DATOS GENERALES DE LA EVALUACION … Final... · No se evidencia la obligación de la Entidad,...

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

VERSIÓN PROCESO / PROCEDIMIENTO CODIGO NUM

X.X EVALUACION Y SEGUIMIENTO

AUDITORIAS INTERNAS ES XXX

EL PRESENTE FORMATO ES IDENTICO AL ORIGINAL APROBADO. LAS MODIFICACIONES AL FORMATO NO SON VÁLIDAS SIN APROBACIÓN. (FIRMAS EN FORMATO ORIGINAL) CONTROL DOCUMENTAL: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN.ULTIMA REVISION NOVIEMBRE 2012

DATOS GENERALES DE LA EVALUACION

LUGAR DE REALIZACION DE LA EVALUACION: Sede Administrativa de Pasto Salud ESE

AUDITORIA No. 01 de 2018 FECHA DEL INFORME 18 de abril de 2018

DEPENDENCIA O PROCESO AUDITADO Gerencia del Talento Humano

DIRECTIVO RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO No hay Funcionario Encargado

PERIODO DE REALIZACION DE LA EVALUACION Vigencia 2017

OBJETIVO

Realizar Auditoría Interna a la Oficina Asesora de Talento Humano verificando la Gestión administrativa del Proceso en: Ingreso y Retiro de personal, Bienestar Social y Plan de Incentivos, Plan Institucional de Capacitación, Hojas de Vida, Nómina, el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, Manual de Funciones, Implementación del SIGEP, Reporte de Vacantes, Seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso, permisos laborales en la vigencia 2017.

JUSTIFICACION

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus funciones de seguimiento y control al interior de la Entidad, requiere efectuar una auditoría interna a las actuaciones administrativas y de gestión de la Oficina Asesora de Talento Humano durante la vigencia 2017, bajo los principios de eficacia, eficiencia, atención óptima y mejoramiento continuo con el objeto de verificar su correcto acatamiento al ordenamiento jurídico.

PRODUCTO

Determinar la ejecución del Plan Institucional de Capacitación Bienestar Social y el Plan de Incentivos:

Revisar y analizar la estrategia implementada por la Oficina, con respecto a Seguridad y Salud en el Trabajo, dirigida a garantizar el bienestar físico, mental y social del personal vinculado a Pasto salud ESE:

Realizar revisión de las hojas de vida y del procedimiento de Archivo y Actualización de Historias Laborales del personal de Pasto salud ESE:

Verificar el estado de implementación del SIGEP

Revisar la actualización del Manual de Funciones a las normas vigentes.

Verificar el procedimiento de Ingreso y Retiro de personal.

Revisar procedimiento de reporte de vacantes.

Llevar a cabo un proceso de revisión y determinar los controles establecidos para la realización del procedimiento de Nómina en Pasto salud ESE:

Verificar el seguimiento al mapa de riesgos administrativos.

Verificar el procedimiento de incapacidades y pagos

ALCANCE

La presente auditoria se llevara a cabo en las instalaciones de La Oficina Asesora de Talento Humano, para lo cual se efectuara revisión a los planes, programas, manuales, instructivos, mapas de riesgo, historias laborales, SIGEP y contratos correspondientes a la vigencia 2017.

Revisión de las historias laborales de los funcionarios vinculados a pasto Salud ESE, mediante libre nombramiento y remoción de conformidad con lo establecido en el manual de Funciones de la Entidad.

Análisis y evaluación del proceso y/o procedimiento establecido por la Oficina de Talento Humano, relacionado con el trámite para la actualización de la hoja de vida de los funcionarios vinculados mediante libre nombramiento y remoción SIGEP.






Revisión y verificación de los formatos de calidad adaptados y aplicados en el proceso de archivo y custodia de las historias laborales.

Revisión y verificación del estado de archivo de las historias laborales, de conformidad con lo establecido en la circular 004 de 2003 de la DAFP.

Proponer recomendaciones y acciones de mejoramiento

HECHOS

La Oficina de Control interno, en cumplimiento de las funciones de evaluación y seguimiento, programo y ejecutó la auditoria No. 01 de 2018, a la Oficina Asesora de Talento Humano, ubicada en la sede administrativa de Pasto Salud ESE, en cumplimiento del plan de auditorías aprobado por el comité coordinador de control interno y refrendado por la señora Gerente. La auditoría incluye el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad ò proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales. El día 5 de marzo se llevó a cabo la apertura de la auditoria, el cual se presentó al equipo auditor, se socializaron los productos y el alcance del proceso a auditar, se resolvieron dudas y se efectuaron las aclaraciones, esta apertura fue presidida por la Dra. Angela Melo y el equipo de colaboradores de la Oficina de Talento Humano. Manual de Funciones. Se evidencia que el manual de funciones, en su versión 3, fue aprobado por la Junta Directiva, pero se desconoce mediante qué acuerdo y al parecer no fue adoptado mediante acto administrativo. La cual es una competencia de la Junta Directiva, de conformidad con lo consagrado en el numeral 7 del artículo 11 del decreto 1876 de 1994 el de crear, suprimir, fusionar y homologar el manual de funciones y del Gerente de adoptarlo. No se evidencia la obligación de la Entidad, adaptar la planta de empleos de Pasto Salud ESE, a las disposiciones contenidas en el decretos 785 de 2005 y 2539 de 2005, de la ley 909 de 2004. Se evidencia en el manual las competencias comunes y comportamentales de los servidores públicos. Estas competencias según el decreto 2539 de 2005, deben ser de tipo general como lo establece en el artículo 3 al final o al inicio del manual y no es necesario que a cada cargo se le vuelva a identificar estas competencias.

VII. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Comunes Por nivel jerárquico

Orientación a resultados

Orientación al usuario y al ciudadano

Transparencia

Compromiso con la Organización

Aprendizaje continuo

Experticia profesional

Trabajo en equipo y colaboración

Creatividad

Cuando tienen cargo personal:

Liderazgo de grupos de trabajo

Toma de decisiones

Según el Acuerdo 02 del 12 de enero de 2018, de la Junta Directiva, realiza ajuste a los grados de empleos de la planta fija y no se evidencia el ajuste en el manual de funciones, mediante acto administrativo que lo adopte. Para la estructura que debe diseñarse para el manual, de acuerdo a la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, establece una estructura, que son: I Identificación, II El propósito principal, III la descripción de






funciones esenciales, IV conocimientos básicos o esenciales, V requisitos de estudios y experiencia, aquí se evidencia que la estructura no está acorde, no debe tenerse en cuenta, VI Competencias Comportamentales, esta debe ir al inicio según el decreto 2539 de 2005, donde establece unas generales y otras por niveles jerárquicos, en la descripción de funciones establece que deben ser máximo unas 15 funciones bien definidas y de acuerdo a un estudio de cargas laborales.

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel Directivo

Denominación del empleo Jefe de Oficina

Código 006

Grado 12

Número de cargos Uno (1)

Dependencia Control Interno

Cargo del jefe inmediato Gerencia

Personal a cargo Si

Naturaleza del cargo Libre nombramiento y remoción – Periodo Fijo

No se evidencia la publicación del manual de funciones en el link de transparencia y acceso a la información, según la ley 1712 de 2014, que es un requisito, que obliga a todas las entidades públicas, la publicación de todos sus actos administrativos, manuales, instructivos, procesos, procedimientos, entre otros. En los requisitos de experiencia no existe unidad de criterio por cada nivel jerárquico, de acuerdo al decreto 785, este establece unos mínimos y máximos, como es el caso para el cargo de Jefe de Planeación, en la cual se le exige 51 meses, que está por fuera del rango de los 36 meses que se les exige a los cargos de nivel directivo, para ciudades de categoría primera, como es el caso de la Ciudad de Pasto.

