Enterprise Content Management - OnBase...La transformation numérique des entreprises est en marche....

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LIVRE BLANC

Enterprise Content Management ECM, un élément clé pour réussir votre transformation numérique

Réalisé par Nicolas Bürki , Vice-President and Market Leader, ECM

Octobre 2017

Enterpr ise Content Management - Copyr ight CXP Group, 2017 2

Table des matières

Contexte et méthodologie .............................................................................. 5 Introduction .................................................................................................................... 5 Méthodologie ................................................................................................................. 6

Principales conclusions................................................................................... 9

Les chiffres clés de l’enquête ....................................................................... 13

Usage et déploiement des solutions ECM ..................................................... 15 Forte maturité de l’ECM dans l’entreprise .................................................................. 15 Usage mobile et déploiement des solutions ECM ...................................................... 19 Tendances – Les nouveaux critères de séléction des solutions ECM ........................ 22

La transformation numérique ........................................................................ 24 Où les entreprises en sont-elles ? ................................................................................ 24 Retour d’éxperience - Les éléments clés pour réussir la transformation numérique ..................................................................................................................... 29

Conclusion .................................................................................................... 34

Annexes ........................................................................................................ 36 A propos de Hyland ..................................................................................................... 37 A propos de CXP Group ............................................................................................... 38 Clause de non-responsabilité, droits d'utilisation, indépendance et protection des données ................................................................................................................. 39


L’ECM, un projet clé pour la transformation numérique Nicolas Bürki Vice-President and Market Leader, ECM Septembre 2017

LIVRE BLANC La transformation numérique des entreprises est en marche. Pour

répondre à ses cl ients, à ses partenaires et à ses fournisseurs, désormais

tous équipés de moyens informatiques, l’entreprise doit, el le aussi , se

numériser. Un des chantiers priori tai res consiste à numériser les flux

documentaires entrants et sortants de l’entreprise tout en assurant un

traitement interne fluide sans rupture. Ce projet à forte valeur ajoutée

accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches

répétitives et chronophages. Cependant, le marché de l’ECM -

Enterprise Content Management - est loin d’être un marché facile à

décrypter. On trouve sur ce marché des solutions ECM avec des

périmètres fonctionnels très variés : du spécialiste de la collaboration

en ligne aux acteurs qui couvrent toute la chaîne fonctionnelle de la

gestion de documents.

Le Groupe CXP expertise depuis de nombreuses années les solutions

de GED – gestion électronique de documents - aujourd’hui ECM, et

souhaitait prendre le pouls du marché auprès des uti l isateurs de ces

solutions sur les marchés français, allemand et suisse.

Cette enquête est riche d’enseignements : sur le projet de

transformation numérique, sur les processus impactés, sur

l’organisation du projet et sur les types de solutions retenues. Cette

enquête révèle aussi les différents usages des trois marchés analysés,

français, al lemand et suisse. Cette version du l ivre blanc se focalise

d’avantage sur le marché français et suisse romande.


PREFACE

Apparues dans les années 1990, les solutions ECM (Gestion de contenu d’entreprise) se sont enrichies et perfectionnées au fi l du temps. De nos jours, les solutions ECM deviennent indispensables aux entreprises pour leur permettre de répondre à leurs partenaires qui sont déjà équipés de moyens informatiques. Cette transformation des entreprises, cette « révolution numérique » concerne tous les secteurs sans distinction de marché ou d’activité. Quant aux solutions proposées, souvent complexes à appréhender et mettre en place, el les en font un marché compliqué à décrypter. Et pourtant, sur un marché en croissance constante, la transformation numérique est plus que jamais un véri table enjeu pour les entreprises. Depuis 2 ans déjà, 47% des entreprises se sont engagées vers cette transformation.

Hyland, régulièrement classé parmi les Leaders de l’ECM par des analystes indépendants de premier plan, notamment par Forrester ou encore Gartner, s’est penché sur le sujet avec l’aide du CXP Group (cabinet d’analyse et de conseil français). Les conclusions d’une étude menée par le CXP Group sont traduites au sein d’un Livre Blanc aujourd’hui disponible « L’ECM, un élément clé pour votre transformation numérique ».

Cet ouvrage apporte un nouvel éclairage sur le marché de l’ECM afin de comprendre les attentes ainsi que les usages en la matière, mais aussi afin de mesurer la maturi té des entreprises dans trois pays européens, à savoir la France, la Suisse et l’Allemagne. Cette enquête riche en enseignements, à la fois sur le projet de transformation numérique, sur les processus impactés, sur l’organisation du projet et sur les types de solutions retenus en général au sein de l’entreprise, n’oublie pas de nous rappeler que le marché des logiciels est un marché en constante évolution qui demande aux entreprises de s’adapter et de se réadapter régulièrement.

GÜRAY TURAN

Business Development Manager EMEA OnBaseT M d’Hyland

Les principales conclusions et l' infographie sont disponibles sur https://www.pac-online.com/AAA Pour télécharger le rapport complet d’analyse, merci de vous rendre sur le site de nos sponsors.

https://www.pac-online.com/AAA


CONTEXTE ET METHODOLOGIE

INTRODUCTION

Apparues dans les années 1990, les solutions ECM se sont enrichies et

perfectionnées au fi l du temps. Aujourd’hui, les grands acteurs

présents sur ce marché sont en capacité d’adresser l’ensemble des

fonctionnalités suivantes ou proposent des connecteurs pour

s’interfacer avec des solutions tierces couvrant ces fonctionnali tés :

• Gestion des documents entrants dans l’entreprise (Input

Management)

• Gestion des courriels (E-mail Management)

• Gestion électronique des documents (GED)

• Archivage (RM, Records Management)

• Workflow et Case Management

• Collaboration

• Gestion de contenu Web (Web Content Management)

• Gestion de contenu multimédia (DAM, Digital Asset

Management)

• Editique 1 (Output Management)

Le choix de ces fonctionnalités dépend de l’activité de l’entreprise et

el les ne sont donc pas toutes nécessaires. Par exemple, le DAM ou

l’éditique correspond à des besoins spécifiques. Par contre, les autres

fonctionnalités forment le noyau fonctionnel des solutions ECM et

permettent de fluidifier les échanges au sein de l’entreprise et

d’automatiser et de fiabiliser les processus de l’entreprise.

Le marché de l’ECM a évolué, aussi les entreprises ont dû faire évoluer

leurs solutions ECM. Dans certains cas, elles ont comblé les manques

fonctionnels de leur solution ECM existante par des solutions tierces et

dans d’autres cas, el les ont opté pour une refonte totale afin de

pouvoir déployer une solution unifiée couvrant un large périmètre

fonctionnel.

La transformation numérique a accéléré ces projets de modernisation au cours des dernières années, et el le a tout particulièrement fédéré l’intégration des solutions ECM avec les applications métiers pour automatiser au maximum les flux documentaires.

Cette étude a été réalisée par CXP Group dans l’objecti f de mesurer la maturi té des entreprises françaises, al lemandes et suisses sur ce sujet, et d’identi fier leurs attentes pour les deux prochaines années dans ce domaine.

1 L’édit ique désigne l’ensemble des activités de production automatisée de documents au sein d’une entreprise ou organisation comme, par exemple, la production en masse des documents


METHODOLOGIE

La transformation numérique impacte tous les secteurs économiques :

industrie, banque, assurance, télécoms, secteur public, etc. Toutes les

entreprises sont amenées à mettre en place des solutions ECM. Ainsi ,

nous avons adressé l’enquête, sans distinction, aux entreprises de tous

les secteurs.

