会计电算化的意义 -...

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第一节　会计电算化的意义

一、会计电算化的产生及含义

（一）会计电算化的产生

电子计算机诞生于２０世纪４０年代，开始主要应用于军事领域，以后逐步

进入管理领域。１９５４年１０月美国通用电气公司首次利用计算机计算职工薪

金，引起了会计数据处理的变革，直接推动了电子计算机在公司内部会计核算

的各个方面的推广应用。其他大中型企业纷纷效仿，在西方掀起了在会计中运

用电子计算机的热潮。欧洲、日本紧随其后，也开始推广电子计算机在会计领

域中的运用。我国第一台电子计算机诞生于１９５８年，但直到２０世纪７０年代

末，才开始被用于会计工作。１９７９年，财政部给长春第一汽车制造厂拨专款

５００万元，从民主德国进口电子计算机，进行电子计算机在会计中运用的试点。

这是我国第一次在企业管理方面进行大规模信息系统的设计与实施，是我国会

计电算化的一个里程碑。１９８１年８月，在财政部、第一机械工业部和中国会计

学会的支持下，中国人民大学、长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成

本应用电子计算机专题研讨会”，会上第一次提出“会计电算化”的概念，正式把

“电子计算机在会计中的应用”简称为“会计电算化”，由此引出了“会计电算化”

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会计电算化

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这一专有名词。

（二）会计电算化的含义

会计电算化是将计算机技术应用到会计业务处理中的简称。它是一个利

用计算机替代手工记账、算账、报账以及替代部分由人脑完成的对会计信息进

行整理、加工、分析、预测，乃至对经济活动进行决策的过程。它将以电子计算

机为主的当代电子和信息技术运用于会计核算与管理工作中，能使财务人员摆

脱繁重的统计、汇总等工作，从而将更多的精力投入到管理工作上去。

会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅仅是会计发展的需

要，也是经济和科学技术发展对会计工作提出的要求。会计电算化已经成为一

门融计算机科学、管理科学和会计学为一体的学科。

二、会计电算化的意义

会计电算化作为一门现代会计处理手段，对提高会计工作质量，促进会计

职能转变，提高经济效益和推动管理现代化都有十分重要的作用。

（一）减轻了劳动强度，提高了工作效率

实行会计电算化后，运用电子计算机进行会计数据和会计信息的处理，如

计算、分类、汇总、查询等，既高速快捷，又准确无误。只要将会计数据输入计算

机，计算机就会自动、高速、准确地完成记账、算账、转账、生成报表等工作，不但

减轻了会计人员的劳动强度，还可避免手工操作过程中重复抄录、易出差错等

弊端，从而提高了工作效率。

（二）促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量

为了确保会计核算的准确、安全和完整，财政部制定了《会计核算软件基本

功能规范》、《会计电算化工作规范》等规章制度，对数据来源提出了一系列的要

求，在数据处理过程中又能始终进行控制，在很大程度上解决了手工操作中不

统一、不规范、易出错、易遗漏的问题。因此，可以促使会计工作规范化程度的

提高，使会计工作的质量得到保证。

（三）促进了会计人员素质的提高

开展会计电算化后，由于工作效率的提高，使会计人员有更多的时间学习

新的知识；同时，会计电算化实施的本身，又要求广大会计人员学习有关会计电

算化方面的新知识，以适应工作的需要，从而使会计人员的知识结构得以更新，

会计人员的素质得以提高。

（四）促进了会计职能的转变

会计电算化的实行，大大提高了会计工作的效率，使得财会人员能够腾出

更多的时间和精力参与经营管理工作，为领导决策提供准确的会计信息，变事

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会计电算化概述

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后核算为事前预测、决策和事中控制，更好地发挥了会计人员的作用，从而实现

