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Integración Office 365 SEP-002.2.1-EBROKER-INTEGRACIÓN OFFICE 365

V1.0 20191204

Integración Office 365 | SEP-002.2.1-EBROKER-INTEGRACIÓN OFFICE 365

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1. Introducción ................................................................................................................... 4

2. Inicio de sesión del administrador en O365 ................................................................ 5

3. Cuentas de los usuarios (Correo-e personal) .............................................................. 6 3.1 Configuración de las cuentas de correo .............................................................. 6

3.1.1 Crear una cuenta en O365 ................................................................................ 7

4. Cuenta del sistema (Buzón del sistema) ..................................................................... 8

5. Modificación y baja de usuarios O365 ......................................................................... 9 5.1 Modificación de usuarios de O365 ...................................................................... 9 5.2 Baja de usuarios de O365 .................................................................................. 10

6. Operativa ..................................................................................................................... 11 6.1 Inicio de sesión en la cuenta del sistema ......................................................... 11 6.2 Inicio de sesión en la cuenta de un usuario ..................................................... 12 6.3 Gestión del correo electrónico .......................................................................... 13

6.3.1 Módulo de interacciones ............................................................................... 13 6.3.2 Interaciones > Mensajería > Buzones de correo electrónico ...................... 13 6.3.3 Bandejas de entrada y salida ......................................................................... 14

6.3.3.1 Bandeja de correos asociados y bandeja general ............................... 14 6.3.4 Aviso de nuevos correos recibidos y correos no leídos .............................. 15 6.3.5 Marcador de mensaje no leído ...................................................................... 15 6.3.6 Bandeja Borrador ............................................................................................ 16

6.4 Asociación de correos con elementos de negocio .......................................... 16 6.4.1 Asociación automática .................................................................................. 16 6.4.2 Asociación manual ......................................................................................... 17

6.4.2.1 Asociación a un cliente > Póliza, recibo, siniestro o proyecto ............ 18 6.4.2.2 Asociación a un candidato > Proyecto ................................................. 20 6.4.2.3 Asociación a una compañía .................................................................. 21 6.4.2.4 Asociación a un ente comercial ............................................................ 22

7. Integración en la gestión documental ....................................................................... 23

8. Archivado en Outlook ................................................................................................. 25 8.1 Estructura de carpetas ....................................................................................... 25

8.1.1 Carpeta por elemento de negocio ................................................................. 25 8.1.2 Carpeta por módulo ....................................................................................... 26

8.2 Correos borrados en ebroker ............................................................................. 26 8.3 Correo no deseado ............................................................................................. 26

Índice de contenidos


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1. Introducción Un software de gestión debe estar preparado para conectarse con entornos externos que aumenten su valor funcional y operativo, con esta idea, hemos implementado la integración con los servicios de la plataforma Office 365 de Microsoft. El primer objetivo es la integración del correo electrónico de Office 365 (O365) con nuestro sistema, este documento mostrará la configuración y operativa para el manejo de las distintas funcionalidades implementadas.

Es condición necesaria para trabajar con el servicio tener activada una licencia de Office 365 con capacidad de crear cuentas de correo electrónico.

La operativa general del servicio se basará en la existencia de dos buzones de correo para gestionar los correos electrónicos:

• Correo-e personal: este buzón contiene los correos electrónicos relacionados con las cuentas de los usuarios. En este caso, es necesario configurar las cuentas de O365 para cada uno de los usuarios.

• Buzón del sistema: este buzón contiene los correos electrónicos relacionados

con la cuenta del sistema. Debemos recordar que todos los correos electrónicos automatizados, por ejemplo, los que envían las alarmas, tienen como remitente la cuenta del sistema. En este caso, es necesario configurar la cuenta de O365 que será utilizada por los procesos del sistema.

Los correos recibidos por usuarios que no tengan configurada su cuenta de O365 en ebroker, se quedarán en la bandeja de Outlook.


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2. Inicio de sesión del administrador en O365 Para poder configurar las distintas cuentas de los usuarios y trabajar con O365, es necesario que el administrador de usuarios de O365 inicie la sesión en el portal de Office, lo haremos desde ebroker de la siguiente forma:

► En la pantalla de configuración de cualquier cuenta de usuario o del sistema marcamos la opción “Integración Microsoft Office”.

►

El inicio de sesión puede hacerlo cualquier usuario que cuente con los permisos de Acceso a Panel de control y a Cuentas de usuario.

► La primera vez que se pulsa la opción “Integración Microsoft Office”, salta una

ventana con la autenticación en el portal, introducimos las credenciales de la cuenta de O365 del administrador de usuarios e iniciamos la sesión.

