ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” DE...

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 01-12-2014

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

PÁGINA 1 DE 92

ELABORÓ: José Antonio Daza F. y Lorena Hernández Profesional Especializado y Apoyo 19/12/2014

APROBÓ: Miryan R. Tocarruncho P. Auditor Fiscal (C) 24/12/2014

Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

Radicado Dependencia

INFORME DE AUDITORÍA

MODALIDAD REGULAR

ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ

PINZÓN” DE TUNJA

VIGENCIA 2013

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA

Diciembre 19 de 2014


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 2 DE 92





ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZON” DE

TUNJA

JOSÉ ARMANDO PUÍN

Contralor Municipal de Tunja

MIRYAN R. TOCARRUNCHO PEDRÁZA

Auditor Fiscal

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO

Profesional Especializado

LORENA HERNÁNDEZ

Contadora Pasante.

Equipo Auditor


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 3 DE 92





TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................................4

1. DICTAMEN INTEGRAL ................................................................................................................................5

1.1. Concepto sobre el fenecimiento ...................................................................................................6

1.1.1. Control de Gestión ....................................................................................................................7

1.1.2 Control de Resultados:..............................................................................................................7

1.1.3. Control Financiero y Presupuestal .........................................................................................8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................................................. 10

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ............................................................................................................. 10

2.1.1. Factores Evaluados .......................................................................................................... 10

3. PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................................................. 37

4. CONTROL FISCAL INTERNO .......................................................................................................... 40

4.1 CONTROL DE RESULTADOS .................................................................................................... 41

4.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........................................................................ 41

4.2.1 Estados Contables .................................................................................................................. 41

4.2.2 Gestión Presupuestal ............................................................................................................. 77

4.3 Gestión Financiera ......................................................................................................................... 82

5. OTRAS ACTUACIONES .................................................................................................................... 83

5.1 Austeridad en el gasto público rendición de cuentas: .............................................................. 83


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 4 DE 92





INTRODUCCIÓN

La Contraloría Municipal de Tunja en desarrollo de su función constitucional y legal, y

en cumplimiento de su Plan General de Auditoria -PGA- para el año 2014, programó

Auditoria Gubernamental, modalidad Regular a la ESCUELA NORMAL SUPERIOR

“LEONOR ALVAREZ PINZON” de Tunja, correspondiente a la vigencia fiscal 2013.

Para desarrollar esta labor se acogió los procedimientos contenidos en la Guía de

Auditoría Territorial -GAT-, adoptada mediante resolución No. 024 del 11 de febrero de

2013, que contiene la metodología que unifica criterios y conceptos para el ejercicio del

proceso Auditor en cada una de las fases de planeación, ejecución e informe; para la

realización de la auditoría se comisionó al Profesional especializado JOSÉ ANTONIO

DAZA FIGUEREDO con el apoyo de la Pasante en contaduría ANGIE LORENA

HERNANDEZRODRÍGUEZ.

La representante legal de la Institución Educativa, licenciada ELSA DORIS PERILLA NOVOA, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia 2013, dentro de los plazos previstos en la Resolución No. 175 de 2013, emanada por la Contraloría Municipal de Tunja. Con la notificación del memorando de asignación y la información rendida en la cuenta, se inicia la auditoría que incluye la elaboración de un Plan de Trabajo dentro del cual se realiza la revisión de la cuenta, que es la base de la selectividad para el examen; se ejecutó el trabajo recopilando y revisando documentación que servirá de evidencia y prueba que soporta la evaluación financiera, de la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento; como producto del anterior análisis se dictamina sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y se conceptúa sobre la Gestión, para determinar si se fenece o no la cuenta. Por último se elaborará el respectivo informe preliminar y posteriores actuaciones propias del proceso auditor y si es del caso de orden jurídico. Los estudios y análisis están debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 5 DE 92





1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, Diciembre 19 de 2014 Licenciada ELSA DORIS PERILLA NOVOA Rectora Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” Tunja Asunto: Dictamen de Auditoria vigencia de 2013

La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los

artículo 267, 268 y 272 de la Constitución Política de Colombia, practicó Auditoría

Gubernamental, modalidad regular a la INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA

NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZON de Tunja, a través de la evaluación

de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los

recursos puestos a su disposición, el examen del Balance General consolidado a 31 de

diciembre de 2013, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social consolidado

para el mismo periodo y los resultados de su gestión. La Contraloría Municipal de Tunja,

revisó las áreas administrativas y las actividades económicas para determinar si se

realizaron conforme a las normas legales y de procedimientos aplicables. Así mismo

evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento.

Es responsabilidad de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez

Pinzón de Tunja, el contenido de la información suministrada; la responsabilidad de la

Contraloría Municipal de Tunja consiste en producir un informe integral que contenga la

opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el concepto sobre la gestión

adelantada por la administración de la Institución Educativa, con el propósito de emitir

pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental

colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental prescritos en

la Guía Territorial de Auditoría, consecuentes con las de general aceptación; por lo

tanto, requirió acorde con ellas de planeación y ejecución del trabajo de manera que el


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 6 DE 92





examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión

expresada en el informe integral.

La auditoría incluyó el examen a base de pruebas selectivas, de las evidencias y

documentos que soportan la gestión de la Institución Educativa, las cifras y

presentación de los Estados Contables consolidados y el cumplimiento de las

disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del

sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento, los cuales se

encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo que reposan en el fondo

documental de la Contraloría Municipal de Tunja.

1.1. Concepto sobre el fenecimiento

Con base en la calificación total de 83.5 puntos, sobre la Evaluación de la Gestión Fiscal, la Contraloría Municipal de Tunja FENECE la cuenta de la Institución Educativa Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón, por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN

VIGENCIA AUDITADA

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 80.6 0.5 40.3

2. Control de Resultados 84.3 0.3 25.3

3. Control Financiero 89.7 0.2 17.9

Calificación total 1.00 83.5

Fenecimiento FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal FAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de calificación– Elaboró: José Antonio Daza Figueredo

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#FACTORES!L16




CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 7 DE 92





Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

1.1.1. Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa

que el Control de Gestión, que es Favorable como consecuencia de la calificación de

80.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: José Antonio Daza Figueredo

1.1.2 Control de Resultados:

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa

que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la

calificación de 84.3 puntos, resultante la falta de conclusión en la ejecución del

presupuesto (proyectos pendientes, por no alcanzar el tiempo restante de la vigencia

para procesos finales de contratación) y de ponderar el factor que se relaciona a

continuación:

TABLA 1 CONTROL DE GESTIÓN

NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN VIGENCIA

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 84.5 0.65 54.9

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 88.4 0.06 5.3

3. Legalidad 75.9 0.09 6.8

4. Gestión Ambiental 0.0 0.00 0.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.0 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 55.3 0.10 5.5

7. Control Fiscal Interno 80.6 0.10 8.1


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#VARIABLES!A1








CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 8 DE 92





TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 84.3 1.00 84.3


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto




1.1.3. Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 89.7 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 90.0 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 8.3

3. Gestión financiera 91.7 0.20 18.3


Concepto de Gestión Financiero y Ppal.

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto








CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 9 DE 92





1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2013, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

MIRYAN R. TOCARRUNCHO PEDRAZA JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO

Auditora Fiscal (C.) Profesional Especializado

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora, TP 97347-T


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 10 DE 92





2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es

Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1. Factores Evaluados

2.1.1.1. Ejecución Contractual

Según la cuenta anual consolidada rendida a través de SIA se celebraron 21 contratos,

los cuales fueron analizados en el 100% por valor de $174´868.986.

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución

Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la

calificación de 84.5, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a

continuación:

TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL

ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZON” VIGENCIA

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Pro

med

io

Po

nd

era

ció

n

Pu

nta

je A

trib

uid

o

Pre

stac

ión

Serv

icio

s

Q

Co

ntr

ato

s

Sum

inis

tro

s

Q

Co

ntr

ato

s

Co

nsu

lto

ría

y O

tro

s

Q

Co

ntr

ato

s O

bra

P

úb

lica

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 14 100 16 0 0 0 0 100.00 0.40 40.0

Cumplimiento deducciones de ley 0 0 0 0 0 0 0 0 0.00 0.05 0.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 14 100 16 0 0 0 0 100.00 0.20 20.0

Labores de Interventoría y seguimiento

93 14 50 16 0 0 0 0 70.00 0.25 17.5

Liquidación de los contratos 93 14 50 16 0 0 0 0 70.00 0.10 7.0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 84.5

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'PRESTACION DE SERVICIOS'!A1

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'PRESTACION DE SERVICIOS'!A1

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#SUMINISTROS!A1

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#SUMINISTROS!A1

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'CONSULTORIA Y OTROS'!A1



../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#OBRA!A1

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#OBRA!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 11 DE 92





Del estudio realizado a la contratación se concluye:

CONTRATO DE CONCESIÓN No.001 FECHA: 21/01/2013

CONTRATISTA: Helber Hernando Ávila Suárez INTERVENTOR: No se nombró

VALOR: 25´300.000

DIRECCIÓN: Cra. 9ª.No. 77-67 Portal de Hunzahua

TELÉFONO: 7450853-3102666154 PLAZO: 10 Meses

OBJETO: Prestar el servicio de cafetería a la población estudiantil, personal docente y administrativo dentro de las instalaciones de la Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja.

OBSERVACIONES. No se nombró supervisor del contrato y por lo tanto no hay informes de supervisión ni recibido a satisfacción de los servicios. No se cumplió con los requisitos mínimos de la Convocatoria. No hay documentos en los que consten los estudios previos, las publicaciones, el análisis y calificación de las propuestas, la adjudicación entre otros. Se recibieron propuestas del señor Helber Hernando Ávila Suárez y la señora Aurora Benítez de Daza, pero en la relación de entrega de propuestas participantes aparecen Helber Hernando Ávila Suárez y Libia Isabel Duran de quien no aparece propuesta ni documentación que la acredite como proponente, sin embargo se celebra el contrato con el señor Helber Hernando Ávila Suárez, aun cuando la propuesta de la señora Aurora parece ser mas favorable. La carpeta del contrato carece de las formalidades de archivo.

OBSERVACION No. 01 Contrato sin supervisor delegado, no hay acta de recibo a satisfacción del objeto, No se cumplió con los requisitos mínimos de la Convocatoria. No hay documentos en los que consten los estudios previos, las publicaciones, el análisis y calificación de las propuestas, la adjudicación entre otros. Se recibieron 2 propuestas, de las cuales, al parecer se adjudicó a la propuesta menos favorable. La carpeta del contrato carece de las formalidades de archivo. La observación anterior tiene alcance Administrativo y Disciplinario por presunta violación a Ley 594 de 2000. REPLICA DE LA I.E. La publicación se hizo a través de una invitación que se colocó en cartelera de la institución entre el 16

y el 21 de noviembre de 2012 (Ver anexo 1). De igual manera se expidieron pliegos de condiciones.

El análisis y calificación de las propuestas se hizo a través de un comité y la adjudicación la efectuó el

Consejo Directivo según consta en Acta Nº 09 del 26 de noviembre de 2012 numeral 5. (Ver anexo 2).


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 12 DE 92





En el presente año se inició el proceso para implementar la Ley Archivo Nº 594 de 2000.

Respetuosamente solicitamos se levanten los hallazgos administrativos y disciplinarios con base en la

replica anterior.

DECISION DE LA CONTRALORÍA Se revisó el acta No. 09 del 26 de noviembre de 2012 en la que efectivamente se discutió el informe del Rector, sobre la adjudicación de la tienda escolar o servicio de cafetería, y se explican las razones por las cuales no se tuvo en cuenta la propuesta de la Señora Aurora Benítez de Daza. En materia de archivos se hizo visita en la que se verificó que se están adelantando los lugares para la instalación y se está realizando el procedimiento para la compra de la estantería, a demás de la capacitación de los administrativos y docentes en esta materia de la organización, custodia y archivo de los documentos. Después de una recopilación histórica y depuración. De esta manera se aceptan las respuestas y se levantan las observaciones.

CONTRATO DE SUMINISTRO No. 002 FECHA: 25/01/2013

CONTRATISTA: ELSA MATILDE RODRÍGUEZ VILLALBA INTERVENTOR: Liliana Palacios Suescún

VALOR: 11´327.400

DIRECCIÓN: Transv . 38 A No.39-22 Bogotá

TELÉFONO: 6951908 - 3123976435

PLAZO: Diez días

OBJETO: Suministrar 35 pupitres unipersonales para primaria y 70 pupitres unipersonales para bachillerato con destino a las estudiantes de la Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón.

OBSERVACIONES: En los estudios previos la cuantía en letras está por Ocho millones seiscientos cuarenta y siete mil ochocientos pesos y en números 11´327.400, este valor es idéntico al de las facturas del suministro, es decir que el estudio previo no es tan previo. La disponibilidad presupuestal debe estar para los estudio previos, aquí la realizaron en la misma fecha del contrato. Existen cotizaciones que no se tuvieron en cuenta para el estudio previo.

OBSERVACION No. 02 El valor en número y letras es diferente, evidenciándose debilidades de digitación y control, la disponibilidad presupuestal fue posterior a la elaboración de los estudios previos, al parecer todas las cotizaciones no se tuvieron en cuenta para la elaboración de los estudios previos. Observación con alcance administrativo y disciplinario por presunto incumplimiento al Decreto 111 de 1996 artículo 71, Ley 80 artículo 29 (selección objetiva) y Decreto 734 de 2012artículo 2.1.1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 13 DE 92





REPLICA DE LA I.E Al respecto, informamos que fue un error humano de digitación por cuanto para la elaboración de estudios previos se tienen en cuenta las normas vigentes en el proceso de contratación y el manual de contratación de la Escuela Normal Leonor Álvarez Pinzón. El valor correcto es el que aparece en números. El estudio se realizó con base en las cotizaciones y se selecciono la que ofreció las mejores especificaciones y la calidad.

DECISION DE LA CONTRALORIA Con la aclaración de que se debe tener más cuidado en la digitación de los textos se tiene en cuenta la respuesta para levantar la observación con alcance disciplinario, pues presupuestalmente se corroboró que realmente existieron los recursos para el proceso de contratación. Pero se mantiene el hallazgo Administrativo para que sea incluido en el plan de mejoramiento con el fin de hacerle el respectivo seguimiento y evitar que se vuelvan a cometer esos errores.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 003 FECHA: 06/01/2013

CONTRATISTA: María Denis Calderón Olmos INTERVENTOR: Martha Patricia Cortés Blanco

VALOR: 9´800.000

NIT o C.C.: 46´361.476 Sogamoso

INGRESO ALMACEN: N.A. PAGOS: Mensuales

DIRECCIÓN: Cra.13 No.16-47 Sur de Sogamoso

TELÉFONO:7711773-3108024890

PLAZO: 11 Meses

OBJETO: Prestación de servicios profesionales como contadora durante la vigencia 2013.

OBSERVACIONES 1.- Se celebró el contrato 003 de 2013 con una persona natural, pactando unos pagos mensuales por la prestación del servicio. 2.- El 23 de Julio se realizó la Cesión del contrato a una Empresa llamada E&C Soluciones S.A.S., donde la representante legal es la misma contratista quien cede el contrato. 3.- La cesión del contrato tiene las siguientes inconsistencias.

Aunque no se liquidó con actas parciales lo transcurrido del contrato si se lleva a contabilidad por causación. Es decir que los pagos hasta el 23 de julio se debieron hacer a la persona natural MARIA DENIS CALDERÓN con sus respectivos descuentos y retenciones, y no a la empresa recién constituida, beneficiándose con exenciones retroactivas de la ley 1429 de 2010 y decreto 545 de 2011.

No se encuentran en la carpeta del contrato, informes de cumplimiento ni antes ni después de la cesión.

Para la cesión se requiere la autorización escrita del contratante y no está, aunque se refieren a ella.

Las seguridades sociales y parafiscales se siguieron pagando como persona natural independiente y no como empresa.

Por lo anterior se debió hacer la retención al primer pago del 10% de retención por honorarios sobre el total de $4´900.000, valores que deben recuperarse y girarse a la DIAN, además de aclarar y soportar con los documentos faltantes descritos.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 14 DE 92





OBSERVACION No. 03 El contrato es cedido a una persona jurídica, sin embargo se observa que al parecer, a la contratista se le paga desde el inicio del contrato como si fuese persona jurídica, cuando hasta el 23 de julio se le debió pagar como persona natural con sus consecuentes descuentos de ley. No hay soportes del cumplimiento del objeto pactado (informes de actividades) No se observó la autorización de cesión del contrato, por parte del contratante. Aunque pasó a ser persona jurídica siguió pagando su seguridad social como persona natural.

Observación con alcance administrativo, disciplinario por presunta violación de la Ley 80 artículo 9° por no haberse autorizado por escrito por parte de la Normal la cesión del Contrato.

Y fiscal ante la DIAN por valor de $534.545 correspondiente a la retención en la fuente por concepto de honorarios (10%) del contrato de Prestación de Servicios Profesionales como persona natural motivado en la aplicación de la ley 1429 de 2010 y decreto 545 de 2011 de manera retroactiva, situación que se debe corregir retomando los pagos aplicando la retención y girándola a la DIAN.

REPLICA DE LA I.E Se anexa la solicitud y la autorización de cesión del Contrato de la persona natural a la Persona

Jurídica las cuales están archivadas en la carpeta de correspondencia recibida y entregada (anexo 3).A

la contratista como personal natural no se le efectúo retención en la fuente teniendo como base la ley

1527 de 2012 Aplicación de retención en la fuente para trabajadores independientes. A los trabajadores

independientes que tengan contratos de prestación de servicios al año, que no exceda a trescientos (300)

UVTs mensuales, se les aplicará la misma tasa de retención de los asalariados estipulada en la tabla de

la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T Esto quiere decir que si un trabajador independiente tiene

uno o varios contratos de servicios cuya remuneración total mensual no excede de 300 Uvt, se les

aplicará la tabla de retención en la fuente para asalariados, es decir que ya no se les aplica retención

por servicios u honorarios. Al aplicar la tabla de retención no da la base para el cálculo de retención.

Según la CLÁUSULA PRIMERA del Contrato de Cesión CEDER: El contrato de prestación de servicios

profesionales No 003 de 2013 con todos los derechos y obligaciones que del mismo se deriven favor de

E & C SOLUCIONES S.AS. y en la cláusula tercera del contrato de cesión FORMA DE PAGO se

menciona la forma y el valor de los pagos. Con base en lo anterior la sociedad E & C SOLUCIONES

S.A.S asumió los derechos obligaciones adquiridos.

Según el folio 18 de la carpeta de contrato 003 la firma E & C SOLUCIONES SAS certifica que no se ha

contrato por nómina ningún tipo de personal, por consiguiente no se ha generado la obligación de

cancelar los aportes correspondientes a los sistemas de seguridad social. Por esta razón se anexan los

aportes de seguridad social de la Representante Legal, y se hacen los pagos a partir del mes de Octubre

de 2013.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 15 DE 92





Se anexan los informes de actividades realizados por el contratista.

Solicitamos respetuosamente levantar los hallazgos Administrativo y disciplinario con las replica

anterior.

DECISION DE LA CONTRALORÍA Presentaron y se verificó la Autorización escrita para la cesión del contrato, para efectos de la retención se presume la buena fé de que los servicios prestados por el contratista no superan los 300 UVTs. De que habla la norma por una parte y por otra si existió evasión y falta de retención en la fuente, esto se presume en contra de la DIAN y no es competencia de la Contraloría adelantar procesos fiscales de este tipo y menos por la cuantía referida en el informe preliminar, de manera que se levanta la observación Disciplinaria y fiscal pero se mantiene el hallazgo administrativo para ser tenido en el plan de mejoramiento y su respectivo seguimiento.


CONTRATISTA: Álvaro Contreras Fagua INTERVENTOR: Alcira Isabel Malaver Torres

VALOR: 10´300.000

DIRECCIÓN: Diagonal 63 A No. 7-45 Tunja

TELÉFONO:7438879-3125051283

PLAZO: Siete meses

OBJETO: Hacer mantenimiento de la parte eléctrica y reparaciones locativas en las instalaciones de la Escuela Normal Superior Leonor Álvarez Pinzón de acuerdo a descripción.

