа документация за провеждане на Работни срещи Списъци на участниците, съдържащи три имена, адрес, телефон и e-


Детайлна програма на срещите;

Протоколи от срещите.

5.2 Финансова документация по проекта Финансовата документация по проекта се съхранява 5 години в офиса на Изпълнителя и съдържа всички съпровождащите документи за отчитане на разходите по бюджетните пера (копия от изброените документи се предоставят на възложителя), описани в раздел 4 от настоящото ръководство.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


6 Популяризиране

6.1 Изисквания за популяризиране на дейностите при проекти, финансирани с безвъзмездна помощ от ЕС

Съгласно условията на подписания договор Изпълнителите се задължават да предоставят адекватна гласност на проекта или програмата, която изпълнят. По силата на договора Изпълнителите поемат следните задължения:

1. Да информират крайните бенефициенти и местната общественост, че проектът се финансира с безвъзмездна помощ от ЕС;

2. При контакти с медиите да посочват подкрепата на ЕС. 3. Оборудването, закупено по проекта следва да бъде маркирано с текста

"Това оборудване е закупено с финансовата подкрепа на Европейския съюз".

4. На всички публикации следва да се посочва, че проектът се подпомага финансово от Европейската общност и да поставят знака на общността. Това се отнася за: • Каталози, книги, брошури; • Материали за конференции, семинари, обучение, включително на

покани за такива събития и презентации; • Плакати, стикери и др.; • Съобщения за пресата, рекламни материали; • Страници в Интернет; • Вътрешни и външни доклади; • Всички други публикации.

Ако програмата публикува бюлетин (newsletter), за да информира целевите групи за развитието на програмата, то логото на ЕС задължително следва да фигурира на заглавния ред на бюлетина и да е със същата големина като логото на изпълнителната институция. Ако се споменава източника на финансиране, той трябва да се предхожда от думите “Програма ФАР Икономическо и социално сближаване на Европейския съюз”.

При други публикации на корицата се поставя логото на Европейския съюз и текстът “Това издание е осъществено с подкрепата на Европейския съюз”.

Ако се организира пресконференция, поканите трябва да съдържат логото на ЕС с големината на това на изпълнителните институции.

Към всички административни доклади, които се предават във връзка с изпълнението на проекта трябва да се постави логото на ЕС на титулната страница заедно с името на проекта и датата на предаване.

5. Във всички публични документи на проекта - доклади, изследвания, становища, брошури, ръководства и други, в каквато и форма да се разпространяват следва да е включен текстът:


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


"Този документ е изготвен с финансовата помощ на Европейския съюз. Изложените в него възгледи са на <името на Изпълнителя> и по никакъв начин не отразяват официалната позиция на Европейската Комисия."

6. При организиране на щандове на изложби и панаири, както и при всички новоизградени центрове, бюра за услуги и др. следва да бъде поставена табела, посочваща финансовата подкрепа от ЕС.

Табелите трябва да съдържат логото на ЕС и текст "Този........................... е изграден с подкрепата на Европейския съюз”. Двата най-важни елемента на стандартите за идентичност, които трябва да се съблюдават при изготвянето на табелите, са разположението на логото на ЕС в горния ляв ъгъл и използването на шрифта Times New Roman за текстовата част. Ако се сметне за необходимо да се добави емблемата и на партнираща организация на табелата, то тя трябва да се постави в горния десен ъгъл.

6.2 Геометрично описание на логото на ЕС Логото на ЕС е във формата на синьо правоъгълно знаме, чиято ширина е един път и половина по-голяма от височината. 12-те златни звезди, разположени на равни интервали оформят неопределен кръг, чиито център е пресечната точка на диагоналите на правоъгълника. Радиусът на кръга е равен на една трета от височината на знамето. Всяка от звездите има пет върха, които са разположени върху окръжност, чийто радиус е равен на една осемнадесета част от височината на знамето. Всички звезди са изправени, това ще рече, че един от върховете е вертикален, т.е. сочи нагоре, а два от върховете са разположени в права линия и сключват прави ъгли с пилона на знамето. Кръгът е подреден така, че звездите са разположени на позицията на кръглите часове на циферблата на часовника. Техният брой е фиксиран. Логото следва да се отпечатва в цвят (Reflex Blue Pantone за повърхността на правоъгълника и Pantone Yellow за звездите) или чернобял, както е посочено по-долу. За предпочитане е да бъде отпечатано на бял фон. Да се избягва използването на многоцветен фон, особено ако присъства цвят, който не си подхожда със синьото. Ако използването на многоцветен фон е наложително, поставете бяла разграничителна черта с дебелина равна на 1/25 от височината на правоъгълника.