Se evidencia, el cumplimiento del Decreto 2484 de 2014, en el citado decreto se establece que en los manuales específicos de funciones y de competencias laborales se determinarán las disciplinas académicas que se exigirán para el desempeño de los diferentes empleos públicos, teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo o el área de desempeño;






VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudio Experiencia Título profesional en disciplina académica en: ÁREA DE CONOCIMIENTO. Economía, Administración, Contaduría y afines NUCLEO BASICO DE CONOCIMIENTO. Administración, Contaduría Pública, Economía. ÁREA DE CONOCIMIENTO. Ingeniería, arquitectura, urbanismo y afines NUCLEO BASICO DE CONOCIMIENTO. Ingeniería Industrial y Afines Ingeniería de sistemas, telemática y afines Título de Postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del empleo. Requerimiento: Tarjeta profesional en los casos reglamentados en la ley. La Tarjeta Profesional podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla donde conste que dicho documento se encuentra en trámite. Dentro del año siguiente a la posesión, el profesional deberá presentar la correspondiente Tarjeta o Matrícula

Decreto único reglamentario 1083 de 2015. Experiencia profesional relacionada (51) meses

Lo mismo sucede en los requisitos de la experiencia para los niveles profesional, que en algunos casos se les exige 7 meses, a otros 12 meses, a otros 30 meses de experiencia, no existe unidad de criterio, se debe establecer un mínimo y máximo por cada nivel. No se evidencia en el perfil a que cargo corresponde, cada cargo debe tener su estructura tal como está diseñado en la guía del DAFP, en el numeral I identificación.

Subgerencia Financiera y Comercial –Gestión Financiera

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Controlar la ejecución activa y pasiva del presupuesto orientado al cumplimiento de la normatividad, como

herramienta de gestión o fiscalización de dineros públicos en el cumplimiento de metas y objetivos

institucionales enfocados en la satisfacción de las necesidades básicas en salud de la comunidad.

No se evidencia las habilidades en el manual de funciones, estas deben estar a nivel general y por niveles jerárquicos y no por cada cargo. En la Identificación, en la estructura de esta no se debe tener en cuenta Personal a Cargo, de acuerdo a la guía DAFP:






I. IDENTIFICACIÓN

Nivel Directivo

Denominación del empleo Jefe de Oficina

Código 006

Grado 12

Número de cargos Uno (1)

Dependencia Control Interno

Cargo del jefe inmediato Gerencia

Personal a cargo Si

Naturaleza del cargo Libre nombramiento y remoción – Periodo Fijo

Igualmente, se establece en la experiencia el decreto 1083 de 2015, el cual este no aplica para los entes territoriales, este solo aplica o se establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional (decreto 1785 de 2014).

Plan Institucional De Capacitación PIC

El Plan Institucional de Capacitación PIC es una herramienta de fortalecimiento de competencias para funcionarios

adscritos a Pasto salud ESE y con la cual se busca mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo de la

Entidad y lograr el bienestar general y la consecución de los objetivos misionales.

El objetivo del PIC, la capacitación y formación de los empleados está orientada al desarrollo de sus capacidades,

destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y

organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la

prestación de los servicios.

De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Talento Humano y teniendo en cuenta que la

formulación del PIC obedece a unas fases de preparación, el quipo auditor realizo análisis y verificación a cada una de

ellas, de lo cual obtuvo lo siguiente:

Primera fase. Diagnóstico: siguiendo los lineamientos establecidos en el Decreto 1567 de 1998, el cual señala que es obligación de cada una de las entidades “identificar las necesidades de capacitación, utilizando para ello instrumentos técnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales”.

Para esta fase se pudo evidenciar que no se efectuó la aplicación y tabulación de encuestas con el fin de determinar

cuáles son las necesidades de los funcionarios pertenecientes a Pasto Salud ESE. Evidencia verificada en las carpetas

con los formatos de encuestas elaborados pero posterior a la capacitación (código GD Versión 2.0 Num 58), evaluación






apropiación de conocimientos política de gestión del riesgo, los cuales reposan en la Oficina de Talento Humano y que

no se ajustan a lo determinado por el DAFP:

Segunda fase. Análisis de las encuestas: en esta fase no se realiza el análisis de la información recopilada, donde se agrupe cada una de las necesidades detectadas teniendo como referente su grado de similitud de tal manera que se establezcan áreas temáticas, las cuales permitan estructurar un plan que dé respuesta a las necesidades detectadas.

Se pudo verificar que en esta fase del Plan de Capacitación de la Entidad correspondiente a la vigencia 2017 se cumplió a cabalidad.

Tercera fase. Definición de los objetivos del PIC: Dentro del diseño del Plan se establece la creación de los Objetivos general y específicos, cuya finalidad es orientar el plan a que contribuya a mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo de la Entidad.

Una vez revisado el documento PIC vigencia 2017, se evidencia que este contiene el objetivo general y específico,

su objetivo general y especifico, no son claros si se tiene en cuenta que esta es una herramienta de fortalecimiento

de competencias y habilidades para funcionarios adscritos a Pasto Salud ESE y con la cual se busca mejorar la

calidad de la prestación de los servicios a cargo de la Entidad y lograr el bienestar general y la consecución de los

objetivos misionales. Los objetivos orientan el plan hacia el logro de las capacidades que necesitan desarrollar tanto

la Entidad como los funcionarios.

Cuarta fase. Formulación de programas de formación y capacitación. En esta fase corresponde a la Entidad organizar los diferentes programas de capacitación para un tiempo determinado, como respuesta o soluciones frente a las necesidades detectadas.

En el PIC de la vigencia en estudio (2017), se encuentran expuestos los programas de formación y capacitación de

los cuales se pudo verificar que se dio cumplimiento a la gran mayoría de las capacitaciones programadas.

El plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2017, en su parte teórica no se encuentra estructurado de

acuerdo a la metodología diseñada por el DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública), lo que

demuestra desconocimiento del mismo y falta de organización y planeación de las actividades programadas, sin

embargo, se pudo evidenciar que si se cumplió con los tiempos establecidos en el cronograma de capacitaciones

programadas, teniendo en cuenta que este indica como tiempo máximo para la formulación, socialización y

aprobación del PIC, el mes de marzo y este fue aprobado mediante Resolución No. 117 del 22 de marzo.

Así mismo, se pudo establecer que la Oficina de Talento Humano no incluyo en el Plan Institucional de Capacitación

los programas de Inducción y Re inducción en la vigencia 2017, tal como lo establece el decreto 1567 de 1998, en su

artículo séptimo, donde indica “Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada

entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos

de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a

desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor

conocimiento de la función pública y de la entidad (…).

En el cronograma de programación de capacitaciones no se evidencia, capacitaciones para el área financiera y

contable, con la entrada en vigencia de las nuevas normas NIIF, que se requiere la actualización de los funcionarios

en esta norma y su aplicación, así como a las diferentes áreas administrativas, como control interno y planeación, con

la entrada en vigencia de los decretos 648 y 1499 de 2017, implementación del modelo integrado de planeación y

gestión MIPG, que requieren actualizar el MECI, e implementar nuevos productos y ajustar otros elementos.






Registro en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público-SIGEP.

El SIGEP es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la administración pública y de los

ciudadanos, el contiene información de carácter institucional tanto nacional como territorial, consolidando la información

que sirva de soporte para la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional;

igualmente, permite el ejercicio del control social, suministrando a los ciudadanos la información en la normatividad que

rige a los órganos y a las entidades del Sector Público, en cuanto a su creación, estructura, plantas de personal, entre

otros.

