DIAGNSTICO SITUACIONAL ARCHIVO CENTRAL DE LA PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROSINDICE1. Introduccin2. Finalidad3. Alcance4. Objetivo General5. Objetivo Especifico6. Datos Generales6.1. De la institucin6.2. Del encargado del Archivo6.3. Del Archivo6.4. Del rgano consultivo6.5. De los documentos de gestin archivstica6.6. Del personal6.7. Del local6.8. De la documentacin

7. Observaciones8. Recomendaciones

1. INTRODUCCION

La elaboracin de un diagnostico situacional permite conocer las condiciones en que se desarrolla cualquier actividad identificando los problemas existentes y aquellos potenciales con la finalidad de plantear las alternativas de solucin en concordancia con el anlisis expuesto.

En materia de archivo el presente diagnostico nos permitir detectar los problemas del Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros respecto a todos los procesos tcnicos (organizacin, descripcin, conservacin, servicio, transferencia, eliminacin, etc.), gestin administrativa, empleo de materiales y equipos, recursos humanos, seguridad y salud en el trabajo archivstico, actuacin del Comit de Evaluacin de Documentos dependencia orgnica del Archivo Central en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

2. FINALIDAD

El presente documento tiene como finalidad brindar informacin esencial sobre la realidad archivstica para desarrollar nuevas estrategias en cmo enfrentar las necesidades archivsticas en el Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros, sobre sus instalaciones y la documentacin que custodia, precisando sobre los principales problemas y deficiencias que aquejan a ella, as como tambin las condiciones que nos ha tocado afrontar como personal que labora en dicha unidad, y a su vez presentar las recomendaciones para ser tomadas en cuenta para el mejor tratamiento, crecimiento, manejo, control y disponibilidad de los documentos.

3. ALCANCE

El presente documento comprende al archivo ubicado en el distrito del Rmac.

4. OBJETIVO GENERAL

Realizar un diagnstico que refleje la realidad archivstica de la documentacin custodiada en el archivo central de la Presidencia del Consejo de Ministros.

5. OBJETIVO ESPECIFICO

Constituir un instrumento de gestin archivstica como es el Plan de Trabajo que establezca las pautas y procedimientos que orienten las actividades archivsticas a realizarse para la implementacin del archivo central de la Presidencia del Consejo de Ministros.

Establecer los lineamientos para el adecuado manejo de los documentos mediante la elaboracin de un proyecto de Manual de Procedimientos Archivsticos.

6. DATOS GENERALES

6.1. DE LA INSTITUCIN:

a. Nombre de la Institucin: PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

b. Direccin: Jirn Julin Pieiros N 290 Rmac.

c. Nombre del representante de la Institucin: Ing. Ren Cornejo Daz Presidente del Consejo de Ministros.

d. Nombre del jefe de quien depende el Archivo: Ing. Roberto Puyo Valladares Jefe de la Oficina de Sistemas de la Presidencia del Consejo de Ministros.

6.2. DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO:

a. Nombres y Apellidos: Lic. Juan Eduardo Flores Noriega.

b. Cargo: Coordinador del Archivo.

c. Profesin u ocupacin: Licenciado en Historia

6.3. DEL ARCHIVO:

a. Direccin del Archivo y/o Repositorio: Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros

Local:

Jr. Julin Pieiro N 290 - Rmac

b. Existe conocimiento de la terminologa archivstica dentro de la Unidad de Archivo.

6.4. DEL ORGANO CONSULTIVO

a. Se cuenta con un Comit Evaluador de Documentos, para asesora en materia de eliminacin y propuestas de transferencias archivsticas. Se deber definir las series documentales y entre otros diferentes instrumentos descriptivos para el archivo institucional.

6.5. DOCUMENTOS DE GESTIN ARCHIVISTICA

a. La Institucin cuenta: Manual de procedimientos archivsticos. Cuadro de Clasificacin.

El Archivo Central no se encuentra en la estructura orgnica de la entidad, desde el ao 2006 es una funcin dentro de la Oficina de Sistemas de la cual depende directamente, a su vez la Oficina de Sistemas depende de la Oficina General de Administracin

b. La institucin no cuenta con: Tabla General de Retencin de Documentos Plan Anual de Trabajo de Archivo Manual de Organizacin y funciones del archivo Tabla de retenciones de documentos Reglamento del Sistema Institucional de Archivos

Sin embargo, cuenta con Inventarios Electrnicos en base Excel que maneja el Archivo Central.

6.6. DEL PERSONAL

Existe (01) persona coordinadora del Archivo Central.