Les entreprises interrogées appartiennent à différents secteurs

d’activité :

F ig . 1 : Secteurs d’activité des entreprises sondées Les résultats présentés proviennent d’entreprises installées en France,

en Allemagne, en Suisse alémanique et en Suisse romande. Après

qualification, 335 réponses ont été validées, avec 128 réponses pour

l’Allemagne, 100 réponses pour la France, 57 réponses pour la Suisse

alémanique et 50 réponses pour la Suisse romande.

11%

2%

3%

3%

4%

6%

6%

7%

9%

14%

16%

18%

Autres services

Immobilier

Distribution

Utilities

Tourisme / Restauration

Conseil et services informatiques

Telecoms

Transport

Banque / Assurance

Secteur Public

Informatique / Edition de logiciels

Industrie

Vision consolidée – DE, FR, CH


Les entreprises qui ont répondu sont de tail les variées avec un léger

avantage au mid-market 300 - 2'499 collaborateurs qui réprésentent

59% des entreprises intérrogées. Le segment 300 – 499 collaborateurs

ne s’applique que pour le marché suisse.

Fig. 2: Taille des entreprises sondées

Les répondants se si tuent au niveau du senior voire de l’executive

management, avec 30% de DSI/Responsables informatiques, 19% de

PDG / DG / Gérants.

Fig. 3: Fonction des répondants

Selon les marchés, on constate des différences importantes chez les

répondants comme, par exemple :

• En France : les responsables métiers sont représentés par

seulement 5% des répondants alors que le profil PDG/ DG /

Gérant est retrouvé chez 33% d’entre eux.

4%

29%

26%

15%

14%

13%

300 - 499

500 - 999

1 000 - 2499

2 500 - 4 999

5000 - 9 999

>10 000


7%

7%

7%

12%

17%

19%

30%

DRH / Responsable RH

DAF / Directeur financier

Directeur / Responsable Qualité

Directeur Stratégie Digitale

Responsable métier

PDG / DG / Gérant / Dirigeant

DSI / Responsable informatique



• En Suisse romande, les directeurs stratégie digitale sont

représentés par 24% des répondants.

Dans notre analyse, nous aborderons plusieurs thèmes :

Maturité, mode de déploiement (Cloud, mobile), usage de

solutions ECM

Tendances – projets à venir

Transformation numérique – état des l ieux : impact sur les

processus, impact sur la solution ECM, etc.

Eléments clés pour réussi r sa transformation numérique du

point de vue de l’ECM.


PRINCIPALES CONCLUSIONS

Les entreprises ont atteint une forte maturi té dans l’usage des solutions

ECM. On constate que plus de 90% des entreprises uti l isent l’intégralité

du périmètre fonctionnel. Pour atteindre un tel niveau de maturi té, les

entreprises ont adopté différentes approches.

• Certaines ont fait le choix d’une solution ECM avec un large

périmètre fonctionnel proposant comme base tous les blocs

fonctionnels,

• Les autres ont eu recours à différents fournisseurs pour

atteindre un périmètre fonctionnel plus large, soit en intégrant

les différents blocs fonctionnels, soit en les déployant en mode

si lo, c’est-à-dire non-intégrés avec les autres blocs.

Nous observons également que les entreprises ont de moins en moins

de si los de contenu non-intégrés, et que ces solutions, ne représentent

plus respectivement que 9% et 17% selon le bloc fonctionnel choisi .

Fig. 4: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises

Une minorité des entreprises (14%) bénéfice aujourd’hui d’une solution

unifiée qui propose comme base l’intégralité du périmètre fonctionnel.

Les autres entreprises composent leur solution ECM avec plusieurs

fournisseurs. La moitié des entreprises uti l isent entre 2 à 5 fournisseurs,

un quart des entreprises s’appuit sur 5 à 10 fournisseurs et 10% des

entreprises uti l isent plus de 10 fournisseurs pour composer leurs

solutions ECM. Ces entreprises doivent intégrer ces différents

fournisseurs afin d’assurer des flux documentaires sans rupture pour

atteindre une performance opérationnelle maximale.

35%

38%

40%

42%

42%

43%

47%

47%

50%

41%

38%

40%

37%

40%

42%

35%

37%

36%

14%

15%

11%

13%

12%

11%

17%

9%

10%

5%

7%

7%

6%

6%

3%

2%

3%

2%

4%

3%

2%

3%

4%

2

Réseau social d’entreprise

Collaboration

Workflow

Case Management (workflow dynamique)

Archivage

Capture / Input Management (Digital : Email, formulaire…

Gestion de Documents (GED)

E-mail management

Capture / Input Management (Papier)

Vision consolidée – DE, FR, CH Nativement disponible dans la solution ECM Intégration avec une solution tierce

Non-intégrée (déployée en mode silo) Fonctionnalité non-utilisée

Pas d’existant


L’usage de la solution ECM en mode mobili té devient une réali té. 58%

des entreprises offrent un accès de base pour rechercher et consulter

les documents dans la solution ECM via un smartphone ou une tablette.

51% des entreprises recherchent l’efficacité pour les collaborateurs qui

sont sur le terrain, en mettant à leur disposition des applications métiers

spécifiques pour facili ter la réalisation de leurs tâches en dehors du

bureau. Durant les 12 prochains mois, les entreprises continueront à

investi r dans un usage mobile de la solution ECM mais également pour

rendre les documents accessibles aux clients et partenaires via des

Extranets.

Fig. 5: Usage de la solution ECM en mode mobile

L’usage du Cloud a fait son entrée dans les entreprises. Aujourd’hui,

63% des entreprises déploient en moyenne 25% de leurs applications

en mode Cloud. 35% des entreprises hébergent déjà entre 25 et 50%

de leur applicati f dans le Cloud. Au cours des trois prochaines années,

les entreprises vont intensi fier cet usage du Cloud :

• 56% des entreprises déploieront leurs applications au moins

pour 50% dans le Cloud.

• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% en Cloud (comparé à 6% aujourd’hui) !

Les entreprises sont également de plus en plus soucieuses du temps

nécessaire au déploiement de leurs solutions. En fait, la réduction de

ce temps passe par le déploiement de solutions pré-packagées ou de

modules spécialisés. On note une forte uti l isation de modules

classiques pour les ressources humaines chez 66% des entreprises, pour

la gestion des factures chez 60% d’entre elles, pour la gestion de la qualité chez 57% ou pour la gestion des fournisseurs chez 54%. Au cours

des 12 prochains mois, les entreprises vont continuer à déployer des

modules pré-packagés.

La mobil ité et le Cloud sont deux facteurs importants de la

transformation numérique des entreprises pour deux raisons. Tout

d’abord, elles offrent une certaine agili té à l’entreprise qui peut

46%

47%

49%

51%

58%

42%

43%

41%

42%

37%

13%

9%

10%

6%

5%

Utilisation des formulaires Web en modedéconnecté

Rendre les documents accessibles pour vosclients et partenaires

Utilisation des formulaires Web en modeconnecté

Applications métiers spécifiques et accessiblespour vos collaborateurs sur le terrain

Rendre la solution ECM accessible

Vision consolidée – DE, FR, CH Déjà déployé Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié


rapidement uti l iser des ressources accessibles en mobili té et déployer

des solutions pré-packagées optimisées pour l’accès distant. Mais

surtout, la mobil ité et le Cloud permettent aux acteurs extérieurs à

l’entreprise (cl ients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants) d’interagir

rapidement avec l’entreprise, dans un format électronique, ce qui

oblige celle-ci à accélérer sa transformation numérique.

