Novembre 2017

Plateforme

Dém@’TIC Santé

- Dématérialisation & partage

d’informations médicales

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Créé il y a plus de 30 ans par et pour les hospitaliers

Etabli sur 3 sites : Limoges, Poitiers, Guadeloupe

9 Pôles métiers composés de 136 collaborateurs experts

Intervention sur toute la France, DOM et TOM compris

300 établissements adhérents

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La dématérialisation consiste à la transformation d’informations stockées de

manière analogique (papier, …) vers un support numérique via un processus de

numérisation

La digitalisation c’est opter pour de nouvelles organisations, de nouveaux process,

de nouveaux outils qui permettraient de réinventer l’ensemble du fonctionnement

de l’organisation pour le rendre plus performant, plus fluide, plus collaboratif et plus

moderne. Elle s’appuie sur l’amélioration des processus métiers

Passer du physique au numérique

Digitaliser, ce n’est pas simplement le fait de supprimer le papier,

digitaliser c’est également créer de la valeur durablement : partir d’une

donnée, l’enrichir, l’officialiser, la partager et enfin la conserver.

Un changement important pour les établissements

& une autre manière de penser la gestion et l’utilisation de l’information

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Dématérialiser avec une vision globale et non « en silos »

Disposer d’une plateforme compatible avec tous les processus métiers : Dossier

Patient (Dossier Patient Unique) , Finances (PESV2, CHORUS), Ressources

Humaines (Dossier agent, bulletins de paye), Gestion Administrative du Patient,

…

Pouvoir numériser et archiver électroniquement en conservant la valeur

probatoire pour s’affranchir du papier

Offrir le cadre permettant de respecter la réglementation et apportant la sécurité

nécessaire aux documents électroniques et pour la gestion des accès

Répondre aux exigences liées aux processus de certification (Certification HAS,

Certification des comptes)

Permettre aux utilisateurs de disposer de solutions simples pour l’accès aux

informations

Globaliser la gestion de l’information en interne et permettre la convergence vers

l’externe pour répondre aux besoins des groupements

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Numérisation des documents papiers

Numérisation de documents permettant de

produire des « copies fidèles » numériques

et permettant la conservation des archives

électroniques à valeur probatoires.

NF Z 42-026

Transmission de documents

Transmission des documents

électroniques et enrichissement des

données collectées durant le processus

(ainsi que les traces techniques).

L’original est bien le document numérique

enrichie durant le processus

Dématérialisation à valeur probatoire

Transmission de données numérisées,

structurées ou non, signées

électroniquement et archivées dans un

« coffre fort numérique ».

C’est l’étape la plus avancée de la

dématérialisation, permettant de

dématérialiser totalement les documents à

valeur légale et fiscale. NF Z 42-013, NF

461, SEDA, …

Dématérialisation à la source

Récupération, enrichissement et

transmission de données issues des

applications métiers.

Mode de dématérialisation avancé

permettant la constitution d’originaux

numériques complets.

Pro

cess

us

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Loi de modernisation de santé 2016 / Dématérialisation des informations relatives aux patients Dans le cadre de la loi n°2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé, une disposition (art.

2014. 5) habilite le gouvernement à légiférer par ordonnance afin d’atteindre trois objectifs :

Fixer les critères de valeur probatoire de la copie numérique de documents de santé papier,

Fixer les exigences pour la constitution de données numériques natives à valeur probante,

Fixer les critères de conservation de ces documents et données numériques afin de garantir leur valeur

probante et leur lisibilité à long terme.

Informations médicales du patient : La gestion des informations médicales nominatives patient doit également

suivre les règles établies par le Ministère de la Santé au travers de l’Hébergement de Données de Santé (HDS).

Durées légales d’archivage des documents d’un établissement public de santé : Plusieurs circulaires

existent et fixent les durées légales de conservation fixées par les Archives de France.

Archivage électronique à valeur probatoire Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est l’autorité de tutelle

Obligation de disposer d’un agrément de Tiers Archiveur pour héberger et conserver les archives numériques

Validation des démarches établissements par les Archives Départementales

Les normes : SEDA, NF Z42-013, NF 461, OAIS / ISO 14721, NF Z 44-022, ISO 19005-1

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Numérisation et copie électronique fidèle Ordonnance n° 2017-29 (12 janvier 2017 ) : Relative aux conditions de reconnaissance de la force probante

des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et

de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique

AFNOR NF Z 42-026 : Concernant la numérisation fidèle des originaux papier

Signature électronique Règlement Européen eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) - Décret n°2017-1416 du

28 septembre 2017 : eIDAS est le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les

transactions électroniques qui porte fortement sur la signature électronique. On retrouve dans eIDAS le concept des

trois types de signatures électroniques – simple, avancée (SEA), qualifiée (SEQ) avec des changements majeurs

(signature forte dématérialisée).

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Beaucoup d’applications produisent des données médicales

Des archives papier

volumineuses

& complexes à gérer

Des dispositifs

médicaux & des

objets connectés

Où est le dossier patient complet ?

Dispose-t-on de toutes les informations ?

Est-il simple d’accès pour les professionnels ?

La réglementation est-elle respectée ?

