Drieluik: Naar klantgerichte studentbegeleiding - Steven Losekoot, Birgitta Klompenhouwer en Theo...
description
Transcript of Drieluik: Naar klantgerichte studentbegeleiding - Steven Losekoot, Birgitta Klompenhouwer en Theo...
Drieluik: Naar klantgerichte studentbegeleiding
Noordwijkerhout, 20 juni 2014
© 2014 Deloitte The Netherlands2 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant
11:00-11:30 11:50-12:50 13:30-14:00
© 2014 Deloitte The Netherlands3
Wie zijn er allemaal?
© 2014 Deloitte The Netherlands4
Luik 1: Theorie
© 2014 Deloitte The Netherlands5
Mechanisme 1 – Rites de passage (Van Gennep)
Bachelor MasterVanaf 2002 ?
Rites de passageVan Gennep (1909)
Een test in afzondering, waarna het individu wordt opgenomen in de gemeenschap.
Geboorte/doop, volwassenwording, huwelijk, overlijden
Prop DoctoraalVóór 2002
Implicaties1. Studenten doorlopen een fase van afzondering en opname in een gemeenschap. 2. Deze overgang lijkt steeds vroeger te moeten plaatsvinden.
© 2014 Deloitte The Netherlands6
Mechanisme 2 – Cognitieve dissonantie (Festinger)
BA MasterVanaf 2014 Matching
Cognitieve dissonantieFestinger (1957)
Als er een groot verschil is tussen gedrag en
overtuiging ontstaat er spanning, die ertoe leidt dat personen na zware beslissingen hun keuzes willen herbevestigen om onzekerheid te reduceren of dit juist uit de weggaan.
Bij grote beslissingen en levensmomenten: het kopen van een huis/auto, een huwelijk,een studiekeuze.
Implicaties1. Studenten hebben behoefte aan opheffing van spanning van studiekeuzes na die keuze.2. Bij spanning zal een deel advies opzoeken, een ander deel zal dit juist uit de weg gaan.
© 2014 Deloitte The Netherlands7
Mechanisme 3 – Studiesucces (Tinto)
StudiesuccesTinto (1975)
Twee groepen factoren zijn van invloed opstudiesucces:- Academische integratie- Sociale integratie
(Gebaseerd op suïcide theorie van Durkheim 1961)
© 2014 Deloitte The Netherlands8
Toelichting Studiesucces (Tinto)
Bron: Tinto, V., 1975, Dropout from Higher Education: A Theoretical Synthesis of Recent Research, Review of Educational Research, Vol 45 (1), p95. – kleuren toegevoegd en vertaald
Familie achtergrond
Individuelekenmerken
Voor-opleiding
Doelcommitment
Institutioneelcommitment
Doelcommitment
Institutioneelcommitment
Uitval beslissing
Sociale Integratie
AcademischeIntegratie
Studie-resultaten
Intellectueleontwikkeling
Interactiesmede-
studenten
Interactie met docenten
Toewijding Toewijding
Academische systeem
Sociale systeem
© 2014 Deloitte The Netherlands9
Mechanisme 4 – Studiesucces (Tinto)
StudiesuccesTinto (1975)
Twee groepen factoren zijn van invloed opstudiesucces:- Academische integratie- Sociale integratie
(Gebaseerd op zelfmoord theorie van Durkheim)
Implicaties1. Studiesucces of het gebrek daaraan vindt plaats binnen een systeem2. Hierin zijn een academische en een sociale dimensie te onderkennen die elkaar beïnvloeden3. Gedurende de studie beïnvloeden zij de toewijding van de student4. Beide dragen bij daarmee aan studiesucces5. Uitval kan gezien worden als een keuze
© 2014 Deloitte The Netherlands10
2. Onderwijs
Jr 2
Jr 3(+4)
F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase
Opbouw van de studieloopbaanInformele momenten bereiden de student voor op geformaliseerde overgangsmomenten naar de volgende fase
1. Oriëntatie
Aanmelding en toelating
F
Jr 1BSA/Prop
F3. Hoofdfase
basis
Toegang stage, minor
F 4. Hoofdfaseafstuderen
DiplomaF
WOMaster > PromotiePost AcademischWerk
Wat valt op?Elke fase heeft eerst een element dat gericht is op ontwikkeling van de student (voorlichting, onderwijs) dat vervolgens geformaliseerd wordt (gericht op het doorlopen van officiële procedures). De formalisering vormt de basis voor overgang naar de volgende fase. Steeds meer processen worden bij wet geformaliseerd: matching, BSA na het eerste jaar.
