CSTS STANDARDS MANUAL 

      

March 2013 

March 2013 

 

Notes for Using this Standards Manual  

This version of the Standards Manual has changed significantly since the last “official” version published in 2008.  It has been reformatted to serve as a first step in moving toward a more electronic manual that over time will serve multiple purposes: 

Reference for those doing data entry into CSTS 

Training guide for new CSTS users 

Administrator setup/usage/maintenance manual 

Repository for individual business agency usage decisions 

References to Statewide Supervision System (S3) codes 

Cross‐reference between codes and reports 

History of changes and decisions. 

The standards identified in this manual are the result of work completed by the CSTS Standards Committee.  The Committee meets monthly to answer questions, identify new standards needed based on CSTS upgrades, and discuss open issues.  The Standards Chair reports to the CSTS Executive Committee and also serves on the CSTS Enhancement Committee.  Standards are intended to be used by all agencies so that consistency in data entry is maintained across counties.  This facilitates the transfer of information across agencies, and provides equitable comparisons across agencies for reporting purposes.  This manual does not define agency practice.  The Standards Manual will always be a work in progress.  Revision dates are identified in the lower left footer.  As changes are made, the revision dates will be updated, and a summary of the changes will be included in the Appendix for reference, along with the date the changes were included in the manual.  Manual Structure: 

Headings are the CSTS “buckets,” as shown along the left side of the CSTS screens. 

The manual is set up alphabetically by heading. 

Within headings, items are listed in the order that they appear on the screen. 

Screenshots are of data entry screens that appear when the user selects “Add.” 

“Hints” and “Notes” are included to guide usage of the codes. 

Each bucket has its own section. 

The Standards Manual document will reside on both the STI and MCCC websites, and will be considered the most current manual.    Comments and suggestions are always welcome.  Contact the CSTS Standards Chair via the  www.mnccc.org website.  

Table of Contents  Buckets (shown on left side of screens, in alphabetical order) Activities .......................................................................................................................................... 4 Addresses ........................................................................................................................................ 5 Agent History .................................................................................................................................. 8 Agent Work ..................................................................................................................................... 9 Alerts ............................................................................................................................................. 10 Aliases ........................................................................................................................................... 11 Cases ............................................................................................................................................. 12 Chronos ......................................................................................................................................... 15 Conditions ..................................................................................................................................... 19 Contact Plan .................................................................................................................................. 22 Detail (Client) ................................................................................................................................ 23 Documents .................................................................................................................................... 25 Education ...................................................................................................................................... 27 Employment .................................................................................................................................. 28 Fees ............................................................................................................................................... 29 Intrastate ....................................................................................................................................... 30 Other IDs ....................................................................................................................................... 31 Phone Numbers ............................................................................................................................ 32 POR ................................................................................................................................................ 33 PSC ................................................................................................................................................ 34 Relationships ................................................................................................................................. 35 Status History (Case) ..................................................................................................................... 36 Status History (Client) ................................................................................................................... 37 Summary ....................................................................................................................................... 38 Supervision Level .......................................................................................................................... 39 Supervision Location ..................................................................................................................... 40 Victims ........................................................................................................................................... 41 Warrants ....................................................................................................................................... 42 Work Service ................................................................................................................................. 43 Reference Tables ........................................................................................................................... 44   Agent Work Codes ............................................................................................................ 44   Condition Outcomes Codes .............................................................................................. 44   Offense Coding .................................................................................................................. 45   Offense Codes ................................................................................................................... 46   POR Registerable Offenses ............................................................................................... 50   Case Source Codes ............................................................................................................ 51   Condition Codes ................................................................................................................ 52   Relationship Codes ............................................................................................................ 56   Sealed and Expunged Files ................................................................................................ 56   Case Status History Codes ................................................................................................. 57 Appendix ....................................................................................................................................... 59 

March 2013 4

 

Activities  Access via Client or Case 

Tracks CLIENT‐based events or tasks.  Triggers Message Center notifications based on due dates.   

 

Assigned To Agent  Name of agent completing the activity Activity Type  Type of activity.  Agency specific. Due Date  Date activity is due. Completed Date  Date activity was completed. Repeat on  Date on which the activity should reoccur. Comment  Free‐form text for comments related to activities. 

March 2013 5

Addresses   Access via ClientNote:  Always ADD a new address using standardized address fields in order to maintain address history. Screenshot shows the dialog box to ADD new information. Hint:  use the “copy” feature to indicate the client has returned to a previous address.   

ADDRESS DETAILS Tab  

Effective Date  Date of address change or date the agent became aware of the change. Verified Date  The Verified Date field is defined as the date the address was verified using one or more of 

the following suggested methods: 1. Home Visit 

2. Mail Received 

3. Driver’s License 

4. Property Search Address Comment  Free‐form text for comments related to address changes.  Physical Address   Client physical address for rosters and reports.    Mailing Address   Client’s mailing address for letters.    Formatting Complete   Verifies the address conforms to postal standards.  Valid Address  Verifies address as complete.  Used for sending merge letters to “valid addresses only.” If left 

unchecked, may adversely affect batch letters, such as those for group reporting or fees.  Predatory Placement  Identifies that the client is a predatory offender and is living in a nursing home, institution, 

treatment center, etc., where appropriate paperwork must be filed with BCA.  Box must be checked to access predatory placement tab.  A new address cannot be added until a previous “predatory placement” is closed out. 

Pre‐Defined Facilities  Table used to standardize agency specific addresses such as treatment centers, halfway houses, etc.  NOTE:  The CSTS standard is to create “no permanent address” as a pre‐defined facility.  The standard for someone awaiting deportation, “ICE‐Awaiting Deportation,” or for someone deported, “ICE‐Deported,” is also created as a pre‐defined facility.   

Facility Contact Name  Contact person at the facility. Facility Telephone  Main facility number or the contact person’s number. 

March 2013 6

Additional Name Line  Can be used for C/O.  Utilize this field with Last Known mmddyyyy or Mail Returned 

mmddyyyy, and uncheck the physical or mailing address as applicable.  For example, Last Known 02182011.  Use a space between Last and Known and between Mail and Returned. 

Street Information Number 

House or residence number. 

Pre‐Directional  Use dropdown box to specify direction (for example, NE) before the street name. Street  Street name. Suffix  Use dropdown box to specify address suffix (for example, Ave). Post Directional  Use dropdown box to specify direction (for example, SW) after the street name. Supplemental Information Type 

For use with route and box numbers. 

Box/Route  Enter number. Secondary Unit Information Type 

Unit information such as apartment, suite, etc.   

Number   Enter number of above unit.  (Secondary Unit Information Type) City  Do not abbreviate cities except “St” for Saint. State  Use the two‐digit state, Canadian Province or US Territory postal codes, if applicable. Zip  Five or nine digit zip code. (55555 or 55555‐5555)  Update Client County of Residence  

Select new client county if applicable.   Updates client detail screen. 

Comment  Free‐form text for comments related to client address Questions on any of the above address detail: consult USPS http://www.usps.com/ncsc

March 2013 7

 PREDATORY PLACEMENT Tab: 

 

A Predatory Placement refers to a predatory offender residing in a nursing home, treatment center, etc., where appropriate notification paperwork must be filed with BCA. 

 Placement Type  Select appropriate facility type. Source of Referral  Select appropriate referral source. Authority  Select appropriate placement authority. Worksheet Complete  Tracks completion of BCA Notice to Facility Administrator form. End Date  Date predatory placement ended. Placement Outcome  Select appropriate option when an end date is entered. 

March 2013 8

Comment  Free form text for comments related to predatory placement. 

Agent History  Access via ClientNote:  Always ADD new Agent Information in order to maintain history of agent assignments. Hint:  When re‐opening a client, ADD an agent. 

 

Agent/Agent Code  Indicates agent assigned.   Start Date  Date agent was assigned or changed.  Make sure initial agent assigned start date matches 

client open date.  Triggers a Message Center notification of New Client Assigned. End Date  End date of assignment.  Auto‐fills when new agent is added. Comment  Free‐form text for additional comments regarding agent assignment. 

March 2013 9

Agent Work   Access via CaseUsed to track tasks the agent must do. 

 

Agent  Agent assigned to the task. Work Code  Mental Health Screening code is standard; other codes are agency specific.  See Agent Work 

Codes reference table for MH screening codes.   Start Date  Date the agent work task was assigned. Due Date  Date agent work task is due to be completed (per policy and/or statute).  Triggers a Message 

Center notification. Completed Date  Date agent work task is completed Outcome  Mental Health outcomes are required.  Other outcomes are agency specific. Comments  Free‐form text for comments related to the agent work task. 

March 2013 10

Alerts  Access via Client

 

Alert Type  Contagious Disease, Gangs, Other, Staff Safety, Translator Needed.  Letter displays in red on main search grid.  NOTE:  Translator Needed refers to family members or others who accompany client.  Client language information is on Client Detail screen. 

Alert Level  Primary, Other.  All Primary alerts will display on main search grid as a capital letter; others will display as a lower‐case letter. Primary alerts will display as “Alert” at top of client record.  

Start Date  Date Alert became effective. End Date  Date Alert ended.  When an end date is entered, the alert flag will no longer display. Comment  Free‐form text for comments related to Alerts. 

March 2013 11

Aliases  Access via ClientUse for variances from legal name, such as previously used name, gang name, maiden or married name, etc.  Can also be used for DOB and SSN variations. An asterisk will show on the main search screen if the name has an alias. A check mark will show on the main search screen if the name is an alias. 

Alias  Identify all variances from legal name as well as hyphenated names. For one‐name alias, use Last Name field.  For Gang alias, use First Name for name of gang; use Last Name for gang nickname. 

Alias Type  Select the appropriate alias type. Alias Comments  Free form text for comments related to aliases.  Suggestions:  

Maiden  capture rough date of change if known Identity Theft capture what elements/ other identifiers may be involved, and where/when client has used it if known Misspelling Note other system in which used. 

March 2013 12

Cases  Double click a Case to access Case Information The Case Number is a unique number assigned to each case or petition.  

