DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION .................................. 1 1. MODE 1 ........................................................................................................................ 1 2. MODE 2 ........................................................................................................................ 1 3. MIXAGE DES DEUX MODES ...................................................................................... 1 GESTION DU DROIT DE PRET .............................................................................................. 3 1 RAPPEL DE LA LOI ..................................................................................................... 3 2 LES MODIFICATIONS DANS ELLIPSES .................................................................... 3 a. La Fiche Client ...................................................................................................... 3 b. Les Entêtes de Commande .................................................................................... 4 c. Fiche Article ............................................................................................................ 5 3 LE FONCTIONNEMENT DANS ELLIPSES ................................................................. 5 4 PROCESSUS DE SELECTION / EXTRACTION / ENVOI ........................................... 5 a. Annulation d’un lot envoyé à la SOFIA ................................................................. 7 b. Impression du détail d’un lot ................................................................................. 7 c. Extraction des factures ......................................................................................... 7 d. Enregistrement d’une sélection de factures.......................................................... 8 e. Envoi de la déclaration ......................................................................................... 9 5 QUESTIONS / REPONSES DROIT DE PRET ........................................................... 10 GESTION DES LIVRES D’OCCASION ................................................................................. 13 1 PRESENTATION........................................................................................................ 13 2 PARAMETRAGE PREALABLE .................................................................................. 14 3 PERIODE D’OCCASION ............................................................................................ 15 4 LISTE DES OUVRAGES D’OCCASION .................................................................... 16 5 REPRISE DE LIVRES D’OCCASION ........................................................................ 17 6 VENTE DE LIVRES D’OCCASION ............................................................................ 19 7 COMMANDES D’OCCASION avec prise d’arrhes ..................................................... 19 8 RESERVATION D’OCCASION .................................................................................. 20 9 STOCK D’OCCASION................................................................................................ 21 10 SOLDE DE DEPOT .................................................................................................... 22 11 FIN DE PERIODE D’OCCASION ............................................................................... 24

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DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION ..................................1�

1.� MODE 1........................................................................................................................1�

2.� MODE 2........................................................................................................................1�

3.� MIXAGE DES DEUX MODES ......................................................................................1�

GESTION DU DROIT DE PRET ..............................................................................................3�

1� RAPPEL DE LA LOI .....................................................................................................3�

2� LES MODIFICATIONS DANS ELLIPSES ....................................................................3�

a.� La Fiche Client......................................................................................................3�

b.�Les Entêtes de Commande ....................................................................................4�

c.�Fiche Article............................................................................................................5�

3� LE FONCTIONNEMENT DANS ELLIPSES .................................................................5�

4� PROCESSUS DE SELECTION / EXTRACTION / ENVOI ...........................................5�

a.� Annulation d’un lot envoyé à la SOFIA .................................................................7�

b.� Impression du détail d’un lot .................................................................................7�

c.� Extraction des factures .........................................................................................7�

d.� Enregistrement d’une sélection de factures..........................................................8�

e.� Envoi de la déclaration .........................................................................................9�

5� QUESTIONS / REPONSES DROIT DE PRET...........................................................10�

GESTION DES LIVRES D’OCCASION.................................................................................13�

1� PRESENTATION........................................................................................................13�

2� PARAMETRAGE PREALABLE ..................................................................................14�

3� PERIODE D’OCCASION............................................................................................15�

4� LISTE DES OUVRAGES D’OCCASION ....................................................................16�

5� REPRISE DE LIVRES D’OCCASION ........................................................................17�

6� VENTE DE LIVRES D’OCCASION ............................................................................19�

7� COMMANDES D’OCCASION avec prise d’arrhes.....................................................19�

8� RESERVATION D’OCCASION ..................................................................................20�

9� STOCK D’OCCASION................................................................................................21�

10� SOLDE DE DEPOT ....................................................................................................22�

11� FIN DE PERIODE D’OCCASION ...............................................................................24�

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d.� Inventaire physique.............................................................................................54�

2� RENTABILITE DES RAYONS....................................................................................55�

a.� Calcul de la marge ou du coefficient...................................................................55�

b.� Rotation et couverture en jours par rayon ..........................................................55�

c.� Comparatif entre les CA des rayons...................................................................55�

d.� Evolution sur 24 mois du CA des rayons............................................................56�

e.� Classement des ventes par rayon ......................................................................56�

f.� Conclusions et actions possibles........................................................................56�

3� GESTION DE LA RELATION EDITEURS/DISTRIBUTEURS....................................56�

a.� Les mouvements sur 48 mois par article / collection / Editeur............................56�

b.� Valorisation des mouvements par Editeur ..........................................................57�

c.� Détail et meilleures ventes par Editeur ...............................................................57�

d.� Détail et meilleures ventes par Collection...........................................................57�

e.� Classement des Editeurs....................................................................................58�

f.� Valorisation des mouvements par Distributeurs .................................................58�

4� GESTION COMMERCIALE DES CLIENTS ...............................................................58�

a.� Le suivi du CA et du taux de remise du client.....................................................58�

b.� Le suivi comptable du client................................................................................58�

c.� Exploitation sélective du fichier client et mailing.................................................59�

d.� Exploitation complète du fichier client et mailing ................................................59�

PARAMETRAGE COMPTABLE ELLIPSES .........................................................................61�

RECUPERATION SOUS EXCEL DE DOCUMENTS « LISTES » DEPUIS ELLIPSES 2000...............................................................................................................................................69�

VERIFICATION DU BON DEROULEMENT DES SAUVEGARDES LOGICIEL TAPEWARE...............................................................................................................................................73�

REGROUPEMENT DE « SEUIL » ET « DIFFEDIT » EN « VOLUMEN » dans ellipses 2000...............................................................................................................................................77�

1� PRINCIPE :.................................................................................................................77�

2� DANS LA PRATIQUE :...............................................................................................77�

PROCEDURE POUR FAIRE L’INVENTAIRE (ellipses 2000)..............................................79�

1� ORDRE IMPERATIF DES PHASES DE L’INVENTAIRE ...........................................79�

a.� Validez le top de début d'inventaire dans : .........................................................79�

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b.� Saisie de l’inventaire...........................................................................................79�

c.� Validez le top de fin d'Inventaire dans : ..............................................................81�

d.� Possibilité d'ajuster l'inventaire à la date de fin d'exercice : ...............................82�

2� – CORRECTION DE L’INVENTAIRE .........................................................................82�

3� – EDITIONS de L’INVENTAIRE .................................................................................83�

LA PROVISION MONORY ....................................................................................................85�

LA GESTION DES VENTES A TERME DANS ELLIPSES (Version V6) .............................89�

1� NOTION D’ENTETE DE COMMANDE.......................................................................89�

2� FACTURE DIFFEREE................................................................................................89�

3� BONS DE LIVRAISON ET FACTURATION ...............................................................90�

a.� Vente par Bon de livraison..................................................................................90�

b.� Validation des Bon de livraison...........................................................................90�

c.� L’édition des factures..........................................................................................91�

4� DEVIS.........................................................................................................................91�

a. Constitution / valorisation du Devis.....................................................................91

b.� Traitement des devis acceptés ..........................................................................91�

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DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

1. MODE 1 On saisit le stock en mettant une marque sur chaque livre (pastille ou croix) et on ne passe à la caisse que les livres qui ont cette marque. Au passage à la caisse des livres sans marque, on saisit le code rayon et le prix de l'article. Il est recommandé de créer dans chaque Secteur un rayon "DIVERS" qui permet de faciliter l'affectation d'un ouvrage non catalogué en caisse. Avantages : Une seule manipulation des livres à la saisie du catalogage Statistiques par rayon opérationnelles dès le début Inconvénients : La liste des ouvrages vendus dans la journée ainsi que la

proposition de réappro des livres vendus ne se font que pour les livres marqués.

Cette solution est la plus utilisée, probablement parce que la plus simple à mettre en oeuvre, et la plus rapide en caisse.

2. MODE 2 On saisit le stock sans marquer les livres. A la caisse, on passe systématiquement le lecteur de code barre. Si un livre n'est pas trouvé dans le stock, on saisit son code rayon et son prix et on note le titre sur une feuille. Tous les ouvrages non catalogués ont un code rayon par défaut.(divers) Avantages : La liste des ouvrages vendus et la réappro est complète. Moins de manipulations à la caisse Inconvénients : Pas de statistiques par rayon Opérations de caisse plus lentes (car remplissage de fiches articles ) Le stock est faux et il est préférable de ressaisir l'inventaire par

lecteur portable à la fin du catalogage.

3. MIXAGE DES DEUX MODES Comme le mode 2, mais à la caisse le programme demande le code rayon pour tous les ouvrages qui 'on pas été catalogués. Avantages : On a les statistiques par rayon, la liste des ouvrages vendus et les

réappros dès le début. Inconvénients : Plus de manipulations à la caisse Ressaisie du stock après catalogage. Cette solution est idéale lorsque l'activité de la librairie est calme.

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GESTION DU DROIT DE PRET

1 RAPPEL DE LA LOI La loi dite du « Droit de Prêt » précise que pour tout client relevant du droit de prêt (ex : Bibliothèque), les remises sont plafonnées à un taux limite (9% actuellement) pour des titres qualifiés de non-scolaires (Cf. information précisée dans le fichier FEL de Dilicom).

Dans tous les cas (livre scolaire ou non), le libraire est tenu de reverser un pourcentage (6% actuellement) du total des articles au taux de TVA de 5.5%. Pour cela il doit transmettre à un organisme (SOFIA) toutes les factures relatives à ses clients collectivités livrés ou facturés relevant du droit de prêt. Ces factures doivent de plus comporter le GENCOD du client.

Il convient donc, avant toute extraction des factures existantes dans le système Ellipses, de s’assurer que les informations relatives aux clients éligibles au Droit de Prêt sont bien renseignées.

2 LES MODIFICATIONS DANS ELLIPSES

a. La Fiche Client Sur la fiche client dans Ellipses, il faut, pour tout client éligible au Droit de Prêt, cocher la case correspondante. Le GENCOD devra être renseigné obligatoirement pour le client facturé.

b. Cocher a. Renseign

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INTEGRATION DES NOTICES ELECTRE BIBLIO VIA WINDOWS ....................................27�

1� DANS ELECTRE BIBLIO : .........................................................................................27�

2� DEPUIS LE MENU DE ELLIPSES : ...........................................................................27�

3� DEPUIS LE MENU DE ELLIPSES : ...........................................................................27�

MODES DE FONCTIONNEMENT ASSOCIES A LA CAISSE LOCALE ..............................29�

1� PRESENTATION........................................................................................................29�

2� PASSAGE EN MODE CAISSE LOCALE ...................................................................29�

3� RECUPERATION DES VENTES LOCALES :............................................................30�

ELLIPSES 2000 : EXEMPLE DE REGLEMENT / ECHEANCIER ........................................31�

ELLIPSES 2000 : DIVERS EXEMPLES DE SAISIE EN CAISSE.........................................33�

1� VOUS N’UTILISEZ PAS LES COMMANDES CLIENTS ............................................33�

a.�- Client qui commande un livre pour lequel il verse 5 € d'arrhes en Espèces: ....33�

b.�- Client qui vient chercher un livre ( à 15 € ) commandé pour lequel il avait versé 5 € d'arrhes) :...................................................................................................33�

c.�- Client à qui on rembourse en ESPECES 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :..........................................................................................................................33�

d.�- Client à qui on rembourse en AVOIR 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :......33�

e.�- Client qui a versé 10 € d'arrhes, le livre coûte 9,5 € , on lui rend 0,5 € : ............34�

2� VOUS UTILISEZ LES COMMANDES CLIENTS........................................................34�

a.� - Client qui commande un livre pour lequel il verse 5 € d'arrhes en Espèces: ...34�

b.� - Client qui vient chercher un livre ( à 8 € ) commandé pour lequel il avait versé 5 € d'arrhes............................................................................................................35�

c.� - Client à qui on rembourse en Espèces 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) : 35�

d.� - Client à qui on rembourse en AVOIR 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :...35�

e.� - Client qui a versé 10 € d'arrhes, le livre coûte 8 €, on lui rend 2 € ..................35�

f.� - On doit 300 Frs à un client qui a trop payé précédemment (suite à une erreur de facturation p.ex.) ; on le rembourse en Espèces : .........................................35�

g.� - Même cas, mais affectation du trop perçu en ARRHES :.................................36�

h.� - Client qui vient chercher un livre ( à 50 Frs ) commandé pour lequel il a versé 10 Frs d'arrhes et qui commande en même temps un autre livre pour lequel il verse 20 Frs d'arrhes..........................................................................................36�

i.� - Sortie de Caisse de 100 Frs en Espèces pour régler un transporteur: ............36�

j.� - Client qui paye une facture de 600 Frs (p. ex) en 3 chèques de 200 Frs datés à 1 mois d'intervalle (p. ex) : ..................................................................................36�

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ELLIPSES : DIVERS EXEMPLES DE SAISE DE REGLEMENTS .......................................37�

a.� - Facture de 1001.00 Frs, Règlement de 1000.00 Frs........................................37�

b.� - Facture de 999.00 Frs, Règlement de 1000.00 Frs..........................................37�

c.� - 3 Factures de 200.00 , 300.00 , 500.00 Frs, 1 Règlement de 1000.00 Frs......37�

EDITION DU JOURNAL DE CAISSE / ELLIPSES 2000 ......................................................39�

1� PRINCIPES ................................................................................................................39�

2� DANS LA PRATIQUE.................................................................................................40�

CREATION D’UN CODE ISBN FACTICE EN VUE DE L’EDITION D’UN CODE BARRE ...41�

1� GENERALITES SUR LES CODES ISBN...................................................................41�

2� REATION D'UN CODE ISBN FACTICE POUR UN LIVRE DONT L'EDITEUR A DEJA UN CODE ISBN..........................................................................................................42�

3� CREATION D'UN CODE ISBN FACTICE POUR UN LIVRE DONT L'EDITEUR N'A PAS DE CODE ISBN..................................................................................................42�

4� VARIANTE SUR LES GENCODES ( PAPETERIE, OBJETS ) ..................................42�

LE SOIR AVANT DE PARTIR ! .............................................................................................45�

ENTETE DE COMMANDE.....................................................................................................47�

1� DEFINITION ...............................................................................................................47�

2� BUT ............................................................................................................................47�

3� COMPOSITION ..........................................................................................................47�

CYCLE DE RECEPTION .......................................................................................................49�

1� AFFECTION DES QUANTITES LIVRES AUX COMMANDES CLIENTS ..................49�

2� SAISIE DES MOTIFS DES MANQUANTS.................................................................49�

3� TRAITEMENT DES SANS REPONSES ....................................................................49�

4� TRAITEMENT LES LIVRAISONS / COMMANDES PARTIELLES.............................50�

5� DETECTION DES LIVRAISONS POSSIBLES...........................................................50�

6� RECEPTION DES LIVRAISONS D’OFFICES............................................................51�

LES STATISTIQUES .............................................................................................................53�

1� GESTION DU STOCK................................................................................................53�

a.� Les mouvements ................................................................................................53�

b.� Valorisation du stock...........................................................................................54�

c.� Inventaire théorique ............................................................................................54�

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Attention : Ceci concerne les clients Facturés (donc entre autres les Mairies). Les GENCOD sont disponibles auprès de la SOFIA (http://www.la-sofialibrairie.org).

b. Les Entêtes de Commande Ajout d’un champ dans les entêtes de commande pour préciser que cette commande relève du Droit de Prêt (par défaut toutes les entêtes d’un client éligible sont supposées éligibles).

c. Cocher

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c. Fiche Article

Ajout dans la fiche article d’une zone précisant que le titre est qualifié de scolaire ou non. Cette zone est remplie automatiquement par Dilicom lors de la réception des mises à jour pour les libraires abonnés.