1
2
3
4
© 2014 Deloitte The Netherlands11
2. Onderwijs
Initiatief student
Initiatief onderwijsinstelling > studentbegeleiding
Jr 2
Jr 3(+4)
F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase
Opbouw van de studieloopbaanOnderwijsinstellingen geven studenten meer verantwoordelijkheid voor hun succes naarmate de studie vordert
1. Oriëntatie
Aanmelding en toelating
F
Jr 1BSA/Prop
F3. Hoofdfase
basis
Toegang stage, minor
F 4. Hoofdfaseafstuderen
DiplomaF
Bac
helo
r
WOMaster > PromotiePost AcademischWerk
Wat valt op?Onderwijsinstellingen ontwikkelen de meeste activiteiten rond de start van de opleiding. Van studenten wordt verwacht dat zij verderop in de studie zelfstandiger beslissingen kunnen nemen. Studenten met minder kans op studiesucces (beperkte sociale of academische integratie) hebben juist baat bij continue begeleiding en spiegeling.
1
2
3
4
© 2014 Deloitte The Netherlands12
2. Onderwijs
Initiatief student
Versnipperde initiatieven, centraal en decentraal
Jr 2
Jr 3(+4)
Ter illustratieDe oriëntatie, aanmelding en toelating vanuit het perspectief van de student
1. Oriëntatie
Aanmelding en toelating
F
Jr 1BSA/Prop
F3. Hoofdfase
basis
Toegang stage, minor
F 4. Hoofdfaseafstuderen
DiplomaF
Bac
helo
r
WOMaster > PromotiePost AcademischWerk
Heel veel keuzesWat kan en moet ik kiezen?
Kennismaking op schoolOpen dag Verkeerde keuze?
Website
Studielink
Collegekaart
IntroductieStudiefinanciering
OV-jaarkaartDigiD
Thuis wonen of op kamers?
Matching
Dyslexie, etc. Vrienden maken
Wat kan ik worden?
Taal- en wiskundetoets
Wat wil ik?Wat kan ik?
Bijbaantje of lenen?
Hier of ergens anders?Onderwijsinstellings-ID
StudiekeuzetrajectMeeloopdag
Wat vinden mijn ouders?
Wat zijn de regels?SLB
Collegegeld
Aanmaning
Dip
lom
a h
alen
13 © 2014 Deloitte The Netherlands
Dimensies
1. Het verloop van het contact tussen de onderwijsinstelling en de student
Verloop van het contact tussen onderwijsinstelling en studentEen wisselwerking op meerdere niveaus
Open aanbod
Formele vastlegging van
de uitkomst
Interactie met de student
Officiële interactie met de
student
Impliciete keuze van de student
Officiële keuze van de student
Opleiding StudentWisselwerking
a
b
Denkkaders:- …
14 © 2014 Deloitte The Netherlands
Dimensies
1. Het verloop van het contact tussen de onderwijsinstelling en de student
2. Balans tussen meer informele en formele processen: opbouw van studentgerichte processen ter voorbereiding en procedurele processen gericht op overgang naar een volgende fase
3. De optimale positionering van studentbegeleiding op schakelmomenten (a) voor belangrijke keuzemomenten en (b) bij formele vastlegging van uitkomsten
Verloop van het contact tussen onderwijsinstelling en studentEen wisselwerking op meerdere niveaus
Open aanbod
Formele vastlegging van
de uitkomst
Interactie met de student
Officiële interactie met de
student
Impliciete keuze van de student
Officiële keuze van de student
Voorlichting procedures
Formele vastlegging van
de uitkomst
Interactie met de student
Officiële toetsing door de instelling
Impliciete keuze van de student
Officiële keuze van de student
Opleiding StudentWisselwerking
Studentgerichtevoorbereiding
Formele overgangnaar de volgende fase
S
S
S
S
a
b
c
d
Denkkaders:- formeel / informeel- transitie- dissonantie
15 © 2014 Deloitte The Netherlands
Concretisering - 1. Voorlichting & Inschrijving
De eerste fase in de studieloopbaan van de student is de voorlichting die wordt afgesloten met de formele inschrijving op een opleiding. Deze fase start met een studentgerichte kennismaking (de voorlichting), gevolgd door een formalisering van de relatie (door toelating en inschrijving). Ook vinden hier matchingsgesprekken plaats.