OBSERVACIONES No se sabe de donde salió el valor del contrato, pues no hay presupuesto oficial, no hay cotizaciones, no hay propuesta económica, ni precios del mercado. Solo unas relaciones de actividades. Se ejecutaron algunos trabajos con el aval del supervisor por valor de $5´350.000 y con esa cifra pagada se liquidó el contrato, quedando sin ejecutar la suma de $4´950.000, cifra sobre la cual no se reversó el registro presupuestal.

OBSERVACION No. 4 Dentro de los estudios previos no se indica de donde se obtuvo el valor del contrato. Se ejecutó un valor mucho menor al pactado, lo que evidencia debilidades de planeación. Observación con alcance administrativo. REPLICA DE LA I.E Para la elaboración de estudios previos y valor del contrato se tuvo en cuenta el presupuesto y

planeación del año inmediatamente anterior, las necesidades de mantenimiento eléctrico y reparaciones

locativas debido a la antigüedad, uso y destinación de la planta física (servicio educativo). Aclaramos


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 16 DE 92





que no es que no se haya planeado sino que no fue necesario ejecutar todo lo presupuestado, lo que para

nosotros indica austeridad en el gasto.

Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se volvió costumbre el hecho de que se tenga en cuenta como único indicador de precios para contratar los de vigencias anteriores, sin tener en cuenta que las condiciones entre un año y otro, los daños, tramos a reparar, los materiales a utilizar pueden variar entre uno y otro contrato, no se tienen en cuenta los precios reales del mercado en ninguno de los aspectos anteriores, en cuanto a los recursos sobrantes, estos deben ser reversados al presupuesto para su posterior ejecución, de manera que se mantiene el hallazgo para el plan de mejoramiento y su verificación en aras de que no se repitan estas situaciones.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No.005 FECHA: 18/03/2013

CONTRATISTA: Armando Arcángel Sánchez Torres INTERVENTOR: Germán Raúl Medina Barón

VALOR: 4´000.000

DIRECCIÓN: Cra. 7ª.No. 42-18 Pozo Donato Tunja

TELÉFONO: 3106135240 PLAZO: 8 Meses

OBJETO: Servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de mínimo 20 estudiantes de la Escuela Normal superior Leonor Álvarez Pinzón de Tunja, para la conformación del equipo de Baloncesto de la Escuela Normal.

OBSERVACIONES: Se cumplió con el objeto del Contrato


CONTRATISTA: Diana Corolina Bayona Sánchez INTERVENTOR: Germán Raúl Medina Barón

VALOR: 5´800.000

DIRECCIÓN: Calle 32 No.17B-27 Apto341 La Esperanza

TELÉFONO: 3115340793 PAGOS: Uno mensual y dos bimensuales

OBJETO: Servicios técnicos artísticos como entrenadora de Taekwondo y Natación para mínimo 20 estudiantes en cada modalidad que voluntariamente se inscriban y la conformación y acompañamiento de los equipos representativos de la Escuela Normal.

OBSERVACIONES: No se sabe de donde salió el valor del contrato, pues no hay presupuesto oficial, no hay propuesta económica. Solo una propuesta de actividades. En cuanto a la ejecución no se anexan a la carpeta las evidencias del cumplimiento del contrato, solo una certificación de recibido en conformidad, no hay evidencia del número de estudiantes inscritos, entrenados y seleccionados, como tampoco de los resultados de las competencias en las que participaron. La misma observación se repite para los contratos N°10, N°11, N°12 y N°13.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 17 DE 92





Observación No. 05 Dentro de los estudios previos no se indica de donde se obtuvo el valor del contrato. No se observó evidencia alguna de la ejecución del objeto, sólo una certificación de recibo a satisfacción. La misma observación se repite para los contratos N°10, N°11, N°12 y N°13. Observación con alcance administrativo. REPLICA DE LA I.E Para el valor de los contratos se tuvo como base el valor de contratos celebrados en años anteriores

mas el incremento del IPC, los contratos fueron ejecutados a cabalidad y en cada período los

entrenadores o instructores presentaban un informe de las actividades realizadas por cada uno ellos al

supervisor del contrato. Esos informes reposan en los archivos del o la supervisora del contrato. Se

Procederá a recogerlos para adjuntarlos a las carpetas respectivas. Esto, en razón a que la ley de

archivo exige que no exista duplicidad de información en la misma entidad.

Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo

DECISION DE LA CONTRALORIA Como en otros contratos se repite la figura de armar los presupuestos oficiales con fundamento en los contratos de vigencias anteriores más el incremento del IPC. Sin tener en cuenta ni siquiera una propuesta económica del proponente. En cuanto a los informes de ejecución de los contratos, estos reposan en manos de los supervisores, faltando a las buenas practicas de archivo del manejo de la documentación por asuntos, se comprometieron a recopilar esta información y llevarla a donde corresponde, que es en la carpeta de cada contrato para facilitar la verificación y control de cada uno de ellos. De manera que para la verificación de lo anteriormente expuesto se mantiene el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento.


CONTRATISTA: José María Solano INTERVENTOR: Germán Raúl Medina Barón

VALOR: 2´500.000

DIRECCIÓN: Calle 24B No. 15-24 Tunja

TELÉFONO: 3124660602

PLAZO: 5 Meses

OBJETO: Servicios técnicos artísticos como entrenador de Atletismo para mínimo 20 estudiantes que voluntariamente se inscriban y la conformación y acompañamiento de los


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 18 DE 92





equipos representativos de la Escuela Normal.

OBSERVACIONES: No se sabe de donde salió el valor del contrato, pues no hay presupuesto oficial, no hay propuesta económica. Solo una propuesta de actividades. En cuanto a la ejecución no se anexan a la carpeta las evidencias del cumplimiento del contrato, solo una certificación de recibido en conformidad, no hay evidencia del número de estudiantes inscritos, entrenados y seleccionados, como tampoco de los resultados de las competencias en las que participaron.


CONTRATISTA: Jessica Paola Álvarez Camargo INTERVENTOR: Germán Raúl Medina Barón

VALOR: 3´000.000

DIRECCIÓN: Manzana 6 Casa 3 Santiago de Tunja

TELÉFONO: 3114533690

PAGOS: Uno mensual y dos bimensual

OBJETO: Servicios técnicos artísticos para la formación de la disciplina de Futbol de Salón a un grupo mínimo de 20 estudiantes que voluntariamente se inscriban y la conformación y acompañamiento de los equipos representativos de la Escuela Normal.



CONTRATISTA: Leonel Andrés Pinzón Nontoa INTERVENTOR: Lucia Isabel Aponte León

VALOR: 6´100.000

DIRECCIÓN: Cra. 11 No.12-16 Tunja

TELÉFONO:3105510057 PAGOS: 3 Cuotas

OBJETO: Servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de como mínimo de 80 estudiantes de la ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZÓN” de Tunja, para la conformación de la Banda de la Escuela Normal.

OBSERVACIONES: En cuanto a la ejecución no se anexan a la carpeta las evidencias del cumplimiento del contrato, solo una certificación de recibido en conformidad, no hay evidencia del número de estudiantes inscritos, entrenados y seleccionados, como tampoco de los resultados de las participaciones.


CONTRATISTA: Oscar Eduardo García Castro INTERVENTOR: Lucia Isabel Aponte León

VALOR: 4´100.000

DIRECCIÓN: Calle 54 No. 8B-16



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 19 DE 92





OBJETO: Servicios técnicos artísticos para la selección e instrucción de mínimo de 30 estudiantes de la ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ALVAREZ PINZÓN” de Tunja, para la conformación del grupo de Teatro de la Escuela Normal.



CONTRATISTA: Gustavo Bohórquez Castro INTERVENTOR: Carlos Javier Ángel Holguín

VALOR: 11´170.000

DIRECCIÓN: Calle 20 A No. 20-99 Tunja

TELÉFONO: 3138650009 PAGOS: Contra Entrega

OBJETO: Ampliación de una unidad sanitaria en la sección primaria, mantenimiento general de los techos de todo el edificio, instalación de lámina policarbonato y enchape de patio sede María Cristina y demás reparaciones locativas de la institución conforme se describe.

OBSERVACIONES. No se cuantifican los trabajos para determinar los costos por metros, es decir que se cancelan globalmente. Observación con alcance Administrativo

OBSERVACION No. 06 El valor de las obras ejecutadas se pagó global cuando debió cuantificarse por metros. Observación con alcance Administrativo REPLICA DE LA I.E La institución con el fin de optimizar los recursos y presupuesto procedió a contratar con persona

natural en forma global debido a que por experiencia y con base en la tabla de precios de la

gobernación de Boyacá se sabe que por metros en más costoso y no se cuenta con los recursos

necesarios.

Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo

DECISION DE LA CONTRALORIA La contratación de obra es riesgosa hacerla de forma global, en la respuesta no precisan la diferencia entre lo global y lo pormenorizado, esta forma de contratar distrae el control tanto de parte de los supervisores como de la Contraloría, en esta clase de contratación no quiere decir que se deban obligar los precios unitarios de la Gobernación ni otros aplicables, en este caso si puede aplicar sin que sea el único


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 20 DE 92





criterio para tener en cuenta el de otros contratos pero siempre y cuando se especifique por ítems y valores tanto en el presupuesto oficial como en las propuestas y su ejecución. Es así que se mantiene el hallazgo administrativo para que se corrija en situaciones posteriores.


CONTRATISTA: Jennifer Adriana Zambrano Gómez INTERVENTOR: María Stella Castañeda de González

VALOR: 10´500.000

DIRECCIÓN: Cra. 16 No. 6-57 2° piso Duitama


OBJETO: Licenciar, instalar, implantar y autorizar el uso y goce de un soporte lógico (software), de los módulos de contabilidad, tesorería, control presupuestal y almacén e inventarios.

OBSERVACIONES: Están instalados y funcionando los módulos de contabilidad, tesorería y presupuesto, falta iniciar el manejo de almacén e inventarios. Se realizaron las capacitaciones respectivas según consta en las actas e informes.


CONTRATISTA: Helber Hernando Ávila Suárez INTERVENTOR: Ana Isaura Velandia Gómez

VALOR: 6´400.000

NIT o C.C.: 7´160.944 INGRESO ALMACEN: N.A. PLAZO: 8 Días

DIRECCIÓN: Cra. 9ª.No. 77-67 Portal de Hunzahua

TELÉFONO: 7450853-3102666154

PAGOS: Contra Entrega

OBJETO: Con plena autonomía e independencia a desarrollar la logística para la celebración de XX versión Departamental de Teatro Estudiantil y Quinta versión Nacional los días 9 al 17 de octubre de 2013.

OBSERVACIONES: No hay en la carpeta del contrato informe de ejecución del mismo, ni el informe de supervisión, ni siquiera el recibido a satisfacción. A la carpeta anexan unos pagos por conceptos diferentes al contrato bajo los folios 1 al 5 sin el lleno de requisitos así: $120.000 de alquiler de sonido, $200.000 de vestido para dama antigua, elaboración del pendón, edición del video, Impresión de menciones para el festival de teatro. Estos gastos deben cumplir con los requisitos mínimos de contratación. Se presenta un recibo de Caja Menor por valor de $1´080.000.00 de 15 trofeos Premiación del festival de teatro pagado el 8 de Octubre a la Señora Mónica Juliana Cortes Parra, Gasto que supera el tope de gasto de la Caja Menor prescrito por la resolución No. 001 del 17 de enero de 2013 artículo tercero que puede ser de un valor máximo de $50.000.00

OBSERVACION No. 07 No hay soporte que evidencie la ejecución del objeto pactado.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 21 DE 92





Se anexan unos pagos por conceptos diferentes al contrato, así: $120.000 de alquiler de sonido, $200.000 de vestido para dama antigua, elaboración del pendón, edición del video, Impresión de menciones para el festival de teatro. Estos gastos deben cumplir con los requisitos mínimos de contratación. Se presenta un recibo de Caja Menor por valor de $1´080.000.00 de 15 trofeos Premiación del festival de teatro pagado el 8 de Octubre a la Señora Mónica Juliana Cortes Parra, Gasto que supera el tope de gasto de la Caja Menor prescrito por la resolución No. 001 del 17 de enero de 2013 artículo tercero que puede ser de un valor máximo de $50.000.00 Observación con alcance Administrativo y Disciplinario porque los gastos de caja menor no deben superar la suma de $50.000 de conformidad con la resolución interna de la Institución Educativa y aquí se están pagando $1.080.000 en un solo pago. REPLICA DE LA I.E Al respecto, nos permitimos aclarar el objeto del contrato Nº 016 de 2013 “El CONTRATISTA se obliga,

por sus propios medios y con plena autonomía e independencia administrativa, con el CONTRATANTE a

desarrollar la logística para la celebración de la XX Versión Departamental de Teatro Estudiantil y V

Versión Nacional los días 9 a 17 de octubre de 2013”. Los recibos anexados en la carpeta son

solamente algunos soportes de los gastos efectuados por el Contratista que no implicaron gastos directos

por parte de la Institución. El recibo de caja menor por valor de $1.080.000 es soporte del contratista

no corresponde a la Institución. El informe de supervisión esta en poder de la supervisora la cual no se

encuentra en la institución por encontrarse en vacaciones. Se procederá a recogerlo para adjuntarlo a la

carpeta respectiva. En razón, a que la ley de archivo exige que no debe existir duplicidad de

información en la misma entidad.

Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo disciplinario y se mantiene el hallazgo administrativo

para el plan de mejoramiento.

DECISION DE LA CONTRALORÍA En la misma réplica se reconocen las falencias del manejo de los documentos y aceptan mantener el hallazgo administrativo, en cuanto a la observación con alcance disciplinario se aclara que los recibos de caja menor con valores por fuera de lo permitido no son de la Institución Educativa sino del contratista y se acepta por que en la revisión de la caja Menor no se evidenció gasto alguno por estos valores. De modo que se levanta el alcance disciplinario.


CONTRATISTA: MYRIAM ELENA CANO ACONCHA INTERVENTOR: Ana Cristina Farfán de Vargas

VALOR: 6´711.000

DIRECCIÓN: Cra. 4ª. No.35-66 Apto 501

TELÉFONO: 3124318816 PLAZO: 2 Días

OBJETO: Suministrar material didáctico con destino a la sección básica primaria grados transición de la Escuela Normal Superior para la vigencia 2013.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 22 DE 92





OBSERVACIONES: No hay informe de supervisión ni recibido en conformidad, tampoco el ingreso y salida de almacén de los bienes comprados.

OBSERVACION No. 08 No hay informe de supervisión ni recibido en conformidad, tampoco el ingreso y salida de almacén de los bienes comprados. Observación con alcance Administrativo. REPLICA DE LA I.E Para claridad anexamos orden de suministro, ingreso y salidas de almacén (Ver anexo 4). Se

Procederá a recoger el informe de supervisión para adjuntarlo a la carpeta respectiva. La ley de

archivo exige que no exista duplicidad de información en la misma entidad.

Se mantiene el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORÍA Se acepta la respuesta por allegar los soportes de almacén requeridos y luego verificados, en cuanto a la elaboración de informes de supervisión y su archivo, la Contraloría de ninguna manera pretende que se tenga duplicidad de documentos, pero si que estos se manejen por asuntos, es decir que los informes hagan parte de la documentación de cada contrato, esto facilita el control y el manejo de los documentos de cada asunto para efectos de cumplimiento y pago de los contratos. Como es un compromiso de la Institución de corregir esta debilidad, para su verificación posterior se mantiene el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento.


CONTRATISTA: William Humberto León Carreño INTERVENTOR: María Stella Castañeda de González

VALOR: 11´700.000

DIRECCIÓN: Cra. 4ª. No. 51 -26 Int. 36 Tunja

TELÉFONO: 3112476599-3134434676

PLAZO: 5 días

OBJETO: Suministrar 10 televisores y 10 soportes para televisor con destino a los salones de las estudiantes de los grados 10° y 11°de la Escuela Normal Superior para la vigencia 2013.

OBSERVACIONES: En el Ingreso al almacén no se registran marcas, modelos ni seriales que identifiquen los televisores para el registro en el inventario y el respectivo soporte de entrega al usuario final. Se verificaron los televisores ya instalados en las aulas de clase.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 23 DE 92





OBSERVACION No. 09. Las entradas a almacén no evidencian los detalles de cada uno de los televisores adquiridos, exponiendo a confusiones con el inventario. Observación con alcance Administrativo. REPLICA DE LA I.E En el ingreso a Almacén no figuran los seriales de los televisores adquiridos pero en el inventario

general serán incluidos. Se mantiene el hallazgo administrativo y en el inventario se incluirán los

seriales respectivos.

DECISION DE LA CONTRALORIA Ante la aceptación y el compromiso de identificar completamente los bienes de la Institución educativa que ingresan al inventario, se mantiene el hallazgo para verificación en el plan de mejoramiento.


CONTRATISTA: Luis Hames Cepeda Arteaga INTERVENTOR: Moisés Bello Vicentes

VALOR: 7´763.000

DIRECCIÓN: Calle 13 No. 8-115 Tunja

TELÉFONO: 3103125508 PAGOS: Contra Entrega

OBJETO: Suministrar e instalar 8 Gaveteros para Tablet en los salones de grado sexto, 4 ventanas para la batería de baños, 9 puertas para la batería de baños sección primaria y 3 tubos de aluminio techo Sección María Cristina de la Escuela Normal Superior para la vigencia 2013.

OBSERVACIONES: El registro presupuestal No. 123 tiene fecha del 06 de Noviembre y el contrato del 07 del mismo mes, es decir que se elaboró antes de conocerse el contratista. No se realizó el Ingreso al almacén de los 8 gaveteros para las tablets. Se verificaron los elementos instalados y los gaveteros en las aulas de clase. La misma observación para el contrato N°20

OBSERVACIÓN No. 10 Al parecer se expidió registro presupuestal antes de suscribir el contrato No se ingresó al almacén todos los bienes adquiridos Observación con alcance Administrativo. La misma observación para el contrato N°20


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 24 DE 92





REPLICA DE LA I.E Con respecto a la fecha del RP aclaramos que la fecha de expedición de ser anterior o igual a la fecha

del contrato según la establecido en el manual de contratación y las normas vigentes para el caso. Con

fecha 18 de noviembre de 2013 se dio ingreso a Almacén de todos los bienes adquiridos mediante

Contrato Nº 019 del 7 de noviembre de 2013 (Ver anexo 5). Con respecto al contrato Nº 020 de 2013,

igualmente se dio ingreso a Almacén con fecha 2 de diciembre de 2013, de los elementos adquiridos.

(Ver anexo 6). Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA

En la respuesta se refieren al deber ser en cuanto a las fechas de los registros presupuestales según decreto 111 de 1996 y manual de contratación pero no aclaran la fecha específica del registro de este contrato, en cuanto a los ingresos al almacén se anexaron los soportes, para verificación y posterior control se mantiene el hallazgo administrativo.

CONTRATO DE SUMINISTRO No.020 FECHA: 28/11/2013

CONTRATISTA: William Humberto León Carreño INTERVENTOR: Rafael Humberto Silva Ortiz

VALOR: 7´184.000

DIRECCIÓN: Cra. 4ª. No. 51 -26 Int. 36 Tunja

TELÉFONO: 31124779599-3134434676

PAGOS: Contra entrega

OBJETO: Suministrar equipo y elementos de laboratorio para las áreas de química y física de la Escuela Normal Superior vigencia 2013

OBSERVACIONES: El registro presupuestal No. 127 tiene fecha del 08 de Noviembre de 2013 y el contrato del 28 del mismo mes, es decir que se elaboró 20 días antes de conocerse el contratista.