La transformation numérique est bien engagée depuis plus de 2 ans

pour ¼ des entreprises et pour près de la moitié (47%) depuis 1 à 2 ans.

Fig. 6: Maturité des entreprises en matière de transformation numérique

Pour 34% des entreprises, l’objecti f primaire de la transformation

numérique est la recherche de performance opérationnelle. Cette

recherche d’efficacité n’est pas vraiment surprenante car la

transformation numérique impacte l’ensemble des processus

d’entreprise.

Fig. 7: Impact de la transformation numérique sur les processus de l’entreprise

Nous notons également que l’impact de la transformation numérique

commence à s’atténuer notamment pour le processus cl ient.

6%

21%

47%

25%

Pas encore

< 1 an

1 à 2 ans

> 2 ans


32%

33%

37%

39%

40%

40%

42%

43%

47%

30%

30%

28%

26%

28%

27%

23%

28%

23%

23%

21%

22%

19%

20%

20%

21%

18%

17%

10%

10%

7%

13%

8%

8%

12%

9%

9%

5%

6%

6%

4%

5%

4%

2%

3%

3%

Processus RH

Processus de production

Processus qualité/procédure

Processus finances

Processus métier (au sein d’un seul service/direction)

Processus achat

Processus administratifs (back office)

Processus fournisseurs

Processus clients


Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu


Si les processus à destination des acteurs externes à l’entreprise ont

été tout d’abord privi légiés (cl ients, fournisseurs, achats), les prochains

projets porteront sur les processus internes (quali té, production et RH).

Des projets de type Digital Workplace (Milieu de travail numérique)

devraient s’appuyer sur l’expérience acquise sur les projets ECM qui

proposent la fluidité d’accès à l’information « anytime, anywhere, any

device ».

D’autres processus tels que le processus RH ou le processus de

production continueront à être impactés lors des 12 prochains mois.

Sur l’ensemble de la transformation numérique les attentes des

entreprises sont assez concrètes. Plus de la moitié des entreprises

attendent une amélioration jusqu’à 50% sur la réduction des coûts, le

délai de commercialisation, les opérations internes, le traitement des

demandes clients et la fidélisation des clients.

Fig. 8: Attentes en matière de transformation numérique

16%

9%

10%

13%

11%

34%

33%

25%

26%

32%

29%

32%

34%

31%

29%

12%

16%

18%

18%

17%

6%

7%

9%

7%

7%

3%

4%

4%

4%

5%

Fidélisation des clients

Traitement des demandes clients

Opérations/fonctionnement internes

Délai de commercialisation (time-to-market)

Réduction des coûts

Vision consolidée – DE, FR, CH Pas de changement 0%- 25% 25%- 50% 50%- 75% 75%- 100% > 100%


LES CHIFFRES CLES DE L’ENQUETE

90 à 98% des entreprises déploient

l’intégralité du périmètre fonctionnel de

l’ECM.

50% des entreprises composent leur

solution ECM avec 2 à 5 fournisseurs

différents.

58% des entreprises offrent aux employés

un accès mobile à la solution ECM.

D’ici 3 ans :

• 56% des entreprises déploieront leurs

applications au moins pour 50% dans le

Cloud.

• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% dans le Cloud.

66% des entreprises déploient une solution

spécialisée pour les ressources humaines.

50% des entreprises considèrent une solution

unifiée avec un large périmètre fonctionnel

comme critère clé pour réussi r la transformation

numérique.

47% des entreprises se sont engagées depuis

1 à 2 ans dans la transformation numérique.

1 4

2

3 5

6

7


89% des entreprises françaises uti l iseront

le Case Management d’ici 2 ans.

Top 3 des déclencheurs de la transformation numérique :

1. La démarche quali té pour 53% des

entreprises.

2. La recherche de d’efficacité pour

51% d’entre elles.

3. La réduction des coûts pour 42%

d’entre elles.

59 à 63% des entreprises attendent des

programmes de transformation

numérique une amélioration allant jusqu’à 50%

en matière de réduction des coûts, de délai de

commercialisation et, concernant les opérations

internes, une amélioration du traitement des

demandes clients et de la fidélisation des clients.

Top 3 des challenges de la transformation numérique :

1. Pour 48% des entreprises, la complexité

de la mise en place de la solution est le

principal challenge à relever.

2. La complexité de l’intégration avec des

applications tierces pour 46% d’entre

elles.

3. La complexité de la migration des

documents pour 42% d’entre elles.

8 9

10

11


USAGE ET DEPLOIEMENT DES SOLUTIONS ECM

FORTE MATURITE DE L’ECM DANS L’ENTREPRISE

La majori té des entreprises, à savoir 90 à 98% d’entre elles, déploient

l’intégralité du périmètre fonctionnel de l’ECM, soit :

Nativement avec la solution ECM en place qui propose ces

fonctionnalités, voire l’intégrali té du périmètre fonctionnel.

Via l’intégration avec une ou plusieurs solutions tierces pour

couvri r le périmètre fonctionnel.

Soit en mode si lo, c’est-à-dire un ou plusieurs blocs

fonctionnels non intégrés avec la solution ECM. Le mode si lo

est équivalent à une rupture de processus, dans lequel les flux

documentaires sont interrompus ; i l nécessite des interventions

manuelles, autrement dit, une perte de performance

opérationnelle.

La capture des flux entrants (papier et E-mail) et la gestion des

documents (GED) sont les blocs fonctionnels les plus déployés

nativement au sein des entreprises, avec un déploiement de 50% pour

la capture et 47% pour l’E-mail management et la GED. Au cours des

années passées, les entreprises se sont investies dans l’optimisation de

ces flux entrants avec de multiples bénéfices ; réduction du temps de

Plus de 90 %

des entreprises déploient

l’intégralité du périmètre

fonctionnel de l’ECM


traitement, réduction des coûts, amélioration de la quali té, de la

traçabili té, etc.

La collaboration et le réseau social d’entreprise (RSE) sont les blocs

fonctionnels les moins disponibles dans les solutions ECM. Beaucoup

d’entreprises n’ont pas attendu que leur éditeur ajoute ces

fonctionnalités à leur solution ECM, et se sont tournées vers des

spécialistes pour proposer ces fonctionnalités à leurs employés. On

constate néanmoins que certains acteurs ECM enrichissent leur

solution avec des fonctionnalités de collaboration et de type RSE.

Q2.1 Quelles sont les fonctionnalités couvertes par votre principale solution ECM (nativement ou via une intégration d’une solution tierce) ?

Fig. 9: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises

Zoom sur les marchés FR et CH

• Les entreprises françaises préfèrent les intégrations avec un

taux moyen de 42% comparé aux autres marchés. El les

montrent, notamment, une forte préférence pour 52% d’entre

elles pour l’intégration de la fonctionnali té Capture / Input

Management (Digital) contre 37% plutôt favorables à un

déploiement nati f.

• Les entreprises romandes ont le taux le plus élevé en matière

de déploiement en mode si lo avec un taux de 17%.

35%

38%

40%

42%

42%

43%

47%

47%

50%

41%

38%

40%

37%

40%

42%

35%

37%

36%

14%

15%

11%

13%

12%

11%

17%

9%

10%

5%

7%

7%

6%

6%

3%

2%

3%

2%

4%

3%

2%

3%

4%

2

Réseau social d’entreprise

Collaboration

Workflow

Case Management (workflow dynamique)

Archivage

Capture / Input Management (Digital : Email, formulaire Web, etc.)