会计工作由核算型向管理型的根本转变。

（五）促进了理论和技术的发展，推动了会计管理制度的改革

会计电算化不仅是会计核算手段和数据操作技术的变革，而且它还会对会

计核算方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究产生深远的影响，从而促进

会计自身的不断发展。

（六）推动了企业管理的现代化

会计管理的现代化是企业管理现代化的重要组成部分，它为企业管理现代

化奠定了基础。实现会计电算化后，利用计算机处理和存储数据的强大功能，

不仅可以对经济活动进行详细记录，而且通过实时处理能够及时掌握当前经济

活动的最新数据，预测市场变化趋势，决策经济活动方案。随着互联网越来越

广泛的运用，会计信息可迅速传递给企业的任意主管部门，使企业经营者及时

掌握企业自身的经营活动的最新情况和存在问题，并采取相应的措施。

三、会计电算化原理

（一）手工会计账务处理流程

手工会计账务处理流程包括记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理

程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记总账账务处理程序等多种方式。其中，

记账凭证账务处理程序是最基本的方式，业务流程如图１１所示。

图１１　记账凭证账务处理流程

如图１１所示，第①步，根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证；第

②步，根据记账凭证登记序时账，即现金日记账和银行存款日记账；第③步，根

据记账凭证登记总分类账；第④步，根据记账凭证登记明细分类账；第⑤步，对

账；第⑥步，根据总分类账、明细分类账编制会计报表。

其他几种账务处理程序和记账凭证账务处理程序的业务流程基本相同，只

是在总账登记方面发生一些改变。例如，科目汇总表账务处理流程是先根据记

账凭证编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账，如图１２所示。


会计电算化

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图１２　科目汇总表账务处理流程

（二）电算化账务处理流程

电算化账务处理基本流程是将会计数据输入计算机，由计算机完成处理，

最后打印输出，即编制记账凭证将数据输入系统，对登账过程进行处理，最后通

过报表输出，如图１３所示。

图１３　电算化账务处理流程

（三）手工会计与电算化会计的简单比较

１．手工会计与电算化会计的相同之处

（１）目标一致

两者最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息参与经营决策，提高

经济效益。

（２）都要遵循基本的会计理论和会计方法

电算化会计会引起会计理论和会计方法上的变化，但是这种变化是渐进

的，而不是突变的。目前的电算化会计遵循基本的会计理论和会计方法。

（３）共同遵守会计法规和会计准则

电算化会计应当严格执行会计法规和会计准则，从措施上、技术上杜绝可

能出现的失误。

（４）基本工作要求相同

两者都有这样的基本工作：采集数据；对数据进行加工处理；存贮和记录资

料；制定各种程序，包括规定需要何种数据，于何时、何地取得该项数据以及如

何使用和传递数据；编制报表。

（５）借贷复式记账的原理相同

两者对发生的经济业务都要运用借贷平衡原理，编制会计分录，记入账户，

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再进行排序、分类、计算、记录、判断等加工处理，最后编制会计报表。

２．手工会计与电算化会计的不同之处

（１）信息处理工具及数据载体不同

手工会计使用的信息处理工具是算盘、计算器等，以纸张为信息载体，保管

难度大，占用较多的空间，不易查找，传递也不方便；电算化会计使用的信息处

理工具是电子计算机，以磁性介质或光盘作为信息的载体，体积小，易于保管和

查找，占用空间少，而且还可以利用网络系统进行传输，查询方便。

（２）会计工作的组织体制不同

手工会计中，会计工作的组织体制是以会计事物的不同性质作为主要依

据。手工信息处理中的会计岗位，一般分为出纳、工资、材料、固定资产、成本核

算等若干工作岗位，进行具体的业务核算，并设专人组织记账、编制报表，人员

也是专职会计人员；而会计电算化中的会计岗位分为电算主管、软件操作、审核

记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位，人员由既懂会计知识，又懂计算机

知识和软件操作的复合型人才组成。

（３）账簿设置及记账规则不同

从账户的设置方式上看，手工会计中，要为会计六大要素分别设置六大类

账户，并要设置总分类账和不同的明细分类账。电算化会计中，把设置账户定

义为为了将来取得某种信息，预先设置好塑造该种信息的模型。所有账户都被

赋予一个科目号，这个科目的第一位，标志这个科目的大类别，前三位（四位）标

志了总账的会计科目，这样可以方便地进行总账、明细账、日记账等各种处理，

它完全打破了手工会计下各种账簿的不同处理方式和核对方法，实现了数出一

门（都从凭证上来）、数据共享（同时产生日记账、总分类账、明细分类账、报表）。

从账簿的装订方式上看，手工会计信息处理中的日记账和总账采用订本

式，明细账采用活页式；而电算化会计采用的是折叠账页。

从账簿的修改方法上看，手工会计信息处理中的错账更正可根据不同情况

采用划线更正法、红字冲销法和补充登记法，账页中的空行、空页要加盖作废戳

记；而电算化会计中的账簿不可能完全采用手工会计信息处理中的改错方法，

为保证审计线索的追踪，规定凡已经结账的凭证数据不能修改，如需修改，只能

采用红字冲销法和补充登记法更改错误，以便留下修改痕迹，同时，打印输出的

账页空白部分也不许划线注销。

（４）会计核算的组织形式不同

在手工会计信息处理中，有记账凭证核算组织形式、科目汇总表核算组织

形式、汇总记账凭证核算组织形式、日记账核算组织形式和日记总账核算组织

形式，这些会计核算组织形式是根据登记总账依据的不同而划分的，目的是简

化登记总账的工作，避免不必要的重复和计算。而电算化会计，随着信息处理


会计电算化

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手段和存储方式的变革发生了变化。目前，电算化会计的核算组织形式，大多