Описание на графичното оформление на знака на Европейската общност може да се намери на следния адрес: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


7 Допълнителни процедури

7.1 Комуникационни процедури Комуникацията свързана с изпълнението на дейностите по проекта се осъществява в писмена форма.

Комуникация при одобрение на процедури

Официални искания към Възложителя за одобрение на процедури или предложения за действия от страна на Изпълнителя се осъществява с двустранно комуникационно писмо, наречено Transmission Note.

Това комуникационно писмо има стандартна форма и се попълва от ръководителя на организацията Изпълнител.

Стандартната форма на Transmission Note приложена в Приложение 3.

Комуникационното писмо се адресира до оторизирания ръководител на програмата.

Част I се попълва от Изпълнителя в следната последователност:

В точка 1 Идентификация се попълва номера на Договора и името на Проекта и специфична идентификация и номер за под-договаряне (когато е приложимо).

В точка 2 се попълва за какъв вид дейност се отнася искането за одобрение (услуги, доставки или строителна дейност).

В точка 3 се попълва вида на съпътстващия документ (тръжно досие, оценителна комисия, оценителен доклад, договор).

В точка 4 се попълва допълнителна информация за вида на писмото – с каква цел се представя писмото (искане за одобрение, искане утвърждаване, за информация).

Част II се попълва от Възложителя и представлява отговор на искането.

Комуникация при искане за консултации

Комуникация с представители на Възложителя при необходимост от консултации се осъществява с ГД ИА ФАР към МРРБ и ЗИП Варна.

Основните консултации, предоставяни от страна на Възложителя са:

• Консултации, касаещи процедурите и плащанията по договорите; • Консултации, касаещи допустими промени в договора; • Консултации, касаещи изпълнението на проекта; • Консултации, касаещи изготвянето на междинни и финални отчети; • Мониторинг посещения на място; • Регулярен мониторинг; Приложимите форми на консултации са писмена кореспонденция, работни срещи, семинари и обучения, посещения на място. Целта на тези консултации е решаване на проблеми, възникнали по време на изпълнение на проектите.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


При възникнала необходимост насоки и инструкции могат да бъдат получени по телефона или в рамките на предварително уговорена среща

Официална кореспонденция с ГД ИА ФАР към МРРБ

Официалната кореспонденция с Възложителя се осъществява при следните причини:

− Внасяне на официални документи (Transmission note, искане за плащанията и др.);

− Внасяне на месечни, междинни и финални отчети;

Комуникации със Звеното за изпълнение на проекта (ЗИП, SPO, ЗИП) Комуникацията със Звеното за изпълнение на проекти се осъществява по въпроси, свързани с техническото изпълнение на грантовата схема по договорите за безвъзмездна помощ. ЗИП осъществява оперативен контрол по изпълнението на договорите и извършва оперативен мониторинг. Предназначението на оперативния мониторинг в системата от дейности на звеното е да управлява проекта и следи за непосредственото изпълнение на дейностите, заложени в Договора. ЗИП приема и извършва първоначална оценка на техническите доклади на изпълнителите по договорите за безвъзмездна помощ, отчита непосредствено постигането на резултатите, заложени в проекта и своевременно идентифицира потенциалните рискове за изпълнението на проектите.

Лица за контакти

От страна на МРРБ:

− Наблюдение и контрол изпълнението на договорите:

г-жа Таня Димитрова – ст. експерт, отдел Наблюдение на изпълнението и контрол, ГД ИА ФАР, МРРБ:

− Финансово управление и разплащане

г-жа Лидия Петкова - мл. експерт, отдел Финансово управление, ГД ИА ФАР, МРРБ

− Договарящ мениджър:

г-жа Даниела Николова – гл. експерт, отдел Търгове и договаряне, ГД ИА ФАР, МРРБ: ;

От страна на Звено за Изпълнение на Проекти: Областната Администрация – ВАРНА:

Г-жа Нели Стойнова – нач. отдел “Управление на проекти и евроинеграция”, областна администрация Варна;

Г-жа Диана Илиева – нач. отдел “Регионално развитие”, областна администрация Варна;

Г-н Иван Каменски – гл.секретар областна администрация Варна; зам.-старши ръководител програма.

Консултантският екип по Техническата помощ предоставя консултации по проектите чрез Възложителя.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Забележка: При кореспонденция винаги посочвайте номера на договора.

7.2 Процедури по освобождаване / възстановяване на ДДС Процедурата за освобождаване от ДДС е регламентирана в чл. 92 на Закона за ДДС, който визира изпълнението на проекти, финансирани в изпълнение на международен договор, спогодба, споразумение, конвенция или други подобни, по които Република България. За да се приложи процедурата, трябва да се има предвид следното:

• Всички организации, подписали договори за финансиране по програма ФАР, подлежат на освобождаване от данък добавена стойност (ДДС) на основание чл. 92 от Закона за данък добавена стойност (ЗДДС)

• Необходимите документи, които се изискват за регистриране на съответната фирма на основание чл. 92 от ЗДДС, са изброени в чл. 83 от Правилника за прилагане на Закона за ДДС.