En la actualidad se cuenta con (09) personas quienes se ocupan en las labores primigenias del archivo central. Jefe y/o Responsable: (01)Administrativo: (03)Auxiliar: (02)Practicante: (03)

NombradosContratadosCapacitados en Archivo

Profesional3--

Tcnico1-2

Practicantes--3

6.7. LOCAL DE ARCHIVO

Infraestructura:El Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros se ubica desde 01 de Julio del ao 2013 en un ambiente aproximadamente de 755 metros cuadrados del Jr. Julin Pieiro N 290, Distrito del Rmac, local que antiguamente estuvo destinado al Estando de la Sal en cuyo interior compartes sus actividades con el Almacn General, CINDOC, Control Patrimonial y los Archivos de Procuradura, de la Secretaria de Gestin Publica y el Archivo Tcnico Nacional de Demarcacin Territorial.Hacia el lado derecho de las instalaciones del Archivo Central se encuentran, en ese orden la Va de Evitamiento de alto transito de vehculos de carga pesada y transporte pblico y el Rio Rmac, hacia el lado izquierdo colinda con la Municipalidad de Rmac.toda la infraestructura se encuentra en el Primer Piso y esta construido de material noble, concreto y ladrillo soportado por las columnas interiores principalmente, respecto a los repositorios se han considerado dos (2), el N 1 de aproximadamente 334 metros cuadrados y el N 2 de aproximadamente 277 metros cuadrados, la altura aproximadamente 6 metros permite una ventilacin natural y la posibilidad que a futuro se pueda adicionar un segundo nivel de estanteras.Segn el orden de importancia se ha considerado un rea administrativa (Oficina) y para consulta de documentos, un rea de trabajo tcnico (organizacin, descripcin, etc.) y un rea para la recepcin de las transferencias provenientes de todas las Unidades Orgnicas de la PCM.Se puede aprovechar dicho ambiente tanto para el Repositorio y las reas de trabajo de los procesos tcnicos archivsticos. (ver anexo 1)

CONSTRUCCIN MATERIAL NOBLEADOBEQUINCHAPRE FABRICADOOTROS

TechoX

ParedX

PisoX

Observaciones:

TENENCIA Y CONDICIONES DEL LOCAL:

En cuanto a la distribucin del espacio, la estantera ocupa un 10% del rea, la documentacin tanto en paquetes como en cajas de Archivo ocupa el 60%, restando un 30% para las labores propias del archivo, en donde se cuenta con equipo informtico, muebles, mesa de trabajo y materiales. No se cuenta con otro ambiente propicio para el crecimiento del archivo. El local se encuentra en una zona del Rmac con cierta incidencia de problemas de seguridad que podra afectar a las instalaciones y/o equipos as como a los propios trabajadores.

ILUMINACIN:

Es artificial, contando con fluorescentes de barra en grupo de (03) por cada ambiente, adems es importante resaltar la disposicin de ventanas (o entradas de luz y aire) que se encuentran ubicadas por necesidades de ventilacin (ver anexo 3, 4).

ESTADO DE LAS INSTALACIONESBUENAMALAOTROS

ELECTRICASXPuede mejorar

VENTILACINregular

SANITARIASCercanas al rea de Archivo

MOBILIARIO Y EQUIPOSMobiliario / EquipoCANTIDAD

Mesas de trabajo04

Extintores06

Escritorios07

Sillas10

Computadora06

Aspiradoras-

Ventiladores03

Fotocopiadora01

Impresora04

Escner01

Detector de Humo01

Extractor de aire-

Materiales de EscritorioExisten

Materiales de Seguridad Para trabajo en archivo

Botiqun01

OTROS0

Observaciones: Se debe disponer de las medidas de seguridad tanto para los documentos como para la seguridad del personal que labora en dicha rea (zonas de seguridad, etc.). No se puede afirmar si existe un plan de contingencia contra siniestros.

ESTANTERATipoCaractersticas

CantidadMaterialN de CuerposN de baldas

Fija28Metal - ngulo ranurado doble5 6

Corrediza0000

(ver anexo 4)

6.8. DE LA DOCUMENTACIN

a. CANTIDAD

Unidades de conservacin

Primer PisoTotal

Cajas archiveras30 mil0

Paquetes (transferencia)2000

b. FECHAS EXTREMAS: Desde el ao 1969 a la actualidad.c. UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO: Dentro del Archivo existen:

Cajas archiveras que custodian Resoluciones Supremas, Resoluciones Ministeriales, Resoluciones Directorales, Resoluciones Directorales, Planilla de Haberes, Legajos de Personal, Correspondencia (Memo, Oficios, etc.), Contratos, entre otra documentacin.Tambin existe un grupo de comprobantes de pago acumuladas en uno de los rincones del archivo.

Archivadores de palanca, en donde se encuentran la documentacin recientemente transferida por las diversas oficinas, correspondencia: como oficios, memoranda, informes, hojas de trmite, indistintamente tambin se cuenta con Resoluciones Jefaturales, entre otros documentos.

