10/23/2009

1

EMPLOYMENT LAW SEMINARwww.bennettslegal.co.ukg

BUSINESS GROWTH THROUGH FLEXIBLE WORKING SOLUTIONS 

Paul Bennett 01743 453 161 contactus@bennettslegal.co.uk

Part 1 ‐ Overview

• The main aim of this talk is to show that employment law can be used to grow a business.

• Employers often only hear the negative• Employers often only hear the negative compliance elements;

• Today is about showing it can be used more creatively;

• We will cover the compliance as well. 

Part 2‐ Update

• 1st October 2009 changes;

• Questions and Answer session

10/23/2009

2

Flexible Working Solutions

• Not all workers need to be employees;

• Different rights and obligations exist between the two;

l h f b i h• Employees have far better rights;

• Employers can make use of these differences to reduce the cost of employing staff;

• You can also keep staff by offering flexible working (particularly those with families)

Flexible Working Solutions

Employees

• Written particulars of employment (Section 1 ERA 1996 within 8 weeks).

Workers

• Not need a statement of terms;

• Statutory Sick Pay(SSP) needs to be paid.

• Statutory Maternity Pay (SMP), Paternity (SPP), Adoption(SAP) needs to be paid.

• No SSP, SMP, SPP, SAP

Employment Status Overview (continued)

Employees

• Time off for public duties, trade union etc;

• Notice Pay on termination, 

Workers

• No such “rights”.

• No such protection rights. 

written reasons for dismissal, right not to be unfairly dismissed, redundancy payment right (after 2 year qualifying period). 

10/23/2009

3

Does it matter?

• It may do to the employee or worker;

• It affects HMRC Taxation and National Insurance position (you can save money and some workers can to!);some workers can to!);

• Employment Tribunals have to apply the rights applicable to the status of the worker. Using workers reduces the risks;

Full Time In house

• I see businesses trying to claim all staff are self employed;

• Full Time, part of the furniture workers are employees both for HMRC and ET purposesemployees both for HMRC and ET purposes. Trying to argue not is foolish and destroys credibility

Flexible?

• Anyone not working a typical way. I mean work which does not fit the classic or traditional concept of an employee working full‐time for a single employer under afull time for a single employer under a contract of indefinite length;

• For example:‐ Casual, Home Workers, Consultants, Self Employed or Multi‐Employed.

10/23/2009

4

Casual

• Casual workers supply their labour or services in irregular or informal working arrangements under which there is no obligation to provide or accept work. The flexibility in such arrangements may suit both employer and worker and often takes the form of:

• One‐off tasks or events.

• Being available on an on‐call basis: the employer contacting the worker when work becomes available, but there being no obligation on the worker to accept the work.

• Working under a zero hours contract, under which the employer does not guarantee to provide work and pays only for work actually done can be useful in some sectors (care work, bar, shop staff etc)

How to do casual working?

• Zero hours contracts with individuals;

• Target skill shortages and those for whom it 

• Zero hours contract the ideal if recruiting direct;

• Agency workers –“temps” ensuring 

may appeal i.e. Students, parents with child care issues, older workers, self‐employed people looking to top up income.

neither the agent or business have them as employees (a paper trail test. ET/HMRC check if such arrangement are a sham).

Consultants

• Many self‐employed workers are engaged on a consultancy basis. However, a person who works in a consultancy or advisory capacity may be an employee. p y

• Whether an individual is self‐employed or an employee will depend on the circumstances and the application of relevant case law. Get a written agreement in place and stick to it – include status clause and Tax and NI indemnity for business.

10/23/2009

5

Consultants

• Each case is unique and hence a agreement is needed bespoke to the services or skills being provided.

• HMRC challenge these so ensure paperwork is• HMRC challenge these so ensure paperwork is in order.

• Can obtain highly skilled individuals for a limited time period per week/month.

What do I mean?

• Self Employed Consultants;

• Experts selling their skills to the business;P j b d k

• No PAYE;• Payment by results;• No tax contribution by employer;

• Project based work;• Temporary workers being used to bridge gaps.