CONTRATISTA: Arcadio Rodríguez Supelano INTERVENTOR: Flor Stella Vargas de Benítez

VALOR: 9´550.586

DIRECCIÓN: Trans. 14 No. 20-97 Tunja

TELÉFONO: 7422787-7425034

PLAZO: 2 días

OBJETO: Suministrar elementos de ferretería con destino al mantenimiento general del edificio de la escuela Normal superior Leonor Álvarez Pinzón

OBSERVACIONES No se realizó el tránsito por almacén de los materiales comprados. Las cotizaciones Nos. 11301-11302-11303 y 11304 de Dismaco bajo los folios 31-32 y 33 de la carpeta, del oferente favorecido, solo suma $6´485.690 sin IVA. No se entiende de donde sacaron el precio total del contrato que fue de $9´550.586.

OBSERVACION No. 11


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 25 DE 92





Los elementos comprados no ingresaron ni salieron del almacén. El precio total del contrato no es concordante con las cotizaciones, siendo éste más alto. Configurándose en observación con alcance Administrativo y Disciplinario por faltas a la selección objetiva del contratista. REPLICA DE LA I.E Con fecha 3 de diciembre de 2013 se dio ingreso a los elementos adquiridos mediante contrato Nº 021 de

2013 (Anexo 7) e igualmente el 9 de diciembre de 2013 se dio egreso para efectos del mantenimiento y

arreglos locativos a la infraestructura física de la ENSLAP (Anexo 8). Solicitamos respetuosamente

levantar el hallazgo administrativo y disciplinario.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta solo contiene los soportes del ingreso y egreso de los elementos de almacén, aunque no respondieron respecto de la diferencia de precios de las cotizaciones con el valor del contrato, dentro de la verificación se detectó comparando los ítems y valores del ingreso y egreso de almacén con las copias de las cotizaciones, en estas últimas falta alguna copia que debió contener el faltante, estos dos asuntos se mantienen con el alcance administrativo para su verificación en el plan de mejoramiento y se levanta el alcance disciplinario.

ORDENES DE PAGO SIN EL LLENO DE REQUISITOS DE CONTRATACION 1.- El día 4 de diciembre de 2013 según comprobante de egreso N°196 por valor de $5.800.000, se da la Orden N° 023 a nombre del señor Edgar Guerrero Castro- Copicolor por concepto de 80.000 fotocopias para diferentes áreas, 35 empastes tipo tesis para estudiantes del ciclo complementario y 100 anillados para estudiantes del cfc, verificados los soportes parciales de la prestación del servicio, se determinó que las fechas corresponden a toda la vigencia 2013, es decir, al parecer, se están legalizando en diciembre hechos cumplidos. 2.- El día 5 de agosto de 2013 según comprobante de egreso N° 091 a nombre de Fabriaseo Ltda., por un valor de $4.646.234, se observó que faltan requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados. 3.- El día 6 de diciembre de 2013 según comprobante de egreso N°187 a nombre de Fabriaseo Ltda. por un valor de $4.996.850, se observo que faltan requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 26 DE 92





4.- El día 06 de diciembre de 2013 según comprobante de egreso N°197 a nombre de Grupo Comercial Atlantis Ltda., se observó que no aparece la relación de Ingreso a almacén ni orden de pedido y también faltan requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados. 5.- El día 06 de diciembre de 2013 según comprobante de egreso N° 199 a nombre de Saúl Jerez Pardo por un valor de $7.670.000, se observó que falta relación de ingreso a almacén y también requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados. 6.- El día 5 de diciembre de 2013 según comprobante de egreso N°186 a nombre del señor Daniel Augusto Suarez Zarabanda por valor de $3.751.440, se observo que falta la relación de ingreso a almacén y requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados.

7.- El día 3 de octubre de 2013 según comprobante de egreso N° 126 a nombre de G & Ferretería S.A por un valor de $6.072.336, se observo que falta requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados. 8.- Para los días 17 de julio y 1 de noviembre de 2013 según comprobantes de egreso N°078 y N°147 se refleja un convenio con la UPTC por un valor de $3.445.083 cada uno, se observa que no se encuentra certificado de disponibilidad ni registro presupuestal, también faltan los requisitos de dicho convenio como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados. 9.- Para el día 18 de enero de 2013 según comprobante de egreso N°020 a nombre de Daniel Augusto Suarez Zarabanda por un valor de $3.366.320, se observo que falta relación de ingreso a almacén y requisitos del contrato como los estudios previos y la minuta del contrato, según decreto 4791 de 2008. Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2 Estudios Previos Simplificados.

OBSERVACION No. 12

Las anteriores órdenes de suministro, al parecer no cumplen los requisitos mínimos de

la contratación como son los estudios previos, análisis del mercado, actas de inicio y

terminación e informes de ejecución y de supervisión.

Observación general con alcance Administrativo.

REPLICA DE LA I.E


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 27 DE 92





Según el manual de contratación de la institución para las órdenes de suministro no se requiere

de la elaboración de estudios previos, análisis del mercado y minuta del contrato. A partir de la

fecha se tendrá en cuenta la observación para la elaboración de las cuentas con los requisitos

mínimos de contratación. Se mantiene el hallazgo para el plan de mejoramiento. Se anexan

soportes de CDP 051 y RP 051 del Convenio con la UPTC.

DECISION DE LA CONTRALORÍA

Los manuales de contratación no deben reñir con las disposiciones generales de

contratación, acatando estas normas, los manuales deben reglamentar los

procedimientos de contratación en materias específicas propias. Así las cosas las

mínimas cuantías requieren de los requisitos mínimos de contratación exigidos por la

ley y sus reglamentarios, en las normas aplicables las “ordenes” no existen, todos son

contratos. Se mantiene el hallazgo para el plan de mejoramiento.

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas

SE EMITE UNA OPINION Eficiente; con base en La calificación del 88.4 que corresponde a las calificaciones parciales ponderadas en las que se reflejan las debilidades observadas en esta parte de la auditoría, 84.1para Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) y 88.6 para Calidad (veracidad) de la información.

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

84.1 0.30 25.2

Calidad (veracidad) 88.6 0.60 53.2

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 88.4

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'RENDICION CUENTA'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 28 DE 92





a) En el formato F01_AGR catálogo de cuentas, en la cuenta 3110 RESULTADO DEL EJERCICIO no presenta valor, comparándolo con el Balance General, anexo del mismo formato se tiene una diferencia de $76.820.106.

b) En el Formato F02 A_AGR de Caja Menor, en el anexo que debió corresponder a la Resolución de

Caja Menor de la vigencia 2013, subieron la resolución de la vigencia 2014. c) En el soporte de Caja Menor, se relaciona un pago por transporte de instrumentos de banda con

fecha 8 de agosto de 2013, 27, 29 de septiembre y 7 de octubre, a nombre del señor José Alfredo González, este mismo pago en la cuenta rendida a través del SIA aparece a nombre del señor Carlos González.

d) En la rendición de la cuenta de Inventarios Formato F05_AGR, no se relacionan los bienes

devolutivos adquiridos en el 2013.

e) En el anexo de Gastos Formato F07_AGR, se relaciona un pago de mantenimiento en la fecha 06 de

diciembre de 2013 a nombre del señor Rafael Hernando por $190.000, pero en los libros auxiliares físicos de gastos aparece a nombre del señor José Matheus.

f) En libros auxiliares físicos de la cuenta de Gastos, se relaciona un pago de Seguro Institucional para

el día 20 de diciembre de 2013 por un valor de $3.557.219, pero en el anexo de Gastos del Formato F07_AGR no se reflejan, teniendo un mayor valor en libros.

g) El valor de los gastos bancarios relacionado en el anexo del formato F07_AGR no coincide con los

valores reflejados en los extractos Bancarios.

En el anexo del formato F07_AGR Relación de Pagos, faltó incluir los valores de gastos bancarios de las cuentas del Banco de Occidente N°390-04836-1 por $175.340 en el periodo de Enero a Marzo, y N°390-04452-7 por $23.808.

h) Los siguientes movimientos de egresos aparecen en la rendición de la cuenta FORMATO F07_AGR

Anexo Relación de Pagos, pero no en libros contables.

FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

13/01/31 SEGUROS DEL

ESTADO Pago de Seguros $3.828.923

13/02/12 ELSA MATILDE

RODRIGUEZ Pago de 105 pupitres

unipersonales $11.327.400

13/02/18 DANIEL AUGUSTO

SUAREZ Elaboración de diplomas $3.366.320

13/02/20 OSCAR GARCIA Cuenta de Cobro teatro $2.666.667

13/06/13 JOSE ANTONIO

MATHEUS Compra de rack y swich $2.998.600


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 29 DE 92





i) En la rendición de la cuenta de presupuesto de egresos Formato F07_AGR, se repiten códigos con

diferente nombre así:

3.2.2.4.1 Dotación pedagógica y 3.2.2.4.1 Servicios Públicos de internet.

3.2.2.4.2 Gastos Bancarios y Financieros y 3.2.2.4.2 Adecuación de red.

3.2.2.4.3 Impresos y Publicaciones y 3.2.2.4.3 Dotación de Infraestructura.

j) En la rendición de la cuenta Formato F49_ CMT, de Control Interno, Austeridad por concepto de

Teléfono Celular, en cada uno de los trimestres no aparece el valor acumulado del periodo anterior.

En la rendición de la cuenta Formato F49_ CMT de Control Interno Austeridad por concepto de Teléfono Celular, se refleja un valor de $538.716, no coincidiendo el valor con el anexo Análisis de Control Interno por el periodo de Enero- Marzo. En la rendición de la cuenta Formato F49_ CMT de Control Interno por concepto de Mejoras y Mantenimiento, no se están aplicando los respectivos totales según la Resolución 175 de 2013. No se especifica en la rendición la cuenta Formato F49_ CMT Control Interno, por concepto de Impresos y Publicaciones por valor de $2.972.500 en el trimestre de Abril- Junio según el análisis de austeridad en el gasto. En la rendición de la cuenta Formato F049_CMT de Control Interno Austeridad de Impresos y Publicaciones no concuerdan los valores del formato con los del análisis de la misma cuenta para el periodo de Octubre- Diciembre. k) En la rendición de la cuenta de Conciliaciones Bancarias anexo del Formato F02_ AGR se observa que la cuenta N°390-04453-5 del Banco de Occidente no tiene movimientos y del mismo modo se empieza a reflejar en las respectivas conciliaciones solo hasta el mes de marzo. En la rendición de la cuenta Conciliaciones Bancarias anexo del Formato F02_AGR se observa que la cuenta N° 390-05069-8 del Banco de Occidente no tiene movimientos y del mismo modo se empieza a reflejar en las respectivas conciliaciones solo hasta el mes de julio. l) Los siguientes movimientos de inventario (adquisiciones) presentan diferencias tanto en la relación de órdenes y suministro de ingresos físico, inventario magnético de la institución educativa y la rendición de la cuenta de inventarios:

FECHA

CO

DIG

O

OR

DE

N D

E

SU

MIN

IST

RO

ING

RE

SO

VALOR DETALLE

DE

PE

ND

EN

C

IA

OBSERVACIONES


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 30 DE 92





2013/12/02 166002 20 20 2,355,600 Balanzas electrónicas digitales

ohaus de 200 gr y sensibilidad 0.1 gr

Laboratorio

En el ingreso físico N°20 se registra la mercancía por el

código 191001 y en la rendición de la cuenta

166002

2013/12/02 166002 10 20 1,500,000 Calentadores eléctricos con graduación de temperatura

Laboratorio



166002

2013/12/02 166002 20 20 1,283,100

Equipo de mecánica básica (1 aparato de tiro parabólico, 1

calibrador vemier, 1 carrete de cáñamo, 1 centrifuga universal, 1 cronometro, 2 dinamómetros, 1

juego de esferas, 1 juego de aros de apalancamiento, 1 juego de pesas

con gancho, 1 juego de placas para equilibrio, 1 plano inclinado con

accesorios, 1 polea con gancho, 1 polea con mango, 1 regla, 2

resortes, 1 rueda de maxwell, 1 soporte universal con 21 piezas, 1 tacómetro con cinta registradora, 1 vaso plástico graduado, 1 guía de

experiencias

Laboratorio



166002

2013/03/15 167001 1 1 910,000 Swichhpn V1910-24g capa 2

administrable web 24 10/100/1000 4 sfp no apilable no poe

Almacén gabinetes de internet

Tanto en la orden de suministro N°1 y el ingreso N° 1 se refleja un valor de

$910.600. Razón por la cual existe una diferencia de

$600 con el inventario de la empresa y la cuenta

rendida

2013/11/21 167008 17 19 556,800 Licencia Officeproplus 2013 SNGL

OLP NL Académico

Computador nuevo

pagaduría y portátil



167008

Las siguientes operaciones tienen diferencias en lo relacionado con la rendición de la cuenta de relación

de egresos y los soportes contables de las respectivas operaciones:

FECHA CODIGO BENEFICIARIO VALOR BANCO N°

CHEQUE OBSERVACION

13/03/01 2.2.0.0.0 Fundación

Global AC&T $602.080 Occidente 344791

El código presupuestal esta mal codificado, teniendo en el

comprobante de Egreso físico N° 024 el código 2.2.4.15 por

concepto de Transferencias

13/03/08 DIAN $820.000 Popular 60180241 El número de cheque que

aparece en el Egreso N° 028 es 69180241

13/03/12 Tesorería Municipal

$127.000 Popular 60180242 El número de cheque que

aparece en el Egreso N° 029 es 69180242

13/03/12 María Denis

Calderón Olmos $863.637 Popular 60180243

El número de cheque que aparece en el Egreso N° 030 es

69180243

FECHA CODIGO BENEFICIARIO VALOR BANCO N°

CHEQUE

OBSERVACIONES


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 31 DE 92





13/09/04 2000000

ADMINISTRACION DE

IMPUESTOS NACIONALES

$407.000 Popular 6918027

1

En el Comprobante de Egreso N° 108 no se

relaciona ningún código presupuestal

13/09/04 2000000

ADMINISTRACION DE

IMPUESTOS NACIONALES

$36.000 Popular 6918027

2



13/09/04 2000000 TESORERIA

MUNICIPAL DE TUNJA

$52.000 Popular 6918027

3



13/09/20 2.4.2 SOELCO LTDA $1.000.000 Occidente 344847

Falta el registro del valor por concepto de Materiales y

suministros $272.726 pagado en el Banco Popular Cta.

250-03119-2 con número de cheque 69180275

13/09/25 2.2.4.5 HEGATRONICA

GAMBOA $2.206.700 Occidente 344849

Falta el registro del valor por concepto de Compra de

equipos muebles y enseres $3.699.000 pagado en el Banco Popular Cta. 250-03119-2 con número de

cheque 69180277

13/09/26 2.2.4.3 SEGURITEL

BOYACA $788.000 Occidente 344850

Falta el registro del valor por concepto de Materiales y

Suministros $116.000 pagado en el Banco de Occidente

Cta. 390-04836-1 con número de cheque 344850

OBSERVACIÓN No. 13

Esta observación contiene todas las inconsistencias detectadas en la parte de la

auditoría -Rendición de la Cuenta- relacionadas anteriormente, las cuales tienen

alcance Administrativo y deben ser contestadas y soportadas en su integridad con la

réplica a este informe.

REPLICA: OBSERVACIÓN No. 13

a) En el formato F01_AGR catálogo de cuentas, en la cuenta 3110 RESULTADO DEL EJERCICIO no

presenta valor, comparándolo con el Balance General, anexo del mismo formato se tiene una diferencia

de S76.820.106.

En el formato F01_AGR catálogo de cuentas se relaciona un movimiento crédito de $ 36.912.531.5 que

corresponde a la cancelación de la cuenta 311002 de la vigencia 2012, no se presenta ningún saldo en la

cuenta 311001 RESULTADO DEL EJERCICIO debido a que en este formato no se hace cierre de las

cuentas 400000, 500000 que corresponde a la diferencia de $ 76.820.106. En los anexos del Formato

F01_agr: formato Formato_201314_F01_AGR_BALANCE GENERAL y Formato_201314_F01_AGR_


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 32 DE 92





ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL se relaciona el valor de la cuenta 3110

RESULTADO DEL EJERCICIO. Solicitamos respetuosamente se levante esta hallazgo.

b) En el Formato F02 A_AGR de Caja Menor, en el anexo que debió corresponder a la Resolución de

Caja Menor de la vigencia 2013, subieron la resolución de la vigencia 2014.

En la plataforma SIA se subió la resolución de caja menor del año 2013 y por error involuntario se subió

también la del año 2014.

c) En el soporte de Caja Menor, se relaciona un pago por transporte de instrumentos de banda con fecha

8 de agosto de 2013, 27, 29 de septiembre y 7 de octubre, a nombre del señor José Alfredo González,

este mismo pago en la cuenta rendida a través del SIA aparece a nombre del señor Carlos González.

Por error involuntario al digitar el beneficiario en la relación de gastos se registró el nombre de otro

proveedor que presta el servicio de transporte.

d) En la rendición de la cuenta de inventarios Formato F05_AGR, no se relacionan los bienes

devolutivos adquiridos en el 2013.

Revisada la información subida a la SIA la relación de bienes devolutivos adquiridos en el 2013 se

registraron en el formato F05A_ CMT en el Formato F05b_AGR se relacionan a nivel global los

movimientos saldo inicial entradas y salidas. Solicitamos respetuosamente se levante esta hallazgo.

e) En el anexo de Gastos Formato FO7_AGR, se relaciona un pago de mantenimiento en la fecha 06 de

diciembre de 2013 a nombre del señor Rafael Hernando por $190.000, pero en los libros auxiliares

físicos de gastos aparece a nombre del señor José Matheus.

Por error involuntario al registrar el egreso se digitó el proveedor José Matheus y correspondía al señor

Rafael Hernando. Se mantiene el Hallazgo.

f) En libros auxiliares físicos de la cuenta de Gastos, se relaciona un pago de Seguro institucional para

el día 20 de diciembre de 2013 por un valor de $ 3.557.219, pero en el anexo de Gastos del Formato

F07_AGR no se reflejan, teniendo un mayor valor en libros.

El valor registrado en el libro auxiliar de gastos de la cuenta de gastos Seguro institucional el día 20 de

diciembre por valor de $ 3.557.219 corresponde a la causación de la cuenta por pagar, no se relaciona

en el formato F07_AGR por que no se ha efectuado el pago o el egreso. Solicitamos respetuosamente se

levante esta hallazgo.

g) El valor de los gastos bancarios relacionado en el anexo del formato F07_agr no coincide con los

valores reflejados en los extractos Bancarios.

Revisado el cuadro F07_AGR al sumar todos los registros por concepto de gastos bancarios si da el valor

de todos los gastos bancarios. Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo.

En el anexo del formato F07_agr Relación de pagos, faltó incluir los valores de gastos bancarios de

Banco occidente No. 390-04836 por $ 175.340 en el periodo de Enero a marzo y No 390-04452-7 por $

23.808.

Revisado el cuadro F07_AGR al sumar todos los registros por concepto de gastos bancarios si da el valor

de todos los gastos bancarios. Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 33 DE 92





Los siguientes movimientos de egresos aparecen en la rendición de la cuenta FORMATO F07_AGR

Anexo Relación de pagos, pero no en libros contables.

FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

31/01/2013 SEGUROS DEL ESTADO Pago de seguros

$ 3,828,923

12/02/2013 ELSA MATILDE RODRIGEZ

Pago de 105 pupitres

unipersonales $ 11,327,400

18/02/2013 DANIEL AUGUSTO SUAREZ Elaboración de diplomas

$ 3,366,320

20/02/2013 OSCAR GARCIA Cuenta de cobro teatro

$ 2,666,667

13/06/2013 JOSE ANTONIO MATHEUS Compra de rack y swich

$ 2,998,600

Los registros contables de los anteriores egresos sí están contabilizados en los libros contables así:

FORMATO F07_AGR Anexo Relación de pagos, pero no en libros contables.

