DED448_Section 5 - Part 1

Διδάσκων: Δρ. Βαγγέλης Μονοχρήστου

Πανεπιστήμιο ΚύπρουΤμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων και Δημόσιας Διοίκησης

ΔΕΔ 448: Προγραμματισμός και Διοίκηση Έργων

Χειμερινό Εξάμηνο 2015

Ενότητα 5: Σχεδιασμός Έργου (Μέρος Α)

ΔΕΔ 448: Προγραμματισμός και Διοίκηση Έργων Δρ. Βαγγέλης Μονοχρήστου, 2015Slide 2

Κύκλος Διαχείρισης ΈργουΟμάδες Εργασιών - Process Groups

Source: PMBOK 5th Edition


Κύκλος Διαχείρισης ΈργουProcess Group and Knowledge Area Mapping



Κύκλος Διαχείρισης ΈργουΣτάδιο Σχεδιασμού Στόχος ο Σχεδιασμός του Πλάνου Διαχείρισης Έργουπου περιλαμβάνει μεταξύ άλλων: Συλλογή Απαιτήσεων Καθορισμός Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου Δημιουργία Δομής Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Καθορισμός και σχεδιασμός αλληλουχίας Εκτίμηση Πόρων και διάρκειας Δραστηριοτήτων Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος Εκτίμηση Κόστους και καθορισμός Προϋπολογισμού Ανάπτυξη Πλάνου Ανθρώπινου Δυναμικού Αναγνώριση Κινδύνων Ποιοτική και Ποσοτική Ανάλυση Κινδύνων Σχεδιασμός Απόκρισης σε Κινδύνους


Κύκλος Διαχείρισης ΈργουΣτάδιο Σχεδιασμού



Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management)

Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) Αφορά τη διαδικασία καθορισμού και τεκμηρίωσης των αναγκών(needs) και προσδοκιών (expectation) των εμπλεκομένων(stakeholders) με σκοπό να αποτελέσουν τις απαιτήσεις(requirements) που θα πρέπει να ικανοποιηθούν από το προϊόν /έργο. Αυτές οι απαιτήσεις θα πρέπει να εκμαιευτούν, καταγραφούν καιαναλυθούν λεπτομερώς. Όλες οι λεπτομέρειες του έργου (κόστη, χρονοδιαγράμματα,σχεδιασμός ποιότητας, κτλ.) βασίζονται σε αυτές τις απαιτήσεις.


Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management) Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) – Εργαλεία και

Τεχνικές Συλλογής: Συνεντεύξεις (Interviews) Ομάδες Εστίασης (Focus Groups) Υποβοηθούμενες Συναντήσεις Εργασίας (Facilitated Workshops) Τεχνικές Δημιουργικότητας σε επίπεδο ομάδας (Group CreativityTechniques): Συναντήσεις ανταλλαγής ιδεών (Brainstorming) Ονομαστική Τεχνική (Nominal Group Technique) Τεχνική Delphi (The Delphi Technique) Χαρτογράφηση ιδεών (Idea / Mind Mapping) Διαγράμματα Συνάφειας (Affinity Diagrams)

Ερωτηματολόγια και Έρευνες (Questionnaires and Surveys) Παρατήρηση (Observation) Πρωτότυπα / Αρχέτυπα (Prototypes) Document Analysis


Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρους / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management)

Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) – Εκροές(Outputs): Τεκμηρίωση Απαιτήσεων (Requirements Documentation) Στόχος είναι να περιγραφούν όλες εκείνες οι απαιτήσεις που πρέπει νακαλυφθούν από το προς ανάπτυξη έργο / προϊόν / υπηρεσία Η περιγραφή αυτών των απαιτήσεων μπορεί να ξεκινήσει αρχικά σευψηλό επίπεδο, σταδιακά όμως αυτές γίνονται ολοένα και πιολεπτομερείς Η οργάνωση ενός εγγράφου απαιτήσεων μπορεί να ποικίλει από μιααπλή λίστα απαιτήσεων κατηγοριοποιημένη ανά εμπλεκόμενο καιπροτεραιότητα, μέχρι ενός αναλυτικού εγγράφου με λεπτομερείς φόρμεςγια κάθε απαίτηση


Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρος / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management)

Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) – Εκροές(Outputs): Πλάνο Διαχείρισης Απαιτήσεων (Requirements Management