La autenticación en el portal Office 365 de la cuenta del administrador de usuarios se realiza una sola vez; una vez iniciada la sesión, el sistema está preparado para configurar los usuarios que se deseen.


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3. Cuentas de los usuarios (Correo-e personal)

3.1 Configuración de las cuentas de correo Cada usuario del sistema podrá tener una cuenta de O365 asociada. Los pasos que debemos seguir son:

► Buscamos un usuario y en la pantalla de configuración marcamos la opción “Integración Microsoft Office”.

► Informamos de la cuenta de correo del usuario en el formulario.

• Cuenta: dirección de correo electrónico de la cuenta de Microsoft

Office. • Archivado en Outlook: indica cómo se archivan los correos

asociados en Office. Por defecto el valor es “Carpeta por elemento de negocio”. Este tema se explicará con detalle más adelante.

► En caso de que la cuenta de correo no exista, el sistema nos propone crear una

cuenta nueva.


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3.1.1 Crear una cuenta en O365

Es posible crear una cuenta de O365 desde el sistema. Si el usuario administrador no lo ha hecho previamente, el usuario con permisos suficientes puede crear su cuenta. Los pasos que debe seguir son:

► Se muestra un formulario que permite dar de alta la cuenta de O365, que quedará asociada al usuario de ebroker.

► Introducimos los datos de la cuenta que queremos crear, marcamos la licencia

en la tabla de la parte inferior y pulsamos “Aceptar”.

Siempre que tengamos licencias disponibles, que se muestran en la lista de la parte inferior, la cuenta se crea en la plataforma O365 para ser usada por el usuario.


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4. Cuenta del sistema (Buzón del sistema) La configuración de la cuenta del sistema se realiza en el lugar habitual, en el panel de control dentro de la sección “Mensajería > Correo electrónico > Procesos del sistema

El procedimiento que se debe seguir es idéntico a la configuración de las cuentas de los usuarios.


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5. Modificación y baja de usuarios O365

5.1 Modificación de usuarios de O365 En caso de que se quiera modificar algún dato de la cuenta O365, utilizamos la funcionalidad “Modificar” en la pantalla de configuración del usuario del sistema:

► Pulsamos el botón “Modificar” y se habilita el formulario. ► Cambiamos los datos (Contraseña, ubicación o licencia) y pulsamos “Aceptar”,

la información se actualizará para el usuario de Office365 en el portal de Microsoft.


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5.2 Baja de usuarios de O365 En caso de que se quiera eliminar una cuenta O365, utilizamos la funcionalidad “Eliminar” en la pantalla de configuración del usuario del sistema:

► Pulsamos el botón “Eliminar” y se muestra un mensaje de confirmación, pulsamos “Sí” para eliminar la cuenta en el portal de Microsoft.

En caso de que se decida eliminar la cuenta, el sistema la borra de la licencia de O365 en el portal de Microsoft y quita la suscripción para que quede libre para otro usuario.


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6. Operativa

6.1 Inicio de sesión en la cuenta del sistema Veremos cómo al primer usuario que accede a la aplicación después de configurar la cuenta del sistema se le pide que introduzca las credenciales de la cuenta en O365:

► Se le mostrará un mensaje para indicar que se le van a pedir las credenciales.

► Se mostrará una ventana, del portal O365, para introducir la contraseña de la cuenta del sistema e iniciamos la sesión, ya estamos en disposición de trabajar con el buzón del sistema.

La autenticación en la cuenta del sistema de O365 sólo se pide la primera vez, a partir de ese momento se está en disposición de trabajar con el servicio para el resto de las sesiones futuras de todos los usuarios registrados.


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6.2 Inicio de sesión en la cuenta de un usuario Veremos cómo la primera vez que un usuario accede a la aplicación se pide que introduzca las credenciales de su cuenta personal de O365:

► Se le mostrará un mensaje para indicar que se le van a pedir las credenciales.

► Se mostrará una ventana, del portal O365, para introducir la contraseña de la cuenta personal e iniciamos la sesión, ya estamos en disposición de trabajar con el buzón personal del usuario.

►

La autenticación en la cuenta personal de O365 solo se pide la primera vez que el usuario accede al sistema, a partir de ese momento se está en disposición de trabajar con el servicio para el resto de las sesiones futuras.


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6.3 Gestión del correo electrónico

6.3.1 Módulo de interacciones

La gestión del correo electrónico se seguirá realizando en los módulos de interacciones, tanto en el módulo general como en los distintos módulos de cada elemento de negocio:

• Interacciones general: módulo de la sección “Principales” que permite gestionar todos los correos electrónicos en conjunto.

