IBM Enterprise Content Management and DR550 for E-mail Archiving and Records Management
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De-Mail IBM Notes Schablone Dokumentation für Administratoren
Version 3.0
Release 2.3.0
Stand 19.03.2018
Status Freigegeben
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 2
Impressum Copyright © 2018 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany
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pie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.
Herausgeber
T-Systems International GmbH
Hahnstraße 43d D-60528 Frankfurt am Main
Dateiname
Administrationshandbuch_De-Mail-IBM-Notes-Schablone_2.3.0.pdf
Release
2.3.0
Dokumentenbezeichnung
De-Mail Dokumentation für Administratoren
Version
3.0
Stand
19.03.2018
Status
Freigegeben
Kurzinfo
Diese Dokumentation beschreibt die administrativen Tätigkeiten zur Nutzung des De-Mail-Add-Ins für IBM Notes.
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 3
InhaltsverzeIchnIs 1 Einführung ..................................................................................................................................... 1
1.1 Aufbau der Dokumentation ...................................................................................................................................... 1
1.1.1 Allgemein ..................................................................................................................................................... 1
1.1.2 Schritt für Schritt-Anleitungen ................................................................................................................ 1
1.1.3 Modul Hinweisbox ..................................................................................................................................... 2
1.2 Installationsvoraussetzungen und Lieferumfang ............................................................................................... 2
1.3 Schablonen in IBM Notes ......................................................................................................................................... 2
1.4 De-Mail-Systemlandschaft......................................................................................................................................... 3
2 Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur ................................................................................................. 4
2.1 Schritt für Schritt: Konfiguration des Domino Servers ...................................................................................... 4
2.2 Einrichten der De-Mail-Administrations-Datenbank .......................................................................................... 7
2.2.1 Schritt für Schritt: Installation der Datenbank auf dem Mail-Server ............................................ 7
2.2.2 Schritt für Schritt: Anpassung der Zugriffskontrollliste der Datenbank..................................... 9
2.2.3 Schritt für Schritt: Anlegen der Konfiguration ................................................................................. 11
3 De-Mail-Datenbank-Schablone ....................................................................................................... 14
3.1 Schritt für Schritt: Installation der De-Mail-Schablone ................................................................................... 14
3.2 Schritt für Schritt: Ändern des Schablonennamens ........................................................................................ 16
3.3 Schritt für Schritt: Anpassungen der De-Mail-Schablone .............................................................................. 18
4 Übernahme des De-Mail Add-Ins in Nutzer- Mail-Datenbanken ........................................................... 19
4.1 Schritt für Schritt: Designaktualisierung einer Mail-Datenbank ................................................................... 19
4.2 Designaktualisierung aller Mail-Datenbanken .................................................................................................. 20
4.3 Deinstallation des De-Mail-Add-Ins ....................................................................................................................... 22
5 Die Einbindung des Öffentlichen Verzeichnisdienstes (ÖVD) ............................................................. 23
5.1 Vorraussetzungen ..................................................................................................................................................... 23
5.2 Schritt für Schritt: ÖVD in Directory Assistance Datenbank einbinden .................................................... 24
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 1
Einführung
1 eInführung Dieses Dokument beschreibt die administrativen Tätigkeiten zur Nutzung des De-Mail Add-Ins für IBM Notes
Mail-Datenbanken. Für nähere Erläuterungen zur IBM Notes-Administration nutzen Sie bitte auch die IBM
Domino Administrator-Hilfe.
Hinweis
Die Dokumentation basiert auf Verwendung von IBM Notes und IBM Domino 8.5.3 unter
Windows 7. Darstellungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme und Notes-
Versionen abweichen.
Die Beschreibung erfolgt anhand der Mail-DB für Release 8.5.3.
1.1 AufbAu der dokumentAtion
1.1.1 Allgemein
Die Gliederung des Benutzerhandbuchs orientiert sich an den Dialogen der Benutzeroberflächen, so dass Sie
die Beschreibungen direkt an der Software nachvollziehen können. Sie können das Benutzerhandbuch
▪ als Gesamtdokument lesen oder
▪ über das Inhaltsverzeichnis einzelne Abschnitte auswählen und direkt in die thematischen Abschnitte
einsteigen.
1.1.2 Schritt für Schritt-Anleitungen
Einzelne Prozesse werden in detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen abgehandelt. Es wird dabei der Erfolgs-
fall beschrieben. Auf die möglichen Fehlermeldungen wird in diesen Anleitungen nicht eingegangen.