F2 – GENERAL Tab:   

 

Case Number 

MN probation cases use the MNCIS number (when available) beginning with two‐digit county code and hyphen, i.e. 82‐KK‐99‐00000; OR use or MNCIS number with no leading “00”  

For all supervised release cases, use OID number.  Do not add the County Code to the front of a Transferred Supervised Release case.  If specification is needed, use MNCIS case number to track county of commit.  

When cases have more than one count where expiration dates, stay types, or conditions are different – i.e. Count I is executed and Count V is 0‐20 years probation, use the case number alone on the first one and create additional case records for each additional sentence, followed by “–2”, for the 2nd count, etc., as needed (i.e. 73‐KO‐04‐444 for the 1st count and 73‐KO‐04‐444‐5 for the 5th count).   

The number following the case number should match the number of the count convicted of, except for the first.  Exact case number for the first will enable search by the actual case 

March 2013 13

number, both in your CSTS and in S3.  Incoming supervised release/parole cases should be treated as new cases regardless of whether the case was previously in your jurisdiction as a probation and/or investigation case with assigned TCIS number. Use the OID number for those cases as the case number.   

If supervised release/parole client exits prison and returns to the same county multiple times use a –2 or –3 to delineate the separate cases under the same OID number.  If the client is being supervised on the same governing offense, re‐open the appropriate existing supervised release case. For other out‐state/transfer cases, use the appropriate case number from the transferring agency of origin preceded by the two‐digit state postal abbreviation. 

MNCIS Court File Number  Unique case number as assigned in MNCIS without the extensions indicating counts, as defined above.  For cases transferring in from out of state, leave blank. 

Convicted Date  Date of conviction or adjudication entered by the court.  Juvenile cases with an original Stay of Adjudication disposition, but later Adjudicated Delinquent:  It is local agency discretion whether to populate the convicted date field with the Adjudicated Delinquent disposition date. 

Sentence Date  Date of sentencing/disposition by the court.  Juvenile cases with an original Stay of Adjudication disposition, but later Adjudicated Delinquent:  It is local agency discretion whether to populate the sentence date field with the Adjudicated Delinquent disposition date or to leave the sentence date as the Stay of Adjudication disposition date. 

Review Date  Future case review date.  Future review/report date of case or next case activity.  A Case Review Report due can be created based on these dates.  Triggers a Message Center notification. 

Expiration Date  Date supervision/involvement ends.  Use anticipated end of involvement/supervision/legal expiration date for this case.  When cases have more than 1 count, and Stay dates are different, enter additional Case Records using the numbering schema above. 

Judge  Presiding judge. Agency specific for Judge ID#. Drop‐down box is alphabetical by last name. ICR Number  Initial Complaint Report Number. SJIS Number  State Judicial Information System number. Case Source  Original arresting or charging agency (i.e., Court/arresting authority/state or county).  For 

Supervised Release cases, use institution client released from; for work release and supervised release transfers, use client’s last institution of record.  For a list of codes, refer to the section titled, Case Source Codes. 

Adult/Juvenile  Select based on case.  NOTE:  If an open juvenile client is sentenced on an adult case, open a new adult client for that conviction.  The client will now have 2 client records, 1 juvenile and 1 adult.  Should the individual later be transferred out, juvenile information will not be sent. 

Juvenile Disposition  JTR ‐ Juvenile Traffic 

JADJ ‐ Juvenile Adjudicated Delinquent 

JC ‐ Juvenile Continuance (can be followed by # of days JC90, JC180, etc.) 

JEJJ ‐ Juvenile Extended Jurisdiction Juveniles 

JCHIPS ‐ Juvenile CHIPS cases 

JSTAT ‐ Juvenile Status Offender 

JPO ‐ Juvenile Petty Offender Adult Stay Type  Select from list. Origination County/Agency 

If case is coming out of prison, will be auto‐ populated by CSTS as “Prison/prison”. For interstate transfers, use “non Minnesota County/Non Minnesota Agency. For all others, use agency of jurisdiction.  

Offense Level  Select highest severity level offense.  Ordinance violations should be added under P or M. 

March 2013 14

Examples: 1. Felony level charge results in a Gross Misdemeanor conviction; case offense level is 

a Gross Misdemeanor. 

2.  Case offenses include Felony theft and Misdemeanor DWI; case offense level is 

Felony. 

3. Felony level case with a Stay of Imposition; at the time of discharge the case 

offense level remains a Felony in CSTS. 

Offense Date Date of offense. Offense date for case (use earliest date if multiple offenses are involved). Use 1st of Month when exact date is not known.   

 Supervision Sheet  Check this if you want to batch print via Report “Supervision Sheets”. 

 Sealed &Expunged Check here to prevent case from showing on S3.  See instructions for Sealing and Expunging cases elsewhere in this document. 

 Lifetime Supervision  By checking this field, expiration data changes to 12/31/9999. 

Offense Code Codes assigned to specific offenses. For offense coding guidelines see Offense Code Standards. CSTS will be incorporating State Statute Service in the future. 

Offense Description  Not editable, defaults to code used. 

 Domestic  Does not roll to S3; however, transfers via intrastate module as Domestic = Yes.  Recommend using for all domestic‐related offenses, regardless of offense charged. 

Expiration Date  Defaults to case expiration date.   

 Registerable  

Use if client is required to register as a predatory offender.  See website: https://por.state.mn.us/PredatorFAQ.aspx.  If offense is marked “registerable” under offense code table, will automatically pull to this field.* *Does not reflect history of offenses where the offense would become registerable. 

BAC Level  Optional.  Can be used for reporting; can use exact BAC level or identify ranges.  Recommend use to facilitate intrastate transfers.  Sample: 

.07 and below (less than .08) 

.08 to .09 

.10 to .15 

.16 to .19 

.20 or above 

Other controlled substance 

Refused test Case Description  Case description default is created by CSTS Offense Code descriptions, but this can be 

edited as required, or to summarize multiple offenses.  Can add “EJJ” or “Commit” in front of description for additional emphasis.  . 

F3 – Comments Tab Comment  Free‐form text for comments related to case. 

F4 – User Defined Tab User Defined  5 fields and a text box where agencies can specific codes to track agency‐specific 

information needs. 

Intrastate Tab Intrastate  Automatically tracks historical data if case has been transferred in or out.  Will display the 

prior Agency’s Case Status History and the prior Agency’s Other IDs for cases that were transferred in from another agency. 

March 2013 15

Chronos  Access via Client or CaseChronos are attached to a client, but can be entered from within the client or case. NOTE:  One year of chronos is automatically sent with the case information if the client is transferred to another county. 

 

Agent  Defaults to user; select other user if applicable. Chrono Type  Note:  These standards may be appended to meet agency needs 

AA  Administrative action 

CC  Collateral contact 

CT  Court Action (any action by judicial authority or HRU) 

DNA  DNA testing/action 

DT  Drug Test 

FV  Field visit 

OC  Offender correspondence 

OV  Office visit 

XF  Default value for transferred chronos 

TC  Telephone contact  

Date  Edit as needed. Defaults to current date. Time  Edit as needed.  Defaults to 12 am. Chrono Template  Can be designed by the administrator for agency use.  Individual users can define their own 

or modify the agency template for their own use.  Agency specific.    Confidential  Check the box to limit access.  When confidential checkbox  is checked, only agent of record, 

his or her supervisor, the individual who wrote the chrono (if different from the agent of record), and his/her supervisor can view the chrono.  Originally created for limited access within agency (conflict of interest cases). User must have assigned permission to add confidential chronos. 

Comment  Free‐form text.  Hint:  One year of chronos will be sent with intrastate transfers. 

March 2013 16

Standards for Chrono Entries (Adopted 12/2012)

Purpose Statement: Documentation is essential to the effective supervision of offenders. Consistent, quality documentation facilitates the following:

evaluation of offender progress and adjustment offender case planning determining offender supervision strategies attending to responsivity factors providing support testimony during Court/HRU proceedings keeping others informed of an offender’s situation

Establishing professional standards for chrono content will increase the quality of case documentation, thereby enhancing communication and offender supervision. The importance of clear, professional and understandable chrono entries is furthered with the addition to the intrastate transfer policy specifying that one year of chronos from the sending county will be sent to the receiving county when transferring clients via the CSTS transfer module. Chrono Standards:

1. Employees should receive CSTS chrono content training as defined by local agency

2. Chrono entries should begin at the time of case assignment and continue in a timely fashion (as defined by local agency policy) throughout the case’s history

3. Chronos entries should: Identify with whom the contact was with

Identify when and where the contact occurred

Describe the nature of the contact

Describe changes in the offender’s situation or status

Objectively describe offender behavior and activities. Personal opinions regarding an offender or others should be kept to a minimum and clearly identified as such if included in a chrono entry.

Be accurate, understandable, complete, and professional. Information contained in chrono entries may be viewed by any number of individuals/entities, including but not limited to: - Judiciary - Offenders’ Counsel - Public - Media - Managers/Administrators - Supervisors - Other Agents/Agencies - Offenders

4. The use of abbreviations and acronyms in chrono entries should be kept to a minimum. Examples of standard abbreviations and acronyms for use in chrono entries are listed in the Appendix.

March 2013 17

Local agencies and treatment programs can be identified using acronyms in chrono entries provided the full name of the agency/program has been identified previously.