是将手工的会计核算组织形式移植过来，但处理过程发生了变化，兼容了多种

会计核算组织形式。

（５）会计控制方式不同

在手工会计信息处理中，内部控制是通过凭证传递程序，规定每个工作点

应完成的任务，并在传递程序中选择控制点，进行日常工作中的校验、校对。为

保证会计信息的正确性，采取了账账、账证、账实、账表等核对方式，以及签字、

盖章等控制方式。在电算化会计中，对手工的内部控制方式也做了必要的改

变，有的已经取消，如账证、账账、账表核对的控制方式已经取消，但对数据初次

进入系统做了严密的控制，保留了账实核对、签字、盖章等控制方式，增加了权

限、序时等控制方式。

第二节　会计电算化的发展

一、国外会计电算化的发展

电子计算机是２０世纪４０年代发展起来的新技术，而会计电算化的起源应

追溯到２０世纪５０年代，以１９５４年美国通用电气公司首次利用计算机计算职

工薪金为“开创数据处理新纪元”的标志。随着计算机技术的发展，其应用范围

不断扩大，其发展大致经历了以下四个阶段。

（一）单项处理阶段

２０世纪５０年代初期到６０年代中期，会计电算化处于单项处理阶段。这个

阶段的基本特征是利用计算机替代部分手工操作，主要是完成单项工作，如工

资计算、材料核算等某一方面的工作。

（二）综合处理阶段

２０世纪６０年代中期到７０年代初，会计电算化进入综合处理阶段，人们利

用计算机对某一会计子系统进行核算，如材料管理等。这一阶段的基本特征是

针对某一会计子系统进行较为综合的数据处理，数据和程序有一定独立性，程

序构成一个子系统，以文件方式管理数据，使用相当灵活。

（三）管理信息系统处理阶段

２０世纪７０年代中后期，会计电算化进入管理信息系统处理阶段，慢慢实现

了管理信息的综合化、系统化，形成企业管理的一个子系统。在数据处理方式

上，使用了数据库管理系统，实现了应用程序与数据相互独立，系统工作效率

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高，数据冗余度小。能借助局域网，将分散在企业各部门的计算机和主要设备

联系起来，实行远距离的数据传递和通信。这一阶段的基本特征是：以文件和

数据库作为软件的支持，数据共享性提高，容量大。

（四）决策支持系统

２０世纪８０年代以来，会计电算化进入决策技术处理阶段。在数据处理方

式上实现了完整的数据管理系统，建立了经济数学模型库，能提供高层次的决

策方案和信息。在处理方式上，应用程序和数据均有最大限度的独立性，数据

冗余度最小，出现了分布式网络系统。其基本特征是：数据冗余度最小，并可以

无限扩张，建立了网络构造及终端。

二、我国会计电算化的发展

我国会计电算化工作起步较晚，从２０世纪７０年代末开始，经历了缓慢发

展阶段、自发发展阶段、稳步发展阶段和目前的管理型会计软件发展阶段。

（一）非商品化定点开发阶段（１９７９～１９８８年）

我国第一台电子计算机诞生于１９５８年。１９７９年，财政部给长春第一汽车

制造厂拨专款进行电子计算机在会计中应用的试点。１９８１年召开“财务、会计、

成本应用电子计算机专题研讨会”，会上首次提出“会计电算化”的概念。２０世

纪７０年代末至８０年代中期，我国理论界开始研究计算机在会计核算工作中的

应用，并逐步建立起会计软件理论结构模型。随后部分企业开始与一些高等院

校、科研院所合作研究如何将计算机运用于企业管理工作中去，最早的应用主

要集中在会计核算业务处理工作以及工资管理工作中。

在这一阶段，由于计算机信息处理技术的限制，加上我国的软件开发水平

很低，计算机在我国会计业务处理工作中的应用局限在少数企业进行的定点开

发。尽管绝大多数定点开发与应用工作都没有取得成功，但这些探索性工作为

我国最早一批商品化会计软件的开发奠定了坚实的基础。

（二）单项业务处理型会计软件阶段（１９８８～１９９３年）

１９８８年前后，会计理论界就会计软件开发应用能否形成商品化软件产品并

进行大范围推广应用展开了一些讨论，并在上海和吉林召开了会计电算化研

讨会。

自１９８８年我国第一家专门从事商品化会计软件开发和推广的企业———用

友财务软件服务社成立以来，五年时间里，相继出现了先锋财会电算化公司、金

蜘蛛软件公司、万能公司、安易公司等一批专门从事商品化会计软件开发和推

广的专业公司，仅通过财政部评审的商品化会计软件就达２３个，会计电算化的

发展速度明显加快。


会计电算化

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在这个阶段，我国的会计软件产品主要是完成账务处理、会计报表制作、工

