CRM & Sales Management Book - Odoo · PDF fileCRM & Sales Management Book Fabien Pinckaers...
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CRM & Sales Management Book
Fabien PinckaersGeoff Gardiner
September 02, 2009
v
Contents
Foreword xiOpen Source software at the service of management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
The Open ERP Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Why this book ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Whos it for ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Structure of this book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Dedication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
I First steps with Open ERP 1
1 Installation and Initial Setup 3
1.1 The architecture of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2 The installation of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2.1 Independent installation on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.2 Installation on Linux (Ubuntu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.3.1 Creating the database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.2 Database openerp_ch01 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.3.3 Managing databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.4 New Open ERP functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.4.1 Extending Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2 Guided Tour 25
2.1 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.2 To connect to Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.2.1 Preferences toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.2.2 Configuring Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.2.3 Managing partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.3 Installing new functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
vi
2.3.1 Updating the Modules list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.3.2 Installing a module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.3.3 Installing a module with its dependencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.3.4 Installing additional functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.4 Guided Tour of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.4.1 Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.4.2 Financial Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.4.3 Dashboards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.4.4 Products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.4.5 Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.4.6 Stock Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.4.7 Customer and Supplier Relationship Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.4.8 Purchase Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.4.9 Project Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.4.10 Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.4.11 Sales Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.4.12 Document Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2.4.13 Process Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2.4.14 Other functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
II Managing Customer Relationships 55
3 Leads, Business Opportunities and Campaigns 57
3.1 Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3.1.1 Organizing Prospects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
3.2 Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.2.1 Entering prospects into the system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.2.2 Organizing leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.2.3 Converting leads into customers or opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3 Sales Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.1 Ensuring that you track opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
3.3.2 The company calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
3.3.3 Tracking phone calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
vii
3.3.4 Managing a Call Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.3.5 Advanced Customer Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4 Customer Relationship Management 73
4.1 Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.1.1 Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4.1.2 Partner Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4.2 Case management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
4.2.1 CRM configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
4.2.2 Using cases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
4.2.3 Generating calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
4.2.4 Analyzing performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
4.2.5 Automating actions using rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
4.2.6 Using the email gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
4.3 Profiling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
4.3.1 Establishing the profiles of prospects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
4.3.2 Using profiles effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5 Communications Tools 95
5.1 Microsoft Outlook interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.1.1 Installing the Outlook plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.1.2 Using the Outlook plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.2 Mozilla Thunderbird interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.2.1 Installing the Thunderbird extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.2.2 Thunderbird user interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.3 Microsoft Word interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
5.3.1 Installing the Word plugin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
5.3.2 Using the Word interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
III Sales 107
6 Management of Sales 109
6.1 Sales Quotations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
6.1.1 Entering Quotation details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
viii
6.2 Management of Packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
6.2.1 Example Packing and different products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
6.3 Management of Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
6.4 Control of deliveries and invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
6.4.1 Configuration of orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
6.4.2 Packing mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
6.5 Management of Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
6.5.1 Tariff grids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
6.5.2 Using delivery modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
6.5.3 Delivery based on order quantities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
6.5.4 Delivery based on the packed items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122