EDI Doc Final

8/3/2019 EDI Doc Final

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Matière : Stratégie de distribution et Trade marketing

THEME

1

Faculté des Sciences Juridiques Economiques

et Sociales Souissi

Master MARKETING ET MANAGEMENT

COMMERCIAL

ECHANGEs DE DONNEES

INFORMATISEES (EDI)

Réalisé par :

BOUKCIM Hamid

CHAFIK Ferdaousse

KHATRI Hama

Professeur : Mr AZOUAOUI

Année universitaire : 2012/2013



Sommaire

INTRODUCTION .......................................................................................4

Première partie : Introduction sur l’EDI ..........................................................5

1- Définition de l’EDI ................................................................................5

2- Objectifs et principes de fonctionnement de l’EDI .........................................6

3- Les champs d’application de l’EDI.............................................................8

4- Les bénéfices et les freins liés à l'utilisation………………………………………………………… 11

Deuxième partie: Les niveaux et les normes de l'EDI………………………………………………………………………….14

1- les niveaux de l'EDI………………………………………………………………………………………………………15

a- L'EDI interne………………………………………………………………………………………………………………15

b- L'EDI externe…………………………………………………………………………………………………………….15

c- Le web EDI………………………………………………………………………………………………………………. 16

2- les normes et langages relatifs aux EDI……………………………………………………………………. .18

a- La norme EDIFACT…………………………………………………………………………………………………….18

b- Le langage GENCOD…………………………………………………………………………………………………. 18

c- le langageETEBAC……………………………………………………………………………………………………

……….19

Troisième partie: la mise en œuvre del'EDI………………………………………………………………………………20

1- Le cycle de l’EDI................................................................................ 20

2- Mise en œuvre de l’EDI.........................................................................2 1

Étape 1 - Développer la structure organisationnelle pour gérer le système EDI........21

Étape 2 - Effectuer une analyse stratégique de l´entreprise...............................22Étape 3 - Développer une solution EDI qui réponde aux besoins de l´entreprise.......23

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Étape 4 - Intégration avec dáutres systèmes commerciaux dans léntreprise.........24

Étape 5 - Effectuer un mapping / une analyse des données des processus métier internes..............................................................................................24

Étape 6 - Établir un projet pilote avec des partenaires commerciaux choisis...........24

Etape 7- Déploiement du système EDI chez les partenaires commerciaux ……….24

3- Pourquoi l'EDI?..................................................................................25

1- Des économies de dépenses....................................................................25

a- Coût de traitement des documents........................................................25

b- Coût du personnel............................................................................26

c- Des économies sur le niveau de stock....................................................26

d- Des économies sur les coûts de transport.................................................27

2- L'amélioration des opérations.................................................................27

a- Réévaluation interne.........................................................................28

b- Amélioration de la productivité du personnel............................................28

c- L’accès à une information de meilleure qualité.........................................28

3- Une meilleure réponse à l'attente des clients..............................................28

a- Amélioration du service client..............................................................28

b- Accroissement des ventes...................................................................28

4- Les différentes catégories des coûts EDI....................................................29

a- Coût en matériel..............................................................................29

b- Coût en logiciel................................................................................29

c- Coût en formation............................................................................29

Étape 4 - Intégration avec dáutres systèmes commerciaux dans léntrepriseETUDE DECAS 34

CONCLUSION .........................................................................................39

Bibliographie et Webographie....................................................................40

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Introduction

L'abréviation EDI signifie Electronic Data Interchange ou, en français,Echange de Données Informatisées. L'EDI peut être défini comme l’échange,d’ordinateur à ordinateur, de données concernant des transactions en utilisant desréseaux et des formats normalisés.

L'essor des nouvelles technologies de communication et d'échanges tellesque l'Internet, l'Intranet ou l'Echange de Données Informatisées (EDI) fait entrerles entreprises dans l'ère « on-line ». Cette révolution annoncée depuis quelquesannées a et va profondément modifier les méthodes de travail comme les relationsavec les différents partenaires et clients des entreprises. Avec ces nouvellesméthodes, l'entreprise réseau cesse de n'être qu'un simple modèle théorique pour

devenir progressivement une réalité quotidienne. En accélérant la circulation et lepartage de l'information, en bousculant les circuits traditionnels au profit decircuits plus souples et plus évolutifs, l'EDI est un moyen supplémentaire de fairedeux fois mieux et deux fois plus vite.

Aujourd'hui, lorsque vous faites vos courses au supermarché, plus de 90%des produits que vous achetez ont été commandés par EDI, voire facturés après quel'avis d'expédition a été transféré de la même façon. Et tout cela, sans retaper lesdonnées, donc gain de temps et d'argent, en réduisant les erreurs de saisie.

L´Échange de Données Informatisées, ou EDI, nést pas une nouvelletechnologie. Elle existe en effet depuis la fin des années 60. Bien que lÉDI aitlargement profité des progrès technologiques, par exemple líntroduction de lÍnternet, lÉDI nést pas tributaire de la technologie. On privilégie certainesméthodes de mise en œuvre de lÉDI dans une entreprise, mais un grand choix deméthodes existe. Le choix de la méthode devrait être motivé par les besoinscommerciaux dúne entreprise, pas par une mise en œuvre ou technologiespécifique.

L’EDI un concept de traitement de données indépendant des protocoles decommunication ou moyens de transmission. LÉDI est la conséquence logique de línformatisation standard des entreprises au cours des dernières dizaines dánnées. Grâce à lÉDI, le type de communication électronique entre lesdépartements dúne entreprise peut à présent facilement s´étendre vers dáutresentreprises ou partenaires commerciaux.

L'EDI constitue un domaine de recherche pour lequel producteurs etdistributeurs travaillent en étroite collaboration dans une optique de recherche etde partage de gains de productivité.

Nous allons dans un premier temps décrire l'EDI et que dans une secondepartie, nous analyserons les différentes étapes de sa mise en œuvre, ensuite nous

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analyserons les bénéfices et les coûts qu’elle engendre dans une troisième. Nousverrons dans une quatrième partie l’influence de l’EDI sur la relation producteur-distributeur et enfin une étude de cas concernant la mise en place de cet outildans la grande enseigne METRO.

Premi è re partie : introduction sur l’EDI

1- Définition de l’EDI

On entend par EDI, l'Echange de données structurées sous forme de messagespré-agréés, d'application d'ordinateur à application d'ordinateur, par l'intermédiairede réseaux de télécommunications, sans intervention humaine. L'information doitnaturellement être saisie par un opérateur ou générée par une application. Mariagede l'informatique et des réseaux, l'EDI se démarque de la télématique par la notiond'"échange" entre partenaires dans un cadre juridique. Quand les entreprises ontcommencé à maîtriser le concept du juste à temps, il a fallu, pour gagnerd’avantage encore en compétitivité, appliquer ce concept à la gestion del'information. L'optimisation des flux d'informations (factures, bons de commandes,bons de livraison etc...) et l'automatisation de leur traitement impose désormais lamise en œuvre des Echanges de Données Informatisés.

La mise en place d'un dialogue EDI entre plusieurs partenaires nécessitel'utilisation d'un langage commun et le respect de règles communes. C'est pourquoi,dés la fin des années 60, des entreprises américaines, essentiellement destransporteurs et quelques banques, décident d'étudier un moyen qui leurpermettrait de mieux profiter de leur matériel informatique et des réseaux detélétransmission. Ces sociétés créent le Transportation Data CoordinationCommitee (Comité de coordination des données du transport), dont les conclusionsforment les bases de l'EDI actuel.

Par la suite, dans les années 70, on assiste à la normalisation de ce typed'échanges. En France, le secteur de la Grande Distribution élabore la normeGENCOD ; les travaux du secteur automobile aboutissent à la normeGALIA/ODETTE. A la fin de cette décennie, les Etats-Unis instituent le Comité X12,qui devra établir des standards EDI. Les recherches du Comité X12 débouchent surla normalisation ANSI X12, en 1985, qui touche tous les secteurs d'activité.

Parallèlement, les Etats-Unis se joignent à leurs partenaires européens en vuede créer une norme internationale. Ainsi, en 1987, sous l'égide des Nations-Unies,la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and

Transport) est réalisée.

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L'UN-EDIFACT est donc un ensemble de règles des Nations-Unies concernantl'Echange de Données Informatisé pour l'Administration, le Commerce et leTransport.

Il s'agit d'une série de normes et de recommandations (comprenant notammentdes directives et des répertoires), internationalement reconnues, pour l'échangeélectronique de données structurées concernant, en particulier, le commerce debiens et de services, entre systèmes d'information indépendants.

Il existe plusieurs communautés EDI sectorielles : Gencod EAN France,Editransport, Ediconstruct, Galia, EDIsport.. Parmi elles, Gencod regroupe plus de25000 distributeurs et fournisseurs de la grande distribution qui coopèrent dans lebut de réaliser des économies d'échelles en normalisant les messagesélectroniques. Le réseau allégro en est issu en 1988.