3 LE FONCTIONNEMENT DANS ELLIPSES Pour un client éligible, Ellipses vérifie dans toutes les opérations de vente directe ou induite (vente générée automatiquement depuis les commandes ou les devis) que les remises attribuées pour les titres non scolaires respectent le taux légal. En cas de changement de client ou de choix de client après constitution du contenu de la vente, le même contrôle et écrêtage est effectué automatiquement par le logiciel.

4 PROCESSUS DE SELECTION / EXTRACTION / ENVOI

On distingue deux mode de fonctionnement de l’outil de gestion du Droit de Prêt intégré à Ellipses 2000 :

- Le mode Consultation - Le mode Consultation et Envoi (réservé au poste

Commande)

d. Cocher

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Pour lancer cet outil, aller dans le menu Utilitaires / C-Compléments. Tous les postes peuvent lancer l’outil Droit de Prêt pour consulter les données, mais seul le poste affecté à l’envoi des commandes est en mesure d’effectuer la déclaration (envoi des données) vers la SOFIA.

Au lancement de l’outil, une boîte de message invite l’utilisateur à saisir un mot de passe :

Le mot de passe à saisir est le mot de passe utilisé pour accéder aux fonctions comptables d’Ellipses.

Sur l’écran principal, on retrouve la liste des lots déjà transmis à la SOFIA. Le contenu de ces lots pourra être édité pour contrôle (nous verrons comment procéder plus loin).

Ces contrôles permettent de choisir la date de début et la date de fin de sélection.

Toutes les factures comprises entre ces deux dates seront contrôlées pour éligibilité au Droit de Prêt.

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Le numéro du lot qui sera généré en cas d’envoi vers la SOFIA est indiqué ici. Il n’existe que pour information et cette donnée n’est pas modifiable par l’utilisateur. Ce numéro est issu du même compteur utilisé pour les commandes passées

par DILICOM. Il est donc normal qu’il évolue, même si aucune déclaration de Droit de Prêt n’est envoyé à la SOFIA. En bref, à chaque envoi de commande par DILICOM, et à chaque déclaration de Droit de Prêt envoyée à la SOFIA, le compteur s’incrémente de 1.

On retrouve dans cette liste l’ensemble des lots envoyés à la SOFIA. Pour chaque lot, on connaît son numéro, la date à laquelle il a été envoyé, le numéro et la date de la première facture envoyée, ainsi que le numéro et la date de la dernière facture envoyée. Les icônes (bleues ou rouges) indique si le lot à été transmis vers la SOFIA (icône bleue), ou si le lot à été annulé par l’opérateur (icône rouge). �

a. Annulation d’un lot envoyé à la SOFIA Lors de cas très particuliers, et en accord avec DILICOM, le libraire peut choisir d’annuler un lot déjà transmis. Pour ce faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le lot que l’on désire annuler, et choisir « Annuler le lot DDP » dans le menu qui s’affiche. Cette procédure à pour effet de remettre toutes les factures envoyées dans ce lot dans l’état « non transmises ». Elle pourront donc être de nouveau extraites et envoyées à la SOFIA. Attention : Si DILICOM n’est pas informé de l’annulation d’un lot et que le libraire envoie de nouveau ce lot, alors les factures risquent d’être traitées en double !

b. Impression du détail d’un lot

Pour imprimer le contenu d’un lot transmis à la SOFIA, il suffit de le sélectionner en cliquant dessus dans la liste, puis cliquer sur l’icône imprimante.

c. Extraction des factures

Pour lancer l’extraction des factures, il suffit de choisir une date de début, un date de fin, et de cliquer sur la petite icône stylo. Le système indique alors qu’il est en train de rechercher les factures concernées. Cette opération peut prendre quelques secondes ou plusieurs minutes en fonction de la période choisie, et du volume de factures à traiter.

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Si des factures ont été trouvées (le système indique à l’opérateur qu’aucune facture n’a été trouvée dans le cas contraire), l’écran suivant apparaît :

Cet écran montre la liste des factures étant concernées par le Droit de Prêt. Toutes les factures cochées seront envoyées à la SOFIA. Le libraire a la possibilité de cocher ou de décocher une ou plusieurs factures. Pour sélectionner (ou désélectionner) toutes les factures en une seule fois, cliquer avec le bouton droit sur n’importe quelle facture dans la liste et choisir « Sélectionner tout » (ou Désélectionner tout). Les facture apparaissant en rouge indiquent les factures pour lesquelles le GENCOD du client facturé n’est pas renseigné. Ces factures ne pourront pas être envoyées tant que le GENCOD ne sera pas renseigné. En effet, cette donnée est obligatoire pour toute déclaration de Droit de Prêt. Pour renseigner cette donnée, fermer le logiciel Droit de Prêt et aller dans la fiche client dans Ellipses. Relancer ensuite le logiciel Droit de Prêt et refaire l’extraction. Le libraire a la possibilité de rechercher un numéro de facture en particulier en tapant sur la touche R. Il est également possible de visualiser une facture en se positionnant sur la ligne correspondante et en tapant sur la touche V. L’estimation du montant à payer n’est en aucun cas une donnée transmise à la SOFIA, et n’a de ce fait aucune valeur comptable. Elle n’existe qu’à but informatif.

d. Enregistrement d’une sélection de factures

Il est possible (et obligatoire avant tout envoi de déclaration, le système force l’enregistrement des données juste avant d’envoyer la déclaration) d’enregistrer sa

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sélection de facture. Ceci aura pour effet d’enregistrer la date de début et de fin de sélection, ainsi que tous les numéros de factures qui étaient cochés.

Pour ce faire, cliquer sur l’icône disquette.

Pour récupérer sa sélection de facture (si le logiciel est fermé puis réouvert par exemple), il suffira à l’utilisateur de cliquer sur l’icône « Ouvrir un fichier DDP », puis de choisir la sélection de factures voulue. Cette fonctionnalité permet de travailler en plusieurs jour sur une déclaration Droit de Prêt, sans perdre son travail. Lorsque l’utilisateur demande l’enregistrement du fichier DDP, un fenêtre lui demande de sélectionner l’emplacement et le nom du fichier de destination :

Il est vivement conseillé de laisser le choix proposé par défaut, afin de pouvoir retrouver facilement ses fichiers. Pour information, le nom du fichier par défaut est composé comme suit : Date de Début _ Date de Fin .ddp

e. Envoi de la déclaration

Pour envoyer la déclaration de Droit de Prêt, cliquer sur l’icône « Lancer l’export » : Le système contacte alors DILICOM (par modem direct ou par Internet) et tente d’envoyer les données. Ne pas fermer la fenêtre tant que le système n’a pas renvoyer un message indiquant que l’opération s’est bien (ou mal ) passée !

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5 QUESTIONS / REPONSES DROIT DE PRET Q : Puis-je essayer sans risque d’extraire des factures « juste pour voir comment ça marche » ? R : Oui, il est même conseillé de le faire pour se familiariser avec le système. Tant que vous ne cliquez pas sur la flèche bleue « Lancer l’export », aucune donnée n’est transmise à DILICOM. Pour plus de sûreté, lancez « Consultation du Droit de Prêt » dans le menu Utilitaires / C-Compléments d’Ellipses, et non pas « Extraction et Envoi du Droit de Prêt » (disponible uniquement sur le poste commande). Vous pourrez uniquement consulter les données, sans aucune modification dans le système. Q : J’ai fais une extraction et un envoi vers la SOFIA des factures du mois de Mai. Maintenant, lorsque j’essaye de récupérer ces factures en saisissant les mêmes dates, aucune facture n’est trouvée ! R : C’est normal. Toute facture envoyée à la SOFIA est marquée comme transmise dans le système Ellipses, et ce, pour éviter d’envoyer deux fois les mêmes données. Lorsque vous faites une sélection sur une plage de date, seules les factures non transmises apparaissent. Q : J’ai eu un gros problème lors de l’envoi des données vers la SOFIA, et le logiciel s’est brusquement fermé. Comment savoir quelles factures sont passées ? R : Tant que le logiciel ne vous indique pas que l’envoi s’est correctement effectué, aucune facture n’est marquée comme transmise. Donc, si un problème est survenu au cours de l’envoi, recommencez l’extraction et renvoyez les données. Q : Certaines factures sont en rouge et je ne peux pas les envoyer (impossible de les cocher) R : C’est tout simplement que le GENCOD du client facturé n’est pas renseigné. Fermez le logiciel Droit de Prêt et renseignez le GENCOD sur la fiche du client Facturé dans Ellipses. Refaites votre extraction, la facture remonte maintenant normalement. Q : Où puis-je trouver le GENCOD d’un client ? R : En vous rendant sur le site de la CLIL : http://www.clil.org Q : Je ne comprends pas pourquoi certaines factures sont affichées comme éligibles au Droit de Prêt. R : Les critères pour qu’une facture soit sélectionnée par le logiciel Droit de Prêt sont les suivants :

• Une ou plusieurs lignes de facture concerne un article avec un taux de TVA à 5.5%

• Le client livré OU le client facturé est éligible au droit de prêt (indiqué sur sa fiche)

• Le Gencod du client facturé est renseigné sur sa fiche (sinon la facture apparaît en rouge)

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Q : Comment est il possible que le montant HT soumis soit parfois supérieur au montant HT de la facture ? R : Le montant HT soumis est calculé sur la base du montant de chacune des lignes de la facture, avant remise. Lors de remises importantes, il est donc possible que ce montant dépasse le montant HT de la facture.

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GESTION DES LIVRES D’OCCASION

1 PRESENTATION Ce module est optionnel. Il ne fait pas partie du logiciel standard Ellipses 2000 et doit faire l’objet d’une commande séparée auprès de TMIC.

Ellipses 2000 dispose d’un module de gestion des livres d’occasion permettant la reprise en ferme ou en dépôt à différents prix selon l’état du livre, la revente, la réservation de livres d’occasion et enfin le solde des dépôts-clients avec production d’avoirs et bordereaux de restitution pour les invendus.

La reprise de livre crée automatiquement une fiche article d’occasion identique à la fiche du même livre neuf mais avec un préfixe différent de 978. Ainsi, les fonctions de recherche par titre, mots du titre, auteur(s), etc… dans la base de données feront apparaître les stocks en neuf et en occasion (ferme ou dépôt). Des étiquettes code-barre associées aux livres d’occasion peuvent être imprimées et collées sur les livres repris. Cette opération facilitera les manipulations liées à la revente future. Dans le cas de revente, le ferme sera vendu avant le dépôt qui sera traité ensuite par priorité d’ancienneté de date de dépôt.

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Le fonctionnement du module de l’occasion peut être associé à une liste prédéfinie de titres et à une période en dehors de laquelle la reprise de livres d’occasion devient impossible.

2 PARAMETRAGE PREALABLE Il convient de disposer d’un rayon associé à l’occasion dont le taux de TVA est en général de 0 % .

Avant toute utilisation du module d’occasion, il est nécessaire de définir une table dite « table des remises » indiquant pour les différents états du livre à reprendre, les pourcentages à appliquer sur le prix public du livre neuf pour calculer le prix d’achat et le prix de revente.

Pour créer cette table, aller dans le menu UTILITAIRES, choisir P - Paramétrages, donner le mot de passe et choisir l’option O-Remise occasion.

La table des remises apparaît, chaque ligne correspond à un état du livre avec un préfixe associé. Les pourcentages à indiquer pour calculer la valeur de reprise et de revente sont basés sur le prix du livre neuf.

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3 PERIODE D’OCCASION

Le fonctionnement du module d’occasion peut être limité dans le temps. Pour cela vous disposez d’une fonction bascule dans le menu d’occasion : O - Top de Début de période d’occasion / Top de Fin de période d’occasion

En dehors de période d’occasion vous ne pouvez pas reprendre de livres, mais vous pouvez revendre les livres repris avant le top de fin d’occasion, solder les dépôts clients, transformer les réservations-clients de livres d’occasion en commandes de livres neufs.

