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8/8/2019 Dossier Du Personnel
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Module 10: Les dossiers du personn
Trousse d'outils RH BioTalentMise jour 2010
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BioTalent Canada aide lindustrie bioconomique
canadienne prosprer lchelle mondiale. Une
organisation nationale sans but lucratif forme
dinnovateurs la tte de la bioconomie du pays,BioTalent Canada va au-devant des besoins et cre de
nouvelles possibilits par le biais de la mise au point
doutils, de documents et de programmes damlioration
des comptences lintention des ressources humaines
permettant lindustrie de trouver des personnes prtes
occuper un emploi.
En lien direct avec un rseau de chefs de file de la
bioconomie canadienne, BioTalent Canada est
lorganisation-ressource de lindustrie en matire
dinformation sur les ressources humaines etdamlioration des comptences. BioTalent Canada est un
conseil sectoriel canadien, lune des nombreuses
organisations de partenariat cres pour rsoudre les
problmes damlioration des comptences dans les
secteurs cls de lconomie.
Les conseils sectoriels ont un effet unificateur en ce sens
quils font collaborer les entreprises, les travailleurs, les
ducateurs, les associations professionnelles et le
gouvernement dans le cadre dune alliance stratgique qui
se concentre sur la dtermination des comptences
prcises et des ressources humaines qui permettront aux
secteurs concerns de prosprer. Les conseils sectoriels
mettent en lumire les progrs technologiques, la
planification des ressources humaines, les possibilits de
formation et lanalyse des tendances dans lindustrie afin
de permettre aux entreprises de mieux se prparer aux
dveloppements en cours, et venir.
La bote outils en ressources humaines de BioTalent
comprend les lments suivants :
Module 1 : Introduction
Module 2 : La planification des ressources humaines (mise
jour 2010)
Module 3 : Le recrutement, la slection et lembauche (mise
jour 2010)
Module 4 : Le dveloppement des ressources humaines
(mise jour 2010)
Module 5 : La rmunration et les avantages sociaux
Module 6 : La diversit (mise jour 2010)
Module 7 : Les heures de travail, les jours fris et les congsModule 8 : Les relations de travail
Module 9 : Le dpart et la retraite des employs
Module 10 : Les dossiers du personnel (mise jour 2010)
Module 11 : La sant et la scurit au travail
Module 12 : Les droits de la personne
Module 13 : Le rseau informatique et laccs Internet
Module 14 : Lengagement et la conservation des employs
(mise jour 2010)Tous les liens externes mentionns dans la bote outils en
ressources humaines de BioTalent taient actifs en aot 2008.
Pour tlcharger ces modules ainsi que les annexes
personnalisables, veuillez vous rendre www.biotalent.ca.
Ce projet est financ l'entremise du Programme des conseils sectoriels du gouvernement du Canada.
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Les dossiers du personnel
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MODULE 10. LES DOSSIERS DU PERSONNEL ........................................................................................210.1 Le contenu des dossiers .............................................................................................................................................. 2
10.1.1 Lnonc de la politique ............................................................................................................................ 210.1.2 Les procdures ............................................................................................................................................. 2
Les dispositions et restrictions lgislatives ................................................................................................................ 510.1.3 Les responsabilits ...................................................................................................................................... 6
10.2 Le stockage de linformation et laccs celle-ci................................................................................................ 610.2.1 Lnonc de la politique ............................................................................................................................ 610.2.2 Les procdures ............................................................................................................................................. 6
Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents ...................................................................... 710.2.3 Les responsabilits ...................................................................................................................................... 8
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Module 10. LES DOSSIERS DU PERSONNELNOTE : Les informations que BioTalent Canada a incluses dans la bote
outils sont fondes sur les meilleures pratiques actuelles. Nousencourageons les propritaires dentreprise adapter cesrenseignements leur propre situation. Lorsque des lments sontconsidrs comme indispensables ou sont fortement recommands,nous le signalons explicitement.
10.1Le contenu des dossiers10.1.1
Lnonc de la politiqueLentreprise reconnat limportance de conserver des renseignements pertinents sur
les employs utiliser lavantage des employs et de lemployeur. Lentreprise
tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et jour sur les employs
conformment aux lois provinciales et fdrales.
10.1.2 Les procdures
Lentreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employ, peu importe sa situation (p. ex.,temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis envertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace desressources humaines.
Renseignements au sujet de lemploy
Le dossier peutcomprendre lesrenseignementsci-contre.
