1/40

BID NOTICE  NAME OF WORK:  RFP FOR SELECTION OF PROJECT MANAGEMENT CONSULTANT (PMC) FOR DIGITAL 

TRUNKED  RADIO  SYSTEM  (DTRS)  PROJECT  OF  GUJARAT  POLICE,  HOME DEPARTMENT. 

    RFP No. GIL/HD/ GP/DTRS ‐ PMC/2016                          DATE: 03/03/2016 

  Client: Gujarat Informatics Limited  Pre Bid Meeting to be held on: 18/03/2016 at 1500 hrs. 

 

Last Date of Bid Submission    : 05/04/2016 up to 1500 hrs. 

 

EMD & Bid Processing fees submitted at: 

                                          Gujarat Informatics Limited,  

                                          Block no. 1, 8th floor,  

                                          Udyog Bhavan, Sector‐11,  

                                          Gandhinagar‐382010 

                                           

Bid Opening Date, Time & Venue: 

 

Date                                 : 05/04/2016 at 1700 hrs. 

 

Venue                              : Block no. 1, 8th floor, 

                                           Udyog Bhavan, Sector‐11, 

                               Gandhinagar‐382010, 

 

Bidding Agency Address: 

                                          Gujarat Informatics Limited 

                                          Block no. 1, 8th floor,  

                                    Udyog Bhavan, Gandhinagar‐382010 

                                          Phone :23256022 fax: 23238925 

 NOTE: Please address all queries and correspondence to: 

 DGM (Tech)  

Gujarat Informatics Limited, 8th Floor, Block No.1, Udyog Bhavan, 

Gandhinagar 382010, Phone:(079)‐23256022 

E‐mail: viveku@gujarat.gov.in  

   

2/40

Invitation for the RFP  

1 GIL  ‐  Gujarat  Informatics  limited  (A  Government  of  Gujarat  Company)  invites  Bids  from  the organizations  for  “Selection  of  Project Management  Consultant  (PMC)  Firm  for Digital  Trunked Radio  System  (DTRS)  Project  of  Gujarat  Police  (GP),  Home  Department  (HD),  Government  of Gujarat  (GoG)”  intends  to  select  the  Consulting  firm  by  inviting  the  proposals  through  Open Tender Process. 

2 GIL invites proposals from the consulting firms in consortium with individual / agencies / institutes having domain expertise for carrying out specialized activities mentioned in this RFP & to provide the consulting services as per the Scope of Work and Terms & Conditions mentioned in this RFP.  

3 Interested  companies  may  download  the  soft  copy  of  RFP  document  from  the  website www.gil.gujarat.gov.in as well as https://gil.nprocure.com.  In  case of any  clarifications  required, please contact DGM (Tech), GIL in writing 2 (two) days before the Pre‐Bid meeting date. 

4 This  RFP  is  being  offered  only  to  those  agencies  /  companies  meeting  the  requirements  of requisite  skills  and  expertise  in  the  above mentioned  areas  for  providing  project management services.  Such  agencies/companies  should  also  provide  resources/manpower  meeting  the requisite qualifications and experiences required for the project. 

5 Interested  agencies  are  advised  to  study  this  RFP  document  carefully  before  submitting  their proposals in response to the RFP Notice. Submission of a proposal in response to this notice shall be deemed  to have been made  after  careful  study  and examination of  this document with  full understanding of its terms, conditions and implications.  

6 Interested  and  eligible Bidders  are  required  to  upload  the  Technical  in  technical  bid  section & Commercial  Bid  in  commercial  bid  section.  The  Technical  &  Commercial  Bids  should  be accompanied  by  a  bid  security &  bid  processing  fees  (non‐refundable)  as  specified  in  this  Bid Document. The Technical & Commercial Bid must be uploaded to https://gil.nprocure.com & the Bid Security and bid processing fees must be delivered to the office of Gujarat Informatics Ltd on or before the last date and time of submission of the bid. 

7 The  stage  containing  the  eligibility  criteria  and  the  Bid  Security &  bid  processing  fees will  be opened on the specified date & time in presence of the Bidders or their authorized representative who  choose  to  attend.  In  the  event  of  the  date  specified  for  bid  receipt  and  opening  being declared as a holiday  for  the office of Gujarat  Informatics  Ltd  the due date  for  submission and opening of bids will be the following working day at the appointed times.  

8 Any  subsequent  corrigenda  /  clarifications will  be made  available  on  http://gil.gujarat.gov.in & https://gil.nprocure.com. The  Selection process of  consulting  firm will be  a  three  stage process comprising  of  ‐  Pre‐qualification,  Technical  qualification  and  Commercial.  The  Selection  of consulting Agencies/Companies would  be done  under Quality  and  Cost Based  Selection  (QCBS) method and procedures described in this RFP. 

 Bidders who wish to participate  in this bid will have to register on https://gil.nprocure.com. Further bidders who wish to participate in online bids will have to procure Digital Certificate as per Information Technology Act 2000 using which  they  can  sign  their electronic bids. Bidders  can procure  the  same from  (n)  code  solutions  –  a  division  of  GNFC  Ltd.,  or  any  other  agency  licensed  by  Controller  of Certifying  Authority,  Govt.  of  India.  Bidders  who  already  have  a  valid  Digital  Certificate  need  not procure a new Digital Certificate.   Please spell out any unavoidable deviations, Clause/ Article‐wise  in your bid under the heading 

Deviations.  Once  quoted,  the  bidder  shall  not make  any  subsequent  price  changes, whether  resulting  or 

arising  out  of  any  technical/commercial  clarifications  sought  regarding  the  bid,  even  if  any 

3/40

deviation or exclusion may be specifically stated  in the bid. Such price changes shall render the bid liable for rejection. 

Bidder shall quote the prices of services as mentioned valid for the period mentioned in this RFP  In addition to this RFP, the following sections attached are part of Bid Documents.  

Section – 1  Project Profile 

Section – 2  Scope of Work 

Section – 3  Instructions to Bidders 

Section – 4  Price Bid 

Section – 5  Formats 

  

Instruction to the bidders for bid submission: 

Technical  Bid  should  include  a  presentation  covering  key  points  such  as  understanding  of project, approach and methodology of project execution, Manpower deployment plan, etc. 

Bidder shall submit their bids online on www.gil.nprocure.com  in THREE SEPARATE SECTIONS i.e. Preliminary, Technical, Commercial.  

 SECTION‐I:  Preliminary  Stage  –  Bid  Processing  Fees  &  Bid  Security  in  a  separate  sealed 

envelope super scribed with the bid document number. SECTION‐II:  Technical Stage details as offered as part of technical solution. Note: Filling up prices in Part II will render the bidder disqualified. SECTION‐III:  Commercial Stage 

 

The Bidder’s are requested to upload relevant supporting documents on www.gil.nprocure.com in the relevant sections of the RFP. Bidders are required to sign all the pages of bid document. 

    

4/40

Bids  are  invited  from  consulting  firms  in  consortium with  individual  /  agencies  /  institutes  having domain expertise for carrying out specialized activities mentioned in this RFP. The pre‐qualification bid would be evaluated to assess their compliance to the following pre‐qualification criteria. Bidders failing to meet  these  criteria or not  submitting  requisite proof  for  supporting pre‐qualification  criteria  are liable to be rejected at the Pre‐Qualification proposal level.   

Sr. 

No. Criterion 

Supporting  Documents  to  be 

submitted 

1  The responding Company/ agency

(a) Should have  submitted Bid Processing  fees of Rs. 

5000  (Rupees  Five  Thousand  only)  in  the  form  of 

Demand  draft  in  favor  of  “Gujarat  Informatics 

Limited” payable at Gandhinagar / Ahmedabad. 

(b) Should have submitted a Earnest Money Deposit of 

Rs.  2,00,000  (Rs.  Two  Lakhs  only)  in  the  form  of 

Demand draft  / Bank Guarantee  in  favor of  “Gujarat 

Informatics  Limited”  payable  at  Gandhinagar 

/Ahmedabad. 

Proof  of  payment  Demand  Draft  for 

Bid Processing  fees & Demand Draft / 

Bank  Guarantee  Earnest  Money 

Deposit 

2  The bidder should be a company registered under the 

Companies  Act,  1956  since  last  5  years  as  on  31st 

March 2015. 

Certificate of incorporation and Service 

Tax Registration Certificate 

3  The  bidder  should  have  been  in  the  Consulting 

business for at least 5 years as of 31st March 2015 

Memorandum  &  Articles  of 

Association  should  be  attached,  and 

Work orders confirming year and Area 

of activity 

4  The bidder should have a  turnover of at  least Rs 100 

Crores from consulting operations in India and annual 

turnover  of  at  least  Rs  10  crores  from  IT 

advisory/consulting  services  in  each  of  the  last  3 

financial  years,  as  revealed  in  Annual  Financial 

Statements  reported  in  India  in  each  of  the  last  3 

financial years (2012‐13, 2013‐14, 2014‐15).  

Copy  of  the  audited  profit  and  loss 

account/ balance sheet/ annual report 

of the last three financial years.  

Statutory auditor’s / CA’s certificate for 

turn  over  from  consulting  operations 

in  India &  turnover  from  IT  advisory/ 

consulting  services  for  the  last  three 

financial years. 

5  The company should be  listed  in  featuring  in  the  top two segments  i.e.  ‘Leaders & Major Players’ of  latest IDC  Marketscape  report  for  Business  Consulting Services. 

Copy  of  Latest  IDC  Report  should  be 

submitted by the Bidder 

6  The  Bidder  /  consortium  member  should  have 

provided  its  consultancy  services  for  at  least  three 

Radio  Communication  project  involving  Radio 

frequency  Coverage  Planning,  Network  &  system 

architecture  designing,  Implementation,  Acceptance 

of  the  systems, of  the  value of  at  least Rs. 50  Lakhs 

Copies of Work Order/ Signed Contract 

/  Client  Letter/  Job  Completion 

certificate 

5/40

Sr. 