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4 LISTE DES OUVRAGES D’OCCASION

Choisir la fonction C- Création de la liste des ouvrages d’Occasions pour créer la liste des titres que vous acceptez de reprendre. Cette liste permettra d’éviter la reprise systématique ou les erreurs. Seuls pourront être repris en ferme ou en dépôt les livres faisant partie de cette liste. Un même livre peut figurer plusieurs fois dans cette liste mais dans des états de reprise différents. Pour intégrer un livre dans la liste , vous pouvez le sélectionner soit par son code-barre du livre neuf, sa référence, son titre approché (3*3), son ISBN et ensuite préciser son état ce qui permettra de lui associer un préfixe et lui affecter un code-barre occasion correspondant. L’insertion d’un livre dans la liste aboutit à la création dans la base d’une fiche article identique à celle du livre neuf, seul le préfixe du code-barre est changé en fonction de l’état du livre repris et le symbole « (O) » est ajouté à la fin du titre du livre. La suppression d’un livre de la liste permet de le remettre dans la liste des occasions en tenant compte de la modification éventuelle du prix du titre neuf avec conservation du stock existant (ex : titre déjà présent en occasion l’année précédente). Vous pouvez à tout moment imprimer des étiquettes code-barre occasion. Pour cela, il vous suffit d’aller dans la liste des livres d’occasion (fonction C- Création de la liste des ouvrages d’Occasions), de modifier la valeur de la colonne ETAT (par défaut Attente) : se positionner sur cette colonne, valider puis choisir OK ou utiliser la fonction « espace ».

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Pour déclencher l’impression des étiquettes occasion, utiliser les fonctions F9 ou F10 précisées en bas de l’écran ci-après.

5 REPRISE DE LIVRES D’OCCASION Vous pouvez reprendre un livre en ferme (il devient votre propriété) ou en dépôt (il reste la propriété du client). De plus, vous pouvez panacher les 2 modes et, pour un même titre, avoir une quantité en ferme et une quantité en dépôt. Pour cela sélectionner la fonction R – Reprise de livres d’occasion du menu occasion, sélectionner ensuite un type de reprise (Occasion reprise AF ou Occasion Dépôt client) et choisir le client ou le créer si inexistant.

Préciser ensuite les livres repris en les sélectionnant soit par lecture du code-barre du livre neuf dans le champ référence, soit par titre approché (3*3) soit par code ISBN dans le cas où le livre repris ne dispose pas d’un code barre

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A la fin de la reprise faire ESC ou échap pour sortir du mode saisie. Vous disposez alors des fonctions en bas d’écran pour modifier éventuellement vos saisies (cf image-écran suivante). Pour clôturer la reprise, sélectionner la fonction F – Fin de vente, vous pouvez alors soit éditer un avoir (option par défaut) ou payer le client pour une reprise en ferme soit imprimer un bordereau pour une reprise en mode dépôt.

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6 VENTE DE LIVRES D’OCCASION

Utiliser la fonction V – Ventes caisse, BLs, Factures du menu Ventes. Vous pouvez mixer dans une vente des livres neufs, occasion (repérable par un (O) suivant le titre) et des ventes par rayons (F2). Dans le cas de livres d’occasion, Ellipses vendra d’abord le ferme puis le dépôt en commençant par les plus anciens.

7 COMMANDES D’OCCASION avec prise d’arrhes Aller dans le menu COMMANDES, puis C-CLIENTS : commandes en cours, ensuite rechercher le titre à commander. Les titres des livres d’occasion apparaissent avec un « (O) » suivant le titre. Cette fonction vous permet de prendre une commande de livre(s) neufs et/ou d’occasion avec des arrhes. Les commandes de livres d’occasion passent automatiquement à l’état « Réservé, En attente ».

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Remarques :

Pour retrouver la liste des clients ayant commandé un titre en occasion, il faut aller dans le menu COMMANDES d’Ellipses, puis A-ARTICLES : commandes en cours et ensuite en ayant connaissance de la quantité reprise de ce titre (utiliser les options de bas d’écran A-Article et/ou F7-Stas 48) transformer les commandes de l’état « Réservé, En attente » à l’état « Réservé, Mise à part». Le stock disponible à la vente est alors automatiquement mise à jour.

8 RESERVATION D’OCCASION

Cette fonction a pour but de permettre une demande de réservation ou pseudo-commande de livres d’occasion. Cette fonction se comporte comme la fonction Devis du menu Ventes. Ellipses vérifie que les livres sélectionnés font partie de la liste des occasions et affiche pour chaque titre le stock occasion disponible.

Pour conclure une réservation, vous devez sortir du mode saisie par Esc ou échap. Ensuite vous pouvez activer les fonctions disponibles en bas écran.

Page 27: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Ellipses vous affichant le stock disponible, vous pouvez donc immédiatement prélever sur ce stock les quantités livrables. Pour cela, aller dans la colonne Qte Livr, valider et indiquer la quantité ou utiliser les fonctions F8 ou F9. Vous pouvez alors imprimer l’état de la réservation par la fonction I (Impression Réser). La réservation pourra alors rester dans cet état en attente de reprise future des titres manquants. Pour sortir de la réservation, utiliser Esc ou échap.

Dans le cas où vous voulez terminer la réservation, la fonction F (Fin de Réserva) vous permet de transformer la partie livrable de cette réservation en vente de type ticket, bon de livraison ou facture, et éventuellement le reliquat non livrable en commande de livres neufs. Pour terminer la vente crée automatiquement, il faut aller dans le menu Ventes, se positionner sur la vente qui est ouverte afin de pouvoir être complétée (ex : ajout de frais de port ou d’autres articles) et la conclure en indiquant soit le mode de paiement soit en déclenchant l’impression du bon de livraison ou de la facture comptant ou à paiement différé.

9 STOCK D’OCCASION Cette fonction est activée depuis le menu général de l’occasion par l’option L – Liste du Stock d’occasion. Elle permet de visualiser pour chaque titre de la liste d’occasions les quantités en stock en achat ferme (colonne Qte AF), les quantités déposées (colonne Qte dépôt) et les quantités déposées et revendues (colonne Vente DPO).

La fonction de bas d’écran Imprimer la liste permet l’impression papier du stock occasion, la fonction Visualiser les Réservations permet de voir pour un titre sélectionné les clients ayant réservés cet ouvrage. Vous pouvez alors aller sur ces réservations clients et leur affecter les quantités disponibles.

Page 28: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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10 SOLDE DE DEPOT Cette fonction activée par S – Solde d’un dépôt d’occasion du menu général de l’occasion a pour but de clôturer le dépôt d’un client. Elle va donc générer l’avoir correspondant aux livres déposés et revendus mais aussi éditer la liste des ouvrages non revendus et retournés au client. Le stock occasion est décrémenté des quantités rendues et un bordereau est imprimé.

La fonction de bas d’écran D (Détail du Dépôt) permet de visualiser pour le client sélectionné les titres et quantités déposés et revendus.

Page 29: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Le bordereau de restitution comporte la liste des ouvrages rendus et l’avoir correspondant aux livres ayant été revendus.

Page 30: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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11 FIN DE PERIODE D’OCCASION Cette fonction nécessite la connaissance du mot de passe général permettant de déclencher l’exécution de cette fonction. Pour terminer la période d’occasion, utiliser la fonction O – Top de Fin de période d’occasion. Après exécution de cette fonction, vous ne pourrez plus alors reprendre de livres d’occasion ni étendre la liste des titres en occasion.

Par contre vous pouvez continuer à vendre les ouvrages d’occasion en stock, à solder les dépôts clients et à gérer les réservations. Pour les commandes d’occasion n’ayant pu être satisfaites par des reprises, vous disposer d’une fonction de transformation en commandes de titres neufs. Pour cela, aller dans le menu VENTES, O-Gestion des livres d’Occasion et choisir la fonction B-Bascule commandes occasion. Il vous appartient de supprimer ou modifier ces nouvelles commandes de titres neufs dans le cas où vous ne voulez pas les transmettre. Pour solder les réservations en cours il faut retrouver les clients ayant des réservations ouvertes. Pour cela, choisir la fonction D – Réservation d’occasions du menu général de l’occasion, choisir la fonction de bas d’écran L (Liste des reservations). La liste des clients s’affiche.

Page 31: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Il vous suffit alors de sélectionner chaque client pour voir le contenu de sa réservation. La vision du stock disponible pour chaque titre vous permet de puiser dans le stock disponible et de conclure la réservation (utilisation de la fonction de bas d’écran F (Fin de Réservation) en transformant en vente la partie livrable et éventuellement en commande de livres neufs les titres non disponibles en occasion.

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Page 33: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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INTEGRATION DES NOTICES ELECTRE BIBLIO VIA WINDOWS

ELLIPSES permet de récupérer les fiches Articles depuis ELECTRE-BIBLIO sous forme : de fiches Articles seules : accès depuis STOCKS : Voir en ( 2 ) ou de fiches Articles et de lignes de commandes : accès depuis COMMANDES : Voir en ( 3 ). Au préalable, sous windows, ouvrir le logiciel du Cercle de la Librairie et Ellipses ce qui vous permet de passer de l’un à l’autre avec la combinaison de touches ALT + TAB .

1 DANS ELECTRE BIBLIO : Une fois la recherche effectuée et la selection faite (voir documentation d’Electre), cliquer sur l’icône "Exporter", choisir le format "ELLIPSES GENCOD V4", puis dans la fenêtre "Déchargement" tapez notice.txt (par exemple), et valider. Le fichier temporaire "notice.txt" est alors créé .

2 DEPUIS LE MENU DE ELLIPSES :

- Dans la colonne STOCK, choisir B – INTEGRATION DU CDROM, - Selectionner le fichier "notice.txt" ( p.ex ) dans la partie gauche de l'écran, - Cochez "I – Intégration de la notice" - Faites "F9 – Exécuter les tâches"

Les notices du fichier sélectionné sont intégrées dans le fichier ARTICLES de ELLIPSES .

3 DEPUIS LE MENU DE ELLIPSES :

- dans la colonne COMMANDES, choisir C - CLIENTS-Commandes En Cours,

- choisir la commande client, ou l'initialiser - éventuellement, faire Echap sur la saisie du code barre pour avoir les

autres fonctions, - choisir B – ACCES CDROM, - Selectionner le fichier "notice.txt" ( p.ex ) dans la partie gauche de l'écran, - Cochez "I – Intégration de la notice" - Faites "F9 – Exécuter les tâches" - indiquer le Rayon de chaque notice importée,

Les notices sélectionnées sont alors intégrées dans le fichier ARTICLES de ELLIPSES, ainsi que dans la fiche Commande du client .

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ATTENTION :

L'Intégration ne peut se faire que si la fiche sélectionnée contient un Numero ISBN. Si ce n'est pas le cas, l'intégration ne se fera pas.

Page 35: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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MODES DE FONCTIONNEMENT ASSOCIES A LA CAISSE LOCALE

1 PRESENTATION Ellipses dispose d’une version dégradée permettant à un poste « caisse » de continuer à faire des ventes dans le cas où le réseau informatique est en panne (problème de connectique réseau et/ou serveur Hors Service). Les ventes saisies en mode local sont limitées au type « ticket de caisse » sans identification de client (pas de vente de type bon de livraison et/ou facture). De plus les modes de règlement autorisés excluent les modes nominatifs (arrhes, acompte, avoir, etc…). Les ventes saisies en mode local seront ensuite récupérées quand le réseau sera rétabli. Le stock sera mis à jour ainsi que les différentes statistiques générales. La perte d’information sera limitée aux données propres à un client (ex : commande reçue d’un client relative à un article vendu en mode local donc anonyme, statistiques de chiffre d’affaire client).

2 PASSAGE EN MODE CAISSE LOCALE Le réseau étant en panne, le poste caisse concerné doit ouvrir une session locale. Pour cela effectuer les phases suivantes :

- fermer toutes les applications ouvertes sur le poste, - cliquer sur DEMARRER, - choisir l’option FERMER LA SESSION …et confirmer - attendre le message Windows - appuyer sur les touches CTR + ALT + SUPPR - la fenêtre Windows OUVERTURE de SESSION apparaît - aller avec la souris dans la rubrique « Se connecter à » , puis cliquer

sur la flèche ascenseur située à l’extrême droite du champ - choisir l’option comportant la mention « (cet ordinateur) » - valider en cliquant sur OK - Windows démarre alors en mode local, vous obtenez les différentes icônes

de l’écran Bureau de Windows. Parmi celles-ci figure l’icône « ELLIPSES caisse locale »

- Cliquer sur cette icône pour activer Ellipses en mode local - ATTENDRE 1 à 2 minutes (restauration de la base locale) que l’écran

d’Ellipses en mode local apparaisse - Vous pouvez alors effectuer des ventes simplifiées (Cf. remarques faites

ci-dessus)

Page 36: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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3 RECUPERATION DES VENTES LOCALES :

ATTENTION : la récupération des caisses doit se faire en mode exclusif cad : � tous les postes quittent Ellipses par retour au système, � dans le cas de plusieurs postes caisses locales, il faut

procéder poste caisse par poste caisse,

Il est donc recommandé de procéder à la récupération des caisses locales le soir/matin avant la préparation du journal de caisse

Le réseau étant rétabli, le poste caisse concerné doit sortir du mode local et se connecter au serveur de réseau. Pour cela effectuer les phases suivantes :

- Sortir d’Ellipses mode local par «Quitter» et « Retour au système » - Cliquer sur DEMARRER, - Choisir l’option FERMER LA SESSION …et confirmer - Attendre le message Windows - Appuyer sur les touches CTR + ALT + SUPPR - La fenêtre Windows OUVERTURE de SESSION apparaît - Aller avec la souris dans la rubrique « Se connecter à » puis cliquer sur la

flèche ascenseur située à l’extrême droite du champ - choisir l’option comportant la mention « (Librairie) » - Valider en cliquant sur OK

Windows démarre alors en mode réseau, vous obtenez les différentes icônes de l’écran Bureau de Windows. Parmi celles-ci figure l’icône «Wellipses»

- Cliquer sur cette icône pour activer Ellipses en mode réseau - Un message à l’écran vous avertit alors que la récupération des ventes

locales est en cours d’exécution - Attendre pendant cette opération. Dans le cas où cette phase s’est

déroulée sans problèmes, l’écran habituel d’Ellipses apparaît. Vous pouvez alors utiliser toutes les fonctions du logiciel. Dans le cas contraire vous devez vous remettre en mode local.