E-mail management

Capture / Input Management (Papier)

Vision consolidée – DE, FR, CH Nativement disponible dans la solution ECM Intégration avec une solution tierce

Non-intégrée (déployée en mode silo) Fonctionnalité non-utilisée

Pas d’existant


Fig. 10: Taux moyens de déploiement natif ou, via il’ntégration ou le mode silo selon les marchés

I l existe un décalage important entre le temps nécessaire aux éditeurs

pour mettre à la disposition des entreprises de nouvelles

fonctionnalités et le besoin qu’ont celles-ci de déployer ces nouvelles

fonctions. Dans la majori té des cas, les entreprises ont besoin de ces

nouvelles fonctionnalités avant même que les éditeurs les mettent à

disposition - s’i ls le font ! Cela explique que la majori té des entreprises

soient contraintes de composer leurs solutions avec des fournisseurs

différents. La moitié des entreprises compose leur solution avec 2 à

5 fournisseurs, ¼ d’entre elles déploie 5 à 10 solutions différentes.

Seulement 14% des entreprises bénéficient d’une solution unifiée

couvrant la (quasi)-totali té des blocs fonctionnels. On constate que les

entreprises qui disposent aujourd’hui d’une solution ECM unifiée ont

consolidé, à un moment donné, leurs diverses solutions vers une seule

solution avec un périmètre fonctionnel couvrant l ’intégrali té de leurs

besoins. Bien évidemment, ces projets de consolidation demandent

beaucoup d’efforts - humainement et financièrement - mais, à long

terme, ces investissements importants sont rentables.

43%

50%

38%

12%

48%

59%

35%

12%

43%

49%

42%

11%

34%40%

45%

12%

36%

44%

34%

17%

Taux natif total: Taux natif (excluantcollaboration et RSE):

Taux d’intégration Taux déploiement silo:

Tous marchés Allemagne France Suisse Alémanique Suisse Romande

50% des entreprises

composent leur solution ECM

avec 2 à 5 fournisseurs

différents


Q2.2 De combien de fournisseurs différents disposez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ?

Fig. 11: Nombre de fournisseurs nécessaires pour composer la solution ECM tous marchés confondus

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la taille de l’entreprise

n’a pas d’impact fort sur le nombre de fournisseurs retenus pour

composer sa solution ECM – excepté sur le segment des entreprises qui

déploient plus de 10 solutions différentes, essentiel lement (à 57%) des

entreprises de plus de 5'000 collaborateurs. Sur le segment des

entreprises ayant déployé une solution unifiée, on trouve à 20% des

entreprises de 500 à 999 collaborateurs, et à 28% des entreprises de

1000 à 2'499 collaborateurs.

14%

50%

25%

10%

Un seul fournisseur

2 à 5 fournisseurs

5 à 10 fournisseurs

Plus de 10 fournisseurs



Q2.2 De combien de fournisseurs différents disposez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM par taille d’entreprise ?

Fig. 12: Nombre de fournisseurs différents déployés pour composer sa solution ECM par taille d’entreprise

USAGE MOBILE ET DEPLOIEMENT DES SOLUTIONS ECM

L’usage de l’ECM en mobilité comporte plusieurs facettes. Au premier

niveau, on y trouve la recherche et la visualisation des documents pour

les employés. 58% des entreprises proposent à ses employés un accès

au patrimoine documentaire d’entreprise via leurs smartphones ou

tablettes. Les entreprises qui recherchent l’efficacité, notamment pour

les collaborateurs sur le terrain, mettent à disposition de ces derniers

des applications métiers spécifiques, accessibles via des tablettes.

El les sont déjà 51% à le faire aujourd’hui ! Egalement, dans 47% de cas,

les cl ients ou partenaires peuvent accéder à leurs documents sur

l’Extranet de l’entreprise via un smartphone ou une tablette. L’usage

des formulaires Web en mode connecté ou déconnecté fait aussi son

entrée au sein des entreprises chez respectivement 49% et 46% d’entre

elles.

2%

4%

4%

20%

33%

31%

18%

28%

29%

22%

15%

26%

10%

22%

9%

11%

15%

8%

27%

13%

10%

13%

30%

Un seul fournisseur

2 à 5 fournisseurs

5 à 10 fournisseurs

Plus de 10 fournisseurs

Vision consolidée – DE, FR, CH 300 - 499 500 - 999 1 000 - 2499 2 500 - 4 999 5000 - 9 999 >10 000

58% des entreprises

offrent aux employés un

accès mobile à la solution

ECM


Q2.5 Pour quel usage avez-vous déployé (ou prévoyez-vous de déployer) des applications mobiles ?

Fig. 13: Usage de la solution ECM en mode mobile

Concernant les différences recensées entre les différents marchés, on

relève l’existence de deux couples :

• L’Allemagne et la Suisse alémanique qui privi légient la mise à

disposition des applications métiers spécifiques en mobil ité.

• La France et la Suisse romande qui se focalisent sur la mise à

disposition des documents à leurs clients via un Extranet.

L’usage du Cloud a bien fait son entrée dans les entreprises.

Aujourd’hui, 63% des entreprises déploient en moyenne 25% de leurs

applications en mode Cloud, 28% ont un taux d’usage Cloud inférieur

à 25% et 35% un taux d’usage compris entre 25% et 50%. Mais

seulement 6% des entreprises ont opté pour un déploiement « intégral »

à 75%-100% du mode Cloud et 1 entreprise sur 10 ne déploie pas du

tout ses applications en Cloud.

D’ici 3 ans :

• 56% des entreprises déploieront leurs applications au moins

pour 50% dans le Cloud.

• 23% des entreprises déploieront leurs applications à 75%-100% en Cloud.

46%

47%

49%

51%

58%

42%

43%

41%

42%

37%

13%

9%

10%

6%

5%

Utilisation des formulaires Web en modedéconnecté

Rendre les documents accessibles pour vosclients et partenaires

Utilisation des formulaires Web en modeconnecté

Applications métiers spécifiques et accessiblespour vos collaborateurs sur le terrain

Rendre la solution ECM accessible

Vision consolidée – DE, FR, CH Déjà déployé Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié

1 entreprise sur 10 ne déploie pas

du tout ses applications en

Cloud


Q2.4 Quel est le pourcentage de vos applications d’entreprise déployées (ou que vous pensez déployer) en mode Cloud ?

Fig. 14: Taux d’usage du mode Cloud


• Les entreprises françaises monteront progressivement en

puissance sur le Cloud avec +17% sur le segment 50%-75% au

cours des prochains 12 mois et +23% sur le segment 75%-100%.

D’ici 12 à 36 mois, la France sera le pays le plus favorable à

l’usage du Cloud. D’ici 3 ans, 74% entreprises déploieront leurs

applications au moins pour 50% dans le Cloud et 34% d’entre

elles à 75%-100%.

• D’ici 3 ans ¼ des entreprises romandes déploieront leurs

applications à 75%-100%.

6%

6%

10%

12%

21%

28%

27%

32%

35%

33%

29%

19%

23%

12%

6%

Dans 12 à 36 mois

Dans les 12 prochains mois

Aujourd’hui

Vision consolidée – DE, FR, CH Pas d’usage de cloud 0-25 % 25%-50% 50%-75% 75%-100%

La France sera à terme le pays

le plus favorable à

l’usage du Cloud


TENDANCES – LES NOUVEAUX CRITERES DE SELECTION DES SOLUTIONS ECM

Pour réduire leur temps de déploiement, les entreprises recourent à

des solutions verticales ou à des modules spécialisés ou pré-packagés

pour les ressources humaines, la gestion des factures, la gestion de la

quali té, etc. On note une forte uti l isation des modules classiques pour

les ressources humaines à 66%, la gestion des factures à 60%, la gestion

de la quali té à 57% ou la gestion des fournisseurs à 54%. Au cours des

12 prochains mois, les entreprises continueront à déployer des modules

pré-packagés. Au cours de cette période, 87 à 95% des entreprises

bénéficieront de l’ensemble de ces modules.