No. Criterion 

Supporting  Documents  to  be 

submitted 

each as consultant during the last three years. 

7  The bidder must have on its rolls consulting staff of ‐

a. At least 100 technically qualified personnel in the 

area  of  consulting  services  for  IT  Audit  /  Data 

Center  audit  /  IT  infrastructure  SLA  Audit  & 

Monitoring  of  IT  related  projects  including 

eGovernance, Program / Project Management, IT 

infrastructure,  IT  security  and  IT  procurement 

and  who  possess  relevant  degrees/credentials 

with  prior  experience  in  providing  the  above 

consultancy services as on the date of this RFP 

b. At‐least  10  (Ten)  resources  with  valid 

certification of BS 7799 / ISO 27001  lead auditor 

or Lead implementer as on the date of this RFP 

c. At‐least  10  (Ten)  resources  with  valid 

certification of CISA / CISSP /  ITIL as on the date 

of this RFP 

a. Certificate  from  Head  (HR)  or 

company  secretary  for number of 

technically  qualified  professionals 

employed  by  the  company  and 

appropriate  supporting 

undertakings  along  with  PF 

numbers  &  tenure  with  the 

organization. 

b. Name of Employees with copies of 

valid  certifications  which  are  BS 

7799  /  ISO  27001  lead  auditor  or 

Lead  implementer  certified  to  be 

provided 

c. Name of Employees with copies of 

valid  certifications which are CISA 

/ CISSP /  ITIL  lead auditor or Lead 

implementer  certified  to  be 

provided 

8  The  bidder  shall  not  be  blacklisted  by  any  Central  / 

State  Government  (Central/State  Government  and 

Public  Sector))  or  under  a  declaration  of  ineligibility 

for corrupt or fraudulent practices. 

A self certified letter by the designated 

official of the responding  Company 

 Agencies / Companies should clearly  indicate, giving explicit  supporting documentary evidence, with respect  to  the  above,  in  absence  of  which  their  proposals  will  be  rejected  summarily  at  the qualification stage itself. Bidders shall submit the supporting documents at mentioned above & upload the same while submitting the bids online.    

6/40

IMPORTANT DATES  

RFP FOR SELECTION OF PROJECT MANAGEMENT CONSULTANT FIRM FOR DIGITAL TRUNKED RADIO SYSTEM (DTRS) PROJECT OF GUJARAT POLICE, HOME DEPARTMENT, GOVERNMENT OF GUJARAT 

1. Contract Period  18 Months 

2. Delivery Services to be offered as per schedule from the date of the Acceptance of LoI/ PO. 

3. Pre‐bid Meeting Date & Time  18/03/2016 at 1500 Hrs 

4. Bid Due date  05/04/2016 up to 1500 Hrs 

5. Date of Opening of bids  05/04/2016 at 1700 Hrs 

6. Date  &  Time  of  opening  of  Commercial stage 

Will be intimated to the qualified bidders at a later date.

7. Venue  of  opening  of  Technical  & Commercial Bid/s   

Gujarat Informatics Limited,

Block  No.  1,  8th  Floor,  Udyog  Bhavan,  Gandhinagar‐

382010 

8. Bid  Processing  Fees  (Non‐refundable) 

Rs. 5000/‐  

9. Bid security (EMD)  Rs. 200,000/‐  

10. GIL Contact person  DGM (Technical), Gujarat Informatics Limited 

    

7/40

                   

SECTION: 1  

PROJECT BACKGROUND 

                      

8/40

SECTION: 1  

Project Background  

Gujarat Police, Home Department proposes to upgrade their present Analog communication System. 

The purpose  is to set up an effective and efficient state‐of‐the‐art communication network based on 

Digital Trunked Radio System (DTRS) for Gujarat Police, Home Department in a phased manner. 

 

Home Department, Government of Gujarat through Gujarat Police is planning to implement state wide 

Digital  Communication  Network  for  secured  Voice  and  Data  communications  for  fixed  and mobile 

services. “Police” and “law and order” is a State subject and it is primarily the responsibility of the State 

Governments to modernize and adequately equip their police forces for meeting the challenges to law 

and order and internal security. Home Department, Government of Gujarat has decided to implement 

Digital Radio Trunking System  (DRTS)  in  the entire State of Gujarat &  initially  it has been decided  to 

implement DRTS in the jurisdiction of following: 

a. Ahmedabad city, Ahmedabad Rural, Gandhinagar District,  

b. Vadodara City, Vadodara Rural, Chota Udepur,  

c. Surat City, Surat Rural, Tapi,  

d. Rajkot City, Rajkot Rural, Morbi,  

 

Gujarat  Informatics  Limited  (GIL)  has  been mandated  by  Home  Department  (HD),  Government  of 

Gujarat  (GoG)  to  provide  consultancy  services  for  Implementation  of Digital  Trunked  Radio  System 

(DTRS).  Hence,  bids  are  invited  from  Consulting  firms  to  assist  GIL  in  preparation  of  Request  for 

Proposal (RFP) & Bid process management for Selection of System Integrator (SI) for implementation of 

Digital Trunked Radio System (DTRS) for Gujarat Police, Home Department, Government of Gujarat.  

 

GIL  invites  Consultancy  firm  having  experience  in  the  field  of Digital  Trunked  Radio  System  (DTRS) 

technologies  to  assist GIL  in planning, designing,  implementation &  acceptance of Digitally Trunked 

Radio System in the State of Gujarat in a Phase wise manner.  

 

The selected Consulting firm shall assist the Gujarat Informatics Limited in following distinct phases:  

1. Assessment study & finalization of Infrastructural requirements 

2. Selection of System Integrator 

3. Implementation monitoring & Acceptance / Audit of Systems 

4. Monitoring the Services of System Integrator during Operations & maintenance phase 

9/40

     

    

     

        

SECTION: 2  

SCOPE OF WORK  

 

10/40

SECTION: 2  

SCOPE OF WORK  

Gujarat Police, Home Department proposes to upgrade their present Analog communication System. The purpose  is to set up an effective and efficient state‐of‐the‐art communication network based on Digital Trunked Radio System (DTRS) for Gujarat Police, Home Department in a phased manner.  The  objective  of  this  RFP  is  to  select  a  Consulting  firm/company,  for  providing  comprehensive consultancy services to GIL for preparation of the RFP for implementation of DTRS in the entire State of Gujarat in a phased wise manner.  In first phase, jurisdictions of following areas have been considered for the implementation of DTRS:  

a. Ahmedabad city, Ahmedabad Rural, Gandhinagar District,  

b. Vadodara City, Vadodara Rural, Chota Udepur,  

c. Surat City, Surat Rural, Tapi,  

d. Rajkot City, Rajkot Rural, Morbi,  

  In second, Phase it has been envisaged to cover remaining areas of the State of Gujarat. 

 

The Project Management Consultant  (PMC)  shall be entrusted with  the  challenging  responsibility of 

guiding & assisting GIL for said activity. The team will be required to work in a dynamic environment in 

which the team will identify the requirements of end users & shall be in constant interaction with GIL / 

Home Department for approvals and alignment of the deliverables.  

 

The  Project  Management  Consultant  shall  guide  as  well  as  assist  GIL  /  Gujarat  Police,  Home 

Department in the implementation of the next generation technologies available over Digital Trunked 

Radio System (DTRS) platform, which shall ensure the user experience will be better than that of which 

is being currently achieved using existing analogy communications technology. Hence, PMC shall give 

utmost  importance to the user satisfaction  level, for the services availed from the proposed systems, 

while carrying out the scope of activities mentioned in this RFP. 

 

The PMC shall assist GIL in carrying following activities: 

 

Phase 1: Assessment study & finalization of Infrastructural requirements 

1. Understand the existing communication systems available its limitations 

a. Collection  of  the  data  (current  infrastructure,  current  systems,  No.  of  users, 

geographical coverage, etc.)  

b. Requirements gathering and need analysis of Users (Police Department) 

c. Existing Services and Service levels, if any  

2. Radio Frequency Coverage planning in terms of available spectrum frequency, current as well as 

proposed user density for available DTRS technologies 

3. Understand  &  finalize  functional,  technical,  Sizing  requirements  considering  current  user 

density as well as projected user density & its scalability aspects 

11/40

4. System  Architecture  design  –  including  components  like  Core  Switching  equipments,  Base 

Stations, Radios, etc. 

5. Identify the capacity building needs & suggest plan to train the users & operators for operating 

& maintaining the proposed systems. 

 

The Consulting firm shall provide the required support to GIL  in assessment Study, preparation of 

Request  for Proposal  (RFP)  for  the Selection of System  Integrator  (SI)  for  the  implementation of 

DTRS  for  Gujarat  Police  Home  Department,  Bid  evaluation  process  &  appointment  of  System 

Integrator. 

 

The Consulting firm shall carry out an extensive assessment of the existing communication systems 

used by State Police department and shall also carry out data gathering exercise aimed at defining 

the requirements of GIL / State Police department of the existing communication systems.  

 

Based on the assessment study, a project report shall be prepared by consulting firm proposing the 

best available /  feasible Communication  technology on Digital platform. The Report shall  include 

detailed  requirements  as  well  as  cost  estimates  for  proposed  up‐gradation  of  Communication 

System to a Digital Trunked Radio System (DTRS) platform. 

 

Consulting  firm shall carry out an assessment exercise to understand the existing communication 

system &  its  infrastructure. The Consulting Firm  shall  closely  interact with  the GIL  / State Police 

Department and  its stakeholders for understanding the existing communication systems available 

& the present requirements & provide recommendations for the required up‐gradation, keeping in 

mind  the  key  issues  like  the availability,  feasibility &  cost effectiveness of  the proposed  system. 

Assessment study shall cover following: 

Collection of  the data  (current  infrastructure, current  systems, No. of users, geographical 

coverage, etc.)  

