¿Eres responsable financiero? 5 secretos para ser más influyente en tu empresa

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¿Eres responsable financiero? 5 secretos para ser más influyente en tu empresa

Conoce la importancia de estandarizar las tareas y responsabilidades de cada departamento

Domina todos los aspectos de una negociación interna para que el personal de tu empresa te vea como un aliado

Supera los principales quebraderos de cabeza de todo departamento financiero

¿Eres responsable financiero? 5 Consejos para hacerte la vida más fácil

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Introducción

1. La gran apuesta: definir la política de empresa2. La Ilíada mensual3. La belleza no solo está en el interior4. El arte de la palabra5. Contabilidad analítica vs Contabilidad financiera: descuadres6. Una carrera de obstáculosConclusiones

Índice

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Introducción

Los responsables financieros, directores financieros o CFO (del inglés, Chief Financial Officer) han dejado de lado el rol de ser solo “números, cuentas y balances financieros”. El actual escenario económico ha llevado a las empresas a transformar el perfil de director de finanzas para maximizar el crecimiento de ingresos y el rendimiento financiero.

El tener que “nadar” en un entorno complejo hace que esta función se haya profesionalizado aún más, y ya no sea suficiente solo la experiencia, sino que las empresas necesitan a grandes profesionales que estén en consonancia con el resto de la compañía.

En este ebook, los responsables financieros encontrarán una guía fundamental para:

Establecer los procedimientos para obtener toda la información sobre la que trabajar en tiempo y forma.

Resolver los principales quebraderos de cabeza que se dan en el trabajo diario.Identificar los mecanismos de comunicación para que toda negociación se cierre de forma exitosa.

Solventar los descuadres en las cuentas entre la contabilidad financiera y analítica.

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Según la edición de 2015 del informe “High Performance Finance” elaborado por Accenture Strategy, el

de los CFO encuestadosafirman estar asumiendo

responsabilidadesmás amplias en la

transformaciónde la empresa.

75%

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1. La gran apuesta: definirla política de empresa

Conocer el propio puesto de trabajo es tan importante como que cada integrante de la empresa tenga bien definidas las tareas propias del mismo. De esta forma, cada individuo podrá rendir al máximo de su potencial dirigiendo sus esfuerzos en la línea de la consecución de los objetivos de la empresa.

En las empresas, una gran parte de los problemas se originan en la falta de claridad en las responsabilidades y tareas que recaen sobre cada uno de sus integrantes.

Muchos responsables financieros se encuentran con esta complicada situación. Procesos poco claros, tareas no repartidas y responsabilidades no asignadas que dan lugar a que éste termine realizando

tareas que poco o nada tienen que ver con su labor: coordinación de las vacaciones de la plantilla, realización de pedidos, archivo de documentos de administración, búsqueda de candidatos….

Por ello, el primer paso es definir junto al Director General o CEO (del inglés, Chief Executive Officer) un documento que defina las necesidades que requiere cada departamento. De

esta forma sabremos cuánto y qué personal se necesita. Una vez determinado, se deberá valorar, definir y repartir las tareas de cada puesto para que todo funcione correctamente. Dado que por regla general todos terminamos haciendo tareas que sobrepasan nuestros límites departamentales, es importante determinar cuáles serán una ayuda puntual y cuáles sobrepasan nuestras posibilidades como CFOs.

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Según la consultora Deloitte en su estudio “The Four faces of the CFO”

Administrador de los activos de la

compañía

Operador dirigiendo las operaciones

del departamento financiero

Catalizador para que las cosas se

hagan aportando valor económico

Estratega en cuestiones de crecimiento,

fusiones, mercados de capital, etc.

Los cuatro roles funcionales de los Directores Finacieros

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Funciones del responsable financieroAlgunas de las tareas más importantes de un responsable financiero que no debe dejar de lado son:

Análisis económico-financiero de la empresaRealizar un análisis periódico de la cuenta de resultados y del balance es un ejercicio vital para tomar decisiones financieras. Solo así la empresa obtendrá respuestas a preguntas como: ¿tenemos un fondo de maniobra adecuado?, ¿tenemos problemas de liquidez?, ¿cuál es el rendimiento de la empresa?

