Document Management

Ongestructureerde informatie beheren

Hoe aanpakken

► Koenraad is Senior Managing Consultant Knowledge Management

► Koenraad has more than 20 years experienc in knowledge management more typically ECM and Records Management applied in different projets and pre-sales roles both as expert and as solution architect

► Koenraad is Master in Archiving and Records Management

► European Commission – DG OLAF – Solution architect guiding platform selection and solution design for a global platform managing information and content with a primary focus at investigative case management – dynamic/adaptive case management using xCP Documentum

► SNCB - NMBS (ECM expert) – Participation in selection, the ralisation of the platform architecture, project management and business analysis. Participation in pre-sales activities inside NMBS group. Platform based on IBM FileNetBusiness analist, Information and governance architect; platform based on Opentext Livelink

► Tractebel – Coaching during the platform selection process supporting the engineering and construction activities

► Jan De Nul (dredging – ECM expert) – Coaching and development of specification for selection of a package and request for proposal leading to a common management platform for project management taking the particularities of JdN into account;; participation in solution selection

► Vlaams Parlement (archiving expert) – Solution architect and business analist for the archiving platform based on Alfresco

► Senat (expert/architect ECM) – Bid manager and solution architect for the minuting and publishing solution of the commission meeting at the belgian senat. Solution based on Open Source Software; project manager and business analist in the implementation phase

► Mobistar (project & bid managerchef) – coordination of technical activities and of development project in the context of a framework contract implementing Documentum

► Schlumberger (records management expert) – Business analyst for IBM FileNet Records Manager implementation

► Ministère Région Bruxelles Capitale (archivaging expert) – Definition electronic archiving strategy

► SD WORX (knowledge architect) – Assessment and definition of corportate knowledge strategy and of implementation roadmap

► Stad Gent (BPMconsultant) – Implementation (after pre-sales cycle) of case follow-up system for public works related to city infrastructure, based on Staffware – workflow solution

Koenraad SeysSenior Consultant

Mobile +32 (0) 499 70 86 98

Email koenraad.seys@pandora.be

Sommaire

Recent Projets

Expertise► Project Management

► Records Management & Archivaging

► BPM

► Business Analysis

► Enterprise Information Architecture

► Business-IT Alignement

► Implementation of major solutions ECM (EMC² Documentum, IBM FileNet,, Opentext, Alfresco)

► Enterprise 2.0

FunctionaliteitMarkt

Implementatieaanpak

Agenda

Plaatsonafhankelijk, ondersteunt de nieuwe nomade

Transparant samenwerken

Snellere/efficiëntere dienstverlening

Bedrijfskennis efficiënter toegankelijk

Documenten overal toegankelijk, op kantoor, bij de klant of thuisMeeste platformen bieden ook mobile apps voor iPad en/of Android tablets

Confidentialiteit gegarandeerd

Zoeken en vinden van informatiePrecedenten en het wiel

Dossier aan je vingertoppen – niet meer naar de kastTeamdelen

Team beschikt over zelfde up to data informatieAudit als leerinstrument

Toegangsrechten – paswoorden zijn niet om door te geven – beveiligen beter dan een standaard kantoorkast; het valse gevoel van veiligheid door gewoonteOpties om digitale kluis te realiseren

Argumenten

Inte

grat

ion

Ser

vice

s

Index & attributedatabase

based on RDBMS

Document basebased on RDBM

or file system

•Full text retrieval•Concept based search•Metadata access

Search ServicesSearch Services

•Version management•Folder & compounddocument mgmnt

•Descriptors / attributes

Document ManagerDocument Manager

•Check-in / check-out•Routing facilities•Workflow support for approval, release & promotion

Collaboration supportCollaboration support

Use

r In

tera

ctio

nla

yer

Contributor interaction layer Consumer interaction layer

Authentication& logon servicesAuthentication

& logon services

Content submissionmodules

Content submissionmodules

Third party editorintegration

Third party editorintegration

Content browsingfacility

Content browsingfacility

•Batch document conversion to neutral cross platform format

•On the fly rendition

Viewing portabilityViewing portability

API & Integrationlibraries

Authentication& logonservices

Fun

ctio

nal l

ayer

Doc

umen

tB

ase

Functionaliteit

Versiebeheer

Contenttypes & Metadata ondersteuning en gebruik

detail Beveiliging

Uitgebreide Zoekmogelijkheden

FormaatconversieFormaatconversie of rendition zet origineel bestandsformaat om naar een neutraal formaat, leesbaar met een standaardviewer (zoals Acrobat PDF)

Procesondersteuning & routering

Full-text, attributen

zien – consulteren – editeren – creëren – wissen

1, 2 of 3 niveaus – overzicht ontstaansgeschiedenis

Markt belangrijkste spelers

Runs on: WindowsDatabase: SQL Server

Runs on: Windows, Linux, AppleDatabase: MySQL, SQL Server, Oracle

Deploy: On Premises, In the Cloud, Hybrid (Alfresco One)

Licencing: Enterprise, Community

Deploy: On Premises, In the Cloud (Office 365)

NOT a technical project !toch deel van bedrijfsinfrastructuur

Waarvoor moet dat dienen?

Wat moet het doen?

Hoe gaan we het doen?

Welke business/projectdoelstelling willen we realiseren?Welk business proces willen we ondersteunen? Welke meerwaarde willen we realiseren?

Welke functionaliteiten in welke context? Integratie en usability aspecten

Welke technologie gaan we gebruiken? Hoe gaan we customiseren en integreren?Het ‘kijk mama zonder handen’ syndroom

Om te beginnen 3 simpele vragen

Implementatie - aandachtspunten

Technisch: Pakketgebaseerde oplossing• Hou de filosofie en interne architectuur aan• Vermijd customisatie• Het gaat om documenten/content NIET data

Gebruik & gebruikers• Het is vaak goedkoper proces – interactie – organisatie aan te passen• Electrocuteer de bestaande situatie NIET – ga de discussie aan!• Realiseer het potentieel van de technologie

Proces• Aard van het proces: kennisintensief (knowledge workers) – routine • Implementeer duidelijke procedures als workflow

Governance & gebruik• Auteur – volmacht – editor – proxy• Documentnomenclatuur – titel – gecodeerd • Link met business concepten

Implementatie – aanpassingen

Informatie architectuur & mappenstructuurContent typesMeta data, attributen of eigenschappen – beschrijvende elementen

OrdeningsplanNadere toegangen zoals stored searches & queries – taxonomie

Stabiele basisstructuur of ordeningsplan: hoofdprocessen

Processen – procedures – workflow ModulairProbeer niet alle processen uit te werken cf. adaptive/dynamic case management

Toegangsrechten & authorisatiesRolgroepen! Vergemakkelijken het onderhoud

Change management & Training

Mix praktische afspraken (governance) & applicatie interactie training

Gezond verstand ≠ aanvaarde praktijkfunctionaliteit

vb. versiebeheer

Volg op met ‘coaching’

Manage & Control your goals

Manage expectations through knowledge of the platform put in place

Integrate IT – Organisation Development – Processes – People Skills