Ein Fortschrittsbalken zu Beginn der Arbeitsschritte erleichtert Ihnen den Überblick über den Gesamtfortschritt
bei der Ausführung der Anleitung.
Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen
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Einführung
1.1.3 Modul Hinweisbox
In den Hinweisboxen finden Sie wichtige Informationen oder Regeln, deren Beachtung zur sachgerechten
Benutzung beachtet werden müssen.
Abbildung 2: Beispiel Hinweisbox
1.2 instAllAtionsvorAussetzungen und liefer-umfAng
Das De-Mail Add-In steht für Windows-Betriebssysteme und folgende IBM Notes Releases zur Verfügung:
▪ IBM Notes Release 7,
▪ IBM Notes Release 8.5,
▪ IBM Notes Release 9.
Für jede dieser Notes-Releases wird eine De-Mail-Schablone geliefert.
Im Lieferumfang sind enthalten:
▪ Administrationsdatenbank,
▪ De-Mail-Schablone für IBM Notes Release 7,
▪ De-Mail-Schablone für IBM Notes Release 8.5,
▪ De-Mail-Schablone für IBM Notes Release 9,
▪ De-Mail-Administrationshandbuch,
▪ De-Mail-Anwenderhandbuch.
1.3 schAblonen in ibm notes In Notes unterscheidet man zwischen Datenbanken mit der Dateiendung .nsf und Schablonen mit der Datei-
endung .ntf.
Notes-Schablonen enthalten Designelemente und dienen als Vorlage für das Erstellen oder Ändern einer No-
tes-Datenbank. Wenn man für das Erstellen einer Notes-Datenbank eine Schablone verwendet, enthält die
Datenbank alle Designelemente der Schablone. Wenn man das Design dieser Datenbank anschließend ändern
möchte, erfolgt die Änderung zunächst in der Schablone. Anschließend kann man eine Designaktualisierung
der Datenbank mittels der Schablone durchführen.
Für das De-Mail Add-In steht eine Notes-Schablone zur Verfügung, die auf Basis der IBM-Standard-Mail-
Schablone erstellt und um Designelemente für die De-Mail-Funktionalität ergänzt wurde.
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Einführung
Wird eine Nutzer-Mail-Datenbank mit der De-Mail-Schablone aktualisiert, stehen dem Nutzer anschließend
zusätzlich zu den Standard-Mail-Funktionen die De-Mail-Funktionen zur Verfügung.
1.4 de-mAil-systemlAndschAft
Abbildung 3: De-Mail Systemlandschaft
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
2 vorbereItung der e-maIl Infrastruktur
2.1 schritt für schritt: konfigurAtion des domino servers
Damit der Domino Server De-Mails korrekt versenden kann, muss im Domino-Verzeichnis eine Einstellung im
Konfigurationsdokument des zuständigen Servers vorgenommen werden.
Sie finden die Konfiguration im IBM Notes-Administrator nach Öffnen des Servers auf dem Reiter
Konfiguration unter Server Konfigurationen.
Alternativ können Sie Ihr Domino-Verzeichnis im IBM Notes-Client durch Doppelklick öffnen und
wählen Konfiguration Server Konfigurationen.
Markieren Sie Ihren Mailserver und klicken Sie auf den Button Konfiguration bearbeiten.
Abbildung 4: Domino-Verzeichnis: Konfiguration
Im Reiter MIME Erweitert Erweiterte Optionen für ausgehende Nachrichten müssen nun die
De-Mail-spezifischen Felder ergänzt werden:
▪ de-mail-private
▪ de-mail-authoritative
▪ de-mail-confirmation-of-retrieve
▪ de-mail-confirmation-of-dispatch
▪ de-mail-confirmation-of-receipt
▪ de-mail-private-ID
▪ extended-de-mail-de-export-mark
Verzeichnis aktualisieren Konfiguration bearbeiten Router Task aktualisieren
Verzeichnis aktualisieren Konfiguration bearbeiten Router Task aktualisieren
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Diese Felder werden dann bei jeder E-Mail im Header gesendet. Außerdem muss für das Senden im
MIME-Format der geeignetste Zeichensatz gewählt werden.
Abbildung 5: Serverkonfiguration für De-Mail-Optionen und Zeichensatz
Im Reiter MIME -> Einstellungen nach Zeichensatzgruppe aktivieren Sie bitte die Option: Für aus-
gehende Mail alle möglichen Optionen verwenden (erfahrene Benutzer).