Page 37: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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ELLIPSES 2000 : EXEMPLE DE REGLEMENT / ECHEANCIER

1) - Client qui règle à l'aide d'un chèque de 45 €, une facture de 50 € et un avoir de –5 € : - Colonne VENTES, puis T – Gestion du Terme, puis E - Echéancier - F2 puis choisir le Client par son nom par exemple en tapant le début du nom - R - Règlement - Choisir le mode de règlement "Chèque bancaire" à l'aide de ↑↑↑↑ et ↓↓↓↓, puis ↵↵↵↵ - Taper le montant du règlement 45 puis ↵↵↵↵ � le cadre "Règlement à imputer" devient rouge.

- Se positionner sur la ligne correspondant à la facture voulue à l'aide de ↑↑↑↑ et ↓↓↓↓ - Se positionner dans la colonne "Versé" à l'aide de ←←←← et →→→→ - Taper le montant du règlement ( 45 ) puis ↵↵↵↵

Page 38: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Se positionner dans la colonne "Avoirs" à l'aide de ←←←← et →→→→ � un trait vert entoure le cadre "Avoirs" en bas à droite - Se positionner sur la ligne voulue dans ce cadre à l'aide de ↑↑↑↑ et ↓↓↓↓ - Se positionner dans la colonne "Utilisés" à l'aide de ←←←← et →→→→ - Taper le montant d'avoir utilisé ( 5 puis ↵↵↵↵ )

� le cadre "Règlement à imputer" devient vert.

- Faire F10 pour valider toute l'opération.

Page 39: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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ELLIPSES 2000 : DIVERS EXEMPLES DE SAISIE EN CAISSE

1 VOUS N’UTILISEZ PAS LES COMMANDES CLIENTS

a. - Client qui commande un livre pour lequel il verse 5 € d'arrhes en Espèces:

- Ventes puis N - Nouvelle Vente puis Echap - C - Client puis choisir le Client ( Le créer s'il n'existe pas ) - F - Fin de Vente puis M - Paiement Multiple - E ( Espèces , colonne "Entrée" ) puis 5↵↵↵↵ € - H (Arrhes Hors Commande, colonne "Sortie" ) puis F9 puis F10. - Espèces Versées = ↵↵↵↵ ; Rendu = 0 €. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket d’arrhes est édité.

b. - Client qui vient chercher un livre ( à 15 € ) commandé pour lequel il avait versé 5 € d'arrhes) :

- Ventes puis N - Nouvelle Vente, saisir la vente puis Echap - C - Client puis choisir le Client ( Le créer s'il n'existe pas ) - F - Fin de Vente puis M - Paiement Multiple - H (Arrhes Hors Commande, colonne "Entrée" ) puis 5↵↵↵↵ € - E ( Espèces , colonne "Entrée" ) puis F9 puis F10. - Espèces Versées = 10↵↵↵↵ € ; Rendu = 0 €. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket est édité.

c. - Client à qui on rembourse en ESPECES 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :

- Ventes puis N - Nouvelle Vente puis Echap - C - Client puis choisir le Client ( Le créer s'il n'existe pas ) - F - Fin de Vente ( le montant de la vente est à zéro ) - M - Paiement Multiple - H (Arrhes Hors Commande, colonne "Entrée" ) puis 5 ↵↵↵↵ € - Eventuellement : - répondre O pour Oui au message " … Voulez vous continuer ?" - répondre O pour Oui au message " … et affecter le reste sans contrôle ?" - E ( Espèces , colonne "Sortie" ) puis F9 puis F10. - Espèces versées = 0 ; Rendu = 5 €. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket est édité.

d. - Client à qui on rembourse en AVOIR 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :

- Idem exemple 3 ) ci-dessus, SAUF : - V de Avoir au lieu de - E de Espèces - Pas d'espèces versées ni de rendu monnaie.

Page 40: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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e. - Client qui a versé 10 € d'arrhes, le livre coûte 9,5 € , on lui rend 0,5 € :

- Ventes puis N - Nouvelle Vente - Saisir la vente puis Echap - C - Client puis choisir le Client ( Le créer s'il n'existe pas ) - F - Fin de Vente - M - Règlement Multiple - H (Arrhes Hors Commande, colonne "Entrée" ) puis 10↵↵↵↵ € - E ( Espèces , colonne "Sortie" ) puis F9 puis F10. - Espèces versées = 0 € ; Rendu = = - 0,5 ( MOINS 0,5 ) €. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket est édité.

2 VOUS UTILISEZ LES COMMANDES CLIENTS

a. - Client qui commande un livre pour lequel il verse 5 € d'arrhes en Espèces:

1 - Saisie de la commande par COMMANDES puis C - Clients :

Commandes en Cours - En fin de saisie de la commande : - dans la case "Arrhes Versées" mettre 5 puis ↵↵↵↵ puis Echap

i. Si vous souhaitez encaisser ces arrhes immédiatement :

- Faire T – Ticket d'arrhes puis E - Espèces - Espèces Versées = ↵↵↵↵ ; Rendu = 0 €. - Un "R" (Réglé) apparaît sur la ligne de commande concernée

- Si l’équipement du poste le permet, un ticket d’arrhes est édité.

ii. - Si vous souhaitez encaisser ces arrhes à la caisse : - Faire Echap pour quitter les Commandes - Sur le poste CAISSE : - Aller dans la colonne VENTES puis V - Ventes caisse, Bls,

Factures - N - Nouvelle vente - Si le client prend d'autres articles, saisissez-les, puis Echap - C - Changement Client puis choisir le Client - F - Fin de Vente → "Ce client a des Arrhes à régler.Voulez-vous les

ajouter ... " - O pour "Oui" → écran Paiements Multiples, 5 € sont dans Arrhes,

colonne "Sortie". - E ( Espèces , colonne "Entrée" ) puis F9 puis F10. - Espèces Versées = ↵↵↵↵ ; Rendu = 0 €. - Un "R" (Réglé) est mis sur la ligne de commande concernée - Si l’équipement du poste le permet, un ticket d’arrhes est édité.

2 Saisie de la commande par STOCK puis R - Recherche Biblio puis F10 - En fin de saisie de la commande, vous avez indiqué dans Arrhes

Versées : 5 € : - A la question " Voulez vous encaisser ces arrhes maintenant ? " : - Si vous souhaitez encaisser ces arrhes immédiatement : - répondre O pour Oui puis idem ci dessus cas a-1) - Si vous souhaitez encaisser ces arrhes à la caisse :

Page 41: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- répondre N pour Non puis idem ci dessus cas a-2)

b. - Client qui vient chercher un livre ( à 8 € ) commandé pour lequel il avait versé 5 € d'arrhes

- Ventes puis N - Nouvelle Vente puis Echap - C - Client puis choisir le Choisir le Client - → "Liste des ouvrages commandés …/… Voulez-vous les intégrer dans la

ventes ? - répondre O pour Oui - F - Fin de Vente → écran Paiements Multiples, 5 € sont dans Arrhes,

colonne "Entrée". - E ( Espèces , colonne "Règlement par" ) puis F9 puis F10 → 3 € sont dans

Espèces. - Espèces Versées = ↵↵↵↵ ; Rendu = 0 €. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket de caisse est édité.

c. - Client à qui on rembourse en Espèces 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :

- Aller dans la colonne COMMANDES , C – Clients/Commandes en Cours - choisir le Client et la commande, se positionner sur la ligne voulue puis Suppr - → "Ce client a réglé pour 5 € d'arrhes. Voulez-vous un remboursement … ?" - E ( Espèces ) - Si l’équipement du poste le permet, un ticket de caisse est édité.

d. - Client à qui on rembourse en AVOIR 5 € d'arrhes ( Commande annulée ) :

- Idem ci-dessus SAUF : - V ( Avoir ) - Si l’équipement du poste le permet, un ticket de caisse est édité.

e. - Client qui a versé 10 € d'arrhes, le livre coûte 8 €, on lui rend 2 €

- N - Nouvelle Vente, saisir la vente puis Echap - C - Client puis choisir le Choisir le Client - → "Liste des ouvrages commandés …/… Voulez-vous les intégrer dans la vente ?" - répondre O pour Oui - F - Fin de Vente → écran Paiements Multiples, 10 € sont dans Arrhes,

colonne "Entrée". - E (Espèces, colonne "Sortie" ) puis F9 → 2 € puis F10 - Espèces versées = -0 ; Rendu = 2 € .

f. - On doit 300 Frs à un client qui a trop payé précédemment (suite à une erreur de facturation p.ex.) ; on le rembourse en Espèces :

- N - Nouvelle vente puis Echap puis F - Fin de vente - M - Paiement Multiple - ALT + E (Espèces, colonne "Emission de" ) puis 300 ↵↵↵↵ Frs - SOIT : - A ( Arrhes , colonne "Règlement par" ) puis F9 puis F10 - R ( Remise Forfaitaire, colonne "Règlement par" ) puis F9 puis F10

Page 42: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Espèces Versées = -300 ( MOINS 300 Frs ); Rendu = 0 Frs.

g. - Même cas, mais affectation du trop perçu en ARRHES :

- N - Nouvelle vente puis Echap puis F - Fin de vente - M - Paiement Multiple - ALT + A ( Arrhes , colonne "Emission de" ) puis 300 ↵↵↵↵ Frs - V ( Avoirs , colonne "Règlement par" ) puis F9 puis F10 - Espèces Versées = 0 ; Rendu = 0 Frs. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket de caisse est édité.

h. - Client qui vient chercher un livre ( à 50 Frs ) commandé pour lequel il a versé 10 Frs d'arrhes et qui commande en même temps un autre livre pour lequel il verse 20 Frs d'arrhes

- Saisie de commande normale, avec saisie de 20 Frs d'arrhes SANS édition

de ticket d'arrhes - Ventes puis N - Nouvelle Vente ,puis saisir la vente puis Echap - C - Client puis Choisir le Client - F - Fin de Vente puis M - Paiement Multiple - au message "Ce client a des arrhes. Voulez-vous ...", répondre OUI - A ( Arrhes , colonne "Règlement par" ) puis 10 ↵↵↵↵ Frs - ALT + A ( Arrhes , colonne "Emission de" ) puis 20 ↵↵↵↵ Frs - E ( Espèces , colonne "Règlement par" ) puis F9 puis F10 → 60 Frs sont dans Espèces. - Espèces Versées = ↵↵↵↵ ; Rendu = 0 Frs. - Si l’équipement du poste le permet, un ticket de caisse est édité.

i. - Sortie de Caisse de 100 Frs en Espèces pour régler un transporteur:

- N - Nouvelle vente - S - Sortie de Caisse puis 100 ↵↵↵↵ Frs - Entrez le motif : Transporteur - Espèces Versées = -100 Frs ( MOINS 100 ) ; Rendu = 0 Frs.

j. - Client qui paye une facture de 600 Frs (p. ex) en 3 chèques de 200 Frs datés à 1 mois d'intervalle (p. ex) :

- SOIT : - Saisir chaque chèque dans l'Echéancier à son échéance SOIT : - Saisir le règlement intégral de la facture dans l'Echéancier puis,

après le Jnal de Caisse, supprimer la ligne correspondante dans l'écran des Chèques Encaissés , et la remplacer par 3 lignes de 200 Frs chacune avec la date d'échéance voulue sur chacune.

Page 43: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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ELLIPSES : DIVERS EXEMPLES DE SAISE DE REGLEMENTS

Dans les exemples suivants, on considèrera que les règlements sont par chèques.

a. - Facture de 1001.00 Frs, Règlement de 1000.00 Frs

- T-Terme puis E-Echéancier - R - Règlement - Choix du Client - "Total du règlement à imputer pour ce Client " : 1001 ↵↵↵↵ - Liste des factures : se positionner sur la facture correspondante - Somme à Attribuer : F9 puis F10 - Cadre des modes de Règlements - Q - Chèque ( colonne Règlement par : ): 1000 ↵↵↵↵ - R - Remises forfaitaires ( "colonne Règlement par" : ): F9 puis F10 (

affectation des 1.00 Frs dans la colonne "Règlement par" ) - Nom de la Banque : Banque du Client (indiquée sur le chèque)

b. - Facture de 999.00 Frs, Règlement de 1000.00 Frs

- T-Terme puis E-Echéancier - R - Règlement - Choix du Client - "Total du règlement à imputer pour ce Client " : 999 ↵↵↵↵ - Liste des factures : se positionner sur la facture correspondante - Somme à Attribuer : F9 puis F10 - Cadre des modes de Règlements - Q - Chèque ( colonne Règlement par : ): 1000 ↵↵↵↵ - R - Remises forfaitaires ( colonne "Règlement par" : ): F9 puis F10 (

affectation des 1.00 Frs dans la colonne "Emission de" ) - Nom de la Banque : Banque du Client (indiquée sur le chèque)

c. - 3 Factures de 200.00 , 300.00 , 500.00 Frs, 1 Règlement de 1000.00 Frs

- T-Terme puis E-Echéancier - R - Règlement - Choix du Client - "Total du règlement à imputer pour ce Client " : 1000 ↵↵↵↵ - Liste des factures : se positionner sur la 1ère facture correspondante - Somme à Attribuer : F9 - Liste des factures : se positionner sur la 2ème facture correspondante - Somme à Attribuer : F9 - Liste des factures : se positionner sur la 3ème facture correspondante - Somme à Attribuer : F9 puis F10 - Cadre des modes de Règlements - Q - Chèque ( colonne Règlement par : ): F9 puis F10 - Nom de la Banque : Banque du Client (indiquée sur le chèque)

Page 44: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Page 45: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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EDITION DU JOURNAL DE CAISSE / ELLIPSES 2000

1 PRINCIPES Dans ELLIPSES, l’édition du Journal de Caisse a pour objet : 1 - de prendre toutes les ventes Terminées du panier des Ventes pour les

mettre dans le panier des Ventes à éditer ; 2 - d’insérer dans le panier des Commandes des Propositions de

Commandes pour tous les articles figurant dans le panier des Ventes à Editer ( si option ) ;

3 - d’imprimer les documents : - Journal de Caisse (Ventilation Trésorerie / Modes de Règlement,

obligatoire) - Journal des Ventes (Ventilation Ventes par Taux de TVA, obligatoire) - Statistiques de Chiffres d’Affaire H.T. par Rayon ( facultatif ) - Liste des Ouvrages Vendus ( facultatif ). Remarques : - Il est souvent souhaitable de procéder au contrôle d’exactitude entre le contenu du tiroir caisse et ce que donnera l’édition du Journal de Caisse, et ce AVANT de faire l’édition réelle du Journal ; ceci peut être fait AVANT ou APRES le point 1 ; - Dans certaines périodes ( rentrée, Noël, ...), l’ensemble de ces traitements peut prendre plus d’une demi-heure ...; Seul le point 1 est rapide ( moins de 1 min. ) ; - Pour des raisons techniques, le point 1 ( et seulement le point 1 ) bloque le panier des Ventes, et nécessite que tous les postes aient quitté les Ventes, empêchant donc le fonctionnement de la caisse pendant son déroulement. En conséquence, et afin de minimiser les désagréments découlant de ces différentes contraintes, nous avons scindé ce traitement en 2 phases distinctes : Phase A - Exécution du point 1 ci-dessus. A l’issue de cette phase ( très courte ), le panier des Ventes est libéré, et la caisse peut être ré-ouverte. Phase B - Exécution des points 2 et 3 ci-dessus. Cette phase peut éventuellement être déclenchée le lendemain, et dernier délai AVANT le prochain journal de caisse.