2- Objectifs et principes de fonctionnement de l’EDI

• L’EDI est le moyen pour deux entités d'échanger des informations selonun format standardisé, et par le biais d'outils informatiques. Il ne

nécessite pas forcément que les applications utilisées de part et d’autresoient identiques.

• L'EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations surpapier et pour pallier à l'inefficacité des systèmes manuels. Son but estde réduire les interventions humaines dans le processus de traitement del'information. On parle alors de dématérialisation de l’information.

• L'EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent êtreentrées qu'une seule fois dans le système, après quoi elles peuvent êtretransmises entres les parties intéressées par voie électroniqueuniquement.

• L'EDI est avant tout une procédure d'automatisation des opérationscommerciales. Il ne s’agit pas du tout d'une messagerie électronique,d'un télécopieur ou d'un système de transfert des informations sur bandepuisque ces trois systèmes requièrent tous une interface homme machine(à une extrémité de l'opération, du moins) et que de façon générale,l'utilisateur doit interpréter et réintroduire les données échangées.

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** Les éléments nécessaires pour une plate forme EDI

Les conditions suivantes doivent être remplies pour une mise en place d'unsystème d'échange de données informatisées:

- Plusieurs partenaires commerciaux . Il s’agit en général d’entités opérant dansune même filière commerciale (fabrication mécanique, administration & finance,santé, logistique internationale …)

- Un ou plusieurs messages normalisés. Les parties définissent ensemble la naturedes documents qui feront l’objet d’un échange électronique ;

- Un langage ou format commun. Pour être échangés de façon optimale, lesmessages doivent utiliser un langage informatique commun. L'utilisation d'un

format structuré et assimilable par la machine permet le transfert des documentsd'une application à une autre située dans un emplacement différent, sansqu'aucune réintroduction au clavier, aucune interprétation ni autre interventionhumaine ne soit nécessaire ; Le langage utilisé principalement dans les affaires estl’EDIFACT. Sa grande précision et sa richesse en font un langage très adapté à destransactions d’affaires. La communauté GS1 utilise une version de ce langage :l’EANCOM©.Il existe aussi le langage XML. Ce langage beaucoup plus souple est encore peurépandu.

- Un protocole de transmission. Le protocole standardise ou normalise lesprocédures de transmission des messages à travers le réseau de communication. Ilest choisi en fonction de la nature, du volume, de la fréquence des échanges et desprocédures déterminées avec les partenaires

- Un réseau. Le réseau est constitué :

○ des matériels (postes d’ordinateur, modems, câbles téléphoniques, fibresoptiques, cartes, terminaux, etc.) ;

○ des logiciels de traduction des données du format propriétaire (donnéestéléchargées à partir d'un système local) à un format normalisé ouinversement ;

○ des procédures qui permettent la transmission des données informatiques etl’accès au serveur du ou des partenaires commerciaux.

- Un accord d’inter change. Cet accord formalise les moyens et modalitésd’échanges entre les partenaires (messages, protocoles, types de réseaux utilisés,fréquence des échanges, plan de secours en cas de difficulté, nomination despersonnes en charge de ces méthodes, etc.…)

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1- Champs d’application de l’EDI • Une utilisation courante dans le monde des grandes entreprises

La plupart des grandes entreprises sont en mesure de se servir de l'EDI etnombre d'entre elles sont en voie d'adopter l'échange électronique pour la majoritéde leurs transactions commerciales courantes.

Au fur et à mesure que l'EDI devient plus accessible et ses avantages plusévidents, les entreprises n'ont pratiquement pas le choix d'intégrer l'EDI dans leurstructure commerciale si elles veulent suivre l'évolution du monde des affairescontemporain.

On présente souvent l'EDI (échange de données informatisé) comme l'ancêtre ducommerce électronique. En France, toutes les grandes enseignes de la distributionont opté pour ce type de messages à la fin des années 80 pour communiquer plusefficacement avec leurs fournisseurs.

« Scénario commercial avec bouclage logistique et financier »

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• Les utilisateurs potentiels de l’EDI

Tous les documents, dès le moment où ils peuvent être standardisés sontsusceptibles d’être transmis électroniquement. Il existe de ce fait de nombreuxdocuments qui peuvent être échangés et transmis électroniquement : les factures,

les commandes, les accusés de réception… De ce fait, toutes les entreprises ayantune activité qui demande des transmissions de papier peuvent être intéresséespar l’utilisation de l’EDI. Mais pour que cela soit rentable pour l’entreprise, il fautqu’il ait l’une des caractéristiques suivantes :

- Passer des gros volumes de saisies de façon répétitive

- Avoir des marges très serrées

- Etre dans un environnement où le facteur temps est un élément déterminant

Chez tous les utilisateurs de l’EDI on peut différencier 3 niveaux d’utilisation del’EDI :

Le niveau 1 : utilisation très limitée du système EDI qui est, pour la plupart dutemps, ni bénéfique pour l’entreprise passeur d’ordre, ni pour les fournisseurs.

Le niveau 2 : utilisation un peu plus soutenue du système EDI qui permet demettre en place des relations un peu plus privilégiées entre les acteurs.

Le niveau 3 : l’utilisateur voit l’EDI non plus comme un moyen de transmissionmais surtout comme une nouvelle manière de traiter ses affaires.

• Quand utiliser l’EDI? Les applications de l’EDI dans l’entreprise…

En ce qui concerne les domaines d’application de l’EDI, il s’étend à toutes lesactivités économiques et à toutes les fonctions de l’entreprise.

Il existe des organismes chargés de définir et d’aider les acteurs en fonction deleur secteur dans la mise en place de l’EDI

Aujourd’hui, l’EDI est principalement sectoriel et concerne tous les acteursd’une communauté (fournisseurs, clients et prestataires logistiques). Il commenceà être sectoriel, c’est-à-dire qu’il s’applique à des échanges entre l’entreprise etla banque, l’administration...

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Utilisé aujourd’hui en France, dans le secteur de la distribution par près de 5000 entreprises, l’EDI compte dans ce secteur environ 9 000 sites utilisateurs etplus de 15 millions de documents échangés par mois. Plus de 80 % des produits quise trouvent dans les chariots des consommateurs ont été approvisionnés au moyen

de messages EDI.

Les échanges électroniques peuvent être réalisés entre une entreprise et :

-une autre entreprise (Business to Business : B to B) ;

-une administration (Business to Administration : B to A)

Les grands services des entreprises trouvent avec l’EDI des solutions pour mieuxrationaliser, optimiser et accélérer leurs tâches :

- la fonction commerciale peut mettre à disposition permanente de ses clients descatalogues, promotions, bulletins de commande, les documents propres autransport, à la livraison et à la réception des marchandises.

- la fonction financière échange avec plus de rapidité et de sécurité avec lesbanques et institutions financières des effets de commerce, des ordres devirement, de paiement. La gestion de trésorerie de l’entreprise est ainsi facilitée

par l’actualisation instantanée des comptes bancaires.- la fonction de gestion du personnel peut utiliser l’EDI pour transférer auxorganismes sociaux l’ensemble des déclarations obligatoires lors de l’embauche etdu suivi du personnel (comme pour l’URSSAF).

- la fonction administrative, grâce au développement des échanges avecl’administration gère avec plus de souplesse et de transparence le traitement deses obligations légales, fiscales et sociales.

1- Les bénéfices et les freins liées à l’utilisationde l’EDI

Remplacer les documents papier par des documents électroniques n´exigera pas nécessairement que l’entreprise change sa manière d´opérer.Remplacer une commande papier par une commande électronique offriraplusieurs avantages évidents. Cela impactera également la manière dont elle

commande ses fournitures.

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LÉDI est lóutil qui peut permettre aux entreprises dóbtenir desaméliorations spectaculaires en matière de rapidité tout en bénéficiant dúneplus grande exactitude lors du transfert dínformations cruciales. En effet, lesdocuments transférés directement dórdinateur à ordinateur sont amenés

beaucoup plus rapidement et sans perte déxactitude, permettant à l’entreprisede mettre en place une réelle stratégie différenciant.

• LÉDI apporte un gain de rapidité

Lútilisation de lÉDI apportera des améliorations spécifiques et mesurablesen matière de rapidité de transfert de documents:

• Le processus prend quelques secondes ou quelques minutes au lieu deplusieurs jours

• Les données peuvent être immédiatement utilisées dans les applications

internes de l’entreprise. Une fois reçues, elles doivent uniquement êtreconverties au format spécifique requis par le logiciel dápplication del’entreprise destinataire. Elles seront donc immédiatement utilisables.

• Les cycles commerciaux plus courts offrent un avantage concurrentiel àl’entreprise.