资核算处理和固定资产卡片管理。账务处理主要实现以计算机替代手工会计

核算业务，由计算机制作凭证、记账、算账和生成账簿，报表软件则实现从账务

系统中通过函数取数据自动制作会计报表。单项业务处理型会计软件在功能

上只能满足企业一般的记账要求，其主要目标就是减轻会计人员的记账工

作量。

（三）核算型会计软件阶段（１９９３～１９９８年）

随着单项业务处理型会计软件的发展和趋向成熟，各会计软件开发商开始

扩展软件功能。核算型会计软件在单项业务处理软件的基础上增加了固定资

产核算、材料核算、销售核算和成本核算，基本上实现了以计算机进行全面会计

核算业务的处理。

核算型会计软件的各功能模块可以独立运行，模块之间在结构关联上是松

散的，不能称之为一个系统整体，未能解决数据重复录入现象，即使不考虑数据

录入时的出错可能，账务系统中的总账信息与各专项核算系统中明细汇总信息

是否一致在会计软件中不存在控制机制，账务处理系统中的金额信息与固定资

产、材料或产品库存等实物信息是否一致也同样不存在控制机制。

（四）管理型会计软件阶段（１９９８年以来）

管理型会计软件克服了核算型会计软件结构上的缺陷性，并在功能上作了

较大的调整，主要功能包括：系统管理、总账、资金管理、报表、工资、固定资产、

采购、销售和库存管理等。

与核算型会计软件功能结构相比，管理型会计软件功能结构特点主要有：

一是管理型会计软件解决了系统整体性与集成运行问题；二是管理型会计软件

解决了业务数据一致性控制问题；三是管理型会计软件提供了财务管理功能；

四是管理型会计软件提供了对企业除生产环节外的物流进行管理的功能。

第三节　会计电算化信息系统的结构

一、会计电算化信息系统的概念及基本组成

（一）概念

会计电算化信息系统是以电子计算机技术和现代信息技术为基础，以电子

计算机及其外部设备为数据处理工具，以各种会计制度为依据，由会计信息相

互联系而形成的一个系统。它以人和计算机的有机结合作为系统的主体，构成

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一个人和计算机紧密结合、协同工作的人机系统。

（二）基本组成（物理结构）

会计电算化信息系统的基本组成有硬件、软件、人员、数据和规程。

１．硬件

硬件是在会计电算化信息系统中所需要的所有物理装置的总称。硬件设

备主要包括数据输入设备、数据加工设备、存储设备和输出设备。

（１）数据输入设备。经这些设备把有关经济和财务信息输入到计算机中。

常见的有键盘、光电显示设备、光电字符数据设备、磁性墨水数据设备、卡片输

入设备、纸带输入设备、汉字输入系统等。

（２）数据加工设备。即计算机主机，按一定要求对数据进行存储、转换、排

序、检索等处理。

（３）存储设备。是用于存放信息的设备，包括内部存储器和外部存储器，如

磁盘、磁带、磁鼓等。

（４）输出设备。如打印机、显示设备、绘图仪等。

这些硬件设备的不同组合方式，构成了信息系统中不同的计算机硬件结

构，也决定了不同的计算机工作方式。目前，一般的会计信息处理中较常见的

硬件结构有：单用户结构、多机松散单用户结构、多用户结构、局域网结构。局

域网又可分为星型、总线型和环型，具有设备共享、数据共享、分布式处理、提高

兼容性和适应性等优点。

２．软件

会计电算化信息系统不仅需要硬件设备，而且需要一套软件来完成电算化

工作。会计电算化软件包括系统软件和应用软件。系统软件主要包括操作系

统、计算机语言系统和数据库系统。应用软件主要指会计软件。

３．人员

一般仅指直接从事系统研制、开发、维护和使用的人员，这些人员包括：系

统管理人员、系统维护人员、系统分析设计人员、系统开发人员和操作人员（会

计人员）等。

４．数据

会计电算化信息系统中，数据是不可或缺的组成部分。数据的表示形式、

数据处理方式及数据保存及管理方式都反映了会计电算化信息系统的工作方

式。它的重要任务就是向内部和外部有关人员和部门提供会计信息，这些信息

都按一定的结构存放于计算机数据存储设备中，组成会计系统以供系统查询和

输出。由于会计信息涉及面广、数量大，因此其数据库系统的结构也十分复杂

与庞大。


会计电算化

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５．规程

规程是指系统运转的各种规章制度、手册、说明书等，它是会计电算化信息

系统正常运行的保证。

二、会计电算化信息系统的功能结构

会计电算化信息系统的功能结构是指系统由哪些子系统组成，每个子系统

具备哪些功能，以及各子系统间的相互关系。会计电算化信息系统的功能结构

会随着企业管理需求的发展而不断发展。

对于会计电算化信息系统的功能结构的划分，一般要遵循以下几个原则：

一是系统的适应性，也就是说功能结构划分要使整个电算化信息系统的适应性

增强；二是高内聚低耦合，即把联系密切的功能放在一个子系统（或模块）；三是

可靠性，即模块的划分应有助于提高系统可靠性，减小系统出错及提高系统排

错、纠错及恢复能力；四是符合会计核算的基本要求，即不能脱离会计核算和财

务管理基本过程的要求、习惯；五是通用性，模块的划分要有助于提高系统的通

用性，把能通用的模块和功能系统独立起来；六是以账务系统为中心，这是由账

务系统本身的特点所决定的。

目前，会计电算化信息系统的功能结构划分尚没有统一模式，根据我国企

业中比较典型的会计电算化信息系统划分模型，举例说明如下。

（一）传统形式的会计电算化信息系统功能结构

１．结构模型

传统形式的会计电算化信息系统具有核算、管理和决策三大功能，并按功

能划分为三个子系统，如图１４所示。

（１）会计核算子系统。进行会计核算，反映经营活动情况，主要由账务、报

表、工资核算、固定资产核算等模块组成。

（２）会计管理子系统。进行会计管理，监督企业经营活动情况，一般包括资

金管理、成本价格管理、销售利润管理等。

（３）会计决策子系统。进行会计决策，参与企业经营管理。

２．会计核算子系统之间的数据传递

会计核算子系统各模块之间的数据传递如图１５。

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图１４　传统形式的会计电算化信息系统功能结构

图１５　会计核算子系统各模块之间的数据传递


会计电算化

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（二）会计电算和财务管理一体化形式的会计电算化信息系统功能结构