De acuerdo a lo anterior, y teniendo en cuenta las responsabilidades de la oficina de Control Interno con relación al

acompañamiento y seguimiento en la gestión institucional, se realizó revisión al cumplimiento del decreto 2842 de 2010

y al artículo 227 del decreto19 de 2012, relacionados con la obligación legal de registrar la hoja de vida en el Sistema

de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), así mismo, verificando el cumplimiento de acuerdo con las

instrucciones impartidas al respecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Teniendo en cuenta lo anterior, se conoció que la Oficina Asesora de Talento Humano delegó para realizar el registro

en el SIGEP al Asesor Angélica María Delgado, los funcionarios de la dependencia manifiestan que se viene realizando

el registro de la información en esta plataforma, que si bien es cierto, no se ha logrado mayores avances para que la

mayoría de los servidores públicos vinculados a esta entidad cumplan con esta obligación, razón por la no se ha logrado

culminar el proceso de registro con la totalidad de los servidores públicos adscritos a Pasto Salud ESE, en cuanto al

proceso que se debe adelantar para el registro de hojas de vida en el SIGEP, manifiestan desconocer que se halla

adelantado, que únicamente se encuentra pendiente el cambio de los datos personales del Asesor de Talento Humano,

tanto en la base de datos de los servidores públicos como en el formato de asignación de roles, en el cual además

debe informarse el número de resolución de nombramiento y acta de posesión, documentos que deben anexarse en

copia en PDF. Se indagó sobre el cumplimiento de esta actividad a los funcionarios de esta área, pero ninguno nos

pudo informar sobre el proceso y que se ha adelantado para lo cual no se pudo constatar si se efectúo el registro en

el SIGEP al momento de la posesión del servidor público.

No conocemos la clave y contraseña de acceso al SIGEP y en el acta de entrega ni en el informe de gestión, tampoco

dejó constancia.

Si bien es cierto, la Oficina Asesora de Talento Humano supuestamente realizó el registro en el Sistema de Información

y Gestión del Empleo Público, se evidencia, que no se requirió el cumplimiento de que el personal a vincular aporten

los documentos necesarios para obtener la aprobación de la hoja de vida en la plataforma como requisito previo a la

posesión, advirtiendo, que desde el 01 de enero de 2016 y hasta la fecha de auditoría se vincularon (31)servidores

públicos de los cuales ninguno de ellos no han logrado la aprobación de la hoja de vida, por lo tanto, su estado en el

sistema no se encuentra registrado, sin que la Oficina de Talento Humano Adelante acciones efectivas para su

cumplimiento.

De acuerdo a lo anterior, se evidencia que la Oficina Asesora de Talento Humano, no realizó las gestiones pertinentes

suficientes y efectivas para cumplir con el deber legal de verificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de

vinculación previos a la posesión del cargo del personal vinculado de las vigencias 2016 a 2018, en este caso, con el

registro de validación y aprobación de la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público–

SIGEP del personal vinculado, contraviniendo el artículo 227 del decreto 19 de 2012 el cual establece lo siguiente:

“ARTICULO 227. REPORTES AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO PÚBLICO –SIGEP :

Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado

deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del

Empleo Público -SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de hoja






de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia

que haga sus veces..(…).”.

Revisión de Hojas de Vida y al Procedimiento de Archivo y Actualización de Historias Laborales del personal de Pasto Salud ESE.

Revisión a hojas de vida

Con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos legales de ingreso al personal vinculado a Pasto Salud ESE . en los periodos 2016 - 2018, se realizó la revisión a las hojas de vida de acuerdo a una muestra obtenida a un total de 19 servidores públicos vinculados en todas las modalidades de ingreso con corte a 30 de marzo de 2018, obteniendo el siguiente resultado:

Verificación de los requisitos de perfil requeridos para la vinculación del personal

Una vez realizada la visita a la Oficina Asesora de Talento Humano, se conoció que para el proceso de vinculación del personal a Pasto Salud ESE en las vigencias 2016-2018, lo correspondiente a la vinculación se tuvo en cuenta los requisitos de perfil establecidos en el manual de funciones y competencias laborales, en el cual se evidencia que el manual de funciones, en su versión 3, fue aprobado por la Junta Directiva, pero se desconoce mediante qué acuerdo, y tampoco se conoce mediante qué acto administrativo fue adoptado. Con base a lo anterior, se procedió a la revisión de las hojas de vida del personal vinculado que según el cargo se relaciona a continuación:

CARGO OBSERVACION

Técnico Operativo – German Dario Linares Diaz

Historia Laboral sin foliar

Conductor - Nelson Armando Cuaycuan Hidalgo

Historia Laboral sin foliar, paz y salvo Municipal 201801621 del 11/01/2018, posterior a su posesión.

Subgerente Financiero y Comercial – María Eugenia Burbano

Historia Laboral sin foliar, no se evidencia carta de aceptación del cargo, certificado de aptitud laboral expedido el 4 de octubre de 2017, después de 8 meses de su posesión. Requisito indispensable para verificar si es apta para desempeñar el cargo.

Secretaria General – Angela Lucia Melo Rivera

Historia Laboral sin foliar, certificado de aptitud laboral expedido el 9 de junio de 2017, después de 3 meses de su posesión, no se evidencia declaración juramentada de bienes y rentas.

Subgerente de Salud e Investigación – Javier Andres Ruano González

Historia Laboral sin foliar

Profesional Universitario – Enfermera Janneth Angélica Narváez Figueroa

Historia Laboral sin foliar, No se evidencia certificado de Antecedentes Judiciales, con resolución 0384 de 10 septiembre de 2013 se realiza nombramiento provisional, no se evidencia examen de aptitud laboral, con resolución 0454 del 28 de noviembre de 2016 se realiza nombramiento provisional, certificado de aptitud laboral del 22 de junio de 2017, realizado después de 7 meses de su posesión.

Secretario General - William Vela Aguirre Director Operativo Red,

Historia Laboral sin foliar, segunda carpeta

Almacenista General – Diana María Carvajal Aguirre

Historia Laboral sin foliar,

Jefe Oficina Jurídica – Nohora Cristina Ceballos Melodelgado

Historia Laboral sin foliar, no se evidencia carta de aceptación del cargo, Resoluciones 0032 del 19 de enero de 2017 y 111 21 de marzo de 2018 como Secretaria General.






Asesor Talento Humano – Angélica María Delgado Solís

Según el Manual de Funciones, exige 46 meses de experiencia relacionada, revisada la hoja de vida no cumple con los requisitos de la experiencia en el cargo, posee experiencia en Control Interno Disciplinario, y en la Rama Judicial como Abogada.

Auxiliar Administrativo – Isabel Andrea Portilla Romero


Profesional Universitario Suministros – Campos Andres Enríquez Ortega

Historia Laboral foliada parcialmente hasta el año 2013, certificado de aptitud laboral expedido el 23 de agosto de 2013, después de 9 meses de su posesión, mediante Resolución 0156 del 29 de abril de 2016, se le hace un nombramiento de libre nombramiento y remoción como tesorero, en la cual no se evidencia la carta de aceptación del cargo.

Profesional Universitario – Violeta Lucia Alarcón Montenegro

Historia Laboral sin foliar, no se evidencia la carta de aceptación del cargo.

Profesional Universitario Brenda Carolina Arroyo Coral.

No se evidencia la carta de aceptación del cargo

Médico General – Willie Giovanny Araujo Torres


Técnico Operativo - María Marcela Recalde

Historia Laboral sin foliar, no se evidencia la carta de aceptación del cargo

Oficina Asesora de Planeación – Angela Sofía López

Según el Manual de Funciones, exige 51 meses de experiencia relacionada, revisada la hoja de vida no cumple con los requisitos de estudio, en el área de conocimiento y no se evidencia título de postgrado o su equivalencia de acuerdo al decreto 785 de 2005, no se evidencia la carta de aceptación del cargo.

Asistente Administrativo Secretaria – Ana Cristina Velásquez Rodríguez

Historia Laboral sin foliar, certificado antecedentes judiciales del 16 de noviembre de 2017, después de tomar posesión,

Asistente Administrativo Secretaria – Claudia Liliana David Guzmán

Historia Laboral sin foliar, no se evidencia la carta de aceptación del cargo.