• LÉDI améliore léxactitude

L’EDI élimine tout besoin de copier les données dún document papier dans unautre. En effet, lors dúne commande manuelle typique, une personne saisit oucopie des informations au moins une fois à partir du formulaire papier, ce quiimplique un risque dérreur dans le processus. Avec l´échange électronique dedonnées, léxactitude peut être améliorée de manière considérable.

• Les données électroniques viennent généralement dúne base de donnéesoù elles ont fait lóbjet dúne validation préalable.

• Si la transmission de gros document échoue, les utilisateurs peuventrapidement invoquer des procédures de retransmission.

• Même si plusieurs personnes différentes traitent en même le documentélectronique et qu’ils ajoutent des données au document existant,

personne ne peut modifier les informations préalablement saisies.• La commande est acheminée à travers un réseau depuis lórdinateur de l

ácheteur vers lórdinateur du fournisseur sans aucune interventionhumaine. La commande ná pas besoin d´être copiée ou transcrite aprèssa réception, ce qui élimine le risque dérreurs de saisie.

• Lácheteur reçoit rapidement une confirmation de la réception de lacommande.

• LÉDI réduit les coûts

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L’entreprise peut obtenir un grand nombre de réductions de coûts grâce à lamise en œuvre de lÉDI. Ces réductions peuvent prendre la forme d´économieset de frais évités.

• L’EDI permet de réduire le coût des frais généraux

en éliminant la manipulation humaine dans des domainestels que le tri et la distribution, dans la préparation administrative desdocuments et la saisie des données. De plus avec lÉDI, les frais de papier,dénveloppes, de matériel déxpédition et de téléphone ainsi que lesfrais liés aux services de transport utilisés pour prendre en charge latransmission des commandes et des documents papier diminuent. Deséconomies substantielles peuvent aussi être obtenues grâce à uneréduction des taux dérreurs, notamment au niveau des frais depersonnel utilisé normalement pour détecter les erreurs et au niveau des

frais déxpédition.• L’Echange de données informatisées réduit les

coûts de stockage grâce à des cycles de livraison et un traitement descommandes plus courts et en général à des niveaux de stock plus bas. Étantdonné que les marchandises peuvent être livrées plus rapidement, léntreprise dáchat ná pas besoin de commander de nouveaux produitsaussi souvent et peut éliminer ou réduire son niveau de stock de sécurité.Par ailleurs léspace déntreposage supplémentaire utilisé pour le papieret autres fournitures est libéré, ce qui permet de réduire encore les coûts.

Dans certaines entreprises, les coûts de stockage peuvent représenterjusqu´à 90% du coût total du produit.

• Si une entreprise peut recevoir une facture électronique de manièreponctuelle, lácheteur peut profiter de remises et le produit lui revient enréalité moins cher. Le fournisseur peut ainsi recevoir les paiements plus

tôt, ce qui améliore sa position de trésorerie et lui

permet de payer ses fournitures moins cher en

profitant de conditions déscompte.

• LÉDI améliore léfficacité opérationnelle

En plus des améliorations en termes de rapidité, de coûts et déxactitude, lÉDI peut également améliorer la productivité des opérations et renforcer lesrelations avec les partenaires commerciaux.

• L’EDI améliore les relations avec les partenaires

commerciaux. Cependant il faut savoir qu’il est indispensabled’avoir une grande coopération avec eux ainsi qu’ une analyse approfondiepour transmettre, interpréter et traiter avec succès les transactions de

manière automatisée. Lorsquíls reçoivent des données plus exactes et pluscomplètes lors de la réception, les fournisseurs peuvent assurer des

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livraisons correctes et ponctuelles à leurs clients tout en réduisant les fraisliés aux retours de marchandises erronées. Lámélioration du niveau deservice client a tendance à attirer de nouveaux clients et à augmenterle nombre de commandes des clients existants

• Une grande utilisation de lÉDI permet à une entreprise dóbtenirune visibilité au-delà de ses « quatre murs ». Bien quelÉDI ne soit pas un outil de « reporting », il offre à tous les moyens depouvoir surveiller le client du client, de suivre la performance dufournisseur ou du transporteur, de mieux comprendre la disponibilité desproduits et des fournisseurs ainsi que de différencier les activités desdistributeurs et des clients

• La planification et le traitement se verront

améliorés. Les fournisseurs peuvent traiter les commandes plusrapidement et les livraisons peuvent par conséquent être planifiées. Lefabricant, lui, peut anticiper une livraison plus rapide de la marchandise etainsi planifier les tâches de production.

• Et enfin, lÉDI peut améliorer la trésorerie. En effetcelui-ci permet aux responsables de planifier la trésorerie de manière plusprécise en recevant et en exécutant les paiements plus tôt, ce qui leurpermet de profiter de remises nettes.

L’EDI apporte donc des économies résultant de temps de cycle plus courts, defrais généraux réduits et dúne plus grande exactitude. Or dans le contexteéconomique actuel, les entreprises ne peuvent pas se permettre dígnorer cesavantages.

Deuxième partie: les niveaux et les normes de

l’EDI

1- Les niveaux de l’EDI

Le choix d’un système EDI peut s’orienter vers :

a- L’EDI interne, est la mise en œuvre dans l’entreprise des moyensapplicatifs, matériels et de télécommunication afin qu’elle puisse gérer elle-même ses échanges électroniques. L’entreprise prend elle-même en chargela responsabilité de ses échanges électroniques. Elle devra se chargernotamment de doter ses locaux de l’ensemble des moyens logiciels,matériels et de télécommunication, ainsi que des compétences nécessaires.

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C’est L’EDI dit « intégré » ou classique qui automatise les échanges entredeux partenaires grâce à un ensemble de matériels et de logiciels quiintègre : la traduction, la transmission en toute sécurité des messages entredeux partenaires.

b- L’EDI externe, Pour cette deuxième solution, l’entreprise choisit de sous-traiter à un prestataire de services la responsabilité de gérer les donnéesélectroniques de la firme. Ce prestataire met à la disposition del’entreprise, le plus souvent par abonnement, l'ensemble des moyens

nécessaires ; compétences, application, matériel, télécommunication, luipermettant de répondre aux exigences de tous ses partenaires.

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c- Le WebEDI, permet la présentation des données sur un navigateur Internetet leur transfert sous forme de formulaire ou de messages Web grâce aulangage XML (Extensible Markup Language). Cette dernière solution permetd’étendre l’EDI à des partenaires qui ne dispose pas de station EDI intégrée

et ouvre l’échange aux différents messages de langage EDIFACT. Mais toutautre type de fichiers (Word, Excel, images, etc.) Autres types d’avantages :la couverture mondiale du réseau Internet, la facilité d’utilisation, larapidité et le faible coût de l’installation.

Cette option est une application disponible et accessible sur internet, permettant àune société ne disposant pas de moyens EDI d’échanger des données logistiques etcomptables avec ses prestataires.

Le Web EDI est une solution EDI maintenue à distance et bâtie sur les standards EDI

et Internet.

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Les coûts d’une installation EDI varient ainsi en fonction des processus detraitements choisis : « EDI intégré » ou WebEdi (EDI par Internet).

EDI « Intégré » WebEDI

Logiciel / Miseen service /

Intégration

Logiciel + coûtsd’intégration en fonctiondu nombre de messages

(2 500 – 20 000 €)

150 – 200 €

Abonnementset coûtsréseaux

Selon volumétrie

Forfaits mensuels 55à 90 € selon lenombre de messageset de donneursd’ordres (hors accèsInternet)

Délai de mise

en œuvre

1 à 3 mois selon

interfaces etparamétrages à réaliser 1 à 2 semaines

Source : France Télécom

Bien entendu, il faut également former les personnes au sein de l’entreprisemais aussi envisager la formation des partenaires commerciaux dans l’entreprise

afin d’être sur qu’ils utiliseront ce moyen de passation d’informations. Le volumede formation le plus important est habituellement dispensé au début du processus

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de démarrage de l’EDI mais il faut y ajouter un certain niveau de formationpermanente afin de garder le personnel au courant de l’évolution des standards etde la technologie

1- Les normes et langages relatifs aux EDI:

a- Le langage UN/EDIFACT(Echange de Données Informatisées pour l'administration, le commerce et le

transport) est un ensemble de règles des Nations Unies pour l'Echange de DonnéesInformatisé pour l'Administration, le Commerce et le Transport.

Pour être échangés de façon optimale, les messages véhiculés par l’EDI doiventutiliser un langage informatique commun : EDIFACT qui offre une modélisationnormalisée des documents commerciaux et un ensemble de dictionnaires de

données standardisés et codifiés.Ces règles comprennent un ensemble de standards internationaux, de

répertoires et de guides pour l'échange informatisé de données structurées et enparticulier pour ce qui concerne le commerce de biens et de services. Elles sontdéfinies pour permettre la communication entre systèmes d'informationindépendants.