5. Text messaging acronyms/shorthand/abbreviations should not be used in chrono entries.

6. Chrono entries should be spell-checked prior to being saved. Appendix - CSTS Chronos

Standard Abbreviations/Acronyms Abbreviation/Acronym Description

A&D Apprehension and Detention Order

AA Alcoholics Anonymous

Adj Adjudicated

Appt Appointment

Atty Attorney

BAC Blood Alcohol Content

CD Chemical Dependency

CD Eval Chemical Dependency Evaluation

CIP Challenge Incarceration Program

CL Client

Cog Cognitive skills

CTS Credit for Time Served

CUA Chemical Use Assessment

CSW Community Service Work

CWS Community Work Service

DL Driver’s License

DNA Deoxyribonucleic Acid

DOC Department of Corrections

DUI Driving Under the Influence

DWI Driving While Intoxicated

EHM Electronic Home Monitoring

Eval Evaluation

Exec Execution

Fel Felony

FTA Failure to Appear

FV Field Visit

GED General Equivalency Diploma

GM Gross Misdemeanor

GPS Global Positioning System

Hrg Hearing

HRU Hearings and Release Unit

HV Home Visit

IEP Individualized Education Plan

Imp Imposition

March 2013 18

ISP Intensive Supervision Program

ISR Intensive Supervised Release

LE Law Enforcement

LEC Law Enforcement Center

LS/CMI Level of Service/Case Management Inventory

LSI-R Level of Service Inventory – Revised

MA Medical Assistance

Meth Methamphetamine

Mgmt Management

MH Mental Health

Misd Misdemeanor

MSG Minnesota Sentencing Guidelines

MV Motor vehicle

NA Narcotics Anonymous

O Offender

OFP Order for Protection

OID Offender Identification Number

OV Office Visit

PBT Preliminary Breath Test

PD Police Department

PM Petty Misdemeanor

PO Probation Officer

POR Predatory Offender Registration

PSI Pre-Sentence Investigation

Psych Eval Psychological Evaluation

PV Probation Violation

PVH Probation violation hearing

Recs Recommendations

Rest Restitution

Rx Prescription

SO Sex Offender

SR Supervised Release

SSI Social Security Insurance

STS Sentencing to Service

THC Tetrahydrocannabinol

TIR Transfer Investigation Request

Tx Treatment

UA Urinalysis

VA Veterans Administration

VM Voicemail/message

VOP Violation of Probation

YLS Youth Level of Service/Case Management Inventory  

March 2013 19

Conditions  Access via Client or Case Conditions are actions/orders the offender must complete. 

F2 – CONDITION Tab 

 

Case Number  Case number condition is assigned to, if applicable Code Selection Filter  Narrows the choices of codes to pick from Condition Code  Based on the filter selected, hitting the drop down arrow will bring up the associated 

condition codes.  For a list of conditions codes by condition group, see your CSTS System Admin.  

Authority  Select appropriate authority. Start Date  Date condition became effective (defaults to case sentence date).  If the actual start date is 

different, change dates. Due Date  Optional.  Due date triggers Message Center notification.  Enter date condition is due 

(defaults to case expiration date). End Date  Actual date condition was completed or ended. Days  System calculates from start date to stop date or current date; whichever is earlier. Outcome  Select appropriate outcome.   Outcome must be selected if an end date is entered.   

Suggested Outcomes: See Reference Tables. Calculation Type  Used to track # of days between start date and end date.  Can be identified as inclusive of 

end date or exclusive of end date. 

March 2013 20

F3 – COMMENT tab Comment  Free form text related to condition 

F4 – SECONDARY AGENT Tab 

 

Agent  Can be assigned per condition. 

Start Date  Start date for secondary agent.  End Date  End date for secondary agent. Comment  Free form text related to condition.

F5 – USER DEFINED Tab Can be set up by the agency to track specific condition information. 

 

Condition Caption 1  Agency specific. Condition Caption 2  Agency specific. Condition User Defined Text 

Agency specific codes to track agency specific information needs 

March 2013 21

F6 – CONTACT INFORMATION Tab    Automatically pulls the contact information from the condition code selected. E‐Mail Address  Email address of contact person. Address  Address of contact person. Telephone Number  Telephone number of contact person. Fax Number  Fax number of contact person. 

March 2013 22

Contact Plan (CCP)  Access via ClientThe Client Contact Plan tracks contacts based on supervision level and/or individually per client.   

 

Start Date  Start date of contact plan. End Date  End date of contact plan. Comment  Open‐ended comments regarding contact plan. 

Contact Plan Details Tab Defines type of contacts (by chrono type) and # of contacts for a particular contact plan. 

 

# of Contacts  Identifies number of contacts expected during designated period. Frequency  Identifies how frequently # of contacts needs to occur (week, month). 

March 2013 23

Qualifying Chrono Type  Links to identified chrono that, when entered, will count as a contact. 

Detail (Client)  Access via Client

F2‐GENERAL Tab   First Name  Client first name.   Middle Name  Client middle name.  Leave blank when client has no middle name – do not use NMN, as 

name may be pulled into a merge document. Last Name*  Client’s current legal last name.  Enter with no punctuation or spaces except for hyphens in 

hyphenated names.  Add an alias for each part of name – i.e. enter Smith‐Jones as Smith‐Jones, Smith, and Jones.)  When client has no first or middle name use Last Name field only.   

Suffix  Client suffix – i.e. Jr or Sr ‐ no punctuation. 

Client Number  Unique number assigned to client.  System Administrator must set system to automatically assign number or have the number manually assigned.  Number is assigned through the data entry wizard. 

Date of Birth  Date of birth of client.  If unknown, leave blank.  Age  System calculates age.   Social Security Number  Social Security number of client. If a client does not have a social security number, leave the 

SSN field blank. Adult/Juvenile*  A for Adult; J for Juvenile. Gender*  Select gender. Supervision Level  View supervision level only.  Supervision level is added on supervision level screen County of Residence  Client county of residence.   US Citizen*  Select status from list. Marital Status  Legal marital status of client.  Risk Level  Risk level of client.  Determined by Agency. 

Recommended standards: H – High, M – Medium, L – Low, &  U – Unclassified SID Number  State ID number as noted by BCA or NCIC.  Always proceeded by MN for Minnesota cases.  

No punctuation (ten‐digit alpha/numeric field).  If SID cannot be located, field should be completed with NAmmddyyyy i.e. NA04012004.  This indicates that the information was not available as of that date.   NOTE:  Law Enforcement Booking Notifications generated via e‐mail are based on this field being populated. 

FBI Number  FBI number of client.  As noted by BCA and/or NCIC.  No punctuation. OID Number  Six‐digit Offender Identification number assigned by the MN Department of Corrections for 

inmates and supervised release purposes. AFIS Index  Automated Fingerprint Information System number. Alien Number  Alien Registration Number.  Ten‐digit number A0 (zero) followed by eight numbers‐i.e. 

A0XXXXXXXX.    Interpreter Needed  Check if an interpreter is needed for the client. Language Spoken  Identify the language spoken by the client. E‐Mail Address  Client e‐mail address. DNA Status  Select status if DNA is required by statute. DNA Effective Date  Effective date of the selected DNA Status.  Supervision Sheet  Check for batch printing. 

 Client Label  Check for printing batch client labels. 

Driver License Number  Driver license number w/o spaces or dashes.   Driver License State  Two‐digit state code for state issuing license. Supervising Location  Agency reporting choice for branches, offices, units, etc.   Supervising County  Jurisdiction providing supervision 

 F3 Physical Description Tab Hair Color  Select from list. 

March 2013 24

Eye Color  Select from list. Race  Select from list.  W for White, B for Black, A for Asian/Pacific Island, I for American 

Indian/Alaskan Native, U for Unknown. Note: these choices should be based on client self‐identification, and match US Census short‐form options. 

Ethnic Origin  Hispanic was the original intended use for field, and is the only required use.  Other uses are agency specific. 

Height  Height in feet and inches.  Fill in feet, inches w/o punctuation Weight  Weight of client.  Indicate number only, no abbreviations or punctuation (i.e., 180 indicates 

client is 180 pounds). Physical Features  Free‐form text for comments related to scars, marks or tattoos to identify client Primary Photo  The photo indicated as the primary photo on the F4 – Photo tab displays on the F3 – Physical 

Description tab.   

 F4 – PHOTOS Tab Description  Identify photo type such as mug shot, right side, tattoo, scar. Photo  Will display when photo has been linked into CSTS. Effective Date  Date photo was placed into CSTS.  Primary   Identify the photo that will display in F3, be linked into templates, and will export. Comment  Free‐form text for comments re photos. 

 F5 – COMMENT Tab Comment  Free‐form text for agency specific use. 

 F6 – CLIENT ORIGIN Tab Place of Origin City  Birth city. State  Birth state. Previous Residence City  Previous Residency City. Defined as historically significant residence prior to supervision. State  Previous Residency State.  Defined as historically significant residence prior to supervision. Year Moved  Optional. Birth Country  Optional  

 F7 – USER DEFINED Tab User Defined  Area to track agency specific information 

March 2013 25

Documents  Access via CLIENT or CASE 

Documents can be added to CSTS by use of a pre‐designed template (set up by the system administrator), linked in from another source, or created from a blank page within CSTS.   Note:  For ease in transferring cases, use clear descriptions of the document content.  For administrators, when creating templates, be aware that the template description will transfer. 

To Add a Client or Case Document using templates: 

 

Template  Agency‐specific pre‐designed forms.  Pulls information from client or case as defined.  Description  Clear description of document  Confidential  (Same as chrono) Case Number  If in client, can select the case to assign to the document.   Should be chosen prior to 

creating the document or the case specific information will not merge.  Violation Report  If checked, enables ability to send the document to COMS.  Intrastate Report  If checked, enables ability to send the document to the origination agency. Created By / On  Displays user who created the document. Updated By / On  Displays user who last changed document information. 

March 2013 26

To Link a Client or Case Document 

 

Description  Clear description of document. Document Date  Defaults to the current date; can be changed. Case Number  Optional.  Documents do not need to be linked to a specific case. File Type  Select appropriate file type to be linked. 

March 2013 27

Education  Access via ClientNote:  Always ADD new Education information to maintain history.  

  School  Name of School. District  Displays If a district has been associated with the selected school name Current  Select from list: 

4th or less, 4th, 5th, 6th, 7th, 8th, 9th, 10th, 11th, 12th, GED, Vocational/Trade School, Some College, Assoc. Degree, Bachelors Degree, Post Graduate Degree, and PhD 

Highest Completed  Select from list: 4th or less, 4th, 5th, 6th, 7th, 8th, 9th, 10th, 11th, 12th, GED, Vocational/Trade School, Some College, Assoc. Degree, Bachelors Degree, Post Graduate Degree, and PhD 

Status  Select from list:  Attending, Dropped Out, Expelled, Graduated, and Not Attending Effective Date  Effective date of Education Status added. Comment  Free‐form text for comments related to Education 

March 2013 28

Employment  Access via ClientNote:  Always ADD a new Client Employment to maintain history.  

