EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

EDITH YANETH PIRAZAN SOTO

LINA JANETH OCHOA ALZATE

LIDIA NOHEMI CORDOBA MENA

LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADO

JOMNS FRADY RIAÑO JIMENEZ

LIBARDO ANCÍZAR QUINTERO ECHEVERRI

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARMENIA

2016

EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

EDITH YANETH PIRAZAN SOTO

LINA JANETH OCHOA ALZATE

LIDIA NOHEMI CORDOBA MENA

LEIDY YOJANA CASTAÑEDA HURTADO

JOMNS FRADY RIAÑO JIMENEZ

LIBARDO ANCÍZAR QUINTERO ECHEVERRI

Tutor

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARMENIA

2016

Tema: Definición de Documentos Electrónicos - Graficas y Bibliografía.

Documentos Electrónicos

Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Documentos Electrónicos: Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Figura Nº 1

Figura Nº2

CUALES SON SUS PRINCIPALES CARACTERISTICAS

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Características: 1. Funcionales:

CARÁCTER MULTIMEDIATICO: Los documentos digitales permiten integrar en una sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas

o en movimiento, y de sonido. Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.

CARÁCTER HIPERTEXTUAL: Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento. De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una “Página Web”; a otra a través de Internet.

CARÁCTER “OMNIACCESIBLE”: Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender sus discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan. Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer hiperrelacionest; entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar.

MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES: CARÁCTER “MUTABLE” El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

VOLATILIDAD: Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos sitios Web, o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida volátil.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos electrónicos se clasificarán de acuerdo a los siguientes criterios:

POR SU FORMA DE CREACIÓN: Que se dividen en:

Documentos Nativos Electrónicos: Son elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en este medio durante toda la vida.

Documentos Electrónicos Digitalizados: Cuando son tomados de soportes tradicionales y se convierten o escanean en medios electrónico.

POR SU ORIGEN: Son producidos por la administración pública, ciudadanos, organizaciones o empresas.

POR SU FORMA Y FORMATO: Se encuentran documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, video, mensajes de testo, audio, formularios electrónicos, bases de datos, redes sociales, etc., frente a estos formatos a continuación se dan unas recomendaciones para su buen uso:

CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓN

DOCUMENTOS OFIMÁTICOS

Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.

Definir políticas para su conversión a formatos y lenguajes estables, de tal manera que no se corrompa la información

CARTOGRÁFICOS Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial, metadatos particulares, entre otros).

Definir políticas para garantizar su lectura a mediano y largo plazo de manera que no estén sujetos a la evolución del software con el que se produjeron, es decir, que la versión siguiente del programa permita ver los archivos generados en la versión anterior

CORREOS ELECTRÓNICOS (COMUNICACIONES OFICIALES)

El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

Cumplir con todas laspropiedades de un documento electrónico destacando que se garantice su autenticidad, fecha y hora en que se produjo y se recibió, así como su procedencia, garantizando que el autor de este documento es la persona que dice ser y que tiene la competencia para firmarlo.

CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN RECOMENDACIÓNIMAGEN, VIDEOS Y AUDIO DIGITAL

Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.

Cumplir con las normas que establezca el Gobierno Nacional y la entidad en sus normas internas, para garantizar su preservación y valor como prueba aceptada

MENSAJES DE DATOS GENERADOS MEDIANTE REDES SOCIALES

En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).

Emitir las políticas por las que se establezcan los procedimientos válidos para la toma de los datos necesarios y su transformación a formatos que no alteren la validez de los documentos.

FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.

Tratarlos como herramientas que los usuarios pueden utilizar, que se integran a la información que se maneja electrónicamente, sin olvidar que su almacenamiento y gestión debe ser llevada a cabo por el programa que procesa la entrada al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos. Emitir las políticas para establecer los procedimientos válidos para la toma de los datos necesarios y su transformación a formatos que no alteren la validez de los documentos.

BASES DE DATOS Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida1 .

Establecer cortes de información para seleccionar de ellos la que deba conservarse a largo plazo o de forma permanente y transferirlos al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA. Los criterios a seguir para el establecimiento de los cortes variarán de acuerdo al contenido de la base de datos y de la información que deba conservarse.

1

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. Conservación de los Documentos Electrónicos:

1.1. Se debe Crear depósitos físicos-lógicos que sean seguros y adecuados para conservar los documentos electrónicos, con una temperatura entre 16 y 20 Grados centígrados y Humedad entre 30 y 40 Grados centígrados, evitando contacto contra la humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos.

1.2. Adquisición de aplicaciones informáticas y de equipos tecnológicos compatibles que ayuden a la gestión de documentos electrónicos y que sean aptos para el almacenamiento de información, que permitan ir a la par con la tecnología, y así mismo evitar que se pierda la información almacenada en soportes electrónicos obsoletos.

1.3. Implementar estrategias y mecanismos que permitan conservar el contenido del documento, sin que exista la posibilidad de ser modificada la información.

1.4. Sujetarse a las políticas y normas establecidas sobre la conservación de los Documentos Electrónicos de Archivo por las autoridades competentes nacionales e internacionales.

1.5. Establecer requisitos y estándares archivísticos que permitan conservar el documento electrónico desde el instante en que se implementan los Sistemas Informáticos y así mismo llevar un estricto control de los documentos electrónicos durante su Ciclo de Vida que permita garantizar su autenticidad e integridad permanente.

1.6. En el momento de crear, manipular, transmitir, consultar y recuperar un Documento Electrónico, es importante que para su conservación debe ser asegurado y conservado mediante la utilización de técnicas, herramientas y soportes informáticos adecuados.

1.7. Para Conservar adecuadamente un Documento Electrónico de Archivo, es necesario implementar un Plan de Preservación, Medidas

y Políticas de Conservación Preventiva y Técnicas para el tratamiento y restauración de documentos electrónicos en proceso de deterioro.