Elle est maintenue et coordonnée par le CEFACT (Centre pour la Facilitation desprocédures et pratiques dans l'Administration, le Commerce et les Transports).

b- Le langage GENCOD

A été créé en 1974 et sa dernière version (la version 5) date de 1995 .

GENCOD signifie originellement Groupement d' Etudes de Normalisation et deCodification.

Le GENCOD est un système de codification des produits qui permet d’identifier leproduit et sa provenance. Le code Gencod est repris sur les codes barres.

Langage E.D.I défini par Gencod E.A.N France et utilisable dans le cadre nationalpour les échanges de données informatisés. Il est en cours de remplacement par lelangage EDIFACT dans le secteur français de la grande distribution.

Le GENCOD est un langage EDI spécifique à la grande distribution. L’objectif étantde disposer d’un langage commun de communication entre partenaires de ladistribution

. Ce langage concerne essentiellement la transmission d’informations et demessages ayant trait aux transactions commerciales quotidiennes.

c- Le langage ETEBAC

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Structure d'échange de données informatisées utilisées par des organismesbancaires français.

Échange télématique banque-clients (ETEBAC) est un protocole detélétransmission bancaire.

Ce protocole permet l'échange de fichiers entre les banques et leurs clients. Ceprotocole existe depuis 1991. La version 5 a été créée en 1995.

Les fichiers échangés sont regroupés en deux catégories :

• sens client ⇒ banque (ou sens aller) : il s'agit des fichiers de remises(virements, prélèvements, LCR (lettres de change relevées), etc.)

• sens banque ⇒ client (ou sens retour) : il s'agit des fichiers de relevés(extraits de comptes journaliers, extraits de comptes mensuels, relevés deprélèvements à payer, relevés de prélèvements impayés etc.)

La communication téléphonique (RTC ou RNIS) est toujours à l'initiative du client.Les fichiers sont ainsi, soit déposés sur le serveur par le client (sens aller) soitrécupérés sur le serveur par le client (sens retour).

À l'heure actuelle, seules deux versions de ce protocole sont encore utilisées :ETEBAC3 et ETEBAC5.

• ETEBAC3 n'est pas sécurisé (la communication n'est pas chiffrée etl'utilisateur n'est pas formellement authentifié) et oblige le client àconfirmer ses transferts (sens aller) de fichiers par fax à la banque.

• ETEBAC5 est sécurisé par l'utilisation de cartes à puce utilisant l'algorithmeRSA, les fichiers sont chiffrés et l'émetteur authentifié. La banque vérifie lasignature et émet un accusé de réception signé lui aussi.

Les standards ETEBAC et les formats de fichiers échangés (sauf formatspropriétaires banques) ont été définis par le CFONB.

Il est à noter que France Télécom a prévu d'arrêter la maintenance du réseau X.25 sur lequel transitent les informations au format ETEBAC. L'arrêt est prévu pour fin2011.

En remplacement de ce protocole, les solutions retenues par le CFONB sont le web-banking, le protocole EBICS ou le protocole SWIFTNet par l'intermédiaire du réseauSWIFT3 .

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http://fr.wikipedia.org/wiki/Banque

http://fr.wikipedia.org/wiki/Protocole_de_communication

http://fr.wikipedia.org/wiki/RTC

http://fr.wikipedia.org/wiki/RNIS

http://fr.wikipedia.org/wiki/Rivest_Shamir_Adleman

http://fr.wikipedia.org/wiki/Comit%C3%A9_fran%C3%A7ais_d'organisation_et_de_normalisation_bancaires

http://fr.wikipedia.org/wiki/X.25

http://fr.wikipedia.org/wiki/EBICS

http://fr.wikipedia.org/wiki/Society_for_Worldwide_Interbank_Financial_Telecommunication

http://fr.wikipedia.org/wiki/Banque

http://fr.wikipedia.org/wiki/Protocole_de_communication

http://fr.wikipedia.org/wiki/RTC

http://fr.wikipedia.org/wiki/RNIS

http://fr.wikipedia.org/wiki/Rivest_Shamir_Adleman

http://fr.wikipedia.org/wiki/Comit%C3%A9_fran%C3%A7ais_d'organisation_et_de_normalisation_bancaires

http://fr.wikipedia.org/wiki/X.25

http://fr.wikipedia.org/wiki/EBICS

http://fr.wikipedia.org/wiki/Society_for_Worldwide_Interbank_Financial_Telecommunication



Troisième partie : la mise en œuvre de l’E.D.I

1-Le cycle de l’EDIDans le scénario le plus commun, le cycle commence au moment où un

acheteur envoie un bon de commande EDI à un fournisseur. Ce dernier fait d'abordparvenir un accusé de réception à l'acheteur, puis au moment de l'expédition, il luienvoie un préavis d'expédition, suivi d'une facture, ces documents étant toustransmis par EDI. Pour terminer, l'acheteur fait parvenir à la banque desinformations concernant l'acquittement de la facture, et les fonds sont transférésde façon électronique dans le compte de banque du fournisseur. Le cycle est alorscomplet.

Les documents échangés par les partenaires commerciaux sont de différentesnatures : bons de commandes, factures, avis de livraison, titre de transport,documents de transit, versements bancaires. Dans le dans le cadre des échangescommerciaux par EDI, le cycle de traitement de l’information se présente tel qu’ilsuit :

○ Saisie manuelle et transmission électronique du bon de commande à unfournisseur ;

○ Transmission de l’accusé de réception à l’acheteur ;

○ Envoie d’un préavis d’expédition des marchandises et d’une facturecommerciale ;

○ Transmission d’un ordre de virement à la banque pour payement ;

○ Transfert électronique des fonds dans le compte de banque du fournisseur.

Dans ce processus, la saisie manuelle des données est opérée une seule fois.Tous les documents sont ensuite transmis par EDI jusqu’à la fin du cycle. Parprincipe, chaque document émis est acheminé d’un ordinateur émetteur, vers unautre ordinateur récepteur qui interprète, voire intègre le document à son

progiciel de gestion intégré (PGI). Le P.G.I est un Progiciel de gestion desressources de l'entreprise. Il a pour objet de relier entre elles les différentesfonctions et les différentes activités de l'entreprise, dans le but de coordonner etsynchroniser leur fonctionnement, à l'aide de processus plus ou moins automatisés.Reposant sur un système d'information centralisé mais le plus accessible possible, ildoit permettre de croître en efficacité tout en réduisant les coûts de traitement del'information.

1- Mise en œuvre de l’EDI

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-Les étapes de mise en œuvre de l’E.D.I :

La mise en œuvre dún système EDI dans lénsemble dúne entreprise et chezses partenaires commerciaux peut être une activité complexe à gérer. Le micrositeEDI Base a résumé en sept différentes étapes la mise en œuvre dúne solution EDIau sein d’une entreprise. Elle examine notamment lórganisation dún projet dedéveloppement EDI, lánalyse stratégique, le développement, le projet pilote etenfin le déploiement de la solution EDI.

Étape 1 - Développer la structure organisationnelle pour gérer le système EDI

Pour mettre en ouvre un système EDI, il est important quúne personne ou uneéquipe dédiée gère le processus de mise en ouvre et soit en relation avec lesfournisseurs de solutions EDI externes. De nombreuses entreprises ayant déployé lÉDI avec succès recrutent un coordinateur EDI pour gérer au quotidien tous lesaspects de leur projet EDI. Les organisations performantes ont veillé à ce que lÉDIévolue de manière à répondre aux besoins de léntreprise en formant un comité depilotage EDI. Le comité de pilotage, dirigé par le coordinateur EDI, est en généralcomposé de chefs de service tels que le service dáchat et de vente, le directeurMIS et des membres exerçant des postes consultatifs tels que le service juridique. Lúne des premières tâches du comité est de se mettre dáccord sur le domaine de lórganisation qui devrait en première ligne faire lóbjet de la première applicationEDI.

Lúne des étapes initiales et les plus importantes de la mise en œuvre dúnesolution EDI consiste à obtenir le soutien et léngagement de la direction de léntreprise. Le budget nécessaire à la mise en œuvre dúne solution EDI peut êtretrès élevé et il est important pour des entreprises de toutes tailles dávoir lesoutien absolu de léntreprise avant de démarrer la mise en œuvre. Outre lesaccords déngagements financiers, le comité de pilotage devra obtenir le soutiende tous les chefs de service de léntreprise puisque la solution EDI aura un impactsur lénsemble de léntreprise.

Étape 2 - Effectuer une analyse stratégique de léntrepriseLorsquún coordinateur EDI a été désigné, une analyse stratégique de l

éntreprise devrait être effectuée afin de déterminer les secteurs de léntreprisepouvant en premier lieu bénéficier de la mise en ouvre de la solution EDI. Lessecteurs dúne entreprise qui profiteraient le plus dún déploiement EDI varientselon léntreprise. De nombreuses grandes entreprises ont commencé par mettreen œuvre lÉDI au sein de leurs services dáchat afin de réduire les coûts detraitement des commandes reçues par les fournisseurs. Les fabricants ont constatéque les bon de matière sont un bon point de départ pour lÉDI puisquíls peuvent

utiliser lÉDI pour soutenir les stratégies de production juste à temps. À línverse,les entreprises fournisseurs ont souvent constaté que le premier secteur sur lequel

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se concentre lÉDI est le traitement des commandes car leurs plus grands clientsveulent envoyer les commandes de manière électronique.

