Decembar 2012

Structural Funds2007 - 2013

Regional Office for Cros-border Cooperation Timisoara

EUROPEAN UNION

GOVERNMENT OF SERBIAGOVERNMENT OF ROMANIA

Common borders. Common solutions.

PROGRAM PREKOGRANIČNE SARADNJE RUMUNIJA – SRBIJA

ODELJENJE ZA PRVOSTEPENU KONTROLUSektor za ugovaranje i finansiranje programa iz sredstava EU

Ministarstvo finansija i privrede

Decembar 2012



EUROPEAN UNION




OSNOVNA PRAVILA IZVEŠTAVANJA



EUROPEAN UNION




Pružanje informacija o napretku projektaNadoknada priznatih troškovaProjektne aktivnosti se predfinansiraju iz sopstvenih izvora i dobija se 15% avansaSredstva moraju biti potrošena da bi bila prikazana u izveštajimaKorisnicima se nadoknađuje 85% priznatih troškova

Cilj podnošenja izveštaja i pravila finansiranja projekta:



EUROPEAN UNION




Rokovi za podnošenje izveštaja i izdavanje Validacije troškova (Expenditures Validation Statement):

Izveštajni period

Podnošenje izveštaja

prvostepenoj kontroli

Sprovođenje prvostepene

kontrole i izdavanje Validacije

Dostavljanje zahteva za nadoknadu sredstava

JTS-u

15 dana 60 dana 15 dana



EUROPEAN UNION




Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekataSektor za ugovaranje i finansiranje programa

iz sredstava Evropske unijeMINISTARSTVO FINANSIJA I PRIVREDE

Kneza Miloša 20, Beograd

Obavezno naznačiti:Naziv projekta ili akronim projekta Broj projekta (MIS code)Izveštajni period IPA program prekogranične saradnje Rumunija - SrbijaDelovodni broj dodeljen od strane Ministarstva finansija i privrede

Adresa na koju se šalju izveštaji:



EUROPEAN UNION




Ugovor o donaciji (Subsidy contract) Ugovor o partnerstvu (Partnership agreement)Aplikacioni formular (Application Form)Dokumentacija o otvaranju projektnog računa u banci

Napomena: dostaviti kopiju i elektronsku verziju na CD-u

Dokumentacija koju je neophodno dostaviti uz prvi izveštaj:



EUROPEAN UNION




TERENSKA KONTROLA Učestalost kontrole na terenu zavisiće od procene rizika prisutnog na projektu, a predmet kontrole su sprovedene aktivnosti, nabavljena oprema (vrsta, količina, gde je smeštena, da li se koristi u projektne svrhe i sl.), vidljivost projekta

PRIHODI Eventualno ostvareni prihod (Revenues) koji proizilazi iz aktivnosti na projektu potrebno je prikazati na predviđenom mestu u finansijskom izveštaju, a za iznos ostvarenih prihoda biće umanjeni verifikovani troškovi

OSLOBAĐANJE OD PDV-AElektronska pošta: [email protected]

Važne informacije:



EUROPEAN UNION




1. Propratno pismo – Request for FLC2. Izveštaj o ostvarenom napretku na projektu (Progress Report): - štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u)3. Finansijski izveštaj (List of eligible expenditures i Situation of

expenditures): - štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u)4. Neophodnu propratnu dokumentaciju kojom se pravdaju troškovi

prikazani u izveštaju (original+kopija)5. Statement regarding equality and respect for environmental

legislation i Statement from partners that the reported expenditure related to the project were not double financed

6. Tabela za plaćene tendere - MIS ETC Required data7. Analitičke kartice

Koja dokumenta izveštaj obuhvata?



EUROPEAN UNION




POPUNJAVANJE NARATIVNOG I FINANSIJSKOG

IZVEŠTAJA



EUROPEAN UNION




Opšti podaci o partneru i projektuPrikaz preduzetih aktivnosti na projektu, rezultata ostvarenih u izveštajnom periodu i rezultata koji se očekuju Informacije koje se odnose na eventualne problemePodaci o eventualno izvršenim izmenama na projektu koje iziskuju izradu Aneksa ugovora o donacijiDetalji o javnim nabavkama na projektuPodaci o indikatorima, vidljivosti projekta i publicitetu

Narativni deo izveštaja (Progress Report) sadrži:



EUROPEAN UNION




Iskazuju se celokupni projektni troškovi – bez obzira da li su stavljeni na teret sredstava EU ili sredstava sopstvenog učešća u budžetu projektaTroškovi se iskazuju u evrima

