Document Number - about.bukalapak.com

Lembar Pengesahan

Halaman 2 dari 37

Standard Operating Procedure Document Number:

008/BL/SOP/PROCUREMENT/2021

Version: 3.0 Vendor Management Effective Date: 01 January 2021

Disiapkan oleh: Diperiksa oleh:

Sent email on 16 December 2020

Findi Trisyan Nursela

Approved by email on 17

December 2020

Teo Mikha Santoso

Approved by email on 17 December

2020

Andi Yura Rahmat


December 2020

Lim Kim Hoa


December 2020

Erry Nurima

Procurement Category & Operational

Head of Procurement

Head of Business Process and Compliance

VP of Financial Reporting & Accounting

Head of Legal

Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal:

Disetujui oleh:

Approved by email on 17 December 2020

Natalia Firmansyah

Chief Financial Officer

Tanggal:

Standard Operating Procedure Vendor Management

Document Number: 008/BL/SOP/PROCUREMENT/2020

Halaman 3 dari 37




No Nama Jabatan Tanggal Paraf

1 Yusdi Kurniawan Procurement Category & Operational Manager

Approved by email 17 December 2020

2. Patricia Cindy Wijaya Wong

Procurement Dept. Approved by email on 19 December 2020

3. Debora Rosaria Senior Business Process & Compliance Manager

Sent email on 16 December 2020

4. Pingky Ongkowidjojo Legal, Public Policy & Regulatory Affair

Approved by email 23 December 2020

Lembar Kontrol Dokumen

Detil Versi Dokumen

Riwayat Perubahan Versi Dokumen

Ringkasan Perubahan Versi Dokumen

Halaman 4 dari 37




Version : 2.0

Policy Owner : Procurement – Finance

Document Name : Standard Operating Procedure Vendor Management

Related Departments : Business Planning & Analysis, Business Process & Compliance, Financial Reporting & Accounting, Legal, Public Policy & Regulatory Affair.

Classification : Internal Use Only

Document Number : 008/BL/SOP/PROCUREMENT/2021

Effective Date : 01 January 2021

Issued Date :

Last Modified :

Next Review Date :

Reference : 1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa2. SOP Manajemen Kontrak

Version Date Prepared by 1.0 15 Maret 2019 Procurement 2.0 Procurement

Versi Sebelum Sesudah

1.0 ● ● Format Baru

2.0 ● ● Bilingual Version

● Penambahan definisi anakperusahaan (Poin 2.2)

Halaman 5 dari 37




● Adanya aturan untuk pengaktifankembali vendor yang sudah dinon-aktifkan (Poin 3.5.3)

● Kebutuhan perpanjangan kontrak(Poin 3.6)

● Penambahan penegasanketentuan (Poin 4)

● Pembaharuan workflowpendaftaran vendor

3.0 ● Penghapusan pemusatan ujikelayakan hanya pada Procurement

● Penghapusan beberapapengecualian untuk uji kelayakan

● Adanya pemisahan tanggung jawab antara vendor melalui mekanisme Procurement dan bisnis owner

● Penambahan beberapa pengecualian untuk uji kelayakan vendor. SOP ini menjadi SOP induk Vendor Management untuk PT Bukalapak.com maupun afiliasinya.

● Memperbaiki beberapa terminology

● Ketentuan untuk vendor perorangan yang dibawah 21 tahun

● Perubahan batas nominal untuk syarat menjadi Strategic Vendor & Prefered Vendor

DAFTAR ISI

Lembar Kontrol Dokumen 4

Detil Versi Dokumen 4

Riwayat Perubahan Versi Dokumen 4

1 Gambaran Umum Standard Operating Procedure Vendor Management 6

Tujuan Standard Operating Procedure Vendor Management 6

Cakupan Standard Operating Procedure Vendor Management 7

2 Terminologi & Definisi 8

3 Kebijakan & Ketentuan 10

4 Penegasan Ketentuan 18

Workflow 20

Lampiran 22

Halaman 6 dari 37




1 Gambaran Umum Standard Operating Procedure Vendor Management

Overview of Standard Operating Procedure Vendor Management

1.1 Tujuan Standard Operating Procedure Vendor Management

Purpose of Standard Operating Procedure Vendor Management

SOP ini memberikan panduan tentang pemilihan vendor, uji kelayakan, pemeliharaan, dan evaluasi kinerja dengan sudut pandang objektif yang harus diikuti oleh semua karyawan sebagai detail di bawah ini:

This SOP provides guidelines on vendor selection, due diligence, maintenance and performance evaluation with objective point of view that must be followed by all employees as detail below:

a. Standarisasi proses evaluasi vendor.

Standardize the process of vendor evaluation.

b. Standarisasi proses pendaftaran / persetujuan vendor baru.

Standardize the process of new vendor registration / approval.

c. Memastikan hubungan kerjasama hanya ada dengan vendor yang disetujui.

Ensure that business associations exist with approved vendors only.

d. Mengoptimalkan manajemen vendor, memastikan dengan verifikasi ulang secara berkala atas kemampuan vendor yang menurun/meningkat.

Optimize vendor management ensures periodical re-verification of reduced / enhanced capability of vendors.

e. Memastikan adanya daftar vendor yang handal untuk setiap kategori.

Ensure that list of reliable registered vendors is available for each category.

f. Mendapatkan pengembangan selanjutnya untuk perbaikan manajemen vendor setelahnya.

Obtain a continuous development for the further improvement of vendor management.

SOP ini bertujuan untuk menyediakan operasional bisnis yang efektif & efisien, memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan memajukan kemajuan dalam proses pengadaan selanjutnya.

This SOP aims to provide effective & efficient business operation, ensure compliance to legal and regulatory requirements, and advance progress in sustainable Procurement processes.