Name  Employer name. When appropriate this may be job title instead of specific employer; 

i.e. “Cabinet Maker”.  Note:  Multiple current records are possible, but only one record with “merge” checkbox  marked will merge into documents. 

Employer Telephone  Employer telephone number. Employer Fax  Employer fax number. Status  Select from list:  Disabled, Homemaker, Retired, Less than 20 hours/week, 21‐35 

hours/week, Fulltime, Seasonal/Laid‐off, Unemployed, and Unknown  Start Date  Effective date of status. End Date  Effective date of employment end.  Merge   When checked, this employer record will merge to documents. Employee Telephone  Client’s phone number at place of employment. Extension  Client’s phone number extension at place of employment. Hours of work  Free‐form text field.  E.g. Mon‐Fri, 8:00‐4:30 Pay Rate  Rate of pay.  Per  Select from list:  Bi‐Weekly/Twice per Month, Day, Hour, Month, Other, Unit‐Mile‐Piece, 

Week, & Year Comment  Free‐form text for comments related to Employment 

March 2013 29

Fees  Access via CLIENT or CASE Optional, based on agency use.  Since this module is specific to individual counties, details on usage is not included here. 

 

Invoice #  Populates automatically Fee Type  Agency defined. Fee Multiple  Agency defined. Fee Date  Agency defined. Due Date  Agency defined. Fee Amount  Agency defined. Revenue Recaptured  Agency defined.  Print Invoice on Save  Agency defined.  Mark for Batch Invoice 

Check box if wishing to print invoices in a batch. 

 For Internal Use Only  Agency defined. Payment Plan  Agency defined. Comment  Free‐form text for comments related to Fees. 

March 2013 30

Intrastate  Access via CLIENT  

Information in this area will automatically fill based on client’s transfer status. 

March 2013 31

Other IDs  Access via Client or CaseOptional, agency defined.  Other ID’s can be attached to Client and/or to Case. 

 

ID Type  Select type of ID being defined. Effective Date  Date ID is being entered. ID  Number of ID type. Comment  Free form text. 

March 2013 32

Phone Numbers  Access via ClientNote:  Always ADD new Telephone Numbers to maintain history.  Note:  These tables are used in multiple screens throughout CSTS.  

 

 Primary   Check box for primary phone. Effective Date  Date phone type became available. Telephone Type  Select from list:  Agent Office, Cell, Fax, General Office, Home, Message, MN Relay Hearing 

Impaired, No Phone, Pager, Placement (Jail, Detention, Treatment, etc), Telephone Reporting System Number, Unknown or Work. 

Telephone Number  Enter phone number with area code. Extension  Note extension number if applicable. Comment  Free form text for comments regarding phone numbers. 

March 2013 33

POR  Access via Client 

Predatory Offender Registration.   . Note:  To maintain history, always ADD a new POR status.  For additional information regarding POR, access information on the BCA website at:  https://por.state.mn.us/PredatorFAQ.aspx. 

 

Effective Date  To be defined. 

Registration Status  Select appropriate registration status. 

BCA/POR Expiration Date The date that is listed in the BCA’s Predatory Offender Registration website.  For those with lifetime registration requirement, use 12/31/9999 as the expiration date. 

Community Notification level  Select appropriate level. 

POR Offender ID  To be defined. 

Comment  Free form text. 

March 2013 34

PSC  Access via ClientProbation Service Center/group reporting. Optional use; Agency defined.   

March 2013 35

Relationships  Access via ClientNote:  Relationship types are also used in Victim screens.  

 

Relationship Type  See reference tables.  Responsible Entity  For juveniles, check one relationship as the responsible entity where appropriate.  Emergency Contact  Can select multiple.   First Name  Relationship First Name Middle Name  Relationship Middle Name Last Name  Relationship Last Name Suffix  Relationship Name Suffix Addresses  Relationship Address.  See Addresses.  Can copy client address. Telephone Numbers  Relationship Telephone number.  See Phone Numbers.  Can copy client phone number 

March 2013 36

Status History (CASE)  Access via CASE 

This area tracks the history of the case open date and close date.  If the case is open, also tracks the Case Type and Case Service. NOTE:  Always ADD a new Case Status to maintain history.  

 

Status  Select Open or Closed. Start Date  Date Status/Type/Service was opened.  End Date  Date Status/Type/Service was closed.  Case Type  See Case Type reference table (other section) Service  See Case Service reference table (other section) Close Reason  Status of case closing. Reason case was closed: 

DE‐ death DC – discharge‐formal adjudication or conviction DM – dismissed‐no conviction or adjudication, including stay type‐“Stay of Adjudication” CL ‐ closed‐no ongoing responsibilities EX – executed Note:  Transferred‐Out cases remain open.  Use 3rd‐6th characters after the five major headings to meet jurisdictional needs, Example DCER‐discharge early, DCCT discharge certified as an adult, DCEX discharge expiration, CLRJ closed rejected, CLI closed at intake. Cases that have a warrant status should be left open and should be changed to warrant status (service) to allow the history to appear. 

Comment  Free‐form text for comments related to case 

March 2013 37

Status History (Client)  Access via ClientTracks whether the CLIENT is Open or Closed in CSTS.   Note:  Always ADD a new Client Status to maintain history. 

 

Status  Select Open or Closed Effective Date  Date status became effective Comment  Free‐form text regarding use of Status History. 

March 2013 38

Summary  Client Pulls information from various screens to provide an overview of client and case(s). 

March 2013 39

Supervision Level  Access via ClientNote:  Always ADD a new Supervision Level, DO NOT edit the existing level.  This maintains supervision level history. 

 

Supervision Level  Supervision level of client as determined by agency.  Can be appended.  Recommended: H – High, M – Medium , L – Low , U ‐ Unclassified 

Effective Date  Date supervision level was added.   Comment  Free‐form text regarding Supervision Level. 

March 2013 40

Supervision Location  Client Supervision Location refers to the County, Agency, or District out of which the individual will be supervised. Note:  Always ADD a new Supervision Location to maintain history. 

 

Supervising Location  Agency specific.  Effective Date  Date supervising location became effective.   Comment  Free‐form text regarding Supervising Location. 

March 2013 41

Victims  Access via Client or CaseVictims are always associated with a CASE. 

 

Case  Choose case from drop‐down.  First Name  Victim First Name.  Middle Name  Victim Middle Name.  Last/Business Name  Victim Last Name or Business Name.  Suffix  Name Suffix.  Secondary Contact  Additional contact name. Relationship Type  Client relationship to victim, if any. Gender  Gender of victim.  M for male; F for Female.  Race  Race of client.  First character is standard.  W for White, B for Black, A for Asian/Pacific 

Island, I for American Indian/Alaskan Native, U for Unknown.  Note: these choices are based on client self‐identification, and match US Census short‐form options. 

Adult/Juvenile  A for Adult; J for Juvenile.  Comment  Free form text regarding Victims. Addresses  Add victim address. See Addresses (same standard) (separate section). Telephone Type  Add victim telephone number. See Phone Numbers (same standard) (separate section).  Cases/Claimants  Search for Existing Claimant or Add New Claimant  

March 2013 42

Warrants  Access via Client or Case; must designate caseNote:  The “W” warrant indicator must be set as Primary under Warrant Level to show on the main search screen. When a case is marked with a warrant, a warrant icon will appear in the upper right hand corner of the Client and Case screens.  

 

Case Number  Case number the warrant will be activated on. Type  Agency specific. Level  Primary warrants will display in red on search screen.   

Agencies can use other levels; will not display on client search. Date Issued  Date warrant became effective. Date Cancelled  Date warrant status ended.  Entering date cancelled will remove “W” warrant indicator. Comment  Comments related to warrant. 

March 2013 43

Work Service  Access via Client

Option use; Agency defined. 

March 2013 44

Reference Tables 

Tables that are locked down (*indicates new reference table with 2013 release) 1. Address Direction 2. Address Secondary Unit Type 3. Address Suffix 4. Address Supplemental Type 5. Alert Level 6. Alert Type*Adding Substance Use and Mental Health 7. Alias Type 8. Compensation Unit 9. Condition Authority 

10. Education Level 11. Education Status 12. Eye Color 

13. Hair Color 14. Income Source* 15. Language 16. Living Arrangements* 17. Marital Status Type 18. Offense Level 19. Professional Type* 20. State 21. Stay Type (Adult) 22. Telephone Type 23. Substance Category* 24. Test Type* 

Agent Work Codes Note:  Field has nine digits. Note:  if the PSI flag box is checked, a PSI flag will show in S3.  Juvenile Mental Health Screening Standard Codes: MHC  Mental Health Screening Completed 

MHD  MH Screen not done because Diagnostic assessment was completed in last 6 months 

MHP  MH Screen not done because child already under care of MH Professional 

MH6  MH Screen not done because child screened within last 6 months 

MHR  MH Screen not done because parent Refused 

MHU  MH Screen not done because Unable to locate 

MHCL  MH Screen not done because case Closed within 30 days 

 

 Condition Outcomes Note:  Outcome must be selected if an end date is entered.  Outcomes must be linked to S3 codes:   S – Satisfactory; U‐ Unsatisfactory; X – Not tracked. 

