Les relations entre la direction, les Les relations entre la direction, les vérificateurs, vérificateurs, le comité d’audit et le conseil le comité d’audit et le conseil

d’administration:d’administration:Travailler ensemble pour une meilleure gouvernanceTravailler ensemble pour une meilleure gouvernance

CAUBO CAUBO Juin 2007Juin 2007

Éric Lavoie, CA, CIA, CCSA, associé

Lemieux Nolet

The relationship of Management, Auditors, The relationship of Management, Auditors, Audit committeesAudit committees and the Board: and the Board:

Working together for better governanceWorking together for better governance

CAUBO conferenceCAUBO conferenceJune 2007June 2007

Éric Lavoie, CA, CIA, CCSA, partner

Lemieux Nolet

Actionnaires

VECD- PCO- VPF

CA = Conseil d’administrationCV = Comité de vérificationCD = Comité de directionVE = Vérificateur externeVI = Vérificateur interne

D

G = Les 4 piliers de la gouvernance

= Les 3 piliers de la divulgation financière

= Équilibre nécessaire des pouvoirs

G D G D

Parties prenantes

VI

G

CA

CVD

G

Shareholders

EAManagement

- CEO- VPF

AC – Audit committeeEA – external auditorIA – Internal auditor

R

G = The 4 pillars of gouvernance

= - The 3 pillars of financial reparting

= Required balance in powers

G R G R

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IA

G

Board

ACR

G

Des modèles de Gouvernance spécifiques au Des modèles de Gouvernance spécifiques au Comité de VérificationComité de Vérification

Blue Ribbon Committee (USA) Integrity in the spotlight (Deloitte) 2nd edition The right stuff – Seven key principles for building an

effective aufit committee (Board Alert, Jefferson Wells, Zurich North America)*

Audit committees: Providing oversight in challenging times (E&Y)

Audit committee insights (E&Y) Shaping the audit committee agenda - KPMG Etc.

Governance Models for the Audit CommitteeGovernance Models for the Audit Committee

Blue Ribbon Committee (USA) Integrity in the spotlight (Deloitte) 2nd edition The right stuff – Seven key principles for building an effective audit

committee (Board Alert, Jefferson Wells, Zurich North America)* Audit committees: Providing oversight in challenging times (E&Y) Audit committee insights (E&Y) Shaping the audit committee agenda - KPMG Etc.

Responsabilités minimales

Supervision des activités de

vérification interne et externe

Comité de vérification

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Supervision de la conformité aux lois,

normes et règlements

Les 4 Dimensions de la Supervision exercéeLes 4 Dimensions de la Supervision exercéepar le Comité de Vérificationpar le Comité de Vérification

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow (traduit et adapté par Lemieux Nolet)

Minimum responsabilities

Oversight of external audit activities

Audit Committee

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Other oversight responsabilities

Four Dimensions of AC OversightFour Dimensions of AC Oversight

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow

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Vérification continue

Examens trimestriels (E/F, MD & A)

Portée de la vérification annuelle,honoraires et constatations

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Conformité aux lois de l’impôt et de la Commission des valeurs mobilières et règlementations

Éthique, code de déontologie, etc.

Responsabilités minimales

Mécanismes de dénonciation

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Attestation des contrôles internes

Attestation des autres rapports

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Examen des dépenses des hauts dirigeants

Examen des honoraires de consultation

Conformité aux autres lois et règlements

Supervision des activités de vérification interne et

externe

Comité de vérification

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Autres responsabilités de supervision

Les 4 dimensions de la supervision exercéeLes 4 dimensions de la supervision exercéepar le comité de vérification (faire les bonnes choses)par le comité de vérification (faire les bonnes choses)

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow (traduit et adapté par Lemieux Nolet)

Fin

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Attestation of Other Reports Containing Financial Information

Attestation of Internal Control

Quaterly Reviews,Annual Audit, Fees and Findings

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Compliance with Tax and Securities Laws and Regulations

Corporate Ethics and Codes of Conduct

Minimum Responsibilities

Whistle Blowing

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Continuous Auditing

Attestation of Other Reports

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Review of Senior Executive Expenses

Oversight of Senior Financial Executives SelectionReview of Consulting Expenses

Oversight of External Audit Activities

Audit Committee

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Other Oversight Responsibilities

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Compliance with Other Laws and RegulationsActing as both an Audit and Finance Committee

Four Dimensions of Audit Committee OversightFour Dimensions of Audit Committee Oversight

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow

Gestion des relations

Information et processus(bien faire les bonnes

choses)

Mandat et charte(faire les bonnes choses)

Obligation de rendre compte, divulgation et

évaluationLes bonnes personnes

Les composantes d’un comité de vérification efficaceLes composantes d’un comité de vérification efficace

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow (traduit par Lemieux Nolet)

Managing Relationships

Information and Processes

Mandate and Charter

Accountability, Reporting and

EvaluationThe Right People

Elements of Audit Committee EffectivenessElements of Audit Committee Effectiveness