FECHA BENEFICIARIO

CONCEPTO

VALOR

REGISTRO EN

LIBROS

AUXILIARES

31/01/2013

SEGUROS DEL

ESTADO

Pago de seguros

$ 3,828,923

Comprobante de egreso

11 25/01/2013 cuenta

contable 240101

Cuenta por pagar en

los libros auxiliares

12/02/2013

ELSA MATILDE

RODRIGUEZ

Pago de 105 pupitres

unipersonales

$ 11,327,400


15 12/02/2013 cuenta

contable 166501001

Muebles y enseres en


18/02/2013

DANIEL

AUGUSTO

SUAREZ

Elaboración de diplomas

$ 3,366,320


11 18/02/2813 cuenta

contable 240101

Cuenta por pagar en


20/02/2013 OSCAR GARCIA

Cuenta de cobro teatro

$ 2,666,667


19 20/02/2013 cuenta

contable 240101

Cuenta por pagar en



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 34 DE 92





13/06/2013

JOSE ANTONIO

MATHEUS

Compra de rack y swich

$ 2,998,600


59 14/06/2013 cuenta

contable 166501001

Equipo de Computo en


Con el cuadro anterior se aclara las observaciones. Respetuosamente solicitamos se levante el hallazgo

i) En la rendición de la cuenta presupuesto de egresos Formato F07_agr, se repiten códigos con

diferente nombre así:

3.2.2.4.1 Dotación pedagógica y 3.2.2.4.1 Servicios Públicos de internet.

3.2.2.4.2 Gastos Bancarios y Financieros y 3.2.2.4.2 Adecuación de red.

3.2.2.4.3 impresos y Publicaciones y 3.2.2.4.3 Dotación de Infraestructura

REPLICA:

En el formato F07_agr por error involuntario digitó el mismo código para varios rubros, se tendrá más

cuidado. Se mantiene el hallazgo.

j) En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno, Austeridad por concepto de

teléfono celular, en cada uno de los trimestres no parece el valor acumulado del periodo anterior.

En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de teléfono

celular, se refleja un valor de $ 538.716, no coincidiendo el valor con el anexo análisis de Control

interno por el periodo Enero-Marzo.

En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de mejoras y

mantenimiento, no se están aplicando los respectivo totales según la resolución 175 de 2013.

No se específica en la rendición la cuenta Formato F49_CMT control interno, por concepto de impresos y

publicaciones por valor de $ 2.972.500 en el trimestre Abril –Junio según análisis de austeridad en el

gasto.

En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de Impresos

y Publicaciones no concuerdan los valores del formato con los del análisis de la misma cuenta para el

periodo de Octubre- Diciembre.

REPLICA:

Los formato se están elaborando conforme la resolución 016 de la CMT. En cuanto al informe de la

rendición de la cuenta Formato F49_CMT Austeridad por concepto de teléfono celular, se refleja un

valor de $ 538.716, no coincidiendo el valor con el anexo análisis de Control interno por el periodo

Enero-Marzo, se aclara que la institución tiene autorizado consumo mensual hasta por $ 300.000 o sea $

900.000 en el trimestre y en ese período solamente se gastó $ 538.716, lo cual indica austeridad en el

gasto.

En el Formato F49_CMT control interno, por concepto de impresos y publicaciones por valor de $

2.972.500 en el trimestre Abril –Junio no se escribió el valor ejecutado pero sí se especificó en qué fue

que se gastó el rubro.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 35 DE 92





k) En la rendición de la cuenta de conciliaciones bancarias anexo Formato F02_agr se observa la

cuenta Nº 390-04453-5 del Banco de Occidente no tiene movimientos y del mismo modo se empieza a

reflejar en las respectivas conciliaciones solo hasta el mes de marzo.

REPLICA:

Como las cuentas bancarias no tienen movimientos no se relacionan el total de las conciliaciones. Las

cuentas se cancelaron al inicio de la vigencia 2014.

En la rendición de la cuenta de conciliaciones bancarias anexo Formato F02_agr se observa la cuenta

Nº 390-05069-8 del Banco de Occidente no tiene movimientos y del mismo modo se empieza a reflejar en

las respectivas conciliaciones solo hasta el mes de julio.

Como las cuentas bancarias no tienen movimientos no se relacionan el total de las conciliaciones. Las

cuentas se cancelaron al inicio de la vigencia 2014.

l) Los siguientes movimientos de inventario (adquisiciones) presentan diferencias tanto en la de órdenes

y suministro de ingresos físico, inventario magnético de la institución y la rendición de cuenta de

inventarios.

REPLICA:

A finales del año 2013 se inició la implementación del software contable, presupuestal de tesorería y de

almacén. No se ha podido realizar la interface para conciliar los datos de almacén con contabilidad. Se

mantiene el hallazgo con alcance administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Con fundamentos en los soportes y explicaciones de la réplica se tiene en cuenta que: Se levantan los hallazgos administrativos relacionados a las literales a), b), d), f), g), h) y k) en donde se han presentado errores involuntarios de digitación y de aritmética, causaciones no reflejadas en el SIA y relación a nivel global de inventarios devolutivos. Por el contrario se mantienen los literales c) y e) hallazgos de tipo administrativo, ya que se ha cometido un error en la digitación de los nombres de los proveedores quedando diferencias entre los libros contables y el formato rendido en el SIA correspondiente a soportes de caja menor y formato F07_Agr (Relación de Pagos). Literal i) se mantiene el hallazgo administrativo por errores de codificación en las cuentas del formato F07_agr correspondiente a rubros de Dotación Pedagógica, Gastos Bancarios e Impresos y publicaciones.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 36 DE 92





Literal j) el formato F049_AGR no se ha entendido su diligenciamiento de forma correcta y se mantiene el hallazgo administrativo para la aplicación de la normatividad estipulada en el Decreto 1737 de 1998 y Articulo 1 del Decreto 984 de 2012. Y Literal l) se mantiene el hallazgo administrativo por la razón que el Software se esta implementando en la vigencia 2014 y falta realizar interfaz para conciliar datos y registros correspondientes a la vigencia 2013.

2.1.1.3. Legalidad

SE EMITE UNA OPINION: Eficiente

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Financiera

70.8 0.40 28.3

De Gestión 92.9 0.60 55.7

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 84.1

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

El puntaje de 84.1 obedece a los resultados específicos de calidad financiera y calidad de gestión con sus respectivas ponderaciones.

2.1.1.4. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

La calificación de 55.3 puntos, obedece al resultado del diligenciamiento de la encuesta

que contiene la matriz de la evaluación de la gestión, la cual determina con los

antecedentes y el presente informe el grado de cumplimiento del plan de mejoramiento

y su mantenimiento efectivo en el tiempo.

../../FENECIMIENTO%20CUENTA%20ALCALDÍA/MATRIZ%20MUNICIPIO%20FENECIMIENTO%202013.xls#'COMP LEGALIDAD FINANCIERA'!A1

../../FENECIMIENTO%20CUENTA%20ALCALDÍA/MATRIZ%20MUNICIPIO%20FENECIMIENTO%202013.xls#'COMPO LEGALIDAD GESTION'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 37 DE 92





3. PLAN DE MEJORAMIENTO

1

En el formato F_20_13A relacionado con la Contratación, se presenta diferencia de $9.000.000 entre los registros presupuestales y lo contenido en el a SIRECT.

El formato F_49 sobre austeridad y eficiencia del gasto no se rindió en forma trimestral, además la información está incompleta.

2 Al comparar la ejecución presupuestal de ingresos con la cuenta 4 de ingresos en los estados financieros se observa una diferencia de $416.070

3 Se observa que la caja menor no se legalizó de forma correcta, por cuanto en el segundo desembolso los gastos no se encuentran soportados con CDP.

4

Se observa que las conciliaciones Bancarias no se están realizando de forma correcta a partir del mes de septiembre, por cuanto se crea confusión al hacer la revisión.

En los libros auxiliares de contabilidad se consolidan dos cuentas 390-05069-8 y 390-04453-5 valores que deben ir independiente por cuanto al efectuar la revisión en una sobra y la otra no se encuentra relacionada.

Se evidencia que algunos registros no se contabilizan en el mismo mes sino al mes siguiente como es el caso en que se efectuaron algunos egresos en el extracto bancario del mes de septiembre pero contablemente los registran en el mes de octubre.

Se observa que en el mes de diciembre en el folio 75 conciliaciones bancarias se registra un cheque pendiente de cobro por valor de $1.422.960.000, cuando en el extracto se registra un abono a la cuenta o crédito a favor de la Institución Educativa

5

No se evidencia el registro de depreciaciones de manera individualizada. -No se pudo establecer en almacén el valor total de inventarios al 31 de diciembre de 2012 para hacer el cruce con contabilidad, por cuanto el sistema presentado por el almacenista no lo permitió. - Se observan elementos dados de baja entre estos tres buses que se encuentran en mal estado, se recomienda hacer las gestiones necesarias para retirarlos de la Institución

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 55.3 0.20 11.1

Efectividad de las acciones 55.3 0.80 44.2

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1.00 55.3

Calificación

Cumple Parcialmente

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'PLAN DE MEJORAM'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 38 DE 92





Educativa.

6 Se observa una diferencia de $29.600 entre el acto administrativo No. 044 del 30 de noviembre de 2012 donde se establecen las cuentas por pagar y los libros auxiliares, cuenta 24.

7

No se tiene establecido el manual de políticas y procedimientos contables aprobado mediante acto administrativo. - No se evidencia por medio de flujo gramas u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad.

8 Se evidencia que los recaudos fueron superior al presupuesto definitivo, lo que indica que la Institución Educativa no adiciono al presupuesto de la vigencia el valor de $2.289.029

9 El original del contrato No. 32 a nombre de Diego Díaz Giraldo por valor de $11.263.268,no se encuentra firmado por el contratista

10

El señor Edgar Guerrero Castro mantiene en las instalaciones de la Institución Educativa primer piso del edificio principal una pequeña papelería con fotocopiadora de su propiedad, sin que exista contrato alguno y en los estados financieros no se evidencia ingresos por este concepto desde la vigencia 2011. Al no desvirtuar lo observado se configurara en hallazgo administrativo con alcance disciplinario por violación de la ley 734 de 2002, articulo 48, numeral 50, como también presunto hallazgo fiscal en cuantía de $7.369.632.00 por violación al artículo 6 de la Constitución Política de Colombia; de igual forma se configura hallazgo penal por violación del código penal artículo 389 “peculado por uso”.

11

Existen falencia en control interno de gestión, teniendo en cuenta que:

No existe mapas de riesgo por áreas.

No existen tablas de retención documental.

No se ha puesto en marcha la ley de archivo

12

En la cuenta anual consolidada correspondiente a la vigencia 2011, en el formato No. 02 sobre remuneración de servicios técnicos se evidencia en la ejecución presupuestal un valor de $38.158.640 y en el formato dos $31.674.450, presentándose una diferencia de $6.484.190. Se evidencia que el formato 02 sobre fotocopias se registra en el mes de diciembre un valor de $5.349.960, y en los libros auxiliares de contabilidad en el mes de diciembre no se evidencia el pago.

13

En las órdenes de pago se evidencia que no se lleva un consecutivo año tras año, sino que se está llevando continuamente lo que demuestra que la última orden de pago a diciembre 16 de 2011 es la número 6902. El 99% de las órdenes de pago estudiadas no evidencia aportes a seguridad social

14

CAJA MENOR: existen recibos enmendados y con corrector, existen recibos que no especifican quien fue el proveedor, existen recibos diligenciados a lápiz. Algunos recibos no se encuentran autorizados por el ordenador del gasto. La Institución Educativa no cuenta con caja fuerte por lo tanto está expuesta a cualquier pérdida, ya que el dinero se guarda en el escritorio donde se puede abrir con cualquier elemento.

15 Al verificar los recursos del balance adicionados a la vigencia 2011 se presume una diferencia de $57.630.634

16 No se pudo establecer un valor de inventarios en almacén, para poder establecer la diferencia con contabilidad, ya que estos no están actualizados al 31 de diciembre de 2011

17 Control Interno contable:


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 39 DE 92





En el informe presentado al 31 de diciembre de 2011 se hace una descripción de todas las actividades que se desarrollan en cada unidad que conforma la institución. Falta identificar los riesgos del proceso de clasificación de la información y registros contables. La entidad no cuenta con un sistema para el procesamiento integrado de la información contable. No se revisa la información reportada en Propiedad Planta y Equipo y las cifras presentadas por almacén y presupuesto. No se evidencia mapa de riesgos para el área Contable, no se identifican, analizan y no hay un tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente. No tienen identificadas las actividades de los procesos contables y por lo tanto no se realizan autoevaluaciones periódicas, no se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable. No se evidencias los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables para la entidad guía u operación efectiva del proceso contable. Al 31 de diciembre de 2011 no se ha dado de baja los elementos que están obsoletos, ni se encuentran actualizado sus valores para poder establecer la realidad financiera de la Institución. Falta implementar las tablas de retención documental para el archivo.

18

Al 31 de diciembre de 2011 no existe un registro individual de cada elemento con su correspondiente saldo valorizado. Se evidenció que los datos suministrados por almacén no concuerdan con el libro mayor de contabilidad al 31 de diciembre de 2011, por cuanto a la fecha no se encuentra actualizado los inventarios.

19

No se evidencian manuales de procesos para las diferentes áreas. No se ha implementado la ley de archivo. No se evidencian actas sorpresivas de arqueo, ni auditorías internas por parte del comité de control interno. La entidad educativa no cuenta con un software donde integre toda su información, almacén, tesorería, presupuesto y contabilidad

Las 19 observaciones anteriores concertadas en el Plan de mejoramiento de la Auditoría anterior, aunque específicamente fueron subsanadas en la vigencia 2014, pero que como se demuestra a lo largo de este informe, la Administración de la Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón”, reincide en las mismas inconsistencias, situación que demuestra que el mejoramiento o acción de mejora lo realizan en un solo evento, desconociendo la esencia de los planes de mejoramiento que fueron concebidos para un mejoramiento continuo. Así las cosas y con el resultado del diligenciamiento de la encuesta sobre planes de mejoramiento que contiene la matriz de la evaluación de la gestión que calificó el cumplimiento del plan en un puntaje total de 55.3%, la comisión de Auditoria estima conveniente mantener activas las observaciones del plan de mejoramiento anterior, para que sean cruzadas y consolidadas con las nuevas de este informe que como se dijo antes, tratan de los mismos asuntos y de esta manera concertar en un único plan de mejoramiento.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 40 DE 92





4. CONTROL FISCAL INTERNO

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

84.7 0.30 25.4

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

78.8 0.70 55.2

TOTAL 1.00 80.6

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

La Escuela Normal Superior Leonor Álvarez pinzón de Tunja, mediante resolución No.

15 de 2005 establece el Sistema de Control Interno y asigna estas funciones a la

profesional universitaria María Stella Castañeda. Con resolución No. 08 del 15 de marzo

de 2010se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, constituido

por el Rector o su delegado, cinco (5) coordinadores, un (1) psicorientador, la pagadora,

el almacenista, dos (2) docentes y un padre de familia. Se evaluaron las acciones

realizadas.

Con lo observado en el informe se concluye la falta o escaza actuación del comité de control en las diferentes actividades de la administración de la Institución Educativa como son la contratación, manejo contable y presupuestal, almacén, tesorería, plan de mejoramiento, rendición de la cuenta y austeridad en el gasto. La función de Control Interno, corresponde a la de Controlar de manera previa y

oportuna todas y cada una de las actuaciones de la Administración de la Institución

Educativa, iniciando con el autocontrol de cada uno de los funcionarios que tienen a

cargo funciones administrativas. La ley y normas consecuentes prescriben sobre el

actuar de los responsables de este control que debe hacerse con Auditorias Internas,

con el manejo de sus resultados concertando planes de mejoramiento y sugiriendo al

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#CFI!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 41 DE 92





Representante Legal de las correcciones a las inconsistencias encontradas en el

manejo general y específico de cada una de sus áreas.

El resultado de 80.6 en el puntaje de la matriz demuestra que la labor de Control Interno

no es en un 100% efectiva, lo cual se corrobora con el amplio número de observaciones

4.1 CONTROL DE RESULTADOS

La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 84.3 puntos, resultante la falta de conclusión en la ejecución del presupuesto (proyectos pendientes, por no alcanzar el tiempo restante de la vigencia para procesos finales de contratación) y de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

4.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y

Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes

variables:

4.2.1 Estados Contables

La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 2 CONTROL DE RESULTADOS

NORMAL SUPERIOR LEONOR ALVAREZ PINZÓN VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

84.3 1.00 84.3

Calificación total 1.00 84.3 Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto






CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 42 DE 92





TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 13.0

Índice de inconsistencias (%) 2.16%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad

Sin salvedad o limpia

<=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

De acuerdo al resultado de la Matriz de Estados Contables, se tiene una calificación por encima del 2% lo que se traduce según la matriz en una opinión Con Salvedad, debido a que existe una inconsistencia de $10.000.000 que fueron consignados en las cuentas de la Normal sin acto administrativo que defina el destino de este recurso. Situación que permanece a 31 de diciembre de 2013 en bancos sobrestimando en ese valor la respectiva cuenta.

BALANCE GENERAL La Contraloría Municipal de Tunja ha practicado Auditoría a los Estados Financieros de

la INSTITUCIÓN EDUCATIVA ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ

PINZÓN” para la vigencia 2013, encontrando que los mismos han sido elaborados y

presentados por La Contadora, Rectora y Tesorera.

