Enabel • Agence belge de développement • Société anonyme de droit public à finalité socialeRue Haute 147 • 1000 Bruxelles • T +32 (0)2 505 37 00 • enabel.be

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Annexe I de la Convention de Délégation de l’Union européenne

Description de l’Action

Intitulé de l’Action

Pays

Numero : Ref. UE

Reference Enabel : code navision

[Template indicatif mis sur pied par la cellule GP – pas de modèle unique européen en vigueur

Orientation :

- le moins de pages possibles ; le texte le plus direct et court possible ; des schémas si possibles

- le plus d’analyse possible dans le corps du texte. Ce qui est descriptif à mettre plutôt en annexe..]

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Table des matières

Acronymes....................................................................................................................................4

1 Résume de l’Action.............................................................................................................5

2 Contexte de l’Action...........................................................................................................6

2.1 Contexte général..................................................................................................................6

2.1.1 Titre 3...................................................................................................................................6

2.1.1.1 Titre 4...................................................................................................................................6

2.2 Le contexte socio-économique............................................................................................6

2.3 Le contexte géographique...................................................................................................6

2.4 Plans et orientations stratégiques globales.........................................................................6

2.5 Analyse des parties prenantes.............................................................................................6

2.5.1 Acteurs clés de mise en oeuvre...........................................................................................6

2.5.2 Autres parties prenantes.....................................................................................................6

2.6 Projets et programmes liés au sujet de l’Action..................................................................6

3 Approche stratégique de l’Action et Méthodologie.............................................................7

3.1 Stratégie de l’Action et pertinence......................................................................................7

3.2 Méthodologie......................................................................................................................7

3.3 Effet de levier et durabilité..................................................................................................7

3.4 Synergies et coordination....................................................................................................7

3.5 Xxx........................................................................................................................................7

3.6 Question transversales : genre, environnement, xxx..........................................................7

4 Description de l’Action........................................................................................................7

4.1 Objectifs de l’Action.............................................................................................................7

4.2 Bénéficiaires de l’Action et lieu............................................................................................7

4.3 Résultats attendus et principales activités à mettre en œuvre...........................................8

4.3.1 Résultat 1.............................................................................................................................8

4.3.2 Résultat X.............................................................................................................................8

4.4 Durée de l’Action.................................................................................................................8

5 Calendrier indicatif.............................................................................................................8

6 Modalités de mise en oeuvre..............................................................................................8

6.1 Cadre contractuel................................................................................................................8

6.2 Gouvernance........................................................................................................................8

6.2.1 Relations avec le partenaire.................................................................................................9

6.2.2 Comité de pilotage de l’Action.............................................................................................9

2

6.2.3 Comité de concertation et de suivi......................................................................................9

6.2.4 Structure d’exécution..........................................................................................................9

6.2.5 Appui et suivi.....................................................................................................................10

6.3 Outils de mise en œuvre....................................................................................................10

6.4 Evaluation et audit.............................................................................................................12

7 Risques et hypothèses.......................................................................................................12

8 Cadre logique indicatif de l’Action.....................................................................................14

9 Communication et visibilité...............................................................................................15

10 Informations additionnelles..............................................................................................16

10.1 Tableau indicatif des activités, sous-activités, moyens et partenaires..............................16

10.2 Xxx......................................................................................................................................18

10.3 Documents de référence...................................................................................................18

11 Titre 1...............................................................................................................................19

11.1 CTB Titre 2..........................................................................................................................19

11.1.1 CTB Titre 3..........................................................................................................................19

11.1.1.1 CTB Titre 4.................................................................................................................19

