Inventory Business Process Analysis Questionnaire

Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio para Inventarios

Inventarios

Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio

IN 2 BPA Q 8.9 OK.docDate: August 13, 2008WPMAXIMUS, Inc. Proprietary & Confidential Unauthorized reproduction prohibited.IN 2 BPA Q 8.9 OK.docFecha: Pgina 6 Smart Solutions Consulting Confidencial Se prohbe la reproduccin no autorizada.TABLA DE CONTENIDOS

Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio para Inventarios3Preguntas y Respuestas4Administracin4Volumetra de Transacciones y Registros5Organizacin6Estructura7Reports and Inquiries11Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio para Inventarios

Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio para Inventarios

IN 2 BPA Q 8.9 OK.docFecha: Pgina 7 Smart Solutions Consulting Confidencial Se prohbe la reproduccin no autorizada.

Cuestionario de Anlisis de Procesos de Negocio para Inventarios

El propsito de este documento de recabar la informacin que servir de base para realizar el anlisis, fundamentar la toma de decisiones y realizar el diseo de sistema. Este documento define la situacin actual en relacin a las practicas de almacenamiento, las cuales debern verse reflejadas en los esfuerzos de implementacin de la solucin.

En caso de que alguna pregunta no sea aplicable a su organizacin, por favor mrquela como N/A (No Aplica). En caso de que requiera proporcionar un mayor detalle de informacin y no cuenta con el soporte necesario, marque como R/I (Requiere Informacin).

Este cuestionario deber remitirse a ms tardar: , mediante correo electrnico dirigido a ,

Empresa Cliente

Contacto del cliente

E-mail del Contacto

Telfono

Preguntas y Respuestas

AdministracinManeja artculos inventariables? En caso afirmativo administra dichos artculos mediante algn Sistema?

Qu tipo de Sistema de administracin de inventarios utiliza? (hojas de clculo, Sistema construido exprofesso (indicar en qu plataforma), etc?

Si cuenta con algn Sistema de administracin de inventarios, contine completando el cuestionario. En caso contrario, enve sus respuestas a las preguntas anteriores al correo electrnico indicado

Volumetra de Transacciones y RegistrosCuantos artculos inventariables tiene actualmente en catlogo?

Cmo realiza la adicin o mantenimiento del catlogo de sus artculos inventariables?

Cul es el valor aproximado de su inventario?

Cul es el volumen de transacciones mensuales para los siguientes conceptos?Recepciones al stock

Salidas de almacn

Ajustes al inventario

Conteos cclicos

Etc.

Cuantos usuarios tiene actualmente su Sistema de administracin de inventarios?

Organizacin1. Proporcione una explicacin detallada de todos y cada uno de sus procesos de negocio relacionados a inventarios. Adjunte, si los tiene, los diagramas de flujo.

Describa si tiene alguna regulacin (federal, estatal, administrativa) que deba cumplirse durante los procesos de adquisicin o almacenamiento.

Describa las polticas internas que deban cumplirse.

Estructura1. Enliste los diferentes tipos de almacenamiento que actualmente utiliza su organizacin (p.e. Propio, consigna, en depsito, etc.).

Tiene ubicaciones de almacenamiento con un stock fijo que debe mantenerse disponible para soportar la operacion de las reas?

Utiliza nmeros de serie para identificar los artculos inventariables? En caso afirmativo, establezca sus caractersticas.

Describa el proceso contable que se aplica para cada ubicacin de almacenamiento.

Hay chartfields (p.e. presupuesto, depot, etc.) que sean requeridos en su organizacin y que no existan en su Sistema actual? En caso afirmativo, proporcione una breve descripcin de cada uno de ellos.

Describa la planeacin de embarque y carga que se realiza en la organizacin (incluya los diversos procedimientos para determinar la carga, la disposicin en el transporte, seleccin del transportista).

En su organizacin mantienen la identificacin de los artculos inventariables que son perecederos? Caso afirmativo, describa cmo lo controlan.

Describa el mtodo utilizado para valuar el inventario (costo actual, costo promedio, costo estndar, ).

Adjunte un listado con todos los artculos inventariables de su organizacin.

Identifique los tipos de artculos no inventariables que pueden ser que maneja su organizacin.

Indique los tipos de categoras de artculos inventariables que se utilizan en la organizacin (p.e. Consumibles, Impresoras, Monitores).Describa los tipos de instalaciones de almacenamiento con que cuenta su organizacin, incluya cualquier detalle en relacin requerimientos especiales.

Cuntos almacenes tiene en su organizacin?

Describa la estructura de sus ubicaciones de almacenamiento.

Describa las caractersticas de peso o volumen de sus ubicaciones de almacenamiento. Indique si esto es una limitante.

Utiliza algn Sistema de identificacin de cdigos de barra? En caso afirmativo, qu Sistema utiliza.

Se lleva algn control de la fecha en la que artculo ha sido almacenado? Nota: esto permite llevar un seguimiento del tiempo que un artculo lleva almacenado.

Does your agency use serial controls to track items from one location to another? If yes, describe the procedures.

How does your agency put away inventory (inventory, purchasing, and interfaces)?

Identify the accounting transaction (accounts debited/credited) that occurs when inventory is put away.

Describe the procedures used when fulfilling stock requests.

Identify the accounting transaction (accounts debited/credited) that occurs when stock is issued.

Identify the accounting transaction (accounts debited/credited) that occurs when adjustments are made to inventory.

Does your agency ship orders?

If so do you ship partial orders?

Are backorders created for partial orders of inventory?

Describe the procedures used for replenishing inventory.

Have you identified par levels for you inventory? (Who much inventory you should keep in stock.)

Do you use reorder points for you inventory? If yes, what type? (Determines the stock-keeping inventory level at which you launch a replenishment order to bring inventory up to the par level. Specifically, your current re-order point. Supplied, fixed qty, etc.)

Do you use reorder quantities for inventory items? (Determines the stock-keeping inventory level at which you launch a replenishment order. Specifically current fixed order quantity.)

What is the frequency for inventory cycle counts? Are items identified manually for the cycle count, or are they system defined?

What is the frequency for physical inventory(s)? Describe the process associated with the physical inventory.

Does your agency track your inventory by Facility (locations) or Agency?

If facility, do you transfer inventory between facilities?

Do you have Consigned Inventory?Material at a customer site that is owned by a vendor. The customer has the physical inventory at their location, but does not have ownership of the material. The quantity of material is tracked in the PeopleSoft enterprise system. The material cost of the consigned goods belongs to the vendor. (Store the goods in the business unit without paying the vendor until after the goods have been consumed.) Consigned Purchases Inventory -Store vendor owned stock in your organizations warehouse, distribution centers, manufacturing facilities, or other locations.Vendor Managed Inventory-To store your inventory stock in a customers warehouse , distribution center, manufacturing facilities, or other location.

Do you have raw material your agency turns into finished goods?Do you sell the inventory?

Do you sell purchased finished products?Do you mix your inventory to create a new inventory item? Do you transfer inventory between Business Units (Agencies)

Reports and Inquiries1. List the Inventory reports that are currently used on a regular basis within your agency. Please attach copies of each report listed.

List any inventory interfaces. Please list the corresponding agency/organization.

What inbound/outbound systems do you talk to?IN 2 BPA Q 8.9 OK.docFecha: Pgina 10 Smart Solutions Consulting Confidencial Se prohbe la reproduccin no autorizada.