По силата на Закона за ДДС има две основни страни: 1. Координиращ орган (чл.83, ал.4 от ППЗДДС)

Това е организацията, координираща изпълнението на проект, финансиран от Европейския съюз, т.е. организацията, която е получила финансиране. Статут на координиращ орган има Министерство на регионалното развитие и благоустройство. Задължение на Координиращия орган е да предостави в Териториална данъчна дирекция – София град (след 01.01.2006г. в Национална Агенция по Приходите) необходимите документи във връзка с чл. 83 ал.4 от ППЗДДС.

2. Основен изпълнител (чл.83, ал.6 от ППЗДДС) Това е фирмата-доставчик на стока и/или услуга, необходими за изпълнението на проект, финансиран от Европейския съюз. Статут на основен Изпълнител има Изпълнителят по договор за безвъзмездна помощ. Задължение на Основния изпълнител е да предостави в Териториална данъчна дирекция София град искане за потвърждаване наличието на основание за ползване на режима по чл. 92 от ЗДДС . Териториална данъчна дирекция София град потвърждава режима по чл.92 от ЗДДС в 14 дневен срок. Към искането се прилагат следните документи:

1. Наименование, дата на обнародване, дата на влизане в сила на международния договор, спогодба, споразумение, конвенция или др., в които е предвидено освобождаване на облагаеми доставки от данък върху добавената стойност или от данък, налог или вземане с ефект, еквивалентен на косвен данък. Тоест трябва да се посочи, че

освобождаването се иска на основание РАМКОВО СПОРАЗУМЕНИЕ между Европейската общност и Република България за съдействие по Програмата ФАР (Ратифицирано със закон, приет от 37-то Народно събрание на 23.03.1995 г. - ДВ, бр. 31/ 4.04.95 г. Издадено от Министерството на външните работи, обн., ДВ, бр. 52/ 6.06.03 г., в сила от 4.04.95 г.).

2. Наименование на програмата или проекта, във връзка с които се осъществяват доставките, за които се иска потвърждаване на наличието на основанията за ползване на процедурата; 3. Оригинал или заверено копие на договора, сключен в изпълнение на програма или проект по т. 2, съгласно който данъчно задълженото лице е основен изпълнител,


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


4. Наименование, седалище, адрес на управление, БУЛСТАТ и номер от Националния данъчен регистър на данъчно задълженото лице - основен изпълнител по договора по т. 3; 5. Наименование, седалище, адрес на управление, БУЛСТАТ и номер от Националния данъчен регистър на координиращия орган по т. 3, а когато същият е чуждестранно лице - наименование, седалище и адрес на управление.

Задължение на Териториалната данъчна дирекция - София, е в 14-дневен срок от получаване на искането да изпрати до данъчно задълженото лице (Основния изпълнител) потвърждение, че са налице основания за ползване на режима по чл. 92 от закона.

Регистрация по ЗДДС и свързани с това задължения на основните изпълнители Самият факт, че лицето е изпълнител по доставки по чл. 92 ЗДДС, т.е. такива, които се облагат с нулева ставка на данъка (чл.54, ал.1, т.2 от закона), от една страна го освобождава от задължението да начислява данък при извършването на тези доставки, а от друга му дава възможност да си възстановява данъка, който лицето е заплатило във връзка с покупките, използвани за извършването на тези доставки. Възстановяването на данъка обаче може да стане единствено по общия ред на закона, като едно от условията е лицето-основен изпълнител да се регистрира по Закона за ДДС. Регистрацията по ЗДДС е неразделна част от общата данъчна регистрация. За да се регистрира лице по ЗДДС, лицето следва първо да е получило обща данъчна регистрация. В чл. 124а от ЗДДС е предвидено възможност за регистрация на самостоятелно основание, без да се изследва облагаемия оборот на лицето. Тоест основните изпълнители по договор за извършване на доставки по чл. 92 от ЗДДС могат да бъдат регистрирани по ЗДДС на това основание. За да се възползват от тази възможност, лицата трябва да представят към заявлението за регистрация по закона и потвърждението, издадено по реда на чл. 83 от ППЗДДС от Национална Агенция по Приходите (единствен компетентен орган). Регистрацията на основание чл. 124а ЗДДС е възможна дори и ако доставките по договора имат „инцидентен характер” за лицето-основен изпълнител. Всички лица основни изпълнители могат да се използват от възможността по чл.124а от ЗДДС, независимо от правната форма, под която са регистрирани. Няма пречка да се регистрират както юридически лица, така и физически лица. В случаите, когато съответният основен изпълнител е консорциум от няколко лица, следва да се отбележи, че самият консорциум ще се разглежда като отделно юридическо лице по отношение на данъчната регистрация, данъчното облагане, събирането на вземанията, обжалването и административно-наказателната отговорност. Основание за това е разпоредбата на чл. 18, ал. 2 от Данъчния процесуален кодекс. Предвид това, за консорциумът възниква задължение да получи самостоятелна данъчна регистрация и за данъчни цели ще се разглежда отделно от лицата, които са го учредили; съответно, така става възможно да са налице доставки между лицата-участници в консорциума и самия консорциум, за които няма да е налице право на освобождаване от ДДС по реда на чл.92. Когато основните изпълнители са чуждестранни лица, те също могат да се възползват от облекчената процедура за регистрация по ЗДДС. Законът обаче поставя специални условия по отношение на тях. Регистрацията им по ЗДДС се извършва чрез акредитиран представител. Съгласно чл. 123 ЗДДС акредитираният представител представлява