Juga, mendukung nilai-nilai dasar Bukalapak untuk membangun nilai obsesi terhadap pelanggan dan memberikan kepercayaan kepada publik, meningkatkan reputasi yang baik dan mewujudkan tujuan perusahaan.

Also, supporting Bukalapak core values to build customer obsessed and giving trust to society, enhance good reputation and deliver company’s objective.

Halaman 7 dari 37




1.2 Cakupan Standard Operating Procedure Vendor Management

Scope of Standard Operating Procedure Vendor Management

SOP ini berlaku untuk semua karyawan di perusahaan dan anak perusahaan yang terlibat dalam proses memilih vendor baru untuk barang / jasa, uji kelayakan, pemeliharaan, dan evaluasi vendor yang diterapkan pada perusahaan dan SOP ini harus sesuai dengan SOP “Pengadaan barang dan jasa”.

a. Semua Karyawan wajib memperhatikan nilai-nilai perusahaan, reputasi perusahaan, kode etik (code of conduct), aturan Legal & Regulatory Affair, khususnya jika terjadi penyimpangan dan/atau pelanggaran terhadap kebijakan ini.

b. Anak Perusahaan Bukalapak dapat membuat kebijakan yang lebih ketat, apabila:

i. Tidak bertentangan dengan SOP ini.ii. Membuat persyaratan yang lebih rinci dari kebijakan SOP ini.

iii. Organisasi dan sistem yang dibentuk tidak menyimpang dari nilai dalam SOP ini.iv. Nilai ambang batas lebih rendah dari SOP ini.v. Selain ketentuan yang diatur di atas, anak perusahaan wajib meminta persetujuan

dari Head of Procurement dan Chief Finance Officer PT Bukalapak.com.

This SOP includes activities for selecting new vendors for goods / services, due diligence, maintenance and evaluation of vendors that applied to the company and this SOP must be appropriate with SOP procurement “Pengadaan barang dan jasa”.

a. All employees shall pay attention and comply with company values, company reputation, code of conduct, Legal & Regulatory Affair rules, especially if there is a deviation and / or violation of this policy.

b. Bukalapak Subsidiaries can make stricter policies, if:i. Does not conflict with this SOP.

ii. Create more detailed requirements than this SOP.iii. The organizations and systems established do not deviate from the values in this

SOP.iv. The threshold value is lower than this SOP.v. In addition to the provisions set out above, subsidiaries are required to seek approval

from the Head of Procurement and Chief Finance Officer of PT Bukalapak.com.

2 Terminologi & Definisi

Terminology & Definition

2.1 Anak Perusahaan adalah setiap badan hukum/ Perusahaan yang dikendalikan baik langsung maupun tidak langsung oleh Bukalapak. Subsidiaries are companies directly under the management or owned by PT. Bukalapak in accordance with the applicable law.

Halaman 8 dari 37




2.2 Bisnis Owner adalah setiap karyawan, departemen, unit dan/atau fungsi di Bukalapak dan/atau Anak Perusahaannya yang mengajukan Pengadaan Barang dan Jasa melalui Procurement. Business Owner is each employee, department, unit and / or function at Bukalapak and / or its Subsidiaries who apply for Procurement of Goods and Services through Procurement Department.

2.3 Bukalapak adalah PT Bukalapak.com dan Anak Perusahaannya. Bukalapak is PT Bukalapak.com and its Subsidiaries.

2.4 Due Diligence atau uji tuntas adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan baik oleh Bukalapak maupun pihak ketiga yang ditunjuk oleh Bukalapak terhadap Vendor untuk memperoleh informasi atau fakta material yang dapat menggambarkan kondisi maupun kinerja Vendor (badan hukum, badan usaha lain atau individu) yang akan bekerja sama dengan Bukalapak. Aktivitas Due Diligence akan dilaksanakan sesuai dengan SOP Vendor Management.

Due Diligence is activities carried out either by Bukalapak or a third party appointed by Bukalapak against the Vendor to obtain material information or facts that can describe the condition or performance of the Vendor (legal entity, other business entity or individual) who will work with Bukalapak. Due Diligence activities will be carried out in accordance with the SOP Vendor Management.

2.5 Finance adalah Function yang memiliki tugas dan fungsi untuk mengelola keuangan di Bukalapak. Finance is a function that has the task and function to manage Finances at Bukalapak.

2.6 Kategori vendor adalah Pengelompokan vendor berdasarkan jumlah pengeluaran dan tipe transaksinya sebagaimana diuraikan dalam 3.5.1. Category vendor is vendor grouping based on total amount spent & type of transactions.

2.7 Legal & Regulatory Affair adalah Function yang memiliki tugas dan tanggung jawab mengawal dan mengawasi kegiatan usaha perseroan yang berkaitan dengan aspek hukum dan kepatuhan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Legal & Regulatory Affair is a function that has the duty and responsibility to oversee and supervise the company's business activities related to legal and compliance aspects according to the prevailing laws and regulations in Indonesia.

2.8 Pengelolaan data vendor master adalah memonitor pembaharuan informasi & dokumen legalitas untuk semua vendor termasuk status kerjasama dengan perusahaan. Maintenance vendor master is Monitoring update detail information & legality documents for all vendors including engagement status with the company.

2.9 Procurement adalah Function yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan proses pengadaan barang dan jasa di Bukalapak dan/atau Anak Perusahaan. Procurement is a function that has the duties and responsibilities in carrying out the process of procuring goods and services at Bukalapak and / or its Subsidiaries.

Halaman 9 dari 37




2.10 Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Departemen Procurement kepada Vendor atau penjual yang menunjukkan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang disepakati. Purchase Order (PO) is a document issued by the Procurement Department to a Vendor or Seller explaining the type, quantity and price of goods or services agreed upon.