Requirements gathering and need analysis of Users (Police Department) 

Existing Services and Service levels, if any  

Overall Implementation Plan, sequencing and phasing of activities, timelines  

Financial model and estimates (CAPEX & OPEX requirement) for Planned period and beyond 

current Plan  

Governance  Structure  for  implementation  and  subsequent management of  the Proposed 

Solution/System 

Monitoring and Evaluation Framework for the proposed solution 

Consulting firm shall also give Proof of Concepts for the city specific designs of the proposed 

system/ technology. 

 

Phase 2: Selection of System Integrator 

1. Preparation of Request for Proposal for implementation of Digital Trunked Radio System (DTRS) 

by specifying functional, technical & sizing requirements.  

2. Carryout entire bid process management  ‐ Managing the Pre‐bid Conference,  Issue of Pre‐bid 

Clarifications, Addendum/ Corrigendum to the RFP 

12/40

3. Preparation  of  all  documentation  related  to  bid  processing  including  Evaluation  Templates, 

evaluation and qualification reports, minutes of meetings, etc.  

4. Detailed evaluation of proposals with specialized tools, software, etc. 

5. Selection of System Integrator 

6. Support  contract  /  financial  negotiation  &  finalization  &  prepare  drafts  –  Work  Order, 

Agreement / Contract documents  

 

Preparation of Request  for Proposal  (RFP): The Consulting Firm shall assist GIL  in preparing RFP 

document  for  selection  of  a  System  Integrator  through  a  competitive  bidding  process,  for  the 

proposed system/ solution in consultation with State Police, Home Department. 

 

Based  on  the  assessment  study,  the  Consulting  firm  shall  assist  GIL  to  develop  Infrastructure 

requirements  (at  centralized  &  decentralized)  along  with  its  technical  specifications  of  the 

proposed  Solution  and  Technology,  qualification  (eligibility/technical)  criteria  for  bidders, 

evaluation  methodology,  timelines  for  delivery/installation  &  implementation,  service  level 

agreement (SLA), etc. & incorporate the same in RFP for the selection of System Integrator. The RFP 

document shall address following aspects (indicative but not exhaustive): 

Geographical aspects – Entire State of Gujarat 

Technology overview & solution architecture 

Sizing  requirements – Current user density as well as projected user density &  scalability 

aspects 

System performance parameters – Defining Services & Service Levels 

Technical aspects – System architecture, No. of sites, Base station, type of Network 

Infrastructure requirements for centralized, decentralized & on‐field levels 

Technical Specifications of the proposed infrastructure 

Network Connectivity Requirements 

Design Specific Spectrum requirement of the proposed system – Different requirement for 

different  designs  for  different  cities/areas,  Radio  Frequency  (RF)  &  coverage  planning 

consideration, etc. 

No.  of  base  stations  &  area  specific  signal  strength.  Specific  independent  research  for 

different areas in different cities shall be carry out for arriving at optimum number of base 

stations for achieving area specific desired signal strength. 

Seamless roaming 

Proper redundancy at various levels i.e., Switching, Base stations, network connectivity with 

high availability & fault tolerant design to be planned for the proposed solution/technology.  

Integration aspects of the proposed system with eGujCop, ‘108’, ‘101’, Dial 100, CSITMS etc. 

&  Legacy  issues associated with  it.  Integration with existing  conventional police network. 

Control room integration and One‐to‐many critical data broadcasting applications. 

Proposed systems & product offerings should be complied with standard certification  like 

Inter Operatibility (IOPs) & Inter System Interface (ISI) 

Voice, data & broadband integration. 

Scalability with the  future evolving technologies  like 4th Generation / Long Term Evolution 

(LTE) / Broadband Public Protection & Disaster Relief.  

13/40

Risk factors impacting implementation of proposed solution  

Phasing of the functionality/ rollout  

Handholding, support and Capacity Building Requirements  

 

Bid Process & selection of the SI: After preparing the RFP, the Consulting Firm would be required 

to  support  GIL  in managing  the  entire  bid  process  for  selection  of  the  SI.  An  indicative  list  of 

activities  envisaged  to  be  carried  out  by  the  Consulting  Firm  during  the  Bid  Process  phase  is 

provided below:  

Assist GIL  State Police, Home Department in publishing the RFP document by preparing the 

content of Notice inviting tender, advertisement, etc.  

Managing the Pre‐bid Conference  

Issue of Pre‐bid Clarifications, Addendum/ Corrigendum to the RFP (if any)  

Preparation of all documentation related to bid processing including Evaluation Templates, 

evaluation and qualification reports, minutes of meetings, etc.  

Preparation of the final techno‐commercial evaluation matrix, providing technical inputs in 

the evaluation of techno‐commercial proposals of all the bidders as per the technical and 

financial evaluation criteria, to enable final selection by the State Police, Home Department  

Providing support to GIL / HD during contract negotiation with the selected SI  

Providing support during contract finalization with the final selected SI  

Providing support during review of implementation plan created by the SI  

 

Phase 3: Implementation monitoring & Acceptance / Audit of Systems 

1. Review deliverables of System Integrator 

2. Monitor implementation  

3. Carry out detailed Inspection & Acceptance Testing  

a. Factory Acceptance Test & Inspection of delivered goods 

b. Site Acceptance Tests 

c. Final Acceptance Test 

i. Radio Frequency Coverage (Using specialized tools & on field testing) 

ii. Functional Testing 

 

The above mentioned inspections & acceptance tests of the implemented systems shall be carried out 

through both by specialized software tools as well as by physical / manual on field.  

 

The PMC shall also assist GIL / Gujarat Police, Home Department,  in  liaising with  the Department of 

Telecom & other relevant Government of India departments relevant for this project, for preparation 

of report as well as responses to the queries raised by such department from time to time. 

 

Phase 4: Monitoring the Services of System Integrator during Operations & maintenance phase 

PMC  is  required  to provide monitoring  services of  the work being  carried out by  System  Integrator 

during  the  operations  &  maintenance  phase.  PMC  shall  deploy  at‐least  4  numbers  of  skilled  & 

experienced manpower resources for providing services in following areas: 

14/40

Regular monitoring of  the  System  Integrator’s management  information  system &  reviewing 

various reports as well as deliverables submitted by SI. 

Highlight  deviations/issues  in  the  deliverables  of  System  Integrator  to  concerned  authority 

within the specified time limits and assisting System Integrator and GIL / GP, HD in resolution of 

issues 

Monitor and maintain Issue Tracker and keep on updating the status of all risks and issues from 

time to time 

Monitoring  and  reviewing  the  performance  of  System  Integrator  &  review  the  reports 

submitted by System Integrator 

Assistance  in  vendor management,  SLA monitoring &  Penalty  calculation,  co‐ordination with 

the  stakeholders, certification of payments, etc. Verification of  invoices  submitted by System 

Integrator  or  any  other  agencies  &  calculate  penalty,  if  applicable.  Certify  the  payments 

pertaining to project. 

 I. Project Deliverables: The following is an indicative list of deliverables for Consulting Firm assuming that the engagement starts at  time  T.  This  is  an  assignment  based  consultancy  engagement  &  the  time  lines  of  the  following milestones shall be mutually   

Phase  Deliverables 

1  Assessment study & finalization of Infrastructural requirements 

  Assessment Study Report

  Radio Frequency (RF) Coverage Planning report for available DTRS Technologies

  Infrastructural Requirements & Proposed Systems architecture Design  

2  Selection of System Integrator

  Request for Proposal (RFP) for System Integrator (SI) 

  Pre‐bid Conference & issuance of clarifications 

  Bid Evaluation Report & Selection of SI

3  Implementation monitoring & Acceptance / Audit of Systems 

  Site Inspection as well as Acceptance report

  Final Acceptance Test report

4  Monitoring Services During the operations & maintenance phase 

  SLA monitoring reports & Certification for payments 

#  Any other deliverable as required by GIL / GP, HD 

 

Acceptance of Deliverables  The  acceptance  of  deliverables  or  completion  of  activities  shall  be  linked  to  the  acceptance  by  or satisfaction of the end‐client i.e. Gujarat Police, Home Department. The Consulting firm is expected to make revisions for all documents, deliverables, communications etc. till they are accepted by Gujarat Informatics Limited / State Police, Home Department.  Time Frames 

15/40

Duration of the assignment: PMC would be  initially engaged for a period of 18 months. The contract between  the  PMC  and  the  GIL may  be  extended  further,  if  required  on mutually  agreed  terms & conditions.  Resource Requirements The PMC would be required to deploy an appropriate Team at GIL as per the requirements specified in the RFP. During the contract period, the requirement of resources in terms of their experience & skill set shall vary depending up on the various phases mentioned  in this RFP. Please note that PMC shall ensure  the quality & quantity of  resources  to adhere  the  timelines as well as scope & service  levels mentioned in this RFP.   During ‘Phase 3 – Implementation Monitoring & Acceptance / Audit of the systems’, PMC has to deploy at  least one resource per Commissionerate  i.e. Ahmedabad, Vadodara, Rajkot & Surat for monitoring the implementation related activities & conducting the inspections / tests as well as acceptance of the systems as per  the scope mentioned  in  this RFP  till  the proposed systems are  live & operational. As discussed in the sections above, the consulting firm should deploy the resources having wide range of relevant skill sets & experience in the Radio Communication field projects.   During  ‘Phase  4: Monitoring  the  Services  of  System  Integrator  during  Operations  &  maintenance phase’,  PMC  has  to  deploy  at  least  one  resource  per  Commissionerate  i.e. Ahmedabad,  Vadodara, Rajkot & Surat  for providing monitoring services, as described  in  the above sections,  for  the project period after proposed systems are live & operational.  

  

   

      

             

16/40

           

SECTION: 3 

INSTRUCTIONS TO BIDDERS   

17/40

SECTION: 3  

INSTRUCTIONS TO BIDDERS  ARTICLE – 1: COST OF BIDDING  1.1  The Bidder shall bear all costs associated with the preparation and submission of the Bid and 

Gujarat  Informatics  Ltd  (GIL) will  in no  case be  responsible  for  those  costs,  regardless of  the conduct or outcome of the bidding process. 

