60 •    •  nr. 113  •  oktober 2011

vISIE

Strategie in praktijk (3)

Performance management: HR, wees niet te SMaRT

zelf hoeft dus niet ter discussie gesteld te worden.De HR­professional moet zich echter wel afvragen hoe het eenvoudiger kan. Hoe kunnen we het per­

formance management proces reduce­ren tot de kern, weg van de SMART­re­geltjes, complexe formulieren en auto­matisatiehonger en terug naar de fun­damenten van de Goal Setting Theory? Die vraag vergt moed, want het betekent

in veel gevallen dat er heilige huisjes afgebroken moeten worden, óók in je eigen hoofd.

Aan de slag: 8 tipsDeze acht tips helpen je om van je performance management een succesverhaal te maken.

Tip 1: Promoot de voordelen, niet de techniekBeperk je inspanningen niet tot een SMART­trai­ning voor alle medewerkers. Verduidelijk waarom het bepalen van doelen jouw bedrijf helpt om de strategie te verwezenlijken. Richt je op het geheel, promoot de algemene voordelen van het bepalen van doelen en help jouw managers verder te kijken dan de SMART­techniek. De Goal Setting Theory is fascinerend. Ze is één van de hoekstenen van mo­dern management en biedt een fantastisch inzicht in menselijk gedrag.

Tip 2: VereenvoudigPerformance management is een proces dat in veel bedrijven al verschillende jaren bestaat. En in de loop der tijd zijn er altijd maar dingen bijgeko­men. Herbekijk met een kritisch oog wat je hebt.

Individuele doelen bepalen is geen oefening op zich. Het is de laatste stap in een reeks activitei­

ten die erop gericht zijn de bedrijfsstrategie in klei­nere stukken te knippen. De som van al deze individuele doelen is je strategie in zijn meest gedetailleerde vorm. Om dit allemaal te laten kloppen, is de relatie tussen doelen op verschillende hiërar­chische niveaus essentieel. Zonder die verbanden wordt de strategieketting verbroken.De bedrijfswereld herkent de waarde van individu­ele doelen, maar het proces om ze vast te leggen, verzandt al te vaak in een formele en op invulformu­lieren gebaseerde activiteit, een jaarlijkse pro forma oefening tussen de manager en de teamleden, lou­ter gepland om de HR­afdeling een plezier te doen. En dat is jammer, want doelen bepalen is één van de sleutels tot een succesvolle strategie­implemen­tatie. Het is de laatste stap in je strategiecascade.

Terug naar de kernWist je dat de Goal Setting Theory (zie kaderstuk) één van de meest bruikbare wetenschappelijk bewezen theorieën van de organisatieleer is? Meer dan 100 wetenschappelijke studies met 40.000 deelnemers uit verschillende bedrijfstakken staven de positieve resultaten van het bepalen van persoonlijke doe­len. En deze cijfers houden niet eens rekening met onderzoek naar doelen in de sportwereld.Het stellen, opvolgen en evalueren van doelen is één van de beste dingen die een medewerker kan doen om de eigen prestaties, die van het team en van de hele organisatie te verbeteren. De activiteit

Maak je documenten en instructies zo eenvoudig mogelijk. Schrap!

Tip 3: Bepaal doelen voor de verbetering van het proces zelfWat is de huidige kwaliteit van individuele doelen in je organisatie? Welke acties wil je dat medewer­kers ondernemen om beter te doen? Wat moet je directieteam doen om dit te bereiken? Geef ieder­een duidelijke en motiverende doelen om de kwali­teit van dit belangrijke proces te verbeteren.

Tip 4: Ontwikkel een duidelijke visie op automa-tiseringHet is slim om het volledige proces of een deel ervan te automatiseren, maar doe dit voorzichtig. Vaak is de ambitie om het proces te automatise­ren een positieve drijfveer bij de start, maar na een jaar is het een blok aan het been. Een voorbeeld. Je kiest een softwarepakket. Je lanceert een duur IT­project om de oplossing op maat van je bedrijf te maken. Negen maanden later krijg je veel sugges­ties (en klachten) van managers over de gebruiks­vriendelijkheid. Bij nader inzien besluit je dat ze gelijk hebben en vind je ook dat het onderliggende proces moet veranderen. Maar dat vereist alweer behoorlijk omvangrijke IT­systeemwijzigingen. Je vindt het ongepast om een nieuw IT­proces te lan­ceren, want het vorige was duurder dan verwacht. Dus besluit je te wachten. Mijn voorstel: kies ofwel een standaard softwareoplossing en pas jouw pro­ces aan, of stel de automatisering uit tot je 100 pro­cent gelukkig bent met het onderliggende proces.

Performance management (het bepalen, opvolgen en evalueren van indivi­duele doelen) is een goed ingeburgerd proces in veel organisaties. Toch blijkt deze activiteit vaak een automatisme geworden, een verplicht nummer, waarbij complexe formulieren, de hunker naar automatisatie en SMaRT­trainingen de toon zetten. Hoog tijd dus om performance management en de rol die HR erin speelt grondig te onderzoeken.

Tekst • Jeroen De Flander

“De activiteit zelf staat niet

ter discussie.”

vISIE

goede leerdoelen te bepalen. En bijna alle mana­gers vinden het veel moeilijker om ‘harde’ bedrijfs­doelstellingen te bepalen dan ‘zachte’ leerdoelen.