CUENTA DESCRIPCIÓN 2013 2012 VARIACIÓN % VAR

ACTIVO

CORRIENTE 398,118,303 142,221,125 255,897,178 180%

11 EFECTIVO 398,118,303 142,221,125 255,897,178 180%

1105 CAJA 0 0 0 N/A

1110 BANCOS 398,118,303 142,221,125 255,897,178 180%

111005 CUENTA CORRIENTE BANCARIA 398,118,303 142,221,125 255,897,178 180%

NO CORRIENTE 203,098,726 216,448,388 -13,349,662 -6%

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'EF CONTABLE'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 43 DE 92





16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 159,572,474 182,004,339 -22,431,865 -12%

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 96,665,598 96,665,598 0 0%

165505 EQUIPO DE MUSICA 16,202,000 16,202,000 0 0%

165506 EQUIPO RECREACION DEPORTE 450,144 450,144 0 0%

165509 EQUIPO DE ENSEÑANZA 53,934,550 53,934,550 0 0%

165511 HERRAMIENTAS 5,374,000 5,374,000 0 0%

165522 EQUIPO DE AYUDA AUIDOVISUAL 20,431,404 20,431,404 0 0%

165590 OTROS MAQUINARIA Y EQUIPO 273,500 273,500 0 0%

1660 EQUIPO CIENTIFICO 2,166,364 2,166,364 0 0%

166002 EQUIPO DE LABORATORIO 2,166,364 2,166,364 0 0%

1665 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 145,451,592 134,124,192 11,327,400 8%

166501 MUEBLES Y ENSERES 135,280,197 123,952,797 11,327,400 9%

166502 EQUIPOS MAQUINA DE OFICINA3 10,171,395 10,171,395 0 0%

1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 180,218,937 173,521,337 6,697,600 4%

167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 19,754,590 16,055,590 3,699,000 23%

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 160,464,347 157,465,747 2,998,600 2%

1680 EQUIPO DE COMEDOR, COCINA, DESPENSAR * HOTELERIA 11,871,000 11,871,000 0 0%

168002 MAQUINARIA Y EQUIPO DE RESTA 11,871,000 11,871,000 0 0%

1685 DEPRECIACION ACUMULADA -276,801,017 -236,344,152 -40,456,865 17%

168504 MAQUINARIA Y EQUIPO -32,125,375 -26,656,493 -5,468,882 21%

168505 EQUIPO CIENTIFICO -2,166,364 -2,166,364 0 0%

168506 MUEBLES. ENSERES Y EQUIPOS OFICINA -66,663,519 -55,701,700 -10,961,819 20%

168507 EQUIPOS DE COMUNICAC. Y COMPUTACION -171,147,973 -148,097,136 -23,050,837 16%

168509 EQUIPO DE COMEDOR -4,697,786 -3,722,459 -975,327 26%

19 OTROS ACTIVOS 43,526,252 34,444,049 9,082,203 26%

1960 BIENES DE ARTE Y CULTURA 24,670,106 24,670,106 0 0%

196003 BIENES DE CULTO 4,089,887 4,089,887 0 0%

196007 LIBROS Y PUBLICACIONES 20,580,219 20,580,219 0 0%

1970 INTANGIBLES 20,273,943 9,773,943 10,500,000 107%

197007 LICENCIAS 9,773,943 9,773,943 0 0%

197008 SOFTWARE 10,500,000 0 10,500,000 N/A

1975 AMORTIZACION ACUMULADA DE INTANGIBLES -1,417,797 0 -1,417,797 N/A

197507 LICENCIAS -1,417,797 0 -1,417,797 N/A

TOTAL ACTIVO 601,217,029 358,669,513 242,547,516 68%

N/A

PASIVOS


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 44 DE 92





CORRIENTE 9,025,334 13,083,262 -4,057,928 -31%

24 CUENTAS POR PAGAR 9,025,334 13,083,262 -4,057,928 -31%

2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS 8,188,219 11,832,747 -3,644,528 -31%

240101 BIENES Y SERVICIOS 8,188,219 11,832,747 -3,644,528 -31%

2436 RETENCION EN LA FUENTE IMPUESTO DE TIMBRE 837,115 1,250,515 -413,400 -33%

243605 SERVICIOS 0 5 -5 -100%

243608 COMPRAS 178,390 851,035 -672,645 -79%

243625 IMPUESTOS A LAS VENTAS RETENIDO 0 399,475 -399,475 -100%

243627 RTETENCION DE INDUS 658,725 0 658,725 #¡DIV/0!

NO CORRIENTE 211,699,159 39,159 211,660,000 540508%

29 OTROS PASIVOS 211,699,159 39,159 211,660,000 540508%

2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 211,699,159 39,159 211,660,000 540508%

290580 RECAUDOS POR RECLASIFICAR 211,699,159 39,159 211,660,000 540508%

TOTAL PASIVO 220,724,493 13,122,421 207,602,072 1582%

PATRIMONIO

31 HACIENDA PUBLICA 380,492,535 345,547,091 34,945,444 10%

3105 CAPITAL FISCAL 296,757,800 375,544,994 -78,787,193 -21%

310504 MUNICIPIO 296,757,800 -36,912,531 -259,845,269 704%

3110 RESULTADO DEL EJERCICIO 76,820,106 0 76,820,106 N/A

311002 DEFECIT DEL EJERCICIO 76,820,106.01 0 76,820,106 N/A

3120 SUPERAVIT POR DONACION 6,914,629 6,914,629 0 0%

312002 EN ESPECIE 6,914,629 6,914,629 0 0%

TOTAL PATRIMONIO 380,492,535 345,547,091 34,945,444 10%

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 601,217,029 358,669,513 242,547,516 68%

Valores en miles de pesos

Las variaciones mas significativas del anterior balance se presentan en el activo

corriente y en el pasivo no corriente dela entidad, esto debido a unas consignaciones

realizadas por tesorería del municipio de Tunja sin acto administrativo que especificara

el destino y por consiguiente autorizara el gasto, dinero que al final quedó en los saldos

bancarios inflando de esta manera las anteriores cuentas y a su vez afectando el pasivo

por una reclasificación realizada en contrapartida. Lo anterior está observado más

específicamente en el análisis de cuenta por cuenta.

GRÁFICO 1: BALANCE GENERAL


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 45 DE 92





Fuente: Balance General años 2012-2013

ANÁLISIS GRÁFICO 1:

Teniendo en cuenta el Balance General de los años 2012 y 2013 respectivamente, se

observan variaciones notables de un año a otro. En lo relacionado al Activo, tuvo una

variación de $242.547.516 con un porcentaje de 68%. En el Pasivo se observa una

variación de $207.602.072 con un porcentaje de 1582% y el Patrimonio con una

variación de $34.945.444 con un porcentaje de 1%. Se puede analizar de la anterior

información que de 2012 a 2013 las diferentes cuentas que conforman el Estado

Financiero aumentaron considerablemente.

GRÁFICO 2: GRUPO ACTIVO


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 46 DE 92






ANÁLISIS GRÁFICO 2

Especificando el Activo, se refleja que en lo correspondiente al Efectivo tuvo una variación de $255.897.178 con un porcentaje de 180%. En lo referente a Propiedad Planta y Equipo hubo una variación de $-22.431.865 con un porcentaje de -12%. Y en Otros Activos se tuvo una variación de $9.082.203 con un porcentaje de 26%. GRÁFICO 3: ACTIVO CORRIENTE



En lo relacionado con el Activo Corriente, se observa que para 2012 este representa menos de la mitad del Activo Total con una variación de $216.448.388 con un porcentaje de 152,19%. Y para el 2013 el Activo Corriente ya supera la mitad del total del Activo, teniendo una variación de $203.098.726 con un porcentaje de 51,01%. Según el gráfico se obtuvo mas liquidez en el año 2013, ya que el total de Activo Corriente es mayor, aumentando considerablemente en $255.897.178 con un incremento del 179,93%. EFECTIVO

CAJA MENOR

La caja menor de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja se reglamenta mediante Resolución N°001 del 17 de enero de 2013, que para la vigencia fiscal es de $2.000.000, se designó a la Auxiliar Administrativa para el manejo de la Caja Menor de la Institución Educativa.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 47 DE 92





Se realizó apertura de Caja Menor el día23 de febrero de 2013 por un valor de $500.000 según cheque N°69180235. En el transcurso de la vigencia fiscal se hicieron dos rembolsos para cada semestre del año. El primero se realizo el día19 de julio de 2013 por un valor de $478.070 y el segundo por un valor de $467.669 para el día 12 de diciembre de 2013. Se observa que ninguno de los gastos supera el valor de $50.000 y la legalización de la Caja Menor se realizó según lo estipulado hasta sobrepasar el 70% del monto ($500.000). Cada una de las legalizaciones debe contener los soportes contables reglamentarios y también el anexó de la relación de gastos junto con sus correspondientes facturas.

OBSERVACION No. 14:

No se encuentra Comprobante de Pago, Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal que soporte lo relacionado con el rembolso de Caja Menor para el segundo semestre del año 2013. Lo anterior contraviene el artículo 345 de la Constitución política de Colombia y el artículo 71 del decreto 111 de 1996. Por lo anterior la observación tiene un alcance Administrativo y disciplinario. REPLICA DE LA I.E Si se encuentra el comprobante de pago No. 081 del 19 de Julio de 2013, la certificación de

disponibilidad presupuestal 071 de 2013 y registro presupuestal 071 de 2013 para el segundo semestre

de 2013. Se anexan las copias (Anexo 9). Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo

y disciplinario.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo de alcance administrativo y disciplinario se levanta ya que la Institución Educativa hizo llegar las copias de los soportes correspondientes a la legalización de caja menor del Segundo Semestre.

En algunos soportes de caja menor como facturas falta diligenciar N° de Nit, Teléfono, dirección y nombre del beneficiario.

En los soportes del segundo semestre de la Relación de Caja Menor, las facturas

por conceptos de compra de lija $1.000, compra de ACPM $20.000 y envío de derecho de petición por correo $5.600, se encuentran muy borrosas haciendo difícil la identificación de nombres, fechas y valores.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 48 DE 92





Por el concepto de fotocopia de planos para el día 31 de enero de 2013, en la relación de caja menor se tiene un valor de $15.500, pero en el libro auxiliar de inventarios y balances (Caja Menor), se refleja un valor de $15.000, presentando una diferencia de $500.

OBSERVACION No. 15 Las tres observaciones anteriores constituyen faltas al procedimiento de Caja Menor, por lo cual tienen un alcance Administrativo, los cuales deben ser aclarados y soportados en la réplica al presente informe. REPLICA DE LA I.E Se tendrá en cuenta las observaciones para el diligenciamiento de los soportes o recibos de caja menor

incluyendo tomar fotocopias de las facturas que son expedidas por cajas registradoras las cuales con el

tiempo se van borrando. Se mantiene el hallazgo administrativo para el plan de mejoramiento.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo administrativo relacionado con los soportes de caja menor para tener en cuenta en el Plan de Mejoramiento.

BANCOS Representa el valor de los fondos disponibles depositados en las Entidades Financieras. La Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, maneja sus recursos en cinco cuentas corrientes identificadas así: 390-04836-1 Banco de Occidente, 390-04452-7 Banco de Occidente, 390-04453-5 Banco de Occidente, 390-05069-8 Banco de Occidente y 250-03119-2 del Banco Popular.

OBSERVACION No. 16 En lo referente a las cuentas 390-04453-5 y 390-05069-8 del Banco de Occidente se observa mediante extractos bancarios que estas no presentan movimientos durante la vigencia fiscal. Sin que se evidencie gestión conducente a cancelar estas dos cuentas, para mejor manejo de los recursos y facilidad de trabajo para tanto funcionarios como auditores. Observación con alcance administrativo. REPLICA DE LA I.E


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 49 DE 92





Las cuentas 390-04453-5 y 390-05069-8 del Banco Occidente ya fueron canceladas al inicio de la

vigencia fiscal 2014. Para el plan de mejoramiento 2013 se mantiene el hallazgo.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo con alcance administrativo se levanta, ya que en la vigencia 2014 se comprobó que las cuentas N° 390-04453-5 y 390-05069-8 del Banco de Occidente fueron canceladas.

CONCILIACIONES BANCARIAS En cuanto a Conciliaciones Bancarias, para el proceso de Auditoría se revisaron todos los meses y se compararon los diferentes libros auxiliares de bancos con los extractos bancarios de la Institución Educativa y del mismo modo las conciliaciones bancarias que se pusieron a disposición, de lo anterior se encontraron lo siguiente:

Mes No. De Cuenta

Tipo de Cuenta

Entidad Bancaria

Saldo s/g Extracto

Cheques pendientes

* cobrar

Saldo S/g Libros CMT

Saldo Libros Auxiliares I.E

Diferencia

ENERO 39004836-1 corriente occidente 40,310,767.19 1,729,260 38,581,507.19 28,531,953.65 10,049,553.54

MARZO 39004453-5 corriente occidente 30,423.98 0 30,423.98 33,182.00 (2,758.02)

ABRIL 39004452-7 corriente occidente 60,292,793.51 0 60,292,793.51 60,288,793.31 4,000.20

39004453-5 corriente occidente 21,689.18 0 21,689.18 33,182.00 (11,492.82)

OCTUBRE 39004452-7 corriente occidente 73,018,566.55 0 73,006,921.16 73,072,566.55 (54,000.00)

Fuente: Conciliaciones Bancarias y Libros auxiliares de bancos 2013

Según el cuadro anterior se observa que hubo diferencias en los meses enero, marzo, abril y octubre en las cuentas 390-004836-1, 390-04453-5, y 390-04452-7 del Banco de Occidente.

OBSERVACION No. 17

Se presentaron diferencias en las conciliaciones bancarias de los meses de enero por

un valor de $10.049.553,54, marzo con un valor de $-2.758,02, abril por un valor de

$4.000,20 y $-11.492.82 y en octubre por un valor $-54.000,00.

Observación con alcance Administrativo REPLICA DE LA I.E


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 50 DE 92





Revisadas las conciliaciones bancarias de las entidades financieras a nombre de la Institución se observó

que no hay diferencias encontradas. Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo de alcance administrativo se mantiene ya que no se allegaron los soportes correspondientes a las conciliaciones bancarias para poder levantar la observación.

OBSERVACION No. 18

En los extractos bancarios el día 12 de agosto de 2014, en la cuenta N°390-04836-1 se encontró un valor por $10.000.000 por el concepto de una consignación de la que no se indicó su origen. Observación con alcance administrativo REPLICA DE LA I.E El valor registrado en el extracto bancario el día 12 de agosto de 2013 en la cuenta 390-04836-1 por

valor de $10.000.000 corresponde a una transferencia realizada por el Municipio de Tunja; en varias

oportunidades en forma verbal personalmente se solicitó al señor OSCAR RODRIGUEZ funcionario de la

Secretaria de Educación de Tunja, el destino de este giro; él decía que después hacia llegar la resolución,

la Institución insistió innumerables veces sin obtener respuesta hasta que al final informó que

correspondía a calidad educativa que a todas las Instituciones Educativas de Tunja les habían efectuado

este giró. Al hacer la respectiva conciliación con la oficina de contabilidad del Municipio de Tunja se

registró como un APORTE Y TRASPADO DE FONDOS en la cuenta 470508 funcionamiento que

corresponde a los giros del Municipio. Solicitamos respetuosamente levantar este hallazgo debido el

error es originado por parte del MUNICIPIO DE TUNJA.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo de alcance administrativo se levanta ya que la Institución Educativa no tuvo interferencia en el manejo de dicho recurso.

GRÁFICO 4: ACTIVO NO CORRIENTE


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 51 DE 92






ANÁLISIS GRÁFICO 4: En lo relacionado al Activo No Corriente solo se tienen en cuenta los Inventarios y Otros Activos de la institución. Para la vigencia 2012 como 2013, prácticamente se mantiene igual con una diferencia mínima de $13.349.662. Para el año 2012 la variación entre Activo no Corriente y Activo Total fue de $142.221.125 con un porcentaje de 65,71%. Y para el año 2013 se tuvo una variación de $398.118.303 con un porcentaje de 196,02%. Según el grafico anterior se puede decir que para 2012 el Activo No Corriente tenía mucho más porcentaje en lo referente al Activo Total. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la Institución

Educativa. Sirve para ver en forma general, con lo que cuenta el colegio para

desarrollar su actividad económica (Educación).

Para la Auditoría de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón”, se comparó la

relación de órdenes y suministros físicos con la cuenta rendida en el SIA y el inventario

magnético que facilitó la Institución para el proceso Auditor. Se observa que en los

soportes físicos, se relacionan las respectivas órdenes de pedido, ingresos y egresos

del almacén, el beneficiario, funcionario y la dependencia a la que va destinada cada

una de la mercancía. En los libros contables se refleja la especificación de cada una de


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 52 DE 92





las cuentas que conforman el inventario del colegio tales como: Maquinaria y Equipo,

Equipo Científico, Muebles y Enseres y Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación y

Computación y Equipo de Comedor, Cocina, Dispensario* Hotelería.

OBSERVACION No. 19

Comparando las órdenes de suministro e ingresos de la Institución Educativa (físicos), el inventario magnético que se facilitó y los libros auxiliares de la respectiva cuenta se encontró que: en los libros contables en la cuenta 167002 EQUIPO DE COMPUTACION se realizó una compra de Tack y Swich por un valor de $2.998, pero en el comprobante de ingreso de almacén N°001, aparece la compra discriminada en las cuentas 166502 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA por $2.088.000 y en la cuenta 167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN por $910.600. Es decir que contablemente la compra aparece en una cuenta y se ingresa a almacén en dos cuentas diferentes. Situación que puede presentar conflicto al ingresar los inventarios al sistema contable adquirido. Observación con alcance Administrativo. REPLICA DE LA I.E Revisado el libro auxiliar de la cuenta 167002 EQUIPO DE COMPUTACIÓN se contabilizó la compra

de un rack que corresponde a la compra de un activo para el montaje de equipos de cómputo y un switch

por valor de $2.998.600 y no de $2.998 como se menciona en la observación. La diferencia que se

presenta contablemente y con el ingreso del almacén se debe a que en el momento el software de

inventario no hace la interface con contabilidad. Se mantiene la observación para la suscripción del Plan

de Mejoramiento.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo de alcance administrativo se mantiene para el Plan de Mejoramiento, por la razón que no existe interfaz entre los registros de contabilidad y almacén.

OTROS ACTIVOS: Representa los Bienes de Arte y Cultura (Bienes de Culto, Libros y Publicaciones) y los Intangibles (Licencias y Software). Para el proceso de Auditoría se compraron los libros auxiliares de la respectiva cuenta con el inventario magnético de la Institución junto con las órdenes de suministro e ingreso al almacén.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 53 DE 92





OBSERVACIÓN No. 20 Revisando la cuenta 197008 LICENCIAS- SOFTWARE aparece contablemente un valor de $10.500.000 por concepto de compra de software el día 6 de diciembre de 2013 según contrato N°010 de Jennifer Adriana Zambrano Gómez, pero no aparece relacionada en el inventario magnético de la institución, ni tampoco están los soportes de Orden de Suministro y entrada al almacén, encontrándose la cuenta subestimada por un valor $10.500.000. En el inventario magnético de la Institución Educativa aparece una donación por el MEN en el marco de plan de Lectura y Escritura “Leer es mi cuento” de 262 libros de la colección semilla, 1cd y 1 morral negro con ruedas por un valor de $2.746.897,08, pero en los libros contables no fue registrada esta operación. Estas dos observaciones conllevan a una sub-estimación de la cuenta 19-Bienes de arte y Cultura E Intangibles (Software) Observaciones con alcance administrativo. REPLICA DE I.E - Revisando la cuenta 197008 LICENCIAS- SOFTWARE aparece contablemente un valor de $10.500.000

por concepto de compra de software el día 6 de diciembre de 2013 según contrato Nº 010 de Jennifer

Adriana Zambrano Gómez, pero no aparece relacionada en el inventario magnético de la institución, ni

tampoco están los soportes de Orden de Suministro y entrada al almacén, encontrándose la cuenta

subestimada por un valor $10.500.000.

Al respecto, no existe orden de suministro por cuanto se suscribió el contrato No. 010 de 2013.

- La diferencia que se presenta contablemente y con el ingreso del almacén se debe a que en el momento

el software de inventario no hace la interface con contabilidad. Se mantiene la observación para la

suscripción del Plan de Mejoramiento.

- En el inventario magnético de la institución Educativa aparece una donación por el MEN en el marco de

plan de Lectura y Escritura "Leer es mi cuento" de 262 libros de la colección semilla, 1cd y 1 morral

negro con ruedas por un valor de$2.746.897,08 pero en los libros contables no fue registrada esta

operación.

El valor de la donación por parte del MEN por valor de $2.746.897.08 no se registró en los libros

contables debido a que en el momento el software de inventario no hace la interface con contabilidad. Se

mantiene la observación para la suscripción del Plan de Mejoramiento



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 54 DE 92





El hallazgo de alcance administrativo se mantiene por la razón de la implementación del software contable para la sincronización de los registros contables.

GRÁFICO 5: PASIVO



Se observa que el Pasivo de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, está conformado por Cuentas por Pagar y Otros Pasivos. Para el año 2012 los valores de los dos rubros eran mínimos comparados con los del 2013. En Cuentas por Pagar se tiene una variación negativa de $-4.057.958 con un porcentaje de -44,96%. Y en Otros Activos se presento una variación más significativa de $211.660.000 con un porcentaje de 540514,31%. Según la grafica anterior para el año 2013 se tuvo más valor en Otros Pasivos y menos valor en Cuentas por Pagar. GRÁFICO 6: PASIVO CORRIENTE


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 55 DE 92






ANÁLISIS GRÁFICO 6: En lo relacionado al Pasivo Corriente frente al Pasivo Total se tiene que para el año 2012 se tuvo una variación mínima de $39.159 con un porcentaje de 0,30%. Y para el 2013 se tuvo una variación de $211.699.159 con un porcentaje de 2345,61%. Según el grafico anterior se observa que en el año 2013 el Pasivo Corriente represento menos porcentaje del Total de Pasivo y también da lugar a reflejar que el Pasivo para este mismo año tuvo más valor; en cambio en el 2012 tanto Pasivo Corriente como Pasivo Total están mucho más equilibrados. CUENTAS POR PAGAR En esta denominación se incluyen las cuentas que representan obligaciones que la Institución Educativa adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo. Según la Resolución N°027 del 5 de diciembre de 2013, se constituyen las Cuentas por Pagar del Presupuesto del Fondo de Servicios Educativos de la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja para la vigencia fiscal 2013.

Artículo Primero: efectuar pagos por concepto de Cuentas por Pagar vigencia 2013, teniendo en cuenta la suma de ocho millones ciento ochenta y ocho mil doscientos diez y nueve ($8.188.219) pesos m/cte. y los debidos cobros.