Total revisado: 19 hojas de vida

Una vez revisados y verificados los documentos soportes de las hojas de vida en estudio, se observa que los requisitos de perfil requeridos para ocupar los cargos han sido cumplidos parcialmente, hay dos casos en especial, los cargos del Asesor de Talento Humano y Jefe Oficina Asesora de Planeación, que presuntamente no cumplen con los requisitos del manual de funciones de la entidad, contraviniendo el Decreto 1785 de 2014, el Decreto 785 de 2005 y el Decreto 1083 de 2015.

Actos administrativos de nombramiento.

De acuerdo a revisión realizada, se puede establecer que la oficina Asesora de Talento Humano, ha cumplido con su deber legal de revisión y expedición de los actos administrativos de nombramiento de las personas designadas a ocupar un cargo público al interior de Pasto Salud ESE, teniendo en cuenta que la totalidad de las actuaciones administrativas anexas a las historias laborales revisadas se suscribieron de acuerdo a lo estipulado en la normatividad legal vigente.

Requisitos de estudio y experiencia y otros documentos aportados por la persona a posesionar






Con relación a los Requisitos de estudio y experiencia y otros documentos legales de vinculación los cuales son aportados por el funcionario al momento de su posesión, como: documentos de identificación, soportes documentales de estudio y experiencia, antecedentes penales, fiscales y disciplinarios, declaración de bienes y rentas, examen médico y afiliación a régimen general de salud y pensión , se pudo establecer que esta documentación reposa parcialmente en las hojas de vida revisadas, los cuales fueron allegados dentro de los términos establecidos para su posesión y dando cumplimiento a los requisitos para el cargo de acuerdo a la normatividad legal, es reiterativo que las historias laborales no se encuentran foliadas, algunos casos no se evidencia la carta de aceptación del cargo, certificados judiciales, de procuraduría y de contraloría con fechas posteriores a su posesión, igualmente certificados de aptitud laboral, es decir que se posesionan sin el lleno de requisitos, lo cual no se está dando cumplimiento, al Art 44 del Decreto 1950 de 1973, al Art. 4 de la Ley 190 de 1995 y el Art. 2.2.5.4.2 del Decreto 1083 de 2015.

Registro en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público-SIGEP.

Se evidencia que la Oficina Asesora de Talento Humano, no realizó las gestiones pertinentes suficientes y efectivas

para cumplir con el deber legal de verificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de vinculación previos a

la posesión del cargo del personal vinculado en las vigencia 2016-2018, en este caso, con el registro de validación

y aprobación de la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público–SIGEP del personal

vinculado, contraviniendo el artículo 227 del decreto 19 de 2012 y al Art. 2.2.17.11 del Decreto 1083 de 2015.

Procedimiento de Archivo y Actualización de Historias Laborales.

Con relación al archivo de las historias laborales del personal vinculado a Pasto Salud ESE, la cual se encuentra bajo la responsabilidad y custodia de la oficina Asesora de Talento Humano bajo los parámetros establecidos en la ley 594 de 2000, o ley general de archivo, el cual tiene como objetivo establecer las reglas y principios que regulan la función archivística del estado, por intermedio del Archivo General de la Nación, el Decreto 1072 de 2015 y las circulares que responsabiliza a las entidades a elaborar programas de gestión documental e implementar procesos archivísticos, así como la organización de las historias laborales. De acuerdo a lo anterior, se realizó la verificación al estado de archivo y conservación de las historias laborales y a continuación se describen las principales situaciones encontradas con base a los requerimientos normativos actuales y de carácter metodológico planteadas sobre el particular.

Herramientas Informáticas

La Oficina Asesora de Talento Humano no tiene implementado una base de datos en, en la cual se pueda verificar el registro de la información de los funcionarios vinculados mediante carrera administrativa, provisionales, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales, en la cual se pueda registrar: datos personales, dependencia perteneciente, lugar de trabajo, sede, cargo, fecha de ingreso, fecha de salida, entre otros datos personales. Tampoco se registran las novedades ocasionadas en el ejercicio del cargo, el registro de novedades permitiría obtener una información completa y oportuna acerca de la situación actual del trabajador y seguridad de la información.

Conservación de la Documentación de las Historias Laborales

Con relación al archivo se solicitó el apoyo de un Experto Técnico, la Señora Rosario Villalba, para que nos de su

concepto acerca de la conservación de las historias laborales, se encontró que se está manejando un mecanismo de

conservación adecuado, mediante la utilización de archivadores metálicos los cuales contienen las carpetas

debidamente separadas y rotuladas lo cual facilita la consulta y ubicación de cada historia laboral.






Revisada la historia laboral de la servidora pública Lidia Descance Cruz, se verifica La hoja de control no se encuentra

actualizada última fecha que presenta 2008. (Circular 004 de 2003 Departamento Administrativo de la Función Pública).

Espacio Físico del Archivo de las Historias Laborales.

El archivo de las historias laborales se encuentra ubicado en un espacio perteneciente a la oficina asesora de talento humano, en un lugar adecuado y con suficiente espacio para la conservación y manejo del archivo de las historias laborales, con el fin de lograr la organización que facilite el manejo de la documentación que está en constante consulta y crecimiento. Es importante resaltar que pese a la ubicación del archivo de las mismas, que dificulta brindar seguridad, reserva y confidencialidad a la información como lo exige la normatividad legal vigente, se evidencia que existe un control efectivo sobre el personal que ingresa al área de archivo con el fin de evitar la pérdida de documentos.






Historias Laborales Cumplimiento De La Circular 004 De 2003. Una vez realizada la revisión y verificación de los documentos anexos a las historias laborales bajo los parámetros de la circular 004 de 2003, emitida por el Archivo General de la Nación, se pudo establecer que en cada expediente los documentos se encuentran ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción y su disposición. Los documentos de cada historia laboral están colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento que se registra es el más antiguo y el último el que refleja el más reciente.

En cuanto a estado del archivo de las historias laborales se pudo verificar que la Oficina Asesora de Talento Humano cuenta con un espacio adecuado para la conservación y manejo del archivo de las historias laborales como lo exige la normatividad legal vigente.

De acuerdo a la visita realizada, se pudo evidenciar que se está utilizando un mecanismo de conservación adecuado, debido a que se hace mediante la utilización de cajas, las cuales contienen documentación con máximo 200 folios, así como también el uso de elementos apropiados tales como ganchos plasticos, fólderes en regular estado; estos, que pueden ocasionar el deterioro de la documentación.

Así mismo, se pudo verificar que el espacio físico del archivo es amplio, lo que facilita una organización y el manejo de la documentación que está en constante consulta y crecimiento.

De igual forma se puedo verificar que las historias laborales del personal que ya se ha retirado de la entidad, se encuentran en un estado de organización por cuanto se encuentran archivadas en cajas que contienen la información de los funcionarios pasivos, y según la norma estos deben conservarse durante cinco (5) años en el archivo de la

oficina y después debe trasladarse al archivo central y deben conservarse durante 80 años.






Llevar a cabo un proceso de revisión y determinar los Controles Establecidos para la realización del Procedimiento de Nómina en Pasto Salud ESE

EI Proceso de nómina seguido por la Oficina Asesora de Talento Humano, es liderado por el Técnico Administrativo,

Cristian Fabio Lopez, quien tiene bajo su responsabilidad, la función de elaborar la nómina, planillas de los funcionarios,

las liquidaciones y subsidios, los descuentos legales para cumplir con los requerimientos oportunos de las

dependencias de la ESE, además de efectuar las liquidaciones de subsidios, auxilios, primas y prestaciones sociales

para cumplir con los conceptos legales a que tienen derecho los empleados y trabajadores de Pasto Salud ESE.

El citado proceso es apoyado por el Profesional Universitario Andres Chaves, quien es el responsable de proyectar los

actos administrativos de novedades, vinculación y retiros de funcionarios, necesarios para ser incluidos en la liquidación

de nómina.