1. Voorlichting 2. Propedeuse
Onderwijs3. Hoofdfase
Voorbereiding verdieping4. Hoofdfase Verdieping
en diplomering
Algemene voorlichting
…
Aansluitings-progr./ online voorlichting
Deelnameopen dagen /
meelopen / etc.
Keuze/voorkeur
Aanmelding open dagen /
meelopen / etc.
Voorlichting inschrijving
Toelating / Inschrijving
Decanaat
Matching
studiekeuze
Definitieve aanmelding
Opleiding StudentWisselwerking
Studentgerichtevoorbereiding
Formele overgangnaar de volgende fase
S
S
S
S
a
b
c
d
1. Voorlichting
1. Inschrijving
repeterend
© 2014 Deloitte The Netherlands16
Opbouw van de studieloopbaanDe SLB kent informele en formele aspecten en bijbehorende IT systemen
Oriëntatie Hoofdfase,afstuderen
Hoofdfase, basis
Propedeuse
1 2 3 4
WOMaster > PromotiePost AcademischWerk
Orientatie OnderwijsOnderwijs &
stagesOnderwijs &
stages
Aanmelding & toelating
BSA / Propedeuse
Toelating stage / minor / excellentie Diplomering
ELOSIS
ELOSIS
CRM / Intake /Student Informatie
Systeem
ELOSIS
Formeel
Informeel
IT
Bac
helo
r
Wat valt op?Informele en formele processen worden veelal bediend door andere functionarissen, afdelingen en systemen. Functioneel groeien deze systemen echter naar elkaar toe; dit geeft spanningen in de IT governance van onderwijsinstellingen.
© 2014 Deloitte The Netherlands17
HORA http://www.wikixl.nl/wiki/hora/
© 2014 Deloitte The Netherlands18
• Bedrijfsfunctiemodel: – Wat doet de organisatie?– Activiteiten geclusterd tot logische eenheden die soortgelijke kennis en
competenties vragen. – Onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd.
• Informatiemodel: – Welke gegevens beheert de organisatie?– Gemeenschappelijke taal voor de meest gebruikte objecten waar instellingen
mee werken.
• Applicatiemodel: – Welke applicaties heeft een instelling nodig om haar processen te
ondersteunen?
HORA
© 2014 Deloitte The Netherlands19
Voorbeeld: Bedrijfsfunctie Deelnemerwerving
© 2014 Deloitte The Netherlands20
Voorbeeld: Bedrijfsobject Prospect
© 2014 Deloitte The Netherlands21
Voorbeeld: Applicatie CRM-systeem
© 2014 Deloitte The Netherlands22 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant
Bedrijfsfuncties
Informatie
Applicaties
HORA & framework voor studentbegeleiding
© 2014 Deloitte The Netherlands23 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant
Matching
© 2014 Deloitte The Netherlands
Meer informatie
24
Theo BakkerSenior Manager OnderwijsDeloitte Consulting
Birgitta KlompenhouwerBeleidsadviseur InformatiemanagementHogeschool Leiden
© 2014 Deloitte The Netherlands25
Luik 2: Workshop
© 2014 Deloitte The Netherlands26
Wie zijn er allemaal?