Dossier Patient Informatisé

Imagerie médicale

Laboratoire

Pharmacie

…

Stockage

Sorties & retours pour les RDV

Unification des dossiers de spécialités

Endoscopes

Echographes

Bracelets

…

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Besoin de partager de l’information pour construire le projet médical partagé et mettre en place l’organisation

Echanger de l’information entre les Dossiers Patients Informatisés hétérogènes tout en respectant les besoins spécifiques à

contexte

Partager des données médicales issues des autres applications de production de soins (imagerie, laboratoire, dispositifs

médicaux, …)

Gérer les problématiques d’identitovigilance

Gérer les droits d’accès et les habilitations d’accès aux données

S’ouvrir sur les groupements de spécialité, la médecine de ville et le patient

Maitriser les investissements et rationnaliser les démarches du SI du GHT

Médecine de ville

Patients

Support

Etb

GHT

Spécialité

Etb

Etb

Etb

Etb Etb

Etb

Informations

Informations

Partage d’informations

& de documents

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Espace

Collaboratif

GHT

Partager des documents &

informations

Gérer le travail collaboratif

Mettre en place des

espaces de travail

Partager le projet médical &

définir l’organisation

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Comprendre et accompagner l’amélioration des processus métiers dans une démarche

globale et durable tout en renforçant l’agilité

Disposer de tous les outils permettant d’assurer l’ensemble de la chaine de dématérialisation

:

Numérisation

Gestion de processus métiers

Gestion des documents vivants

Signature électronique à valeur juridique

Conservation des archives à valeur probatoire

Faciliter le travail des utilisateurs en proposant des outils adaptés :

les applications métiers pour les processus métiers

le portail Web et les visionneuses métiers pour la démarche globale

Respecter l’ensemble des contraintes réglementaires actuelles et à venir

Rationaliser les moyens humains et financiers

Amener une démarche d’urbanisation basée sur l’interopérabilité

Disposer d’outils d’analyse pour mesurer les effets du changement

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Offre en mode SaaS avec accès sécurisé et gestion des habilitations

Modules Dém@’TIC :

Dém@’TIC Processus (Alfresco Activiti)

Dém@’TIC numérisation (Tesseract)

Dém@’TIC signature (iParapheur)

Dém@’TIC GED (Alfresco One)

Dém@’TIC GED Médicale (EDEN – GIP SIB)

Dém@’TIC archive (Asalae)

Visionneuse médicale (VieViewer)

Signature électronique eIDAS (Docapost)

Atelier de numérisation pour reprise des archives papier (Kofax – Spigraph)

Big data et Business Intelligence (Penthao)

Packs métiers : Dossier patient (numérique et papier), Finances, Admissions, Ressources Humaines,

Administration et instances, Courrier, …

Connecteurs applications métiers choisies par l’établissement

Santé

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Informations & Documents

patients électronique

DPI : Récupérer toutes les informations &

documents produits ou collectés par le DPI

Identités : Récupérer les identités des patients

et autoriser les professionnels de Santé habilités

à consulter les informations et documents

Applications de production de soins :Intégrer les

documents & informations produits par les autres

applications de production de soins

(PACS, Laboratoire, Pharmacie, …)

Plateforme Dém@’TIC Santé

+ GED médicale eDEN

+ Visionneuse médicale VieViewer

Informations & Documents patients papiers

POC Atelier de numérisation : tester la capacité de production pour numériser les dossiers patients papier

Atelier de numérisation : Mettre en place un atelier de numérisation complet permettant de disposer des versions numériques de tous les documents des dossiers patients actifs. Numérisation de masse sur les 3-5 dernières années

Numérisation au fil de l’eau : Créer les versions numériques des documents médicaux des patients dans le cadre des consultation via les secrétariat médicaux. Numérisation au fur et à mesure.

Plateforme Dém@’TIC Santé

+ Atelier de numérisation (Spigraph Kofax)

+ Dém@’TIC Scan

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Périmètre des projets : toute la France + DOM/TOM

Etablissements de Santé et Collectivités Territoriales

Depuis le lancement de l’offre Dém@’TIC en janvier 2016 :

Projets établissements lancés : 8 en production - 21 en cours - 26 itérations projet en

cours

Conduite d’audits établissements : 15 réalisés – 5 en cours

Quelques projets en cours :

CH Charles Perrens : dématérialisation globale établissement

CH Esquirol : dématérialisation processus Finances, Admissions, RH

CH de Guéret : dématérialisation globale établissement

CH Cholet : GED médicale

CH SUD FRANCILIEN : GED médicale + Administratif

CH PERIGUEUX : dématérialisation processus Finances

CH R Orléans : dématérialisation dossier patient numérique et archives papier

Et d’autres : CH Cadillac, CH La Couronne, CH Moulins Yzeure, Conseil Départemental

87,

18

Analyse des processus et optimisation, …

Analyse des données : open data, big data, …

Encore plus loin … voir les données autrement …

… plus d’informations au Forum du SILPC

les 21 et 22 mars 2018 - Futuroscope

Mobilités : tablettes et smartphones ++

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Dém@’TIC Santé & VieViewer GED médicale eDEN

Merci de votre attention

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PCM

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Pôle Dématique SILPC Alexis GADENNE

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