Igualmente el proceso es responsable de la recepción de los formatos de novedades, así como también la realización

de las comunicaciones y notificaciones que al respecto se requiera, con el apoyo de la Secretaria Señora Carmen

Benavidez, quien recepciona todos los documentos, novedades y es la encargada del archivo de las historias laborales

y de su seguridad.

Para el desarrollo de la auditoria se verificó el Manual de Funciones de la ESE, evidenciado que los funcionarios

responsables cumplen con el perfil requerido y además cumplen a cabalidad las funciones del cargo para el cual fueron

nombrados y posesionados, de la misma suerte, no obstante, como todo proceso, el proceso de nómina es susceptible

de acciones de mejora, fortaleciendo los puntos de control, precisando las actividades realizadas y los responsables

de la misma, en la aplicación de los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación del proceso, establecidos

en el MECI.

La normatividad que regula el proceso de liquidación de nómina y parafiscales está claramente definida en la ejecución

de las tareas, aunque es necesario fortalecer los controles internos que permitan garantizar la verificaci6n periódica de

la actualización normativa en los procesos internos de liquidación.

Ahora bien, para conocer el procedimiento seguido para la liquidación de nómina se procedió a indagar a los citados

funcionarios, determinando, entre otros aspectos relevantes los siguientes:

En la ESE se dispone de un sistema de información, módulo SIOS, software que permite gestionar una base de datos

para la elaboración de nómina y la inclusión de las novedades respectivas, al cual se accede con un usuario y

contraseña. Al ingresar, se distingue cuatro módulos de nómina con la misma información de componente y

subcomponentes en cada uno de ellos, igualmente, para cada una de las novedades, existe un código que facilita su

ubicación y utilización.

El sistema se halla parametrizado para la liquidación de la nómina teniendo en cuenta los factores salariales que

determina la legislación vigente, así como también para la liquidación de las prestaciones sociales, no obstante, se

requiere se alimente en debida forma, consignado los descuentos que operan por libranza, los descuentos por

embargos.

Se pudo detectar que el sistema SIOS, posee unas debilidades en la liquidación de las prestaciones sociales, esta

debe realizarse manualmente en una hoja Excel y luego alimentar el sistema uno a uno, lo cual no es lo más óptimo

contando una herramienta tan robusta, lo cual se requiere hacer los ajustes necesarios para que la herramienta realice

todo el proceso.






En Pasto Salud actualmente laboran 151 servidores públicos, Los cuales son identificados por el nombre

alfabéticamente y el número de su cédula, y el sistema permite ejercer varias actividades, entre ellas dispone las tareas

referidas a Kardex, liquidación, trámite e impresión de volante de pago, razón por la cual, es necesario alimentar el

sistema en forma periódica una vez se reciba las novedades en medio físico por medio de los documentos formatos

dispuestos por la Oficina Asesora de Talento Humano, para tal actividad, fijando como límite hasta el día 25 de cada

mes, para que los funcionarios reporten sus novedades.

Igualmente se pudo verificar que actualmente existen siete (7) vacantes, cinco del servicio social obligatorio, que

corresponden a dos médicos, un odontólogo y una enfermera y dos (2) vacantes dela área administrativa, un profesional

especializado área salud, el cual se encuentra en proceso de encargatura y a la fecha se está resolviendo una

reclamación por parte de un funcionario, y un enfermero que no se ha adelantado ningún proceso de encargatura.

Administración Gestión del Riesgo

Para dar cumplimiento a la gestión del riesgo se visitó la Oficina Asesora de Talento Humano, con la finalidad de evaluar

objetivamente las evidencias que permitan verificar la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y seguimiento a

riesgos administrativos.

Se verifico el mapa de riesgos del proceso en su versión 3, el cual solo identificaron 8 riesgos del año 2015, con una

metodología desactualizada, formato desactualizado, sin análisis y calificación del riesgo no acorde a la metodología

DAFP.

En el desarrollo del producto, se entrevistó al Doctor Andrés Chaves profesional universitario, quien manifiesta que en

cuanto a la identificación, análisis, evaluación, tratamiento y seguimiento a los riesgos operativos, no se han realizado

seguimiento y calificación a los riesgos identificados, y la matriz que se tiene en el proceso de Talento Humano está

totalmente desactualizada, que no se le realizado ningún ajuste desde que se implementó, contraviniendo, la Ley 1474

de 2011 y los decretos 4637 de 2011, 943 de 2014 y 1083 de 2015






Sistema De Gestión De Calidad

En cuanto al sistema de Gestión de calidad, la Oficina Asesora de Talento Humano maneja el Proceso denominado

“Gerencia del Talento Humano” que tiene desarrollado entre sus documentos, el Manual de funciones, sus formatos y

ocho procedimientos que desarrolla la oficina, estos procedimientos se encuentran desactualizados, unos elaborados

desde 2013 otros del 2015, los cuales no se les ha realizado ningún ajuste, no tenemos conocimiento si los formatos

que se utilizan están aprobados por el sistema de gestión de calidad.

No existe un procedimiento establecido por la Oficina de Talento Humano, relacionado con el trámite para la

actualización de la hoja de vida de los funcionarios, se puede establecer que no existe un procedimiento documentado

para la actualización de la hoja de vida de cada funcionario, lo que podría ocasionar posibles pérdidas de

documentación y desorden administrativo.

Bienestar Social Se evidencia la formulación del Plan de Bienestar Social para la vigencia 2017 de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1227 de 2005, el cual es resultante de una encuesta aplicada a 127 funcionarios de nómina de la Empresa, con la cual pudieron determinar la actividad con mayor aceptación de cada componente.






El Plan de Bienestar Social de la Empresa Social del Estado vigencia 2017 fue aprobado mediante Resolución No. 0172 del 22 de mayo de 2017 y modificada mediante Resolución No. 299 del 26 de julio de 2017. Y contiene los siguientes componentes y actividades:

COMPONENTE ACTIVIDAD

Carácter deportivo y recreativo Recreacional

Artísticas y Culturales Actividad de Integración familiar

Promoción y prevención de la salud Gimnasio / Natación

Capacitación informal en artes y artesanías Curso de Gastronomía

Respecto a la Actividad Recreacional, se pudo observar en los documentos que se inscribieron un total de 109 funcionarios (circular 521 –12292 del 10 de octubre de 2017) de los cuales se evidencia que 5 de ellos no lo hizo uso de este beneficio, los cuales son:

Hernán Arvey Arteaga Muñoz

Claudia Fabiola Cabrera Erazo

Gerson Dario Gómez Solarte

Javier Andrés Ruano González

William Vela Aguirre Por otra parte, según Certificación emitida por la Asesora del Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano se evidencia la participación de 108 funcionarios, lo anterior por cuanto pese a que 5 funcionarios no asistieron, si hicieron uso de este beneficio los siguientes 4 funcionarios que no estaban previamente inscritos:

David Guzmán Claudia Liliana

Ñañez Zambrano Patricia

Recalde Marcela

Velázquez Rodríguez Ana Cristina Respecto a la actividad de Curso de Gastronomía se pudo evidenciar que se programaron 12 sesiones en horario nocturno durante el mes de noviembre de 2017 (distribuidos en 3 grupos y 4 sesiones cada uno). Respecto a la Actividad de Integración Familiar, se pudo observar que se programó para el día 13 de diciembre de 2017, pero en las diferentes carpetas evaluadas en esta auditoria no se pudo evidenciar la ejecución del mismo, su cobertura y demás. Respecto a la Actividad de Gimnasio / Natación, tampoco se pudo observar la cobertura y ejecución de esta actividad de acuerdo a la documentación suministrada para esta auditoría. No se evidencia que a Pasto Salud ESE, hasta la fecha, haya determinado la conformación del Comité de Bienestar Social para la vigencia 2018, pese a que el pasado día 9 de marzo de 2018 ya fueron definidos por votación de la asamblea de funcionarios los representantes principales y suplentes de los trabajadores, situación que podría generar en la presente vigencia retrasos en la formulación y ejecución del Plan de Bienestar vigencia 2018.