 1.2  The Bidder will have  to  remit Non  refundable Bid Processing Fees of Rs. 5000/‐ and Earnest 

Money Deposit  (E.M.D.) of Rs. 200,000/‐  (Rupees Two Lacs only) on or before  the  last date and  hours  of  submitting  the  bids  in  a  sealed  cover  at  GIL  office  with  the  heading  “Bid Processing  fees  and  EMD  for  the  RFP  No.  GIL/HD/  GP/DTRS  ‐  PMC/2016  for  Selection  of Project Management Consultant  (PMC)  for Digital  Trunked Radio  System  (DTRS) Project of Gujarat Police, Home Department, Government of Gujarat”. Bid Processing fees should be  in the  form of demand draft  in  the name of  “Gujarat  Informatics Ltd.” payable at Gandhinagar along with the covering letter. E.M.D. must be EITHER in the form of Demand Draft in the name of “Gujarat Informatics Ltd.” payable at Gandhinagar OR  in the form of an unconditional Bank Guarantee  (which  should be  valid up  to  validity of Bids + 90 days) of any Nationalized Bank (operating  in  India  having  branch  at  Ahmedabad/  Gandhinagar)  in  the  name  of  “Gujarat Informatics Ltd.” payable at Gandhinagar (as per prescribed format given at as per prescribed format given at Annexure) and must be submitted along with the covering  letter. Please affix the  stamp  of  your  company  on  the  overleaf  of  demand  draft.  In  case  of  non‐receipt  of  bid processing fees and EMD the bid will be rejected by GIL as non‐responsive. 

 ARTICLE – 2: BIDDING DOCUMENTS    The bid document and further amendment if any will be made available to the invited bidders. 

Bidder  is expected to examine all  instructions,  forms, terms, and specifications  in  the bidding documents.  Failure to furnish all information required by the bidding documents or submitting a Bid not substantially responsive to the bidding documents in every respect may result in the rejection of the Bid. 

 ARTICLE – 3: CLARIFICATION ON BIDDING DOCUMENTS    Bidders  can  seek  written  clarifications  5  days  before  the  Bid  Due  date  to  Deputy  General 

Manager  (Technical),  Gujarat  Informatics  Ltd.,  8th  Floor,  Block  No.  1,  Udyog  Bhavan Gandhinagar 382010. GIL will clarify and issue amendments if any to all the bidders. No further clarification what so ever will be entertained after the amendments are done.   

 ARTICLE – 4: AMENDMENT OF BIDDING DOCUMENTS  4.1  At any time prior to the deadline for submission of bids, GIL, for any reason, whether at its own 

initiative or  in response to the clarifications requested by prospective bidders may modify the bidding documents by amendment. 

 4.2  In order to allow prospective bidders a reasonable time to take the amendment into account in 

preparing their bids, GIL, at its discretion, may extend the deadline for the submission of bids.  

18/40

ARTICLE – 5: LANGUAGE OF BID  

The Bid prepared by the Bidder, as well as all correspondence and documents relating  to  the Bid exchanged by the Bidder and GIL shall be in English.    

ARTICLE – 6: SECTION COMPRISING THE BIDS  

6.1 Preliminary Section: The bid security and bid processing fee (non‐refundable) to be furnished to GIL  office  in  the  form  of  demand  draft  in  favor  of  “Gujarat  Informatics  Ltd.”  payable  at Ahmedabad/Gandhinagar before opening of un‐price bid in sealed envelope. 

6.2 Bidder shall submit their bids online on www.gil.nprocure.com  in THREE SEPARATE SECTIONS i.e. Preliminary, Technical, Commercial.  

 SECTION‐I:  Preliminary  Stage  –  Bid  Processing  Fees  &  Bid  Security  in  a  separate  sealed 

envelope super scribed with the bid document number.  SECTION‐II:  Technical Stage details as offered as part of technical solution. 

 Note: Filling up prices in Part II will render the bidder disqualified. 

 SECTION‐III:  Commercial Stage 

 6.3 The Bidder’s are requested to upload relevant supporting documents on www.gil.nprocure.com 

in the relevant sections of the RFP. Bidders are required to sign all the pages of bid document.  ARTICLE – 7: BID FORMS  

7.1 Wherever a specific  form  is prescribed  in  the Bid document,  the Bidder shall use the  form  to provide relevant information. If the form does not provide space for any required information, space at the end of the form or additional sheets shall be used to convey the said information. Failing to submit the information in the prescribed format, the bid is liable for rejection.  

7.2 For all other cases, the Bidder shall design a form to hold the required information.  7.3 GIL shall not be bound by any printed conditions or provisions in the Bidder’s Bid Forms 

 ARTICLE – 8: FRAUDULENT & CORRUPT PRACTICE   

8.1 Fraudulent practice means a misrepresentation of  facts  in order  to  influence  a procurement process or the execution of a Contract and  includes collusive practice among Bidders (prior to or after Bid submission) designed to establish Bid prices at artificial noncompetitive levels and to deprive the GIL of the benefits of free and open competition.  

 8.2  “Corrupt  Practice” means  the  offering,  giving,  receiving  or  soliciting  of  anything  of  value, 

pressurizing to influence the action of a public official in the process of Contract execution.  

8.3 GIL will reject a proposal for award and may forfeit the EMD and/or Performance Guarantee if it determines  that  the bidder  recommended  for award has engaged  in  corrupt or  fraudulent practices in competing for, or in executing, contract(s). 

 

19/40

ARTICLE – 9: LACK OF INFORMATION TO BIDDER  

The Bidder  shall be deemed  to have carefully examined all  contract documents  to his entire satisfaction.  Any lack of information shall not in any way relieve the Bidder of his responsibility to fulfill his obligation under the Contract. 

 ARTICLE – 10: CONTRACT OBLIGATIONS  

If after the award of the contract the Bidder does not sign the Agreement or fails to furnish the Performance Bank guarantee within fifteen (15) days and  if the consulting work  is not started within fifteen (15) days from the date of submission of PBG as mentioned above, GIL reserves the right to cancel the contract and apply all remedies available to them under the terms and conditions of this RFP. 

 ARTICLE – 11: BID PRICE  

11.1 Price shall be exclusive of all applicable taxes. The prices shall strictly be submitted in the given format.  Successful  Bidder will  have  to  supply/provide  services with  an  Invoice  from  a  place located within the State of Gujarat.  

11.2 The priced bid should indicate the prices in the format/price schedule only.  

11.3 The Financial bid shall indicate charges payable as per Section‐4 for providing required Services. The  bidder  shall  quote  fixed  charges  per  item.  A  bid  submitted  with  an  adjustable  price quotation will be treated as non‐responsive and rejected.  

11.4 Prices shall be written in both words and figures. In the event of difference, the price in words shall be valid and binding. Arithmetical errors will be rectified on the following basis.  

11.5 If  there  is  a  discrepancy  between  the  unit  price  and  the  total  price  that  is  obtained  by multiplying the unit price and quantity, the unit price shall prevail and the total price shall be corrected. If the Bidder does not accept the correction of the errors, its bid will be rejected. If there is a discrepancy between words and figures, the amount in words will prevail.  

11.6 Any discrepancy relating to prices quoted in the offer across different sections of the bid, only prices given in the prescribed format given at Price Schedule of this RFP shall prevail.   

11.7 Any effort by a bidder or bidder’s agent / consultant or representative howsoever described to influence the GIL  in any way concerning scrutiny / consideration / evaluation / comparison of the bid or decision concerning award of contract shall entail rejection of the bid.  

 ARTICLE – 12: BID CURRENCY  

The prices  should be quoted  in  Indian Rupees  (INR). Payment  as  specified  in  the agreement shall be made in Indian Rupees only.  

ARTICLE – 13: BID SECURITY / EARNEST MONEY DEPOSIT (EMD)  

13.1 The Bidder shall  furnish, as part of the Bid, a Bid security  for the amount of Rs. 200,000/‐ by demand draft / Bank Guarantee, in favor of Gujarat Informatics Ltd., as mentioned in this RFP. The un‐priced bid will be opened subject to the confirmation of valid Bid security.    

20/40

 13.2 Unsuccessful  Bidder's  Bid  security will  be  refunded within  thirty  (30)  days  from  the  date  of 

award of work to the successful bidder on a written request.    

13.3 The  successful  Bidder's  Bid  security  will  be  discharged  upon  the  Bidder  signing  the Contract/Agreement, and furnishing the Performance Bank Guarantee. 

 13.4 The Bid security may be  forfeited at  the discretion of GIL, on account of one or more of  the 

following reasons: a. The Bidder withdraws their Bid during the period of Bid validity specified on the Bid  letter 

form. b. Bidder does not respond to requests for clarification of their Bid. c. Bidder fails to co‐operate in the Bid evaluation process, and d. In case of a successful Bidder fails : 

    (i)  To sign the Agreement in time   (ii) To furnish Performance Bank Guarantee in time  ARTICLE – 14: PERIOD OF VALIDITY OF BIDS  

14.1 Bids shall remain valid for 120 Days after the date of opening of Commercial Bid. A Bid valid for a shorter period shall be rejected as non‐responsive.  

14.2 In exceptional circumstances, GIL may solicit Bidder's consent to an extension of the period of validity. The request and the responses thereto shall be made in writing.  The Bid security shall also be suitably extended. A Bidder’s request to modify the Bid will not be permitted. 

 ARTICLE – 15: BID DUE DATE  

15.1 Bid must be received by the GIL at the address specified in the Request for Proposal (RFP) not later than the date and time specified in the RFP.  

15.2 GIL may,  as  its  discretion,  on  giving  reasonable  notice  by  fax,  email  or  any  other  written communication to all prospective bidders who have been issued the bid documents, extend the bid due date,  in which  case  all  rights  and obligations of  the GIL  and  the bidders, previously subject to the bid due date, shall thereafter be subject to the new bid due date as extended. 