Als Zeichensatzgruppe wählen Sie bitte Westeuropäisch.
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Abbildung 6: Serverkonfiguration für De-Mail-Optionen und Zeichensatz
Speichern Sie das Dokument.
Hinweis
Der Header de-mail-confirmation-of-retrieve für die Verwendung der
De-Mail-Option Abholbestätigung ist nur für Behörden erlaubt.
Die Änderungen werden nach Aktualisierung der Router Task wirksam. Dies kann durch Ausführung
des folgenden Befehls auf der Domino-Server-Konsole erreicht werden:
tell router update config.
Verzeichnis aktualisieren Router Task aktualisieren Konfiguration bearbeiten
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
2.2 einrichten der de-mAil-AdministrAtions-dAtenbAnk
Die Administrations-Datenbank De-Mail Admin mit dem Dateinamen DeMailAdmin.nsf enthält die Konfigurati-
on, die für die Nutzung der De-Mail-Funktionalität in den De-Mail-Datenbanken nötig ist.
Der Nutzer einer Mail-Datenbank greift also beim Schreiben einer De-Mail auf die Konfiguration in dieser Da-
tenbank zu. Die Datenbank wird auf dem Mail-Server installiert. Als Pfad wird der Pfad mail, in dem die Mailda-
tenbanken liegen, vorgeschlagen.
2.2.1 Schritt für Schritt: Installation der Datenbank auf dem Mail-Server
Legen Sie die gelieferte De-Mail-Administrations-Datenbank in Ihr lokales IBM Notes-Verzeichnis und
fügen Sie diese dem IBM Notes-Arbeitsbereich hinzu.
Das ist möglich über: Datei Öffnen IBM Notes-Anwendung
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich und wählen
Anwendung öffnen…
Abbildung 7: Öffnen der Notes-Datenbank
Erstellen Sie eine Datenbankkopie dieser De-Mail-Administrationsdatenbank im Mailverzeichnis Ihres
IBM Domino-Mailservers wie folgt:
Markieren Sie die lokale De-Mail-Administrationsdatenbank und wählen dann
Datei Anwendung Neue Kopie…
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbank und wählen:
Anwendung Neue Kopie…
Datenbank öffnen Datenbank kopieren Datenbank signieren
Datenbank öffnen Datenbank kopieren Datenbank signieren Datenbank signieren
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Abbildung 8: Anlegen einer Kopie der Notes-Datenbank
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Wählen Sie nun als Server Ihren Mail-Server, klicken auf das
Ordner-Icon hinter dem Dateinamen und wählen den Ziel-Pfad auf Ihrem Mail-Server, z.B. mail.
Abbildung 9: Angaben für die Kopie der Notes-Datenbank
Nach dem Klicken auf OK wird die Kopie erstellt und Ihrem Arbeitsbereich hinzugefügt.
Signieren Sie die Datenbank anschließend mit der Server- bzw. einer Administrator-ID. Eine Anlei-
tung zum Signieren einer Datenbank im Administrator-Client finden Sie unter Kapitel 4.1.
Datenbank öffnen Datenbank signieren Datenbank kopieren Datenbank signieren
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Abbildung 10: Datenbank signieren
2.2.2 Schritt für Schritt: Anpassung der Zugriffskontrollliste der Datenbank
Im Anschluss an die Installation der Datenbank auf dem Mail-Server muss die Anpassung der Zu-
griffskontrollliste (ACL) der Datenbank erfolgen.
Markieren Sie die erstellte Datenbank und öffnen Sie die Zugriffskontrollliste über:
Datei Anwendung Zugriffskontrolle.
Abbildung 11: Öffnen der Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB
Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.
Zugriffskontrolle öffnen Zugriffskontrolle ändern
Zugriffskontrolle öffnen Zugriffskontrolle ändern
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Ändern Sie den Zugriff für -Default- auf Leser.
Abbildung 12: Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB
Wenn Sie nicht möchten, dass alle Nutzer lesenden Zugriff auf die Datenbank haben, benötigen Sie
in Ihrem Domino-Verzeichnis eine Gruppe, in der alle De-Mail-Nutzer eingetragen sind. Tragen Sie
dann diese Gruppe mit Zugriffsrecht Leser in die Zugriffskontrollliste der Datenbank ein und ändern
Sie den Zugriff von -Default- auf kein Zugriff.