Análisis de nuevas inversionesAcometer nuevas inversiones es una crítica tarea que requiere la elaboración de diferentes escenarios que permitan evaluar la capacidad de la empresa de digerir la inversión. Para analizar bien una inversión, el CFO deberá utilizar técnicas financieras como calcular el VAN (Valor Actual Neto) y/o TIR (Tasa Interna de Retorno) del proyecto.

Lograr financiación bancariaEn los mejores términos y que cubran las necesidades de la empresa, tanto a corto como a medio y largo plazo. Todos sabemos que, en estos momentos, lograr financiación no es tarea sencilla. Por ello, elaborar un Plan de Negocio te facilitará el camino de atraer inversores y conseguir financiación. Te explicamos cómo en este eBook.

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Control del flujo de efectivoComo suele decirse en el mundo anglosajón "Cash is King" (el efectivo es el rey), ya que la mayoría de los problemas serios de una empresa surgen por la falta de efectivo, lo que no significa que la empresa no sea rentable. Puede darse el caso de que una empresa sea muy rentable pero que se quede sin efectivo.

La razón es fácil ya que la contabilidad financiera no responde a esa norma, quedando "oculto" el efectivo de un negocio en facturas sin cobrar, inversiones, variaciones de los plazos de cobro y pago, etc. Por ello, es fundamental realizar un control riguroso del flujo de efectivo de la empresa.

Control de gastosEl CFO deberá poner en marcha un sistema adecuado que le permita controlar los costes, aplicando criterios de eficacia y eficiencia. No se trata de gastar por gastar, sino gastar lo justo para que genere valor para la compañía.

Según el estudio“View from the top:

cómo evalúan los CEOs a sus CFOs” el

85%de los CEOs considera vital el

papel del CFO analizando datos para lograr un crecimiento

rentable en la empresa.

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2. La Ilíada mensualConseguir la facturación a tiempo

No todos los profesionales que integran una pyme son conscientes del papel tan determinante que tiene un responsable financiero. Por este motivo, el departamento financiero suele recibir con retrasos y a última hora toda la facturación a clientes, costes y gastos, albaranes, justificantes de pago, etc.

Es primordial asentar en la empresa una política en donde se perciba el papel de los CFOs como imprescindible y determinante para la toma de decisiones. Para que esta premisa se convierta en un valor de la organización, se puede:

1. Establecer un protocolo que refleje la forma y plazos en la que debe entregarse cada aspecto financiero. Determinar por escrito cada cuánto tiempo debe entregarse la documentación y de qué forma beneficiará a todos: por un lado el CFO podrá llevar una previsión de tesorería semanal y, por otro, los trabajadores no acumularán papeles arriesgándose a perderlo.

2. Ponerlo en común con los responsables de cada área para entender sus dificultades y facilitar el nuevo proceso de entrega.

3. Emitir recordatorios, vía correo o de palabra en la propia oficina, para crear consciencia y favorecer la nueva dinámica de trabajo.

4. Utilizar plataformas que faciliten la transmisión de esa información. Hoy en día, con la nube o cloud computing, todos pueden acceder a los datos desde cualquier lado. Por ejemplo, si eres usuario de una solución cloud Sage, no tendrás problemas para que el intercambio de datos sea algo ágil y sencillo.

Una vez que todos los integrantes se habitúen a esta nueva forma de entrega, se podrá dar un paso más exigiendo las previsiones de gastos de cada departamento, sus ingresos, etc. en el tiempo pactado.

En definitiva, cuantos más datos de calidad, mejor. Si faltan datos financieros o son inadecuados los que se utilizan, será difícil detectar los problemas a tiempo y en consecuencia no se podrán aplicar las medidas correctoras necesarias.