 ARTICLE – 16: LATE BID  

No bidder may be able to submit the bid after the bid due date/time.  ARTICLE – 17: MODIFICATION AND WITHDRAWAL OF BID   

17.1 The Bidder may modify or withdraw  its Bid after  the Bid's  submission, provided  that written notice of  the modification  including  substitution or withdrawal of  the bids  is  received by GIL prior to the deadline prescribed for submission of bids.  

17.2 The  Bidder's  modification  or  withdrawal  notice  shall  be  prepared,  sealed,  marked  and dispatched in a manner similar to the original Bid.  

17.3 No Bid may be modified subsequent to the deadline for submission of bids. 

21/40

 17.4 No Bid may be withdrawn in the interval between the deadline for submission of bids and the 

expiration  of  the  period  of  Bid  validity  specified  by  the  Bidder  on  the  bid  letter  form. Withdrawal of a Bid during this interval may result in the bidder's forfeiture of its Bid security. 

 ARTICLE – 18: OPENING OF BIDS BY GIL 

18.1 GIL will open  the  EMD  and Bid  Processing  Fees  stage  at  first  instance  and  Technical bids of those bidders, who have  furnished EMD and Bid Processing Fees on or before due date and time, will be opened, in the presence of Bidder or their authorized representatives, at schedule time  in the bid  at Conference Hall of  

Gujarat Informatics Ltd. Block No. 1, 8th Floor, Udyog Bhavan, Sector‐11, Gandhinagar‐382010  

  The Bidders representatives who are present shall sign a register evidencing their attendance. In the event of the specified date of Bid opening being declared a holiday for the GIL, the Bids shall be opened at the appointed time and location on the next working day. 

18.2 The date on which commercial bid would be opened, will be intimated to the qualified bidders by the GIL on the day of opening of first stage or on any subsequent days either through fax or through letter or e‐mail from the Office of the Gujarat Informatics Ltd or any of his authorized official. 

18.3 The Bidders Names, and the presence or absence of the requisite Bid security and such other details as the GIL, at its discretion, may consider appropriate will be announced at the time of opening.  

18.4 The price bid will be opened after evaluation of Technical Bid.  

ARTICLE – 19: CONTACTING GIL  

19.1 Bidder  shall  not  approach  GIL  officers  outside  of  office  hours  and/  or  outside  GIL  office premises, from the time of the Bid opening to the time the Contract is awarded. 

 19.2 Any  effort  by  a  bidder  to  influence  GIL  officers  in  the  decisions  on  Bid  evaluation,  bid 

comparison or contract award may result in rejection of the Bidder's offer.  If the Bidder wishes to bring additional information to the notice of the GIL, it should do so in writing. 

 ARTICLE – 20: REJECTION OF BIDS  

GIL reserves the right to reject any Bid, and to annul the bidding process and reject all bids at any  time  prior  to  award  of  Contract, without  thereby  incurring  any  liability  to  the  affected Bidder(s) or any obligation to inform the affected Bidder(s) of the grounds for such decision. 

 ARTICLE – 21: BID EVALUATION    

21.1 PART – I (PREQUALIFICATION EVALUATION): Bidders who have submitted the valid bid security and  non‐refundable  bid  processing  fee.  If  bidders  fail  to  submit  the  bid  security  and  non‐refundable bid processing fee as per this RFP document, the Bid shall be out rightly rejected.  

22/40

Pre‐Qualification bids of all  the bidders, who have  submitted  the valid bid  security and non‐refundable  bid  processing  fee,  shall  be  evaluated  &  bidders  who  are  qualifying  all  the prequalification criteria mentioned in this RFP shall be considered for further evaluation.   

21.2 PART – II (TECHNICAL EVALUATION)  

Technical Evaluation Matrix (Max Marks ‐50)  

Sr. No 

Criteria  Presentation covering key Points  Marks Max. Marks 

1 

Technical Presentation 

Methodology and understanding of Project  10 Marks 

50 2 Past experience of similar services for Radio Communication projects 

20 Marks 

3  Quality of Manpower proposed to be deployed  20 Marks 

Technical score would carry 30% weightage factor for bid evaluation.  

21.3 PART  III  (Total  BID  EVALUATION):  The  Technical  bid  shall  have  a weightage  of  30%  in  the overall  evaluation  of  the  bid  and  the  Commercial  bid  shall  have  a weightage  of  70%  in  the overall evaluation.  

Formula for Normalization of Technical bid for each bidder is Tn = (Tb/Tmax) x 100 where 

Tb is the bidder’s technical score and Tmax is the highest technical score.  

Formula for Normalization of Financial bid for each bidder is: Fn = (Fmin/Fb) x 100 where 

Fb is the bidder’s financial bid value and Fmin is the lowest bid value.  

Individual bidder’s Tn and Fn will be added  to reach  the  final value. Further 30% of Tn 

and 70% Fn will be taken. The winner will be the highest of (Tn x 30/100 + Fn x 70/100).  

The winner will be called for further negotiations if required. 

The calculation arrived by GIL will be final and will be binding on the bidders. If any cost 

item in the price bid is found to be blank and not filled with any amount then it shall be 

considered as zero cost items and the same is offered to the GIL free of any charge. 

 ARTICLE – 22: AWARD OF CONTRACT   

22.1 In  case,  if  lowest  bidder  does  not  accept  the  award  of  contract  or  found  to  be  involved  in corrupt and/or  fraudulent practices,  the next  lowest bidder will be awarded  the Contract.  In such scenario, the  lowest bidder has to borne the difference between  lowest prices and next lowest prices.  

22.2 Contract Period:  The duration of  the Contract period  for  this  activity will be  of 18 Months, which may be extended for further period if required on mutually agreed terms. 

 ARTICLE – 23: NOTIFICATION OF AWARD & SIGNING OF CONTRACT  

23.1 Prior to expiration of the period of Bid validity, GIL will notify the successful Bidder.  

23.2 Within the Six (6) working days of receipt of the Contract Form, the successful Bidder requires to accept unconditionally and sign the Contract agreement with the GIL.  

23/40

 23.3 The  Performance  bank  guarantee has  to be  submitted within  fifteen  (15)  days of  receipt of 

award. The Performance Bank guarantee shall be equals to 10% of the contract value. The Bank Guarantee shall be valid for the period of 90 days beyond the expiry of contract.  

ARTICLE – 24: FORCE MAJEURE  

24.1 Force  Majeure  shall  mean  any  event  or  circumstances  or  combination  of  events  or circumstances  that  materially  and  adversely  affects,  prevents  or  delays  any  Party  in performance of its obligation in accordance with the terms of the Agreement, but only if and to the extent that such events and circumstances are not within the affected party's reasonable control,  directly  or  indirectly,  and  effects  of  which    could  have  prevented  through  Good Industry  Practice  or,  in  the  case  if  construction  activities  through  reasonable  skill  and  care, including through the expenditure of reasonable sums of money. Any events or circumstances meeting the description of the Force Majeure which have same effect upon the performance of any  contractor  shall  constitute  Force Majeure with  respect  to  the  Bidder.  The  Parties  shall ensure compliance of the terms of the Agreement unless affected by the Force Majeure Events. The Bidder shall not be liable for forfeiture of its implementation / Performance guarantee, levy of Penalties, or  termination  for default  if and  to  the extent  that  it’s delay  in performance or other failure to perform its obligations under the Agreement is the result of Force Majeure. 

 24.2 Force Majeure Events: The Force Majeure circumstances and events shall include the following 

events  to  the  extent  that  such  events  or  their  consequences  (it  being  understood  that  if  a causing event  is within  the reasonable control of  the affected party,  the direct consequences shall  also  be  deemed  to  be within  such  party's  reasonable  control)  satisfy  the  definition  as stated above. Without  limitation to the generality of the foregoing, Force Majeure Event shall include  following events and circumstances and  their effects  to  the extent  that  they, or  their effects, satisfy the above requirements:  24.2.1 Natural events (“Natural Events”) to the extent they satisfy the foregoing requirements including: 

a) Any  material  effect  on  the  natural  elements,  including  lightning,  fire,  earthquake, cyclone, flood, storm, tornado, or typhoon; 

b) Explosion or chemical contamination (other than resulting from an act of war); c) Epidemic such as plague; d) Any event or circumstance of a nature analogous to any of the foregoing. 

 24.2.2 Other Events  (“Political Events”)which occur  inside or Outside  the State of Gujarat or involve directly  the State Government and  the Central Government  (“Direct Political Event”), including: 

a) Act of war  (whether declared or undeclared),  invasion, armed conflict or act of  foreign enemy,  blockade,  embargo,  revolution,  riot,  insurrection,  civil  commotion,  act  of terrorism or sabotage; 

b) Strikes, work to rules, go‐slows which are either widespread, nation‐wide, or state‐wide and are of political nature; 

c) Any event or circumstance of a nature analogous to any of the foregoing.  

24.3 FORCE MAJEURE EXCLUSIONS: Force Majeure shall not  include  the  following event(s) and/or circumstances, except to the extent that they are consequences of an event of Force Majeure : 

a) Unavailability, late delivery 

24/40

b) Delay in the performance of any contractor, sub‐contractors or their agents;  

24.4 PROCEDURE FOR CALLING FORCE MAJEURE: The Affected Party shall notify to the other Party in writing of the occurrence of the Force Majeure as soon as reasonably practicable, and in any event within 5 (five) days after the Affected Party came to know or ought reasonably to have known, of its occurrence and that the Force Majeure would be likely to have a material impact on the performance of its obligations under the Agreement.  

ARTICLE – 25: CONTRACT OBLIGATIONS Once a contract is confirmed and signed, the terms and conditions contained therein shall take precedence over the Bidder’s bid and all previous correspondence. 

 ARTICLE – 26: AMENDMENT TO THE AGREEMENT 

Amendments  to  the Agreement may be made by mutual agreement by both  the Parties. No variation  in or modification  in  the  terms of  the Agreement  shall be made except by written amendment signed by both the parties. All alterations and changes in the Agreement will take into account prevailing rules, regulations and laws applicable in the state of Gujarat. 