Bei Bedarf können Sie noch weitere Personen oder Gruppen in die Zugriffskontrollliste eintragen.
Hinweis
Das Anlegen von Gruppen erfolgt im Domino-Verzeichnis unter dem Menü-
punkt Gruppen über den Button Gruppe hinzufügen.
Für nähere Erläuterungen nutzen Sie bitte die IBM Domino Administrator-Hilfe.
Die folgende Tabelle zeigt die Einstellung der Datenbank-Zugriffskontrollliste:
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Name Zugriffsrecht
-Default- Leser oder Kein Zugriff
LocalDomainAdmins Manager
LocalDomainServers Manager
OtherDomainServers Kein Zugriff
De-Mail-Nutzer Leser
(Gruppe ist nur erforderlich, falls -Default- Kein Zugriff)
Tabelle 1: Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB
2.2.3 Schritt für Schritt: Anlegen der Konfiguration
Die Konfiguration in der De-Mail-Administrations-Datenbank dient dazu, alle für De-Mail-Nutzer verfügbaren
Optionen festzulegen. Durch Bearbeitung der Konfiguration können Änderungen jederzeit vorgenommen wer-
den und sind dann sofort für alle Nutzer wirksam.
Öffnen Sie die De-Mail-Administrations-Datenbank im IBM Notes-Client.
Dazu führen Sie einen Doppelklick auf die Datenbank aus oder klicken mit der rechten Maustaste
auf die Datenbank und wählen Öffnen.
Abbildung 13: Öffnen der De-Mail-Administrations-Datenbank
Klicken Sie auf den Button Konfiguration erstellen.
Datenbank öffnen Konfiguration erstellen Konfiguration speichern
Datenbank öffnen Konfiguration speichern Konfiguration erstellen
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Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Abbildung 14: Geöffnete De-Mail-Administrationsdatenbank
Es öffnet sich das Konfigurationsdokument.
Abbildung 15: Konfigurationsdokument
Dort können Sie die für die Nutzer verfügbaren De-Mail-Optionen festlegen.
Die nachfolgende Tabelle enthält Erläuterungen zu den De-Mail-Optionen.
De-Mail-Option Erläuterung
Abholbestätigung Diese Option steht nur Behörden zur Verfügung.
Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers er-
zeugt. Die Abholbestätigung wird sowohl dem Absender als auch dem
Empfänger der ursprünglichen Nachricht per E-Mail übermittelt.
Export Hiermit geben Sie dem Nutzer die Möglichkeit, eine De-Mail für den
Export zur späteren Archivierung zu markieren.
Domainvalidierung
vor dem Senden
Hiermit legen Sie fest, dass vor dem Senden einer De-Mail eine Gültig-
keitsprüfung der Domains aller Empfängeradressen erfolgt. Der Nutzer
erhält eine Nachricht, wenn eine oder mehrere Empfängeradressen
nicht gültig sind.
Tabelle 2: Konfigurierbare De-Mail-Optionen
Tragen Sie die IP-Adresse Ihres DNS-Servers, über den die Domainvalidierung erfolgt, ein.
Speichern und schließen Sie das Sie das Konfigurationsdokument.
Konfiguration speichern Konfiguration erstellen Datenbank öffnen
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 13
Vorbereitung der E-Mail Infrastruktur
Abbildung 16: Buttons im Konfigurationsdokument
Hinweis
Für das Senden und Empfangen von De-Mails ist ein Mapping notesinterner Felder
der Zustelloptionen auf De-Mail-Header-Felder notwendig. Dieses Mapping erfolgt
automatisch und ist wie folgt im Konfigurationsdokument gespeichert.
x-de-mail-private=de-mail-private
x-de-mail-authoritative=de-mail-authoritative
x-de-mail-confirmation-of-retrieve=de-mail-confirmation-of-retrieve
x-de-mail-confirmation-of-dispatch=de-mail-confirmation-of-dispatch
x-de-mail-confirmation-of-receipt=de-mail-confirmation-of-receipt
x-de-mail-private-ID=de-mail-private-ID
x-de-mail-export-mark=de-mail-export-mark
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De-Mail-Datenbank-Schablone
3 de-maIl-datenbank-schablone Die De-Mail-Datenbank-Schablone stellt alle De-Mail-Funktionen für die Mail-Datenbanken der Nutzer bereit. Sie
wird anstatt der IBM-Standard-Mail-Schablone für alle Mail-Datenbanken von De-Mail-Nutzern verwendet. Nut-
zer können dann normale E-Mails und De-Mails senden und empfangen.