2.11 Vendor Pembanding adalah Vendor yang diundang (melalui email, surat, maupun media resmi atau harga pasar yang dapat dibuktikan secara tertulis) oleh Procurement. Competitor Vendors are Vendors invited (by email, letter, or official media or market prices that can be proven in writing) by Procurement.

3 Kebijakan & Ketentuan

Policies

3.1 Responsibilitas

Responsibility

3.1.1 Peran & Tanggung Jawab Divisi Procurement

The Main Roles & Responsibilities of The Procurement Department

3.1.1.1 Terus mencari dan mengeksplor vendor dengan tujuan untuk membangun strategi dan hubungan bisnis jangka panjang.

Continuously search and explore for vendors with the intention of establishing strategic and long-term business relationships.

3.1.1.2 Melakukan dan mengikuti proses uji kelayakan dan proses pendaftaran untuk setiap vendor yang diproses melalui mekanisme Procurement dengan mengikuti SOP Pengadaan Barang dan Jasa.

Conduct and follow due diligence and registration process for Vendor that is Procurement mechanism process by follow SOP Pengadaan Barang dan Jasa.

3.1.1.3 Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan bernegosiasi dengan vendor yang sudah ada, vendor baru, dan potensial vendor untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan perusahaan untuk barang dan jasa.

Identify, evaluate and negotiate with existing & potential new vendors to meet the best interest of the company's needs and requirements for goods and services.

3.1.1.4 Melakukan mitigasi risiko ketidakmampuan vendor, reputasi buruk & kemampuan finansial yang rendah terhadap pengadaan.

Mitigate procurement risks including vendor in-capability, bad reputation & low financial strength.

Halaman 10 dari 37




3.1.2 Peran & Tanggung Jawab yang Berhubungan dengan Business Owner

The Main Roles & Responsibilities of the Related Business Owner

3.1.2.1 Mematuhi SOP ini & SOP Procurement (Pembelian Barang/Jasa);

Comply with this SOP & SOP procurement (Pembelian Barang/Jasa);

3.1.2.2 Memberikan evaluasi terhadap kinerja vendor.

Provide after action review towards vendor performance.

3.1.2.3 Melakukan dan mengikuti proses uji kelayakan dan proses pendaftaran untuk setiap vendor yang diproses oleh Bisnis Owner termasuk untuk direct procurement dengan mengikuti peraturan perusahaan saat ini.

Conduct and follow due diligence and registration process for Vendor that is Business Owner including direct procurement mechanism process by following company’s current regulations.

3.2 Proses Pemilihan

Selection Process

a. Mengeksplor kandidat vendor berdasarkan dari kebutuhan Bisnis Owner terkait yang tidak terbatas pada vendor saat ini atau sebelumnya yang dapat menyediakan kebutuhan yang sama.Exploring candidate vendors refers to detail specific requirements from related Business Owners not limited to current or past vendors that can support them with the same requirements.

b. Untuk referensi vendor dari karyawan internal atau entitas / pemegang saham akan diperlakukan seperti vendor biasa dengan mengikuti prosedur normal. Serta dilaporkan dan didokumentasikan oleh BPC menggunakan form conflict of interest yang tertera pada lampiran SOP Pengadaan Barang dan Jasa atau media lainnya yang ditentukan oleh perusahaan.For reference vendors from internal employees or entities/shareholders will be treated like common vendors following normal procedure. As well as being reported and documented by BPC using the conflict of interest form listed in the attachment to the SOP Pengadaan Barang & Jasa or other media determined by the company.

c. Procurement, menentukan strategi atas pencarian vendor bersama dengan Bisnis Owner. Dalam strategi pencarian vendor, harus mengandung objektif dan prioritas dari Business Owner, mempertimbangkan hubungan dengan vendor yang sudah terdaftar, dan keberlangsungan bisnis.

Procurement defines a sourcing strategy with the Business Owner. The sourcing strategy must consist of Business Owner objectives and priorities, existing vendor relationships and business continuity requirements.

Halaman 11 dari 37




d. Procurement dan Bisnis Owner bertanggung jawab dalam pemilihan vendor, termasuk di dalamnya pengumpulan data/informasi dan juga proses pemilihan vendor tersebut. Dengan demikian, departemen terkait harus berkoordinasi dengan Procurement untuk menentukan spesifikasi yang diperlukan. Berlaku juga untuk proses pemilihan yang dilakukan oleh Business Owner.

Procurement and Business Owner are responsible for the vendor selection process, including data/information collection and the vendor selection. Thus, the related department must coordinate with Procurement to obtain required specifications (vice versa). Applies to the selection process by Business Owner.

e. Untuk keterlibatan karyawan internal (mis., menggunakan karyawan sebagai talent untuk kegiatan marketing) akan merujuk pada prosedur departemen Talent.

For internal employee engagement (i.e., talent for marketing activities) will refer to Talent’s dept procedures.

3.3 Uji Kelayakan

Due Diligence

Procurement/Business Owner harus melakukan pemeriksaan uji kelayakan yang tepat (mis. Validasi vendor terdaftar dan indikator pihak terkait) dan memastikan dokumentasi yang diperlukan lengkap dan mematuhi peraturan perusahaan yang ada saat ini bekerja sama dengan tim Legal dan Regulatory Affair jika diperlukan.

Procurement /unit bisnis shall perform proper due diligence checks (i.e., validation of registered vendors and related party indicators) and ensure required documentations are completed and complied with current company regulations, if needed it could be cooperation with Legal & Regulatory Affair.