3

Acronymes

AT Assistance technique

4

1 Résume de l’Action

Titre

Durée de la mise en œuvre

Zone géographique

Coût total

Partenaire de mise en œuvre

Bénéficiaires

Objectif général

Objectifs spécifiques

Résultats escomptés

Domaines d'intervention du Fonds fiduciaire

Domaines d'intervention du Plan d'action de la Valette

5

2 Contexte de l’Action

Xxx

2.1 Contexte général(Court historique du projet, lien à faire avec le programme européen/EUTF)

Xxx

2.1.1 Titre 3Xxx

2.1.1.1 Titre 4

Xxx

2.2 Le contexte socio-économiqueXxx

2.3 Le contexte géographique Xxx (Ou aura lieu l’intervention)

2.4 Plans et orientations stratégiques globales(cadre légal et des politiques existantes. Eventuellement sous forme de tableau, avec un commentaire qualitatif)

Xxx

2.5 Analyse des parties prenantes(But : situation institutionnelle, secteur privé, tout acteur concerné de près ou de loin par l’Action)

Xxx

2.5.1 Acteurs clés de mise en oeuvre(lien direct avec l’Action. °Plutot sous forme de tableau ? + commentaire)

Xxx

2.5.2 Autres parties prenantes(lien moins direct, pouvant avoir une influence ou être influencé)

Xxx

2.6 Projets et programmes liés au sujet de l’Action(initiatives existantes ou en démarrage ayant un rapport avec le sujet de l’Action, et vis-à-vis desquelles des synergies ou des séparations de rôles sont à

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réaliser. Plutot sous forme de tableau + commentaire ))

Xxx

3 Approche stratégique de l’Action et Méthodologie

Xxx (Conseil : d’abord rédiger l’approche stratégique. La faire valider par les parties prenantes (aussi internes ENABEL). Et ensuite seulement rédiger la descritption de l’action.)

3.1 Stratégie de l’Action et pertinence(grands –axes /approche pour la mise en œuvre de l’Action et rationalité pour résoudre le problème qu’on cherche à résoudre. Doit faire comprendre en quoi la stratégie est pertinente pour répondre au challenge visé. Utiliser des schemas si possibles)

Xxx

3.2 Méthodologie(Le comment)

3.3 Effet de levier et durabilité(ce qui nous permettra d’augmenter l’impact dans la méthode stratégique, aujourd’hui ou demain, ce qui permettra d’assurer plus de durabilité)

Xxx

3.4 Synergies et coordination(le cas échéant. Lien opérationnel et stratégique avec d’autres intervention)

Xxx

3.5 XxxXxx

3.6 Question transversales : genre, environnement, xxxXxx

4 Description de l’Action

4.1 Objectifs de l’ActionXxx

4.2 Bénéficiaires de l’Action et lieuXxx

7

Lieu de l’Action

Xxx

4.3 Résultats attendus et principales activités à mettre en œuvreXxx

4.3.1 Résultat 1Xxx

4.3.2 Résultat XXxx

4.4 Durée de l’ActionDurée de la mise en œuvre de l’Action

La durée de mise en œuvre de l’Action sera de xx mois. L’ensemble des activités sera mis en œuvre pendant cette période, comprenant notamment toutes les réceptions provisoires des travaux entrepris et la clôture des conventions de subsides.

Clôture

La phase de clôture de l’Action sera de maximum 6 mois. Certaines réceptions définitives auront lieu pendant cette période, de même que les activités de clôture suivantes : rédaction des rapports finaux, audit final, revue finale, transfert des biens et équipements, derniers paiements. Seule une partie de l’unité de gestion de l’Action sera maintenue sur une portion de cette période de 6 mois selon les besoins pour mener à bien ces activités de clôture.

5 Calendrier indicatif

Xxx

6 Modalités de mise en oeuvre

6.1 Cadre contractuelL’Action sera mise en œuvre sous la responsabilité de la CTB, selon ses propres règles et systèmes de gestion qui ont été évalués positivement par l’UE lors de l’audit ex-ante connu sous le nom d’ « évaluation des piliers ». Par ailleurs, la CTB est également libre de choisir des règles et réglementations qui n’ont pas

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Mise en œuvre xx mois Clôture 6 mois maximum

fait l’objet de l’évaluation ex-ante des piliers dans la mesure où elles ne sont pas en contradiction avec la convention de délégation.