Le nom de lemploy, son adresse et sa date dembauche
Sa date de naissance, si lemploy est tudiant ou a moins de 18 ans
Tous les renseignements qui doivent figurer sur les fiches de paie etdindemnit de cong pay
Toutes les vacances que lemploy prend
Tous les documents relatifs aux congs de maternit, aux congs parentauxet aux congs durgence personnelle
Lentreprise peut avoir besoin des renseignements ci-dessous.
Les renseignementsrelatifs au poste
Le titre du poste que lemploy occupe et sa date dentre en fonctions
La plus rcente description du poste
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Renseignements au sujet de lemploy
Les renseignementsrelatifs la slection
et au dveloppementde lemploy
Le dossier de scolarit complet et des copies des diplmes et des certificats
Un exemplaire du CV
Le niveau de scolarit, les cours suivis et les certificats obtenus
Les tablissements denseignement frquents
Les comptences, les domaines de spcialit et les connaissances
Lexprience
Les rsultats des entrevues, des vrifications de rfrences et des autresvaluations
Un exemplaire des lettres doffre demploi, des conditions demploi et descontrats de travail
Les valuations du rendement signes, comprenant des plans deperfectionnement
Les rsultats de la priode probatoire Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus
Les mesures disciplinaires prises contre lemploy, cest--dire les lettres derprimande, les avertissements et les punitions
La rmunration etles avantages sociaux
Le taux de salaire de lemploy et son salaire brut et net par priode de paie
Le taux de salaire en cas dheures supplmentaires
La date des changements au taux de salaire des heures rgulires et desheures supplmentaires
Les congs pris la place du paiement dheures supplmentaires
Le montant des dductions faites au salaire de lemploy et lutilit dechaque dduction
Tout formulaire sign par rapport aux dductions
Toute indemnit de sjour, tout avantage et tout autre paiement auxquelslemploy a droit
Laide la rinstallation
Lassurance collective
Les contributions au rgime dpargne-retraite
Les priodes de paie
La somme verse chaque paie aprs dductions et le dtail desdductions
Les demandes de paiement dindemnits Les sommes payes pour les heures supplmentaires, les vacances, les jours
fris et les congs de dcs
Les indemnits de dpart (retenues durant cinq ans)
Le remboursement des tudes et du perfectionnement professionnel
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Renseignements au sujet de lemploy
Les heures de travail,les jours fris et les
congs
Toute entente relative un horaire ramnag ou flexible
Des exemplaires des formulaires de cong et dheures supplmentaires, quicomprennent les renseignements ci-dessous :
-le nombre dheures travailles par lemploy chaque jour et chaquesemaine
-les dates des vacances et des jours fris
-la valeur de la banque dheures utilise par lemploy, la quantitrestante, les heures supplmentaires payes et les dates des congs
-les congs de maladie utiliss et les certificats mdicaux pertinents
-les dates des congs de dcs accords
-les congs demands et pris pour dautres raisons
-le nombre de jours de maladie accumuls et reports dune anne lautre
-les renseignements sur les congs de maternit et les congs parentaux
Les relations de travail Les vnements et actions en matire disciplinaire
Les lettres de rprimande, les avertissements et les punitions
Les actions convenues et les rsultats des procdures de rsolution deconflit
Le dpart ou laretraite de lemploy
La lettre de dmission
La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et lavis remis
Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement
Les ententes de cessation demploi signes
Les droits de lapersonne et laccs lgalit demploi
Tout rsultat dune ventuelle enqute en matire de harclement
Tout document relatif aux droits de la personne ou des dcisions enmatire daccs lgalit demploi ou dquit salariale au sujet delemploy
Il est possible quelentreprise demandeles renseignementsci-contre lemploy,mais celui-ci a le choixde les fournir ou non.
Le numro dassurance sociale
Le sexe
Un nom et un numro de tlphone en cas durgence Toute information utile en cas durgence, par exemple si lemploy est
allergique un mdicament
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Les dispositions et restrictions lgislatives
Les renseignements qui suivent ne peuvent pas tre demands par lemployeur et peuventuniquement tre fournis sur une base volontaire : le groupe ethnique, la religion, ltat civil ettout autre renseignement protg par le code des droits de la personne pertinent (sauf le sexe
et les renseignements en cas durgence, tel quil est prcis ci-dessus).
Pour plus de renseignements sur le code des droits de la personnequi vous concerne, veuillez vous rendre sur le site de lacommission des droits de la personne de votre province.