© 2014 Deloitte The Netherlands27
Olga Optimaal – 18 jaar uit Utrecht
4. Hoofdfaseverdieping
3. Hoofdfase voorbereiding
verdieping
2. Propedeuse
Voorlichting
Inschrijving
Studieadvies
Toegang stage, minor
Diploma
F
F
F
F
Olga
Voorlichting en begeleiding
1. Voorlichting Jr 1
Jr 2
Jr 3
Vervolgopleiding
F = formeel, procedureel proces gericht op overgang naar de volgende fase – aan regels gebonden
Voorlichting op school gehadOpen dag bezocht Heeft zich ook elders georiënteerd
Website bezocht
Voor 1 mei aangemeld in SL
Collegekaart op tijd aangevraagd
Introductie was leuk!
Studiefinanciering op ordeDigiD op tijd aangevraagd
Blijft nog even thuis wonen Matchinggesprek ging goedDiploma:> 7,5 gemiddeld
Niet dyslectischVrienden ook al gemaakt
Een baan is mooi, maar de inhoud van de studie is wat telt!
Taal- en wiskundetoets gingen prima
Ouders hebben studiefonds
Wil al jaren deze studie doen Oudere broer studeert al 2 jaar,ouders hebben ook gestudeerd
Ouders staan achter keuze
Heeft een gesprek gehadmet een voorlichter Tutor is
een schat!
Betaalt netjes op tijd
Onderwijsinstelling
© 2014 Deloitte The Netherlands28
Tim Twijfel – 19 jaar uit Amsterdam
4. Hoofdfaseverdieping
3. Hoofdfase voorbereiding
verdieping
2. Propedeuse
Voorlichting
Inschrijving
Studieadvies
Toegang stage, minor
Diploma
F
F
F
F
Tim
Voorlichting en begeleiding
1. Voorlichting Jr 1
Jr 2
Jr 3
Vervolgopleiding
F = formeel, procedureel proces gericht op overgang naar de volgende fase – aan regels gebonden
Voorlichting op school gehadOpen dag niet bezocht
Waarom verder kijken als ik de VU toch al ken?
Website bezocht
Voor 1 mei aangemeld in SL
Collegekaart aanvragen?
Introductie overgeslagen
Studiefinanciering op ordeDigiD op tijd aangevraagd
Lekker op kamersMatchinggesprek was niet zo goed
Diploma:> 6,5 gemiddeld
Niet dyslectisch
Vriendenal gemaakt
Een goede baan is het belangrijkste
Taal- en wiskundetoets ging ok (een 6,5 en een 6!)
Een bijbaantje om het allemaal te betalen
Ik heb eerst wat anders gedaan, maar dat was niks
Ouders hebben ook gestudeerd
Ouders hebben vragen over keuze
Hoezo voorlichter?Tutor iseen schat!
Betaalt zo veel mogelijk op tijd
Onderwijsinstelling
© 2014 Deloitte The Netherlands29
Petra Probleem – 20 jaar uit Schagen
4. Hoofdfaseverdieping
3. Hoofdfase voorbereiding
verdieping
2. Propedeuse
Voorlichting
Inschrijving
Studieadvies
Toegang stage, minor
Diploma
F
F
F
F
Petra
Voorlichting en begeleiding
1. Voorlichting Jr 1
Jr 2
Jr 3
Vervolgopleiding
F = formeel, procedureel proces gericht op overgang naar de volgende fase – aan regels gebonden
Voorlichting op school gehadOpen dag niet bezocht
Waarom verder kijken als ik de UvA toch al ken?
Website bezocht
na 1 mei aangemeld in SL
Collegekaart aanvragen?