6.2 Gouvernance[Note : La CTB a développé un cadre relatif aux modalités de gestion de projet, approuvé par le ComDir : « Organisation des interventions et programmes ». Ce document de référence peut aider à concevoir la structure de gouvernance du projet]

6.2.1 Relations avec le partenairePréciser ici les relations avec les partenaires, l’alignement sur les structures nationales de pilotage...

[Point d’attention pour le formulation manager : si la CTB, veut, pour toutes ses prestations, être alignée sur les priorités et structures du partenaire, et maintenir la plus grande implication possible de ce dernier (car c’est à son bénéfice qu’on travaille), dans le cadre d’une prestation pour tiers, le partenaire n’est PAS signataire du contrat, qui se fait entre EU et CTB. Il en ressort que, pour cette raison, on ne peut PAS donner de pouvoir de décision sur l’avancement du projet au partenaire. Son pouvoir doit être limité à un pouvoir de suggestion, d’avis, de suivi. La modalité par défaut dans notre langage est dont la régie, et pas la co-gestion. C’est donc assez différent de ce qui se pratique dans le gouvernemental. Ceci a un grand impact sur la structuration de la gouvernance du projet].

6.2.2 Comité de pilotage de l’Action[se référer à la figure 1 = un exemple parmi d’autres]

[Instance stratégique de pilotage du programme. Composition, pouvoir de décision, responsabilités, fonctionnement, processus décisionnel].

6.2.3 Comité de concertation et de suivi[se référer à la figure 1 – un exemple; pas toujours nécessaire]

[Organe de concertation. Composition, responsabilités, fonctionnement].

6.2.4 Structure d’exécutionL’Action sera mise en œuvre par une unité de gestion.

L’unité de gestion du projet se compose du personnel suivant (liste indicative):

Equipe technique et de coordination

Un(e) ATI, chef de projet, spécialiste XXX

Un(e) RAFI, spécialiste en gestion administrative et financière, avec de l´expertise en contractualisation.

Un(e) ATN, chargé du suivi des actions et un(e) assistant administratif

Un(e) ATN, chargé du S&E

XXX

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Equipe de gestion administrative et financière

Un(e) gestionnaire de subsides

Un(e) comptable

Un(e) secrétaire

Personnel d'appui (x chauffeurs)

(ajouter un organigramme (schema) – indiquer les fonctions à temps partiel sur la durée du projet) ou indiquer les hommes-mois.)

6.2.5 Appui et suiviL’unité de gestion du projet pourra compter sur une assistance ponctuelle, fournie par la Représentation de la CTB au xxx, le Siège de la CTB à Bruxelles, d’autres experts CTB sur le terrain et/ou par des prestataires de service. Ces activités d’assistance pourront être réalisées à distance ou via des missions spécifiques afin d’appuyer les responsables du projet dans certains aspects propres à l’Action, notamment ceux liés au financement de l’UE (aspects techniques, administratifs et financiers). Les appuis ponctuels spécifiques à l’Action sont budgétisés en tant que coûts directs, tandis que les appuis généraux et/ou non directement liés à l’Action font partie intégrante des coûts indirects présentés dans le budget.

[INSERER UN SCHEMA reprenant tous les éléments mentionnés ci-dessus, leur interaction, et pouvoir de décision – Exemple AI-PASS en Mauritanie]

Figure 1 : Mécanisme de gouvernance de l’Action

6.3 Outils de mise en œuvre(section à revoir au cas par cas)

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D’un point de vue contractuel, la mise en œuvre pourra prendre les formes suivantes conformément à la Convention de délégation et à l’Audit des 6 piliers:

1) La mise en œuvre directe par la CTB (principalement via l’assistance technique).

