ERPeixoto
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Gerenciamento de Aquisições em Projetos
São Paulo – Paulista – GEEP T28
Projeto de ERP para indústria gráfica
Integrantes do Grupo
� Carlos Eduardo Ferraz Pereira
� Helton Harms
� Thiago Stabile
� Walter Peixoto
Objetivo do Trabalho
� Este trabalho tem como objetivo, dentro da simulação de um projeto de uma empresa fictícia, explicitar todo o Plano de Gerenciamento de Aquisições do mesmo, desde o mapeamento dos pacotes buy na WBS até o encerramento do contrato com a empresa escolhida.
WBS completa Pacotes escolhidos “Make e Buy”
Critérios Make or Buy
� Capacidade da equipe ◦ Por ser uma empresa de pequeno porte, há restrições de
espaço físico e realocação dos recursos para realocações, logo, é um critério válido se combinarmos com outros critérios como existência de fornecedores confiáveis.
� Necessidade de fornecimento especializado ◦ Não temos condições de fornecer qualidade em
determinados serviços, por exemplo, na compra de servidor, já que temos opções no mercado.
� Restrições de custo ◦ Contratar serviços para baixar os custos, como por exemplo
nos testes, é uma boa saída, pois a hora do desenvolvedor é cara e os testes poderão sair sem qualidade, pois o desenvolvedor não gosta de testar, e também viciados, pois se há um caso de teste que o desenvolvedor pensou certamente ele já protegeu o código para isso.
Critérios Make or Buy
� Restrições de prazo ◦ Com a contratação de certos serviços podemos paralelizar alguns trabalhos,
pois não ficamos restritos aos recursos que possuímos. Um bom exemplo são os testes.
� Existência de fornecedores confiáveis ◦ Se não podemos fazer um serviço com qualidade por falta de experiência e
nome no mercado e há fornecedores confiáveis podem agregar valor até na RFP/RFQ. Por exemplo, falarmos que vamos comprar um servidor da Dell ou da IBM seria melhor na visão do cliente do que falarmos que vamos montar e dar suporte a um próprio.
� O core business da empresa ◦ Queremos manter o core business da empresa como pacote make. O
motivo é a segurança dos dados, já que somos uma empresa de software e o código pode ser copiado facilmente
� Compartilhamento de riscos ◦ Quando compramos um serviço de um fornecedor sério e renomado
acabamos divindo a responsabilidade e os riscos com ele. Por exemplo, o suporte e manutenção dos servidores ficarem por conta da empresa contratada.
Mapa de aquisições
Nome da Empresa: ERPeixoto Projeto: ERP (Indústria gráfica) Concorrência Ítem a ser
encontrado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério
Make Buy
x PT ou PTs que serão
contratados
Código na WBS referente a cada
ítem
Lista de convidados a apresentar proposta
Quanto está previsto no orçamento
Que data tem que estar disponível
1 Compra de estrutura
2.2 IBM, Dell e Chinese
Services Co.
R$ 5.000,00 28/06/2013 Necessidade de fornecimento especializado
2 Teste integrado 3.2 Auditeste, SVLabs e MZP
R$ 8.000,00 31/05/2013 Necessidade de fornecimento especializado
3 Teste regressivo 3.3 Auditeste, SVLabs e MZP
R$ 10.000,00 28/06/2013 Necessidade de fornecimento especializado
4 Propaganda 4.3 GF3, Comuniq e Sambba
R$ 20.000,00 06/09/2013 Necessidade de fornecimento especializado
5 Instalação 5.1 Triad Systems, Sinosti e TQI
R$ 2.000,00 05/07/2013 Custo
6 Treinamento 5.2 Cadmus, S2IT e 5A
R$ 3.000,00 19/07/2013 Custo
7 Homologação 5.3 Cadmus, S2IT e 5A
R$ 7.000,00 23/08/2013 Custo
WBS para a gerência de aquisições
Plano de resposta ao risco
Evento Risco Resposta ao risco Momento de resposta
Empresa de teste não atende nível de serviço SLA
Pontos de controle frequentes e multa
Planejamento Contrato
Prazo na compra de Infraestrutura estourado
Estabelecer multa por dia de atraso
Planejamento Especificação Contrato Administração
Declaração de escopo
Declaração de escopo: Compra de infraestrutura Especificação do Hardware
Processador 1,8 Ghz 4 Gb de memória 1,333 Mghz Servidor robusto para rodar um ERP
Software Sistema operacional Windows Server
Qualidade Taxa de disponibilidade mínima de 99,9%
Confidencialidade Prevista em contrato, para o caso de suporte remoto ou de HD
Prazo Instalação até 28/06/2013
Suporte Instalação e configuração por conta do fornecedor Assistência 24/7
Treinamentos Operacional básico de 40 horas
Manutenção SLA de 30 minutos para incidentes críticos
Garantia 5 anos
Local de entrega Av. Paulista, 500 – Cerqueira César – São Paulo- SP
Critérios Eliminatórios
� Empresa não constar na lista de mão de obra escrava
� Lista internacional de lavagem de dinheiro � Arquitetura proprietária � Produção de componentes certificada � Escritório no Brasil
Critérios Classificatórios
� Preço ou condições de pagamentos � Consumo de energia � Garantia acima do mínimo � Prazo de entrega abaixo do mínimo
exigido � Liquidez seca maior que 1
Critérios Eliminatórios
Atende aos critérios eliminatórios?
Chinese Services Co.