Le comité de pilotage EDI peut éventuellement charger le coordinateur EDI demener une enquête EDI auprès des clients et fournisseurs de lórganisation dans lebut de choisir un secteur spécifique. Il ne sert pas à grand chose de mettre enplace un système EDI dans un secteur qui nést pas soutenu ou bien par un grandnombre de partenaires commerciaux ou bien par un petit nombre de partenairesavec un grand nombre de transactions.

Étape 3 - Développer une solution EDI qui réponde aux besoins de léntreprise

Lorsquún processus spécifique au sein de léntreprise a été choisi en vue de láutomatiser via EDI, un fournisseur dáccès réseau et son logiciel doivent êtresélectionnés pour la mise en ouvre. Lorsquúne solution EDI a été sélectionnée etapprouvée par le comité de pilotage EDI, le projet EDI entre alors dans la phase dedéveloppement. La compatibilité dún système avec lÉDI peut être vue dans cinqcomposants.

Le premier composant est un support de télécommunication, en général unréseau à valeur ajoutée (RVA) ou plus récemment lÍnternet. Les deuxième,troisième et quatrième composants peuvent être achetés ensemble ou séparément.

Le deuxième composant est un logiciel de télécommunication qui nést pas

spécifique à lÉDI. Sur un PC, par exemple, ce logiciel a la même fonction que láccès réseau à distance de MS Windows.

Le troisième composant est en général un progiciel concédé sous licence par unéditeur de logiciels EDI ou un fournisseur de RVA – le traducteur EDI. Dans le cas dún bon de matière pour des pièces détachées automobiles, la fonction de cecomposant du système EDI est de convertir les données EDI du format X12 vers unformat plus facilement utilisable par les systèmes internes. Outre cette fonctionprincipale, un progiciel de traduction EDI peut inclure plusieurs sous-systèmes,notamment la gestion de lénveloppe EDI, une gestion et un journal dáudit des

documents, une vérification de la conformité et la création dún accusé deréception. Láccusé de réception est similaire à lávis de réception de la poste etconfirme la livraison.

Le quatrième composant, línterface, assure l´étape finale de la traduction oudu reformatage des données. Dans le cas dún bon de matière, il prend les donnéesau format produit par le traducteur EDI et les reformate pour produire le formatrequis par le système interne – à savoir le logiciel dápplication – qui constitue lecinquième composant du système EDI.

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Étape 4 - Intégration avec dáutres systèmes commerciauxdans léntreprise

Lorsque le logiciel et le réseau ont été choisis, le travail de configurationsystème peut commencer. Encore une fois, les fournisseurs peuvent apporter une

aide considérable en configurant leurs parties respectives du système. La partieinterne requiert le plus dáttention de la part de l´équipe EDI assignée au projet.Outre láutomatisation dúne partie du processus métier, il est peut-êtrenécessaire dútiliser des informations présentes dans dáutres systèmescommerciaux au sein de léntreprise. Líntégration avec dáutres systèmesadministratifs peut considérablement réduire les coûts en aval et améliorer léfficacité.

La manière dont un système EDI est conçu et développé dépend du volume detravail personnalisé envisagé par une organisation. Un système EDI clé en main

fonctionnant sur un ordinateur personnel nécessite peu de développement endehors des recommandations du fournisseur. Un système EDI de grande envergurequi intègre lÉDI dans dáutres applications déntreprise et qui répond aux besoinsde plusieurs services requiert une programmation et un routage de donnéesétendus en interne.

Étape 5 - Effectuer un mapping / une analyse des données des processus métier internes

Afin dássurer un flux dínformation optimal entre les applications internes et

les partenaires commerciaux, les documents doivent être « mappés » ou reliés pourpermettre une transmission efficace des informations sur lénsemble dún réseau.Lorsque la partie du mapping consistant en lánalyse des données est complète, lefichier « map » est défini par rapport au logiciel de traduction EDI. Sauf si unprogiciel EDI à « prix budget » a été concédé sous licence (pour une mise en œuvrerapide), le progiciel permettra au coordinateur EDI de définir le fichier map. Lefichier map peut être comparé à une définition de base de données. Lorsque lecoordinateur EDI procède au mapping, le logiciel EDI stocke le fichier map, engénéral sous forme tabulaire. Plus tard, lorsquúne transaction atteint la partietraduction du progiciel EDI, il utilise le fichier map pour déterminer la destination

de chaque champ entrant et síl est nécessaire de reformater.

Étape 6 - Établir un projet pilote avec des partenairescommerciaux choisis

Lorsque le système EDI de base a été mis en oeuvre, il est important deprocéder à une phase de tests rigoureux pour observer la performance du systèmelors d´échanges commerciaux avec un petit nombre de partenaires. Le programmepilote EDI est essentiel. Il permet à une organisation de perfectionner son propresystème et, si tout se passe bien, livre un premier regard sur la manière dont lÉDIaméliorera léfficacité de lórganisation. Les organisations devraient mettre en

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place un programme pilote avec un petit nombre de partenaires commerciaux. Lesorganisations avec le plus déxpérience en matière dÉDI constituent les meilleurspartenaires du projet pilote. Pour réussir, le projet pilote doit cibler uneapplication EDI principale, par exemple de simples commandes.

Chez certaines organisations, la phase pilote de lÉDI ne prend jamais vraimentfin. Au lieu d´étendre lÉDI vers un plus grand nombre de partenairescommerciaux, le système reste assez isolé et ne gère que les partenairescommerciaux effectuant un grand nombre de transactions. L´étape finale de lamise en œuvre EDI est lápplication plus étendue des capacités EDI vers despartenaires commerciaux de plus en plus petits, par exemple en ajoutant unformulaire / portail web et en intégrant un plus grand nombre de documents etprocessus commerciaux.

Étape 7 - Déploiement du système EDI chez les partenaires

commerciaux

Après léxécution réussie du projet pilote, l´étape suivante consiste à recruterou intégrer les partenaires commerciaux requis dans le nouveau processus EDIautomatisé. Líntégration des partenaires commerciaux est considérée comme l´étape finale de la mise en ouvre dún système EDI. Deux manières dáugmenter lenombre de partenaires commerciaux et la rapidité de mise en conformité dúnpartenaire commercial est pour une organisation dóffrir des formations et unsoutien en matière dÉDI. Ces deux facteurs augmentent le retour surinvestissement en matière dÉDI du client. Les formations ont tendance àsurmonter la résistance à lÉDI des partenaires commerciaux, et plus le nombre departenaires commerciaux menant des activités commerciales par le biais de lÉDIest grand, plus les économies sont importantes. Quúne large organisation prévoitdóffrir elle-même des formations EDI ou quélle collabore avec un RVA est encoreune décision à prendre par le coordinateur EDI.

L’organisation cliente peut animer des conférences auprès des fournisseurspour expliquer son programme EDI à ces derniers. Les fournisseurs découvrent lesavantages de lÉDI et leurs options díntégration dans le système.

2-Pourquoi l’EDI

L'EDI peut présenter des avantages tout à fait substantiels : au minimum uneamélioration d'efficacité et une diminution des coûts. Mais il peut également avoir,sur une entreprise, un impact beaucoup plus significatif. Quand on le considère, etquand on l'utilise, comme une nouvelle manière de travailler, les bénéfices à entirer peuvent être conséquents. A leur nombre, on peut citer :

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A-Des économies de dépensesUn avantage important de l'EDI est qu'il réduit les coûts de fonctionnement et

augmente l'efficacité. On estime ainsi que les économies dues à l'EDI, dans tous lessecteurs d'activités, atteignent entre 5 et 6% du chiffre d'affaires. En effet, les

économies globales que l'EDI permet de réaliser peuvent être importante. Ellesrésultent d'amélioration dans de nombreux domaines :

a- Coût de traitement des documentsC'est l'une des économies les plus évidentes qui résulte de l'utilisation de l'EDI.

Cette économie varie grandement d'une société à l'autre. En effet, elles dépendentde la manière dont les documents étaient traités avant l'introduction de l'EDI. Parexemple, le coût de traitement et de transmission des demandes d'achat sera trèsdifférent, selon que la méthode de préparation traditionnelle des documents estmanuelle ou informatisée, et selon que la méthode de transmission est le

téléphone, le courrier, ... .Les économies des coûts de traitement des documentsproviennent de la réduction ou de l'élimination de différentes activités :

• La frappe répétitive d'informations redondantes• La comparaison manuelle de différents documents (commandes

d'achats, avis de réception, factures)• La correction directe des erreurs dues à une entrée incorrecte des données.• Le tri, la distribution et l'archivage des documents• L'expédition des documents par la poste et la communication

d'informations par téléphone.