3.3.1 Persyaratan Uji Kelayakan

a. Vendor mengisi Formulir Vendor Baru ("Formulir Data Vendor Baru") (Lampiran 6.1).

b. Mengisi dan menyetujui Dokumen kode etik vendor yang lengkap (termasuk Anti Suap & Anti Korupsi) (Lampiran 6.3).

c. Melengkapi dokumen legalitas yang mengacu pada SOP Manajemen Kontrak.d. Surat Pernyataan Non PKP, apabila Vendor tidak berstatus Pengusaha Kena Pajak

(PKP) (Lampiran 6.2 ).

Anak perusahaan dan atau subsidiary dapat menggunakan model formulir vendor yang berbeda,selama kaidah penyusunannya tidak bertentangan dengan SOP ini.

Requirements for Due Diligence

a. Vendor fills the New Vendor Form ("New Vendor Data Form") ( Appendix 6.1 )b. Complete & approve vendor/supplier code of conduct (including Anti Bribery

& Anti Corruption) (Appendix 6.3 ).c. Complete the legality document as stipulated in SOP Contract Management.

Halaman 12 dari 37




d. Non PKP Statement Letter, if Vendor is not a PKP company ( Appendix 6.2 ).The Subsidiaries can use a different form from this SOP, as long as its structure does not conflict with this SOP.

3.3.2 Untuk vendor perorangan yang berusia di bawah 21 tahun diwajibkan untuk seluruh document vendor ditanda tangani oleh walinya yang sudah berusia 21 tahun keatas

For individual vendors who are under 21 years old, all vendor documents are required to be signed by a guardian who is over 21 years.

3.3.3 Untuk vendor entitas non-bisnis (mis., Organisasi nirlaba) termasuk organisasi sekolah, klub sosial, dll. Harus memberikan bukti keberadaan (segala bentuk sertifikasi atau dokumentasi)

For non-business entities vendors (e.g., non-profit organizations) including school organizations, social clubs & etc shall provide proof of existence (any form of certification or documentation).

3.3.4 Pengecualian untuk uji kelayakan vendor terbatas pada hal-hal berikut:

Exceptions to vendor due diligence are limited to the following:

a. Pemerintahan

Government agencies.

b. Perusahaan utiliti (PLN, PDAM, Telkom, dll)

Utilities companies (PLN, PDAM, Telkom, etc.).

c. Hotel & Restoran (travel and entertainment policy)

Hotels and restaurants.

d. Vendor afiliasi yang memiliki legalitas yang sama.

Affiliate vendor which is under same legal entity.

e. Vendor “Pelapak” dari situs Bukalapak.com

Vendor “Pelapak” from Bukalapak.com.

f. Web based vendor

g. Sesuai dengan exception list yang tertera pada SOP Pengadaan Barang & Jasa.

Based on exception list in SOP Pengadaan Barang & Jasa

3.3.5 Setiap vendor yang tidak dapat melengkapi 3.3.1 maka termasuk dalam pengecualian yang mana departemen terkait harus mengisi form exception dengan approval mengikuti ketentuan SOP Exception and Deviation.

Vendor who cannot complete 3.3.1 , the related department must fill out an exception form with approval following the provisions of SOP Exception and Deviation.

Halaman 13 dari 37




3.4 Pendaftaran Vendor

Vendor Registration

Pendaftaran vendor dapat dilakukan oleh Procurement atau Business Owner dengan ketentuan segala proses yang tertera pada Workflow 5.1.

Vendor registration can be obtained by Procurement or Business Owner with the provisions of all the processes listed in Workflow 5.1.

Divisi Finance (R2R) akan melakukan penginputan data Vendor ke dalam sistem berdasarkan soft copy dokumen lengkap yang diterima dari Procurement melalui email dalam waktu H+1 hari kerja.

The Finance Division (R2R) will input Vendor data into the system based on the soft copy of the complete documents received from Procurement via email within H + 1 working day.

Adapun bagi Business Owner yang mendaftarkan vendor, diharuskan menginformasikan ke tim Procurement untuk pendaftaran vendor baru yang transaksinya termasuk di dalam Exception List pada SOP Pembelian Barang dan Jasa pada saat mengirimkan form ke departemen Finance (R2R).

As for Business Owners who register the vendors, they are required to inform the Procurement team for the registration of new vendors whose transactions are included in the Exception List on the SOP for Purchasing Goods and Services when sending the form to the Finance department (R2R).

3.5 Pengelolaan Vendor

Vendor Maintenance

3.5.1 Tim Procurement akan mengkategorikan semua akreditasi vendor menjadi 3 kategori dengan detail di bawah ini: Procurement officer will categorize all accredited vendor into 3 categories with detailed below: a. Strategic Vendor

Vendor-vendor dengan transaksi tahunan lebih dari IDR 4.000.000.000 (empat milyar) dan memiliki dampak kritikal bagi Bukalapak.

Group of vendors that have annual purchases over IDR 4.000.000.000 (four billion) and having a critical impact on Bukalapak.

b. Preferred Vendor

Vendor-vendor dengan transaksi tahunan lebih dari IDR 1.000.000.000 (satu milyar) serta jumlah transaksinya minimal 12 kali dalam satu tahun yang memiliki kredibilitas yang baik dari segi kualitas, harga, dan pengiriman.

Halaman 14 dari 37



Version: 3.0 Vendor Management Effective Date:01 January 2021

Group of vendors that have annual purchases over IDR 1.000.000.000 (one billion) with total transaction minimum 12 times for one year that have good credibility performance of quality, cost & delivery.

c. Listed Vendor

Vendor-vendor yang memiliki kapabilitas berdasarkan bidang keahliannya yang telah dieksplorasi dan diakui sebelumnya oleh Bukalapak. Persetujuan Daftar Vendor sebagaimana Lampiran 6.4.