• No NI contribution by employer;

• No long term overheads;

• Limited cost commitments.

Why now?

• Flexibility for both parties;

• Income from various sources for experts;

• It bridges the gap between permanent new l f h l l droles for the recently unemployed;

• Economic situation causes both sides to consider “new” ways of working.

10/23/2009

6

Contractors

Can be engaged because of :

1. Specific Skills;

2. Experience;

3. Industry knowledge (for lack of knowledge if business is being reviewed);

4. Short term needs of business or a specific project.

How?

• Use a Consultancy Agreement or Contract for Services;

• This sets out terms of engagement;

ddi i ll hi i h f• Additionally this permits the use of restrictions to allow confidential information, client information and commercially sensitive material to be shared;

• Sets out expectations. 

How? (continued)

• Deal with tax and NI contributions by worker;

• If limited hours per week I suggest Self‐Employed hence not entitled to employee rights such as holiday pay; notice pay; sick payrights such as holiday pay; notice pay; sick pay etc;

• Must make clear consultant may decline work and be available to work for others (HMRC test).  

10/23/2009

7

Experts

• High level expertise may be available to be purchased;

• IT;• Marketing;Marketing;• Public Relations;• Accountancy/Finance;• Sales;• Business Development; 

Documents 

The need to use these should be clear for a number of reasons:

1. Managing both parties expectations;

2 idi di2. Avoiding disputes;

3. Ensures Tax and NI position is clear to all parties;

4. Focus on outcomes/targets to ensure project runs smoothly.

Home workers

• There is no statutory definition of a home worker;

• Unlike the traditional image of someone (usually a woman) with little job security ( y ) j ydoing tasks on piecework rates, the majority of home workers are now managerial, professional, technical or skilled workers. Home working is also more common among the self‐employed. 

10/23/2009

8

The Options

• Work exclusively at home (on a full‐time or part‐time basis).

• Divide their working time between home and their employers' premisestheir employers  premises.

• Work at home only on an occasional basis.

• Be mobile workers, using their home as an administrative base.

Practical Tips

• The employer needs to be satisfied that the worker has a suitable place to work at home and is able to ensure that domestic and family commitments do not intrude into working time;g ;

• Whilst employers usually steer clear of asking express questions about childcare, it may be essential for the employer to know that appropriate arrangements have been made – a contractual clause can be included;

Practical Tip’s Continued

• The same questions relating to domestic and family commitments must be asked of both male and female workers, however, to avoid accusations of discrimination Record them onaccusations of discrimination. Record them on personnel files;

• It is usually better and safer to agree a trial period than just to move straight into the home‐working situation; 

10/23/2009

9

Practical Tips (continued)

• The home worker should be self‐motivated, self‐reliant and disciplined and able to complete work to scheduled deadlines. 

• They usually require greater than average• They usually require greater than average initiative, flexibility, communication and time management skills. Use these to select home workers or to manage such requests.

Self Employed

• Consultants are usually self‐employed;

• Anyone who is not obliged to accept work can be self‐employed hence any of the status we have talked about can be self employedhave talked about can be self employed.

Flexible Working Requests

• So far I have talked about Employer requests to highlight the business benefits but of course ‐ sometimes employees want to work flexibly;flexibly;

• The rules are found in three pieces of legislation;

• Focus first on those for child care reasons.

10/23/2009

10

The criteria

1. Be employed – But as we have seen this is not necessary if it makes business sense;

2. Have 26 weeks' continuous employment at the date the application is made;date the application is made;

3. Not be an agency worker or a member of the armed forces;

4. Not have made another application to work flexibly under the Right to Request Legislation during the preceding twelve months;

Criteria (continued)

5. Be making the request in relation to a child under 17 years old (or 18 years old if the child is disabled);

• Be either: 5.1  The child's mother, father, adoptive parent, 

guardian or foster parent; or5.2 The spouse, civil partner or partner of the 

child's mother, father, adopter, guardian or foster parent.