Page 46: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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2 DANS LA PRATIQUE

- ATTENTION : Vous devez avoir contrôlé votre tiroir caisse AVANT de déclencher les phases A et B. Ce contrôle se fait de la façon suivante : Sur le poste CAISSE, dans la colonne VENTES, faire - ALT + B - Choisissez dans la liste des postes le poste CAISSE - Contrôlez les totaux réels par rapport à l'écran. - Corrigez les erreurs éventuelles dans les ventes concernées ( Utilisez à ce effet l'option L – Liste des Ventes et F – Filtrage par Mode de Règlement ). - Déclenchement de la phase A : Tous les postes quittent les Ventes ; Dans la colonne VENTES, faire : - I - Impression puis J - Journal de Caisse puis P - Préparation du Journal de Caisse. - Déclenchement de la phase B : Tous les postes peuvent travailler sur les Ventes ; Dans la colonne VENTES, faire : - I - Impression puis J - Journal de Caisse puis Z - Toutes les caisses avec RàZ.

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CREATION D’UN CODE ISBN FACTICE EN VUE DE L’EDITION D’UN CODE BARRE

1 GENERALITES SUR LES CODES ISBN On attribue à tous les produits destinées à la vente par code barre, un code appelé EAN13. Ce code comporte 13 chiffres. Les codes ISBN, eux, sont des codes réservés à la profession du livre. Ils sont composés de 10 chiffres et 3 tirets centraux. On les transforme en ENA13 en rajoutant le préfixe 978 devant et en enlevant les tirets ainsi que le dernier chiffre. Exemple : ISBN = 2-225-84296-5 ���� EAN13 = 978222584296x - Le premier nombre du code ISBN correspond au langage du livre ( nationnalité de l'éditeur ) ( 2 pour le français, 0 pour l'anglais,... ). ici 2 pour français - Le nombre entre le premier et le deuxième tiret correspont au code ISBN de l'éditeur. ici 225 pour MASSON. - Le chiffre entre le deuxième et le troisième tiret est le code du livre chez cet éditeur. ici 84296 - Le dernier chiffre est un code de vérification du code ISBN. ici 5 La longueur du code ISBN de l'éditeur est variable. Il dépend du nombre de livres édités. Ansi un gros éditeur aura un code court pour éditer beaucoup de livres alors qu'un petit éditeur aura un code ISBN long pour éditer peu de livres. Exemple : GALLIMARD 2-07-xxxxxx-x pourra éditer 1000000 livres alors que ASFODELP 2-903181-xx-x ne pourra éditer que 100 livres. La longueur du code ISBN de l'éditeur est donnée par les deux chiffres qui suivent le premier tiret : de 00 à 19 la longueur est 2 (2-07 pour GALLIMARD -->1 000 000 livres possibles), de 20 à 69 la longueur est 3 (2-225 pour MASSON -->100 000 livres possibles), de 70 à 83 la longueur est 4 (2-7144 pour BELFONT -->10 000 livres possibles), de 84 à 89 la longueur est 5 ( -->1000 titres possibles), de 90 à 94 la longueur est 6 (2-903181 pour ASFODELP --> 100 titres possibles), de 95 à 99 la longueur est 7 ( --> 10 titres possibles). Le CODE-BARRE du livre ne comporte, lui, aucun tiret, et est composé de : - 978 (correspondant à la profession du livre) - les neuf premiers chiffres du code ISBN du livre (sans les tirets et

sans le dernier chiffre qui est le code de vérification de l'ISBN) - Le chiffre de vérification du code-barre.

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2 REATION D'UN CODE ISBN FACTICE POUR UN LIVRE DONT L'EDITEUR A DEJA UN CODE ISBN.

On utilise le code de l'éditeur existant et on commence à numéroter les livres à partir du haut ( de 99...99 ) pour avoir moins de probabilité d'utiliser un code déjà existant (car l'éditeur commence à numéroter par le bas ( 00...01). Exemple : pour l'éditeur ASFODELP le premier code ISBN factice créé sera : 2-903181-99-x ( Il n'est pas utile de rentrer le code de vérification, il sera calculé par la machine ). IMPORTANT : Tout article ou éditeur créé à partir d'un code factice doit avoir un signe distinctif dans son titre ou libellé. Certains libraires équipés avec ELLIPSES ont mis $ ou * à la fin du libellé de l'éditeur ou de l'article.

3 CREATION D'UN CODE ISBN FACTICE POUR UN LIVRE DONT L'EDITEUR N'A PAS DE CODE ISBN.

On crée un éditeur dont la longueur permet 1000 titres : 2-xxxxx-xxx-x. La longueur du code de l'éditeur devant donc être de 5 chiffres, on commence à partir du 89999 pour avoir moins de probabilité de rencontrer un éditeur existant. Le premier éditeur créé sera 2-89999, le deuxième 2-89998, le troisième 2-89997 etc. On pourra commencer à créer des codes livres à partir du bas. 2-89999-000 sera le premier livre du premier éditeur 2-89999-001 sera le deuxième livre du premier éditeur Etc... 2-89998-000 sera le premier livre du deuxième éditeur 2-89998-001 sera le deuxième livre du deuxième éditeur Etc...

4 VARIANTE SUR LES GENCODES ( PAPETERIE, OBJETS ) En gros, la norme GENCODE permet de gérer les codes EAN13 hors des livres. Un GENCODE comporte 13 caractères : 12 sont significatifs, le 13ème est calculé. Exemple : 4007817504598 ( Gomme Plastic chez STAEDTLER ) Le découpage est le suivant : - Les 6 premiers caractères = Code Fournisseur. - Les 6 caractères suivants = Code de ce Produit chez le fournisseur. - le dernier caractère = Clé de contrôle calculée en fonction des 12 premiers. Exemple : 400781 = Code Fournisseur ( Staedtler ) 750459 = Code de ce produit chez Staedtler ( Gomme plastic ) 8 = Caractère de contrôle, calculé par ELLIPSES.

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Pour créer un code-barre GENCODE fictif, il faut : 1 - Affecter un code au fournisseur 2 – Affecter un code au produit chez ce fournisseur . Exemples : Fournisseur A : Code 400001 Fournisseur B : Code 400002 Etc… 1er produit chez le fournisseur A : 000001 � Code Barre = 400001000001x ( x est calculé par ELLIPSES ) 2ème produit chez le fournisseur A : 000002 � Code Barre = 400001000002y ( y est calculé par ELLIPSES ) Etc … 1er produit chez le fournisseur B : 000001 � Code Barre = 400002000001x ( x est calculé par ELLIPSES ) 2ème produit chez le fournisseur B : 000002 � Code Barre = 400002000002y ( y est calculé par ELLIPSES ) Etc …

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LE SOIR AVANT DE PARTIR !

Après votre journée de travail, il reste à ELLIPSES un certain nombre de travaux à effectuer : - Connexions télématiques

- Intégrations diverses, … Ces travaux ont été programmés par TMIC et se dérouleront la nuit, en votre absence. Vous devez donc indiquer à ELLIPSES que votre journée de travail est terminée, et vous conformer aux indications qui vous sont alors fournies. - QUAND VOTRE JOURNEE DE TRAVAIL EST TERMINEE, vous devez : - Au MENU PRINCIPAL de ELLIPSES, aller sur QUITTER - Faire F - Fin de journée

Si votre écran affiche un "ELLIPSES SCHEDULER" semblable à celui ci :

LAISSEZ VOTRE POSTE DE TRAVAIL ALLUME.

Sinon, vous pouvez arrêter votre poste de travail.

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ENTETE DE COMMANDE

1 DEFINITION Pour Ellipses, un entête de commande est une enveloppe associée à chaque commande d’un client en compte dit « client livré » (ex : collectivités).

2 BUT Ce dispositif permet de distinguer les différentes commandes d’un client, de permettre une facturation séparée par entête ou de regrouper dans une même facture les différentes entêtes d’un même client facturé, d’associer un client livré à un client facturé différent. Un entête de commande permet aussi de regrouper les bons de livraisons de valorisation positive ou négative (reprise de titres).

3 COMPOSITION Un entête de commande comprend les zones suivantes : � n° de commande : contient un libellé alphanumérique unique qui individualise

l’entête de commande. Ellipses propose une valeur par défaut. Celle-ci peut être modifiée et remplacée par la valeur/numéro/référence que le client livré donne à sa commande ou par une valeur que le libraire attribue arbitrairement. Un indicateur de couleur (en haut à droite du formulaire) indique l’état de l’entête : vert signifie que cette entête n’a jamais été facturés, rouge indique le contraire et rend non modifiable le contenu des zones de l’entête qui peur cependant être réutilisée pour d’autres commandes.

� référence : contient un texte libre inactif qui permet de compléter le numéro de

commande pour indiquer par exemple le nom du destinataire de la livraison.

� Client livré : cette zone identifie le client livré qui apparaitra sur tous les bons de livraison de cette entête. C’est le client livré qui impose ses conditions de remise qui servent à valoriser les bons de livraison.

� Client facturé : Ellipses remplit par défaut cette zone avec le client livré. Les bons de livraison successifs associés à cette entête de commande peuvent être réalisés, il suffit avant d’établir la facture de modifier cette zone pour indiquer le client à facturer (livraisons à une école mais facturation à la Mairie).

� Regroupement : cette zone offre le choix entre 2 options : « par n° de commande » ou « par client ». L’option « par n° de commande » entraine la facturation de cette entête de commande sur une seule facture indépendamment des autres entêtes de commande de ce client. L’option « par client » permet de regrouper sur une seule facture pour un même client facturé toutes les entêtes de commande de ce client qui comporte l’option « par client ».

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� Commentaires pour bon de livraison et/ou facture : ces zones permettent la saisie de libellés qui seront ajoutés sur les bons de livraison et la facture associés à cette entête de commande.

� Entête éligible au droit de prêt : cocher la case pour indiquer que cette entête doit respecter les règles de plafonnement des remises associées à la législation sur le « droit de prêt » et faire ensuite l’objet d’une facture susceptible d’être envoyée à la SOFIA pour calcul de réversion.

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CYCLE DE RECEPTION

Introduction Le but de cette documentation est de vous proposer un cycle d’actions à exécuter lors de la réception de livres :

1 AFFECTION DES QUANTITES LIVRES AUX COMMANDES CLIENTS La lecture d’un code-barre entraine l’affichage de la liste des commandes clients ou réappros relatives à ce titre. Vous pouvez affecter des quantités soit commande par commande de manière totale ou partielle ou utiliser les options de bas d’écran F8 et F9 pour faire des affectations automatiques cumulées. Ellipses vous propose les commandes transmises mais aussi les réservations et les commandes non transmises.

Dans le cas de réservation, le stock librairie doit être suffisant pour les transformer en mis à part (il faut donc affecter en priorité les quantités reçues aux commandes de réappros avant de transformer les réservations en mise à part car il n’y a pas dans ce cas d’incrémentation du stock)

Dans le cas des commandes non transmises, l’affectation d’une quantité provoque une incrémentation du stock (ex : réception d’une commande représentant).

2 SAISIE DES MOTIFS DES MANQUANTS Après avoir vidé le carton du fournisseur de son contenu en livres et pointé sur son BL les livres servis, il convient d’indiquer à Ellipses les motifs connus des livres commandés et non servis. Ces motifs (noté, épuisé, etc…) figurent en général sur le BL du distributeur. Pour cela, utiliser dans le Menu STOCK, choisir la fonction M-Sans Réponses, puis S-Classés par Serveur/Editeur. Choisir le distributeur et sa commande dont on vient de faire la réception. Un tableau affiche alors toutes les lignes de commande non servies. Aller dans la colonne « ETAT » , puis valider ce qui entraine l’apparition de la liste des motifs.

3 TRAITEMENT DES SANS REPONSES Cette phase a pour but de traiter les commandes transmises pour lesquelles les distributeurs n’ont pas donné de réponses depuis un certain temps. Pour afficher ces commandes, aller dans le menu STOCK, puis M-Sans Réponses et choisir D-Classés par date d’envoi de commandes. Se positionner sur les dates les plus lointaines qui sont anormales (hors délais habituels de livraison). Ellipses affiche alors la liste des lignes de commande pour lesquelles vous devez prendre une décision après avoir contacté le distributeur pour connaitre la raison de son absence de réponse. Vous pouvez alors soit repasser la commande (valider sur la colonne « Action » et choisir « A commander » soit indiquer le motif (valider sur la colonne « Etat » pour afficher la liste des motifs).