 ARTICLE – 27: USE OF AGREEMENT DOCUMENTS AND INFORMATION  

27.1 The Bidder  shall not without prior written  consent  from GIL disclose  the Agreement  or  any provision  thereof  or  any  specification,  plans,  drawings,  pattern,  samples  or  information furnished by or on behalf of GIL in connection therewith to any person other than the person employed  by  the  Bidder  in  the  performance  of  the  Agreement.    Disclosure  to  any  such employee shall be made in confidence and shall extend only as far as may be necessary for such performance.  

 27.2 The  Bidder  shall  not  without  prior  written  consent  of  GIL  make  use  of  any  document  or 

information made available for the project except for purposes of performing the Agreement.   

27.3 All project related documents  issued by GIL other  than  the Agreement  itself shall remain  the property  of GIL  and Originals  and  all  copies  shall  be  returned  to GIL  on  completion  of  the Bidder's performance under the Agreement, if so required by the GIL.  

 ARTICLE – 28: REPRESENTATIONS AND WARRANTIES  

28.1 REPRESENTATIONS AND WARRANTIES BY THE SUCCESSFUL BIDDER  

It is a company duly organized and validly existing under the laws of India and has all requisite legal power and authority and  corporate authorizations  to execute  the Agreement and  carry out the terms, conditions and provisions hereof. 

 It has in full force and effect all requisite clearances, approvals and permits necessary to enter into the Agreement and perform its obligations hereof. 

 The Agreement and the transactions and obligations hereof do not contravene its constitutional documents  or  any  law,  regulation  or  government  directive  and  will  not  contravene  any provisions of, or constitute a default under, any other Agreement or instrument to which it is a party or by which  it or  its property may be bound or any of  its obligations or undertakings by 

25/40

which it or any of its assets are bound or cause a limitation on its powers or cause it to exceed its authorized powers. 

 There is no pending or threatened actions, suits or proceedings affecting the Successful Bidder or  its  affiliates  or  any  of  their  respective  assets  before  a  court,  governmental  agency, commission or arbitrator or administrative tribunal which affects the Successful Bidder's ability to perform  its obligations under  the Agreement; and neither Successful Bidder nor any of  its affiliates have immunity from the jurisdiction of a court or from legal process (whether through service of notice, attachment prior to judgment, attachment in aid of execution or otherwise). 

 The Successful Bidder confirms that all representations and warranties of the bidder set forth in the Agreement are true, complete and correct in all respects. 

 No information given by the Successful Bidder in relation to the Agreement, project documents or any document comprising security contains any material wrong‐statement of fact or omits to state as fact which would be materially adverse to the enforcement of the rights and remedies of  GIL  or  which  would  be  necessary  to  make  any  statement,  representation  or  warranty contained herein or therein true and correct. 

 28.2 REPRESENTATIONS AND WARRANTIES BY GIL 

 It has full legal right; power and authority to execute the project and to enter into and perform its obligations under the Agreement and there are no proceedings pending. 

 The Agreement has been duly authorized, executed and delivered by GIL and constitutes valid, legal and binding obligation of GIL. 

 The execution and delivery of the Agreement with the Successful Bidder does not violate any statutory judgment, order, decree, regulation, right, obligation or rule of any court, government authority or arbitrator of competent  jurisdiction applicable  in  relation  to GIL,  its assets or  its administration. 

 ARTICLE – 29: RESOLUTION OFDISPUTES  29.1 If  any  dispute  arises  between  the  Parties  hereto  during  the  subsistence  or  thereafter,  in 

connection with the validity,  interpretation,  implementation or alleged material breach of any provision of the Agreement or regarding a question, including the questions as to whether the termination of the Contract Agreement by one Party hereto has been  legitimate, both Parties hereto shall endeavor to settle such dispute amicably.  The attempt to bring about an amicable settlement  is considered to have failed as soon as one of the Parties hereto, after reasonable attempts [which attempt shall continue for not less than 30 (thirty) days], give 15 days’ notice thereof to the other Party in writing. 

29.2 In  the  case  of  such  failure  the  dispute  shall  be  referred  to  a  sole  arbitrator  or  in  case  of disagreement  as  to  the  appointment of  the  sole  arbitrator  to  three  arbitrators, one  each of whom will be appointed by each Party and the third appointed by the two arbitrators. 

29.3 The place of the arbitration shall be Gandhinagar, Gujarat. 29.4 The Arbitration proceeding shall be governed by the Arbitration and Conciliation Act of 1996 as 

amended. 29.5 The proceedings of arbitration shall be in English language. 

 

26/40

29.6 The  arbitrator’s  award  shall  be  substantiated  in  writing.  The  arbitration  tribunal  shall  also decide on the costs of the arbitration procedure.  

29.7 The Parties hereto shall submit to the arbitrator’s award and the award shall be enforceable in any competent court of law.   

 ARTICLE – 30: TAXES & DUTIES   

Bidder is liable for all taxes and duties etc. as may be applicable from time to time.  ARTICLE – 31: BOOKS & RECORDS  

Bidder shall maintain adequate Documents Related to project’s physical materials for audit by GIL during the terms of Contract until expiry of the performance guarantee.  

 ARTICLE – 32: PERFORMANCE GUARANTEE    32.1 The Bidder shall furnish Performance Guarantee as provided in the bid document to GIL for an 

amount equal to 10% of the contract value. 32.2 The performance guarantee will be in the form of bank guarantee for the amount equal of 10% 

of  the value of  the Order  /  LOI  towards  faithful performance of  the  contract obligation, and performance  of  the  services  rendered  during  the  contract  period.  In  case  of  poor  and unsatisfactory services, GIL shall invoke the PBG. 

32.3 The Performance Guarantee shall be valid for a period of 90 days beyond Contract period and shall  be  denominated  in  Indian  Rupees  and  shall  be  in  the  form  of  an  unconditional  Bank Guarantee as per the format attached in the Annexures. 

32.4 The Performance Guarantee shall be discharged by GIL and  returned  to  the Bidder within 30 days from the date of expiry of the Performance Bank Guarantee. 

 ARTICLE – 33: PAYMENTS TERMS  

Phase  Particulars  Payment 

1  Mobilization Advance 10 % of total of Phase 1, 2, 3

2  Completion of Phase 1 20 % of total of Phase 1, 2, 3

3  Completion of Phase 2 20 % of total of Phase 1, 2, 3

4  Completion of Phase 3 20 % of total of Phase 1, 2, 3

5  After 6 months of FAT of Implemented systems 30 % of total of Phase 1, 2, 3

6 Carrying out TPA Activities for Project Period after 

FAT 

Quarterly Payment 

 a) The successful bidder shall submit reports for manpower availability, daily activities carried out 

etc. on fortnightly basis. b) The  manpower  deployed  should  be  exclusive  on  site  resources  for  the  entire  duration  of 

contract. c) The  Successful  Bidder’s  request  for  the  payment  shall  be  processed  after  completion  of 

milestone under each phase. d) The currency of payment shall be Indian Rupees (INR) 

27/40

If there is any deficiency  in the performance of Contractual obligations on the part of the Successful Bidder,  the Successful Bidder  shall be  liable  for  the  imposition of appropriate Penalties as specified  in clause 35 of this section and GIL shall be entitled to deduct such Penalties  at  source  while  making  payment  to  the  Successful  Bidder  for  the  services provided. 

The Successful Bidder shall be paid all taxes as applicable from time to time at actual.  ARTICLE – 34: SERVICE TERMS   34.1 The entire scope of the work depends on the technical skill and experience of the manpower 

engaged in this project. 34.2 It is mandatory for Bidder to deploy qualified professionals as per criteria and post approval of 

GIL, as defined under qualification. 34.3 The Bidder has to submit regular schedule of man power availability and get it approved by GIL. 34.4 The  Bidder  shall  ensure  that  the  manpower  deployed  under  this  assignment  shall  not  be 

changed  during  the  entire  duration  of  the  assignment.  The  bidder  will  have  to  carry  out replacement  of  manpower  within  7  days  in  case  any  replacement  is  required  due  to circumstances arising out of any unforeseen situations, for eg. Separation with prior approval of GIL. 

34.5 The  Bidder  will  need  to  coordinate  and  approach  various  agencies  working  under  this assignment during the course of this contract. 

34.6 The Bidder is responsible to maintain documentation on the progress of the work and will have to update the same on regular basis. Bidder will have to submit the progress reports regularly, as per the guidelines issued by GIL. 

34.7 GIL shall provide office space to the operational consultants  in  its own premise during project period.  All  other  expenses  related  to  transportation,  consumables,  stationary,  printing, scanning,  telephone,  food,  snacks,  etc.  in  case  required, has  to  be  completely borne  by  the Bidder as part of Contract Agreement. 

34.8 Time  is  the essence of  the Project and hence  the bidder shall at all  times maintain sufficient manpower,  resources,  and  facilities,  to  provide  the  Services  in  a workmanlike manner  on  a timely basis. If required and to meet SLAs,  the bidder shall pool additional resources to ensure that work is completed within defined time frame with no additional cost to GIL 

34.9 The  bidder  shall  ensure  that  security  measures,  policies  and  procedures  implemented  are adequate  to protect and maintain  the  confidentiality of  the Confidential  Information. Bidder also  agrees  and  acknowledges  that  it  shall  adhere  to  reasonable  security  practices  over  all sensitive personal information of the said project as prescribed by various rules under I.T. Act, 2000 (as amended from time to time)  

 ARTICLE – 35: PENALTY CLAUSE 

Sr. No.  Deliverables  Baseline (T) Penalty 

applicable Value of Penalty 

1 

Assessment study, 

finalization of 

Infrastructural requirements 

as well as Proposed Systems 

architecture Design 

T + 30 days  > T + 30 days 

A Penalty of 0.5% of Contract 

value per week and part 

thereof up to the maximum 

value of 5% of the Contract 

Value. 