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


чуждестранното лице по всички негови данъчни правоотношения, възникнали на основание на ЗДДС, и отговаря солидарно и неограничено за задълженията по ЗДДС на регистрираното чуждестранно лице. Акредитиран представител на чуждестранно лице може да бъде само българско, дееспособно физическо лице с постоянно местожителство в страната или местно юридическо лице, което не е в процедура по ликвидация, не е обявено в несъстоятелност и няма установени и неизплатени задължения към държавата. Програма ФАР BG2003/004.937.11.03. Веднъж извършена, регистрацията по ЗДДС засяга всички дейности на лицето. От датата на регистрацията, която е датата на връчване на удостоверението за регистрация, лицето има всички права и задължения като всяко друго регистрирано по ЗДДС лице. Ето защо ново възникналите права и задължения на лицето няма да се отнасят само за дейността по договора за извършване на доставки по чл.92 ЗДДС, а ще обхванат всички негови дейности и доставки. Без списъкът да бъде изчерпателен, основният изпълнител ще е задължен:

1. Да подава ежемесечно справки-декларации; 2. Да води регистрите по чл. 104 ЗДДС (дневник за покупките и дневник за продажбите) и да представя копие от тях на хартия и на магнитен носител, заедно със справка-декларацията; 3. Да издава данъчни фактури и да начислява данък за извършваните от него облагаеми доставки, със ставка 20%, освен ако законът не предвижда друго; 4. Да заплаща начисления му данък по "ДДС-сметка" на доставчика по отношение на доставки, за които едновременно са изпълнени условията по чл.55а, ал.2 на закона; 5. Да прилагат задължително двустранно счетоводно записване, с изключение на физическите лица, които не са търговци.

Данъчен кредит Както всяко регистрирано по ЗДДС лице, за да бъде налице правото на данъчен кредит на основния изпълнител, трябва да са налице условията по чл. 64 ЗДДС, респективно да не са налични ограниченията по чл. 65 ЗДДС. Съответно при регистрацията по ЗДДС за основния изпълнител ще възникне право на данъчен кредит по реда и условията на чл. 68 ЗДДС. Това право се отнася до начисления му данък преди датата на регистрацията му ЗДДС за закупените, придобити по друг начин или внесени активи по смисъла на Закона за счетоводството, които са налични към датата на регистрацията. Някои от ограниченията за ползване на данъчен кредит в чл. 65 ЗДДС няма да се прилагат, ако стоката или услугата, за които на основния изпълнител е начислен данък, се използва само за извършването на доставки по чл. 92 ЗДДС. Основание за това е чл. 65, ал.3 от ЗДДС. Така например за основния изпълнител на доставки по чл. 92 може да възникне правото на данъчен кредит независимо от това, че данъкът е начислен във връзка с придобиването на леки автомобили, представителни мероприятия и т.н. Разбира се, това право е налице само по отношение на доставките, за които безспорно има данни, че са във връзка с извършването на доставки по съответния договор с координиращия орган. Възстановяване на данъка Данъкът върху добавената стойност на регистрираните по ЗДДС лица, в това число и на основните изпълнители, се възстановява по реда на чл. 77 ЗДДС. Съгласно чл. 77, ал.2 от закона, данъкът ще бъде възстановяван в 30-дневен срок от подаването на справката-декларация, ако доставките по чл. 92 са на обща стойност повече от