Q2.6 Avez-vous déployé (ou pensez-vous déployer dans les prochaines années) des solutions / modules verticalisés ?

Fig. 15: Taux de déploiement des solutions / modules verticalisés


• L’usage de solutions spécialisées chez les entreprises françaises n’est pas encore aussi prononcé (environ 10%

comparé aux entreprises allemandes) mais el les rattraperont

leur retard d’ici 12 mois.

• Les entreprises romandes sont celles qui déploient le moins les

solutions verticalisées : la gestion des notes de frais n’est pas

prévue pour 24% d’entre elles, la gestion des achats et la

gestion des contrats ne sont pas prévues pour 18% d’entre

elles.

Si l’on se réfère aux figures précédentes, le taux moyen d’intégration

vs. le taux moyen de déploiement nati f, ou encore le nombre de

solutions retenues pour composer la solution ECM, on réalise sans

45%

49%

51%

54%

57%

60%

66%

42%

38%

36%

36%

38%

33%

30%

13%

13%

13%

10%

5%

7%

5%

Gestion des contrats

Gestion des notes de frais

Gestion des achats (Procurement &…

Gestion des fournisseurs

Gestion de qualité

Gestion de factures

Ressources humaines


Aujourd’hui Dans les 12 prochains mois Pas prévu/planifié

66% des entreprises déploient une

solution spécialisée pour

les ressources humaines


ambiguïté qu’un des cri tères clés pour le choix d’une solution est de

disposer d’une solution unifiée. Ceci est exprimé par 50% des

entreprises, loin devant l’ergonomie dont le taux varie de 19 à 22%

selon le marché ou la capacité d’intégration dont le taux varie de 15

à 22% selon le marché.

Q2.3 Quels critères suivants considérez-vous comme critiques pour votre solution ECM ?

Fig. 16: Critères considérés comme critiques pour le choix d’une solution ECM

On trouve quelques différences selon les marchés :

1. Les entreprises romandes montrent une plus grande

préférence pour une solution unifiée avec un taux de 59%

comparé aux entreprises allemandes et françaises dont le taux

se situe à 48%.

2. Les entreprises françaises privi légient l’ergonomie à 24%

comparé aux entreprises allemandes et suisses à 16%.

5%

5%

6%

15%

19%

50%

10%

16%

19%

22%

22%

10%

18%

20%

13%

19%

14%

13%

Une seule plateforme capable de gérer les documents (GED) et lesdonnées (case management)

Un socle d’architecture technique homogène issue uniquement de la R&D de l’éditeur

Intégration avec le client de messagerie d’Outlook

Capacité d’intégration avec des solutions tierces

Ergonomie / facilité d’usage

Une solution unifiée couvrant nativement au moins les blocsfonctionnels

Vision consolidée – DE, FR, CH 1er critère 2ème critère 3ème critère


LA TRANSFORMATION NUMERIQUE

OU LES ENTREPRISES EN SONT-ELLES ?

La transformation numérique est bien engagée depuis plus de 2 ans

pour ¼ des entreprises et pour près de la moitié (47%) depuis 1 à 2 ans.

Q3.1 Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ?

Fig. 17: Maturité des entreprises en matière de transformation numérique

Les entreprises françaises et allemandes affichent des taux très

similaires. Seul le marché suisse est légèrement en retard, notamment

6%

21%

47%

25%

Pas encore

< 1 an

1 à 2 ans

> 2 ans


47% des entreprises

se sont engagées dans

la transformation numérique

depuis 1 à 2 ans


avec des entreprises qui n’ont pas encore démarré la transformation

numérique pour 10% d ‘entre elles. On constate également un taux

inférieur pour les entreprises suisses qui ont commencé leur

transformation numérique depuis plus de 2 ans avec 21% (comparé aux

entreprises françaises avec 27%, et aux entreprises allemandes avec

28%).

Les entreprises ont pris la mesure de la transformation numérique en

cours et ont lancé des programmes de modernisation de leur système

d’information. Ces nouveaux programmes incluent, bien entendu, les

projets ECM. Notamment, la gestion des flux entrants, en passant par

la capture, le routage des documents en interne, le workflow ou le

Case Management, le traitement des documents et, enfin, le stockage

dans la GED voire l’archivage. Au cours des 12 prochains mois, 67 à

74% des entreprises déploieront l’intégralité du périmètre fonctionnel

de l’ECM dans le contexte plus large de la transformation numérique.

D’ici 2 ans, on atteindra un taux de 85 à 91%, ce qui signifiera une forte

maturi té des entreprises dans l’usage de l’ECM, et surtout un fort

maillage des solutions ECM avec les applications tierces et métiers.

Q2.7 Quels sont les blocs fonctionnels ECM utilisés (ou à venir) dans le contexte de la transformation numérique ?

Fig. 18: Blocs fonctionnels ECM utilisés dans le contexte de la transformation numérique

Zoom sur les marchés, FR et CH

• Jusqu’à maintenant les entreprises françaises se sont surtout

focalisées sur la gestion des processus.

• Les entreprises suisses affichent un taux de maturi té moins

important en matière d’ECM (environ 10%) comparé aux entreprises allemandes et françaises. Ce retard devrait être

34%

38%

41%

40%

42%

43%

44%

44%

47%

33%

28%

26%

27%

26%

31%

29%

25%

23%

19%

19%

20%

19%

19%

16%

15%

22%

18%

10%

12%

10%

8%

8%

6%

9%

8%

10%

5%

4%

3%

6%

5%

3%

4%

2%

2%

Case Management

Collaboration

Extranet

Gestion des processus

Workflow


E-mail management

Archivage

Capture / Input management

Vision consolidée – DE, FR, CH Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu

89% des entreprises françaises

utiliseront d’ici 2 ans le Case

Management


rattrapé par une montée en puissance progressive dans les

prochaines années.

• D'ici 2 ans :

• Tous les marchés seront quasiment identiques excepté

la Suisse romande qui est à la traîne en matière

d’usage de tous les blocs fonctionnels avec un retard

plus prononcé encore (>20%) en matière de gestion

des processus, de collaboration et de gestion des

workflows.

• La France sera le pays le plus avancé dans l 'usage du

Case Management avec un taux de 89%.

L’impact de la transformation numérique sur les processus au sein des

entreprises commence à s’atténuer. Pour certains processus tels que

les processus cl ients, les processus fournisseurs, les processus

administrati fs, ce phénomène est plus important comparé aux

processus qualité, de production voire même RH.

Fig. 19: Q3.5 Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ?

Fig. 20: Impact de la transformation numérique sur les processus de l’entreprise

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel , les

entreprises ont déclenché leur transformation numérique pour

diverses raisons. En haut du tableau, on retrouve les déclencheurs

classiques tels que la démarche quali té pour 53% des entreprises,

suivie par la recherche de l’efficacité pour 51% d’entre elles et la

réduction des coûts pour 42%. L’innovation et la proposition de

nouveaux services aux clients – un déclencheur typique de la

transformation numérique – arrivent quand même en 4ème position

avec 38%. Reste à noter que 32% des entreprises ont choisi la

transformation numérique pour refondre leur système

d’information.

