The YSM Faculty Profile System is the central repository for public information about faculty at Yale. To edit your YSM Faculty profile, go to http://profile.yale.edu and log in with your netid and password. The information you enter into this 

Editing Your Faculty Profile

system will be displayed on the public profile that appears on YSM department and program websites. 

Your profile consists of eight pages separated by topic. Use the navigation menu on the left to navigate from page tonavigate from page to page. You may fill out as much or as little as you like, however, in order to show certain tabs on your department’s profile, you will need to make sure to fill in certain fields.  

Add Opens a pop up to add a new item to the profile system

You will see several types of icons throughout the pages of your profile. 

Remove Removes the item next to it

Edit Opens a pop up that lets you directly change the information in your profile.

Request Changes Opens a pop up that allows you to send a request to change the information in the campus system. Information that comes from other campus systems and thus cannot be directly edited by you will have this icon next to itbe directly edited by you will have this icon next to it.

You can use the arrows next to a list of items in your profile to change the order of those items.

A Note on DatesDates are required in many areas of your profile. Be as specific as you can and estimate when you can’t. If you only know the year, but the field you are editing requires a year, month and day, use January 1 of that year.

Seeing Your ChangesThe information displayed on your public profile [on your department’s website] will not update immediately. 

A Note on WebsitesWhen you enter a website into the Lab Website or Related Links pop up, please make sure that website address contains http:// or https://.

p y y p p [ y p ] p yOur content management system caches it for a couple of hours. To see your updates, go to your public profile and add “?reload=true” to the URL.

Example: To update of John Krystal’s profile on the Psychiatry Department website http://psychiatry.yale.edu/people/john_krystal.profile go to http://psychiatry.yale.edu/people/john_krystal.profile?reload=true

Field‐by‐Field Explanation

HeadshotYou can add a headshot to your profile by clicking      Upload a new photounder the headshot on the general info page of your profile. Headshots must be processed and will show up on your profile within 3‐5 business days after you upload them.

Name Your name is pulled from Yale’s HR Systems. If there is a mistake in your name, inform your department’s faculty affairs representative. If you prefer to go by another name or nickname and want that other name to appear on your profile, click     Edit next to Alternate Name to open the Alternate Name 

If i h t t iddl f i h k thpop up. If you wish to prevent your middle name from appearing, check the “do not display a middle name” checkbox on the Alternate Name pop up.

Degrees & Professional SuffixesThe degrees you see after your name are based on the education information in your profile. Once you’ve entered your education on the Education & Training page of your profile, you can edit the degrees after your name in the Degrees and Professional Suffixes area of the General Information page of your profile While there you can also enter professional suffixes such asyour profile. While there, you can also enter professional suffixes such as those that represent professional fellowships. These will be added to your name after your degrees.

Profile EditorYou may designate one other individual with a Yale netid to make edits to your profile on your behalf—in addition to the web editor for your department. 

TitlesThe faculty profile system stores two kinds of titles: academic titles and administrative titles. The academic title in the system is your official academic title at Yale, based on the faculty appointments you have to departments at the university, and only includes your department and section affiliations as well as your faculty rank. 

If your academic title is incorrect, click       Request Changes next to it to send t t f lt ff i ffia request to our faculty affairs office.

You can add any administrative titles, such as directorships and department chairs, by clicking     Add a title in the Titles section of the General Information page of your profile.

Departments & ProgramsThe department affiliations listed for you are based on your department affiliations in Yale’s HR Systemsaffiliations in Yale s HR Systems.

The program, center and lab affiliations listed for you are based on whether you are listed as a member of that program or center within the faculty profile system.

You cannot directly change your department and program affiliations, but you can request changes by clicking      Request Changes. Describe any missing departments or programs and any departments and programs that are listed in error and we will work with Faculty Affairs and with the coordinators of those programs to update that information in your profile.

The departments, sections, and programs listed on your public profile often contain links to their respective web pages. If those links are broken or incorrect, let your department’s profile editor know or contact medfaculty@yale.edu.

Field‐by‐Field Explanation

Phones & Locations

To enter your primary phone and fax numbers, click the Phones and Locations topic in the upper left hand topic menu. You can enter additional phone numbers with the locations that are associated with those phone numbers in the locations area of the page.

To add a location to your profile, that location must be part of our master list of locations. If you can’t find a location in the dropdown of office locations, fill in the address for that location in the field at the bottom of the locations pop up—be as precise as possible—and we’ll 

k t dd it t l ti li tmake sure to add it to our location list. 

Check the “display on public websites” checkbox in order to make a location show up on your profile. 

Patient Care

Filling out the Patient Care page of your profile is only necessary if you see patients If you do see patients please be sure to fill out the Patientsee patients. If you do see patients, please be sure to fill out the Patient Care Information fields that allow you to specify if you are currently accepting new patients and which age groups of patients you see.

Clinical InterestsThe profile system has two fields that list your clinical interests. One lets you select keywords from a standardized list of patient care terms and the other lets you enter your own keywords. Do not enter more than 10 to15 of each. If you treat cancers, you may also select the cancers you treat on this page.

The Board Certifications listed in your profile come from Yale Medical Group’s provider credentialing system. You cannot edit these directly, but you can click      Request Changes to request updates to your credentialing record. If you do so, please be as specific as possible. You will receive an email within a couple of business days letting you know that your request is being processed.

Research & Publications

The profile system has two fields that list your Research Interests. One lets you select keywords from a standardized list maintained by the National Library of Medicine and the other lets you enter your own keywords. Do not enter more than 10 to 15 of each. 

In addition there are two fields that allow you to describe your researchIn addition, there are two fields that allow you to describe your research activities. The Brief Research Summary should be a short overview of your research geared toward non‐expert readers—e.g. members of the general public or medical students looking for mentors—and should be less than 250 words long. The Extensive Research Description allows you to describe your research at length and is targeted to trainees and other scientists.  

You can add Research Images to round out the research section of your profile. The system will accept these image formats: .gif, .jpg, .png.

Select PublicationsClick     Add a publication to add publications, one at a time, to your profile. Enter the full citation for each publication. Each new publication will be added to the top of the list by default. Use the arrows next to publications to change their order. 

Field‐by‐Field Explanation

Education & Training

Education information is pulled into the faculty profile system from Yale School of Medicine’s HR Systems. That system does not store departments, majors, or areas of study. 

You can add additional educational information to your profile by clicking     Add education information. Education will be listed in order by the date you received your degree. 

f d ll ll dd d hEntering certain types of education will automatically add degrees to the end of your name. You can edit those degrees on the general information page of your profile. 

Regional and International Activity

Yale University and the School of Medicine are very interested in tracking your professional/research activities outside of New Haven.

Adding information about these activities rounds out your profile and will display your activity on the international activity maps the school maintains. This will help other scholars and students who share interests in those regions find you. 

Showing Tabs on Your Public Profile

h h h d b bl f l kTo show the research and patient care tabs on your public profile, make sure the research and patient care missions are checked on the Mission section General Information page of your profile.

To show “research and publications,” at least two of the following must be filled in: Research interests Research summary Extensive research description Extensive research description Current projects Publications MESH Keywords

To show “patient care,” at least one of the following must be filled in: Clinical interests Board certifications (an automated feed from YMG Credentialing)( g) Patient Care locations