Criteria (continued)

6. Have or expect to have responsibility for the child's upbringing;

7. Be making the application in order to care for the child;the child;

10/23/2009

11

Adult Carers

1. Employees caring for adults have also been eligible to make a statutory request to work flexibly since 6 April 2007;

2. Be or expect to be caring for a person aged eighteen or over who is in need of care;eighteen or over who is in need of care;

3. Married to, or the civil partner or partner of the employee; or

4. A relative of the employee; or5. Fall into neither category but live at the same 

address as the employee.

What kind of changes can be applied for?

An eligible employee may request:

1. A change to the hours they work.

2. A change to the times when they are i d krequired to work.

3. To work from a different location (for example, from home).

Procedure – It is statutory and prescriptive

• The employee submits a written application setting out the work pattern that they are requesting and specifying their entitlement to make the application in accordance with themake the application in accordance with the EA 2002;

• Within 28 days of receiving the request, the employer must arrange to meet with the employee in order to discuss the application;

10/23/2009

12

Continued...

• Within 14 days after the date of the meeting, the employer must write to the employee to either agree to the new work pattern and set a start date or to provide grounds for thea start date, or to provide grounds for the rejection of the application and set out the appeal procedure (regulations 4 and 5, Procedure Regulations); 

Continued....

• The employee can appeal the rejection of a request, but must do so within 14 days of the appeal being rejected;

• Within 14 days of receiving the appeal notice• Within 14 days of receiving the appeal notice the employer must arrange a further meeting in order to discuss the grounds of appeal.

• Within a further 14 days after the meeting the employer must deliver the appeal decision; 

Rejecting or refusing the request

• A request may only be refused on eligibility or procedural grounds or on one or more prescribed statutory reasons, which are listed below:‐below:

1. Rejection of application on eligibility or procedural grounds;

2. Refusal of request following initial meeting can be on the following grounds:‐

10/23/2009

13

Reasons to Refuse continued...

• The burden of additional costs;• Detrimental effect on ability to meet customer demand;

• Inability to re‐organise work among existing staff;I bili i ddi i l ff• Inability to recruit additional staff;

• Detrimental impact on quality;• Detrimental impact on performance;• Insufficiency of work during the periods the employee proposes to work;

• Planned structural changes.

Conclusion

• Hopefully today has shown flexible working can be employer or employee initiated and if it make sense for business then use it. 

Part 2 – Employment Law Update

Recent Employment Tribunal statistics show:‐

• 20% increased in claims accepted over the last year;

I i l i f i di i l• Increasing claim areas were unfair dismissal; redundancy pay and breach of contract claims;

• Decreasing areas of claim are working time claims, equal pay and sex discrimination. 

10/23/2009

14

Statistics 

• Largest Award ‐ £1,353,432;

• 21 Age Discrimination claims (average £8,000);

d d 0 2 % f• Costs awarded on 0.2 % of cases;

1st October 2009 Changes

• A weeks pay is now calculated at a maximum of £380 (for redundancy, unfair dismissal);

• National Minimum Wage rate increase:

80 ( d l 22 d )£5.80 (Adults – 22 years and over)

£4.83 (Development Rate 18‐21 years)

£3.57 (Young Workers 16‐17 years)

• Tips no longer count as part of wages

1st October 2009 (Cont)

• 250 or more staff – ICO Data Protection Fee now £500 (up from £35);

• Immigration new points system introduced. Those with none EU workers must follow a new 

hprocedure to show worth (5th October onwards);• Unification of Safeguarding Children and Vulnerable Adults lists (12th October 2009). Those in the care sector need to review compliance and until 26th July 2010 be aware the rules are changing in phases.

10/23/2009

15

Question & Answer Session

Bennett’s Legal

• Boutique Law Firm – services in Employment Law, HR Support, Business Advice including commercial law

• Based in Shrewsbury with clients from all over ythe UK;

• International clients in the financial sector;• Our clients include central government;

www.bennettslegal.co.uk

EmployersHelpOnline.co.uk• Dedicated mini‐site for employers;• Launched last month;• Court and Tribunal cases can be insured against for a monthly fee is support on allagainst for a monthly fee is support on all aspects of employment law and HR support;

• Unique service to HR managers supporting implementation;

• Businesses without internal HR higher level support is offered.