32%

33%

37%

39%

40%

40%

42%

43%

47%

30%

30%

28%

26%

28%

27%

23%

28%

23%

23%

21%

22%

19%

20%

20%

21%

18%

17%

10%

10%

7%

13%

8%

8%

12%

9%

9%

5%

6%

6%

4%

5%

4%

2%

3%

3%

Processus RH

Processus de production

Processus qualité/procédure

Processus finances

Processus métier (au sein d’un seul service/direction)

Processus achat

Processus administratifs (back office)

Processus fournisseurs

Processus clients


Aujourd’hui < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans Pas prévu


Q3.3 – Quels sont les éléments déclencheurs de votre transformation digitale ?

Fig. 21: Eléments déclencheurs de la transformation numérique


• La France se distingue de l‘Allemagne sur plusieurs points : en

avance en matière d’amélioration du service client à 34% vs.

20%, de la conformité réglementaire à 41% vs. 35%, et en

retard en ce qui concerne la recherche d'avantages

concurrentiels à 28% vs. 39%.

• En Suisse, la conformité réglementaire n'est pas perçue

comme un élément déclencheur, important à 14% pour la

Suisse alémanique et 22% pour la Suisse romande.

• La refonte ou l’extension du système d’information consti tue

une priori té plus importante pour les entreprises romandes à

29% que pour les entreprises suisses allemandes à 23%.

Les objecti fs principaux de la transformation numérique sont communs

à tous les marchés : performance opérationnelle, réduction des coûts,

et traçabili té des opérations. Selon les pays, on constate des

différences importantes :

1. Les entreprises allemandes mettent davantage le focus sur la

performance opérationnelle que les entreprises françaises : 38% vs. 28%

2. En Suisse, une autre différence importante apparaît : les

entreprises romandes se focalisent sur la réduction des coûts

à 30% vs. 11% pour les entreprises de la Suisse alémanique.

25%

32%

32%

32%

38%

42%

51%

53%

Amélioration du service client

Refonte ou extension du SI

Recherche d’avantages concurrentiels

Conformité réglementaire

Innovation et proposition de nouveauxservices aux clients

Réduction de coûts

Recherche d’efficacité

Démarche qualité



Q3.4 Quels sont les principaux objectifs de votre transformation digitale ?

Fig. 22: Priincipaux objectifs de la transformation numérique

Une fois la modernisation du système informatique lancée et les

objecti fs priori tai res définis, i l restait à déterminer et à gérer les

attentes en matière de transformation numérique. De façon générale,

la majori té des entreprises (59% à 63%) attend une amélioration jusqu’à

50% sur la réduction des coûts, le délai de commercialisation, les

opérations internes, le traitement des demandes clients et la

fidélisation des clients. 1 entreprise sur 3 attend une amélioration allant

de 25 à 50%. Par contre, 1 entreprise sur 10 n’attend aucune

amélioration.

Q3.7 Quelles sont vos attentes en matière de transformation numérique?

Fig. 23: Attentes en matière de transformation numérique

2%

4%

6%

8%

14%

16%

17%

34%

3%

9%

13%

10%

16%

17%

19%

13%

11%

16%

10%

15%

12%

13%

13%

8%

Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise

Suppression des systèmes documentaires de type « file system »

Transversalités entre les silos fonctionnels et informatiques

Amélioration du parcours et de l’expérience client

Gestion des risques

Traçabilité des opérations

Réduction de coûts

Performances opérationnelles

Vision consolidée – DE, FR, CH 1er critère 2ème critère 3ème critère

16%

9%

10%

13%

11%

34%

33%

25%

26%

32%

29%

32%

34%

31%

29%

12%

16%

18%

18%

17%

6%

7%

9%

7%

7%

3%

4%

4%

4%

5%

Fidélisation des clients

Traitement des demandes clients

Opérations/fonctionnement internes

Délai de commercialisation (time-to-market)

Réduction des coûts

Vision consolidée – DE, FR, CH Pas de changement 0%- 25% 25%- 50% 50%- 75% 75%- 100% > 100%



1. Les entreprises françaises affichent les espoirs d’amélioration

les plus élevés :

• 26 à 36% d’entre elles attendent une amélioration

supérieure à 50% dans toutes les fonctions de la figure

16.

• 16% des entreprises attendent une amélioration

supérieure à 75% en ce qui concerne le

fonctionnement interne.

1. Les entreprises suisses affichent les espoirs d’amélioration les

plus faibles : 14 à 27% d’entre elles n’attendent aucune

amélioration.

a. Les entreprises suisses romandes affichent les espoirs

d’amélioration les plus bas, 18 à 31% n’attendant

aucune amélioration.

RETOUR D’EXPERIENCE - LES ELEMENTS CLES POUR REUSSIR LA TRANSFORMATION NUMERIQUE

Les projets ECM sont, par nature, des projets d’entreprise transverses

entre les différents services et métiers pour assurer un flux

documentaire sans ruptures. Le périmètre fonctionnel des solutions

ECM nécéssite, dans la plupart des cas, une composition de la solution

ECM avec différents fournisseurs. Ce qui requiert, dans un premier

temps, une intégration entre ces différentes solutions. Dans certains

cas de figure, notamment lors de la refonte complète de la solution

ECM, pour déployer une solution avec un large périmètre fonctionnel

nati f – il est nécessaire de migrer les documents vers un seul (nouveau)

référentiel documentaire. Par la suite, i l faut intégrer la solution ECM

avec les applications métiers, afin d’optimiser et d’automatiser les flux

documentaires au sein de l 'entreprise, donc des projets d’intégration

soutenus.

Le retour d’expérience confi rme ces différents challenges en matière

d’intégration. Pour 48% des entreprises, la complexité de la mise en place de la solution est le premier challenge à relever, suivie de la complexité de l’intégration avec des applications tierces à 46%. Puis,

arrive en troisième position, la complexité de la migration des documents à 42% et à la quatrième place, le manque de compétences

internes à 37%. Le manque de compétences internes ne concerne pas

uniquement l ’expertise technique ou l’intégration, mais également la

vision, la stratégie, l’expression du besoin et le Change Management.


Q3.8 Quels sont les freins que vous rencontrez / avez rencontré lors de votre transformation numérique ?

Fig. 24: Les challenges de la transformation numérique

Les entreprises ayant démarré leur transformation numérique depuis 1

à 2 ans sont les plus nombreuses à constater :

• Le manque d’implication de la direction générale pour 51%

d’entre elles.

• Le manque de stratégie SI pour 48% d’entre elles.

Q3.8 vs 3.1 Quels sont les freins que vous rencontrez / avez rencontrés lors de votre transformation digitale croisés avec la maturité en matière de transformation digitale ?


3%

9%

6%

7%

5%

7%

5%

12%

19%

27%

22%

21%

22%

22%

48%

41%

51%

42%

47%

47%

49%

36%

31%

17%

29%

27%

25%

24%

Manque de stratégie SI

Manque d’accompagnement au changement

Le manque d’implication/support de la direction générale

Manque de compétences internes

Complexité de la migration des documents/contenus

Complexité de l’intégration avec des solutions/applications tierce Content migration

Complexité de la mise en place de la solution

Pas encore < 1 an De 1 an à 2 ans + de 2 ans

10%

23%

28%

37%

42%

46%

48%

Manque de stratégie SI

Manque d’accompagnement au changement

Le manque d’implication/support de la direction générale

Manque de compétences internes

Complexité de la migration des documents/contenus

Complexité de l’intégration avec des solutions/applications tierces

Complexité de la mise en place de la solution



• Les taux sont assez identiques excepté pour la France où

l 'intégration avec des solutions tierces affiche le score le plus

élevé (51%) comparé à l’Al lemagne (43%).