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


30 на сто от общата стойност на всички извършени от основния изпълнител доставки. В останалите случаи данъкът се възстановява след специална тримесечна процедура на приспадане, регламентирана в чл. 77, ал.1 ЗДДС. Допустимо спиране на срока за възстановяване. Случаите, когато това може да стане, са изчерпателно изброени в чл. 78 ЗДДС. Те са свързани главно със започнала данъчна ревизия на лицето основен изпълнител, например не представяне на информация или неспазване на закона. Прекратяване на регистрацията на основни изпълнители Прекратяването на регистрацията по ЗДДС става при общите условия на закона. Съответно лицето, на което се прекратява регистрацията, има задълженията на регистрирано по ЗДДС лице. На основание чл. 119, ал.3 от ЗДДС, към датата на дерегистрацията се приема, че лицето извършва доставка на наличните активи по смисъла на Закона за счетоводството, поради което следва да начисли данък върху пазарната им цена, ако биха били предмет на облагаема доставка. Тази разпоредба се отнася за „всички налични активи по смисъла на Закона за счетоводството”, включително тези, които са придобити във връзка или по повод извършването на доставките по чл. 92 от закона. Изключение от това правило са посочени в чл. 119, ал. 6 ЗДДС.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 1 – Модел на работен лист


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03

Name of Organization:

Name of Expert: Position

Calculation of Fees: Days worked (man days) and travel days daysCalculation of Per Diems: Calendar days (nights spent) days

Month: January Year: 2006

Please tick each day worked and add requested information.DAY DAYS WORKED PER DIEMS

REQUESTEDPLACE OF PERFORMANCE

REMARKS /Description of Work/

01020304050607080910111213141516171819202122232425262728293031Total days days

Date, Signature of Expert Date, Signature of Project Manager Date, Signature of SPO

Timesheet for Experts

Contract No:

Project Title:


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 2 – Пояснение по процедурите за договаряне. Оценителни комисии


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Кратко описание на процедурите и съответните стъпки при оценката съобразно избраната процедура.

1. Процедури по прагове (включително съфинансиране):

SERVICES

УСЛУГИ

≥ €200,000

International restricted tender

procedure

Ограничена международна процедура

< €200,000

1 Framework contracts

Рамков Договор

2 Competitive negotiated procedure

Конкурентна процедура с ограничен брой оферти

≤ €5,000

the beneficiary may place

orders on the basis of a single

tender

Възможност за договаряне на база на една

оферта

SUPPLIES

ДОСТАВКИ

≥ €150,000

International open tender procedure

Открита международна процедура

< €150,000

but ≥€30,000 Local open tender

procedure

Открита местна процедура

< €30,000 Competitive negotiated procedure


≤ €5,000



tender


оферта

WORKS

СТРОИТЕЛНИ РАБОТИ

≥ €5,000,000

1 International

open tender procedure

Открита международна процедура

2 International restricted tender

procedure (exceptional

cases).

Ограничена международна процедура (по изключение)

< €5,000,000

but ≥ €300,000 Local open tender

procedure

Открита местна процедура

< €300,000 Competitive negotiated procedure


≤ €5,000



tender


оферта


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Тръжните процедура е открита /open/ когато всички заинтересовани могат да подадат тръжни документи. На бъдещия договор се предоставя максимална публичност чрез обява в Official Journal на ЕС, в Интернет и в медиите.

По тази процедура всеки, който желае да подаде документи може, при поискване да получи (или да заплати) тръжно досие в съответствие с процедурата заложена в обявата.

След получаване на оферти, договорът се сключва на база на проведена класация (т.е. проверка на критериите за произход, техническо, финансово, икономическо и професионално състояние на оферентите) и процедура по оценка (т.е. сравняване на оферентите). Не се позволяват преговори. Тръжната процедура е ограничена /restricted/ когато се предоставя възможност на редица потенциални оференти да заявят желание да кандидатстват, но само кандидати, които покриват определени критерии да бъдат едновременно поканени в писмена форма да подадат оферти.

В рамките на ограничената процедура, Възложителят поканва ограничен брой участници да подадат оферти. Преди стартиране на тръжната процедура се изготвя кратък списък от кандидатите, които са избрани за подаване на оферти. Подбора се извършва въз основа на критериите, заложени в обявата за преквалификация.

На следващия етап от процедурата, Възложителя изпраща тръжни документи на кандидатите от кратката листа. След оценка се избира кандидат. Не се разрешават преговори. При конкурентна процедура с ограничен брой участници /competitive negotiated procedure/ Възложителят поканва кандидати по свой избор. В края на процедурата се избира финансово най-изгодната оферта. 2. Оценителна Комисия, Състав и роля Комисията се назначава от Възложителя и се състои от включва един Председател без право на глас, Секретар без право на глас – минимум 5 брой членове с право на глас за строителство или минимум 3.

По силата на Специалните условия на договора чл. 7.1.2 изисква “Ex-ante” контрол от страна на ИА ФАР МРРБ. Следователно: Оценителната комисия трябва да се назначи от Бенефициента /Изпълнителя/ и трябва да се предостави за одобрение на ИА ФАР МРРБ. ИА е в правото си да назначи наблюдател, който да следва изпълнението на процедурата. Членовете на оценителната комисия присъстват на всички срещи. Членовете на комисията имат равни права при гласуване. Участниците подписват декларации за безпристрастност. Всички запитвания за допълнителна информация се представят в писмен вид.