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3. La belleza no sólo está en el interiorUnificando formatos

Reto conseguido. Los empleados ya entregan a tiempo lo solicitado. Sin embargo, no es suficiente. El proceso de trabajo de un responsable financiero puede resultar lento en muchas ocasiones por la forma en la que se producen las entregan. Lo más habitual es que todos los datos de facturación, gastos, etc. se entreguen en hojas de cálculo. Sin embargo, aunque puede resultar útil cuando la empresa es de pequeño tamaño, este método acaba resultando incompleto cada vez que el CFO quiere operar con esos datos. Las dificultades de este sistema son:

1. Información incompletaLa recepción de los datos puede resultar errónea, al no trabajar todos sobre la misma versión de hoja de cálculo, por no tener el documento actualizado a tiempo, fórmulas mal implementadas, etc.

2. La recepciónRecibir la facturación de una o dos personas en una hoja de cálculo es viable. El problema nace cuando la empresa es de mayor tamaño y el reporte de facturación no está en el mismo formato ni con todos los datos completos. ¿Qué pierda el tiempo el CFO en ver que todos han entregado los deberes completos?

3. La unificación de toda la facturaciónEl responsable financiero tendrá que unificar todos los datos en una misma hoja de cálculo para poder sacar “jugo” de ellos. Una tarea que realmente requiere de tiempo desaprovechado en otras tareas de mayor importancia.

4. El análisis de los resultadosOperar con datos en formatos dispares complica la tarea de análisis que se extrae de una correcta contabilidad financiera. Contar con un programa especializado como Sage 50c y 200c, que permite incluso la contabilización automática de documentos, hará mucho más fácil el desempeño a los CFOs.

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3. Manejar y reunir todos los datos que se necesitarán para tomar decisiones. Muchas de las negociaciones se ganan o se pierden en la preparación previa. Pero esta no se puede realizar en unos minutos. Lo esencial es asegurarse una situación de no-acuerdo, y esto requiere de tiempo.

4. Comprender las bases de una negociación y que no siempre se gana o se pierde, pudiendo aparecer incluso conflictos. Puedes saber más sobre cómo negociar antes situaciones de conflictos organizacionales en este link.

5. Mantener un contacto trimestral. Reuniones cada tres meses serán suficientes para hablar de los temas más importante y que cada departamento exponga sus necesidades presentes y futuras.

4. El arte de la palabraComunicación y negociación internas

1. Entender las necesidades de la empresa. Es el primer paso para lograr satisfacerlas.

2. Comprender las exigencias de cada departamento a nivel individual. Sus necesidades de plantilla, qué recursos necesita, qué tiene y qué les falta, etc.

“NO”. Dichosa negación que hace que el departamento financiero tenga una relación de enemigo-aliado con el resto de la empresa. Y es que muchas de las restricciones en los presupuestos y contrataciones de los departamentos vienen impuestos por el CFO.¿Comenzamos con la negociación? Con el fin de llegar a buen puerto, el departamento financiero tendrá que abrir una etapa de negociaciones que, mal gestionada, puede dar lugar a conflictos organizacionales. ¿Las claves?

“Aquel que tenga a la palabra como un arma será el más fuerte, sólo hay que saber cómo utilizarla”. Demóstenes.

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5. Contabilidad analítica vs Contabilidad financiera: descuadres

Los retrasos en las entregas, las discrepancias en los formatos, la falta de información, entre otros, desembocan en el mayor de todos los problemas: cómo cuadrar las cuentas.

La contabilidad financiera y la contabilidad analítica están estrechamente relacionadas. Mientras que la contabilidad analítica proporciona a la contabilidad financiera la valoración de las existencias finales de materias primas, productos intermedios y finales, ésta a su vez facilita información a la contabilidad analítica sobre los gastos e ingresos del período.

Por muy experto y profesional que sea el responsable financiero, si no se le proporciona lo necesario,

le será imposible realizar un análisis real del rendimiento de la empresa, planificar su crecimiento o cumplir sin sustos las obligaciones fiscales y legales.