Dell IBM
Empresa não constar na lista de mão de obra escrava
NÃO SIM SIM
Lista internacional de lavagem de dinheiro
SIM SIM SIM
Arquitetura proprietária
NÃO SIM SIM
Produção de componentes certificada
NÃO SIM SIM
Escritório no Brasil NÃO SIM SIM
Explicitar na DT Critérios de Avaliação do Fornecedor?
� Em partes. Critérios objetivos e que podem gerar benefícios para a empresa serão revelados.
Sistema de Pontuação
Critérios Peso Dell IBM Nota Média Nota Média
Preço ou condições de pagamentos
30 7 210 8 240
Consumo de energia
20 9 180 7 140
Garantia acima do mínimo
20 6 120 7 140
Prazo de entrega abaixo do mínimo exigido
20 6 120 9 180
Liquidez seca maior que 1
10 10 100 9 90
Total 100 520 550
Documentos de aquisições adotados
� Adotaremos um pedido de cotação (RFQ), com decisão pelo menor preço
◦ Utilizaremos este documento pois nós daremos a especificação detalhada do tipo de servidor e todo o seu suporte. Analisaremos as propostas feitas pelas empresas que passarem por nossos critérios de eliminação. Caso haja igualdade nos preços, passaremos pelo sistema de pontuação para decidir com qual empresa iremos fechar
Meio adotado para envio de convite
� E-mail e correspondência direta a fornecedor
◦ Como sabemos mais ou menos como funciona o mercado de servidores, temos uma ideia de uma lista restrita de fornecedores mais renomados, com isso, podemos ser mais assertivos. Pesa o fato também de nosso pedido ser pequeno, logo, não justifica editais, sites, etc.
Contrato
� Contrato formal de acordo
◦ Para dividir os riscos com o fornecedor em relação ao suporte e manutenção, um acordo formal é a melhor maneira de garantir que um fornecedor, seja de qualquer porte, faça o que foi combinado.
Espécie adotada para o contrato
� Espécie de Compra e Venda
◦ É o contrato adequado para bens físicos, com cláusulas de garantia, suporte e manutenção.
Tipo de Contrato
� Preço Global
◦ Como é a compra de servidores através de uma RFQ, ou seja, escopo bem fechado e definido, com garantias, suporte e manuntenção previstos, um preço fechado para tudo isso que estiver no contrato é o padrão de mercado.
Fluxo da Condução
Fluxograma: Condução das Aquisições (21): ERPeixoto
Concorrência privada para: COMPRA DE INFRAESTRUTURA
Planejamento
Especificação:Servidor robusto
Para ERP
RFQ
VENDOR LIST
IBM
DELL
Chinese Service
Avisar fornecedor por:
- E-mail- Telefonema
FORN
ECED
OR
Pré
Qua
lific
ado
DESQUALIFICADO
Cotações Avaliação dascotações
Sistema de Pontuação (“Ranking” técnico comercial)
TOTAL 100
PESO DELL IBM
520 550
FornecedorSelecionado:
IBM
CompraDa
Infraestrutura
Atitudes & Fiscalização
Fluxograma: Atitudes & Fiscalização (22): ERPeixoto
COMPRA DE INFRAESTRUTURA da IBM
Mobilização doFornecedor
Atitudes esperadas do Fornecedor:
IBMRespeito ao contrato de fornecimento
Fornecimento de manuais / desenhos de instalaçãoFiscalização
Lançamento da Ordem de Serviço
Aceite dos manuais / desenhos
Inspeção de fabricação dos servidoresNa IBM
Teste de performance dos servidoresPré embarque
Liberação para embarque
Chegada / Recebimento no usuário
Instalação
100 % Pagamento do Hardware
OK
NO
Aceite Final Encerramento daCompra (contrato)
100 % Pagamento da Instalação
Assinatura do formulário deinstalação
Mobilização do recurso interno para acompanhamento
Teste final in company
OK
NO
Relatórios (controlar aquisição)
� No momento de instalação no usuário (ítem 5.1 na WBS).
� Avanço físico por material recebido.
Fluxo do Controle do contrato
Fim/Início
Kick-off
Fiscalizar
Aceite?
Adiminstrar faturamento
Acompanhar
Reunião
Lições aprendidas
Posicionamento
Escopo do trabalho
Informações de contrato
Premissas e restrições
Inspeção montagem
Teste performance
Avanço físico recebimento
Pagar de acordo com avanço físico
Marcos da instalação
Determinar aceite final
Documentar o que for possível
Fluxo do encerramento do contrato
Tipo: Terminação
Escopo completado
Pagamento efetuado
Obrigação cumprida
Sem pendências
outras
Termo de recebimento
definitivo (TRD)
PGA- Plano de gerenciamento das Aquisições
WBS- Aquisições
Mapa Aquisições
Plano de resposta ao risco
Declaração de trabalho/ escopo
Escolha de fornecedores
Critérios classificatórios
Sistema de pontuação
Aprovado?
Critérios eliminatórios
Documentos de aquisições
RFI RFP RFQ
Definir meio de Comunicação
Definir tipo de contrato
CA
T&M
PG
Definir espécie de contrato
Doação
Troca ou permuta
Compra e venda
Consignação
Locação
Empréstimo
Prestação de
serviço
Empreitada
Realizar fluxo de condução
Atitudes e fiscalizaçõa para controle
Realizar controle de relatório das aquisições
Controlar o contrato Encerrar o contrato
FIM