Plan De Incentivos Se evidencia que Pasto Salud ESE adopto el Plan de Incentivos mediante Resolución No. 171 del 22 de mayo de 2017 y derogada mediante Resolución No. 416 del 6 de octubre de 2017. Plan que es nuevamente aprobado y adoptado mediante Resolución 463 del 1 de noviembre de 2017.






Se evidencia la Resolución No. 575 del 12 de diciembre de 2017 “por la cual se hace un reconocimiento a los mejores empleados públicos de la Empresa Social del Estado Pasto Salud ESE en cumplimiento del Plan Anual de Incentivos para la vigencia 2017”. Se evidencia que la notificación a los funcionarios que pueden acceder a los incentivos no pecuniarios son notificados el 17 de enero de 2018 (vigencia posterior a la del plan de incentivos) y el 13 de febrero de 2018 se notifica a los mismos funcionarios la empresa con la cual pueden acceder a su incentivo.

No se evidencia la ejecución del artículo 1 de la Resolución No. 575 del 12 de diciembre de 2017, cuyo contenido dice

“Reconocer a los empleados destacados, en virtud de haber obtenido calificación sobresaliente en la evaluación del

desempeño del año 2016, a saber…”, la cual está dirigida a 18 funcionarios de la empresa, contraviniendo el artículo

34 del Decreto 1567 de 1998 que dice “Plan Mínimo de Incentivos. El jefe de cada entidad deberá a adoptar y desarrollar

internamente planes anuales de incentivos institucionales, de acuerdo con la ley y los reglamentos.” Del cual se

sobreentiende que tanto la formulación como la ejecución debe realizarse en la vigencia definida.

Encargo Por Vacancia Temporal O Definitiva De Un Empleo De Carrera Administrativa – Resolución No. 375 Del 5 De Septiembre De 2017 Se evidencio en el listado maestro de funcionarios que desde la aprobación de la Resolución No. 375 del 5 de septiembre de 2017 emitida por la Gerencia de Pasto Salud ESE, se han incorporado a la empresa los siguientes funcionarios cuyo nombramiento es de tipo Provisional, los cuales son:

RECALDE MARIA MARCELA (10-noviembre-2017)

DAVID GUZMAN CLAUDIA LILIANA (10-noviembre-2017)

VELASQUEZ RODRIGUEZ ANA CRISTINA (10-noviembre-2017)

ALARCON MONTENEGRO VIOLETA LUCIA (09-enero-2018)

ARROYO CORAL BRENDA CAROLINA (09-enero-2018)

ARAUJO TORRES WILLY GIOVANNI (16-febrero-2018) Según los soportes documentales presentados por el Grupo de Trabajo de Gestión del Talento Humano, se pudo observar que solo en el cargo de Técnico Operativo – Código 314 provisto por la Funcionaria María Marcela Recalde se aplicó el procedimiento GH-PD107 “Encargo por vacancia temporal o definitiva de un empleo de carrera administrativa”. No se evidencia la aplicación del procedimiento en el 83.33% (5 de los 6) de los encargos o nombramientos auditados, procedimiento que fue revisado por el Comité Coordinador de Control Interno en Acta del 30 de agosto de 2017 y aprobado por la Gerente de Pasto Salud ESE. Sé evidencia que el Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano antes de la provisión de los cargos de Profesional Universitario Grado 09 emite el siguiente documento:






Por otra parte sé evidencia que el Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano antes de la provisión de un cargo de Técnico Operativo Código 314 Grado 06 emiten los siguientes documento:






Como se puede observar, ante la misma situación administrativa se emplearon métodos diferentes para certificación de la no existencia de funcionarios con derecho preferente para acceder a un encargo, siendo la aplicada para el cargo de Técnico Operativo Código 314 Grado 06 la correcta. Se deja constancia que los formatos de certificación aplicados en la provisión de funcionarios del nivel profesional Grado 09 en ningún momento pueden reemplazar el trámite ordinario del procedimiento establecido y ajustado a la norma.

Reporte De OPEC A CNSC Se procedió a verificar la información reportada por Pasto Salud ESE a la Comisión Nacional de Servicio Civil, lo anterior para verificar el cumplimiento de la Circular No. 017 de noviembre de 2017 emitida por la Procuraduría General de la Nación. En el cual se pudo constatar que la información reportada no se encuentra actualizada en los siguientes aspectos:

Los grados de los cargos no corresponden a lo establecido en el Acuerdo de Junta Directiva No. 02 del 12 de enero de 2018 “por medio del cual se establecen los grados de los empleos de la planta fija de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE y se incluyen en la estructura los cargos de planta temporal”.

No se han reportado en el aplicativo de la Comisión Nacional del Servicio Civil los cargos creados mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 017 del 10 de noviembre de 2017 “por medio del cual se modifica la Planta de Personal de la Empresa Social del Estado PASTO SALUD ESE”.

No se ha reportado en el aplicativo de la Comisión Nacional del Servicio Civil la vacancia definitiva del Profesional Universitario Grado 09 (ahora Grado 11) relacionada con la renuncia del funcionario Wilmer Muñoz.

Por lo tanto la cantidad de vacantes definitivas provistas y no provistas reportadas no coincide con la realidad de la empresa.

Inducción Según información reportada por el Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano, se pudo constatar que durante la vigencia 2018 se han vinculado 10 funcionarios nuevo a la empresa, a los cuales a ninguno de ellos se les ha realizado su respectiva inducción, la cual busca la integración del funcionario con la empresa, instruirlo acerca de la misión de la entidad, al igual que sus responsabilidades individuales, deberes y derechos, crear sentido de pertenencia con la empresa y familiarizarlo con el servicio público.

De acuerdo a lo anterior, se concluye lo siguiente:

Debido a la falta de personal y sobre todo del líder de la dependencia, quien sea el encargado de liderar el proceso de Gestión de Talento Humano y sus procedimientos y de no contar con una persona con experiencia en esta área, de acuerdo a lo estipulado en el manual de funciones, se pudo evidenciar la cantidad de inconsistencias en esta oficina, ya que esta jefatura inicialmente estuvo encargado el profesional universitario Dr. Andres Chaves durante cinco meses, luego hubo un nombramiento del Doctor Hernán Arteaga de junio a noviembre, quien renunció , después se nombró a la Dra. Angélica Delgado, quien estuvo de diciembre de 2017 a febrero de 2018, esta rotación tan alta ha dificultado cumplir con todas las actividades, tareas, planes y programas de esta área y de cumplir con la normatividad vigente. Es importante recalcar que pese a la falta de personal en esta oficina, hay un profesional y un técnico, quienes vienen atendiendo todas las cargas de esta y que le es imposible atender otras cargas laborales de esta oficina.

En la fecha de la auditoria se pudo verificar que no existe un acto administrativo encargando de las funciones de Asesor de Talento Humano, hay tres funcionarios desempañando todas las funciones de la oficina asesora, un profesional universitario, un técnico operativo y la secretaria, también se pudo detectar que no existe un funcionario que se encargue de los planes y actividades de bienestar social, incentivos, inducción y reinducción, clima laboral y






del servicio social obligatorio entre otros, según el manual de funciones existe el cargo de técnico operativo, creado en esta dependencia, pero este fue trasladado a una de las redes de la Entidad, dejando acéfalo estas actividades.

Revisado el manual de funciones no existe una planta global en la entidad, desconociendo la norma en este sentido, para poder ubicar de acuerdo a las cargas laborales y a las necesidades del servicio y trasladar a los funcionarios según el perfil, la experiencia y sus funciones.

El manual de funciones se encuentra totalmente desactualizado y se debe ajustar de acuerdo a las normas vigentes y a la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública.

En el Plan Institucional de Capacitación PIC , no se evidencia que se realiza una encuesta, se tabule las necesidades de los funcionarios

El PIC para la vigencia 2017, en su parte teórica no se encuentra estructurado de acuerdo a la metodología diseñada por el DAFP, lo que demuestra desconocimiento del mismo y falta de organización y planeación de las actividades programadas.