ЕТАПИ В ПРОЦЕСА НА ДОГОВАРЯНЕ ПРИ УСЛУГА

Стартиране на тръжна процедура

Обявяване на тръжната процедура. Периодът за приемане на предложенията трябва да е достатъчен за представяне на предложения от всички заинтересовани участници в търга. Получаване и регистрация на подадените предложения от участниците в търга.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Съхраняване на предложенията - пликовете остават запечатани до отварянето им – номерирани по реда на получаване. Забележка: Предложенията се приемат до изтичане на обявените дата и час. Закъснели предложения не се отварят.

Предварителна среща

Запознаване с документите и таблиците с критерии за оценка. Разяснения по процедурата.

Отваряне на предложенията

Отваряне на предложенията. Проверка по списъка и оценка за формално съответствие. Решение за елиминиране на тези които не съответстват. Проверка за административно съответствие.

Оценка на техническите предложения

При оценката на техническите предложения финансовите не са отворени. Задължително е при техническата оценка да се използва таблицата за оценка която е подадена в Тръжното досие. Попълва се индивидуална форма на оценка от всеки един оценител. Сумират се средните на всички. Ако не се премине прага от 80 – документа се отхвърля. Ако нито една оферта не премине прага на 80 точки процедурата се повтаря. Общата стойност се сравнява с наличния бюджет. Ако някои е надвишил се елиминира. На най-ниската цена се дават 100 точки и се извършва оценка по формула. Приключва се оценителния доклад и се представя с препоръка за договор.

Обобщена оценка

Обобщената оценка се извършва въз основа на зададените тегловни съотношения на финансовата оценка и техническата оценка. (80:20). След преизчисляване на техническите и финансови резултати на всеки един участник се сумират общо. Оценителната комисия изготвя доклада за оценка като препоръчва сключване на договор с оферента, който има най-висок сбор от точки.

ЕТАПИ В ПРОЦЕСА НА ДОГОВАРЯНЕ ПРИ ДОСТАВКИ


Обявяване на тръжната процедура. Периодът за приемане на предложенията трябва да е достатъчен за представяне на предложения от всички заинтересовани участници в търга. Получаване и регистрация на подадените предложения от участниците в търга. Съхраняване на предложенията - пликовете остават запечатани до отварянето им – номерирани по реда на получаване. Забележка: Предложенията се приемат до изтичане на обявените дата и час. Закъснели предложения не се отварят.

Предварителна среща


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03




Проверка по списъка и оценка за формално съответствие. Решение за елиминиране на тези които не съответстват. Проверка за административно съответствие.


Първо се прави оценка на административно съответствие - проверяват се кандидатите дали отговарят на изискванията за допустимост. Възможно е да се изискват допълнително документи до 48 часа. След това се проверява финансовото състояние и техническия капацитет на кандидата. Председателят прави проверка за наличие на конфликт на интереси.

Следващ етап е оценка на техническото съответствие. При оценката на техническите предложения финансовите не са отворени. Попълва се индивидуална форма на оценка от всеки един оценител. Като елемент от техническата оценка се извършва анализ за съответствие с изискванията на досието – ДА/НЕ. При тази оценка се елиминират тези кандидати, които не отговарят на заложените технически характеристики.

След техническата оценка се извършва финансова оценка. Разглежда се финансовото предложение само на тези кандидати, които технически съответстват на изискванията в тръжното досие. При наличие на вариантни решения се оценяват вариантите. Предложенията се проверяват аритметични грешки. Кандидатът, който преминава административната и техническата оценки и офериращ най-ниска цена печели търга. Ако в тръжната процедура се съдържат няколко лота, то се сравняват цените за различните лотове за да се определи най-добрата цена за всеки един лот. Отварянето на Тръжните документи е открито.

ЕТАПИ В ПРОЦЕСА НА ОЦЕНКА ПРИ СТРОИТЕЛСТВО


Обявяване на тръжната процедура. Периодът за приемане на предложенията трябва да е достатъчен за представяне на предложения от всички заинтересовани участници в търга. Получаване и регистрация на подадените предложения от участниците в търга. Съхраняване на предложенията - пликовете остават запечатани до отварянето им – номерирани по реда на получаване. Забележка: Предложенията се приемат до изтичане на обявените дата и час. Закъснели предложения не се отварят.

Предварителна среща на оценителите



Програма ФАР BG2003/004.937.11.03



Целта на тази сесия е да провери дали документите са попълнени. Процесът е публичен. Изготвя се доклад.