3.1 schritt für schritt: instAllAtion der de-mAil-schAblone
Die Lieferung umfasst 3 Schablonen für verschiedene Notes-Releases. Verwenden Sie nachfolgend die De-
Mail-Schablone, die Ihrem Notes-Release entspricht.
Notes-Release Titel Dateiname Schablonenname
Release 7 DeMail_R7 - Schablone dt DeMail_R7.ntf R7DeMail/de
Release 8.5 DeMail_R85 - Schablone dt DeMail_R85.ntf R85DeMail/de
Release 9 DeMail_R9 - Schablone dt DeMail_R9.ntf R9DeMail/de
Tabelle 3: De-Mail-Schablonen für Notes-Releases
Kopieren Sie die gelieferte De-Mail-Datenbank-Schablone auf Ihren Mail-Server direkt ins IBM Notes-
Daten-Verzeichnis bzw. in ein Unterverzeichnis zu diesem.
Markieren Sie die lokale De-Mail-Schablone und wählen dann
Datei Anwendung Neue Kopie…
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbank und wählen:
Anwendung Neue Kopie…
Schablone kopieren Schablone signieren
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 15
De-Mail-Datenbank-Schablone
Abbildung 17: De-Mail-Schablone auf Mailserver kopieren
Tragen Sie nun Ihren Mailserver ein und klicken Sie auf den Button OK.
Die Schablone wird dann direkt in das Notes-Datenverzeichnis des Servers kopiert und steht dann
als Schablone für die Aktualisierung der Mail-Datenbanken zur Verfügung.
Signieren Sie anschließend die Schablone auf Ihrem Mail-Server mit der Administrator-ID. Dazu nut-
zen Sie den Administrator-Client. Um die Datenbank zu signieren, gehen Sie wie folgt vor:
Melden Sie sich mit der Administrator-ID an. Gehen Sie auf Datei Server öffnen…, wählen den
Mail-Server aus und bestätigen Sie mit OK.
Wählen Sie nun den Reiter Dateien und im Fenster Anzeigen den Eintrag Schablonen. Markieren
Sie Ihre zu unterzeichnende Schablone per Klick, klappen rechts das Menü Datenbanken auf und
wählen Sie anschließend die Option Signieren.
Abbildung 18: Auswahl der Schablone auf dem Mail-Server“
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Da Sie mit der Administrator-ID angemeldet sind, ist die Vor-
gabe ID des aktiven Benutzers richtig.
Schablone kopieren Schablone signieren
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 16
De-Mail-Datenbank-Schablone
Abbildung 19: Datenbank signieren
Nach einem Klick auf OK wird die gesamte Datenbank mit der Administrator-ID signiert.
Hinweis
Die Schablonennamen der installierten Schablone können Sie bei Bedarf än-
dern.
3.2 schritt für schritt: Ändern des schAblo-nennAmens
Öffnen Sie die Eigenschaften-Box Ihrer De-Mail-Datenbank-Schablone über Datei Anwendung Eigenschaften oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenbank und wählen Anwen-dung Eigenschaften.
Eigenschaften aufrufen Namen ändern
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 17
De-Mail-Datenbank-Schablone
Abbildung 20: Gemeinsames Feld „AdminDB“
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
Wählen Sie hier den vierten Reiter und ändern Sie im Bereich Datenbank ist eine Masterschablone
den Schablonennamen.
Abbildung 21: Eigenschaften-Box der Datenbank
Schließen Sie das Dialogfenster.
Eigenschaften aufrufen Namen ändern
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 18
De-Mail-Datenbank-Schablone
3.3 schritt für schritt: AnpAssungen der de-mAil-schAblone
Damit in den Mail-Datenbanken der Nutzer der lesende Zugriff auf die Konfiguration in der De-Mail-
Administrations-Datenbank gewährleistet ist, muss der Pfad in die Mailschablone eingetragen werden.
Dafür steht im Design der Mailschablone das gemeinsame Feld AdminDB zur Verfügung.
Öffnen Sie die gelieferte Mail-Schablone im IBM Notes-Designer-Client.
Unter dem Menüpunkt Gemeinsame Elemente Felder finden Sie das Feld AdminDB.