2 Selection of System 

Integrator  T + 70 days  > T + 70 days 

A Penalty of 1% of Contract 

value per week and part 

28/40

thereof up to the maximum 

value of 5% of the Contract 

Value. 

3 

Implementation monitoring 

& Acceptance / Audit of 

Systems 

 

 Site Inspection as well as 

Acceptance report A + 7 days  > A + 7 days 

A Penalty of 0.5% of Contract 

value per week and part 

thereof up to the maximum 

value of 5% of the Contract 

Value. 

  Final Acceptance Test report  A + 20 days  > A + 20 days 

A Penalty of 1% of Contract 

value per week and part 

thereof up to the maximum 

value of 5% of the Contract 

Value. 

4  Manpower Deployment  T + 0  > T + 0 days 

A flat Penalty of Rs. 10,000 per week per resource for 

non‐deployment of minimum required manpower or non‐deployment of resources as proposed in the Bid with 

maximum penalty cap of 10% of contract value.

# All penalties are mutually exclusive. ‘T’ is the date at which the work order is issued. ‘A’ is the date of intimation of Site readiness for inspection by selected System Integrator.  ARTICLE – 36: PROJECT RELATED TERMS  36.1 As part of scope, the Bidder shall provide details of all resources that will be incorporated and 

deployed by the bidder to carry out all the activities.  36.2 The Bidder shall not disturb or damage the existing infrastructure. If in case any damage to the 

network  is  done,  the  same  shall  be  corrected with  no  extra  cost.  The  Bidder  shall  also  be responsible  for  paying  penalty,  as  imposed  by  the  service  owner  to  which  the  damage  is incurred.  

36.3 Bidder  shall  treat  all  matters  connected  with  the  contract  strictly  confidential  and  shall undertake not to disclose, in any way, information, documents, technical data, experience and know how, without prior written permission from GIL.  

36.4 Any damage caused to the property of Government of Gujarat while executing the job shall be solely Bidder's responsibility.  In case any damage  to  the property  is caused,  the same will be recovered from the Bidders. No any extra cost shall be paid to the Bidder for such reasons. 

36.5 The Bidder  shall have  to  furnish  the documentation of  the work undertaken  in  consultation with GIL representatives. 2 sets of such documentation should be provided before the issue of completion certificate. 

29/40

36.6 This is Turnkey consultancy. The Bidder shall be fully responsible for the Project in totality and should include the items and their prices, if not included in price bid to complete the project on turnkey basis. Any claim whatsoever in this regard will not be entertained later on.  

36.7 GIL reserves the right to call upon the Bidder for any clarification, escalation, communication, review, etc. with prior intimation. The concern Bidder has to make necessary arrangement for the same. 

36.8 The  Bidder  shall  be  responsible  and  take  required  insurance  for  all  of  their  assets  and representations working on the site at their own cost.  GIL will not be responsible for any loss or damage to any of the asset or representatives of the Bidder during the said contract. 

36.9 All work shall be performed and executed by the Bidder in strict conformity with the engineer‐in‐charge  /  representative  from GIL  and  any  relative  instruction  issued  to  the Bidder by  the Engineer‐in‐charge time to time.  

 ARTICLE – 37: ACCEPTANCE CERTIFICATE  The  date  on  which  Acceptance  certificate  is  issued  shall  be  deemed  as  the  date  of  successful Completion of the contract.  ARTICLE – 38: TERMINATION OF SERVICE The GIL  reserves  the  right  to  suspend  any  of  the  services  and/or  terminate  this  agreement  in  the following circumstances by giving 10 days’ notice in writing:‐ 

a) The  successful  Bidder  becomes  the  subject  of  bankruptcy,  insolvency,  winding  up, receivership proceedings; 

b) In case GIL finds illegal use of connections, hardware, software tools, manpower etc.  c) If SLAs are not maintained properly and not provide services as per SLAs then GIL has right 

to foreclose contract by giving 1 month notice.  ARTICLE – 39: PROVISION OF SPACE / UTILITIES   The entry and exit  to  the  site  for  the equipment and personnel of  the Successful Bidder  shall be  in accordance with Security Rules and Regulations that may apply to the Government Campus where the site is located.  GIL  shall  allow  or  obtain  the  required  permission  to  enable  the  successful  bidder  employees  or  its authorized personnel to enter  in the premises where  the Services are provided  for related activities. This  shall be  in  accordance with  Security Rules and Regulations  that may  apply  to  the Government Campus where the site is located.  The  Bidder  manpower  shall  adhere  to  the  working  days  and  working  hours  of  GIL.  Since  this engagement is onsite, the manpower deployed shall follow GIL work timings and Holiday Calendar.  ARTICLE – 40: LIMITATION OF LIABILITY The  selected agency’s cumulative  liability  for  its obligations under  the contract  shall not exceed  the contract value and  the selected agency’s shall not be  liable  for  incidental, consequential, or  indirect damages including loss of profit or saving.      

30/40

        

         

SECTION: 4  

PRICE BID 

31/40

SECTION: 4  

PRICE BID FORMAT  

Sr. No. 

ITEM Total Price (in Rs.) 

Rate of Service Tax (%) 

A  B  C  D 

1) Total Consultancy Charges the Assignment as per Scope of work (For Phase 1, 2 & 3) 

  

2) Total Consultancy Charges the Assignment as per Scope of work (For Phase 4)

  

Grand Total (in Rs.)    

 Note:  

1. The rates should be exclusive of all taxes. The applicable taxes should be submitted separately. 

2. The grand total of all the line items will be considered for commercial evaluation. 

                   

       

   

32/40

                  

SECTION: 5  

FORMATS              

33/40

SECTION: 5  

A. Performa of Contract‐cum‐Equipment Performance Bank Guarantee 

(To be stamped in accordance with Stamp Act)   Ref:                Bank Guarantee No.                 Date:   To Name & Address of the Purchaser/Indenter ____________________________  ____________________________   Dear Sir, 

 

In consideration of Name & Address of the Purchaser/Indenter, Government of Gujarat, Gandhinagar 

(hereinafter  referred  to  as  the OWNER/PURCHASER which expression  shall unless  repugnant  to  the 

context or meaning  thereof  include  successors, administrators and assigns) having awarded  to M/s. 

………………………………………………………………………………………………………………  having  Principal  Office  at 

…………………………………………………………………… (Hereinafter referred to as the “SELLER” which expression 

shall  unless  repugnant  to  the  context  or  meaning  thereof  include  their  respective  successors, 

administrators,  executors  and  assigns)  the  supply  of  ____________________by  issue  of  Purchase 

Order  No……………….  Dated  …………  issued  by  <<GIL  Department>>  for  and  on  behalf  of  the 

OWNER/PURCHASER and the same having been accepted by the SELLER resulting  into CONTRACT for  

supplies  of materials/equipments  as mentioned  in  the  said  purchase  order  and  the  SELLER  having 

agreed  to provide a Contract Performance and Warranty Guarantee  for  faithful performance of  the 

aforementioned  contract  and  warranty  quality  to  the  OWNER/PURCHASER, 

__________________________________having Head Office at  (hereinafter  referred  to as  the  ‘Bank’ 

which  expressly  shall,  unless  repugnant  to  the  context  or  meaning  thereof  include  successors, 

administrators,  executors  and  assigns)  do  hereby  guarantee  to  undertake  to  pay  the  sum  of 

Rs._______________(Rupees________________________) to the OWNER/PURCHASER on demand at 

any time up to________________ without a reference to the SELLER.  Any such demand made by the 

OWNER/PURCHASER  on  the  Bank  shall  be  conclusive  and  binding  notwithstanding  any  difference 

between Tribunals, Arbitrator or any other authority. 

 The Bank undertakes not to revoke this guarantee during its currency without previous consent of the OWNER/PURCHASER  and  further  agrees  that  the  guarantee  herein  contained  shall  continue  to  be enforceable  till  the OWNER/PURCHASER discharges  this guarantee.   OWNER/PURCHASER  shall have the fullest liberty without affecting in any way the liability of the Bank under this guarantee from time to  time  to extend  the  time  for performance by  the SELLER of  the aforementioned CONTRACT.   The OWNER/ PURCHASER shall have the fullest liberty, without affecting this guarantee, to postpone from 

34/40

time to time the exercise of any powers vested in them or of any right which they might have against the SELLER, and to exercise the same at any time in any manner, and either to enforce to forebear to enforce  any  covenants  contained  or  implied,  in  the  aforementioned  CONTRACT  between  the OWNER/PURCHASER  and  the  SELLER  or  any other  course  of or  remedy  or  security  available  to  the OWNER/PURCHASER.  The  Bank  shall  not  be  released  of  its  obligations  under  these  presents  by  any  exercise  by  the OWNER/PURCHAER of its liability with reference to the matters aforesaid or any of them or by reason or  any  other  acts  of  omission  or  commission  on  the  part  of  the OWNER/PURCHASER  or  any  other indulgence shown by the OWNER/PURCHASER or by any other matter or things.  The  Bank  also  agree  that  the  OWNER/PUCHASER  at  its  option  shall  be  entitled  to  enforce  this Guarantee against the Bank as a Principal Debtor, in the first instance without proceeding against the SELLER and not withstanding any security or other guarantee that the OWNER/PURCHASER may have in relation to the Seller’s liabilities.  Notwithstanding anything contained herein above our liability under this Guarantee is restricted to Rs. _________________  (Rupees  _________________________)  and  it  shall  remain  in  force  up  to  and including  ________________  and  shall  be  extended  from  time  to  time  for  such  period  as may  be desired by the SELLER on whose behalf this guarantee has been given.  Dated at _______________ on this _________ day of ___________YYYY.   _____________________ Signed and delivered by  _____________________    For & on Behalf of    Name of the Bank & Branch & Its official Address           List of approved Banks  Approved Bank: All Nationalized Bank  including  the public  sector bank or Private Sector Banks or Commercial Banks or Co‐Operative & Rural Banks (operating in India having branch at Ahmedabad/ Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2014/570/DMO  dated  01.04.2015  issued  by  Finance Department or further instruction issued by Finance department time to time.  