Задължително е при техническата оценка да се използва таблицата за оценка която е подадена в Тръжното досие. Като елемент от техническата оценка се извършва анализ за съответствие с изискванията на досието – ДА/НЕ след тази Първа Оценка за административно съответствие остават се отсяват само тези, които отговарят на условията. Председателят прави проверка за наличие на конфликт на интереси в комисията. Започва се Втората оценка за техническо съответствие. Разглежда се цената на тези, които технически съответстват. При наличие на вариантни решения се оценяват вариантите. След приключване на техническата оценка се проверяват аритметичните грешки. Ако в тръжната процедура се съдържат няколко лота, то се сравняват цените за различните лотове за да се определи най-добрата цена за всеки един лот.


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 3 – Transmission Note

Transmission Note

Phare/ISPA Programme Decentralised Implementation System

TT RR AA NN SS MM II SS SS II OO NN NN OO TT EE Reserved EC Delegation Section I. Request From: To:

Authority: Authority: Phare IA GD, MRDPW

Name: Name: Mr Dimcho Mihalevski Title: Title: Phare Programme Authorized Officer Deadline for reply (if applicable): ___/___/____ Version control: Initial request

Resubmission , Version No

1. Identification of Programme

Programme / project number: Phare 2003/004.937.11.03- Grant Scheme Grant Contract Registration Number: BG004.937.11.03-01 - ……. Registration Number of the Sub-Contracting Procedure: Title of the sub-contract:

2. Procurement of … (where relevant): Services Supplies Works Framework Contract Grants 3. Nature of Document

Work Programme / Reallocations Terms of Reference Pre-qualification Report Tender Dossier Evaluation Report

Service order, Amount EURO Contract, Amount EURO Addendum, Amount EURO Request for derogation form tender procedures Other (specify):

4. Nature of Submission

Approval Endorsement Information Date:……/……./…….. Signed ________________________

Title: Team Leader

Comments (if any) reference to Note: of - enclosed Section II. Response

From: To:

Title Title

Final decision on the current version of this document:

Approved Returned for corrections* Approved and sent to European Commission-Brussels Rejected*

Date: ___/___/___ Signed __________________________________ Title __________________________________

* Comments (if any) reference to Note: of - enclosed

Chrono ref. out: Date: Sender: Sent by: fax mail

Chrono ref. in: Date: Receiver:

Chrono ref. in: Date: File ref.: Receiver:

Chrono ref. out: Date: File ref.: Sender: Sent by: fax mail


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 4 – Формат на месечни отчет

CRIS No. BG 2003/004-937.11.03 Title: Pilot Integrated Investment Scheme For Regional Development Actions

Ministry of Regional Development and Public Works Phare Implementing Agency General Directorate

Monitoring Department

Monthly Report

I. Section: General Information: filled in by the Beneficiary

Contract registration number: BG004.937.11.03.01-

Beneficiary: Project title:

Address (post):

E-mail : Tel.:

Reporting period:

Date of report:

Declaration from the Lead Organization’s legal representative:

I certify that the facts and figures included in the attached report are correct to the best of my knowledge.

I also certify having sent a copy of the report to all of the project partners who have approved its content.

____________/ ________________/_____________________________________________/________________ Date Place Name, Surname Signature/ Stamp

This document has been produced with the financial assistance of the European Community. The content of this document is the sole responsibility of Beneficiary and its Partners and can under no circumstances be regarded as reflecting the official position of the European Union.

II. Section: Verification of receipt, filled in by the PIU on the time of receipt of the Monthly

Report.

Date of receipt in PIU:

Day/ Month/Year

Name of PIU headquarters :

Signature:




III. Section: Reported Information, filled in by the Beneficiary

Grant (Euro) Own Contribution (Euro)

1. Financial Information Amount % Amount %

1.1. Budget, as per contract 1.2. Expenditures, made during the reported

period

2. Progress in Implementation of the Action

Status* ACTIVITIES [Please, fill in the activities laid down in Your Activity Schedule]

NS OG C Delays COMMENTS / PROBLEMS

Please, indicate the reasons and actions undertaken, if any delays are occurred;

3. Changes in the Activity Schedule Yes No

3.1. Are there any changes in activities’ duration?

3.2. Is there an updated Activity Schedule sent to IA Phare (please, indicate the date of submission /envisaged date of submission)?

3.3. Will the new activities’ durations expire within the contract duration?

3.4. Is extension of the contract’s duration needed?

3.5. Is there request for contract duration extension, submitted to the CA (please, indicate the date/envisage date of submission)?

Comments:

* Not Started (NS); On Going (OG); Completed (C); Checked is ‘YES’




4. Risks and problems Yes No

4.1. Are there any potential problems that could delay the project or jeopardize the contract performance? (if Yes, please clarify)

4.2. Will contract amendment and/or changes, as per article 9(2) General Conditions be needed? (if Yes, please clarify)

Comments:

5. Change of status of the Beneficiary Yes No

5.1. Are there any current or expected changes of the legal status of the beneficiary (change of legal status, merge or acquisition, procedure for liquidation)?