Abbildung 22: Im Designer geöffnete Mailschablone
Öffnen Sie dieses Designelement per Doppelklick und tragen den Pfad der De-Mail-Administrations-
Datenbank relativ zum Notes-Daten-Verzeichnis des Servers ein, beispielsweise:
mail\\DeMailAdmin.nsf
Achten Sie darauf, dass der Backslash immer doppelt erforderlich ist.
Abbildung 23: Gemeinsames Feld AdminDB
Design bearbeiten Feld ändern
Design bearbeiten Feld ändern
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 19
Übernahme des De-Mail Add-Ins in Nutzer- Mail-Datenbanken
4 übernahme des de-maIl add-Ins In nutzer-
maIl-datenbanken Die Übernahme der De-Mail-Funktionalität in Nutzer-Mail-Datenbanken erfolgt durch die Designaktualisierung
der entsprechenden Datenbanken mit der De-Mail-Schablone. Sie können im IBM Notes-Client das Design
einzelner Mail-Datenbanken aktualisieren.
Um eine, mehrere oder alle Mail-Datenbanken mit der De-Mail-Schablone zu aktualisieren können Sie den IBM
Notes Administrator-Client nutzen.
Hinweis
Eine Designaktualisierung muss zu einem Zeitpunkt erfolgen, an dem kein Nutzer in den
Mail-Datenbanken arbeitet, z.B. abends oder am Wochenende.
4.1 schritt für schritt: designAktuAlisierung einer mAil-dAtenbAnk
Die Designaktualisierung einer Mail-Datenbank im IBM Notes-Client wird wie folgt durchgeführt:
Markieren Sie die zu aktualisierende Mail-Datenbank und wählen Datei Anwendung Schab-
lone wechseln.
Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail-Datenbank und wählen
Anwendung Schablone wechseln.
Abbildung 24: Designaktualisierung einer Mail-Datenbank
Schablone wechseln Design ersetzen
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 20
Übernahme des De-Mail Add-Ins in Nutzer- Mail-Datenbanken
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster.
Abbildung 25: Ersetzen des Designs der Mail-Datenbank
Markieren Sie die gewünschte Schablone und klicken Sie auf den Button Ersetzen. Die Designaktu-
alisierung der Mail-Datenbank wird nun durchgeführt. Nach Beendigung steht die De-Mail-
Funktionalität in der Mail-Datenbank des Nutzers zur Verfügung.
4.2 designAktuAlisierung Aller mAil-dAtenbAnken
Im IBM Notes Administrator-Client können Sie eine, mehrere oder alle Mail-Datenbanken mit der De-Mail-
Schablone aktualisieren. So können Sie die De-Mail-Schablone auf alle Mail-Datenbanken Ihres Unternehmens
ausrollen. Dazu müssen Sie einen Befehl auf der Domino-Server-Konsole ausführen.
Die nachfolgende Tabelle zeigt einige verfügbare Konsolen-Befehle.
Aktion Befehl
Aktualisieren aller Mail-DBs
in einem Verzeichnis
load convert mailpfad\*.nsf * DeMail_R85.ntf
Aktualisieren aller Mail-DBs in
einem Verzeichnis, welche die
Standard-Mailschablone
„StdR85Mail/de“ nutzen
load convert mailpfad\*.nsf StdR85Mail/de DeMail_R85.ntf
Aktualisieren aller Mail-DBs
in einem Verzeichnis und
load convert –r mailpfad\*.nsf * DeMail_R85.ntf
Schablone wechseln Design ersetzen
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 21
Übernahme des De-Mail Add-Ins in Nutzer- Mail-Datenbanken
Aktion Befehl
dessen Unterverzeichnissen
Aktualisieren einer Mail-DB load convert mailpfad\nutzer.nsf * DeMail_R85.ntf
Tabelle 4: Konsolen-Befehle zur Designaktualisierung von Mail-Datenbanken
Beispiele:
load convert mail\*.nsf StdR85Mail/de DeMail_R85.ntf
Dieser Befehl aktualisiert alle Mail-Datenbanken im Pfad „mail”, welche die Schablone „StdR85Mail/de “ nut-
zen mit der Schablone „DeMail_R85.ntf“
load convert mail\*.nsf * DeMail_R85.ntf
Dieser Befehl aktualisiert alle Mail-Datenbanken im Pfad “mail” mit der Schablone „DeMail_R85.ntf“
load convert mail\mmuster.nsf * DeMail_R85.ntf
Dieser Befehl aktualisiert die Mail-Datenbank vom Nutzer M.Muster im Pfad “mail” mit der Schablone „De-
Mail_R85.ntf“
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 22
Übernahme des De-Mail Add-Ins in Nutzer- Mail-Datenbanken
4.3 Deinstallation des De-Mail-Add-Ins Das De-Mail-Add-In kann wieder deinstalliert werden, indem Sie für die Designaktualisierung der Mail-
Datenbanken die Standard-IBM-Notes-Mailschablone verwenden.