Alberta Human Rights and Citizenship Commission
British Columbia Human Rights Tribunal
Commission des droits de la personne du Manitoba
Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick
Newfoundland Human Rights Commission
Northwest Territories Human Rights Commission
Nova Scotia Human Rights Commission
Commission ontarienne des droits de la personne
Prince Edward Island Human Rights Commission
Qubec Commission des droits de la personne et des droits de lajeunesse
Saskatchewan Human Rights Commission
Yukon Human Rights Commission
Lentreprise conservera les renseignements au sujet de lemploy durant la priode fixe parles lois provinciales ou fdrales.
ce sujet, nous vous renvoyons la Loi sur la protection desrenseignements personnels et les documents lectroniques(LPRPDE)sur le site pour toutes les provinces sauf celles qui figurent ci-dessous.
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La Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act
LAlberta : Personal Information Protection Act
Le Qubec : Loi sur la protection des renseignements personnels dansle secteur priv
LOntario : Une partie de la Loi sur la protection des renseignementspersonnels sur la sant
10.1.3Les responsabilits
Lnonc de responsabilits qui figure au point 10.2 concerne lensemble de la tenue desdossiers du personnel et sapplique galement au point 10.1. Voir ci-dessous. Sont traits : latenue des dossiers (10.1) et laccs linformation (10.2).
Voici les responsabilits du propritaire de lentreprise :
Sassurer que la tenue des dossiers du personnel seffectue conformment laprsente politique.
Sassurer que les dossiers du personnel sont jour.
Voici la responsabilit de lemploy :
Revoir rgulirement le contenu de son dossier afin de sassurer que les
renseignements sont exacts, jour et tenus conformment la prsente politique.
10.2Le stockage de linformation et laccs celle-ci10.2.1Lnonc de la politique
Lentreprise naccordera laccs aux dossiers du personnel quen cas de ncessit
relle. Les personnes qui pourraient avoir un motif lgitime de consulter les dossiers
sont le propritaire de lentreprise, les superviseurs et celles ayant des
responsabilits financires (p. ex., au sujet de la paie ou des avantages sociaux).
10.2.2 Les procdures
Les personnes autorises (voir lnonc de la politique) accderont uniquement auxrenseignements ncessaires laccomplissement de leurs tches. Par exemple, seules lespersonnes qui ont des responsabilits financires accderont aux renseignements au sujet desavantages sociaux.
Les employs ont le droit de consulter le contenu de leur dossier, dans son ensemble, toutmoment sous rserve dun dlai davis raisonnable, et dobtenir des exemplaires de tous les
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Les dossiers du personnel
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documents qui figurent leur dossier. Les employs peuvent aussi demander que desrenseignements soient inclus leur dossier (p. ex., des lettres de recommandation).
Lentreprise doit conserver les dossiers dans une zone scurise, sous cl. Elle doit sassurerquaucun renseignement nest copi, distribu ou retir de la zone scurise sans lapermission du propritaire de lentreprise.
La Loi sur la protection des renseignements personnels concerne la collecte, lutilisation, ladivulgation, la conservation et llimination des renseignements personnels de tous lesemploys des institutions gouvernementales fdrales, provinciales et municipales. Lesgouvernements doivent grer les renseignements au sujet de leurs employs dune manirequi tient compte des principes de confidentialit, dexactitude et de pertinence de la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Tel quil est nonc dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documentslectroniques (LPRPDE), le consentement de lemploy est requis pour la transmission desrenseignements qui le concernent un tiers en vue dun contrat ministriel, en particulier avecun ministre ou un organisme fdral ou avec une socit dtat.
Lentreprise doit se tenir au courant de toutes les lois en vigueur. De nombreuses provincesont leurs propres lois en matire de protection des renseignements personnels. En voiciquelques exemples :
LAlberta et la Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act(PIPA)
La Colombie-Britannique : Freedom of Information and Protection of Privacy Act(FIOPPA)
Le Qubec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv(LPRPSP)
Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents
Le propritaire de lentreprise doit conserver les documents pour une dure prcise dans lesrglements nationaux et provinciaux ou territoriaux voqus ci-dessous.
Nombre dannes pendant lesquelles les documents doivent
tre conservs
Canada 3 ans* (aprs le travail effectu et aussi aprs la cessation demploi)
Inclure les dates de dbut et de fin demploi
Alberta 3 ans (aprs la cration du document)
Colombie-Britannique 2 ans (aprs la cessation demploi)
Manitoba 3 ans (aprs la cration du document)
Nouveau-Brunswick 3 ans (aprs le travail effectu)
Terre-Neuve-et-Labrador 4 ans (aprs le travail effectu)
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Nombre dannes pendant lesquelles les documents doivent
tre conservs
Nouvelle-cosse 1 an (aprs le travail effectu)
Nunavut 2 ans (aprs la cration du document)
Ontario 3 ans* (aprs la cessation demploi ou aprs le travail effectu). Inclure lenom de lemploy, son adresse et la date de dbut demploi.