Group of vendors that have capabilities based on their expertise area which have already explored or have been accredited before by Bukalapak. Approval Vendor List as stipulated in Appendix 6.4.

3.5.2 Procurement melakukan monitoring terhadap informasi data legalitas dari vendor yang terdaftar secara berkala (minimal setiap satu tahun sekali) khusus untuk kategori Vendor Strategis. Procurement conducts monitoring of legality data information from registered vendors periodically (at least once a year) specifically for the Strategic Vendor category.

3.5.3 Jika terjadi perubahan informasi atau data vendor, maka vendor harus memperbaharui formulir pendaftaran vendor dan melampirkan dokumen pendukungnya serta harus mendapat persetujuan dari personal yang diotorisasikan oleh management vendor terkait. Setiap pembaruan dokumen legalitas dari vendor harus melakukan proses seperti pendaftaran vendor baru dan diinformasikan langsung ke Finance (R2R) atau departemen yang ditunjuk untuk diperbarui ke sistem terkait perubahan datanya.

Any update of information or data vendor, vendor should be completed registration form and attach update document and authority from management related must be approved. Every update must be informed directly to the Finance Division (R2R) to be updated to a system such as: Bank account number, tax id number or company address, etc.

3.5.4 Vendor yang tidak ada transaksi dalam kurun waktu dua tahun akan dinonaktifkan oleh tim R2R. Prosedur penonaktifan Vendor sebagaimana dijelaskan dalam Workflow 5.2.

Vendors with no transactions within two years will be deactivated by the R2R team. Deactivation Vendor procedure as stipulated in Workflow 5.2.

3.5.5 Sebelum melakukan penonaktifan, Tim R2R akan mengirimkan data vendor non aktif kepada Procurement setahun sekali untuk dilakukan pengecekan atas statusnya.

On an annual basis, procurement will do performance evaluation for all registered vendor that are grouped by their status in the system.

3.5.6 Procurement dapat mengadakan acara pertemuan vendor tahunan untuk membagikan & mensosialisasikan informasi pembaruan dari perusahaan diantaranya sebagai berikut:

Procurement department will be held annual vendor gathering meeting event to share & socialize update information from company that consist of:

Halaman 15 dari 37




a. Prosedur perusahaan terbaru & aturan yang berhubungan dengan vendor

Update company procedure & policy to related vendors

b. Pembaharuan visi dan misi perusahaan

Update vision & mission of company

c. Memberikan aturan tentang kebijakan Anti Suap & Anti Korupsi

Sharing ABAC (Anti Bribery & Anti-Corruption) policy

d. Kode etik vendor

Code of conduct vendor

e. Kriteria daftar undangan Vendor untuk acara pertemuan tidak terbatas dari Vendor yang termasuk dalam strategic vendor dan vendor yang memiliki resiko tinggi

The criteria for the list of vendor invitations for meeting events are not limited to vendors who are included in the strategic vendor and high-risk vendors

3.5.7 BPC akan melakukan kunjungan kelayakan pada lokasi Vendor eksisting secara tahunan (pengambilan sampel acak).

BPC department will conduct feasibility visits on vendor existing locations on an annual basis (random sampling).

3.5.8 Procurement akan melakukan pengelolaan data vendor master dengan cara memonitor pembaharuan informasi & dokumen legalitas untuk semua vendor termasuk status kerjasama dengan Bukalapak.

Procurement will manage vendor master data by monitoring the update of information & legality documents for all vendors, including the status of cooperation with Bukalapak.

3.6 Evaluasi Performa

Performance Evaluation

Evaluasi performa dilakukan oleh bisnis owner untuk memonitor dan menilai secara berkala kinerja dan pemenuhan standar perusahaan yang dapat meningkatkan kerjasama dengan Vendor (Lampiran 6.5).

Performance evaluation is carried out by the business owner to monitor and periodically assess the performance and compliance with company standards that can enhance cooperation with vendors (Appendix 6.5).

Procurement harus menyiapkan daftar vendor untuk meninjau kinerja melalui klasifikasi di bawah ini:

Procurement department shall prepare a list of vendors for performance review through classification below:

Halaman 16 dari 37




a. Vendor yang termasuk ke dalam kategori vendor strategic

Vendors fall into the category of strategic vendors

b. Vendor yang membutuhkan perpanjangan kontrak

Vendors who need a contract extension

c. Rekomendasi dari auditor atau management

Request from auditors and/or top management

Hasil tinjauan harus disetujui sampai dengan tribe lead dari departemen pemohon dan didiskusikan dengan vendor untuk peningkatan di masa depan. Evaluasi vendor untuk perpanjangan kontrak maksimal dilakukan 2 kali periode berturut-turut.

The review results should be agreed up to the tribe lead of the requesting department and discussed with the vendor for future upgrades. Evaluation of vendors for contract extensions is a maximum of 2 consecutive periods.

Mengacu pada tipe vendor, vendor yang dikecualikan untuk dilakukan tinjauan dan evaluasi:

The following type of vendors are exempted from vendor review and evaluation:

a. Pemerintahan

Government agencies

b. Perusahaan utiliti (PLN, PDAM, Telkom, dll)

Utilities companies (PLN, PDAM, Telkom, etc.).

c. Badan amal dan badan politik (CSR)

Charitable and political associations

d. Pertanahan (bangunan perkantoran, fasilitas Gudang dan rumah untuk tenaga kerja asing)

Landlords (of office building, factory facilities and expatriates’ housing)

e. Hotel & Restaurants

Hotels and restaurants

f. Bank

Banks

g. Afiliasi atau antar perusahaan

Affiliate or intercompany

h. Daftar vendor pengecualian dari daftar prosedur “Pengadaan Barang & Jasa”

Listed vendor on exemption list from “Pengadaan Barang & Jasa” procedure.