2. PRESERVACIÓN A LA LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO:

“El Archivo General de la Nación de Colombia, sigue comprometido con brindar herramientas y diseñar estrategias en pro de la optimización de la gestión documental en el país y por ende, de la salvaguarda de la memoria de los colombianos, en cumplimiento de la Ley General de los Archivos, la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional y el Decreto 2609 de 2012”. Por el AGN

2.1. Preservación:“Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnología y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones” por el Archivo General de la Nación.

2.2. La Preservación a largo plazo:“Aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales (independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital y de ella deriva la elaboración de un Plan de Preservación a la Largo Plazo que tiene por finalidad garantizar la preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo, manteniendo sus atributos tales como: unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que estos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las entidades” por el Archivo General de la Nación.

2.3. Plan de Preservación a Largo Plazo:“Es un plan documentado de acciones que deben darse en el marco del Documento Electrónico de Archivo o Documentos Digitales para garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo plazo. Se buscan estrategias como son preservación tecnológica, migración de

la información, conservación y emulación, que brinden al usuario el acceso a la información de acuerdo a los atributos definidos en el Documento Electrónico de Archivo” por el Archivo General de la Nación.

A raíz de los avances tecnológicos las entidades se han visto en la obligación de ir a la par con la tecnología, ya que ha surgido el documento electrónico de archivo, y a nacido la necesidad de preservar la documentación desde la integridad física del formato, hasta la integridad intelectual e informativa junto con sus complementos, mediante la aplicación de políticas y normas establecidas por las entidades competentes, esto con el fin de aplicar estrategias y acciones para evitar el deterioro en el medio físico del documento, y los respectivos cambios tecnológicos que impidan el acceso a su contenido.

La gran importancia de conservar y preservar a largo plazo los Documentos Electrónicos es con fin de mantener los documentos intactos, con el propósito de que puedan ser consultados, y así mismo aquellos documentos inactivos que conservan su autenticidad y sus valores secundarios sirvan de apoyo a la investigación; esta preservación y protección de los Documentos Electrónicos permite que tanto los soportes y la información contenida en ellos permanezca intacta y legible.

De tal manera que, los Documentos Electrónicos dependen de los Sistemas Informáticos, y así mismo de las actividades y procesos dentro de una entidad. Por eso es necesario asegurar la documentación electrónica mediante una Conservación Preventiva que permita la continuidad y permanencia de la información y del valor jurídico.

Por lo tanto, la Preservación de los Documentos Electrónicos de Archivo necesitan ser estudiados y valorados por personal calificado e idóneo, que tengan los conocimientos y la actitud de compromiso en preservar estos documentos electrónicos, de acuerdo a estándares y lineamientos establecidos por entidades competentes nacionales e internacionales; teniendo en cuenta así mismo los cambios y avances tecnológicos, las prácticas internacionales, y las necesidades y normas presentes dentro de una nación y a su vez en las organizaciones.

3. “Acuerdos y Artículos establecidos para la Conservación y Preservación a Largo Plazo de los Documentos Electrónicos de Archivo”. por el Archivo General de la Nación.

3.1. Acuerdo 003 de Febrero de 2015 – Preservación a Largo Plazo (Formatos, medios y estándares).

“Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la Gestión de Documentos Electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.” Por el Archivo General de la Nación. 3.2. Artículo 13. Garantías de Conservación y Preservación a Largo

Plazo:Los Documentos Electrónicos podrán conservarse, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure su Originalidad, así como la autenticidad, la integridad, la disponibilidad y confiabilidad necesarias para reproducirlo. Así mismo la autoridad deberá garantizar que la migración de los documentos electrónicos a otros formatos y soportes que garanticen la Conservación y Preservación a Largo Plazo, el acceso y la disponibilidad en el tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental.

3.3. Artículo 14. Disponibilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo:Los Documentos Electrónicos de Archivo se pondrán a disposición de las personas interesadas en formatos que permitan de forma gratuita la lectura, comprobación de la firma electrónica y el descifrado, sin perjuicio de las disposiciones legales de reserva legal, en concordancia con lo reglamentado en la Ley 1712 de 2014.

3.4. Artículo 15. Preservación a Largo Plazo:Las Autoridades deberán garantizar la preservación a largo plazo de los documentos, datos y metadatos que conforman los documentos y expedientes electrónicos, incluyendo la firma electrónica, el estampado cronológico y la constancia de la verificación del

certificado electrónico con el que se hubieran firmado, para lo cual se deben tener en cuenta principios de neutralidad tecnológica.

3.5. Artículo 16. Preservación Digital:Las Autoridades deberán adoptar las políticas, medidas y estándares necesarios para asegurar la conservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos.

Bibliografia

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http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf

http://leoanddamis.blogspot.com.co/p/como-se-clasifican-los-documentos.html

http://www.cetid.abogados.ec/archivos/37.pdf

AGN, Acuerdo 003 de febrero de 2015

DÍAZ RODRÍGUEZ, A. El concepto de documento electrónico

y su validación. La validación de los documentos: pasado,

presente y futuro. Huelva: Diputación Provincial, 2007

CRUZ MUNDET. José Ramón. La gestión de los documentos

electrónicos como función archivística. Madrid. AABADOM,

julio-diciembre de 2003.

Ministerio de Tecnologías de la Información y

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www.archivogeneral.gov.co. Preservación a Largo Plazo: formatos, medios y estándares [archivo de computador]. Por Jack Diana Zambrano G., Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de la Información Archivística. Abril de 2015. Bogotá D.C.

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www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3735_documento.pdf. Políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones [archivo de computador en PDF]. Colombia. Resolución 000071 de 21Enero de 2010.