Absconded Court Removed condition Death Expired in substantial compliance In lieu of fine/hours No amount determined Expired without completing Non‐jurisdictional Transfer Not Met/Non‐Compliant/Unsuccessful Not Tracked Revenue Recapture Sentence Executed Successful 

March 2013 45

 Offense Coding Standards NOTE:  State Statute Service will be incorporated into CSTS at future date; estimated 2013.  Approach Offenses are grouped by broad general category.  The categories used are those used in the Annual Probation Survey.  The goal is not only to have us use the same codes, but also to use the same groupings and put the same offense counts in the same categories.  A short set of Required Codes is offered for each category.  The list is short to avoid forcing agencies to keep track of a level of detail they are not interested in.  A more detailed set of Reserved Codes is also offered for each category.  If your agency does track the offenses listed, they should use these codes.  Consistent rules for coding offense counts are followed throughout the attached list.  If the codes offered are still inadequate for the level of breakdown required in your agency, you could either add additional digits to a more general code, or use a non‐reserved code of your own devising. Rules for Coding A five‐digit format is used for each offense count:  First digit is a letter to designate general class of the offense (the same letters are used in the MOC listings).  Example: Axxxx is used for Assaults  Second digit is for offense level: 

x1xxx for Felony 

x2xxx for Aggravated/Enhanced Gross Misdemeanor 

x3xxx for Gross Misdemeanor 

x5xxx for Misdemeanor 

x6xxx for Petty Misdemeanor 

x7xxx for Juvenile Status Offender Example:  A1xxx is a Felony‐level assault  Third digit is used for more specific breakdown by nature of the offense.  Fourth digit is used for the degree of the offense (xxx1x for first degree, xxx2x for second degree, etc.).  “0” is used if degree is not tracked.  Example: A1x1x is a Felony Assault in the First Degree.  Fifth digit is used when specific context or additional sub‐categories are needed.  Where possible, a “0” is used to indicate no additional detail is tracked, and a “9” is used to designate “other” when several items are being specifically tracked under related codes.  Example: A1010 is First Degree Assault Felony without additional details or breakout tracked.  Example:  Second Degree Felony Sale of Cocaine/Crack D  1  5  2  1   First Digit: “Dxxx” Means a Drug Offense, Second Digit: “x1xxx” Means a Felony, Third Digit: “xx5xx” under Drugs Means “sale”, Fourth Digit: “xxx2x” Means Second Degree, Fifth Digit: “xxxx1” under Drugs Means Cocaine/Crack  

March 2013 46

 Offense Codes    OFFENSE  POR Registerable  REQUIRED RESERVED

Assault  List #2 only  RequiredA1000  Felony Assault A3000  Gross Misdemeanor Assault A5000  Misdemeanor Assault 

ReservedAx5xx  Domestic Assault Ax6xx  Terroristic Threats Axx1x      Assault 1st Degree Axx2x      Assault 2nd Degree Axx3x      Assault 3rd Degree Axx5x      Assault 5th Degree 

Burglary  1st Degree only‐ List #2 only 

RequiredB1000  Felony Burglary B3000  Gross Misdemeanor Burglary B5000  Misdemeanor Burglary 

ReservedBx5xx  Burglary Tools B1x1x     Burglary in 1st Degree 

Forgery/ Counterfeiting 

  RequiredC1000  Felony Forgery/Counterfeiting C3000  Gross Misdemeanor Forgery/Counterfeiting C5000  Misdemeanor Forgery/Counterfeiting 

Drugs  Using Drugs to  injure or to  facilitate a crime –List #2 

RequiredD1000  Felony Drugs D3000  Gross Misdemeanor Drugs D5000  Misdemeanor Drugs 

ReservedDx0xx  No additional Detail Tracked Dx1xx  Possession Dx2xx  Paraphernalia Dx3xx  Inhaling a Non‐Controlled Substance Dx4xx  Importing Dx5xx  Sale Dx6xx  Manufacture Dx7xx  Procure by Fraud Dx8xx  Intentional Distribution of a Controlled Substance Dx9xx  Other DxUxx  Use Drugs to Injure or facilitate Other Crime  Dxxx0  Specific Drug not Tracked Dxxx1  Cocaine/Crack Dxxx2  Amphetamine/Methamphetamine Dxxx3  Marijuana Dxxx4  Heroin/Morphine/Opium Dxxx5  LSD/Other Hallucinogens Dxxx8  Non‐Controlled Substance Dxxx9  Other Drugs 

Escape/Flight    RequiredE1000  Felony Escape from Custody/Fleeing Police E3000  Gross Misdemeanor Escape from Custody/Fleeing Police E5000  Misdemeanor Escape from Custody/Fleeing Police 

ReservedEx0xx  No additional Detail Tracked Ex1xx  Fleeing Police Ex2xx  Escape from Custody 

March 2013 47

OFFENSE  POR Registerable  REQUIRED RESERVED

Arson/ Negligent Fires 

  RequiredF1000  Felony Arson/Negligent Fire F3000  Gross Misdemeanor Arson/Negligent Fire F5000  Misdemeanor Arson/Negligent Fire 

ReservedFx0xx  No additional Data Tracked Fx1xx  Arson Fx2xx  Negligent Fire 

Gambling    RequiredG1000  Felony Gambling G3000  Gross Misdemeanor Gambling G5000  Misdemeanor Gambling 

ReservedGx0xx  No additional Detail Tracked Gx1xx  Possession of Gambling Devices Gx2xx  Bookmaking 

Homicide  1st Degree  Murder –List #1  2/3rd Degree  Murder or  Manslaughter ‐  List #2 only  

RequiredH1000  Homicide 

ReservedH1x1x    1st Degree Murder or Attempted Murder H1x2x    2nd Degree Murder/Manslaughter H10xx  No additional Detail Tracked H11xx  Murder H12xx  Attempted Murder H13xx  Manslaughter H14xx  Criminal Vehicle Homicide 

Crimes Against Family 

Felony Malicious  Punishment of a  Child – List #2 

RequiredI1000  Felony Neglect/Endangerment or other crime I3000  Gross Misdemeanor Neglect/Endangerment or other crime I5000  Misdemeanor Neglect/Endangerment or other crime 

ReservedIx0xx  No additional Detail Tracked Ix1xx  Neglect Ix2xx  Endangerment Ix3xx  Deprivation of Parental Rights I14xx  Malicious Punishment of a Child   Ix9xx  Other 

DWI/DUI Traffic and Accident Related 

  RequiredJ1000  Felony Traffic Offense J3000  Gross Misdemeanor Traffic Offense J5000  Misdemeanor Traffic Offense  J1110  1st Degree DWI/DUI Gross Misdemeanor J3120  2nd Degree DWI/DUI Gross Misdemeanor J5000  Misdemeanor Traffic Offense J5130  3rd Degree DWI/DUI Misdemeanor J6000  Petty Misdemeanor Traffic Offense J1100  Felony DUI Offense J3100  Gross Misdemeanor DUI Offense J5100  Misdemeanor DUI Offense  

ReservedJ2100  Aggravated DUI Offense J2108  Enhanced DUI Offense Jx1x0  DUI – No additional Detail Tracked Jx1x1  DUI – Over .10 Jx1x2  DUI – 2 Offenses in 5 years Jx1x3  DUI – 3 Offenses in 10 years Jx1x4  DUI – Child Endangerment Jx1x5  DUI – Boating Jx1x6  DUI – Snowmobile Jx2x0  Moving Violation – No additional Detail Tracked Jx2x1  Reckless Driving Jx2x2  Careless Driving Jx2x3  Speeding Jx2x4  Criminal Vehicular Injury Jx3xx  DAR/DAS/DAC Jx4xx  Parking Violations Jx5xx  Leaving Scene of an Accident Jx6xx  No Insurance Jx9xx  Other Safety Violations 

March 2013 48

OFFENSE  POR Registerable  REQUIRED RESERVED

Kidnapping/False Imprisonment 

Kidnapping &  False  Imprisonment of  a minor   ‐ List #1  

RequiredK1000  Felony Kidnapping/False Imprisonment K3000  Gross Misdemeanor Kidnapping/False Imprisonment K5000  Misdemeanor Kidnapping/False Imprisonment  

ReservedKx1xx  Coercion  

Criminal Sexual Conduct 

List #1  RequiredL1000  Felony Criminal Sexual Conduct L3000  Gross Misdemeanor Criminal Sexual Conduct L5000  Misdemeanor Criminal Sexual Conduct 

ReservedLxxx1  Incest Lxxx2  Interstate Transportation 

Juvenile Status Offenses 

  RequiredM7000  Juvenile Status Offenses  

ReservedMx1xx  Truancy Mx2xx  Runaway Mx3xx  Curfew Mx4xx  Tobacco Mx5xx  Alcohol 

Disturbing Peace/ Privacy  

  RequiredN1000  Felony Peace/Privacy Offense N3000  Gross Misdemeanor Peace/Privacy Offense N5000  Misdemeanor Peace/Privacy Offense N6000  Petty Misdemeanor Peace/Privacy Offense 

ReservedNx1xx  Ordinance Violations Nx5xx  Disorderly Conduct Associated with a Domestic Assault Nx7xx  Disorderly Conduct not Associated with DA 

Obscenity  Pictorial  Representations of  a minor – List #1 

RequiredO1000  Felony Obscenity O3000  Gross Misdemeanor Obscenity O5000  Misdemeanor Obscenity  

Property Damage    RequiredP1000  Felony Property Damage P3000  Gross Misdemeanor Property Damage P5000  Misdemeanor Property Damage 

Stolen Property  

  RequiredQ1000  Felony Receiving Stolen Property Q3000  Gross Misdemeanor Receiving Stolen Property Q5000  Misdemeanor Receiving Stolen Property 

Robbery  Aggravated  Robbery  – List #2 

RequiredR1000  Felony Robbery R3000  Gross Misdemeanor Robbery R5000  Misdemeanor Robbery  

ReservedRx1xx  Simple Robbery Rx2xx  Aggravated Robbery 

March 2013 49

OFFENSE  POR Registerable  REQUIRED RESERVED

Other  

Felony Crime  Committed  for Benefit of a  Gang – List #2  

RequiredS1000  Miscellaneous Felony S3000  Miscellaneous Gross Misdemeanor S5000  Miscellaneous Misdemeanor S6000  Miscellaneous Petty Misdemeanor  

ReservedS1001  Felony Crime Committed for Benefit of Gang  S3001  Gross Misdemeanor Crime Committed for Benefit of Gang S5001  Misdemeanor Crime Committed for Benefit of Gang 

Theft    RequiredT1000  Felony Theft T3000  Gross Misdemeanor Theft T5000  Misdemeanor Theft T6000  Petty Misdemeanor Theft 

ReservedTx1xx  Theft by Check Tx2xx  Shoplifting Tx2x5  Shoplifting Gear 

Theft Related    RequiredU1000  Felony Theft Related U3000  Gross Misdemeanor Theft Related U5000  Misdemeanor Theft Related 