2) La sous-traitance via des marchés publics (services, travaux et fournitures), pour laquelle la CTB gardera son rôle d’Autorité Contractante.

OU dans le cas du choix d’utilisation du PRAG (procédures UE), choisir :

La Sous-traitance via des marchés publics (services, travaux et fournitures) selon le cadre des actions extérieures de l’Union européenne - PRAG - et pour lesquels Enabel gardera son rôle d’Autorité contractante. Ceci permettra à Enabel de s’appuyer sur les dispositions du PRAG (contexte de crise et d’urgence), et de passer des marchés publics à travers les procédure dites « flexibles », matérialisées par le recours systématique à la procédure négociée ou la ‘procédure de passation de marché sur la base d’une seule offre’.

3) L’octroi de subsides à des entités publiques et organisations privées à but non lucratif pour lesquels la CTB aura seule le rôle d’Autorité Contractante.

4) Le recours aux Accords Cadre de Coopération conclus entre la CTB et des entités publiques, de droit publique belge ou européen.

Notons que comme dans tous ses projets de développement, la CTB veillera à impliquer les structures étatiques pertinentes dans cette action, notamment XX.

S’agissant de l’octroi de subsides, la CTB pourra recourir aux subsides dans les buts suivants :

en vue d’une meilleure efficacité et efficience, en collaborant avec les acteurs bénéficiant d’avantages comparatifs dans les (sous-)secteurs et/ou zones d’intervention concernés

dans une logique de changement durable et d’alignement, permettant le renforcement des capacités des entités publiques et privées concernées ;

dans une logique de non-substitution, éviter le dédoublement des structures de mise en œuvre ainsi que des substitutions ;

pour valoriser et développer les compétences des structures existantes au xxx.

Selon les normes de la CTB, une subvention (subside) est définie comme une contribution financière directe à un ou plusieurs bénéficiaire(s) déterminé(s) et prélevée sur le budget du projet, afin de financer la réalisation d’activités et/ou le fonctionnement d’un ou plusieurs organisme(s) poursuivant un but d’intérêt général en vue de contribuer à l’atteinte des résultats et objectifs de

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l’intervention. Les bénéficiaires de ces subsides sont appelés “bénéficiaires-contractants”. Les subsides sont octroyés moyennant la signature d’une convention de subside, définissant contractuellement l’objet, le montant et la durée du subside ainsi que les engagements mutuels des signataires. Une analyse organisationnelle préalable est réalisée avant la signature d’une convention et permet d’adapter les activités en fonction des capacités réelles du bénéficiaire-contractant.

Les bénéficiaires-contractants peuvent être des acteurs publics, au niveau central et national, des collectivités territoriales ou des services déconcentrés de l’état. Les subsides peuvent également être attribués à des acteurs privés sans but lucratif ou des acteurs de l'économie sociale, notamment les ONG poursuivant des objectifs d’intérêt général coïncidant avec les objectifs de l’action.

Les procédures d’octroi d’un subside peuvent s’effectuer sur la base d’un appel à propositions ou d’un octroi direct.

Au cours de la phase de formulation de l’action, la nécessité de recourir à des subsides a été identifiée. Quelques partenaires potentiels sont déjà identifiés (voir matrice développée ci-dessous). Il est toujours possible pour l’équipe d’intervention de décider de la mise en œuvre des activités correspondantes en gestion directe ou via des marchés publics. Les opportunités identifiées seront confirmées et le cas échéant affinées par l’équipe de projet lors de la phase de démarrage de l’intervention, et sont donc données ci-après à titre indicatif :

Nom/type d’entité bénéficiaire

Objectif Modalité (directe/indirecte)

6.4 Evaluation et audit[Deux] évaluations sont prévues, à mi-parcours et en début de phase de clôture. Ces évaluations seront réalisées par un prestataire externe. Elles permettent de fournir un point de vue extérieur sur la performance de l'intervention et d'analyser le processus de développement à son stade de mise en œuvre.