Formulir evaluasi kinerja vendor harus dilengkapi oleh Business Owner untuk setiap vendor. Hasil evaluasi vendor harus di update dalam form vendor evaluation summary.

Halaman 17 dari 37



Version: 3.0 Vendor Management Effective Date:01 January 2021

A vendor performance evaluation form should be completed by the Business Owner for each vendor. Summary of vendor evaluation must be updated in form vendor evaluation summary.

Panduan untuk memberikan penilaian pada formulir evaluasi kinerja vendor dijelaskan di bawah ini:

Guidance for giving scoring on vendor performance evaluation form is described below:

a. 9 kriteria evaluasi dengan total maksimal = 27 poin.

There are 9 evaluations criteria with total max = 27 point.

b. Referensi nilai sebagaimana di bawah ini:

With reference score as detailed below:

Ringkasan evaluasi kinerja vendor akan dikelompokkan ke dalam beberapa kategori dengan perincian di bawah ini:

Summary of vendor performance evaluation will be grouped into several categories with detail below:

Halaman 18 dari 37




Point Achievement 0 Buruk

Poor 1 Butuh Peningkatan

Need Improvement 2 Baik / Sesuai Ekspektasi

Good / Fair – Meet Expectation 3 Sangat Baik – Melebihi target

Excellent – Over than target

Range Point Result Note Action Plan >= 25 Sangat Baik

Excellent Melebihi Ekspektasi

Over Expectation Dipertahankan

Maintained

18 - 24 Baik Good

Tidak ada masukan / perbaikan

No Concern - Fair

Dipertahankan dan ditingkatkan

Enhancement

11 - 17 Cukup Fair

Butuh Peningkatan Have Concern – Need

Improvement

Feedback from Vendor untuk tindakan perbaikan

Need Improvement <= 10 Buruk

Poor Banyak yang harus diperbaiki

Many Concern/Problem Vendor dinon-aktifkan

Delete Vendor

4 Penegasan Ketentuan

4.1 Segala hal yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam dokumen kebijakan dan/atau prosedur akan diputuskan berdasarkan persetujuan terlebih dahulu oleh Management/C-Level Bukalapak.

All matters that have not been regulated or have not been sufficiently regulated in the policy and / or procedure documents will be decided upon prior approval by Bukalapak Management / C-Level.

4.2 Dengan diberlakukannya ketentuan ini, maka semua ketentuan yang dikeluarkan sebelumnya sudah tidak berlaku lagi.

With the effective of this provision, all the provisions previously issued are no longer valid.

4.3 Function/Tribe/Divisi/Departemen harus melakukan pengecekan periodik atas seluruh butir ketentuan yang tercantum pada dokumen.

Function / Tribe / Division / Department must conduct periodic checks on all the provisions contained in the document.

4.4 Function/Tribe/Divisi/Departemen pemilik dokumen kebijakan dan/atau prosedur wajib untuk melakukan sosialisasi kepada seluruh pihak terkait yang disebutkan dalam dokumen.

Function / Tribe / Division / Department owner of policy documents and / or procedures required to disseminate information to all related parties mentioned in the document.

4.5 Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

This provision is effective from the date of stipulation.

4.6 Distribusi dan penyimpanan dokumen dilakukan oleh BPC.

Document distribution and storage is carried out by BPC.

Halaman 19 dari 37




5 Workflow

5.1 Process of New & Update Vendor Registration Workflow

Halaman 20 dari 37




5.2 Process of Deactivate Vendor

Halaman 21 dari 37




6 Lampiran

Appendix

6.1 Formulir Pendaftaran Vendor

Form vendor registration

Halaman 22 dari 37




Halaman 23 dari 37




6.2 Surat Pernyataan Non PKP

Halaman 24 dari 37




6.3 Kode Etik Pemasok / Vendor

Supplier Code of Conduct

Halaman 25 dari 37




Halaman 26 dari 37




Halaman 27 dari 37




Halaman 28 dari 37




Halaman 29 dari 37




Halaman 30 dari 37




Halaman 31 dari 37

Standard Operating Procedure

Version: 3.0 Vendor Management


Effective Date: 01 January 2021

Halaman 32 dari 37





Halaman 33 dari 37





Halaman 34 dari 37





Halaman 35 dari 37





6.4 Persetujuan Daftar Vendor

Approval Vendor List

Halaman 36 dari 37





6.5 Formulir Evaluasi Performa Vendor

Vendor Performance Evaluation Form

Halaman 37 dari 37





12/28/2020 PT Bukalapak.com Mail - [APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0

https://mail.google.com/mail/u/0?ik=995af06db0&view=pt&search=all&permmsgid=msg-f%3A1686869072399259222&simpl=msg-f%3A16868690723… 1/4

Debora Rosaria <[email protected]>

[APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. [email protected] <[email protected]> Wed, Dec 23, 2020 at 6:41 PMTo: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>, Patricia Cindy Wijaya Wong <[email protected]>Cc: Debora Rosaria <[email protected]>, Lim Kim Hoa <[email protected]>, Muhammad Fajri<[email protected]>, Natalia Firmansyah <[email protected]>, Pingky Ongkowidjojo<[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini <[email protected]>, Teo Mikha Santoso<[email protected]>, Yusdi Kurniawan <[email protected]>, "[Yura] Andi Rahmat" <[email protected]>,regaffairs <[email protected]>