Die Vorgehensweise ist dabei unter Kapitel 4.1 und 4.2 beschrieben.
Bei der Aktualisierung einer einzelnen Mail-Datenbank im Notes-Client verwenden Sie als Schablone die IBM-
Notes-Schablone.
Abbildung 26: Ersetzen des Designs der Mail-Datenbank durch Standard-Mailschablone
Bei der Aktualisierung mehrerer Mail-Datenbanken im Administrator-Client verwenden Sie im convert-Befehl als
letzten Parameter die IBM-Notes-Schablone statt der De-Mail-Schablone.
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 23
5 dIe eInbIndung des ÖffentlIchen
verzeIchnIsdIenstes (Övd)
5.1 vorrAussetzungen Der Zugriff auf den Öffentlichen Verzeichnisdienst erfolgt über das Protokoll LDAP. Für Adressabsfragen stellt
ihnen hierzu das De-Mail Gateway diese LDAP-Schnittstelle in Ihrer Infrastruktur bereit. Aktivieren Sie hierzu im
Vorfeld diese Schnisstelle am De-Mail Gateway.
Hinweis
Schauen Sie zur Konfiguration der LDAP-Schnittstelle bitte in das De-Mail Administrati-
onshandbuch in die Kapitel ÖVD-Proxy und ÖVD-Zugriff.
Voraussetzung zur Einrichtung eines LDAP-Verzeichnisses ist, dass die Directory Assistance Datenbank auf
dem Server vorhanden und ihr Name im Server-Dokument eingetragen ist.
Hinweis
Sollte bei Ihnen auf dem Domino Server noch keine Directory Assistance Datenbank
eingerichtet sein, so kann diese mithilfe der IBM Notes Schablone „da.ntf“ durchgeführt
werden. Befolgen Sie hierzu bitte folgende beiden Anleitungen:
https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/en/SSKTMJ_9.0.1/admin/conf_
creatingandreplicatingadirectoryassistancedatabase_t.html
https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/en/SSKTMJ_9.0.1/admin/conf_
settingupserverstouseadirectoryassistancedatabase_t.html
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 24
5.2 schritt für schritt: Övd in directory AssistAnce dAtenbAnk einbinden
Sie finden die Konfiguration der Directory Assistance Datenbank im IBM Notes-Administrator. Nach
Öffnen des Servers gehen Sie in den Reiter Konfiguration und da unter Verzeichnis
Verzeichnisverwaltung.
Klicken Sie hier auf Add Directory Assistance um einen neuen Verzeichniseintrag zu erzeugen.
Abbildung 27: Add Directory Assistance
DA anlegen DA konfigurieren DA aktuallisieren
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 25
Es öffnet sich nun ein neuer Dialog zur Konfiguration des Verzeichniseintrags. Im Reiter Basics
vergeben Sie minimum folgende Werte:
Abbildung 28: Add DA Verzeichniseintrags - Basics
Feld Wert
Domain type LDAP
Domain name De-Mail ÖVD
Die restlichen Werte unter Basics können Sie so belassen.
DA anlegen DA konfigurieren DA aktuallisieren
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 26
Im Reiter LDAP passen Sie bitte folgende Werte an:
Abbildung 29: Add DA Verzeichniseintrags - LDAP
Feld Wert
Hostname IP-Adresse oder FQDN des De-Mail Gateways
Optional authentification
credentials for search
Bei einem Standard Provider muss hier nichts eingetragen
werden. Die Authentifizierung erfolg Annonym.
Bei einem Enterprise Provider tragen Sie bitte Benutzernamen
und Passwort aus der Maske OVD-Zugriff ein.