Plan). Στόχος είναι να περιγραφεί ο τρόπος με τον οποίο θα γίνεταιη ανάλυση, τεκμηρίωση και διαχείριση των απαιτήσεων κατά τηδιάρκεια του έργου. Το πλάνο διαχείρισης των απαιτήσεων μπορείνα περιλαμβάνει ενδεικτικά: το πως προγραμματίζονται, καταγράφονται και γίνονται οι ενημερωτικέςαναφορές για τις ενέργειες που υλοποιούνται και αφορούν τη συλλογήτων απαιτήσεων τις ενέργειες διαχείρισης των αλλαγών (διαδικασία αίτησης,καταγραφής, αξιολόγησης, έγκρισης, περαιτέρω διαχείρισης κάθεαλλαγής) τις διαδικασίες προτεραιοποίησης των απαιτήσεων τη δομή ιχνηλασιμότητας που θα χρησιμοποιηθεί



Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) – Εκροές(Outputs): Μήτρα Ιχνηλασιμότητας Απαιτήσεων (Requirements

Traceability Matrix): Αφορά έναν πίνακα όπου καταγράφεται γιακάθε απαίτηση η προέλευσή της και η «πορεία» της κατά τηδιάρκεια του έργου. Ενδεικτικά μπορεί να καταγράφονται ταακόλουθα δεδομένα: η «πορεία» ικανοποίησης των απαιτήσεων σε σχέση με τιςεπιχειρησιακές ανάγκες, ευκαιρίες, στόχους η «πορεία» ικανοποίησης των απαιτήσεων σε σχέση με τους στόχους τουέργου η «πορεία» ικανοποίησης των απαιτήσεων σε σχέση με τα παραδοτέατου έργου η «πορεία» ικανοποίησης των απαιτήσεων σε σχέση με τον σχεδιασμότου έργου η «πορεία» ικανοποίησης των απαιτήσεων σε σχέση με τα σενάριααποδοχής (test scenarios)



Requirements Traceability Matrix Sample



Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρος / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management) Συλλογή Απαιτήσεων (Collect Requirements) –

Προτεραιοποίηση (Prioritization): MOSCOW Must have Requirements - Απαιτήσεις που πρέπει νακαλυφθούν, οι οποίες είναι ζωτικές και δεν μπορούν ναμείνουν εκτός Should have Requirements - Απαιτήσεις που χρειάζεται νακαλυφθούν, οι οποίες είναι σημαντικές, αλλά η επιτυχία τουέργου δεν εξαρτάται από αυτές. Εξ’ αιτίας χρονικώνπεριορισμών μερικές από αυτές θα μπορούσαν να μείνουνεκτός. Could have requirements - Απαιτήσεις που θα μπορούσαν νακαλυφθούν, οι οποίες μπορούν να μείνουν εκτός χωρίς ναυπάρξει κάποια επίπτωση Would like to have - Απαιτήσεις που δεν θα καλυφθούν, οιοποίες είναι επιθυμητές αλλά δεν περιλαμβάνονται στοφυσικό αντικείμενο (εύρος) του έργου



Καθορισμός Εύρους (Define Scope) Έχοντας στα χέρια μας το καταστατικό του έργου και τιςαπαιτήσεις του προχωρούμε στη διαδικασία ανάπτυξης μιαςλεπτομερούς περιγραφής του έργου και του τελικούπροϊόντος / υπηρεσίας που θα αναπτυχθεί / παρασχεθεί. Στηνπράξη, γίνεται ένας πολύ πιο αναλυτικός καθορισμός τωνδεδομένων του έργου που καταγράφηκαν κατά την Φάση τηςΈναρξης (Initiation Phase), αφού τώρα πια έχουν γίνειγνωστές πολύ περισσότερες λεπτομέρειες που αφορούν τοέργο Στην ουσία, προσδιορίζουμε το φυσικό αντικείμενο του έργου Ο προσδιορισμός αυτός, ενδεχομένως να μην είναι οριστικός.Οι πληροφορίες που θα συλλέγουμε κατά την εξέλιξη τουέργου, θα μας επιτρέπουν να τον εμπλουτίζουμε αλλά και νατον συγκεκριμενοποιούμε