这种会计电算化信息系统可以分成三个基本部分，即财务、购销存和管理

分析，每个部分由若干子系统所组成，如图１６所示。

图１６　会计电算化信息系统功能结构

第四节　会计信息系统的应用过程

会计信息系统作为企业管理系统中的一部分，其本身也是由多个子系统组

成的，各个子系统服务于企业不同层次的管理需要。每一个子系统又具有相对

独立的功能，彼此之间紧密联系，共同形成企业会计信息数据库。从会计处理

业务内容来看，其主要应用过程有：系统初始设置、日常会计业务处理、工资业

务处理、固定资产业务处理、期末业务处理以及会计报表业务处理。

一、系统初始设置

系统初始化是指会计信息系统在初次使用时，根据企业和单位的实际情况

进行参数设置的过程。系统初始化是将手工会计业务数据移植到计算机中的

一系列准备工作，是使用会计软件的基础。系统初始化的好坏，直接影响到会

计信息系统工作的效果。系统初始设置包括系统的工作环境设置、账套的设

置、科目编码规则的设定、凭证种类的选择、初始余额的录入、会计操作人员的

管理、银行账的设置、往来账项的设置。具体内容如下。

（一）建立账套

建立账套是企业应用会计信息系统的第一步。其中很多内容与日后的会

计业务处理相关联。会计信息系统中都设置了建账向导，用户在建账向导的指

引下完成建账工作。用户在建立账套时要向系统输入以下信息。

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１．账套基本信息

主要包括账套号（账套文件名）、账套名称、账套启用的日期和期间、账套保

存所在的位置。

账套号与账套名是一一对应关系，代表其核算的账套。账套名称可以输入

单位的简称，也可以输入单位的全称，有些会计软件需要输入全称。账套名是

可以修改的。

账套启用的日期和期间主要是规定企业利用会计信息系统进行会计业务

处理的时间起点，一般都选择在月初、月末，季初、季末，年初、年末。会计年度

在我国均选历年制，从当年的１月１日起至当年的１２月３１日止为一个会计年

度。启用日期一经确定不可更改。

账套保存所在的位置是指将用户建账的账套保存在计算机中的哪个区内，

用户可以根据需要将建立的账套存放在系统区以外的区内，如Ｄ盘、Ｅ盘，以防

系统区有问题时丢失数据。系统也设置了默认位置。

２．核算单位基本信息

主要包括企业的名称、简称、地址、法人代表、邮政编码、联系电话等，其中

单位的全称是必需的，在输出的资料中使用的是企业的全称。

３．账套核算信息

包括记账本位币的选择、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精

度等。

记账本位币是建账时必需指定的，系统默认为人民币，但是按照我国的

会计准则的规定，某一独资公司以某一外币作为主要结算货币的可以选择该

货币作为记账本位币。系统提供了多种货币的核算以及外币及汇率折算的

功能。

行业性质是方便用户在使用时选择不同的行业系统加入国家统一发布的

会计科目。用户可以根据自己的需要增设或修改会计科目或明细科目。

编码规则是对企业关键核算对象确定分类级次及各级编码长度，以便于用

户进行分级核算。主要包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类

编码、供应商分类编码、部门分类编码、结算方式编码，编码规则一经确定不能

修改，在设置编码规则时要按一定的原则进行。如：会计科目编码中某一级科

目编码的位数是根据某一级科目中的下一级最多的一个科目位数来定。

数据精度是指定义数据的保留小数位数。

（二）设置操作员及权限

１．设置会计操作员

为了保证系统及数据的安全与保密，避免与业务无关人员对系统进行操

作，系统提供了会计操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权


会计电算化

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限控制。操作员可以增加、修改和删除信息。增加会计操作员时必须提供以下