Empastados, en apariencia esto es resultante de una actividad para asegurar la integridad y correlatividad de los documentos. Como se tuvo a bien constatar pueden empastarse cualquier tipo de documentos.

c. ORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACION:

La organizacin preliminar se dispone por diferentes tipos documentales o en su defecto en series fcticas:

Comprobantes (en reducido nmero de empastados) Resoluciones Jefaturales Oficios (por numeracin y correlatividad) Memoranda (por numeracin y correlatividad) Hojas de trmite Informes (por numeracin y correlatividad) Entre otros

Se identifica en la gran mayora de casos la disposicin de todas estas series por ao y orden del nmero de cajas de archivo.

e. INSTRUMENTOS Y AUXILIARES DESCRIPTIVOS:

Existen lo instrumentos descriptivos tales como Inventario de Series Documentales, Tabla de retencin de Documentos, etc.

SELECCIN DOCUMENTAL:

Existe registro de las transferencias realizada a este archivo.

Se cuenta con dato estadstico, mensual o anual, sobre la cantidad o volumen que traslada hacia este local de Archivo en el Rmac.

7. OBSERVACIONES

El principal problema que se presenta en el archivo es la falta de espacio, ante la inminente transferencia de documentos de las diferentes oficinas y unidades orgnicas, es necesario adecuar el actual espacio que se tiene, realizando la seleccin de la documentacin, para su posterior Eliminacin a cargo del Archivo General de la Nacin.

Falta de recursos materiales, tecnolgicos, logsticos, etc. que sean necesarios y colmen las expectativas para necesidad del trabajo que se realizarn en Archivo Central, llmese Equipo Informtico con acceso a la red interna e Internet, telfono; y para lo que se refiere en el trabajo propiamente de las personas adscritas al archivo para cuidar por su integridad fsica: guantes, mascarillas, guardapolvos, alcohol, jabn carblico, toallas, lentes contra el polvo (si fuera el caso) para una adecuada Organizacin, Conservacin y Servicio de los documentos.

La situacin en el Archivo existe muebles pero muchos de ellos estn en regular estado y/o se encuentran en deterioro progresivo por la exposicin al polvo, sin mencionar que dicha locacin se encuentra en una zona de la ciudad alejada del local central de la Presidencia del Consejo de Ministros para que puedan absolver oportunamente las consultas. Por eso la necesidad de contar con medios electrnicos apropiados como son: una lnea telefnica, que no existe, un equipo informtico ptimo pues con el que se cuenta no posee las caractersticas que colmen en tanto se tenga la necesidad de informar e ingresar documentos con la seguridad que estos no se perdern.

8. RECOMENDACIONES

Siendo importante esta ltima parte del presente documento, a continuacin se proceder a brindar las recomendaciones del caso en la medida de quien suscribe se bas en hechos y visitas efectivas durante la primera semana de trabajo en dicha institucin:

Espacio: Como se dej asentado lneas arriba, la locacin del Archivo de Central de Presidencia del Consejo de Ministros ser mientras tanto un lugar propicio para continuar con las labores propias del archivo sin embargo es menester resaltar la importancia de la futura documentacin que va a ser dispuesta por todas la oficinas de la Presidencia del Consejo de Ministros hacia el Archivo Central. Es as que primero, se debe procurar el ordenamiento de todas las series documentales en dicho Archivo; segundo, siendo por lo pronto el adecuado, debe proyectarse un nuevo local con mayor capacidad para instalar el inmenso volumen de documentos como pueden ser los distintos tipos de Resoluciones y los dems documentos como son la correspondencia, Resoluciones Jefaturales, entre otros, acondicionando espacios ms amplios para la adecuada conservacin en un nivel del local o que se pueda proyectar el crecimiento vertical del archivo central para aprovechar dicho espacio a todo nivel; tercero, brindar capacitacin a todos los funcionarios de dicha oficina para poder brindar los alcances en cuanto se deba ir instruyendo en la nueva visin de trabajo; cuarto, que se disponga de los materiales informticos ptimos, acceso a la red para el intercambio de informacin adems de mantener una comunicacin fluida a travs de los informes peridicos, sobre los avances en el desarrollo del archivo del Archivo Central.

En tanto el espacio dispuesto en el local de archivo del Rmac debera repotenciarse en cuanto a equipo logstico y de comunicaciones, indicando que, mucha de su estructura y espacio, se encuentra en un momento ptimo donde la documentacin puede tratarse con disponibilidad para que tambin pueda servir de acopio de las futuras transferencias documentales debidamente ingresadas e identificadas para as hacer del servicio documental en el archivo un procedimiento eficiente.

La necesidad de contar con un rgano Administrador de documentos para que se trabaje de manera coordinada con las diferentes oficinas y rganos de lnea siendo a su vez orientado por los criterios tcnicos archivsticos del ente rector de los documentos como es el Archivo General de la Nacin.

Debe existir una comunicacin fluida entre el Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros y las diversas oficinas de la misma para realizar las coordinaciones sobre la transferencia de documentos.

El tratamiento de muchos de los documentos se procede en base a una necesidad bsica que no responde a los estndares de la archivstica, es as que se sugiere la aplicacin del cuadro de clasificacin de documentos empezando por el nivel de archivo de gestin de todas las oficinas y unidades orgnicas.

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