La tendance zéro papier s’affirme alors ; les bons de commande et les facturessont dématérialisés.

Bien que le montant des économies signalées varie de façon importante, unetrès petite économie peut avoir un impact important sur les profits d'une société,en raison du nombre élevé de documents transmis entre les partenairescommerciaux. Si l'on moyenne dans tous les secteurs d'activités le nombre dedocuments indispensables pour procéder à une transaction, on peut s'apercevoirque ce nombre est estimé entre 5 et 12. Si l'on prend comme exemple lesentreprises de l'industrie alimentaire, on s'aperçoit qu'elles échangeaient avantl'EDI plus de 15 millions de demande d'achats accompagnés de plus de 90 millionsd'autres documents pour une seule année. En raison de ce gros volume de papiertraité, toute réduction dans le coût des traitements des documents profite defaçon substantielle aux utilisateurs de l'EDI.

a- Coût du personnel Un autre type de coût souvent réduit par l'utilisation de l'EDI est celui relatif au

personnel. Dans de nombreuses études, la moitié des sociétés qui ont choisi lasolution EDI prévoyait que cette technique permettrait à leur entreprise soit de

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réduire leur personnel, soit de réaffecter ce personnel sur d'autres taches plusproductives. En effet, de nombreuses sociétés ont décidé d'utiliser l'EDI afin deréorganiser leur force de travail et ainsi de dynamiser la dernière ligne du compted'exploitation. La réduction des coûts du personnel peut résulter de différents

facteurs :• L'élimination des saisies redondantes• La suppression des comparaisons manuelles• La réduction des comparaisons manuelles• La réduction du temps passé à corriger les erreurs• La suppression des tâches administratives imposées aux

professionnels.

c- Des économies sur le niveau de stock

Une autre catégorie de coût que l'EDI permet d'abaisser, est l'inventaire. Eneffet, il permet de réduire le niveau de stock de sécurité nécessaire grâce à :

• La diminution du temps de transaction qui permet de réduire ladurée de cycle des commandes et ainsi de diminuer aumaximum le stock de sécurité.

• La réduction de l'incertitude concernant les délais deréapprovisionnement.

d-Des économies sur les coûts de transport

La mise en place de l'EDI permet également de réduire de façon significative lescoûts de transport. En effet, en raison de la précision et de la rapidité del'information fournie par l'EDI, on peut effectuer une planification et une gestiondes transports bien meilleures. Cela permet donc de réduire le nombre des petitschargements (qui sont beaucoup plus onéreux que les chargements des camionscomplets) et de diminuer les transports demandés en urgence (qui sont trèscoûteux pour l'entreprise).

Mais aussi importante soient les économies réalisées grâce à l'EDI, elles nereprésentent pas, pour la plupart des utilisateurs, le bénéfice le plus significatif.

En effet, une étude a montré que la plupart des sociétés qui utilisent l'EDI ou quiprojètent de le faire ne le font pas principalement pour la recherche de réductiondes coûts. En effet, selon l'étude, les raisons principales de mis en place de l'EDIsont l'amélioration du service consommateur et l'accessibilité accrue auxinformations. En d'autres termes, L'EDI doit être considéré comme une nouvellemanière globale de gérer et faire des affaires, et non simplement comme une

technique pour réduire les coûts. Nous allons donc étudier par la suite lesavantages stratégiques qui sont :

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• Une amélioration des opérations• Une meilleure réponse à l'attente des clients• Une meilleure gestion des rapports clients -fournisseurs• Une capacité accrue face à la compétition internationale.

B- L'amélioration des opérations Bien que l'EDI soit, d'ordinaire, considéré comme un nouvelle manièred'améliorer les communications externes, sa mise en place produit, au sein mêmede l'organisation, une possibilité d'améliorer les opération internes. Cesaméliorations peuvent résulter de l'analyse générale des opérations courantes quidoit précéder la mise en place de l'EDI, de l'intégration de l'EDI dans d'autrestechniques de gestion, d'une meilleure utilisation du personnel et de la gestiond'une information plus précise et plus opportune.

a- Réévaluation interneUne mise en place de l'EDI nécessite une analyse préalable des opérations

courantes. Cette étape oblige les entreprises à se regarder de l'intérieur. Cetteanalyse peut inclure l'examen des procédures d'inventaires, des gestions desopérations ou même de la redéfinition des relations avec les fournisseurs. Cetteréévaluation entraîne souvent une amélioration des opérations internes.

b- Amélioration de la productivité du personnel

L'utilisation de l'EDI améliore non seulement la gestion et le fonctionnementdes systèmes internes mais aussi l'efficacité et la contribution du personnel. Eneffet, puisque l'EDI élimine la plupart des taches administratives habituellementconsacrées à la préparation des documents, le personnel peut donc de ce fait seconsacrer davantage à des activités beaucoup plus productives. De plus, la plupartdes problèmes relatifs aux commandes sont éliminés ce qui permet aux vendeursd'exercer leur véritable métier c'est-à-dire passer beaucoup plus de temps avec lesclients pour pouvoir mieux les connaître et de ce fait mettre en place destechniques de vente adéquate pour chaque client.

c- L’accès à une information de meilleure qualité Une autre information significative qu'apporte l'utilisation de l'EDI auxopérations internes, est de permettre à l'entreprise d'avoir accès à une informationbeaucoup plus précise. Grâce à l'EDI, il n'est plus nécessaire de procéder à unenouvelle saisie des données reçues pour permettre leur traitement dans lesdifférents services comme la comptabilité, l'expédition, ...

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c- Coût en formationPratiquement tous les efforts de développement de l'EDI vont engendrer un

certain degré de formation pour le personnel de l'entreprise comme pour lepersonnel des partenaires sociaux. Le volume de formation le plus important est

habituellement dispensé au début du processus de démarrage de l'EDI mais il fautsouvent y ajouter un certain niveau de formation permanente afin de garder lepersonnel au courant de l'évolution des standards et de la technologie.

Par ailleurs, face aux exigences de plus en plus nombreuses des partenairescommerciaux, la gestion dún programme EDI devient de plus en plus complexepour une entreprise. De nombreuses entreprises ont choisi déxternaliser leursbesoins en matière d´échange électronique de données vers un prestataire deservices díntégration qui offre le personnel, les processus et la technologie àmême de gérer un programme EDI robuste. Nous pouvons citer à titre d’exemple

certaines sociétés qui offrent des services EDI telles : GXS, qui est un leaderreconnu en matière de gestion de chaîne logistique à la demande, offre dessolutions qui simplifient et optimisent líntégration des processus métier et lacollaboration et Artéva, qui via son service Orchestrade, gère les flux EDI dequelques enseignes de Grande Distribution.

Quel est l’influence de l’EDI sur les rapports producteurs-distributeurs ?

Quatrième partie : L'influence de l'EDI sur les

rapports producteurs-distributeurs

Elle est importante. La mise en place des procédures EDI marque la fin dumonopole de l'information par les producteurs. Les distributeurs deviennent à leurtour détenteurs d'informations stratégiques, ce qui permet un rééquilibrage durapport de force et favorise l'échange. Ceci amène à reconsidérer les relationsquotidiennes entre producteurs et distributeurs. Soutenue et dynamisée par larecherche d'une réduction des coûts administratifs, la mise en place des procéduresEDI implique une réflexion pour toutes les entreprises, quant au rôle de leursystème d'information.

L’information ne peut plus être bloquée artificiellement aux portes del'entreprise, elle doit être connectée avec celle de tous les partenaires de la chaînede distribution. Son traitement offre de nouvelles recompositions des activités etdes relations qui unissent chacun de ses membres.

« Si vous ne faites pas l’EDI dans les deux à cinq ans, vous serez out ofbusiness » Congrès distribution (Etats-Unis).

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Dans le secteur de la grande distribution, l’EDI joue aussi un rôle trèsimportant. Elle permet d’augmenter l’offre linéaire : c’est le meilleur produit parrapport au prix, sans rupture, avec du merchandising et une modificationpermanente et facile des prix. Elle fixe la prévision de remplissage suggéré par les

producteurs partant des mêmes données et réduit les litiges, l’augmentation deséchanges ne détériore pas les relations commerciales.

En outre, elle facilite la mise en place d’opérations promotionnellesélectroniques et diminue les coûts. Ainsi, le coût d’une commande est bieninférieur au coût moyen postal.

Par ailleurs, dans le cadre d'un partenariat logistique : les informationstransmises grâce à la lecture des codes barres (à la sortie des caisses ou desentrepôts) déclenchent une commande automatique des produits, favorisant un

approvisionnement en continu et une limitation des stocks.