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4 TRAITEMENT LES LIVRAISONS / COMMANDES PARTIELLES

Pour retrouver la liste des commandes clients ou réappros partiellement livrées, aller dans le menu COMMANDES, puis « J » Mise à jour manuelle des commandes, cocher « T » pour tous les secteurs, « Fx » Commandes partielles. Ellipses affiche toutes les commandes reçues partiellement.

Pour changer le serveur de ces commandes, procéder de la manière suivante : � Faire « A » pour accéder à la fiche de cet article, � Faire « F9 » ou « F10 » pour saisir une nouvelle commande de réappros ou

client pour cet article avec la quantité souhaitée et en choisissant un autre serveur,

� Faire « F8 » pour afficher toutes les commandes de cet article, se positionner sur la ligne de commande partielle et la supprimer par « SUPPR »,

� Faire « ESC » pour revenir à l’écran d’affichage des commandes partielles et traiter d’autres articles,

5 DETECTION DES LIVRAISONS POSSIBLES

Après entrée en stock des livraisons des distributeurs, il est utile de vérifier si des commandes clients qui peuvent être livrées du fait de ces livraisons. Pour cela, aller dans le menu COMMANDES, puis « J » Mise à jour manuelle des commandes, cocher « T » pour tous les secteurs, « F4 » Filtre, puis choisir l’option de bas d’écran « ALT L » Liste de contrôle pour afficher soit la liste des commandes complètes, soit la liste des commandes incomplètes depuis x jours, soit la liste des commandes pour lesquelles il manque 1 seul titre.

Vous pouvez ensuite traiter les commandes retenues de 2 manières différentes :

a) aller dans le menu COMMANDES, puis « C » Commandes par client,

choisir le client et éventuellement l’entête de commande (client en compte). Ellipses affiche le contenu de cette commande. Choisir l’option de bas d’écran « F » Facturation des reçus. Ellipses génère alors une vente contenant tous les articles de la commande à l’état reçu ou mis à part. Cette vente est ouverte (Vente en cours). Pour la terminer, vous pouvez choisir le type de vente (ticket de caisse, bon de livraison, facture comptant ou différée), ajouter éventuellement d’autres articles, préciser des frais de port, etc…

b) Aller dans le menu VENTES, faire « N » Nouvelle vente, puis

« ESC » , puis « C » Client pour référencer le client et l’associer à la vente. Ellipses vous indique alors qu’il existe des articles à l’état reçu pour ce client et vous propose de les inclure dans cette vente. Dans le cas d’une réponse négative , Ellipses vous propose cependant une injection des articles reçus en mode manuel. Cette possibilité a été développée pour éviter de mettre sur un seul bon de livraison tous les articles reçus d’une commande comportant beaucoup de titres et permettre pour la même commande de réaliser un bon de livraison par carton. Pour cela après la réponse négative et le passage en mode manuel, il suffit de lire les code-barre des articles reçus. Ellipses efface automatiquement de la commande le titre

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correspondant. En cas d’interruption du processus d’intégration manuel, vous pouvez le reprendre ultérieurement en vous positionnant sur la vente en cours et en utilisant l’option de bas d’écran « F5 ».

Rem : Il est possible d’entrer en stock des articles non commandés par Ellipses. Le logiciel vous demande alors si le titre ne correspond pas à un Office (cas de distributeur livrant dans le même carton les titres commandés et les Offices)

6 RECEPTION DES LIVRAISONS D’OFFICES Aller dans le Menu STOCK, choisir « O » Entrée des Offices. La lecture d’un code-barre entraine l’affichage éventuel de la liste des commandes clients ou réappros relatives à ce titre. Vous pouvez affecter des quantités soit commande par commande de manière totale ou partielle ou utiliser les options de bas d’écran F8 et F9 pour faire des affectations automatiques cumulées. Ellipses calcule automatiquement la place de dates pendant laquelle cet ouvrage est « retournable » en tenant compte du paramètre de délai présent dans la fiche du distributeur. Les valeurs par défaut sont 3-11 mois.

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LES STATISTIQUES

Introduction Le but de cette documentation est de vous indiquer comment utiliser les différentes fonctions statistiques présentes dans le logiciel Ellipses. Nous avons organisé ce mémo autour des thèmes suivants :

− gestion du stock, − rentabilité des rayons, − gestion de la relation éditeurs/distributeurs, − gestion commerciale des clients,

1 GESTION DU STOCK

a. Les mouvements Tous les mouvements d’articles dans les ventes, entrées en stock, retours sont immédiatement enregistrés et reportés sur la fiche article consultable sur tous les écrans où la fonction A-Article est présente en bas d’écran. Cette information relative aux 24 derniers mois peut être complétée par l’utilisation de la fonction F7 faisant apparaitre les mouvements sur 48 mois (ventes, entrées et retours) mais aussi la quantité en stock disponible à la vente, les quantités commandées (clients et réappros) en attente de livraison ainsi que les réservations clients éventuelles.

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b. Valorisation du stock Vous pouvez à tout moment connaitre la valeur de votre stock soit de manière globale par taux de TVA (Menu STOCK, A-Programmes Annexes, Option T), soit par rayons (Menu STOCK, A- Programmes Annexes, Option V). Ces valorisations sont toujours calculer sur une fin du mois en prix de vente public et en prix d’achat. Vous disposez d’un historique de 48 mois.

c. Inventaire théorique La réalisation d’un inventaire théorique constitue une image temps réel (au moment de la demande) de votre stock. Elle ne prend que quelques minutes à réaliser (Menu STOCK, A-Programmes annexes, I-Opérations liées à l’inventaire, T-inventaire théorique, option P-Préparation de l’inventaire théorique). Cette image ou fichier constitué peut être ensuite utilisée aux fins suivantes :

- soit pour préparer un vrai inventaire physique et détecter auparavant

les anomalies de quantité ou de prix d’achat (utiliser la fonction C-Correction de l’inventaire avec les options de tri par quantité ou prix croissant ou décroissant),

- soit dans une situation comptable (Utiliser la fonction I-Editions liées à

l’inventaire théorique) pour avoir une valorisation instantanée du stock par taux de tva, rayons, en ferme ou dépôt éditeur et vérifier la vraisemblance des valorisations,

- soit pour visualiser le vieillissement du stock. Choisir l’édition Monory

dans la fonction I-Editions liées à l’inventaire théorique pour ventiler votre stock en stock A (- de 3 mois), stock B (de 3 mois à 1 an), stock C (de 1 an à 2 ans), stock Z (+ de 2 ans). Cette édition vous permet aussi de déterminer le montant de votre stock elligible « Monory » et donc susceptible de dévaluation comptable.

d. Inventaire physique

Cette opération souvent fastidieuse et longue doit être faite au moins une fois par an. Elle peut être envisagée de différentes manières : soit en utilisant les lecteurs optiques associés aux postes de travail, soit en utilisant des terminaux portables pour inventaire, soit en faisant appel à une société externe spécialisée dans la réalisation d’inventaire. Comme dans le cas de l’inventaire théorique, Ellipses vous propose des fonctions de correction de l’inventaire physique (étagère oubliée ou inventoriée 2 fois), des éditions de valorisation par taux de tva, rayons, ferme/dépôt ainsi qu’une édition « Monory ». Une documentation complémentaire sur l’inventaire physique détaille les différentes options et la manière de les réaliser.

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2 RENTABILITE DES RAYONS �

a. Calcul de la marge ou du coefficient

Accès : Menu STOCK, A-Programmes annexes, X- Résultats d’exploitation

Ellipses vous propose un tableau récapitulatif permettant de voir sur une période définie (de 1 à 48 mois) les informations suivantes :

− CA HT réalisé sur la période à partir de ventes comptant :colonne A, − CA HT réalisé sur la période à partir de ventes à paiement différé

(ventes conclues par une facture à paiement différé) : colonne B, − CA HT réalisé sur la période à partir de ventes conclues par des

bons de livraison : colonne C, − CA HT réalisé sur la période à partir de ventes d’articles dont on

gère le stock (hors ventes réalisées par ventilation rayon : touche de fonction F2) : colonne D,

− Valorisation totale HT des achats effectués dans la période sans liaison avec les ventes : colonne E,

− Valorisation totale HT des retours effectués dans la période : colonne F,

− Valorisation en prix d’achat des ventes réalisées dans la période : colonne G,

− Marge HT : colonne H = D – G, − Coefficient de marge : colonne I = D / G, − Remise moyenne : colonne J = (D – G ) / D

Les colonnes A, B, C et D sont alimentées par la réalisation des journaux de caisse quotidiens et par la facturation des bons de livraison Les colonnes E et F sont calculées et alimentées au changement de mois, Les colonnes G, H, I et J sont calculées au moment de l’édition du tableau

b. Rotation et couverture en jours par rayon

Accès : Menu STOCK, A-Programmes annexes, A- Analyse du stock

Ce tableau indique la rotation de chaque rayon, secteur et générale ainsi que la couverture en jours (le nombre de jours sans rupture de stock).

c. Comparatif entre les CA des rayons

Accès : Menu STOCK, A-Programmes annexes, option E

Ce tableau calcule pour 1 mois donné le CA de chaque rayon réalisé en ventes comptant, factures à paiement différé et factures consécutives à des bons de livraison. De plus cet état indique par rayon le CA du même mois de l’année N-1 et son pourcentage d’évolution. Une colonne précise le pourcentage du CA de chaque rayon par rapport au CA total dans la période.

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La lecture de cet état permet de quantifier le poids de chaque rayon dans le CA total et de le comparer avec l’année N-1.

d. Evolution sur 24 mois du CA des rayons

Accès : Menu STOCK, A-Programmes annexes, option R Ce tableau affiche sur 24 mois le CA de chaque rayon pour l’année N et N-1 ainsi que le pourcentage d’évolution mois par mois.

La lecture de cet état permet de constater l’évolution du CA d’un rayon dans le temps et sa saisonnalité éventuelle.

e. Classement des ventes par rayon

Accès : Menu UTILITAIRES, C-Compléments

Cette édition fournit pour le rayon concerné les quantités cumulées vendues sur les 3, 6, 12 et 24 derniers mois. L’édition peut être triée par titre, auteur ou collection

f. Conclusions et actions possibles

Dans le cas où l’utilisation des fonctions précédentes a permis de repérer un ou plusieurs rayons dont la rentabilité baisse ou dont le stock est injustifié, il est alors possible de demander à ELLIPSES de vous préparer des retours dans les rayons concernés. Pour cela, vous pouvez demander au logiciel de vous établir une proposition de retours des offices (Menu STOCK, G-Gestion des retours, P-Gestion des propositions de retours, option N-nouvelle proposition et F3) mais aussi obtenir une proposition relative aux titres invendus depuis un nombre de mois à préciser (Menu STOCK, G-Gestion des retours, P-Gestion des propositions de retours, option N-nouvelle proposition et F4). Dans les 2 cas, Ellipses propose un tableau permettant pour chaque titre retenu de prendre une décision et de fixer la quantité à retourner. Une information complète sur la rotation du titre peut être obtenue automatiquement par les options de bas d’écran A-Article et F7-Stats 48. Vous pouvez ensuite imprimer cette proposition et vous en servir de base pour aller chercher les ouvrages à retourner dans les rayons et ensuite réaliser les bordereaux de retour vers les distributeurs. Seule la réalisation des ces derniers décrémentera les stocks. Cette opération peut être faite « au kilomètre » Ellipses assurant la ventilation par distributeur ou en sélectionnant un distributeur avec vérification des erreurs d’affectation (Menu STOCK, G-Gestion des retours, B-Bordereaux de retour, option K ou R).

3 GESTION DE LA RELATION EDITEURS/DISTRIBUTEURS But : quantifier et qualifier les échanges avec les éditeurs et les distributeurs pour négocier les remises ou les offices

a. Les mouvements sur 48 mois par article / collection / Editeur

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Accès : Menu STOCK, S-Rotations sur 48 mois, option A/E/C

Par Article (option A) le tableau indique mois par mois sur 4 ans, les quantités vendues, entrées en stock et retournées. Le bas d’écran fournit des informations complémentaires sur l’état des commandes en cours sur cet article et le stock disponible à la vente. Par Editeur (option E) le tableau indique mois par mois sur 4 ans les quantités vendues, entrées en stock et retournées ainsi qu’un total général par type de mouvements. Par Collection (option C) le tableau indique mois par mois sur 4 ans les quantités vendues, entrées en stock et retournées ainsi qu’un total général par type de mouvements.

b. Valorisation des mouvements par Editeur

Accès : Menu STOCK, S-Rotations sur 48 mois, option E, F11 Accès : Menu STOCK, F-Fournisseurs et tables, E-Editeurs, F11

On obtient une valorisation des mouvements de vente en prix de vente HT et en prix d’achat HT mois par mois sur 4 ans. Le deuxième mode d’accès permet d’afficher le CA en cours de l’éditeur (Attention ce CA est calculé en prix de vente TTC).

c. Détail et meilleures ventes par Editeur

Accès : Menu UTILITAIRES, C-Compléments L’édition « Articles mouvementés par éditeur (3, 6, 12, 24 mois) » vous permet d’afficher sous divers critères de tri les articles en stock ou ayant été en stock de l’éditeur choisi ou son catalogue complet ainsi qu’un cumul des quantités vendues sur les 3,6, 12 et 24 derniers mois. L’édition « Détail des meilleures ventes par éditeur » vous permet d’afficher entre 2 dates données les meilleures ventes de l’éditeur choisi.

d. Détail et meilleures ventes par Collection

Accès : Menu UTILITAIRES, C-Compléments L’édition « Articles mouvementés par collection (3, 6, 12, 24 mois) » vous permet d’afficher sous divers critères de tri les articles en stock ou ayant été en stock de l’éditeur choisi ainsi qu’un cumul des quantités vendues sur les 3,6, 12 et 24 derniers mois.

