CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Digitale Posteingangsszenarien bei Multi-Tower-Konzepten in Shared

Service Centern

Manfred Traeger – I.R.I.S. AG

08.03.2013, 11:00 Uhr

Digitale Posteingangsszenarien bei Multi‐Tower‐Konzepten in

Shared Service Centern

Entwicklung multifunktionaler Shared Service Center

Ausgangspunkt

Bündelung von transaktionalen Aufgaben einzelner Funktionsbereiche

Aufbau „einfunktionaler“ Shared Service Center

1 Status heute

Ca. 75% der SSC sind von Anfang an multifunktional.

2 Trend

Weitere Funktionen, etwa Facility Management, Immobilien, Fuhrpark-management, Call Center werden als Shared Services gebündelt

3 Etappenziel

Führende Unternehmen erweitern den Umfang kontinuierlich in Richtung „End-to-end“-Prozesse, um zusätzliche Synergien im multifunktionalen Shared Service Center zu realisieren

4

Quelle: PWC (2011) – Shared Service Centers – The 2nd Generation

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Finanzen

Personal

Informationstechnologie

Einkauf & Logistik

Vertrieb und Marketing

Gebäudemanagement

Rechtswesen & Verträge

Quelle: Deloitte (2011) – Global Shared Services Survey

Womit beschäftigen sich multifunktionale Shared Service Center heute?

Typische strategische Ziele eines multifunktionalen Shared Service Centers

Kostenführerschaft bei definiertem Qualitätsniveau anstreben

Optimierte Serviceprozesse

konzernweit implementieren

Partnerzufriedenheit steigern

Identifikation der Mitarbeiter

mit Unternehmen erhöhen

Excellence

Quelle: RWE Service, Georg Petrich (2011) Das Multi Tower Shared Service Center im RWE Konzern

Einfluss der digitalen Poststelle

Die digitale Poststelle hilft Wirtschaftlichkeitspotentiale zu nutzen

Ko

ste

nre

du

ktio

n

Realisierungsgrad

Baseline

Mengeneffekte Verbundeffekte Spezialisierung Geschäftsprozess-Standardisierung

Organisations-konsolidierung

Quelle: In Anlehnung an J. Dittrich, M. Braun (2004) – Business Process Outsourcing

Die digitale Poststelle reduziert manuelle Tätigkeiten bei standardisierten Geschäftsprozessen

Elektronische Akte

PDF

XLS

DOC

Digitale Poststelle

Quelle: Randstad Deutschland, W. Schultheis, Director IT & Processes (2008)

100% 90%

10%

Anti-Spam!

Mögliche Grenzen für Automatisierungskonzepte innerhalb der digitalen Poststelle

… etwa durch verfügbare Applikationen

Question Marks

Poor Dogs

Stars

Cash Cows -

+ - Relativer Marktanteil

Mar

ktw

achs

tum

+

z.B. Eingangs-rechnungen

Zeit

Markt-/Absatzvolumen

2005

2013

2025?

Ko

sten

Prozesse nicht für Outsourcing

geeignet

Komplexität und Frequenz

… etwa durch Kommunikation

Quel le: In Anlehnung an J. Dittrich, M. Braun (2004) – Business Process Outsourcing

Prozesse für Outsourcing

geeignet

Anwendungsreife

Automatische Beleglesung (Klassifikation und Indizierung) für …

Reifegrad

Formulare

Kreditorische Eingangsrechnungen

Kundenakten, Lieferantenakten

Lieferscheine, Bestellungen

Personalakten

Patentakten, Vertragsakten

Verfügbarkeit der Applikationen bei der automatisierten Belegerfassung

Question Marks Poor Dogs

Ganz abstrakt: die digitale Poststelle als evolutionäres Konzept

Evolution der digitalen Poststelle

Die digitale Poststelle umfasst nahezu alle Einheiten

Unternehmens

1 Kommunikationsstrukturen

der Fachbereiche können nicht in einem Schritt

optimiert werden.

2

Die digitale Poststelle muss mitwachsen

(Skalierbarkeit und Funktion).

Erkennbare Trends beeinflussen die Plattform- und

Produktstrategie

4

Das weltweite liberale Wirtschaftssystem will keine

Normen - Dokumente bleiben prinzipiell

unstrukturiert

3

Was passiert bei der automatisierten Belegerfassung in der digitalen Poststelle?