Les évaluations sont utilisées pour : (i) analyser s'il est nécessaire de réorienter les interventions afin d’atteindre l’objectif spécifique, (ii) fournir les informations nécessaires à la prise de décisions stratégiques, et (iii) identifier les enseignements tirés.

Des représentants de la DUE seront invités à participer aux missions d’évaluation de la mise en œuvre de l’intervention. Les rapports finaux de ces missions seront communiqués par la CTB à la DUE.

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Des audits indépendants seront effectués conformément aux règles de la CTB en la matière. L’audit vérifiera que les dépenses effectuées reflètent bien la réalité, soient exhaustives et aient été effectuées dans le respect des procédures. La firme d’audit sera certifiée (selon les standards internationaux) et indépendante et tous les audits seront organisés selon des modalités / standards reconnus internationalement.

Les rapports d’audit seront transmis à la DUE. La CTB élaborera un plan d’action afin d’améliorer les procédures et prouver que des mesures correctives ont été entreprises.

7 Risques et hypothèses

Les principaux risques envisagés dans le cadre de la mise en œuvre de l’Action sont détaillés ci-dessous ainsi que les mesures de suivi et d’atténuation de ces risques.

Indiquer également les risques purement internes. Ils seront retirés et consignés avant remise au bailleur dans un autre document qui restera en interne.

RisquesRisques avant gestion Mesures de

gestion/mitigation

Risques après

gestionProbabilité/Impact

Evaluation

1. Risques de développement (liés aux processus de développement de l’intervention) & durabilité

1.1.Xxx Faible/Moyen

(rating = probabilité x impact)

● Xxx● Xxx (rating)

1.2.Xxx ● Xxx● Xxx

1.3.Xxx ● Xxx

2. Risques opérationnels (liés aux aspects de gestion de l’intervention, tels que la gestion des ressources humaines, de l’information, de sécurité, des capacités des organisations mettant en œuvre, etc.)

2.1.Xxx ● Xxx● Xxx

2.2.Xxx ● Xxx● Xxx

3. Risques financiers (liés à l’utilisation des fonds)

3.1.Xxx ● Xxx● Xxx

3.2.Xxx ● Xxx● Xxx

4. Risques de réputation

4.1.Xxx ● Xxx● Xxx

4.2.Xxx ● Xxx● Xxx

Hypothèses fatales/pré-conditions

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● Xxx● Xxx● Xxx● Xxx

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8 Cadre logique indicatif de l’Action

Les indicateurs objectivement vérifiables seront définis de manière plus précise au cours de la période de démarrage du projet pendant laquelle des études de base seront réalisées. Ils seront validés par le Comité de Pilotage de l’Action.

Logique d’interventionIndicateurs

objectivement vérifiables

Base de référence Cibles Sources de vérification Risques et hypothèses

.

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9 Communication et visibilité

La CTB veillera à respecter les dispositions en matière de rapportage et de communication, telles qu’indiquées à l’Annexe II de la présente Convention de délégation (Article 3 : Obligations d’information et de présentation des rapports). Les rapports seront rédigés selon le format de la CTB, et seront présentés au CCS du PAFEC. Ils seront soumis à la Délégation de l'UE pour approbation.

La CTB veillera à respecter les dispositions en matière de visibilité, telles qu’indiquées à l’Annexe VI de la présente Convention de délégation (Plan de communication et de visibilité).

Pour des questions de sécurité, des adaptations pourront être justifiées et nécessiter des demandes de dérogation.

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10 Informations additionnelles

10.1 Tableau indicatif des activités, sous-activités, moyens et partenaires

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10.2 XxxXxx

10.3 Documents de référenceXxx

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11 Titre 1

11.1 CTB Titre 211.1.1 CTB Titre 311.1.1.1 CTB Titre 4

CTB corps du texte

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