La date de dbut des 3 ans varie, selon les critres ci-dessous.
Au sujet des vacances : 3 ans aprs la cration du document
Lge de lemploy, le nombre dheures travailles chaque jour ou
semaine et les fiches de paie ou de salaire : 3 ans aprs les 18 ans delemploy ou sa cessation demploi, selon la premire ventualit
Au sujet des congs : 3 ans aprs la fin du cong
Les heures excdentaires et le calcul de la moyenne des heures :
3 ans aprs le dernier jour o lemploy a travaill en vertu delentente
.-P.-. 3 ans (aprs le travail effectu)
Qubec 3 ans (aprs le travail effectu)
Saskatchewan 5 ans (aprs la cessation demploi)
Yukon 1 an (aprs le travail effectu)
Source : Ceridian
10.2.3Les responsabilits
Voici la responsabilit du propritaire de lentreprise :
Veiller limiter laccs au dossier de lemploy et garantir la confidentialit de soncontenu.
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Le conseil dadministration est compos dexperts du domaine des RH : des chefs de direction, des directeurs financiers et des
directeurs scientifiques de partout au Canada qui possdent une exprience des finances et du secteur et qui reprsentent les
entreprises et les organisations de la bioconomie canadienne. BioTalent Canada nest pas une association mutuelle et compte donc
sur lorientation que lui fournit son dynamique conseil dadministration bnvole.
Bob Ingratta
Prsident
Fast-Trak Strategies
Vancouver (BC)
Franois Schubert
Directeur Gnral, Administration
LInstitut de recherche-Centre Universitaire de Sant McGill
Montral (QC)
Christopher Adams (trsorier)
AdamsRevers
Toronto (ON)
Norma K. Biln
Prsident-directeur gnral
Augurex Life Sciences Corp.
North Vancouver (BC)
Anne-Marie Bonneau
Vice-prsidente et directrice de l'exploitation
Aurelium BioPharma inc.
Montreal (QC)
Paul Braconnier
Prsident-directeur gnral et co-fondeur
Global IQ Inc.
Edmonton (AB)
Patrick Girouard
Prsident
AgroNovita Inc.
Ottawa (ON)
Denis Kay
Dirigeant principal scientifique
Neurodyn Inc.
Charlottetown (PE)
Wilf Keller
Prsident-directeur gnral
Genome Prairie et Ag-West Bio
Saskatoon (SK)
Steven Klein
Directeur, Dveloppement des Affaires
labopharm
Laval (QC)
Victor Knopov
Prsident et chef de lexploitation
Diversified Bio-Medics, Inc.
Richmond (BC)
Janet LeClair
Ressources humaines
Toronto Centre for Phenogenomics
Toronto (ON)
Linda Lupini
Vice-prsidente principale
Ressources humaines et dveloppement organisationnel
QLT inc.
Vancouver (BC)
Lucie Morin
Conseillre principale, ressources humaines
PEI BioAlliance
Charlottetown (PE)
Julia ORawe
VP adjointe, RH Canada et RH Mondiales Partenaire R&D
Sanofi Pasteur
Toronto (ON)
Jim Smith
Directeur gnral
Food Technology Centre, Prince Edward Island
Charlottetown (PE)
Lee D. Wilson
Professeur adjoint, dpartement de chimie
Universit de Saskatchewan
Saskatoon (SK)
Colette Rivet (Secrtaire)
Directrice excutive
BioTalent Canada
Ottawa (ON)
Un solide conseil dadministration
Rapports de BioTalent CanadaCrer des possibilits - Les besoins en ressources humaines dans les sous-secteurs de la bionergie, des biocarburants et de la
biotechnologie industrielle (2009)
Segmentation des donnes - Information sur le march du travail en biotechnologie au Canada, rgion par rgion (2008)
Regroupement des donnes Le rle essentiel des ressources humaines dans la bioconomie canadienne Un rapport sur le
march du travail (2008)
Combler le foss Offrir des occasions dentrer dans lindustrie de la bioconomie aux Autochtones du Canada (2008)
Faites lexprience de la biotechnologie Le Dfi BioTalent Sanofi-Aventis Former la main-douvre de demain (2008)
Le quotient de lexprience Comment sassurer que les jeunes diplms sont correctement prpars travailler au sein du
secteur de la bioconomie (2008)
tablir la squence Le march du travail dans la bioconomie canadienne (2007)
Titres des postes en biotechnologie (2007)
Reconnatre le talent Les professionnels forms ltranger : des comptences qui sintgrent une bioconomie dynamique
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www.biotalent.ca Tlphone: 613-235-1402