Introductie overgeslagen
Studiefinanciering op ordeDigiD was te laat en daardoor
In Schagen heb ik het ook leuk!Matchinggesprek was grote onzin
Diploma:6 gemiddeld
DyslectischVriendenzitten in Schagen
Een goede baan is het belangrijkste
Taal- en wiskundetoets ging best goed (een 5,5 en 6)
Ik leen wel wat ik nodig heb
Ik heb wat langer over het VWO gedaan en toen een jaar rechten, maar Economie past beter bij me.
Ik ben de eerste die bij ons studeert
Ouders hebben geen vragen
Hoezo voorlichter?Tutor? Welke tutor?
Betaalt zo veel mogelijk op tijd
Onderwijsinstelling
© 2014 Deloitte The Netherlands30 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant
© 2014 Deloitte The Netherlands31
Formulier – Naar klantgerichte studentbegeleiding
© 2014 Deloitte The Netherlands
Meer informatie
32
Theo BakkerSenior Manager OnderwijsDeloitte Consulting
Birgitta KlompenhouwerBeleidsadviseur InformatiemanagementHogeschool Leiden
© 2014 Deloitte The Netherlands33
Luik 3: Praktijkvoorbeeld
© 2014 Deloitte The Netherlands34
Wie zijn er allemaal?
© 2014 Deloitte The Netherlands35 SAP number/Filename/Service Area/AUTHOR/assistant
© 2013 Deloitte The Netherlands36
Inleiding
Steven LosekootProgrammamanager OSDVrije Universiteit Amsterdam
1. Terugkoppeling workshop 1
© 2013 Deloitte The Netherlands38
4. Hoofdfaseverdieping
3. Hoofdfase basis
2. Jaar 1
Voorlichting
1. Processen en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie
2. Informatiesystemen en koppeling van informatiesystemen
3. Gegevens en onderlinge samenhang tussen fasen in de studie
Inschrijving
Studieadvies
Studieadvies 2
Diploma
F
F
F
F
Initiatief student
Initiatief VU > studentbegeleiding
1. Voorlichting Jr 1
Jr 2
Jr 3(+4)
F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase
Studentgerichte informatievoorziening - gericht is op het studiesucces van de student
Vervolg opleidingPost Academisch
© 2013 Deloitte The Netherlands
Belangrijkste bevindingen Workshop 1
39
Samenhang in de studieloopbaan
1. Te sterke focus op werving, reparatie van uitval
• De oriëntatiefase is te sterk gericht op werving ipv transparante matching. Er is veel materiaal beschikbaar dat weinig/niet gebruikt wordt later in de studieloopbaan. Dit wordt gerepareerd met intake en BSA1 en BSA2.
• Formele processen aan het begin van de studie zijn goed ingeregeld (inschrijving en BAS), maar naarmate de studie vordert neemt de samenhang af en daarmee ook de informatievoorziening aan de student.
2. Afname samenhang in de studieloopbaan
• Er is te weinig gemeenschappelijk beleid op curriculumopbouw en studievertraging.
• Processen ten aanzien van uitzonderingen en processen dicht bij de student zijn nog niet uniform ingericht (intakegesprekken, bijzondere regelingen, stages, honourprogramma’s). De mate van informatisering is te laag.
• Doordat docenten geen toegesneden informatievoorziening hebben leidt ertoe dat processen tijdintensiever verlopen en de kans op fouten en uitzonderingen toeneemt. Dit uit zich in de moeite bij samenstelling van diploma’s.
3. Governance te sterk gericht op verantwoording
• Er is wel beleid op regels (en governance), maar de samenhang in uitvoering en data is laag. Dit duidt erop dat er op doel wordt gestuurd en niet op procedure = kwaliteitszorg. Voor sommige onderdelen, waar wettelijke verplichtingen zijn verbonden, is dit wel het geval (BSA).
4. Verzameling en ontsluiting van data te beperkt
• Dataverzameling vindt nog veel plaats via allerlei losse bestanden. Dit bevestigt de lage graad van ondersteuning van docenten en verzameling van data als doel voor verantwoording en sturing in plaat van concreet gebruik in processen.
