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Criterios Generales para elaborar

manuales de organización y de

procedimientos en ProMéxico

CRITERIOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE

ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS EN

PROMÉXICO

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MANUALES DE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALES

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I. MANUALES DE ORGANIZACIÓN INSTITUCIONALES

ProMéxico promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, a través de la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en los procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de género, edad, raza, credo, religión, preferencia política, condición socioeconómica o nivel educativo. Por ello, los manuales de organización y de procedimientos en ProMéxico deben redactarse con un lenguaje incluyente y no discriminador.

I.1 Definición

El manual de organización es el documento que describe en forma ordenada y

sistemática la estructura orgánica, el marco jurídico, las atribuciones y antecedentes

históricos, así como los objetivos y funciones de cada uno de los puestos que integran

las unidades administrativas de ProMéxico.

I.2 Objetivo

Proporcionar en forma ordenada la información básica sobre la organización y

funcionamiento de las unidades administrativas, para que sirva como referencia en el desarrollo de las funciones encomendadas a cada una de éstas.

I.3 Alcance

Los presentes Criterios son de observancia obligatoria para las y los titulares de las

unidades administrativas y el personal involucrado en la elaboración, revisión, integración y autorización de los manuales de organización.

I.4 Ventajas de contar con un manual de organización

Presenta una visión de conjunto de las unidades administrativas.

Define los objetivos y funciones encomendadas a cada puesto, evitando duplicidad en las mismas.

Sirve de base para la planeación e instrumentación de acciones de

modernización administrativa.

Sirve como instrumento de inducción al puesto del personal de nuevo ingreso, facilitando su integración.

Sirve como elemento de entrada para las auditorías administrativas.

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I.5 Responsabilidades

La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos (DERH), a través de la Dirección

de Análisis Organizacional y Estructuras (DAOE), será responsable de elaborar y

difundir los criterios generales para elaborar manuales de organización y de

procedimientos, así como de brindar asesoría permanente al enlace designado y al personal que así lo requiera.

La o el titular de cada unidad administrativa deberá designar al/la servidor(a)

público(a) que fungirá como enlace para la elaboración, actualización e

integración del manual, quien preferentemente deberá tener un amplio

conocimiento de las funciones que desarrollan en la unidad administrativa, y

brindarle la autoridad para coordinar, requerir y vigilar el desarrollo del proceso

de elaboración y actualización del manual. Esta designación se informará a la DERH a través de un oficio.

Las funciones contenidas en el manual de organización, deberán estar alineadas al Estatuto Orgánico vigente de ProMéxico.

El enlace designado de cada unidad administrativa, deberá enviar el proyecto

de manual de organización en medio electrónico a la DAOE, para su revisión

conforme al calendario que ésta última establezca y difunda para tal efecto.

Después de que la DAOE haya revisado que el manual cumpla con los

presentes criterios, le informará al área responsable para que ésta proceda a

validarlo. Lo anterior se realizará mediante un correo electrónico que el área enviará a la DAOE, señalando que es la versión definitiva.

Una vez autorizado el manual por la Jefatura de la Unidad de Administración y

Finanzas, el enlace designado deberá difundir el manual de organización entre

el personal de su área. Asimismo, deberá mantener una copia firmada y rubricada, y en archivos electrónicos.

La Jefatura de la unidad administrativa deberá informar a la DERH sobre

cualquier cambio que surja en la estructura orgánica, ya sea por movimientos

laterales autorizados, por cambios en la normatividad que incidan en las

funciones, por acciones derivadas de los órganos fiscalizadores internos o externos, o por simplificación y mejoras detectadas.

La DAOE deberá enviar mediante oficio, la autorización de los manuales de

organización a las unidades administrativas, el cual estará firmado por la Jefatura de la UAF.

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I.6 Revisión, validación, y autorización de los manuales

En el diagrama 1 se presentan de manera enunciativa, más no limitativa, y de

manera general los pasos para la actualización de los manuales de organización.