• L’accompagnement au changement pose plus de problème en France (26%) comparé à l’Allemagne (15%).

• La Suisse est le seul marché où le manque de stratégie SI dépasse 10% : 16% pur la Suisse alémanique et 14% pour la

Suisse romande, comparé à l’Allemagne qui affiche un taux

de 9% ou la France dont le taux est de 6%.

• Le manque de compétences internes est plus prononcé dans

les entreprises suisses allemandes que dans les entreprises romandes : 37% vs. 33%.

Pour moderniser son système d’information et notamment la partie

ECM, plusieurs pistes peuvent être suivies :

• Mise en place d’une solution unifiée avec un périmètre

fonctionnel très large couvrant nativement les différents

besoins fonctionnels (ex. flux entrants dématérialisés, gestion

documentaire et cycle de vie, Case Management, archivage,

collaboration, etc.). Au cours des deux dernières années, nous

avons vu ce type de refonte totale à plusieurs reprises,

notamment dans les entreprises qui déployaient des anciennes

versions de GED, ou une multi tude de solutions ECM

concurrentes.

• Sélection des meilleures solutions en les intégrant, le « best-of-

breed ». Malgré le fait que cette approche requiert des

intégrations, el le offre cependant la possibil ité de déployer

des solutions spécialisées, les plus récentes intégrant les

fonctionnalités les plus innovantes.

• Adoption d’une approche hybride : déploiement d’un

ensemble de blocs fonctionnels pour partie sur si te et pour

partie dans le Cloud. Le patrimoine documentaire au sein de

l’entreprise est conservé alors que les fonctionnalités qui

nécessitent des interactions avec des personnes externes sont

déployées en mode Cloud.

A priori , pour 41% des entreprises, la meilleure stratégie serait

d’adopter une seule plateforme intégrée. Mais après analyse des

différents marchés, on constate que cette stratégie ne s’applique que

pour les entreprises allemandes et suisses. La France est le seul pays

qui préfère adopter une approche « best of breed » avec un taux de

40%, comparé aux autres pays tels que l’Allemagne dont le taux se

si tue à 28%, la Suisse alémanique à 17% et la Suisse romande à 13%.

Les entreprises allemandes privilégient une plateforme unifiée à 44%

comme d’ailleurs les entreprises suisses alémanique à 47%.


Q3.6 Quelle est votre meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir votre transformation numérique ?

Fig. 25: Meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir sa transformation numérique

Si on croise les réponses concernant la meilleure stratégie adoptée en

matière d’architecture et le nombre de fournisseurs nécessaires pour

composer sa solution ECM, on constate que les entreprises qui

travail lent avec 2 à 5 fournisseurs montrent une forte prédisposition à

choisir une solution intégrée pour 58% d’entre elles, et à s’orienter vers

une approche hybride pour 52% d’entre elles.

Q3.6 vs Q2.2 Quelle est votre meilleure stratégie en matière d’architecture pour réussir votre transformation digitale croisée avec le nombre de fournisseurs déployés pour composer la solution ECM?

La transformation numérique a besoin d’un leader fort, connaissant les

différents besoins et capable de dessiner le schéma directeur du futur

système d’information. La direction des services informatiques (DSI)

prend largement le lead dans la transformation numérique avec 60%

des entreprises concernées. En Allemagne, le lead de la transformation

numérique est même pris à 71% par les services informatiques vs. 65%

en France. Par contre, en Suisse, les services informatiques sont

8%

23%

28%

41%

Je ne sais pas

Approche hybride (sur site et dans le cloud)

Sélection des meilleures solutions en lesintégrant (« Best of breed »)

Une seule plateforme ECM intégrée couvrantun large périmètre fonctionnel


27%

8%

20%

12%

36%

52%

43%

58%

27%

27%

25%

23%

9%

12%

11%

7%

Je ne sais pas

Approche hybride (sur site et dans le cloud)

Sélection des meilleures solutions en les intégrant (« Best ofbreed »)

Une seule plateforme ECM intégrée couvrant un large périmètrefonctionnel

Un seul fournisseur 2 à 5 fournisseurs 5 à 10 fournisseurs Plus de 10 fournisseurs


seulement 42% à prendre le lead dans la transformation numérique et

c’est la direction finance et les métiers qui prennent ensemble autant

de fois le lead que la DSI .

3.2 Quel service a pris le “lead” de la transformation digitale ?

Fig. 26: Leader organisationel de la tansformation numérique

3%

4%

5%

6%

11%

11%

60%

Marketing

Service commercial

Production

Ressources humaines

Division métier

Finance

Services informatiques



CONCLUSION

Les entreprises ont atteint une forte maturi té dans l’usage des solutions

ECM. Elles sont plus de 90% à uti l iser l’intégrali té du périmètre

fonctionnel de l’ECM. C’est-à-dire une couverture intégrale potentiel le

des flux entrants et sortants ainsi que toute la gestion documentaire

interne (stockage, workflow, Case Management, archivage,

collaboration, etc.). Cela ne veut pas dire que 90% des entreprises ont

tout dématérialisé, mais seulement qu’elles déploient l’intégrali té du

périmètre fonctionnel soit au niveau de l’entreprise, soit au niveau des

départements de l’entreprise pour des processus spécifiques. Les

solutions ECM en place sont composées avec plusieurs fournisseurs.

50% des entreprises déploient 2 à 5 solutions pour composer leur

solution ECM, et seulement 14% d’entre elles bénéficient d’une solution

unifiée, couvrant intégralement le périmètre fonctionnel. Si on analyse

le marché des solutions ECM, et notamment les blocs fonctionnels clés,

on peut déterminer les compositions fonctionnelles suivantes :

Solution ECM composée avec 3 à 4 fournisseurs :

1. Capture (flux entrant) : Les éditeurs ECM intègrent de plus en

plus la fonction ‘Capture’ dans leur solution.

2. Gestion documentaire (stockage, archivage, workflow, Case

Management).

3. Editique (flux sortant) : Concerne, en premier lieu, les secteurs

de la banque, de l’assurance ou du secteur public et ne

s’applique pas forcément avec le même enjeu pour d’autres

secteurs d’activité. Très peu d’éditeurs proposent la fonction

‘Editique’ dans leur solution.

4. RSE & Collaboration : La majori té des entreprises déploient ces

deux blocs fonctionnels séparément, soit avec une seule

solution, soit avec deux solutions distinctes. Certains éditeurs

ECM offrent déjà un bon niveau de collaboration dans leurs

solutions, mais la partie RSE reste encore absente chez la

majori té d’entre eux.

Les éditeurs ECM ayant tendance à intégrer de plus en plus les

fonctions ‘Capture’ et ‘Collaboration’ dans leurs solutions ECM, on

peut s’attendre, à moyen terme, à ce que le nombre de fournisseurs

qui composent une solution ECM, se stabilise autour de 3.

L’usage de la solution ECM en mobili té devient une réali té. En effet,

58% des entreprises offrent aux employés un accès mobile à la solution

ECM (recherche et affichage de documents, validation du workflow,

etc.). Les entreprises continuent d’investi r dans un usage mobile afin,

notamment, de mettre à la disposition de leurs collaborateurs sur le

terrain, des applications métiers accessibles sur tablette. I ls souhaitent


aussi que leurs cl ients, partenaires et fournisseurs puissent accéder

facilement à leur Extranet via un smartphone ou une tablette.