Καθορισμός Εύρους (Define Scope) – Εκροές (Outputs): Δήλωση Εύρους Έργου (Project Scope Statement):Περιγράφονται, λεπτομερώς, τα παραδοτέα του έργου και ο τρόπος(εργασίες) που απαιτείται για την υλοποίηση αυτών τωνπαραδοτέων Το έγγραφό αυτό προτείνεται να περιλαμβάνει την περιγραφή: του εύρους του έργου (σαφή περιγραφή των χαρακτηριστικών τουτελικού προϊόντος) των κριτηρίων τελικής αποδοχής των παραδοτέων του έργου των εξαιρέσεων του έργου (π.χ. τις απαιτήσεις των χρηστών που δενπεριλαμβάνονται τελικώς στο έργο) των περιορισμών του έργου των προϋποθέσεων που έχουν ληφθεί υπόψη και των επιπτώσεων πουμπορεί να έχει η κακή εκτίμησή τους



Δημιουργία Δομής Ανάλυσης Εργασιών (Create WorkBreakdown Structure) Αφορά τη διαδικασία υποδιαίρεσης των παραδοτέων τουέργου και των απαραίτητων εργασιών σε μικρότερα,ευκολότερα διαχειρίσιμα «μέρη» "The process of subdividing project deliverables and project

work into smaller, more manageable components” (PMBOK 5thed.) Οι αναλυτικές εργασίες που πρέπει να υλοποιηθούνπεριλαμβάνονται στο χαμηλότερο επίπεδο ανάλυσης του WBSκαι ονομάζονται πακέτα εργασίας (work packages) Κάθε πακέτο εργασίας μπορεί να προγραμματιστεί χρονικά,να εκτιμηθεί κοστολογικά, να παρακολουθείται και να

ελέγχεται



WBS Example



Δημιουργία Δομής Ανάλυσης Εργασιών (Create WBS) Τεχνική Υποδιαίρεσης / Διάσπασης (Decomposition):Αφορά την υποδιαίρεση των παραδοτέων του έργου σεμικρότερα μέρη, μέχρις ότου η εργασία που πρέπει ναεκτελεστεί να περιγραφεί στη μέγιστη δυνατή ανάλυση σεεπίπεδο πακέτου εργασίας. Η συγκεκριμένη διαδικασίαπεριλαμβάνει συνήθως τις ακόλουθες ενέργειες:

1. αναγνώριση και ανάλυση των παραδοτέων και των συναφώνεργασιών2. οργάνωση και δόμηση του WBS3. διάσπαση των ανώτερων επιπέδων ανάλυσης σε αναλυτικότερασυστατικά «μέρη»4. ανάπτυξη και ανάθεση κωδικών αναγνώρισης των πακέτωνεργασίας5. επιβεβαίωση ότι ο βαθμός διάσπασης (ανάλυσης) είναι επαρκής



Α WBS by Phase:



A WBS by major Deliverables:



Δημιουργία WBS – Τρόποι Παρουσίασης Η Δομή Ανάλυσης Εργασιών μπορεί να παρουσιαστεί με δύοτρόπους: Διαγραμματικά με ιεραρχική δομή Ως κείμενο αριθμημένης (ιεραρχικής) δομής

ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΟΙΚΙΑΣ

ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΑ

ΘΕΜΕΛΙΑ ΤΟΙΧΟΙ &ΣΤΕΓΗ

ΥΔΡΑΥΛΙΚΑ

ΣΩΛΗΝΩΣΕΙΣ ΑΠΟΧΕΤΕΥΣΗ



Δημιουργία WBS – Τρόποι Παρουσίασης



Δημιουργία WBS – Επίπεδα



Δημιουργία WBS – Επίπεδα Με κάθε επιπλέον επίπεδο που προστίθεται στηνWBS, τοαντικείμενο εργασιών υποδιαιρείται σε περισσότερα πακέταεργασιών, με αντίστοιχη αύξηση του βαθμού λεπτομέρειας Στην πράξη 3 ή 4 επίπεδα ανάλυσης αρκούν για να επιτευχθεί τοεπιθυμητό επίπεδο προγραμματισμού και ελέγχου Η προσθήκη περισσοτέρων επιπέδων καθιστά την βάση τηςπυραμίδας που διαμορφώνει η WBS υπερβολικά δύσκολη στον