L'industriel propose des réapprovisionnements, en continu, et réduit ses stocksjusqu'à 50 voire même 60% chez le distributeur qui peut, de son coté, mieuxmaitriser ses flux de produits en réduisant ses stocks et ses prix de revientindustriels. Cela occasionne des gains de coûts qui devraient se répercuter sur lesprix pour le consommateur... Celui-ci sera d'autant plus satisfait s'il trouve sesproduits, sans rupture, dans le linéaire.

De plus, le traitement logistique se fait par « familles de produit » et non plus pararticles. Les catégories de produits sont définies en fonction des besoins duconsommateur ce qui permet d'aboutir, au final, à une synchronisation de laproduction. Cela suppose un réel partenariat entre distributeur et fournisseur. Biensûr, une relation de confiance s'impose pour échanger les données.

Le transfert est automatique si les données sont déjà harmonisées aux normesGENCOD (Gencod-EAN France est une association de codification française). Sinon,il faut les traduire à l'aide de logiciels. Les informations passent soit en direct, soitpour des raisons de coût via la messagerie Allegro. Les gains tirés de l'échange de

données informatisées sont importants tant pour le fabricant que pour ledistributeur ; ils portent sur les coûts logistiques en réduisant la durée du cycle dedistribution de la commande à l'expédition, les frais de gestion administratives enmodifiant les relations entre industriel et distributeur, les coûts commerciaux. Pourl'industriel ces gains sont d'autant plus importants que sa gamme et son nombre deréférences au tarif sont larges.

Les Pays-Bas ont appliqués très vite le système : par exemple, le distributeurAlbert Heijn a appliqué ce système, dès 1996, devenant ainsi le 1er distributeur dupays avec 33% de Parts de Marché. Son concept ? « Today for Tomorow !»autrement dit « les marchandises commandés aujourd'hui arrivent demain ! ».

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Prenons l’exemple d’Auchan avec ses 48 hypermarchés et ses fournisseurs dutextile- habillement. La mise en place de l'EDI a permis de réduire les délais dedécision à huit jours, de diminuer les stocks et d'augmenter le chiffre d'affaires.L'outil informatique permet de collecter les informations précieuses pour les

distributeurs qui peuvent cerner avec précision leur positionnement par famille,par tranche de prix et par région, comme pour les fabricants qui peuventconstruire leurs collections en se conformant à ce positionnement et organiserproduction et approvisionnement en fonction des statistiques de ventes.

Tableau1 : Gains p rovenant de la mise en place de

L’échange de données informatisées(EDI)

Fabricant Distributeur

Coûts logistiques ++

Réduction des délais d'approvisionnement

Diminution des frais de stockage (usine et entrepôt) + +++

Augmentation de la prévision de vente +++ + +

Frais de gestion administrative

Economie dans les coûts de traitement (non ressaisie desdonnées)

+ + + + +

Diminution des erreurs et litiges ++ + +

Coût commerciaux

Moins de retard dans les délais de paiement

+++

Accélération de la prise en compte des nouvelles fiches-

produits

+++ +

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Meilleure capacité de réagir à la demande ++ +

Offre optimisée de linéaire + + + +

Moins de ruptures de stocks +++ + + +

Le circuit de l’EDI à ce niveau se présente ainsi (voire schéma 1) :

Les informations allant de la commande jusqu’à l’avis de crédit vont êtreenchaînées sans le moindre document et multiplier les banques de données ;Ainsi,les producteurs ne se contentent plus de vendre des produits. Ils engrangent desdonnées(1) puis les envoient dans la boîte aux lettres électroniques dudistributeur(2).Celui-ci constitue sa propre base de données (3) puis transmet àcelle du magasin les informations nécessaires(5) éventuellement à la base

régionale(6) et à l’entrepôt(4) , qui informe le magasin des livraisons. La surfacede vente transmet l’état de ses ventes au producteur (8) et à sa centraled’achat(9). Ce circuit n’est possible que si tous les acteurs adoptent un mêmelangage.

Schéma 1 : Multiplication des bases de données

Producteur Distributeur

(1) (2) (3)

Marketing

(6)

(5) (4)

(7)

(8)

Source :La distribution, Marc VANDERCAMMEN & Nelly JOSPIN-PERNET

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Base produit Base tampon

Base régionale

Base produits

Base produitsBase produits

Caisse

Centrale d’achat

(9)



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1-CAS DE L’EDI AU NIVEAU DE LA GRANDE DISTRIBUTION

AU MAROC (METRO)

Au niveau du Maroc, le constat est que les fournisseurs résistent àl’informatisation. Ils se disent pas encore prêts pour changer de méthode, seuls15% de ceux de Metro ont intégré le système. Le vœu de toutes les grandesenseignes est que l’EDI se généralise, même si les fournisseurs ne sont pas encoreprêts pour intégrer le programme. Metro, Acima et Marjane ont déjà franchi lepas. Label’Vie le prévoit pour 2012.

L’enseigne Métro multiplie les réunions d’information avec ses fournisseurs,accompagné dans cette démarche par la société Eumatech, cabinet spécialisé dans

le conseil en systèmes d’informations, spécialiste des EDI (Echange de donnéesinformatisées), afin de familiariser les fournisseurs avec le système. L’outil estdonc d’utilité stratégique. «Il permet la transparence, la traçabilité et moins deformalités administratives», explique Malik Touimi Benjelloun, associé gérantd’Eumatech. Mais le système ne concerne pas que la grande distribution. Parmi lesstructures équipées de solutions EDI, il y a la Centrale Laitière, DHL, ONA,Unilever.

La commande est saisie dans le système d’information, va être imprimée, faxéeà l’industriel qui la ressaisit à son tour dans son système d’information. Puisque ledistributeur s’adresse à plusieurs industriels, cela devient vite très compliqué. Lacommande arrive directement dans le système d’information du fournisseur. Il n’ya plus de saisie avec toutes les erreurs possibles. Cela diminue les retours, leslitiges administratifs qui viennent détériorer la relation commerciale parce que lefax n’était pas lisible, ou qu’il a été perdu… Metro propose la solution gratuite pourles petits et moyens fournisseurs pour les inciter à intégrer le système. En plus, lefournisseur peut avoir un répertoire sur la plateforme pour qu’il puissecommuniquer avec les autres fournisseurs notamment sur le listing de prix, lespromotions, les mises à jour d’information…

Le système a un coût. Le prix pour acquérir un transformateur EDI et un serveurde communication s’élève à 86.250 DH. Le coût de mise en œuvre d’installation desolutions, de formations des équipes et de mise en place de la commande pourMetro est de 36.000 DH, en plus de la maintenance annuelle qui est de 18.975 DH.«L’EDI sera de plus en plus imposé par la grande distribution car cela coûte pluscher de faire autrement. En Europe, si vous n’avez pas d’EDI, vous ne pouvez pasêtre référencié par les GMS. Plus de 99% des commandes sont échangées par EDI»,selon Touimi Benjelloun.

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A côté de l’EDI commande, Metro veut aussi développer l’EDI paiement.L’enseigne a signé une convention avec Maroc Factoring, filiale de BMCE Bank, pourproposer une solution de financement anticipée avec des conditions avantageuses.Dans un contexte fortement touché par une crise de liquidité, une raréfaction des

crédits et une hausse de risque d’impayés et pour répondre aux besoins de sesfournisseurs, Metro Maroc propose une nouvelle formule de paiement électronique,Finance Service. Depuis près d’un mois, les fournisseurs ont la possibilité debénéficier d’un financement anticipé sur les paiements EDI. Une solution depaiement électronique qui n’était pas possible auparavant avec le système detraites. Maroc Factoring a réalisé une enquête sur un panel de 1.000 entreprises demoyenne taille, représentatives du tissu économique pour étudier l’opportunitéd’une telle offre.

Les constats sont les suivants: le délai moyen de paiement client dépasse les 135

jours avec un taux d’incident de plus de 40%, un taux de financement bancairepour tout ce qui est court terme de 6,75% et un accès quasi impossible pour lesfacilités bancaires sans délivrer des garanties réelles. Ce sont les 4 paramètres quisont un véritable frein pour le développement de l’entreprise et une perte devaleur ajoutée. L’offre veut remédier à cela avec à la clef une commission definancement de 5,75%. Cela évite de bloquer la trésorerie des fournisseurs, certainsne pouvant pas escompter leurs effets.

Au niveau des épiciers et des supérettes, Metro s’est inscrit dans le plan Rawaj

pour apporter son savoir-faire à l’épicier et l’aider à remodeler son commerce entermes de merchandising, de sécurité. Il y a eu un développement fait par legouvernement qui va proposer une solution de caisse à ces commerces notammentpour des soucis de traçabilité. Il a déjà choisi deux prestataires de services qui vontfournir ces caisses. Ce système va permettre aussi un suivi informatique du stock.Cela fait partie des projets de développement dans un ou deux ans. L’épicierrecevra aussi les promotions de Metro. Il pourra être connecté avec son fournisseurà travers sa caisse et pourra passer ses commandes et gérer son stock. Métro a déjàremodelé 900 épiceries. Il lui faut maintenant passer à la 2e étape et accélérer leprocessus.