• De IV is erg geisoleerd: data is niet vrij toegankelijk; risico is dat studenten zelf informatie gaan verzamelen.
© 2013 Deloitte The Netherlands
De resultaten van de eerste workshop laten de sterke en zwakke punten zien over verschillende dimensies
40
3,4
1,0
2,0
2,7
2,6
2,5
1,0
2,0
2,0
2,4
3,0
1,0
2,2
2,3
2,7
1,7
1,0
1,9
2,0
2,4
0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0
Uitwisseling van gegevens
Data Analyse
Automatisering
Processen
3,6
1,0
2,9
2,7
3,2
4,0
1,0
3,2
2,9
3,3
1,9
1,0
1,0
1,4
1,0
2,6
1,0
1,1
2,5
2,7
0,00,51,01,52,02,53,03,54,04,55,0
Samenhang
Student
Docent
Governance
Voorlichting en inschrijving
Onderwijs-programmering
Diplomering
Alumni
Onderwijs en studieadvies
2. Wat
© 2013 Deloitte The Netherlands42
4. Hoofdfaseverdieping
3. Hoofdfase basis
2. Jaar 1
Voorlichting
Inschrijving
Studieadvies
Studieadvies 2
Diploma
F
F
F
F
Initiatief student
Initiatief VU > studentbegeleiding
1. Voorlichting Jr 1
Jr 2
Jr 3(+uitloop)
Vervolg opleiding
F = formeel proces, gericht op overgang naar de volgende fase
Focusgebieden ten opzichte van de studieloopbaan
A
A
A
A
A B C
Formele momenten Verbetering aansluiting VO/WO Verbetering studieduur
Verbetering data-ontsluiting
D
C
Post Academisch
BA
B
C
D
Verlaging uitval
Verkorting studieduur
© 2013 Deloitte The Netherlands
Focusgebieden
Focusgebied A – Verbetering en ontsluiting van formele momenten
Ontsluiting van inschrijf, formele uitslag intake, vrijstellingen, bijzondere regelingen, BSA, diploma.
Voordelen: Sterke koppeling met Governance, sterke bijdrage aan kwaliteitszorg.
Verbeterpunten: Intake, bijzondere regelingen, cijferinvoer docenten en diploma.
Focusgebied B – Verbetering aansluiting VO/WO cq instroom / voorkomen van uitval
Ontsluiting van oriëntatie, intake, tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen.
Voordelen: Verbetering studiesucces aan het begin van de studie, lagere werkdruk medewerkers
Verbeterpunten: Gebruik informatie CRM, stroomlijning en ondersteuning intake en tutoraat, cijferinvoer docenten, verhoging samenhang processen, structurering curriculum
Focusgebied C – Verbetering studierendement / studieduur
Ontsluiting van tutoraat, vrijstellingen, bijzondere regelingen, studievoortang/studieplan
Voordelen: Verbetering studiesucces later in de studie, lagere werkdruk medewerkers, beperktere scope
Verbeterpunten: Structurering curriculum, cijferinvoer docenten en diploma
Focusgebied D – Ontsluiting data aan student en derden
Ontsluiting van bestaande informatie via API’s
Voordelen: Integratie VU/UvA, ontwikkeling onderdelen oplossingen door studenten voor focusgebied C.
Verbeterpunten: API per informatie-object
43
D
A
B
C
44 VU – PID Studeren en Doceren © 2013 Deloitte The Netherlands
Opbouw projecten – vanaf zomer 2013Matching en studievoortgang
© 2013 Deloitte The Netherlands
Meer informatie
45
Theo BakkerSenior Manager OnderwijsDeloitte Consulting
Birgitta KlompenhouwerBeleidsadviseur InformatiemanagementHogeschool Leiden
© 2014 Deloitte The Netherlands
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte’s more than 200,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.
.