Digital Communication Strategy - @sethhinz

Why Are We Interested in Digital Communication Strategy?  

● Word of mouth is great, but people are looking for you online too. ● Even if they get a recommendation from a friend, they’ll still check you out online ● Marketing no longer ≠ selling … Marketing = helping people buy 

 

CUSTOMER JOURNEY - How Families Find Us

Source: Hubspot  

Awareness Stage for Schools  

● What would a prospect be saying at this point? 

Consideration Stage for Schools  

● What would a prospect be saying at this point? 

Decision Stage for Schools  

● What would a prospect be saying at this point? 

 

Inbound Marketing

http://www.hubspot.com/inbound­marketing  

ATTRACT    We want to be bringing in as many quality prospects as possible. Through content, through websites set up properly, and advertising ­ how can we raise awareness?  Tools:  

● Social Networks: Facebook, Twitter, Google+ ● School Directories, Review Sites (Yelp, Google Reviews) ● Blogs ● Search Engine Optimization ● Online Advertising: Facebook Ads, AdWords, etc. 

 Result:  

● Increase in unique website visitors ● Increase in landing page visits ● Improved time on site ● Improved # of organic traffic vs. paid traffic 

○ (folks finding us online vs. what we pay for) 

 

CONVERT  Here’s where we want people to put a little skin in the game. A conversion would be counted if a prospective parent or guardian provides us with contact information. Consider what FAQs we answer, and what are the normal hurdles to tour, application, etc.  Tools:  

● Forms + Gated Content ○ Ebooks 

● Landing Pages for personas ● Calls­to­Actions (CTAs) 

 Result:  

● New inquiries into the database ● Measure sources ­ use Google Analytics 

 

CLOSE  At this point, we have captured contact information from prospects and we are working to move them along in the customer journey.  Tools:  

● Standard follow­up calls and mailing, lead to school tour ● Email nurture campaign ● Adds to Custom Audience on Facebook 

○ Current inquiries ○ upload email contacts to Facebook, deliver video 

● Encourage scheduling a tour  Result:  

● Inquiries schedule tour ● Inquiries complete application ● Enrollment increasing ● Measure sources 

○ use Google Analytics ○ use email analytics 

 

DELIGHT  At this point, we are completely focused on serving our current customer base.   Are we meeting their needs?   Do they have unanswered questions?  How can they continue to be a part of the school community?   

Tools:  

● Survey (SurveyMonkey, webforms, etc) ● Content that connects, inspires, encourages, equips 

○ Blogs, photos, videos, text messaging ● Social Monitoring 

○ Hootsuite, Social Mention, Google Alerts ● Facebook 

○ Page Manager  Results:  

● Retention rates increase year after year ● Referral applications go up ● Traffic from social sites increases ● Directory ratings increase and improve 

 

 

SAMPLE LANDING PAGE & EBOOK

INBOUND CONVERT PHASE / CUSTOMER JOURNEY CONSIDERATION PHASE

    

 

SAMPLE EMAIL NURTURE CAMPAIGN

INBOUND CLOSE PHASE / CUSTOMER JOURNEY CONSIDERATION PHASE  An example lead nurturing campaign for Sewickley Academy Middle School:  

❏ 0 Day – Initial Inquiry. ❏ 2 Day Delay – We send our School Video. ❏ 7 Day Delay – We send our 27 Questions to Help You Evaluate a School for Your 

Child free guide (pdf). ❏ 5 Day Delay – We send the answers to all 27 questions for Sewickley Academy (pdf). ❏ 5 Day Delay – We send Touchstone – a collection of essays written by our Head of 

School reflecting on our Mission and Core Values (pdf). ❏ 5 Day Delay – We send a link pointing them to our Academic Program Chart driving 

them back to our website. Our purpose is to educate them as well as get them back to our website. 

❏ 7 Day Delay – We send a link pointing them to a series of blog posts explaining our Daily Academic Schedule on our blog. Our purpose is to educate them about our daily academic schedule as well as introduce them to our blog. 

❏ 7 Day Delay – Finally, we send a link pointing them to our Meet the Teachers page on our website highlighting a few of our teachers. 

 ❏ The call to action within each email is to call and schedule a visit. 

 

source: http://www.schneiderb.com/lead-nurturing-for-schools/

 

SAMPLE DIGITAL STRATEGY OUTLINE  

NETWORK PERSON PURPOSE PLAN PERFORMANCE

Website  Responsible Person 

● Tell share the story of our school.  

● Collect inquiries 

● Web homebase 

● Monthly audit ● Blog stories ● Add events as 

needed ● Forms & 

landing pages to gather info 

● Visits/Month ● # of inquiries ● # of ebook 

downloads ● Avg. time on 

site ● Bounce rate 

Facebook  Tim  ● Attract & Delight 

● Show our story ● Share our core 

values ● Push to 

website 

● Show our story w/pics 

● Share blog links 

● Inspire & equip target audience 

● Events on calendar 

● Fanpage engagement % 

● Clicks to website 

● # of referrals turned to inquiries 

Ebook  Nancy  ● Convert ● Equip 

prospects with valuable information 

● Create 1­2 ebooks/year that answer FAQs from prospects 

● Review monthly for relevance 

● # of downloads ● Bounce rate 

from landing page 

● # of prospects that click links in ebook 

● % of download inquiries that lead to tour 

Facebook Ads 

Tim  ● Attract ● Lead to ebooks ● Lead to tours 

● 1 Ad Campaign / month 

● 4­6 artwork variations 

● # of click­thrus ● # of inquiries 

from FB ● # of ebook 

downloads from FB 

Email  Nancy  ● Close ● Increase 

applications and tours 

● Nurture campaign  (see sample) 

● Track successful emails based on clicks 

● Click engagement 

 

 

SAMPLE CONTENT CALENDAR  

  SUN.  Time to publish 

MON.  TUES.  WED.  THURS.  FRI.  SAT. 

Theme  Core Value Reflection 

7:00 p.m. 

Encourage  Core Value 2 

Class project 

Student Spotlight 

Pictures of the week 

Core Value 3 

FB post 1                 

FB post 2                 

Tweet 1                 

Tweet 2                 

Recruit Google Review 

    1x/week           

Enews      1x/week           

Text                 

 

HELPFUL RESOURCES:  

● Become a Certified Inbound Pro with Hubspot Academy (free) ○ http://academy.hubspot.com/inbound­certification  

 ● Sewickley Academy 

○ http://www.sewickley.org/Page/Policies ○ Great social media policy example ○ Also view Blog for great content ideas 

 ● SchneiderB University ­ Inbound Marketing for Schools 

○ http://www.schneiderb.com/ (free resources)  

● Youtility by Jay Baer ○ http://www.youtilitybook.com/ ○ Discover how to create the most value for your prospects & current parents