(kurs koji važi u mesecu kada izveštaj stigne u Ministarstvo finansija i privrede)

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=enTroškovi moraju biti u skladu sa aktivnostima predviđenim aplikacionim formularom i odobrenim budžetimaSvi prikazani troškovi moraju biti propraćeni odgovarajućom dokumentacijomTroškovi se kontrolišu 100%

Finansijski deo izveštaja (Financial Report):



EUROPEAN UNION




Stvarno nastali, plaćeni od strane korisnika i dokaziviMoraju nastati u periodu implementacije projekta

(izuzetak - troškovi pripreme projekta koji moraju da budu plaćeni najkasnije u toku prvog izveštajnog perioda)

Moraju biti plaćeni najkasnije do kraja izveštajnog perioda za koji se podnosi izveštaj, a prijavljeni najkasnije u sledećem izveštajnom periodu

(izuzetak – dozvoljeno plaćanje 30 dana po završetku projekta)Moraju biti u skladu sa EU regulativom, nacionalnim zakonodavstvom i programskim pravilimaNastali na definisanoj teritoriji implementacije Programa

Troškovi - opšta pravila prihvatljivosti:



EUROPEAN UNION




PDVCarine i uvozne dažbine ili neke druge dažbineTroškovi konverzije - gubici prouzrokovani razlikom u kursuKupovina polovne opremePozicije i aktivnosti koje se već finansiraju iz drugih izvora – duplo finansiranjeKamate na pozajmice i kredite

Napomena: lista nije konačna

Primeri troškova koji se ne mogu smatrati prihvatljivim:



EUROPEAN UNION




Ukoliko za dve ili više stavki u planu nabavke planirate da pozovete istu firmu (nakon istraživanja tržišta), potrebno je da objedinite nabavkuNije dozvoljeno raspisivanje tendera na drugačiji iznos od predviđenog u planu nabavke (ni više ni manje)Nije prihvatljiva ponuda čiji iznos prevazilazi maksimalno dozvoljeni budžet kao ni iznos na koji je tender raspisan (usluge) Nije prihvatljivo angažovanje spoljnih eksperata ukoliko u okviru organizacije postoji osoba sa odgovarajućim kvalifikacijamaNije prihvatljivo da nekog iz vaše organizacije angažujete kao spoljnog ekspertaPrilikom sastavljanja tehničke specifikacje nije prihvatljivo da navedete marku opreme ni nazive brendova: Windows, Intel,itdObavezno je da tender u potpunosti odgovara budžetu i planu nabavke u pogledu predmeta nabavke (ništa ne sme biti dodato niti izostavljeno)

Napomene-javne nabavke:



EUROPEAN UNION




PRAVDANJE PRIJAVLJENIH TROŠKOVA



EUROPEAN UNION




I Project preparation II Investments in land and constructionsIII Staff IV Consultancy, external expertise and other external servicesV Equipment and goodsVI Administration costsVII Information and publicityVIII Taxes and chargesIX Contingency

Budžetska zaglavlja (BH):



EUROPEAN UNION




Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavkeOdluka o formiranju evaluacione komisije, uz biografije svih članova (odnosi se na sve javne nabavke)Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stiglePotpisan ugovorPredračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz bankePrivremenu/ okončanu situaciju sa specifikacijom troškova Poštovanje vidljivosti projekta

(uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)

BH II – INVESTMENTS IN LAND AND CONSTRUCTIONS:



EUROPEAN UNION




III.1.1 Troškovi prevoza(bira se najekonomičniji vid transporta)

Putovanje automobilom - putni nalog za putnički automobil - evidencija pređenih kilometara mora biti realna - računi za gorivo - izvod / blagajnička dokumenta - normativ koji određuje potrošnju goriva u organizaciji - obračun pređena kilometraža x potrošnja prema normativu - odluka o korišćenju privatnog automobila u službene svrhe uz obrazloženje

Putovanje vozom / autobusom Napomena: računi za putarine, parking i sl. nisu prihvatljiv trošak

BH III STAFF:III.1 Troškovi putovanja projektnog tima



EUROPEAN UNION




III.1.2 Troškovi smeštajaPutni račun sa iskazanim troškovima smeštajaIzvodHotelski račun (hotel sa 3 zvezdice)

III.1.3 DnevniceNalog za službeno putovanje Odluka o upućivanju na službeno putovanje u inostranstvoPutni račun, izvod / blagajnička dokumentaIzveštaj sa službenog putovanjaDokazi da je putovanje izvršeno (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)