Artículo Segundo: con el valor de que trata el Artículo anterior se realizaran los siguientes pagos:

CODIGO RUBRO BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

$

2.1.1.1 HONORARIOS

PROFESIONALES María Denis

Calderón Olmos Honorarios Contadora

$891.000

2.2.1.1 SISTEMATIZACION Jennifer Adriana

Zambrano Gómez

Puesta en marcha

actualización del sistema,

capacitación de funcionarios

$2.100.000

2.2.4.12 SERVICIOS

TECNICOS Y PROFESIONALES

Oscar Eduardo García Castro

Cuenta de cobro Contrato N°015

de 2012 $1.640.000

2.2.4.10 SEGUROS Seguros del

Estado Póliza Seguros

PYME $3.557.219


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 56 DE 92





TOTAL $8.188.219

RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE: Se auditaron las cuentas referentes a pago de retención en la fuente de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, comparando el valor en libros y el valor pagado en cada declaración de cada mes.

OBSERVACION No.21 En el mes de junio en los libros contables se refleja por concepto de Retención de Servicios un valor de $77.500 y para el mes de julio se pago un valor de $775.000, existiendo una diferencia por valor de $697.500. Para la fecha 04 de septiembre de 2013 se encontró un registro en la cuenta 243625 por un valor de $140.921que no es clara su procedencia como soporte del pasivo, lo cual debe ser explicado en la réplica del presente informe. Por lo que se constituyen en observaciones con alcance Administrativo y Fiscal el valor de $ $697.500. REPLICA DE LA I.E En el mes de Septiembre por error involuntario de digitación se canceló en el recibo de pago el valor de

$775.000 el valor correcto era de $77.500, este error se subsanó en los meses siguientes disminuyendo el

valor de los pagos hasta completar la diferencia de $697.500. Como se demuestra en la tabla de la

observación No. 22. Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo fiscal debido a que no canceló más

dinero debido a que fue compensado por los siguientes periodos hasta finalizar la vigencia fiscal 2013. Se

mantiene el hallazgo administrativo por cometer el error en digitación.

DECISION DE LA CONTRALORIA El hallazgo de alcance administrativo y fiscal por valor de $697.500, se mantiene ya que se tuvo errores de digitación en los registros de la cuenta y pago de Retención en la Fuente por mayor valor, las compensaciones de que hablan deben ser consentidas y acordadas por la DIAN, lo cual no se encontró en la respuesta.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 57 DE 92





OBSERVACION No. 22 Para el mes de septiembre se encontró en el libro auxiliar de la cuenta 2436 un valor de $1.006.952, pero en realidad el pago fue por un valor de $470.000, según la declaración de retención en la fuente. No se entiende la diferencia. En los libros auxiliares, con fecha 6 de diciembre de 2013 en la cuenta 243625 – Rete-IVA en Compras-de Administración de impuestos nacionales se encontró un valor de $99.624 en movimiento crédito, teniendo en cuenta que estos mismos registros en otros meses presentan movimiento debito. Observaciones con alcance Administrativo REPLICA DE I.E Anexo cuadro de causación y del pago de retenciones desde el mes julio al mes de Diciembre. En el mes

de julio se cometió un error involuntario se canceló $697.500 pero en los meses siguientes se disminuyó

este pago compensando en cada uno, al finalizar la vigencia fiscal 2013 quedó un saldo por pagar por

retenciones en la fuente por de $178.390 los cuales se cancelaron al inicio de la vigencia 2014. En el

mes de septiembre se presenta y un valor crédito por $ 512.295 que aumenta el valor en libros a

$1.213.354 pero el real es de $701.059 y en el mes diciembre de $99.624 para compensar pero el real es

de $3.459.886 el mayor valor cancelado en el mes de julio.

causado Pagado saldo

Saldo a junio

57,552

-

57,552

Junio

250,350

984,699

(734,349)

Julio

234,622

132,977

101,645

Agosto

442,657

443,000

(343)

Septiembre

701,059

266,000

435,059

Octubre

1,126,984

1,273,000

(146,016)

Noviembre

2,332,956

1,925,000

407,956

Diciembre

3,459,886

3,403,000

56,886

saldo a 31 de diciembre

178,390


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 58 DE 92





Se mantiene el hallazgo administrativo por cometer el error en digitación.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo con alcance administrativo hasta que no se alleguen los soportes correspondientes de cómo se realizaron los ajustes al pago de las Declaraciones en la Fuente o el soporte del convenio sobre el particular realizado por la Institución Educativa con la DIAN.

Comparando las declaraciones de retención en la fuente con los valores registrados en libros, se reflejaron las siguientes diferencias:

Mes

Fecha en la que

debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del banco

Cumple? Valor pagado Valor S/g

Libros Diferencia

Interés de mora

Junio 2013/07/09 2013/09/07 1,004,000 250,640 753,360 Julio 2013/08/09 2013/08/05 112,000 234,622 - 122,622 Septiembre 2013/10/08 2013/10/25 266,000 1,213,354 - 947,354 3,000

Octubre 2013/11/13 2013/11/13 1,273,000 1,126,984 146,016

Noviembre 2013/12/10 2013/12/10 1,925,000 2,332,956 - 407,956

Diciembre 2014/01/10 2013/12/30 3,403,000 3,559,510 - 156,510

OBSERVACION No. 23 En relación con el cuadro anterior, se observa que en los meses de junio, julio, septiembre, octubre, noviembre y diciembre existen diferencias entre el valor en libros y valor pagado en las respectivas declaraciones por el pago de impuestos. Por consiguiente las diferencias teniendo en cuenta que el valor pagado es mayor al valor en libros de $899.376 más $3.000 de intereses de mora, constituyen observación con alcance administrativo y fiscal por $902.376 REPLICA DE I.E Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo fiscal debido a que no se canceló más dinero debido a

que fue compensado por los siguientes periodos hasta finalizar la vigencia fiscal 2013. Se mantiene el

hallazgo administrativo por cometer el error en digitación.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 59 DE 92






El hallazgo de alcance administrativo y fiscal por valor de $902.376, se mantiene ya que

se tuvo errores de digitación en los registros de la cuenta y pago de Retención de impuestos por mayor valor, las compensaciones de que hablan deben ser consentidas y acordadas por la DIAN, lo cual no se encontró en la respuesta.

GRÁFICO 7: PASIVO NO CORRIENTE

Fuente: Balance General años 2012- 2013


En lo referente al Pasivo No Corriente comparado con el Pasivo Total se puede decir que en el año 2013 estuvo mucho mas equilibrado con una variación mínima de $9.025.334 con un porcentaje de 4,26%. Y para el 2012 se tuvo una variación de $13.083.262 con un porcentaje de 33410,61%. Según el grafico anterior se puede decir que el Pasivo No Corriente es el que refleja más porcentaje de Pasivo Total en ambos periodos. OTROS PASIVOS: Se encuentran en esta cuenta Obligaciones las cuales al final del periodo no han sido

reclasificadas, en la Institución se refleja en libros contables para el día 30 de diciembre

de 2013un valor de $211.699.159,43 por concepto de Recaudos a Favor de Terceros.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 60 DE 92





OBSERVACION 24

En el libro auxiliar de la cuenta 2905 RECAUDOS POR RECLASIFICAR, se observa un saldo para el día 30 de diciembre de 2013 por un valor de $211.699.159,43 existiendo una incertidumbre, ya que no se especifica el movimiento de la cuenta. Este registro fue la causa de la variación significativa del activo corriente y del pasivo no corriente a los que se hizo referencia en la parte del análisis del Balance. Observación con alcance Administrativo. REPLICA DE LA I.E El día 12-12-2013 el Municipio de Tunja por equivocación realizó una consignación por valor de

$211.660.000. El día 13 de enero de 2014 según correo electrónico el señor OSCAR ARMANDO

RODRIGUEZ PACHECO auxiliar administrativo de la SEM solicitó el reintegro del dinero: “Lo anterior

teniendo en cuenta que por error en el giro por parte de la tesorería municipal se realizó transferencia sin

considerar que existe el rubro sin situación de fondos”. “le solicito comedidamente realizar el respectivo

reintegro ala cuenta de ahorros del banco de occidente No. 39084 324-1 a nombre del Municipio de

TUNJA SGP EDUCACIÓN. Esta devolución se realizó el día 28 de enero de 2014. Solicitamos

respetuosamente levantar el hallazgo administrativo.


El hallazgo de alcance administrativo se levanta ya que la Institución Educativa no tuvo ninguna interferencia en el manejo de los recursos y para la vigencia 2014 devolvió el dinero según se estipula en la réplica.

GRÁFICO 8: PATRIMONIO

Fuente: Balance General años 2012- 2013

ANÁLISIS GRÁFICO 8: Observando el comportamiento del Patrimonio para las vigencias 2012 y 2013 respectivamente, se tiene que el único rubro para el Patrimonio, es Hacienda Publica,


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 61 DE 92





reflejando según el gráfico que tienen el mismo valor. Entre el 2012 y 2013 se tuvo una variación de $34.945.444 con un porcentaje de 10,11%. ESTADO DE RESULTADOS Es un Estado Contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social, y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones del cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado.

CUENTA DESCRIPCIÓN 2013 2012 VARIACION % VAR

43 INGRESOS 56,998,100 52,506,000 4,492,100 8.56%

4305 VENTA DE SERVICIOS 56,998,100 52,506,000 4,492,100 8.56%

430512 EDUCACIÓN FORMAL SUPERIOR TECNICA 42,455,000 39,878,000 2,577,000 6.46%

430550 SERVICIOS CONEXOS A LA EDUCACIÓN 14,543,100 12,628,000 1,915,100 15.17%

4395 DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS EN VENTAS 0 -450,000 450,000

-100.00%

439501 SERVICIOS EDUCATIVOS 0 -450,000 450,000 -

100.00%

44 TRANSFERENCIAS 211,660,000 187,218,000 24,442,000 13.06%

4428 OTRAS TRANSFERENCUAS 211,660,000 187,218,000 24,442,000 13.06%

442805 PARA PROGRAMAS DE EDUCACIÓN 211,660,000 187,218,000 24,442,000 13.06%

47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 100,051,887 39,543,070 60,508,817 153.02%

4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS 100,051,887 39,543,070 60,508,817 153.02%

470508 FUNCIONAMIENTO 100,051,887 39,543,070 60,508,817 153.02%

48 OTROS INGRESOS 26,381,832 27,008,804 -626,972 -2.32%

4808 OTROS INGRESOS ORDINARIOS 26,380,000 24,570,000 1,810,000 7.37%

480817 ARRENDAMIENTOS 26,380,000 24,570,000 1,810,000 7.37%

4810 EXTRAORDINARIOS 1,832 2,438,804 -2,436,972 -99.92%

481008 RECUPERACIONES 0 2,436,415 -2,436,415 -

100.00%

481047 APROVECHAMIENTOS 1,832 1,690 142 8.40%

481090 OTROS INGRESOS EXTRAORDINARIOS 0 699 -699 -

100.00%

TOTAL INGRESOS 395,091,819 305,825,874 89,265,945 29.19%

COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN 0 0 0 N/A

TOTAL COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN 0 0 0 N/A

COSTOS DE PRODUCCIÓN 0 0 0 N/A

TOTAL COSTOS DE PRODUCCIÓN 0 0 0 N/A


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 62 DE 92





UTILIDAD BRUTA 395,091,819 305,825,874 89,265,945 29.19%

52 ADMINISTRACIÓN 316,341,065 339,616,706 -23,275,641 -6.85%

5211 GENERALES 316,341,065 339,616,706 -23,275,641 -6.85%

521106 ESTUDIOS Y PROYECTOS 6,890,166 6,726,050 164,116 2.44%

521109 COMISIONES HONORARIOS Y SERVICIOS 44,397,726 54,861,311 -10,463,585 -19.07%

521112 MATERIALESY SUMINISTROS 62,226,836 39,956,588 22,270,248 55.74%

521113 MANTENIMIENTO 82,696,787 99,950,342 -17,253,555 -17.26%

521115 SERVICIOS PÚBLICOS 81,552,981 70,810,134 10,742,847 15.17%

521117 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 1,780,000 0 1,780,000 N/A

521119 IMPRESOS Y PUBLICACIONES SUSCRIPCIONES 13,331,000 15,892,070 -2,561,070 -16.12%

521121 COMUNICACIONES Y TRANSPORTES 5,858,350 3,874,900 1,983,450 51.19%

521123 SEGUROS GENERALES 3,557,219 3,828,923 -271,704 -7.10%

521129 MATERIALES DE EDUCACIÓN 0 13,469,588 -13,469,588 -

100.00%

521134 IMPLEMENTOS DEPORTIVOS 0 8,392,000 -8,392,000 -

100.00%

521135 EVENTOS CULTURALES 14,050,000 21,854,800 -7,804,800 -35.71%

58 OTROS GASTOS 1,930,648 3,121,700 -1,191,052 -38.15%

5802 COMISIONES 1,901,048 3,121,700 -1,220,652 -39.10%

580238 COMISIONES Y GASTOS BANCARIOS 1,901,048 3,121,700 -1,220,652 -39.10%

5815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 29,600 0 29,600 N/A

581589 GASTOS DE OPERACIÓN 29,600 0 29,600 N/A

TOTAL GASTOS 318,271,713 342,738,406 -24,466,693 -7.14%

RESULTADO DEL EJERCICIO 76,820,106 -36,912,531 113,732,637 -

308.11%

Cifras en pesos


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 63 DE 92





GRÁFICO 9: ESTADO DE RESULTADOS

Fuente: Estado de Resultados años 2012-2013

ANÁLIS GRÁFICO 9 Analizando el Estado de resultados de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja se tiene que la variación de los Ingresos para los años 2012 y 2013 respectivamente tuvo un aumento de $89.265.945 con un porcentaje de 29,19%. Los Gastos presentaron una disminución de $24.466.693 con un porcentaje de -7,14%. En cuanto a los Costos no se tienen para ninguna de las vigencias ya que la entidad publica no se dedica a la producción de productos. La variación entre los Ingresos y Gastos para el año 2012 fue de $-36.912.532 teniendo para este periodo más porcentaje de Gastos que de Ingresos. Y la variación de Ingresos y Gastos para el 2013 fue de $76.820.106 siendo mayores los Ingresos en este periodo. GRÁFICO 10: INGRESOS



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 64 DE 92





ANÁLISIS GRÁFICO 10 En lo referente a los Ingresos las cuentas que se tuvieron en cuenta en el estado Financiero fueron Venta de Servicios, Transferencias, Operaciones Interinstitucionales y Otros Ingresos. En cuanto a Venta de Servicios se tuvo un aumento de $4.492.100 con un porcentaje de 8,56%. En cuanto a las Transferencias se tuvo un aumento de $24.442.000 con un porcentaje de 13,06%. En Operaciones Interinstitucionales se tuvo un aumento de $60.508.817 con un porcentaje de 153,02%. Y en Otros Ingresos se tuvo una disminución de$-626.972 con un porcentaje de -2,32%. El rubro más significativo en los Ingresos fue el de transferencias. Tanto en el 2012 y 2013. GRÁFICO 11: GASTOS


ANÁLISIS GRÁFICO 11 En lo correspondiente a los Gastos las cuentas que se tuvieron en cuenta fueron Administración, Otros Gastos y Total Gastos. En cuanto a la Administración se tuvo una disminución de $-23.275.641 con un porcentaje de -6,85%. Para Otros Gastos Se tuvo una disminución de $-1.191.052 con un porcentaje de -38,15%. Según el gráfico se refleja que el rubro que tiene mas porcentaje dentro de los Gastos es Administración y por el contrario los Otros Gastos tienen participación menos significativa. GASTOS: RELACIÓN DE EGRESOS


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 65 DE 92





Los gastos son egresos o salidas de dinero en los que incurre la Institución Educativa para pagar un artículo o un servicio. Los diferentes gastos en los que incurrió la Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja fueron por concepto de pago de servicios públicos, contratos (cuentas de cobro), legalizaciones de caja menor, seguros y gastos bancarios entre otros. En los documentos de la Muestra de comprobantes de pago (mes de Marzo) analizada, se detectó la ausencia de los certificados de disponibilidad presupuestal de gastos como sigue:

FECHA CONCEPTO BENEFICIARIO VALOR

13/03/07 Telecomunicaciones TAG S.A $1.420.000

13/03/12 Consultoría José A Matheus $2.998.600

13/03/14

Servicio de Vidriería Vidriería y

Marquetería Oriental

$848.400

13/03/19 Danzas Lina Rocío

Arévalo $4.600.000

OBSERVACION No. 25

No todos los gastos, al parecer, cuentan con su disponibilidad presupuestal.

Se constituye en una observación con alcance administrativo REPLICA DE LA I.E

FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR DISPONIBILIDAD

07/03/2013 Telecomunicaciones TAG S.A $ 1,420,000 No. 021/2013

17/03/2013 Consultoría José a Matheus $ 2,998,600 No. 023/2013

14/03/2013 Servicio de Vidriería Vidriería y

Marquetería oriental $ 848,400

No.024/2013

19/03/2013 Danzas Lina Rocío Arévalo $ 4,600,000 No. 027/2013

Todos los gastos relacionados si cuentan con disponibilidad presupuestal las cuales fueron expedidas

bajo la numeración que se relaciona. Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo.



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 66 DE 92





El hallazgo de alcance administrativo se levanta, ya que se relacionan los soportes de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal del mes de marzo.

Realizando la verificación de los documentos físicos (soportes contables del mes de marzo y septiembre), se encontraron las siguientes observaciones, de acuerdo con los requisitos que éstos deben tener. En relación con lo anterior se observó lo siguiente:

ORDEN DE

PAGO N°

CONCEPTO VLR FECH

A BENEFICIARI

O

CDP

RP

FA

CT

UR

A

SE

GU

RID

AD

SO

CIA

L

CO

NS

TA

NC

IA D

E

CU

MP

LIM

IE

NT

O

OBSERVACIONES

MARZO

023

Pago de servicios de energía dos

facturas 436263820, 505011716

2,743,390 2013/03/01

EMPRESA DE ENERGIA DE BOYACA

S.A.S

C C C N/A

N/A

Se pagan dos servicios de energía para un mismo mes teniendo diferentes clientes; María Sánchez de Perico por

$52.330 y Escuela Normal Femenina por $2.691.060

024

Pago de inscripción equipo de torneo fll Colombia

temporada 2012-2013 (Robótica)

614,800 2013/03/01

FUNDACION GLOBAL

AC&T C C C

N/A

N/A

En la relación de egresos se observo que el pago fue en el Banco de Occidente, pero en

los soportes respectivos aparece el pago al

Bancolombia cuenta N° 14133349319

025

Pago de tablero y

fichas de los retos de juego fll

temporada 2012-2013

robótica

522,000 2013/03/01

FUNDACION GLOBAL

AC&T C C C

N/A

C

En la relación de egresos se observo que el pago fue en el Banco Popular, pero en los

soportes respectivos el pago se realiza al Bancolombia cuenta N°14133349319

027

Pago servicio de

agua mes de enero (dos facturas)

2,619,842 2013/03/07

PROACTIVA AGUAS DE

TUNJA C C C

N/A

N/A

Se pagan dos servicios de agua para el mes teniendo diferentes clientes; Escuela

Normal Femenina por $2.533.281 y Alcaldía Mayor

por $86.561

030 Pago factura

de cobro n°1478

863,637 2013/03/12

MARIA DENIS CALDERON

OLMOS

NC

NC

NC

NC

NC

Falto registro presupuestal y certificado de disponibilidad presupuestal. También falta factura de cuenta de cobro y

la relación de seguridad social (planilla asistida)

031

Pago servicio de internet (3

facturas) del 3 de marzo al 2 de abril

de 2013

696,392 2013/03/12

TELMEX COLOMBIA

S.A C C C

N/A

N/A

Se pagaron 3 facturas de Telmex, teniendo para la primera un concepto de televisión e internet por

$205.001, la segunda un concepto de internet y

telefonía por $306.270 y la tercera por concepto de


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 67 DE 92





telefonía e internet por $185.121. Lo cual no se

explica por qué se pagan tres facturas de internet en un

solo periodo.