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e. Classement des Editeurs

Accès : Menu UTILITAIRES, C-Compléments L’édition « Meilleures ventes cumulées par éditeur » vous permet d’afficher entre 2 dates données le classement des éditeurs ayant réalisé le meilleur total soit en montant soit en quantité.

f. Valorisation des mouvements par Distributeurs

Accès : Menu STOCK, F-Fournisseurs et tables, D-Distributeurs, F7 On obtient une valorisation en prix d’achat HT des mouvements de retour mois par mois sur 4 ans et le poids des retours de ce distributeur par rapport au total des retours. La sélection d’un distributeur fait apparaitre à l’écran un CA en cours (Attention CA = total des ventes valorisées en prix d’achat HT)

4 GESTION COMMERCIALE DES CLIENTS

a. Le suivi du CA et du taux de remise du client

Accès : Menu VENTES, C-Clients, marges er remises, F-Fichier Clients, F5-Annexes

On dispose d’un menu offrant différentes actions sur le fichier clients parmi lesquelles l’option 5 (Statistiques client) permet d’éditer mois par mois sur 48 mois les CA réalisés sur l’année N et N-1 ainsi que les taux de remise accordés à ce client et leurs variations. L’option 7 (Derniers achats client) permet d’afficher l’historique des achats de ce client à partir d’une date donnée.

b. Le suivi comptable du client

Accès : Menu VENTES, C-Clients, marges er remises, F-Fichier Clients, F5-Annexes

L’option 6 permet de gérer la situation comptable du client en affichant les factures restant impayées ainsi que le total de ses avoirs non utilisés.

Accès : Menu VENTES, T-Gestion du terme, E-Echéancier client

On dispose alors d’un ensemble de fonctions de bas d’écran permettant :

− F2 : de retrouver les factures d’un client par son nom, une facture par son numéro de facture ou par son montant,

− de retrouver les factures d’un client apparaissant soit comme client livré soit comme client facturé,

− R : de saisir un règlement total ou partiel ou global (plusieurs factures), − A : de saisir un acompte, − d’utiliser les acomptes et/ou avoirs en règlement d’une facture,

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mais aussi d’éditer ou trier l’échéancier (fonction bas d’écran T) et d’éditer des lettres de relance (fonction L).

c. Exploitation sélective du fichier client et mailing La fiche client comporte 4 champs (Catégorie 1, 2, 3 et 4) permettant d’attribuer à chaque client de 1 à 4 qualificatifs. Les catégories sont regroupées dans un fichier (Menu VENTES, C-Clients, marges et remises, C-Catégories de clients) et peuvent correspondre soit à des catégories socioprofessionnelle (ex : enseignant), soit à des sujets d’intérêt (ex : peinture, architecture, etc…) ou à des classifications diverses propres au libraire.

Accès : Menu UTILITAIRES, C-Compléments Vous permet de créer un fichier d’export correspondant aux clients de type « particulier » ou « en compte » appartenant aux catégories précisées dans la sélection . Ce fichier peut être mis sous divers formats via le bouton d’export en haut de la fenêtre de l’état visualisé et ainsi être exploité par des logiciels de type mailing (Word) ou de type tableur (Excel).

d. Exploitation complète du fichier client et mailing

Accès : Menu VENTES, C-Clients, marges er remises, F-Fichier Clients, F5-Annexes

Une extraction complète du fichier clients de type « particulier » et/ou « en compte » peut aussi être soit visualisée, imprimée ou mise sous forme de fichier d’export via les options 1, 2 ou 3 de la fonction F5 pour être ensuite utilisée par les logiciels de bureautique.

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PARAMETRAGE COMPTABLE ELLIPSES

Le 28 avril 2005 Attention : vérifier que dans le répertoire TRACES sous C:\EL2000, il existe 1 fichier dont le nom est : « Historique export comptable_200x.log » (200x = 2005 pour année 2005)sinon il faut en créer un. On peut maintenant configurer l’export de manière plus précise :

1. en choisissant le répertoire de destination des fichiers d’export

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2. en choisissant le script de transfert comptable

Pour effectuer l’export comptable, Ellipses doit disposer des informations comptables spécifiques à votre librairie (en concordance avec votre comptabilité). Avant de pouvoir exporter les écritures comptables, vous devez donc saisir ces paramètres dans Ellipses. Si les paramètres ne sont pas correctement renseignés, vous obtiendrez ce type de message :

Les rubriques suivantes doivent être correctement paramétrées :

1) Paramétrages généraux

2) Paramétrage comptes clients

3) Paramétrage comptes HT / TVA

4) Paramétrage comptes modes de règlements

5) Paramétrage comptes associés aux ports transporteurs

Page 69: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Saisie des paramètres :

1) Dans la fenêtre Utilitaire -> paramétrage puis T, vous devez renseigner les champs en fonction de votre librairie

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2) Comptes clients

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3) Comptes associés à la TVA :

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4) Comptes associés aux modes de règlement :

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5) Comptes associés aux ports

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RECUPERATION SOUS EXCEL DE DOCUMENTS « LISTES » DEPUIS ELLIPSES 2000

Il est possible depuis ELLIPSES 2000 de récupérer des éditions dans des fichiers au format XLS pour ensuite les manipuler depuis Excel. Ceci concerne toutes les éditions qui proposent un aperçu écran. Par exemple, pour l’édition de l’Inventaire théorique, vous pouvez procéder comme suit : ( ATTENTION : Il faut impérativement qu’une imprimante soit déclarée pour le « Papier blanc » sur le poste concerné.)

� Au MENU de ELLIPSES , dans la colonne STOCKS, choisir : o A - Programmes Annexes

� I – Opérations liées à l’inventaire • T – Inventaire Théorique

o I – Editions liées à l’inventaire théorique � 3 – Editions Générales

Page 76: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Choisir ensuite les critères qui vous intéressent

� Demander une édition « vers Ecran »

Vous obtenez alors l’écran suivant :

� Cliquez sur l’icône représentant une enveloppe, située ci-dessus à gauche de « 91% »

Vous obtenez l’écran suivant :

Page 77: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Modifiez éventuellement les champs « Mettre en Forme » et « Destination » comme suit :

� Cliquez sur « OK », vous obtenez l’écran suivant :

- Vous avez la possibilité de conserver ou d’ignorer les entêtes de colonnes de l‘état d’origine

- Cliquez sur « OK », vous obtenez l’écran suivant :

� Validez cet écran par « Enregistrer » après avoir éventuellement choisi un répertoire de destination et/ou un nom de fichier différents.

Page 78: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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Vous pouvez quitter ELLIPSES, et ouvrir le fichier que vous venez de générer à l’aide de EXCEL. Ce fichier EXCEL n’appartient pas à ELLIPSES, vous pouvez donc le modifier à loisirs.

Page 79: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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VERIFICATION DU BON DEROULEMENT DES SAUVEGARDES LOGICIEL TAPEWARE

1- Cliquez sur l’icône :

2- Cliquez sur OK

3- Cliquez sur l’onglet FILE D’ATTENTE, faites un clic droit sur SAUVE ELLIPSES et choisir Propriétés.

Page 80: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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4- Sélectionner la date voulue, et cliquez sur Affichage.

5- Descendez l’ascenseur jusqu’à la ligne : Tâche terminée correctement …

Fermer en cliquant sur la croix.

Page 81: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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6- Cliquez sur OK

7- Vérifiez le temps d’activation ( date du lendemain ), et fermer avec la croix.

PS : si dans la colonne Statut est indiqué « Recherche de dispositif » , contactez TMIC

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Page 83: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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REGROUPEMENT DE « SEUIL » ET « DIFFEDIT » EN « VOLUMEN » dans ellipses 2000

1 PRINCIPE : La nouvelle entité VOLUMEN regroupe DIFFEDIT et SEUIL. Le Gencode de VOLUMEN est celui de DIFFEDIT. Donc, dans ELLIPSES, tout se passe comme si DIFFEDIT absorbait SEUIL et changeait de nom pour s'appeler VOLUMEN. On va donc renommer DIFFEDIT en VOLUMEN, puis regrouper SEUIL sur VOLUMEN. Cette manipulation devra être faite successivement : 1 ) - Dans le fichier des SERVEURS

( E-DIFFEDIT renommé en E-VOLUMEN, puis E-SEUIL regroupé sur E-VOLUMEN

2 ) - Dans le fichier des DISTRIBUTEURS

( DIFFEDIT renommé en VOLUMEN, puis SEUIL regroupé sur VOLUMEN.

2 DANS LA PRATIQUE :

Instructions pour le Serveur :

- Au MENU de ELLIPSES: - Colonne "STOCK", F – Fournisseurs et tables, S – Serveurs - taper "E-DIFFE" pour se positionner sur E-DIFFEDIT - F4 – Modification - changer le nom "E-DIFFEDIT" en "E-VOLUMEN" - F9 Enregistrer - Echap pour quitter le fichier des Serveurs - Toujours dans la colonne "STOCKS", F – Fournisseurs et Tables

- X – Changement d'Affectation puis ↑↑↑↑ ( 2 fois ) pour se positionner sur Changement de Serveur

- sur le "Serveur d'Origine" : F8 Changer - Taper "E-SEUIL" pour choisir E-SEUIL puis valider ↵↵↵↵ - sur le "Serveur Destination" : F8 Changer - Taper "E-VOL" pour choisir E-VOLUMEN puis valider ↵↵↵↵ - Choisir F9 – Tout modifier - C'est terminé. Faire Echap ( 2 fois ) pour revenir au Menu de ELLIPSES.

Instructions pour le Distributeur :

- Au MENU de ELLIPSES:

- Colonne "STOCK", F – Fournisseurs et tables, D – Distributeurs - taper "DIFFE" pour se positionner sur DIFFEDIT - F4 – Modification - changer le nom "DIFFEDIT" en "VOLUMEN" - F9 Enregistrer

Page 84: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Echap pour quitter le fichier des Distributeurs - Toujours dans la colonne "STOCKS", F – Fournisseurs et Tables

- X – Changement d'Affectation puis ↑↑↑↑ ( 2 fois ) pour se positionner sur Changement de Serveur

- sur le "Distributeur d'Origine" : F8 Changer - Taper "SEUIL" pour choisir SEUIL puis valider ↵↵↵↵ - sur le "Distributeur Destination" : F8 Changer - Taper "VOL" pour choisir VOLUMEN puis valider ↵↵↵↵ - Choisir F9 – Tout modifier - C'est terminé. Faire Echap ( 2 fois ) pour revenir au Menu de ELLIPSES.

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PROCEDURE POUR FAIRE L’INVENTAIRE (ellipses 2000)

Toutes les Opérations liées à l'Inventaire Physique se trouvent dans : Menu STOCKS A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique ( Les mots de passe habituels de l’inventaire sont GRYX ou INVE ).

1 ORDRE IMPERATIF DES PHASES DE L’INVENTAIRE ATTENTION : Pour cette opération, il faut que tous les autres postes du réseau aient quitté ELLIPSES ;

a. Validez le top de début d'inventaire dans : STOCKS puis A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique T - Top de Début d'Inventaire physique Les conséquences du top de début sont : - affichage d’un message encadré en haut à gauche de l’écran principal d’Ellipses signalant qu’Ellipses est en phase d’inventaire, - dans le menu STOCK, la fonction « I-Saisie de l’inventaire » est activée, - dans la fiche Article la zone contenant la quantité en achat ferme est remise à zéro. Une zone supplémentaire apparait contenant la quantité théorique (quantité en stock au moment du top de début).

b. Saisie de l’inventaire Vous pouvez utiliser vos lecteurs de code-barres ( douchettes ) associés aux postes de travail : dans ce cas, l’inventaire peut se faire « magasin ouvert » ; l’activité de la librairie (vente, entrée en stock, commandes, etc…) se poursuit pendant la saisie de l’inventaire. Vous pouvez aussi utiliser des terminaux portables spécifiques pour inventaire (TMIC loue ce type de matériel Telxon, Opticon) ou faire appel à des sociétés de

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service qui réalisent la saisie de votre inventaire. Dans ce cas, l’inventaire DOIT être fait « magasin fermé » : pas d’activité autre que la saisie de l’inventaire ( ni ventes, ni réceptions ). Il est à noter que dans tous les cas, l’inventaire réalisé « magasin fermé » est le plus sûr. L’inventaire peut être réalisé après la date de fin d’exercice comptable mais uniquement en mode « magasin fermé » si vous souhaitez utiliser le point « Ajustement à la date de Fin d’exercice ».

i. Saisie de l'inventaire avec lecteur de code-barre ( douchette ) : Menu STOCKS puis I - Saisie de l'inventaire La saisie est la même que pour les entrées de stock mais ELLIPSES mouvemente la zone contenant la quantité réelle. ATTENTION : Un article entré en stock par Réception des Commandes ou Entrée des Offices pendant la période d’inventaire est considéré comme Inventorié. Il ne faut PAS le saisir de nouveau dans l’inventaire, car cette quantité s’ajouterait à la quantité déjà entrée ! ATTENTION : Si vous faites l’inventaire magasin ouvert, c’est à dire qu’il y aura des ventes entre le Top de Début et le Top de Fin, 2 cas de figure peuvent fausser le résultat de l’inventaire, selon la façon dont se déroulent les évènements : - Cas d’un livre présent en rayon ET en réserve Par exemple, pour un livre, on a 3 exemplaires : 2 en réserve, et 1 en rayon :

- Saisie de la réserve en inventaire � Qté Inv = 2 - Vente de l’exemplaire rayon � Qté Inv = 2 – 1 = 1

En effet, pour le programme, rien ne différencie les 3 exemplaires.

- Il n’y en a plus en rayon, donc il ne sera pas re-saisi dans l’inventaire. - Top de Fin d’inventaire � Quantité réelle = 1 alors qu’on en a 2.

La seule parade possible est de saisir la réserve EN DERNIER. - Cas d’un livre présent à 2 endroits de la librairie ( un client l’a remis n’importe où ) Par exemple, pour un livre, on a 3 exemplaires : 2 à en endroit A , et 1 à un autre endroit B : - Saisie des 2 exemplaires de l’endroit A � Qté Inv = 2 - Vente de l’exemplaire de l’endroit B � Qté Inv = 2 – 1 = 1

En effet, pour le programme, rien ne différencie les 3 exemplaires.