2 1a

Automatisierte Belegerfassung

Klassifikation

Vergleich mit Templates (Formularansatz)

alternativ/ergänzend

Berechnung bildhafter Merkmale

Berechnung textueller Merkmale

Ermittlung von Metadaten (Quelle, Eingangskanal, Tags)

Statistische Klassifikation

Auswertung logischer Klassifikationsregeln (bei Bedarf)

1b

3 Indizierung

Indizierung auf Basis eines Templates (Formularansatz, „Schnipsel lesen“)

alternativ/ergänzend

Suche über Schlüsselwort/Wert-Paare

Suche über mathematische Beziehungen

Suche über inhaltliche Beziehungen

Berücksichtigung geometrischer Muster

Berücksichtigung lokaler „Trainings“

ergänzend

Prüfung bestehender Geschäftsregeln

PDF

XLS

DOC

Phys. Dokumente

Scanning

Bildaufbereitung und -analyse

Optische Zeichenerkennung

Freitextstrukturen fi ltern

Elektr. Dokumente

Reformatierung und Übernahme von Textdaten

Optische Zeichenerkennung (bei Bedarf)

Freitextstrukturen fi ltern

Die digitale Poststelle ganz praktisch

Kreditor

Sycol Deutschland AG, 67342 Grevenstein

Rechnungsnummer

56212978

Lieferadresse

Tischlerstrasse 17, 45689 Mönchengladbach

Rechnungsdatum

27.11.2007

X

Nettobetrag

448,07

Bruttobetrag

533,20

MwSt-Betrag

85,13

Zahlungsbedingungen

4 Tage 3% Skonto, 14 Tage netto

Name

Mundler

Belegdatum

21.02.2009

X

Vorname

Doris

Dokumenttyp

Schadenanzeige

Vertragsnummer

305/043494

Police

KFZ Haftpflicht

Name

Sieger

Geburtsdatum

30.10.1968

Adresse

Parkallee 17, 11122 Berlin

Geschlecht

weiblich

X

Telefon

030/6655444

Email

singer@hotmail.de

Vorname

Carola

Verheiratet

ja

Dokumenttyp

Lebenslauf

X

Dokumenttyp

Bestellung

Kundennummer

494324

Bestelldatum

19.05.2005

Kunde

Mark&Kurt AG, Postfach 8889, 68526 Ladenburg

Typisches SSC-Dienstleistungsmodell

Geschäftsleitung (GF, Personal, Controlling, QS, Finanzen, Verträge)

Kunden- betreuung

Helpdesk

Aufsichtsfunktion

Programm-management

Projekte

Finanzen Personal Einkauf/ Logistik

Transaktionsbearbeitung

IT

Quelle: In Anlehnung an G. Schewe, Ingo Kett (2007) – Business Process Outsourcing

Service-management

Liefer-management

Servicelieferung

Konzernfunktionen

Finanzen

Personal

Einkauf/Logistik

IT

…

Integrationsmodell für eine digitale Poststelle

…

Standort XY (andere Standorte analog)

Andere Standorte analog

Servicelieferung/Transaktionsbearbeitung

Produktionsdaten

Inbox Outbox

Elektronische Beleglesung (true multi-client/multi-application) Archiv/DMS

Client

Verwaltung und Wartung von

Projekt-Templates, Benutzerverwaltung,

Dokumentation

Tracking & Tracing

Monitoring Compliance

Kalkulation Abrechnung

Portal

(Produktion)

Portal

(Kunden) Verbindung zu

ERPs/CRMs

Tracking & Tracing

Konfiguration & Stammdaten

Rahmenbedingungen für die digitale Poststelle in Multi-Tower-Shared-Service-Centern

Die digitale Poststelle unterstützt dabei, Wirtschaftlichkeitspotentiale zu heben (Mengeneffekte, Spezialisierung, Organisationskonsolidierung)

Es sind vielfältige Anwendungen für die elektronische Beleglesung verfügbar (wenn auch mit unterschiedlichen Reifegraden)

Die Weiterentwicklung der digitalen Poststelle wird den konzeptio-nellen Veränderungen der Shared-Service-Center weiterhin folgen (Skalierbarkeit, insbesondere Funktion/Technologie)

Die digitale Poststelle fokussiert auf die elektronische Beleglesung (multi-channel, multi-client, multi-application, tracking&tracing)

Über uns

Die I.R.I.S. Gruppe

• Wir sind Integrator für IT Lösun-gen mit Fokus auf ECM und IDR

• Wir haben über 500 Kollegen an Bord, davon mehr als 100 Soft-wareentwickler

• Wir zählen viele namhafte Unternehmen zu unseren Kunden im Bereich SSC/BPO

• Besuchen Sie uns auf dem Stand der DICOM, Halle 3, Stand G16

• Wir sind ein belgisches Unternehmen, gelistet an der EURONEXT*

• Wir entwickeln seit 25 Jahren Software und Lösungen in den Bereichen Capture, ECM, OCR, Classification und Compression

• Wir agieren international, sind in 8 Ländern vertreten, unsere Pro-dukte werden in über 110 Ländern vermarket

I.R.I.S. ist ein führender Hersteller von „content to process“ Software. Mit IRISXtract™ for Documents bieten wir unterschiedlichste Lösungsszenarien für die automatisierte Rechnungs- und Bestellverarbeitung, die HR-, Ein-kaufs- und Lieferantenakte sowie das Case-Management im Gesundheits- und Finanzwesen an.

Kontaktdaten

Manfred Traeger Sales Director Outsourcing Services

+49 (0) 241 920350 info-de@iriscorporate.com www.irisxtract.net

Tel.: Email: Internet:

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Vielen Dank für Ihr Interesse!

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