ReservedUx1xx  Theft of Public Assistance Ux2xx  Financial Card Transaction Fraud 

Vehicle Theft/ Vehicle Theft Related 

  RequiredV1000  Felony Vehicle Theft/Related V3000  Gross Misdemeanor Vehicle Theft/Related V5000  Misdemeanor Vehicle Theft/Related 

ReservedVxxx1  Theft of Motor Vehicle Vxxx2  Theft from Vehicle Vxxx5  Tampering with Vehicle Vxxx6  Temporary Control of Vehicle 

Weapons  Felony Unlawful  Possession of  Pistol or  Semi‐automatic  Military‐style  Assault Weapon ‐ List #2 

RequiredW1000  Felony Weapons Offense W3000  Gross Misdemeanor Weapons Offense W5000  Misdemeanor Weapons Offense 

ReservedWx1xx  Possession w/o Permit Wxxx1  Pistol Wxxx2  Assault Weapon Wxxx3  Stun Gun/Electrical Device Wxxx4  Tear Gas Wxxx5  Explosive/Incendiary Device  Wx2xx  Illegal Transportation Wx3xx  Reckless Use of a Firearm/Dangerous Discharge Wx3x1  Drive by Shooting Wx4xx  Furnishing Weapon to a Minor Wx5xx  Possession by a Prohibited Person Wx6xx  Weapon Possession on a School Grounds 

March 2013 50

OFFENSE  POR Registerable  REQUIRED RESERVED

Crime Against Administration of Justice 

Witness  Tampering ‐ List #2 

RequiredX1000  Felony Crime Against Justice X3000  Gross Misdemeanor Crime Against Justice X5000  Misdemeanor Crime Against Justice  

ReservedXx1xx  Misc. Violation of Legal Process Xx1x1  Contempt of Court Xx1x2  Obstructing Legal Process Xx1x3  Violation of Order for Protection/Restraining Order Xx1x4  Interfering with 911 call Xx1x5  Resisting Arrest Xx1x6     Tampering with a Witness Xx2xx  Misc. Law Enforcement Related Xx3xx  Misconduct/Bribery Xx4xx  Bringing Contraband into a Jail/Correctional Facility Xx5xx  Failure to Register as a Sex Offender Xx6xx  Failure to Report Sex Abuse 

Crime Against Government 

  RequiredY1000  Felony Crime Against Government Y3000  Gross Misdemeanor Crime Against Government Y5000  Misdemeanor Crime Against Government Y6000  Petty Misdemeanor Crime Against Government 

ReservedYx1xx  Alcohol Related Violations Yx1x1  Selling Alcohol w/o a License Yx1x2  Furnishing Alcohol to a Minor Yx1x3  Possession of Alcohol by an Underage Person Yx1x4  Minor Purchasing Alcohol Yx1x5  Consumption of Alcohol by an Underage Person  Yx2xx  Hunting Related Violations Yx3xx  Animal Licensing Violations 

Sex Related (including Obscene Phone Calls/ Letters)  

Indecent Exposure,  Soliciting Minor, Using Minor in sex Performance List #1 Felony Harassment or Stalking – List #2 

RequiredZ1000  Felony Sex Related Z3000  Gross Misdemeanor Sex Related Z5000  Misdemeanor Sex Related 

ReservedZx1xx  Crime requiring registration as a sex offender Zxxx1  Prostitution and related offenses Zxxx2      Poss. of pictoral representations of a minor Zxxx3      Solicit a minor for Prostitution Zxxx4      Indecent Exposure Zxxx5      Use a minor for a performance Z1xx6       Felony Harassment Z1xx7       Felony Stalking 

 

POR Registerable Offenses  List #1 Registerable offenses in Red  above. 

List#2 Registerable offenses in Blue above.  Updates on issues related to Predatory Offender Registration are available from the BCA website:  https://por.state.mn.us/PredatorFAQ.aspx 

 

 

March 2013 51

 Case Source Codes  1   Aitkin Co. 2   Anoka Co. 3  Becker Co. 4   Beltrami Co. 5   Benton Co. 6   Bigstone Co. 7   Blue Earth Co. 8   Brown Co. 9   Carlton Co. 10   Carver Co. 11   Cass Co. 12   Chippewa Co. 13   Chisago Co. 14   Clay Co. 15   Clearwater Co. 16   Cook Co. 17   Cottonwood Co. 18   Crow Wing Co. 19   Dakota Co. 20   Dodge Co. 21   Douglas Co. 22   Faribault Co. 23   Fillmore Co. 24   Freeborn Co. 25   Goodhue Co. 26   Grant Co. 27   Hennepin Co. 28   Houston Co. 29   Hubbard Co. 30   Isanti Co. 31   Itasca Co. 32   Jackson Co. 33   Kanabec Co. 34   Kandiyohi Co. 35   Kittson Co. 36   Koochiching Co. 37   Lac Qui Parle Co. 38   Lake Co. 39   Lake Of The Woods Co. 40   Le Sueur Co. 41   Lincoln Co. 42   Lyon Co. 

43  Mcleod Co. 44  Mahnomen Co. 45  Marshall Co. 46  Martin Co. 47  Meeker Co. 48  Mille Lacs Co. 49  Morrison Co. 50  Mower Co. 51  Murray Co. 52  Nicollet Co. 53  Nobles Co. 54  Norman Co. 55  Olmsted Co. 56  Ottertail Co. 57  Pennington Co. 58  Pine Co. 59  Pipestone Co. 60  Polk Co. 61  Pope Co. 62  Ramsey Co. 63  Red Lake Co. 64  Redwood Co. 65  Renville Co. 66  Rice Co. 67  Rock Co. 68  Roseau Co. 69  St Louis Co. 70  Scott Co. 71  Sherburne Co. 72  Sibley Co. 73  Stearns Co. 74  Steele Co. 75  Stevens Co. 76  Swift Co. 77  Todd Co. 78  Traverse Co. 79  Wabasha Co. 80  Wadena Co. 81  Waseca Co. 82  Washington Co. 83  Watonwan Co. 84  Wilkin Co. 85  Winona Co. 

85  Winona Co. 86  Wright Co. 87  Yellow Medicine Co. 88  Other AB   Alberta AK  Alaska AL  Alabama AR  Arkansas AS  American Samoa AZ   Arizona BC  British Columbia CA  California CO   Colorado CT  Connecticut DC  District Of              

Columbia DE  Delaware FL  Florida GA  Georgia GU  Guam HI  Hawaii IA  Iowa ID  Idaho IL  Illinois IN  Indiana KS  Kansas KY  Kentucky LA  Louisiana MA  Massachusetts MB  Manitoba MD  Maryland ME  Maine MI  Michigan MN  Minnesota MO  Missouri MS  Mississippi MT  Montana NB  New Brunswick NC  North Carolina ND  North Dakota NE  Nebraska NF  Newfoundland NH  New Hampshire NJ  New Jersey 

NM  New Mexico NS  Nova Scotia NT  NW Territories And Nunavut NV  Nevada NY  New York OH  Ohio OK  Oklahoma ON  Ontario OR  Oregon PA  Pennsylvania PE  Prince Edward Island PR  Puerto Rico QC  Quebec RI  Rhode Island SC  South Carolina SD  South Carolina SK  Saskatchewan TN  Tennessee TX  Texas UT  Utah VI  Virgin Islands VA  Virginia VT  Vermont WA  Washington WI  Wisconsin WV  West Virginia WY  Wyoming YT  Yukon  MCF–FRB MN Correctional Facility   Faribault MCF–LL   MN Correctional Facility   Lino Lakes MCF–WR/ML  MN Correctional Facility   Willow River/Moose Lake MCF–OPH   MN Correctional Facility   Oak Park Hghts MCF‐RW MN Correctional Facility   Red Wing MCF–RC  MN Correctional Facility   Rush City MCF–SCL MN Correctional Facility   St Cloud  MCF–SHK    MN Correctional Facility   Shakopee MCF–STW   MN Correctional Facility   Stillwater  

 

March 2013 52

Condition Codes Location code field is a 10‐character/digit field.  First character/digit is reserved for TYPE code.  Second and third characters/digits will be reserved for GROUP code.  Fourth through tenth character/digits will be reserved for SPECIFIC LOCATION code.    Example:  Prison commitment to MCF‐Stillwater would be coded as ICT3001 or ICTMCFSTW.  

TYPE  GROUP/DISPOSITION LOCATION/DETAIL 

Incarceration (I)  Commitments (CT) Local Incarcerations (LI) 

Specific Locations  

Residential   Placement/Program (R) 

Foster Homes (FH) Group Homes (GH) Halfway Homes (HH) Long Term (LT)    Residential Treatment Centers (LR)    Juvenile Institutions (LJ)   Camps (LC) Short Term (ST)    Residential Treatment Centers (SR)    Juvenile Institution (SJ)   Camps (SC) Shelter (SH)    Emergency Shelter (SE)    Staff Shelter (SS)    Family Shelter (SF) Sex Offender Treatment (SXR) CD Inpatient Treatment (CD) Detention (DE)    Secure (DS)    Non‐secure (DN) Domestic (DAR) Inpatient Hospital Treatment (IH) 

Specific Locations 

Non‐residential   Placement/Program (N) 

Counseling (CL) Day Treatment (DT) Aftercare (AC) Sex Offender Treatment (SXN) Support Groups (SG) Special Alcohol Programs (SA)   Batterer’s Groups (BG) Community Work Service (CS) Sentencing to Service (STS) Victim/Offender Programs (VO)   

Specific Locations     CD Outpatient Safe Streets First Repeat Offender    V/O Conferencing Mediation Circle Sentencing 

March 2013 53

Financials (F)  Restitution (RN) 

Fines (FI) Surcharges (SU) Donations (DO) Detention Reimbursement (DR) Fees (FE) 

 

Educational (E)  Cognitive Skills (CG) Gambling (GBE) Anger Management (AM) Domestic Abuse (DAE) Conflict Management (CM) Independent Living Skills (IL)   Alcohol/Chemical Education (AE)    Impact Panels (AI)    DUI Clinics (AD) Driver Improvement (DI) Gun Safety (GS) Theft (TF) Tobacco Awareness (TA) Educational Evaluations (EE) Fire Awareness (FA) Diversion Programming (DV) 

Specific Locations/Types     Expanded Life Choices Work Readiness         IQ, LD, etc.  