• Interacciones en los elementos de negocio: sección de los distintos módulos principales que permite gestionar el correo de un elemento de negocio en concreto, candidato, cliente, póliza, siniestro, etc.

6.3.2 Interaciones > Mensajería > Buzones de correo electrónico

La organización del correo electrónico, dentro de la sección “Mensajería” del módulo de interacciones, como vimos anteriormente, se realizará colocando los correos electrónicos en 2 buzones, uno para los correos personales y otro para los correos del sistema:


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6.3.3 Bandejas de entrada y salida

Los buzones de correo estarán formados por las bandejas de entrada (Recibidos) y salida (Enviados).

6.3.3.1 Bandeja de correos asociados y bandeja general

• General: esta bandeja contiene todos los correos electrónicos que no pudieron asociarse con algún elemento de negocio; decir que siempre podrán asociarse de forma manual con el elemento que se quiera, como veremos más adelante.

• Asociados: el sistema, una vez que recibe o envía un correo electrónico, intenta relacionarlo, asociarlo con un elemento de negocio identificando el correo electrónico y en caso de identificarlo lo asociaría con dicho elemento, esta bandeja contiene los correos electrónicos que se han podido asociar.


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6.3.4 Aviso de nuevos correos recibidos y correos no leídos

El sistema mostrará, en la parte inferior derecha de la pantalla, unos mensajes alusivos a la recepción de nuevos correos electrónicos y a la existencia de correos sin leer.

6.3.5 Marcador de mensaje no leído

Los correos “no leídos” en la bandeja correspondiente se visualizarán en la tabla con el estilo “negrita”, una vez leídos se quitaría el estilo para diferenciarlos. De igual manera, en el resumen numérico de correos del menú de la bandeja de correo se indican expresamente (N/M), donde N es el número correos no leídos y M el total.


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6.3.6 Bandeja Borrador

Permite guardar en ella los correos electrónicos que queremos enviar pero que están en proceso de construcción. Para guardar un correo electrónico como un borrador basta con pulsar el botón “Guardar” en el proceso de alta de un correo.

6.4 Asociación de correos con elementos de negocio Como hemos comentado anteriormente, existe una bandeja de correo para los correos electrónicos asociados, veamos la forma de actuar de este proceso y las distintas posibilidades que tenemos para ello.

6.4.1 Asociación automática

La primera operación que realiza el sistema cuando recibe o envía un correo electrónico es intentar identificar si la cuenta existe en el sistema y si existe, se realizará una asociación de forma automática con el elemento de negocio correspondiente en uno de los elementos siguientes:

• Clientes • Candidatos • Compañías

• Entes comerciales Siempre que ebroker disponga de la información de correo electrónico de la entidad de negocio (candidato, cliente, compañía y ente comercial), se asociará de forma automática, apareciendo ese correo en la bandeja de recibidos o enviados asociados.


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6.4.2 Asociación manual

Cualquier correo electrónico puede ser asociado de forma manual con un elemento de negocio del sistema, esto es válido, tanto para los correos que no tienen ningún tipo de asociación como para los correos que sí la tienen, pero queremos cambiarles la asociación por otro elemento de negocio. ► Para realizar una asociación manual debemos seleccionar un correo electrónico y

pulsar el botón “Asociar”, tanto desde la lista de correos o su pantalla detalle.

► Una vez que pulsamos el botón “Asociar”, se muestra la pantalla que permite

realizar las asociaciones.


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► Se muestra el primer nivel de asociación que permite asociar el correo con un

cliente, candidato, compañía o ente comercial, basta con pulsar el botón que corresponde a la entidad de negocio que queramos.

6.4.2.1 Asociación a un cliente > Póliza, recibo, siniestro o proyecto

Para asociar el correo a un cliente debemos pulsar el botón “Cliente” y se inicia el proceso de asociación: ► Inmediatamente, se abre el buscador de clientes, en el cual y con las mismas

reglas generales buscamos el cliente al que queremos asociar el correo electrónico.

► Una vez seleccionado el cliente, se muestra en el formulario de asociación y se

habilita un segundo nivel que permite asociar el correo a una póliza, recibo, siniestro o proyecto de ese cliente.


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► Si queremos una asociación de segundo nivel, pulsamos el botón de la entidad de

negocio a la que queremos asociar el correo, por ejemplo, “Póliza” y se mostrará la lista de pólizas de ese cliente en la parte inferior, seleccionamos una.

La operativa es igual para los siniestros, recibos y proyectos, en cada caso se mostraría la lista que corresponde para seleccionar el registro de asociación.


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► Finalmente, pulsamos aceptar y se muestra en la tabla de correos los iconos que indican la asociación realizada y como sabemos, pulsando esos iconos accedemos al formulario del elemento de negocio correspondiente.