χειρισμό της Αν απαιτούνται περισσότερα επίπεδα από 3 ή 4 τότε υποδιαιρούμετο αρχικό έργο σε υποέργα



Δημιουργία WBS - Επίπεδα Ο αριθμός των επιπέδων εξαρτάται από τους παρακάτωπαράγοντες: Επίπεδο λεπτομερούς ανάλυσης Επίπεδο κινδύνου Επίπεδο ελέγχου Ακρίβεια της εκτίμησης Αξία των πακέτων εργασιών Εργατοώρες των πακέτων εργασιών



Δημιουργία WBS - Επίπεδα Τα πακέτα εργασιών (διεργασιών ή δραστηριοτήτων) πουορίζονται κατά τη δομική ανάλυση του έργου πρέπει ναείναι:1. διαχειρίσιμα2. ανεξάρτητα3. ολοκληρωμένα4. μετρήσιμα



Top DownBottom Up

Λίστες δραστηριοτήτων πουδημιουργούν οι εμπλεκόμενοι οιοποίες στη συνέχεια οργανώνονταισε ομάδες (“sticky-note” method)(ενθαρρύνει τη συμμετοχή, ξεκινάεύκολα και δεν απαιτεί χρήσησυγκεκριμένης ορολογίας)Δημιουργία μιας ανάλυσηςδραστηριοτήτων από πάνω προςτα κάτω με αυξανόμενο επίπεδολεπτομερειών (μειώνει τησυμμετοχή, η πρόοδος ανάπτυξηςείναι αργή)

Δημιουργία WBS – Μέθοδοι Ανάπτυξης



Δημιουργία WBS – Bottom up ΜέθοδοςCreate the “to-do”list of workOrganize the“to-dos”Review and Adjustwith groupCorrectandComplete?

WBS CompleteYesNo


Στάδιο ΣχεδιασμούΔιαχείριση Εύρος / Φυσικού Αντικειμένου (Scope Management) Δημιουργία WBS – Bottom up Μέθοδος (2) Create the “to-do” list of work

Discuss with your team “WHAT” is to be delivered No-limitations brainstorming Create a first draft written list of work

Organize the “to-dos” Compile list into tool that allows all participants easy access Take very detailed, but related steps and group them into tasks. Name the task Take related tasks and group them into activities. Name the activity Group activities into phases

Review and Adjust with group Present to the group what has been done Go through structure, fix and confirm groupings. Adjust names Add additional forgotten tasks or activities

Correct and Complete? At the lowest level you should be able to: Name all the deliverables; e.g. scope definition document, painted exterior Indicate Dependencies Apply approximate duration Assign a resource role; e.g. carpenter, tester



Δημιουργία WBS – Top Down ΜέθοδοςChoose yourmodelVerify highest levelPhases / Deliverables

Review, Verify and /or modify thenext subsequent level

Can adequateestimations bemade atthis level? WBS CompleteYesNo

Confirm lowestlevel



Δημιουργία WBS – Top Down Μέθοδος (2) Choose your model

Review various life cycle models, similar project’s WBS, or life cycle templates Choose a model closest to your specific project

Verify highest level Phases / Deliverables Verify phases represent the major deliverables of your project Verify purpose/need of each phase or major deliverable Determine if a previous project completed a major phase, e.g. Feasibility. Choose toa) eliminate phase, or b) modify phase for review of previous completed work

Can adequate estimations be made at this level? Can it be completed within a 2 – 3 week period? Adequate may change over the course of the project Estimating a major deliverable that will be produced 6 – 12 months out may not bepossible Different levels of decomposition is appropriate for each of the major deliverables /phases



Δημιουργία WBS – Top Down Μέθοδος (3) Review, Verify and / or modify the next subsequent level Verify, from the model, the next subsequent level’s, more specific workdetail Choose the appropriate work elements. Elements should be described intangible, verifiable results in order to facilitate the project progress Repeat step 3 for each work element that you have chosen necessary forthe project

Confirm lowest level Are the lower-level items both necessary and sufficient? If no, combineitems, add to, delete, redefine Does the work item description provide a scope? If no, revise or expandthe descriptions Can the item be scheduled? Budgeted? Assigned to a specificorganizational unit (e.g., department, team, or person)? If no, the itemmust be modified, split, redefined

DED448_Section 5 - Part 1

Documents

Transcript of DED448_Section 5 - Part 1