5.2. Are there any current or expected changes of the financial status of the beneficiary?

Comments:

6. Support from Contracting Authority, Phare IA GD, MRDPW Yes No

6.1. Do you need any support from the CA?

6.2. Is it necessary the CA to take any actions regarding Your contract performance?

Comments: If “Yes”, please indicate here.

IV. Section: Verification of review, filled in by the PIU;

Date of review :

Day/ Month/Year

Name:

Signature:


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 5 – Верификационен лист

No. /

(Contract ref. )

Name of PIU/MRDPW expert:

Lot number: Date of verification check:

Place of verification check:

Item No.

No. tender quotation Serial No.

Invoice date

Invoice number Amount EUR

Is equipment ensured?

I certify that: 1. The above stated equipment items have been physically checked 2. The serial number on the equipment corresponds to the number on the purchase document Signature: 3. To my best knowledge, the equipment serial numbers have not be modified4. The equipment is duly marked5. Equipment is physically located at:

Equipment Verification Checklist

Beneficiary name:

Tender publication ref:

Name of supplier:

Description of item (including model and type) Name of manufacturer Amount BGN

Total

Date:

Signature of the Beneficiary:

PIU/MRDPW expert:

Yes No


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 6 - Справки за изплатените възнаграждения и осигуровки

От/Име на организацията/

По проект №

ДОО - Родени преди 01.01.1960

ДОО - Родени след 31.12.1959

ДЗПО - УПФ - Родени след 31.12.1959

ЗО

ОБЩО ПО ПЕРОТО:ОБЩО ЗА ПЕРИОДА:

ИЗГОТВИЛ: РЪКОВОДИТЕЛ ПРОЕКТ:/Име, Фамилия и Длъжност/ /Име и Фамилия/

ЗО - Вноски работодателЗО - Вноски работникДОД ПО ЗОДФЛ

Суми за внасяне /работник и работодател/:ДОО - Родени преди 01.01.1960ДОО - Родени след 31.12.1959ДЗПО - УПФ - Родени след 31.12.1959

ОБЩ РАЗХОД-ЕВРО

ИМЕ ФАМИЛИЯ ОБЩ

РАЗХОД ЛЕВА

СПРАВКА № / ЗА МЕСЕЦ…….200...Г.

ВНОСКИ РАБОТОДАТЕЛ

По бюджетно перо ДЛЪЖНОСТ ПО ДОГОВОР

БРУТО ЗАПЛАТА ПО ДОГОВОР

ЗА ИЗПЛАТЕНИТЕ ВЪЗНАГАРАЖДЕНИЯТА И ОСИГУРОВКИ ПО ТРУДОВИ ДОГОВОРИ

От /Име на организацията/

По проект №


ДОО - Родени след 31.12.1959

УПФ - Родени след 31.12.1959

ЗОАвансов

данък


ДРодени след 31.12.1959

УПФ - Родени след 31.12.1

ЗО

ОБЩО ПО ПЕРОТО:ОБЩО ЗА ПЕРИОДА:

ИЗГОТВИЛ: РЪКОВОДИТЕЛ ПРОЕКТ:/Име, Фамилия и Длъжност/ /Име и Фамилия/

СПРАВКА № / за месец……200...г.

Общ разход лева

БЮДЖЕТНО ПЕРО

Работни часове

Сума по

сметката

Осигурителен доход

ВНОСКИ РАБОТОДАТЕЛ

ЗО - Вноски осигурен

Общ разход евро

ИМЕ ФАМИЛИЯ

ЛИЧНИ ВНОСКИ

ЗА ИЗПЛАТЕНИТЕ ВЪЗНАГРАЖДЕНИЯ И ОСИГУРОВКИ НА РАБОТЕЩИТЕ ПО ГРАЖДАНСКИ ДОГОВОРИ

№ на сметка за изплатени

суми

Сума за

получаване

Суми за внасяне /осигурен и работодател/:ДОО - Родени преди 01.01.1960ДОО - Родени след 31.12.1959ДЗПО - УПФ - Родени след 31.12.1959

ЗО - Вноски работодател


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03


Приложение 7 - Форма за уведомление при промяна в бюджета


Програма ФАР BG2003/004.937.11.03

Разходи Корекция

№ на б. ред Наименование на бюджетния ред

Бюджет Евро %

Коригиран бюджет

Общо за раздел.../№/..

EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV LOT N° 10: Support to ......EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV...

Documents

Transcript of EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV LOT N° 10: Support to ......EUROPEAID/ 2003/004.937.11.03-02/SV...