EUROPEAN UNION




Odluka o formiranju projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)Ugovori za članove projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)Popunjeni obrasci “Time-sheet” Dokazi da su opisane aktivnosti realizovane (zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)Obračun troškova projektnog tima Overeni i potpisani primerci obračuna zarada (platni listići)Izjava o plaćenim porezima i doprinosimaPoreske prijave (PPOD i PP OPJ) Izvodi sa projektnog računa ili računa organizacije (neto iznosi zarada, porezi i doprinosi)

BH III STAFF:III.2 Zarade projektnog tima



EUROPEAN UNION




Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke i potpisan ugovorSve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stiglePredračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz bankeInterim i finalni izveštaji koji su odobreniFotokopiju ili elektronsku verziju rezultata pružene usluge eksperta (studije, prevoda, sprovedenog istraživanja i sl.)Dokaz da je događaj održan (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)Poštovanje pravila vidljivosti projekta

(uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)

BH IV CONSULTANCY, EXTERNAL EXPERTISE AND OTHER EXTERNAL SERVICES:



EUROPEAN UNION




Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavkeSve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stiglePotpisan ugovorPredračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz bankeIzjava o poreklu robe (Statement of origin) do 5.000 EURSertifikat o poreklu dobra – jedinična cena veća od 5.000 EURGarantni listovi za opremuPoštovanje vidljivosti projekta

BH V EQUIPMENT AND GOODS:



EUROPEAN UNION




Režijski troškovi (zakup, struja, komunalije, telefon, internet, kancelarijski materijal, poštarina i sl.)1/ troškovi koji su direktno vezani za projekat 2/ troškovi koji se u određenom procentu alociraju na projekat (metode alokacije: površina i broj sati; ne mogu se koristiti iste metode za sve troškove – u skladu sa Ugovorom)

Dokumenta koja su potrebna za pravdanje režijskih troškova:Odluka o metodu alokacije troškova koji se koristi (dostaviti uz prvi izveštaj)Obračun prikazanih režijskih troškova Računi kojima se dokumentuje povezanost troškova sa projektomIzvodi iz banke na kojima se vidi da su računi plaćeni

BH VI ADMINISTRATION COSTS :



EUROPEAN UNION




VI.1 Office rent - troškovi su prihvatljivi ukoliko se kancelarije:Iznajmljuju od ranije, koriste se isključivo u projektne svrhe i nisu u vlasništvu korisnika projekta (za pravdanje potrebno dostaviti ugovor o zakupu, fakture, izvod), iliNe iznajmljuju od ranije, već za potrebe projekta (za pravdanje potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, fakture, izvod)

VI.3 Stationary and office supplies - troškovi kancelarijskog materijala koji su neophodni za sprovođenje projektnih aktivnosti

Za pravdanje troškova potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, račun, otpremnicu i izvod Račun ili otpremnica mora da sadrži detaljnu specifikaciju kupljenog potrošnog materijala, vrstu, količinu, jediničnu cenu, ukupnu cenu itd.



EUROPEAN UNION




Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavkeSve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stiglePotpisan ugovorPredračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz bankePrimerak, fotokopija ili elektronska verzija informativnog ili promotivnog materijala, brošure, kataloga i slično (kada to nije izvodljivo priložiti fotografije)Video/radio snimak ili isečak iz novinaPoštovanje vidljivosti projekta

BH VII INFORMATION AND PUBLICITY:



EUROPEAN UNION




Obuhvata sledeće vrste troškova:Troškovi međunarodnih transakcijaTroškovi otvaranja i održavanja projektnog bankovnog računaTroškovi pravnih usluga (notar, advokat) – isključivo vezane za implementaciju projektnih aktivnosti (obavezno sprovesti odgovarajuću proceduru javne nabavke)

Potrebno dostaviti:Izvod sa projektnog računa za bankarske naknade

BH VIII TAXES AND CHARGES:



EUROPEAN UNION



Common borders. Common solutions. INFORMACIJE:

Programski sajt: http://www.romania-serbia.net

Osobe kojima se možete obratiti sa eventualnim pitanjima su kolege iz JTS Antene: Elizabeta Stanimirov i Petar Peđa Grubor

e-mail: [email protected] [email protected] [email protected]



EUROPEAN UNION




ŽELIMO VAM USPEŠNU REALIZACIJU PROJEKATA!

Decembar 2012

Documents

Transcript of Decembar 2012