SIGEP Se indagó sobre el cumplimiento de esta actividad, pero no encontramos una respuesta e información sobre el proceso y que se ha adelantado para lo cual no se pudo constatar si se efectúo el registro en el SIGEP al momento de la posesión del servidor público.

De acuerdo a lo anterior, se concluye que la Oficina Asesora de Talento Humano, no realizó las gestiones pertinentes suficientes y efectivas para cumplir con el deber legal de verificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de vinculación previos a la posesión del cargo del personal vinculado al SIGEP.

De la totalidad de las hojas de vida que se pudo verificar 19 historias laborales en estudio, 13 de ellas, se encuentran con inconsistencias en el procedimiento de nombramiento y posesión de los funcionarios, referente a la aceptación y notificación del cargo, algunos con certificados de procuraduría, contraloría, posteriores a la posesión, a la experiencia y al perfil.

También se pudo verificar que existen documentos que no han sido aportados al momento de efectuar los nombramientos, tal es el caso de la consulta de antecedentes penales, certificado médico, entre otros, que se relacionan en el cuadro de evaluación. Lo que demuestra la falta de verificación de requisitos legales para tomar posesión a los diferentes cargos de la planta de Pasto Salud ESE, implicando posibles investigaciones y sanciones disciplinarias aquellos funcionarios que no cumplieron con el lleno de los requisitos legales para su posesión y a los responsables de la verificación de la información.

De acuerdo a lo anterior, se debe tener en cuenta el artículo 44º del decreto 1950 de 1973, mediante el cual se establece que: toda designación debe ser comunicada por escrito con indicación del término para manifestar si se acepta, que no podrá ser superior a diez (10) días, aceptación o contados a partir de la fecha de la comunicación. La persona designada deberá manifestar por escrito su rechazo, dentro del término señalado en la comunicación. Lo anterior, detenta una falta de organización de la Oficina Asesora al momento de realizar el proceso de nombramiento y verificación de los requisitos de las personas beneficiadas con estas designaciones, para el ejercicio de los cargos, teniendo en cuenta que el 69% de la totalidad de las historias laborales revisadas presentan inconsistencias en el procedimiento de nombramiento.

Consecuencia de este análisis, la oficina de control Interno, vislumbra, la inobservancia al deber legal que le asiste a la Oficina Asesora de Talento Humano en el proceso de revisión y verificación de la documentación anexa a las hojas de vida de las personas designadas a ocupar un cargo público al interior de la Entidad, de acuerdo a lo siguiente:

No se da cumplimiento al artículo 50 de la ley 1950 de 1973, establece la obligación legal a los funcionarios “jefes de personal o quien haga sus veces” verifiquen los procesos y procedimientos señalados por la ley para la posesión del cargo a funcionarios, constituyéndose su incumplimiento al deber legal.






No se da cumplimiento al artículo 4 de la ley 190 de 1995, adicional, al deber de legal contenido en el decreto 1950 de 1973, impone la obligación al “jefe de personal o quien haga sus veces” de salvaguardar la legalidad de las actuaciones administrativas dirigidas a que las hojas de vida de los funcionarios que pertenecen a la planta de Pasto Salud ESE, se encuentren completas y esto es con el lleno de los requisitos legales que la ley ha dispuesto sobre el particular.

Aunado a lo anterior en el artículo 5 de la ley 190 de 1995, se estableció en el ordenamiento jurídico Colombiano la posibilidad de que cuando un nombramiento no cumpla con las formalidades propias de ley, en sede administrativa, pueda la administración revocar el nombramiento, o puede ser solicitado por cualquier persona conforme se indica en el artículo 4 de la ley 1437 de 2011, en animo de salvaguardar la legalidad de la ley Colombiana. En cuanto al estado del archivo de las historias laborales se pudo verificar que la Oficina Asesora de talento humano cuenta con un espacio adecuado para la conservación y manejo del archivo de las historias laborales como lo exige la normatividad legal vigente. Que la formulación del Plan de Bienestar Social se realizó de manera adecuada por cuanto surge de un estudio de necesidades de los funcionarios de la empresa, pero los soportes documentales presentados por el Grupo de Trabajo de Gestión del Talento Humano no permiten establecer el nivel del cumplimiento del mencionado Plan. El plan de incentivos, se elaboró en el mes de mayo, derogado en el mes de octubre y adoptado en el mes de noviembre, presenta incumplimiento en cuanto a las fechas de elaboración y ejecución del cronograma del plan de Incentivos de acuerdo a lo establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), teniendo en cuenta que el Departamento, indica como tiempo máximo para la el desarrollo del proceso hasta el mes marzo de cada vigencia. En la OPEC no se evidencia veracidad en la información reportada por Pasto Salud ESE a la Comisión Nacional del Servicio Civil, por cuanto la cantidad de vacantes no coincide con la real. No se evidencia la realización de inducción a los funcionarios vinculados a la empresa durante la vigencia 2018, la cual debería ser efectuada al momento de la vinculación del funcionario a la entidad.

HALLAZGOS

HALLAZGO 1 Se evidencia que el manual de funciones de Pasto Salud ESE, se encuentra desactualizado, no cumple

con los lineamientos establecidos en la norma y en la guía metodológica del Departamento Administrativo de la Función Pública, contraviniendo el articulo 13 y 19 del Decreto 785 de 2005. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 2 Se evidencia que no se revisa y se exige toda la documentación que requiere la norma al tomar

posesión del cargo, se pudo establecer que esta documentación reposa parcialmente en las hojas de vida revisadas, es reiterativo que las historias laborales no se encuentran foliadas, algunos casos no se evidencia la carta de aceptación del cargo, certificados judiciales, de procuraduría y de contraloría, paz y salvo municipal, con fechas posteriores a su posesión, igualmente certificados de aptitud laboral, lo cual no se está dando cumplimiento, al Art 44 del Decreto 1950 de 1973, al Art. 4 de la Ley 190 de 1995 y el Art. 2.2.5.1.5 del Decreto 648 de 2017. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 3. La Oficina Asesora de Talento Humano no incluyo en el Plan Institucional de Capacitación los

programas de Inducción y Re inducción en la vigencia 2017, tal como lo establece el decreto 1567 de 1998, en su artículo séptimo, donde indica “Artículo 7º.- Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad (…).Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.






HALLAZGO 4. Se evidencia que la Oficina Asesora de Talento Humano, no realizó las gestiones pertinentes

suficientes y efectivas para cumplir con el deber legal de verificar y garantizar el cumplimiento de los requisitos de vinculación previos a la posesión del cargo del personal vinculado en las vigencia 2016-2018, en este caso, con el registro de validación y aprobación de la hoja de vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público–SIGEP del personal vinculado, contraviniendo el decreto 2842 de 2010, el artículo 227 del decreto 19 de 2012 y al Art. 2.2.5.1.5 del Decreto 648 de 2017. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 5 Revisado el mapa de riesgos de la Oficina Asesora, este se encuentra totalmente desactualizado, no

se ha realizado seguimiento y evaluación, con el fin de verificar si se materializo o no el riesgo y que tipo de acción se

determinó, contraviniendo la normatividad, la Ley 1474 de 2011 y los decretos 4637 de 2011, 943 de 2014 y 1499 de

2017.