Assessments (A)  Diagnostic/Psychiatric (DG) Chemical Assessments (CA)    Rule Programs (CR)    CD Evaluations (CE)    Alcohol Problem Assessment (CP) Psychological Evaluations (PE) Anger/Violence (AV) Gambling (GBA) Sex Offender Assessment (SXA) Domestic Abuse (DAA) 

Specific Locations/Types         

General (G)  Restrictive (RS)   Home Electronic Monitoring (EM)    County General Sanctions (GE)     Specific Client Action (SCA)    Testing (TE) 

No Use/Abstain Curfew No Contact With Victim No Weapons  Notify new arrests Regular PO Contact Permit to leave state, etc. Remain Law Abiding No Same/Similar  Sex Offender Registration Essay, apology letter, etc.  UAs/DNA/Polygraph 

March 2013 54

 

March 2013 55

Condition Code Definitions Incarceration (I) 

Commitments (CT):  Commitments to the Dept of Corrections/Commissioner of Corrections. Local Incarceration (LI):  Local incarceration, jails, etc. 

 Residential Placement Program (R) 

Foster Homes (FH)   Adults function as parents in family home. Group Homes (GH):  Living environment not associated with treatment/programming. Halfway Homes (HH)  Transitional living environment Long Term (LT)  Juvenile – 90 days or longer; Adult – 30 days or longer. Residential Treatment Center (LR): 

Treatment oriented and needs diagnostic label – 90 days or more for juveniles; 30 days or more for adult 

Juvenile Institution (LJ):  Correctional in nature – facility licensed by Department of Corrections – 90 days or more for juveniles; 30 days or more for adult. 

Camps (LC):  More consequence/punitive versus treatment; 90 days or longer for juveniles; 30 days or more for adult. 

Short Term (ST)  Juvenile up to 90 days; Adult up to 30 days. Residential Treatment Center (SR): 

Treatment oriented and needs diagnostic label – less than 90 days stay for juveniles; less than 30 days for adults. 

Juvenile Institution (SJ):  Correctional in nature—facility Camps (SC):  More consequence/punitive versus treatment; less than 90 days for 

juveniles; less than 30 days for adults Shelter (SH)  Temporary pending placement or disposition. Emergency Shelter (SE):  Crisis oriented. Staff Shelter (SS):   Family Shelter (SF):   Sex Offender Treatment (SXR)  Residential treatment facility appropriate for sex offenders. Chemical Dependency Inpatient Treatment (CD) 

Residential treatment facility appropriate for individuals with chemical dependency issues. 

Detention  Court order holds/pending some action. Secure (DS): Locked facility; determined by license. Non‐secure (DN): Open setting; determined by license. 

Domestic (DAR)  Residential domestic treatment for offenders. Inpatient Hospital Treatment (IH)  Critical care for psych problems. 

 Non‐Residential Placement/Program (N) 

Counseling (CL)  Includes all types, i.e. family, group, individual, etc. Day Treatment (DT)  Physical setting for a period of hours, usually has educational components.  

Individuals check‐in at the beginning of the day and checkout at the end of the day. 

Aftercare (AC)  Post treatment program.  Implies that they have received primary treatment and monitors skills received in primary treatment in a community setting. 

Sex Offender Treatment (SXN)  Non‐residential treatment appropriate for sex offenders. Special Alcohol Programs (SA)  Non‐residential programs appropriate for offenders with chemical 

dependency issues. Batterer’s Groups (BG)  Non‐residential treatment appropriate for offenders with violence issues. 

Home Electronic Monitoring (EM)  Both in lieu of and/or as a sanction. Community Work Service (CS)  Both in lieu of and/or as a sanction. Sentence to Service (STS)  Court ordered sanction, usually in lieu of jail time. Victim/Offender Programs (VO)  Victim/offender programs, mediation, circle sentencing. 

 

March 2013 56

Financial (F) Restitution (RN)  Court ordered sanction. Fines (FI)  Fine imposed by the Court; part of Court order. Surcharges (SU)  All court‐assessed fees.  Includes law library fee, criminal surcharge, etc.  Donations (DO)  Donations ordered by the Court. Detention Reimbursement (DR)  Reimbursement of detention costs. Fees (FE)  Fees defined/collected by the agency. 

 Educational (E) 

Cognitive Skills (CG)  Offender competency skills building programming; has educational component. 

Support Groups (SG)  Ongoing‐coping skills, i.e. AA. Gambling (GBE)  Education program for offenders dealing with gambling issues. Anger Management (AM)  Educational programs for offenders dealing with anger management issues. Domestic Abuse (DAE)  Educational programs for offenders dealing with domestic issues. Conflict Management (CM)  Educational programs for offenders dealing with conflict management issues. Independent Living Skills (IL)  Educational programs which covers everyday living skills, i.e. Expanded Life 

Choices, Work Readiness, etc. Alcohol/Chemical Education (AE) Impact Panels (AI) DUI Clinics (AD) 

Educational programs for offenders dealing with alcohol/chemical issues. Educational programs for offenders where victims are involved. Educational programs for alcohol/driving offenders. 

Driver Improvement (DI)  Educational programs which covers defensive driving. Gun Safety (GS)  Educational programs covering gun safety and proper use. Theft (TF)  Educational programs covering theft, shoplifting, etc. Tobacco Awareness (TA)  Educational programs appropriate for misdemeanor tobacco offenders. Educational Evaluations (EE)  IQ, LD, etc. assessments. Fire Awareness (FA)  Educational programs covering fire awareness, safety. Diversion Programming (DV)  Educational programs covering issues related to status offenses/diversion 

programs. Assessments (A) 

Diagnostic (DG)  Diagnostic and psychiatric assessments. Chemical Assessments (CA)  General assessment category that is not a Rule, CE Eval or APAs. Rule Programs (CR)  Rule 24/25 CD evaluations CD Evaluations (CE)  Conducted by licensed chemical dependency counselors. Alcohol Problem Assessment (CP)  Usually done internally/alcohol screenings done by agents. Psychological Evaluations (PE)  Evaluations conducted by licensed psychologists. Anger/Violence Evaluations (AV)  Assessments completed on offenders with anger management issues. Gambling (GBA)  Assessments completed on offenders with gambling issues. Testing (TE)  Court or Probation Officer ordered or mandated, i.e. DNA, UA, PBT etc. Sex Offender Assessments (SXA)  Assessments completed on offenders charged with sex offenses. Domestic Abuse (DAA)  Assessments conducted on offenders with domestic abuse 

issues/charges. General (G) 

Restrictive (RS)  Sanctions that restrict the offender, i.e. no use, abstain, curfew, no contact with victim, no weapons, etc. 

County General Sanctions (GE)  Sanctions commonly/frequently ordered.  County specific and identified, i.e. notify new arrest, remain law abiding, regular contact with probation officer, permission to leave state, etc. 

Specific Client Action (SCA)  Specific actions as ordered, i.e. essay, apology letter, sex offender registration etc. 

March 2013 57

Relationships 

1. Attorney 

2. Aunt 

3. Brother 

4. Brother‐in‐Law 

5. Business/Organization 

6. Counselor 

7. Cousin 

8. Daughter 

9. Ex‐husband 

10. Ex‐wife 

11. Father 

12. Father‐in‐law 

13. Foster child 

14. Foster parent 

15. Friend/Acquaintance 

16. Granddaughter 

17. Grandfather 

18. Grandmother 

19. Grandson 

20. Guardian 

21. Guardian ad litem 

22. Husband 

23. Insurance 

24. LE/Government 

25. Mother 

26. Mother‐in‐law 

27. School 

28. Significant other 

29. Sister 

30. Sister‐in‐law 

31. Son 

32. Stepfather 

33. Stepmother 

34. Uncle 

35. Wife 

36. Other Contacts as needed 

37. Other “in‐laws” as needed 

Sealed and Expunged Records  Change Last Name to SEALEDMMDDYYYY (month, day, and year order was given); leave First and Middle initials 

Delete any identifying information such as Address, Phone, Social Security Number, Relationship, Employment, etc. 

Leave Date of Birth 

Agencies should develop their own internal criteria for handling other issues such as chronos, relationships/parents and other information contained in CSTS 

For clients who have multiple cases and one is sealed or expunged, create a “dummy” client and move the sealed/expunged case information under that client to preserve the original and active client information.  

Consecutive Probation Cases Use the following steps to enter consecutive probation cases:

1. Open the consecutive case in CSTS with a Pre‐Trial/Disposition and a Supervised‐Consecutive case service. 2. Add a line to the case status history with the future anticipated start date of probation (this date would be the 

expiration date of the current case), Case Type of “Probation.” 3. In the Case Description field, type the words “CONSECUTIVE TO (File Number).” 4. Set up a reminder system to notify the agent/staff person before the date that the consecutive case will be 

active. CONSECUTIVE CASE EXAMPLE:  On 8/30/2012, John Doe is sentenced to probation on file 72‐CR‐12‐344 for five years 

and consecutive probation on file 72‐CR‐12‐350.  The first file (72‐CR‐12‐344) would be entered as a typical probation 

case.  The second file (72‐CR‐12‐350) would be added with Start Date of 8/30/2012 with the case type of Pre‐

Trial/Disposition and a case service of Supervised‐Consecutive.  A second line would be added in the Case Status History 

with Start Date of “8/30/2017” which would be the expiration date of the first case file.  Note:  CSTS will validate that 

you intend to enter a future date; click “Yes” to confirm.  Example of the case status history for a consecutive case: 

The Case Description would start with “CONSECUTIVE TO…”  Example: 

 

 Case Status History Codes  Case Service (May be appended) CR  Conditional Release   This service is used when the offender has been placed on pre‐

trial/disposition by the court before being sentenced or convicted.  (Adult only) 

DT  Detention   This service is used when a juvenile has been placed in detention before a formal court appearance.  (Juvenile only) 

I  Investigation  This generic category is for those jurisdictions who do not detail types of investigations or for those services not detailed below. (Adult ‐ i.e. Request for Agent Assignment; or Juvenile ‐ i.e. I&R, Certification Study, EJJ) 

IB  Investigation‐Bail Evaluation   This service is used for all bail evaluations.  (Adult only) IP  Investigation‐PSI  This service is used for all pre‐sentence investigations, including 

worksheets only, as well as post‐sentence investigations.  (Adult or Juvenile) 

IT  Investigation‐Transfer   This service is used for all incoming transfer investigations.  (Adult or Juvenile) 

IW  Investigation‐Warrant   This service is used when a warrant has been issued while the offender is in an investigative service. 