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- Quand on passe en B, il n’y a rien à saisir : l’exemplaire a été vendu. - Top de Fin d’inventaire � Quantité réelle = 1 alors qu’on en a 2.

Il n’y a aucune parade à ce cas de figure.

ii. Saisie de l'inventaire avec des terminaux portables : Ces terminaux de la taille d’un téléphone portable possèdent un lecteur intégré, un petit écran de visualisation et un clavier pour saisir les quantités supérieures à 1. Chaque portable peut contenir jusqu’à 5000 code-barres différents. Le déchargement de leur contenu dans un ordinateur de votre réseau se fait par liaison câble ou infrarouge. L’avantage de ces terminaux portables est d’éviter de déplacer les livres pour les inventorier (cf. documentation spécifique d’utilisation des portables). L’inventaire avec les terminaux portables se fait en 2 étapes :

� saisie des code-barres et déchargement des terminaux, � intégration des fichiers de déchargement.

Les déchargements successifs des portables créent des fichiers différents sur le disque de l’ordinateur de vidage. Après déchargement, le contenu du portable est remis à zéro. Enfin quand l’intégralité de la librairie a été saisie, il faut intégrer dans la base Ellipses les fichiers déchargés (cf. documentation spécifique d’intégration des portables). Pour cela, au Menu Principal de Ellipses, : Aller dans le menu Utilitaires Choisir C - Compléments Puis Intégration des fichiers d’inventaire et suivre les indications de la documentation

c. Validez le top de fin d'Inventaire dans : ATTENTION : Pour cette opération, il faut que tous les postes du réseau aient quitté ELLIPSES ; STOCKS puis A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique F - Top de fin d'inventaire physique La conséquence du top de fin est de mettre fin à l’inventaire (les fonctions de saisie et d’intégration des portables deviennent invalides), de remplacer le stock théorique par le stock physique issu de l’inventaire et de créer un fichier d’inventaire que vous pourrez corriger, modifier, éditer sous différentes formes (Cf. les possibilités décrites dans la suite de cette documentation).

Page 88: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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d. Possibilité d'ajuster l'inventaire à la date de fin d'exercice : ATTENTION : Cette option ne peut être utilisée que si vous avez fait un inventaire magasin fermé, c’est à dire que vous ne DEVEZ PAS ouvrir la librairie ou faire des Ventes entre le top de Début et le top de Fin. Exemple : votre fin d'exercice comptable est le 31.12.04 mais vous n'avez effectué le top de fin d'inventaire que le 05.01.05. Vous pouvez utiliser la fonction STOCKS puis A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique A - Ajustement à la Fin de l'Exercice Cette fonction permet de corriger l'inventaire de tous les mouvements de stock (entrées, ventes, retours) qui se sont faits entre le 31.12.04 et le 05.01.05 et donc d'éditer un inventaire comme si vous l'aviez fini le 31.12.04. Il faut cependant noter qu’il est possible du fait de l’ajustement que la quantité inventoriée peut devenir négative (ex : cas où une quantité entrée en stock dans l’intervalle de date est supérieure à la quantité inventoriée). Dans ce cas de figure, il vous faudra corriger la quantité inventoriée par le biais de la fonction « Correction de l’inventaire » décrite ci-dessous.

2 – CORRECTION DE L’INVENTAIRE Cette fonction permet de corriger après le top de fin d’inventaire général, le fichier du dernier inventaire si vous avez oublié de saisir quelques articles dans l'inventaire ou fait quelques erreurs de saisie. Elle se trouve dans : A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique C - Correction de l'inventaire Elle permet les corrections suivantes : . modification des quantités (valider sur la colonne), . modification des prix d’achat HT et de vente TTC (valider sur la colonne), . suppression d'une ligne (touche SUPPR), . recherche par codes-barres, référence, titre, ISBN (touche INSER), . insertion d'une ligne (touche INSER), . visualisation de la fiche Inventaire (touche F), . visualisation de la fiche Article (touche A), . tri possible par éditeur (F6), rayon (F5), codes-barres (F7), prix d'achat

croissant (F11) ou décroissant (F12), . récupération des prix d’achats du fichier articles (F8)

Page 89: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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ATTENTION : Seul le fichier d’INVENTAIRE est modifié. Si vous voulez que les corrections de quantités soient reportées sur les fiches articles, vous devrez le faire manuellement en utilisant la touche A – ARTICLE qui vous permet de consulter chaque fiche article, puis en faisant des ALT P ou des ALT N.

3 – EDITIONS de L’INVENTAIRE Vous pouvez éditer (à l’écran ou imprimante) le récapitulatif par taux de TVA, le récapitulatif par rayons, les démarques positive et négative, l’inventaire général et Monory dans : STOCKS puis A - Programmes Annexes I - Opérations liées à l'inventaire P - Inventaire Physique I – Editions liées à l’inventaire physique Cette fonction permet d’imprimer les états d’inventaires correspondant au dernier inventaire effectué. L’inventaire général peut être édité : - pour les articles : - en Achat Ferme - en Dépôt - en prenant :

� un rayon � tous les rayons

- avec TRI sur : - Rayon + Auteur + Titre - Rayon + Collection + Titre - Rayon + Editeur + Titre - Editeur + Collection + Titre

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Page 91: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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LA PROVISION MONORY

Une mesure particulière a été prise en faveur des libraires, afin de tenir compte des ouvrages à commercialisation lente ou difficile. Les intéressés sont autorisés à constituer une provision ne dépassant pas 40 % de la valeur moyenne d’inventaire, apprécié sur trois exercices, des ouvrages neufs – autres que les livres d’enseignement, encyclopédie et collection de poche – publiés depuis plus d’un an, et dont le dernier réapprovisionnement remonte à plus de trois mois. Cette mesure prend le nom du politicien qui la mis en œuvre : la provision Monory. Le libraire peut grâce à Ellipses paramétrer les rayons qui seront affectés par la provision Monory tout en respectant le texte de loi ci-dessus. Il lui suffit pour cela d’aller dans les options des Fournisseurs et Tables, puis Rayons et de cocher l’option « rayon éligible à la provision Monory ? (oui/non)» (Fig.1).

Fig.1 : Comment définir si un rayon est éligible à la provision Monory

Page 92: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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L’édition concernée sera un état réalisé sous Crystal Report et qui sera disponible dans le menu Stock, aux opérations liées à l’inventaire physique puis aux éditions liées à l’inventaire ou au récapitulatif par rayon (Fig.2).

Fig.2 : Comment accéder à l’édition Monory

Puis il faut faire le choix n° 6 (Fig.3) en se positionnant dessus avec les flèches et en appuyant sur E pour une visualisation à l’écran ou I pour l’impression.

Fig.3 : édition Monory

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Lors de l’inventaire physique, les données rentrées par le libraire seront exploitées par Ellipses pour calculer la provision Monory. Les modalités de calcul seront, par rapport à la date d’inventaire :

• Stock A : Parution indifférente Dernière réapprovisionnement < 3 mois

• Stock B : Parution > 1 an Dernière réapprovisionnement > 3 mois et < 1 an

• Stock C : Parution > 1 an Dernière réapprovisionnement > 1 an et < 2 ans

• Stock Z : Parution > 2 ans Dernière réapprovisionnement > 2 ans

Ce sont les stocks B, C et Z qui représenteront le total de la provision Monory pour cet inventaire.

Ci joint (fichier Monory.pdf) un exemple d’impression de l’état à la provision Monory.

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LA GESTION DES VENTES A TERME DANS ELLIPSES (VERSION V6)

Vous disposez de 3 modes de gestion des Ventes à Terme :

− Facturation Immédiate et Paiement Différé, − Facturation consécutive à des Bons de Livraison, − Devis

Ces 3 modes font appel à la notion d’Entête de Commande Client (ECC)

1 NOTION D’ENTETE DE COMMANDE Un Entête de Commande Client, ou ECC correspond en général à une référence de commande client. Elle contient les informations nécessaires au traitement des articles qu’elle contient à savoir le client à livrer, le client à facturer et le mode de regroupement qui précise comment les articles livrés seront facturés. Il reste 2 modes de regroupement, soit par client, soit par commande.

- Par client Ce choix implique que les différents bons de livraison associés aux livraisons de la commande seront regroupés sur une seule facture avec les autres commandes de ce client pour lesquelles un regroupement par le client aura été choisi.

- Par la commande Ce choix implique que les bons de livraison relatifs aux livraisons de cette commande ne seront pas regroupés avec les autres commandes de ce client. Il y aura donc une facture par commande.

2 FACTURE DIFFEREE Le but de cette fonction est de permettre l’édition immédiate d’une facture, mais avec un paiement différé. Pour réaliser cette facturation, il faut procéder de la manière suivante :

- Touche N – Nouvelle vente, - Sélection des articles de la vente, - Touche ESC pour sortir du mode saisie, - Touche T – Type de Vente, - Touche D Facture Différée, - Sélection du client (première lettres ou � ou �) ou création du client par

F3, - Apparition de la grille Entête de commande pour saisie du numéro de

commande client (création par F3 ou sélection d’un numéro existant) et valisation,

- Touche F – Fin de Vente qui déclenche l’édition de la facture et son passage dans l’Echéancier Clients.

Page 96: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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3 BONS DE LIVRAISON ET FACTURATION On peut distinguer 3 étapes dans cette opération :

- La Vente par Bon de Livraison, - La Validation éventuelle du Bon de Livraison, - L’édition des factures.

a. Vente par Bon de livraison

La Vente s’effectue de la même manière que précédemment :

- Choisir la fonction V – Ventes, BL et Retour du menu VENTES, - Touche N – Nouvelle vente, - Sélection des articles de la vente, - Touche ESC pour sortir du mode saisie, - Touche T – Type de Vente, - Touche B pour bons de livraison, - Sélection ou création du client, - Validation sur le client, - Apparition de al grille ENTETE DE COMMANDE, - Sélection ou création du numéro de commande avec modification

éventuelle du paramètre mode de regroupement. Par défaut, c’est le mode de regroupement présent dans la fiche Client qui est proposé,

- Validation sur le numéro de commande choisi,

Les lignes du Bon de Livraison sont alors valorisées en tenant compte des condition de remise du Client et de son code tarif (MAJUSCULE) - Touche F – Fin de Vente pour déclencher l’édition du Bon de Livraison

qui est mémorisée dans le fichier des bons de Livraison en attente de facturation.

b. Validation des Bon de livraison

Les lignes de Bons de Livraison comportent un paramètre Action permettant de préciser si cette ligne doit être facturée (= Facturer) ou doit être gelée jusqu’à une prochaine facturation (En Attente). Ce paramètre est positionné par défaut à une valeur présente dans la fiche Client. Il peut être modifié avant la Facturation par une consultation des Bons de Livraison en attente de facturation :

- Touche T – Vente à terme - Touche L – Bons de livraison, - Choix du mode de recherche des bons de livraison, - Affichage des lignes du bon sélectionné, - Modification éventuelle du paramètre ACTION en validant sur ce

champ. On peut aussi à ce stade revenir sur les Entête de Commande pour modifier le paramètre mode de regroupement et changer ainsi la manière dont les bons de livraison seront regroupés sur les factures (par Client ou par Commande). On peut aussi changer de Client Facturé.

Page 97: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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c. L’édition des factures Elle se déclenche par les opérations suivantes :

- Touche I – Impressions du menu VENTES, - Touche F – Facturation des BL, - Sélection du type de facturation (par BL, Commande, Un seul client,

Tous les clients) - Saisie de la date ultime des bons à facturer.

Les factures s’éditent alors en regroupant les Bons de Livraison selon le critère mode de regroupement des commandes et en sautant les lignes En Attente des Bons de Livraison. Ces Factures passent ensuite dans l’échéancier Clients.

4 DEVIS On peut distinguer 2 étapes:

− Constitution / valorisation du Devis − Traitement du devis accepté

a. Constitution / valorisation du Devis

Cette fonction permet d’établir des devis en sélectionnant des articles comme dans une vente. Le stock de ces articles n’est pas décrémenté. Une fenêtre fait apparaître la valorisation totale du Devis en prix de vente et en prix d’achat, la marge brute, le coefficient de marge, la remise fournisseur totale. Le libraire peut ainsi jouer sur les prix unitaires des articles, les remises clients, et faire ainsi évoluer le contenu de la fenêtre de valorisation. �

Pour faire un Devis, il faut utiliser la séquence d’opération suivante : �

− Choix D – Devis du menu VENTE − Touche N – Nouveau Devis − Sélection d’un client ou création par F3 − Si le client en compte (sans *), apparition de la grille des

Entêtes de commande − Création par F3 d’une Entête de Commande − Constitution de lignes du Devis avec valorisation

Le Devis terminé, il peut ensuite être édité et envoyé au client pour confirmation (fonction I – Impression) Le devis retourné par le client peut être accepté soit en totalité, soit partiellement. Les modifications apportées par le client doivent être saisie et le devis éventuellement réédité.

b. Traitement des devis acceptés �

Cette phase consiste à définir les quantités livrables en fonction des stocks disponibles (phase automatique par F8/F9, ou manuelle). La fonction F – Fin de devis génère ensuite automatiquement un Bon de livraison pour les quantités livrables et des Commandes fournisseur pour les quantités non livrables.

Page 98: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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- Choix D – Devis du menu VENTE - Touche N – Nouveau Devis - Sélection d’un client ou création par F3 - Si le client en compte (sans *), apparition de la grille des Entêtes de

commande - Recherche du numéro de Commande associée au devis - Détermination des quantités livrables en fonction des stocks

disponibles soit automatiquement par les touches F8/F9, soit manuellement.

- Touche F – Fin de devis. La partie livrable devient soit un Bon de livraison, soit une vente. La partie non livrable devient une commande fournisseurs.

Page 99: DIFFERENTS MODES DE DEMARRAGE DE L'INFORMATISATION

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NOTES