Dear Mba Findi

ok from my side

Thank you

Erry

From: Findi Trisyan Nursela <[email protected]> Sent: 18 December 2020 10:01 To: Patricia Cindy Wijaya Wong <[email protected]> Cc: Debora Rosaria <[email protected]>; Erry Nurima <[email protected]>; Lim Kim Hoa <[email protected]>;Muhammad Fajri <[email protected]>; Natalia Firmansyah <[email protected]>; Pingky Ongkowidjojo<[email protected]>; Pratitis Nurul Rozini <[email protected]>; Teo Mikha Santoso<[email protected]>; Yusdi Kurniawan <[email protected]>; [Yura] Andi Rahmat <[email protected]>;regaffairs <[email protected]> Subject: Re: [APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0

Dear Mba All,

Saya tambahkan mba @Patricia Cindy Wijaya Wong yang akan mereview dokumen ini ya

On Fri, Dec 18, 2020 at 9:27 AM Annissa Gabianti Anggriana <[email protected]> wrote:

Dear All,

Mba Debora looping in Mba Pingky dan Reg Affairs akan mereview dokumen ini.

Terima kasih Mba

mailto:[email protected]

















[Final Draft] PROCUREMENT SOP…

[Quoted text hidden]

[Quoted text hidden][Quoted text hidden][Quoted text hidden]


Metropolitan Tower Lantai 22

Jl. R. A. Kartini Kav. 14, Cilandak Barat, Kec. Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota

Jakarta 12430 Telp: 021-50982008 | M. +6287877110042 / +628111230050

www.bukalapak.com

On Wed, Dec 16, 2020 at 12:15 PM Debora Rosaria <[email protected]> wrote:

Dear Bu Nat & respective stakeholder,

Terlampir adalah SOP vendor Management yang telah disusun dan direview tim Procurement, FRA, BPC serta tim Legal.

Prinsipnya SOP ini berisi ketentuan mengenai pedoman tim Procurement dalam melakukan proses pemilihan, pendaftaranpengelolaan vendor seperti:

1. ketentuan umum pedoman pencarian/pemilihan vendor2. due diligence vendor3. pendaftaran vendor4. pengelolaan vendor5. evaluasi kinerja vendor 6. formulir persyaratan vendor (surat pernyataan non PKP, Code of Conduct Supplier/Vendor)

https://drive.google.com/file/d/1YFWSqdeUH-OCupt4OoC5Igf0ier-Tjrx


tel:+62%20812-1950-2680

http://www.bukalapak.com/

https://itunes.apple.com/app/id1003169137

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.bukalapak.android





Mohon dapat diberikan persetujuan melalui email ini. Selama masa WFH, persetujuan dimintakan melalui email yang selanjutnyaakan diproses penandatanganan dengan tinta basah.

Demikian kami sampaikan, apabila terdapat hal yang perlu penjelasan lebih lanjut feel free to ask.

Thank you

Best,

------------------------------------------------------------ Debora Rosaria

Business Process & Compliance ------------------------------------------------------------ Metropolitan Tower

Jl. R.A.Kartini No.Kav. 14, Cilandak

Jakarta 12430

M. +62 8111 911 312 www.bukalapak.com

This message and any attachments are confidential and intended solely for the use of the individual to whom it is addressed.

--

Thankyou

Best Regards,

Findi Trisyan Procurement Dept.

Phone: +62 81382342143 / 021-50982008

Metropolitan Tower 7th Floor Jl. RA Kar�ni Kav. 14, RT.10/RW.4 Cilandak Barat, Kota Jakarta Selatan, 12430

www.bukalapak.com





12/28/2020 [APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0 - [email protected] - PT Bukalapak.com Mail

https://mail.google.com/mail/u/0/?zx=1j03bf9myjyw#search/vendor/QgrcJHsBvFQNMGpvCvKhCJvspRnfxHNdKKQ 1/1

9,598

Lim Kim Hoato [Yura], Teo, me, Findi, Erry, Yusdi, Pratitis, Annissa, Natalia

Detect language English Translate message

I am ok too. Thanks & Regards,Kim

Annissa Gabianti Anggrianato Muhammad, Pingky, regaffairs, me, Erry, Findi, Lim, Natalia, Pratitis, Teo, Yusdi, [Yura]

Detect language English Translate message

Dear All,

Mba Debora looping in Mba Pingky dan Reg Affairs akan mereview dokumen ini.

Terima kasih Mba

[Final Draft] PROCUREMENT SOP…

vendor





[APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0

Patricia Cindy Wijaya Wong <[email protected]> Sat, Dec 19, 2020 at 12:14 AMTo: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>Cc: Debora Rosaria <[email protected]>, Erry Nurima <[email protected]>, Lim Kim Hoa<[email protected]>, Muhammad Fajri <[email protected]>, Natalia Firmansyah<[email protected]>, Pingky Ongkowidjojo <[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>, Teo Mikha Santoso <[email protected]>, Yusdi Kurniawan<[email protected]>, "[Yura] Andi Rahmat" <[email protected]>, regaffairs<[email protected]>

Dear All,

Saya tidak ada concern yah. Terima kasih

Best Regards,

------------------------------------------------------------

Patricia Cindy Wijaya Wong

Procurement Dept

-------------------------------------------------------------

Metropolitan Tower Lt. 22

Jl. R. A. Kartini Kav. 14

Cilandak Barat, Kec. Cilandak

Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12430

T. 021-50982008

www.bukalapak.com


https://www.google.com/maps/search/Jl.+R.+A.+Kartini+Kav.+14+Cilandak+Barat,+Kec.+Cilandak+Kota+Jakarta+Selatan,+DKI+Jakarta+12430?entry=gmail&source=g








Pingky Ongkowidjojo <[email protected]> Wed, Dec 23, 2020 at 1:45 PMTo: Debora Rosaria <[email protected]>Cc: Erry Nurima <[email protected]>, Lim Kim Hoa <[email protected]>, Muhammad Fajri<[email protected]>, Natalia Firmansyah <[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>, Teo Mikha Santoso <[email protected]>, Yusdi Kurniawan<[email protected]>, "[Yura] Andi Rahmat" <[email protected]>, regaffairs<[email protected]>, Findi Trisyan Nursela <[email protected]>

Dear All,

Dari saya tidak ada concern ya.Terima kasih.