Incluso haciendo todo bien puedes sufrir una inspección de Hacienda. Descubre cómo preparar tu contabilidad ante una inspección en este Ebook.

Si no quieres matar moscas a cañonazos, lo mejor es que sigas estos consejos:

1. Disponer de un programa que cubra las exigencias de la empresaEs vital contar con un programa que permita, por un lado, introducir datos de forma fácil y, por otro, obtener listados e informes claros. ¿Conoces Sage 50c y 200c? No solo es ideal para llevar una contabilidad, sino que está adaptado en todo

momento a los cambios legales para que puedas cumplir con tus obligaciones legales y fiscales.

2. Llevar las cuentas al díaEl trabajo de un CFO no se resume únicamente a finales de trimestre para cumplir con Hacienda. Es una labor del día a día.

3. Extrae información de la propia contabilidadRealizar estudios cada trimestre no solo permitirá analizar la solvencia, liquidez y endeudamiento de la compañía, si no que nos proporcionará información adicional para la toma de decisiones encaminadas a cumplir los objetivos de la empresa.

4. Se colaboradorEs más fácil avanzar cuando los ejecutivos de todas las áreas actúan en consonancia.

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6. Una carrera de obstáculosOtros quebraderos de cabeza típicos

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Para que desde su atalaya tengan una visión de conjunto de todo lo que pasa en la empresa, los directores financieros tienen que superar una auténtica carrera de obstáculos:

1. Disponer en tiempo y forma las facturas de los proveedoresAhora la empresa es el cliente, por lo que se está en el derecho de crear un pequeño protocolo en donde se refleje cómo y cuándo deben enviar las facturas los proveedores.

2. Tener los datos de facturación a clientes a tiempoEn muchas ocasiones se sabe qué se tiene que facturar pero no a quién. Para que este problema no cause demoras en el cobro de las facturas, es importante que cada vez que se comience a trabajar con cada cliente, se rellene un formulario en donde aparezca el NIF o CIF, dirección de facturación, dirección de envío, etc.

3. Seguridad de los datos y facturación de la empresaTodos los equipos de las empresas, sin importar su tamaño, son susceptibles a ataques informáticos. Es por ello que hay que realizar respaldos frecuentes de información, usar cortafuegos, utilizar filtros de contenido o software de facturación y de manejo de datos con una política de privacidad estricta.

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Conclusiones

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Los directores financieros de las empresas han pasado de ser los guardianes de la cuenta de resultados a tener unas responsabilidades que trascienden la mera contabilidad y que les confieren una mayor influencia en las decisiones estratégicas de las compañías.

Que esto no nos confunda. No significa que tengan que realizar un amplio abanico de funciones, tengan o no que ver con su cometido. Deben centrar sus esfuerzos en aquellas tareas que se le han asignado para alcanzar los objetivos de la empresa y hacer un correcto análisis de la misma.

Facturas de proveedores y clientes, previsiones de gastos e ingresos, entradas y salidas de tesorería… Todos estos documentos son un mero ejemplo sobre toda aquella información que un CFO necesita para llevar a cabo sus funciones.

Para ello, probablemente habrá que realizar algunos cambios en la compañía, empezando por la forma de entregar todos este “papeleo”. En estos casos conviene

contar con soluciones de gestión de negocio como Sage 50c o 200c con la que lograrás una óptima conexión entre todos los departamentos.

Una vez se haya establecido y comprendido las líneas de entrega de documentos, deadlines, etc. tienes que prepararte para la negociación y tu habilidad comunicativa. Te tocará negociar, decir “no” a muchos presupuestos y discutir condiciones. Es por eso que deberás prepararte para situaciones de acuerdo y no-acuerdo.

Finalmente, no olvides la cantidad de datos confidenciales y de valor que manejas. Implanta medidas de seguridad para que burlar tu sistema sea más difícil que encontrar una aguja en un pajar.

¿Los resultados? Verás como fijando unas buenos cimientos, tu trabajo como responsable financiero irá rodado.

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