Een Efficiente exportdocumenten administratie
-
Upload
serenga-smart-case-management -
Category
Business
-
view
459 -
download
2
description
Transcript of Een Efficiente exportdocumenten administratie
1
Smart Case Management
Serenga voor een efficiëntere Export
Een Efficiënte Exportdocumenten administratie
2
Smart Case Management
Food for thought
Focusing IT effort and investment on
structured processes is not bad, but it
may be missing the point. Analysts
estimate that 60-80 percent of the
processes that make a business run
happen under the radar and are managed
via documents and email Techrepublic
80 percent of business is conducted on unstructured
information (Gartner Group).
85 percent of all data stored is held in an unstructured format
(Butler Group).
Unstructured data doubles every three months (Gartner
Group).
In Rotterdam worden jaarlijks ca 300.000.000
documenten verwerkt TU delft
Gemiddeld 20% van de documenten is
niet beschikbaar op het moment dat ze
nodig zijn.
Gemiddeld 23% van de tijd wordt
besteed aan het zoeken, achterhalen en
sorteren van documenten.
8
Smart Case Management
3 belangrijkste vragen
Waar is de informatie
Wie is waar mee bezig
Wat is de status
9
Smart Case Management
Het probleem
Probleem Tijdverlies zoeken naar juiste en laatste informatie Hoge kosten door oponthoud aan grens Verlies van klanten door (te) late levering Imago schade Gefrustreerde medewerkers
Oplossing
Alle informatie centraal en eenduidig opgeslagen Altijd werken op laatste versie Alle informatie overal en altijd beschikbaar Te allen tijden overzicht op de case Tijdbewaking door systeem
Voordeel voor klant
Geen foute beslissing door incomplete dossiers Geen foute beslissingen op basis van verkeerde versies Geen vertragingen/kosten vanwege incomplete dossiers
11
Smart Case Management
Serenga: 5 elementen; 2 kernwaarden
Centrale
opslag
Samen-werken
Overzicht/Controle
Optima-liseren
Koppelen
Ease of use
High User
acceptance
12
Smart Case Management
Element 1: Centrale opslag
Volledig DMS
Eenduidige opslag
Uitgebreide zoekfuncties
NEN 2082 gecertificeerd
Opslag in dossier vorm
Sub dossiers zijn mogelijk
Papier en digitaal
Main
case
Sub
case Sub
case
13
Smart Case Management
Case
folder
Element 2: Samenwerken
Web based
Bestaande werkmethode maar dan digitaal
Ondersteunt maar dwingt niet
SmartFlow® geeft advies op basis van historie
Volgende activiteit
Volgende persoon
Welk document
Welk dossier
Activity 1 Start End Activity Y
Activity X
Activity Z Keuze
vri
jheid
ond
ers
teun
t
doo
r S
mart
Flo
w ®
Activiteit
afgesloten info in
case folder
14
Smart Case Management
Element 3: Overzicht en controle
In een overzicht
aanwezige documenten
wie doet wat
status
(Email) meldingen en herinneringen
Activity 1 Start Activity 2a Activity n
Activity 2b
Activity …
Activity …
15
Smart Case Management
Element 4: Optimaliseren
Alle data wordt gelogged Proces/werkdruk analyse
Kritieke pad analyses
Reversed engineering processen
Krachtige tool om zwakke plekken in organisatie te ontdekken
16
Smart Case Management
Element 5: Koppelen
Open standaarden Ldap Webdav Webservices API
Zeer sterke export en import modules
Koppelingen gerealiseerd naar ERP systemen als SAP, Exact, Metacom etc. CRM systemen als SalesForce Microsoft office, outlook, EPM etc. Bouw informatie systemen als Piramide, Metacom, etc. Scanoplossingen: IRIS, S2P, Cofax etc…. Segment specifieke oplossingen; Streamsoft (LIS), onderwijs etc. Enzovoorts
18
Smart Case Management
Kernwaarde 2: Hoge gebruikers acceptatie
Gemakkelijk te installeren
Snelle implementatie
Geen aanpassingen in werkproces
Bepaal informatie behoefte en kenmerken Analogie verzamel map met geleide bon
Dossier magazijn staat centraal
DIY
5 minuten invoertijd per werkproces
Start Select
Case
Type Case
Type Case
Type
Order Case
type
Case type
catalogue
Meta data op folder nivo -klant ordernummer - Sales ordernummer - ODE export nummer - Way of shipment - Levering condities Folder structure Order - Factuur - Packing list - Uitvoergeleide document - Lijst van artikel uitvoer - Packing list
22
Smart Case Management
Customers