   

35/40

B. CONTRACT FORM  

THIS  AGREEMENT  made  the  __________  day  of  ____________________,  YYYY  ____  Between _______________________  (Name of purchaser) of _________________________________ (Country of  Purchaser)  hereinafter  “the  Purchaser”  of  the  one  part  and ____________________________________  (Name  of  Supplier)  of    ___________________________ (City and Country of Supplier) hereinafter called “the Supplier” of the other part : WHEREAS  the  Purchaser  is  desirous  that  certain  Goods  and  ancillary  services  viz., __________________________________________________________________________________ (Brief Description of Goods and Services) and has accepted a bid by the Supplier for the supply of those goods  and  services  in  the  sum  of  __________________________________________________ (Contract  Price  in Words  and  Figures)  hereinafter  called  “the  Contract  Price  in Words  and  Figures” hereinafter called “the Contract Price.”  NOW THIS AGREEMENT WITHNESSETH AS FOLLOWS: 

1 In this Agreement words and expressions shall have the same meanings as are respectively assigned to them in the Conditions of Contract referred to. 

2 The following documents shall be deemed to form and be read and construed as part of this Agreement, viz.: 

2.1 the Bid Form and the Price Schedule submitted by the Bidder; 

2.2 terms and conditions of the bid 

2.3 the Purchaser’s Notification of Award 

3 In consideration of the payments to be made by the Purchaser to the Supplier as hereinafter mentioned, the Supplier hereby covenants 

4  With  the  Purchaser  to  provide  the  goods  and  services  and  to  remedy  defects  therein  in conformity in all respects with the provisions of the Contract. 

5 The Purchaser hereby covenants to pay the Supplier in consideration of the provision of the goods and services and the remedying of defects therein, the Contract Price or such other sum as may become payable under  the provisions of  the Contract at  the  times and  in  the manner prescribed by the Contract. 

6 Particulars of the goods and services which shall be supplied / provided by the Supplier are as enlisted in the enclosed annexure:  

TOTAL VALUE:  DELIVERY SCHEDULE:  IN WITNESS whereof the parties hereto have caused this Agreement to be executed in accordance with their respective laws the day and year first above written.  Signed, Sealed and Delivered by the 

Said __________________________________ (For the Purchaser) 

In the presence of ________________________ 

Signed, Sealed and Delivered by the 

36/40

Said __________________________________ (For the Supplier) 

In the presence of _______________________ 

 

C. COMPLIANCE STATEMENT  

Sr. No  RFP Clause No.  RFP Clause  Complied / Not Complied 

Comments 

1         

2         

Note: The Clause by Clause Technical Compliance should be submitted by bidder duly signed by Power of Attorney. 

  

D. FORMAT FOR BID LETTER FORM  

(On Non judicial Stamp paper of Rs. 100 duly attested by the First class Magistrate/Notary Public) 

 

                  Date: 

 

To, 

Deputy General Manager (Technical) 

Gujarat Informatics Ltd. 

Block‐1, 8th Floor, 

Udhyog Bhavan, Gandhinagar. 

 

Sub: Compliance with the RFP terms and conditions 

 

Ref: <<RFP No.>> 

 

Dear Sir, 

 

With  reference  to above  referred  tender,  I, undersigned <<Name of  Signatory>>,  in  the  capacity of <<Designation  of  Signatory>>,  is  authorized  to  give  the  undertaking  on  behalf  of  <<Name  of  the bidder>>. 

Having  examined  the  RFP,  we,  the  undersigned,  herewith  submit  our  proposal  to  provide  our 

professional  services  as  required  and  outlined  in  the  RFP  for  Selection  of  Project  Management 

Consultant  (PMC)  for  Digital  Trunked  Radio  System  (DTRS)  Project  of  Gujarat  Police,  Home 

Department. We undertake to meet such requirements and provide such services as required and are 

set out in the RFP document. 

We have read  the provisions of  the RFP document and confirm  that  these are acceptable  to us. We 

further declare that additional conditions, variations, deviations, if any, found in our proposal shall not 

be given effect to. 

37/40

We agree to abide by this proposal, consisting of this  letter, the detailed response to the RFP and all 

attachments, for a period of 120 days from the opening of financial proposals as stipulated in the RFP 

document. 

The Earnest Money Deposit submitted by us in the form of a BG may be encashed if we do not submit 

the  requisite  Performance  Bank Guarantee  for  “RFP  for  Selection  of  consulting  firm  as  Third  Party 

Agency (TPA) for monitoring the MPLS project of Directorate of Accounts & Treasury, Government of 

Gujarat”, on our Company being selected for Selection. 

We would like to declare that we have not been blacklisted by any Central / State Government (incl. its 

department/agency), are not  involved  in any major  litigation that may have an  impact of affecting or 

compromising  the  delivery  of  services  as  required  under  this  assignment  and we  are  not  under  a 

declaration of ineligibility for corrupt or fraudulent practices. 

In case of breach of any  tender  terms and conditions or deviation  from bid  specification other  than already specified as mentioned above, the decision of GIL Tender Committee for disqualification will be accepted by us. 

The  Information provided  in our submitted bid  is correct.  In case any  information provided by us are found to be false or incorrect, you have right to reject our bid at any stage including forfeiture of our EMD/ PBG/cancel the award of contract. In this event, GIL reserves the right to take legal action on us. 

We understand you are not bound to shortlist / accept any proposal you receive. Our correspondence details with regards to this proposal are:  

Sr. No   Information   Details 

1.  Name  of responding Company:  

 

2.  Address  of responding Company:  

 

3.  Name, Designation  and Address  of  the contact  person  to whom  all references shall be made  regarding this RFP:  

 

4.  Telephone  no.  of contact person:  

 

5.  Mobile  no.  of contact person:  

 

6.  Fax no. of  contact person:  

 

7.  E‐mail  address  of contact person:  

 

38/40

 

Thanking you, 

Dated this _________ day of____________2016 

 

            Signature: ______________________________ 

            (In the Capacity of) :______________________ 

            Duly authorized to sign bid for and on behalf of 

            _______________________________________ 

Note: This form should be signed by authorized signatory of bidder   

   

39/40

E. Format of Earnest Money Deposit in the form of Bank Guarantee   

Ref:                Bank Guarantee No.                 Date:   To, 

DGM (Technical) 

Gujarat Informatics Limited 

8th Floor, Block ‐1, Udyog Bhavan,  

Sector ‐ 11, Gandhinagar ‐ 382010 

Gujarat, India 

  Whereas  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  (here  in  after  called  "the  Bidder")  has submitted  its  bid  dated  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  in  response  to  the  RFP  No.  <<<>>>    for …………………………………………………………………………. KNOW ALL MEN by these presents that WE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ having our registered office at ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ (hereinafter called "the Bank") are bound unto the Gujarat  Informatics  Limited    in  the  sum of  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  for which payment well and  truly  to be made  to  Gujarat  Informatics  Limited  ,  the  Bank  binds  itself,  its  successors  and  assigns  by  these presents. Sealed with  the Common Seal of  the  said Bank  this  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐day of  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  ‐‐‐‐2016.   THE CONDITIONS of this obligation are:  1. The E.M.D. may be forfeited:     

a. if a Bidder withdraws its bid during the period of bid validity  

b. Does not accept the correction of errors made in the tender document;  

c. In case of a successful Bidder, if the Bidder fails:      

(i) To sign the Contract as mentioned above within the time limit stipulated by purchaser or   

(ii) To furnish performance bank guarantee as mentioned above or       

(iii) If the bidder is found to be involved in fraudulent practices. 

(iv)If the bidder fails to submit the copy of purchase order & acceptance thereof. 

(v)  If  the  successful  bidder  fails  to  submit  the  Performance  Bank  Guarantee &  sign  the Contract  Form  within  prescribed  time  limit,  the  EMD  of  the  successful  bidder  will  be forfeited. GIL  also  reserves  the  right  to  blacklist  such bidder  from participating  in  future tenders if sufficient cause exists. 

 We undertake  to pay  to  the GIL/Purchaser up  to  the above amount upon  receipt of  its  first written demand, without GIL/ Purchaser having to substantiate  its demand, provided that  in  its demand GIL/ Purchaser will specify that the amount claimed by it is due to it owing to the occurrence of any of the abovementioned conditions, specifying the occurred condition or conditions.  

40/40

 This guarantee will remain valid up to validity of bids + 90 days from the  last date of bid submission. The Bank undertakes not to revoke this guarantee during its currency without previous consent of the OWNER/PURCHASER  and  further  agrees  that  if  this  guarantee  is  extended  for  a period  as mutually agreed  between  bidder &  owner/purchaser,  the  guarantee  shall  be  valid  for  a  period  so  extended provided  that  a  written  request  for  such  extension  is  received  before  the  expiry  of  validity  of guarantee.  The Bank shall not be released of its obligations under these presents by any exercise by the OWNER / PURCHAER of  its  liability with reference to the matters aforesaid or any of them or by reason or any other acts of omission or commission on the part of the OWNER/PURCHASER or any other indulgence shown by the OWNER/PURCHASER or by any other matter or things.  The  Bank  also  agree  that  the  OWNER/PUCHASER  at  its  option  shall  be  entitled  to  enforce  this Guarantee against the Bank as a Principal Debtor, in the first instance without proceeding against the SELLER and not withstanding any security or other guarantee that the OWNER/PURCHASER may have in relation to the SELLER’s liabilities.  Dated at _______________ on this _________ day of ___________2016.  ____________________  Signed and delivered by _____________________   For & on Behalf of     Name of the Bank & Branch & Its official Address           Approved Bank: All Nationalized Bank  including  the public  sector bank or Private Sector Banks or Commercial Banks or Co‐Operative & Rural Banks (operating in India having branch at Ahmedabad / Gandhinagar)  as  per  the  G.R.  no.  EMD/10/2014/570/DMO  dated  01.04.2015  issued  by  Finance Department or further instruction issued by Finance department time to time.