Regards,

Pingky [Quoted text hidden]--

Regards,

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Pingky Ongkowidjojo

Legal & Regulatory Affairs

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Metropolitan TowerJakarta Selatan- DKI Jakarta

www.bukalapak.com






[email protected] <[email protected]> Thu, Dec 17, 2020 at 8:26 AMTo: Debora Rosaria <[email protected]>Cc: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>, Teo Mikha Santoso <[email protected]>, "[Yura] AndiRahmat" <[email protected]>, Lim Kim Hoa <[email protected]>, Erry Nurima<[email protected]>, Yusdi Kurniawan <[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>, Annissa Gabianti Anggriana <[email protected]>

Ok.

Thanks Mbak.

From: Debora Rosaria <[email protected]> Sent: 17 December 2020 8:00 To: Natalia Firmansyah <[email protected]> Cc: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>; Teo Mikha Santoso <[email protected]>; [Yura] AndiRahmat <[email protected]>; Lim Kim Hoa <[email protected]>; Erry Nurima<[email protected]>; Yusdi Kurniawan <[email protected]>; Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>; Annissa Gabianti Anggriana <[email protected]> Subject: Re: [APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0

Dear Bu Nat & all,

Terlampir kembali SOP yang telah disesuaikan dengan input Bu Nat sebagai berikut:
















Teo Mikha Santoso <[email protected]> Thu, Dec 17, 2020 at 10:12 AMTo: Debora Rosaria <[email protected]>Cc: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>, "[Yura] Andi Rahmat" <[email protected]>, Lim Kim Hoa<[email protected]>, Erry Nurima <[email protected]>, Yusdi Kurniawan<[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini <[email protected]>, Annissa Gabianti Anggriana<[email protected]>, Natalia Firmansyah <[email protected]>

mba Debora,dari saya ok ya

Sincerely,

Teo Mikha SantosoHead of Procurement----------------------------------------------

Metropolitan Tower Lantai 22 Jl. R. A. Kartini Kav. 14, Cilandak Barat, Kec. Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12430 Telp: 021-50982008 | M. +6287877110042 / +628111230050 www.bukalapak.com

Bukalapak iOS App Bukalapak Android App


tel:+62%20812-1950-2680









[Yura] Andi Rahmat <[email protected]> Thu, Dec 17, 2020 at 10:14 AMTo: Teo Mikha Santoso <[email protected]>, Debora Rosaria <[email protected]>Cc: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>, Lim Kim Hoa <[email protected]>, Erry Nurima<[email protected]>, Yusdi Kurniawan <[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>, Annissa Gabianti Anggriana <[email protected]>, Natalia Firmansyah<[email protected]>

Ok from my side ya.

Regards,

---------------------------------------------------------------------------------------- Yura (Andi Yura Rahmat) Head of Business Process & Compliance (BPC) ----------------------------------------------------------------------------------------

Metropolitan Tower, 22nd Floor

Jl. R. A. Kartini, Jl. TB Simatupang No.Kav. 14, RT.10/RW.4, Cilandak Bar., Kec. Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta

12430

Email: [email protected]

Telegram: @Andiyura

T. +622150982008 | M. +6281315070666

www.bukalapak.com

From: Teo Mikha Santoso <[email protected]> Sent: 17 December 2020 10:12 To: Debora Rosaria <[email protected]> Cc: Findi Trisyan Nursela <[email protected]>; [Yura] Andi Rahmat <[email protected]>; Lim KimHoa <[email protected]>; Erry Nurima <[email protected]>; Yusdi Kurniawan<[email protected]>; Pratitis Nurul Rozini <[email protected]>; Annissa Gabianti Anggriana<[email protected]>; Natalia Firmansyah <[email protected]> Subject: Re: [APPROVAL REQUEST] [PROCUREMENT] SOP Vendor Management Ver. 3.0

mba Debora,















[Quoted text hidden][Quoted text hidden]





Yusdi Kurniawan <[email protected]> Thu, Dec 17, 2020 at 10:14 AMTo: Debora Rosaria <[email protected]>Cc: Natalia Firmansyah <[email protected]>, Findi Trisyan Nursela <[email protected]>, TeoMikha Santoso <[email protected]>, "[Yura] Andi Rahmat" <[email protected]>, Lim Kim Hoa<[email protected]>, Erry Nurima <[email protected]>, Pratitis Nurul Rozini<[email protected]>, Annissa Gabianti Anggriana <[email protected]>

Hi mbak,

No concern from me ya mbak.Terima kasih atas bantuannya

Best Regards Thank you,

------------------------------------------------------------ Yusdi KurniawanProcurement ------------------------------------------------------------ Metropolitan Tower Lantai 22 Jl. R. A. Kartini Kav. 14, Cilandak Barat, Kec. Cilandak, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12430 Telp: 021-50982008 www.bukalapak.com


https://www.google.com/maps/search/Jl.+R.+A.%C2%A0Kartini%C2%A0Kav.+14,+Cilandak%C2%A0Barat,%C2%A0+Kec.%C2%A0Cilandak,%C2%A0+Kota+Jakarta+Selatan,%C2%A0+Daerah%C2%A0Khusus%C2%A0Ibukota%C2%A0Jakarta+12430?entry=gmail&source=g





Document Number - about.bukalapak.com

Documents

Transcript of Document Number - about.bukalapak.com