Le Cloud a fait son entrée dans les entreprises. Aujourd’hui, 63% des

entreprises déploient, en moyenne, 25% de leurs applications en mode

Cloud, 28% ont un taux d’usage Cloud inférieur à 25% et 35% des

entreprises ont un taux d’usage du Cloud compris entre 25 et 50%.

Les entreprises sont de plus en plus soucieuses du temps nécessaire au

déploiement de leurs solutions. En fait, la réduction de ce temps passe

par le déploiement de solutions pré-packagées ou de modules

spécialisés. On note une forte uti l isation de modules classiques pour

les ressources humaines chez 66% des entreprises, pour la gestion des

factures chez 60% d’entre elles, pour la gestion de la quali té chez 57%

ou pour la gestion des fournisseurs chez 54%. Au cours des 12 prochains

mois, les entreprises vont continuer à déployer des modules pré-

packagés

La transformation numérique est bel et bien en marche, et les

entreprises ont fortement investi dans l’ECM pour accélérer cette

transformation. De très nombreuses entreprises ont placé l’ECM au

cœur de leur transformation numérique en déployant l’intégrali té

fonctionnelle de leur solution. Pour ti rer encore un meilleur parti de leur

solution ECM au cours des deux prochaines années, el les vont

désormais s’attacher à l’intégrer avec d’autres applications tierces ou

métiers pour obtenir des flux documentaires plus automatisés, un

chantier rentable car porteur de valeur, avec un retour

d’investissement très rapide.


ANNEXES

Table des illustrations

F ig . 1 : Secteurs d’activité des entreprises sondées. ............................. 6 Fig. 2: Couverture fonctionnelle ECM constatée dans les entreprises 16 Fig. 3: Taux moyens de déploiement au niveau local, via l 'intégration

ou en mode silo selon les marchés............................................17 Fig. 4: Nombre de fournisseurs différents pour composer sa solution

ECM pour tous les marchés .......................................................18 Fig. 5: Nombre de fournisseurs différents déployés pour composer sa

solution d’ECM par tail le d’entreprise .......................................19 Fig. 6: Usage de la solution ECM en mode mobile ..............................20 Fig. 7: Taux d’usage du mode Cloud ...................................................21 Fig. 8: Taux de déploiement des solutions / modules verticalisés .......22 Fig. 9: Critères considérés comme critiques pour le choix d’une

solution ECM ..............................................................................23 Fig. 10: Maturité des entreprises dans la transformation numérique ..24 Fig. 11: Blocs fonctionnels ECM uti l isés dans le contexte de la

transformation numérique .........................................................25 Fig. 12: Q3.5 Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la

transformation numérique dans votre entreprise ? ...................26 Fig. 13: Impact de la transformation numérique sur les processus de

l’entreprise.................................................................................26 Fig. 14: Eléments déclencheurs de la transformation numérique .......27 Fig. 15: Principaux objecti fs de la transformation numérique .............28 Fig. 16: Attentes en matière de transformation numérique ................28 Fig. 17: Les challenges de la transformation numérique ....................30 Fig. 18: Meil leure stratégie en matière d'architecture pour réussi r la

transformation numérique .........................................................32 Fig. 19: Le leader organisationel de la tansformation numérique ......33


A PROPOS DE HYLAND

Hyland est un éditeur leader de solutions logiciel les de gestion de

contenu, de processus et de cas, servant de nombreuses organisations

autour du monde. Pendant plus de 25 ans, Hyland a permis à plus de

19.000 organisations de numériser leurs environnements de travail et

de transformer fondamentalement leurs opérations. Nommée dans le

classement Fortune des entreprises où il fait bon travail ler (Best

Companies to Work For®) depuis 2014 par Fortune, Hyland est

largement connue comme à la fois un excellent environnement de

travail et une excellente entreprise à avoir comme partenaire. Pour

plus d'informations, visitez notre si te web : OnBase.com/fr-FR.

HYLAND 27 avenue de l 'opéra, 75001 PARIS www.hyland.com

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A PROPOS DE CXP GROUP

Le Groupe CXP est le premier cabinet européen indépendant

d’analyse et de conseil dans le domaine des logiciels, des services

informatiques et de la transformation numérique.

Il offre à ses cl ients un service complet d’assistance pour l’évaluation,

la sélection et l ’optimisation de solutions logiciel les et les accompagne

dans leur transformation numérique. Le CXP intervient dans plus d’une

dizaine de domaines (BI , gestion de contenu, ERP, finance, SIRH, CRM,

BPM, IT management, sécurité du SI , etc.).

Le Groupe CXP assiste également les DSI dans l 'évaluation et la

sélection des ESN et les accompagne dans l’optimisation de leur

stratégie de sourcing et dans leurs projets d'investissement.

Enfin, le Groupe CXP aide les éditeurs et les ESN à optimiser leur

stratégie et leur go-to-market à travers des analyses quantitatives et

quali tatives ainsi que des prestations de conseil opérationnel et

stratégique. Les organisations et les insti tutions publiques se réfèrent

également à nos études pour développer leurs poli tiques

informatiques.

Capitalisant sur 40 ans d’expérience, implanté dans 8 pays (et

17 bureaux dans le monde), fort de 140 collaborateurs, le Groupe CXP

apporte chaque année son expertise à plus de 1 500 DSI et directions

fonctionnelles de grands comptes et entreprises du mid-market et à

ses fournisseurs. Le Groupe CXP est composé de

3 fi l iales : le CXP, BARC (Business Application Research Center) et PAC

(Pierre Audoin Consultants).

CXP Group 8, avenue des Ternes 75017 Paris Pour toute information : Le Service Cl ients CXP relation_cl [email protected] Tel. : +33 (0)1 53 05 05 90 www.cxp.fr


CLAUSE DE NON-RESPONSABILITE, DROITS D'UTILISATION, INDEPENDANCE ET PROTECTION DES DONNEES

Cette étude a été réalisée en mode multi -cl ients, avec le soutien de

Hyland

Pour plus d'informations, surfez sur www.pac-online.com ou

www.cxp.fr.

Clause de non-responsabilité

Le contenu de cette étude a été élaboré avec le plus grand soin.

Cependant, nous déclinons toute responsabili té quant à sa précision.

Les analyses et évaluations reflètent l 'état actuel de nos

connaissances (octobre 2017) et peuvent changer à tout moment.

Cela s'applique en particulier, mais pas uniquement, aux déclarations

relatives au futur. Les noms et appellations qui apparaissent dans cette

étude peuvent être des marques déposées.

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ou communication de son contenu à des tiers, même en partie,

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Indépendance et protection des données

Cette étude est le fruit exclusi f de la société Le CXP.Les sponsors n'ont

eu aucune influence sur l 'analyse objective des données et la

réalisation de l 'étude.

Les participants à l 'étude ont été assurés que les informations fournies

par leurs soins seraient traitées de manière strictement confidentiel le.

Aucune déclaration ne permet de ti rer des conclusions concernant

des entreprises individuelles, et aucune donnée d'enquête individuelle

n'a été communiquée aux sponsors ou à d'autres tiers. Les participants

à l 'étude ont été sélectionnés de manière aléatoire. I l n'existe aucun

l ien entre la réalisation de l 'étude et une éventuelle relation

commerciale entre les personnes sondées et les sponsors de l 'étude.

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