6.4.2.2 Asociación a un candidato > Proyecto

Para asociar el correo a un candidato debemos pulsar el botón “Candidato” y se inicia el proceso de asociación: ► Inmediatamente, se abre el buscador de candidatos, en el cual y con las mismas

reglas generales buscamos el candidato al que queremos asociar el correo electrónico.

► Una vez seleccionado el candidato, se muestra en el formulario de asociación y se habilita un segundo nivel que permite asociar el correo a un proyecto de ese candidato.

► Si queremos una asociación de nivel 2, pulsamos el botón “Proyecto” y se

mostrará la lista de proyectos de ese candidato en la parte inferior, seleccionamos uno.


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► Finalmente, pulsamos aceptar y se muestra en la tabla de correos los iconos que indican la asociación realizada y como sabemos pulsando esos iconos accedemos al formulario del elemento de negocio correspondiente.

6.4.2.3 Asociación a una compañía

Para asociar el correo a una compañía debemos pulsar el botón “Compañía” y se inicia el proceso de asociación: ► Inmediatamente, se abre una lista de compañías, en la cual seleccionamos la que

queremos asociar el correo electrónico.

► Una vez seleccionada la compañía, se muestra en el formulario de asociación. (En este caso no existe asociación de nivel 2)

► Finalmente, pulsamos aceptar y se muestra en la tabla de correos los iconos que

indican la asociación realizada y como sabemos, pulsando esos iconos accedemos al formulario del elemento de negocio correspondiente.


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6.4.2.4 Asociación a un ente comercial

Para asociar el correo a un ente comercial debemos pulsar el botón “E. Comercial” y se inicia el proceso de asociación: ► Inmediatamente, se abre una lista de entes comerciales, en la cual seleccionamos

el que queremos asociar el correo electrónico.

► Una vez seleccionado el ente comercial, se muestra en el formulario de asociación. (En este caso no existe asociación de nivel 2)

► Finalmente, pulsamos aceptar y se muestra en la tabla de correos los iconos que

indican la asociación realizada y como sabemos pulsando esos iconos accedemos al formulario del elemento de negocio correspondiente.


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La asociación manual no se guarda en el sistema; deberemos volverá a realizarla cada vez que decidamos asociar un correo de la misma cuenta.

7. Integración en la gestión documental Hemos visto en todos los casos de asociación manual de un correo que, en el formulario de asociación aparece la sección “Documentación” acompañando a todos los elementos de negocio, esta sección permite integrar en el gestor documental del elemento de negocio correspondiente el correo electrónico seleccionado. ► Pulsamos el icono “Archivar documentación” situado a la derecha del formulario.

► Se abre una página para definir la carpeta y nombre que queremos asignar al documento y pulsamos “Aceptar”.

► El correo se guardará como archivo EML (*) en el gestor documental.


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(*) Archivo EML: Los archivos EML son esencialmente correos electrónicos en forma de archivo. La manera más fácil de abrirlos es usar un cliente de correo electrónico como, por ejemplo, Outlook.

El correo archivado en la gestión documental permanece, a su vez, en la bandeja de entrada del sistema.


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8. Archivado en Outlook

8.1 Estructura de carpetas Paralelamente a la clasificación que propone ebroker con los buzones personal y del sistema, los mensajes se almacenan también en carpetas de Outlook. Como vimos en la configuración de un usuario, disponemos de dos opciones, estructurar los correos en carpetas que correspondan a los elementos de negocio o a los módulos.

8.1.1 Carpeta por elemento de negocio

Se crean carpetas de forma automática en las que se van almacenando los correos según se identifique la recepción o envío de correos con un elemento de negocio asociado. El nombre de las carpetas se forma con el código de la entidad y su nombre o descripción. Habrá tantas carpetas como entidades de negocio diferentes se asocien a los correos.


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8.1.2 Carpeta por módulo

Se crean carpetas de forma automática en las que se van almacenando los correos según se identifique la recepción o envío de correos con un elemento de negocio asociado. Los correos se clasifican por el tipo de entidad de negocio o módulo y el nombre de la carpeta se forma como “ebroker/<módulo>”. En este caso como máximo tendremos 4 carpetas correspondientes a cada uno de los módulos, clientes, candidatos, compañías o entes comerciales.

8.2 Correos borrados en ebroker Los correos borrados en las bandejas de ebroker se trasladan a la papelera de Outlook, eso implica que el borrado definitivo hay que hacerlo en Outlook.

8.3 Correo no deseado El correo no deseado quedará en el entorno de Outlook y no se traslada nunca a ebroker de forma automática.


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