特征信息：会计操作员的编号、姓名、所属部门、会计操作员密码。

操作员编号是系统区分不同操作人员的惟一标志，操作员的姓名会出现在

其处理业务的相关凭证上。如：编制凭证操作员在其完成一张凭证时系统将其

姓名打印在凭证的制单位置上，以便对操作员的操作行为进行监督和控制。

操作员的密码是操作员对系统进行操作的许可证，每一个操作员在登录时

必须输入其登录密码。

２．修改或删除操作员

操作员刚刚设置完成，可以对其姓名和口令进行更改，操作员一旦以其合

法身份进入系统，便不能删除或修改了。

３．设置会计操作员权限

给每一个会计操作员授权应根据以下原则来进行：根据每一个会计人员需

要完成的会计工作任务来决定。系统规定填制凭证操作员与凭证审核人员不

能为同一人。操作人员的设置主要包括增加、修改和删除等工作。在有关的会

计信息系统中操作员分为不同角色，主要有两种：系统管理员和账套主管。两

者都有权设置其他会计操作人员的操作权限。但是两者又有不同，系统管理员

可以指定或取消某一会计员为账套主管，也可以对各账套的操作员进行授权，

账套主管的权限仅限于他管辖的账套，在该账套内账套主管拥有全部操作权

限，可以对本账套的操作人员进行授权。

（三）设置会计科目

在会计信息系统中，企业可以根据自身的实际情况增加会计科目、修改会

计科目和删除会计科目。具体内容主要有：会计科目编码、会计科目名称、会计

科目余额方向、辅助账核算、外币核算以及数量核算。企业账套的会计科目基

本上与所选行业会计制度规定的一级科目一致，可以在建立账套时选择预置会

计科目，这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少

的会计科目可以增加，如果不一致，可以选择不预置会计科目，这样企业可以根

据自身的需要自行设置会计科目。

１．设置会计科目编码

科目编码就是按科目编码方案对每一个科目编码进行定义。目的是便于

反映会计科目间上下级逻辑关系，便于计算机识别和处理。将会计科目编码作

为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总，减少输入工作量，提高输入速度，

促进会计核算的规范化和标准化。科目编码必须惟一，必须按其级次的先后次

序建立，科目编码用数字表示。

２．设置会计科目名称

会计科目名称是指会计科目非汉字名称。在同一级科目中科目名称不能

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重复，科目名称可以是汉字、英文、数字等，但不能为空。

３．设置科目余额方向

会计科目的余额方向通常与会计科目的类型相关，按照会计制度的规定，

会计科目一般的余额方向是：资产类、成本类科目的余额通常在借方，负债和所

有者权益科目余额在贷方。损益类科目无余额。会计科目的方向是可以调

整的。

４．设置辅助核算科目

对于需要进行部门核算、往来核算和项目核算等专项核算的会计科目要进

行辅助核算设置。设置部门核算后可以按部门进行分类和汇总，设置往来核算

后可以对往来单位进行分类和汇总，设置项目核算后不仅可以方便地实现对部

分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况进行管理提供

了快速方便的辅助手段，设置现金和银行日记账后可以实现出纳管理。辅助核

算的设置是通过对会计科目修改完成的。

５．设置外币核算科目

企业有外币核算业务的需对一些会计科目设置外币业务核算，外币核算设

置内容主要有：外币代码、外币名称、汇率及外币折算方法。

６．设置数量核算科目

企业根据会计业务的需要对有关数量核算的会计科目进行设置。设置数

量核算后可以按指定的计量单位进行分类和汇总，也是通过对会计科目修改来

完成的。

（四）设置各辅助核算项目

设置各辅助核算项目主要是设置各种编码档案信息。包括设置往来单位

档案、设置部门档案、设置项目档案等。这些档案信息将在填制凭证中被选择

引用。

１．设置客户档案

企业在利用会计信息系统核算时需要进行往来管理，将企业客户的详细信

息录入到客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查

询等分类处理。客户档案平时有变动时可以及时进行调整。客户档案的内容

主要包括客户编码、开户银行、联系方式及信用等级等信息。

２．设置供应商档案

企业必须将供应商的详细信息录入到供应商档案中去，以便于进行往来管

理。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处

理。供应商档案平时有变动时可以及时进行调整。

３．设置部门档案

在会计核算中，往往需要对部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有


会计电算化

●１６　　　

隶属关系的上一级进行汇总。设置部门档案是设置会计科目中要进行部门核

算的部门，以及要进行个人核算的往来个人部门。

（五）录入科目累计发生额和期初余额

将各个科目及辅助核算项目，在开始使用会计软件进行核算时的科目余额

及发生额等相关数据输入软件系统，它是手工会计核算和计算机核算的衔接

点。期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中去的过程之一。余额和

累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数由系统

自动计算。余额方向与记账方向相反的用负数填。填入辅助项目数据。

（六）进行试算平衡以及修改凭证字等设置

二、日常会计业务处理

主要是完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印以及出纳签字等业务。

（一）录入记账凭证

记账凭证的内容包括两部分：凭证头和凭证正文。在输入凭证时若会计科

目有辅助核算要求的则要输入辅助核算内容。

１．凭证头内容

凭证类别。可以输入记账凭证字别，如收、付、转等。

凭证编号。由系统分类按月自动编号，也就是说每类凭证每月都从１号或

０００１号开始。

制单日期。也就是填制凭证的日期，系统自动取进入账务系统前输入的业

务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可修改输入。

附单据张数。是指输入原始凭证的张数。

２．凭证正文内容

摘要。要输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。

科目。只能录入末级科目。

辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信

息，包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。若需要对所输

入的辅助项目进行修改，可以双击需要修改的项目，系统显示信息录入窗口，可

以进行修改。

金额。这是指分录的借方或贷方本位币发生额，金额不能为零，红字金额

用负数输入。

保存凭证。这是指将编制完成的凭证保存到计算机内。

（二）记账前凭证修改

记账前对于机内错误会计凭证可以进行修改。在填制凭证中，可以通过输

第一章


●１７　　　