Source : « Integrity in the Spotlight » - Maureen J. Sabia, James L. Goodfellow

Gérer les relationsGérer les relations Vers des relations interdépendantes Le besoin de gérer les relations La responsabilité du président du comité

dans la gestion des relations: Avec le CA Avec le vérificateur externe Avec la vérification interne Avec la direction

Managing relationshipsManaging relationships Towards interdependent relationships The need to manage relationships The AC chairman’s role in managing

relationships: With the Board With the external auditors With internal audit With management

Rôle du CV par rapport à la VI Rôle du CV par rapport à la VI (traduction libre) (Protiviti – Guide to internal audit re NYSE (traduction libre) (Protiviti – Guide to internal audit re NYSE

requirements*)requirements*)

1. Fournir de l’input et approuver la charte de VI;2. Comprendre, discuter et approuver l’analyse de risques organisationnelle et

le plan de VI qui en résulte;3. Au moins annuellement, évaluer la fonction de VI par rapport aux besoins

de l’organisation et du CV, y compris le respect de la charte de VI;4. Tenir des sessions dites « exécutives » avec le chef de la VI;5. Fournir de l’input et des orientations quant aux protocoles appropriés

d’escalade pour les constats significatifs;6. Revoir, discuter et approuver la rémunération du chef de la VI, tout

changement ainsi que l’embauche et le remerciement du chef de la VI;7. Comprendre, discuter et approuver le budget de la fonction de VI et discuter

de son caractère approprié et adéquat avec la direction et le chef de la VI;8. Revoir les activités continues de la VI, y compris ses rapports, et s’enquérir

de tout autre sujet qui devrait être porté à l’attention du CV;9. Orienter la fonction de VI, si nécessaire, vers la réalisation de mandats

spéciaux aux fins de la direction ou du CV, y compris des enquêtes relatives à une fraude ou fraude appréhendée;

10. Participer avec la VI à la conception et à la prestation de formation en contrôle, gouvernance et éthique aux employés.

AC’s Role with respect to an Internal Audit function AC’s Role with respect to an Internal Audit function

(Protiviti – Guide to internal audit re NYSE requirements*)(Protiviti – Guide to internal audit re NYSE requirements*)

1. Provide input and approve the written charter for the internal audit function, including periodic review and updating.

2. Understand, discuss and approve the company’s risk assessement and resulting internal audit plan. As appropriate, review, discuss and approve changes to the audit plan during the year.

3. At least annually, evaluate the internal audit function in relation to meeting the needs of the company and the audit committee, including compliance with written charter.

4. Hold executive sessions with the company’s chief executive.5. Provide input and direction as to the appropriate escalation protocols for significant

findings and issues.6. Review, discuss and approve the compensation of the CAE, any changes therein and the

hiring or termination of the CAE.7. Understand, discuss and approve the funding level for the internal audit function, and

discuss its appropriateness and adequacy with management and the CAE.8. Review ongoing activities if the internal audit function, including its reports, and inquire

as to any other matters that should be brought to the committee’s attention.9. Direct the internal audit function, as necessary, to perform special reviews on behalf of

management or the audit committee, including investigations of fraud or suspected fraud.10. Participate with internal audit to design and provide control, governance and ethics

training to employees.

Quelques Liens entre les 4 Piliers de la Quelques Liens entre les 4 Piliers de la GouvernanceGouvernance

VI CD

CV

CA

Lien administratif

Lien fonctionnel

Évaluer la gouvernance (2130)

Superviser

Fournir de l’assurance et des conseils

Fournir de l’assurance et des conseils

Rendre compte

VESuperviser

Rendre compte

1

4

3

2

Coordination des efforts

Some Links between the 4 Pillars of GovernanceSome Links between the 4 Pillars of Governance

IA

AuditCommittee

Board

Administrative link

Functional link

Assess governance (2130)

Oversight

Provides assurance and advice

Provides assurance and advice

Reports to

EAOversight

Reports to

1

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3

2

Coordination of efforts

Man

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La Vérification Interne et le Comité de La Vérification Interne et le Comité de VérificationVérification

La VI en tant que composante essentielle d’une saine gouvernance (un des 4 piliers de la gouvernance)

La VI en tant que fonction qui évalue la gouvernance Le comité de vérification en tant que client de la VI

La VI en tant qu’une des fonctions d’assurance pour le comité de vérification

La VI en tant que conseiller auprès du comité de vérification

IA and the Audit CommitteeIA and the Audit Committee

IA as an essential component of a sound governance (one of the 4 pillars of governance)

IA as a function assessing governance Audit committee as a client of IA

IA providing assurance to the AC IA as an advisor to the AC

Lemieux Nolet Consultants

1265, boul. Charest Ouest, bureau 1000Québec (Québec) G1N 2C9

Téléphone : 418-659-7374

Éric Lavoie, CA, CIA, CCSA

AssociéCourriel :

eric.lavoie@ln.ca