Il y a beaucoup d’accompagnement à faire auprès des fournisseurs de la grandedistribution. Ils sont encore réticents au système informatisé, EDI. Acima etMarjane ont également mis en place le système. Le papier est encore perçu commeétant plus sécurisant. Le challenge est que les fournisseurs acceptent de changerleur processus. Pour cela, il faut les accompagner, en leur montrant le gain que lesystème apporte. Selon Hervé Streifer, le directeur des achats à MetroMaroc,Métro enrégistre des taux de ruptures énormes dans ses linéaires, de l’ordrede 15%. Ce taux de rupture est directement lié au mauvais fonctionnement à leur

niveau et au niveau de leurs fournisseurs. Le fait de livrer correctement augmentele chiffre d’affaires. Et cela est possible grâce à l’outil simple d’EDI. D’autant plus

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que c’est un outil qu’il propose gratuitement. Cela constitue un premier pas versl’EDI qu’il est primordial de franchir.Le fournisseur se connecte sur le Web Side etpeut recevoir toutes les commandes de Metro en les téléchargeant.

Par ailleurs, l’EDI paiement passe encore moins auprès des fournisseurs.Lepaiement est le nerf de la guerre, plus que la commande. Métro a été un peu plusradicaux avec certains de ses fournisseurs dans l’approche en leur demandant debasculer tout de suite sur l’EDI. Il y a eu quelques discussions. Mais ce qui est sûr,c’est qu’il y a une contribution financière si le fournisseur ne rejoint pas leprogramme EDI paiement de ce ladite enseigne.. L’EDI permet de diminuer lestâches administratives et de recevoir le paiement en temps et en heure pour desobjectifs de rentabilité et d’amélioration du business.

Mais, il existe des contraintes administratives qui freinent le développement du

système, notamment celle liée à la régulation de la signature informatique.

2-ROUTE : Jusqu’à 40% du C.A

Le secteur a été précurseur de la mise en oeuvre des EDI (échange de donnéesinformatisées) sous l'impulsion du Groupe des transporteurs français (GTF) par uneaction volontaire des transporteurs. Aujourd'hui, plus de 500°000 expéditions/joursur un total de 1,7 millions sont traitées par EDI en France représentant environ 1,2millions de messages échangés entre les chargeurs, les grands transporteurs etleurs sous-traitants régionaux.

Des grands messagers disent réaliser 40% de leur volume d'affaires par EDI. Grâce àce déploiement rapide des EDI, la France est le pays européen le plus avancé dansles échanges du transport routier : ceux-ci couvrent essentiellement les ordres detransport, remontées d'information et la facture entre chargeur et transporteurainsi que les bordereaux de remise/groupage entre transporteurs/commissionnaireset leurs affrétés.

3-CAS GALIA

PRESENTATION DE LA SOCIETE GALIA

GALIA est un organisme de standardisation des moyens d'échange de produits etd'informations créé par et pour l'industrie automobile française en 1984. GALIA estmembre de l'organisation européenne Odette dont la mission est identique à lasienne, pour l'Europe et dans des partenariats de plus en plus fréquents avec seshomologues américaine (AIAG), et japonaises (JAMA/JAPIA)…

UN PEU D’HISTOIRE

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GALIA est née en 1984 d'un besoin urgent d'amélioration des échanges entrepartenaires du secteur automobile, conséquence de grands bouleversements suiteaux deux chocs pétroliers des années 1973 et 1979. A cette époque Internet et leCommerce électronique n'existaient pas et l'EDI (Echange de Données Informatisé)

et l'EDTi (Echange de Données Techniques informatisé) en étaient à leur toutdébut.

MISSIONS

➢ Elaborer des recommandations (dont certaines constituent des standardsreconnus et utilisés par l'ensemble de la communauté automobile française)pour l'échange de produits et d'informations entre partenaires du secteurautomobile

➢ Mettre ces recommandations à la disposition de ses membres ;susciter la

réalisation par les sociétés "membres Club" d'outils conformes auxspécifications contenues dans les recommandations.➢ Informer et sensibiliser les responsables des sociétés du secteur sur

l'existence et l'intérêt de ces outils ;➢ Promouvoir la mise en œuvre par les sociétés du secteur automobile des

solutions issues de ses recommandations ;➢ Informer et former les utilisateurs potentiels de ces outils➢ Représenter et défendre les intérêts de ses membres auprès des

organisations françaises, européennes et mondiales travaillant dans lesmêmes domaines et sur les mêmes thèmes.

La mission de GALIA s'inscrit dans un contexte stratégique de développementdes implantations internationales, de la compétitivité et de la rentabilité desconstructeurs et des grands équipementiers français.

La compétitivité des entreprises du secteur passe par l'amélioration de l'offrecommerciale, l'augmentation de la qualité, la réduction des délais et des coûts.

La mission de GALIA s'est d'abord et principalement développée dans le domaine de

la Logistique : Emballages, Etiquettes, Messages EDI, Bonnes Pratiques Logistiques,puis dans le domaine de l'Ingénierie : Echanges CAO, Echanges de DocumentationTechnique, etc.

Le développement du Commerce Electronique, rendu possible par celui desNouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC), change ladonne et conduit la communauté automobile à repenser ses processus et sonorganisation.

Cette évolution touche GALIA dont le rôle "pivot" au sein de la communauté

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automobile pour tout ce qui concerne le B2B (Business To Business = Echanges interentreprises) se trouve renforcé par le développement du e-Business.

Conclusion

A l’origine, l’EDI a été développé pour faire face à des transactionsstandardisées et répétitives entre des partenaires réguliers. Les systèmesd’information mis en place répondaient aux attentes des différents intervenants enmatière de rapidité, fiabilité et sécurité des échanges.

L’utilisation du système d’échange de données informatisées est bénéfiquepour les entreprises qui décident de s’engager totalement dans son utilisation. Ilpermet de supprimer les coûts qu’ils soient matériels, humains,… mais aussid’engendrer une nouvelle organisation qui est et qui doit être beaucoup plus simpleà manier pour les gérants de l’entreprise.

De plus, cette organisation permet au final de répondre aux attentes des clients defaçon plus rapide et plus précise. En définitif, même si la mise ne place de cesystème EDI est assez complexe et demande du temps au démarrage, cela reste uninvestissement avantageux pour le futur. Cependant l’EDI ou toutes les autres

techniques d’échange de données sont des systèmes sont performants mais quidoivent être entretenus et suivis tout au long de la progression de l’entreprise.

Toutefois, la nécessité de s’ouvrir aux nouveaux partenaires, moinsréguliers, a demandé une adaptation des méthodes EDI aux services proposés par leweb. Ceux-ci offrent une plus grande variété de messages et peuvent ainsi ouvrir lavoie à de nouvelles relations commerciales à fidéliser. C’est peut-être là toutl’enjeu du webEDI : offrir de nouveaux processus commerciaux, plus souples,

accessibles, moins coûteux mais tout aussi fiable et performant que l’EDItraditionnel.

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Bibliographie & webographie• Quelle place pour la confiance dans les pratiques logistiques

collaboratives entre producteur et distributeur ? Marie-PascaleSENKEL

• L'échange de données informatisées, MARECHAL Hervé (2005)

• La Distribution, Marc VANDERCAMMEN & Nelly JOSPIN-PERNET,édDe Boeck, 2005

• Marketing Management, 12ième édition, KOTLER et DUBOIS,édition Nouveau Horizons, 2003

• 15 Problématiques Marketing et Commerciales induites par leCommerce Electronique,Serge Dimitradis, Bernard Chapelet,

Jocelyne Deglaine, Mohammed Matmati.• Les facteurs d’émergence du trade marketing dans la grande

distribution, Alex LIGNIERES, Directeur conseil au sein del'agence de communication SYMAPS (Montpellier)

• http://www.techniques-

ingenieur.fr/dossier/echange_de_donnees_informatis

e_edi_/H3598? jsessionid=ED45C616F089551FDAEB6BD952AA047E

&resourceName=true

• http://www.edifrance.org/toutsavoirsur.php?

theme=5

• www.marocinfocom.ma :Article du 08/09/2010: Maroc: Grandedistribution, les fournisseurs résistent à l’informatisation

• www.gxs.fr• http://www.netalya.com/fr/Article2.asp?CLE=35

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http://www.techniques-ingenieur.fr/dossier/echange_de_donnees_informatise_edi_/H3598?jsessionid=ED45C616F089551FDAEB6BD952AA047E&resourceName=true





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• http://www.edifact.fr/

http://www.edifact.fr/

http://www.edifact.fr/

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