MN  Monitoring  This service is used when an offender has NOT been placed on probation, but there are dispositions or activities to be tracked‐‐includes Diversion.  (Adult or Juvenile) 

S  Supervised  This generic category is for those jurisdictions who do not detail types of supervision or for those services not detailed below.   

SA  Supervised‐Administrative  This service is used when an offender has been placed on probation with dispositions or activities to be tracked.  (Adult or Juvenile) 

SC  Supervised‐Conditional Release   This service is used for special category offenders who have been released from the institutions on supervised release and have completed the imposed sentence.  They were convicted in violation of 609.342, 609.343, 609.344, or 609.35.  If it was the first offense, they are ordered on conditional release for 5 years; if it was their second conviction, they have an additional 10 years imposed.  (Adult only) 

  Supervised‐Consecutive (SCN)  For use in tracking consecutive cases with Case Type of Pre‐Trial.  See “Consecutive Probation Cases.” 

  Supervised‐Traditional (ST)  This service is used for offenders who have been required to have contact with their probation officer.  (Adult or Juvenile) 

  Supervised‐Warrant (SW)  This service is used when a warrant has been issued while the offender has a supervision service.  (Adult or Juvenile) 

  Transfer Out (XF)  This service is used when an offender was originally sentenced in your county, but has been transferred to another jurisdiction for supervision.   

  Transfer Out Intrastate (XFTRI)  This service is used when an offender was originally sentenced in your county, but has been transferred to another county within Minnesota.   Mapped to S3 Code of TRI.  

  Transfer Out Interstate (XFTRO)  This service is used when an offender was originally sentenced in your county, but has been transferred to another state outside of 

Minnesota.  Mapped to S3 Code of TRO.   

 Case Type (Do Not Append) CO  Court Ordered Service (CO)  Used for adult and juvenile non‐probation cases when the court has 

ordered some form of follow‐up or activity, post‐sentence.  Case data NOT sent to S3.   

COS3  Court‐Ordered Service sent to S3 (COS3) 

Used for adult and juvenile non‐probation cases where the Court has ordered some form of follow‐up or activity, post‐sentence, where case data IS sent to S3.  Sending county would receive notification of police activity on that individual.  

DI  Diversion (DI)  This type is used when there has been no formal court action.  (Adult and Juvenile) 

PT  Pre‐Trial/Disposition (PT)  This type is used when there has been some contact with or service provided before: 1) a sentence or conviction for an adult, or 2) a disposition for a juvenile. 

PR  Probation (PR)  This type is used when the court has ordered probation.  (Adult and Juvenile) 

SR  Supervised Release/Parole (SR) 

This type is used when the offender has been released from a state institution and is supervised locally or under investigation for supervision.  (Adult and Juvenile) 

CI  Civil (CI)  Civil court ordered actions and supervision. 

 

 

Appendix  

Revision Date 

New Standards since previous Standards Manual publication (2008) 

June 2011  Open a New Client:  When an open juvenile offender receives a new adult charge/conviction, a new adult client will be opened.  The active juvenile client will also remain open.  Chronos, documents, etc., should be linked to the appropriate adult or juvenile client.  This separation of juvenile/adult data allows for clean transfer of data, should the client be transferred.  Chrono Code:  A default chrono code of XF was added for all chronos being sent to a receiving county. Case Type:  A new case type of COS3 was added for Court Ordered Service to be shown in S3.  Use for court‐ordered cases the county wants to appear in S3, to facilitate email notifications of police stops. Addresses:   Pre‐defined Facility Address should be set up for “No Permanent Address” and “Deported”.  These addresses should be used when appropriate. Locked‐down Tables:  Certain tables were locked down as part of the Intrastate Transfer Module.  This allows flow of data from one county to another during the transfer process. Agent Work:  Mental Health Outcome codes have been defined.  They are: MHC  Mental Health Screening Completed 

MHD  MH Screen not done because Diagnostic assessment was completed in last 6 months 

MHP  MH Screen not done because child already under care of MH Professional 

MH6  MH Screen not done because child screened within last 6 months 

MHR  MH Screen not done because parent Refused 

MHU  MH Screen not done because Unable to locate 

MHCL  MH Screen not done because case Closed within 30 days 

    

June 2012  1. CASE STATUS HISTORY CODES: Transfer Case Service TRI and TRO codes  

Instead of mapping all transfer case services to TRA, the Standards Committee recommends: 

1. CSTS Code: XFTRI mapped to S3 Code of TRI (Transferred with‐in MN)  2. CSTS Code: XFTRO mapped to S3 Code of TRO  (Transferred Out of State)  

‐Rationale: In order to receive Police reports on clients, the TRI and TRO codes need to be used.  We are 

now transferring from CSTS to CSTS; we should have codes that match up in the various systems.  

Counties using only TRA are showing inconsistency with counties who are choosing TRI and TRO. 

2. CONDITION CODES:  Deleted the statement “there must be a dash between type and group codes” 

3. CASES‐Offense Registerable Checkbox:   add notation “*does not reflect history of offenses where the 

offense would become registerable.” 

4. ADDRESSES‐Pre‐Defined Facilities:   Add ICE‐Deported and ICE‐Awaiting Deportation to the predefined 

addresses in CSTS. 

5. CASES‐Case Number:  Verbiage added to the Supervised Release Case Numbers: “Do not add the County Code to the front of a Transferred Supervised Release case.  If specification is 

needed, use MNCIS case number to track county.”  

March 2013  1. Reference Tables that are locked down: (* indicates new reference table with 2013 release) 

a. Address Direction 

b. Address Secondary Unit Type 

c. Address Suffix 

d. Address Supplemental Type 

e. Alert Level 

f. Alert Type*Adding Substance Use and Mental Health 

g. Alias Type 

h. Compensation Unit 

i. Condition Authority 

j.   Education Level 

k. Education Status 

l. Eye Color 

m. Hair Color 

n. Income Source* 

o. Language 

p. Living Arrangements* 

q. Marital Status Type 

r. Offense Level 

s. Professional Type* 

t. State 

u. Stay Type (Adult) 

v. Telephone Type 

w. Substance Category* 

x. Test Type* 

2. 2013 Release:  a. Address Verified Date field: (January 2012) (include new screenshot of Address) The Verified 

Date field is defined as the date the address was verified using one or more of the following suggested methods: 

i. Home Visit ii. Mail Received iii. Drivers License iv. Property Search 

b. Previous Residency and State: (January 2012) Defined as historically significant residence prior to supervision. 

3. SSN: (July 2012) If a client does not have a social security number, then leave the SSN field blank. 4. Offense Level:  felony offense sentenced as a gross misdemeanor: Case offense level is the highest 

severity offense level.  Examples: a. Felony level charge results in a gross misdemeanor conviction; case offense level is a gross 

misdemeanor b. Case offenses include felony theft and Misdemeanor DWI; case offense level is felony c. Felony level case with a Stay of Imposition; at the time of discharge the case offense level 

remains a Felony in CSTS. 5. Predatory Offender Registration (POR) Bucket:  (August 2012)  BCA/POR Expiration Date:  The date that 

is listed in the BCA’s Predatory Offender Registration website.  For those with lifetime registration requirement, use 12/31/9999 as the expiration date. 

6. Relationships: (January 2013) add “Counselor” to the Relationships listing. 7. Consecutive Probation Cases:  (August 2012 & modified by Executive Committee February 2013)   Use 

the following steps to enter consecutive probation cases: a. Open the consecutive case in CSTS with a Pre‐Trial/Disposition and a Supervised‐Consecutive 

case service. b. Add a line to the case status history with the future anticipated start date of probation (this 

date would be the expiration date of the current case), Case Type of “Probation.” c. In the Case Description field, type the words “CONSECUTIVE TO (File Number).” d. Set up a reminder system to notify the agent/staff person before the date that the consecutive 

case will be active.  

CONSECUTIVE CASE EXAMPLE:  On 8/30/2012, John Doe is sentenced to probation on file 72‐CR‐12‐

344 for five years and consecutive probation on file 72‐CR‐12‐350.  The first file (72‐CR‐12‐344) 

would be entered as a typical probation case.  The second file (72‐CR‐12‐350) would be added with 

Start Date of 8/30/2012 with the case type of Pre‐Trial/Disposition and a case service of Supervised‐

Consecutive.  A second line would be added in the Case Status History with Start Date of 

“8/30/2017” which would be the expiration date of the first case file.  Note:  CSTS will validate that 

you intend to enter a future date; click “Yes” to confirm.   

 

Example of the case status history for a consecutive case: 

The Case Description would start with “CONSECUTIVE TO…”   

Example: 

 

8. Case Service: (February 2013) Add Supervised‐Consecutive (SCN) to menu of case services. 

9. Condition Codes:  (August and September 2012) a. Move “Testing (TE)” from “Assessments” category to “General” category. b. Move “Support Groups (SG)” from “Educational” category to “Non‐Residential” category. c. Move “Home Electronic Monitoring (EM)” from “Non‐residential” category to “Restrictive” 

category. 10. Case Convicted/Sentence Date Fields:(January 2013)  

Juvenile cases with an original Stay of Adjudication disposition, but later Adjudicated delinquent:

It is local agency discretion whether to populate the convicted and sentence date fields 

with the Adjudicated Delinquent disposition date or to leave the sentence date as the 

Stay of Adjudication disposition date. 

 

11. Conditions – Diversion: (January 2013)  add a Condition Code Definition for Diversion Programming as listed in the 2000 version of the Standards Manual, "Educational programs covering issues related to status offenses/diversion programs."