ORDEN DE

PAGO N°

CONCEPTO VLR FECHA BENEFICIAR

IO CDP

RP

FA

CT

UR

A

SE

GU

RID

AD

S

OC

IAL

CO

NS

TA

NC

I

A D

E

CU

MP

LIM

IEN

TO

OBSERVACIONES

SEPTIEMBRE

105

Pago de dos facturas de servicio de

energía María

Cristina y Arriba del mes de

agosto de 2013

$2.564.760

2013/09/02

EMPRESA DE ENERGÍA DE BOYACÁ

S.A E.S.P

C C C N/A

N/A

Se pagan dos servicios de energía para un mismo mes teniendo diferentes clientes; María Sánchez de Perico por

$43.800 y Escuela Normal Femenina por $2.520.960.

106

Pago de dos facturas de servicio de agua María Cristina y arriba del

mes de julio de 2013

$2.897.825

2013/09/02

PROACTIVA AGUAS DE TUNJA S.A

E.S.P

C C C N/A

N/A

Se pagan dos servicios de agua para el mes de enero teniendo diferentes clientes;

Escuela Normal Femenina por $2.817.239 y Alcaldía Mayor

por $80.586.

107

Pago de factura 09199

adquisición de láminas

de policarbonat

o azul, conectores, entre otros

$5.130.000

2013/09/04

MARIANO ESLAVA CUERVO

C C C C NC

No se presenta constancia de cumplimiento dentro de los documentos contables del

egreso

111

Pago primera

cuenta de cobro de

entrenadora Diana

Carolina Bayona Sánchez

según contrato 009/13

$1.160.000

2013/09/10

DIANA CAROLINA BAYONA

SANCHEZ

NC NC

NC

NC

NC



112

Pago inscripción

de 34 estudiantes

a la X Olimpiada de Matemáticas

$340.000

2013/09/11

Colegio Nuestra

Señora del Rosario de

Tunja

C C C N/A

C

En los soportes contables aparece relacionado el pago

en la cuenta N° 000371597659 del Banco

Davivienda, pero en la relación de egresos se refleja

el pago en el Banco de


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 68 DE 92





en el Colegio Nuestra

Señora del Rosario

Occidente

115

Pago de factura de

venta N° FS 316209

$1,272,726

2013/09/20

SOELCO LTDA

C C C C C

En los documentos contables aparece el registro

presupuestal, y disponibilidad presupuestal pero en la

relación de consecutivos de Certificado de Disponibilidad

Presupuestal no se relacionan estos documentos

120

Segundo pago a

entrenadora de futbol

sala según contrato

N°011/13

$1.200.000

2013/09/26

JESSICA PAOLA

ALVAREZ CAMARGO

NC NC

NC

NC

NC



OBSERVACION No. 26

Las observaciones de los cuadros anteriores con alcance administrativo deben ser explicadas y soportadas con la réplica al presente informe

REPLICA DE I.E

ORD

EN

DE

PAG

O N°

CONCEP

TO VLR FECHA

BENEFICIA

RIO

CD

P

R

P

FA

CT

UR

A

SE

GU

RID

AD

SO

CIA

L

CO

NST

AN

CIA

DE

CU

MP

LIM

IEN

T

O

OBSERVA

CIONES

ACLARACION

MARZO

023

Pago de

servicios

de energía

dos

facturas

43626382

0

$2,743,

390

01/03/2

013

EMPRESA

DE

ENERGIA

DE

BOYACA

S.AS

C C C N/

A

N/

A

Se pagan

dos

servicios

de energía

para un

mismo mes

teniendo

diferentes

clientes;

María

Sánchez de

perico por

$52.330 y

La cliente

María Cristina

de Sánchez de

Perico

corresponde a

la sede de la

ENSLAP la

cual fue

fusionada en

el año 2003 en

el proceso de

certificación

de Tunja


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 69 DE 92





Escuela

Normal

Femenina

por

$2.691060

024

Pago de

inscripció

n equipo

de torneo

fll

Colombia

temporada

2012-2013

(robótica)

$

614,800

01/03/2

013

FUNDACIÓ

N GLOBAL

AC&T

C C C N/

A

N/

A

En la

relación de

egresos se

observo

que el

pago fue

en el

Banco de

Occidente,

pero en los

soportes

respectivos

aparece el

pago al

Bancolom

bia cuenta

N°141333

49319

La

consignación

que figura del

Banco

Colombia

corresponde a

la

consignación

al proveedor

025

Pago de

tablero y

fichas de

los retos

de juego

fll

temporada

2012-2013

robótica

$

522,000

01/03/2

013

FUNDACIÓ

N GLOBAL

AC&T

C C C N/

A C

En la

relación de

egresos se

observó

que el

pago fue

en el

Banco

Popular,

pero en los

soportes

respectivos

aparece el

pago al

Bancolom

bia cuenta

N°141333

49319

La

consignación

que figura del

Banco

Colombia

corresponde a

la

consignación

al proveedor

027

Pago de

servicio

de agua

mes de

$2,619,

842

07/03/2

013

PROACTIV

A AGUAS

DE TUNJA

C C C N/

A

N/

A

Se pagan

dos

servicios

de agua

La factura que

está a nombre

de Alcaldía

Mayor


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 70 DE 92





enero (dos

facturas)

para el

mes

teniendo

diferentes

clientes;

Escuela

Normal

Femenina

por

$2.533.281

y Alcaldía

Mayor por

$86.561

pertenece a la

sede María

Cristina

fusionada a la

ENSLAP

030

Pago

factura de

cobro

N°1478

$

863,637

12/03/2

013

MARIA

DENIS

CALDERO

N OLMOS

NC N

C

N

C

N

C

N

C

Falto

registro

presupuest

al y

certificado

de

disponibili

dad

presupuest

al.

También

falta

factura de

cuenta de

cobro y la

relación de

seguridad

social

(planilla

asistida)

El pago

corresponde a

una cuenta por

pagar de la

vigencia 2012

si cuenta con

disponibilidad

presupuestal

de 2012. Sea

anexa la

factura y los

soportes a

seguridad

social (Anexo

10)

031

Pago

servicio

de internet

(3

facturas)

del 3 de

marzo al 2

de abril de

2013

$

696,392

12/03/2

013

TELMEX

COLOMBIA

S.A

C C C N/

A

N/

A

Se

pagaron 3

facturas de

Telmex,

teniendo

para la

primera un

concepto

de

televisión e

internet

por

El proveedor

Telmex envía

tres facturas

diferentes las

cuales se

deben

cancelar. No

envía una sola

factura.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 71 DE 92





$205.001,

la segunda

un

concepto

de internet

y telefonía

por $

306.270 y

la tercera

por

concepto

de

telefonía e

internet

por $

185.121.

Lo cual no

se explica

por qué se

pagan tres

facturas en

un solo

periodo

SEPTIEMBRE

105

Pago de

dos

facturas

de

servicio

de energía

María

Cristina y

arriba del

mes de

agosto de

2013

$2,564,

760

02/09/2

013

EMPRESA

DE

ENERGIA

DE

BOYACA

S.AS

C C C N/

A

N/

A

Se pagan

dos

servicios

de energía

para un

mismo mes

teniendo

diferentes

clientes;

María

Sánchez de

perico por

$43.800 y

Escuela

Normal

Femenina

por

$2.520.960

La cliente

María Cristina

Sánchez de

Perico

corresponde a

la sede de la

ENSLAP la

cual fue

fusionada en

el año 2003 en

el proceso de

certificación

de Tunja.

106

Pago de

dos

facturas

$2,897,

825

02/09/2

013

PROACTIV

A AGUAS

DE TUNJA

C C C N/

A

N/

A

Se pagan

dos

servicios

La factura que

está a nombre

de Alcaldía


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 72 DE 92





de agua

María

Cristina y

arriba del

mes de

julio de

2013

de agua

para el

mes de

enero

teniendo

diferentes

clientes;

Escuela

Normal

Femenina

por

$2.817.237

y Alcaldía

Mayor por

$80.586

Mayor

pertenece a la

sede María

Cristina

fusionada a la

ENSLAP

107

Pago de

factura

09199

adquisició

n de

láminas

de

policarbo

nato o

azul,

conectores

entre

otros

$5,130,

000

04/09/2

013

MARIANO

ESLAVA

CUERVO

C C C C N

C

No se

presenta

constancia

de

cumplimie

nto dentro

de los

documento

s contables

de egreso

El pago

corresponde a

un suministro

al cual se le

dio la orden

No. 07 con

recibido de

conformidad

ingreso según

Comprobante

No. 07 el 02

de septiembre

(Anexo 11).

111

Pago de

primera

cuenta de

cobro de

entrenado

ra Diana

Carolina

Bayona

Sánchez

según

contrato

009/13

$1,160,

000

10/09/2

013

DIANA

CAROLINA

BAYONA

SANCHEZ

NC N

C

N

C

N

C

N

C

Falto de

registro

presupuest

al y

certificado

de

disponibili

dad

presupuest

al.

También

falta

factura de

cuenta de

cobro y la

relación de

seguridad

La cuenta

tiene el con el

certificado de

disponibilidad

presupuestal

No. 055 del

14 de junio de

2013, el RP

No. 055 del

14/06 y la

cuenta de

cobro y

planilla

asistida (Ver

anexo 12)


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 73 DE 92





social

(planilla

asistida)

112

Pago

inscripció

n de 34

estudiante

s a la X

Olimpiada

de

Matemátic

as en el

Colegio

Nuestra

señora del

rosario

$

340,000

11/09/2

013

Colegio

nuestra

señora del

rosario

Tunja

C C C N/

A C

En los

soportes

contables

aparece

relacionad

o el pago

en la

cuenta

N°000371

597659 del

banco

Daviviend

a, pero en

la relación

de egresos

se refleja

el pago en

el Banco

de

Occidente

La

consignación

que figura del

Banco

Davivienda

corresponde a

la

consignación

al proveedor

115

Pago de

factura de

venta

N°FS

316209

$1,272,

726

20/09/2

013

SOELCO

LTDA C C C C C

En los

documento

s contables

aparece el

registro

presupuest

al, y

disponibili

dad

presupuest

al pero en

la relación

de

consecutiv

os de

certificado

de

Disponibili

dad

Presupuest

al no se

relacionan

En el

documento

interno de

control de

consecutivos si

aparece

relacionado el

certificado de

disponibilidad

presupuestal

se anexa la

hoja de

consecutivos

CDPP del mes

de septiembre

y agosto

(Anexo 13).


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 74 DE 92





estos

documento

s

120

Segundo

pago a

entrenado

ra de

futbol sala

según

contrato

N°011/13

$1,200,

000

26/09/2

013

JESSICA

PAOLA

ALVAREZ

CAMARGO

NC N

C

N

C

N

C

N

C

Falto

registro

presupuest

al y

certificado

de

disponibili

dad

presupuest

al.

También

falta

factura de

cuenta de

cobro y la

relación de

seguridad

social

(planilla

asistida)

La cuenta está

soportada por

el certificado

de

disponibilidad

presupuestal

No. 057/2013,

el RP No.

057/2013,

cuenta de

cobro y

planilla

asistida. (Ver

anexo 14)

Se hacen las aclaraciones a las diferentes cuentas soportando lo enunciado. Se solicita levantar el

hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levantan las observaciones de alcance administrativo ya que se allegaron soportes y se corrigió la inconsistencia

OBSERVACION No. 27 Comparando los registros de egresos del libro auxiliar de la cuenta 250-03119-2 del Banco Popular que se presentaron en el mes de marzo, con el extracto bancario del mismo mes, se tiene que para el día 08/03/2013 hubo un descargue del cheque N° 69180241por valor de $820.000, por concepto de pago de retención DIAN que coincide


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 75 DE 92





por el valor del egreso, se debe explicar si la figura descargue de cheque, es igual a pago de cheque. Observación con alcance Administrativo. REPLICA DE LA I.E El día 08/03/2013 se giró un cheque el número 69180241 a nombre de la DIAN por valor de $820.000 el

cual está cobrado en el mes de septiembre en el extracto como descargue de cheque. Solicitamos

respetuosamente levantar este hallazgo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levanta el hallazgo de alcance administrativo ya que se expresa la correcta explicación del giro y cobro del cheque dirigido a la DIAN en la réplica.

OBSERVACION No. 28

a) Comparando los registros de egresos del libro auxiliar de la cuenta 250-03119-2 del Banco Popular que se presentaron en el mes de septiembre con el extracto bancario del mismo mes, se tiene que para la fecha 25/09/13 se realizó un pago del comprobante de venta 11004 por un valor de $239.795 por concepto de Materiales Y Suministros, el cual esta registrado en el libro auxiliar, pero no se encuentra en el correspondiente extracto bancario. b) Comparando los registros de egresos del libro auxiliar de la cuenta 390-04836-1 del Banco de Occidente que se presentaron en el mes de septiembre con el extracto bancario del mismo mes, se tiene que para la fecha 26/09/12 se realizó un pago de la factura N°2188 por concepto de internet para 8 aulas de la institución educativa por valor de $868.800, el cual esta registrado en el libro auxiliar, pero no se encuentra en el correspondiente extracto bancario. c) En lo referente al pago de servicio de agua en el periodo Noviembre- Diciembre de 2013 se pagaron intereses de mora por un valor de $342,37. Y para el periodo Diciembre- Enero de 2014 se pagaron intereses por un valor de $6.704,57. d) Se encontró un pago de gas natural por un valor de $1.630 el día 14 de marzo de 2013 que no tiene comprobante de egreso, certificado de disponibilidad presupuesta ni registro presupuestal. Estas observaciones tienen alcance Administrativo las cuales deben ser explicadas en la réplica de éste informe.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 76 DE 92





REPLICA DE LA I.E a) El cheque girado en el mes de septiembre por valor de $239.795 en este mes está como cheque

pendiente de pago según se puede verificar en la conciliación bancaria y fue cobrado en el mes de

Octubre. Solicitamos respetuosamente levantar este hallazgo.

b) El cheque girado en el mes de septiembre por valor de $868.800 en este mes está como cheque

pendiente de pago según se puede verificar en la conciliación bancaria y fue cobrado en el mes de

Octubre. Solicitamos respetuosamente levantar este hallazgo.

c) Los intereses generados en esta cuenta se originan debido a que las facturas no llegan dentro del

calendario académico tiempo en el cual la ordenadora del gasto está facultada para girar un cheque

y firmar documentos públicos.

d) Esta cuenta no tiene comprobante de egreso, certificado de disponibilidad presupuestal ni registro

debido a que se canceló por caja menor por el monto, ya que al girar un cheque éste tiene un valor

superior al valor de la factura y según la resolución de caja menor estos gastos se pueden sufragar.

Solicitamos respetuosamente levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levantan los hallazgos de alcance administrativos correspondientes a los literales a), b), c) y d) teniendo en cuenta que para los dos primeros los cheques fueron cobrados en el mes de octubre, los intereses moratorios en el pago de los servicios públicos se cobraron ya que la fecha de corte del mismo no coincidía con el del periodo académico de la Institución Educativa, y el soporte del pago de servicio de gas si fue pagado por la caja menor no se relaciono en los soportes de la misma.

GASTOS BANCARIOS

OBSERVACION No. 29: En el anexo, Relación de Pagos del Formato F07_AGR el valor total de $1.710.690 correspondiente a gastos bancarios de las cuentas de Banco Popular y Banco de Occidente, en el periodo de Julio a Diciembre, sumando estos conceptos en los extractos bancarios físicos se totaliza un valor de $982.758 por el mismo periodo, existiendo una diferencia de $727.932 teniendo un mayor valor en la cuenta rendida del SIA.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 77 DE 92





Observación con alcance Administrativo, que debe soportarse en la réplica al informe preliminar. REPLICA DE LA I.E El valor de la suma de los últimos registros en el formato f07_agr de $1.710.690 corresponde al saldo por

registrar de gastos bancarios de toda la vigencia fiscal 2013; por error involuntario se digitó que

correspondían al periodo julio a diciembre. El valor de $1.710.690 más el valor con los registros

anteriores por concepto en el formato F07_agr da el valor total de los gastos bancarios de la vigencia

2013. Solicitamos respetuosamente levantar este hallazgo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se mantiene el hallazgo con alcance administrativo, ya que se presentaron errores involuntarios de digitación lo cual no hizo posible calcular correctamente el valor del total de los gastos bancarios y sumando los valores del totalidad de la vigencia 2013 no se refleja el monto de $1.710.690, faltan soportes para corroborar la explicación que se da en la réplica.

4.2.2 Gestión Presupuestal

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación presupuestal 83.3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

El puntaje alcanzado de 83.3 según la dinámica de la matriz de evaluación equivale a una gestión presupuestal para la vigencia 2013 EFICIENTE. PRESUPUESTO VIGENCIA 2013

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'EVALUACION FINANCIERA'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 78 DE 92





El control del Presupuesto de la Institución Educativa Escuela Normal Superior “Leonor Álvarez Pinzón” de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico del presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

OBSERVACION No. 30 Al parecer, falta la Resolución de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de 2013 Observación que fue subsanada en el desarrollo de la Auditoría. REPLICA DE I.E Observación que fue subsanada en el desarrollo de la auditoría

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levanta el hallazgo de alcance administrativo ya que se subsano en el transcurso de la Auditoria.

EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS

CODIGO NOMBRE RUBRO

PRESUPUESTO DEFINITIVO

$

TOTAL RECAUDADO

$ %

POR RECAUDAR

%

1 INGRESOS 489,222,590 524,185,690 107.15% -34,963,100 -

0.07

Fuente: Ejecución Presupuestal Ingresos año 2013

EJECUCION PRESUPUESTAL GASTOS

CODIGO NOMBRE RUBRO


$

TOTAL EJECUTADO

$ %

POR RECAUDAR

%

2 GASTOS 489,222,590 347,738,916 71.08% 141,483,674 28.92%

Fuente: Ejecución Presupuestal Ingresos años 2012-2013

OBSERVACION No. 31

Se evidencia en la ejecución de ingresos que los recaudos fueron superiores al presupuesto definitivo, lo que indica que la institución educativa le falto adicionar al presupuesto un valor de $34.963.100. Observación con alcance Administrativo.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 79 DE 92





REPLICA DE LA I.E En el valor de $34.963.100 están incluidos los $10.000.000 que consignó el Municipio el cual no se

adicionó por no tener la resolución de destino, el saldo de $24.963.100 no se adicionó porque son

ingresos que se reciben al finalizar la vigencia académica cuando las estudiantes del Programa de

Formación Complementaria se ponen a paz y salvo y los miembros del Consejo Directivo ya han salido a

vacaciones. Estos dineros son adicionados al inició de la vigencia como recurso del balance. Solicitamos

respetuosamente levantar el hallazgo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levanta el hallazgo con alcance administrativo porque la explicación en la presente réplica es aceptada, pues al finalizar la vigencia fiscal no se pueden adicionar recursos sin la totalidad de los miembros del Consejo Directivo.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LA CUAL SE APROBO, LIQUIDO Y MODIFICO EL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA 2013

RESOLUCIONES DEL PRESUPUESTO

N° ACUERDO FECHA MODIFICACION PRESUPUESTO VALOR

$

N° 001 2013/06/12 ADICIÓN INGRESOS 72,758,703

N° 001 2013/06/12 ADICIÓN GASTOS 72,758,703


N° 002 2013/07/24 CREACIÓN- ADICIÓN INGRESOS 36,683,626

N° 002 2013/07/24 ADICIÓN GASTOS 23,365,261

N° 002 2013/07/24 CREACIÓN- ADICIÓN GASTOS 36,683,626

N° 003 2013/09/03 TRASLADO GASTOS 3,000,000



N° 004 2013/10/03 ADICIÓN GASTOS 6,415,000



Fuente: Relación del Presupuesto año 2013

VARIACION PRESUPUESTO 2012-2013

VARIACION INGRESOS 2012-2013


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 80 DE 92





CODIGO NOMBRE RUBRO


2013 -$


2012-$

TOTAL RECAUDADO

2013-$

TOTAL RECAUDADO

2012-$

1 INGRESOS 489,222,590 520,966,465 524,185,690 523,255,494



Comparando el Presupuesto Definitivo de los Ingresos de los años 2012 y 2013 respectivamente, se tiene que para el 2013 este disminuyó en $-31.743.875 que representa el -6,09%.



CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 81 DE 92





En lo relacionado con el Total Recaudado de los años 2012 y 2013 respectivamente, se

tiene que para 2013 este aumentó en $930.196 con un porcentaje de 0,17%.

ARIACION GASTOS 2012-2013

CODIGO NOMBRE RUBRO


2013 -$


2012-$

TOTAL EJECUTADO

2013-$

TOTAL EJECUTADO

2012-$

2 GASTOS 489,222,590 520,966,464 347,738,916 291,656,430

Fuente: Ejecución Presupuestal Gastos años 2012-2013


En lo referente al Presupuesto Definitivo de Gastos de los años 2012 y 2013 respectivamente, se tiene que para el 2013 estos disminuyeron en $-31.743.874 con un porcentaje de -6,09%.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 82 DE 92






En cuanto al Total Ejecutado en los Gastos para los años 2012 y 2013 respectivamente, se tiene que para el 2013 estos aumentaron en $560.824.486 con un porcentaje de 19,22%.

4.3 Gestión Financiera

2. TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación Indicadores 91.7

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 91.7

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

El resultado de 91.7 en el puntaje según los criterios de la tabla en una gestión

financiera, determinada por la evaluación de los indicadores como una gestión

EFICIENTE.

../PAPELES%20DE%20TRABAJO/Copia%20de%20MATRIZ_EVALUACION_GESTION_FISCAL_ABRIL-26-2013%20FINANCIERA%2020133.xls#'EVALUACION FINANCIERA'!A1


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 83 DE 92





5. OTRAS ACTUACIONES

5.1 Austeridad en el gasto público rendición de cuentas: Comparando el análisis de austeridad del Gasto Publico con los formatos de Control Interno en los diferentes gastos como Teléfono fijo, celular, honorarios, mejoras y mantenimiento, impresos y publicaciones, y mantenimiento mejoras y adecuaciones. Se encontraron las siguientes diferencias: CONTROL INTERNO

TRIMESTRE

CONCEPTO VALOR OBSERVACION

Teléfono Celular

Enero- Marzo

Plan Corporativo

$538.716

SE AUMENTARON 300.000 RAZÓN POR LA CUAL TENDRIA QUE DAR UN VALOR DE 386.932. TENIENDO UNA

DIFERENCIA DE 48.216 COMO R. PROPIOS

Teléfono Celular

Abril- Junio

Plan Corporativo

$270.932

NO SE RELACIONA EL ANALISIS DE LOS GASTOS POR EL CONCEPTO DE USO CELULAR EN LA RENDICION DE

LA CUENTA

Honorarios

Enero- Marzo

Honorarios $1.663.637 LOS HONORARIOS SON PAGADOS

CON RECURSOS PROPIOS

Honorarios

Abril- Junio

Remuneración de

servicios técnicos

$1.150.000 NO SE LIQUIDO EL 5% DEL TOTAL DE

PERSONAL CONTRATADO

Impresos y

Publicaciones

Abril- Junio

Materiales e impresiones

$2.972.500 NO SE ESPECIFICA ACLARACION DEL

VALOR EN EL ANALISIS DE LA AUSTERIDAD

Impresos y

Publicaciones

Octubre- Diciembre

Fotocopias y

Duplicados $5.800.000

NO SON IGUALES LOS VALORES DEL FORMATO DE AUSTERIDAD DE

IMPRESOS Y PUBLICACIONES CON EL ANALISIS CORRESPONDIENTE DE LA

CUENTA

Impresos y

Publicaciones

Octubre- Diciembre

Materiales e impresos

$10.283.000

NO SON IGUALES LOS VALORES DEL FORMATO DE AUSTERIDAD DE

IMPRESOS Y PUBLICACIONES CON EL ANALISIS CORRESPONDIENTE DE LA

CUENTA


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 84 DE 92





OBSERVACION No. 32 Las observaciones anteriores deben ser explicadas en la réplica al informe preliminar Observación con alcance administrativo. REPLICA DE LA I.E

CONTROL

INTERNO TRIMESTRE CONCEPTO VALOR OBSERVACIÓN

REPLICA

Teléfono

celular

Enero-

Marzo

Plan

corporativo

$

538,716

Se aumentaron

300.000 Razón por la

cual tendría que dar

un valor de 386.932.

Teniendo una

diferencia de 48.216

como R. Propios

Según el análisis de

control interno el

valor del plan

corporativo no ha

aumentado son

planes fijos. Son

valores constantes.

Teléfono

celular Abril- Junio

Plan

corporativo

$

270,932

No se relaciona el

análisis de los gastos

por el concepto de uso

celular en la rendición

de la cuenta

En la rendición de

cuentas si se

relacionó el análisis

de los gastos.

Honorarios Enero-

Marzo Honorarios

$

1,663,637

Los honorarios son

pagados como recursos

propios

Los Honorarios se

cancelan de

recursos propios.

Honorarios Abril- Junio

Remuneración

de servicios

públicos

$

1,150,000

no se liquidó el 5% del

total de personal

contratado

Todos los contratos

de personal

contrato se han

liquidado.

Impresos y

Publicaciones Abril- Junio

Materiales e

impresiones

$

2,972,500

No se especifica

aclaración del valor en

el análisis de la

austeridad

Si se especificó el

valor de análisis de

la austeridad.

Impresos y

Publicaciones

Octubre-

Diciembre

Fotocopias y

Duplicados

$

5,800,000

No son iguales los

valores del formato de

austeridad de impresos

y publicaciones con el

análisis

correspondiente de la

cuenta

Los valores

corresponden a los

gastos, tan solo que

faltó agregar en el

análisis el valor de

las fotocopias.


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 85 DE 92





Impresos y

Publicaciones

Octubre-

Diciembre

Materiales e

impresos

$10,283,000

No son iguales los

valores del formato

de austeridad de

impresos y

publicaciones con el

análisis

correspondiente de

la cuenta

En el informe si

están especificados

los conceptos en los

cuales fue utilizado

el rubro.

Se hacen las aclaraciones a las diferentes cuentas. Se solicita levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se levantan los hallazgos con alcance administrativo, ya que en la réplica se da la explicación pertinente a cada uno. Se recomienda realizar un análisis mas especifico de las cuentas de la austeridad en el gasto, y así poder verificar registros y valores más fácilmente.

CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

No. HALLAZGOS HA HD HF HS

1

OBSERVACION No. 02 - CONTRATO DE SUMINISTRO No. 002 El valor en número y letras es diferente, evidenciándose debilidades de digitación y control, la disponibilidad presupuestal fue posterior a la elaboración de los estudios previos, al parecer todas las cotizaciones no se tuvieron en cuenta para la elaboración de los estudios previos. Observación con alcance administrativo y disciplinario por presunto incumplimiento al Decreto 111 de 1996 artículo 71, Ley 80 artículo 29 (selección objetiva) y Decreto 734 de 2012artículo 2.1.1 Se levantó el alcance Disciplinario y se mantiene el Administrativo.

X

2

OBSERVACION No. 03 - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 003 1.- Se celebró el contrato 003 de 2013 con una persona natural, pactando unos pagos mensuales por la prestación del servicio. 2.- El 23 de Julio se realizó la Cesión del contrato a una Empresa

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 86 DE 92





No. HALLAZGOS HA HD HF HS llamada E&C Soluciones S.A.S., donde la representante legal es la misma contratista quien cede el contrato. 3.- La cesión del contrato tiene las siguientes inconsistencias.

Aunque no se liquidó con actas parciales lo transcurrido del contrato si se lleva a contabilidad por causación. Es decir que los pagos hasta el 23 de julio se debieron hacer a la persona natural MARIA DENIS CALDERÓN con sus respectivos descuentos y retenciones, y no a la empresa recién constituida, beneficiándose con exenciones retroactivas de la ley 1429 de 2010 y decreto 545 de 2011.

No se encuentran en la carpeta del contrato, informes de cumplimiento ni antes ni después de la cesión.

Para la cesión se requiere la autorización escrita del contratante y no está, aunque se refieren a ella.

Las seguridades sociales y parafiscales se siguieron pagando como persona natural independiente y no como empresa.

Por lo anterior se debió hacer la retención al primer pago del 10% de retención por honorarios sobre el total de $4´900.000, valores que deben recuperarse y girarse a la DIAN, además de aclarar y soportar con los documentos faltantes descritos. Se levantaron los alcances Disciplinario y Fiscal y se mantiene el Administrativo.

3

OBSERVACION No. 4 - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 004 Dentro de los estudios previos no se indica de donde se obtuvo el valor del contrato. Se ejecutó un valor mucho menor al pactado, lo que evidencia debilidades de planeación. Observación con alcance administrativo. Se mantiene.

X

4

OBSERVACIÓN NO. 05 - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 009

Dentro de los estudios previos no se indica de donde se obtuvo el valor del contrato. No se observó evidencia alguna de la ejecución del objeto, sólo una certificación de recibo a satisfacción. La misma observación se repite para los contratos N°10, N°11, N°12 y N°13. Observación con alcance administrativo. Se mantiene el hallazgo Administrativo.

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 87 DE 92






5

OBSERVACION No. 06 - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 014

El valor de las obras ejecutadas se pagó global cuando debió cuantificarse por metros. Observación con alcance Administrativo Se mantiene

X

6

OBSERVACION No. 07 - CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 016 No hay soporte que evidencie la ejecución del objeto pactado. Se anexan unos pagos por conceptos diferentes al contrato, así: $120.000 de alquiler de sonido, $200.000 de vestido para dama antigua, elaboración del pendón, edición del video, Impresión de menciones para el festival de teatro. Estos gastos deben cumplir con los requisitos mínimos de contratación. Se presenta un recibo de Caja Menor por valor de $1´080.000.00 de 15 trofeos Premiación del festival de teatro pagado el 8 de Octubre a la Señora Mónica Juliana Cortes Parra, Gasto que supera el tope de gasto de la Caja Menor prescrito por la resolución No. 001 del 17 de enero de 2013 artículo tercero que puede ser de un valor máximo de $50.000.00 Observación con alcance Administrativo y Disciplinario porque los gastos de caja menor no deben superar la suma de $50.000 de conformidad con la resolución interna de la Institución Educativa y aquí se están pagando $1.080.000 en un solo pago. Se levanta el alcance disciplinario y se mantiene el Administrativo.

X

7

OBSERVACION No. 08 - CONTRATO DE SUMINISTRO No. 017

No hay informe de supervisión ni recibido en conformidad, tampoco el ingreso y salida de almacén de los bienes comprados. Observación con alcance Administrativo. Se mantiene.

X

8

OBSERVACION No. 09. - CONTRATO DE SUMINISTRO No. 018

Las entradas a almacén no evidencian los detalles de cada uno de los televisores adquiridos, exponiendo a confusiones con el inventario. Observación con alcance Administrativo. Se mantiene el alcance Administrativo.

X

9

OBSERVACIÓN No. 10 - CONTRATO DE SUMINISTRO No. 019 Al parecer se expidió registro presupuestal antes de suscribir el contrato

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 88 DE 92






No se ingresó al almacén todos los bienes adquiridos Observación con alcance Administrativo. La misma observación para el contrato N°20 Se mantiene el hallazgo administrativo.

10

OBSERVACION No. 11- CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 021

Los elementos comprados no ingresaron ni salieron del almacén. El precio total del contrato no es concordante con las cotizaciones, siendo éste más alto. Configurándose en observación con alcance Administrativo y Disciplinario por faltas a la selección objetiva del contratista. Se levanta el alcance Disciplinario y se mantiene el Administrativo.

X

11

OBSERVACION No. 12 General de contratación Las órdenes de suministro, al parecer no cumplen los

requisitos mínimos de la contratación como son los estudios

previos, análisis del mercado, actas de inicio y terminación e

informes de ejecución y de supervisión.

Observación general con alcance Administrativo. Se mantiene.

X

12

OBSERVACIÓN 13 Literal c) En el soporte de caja menor, se relaciona un pago por transporte de instrumentos de banda con fecha 8 de agosto de 2013, 27, 29 de septiembre y 7 de octubre, a nombre del señor José Alfredo González, este mismo pago en la cuenta rendida a través del SIA aparece a nombre del señor Carlos González. Se mantiene el hallazgo administrativo

X

13

OBSERVACIÓN 13 Literal e) En el anexo de gastos Formato f07_AGR se relaciona un pago de mantenimiento en la fecha 06 de diciembre de 2013 a nombre del señor Rafael Hernando por $190.000, pero en libros auxiliares físicos de gastos aparece a nombre del señor José Matheus. Se mantiene el hallazgo administrativo

x

14

OBSERVACIÓN 13 Literal i) En la rendición de la cuenta presupuesto de egresos Formato F07_agr, se repiten códigos con diferentes nombre así: 3.2.2.4.1 Dotación pedagógica y 3.2.2.4.1 Servicios Públicos de

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 89 DE 92






internet. 3.2.2.4.2 Gastos Bancarios y Financieros y 3.2.2.4.2 Adecuación de red. 3.2.2.4.3 lmpresos y Publicaciones y 3.2.2.4.3 Dotación de Infraestructura

15

OBSERVACIÓN 13 j) En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno, Austeridad por concepto de teléfono celular, en cada uno de los trimestres no parece el valor acumulado del periodo anterior. En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de teléfono celular, se refleja un valor de $538.716, no coincidiendo el valor con el anexo análisis de Control interno por el periodo Enero-Marzo. En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de mejoras y mantenimiento, no se están aplicando los respectivo totales según la resolución 175 de 2013. No se específica en la rendición la cuenta Formato F49_CMT control interno, por concepto de impresos y publicaciones por valor de $2.972.500 en el trimestre Abril –Junio según análisis de austeridad en el gasto. En la rendición de la cuenta Formato F49_CMT de control interno Austeridad por concepto de Impresos y Publicaciones no concuerda los valores del formato con los del análisis de la misma cuenta para el periodo de Octubre- Diciembre Estos hallazgos se mantienen.

X

16

OBSERVACIÓN 13 l) Movimientos de inventario (adquisiciones) presentan diferencias tanto en la de órdenes y suministro de ingresos físico, inventario magnético de la institución y la rendición de cuenta de inventarios. Se mantiene el hallazgo administrativo.

X

17

OBSERVACIÓN No. 15 En algunos soportes de caja menor como facturas falta diligenciar N° de Nit, Teléfono, dirección y nombre del beneficiario. En los soportes del segundo semestre de la Relación de Caja Menor, las facturas por conceptos de compra de lija $1.000,

x


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 90 DE 92






compra de ACPM $20.000 y envío de derecho de petición por correo $5.600, se encuentran muy borrosas haciendo difícil la identificación de nombres, fechas y valores. Por el concepto de fotocopia de planos para el día 31 de enero de 2013, en la relación de caja menor se tiene un valor de $15.500, pero en el libro auxiliar de inventarios y balances (Caja Menor), se refleja un valor de $15.000, presentando una diferencia de $500. Se mantiene el hallazgo.

18

OBSERVACION No. 17

Se presentaron diferencias en las conciliaciones bancarias de

los meses de enero por un valor de $10.049.553,54, marzo con

un valor de $-2.758,02, abril por un valor de $4.000,20 y $-

11.492.82 y en octubre por un valor $-54.000,00.

Se mantiene el hallazgo administrativo

X

19

OBSERVACION No. 19

Comparando las órdenes de suministro e ingresos de la

Institución Educativa (físicos), el inventario magnético que se

facilitó y los libros auxiliares de la respectiva cuenta se

encontró que: en los libros contables en la cuenta 167002

EQUIPO DE COMPUTACION se realizó una compra de Tack y

Swich por un valor de $2.998, pero en el comprobante de

ingreso de almacén N°001, aparece la compra discriminada en

las cuentas 166502 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA por

$2.088.000 y en la cuenta 167001 EQUIPO DE

COMUNICACIÓN por $910.600. Es decir que contablemente la

compra aparece en una cuenta y se ingresa a almacén en dos

cuentas diferentes. Situación que puede presentar conflicto al

ingresar los inventarios al sistema contable adquirido.

Se mantiene el hallazgo administrativo

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 91 DE 92






20

OBSERVACIÓN No. 20 Revisando la cuenta 197008 LICENCIAS- SOFTWARE aparece contablemente un valor de $10.500.000 por concepto de compra de software el día 6 de diciembre de 2013 según contrato N°010 de Jennifer Adriana Zambrano Gómez, pero no aparece relacionada en el inventario magnético de la institución, ni tampoco están los soportes de Orden de Suministro y entrada al almacén, encontrándose la cuenta subestimada por un valor $10.500.000. En el inventario magnético de la Institución Educativa aparece una donación por el MEN en el marco de plan de Lectura y Escritura “Leer es mi cuento” de 262 libros de la colección semilla, 1cd y 1 morral negro con ruedas por un valor de $2.746.897,08, pero en los libros contables no fue registrada esta operación. Estas dos observaciones conllevan a una sub-estimación de la cuenta 19-Bienes de arte y Cultura E Intangibles (Software) Se mantiene el hallazgo administrativo.

21

OBSERVACION No.21 En el mes de junio en los libros contables se refleja por concepto de Retención de Servicios un valor de $77.500 y para el mes de julio se pago un valor de $775.000, existiendo una diferencia por valor de $697.500. El hallazgo de alcance administrativo y fiscal por valor de $697.500, se mantiene ya que se tuvo errores de digitación en los registros de la cuenta y pago de Retención en la Fuente por mayor valor, las compensaciones de que hablan deben ser consentidas y acordadas por la DIAN, lo cual no se encontró en la respuesta.

X X

22

OBSERVACION No. 22. Para el mes de septiembre se encontró en el libro auxiliar de la cuenta 2436 un valor de $1.006.952, pero en realidad el pago fue por un valor de $470.000, según la declaración de retención en la fuente. No se entiende la diferencia. En los libros auxiliares, con fecha 6 de diciembre de 2013 en la cuenta 243625 – Rete-IVA en Compras-de Administración de impuestos nacionales se encontró un valor de $99.624 en movimiento crédito, teniendo en cuenta que estos mismos registros en otros meses presentan movimiento debito.

X


CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 00



PÁGINA 92 DE 92






23

OBSERVACION No. 23 Se observa que en los meses de junio, julio, septiembre, octubre, noviembre y diciembre existen diferencias entre el valor en libros y valor pagado en las respectivas declaraciones para el pago de impuestos. Por consiguiente las diferencias teniendo en cuenta que el valor pagado es mayor al valor en libros de $899.376 más $3.000 de intereses de mora total $ 902.376 El hallazgo de alcance administrativo y fiscal por valor de $902.376, se mantiene ya que se tuvo errores de digitación en los registros de la cuenta y pago de Retención de impuestos por mayor valor, las compensaciones de que hablan deben ser consentidas y acordadas por la DIAN, lo cual no se encontró en la respuesta.

X X

24

OBSERVACION No. 29: En el anexo, Relación de Pagos del Formato F07_AGR, el valor total de $1.710.690 correspondiente a gastos bancarios de las cuentas de Banco Popular y Banco de Occidente, en el periodo de Julio a Diciembre, sumando estos conceptos en los extractos bancarios físicos se totaliza un valor de $982.758 por el mismo periodo, existiendo una diferencia de $727.932 teniendo un mayor valor en la cuenta rendida del SIA.

X

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HS: Hallazgo Sancionatorio

JOSÉ ANTONIO DAZA FIGUEREDO MIRYAN R. TOCARRUNCHO PRDRAZA

Profesional Especializado Auditor Fiscal (E)

ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” DE...

Documents

Transcript of ESCUELA NORMAL SUPERIOR “LEONOR ÁLVAREZ PINZÓN” DE...