入查询条件找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改。可以修

改的内容包括摘要、辅助项、金额和方向。

（三）凭证审核

为了保证登记到账上的每一笔经济业务的正确性和可靠性，制单员填制的

每一张凭证都必须经过审核员的审核。

审核凭证是审核员按照会计制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核

对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录和数据计算是否正确等，

审核员认为错误或有异议的凭证应交与制单员修改后再审核，只有经过审核的

记账凭证才允许记账。凭证的录入、审核不能为同一人，审核人不能直接修改

凭证。

三、工资业务处理

工资业务处理主要是完成工资核算方法的建立、工资计算方法的设置、工

资报表的输出等任务。

工资核算是每一个单位财会部门最基本的业务之一，是一项重要的经常性

工作。它的工作好坏直接关系到职工的切身利益。工资核算系统的任务是以

每一个职工个人的工资原始数据为基础，计算应发工资、津贴、补贴、各种扣款

和实发工资等，编制工资结算单，按部门和人员类别进行汇总，进行个人所得税

的计算，提供多种方式的查询，打印工资发放表、各种汇总表和个人工资条，进

行工资费用分摊与计提，并实现自动转账处理。

（一）初始设置

１．部门及人员设置

部门设置是设置部门档案信息，以便工资数据可按部门进行分类。人员设

置包括人员类别设置和人员档案设置。人员类别与工资费用的分配、分摊相关

联，以便于按人员类别进行工资汇总计算。人员档案设置用于登记工资发放人

员的姓名、职工编号、职工所在部门、人员类别等信息，人员的增减变动也在本

功能中进行处理。

２．工资项目设置

工资项目设置也就是定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。

系统中有一些固定项目，是工资账中不可少的，如：应发合计、扣款合计、实发

合计等，这些项目不能删除和修改。其他项目可以由企业根据实际情况定义

增加。

３．定义工资计算公式

定义工资计算公式就是定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的


会计电算化

●１８　　　

运算关系。运用公式可以直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资

计算处理。定义公式可以通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完

成。定义工资项目的计算公式要符合逻辑，系统将对公式的合法性进行检查，

不符合逻辑的公式系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到

的数据应先定义公式。

４．工资原始数据录入

工资原始数据录入是将所有人员的固定工资数据录入到计算机系统中去。

如：基本工资等。

５．定义工资费用转账凭证

定义工资费用转账凭证是指定义工资费用进行分配的会计凭证模板，以便

于系统自动生成工资费用分配的转账凭证。

（二）日常使用业务处理

日常使用业务处理主要完成以下工作：工资变动数据输入、工资计算、工资

汇总、工资分摊、工资报表的输出。

四、固定资产业务处理

固定资产管理系统主要完成企业等单位固定资产日常业务核算和管理工

作，主要包括以下工作：生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原

值变动及其他变动，输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧

计提凭证，输出设备管理报表和相关账簿。

（一）初始设置

１．固定资产编码设置

固定资产系统最主要的代码是固定资产代码，是惟一区分每一项固定资产

的标识，在会计信息系统中代表每一项固定资产。固定资产代码采用群码方

式，由使用代码、类别码、使用部门码和每一项固定资产的顺序码四部分组成，

每一个组成部分称为一个基本代码。每一个基本代码的长度由固定资产使用

类别、固定资产类别、使用部门和同类固定资产数量的多少来确定。如：

使用情况码００１　使用部门码０２２　类别码１００１　顺序码００１１

这样编码可以反映固定资产之间的类别和所属关系，系统进行处理时自动取固

定资产代码对应部分进行判断即可作相应处理。

２．固定资产使用部门设置

在部门设置中，可对单位的各部门进行设置，以便于确定固定资产归属，并

可按部门性质进行固定资产折旧费用的分配。

３．固定资产折旧率和残值设置

第一章


●１９　　　

在会计信息系统中，系统能自动计算折旧，可以对每一项固定资产分别设

置折旧率和残值率。

４．固定资产折旧分配和转账凭证的定义

主要根据固定资产使用性质来定义折旧费用归属账户。

（二）日常使用操作

１．固定资产变动输入

固定资产增加需要输入固定资产卡片，与固定资产初期输入相对应。固定

资产减少时作减少处理，输入固定资产减少卡片并说明减少的原因。

２．计算固定资产折旧

固定资产折旧由系统自动完成，对每一项固定资产每一期只计提一次折

旧，并生成记账凭证。

五、期末处理业务

期末处理业务主要完成期末待摊费用、预提费用、各种费用的结转业务处

理，自动转账凭证的设置和自动转账的生成，期末损益的结转，试算平衡和对

账，期末结账等任务。

（一）期末待摊费用、预提费用

账务处理系统通过使用事先设置好的自动转账凭证，自动生成转账凭证来

完成期末待摊费用、预提费用工作。在使用自动转账时应注意以下问题。

（１）自动转账凭证必须事先进行设置。

（２）转账凭证数据来源于账簿，在生成自动转账凭证时必须将本月发生的

各种具体业务登记入账。

（３）期末待摊费用、预提费用有严格的处理顺序，如图１７所示。

图１７　期末待摊费用、预提费用处理顺序

（二）结账

会计信息系统中，结账工作由系统自动完成，在结账前应注意以下问题。

（１）有未记账的凭证不能结账。

（２）有未结转的凭证不能结转。


会计电算化

●２０　　　

（３）上月未结账，本月不能结账。

（４）总账系统与其他子系统数据不一致不能结账。

（５）损益类账户未结转本月不能结账。

（６）结账前要对数据进行备份。

六、会计报表业务处理

该业务主要完成报表格式的设置、报表公式的设置、报表名称的登记、会计

报表的编制、报表的输出等业务。

（一）新建报表

新建报表就是给报表在系统中登记一个文件名。

（二）定义报表格式

定义报表格式实质上是定义一个保存在系统中的一个报表模板，这一模板

可以供用户无限制使用。报表由表头、表体、表尾三部分组成。在定义报表格

式时需要完成的工作是：设置报表尺寸、定义组合单元、画表格线、输入报表项

目、定义报表行高和列宽、设置关键字、定义报表取数公式。

（三）编制报表

打印输出即可。

关键概念

会计信息系统　账套　系统管理员　账套主管　数据

櫚櫚櫚櫚櫚櫚

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毎

毎毎

毎

基本训练

知识题

一、判断题

１．账套名是不可以修改的。（　　）

２．企业可以根据需要随时修改编码规则。（　　）