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 27
(siehe De-Mail Gatway Administrationshandbuch)
Base DN for search cn=outlook
Channel encryption None (wahlweise auch SSL bei Verwendung von LDAPs)
Port 389 (bzw. 636 bei Verwendung von LDAPs)
Dereference alias on search Always
Enable name mapping Aktivieren
Attribute to be used as Notes
distinguished name
displayName
Attribute is to be used for all
lookups
Yes
Type of search filter to use Custom
Mail filter (&(|(mail=%**)(cn=%**)(sn=%**)(givenname=%**)(display
Name=%**)))
Die restlichen Werte unter LDAP können Sie so belassen. Abschließend schließen Sie den Dialog
über Save & Close. Ihnen wird nun in der Liste ein neuer Verzeichniseintrag angezeigt:
Abbildung 30: neuer DA Verzeichniseintrag
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 28
Damit der neue ÖVD Verzeichniseintrag von den IBM Notes Clients direkt abgefragt werden kann,
kann Serverseitig die Aktuallisierung der Directory Assistance Datenbank manuell gestartet werden.
Dazu führen Sie bitte auf der Domino-Server-Konsole folgenden Befehl aus:
show xdir reload
Abbildung 31: Reload DA
DA anlegen DA konfigurieren DA aktuallisieren
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 29
abbIldungsverzeIchnIs Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt für Schritt-Anleitungen ........................................................................ 1
Abbildung 2: Beispiel Hinweisbox ................................................................................................................................................... 2
Abbildung 3: De-Mail Systemlandschaft ....................................................................................................................................... 3
Abbildung 4: Domino-Verzeichnis: Konfiguration ...................................................................................................................... 4
Abbildung 5: Serverkonfiguration für De-Mail-Optionen und Zeichensatz ......................................................................... 5
Abbildung 6: Serverkonfiguration für De-Mail-Optionen und Zeichensatz ......................................................................... 6
Abbildung 7: Öffnen der Notes-Datenbank .................................................................................................................................. 7
Abbildung 8: Anlegen einer Kopie der Notes-Datenbank ........................................................................................................ 8
Abbildung 9: Angaben für die Kopie der Notes-Datenbank .................................................................................................... 8
Abbildung 10: Datenbank signieren ............................................................................................................................................... 9
Abbildung 11: Öffnen der Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB .............................................................. 9
Abbildung 12: Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB ................................................................................. 10
Abbildung 13: Öffnen der De-Mail-Administrations-Datenbank .......................................................................................... 11
Abbildung 14: Geöffnete De-Mail-Administrationsdatenbank ............................................................................................. 12
Abbildung 15: Konfigurationsdokument .................................................................................................................................... 12
Abbildung 16: Buttons im Konfigurationsdokument .............................................................................................................. 13
Abbildung 17: De-Mail-Schablone auf Mailserver kopieren ................................................................................................. 15
Abbildung 18: Auswahl der Schablone auf dem Mail-Server“ ............................................................................................. 15
Abbildung 19: Datenbank signieren ............................................................................................................................................ 16
Abbildung 20: Gemeinsames Feld „AdminDB“ ....................................................................................................................... 17
Abbildung 21: Eigenschaften-Box der Datenbank .................................................................................................................. 17
Abbildung 22: Im Designer geöffnete Mailschablone ............................................................................................................ 18
Abbildung 23: Gemeinsames Feld AdminDB ........................................................................................................................... 18
Abbildung 24: Designaktualisierung einer Mail-Datenbank ................................................................................................. 19
Abbildung 25: Ersetzen des Designs der Mail-Datenbank ................................................................................................... 20
Abbildung 26: Ersetzen des Designs der Mail-Datenbank durch Standard-Mailschablone ...................................... 22
Abbildung 27: Add Directory Assistance.................................................................................................................................... 24
Abbildung 28: Add DA Verzeichniseintrags - Basics .............................................................................................................. 25
Abbildung 29: Add DA Verzeichniseintrags - LDAP ................................................................................................................ 26
Abbildung 30: neuer DA Verzeichniseintrag ............................................................................................................................. 27
Abbildung 31: Reload DA ............................................................................................................................................................... 28
De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 30
tabellenverzeIchnIs Tabelle 1: Zugriffskontrollliste der De-Mail-Administrations-DB .......................................................................................... 11
Tabelle 2: Konfigurierbare De-Mail-Optionen ........................................................................................................................... 12
Tabelle 3: De-Mail-Schablonen für Notes-Releases ................................................................................................................ 14
Tabelle 4: Konsolen-Befehle zur Designaktualisierung von Mail-Datenbanken ............................................................ 21