Maar in plaats van een extra inspanning te leveren, nemen ze vaak de gemak­kelijke weg. Ze formuleren ontwik­keldoelen die klinken als ‘volg een lei­derschapstraining’, ‘organiseer meer vergaderingen met je team’ of ‘werk

aan je managementvaardigheden’. HR stuurt bijna nooit bij.

Uit onderzoek van de Goal Setting Theory blijken goede leerdoelen nochtans cruciaal bij complexe uitdagingen. Aan de slag dus. Hier zijn enkele een­voudige acties die je verder helpen:

Leer je mensen geschikt gedrag en – even be­langrijk of zelfs belangrijker – ook ongeschikt ge­drag benoemen en bespreken. Integreer dit in je training.

Denk niet dat de oplossing komt van je prach­tige competentiewoordenboek. Beschikbare com­petentiewoordenboeken en leiderschapsmodellen zijn vaak veel te gedetailleerd. Laat ze achterwege of ga voor de essentie.

Overdrijf niet met het promoten van meten. Men­sen die een SMART­training achter de rug hebben, leerden dat elk doel meetbaar moet zijn. Maar me­dewerkers hebben discussie en feedback nodig, geen wiskundige formule.

Tip 5: Herbekijk je trainingHet vraagt echt geen tweedaagse training om ma­nagers goed te leren omgaan met doelen. Beperk de tijd in het klaslokaal tot een minimum (drie uur voor dit onderwerp is een pri­ma streefdoel). Laat deelnemers aan de slag gaan met hun eigen doelen en het gesprek met hun manager voorbereiden. Op die manier leren ze bij én ze winnen tijd. Fictieve oefeningen mogen de vuilnisbak in.

Tip 6: Stimuleer on-the-job feedbackFeedback verbetert prestaties. Om het potentieel te maximaliseren, heb je een cultuur nodig die feedback geven aanmoedigt en het daaruit vol­gende leerproces stimuleert. Dit is een dagelijkse activiteit. Een enkel evaluatiegesprek op het einde van het jaar zet een scheefgetrokken situatie niet recht.

Tip 7: Neem je rol als strategiecommunicator opGoede informatie helpt medewerkers en managers om het verband tussen de globale strategie en het belang van hun eigen bijdrage te begrijpen. Boven­dien verhoogt een goede communicatie hun be­trokkenheid naar hun eigen doelen. Zoals bespro­ken in het HR Square­artikel ‘Een nieuwe HR­rol: strategiemarketing’ (september 2011), speelt HR een cruciale rol om de strategiecommunicatie naar een hoger niveau te tillen.

Tip 8: Focus op leerdoelenDe meeste medewerkers vinden het moeilijk om

“HR moet zich afvragen hoe het

eenvoudiger kan.”

61oktober 2011  •  nr. 113  •                    • 

Goal Setting TheoryEdwin Locke en gary Latham deden baanbrekend onderzoek naar doelen en publiceerden in 1990 de Goal Setting Theory. Tien belangrijke conclusies:

1. Je prestaties zijn beter als je werkt met doelstellingen en zwakker als je werkt zonder doelstellingen.

2. Doelstellingen beïnvloeden prestaties direct doordat ze je aandacht sturen: waar besteed je tijd aan, hoe lang en hoe grondig?

3. Doelstellingen beïnvloeden je prestaties indirect door je te motiveren om nieuwe rou­tes te ontdekken en te gebruiken.

4. Heb je ze eenmaal gesteld, dan resulte­ren moeilijke doelen in een hoger prestatieni­veau dan gemakkelijke doelen.

5. Specifieke doelen werken beter dan niet­specifieke doelen. Je laat je medewerkers dus beter presteren met een duidelijk gefor­muleerd doel dan met uitspraken als: “Doe je best!” of “Werk hard!”.

6. Gebruik leerdoelen in plaats van presta-tiedoelen wanneer je voor een complexe taak staat. Omdat zeer uitdagende prestatiedoelen je zo angstig kunnen maken, dat je na een mislukking niet op zoek gaat naar andere op­lossingsroutes.

7. Hoe sterker je betrokkenheid bij het doel, hoe groter je kans op succes. Je betrokken­heid wordt groter wanneer je het doel belang­rijk en haalbaar vindt.

8. Zelfvertrouwen kan je verbeteren door adequate training, door rolmodellen en door overtuigende communicatie.

9. Regelmatige feedback over de vorderin­gen op weg naar het doel verbetert de pres­taties.

10. Het bepalen van doelen werkt niet wan­neer het beloningssysteem ongepast is. Een beloning mag het nemen van risico’s (zoals het streven naar bijna onmogelijke doelen) niet ontmoedigen.

c info m

Jeroen De Flander, medeoprichter van the performance factory, is een strategie- en strategie-implementatie-expert. Hij is tevens de auteur van ‘Strategy Execution Heroes’, in 2011 in het nederlands uitgebracht onder de titel ‘Strategie-helden’. Volg zijn blog op www.jeroen­de­flander.com.

Jeroen De Flander (the performance factory)

“Het stellen, opvolgen en evalueren van doelen is één van de beste dingen die een medewerker kan doen om de eigen prestaties, die van het team en van de hele organisatie te verbeteren.”© gf