３．余额和累计发生额的录入要从最末级科目输入。（　　）

４．上月未结账，本月不能结账。（　　）

５．只有经过审核的记账凭证才允许记账，凭证的录入、审核不能为同一人。（　　）

６．会计信息系统是一个以解决会计核算为目的的软件。（　　）

第一章


●２１　　　

７．手工会计系统与计算机会计信息系统在处理方法和处理流程上完全相同。（　　）

８．因为计算机会计信息系统与手工会计的职能相同，因此为手工会计系统制定的各种

管理制度对计算机会计信息系统也完全适用。（　　）

二、单项选择题

１．（　　）有权在系统中建立账套。

Ａ．企业总会计师　　　　　　　　　　　Ｂ．系统管理员

Ｃ．财务总监Ｄ．销售总监

２．（　　）是区分不同账套数据的惟一标识。

Ａ．单位名称Ｂ．账套主管

Ｃ．账套名称Ｄ．账套号

３．（　　）不属于企业基础信息设置。

Ａ．职员设置Ｂ．客户设置

Ｃ．供应商设置Ｄ．取数公式设置

４．操作员初始密码由（　　）指定。

Ａ．企业总会计师Ｂ．系统管理员

Ｃ．财务总监Ｄ．销售总监

５．会计信息系统的基本任务是（　　）。

Ａ．减轻会计人员繁重的手工劳动

Ｂ．提高会计人员的素质

Ｃ．加强财务管理，提高会计核算质量

Ｄ．减少会计人员的数量

６．计算机进行会计业务处理与手工进行会计业务处理的方法和流程（　　）。

Ａ．完全相同Ｂ．不完全相同

Ｃ．完全不相同Ｄ．处理流程相同，处理方法不同

三、多项选择题

１．建立单位核算账套时必须设置的信息有（　　）。

Ａ．单位名称Ｂ．记账本位币

Ｃ．系统管理员Ｄ．启用期间

２．基础信息中分类信息有（　　）。

Ａ．地区分类Ｂ．客户分类

Ｃ．职员分类Ｄ．系统分类

３．建立账套后（　　）不能修改。

Ａ．会计员编码Ｂ．会计员姓名

Ｃ．启用会计期间Ｄ．系统管理员

４．固定资产代码由（　　）组成。

Ａ．使用代码Ｂ．类别码

Ｃ．使用部门码Ｄ．每一项固定资产的顺序码

５．工资项目中不能删除和修改有（　　）。

Ａ．应发合计Ｂ．扣款合计


会计电算化

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Ｃ．实发合计Ｄ．职务工资

６．会计信息系统主要包括（　　）。

Ａ．财务部分Ｂ．生产管理部分

Ｃ．购销存部分Ｄ．管理分析部分

７．手工会计与计算机会计信息系统的主要区别在于（　　）。

Ａ．数据处理方式Ｂ．数据处理流程

Ｃ．工作职能Ｄ．内部控制方式

●２３　　　

第一节　账务处理系统概述

一、账务处理系统的任务和地位

会计核算的基本方法包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账

簿、成本计算、财产清查和编制财务报告等。这些方法相互联系，紧密结合，形

成了一个完整的会计方法体系。为适应计算机管理的需要，我们将设置账户、

复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的

子系统称为账务处理系统，也称为总账系统。

账务处理系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信

息系统中既是中枢，又是最基本的系统，它综合、全面、概括地反映了企业各个

方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统进行相应地处

理，同时账务处理系统还把某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的

会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。用友ＥＲＰＵ８．５的总账系

统与其他子系统之间的数据传递关系如图２１所示。


会计电算化

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图２１　用友总账系统与其他子系统之间的数据传递关系

从图２１中可以看出，总账系统接收工资管理、固定资产管理、应收款应付

款管理、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货管理等系统

生成的凭证。总账系统向ＵＦＯ报表、管理驾驶舱、财务分析等系统提供根据财

务数据生成的财务报表及其他财务分析表。由此可见，账务处理系统的功能强

弱，特别是账务处理系统与其他子系统的系统匹配程度和数据接口的衔接顺畅

程度，将直接影响到会计电算化信息系统的整体功能。所以，账务处理系统就

成为会计电算化系统的核心。

二、账务处理系统特点

（一）时序性强

账务处理系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证，审核记账凭证，

登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行。

（二）数据量大

账务处理系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对

其他管理系统而言处理的数据量较大。

（三）数据接口多

账务处理系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与会计电算

化信息系统其他子系统之间存在数据接口。一方面账务处理系统从其他管理

子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为账务处理系统提供大量原始凭证

及记账凭证；另一方面其他子系统也从账务处理系统取得数据，如工资管理系

统从账务处理系统取得账户设置等信息。账务处理系统与其他管理系统的有

机结合形成了完整的会计电算化信息系统。

第二章

账务处理系统

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（四）通用性强

账务处理系统比较容易实现通用化。这主要是由于账务处理系统在数据

处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会

计制度、会计基础工作规范等；另一方面必须遵循一定的会计原理和规则，如复

式记账方法总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等。正

是由于账务处理系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算

软件。

三、账务处理系统的功能结构

一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、

记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如图２２所示。

图２２　账务处理系统基本功能模块结构图

四、账务处理系统业务处理流程

第一次使用总账系统时，操作流程如图２３所示。对于跨年使用总账系统

的操作流程如图２４所示。


会计电算化

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会计电算化的意义 -...

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