HALLAZGO 6. El plan de bienestar social e incentivos presenta incumplimiento en cuanto a las fechas de elaboración

y ejecución del cronograma del plan de Bienestar Social e Incentivos de acuerdo a lo establecido por el Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), teniendo en cuenta que Departamento, indica como tiempo máximo para

la el desarrollo del proceso entre el mes de enero y marzo de cada vigencia; no obstante, la Oficina Asesora de Talento

Humano para el año 2017 efectuó la aprobación y la socialización del plan de Bienestar Social Incentivos el 21 de mayo

de 2017, según se verifico y se modificó con Resolución 463 del 1 de noviembre de 2017. Lo anterior constituye un

hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 7 Se evidencia que la ejecución del Plan de Incentivos fue adoptado y aprobado mediante Resolución

463 del 1 de noviembre de 2017 el cual no se efectuó en la vigencia 2017, contraviniendo el artículo 34 del Decreto

1567 de 1998 que dice “Plan Mínimo de Incentivos. El jefe de cada entidad deberá a adoptar y desarrollar internamente

planes anuales de incentivos institucionales, de acuerdo con la ley y los reglamentos.” Del cual se sobreentiende que

tanto la formulación como la ejecución debe realizarse en la vigencia definida. Lo anterior constituye un hallazgo de

tipo administrativo

HALLAZGO 8 No se evidencia la aplicación de la normatividad de Carrera Administrativa y de los procedimientos

aprobados en Pasto Salud ESE, para dar el trámite de encargo en cargos que tienen situaciones administrativas de vacancia temporal o definitiva. Lo anterior se afirma por cuanto de 6 vinculaciones auditadas, solo 1 de ellas cumplía con los requisitos de la norma y de los procedimientos internos. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 9 No se evidencia veracidad en la información reportada por Pasto Salud ESE a la Comisión Nacional

del Servicio Civil, por cuanto la cantidad de vacantes no coincide con la real, de igual manera no coinciden los estados de provisión y no están actualizados los grados de los funcionarios, lo anterior en contravía de la Circular No. 17 de 2017 y del Decreto 785 de 2005. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

HALLAZGO 10 No se evidencia la realización de inducción a los funcionarios vinculados a la empresa durante la

vigencia 2018, la cual debería ser efectuada al momento de la vinculación del funcionario a la entidad de acuerdo a la Guía de gestión estratégica del talento humano GETH emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, contraviniendo el decreto 1567 de 1998. Lo anterior constituye un hallazgo de tipo administrativo.

RECOMENDACIONES

1. Se recomienda ajustar el manual de funciones de acuerdo a la guía del DAFP y a las normas vigentes.

2. Se recomienda encargar o nombrar de las funciones de Asesor de Talento Humano, algún funcionario que

cumpla con el perfil y los requisitos para el cargo, que sea una persona idónea.






3. Se recomienda a la Oficina Asesora de Talento Humano, que en adelante se proceda a la firma de todos y cada uno de los formatos de la hoja de vida de la Función Pública de aquellos funcionarios que en la actualidad se encuentran vinculados a la Entidad y de los que ya no laboran en la misma, a efectos de tener un adecuado diligenciamiento de las mismas como lo establece la normatividad legal.

4. Se recomienda que al momento de proceder a realizar los procesos formales de posesión a un cargo, se tenga en cuenta realizar la revisión de las fechas en que se elaboran los actos administrativos de nombramiento y posesión con la finalidad de tener un proceso claro y transparente en la designación de los funcionarios y evitar dudas en el desarrollo del proceso y posteriores inconvenientes a la Entidad.

5. Se recomienda que al momento de realizar el proceso de revisión y verificación de la documentación anexa a las hojas de vida de los funcionarios designados a ocupar un cargo en la Entidad, se tenga en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales de acuerdo a la normatividad legal vigente y los requisitos de perfil establecidos en el manual de funciones de la entidad a fin de evitar posibles inconvenientes tanto para los funcionarias competentes de realizar esta verificación, como para la Administración.

6. Se recomienda realizar el requerimiento a los funcionarios que aún no han aportado la documentación necesaria para su posesión, con la finalidad de que repose en su historia laboral. Se recomienda dar cumplimiento a lo establecido en la circular 004 de 2003 emitida por el Archivo General de la Nación, con el propósito de mantener la documentación de acuerdo a las directrices de la misma.

7. Se recomienda realizar las gestiones necesarias ante la Secretaria General con el fin de que se suministre las herramientas y el espacio adecuado con el propósito de dar cumplimiento en lo establecido por la ley 594 de 2000 y las pautas y normas técnicas de conservación de la documentación.

8. Se recomienda realizar la corrección de los documentos que presentan falencias en el acto de nombramiento y posesión como es el caso del oficio de aceptación y acta de notificación. Esta recomendación se debe someter a consideración teniendo en cuanta que se dejaría la evidencia de los errores cometidos en los actos administrativos y de las posteriores correcciones.

9. Tener evidencia de todas las actividades ejecutadas por el Plan Institucional de Bienestar Social donde fácilmente se identifique fechas y forma de planeación e invitación, asistentes en el día del evento y registros fotográficos.

10. Efectuar informe del presupuesto donde se relacione los gastos determinados para cada actividad del Plan Institucional de Bienestar Social.

11. Propiciar espacios para la integración y seguimiento a las funciones del comité de capacitación, Bienestar social e Incentivos para dar cumplimiento estricto a lo normado en el artículo 5 del Decreto 0443 del 2009.

12. Gestionar el mejoramiento de los criterios de evaluación para el Plan de Incentivos incluyendo: aporte del funcionario en la entidad en propuestas o iniciativas adicionales, acciones proactivas en las actividades que cumpla, participación en grupos o actividades institucionales con disposición voluntaria y el cumplimiento del compromiso comportamental, circunstancias que son prioritarias en un ente que ha implementado el Sistema de Gestión de Calidad en el desarrollo de sus procesos.

13. Gestionar y avanzar en la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Entidad para dar cumplimiento al Decreto 1072 del 2015.

14. Evaluar la pertinencia de registrar en la herramienta SIOS, las novedades ocasionadas en el ejercicio del cargo con el fin de obtener una información completa y oportuna acerca de la situación actual personal vinculado mediante carrera administrativa, provisional, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales.






15. Es necesario reforzar una política clara de seguridad de la informaci6n relacionada con la generación de la nómina y el pago de aportes al sistema integral de seguridad social de los empleados, en relación a los responsables de generar las copias de respaldo de la citada información, determinando un procedimiento específico relacionado con la salvaguarda de la información generada en éste procedimiento, incluyendo los archivos fuentes de generación de nómina, garantizando a la calidad, confiabilidad, seguridad e integridad de la información.

16. Es recomendable revisar todos los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad referentes a novedades, vacaciones, retiro, seguridad social y parafiscales, entre otros, con el fin de continuar con su actualización, verificando que estos queden debidamente documentados y caracterizados, de tal manera que se ajusten a la realidad institucional y se incluyan los registros, documentos y puntos de control correspondientes.

17. Con el fin de evitar que se presenten errores o modificaciones en la liquidación de los diferentes conceptos de nómina en el software SIOS, se recomienda que se realice un control preventivo sistemático y periódico en las bases de datos en Excel, de lo cual sería recomendable dejar evidencia.

18. Se recomienda que para el archivo de documentos se tenga en cuenta la organización y secuencia del proceso

con el fin de evidenciar el seguimiento y control de las actividades realizadas en cumplimiento de su misión, foliar toda la historia laboral que soporta toda la documentación del funcionario, con el fin de prevenir perdida de documentos.

19. Es importante que todo acto administrativo sea publicado en la página web institucional como medio de notificación, consulta y conocimiento de los interesados, acatando la ley anticorrupción decreto 1712 de 2014.

20. Se recomienda revisar, ajustar los procedimientos del proceso Gerencia del Talento Humano, que fueron diseñados en los años 2013 y 2015, los cuales se encuentran totalmente desactualizados a las normas vigentes.

21. Los planes de bienestar social e incentivos, deben adoptarse de acuerdo al cronograma previsto en la norma, a más tardar el mes de marzo de cada vigencia.

FORTALEZAS

ELABORO:

JAIME ALBERTO SANTACRUZ SANTACRUZ

LUIS EDUARDO AGUIRRE ORTIZ

FECHA 4 de mayo de 2018

REVISADO PÓR:

FECHA

DATOS GENERALES DE LA EVALUACION … Final... · No se evidencia la obligación de la Entidad,...

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