Diagrama 1.

INICIO

La DAOE revisa y valida

los manuales conforme

a los criterios generales,

e informa al enlace

designado

FIN

Notificación de validación

El enlace designado

envía correo electrónico

a la DAOE con la

validación del manual.

La DAOE recaba firmas

del manual, por los

responsables en cada

área

Oficio/autorización

La DAOE elabora oficio

de autorización y turna a

la Jefatura de la UAF

para su firma

Copia/UA´s

Original/DAOE

La DRCMR publica en la

Normateca los manuales

autorizados

Manuales

Las UA´s elaboran y

actualizan los manuales

de organización,

conforme a criterios

generales establecidos

por la DERH

La DAOE entrega oficio

de autorización a las

áreas, acompañado de

una copia del manual, e

informa a la DRCMR

I.7 Revisión y actualización

Los manuales deberán revisarse cada año para su actualización, derivado

de cualquier cambio que se haya presentado en el marco jurídico-

administrativo, en la estructura orgánica, en la situación presupuestal de

ProMéxico, o por cualquier otra circunstancia que amerite actualizar los manuales.

La DAOE elaborará y difundirá, previo a la revisión y/o actualización, el

programa-calendario bajo el cual se llevará a cabo.

Los cambios serán revisados por la DAOE en colaboración con el enlace

designado. Los plazos tanto para emitir las observaciones por parte de la DAOE,

como para remitir los manuales definitivos por parte del enlace designado se señalarán en el programa-calendario que se emita para tal efecto.

Aprobados dichos cambios, la DAOE enviará el oficio de autorización de los

manuales de organización a las unidades administrativas, firmado por la Jefatura de la UAF.

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I.8 Difusión

Una vez que la UAF haya autorizado los manuales, la Dirección de Rendición de

Cuentas y Mejora Regulatoria los pondrá a disposición de todo el personal a través de la Normateca de ProMéxico.

II. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

A continuación se presentan los elementos que se deben considerar en la elaboración,

integración y presentación del manual de organización de cada una de las unidades administrativas de ProMéxico.

II.1 Carátula

Básicamente corresponde a la portada del manual de organización, y se debe integrar

con los siguientes datos: a) logotipos de ProMéxico y de la Coordinadora de Sector

(Secretaría de Economía), b) título del documento (señalando el nombre de la unidad

administrativa), c) nombre del área que autoriza el manual de organización, y d) fecha de elaboración o actualización.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Unidad de

Administración y

Finanzas

UAF

Junio, 2010

(b) Letra: arial 14

(a) Logo de la Secretaría de

Economía

(a) Logo de ProMéxico

(c) Nombre del área que autoriza el

manual (arial 10)

(d) Mes de elaboración o actualización

(arial 10)

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II.2 CONTENIDO

En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos que constituyen

propiamente el manual de organización.

Contenido

• Presentación

• Antecedentes

• Marco Jurídico

• Atribuciones

• Estructura orgánica (organigrama)

• Desglose de estructura

• Objetivos y funciones

• Glosario de términos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

Fecha de emisión:

UAF-MO/0/2010

Pag. 1 de __

Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MO (Manual de Organización), 0: (número de versión), 2010 (año de emisión y autorización del manual).

Letra: arial 12, negrita

Tanto el título como los subtítulos: Letra: arial 10

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II.2.1 Presentación

En esta sección se describe de manera breve pero precisa, la utilidad que tiene el

manual de organización, la necesidad y el propósito de su elaboración, así como el

ámbito de aplicación del mismo. Se sugiere emplear un vocabulario claro y sencillo. La

DAOE elaborará un formato de la presentación, a fin de que sirva de guía, se facilite y

unifique el contenido del texto que deberá incluirse en este apartado. De esta manera

las y los responsables de elaborar los manuales en las unidades administrativas

adaptarán el texto según corresponda en cada caso particular.

II.2.2 Antecedentes

Básicamente se describen los aspectos más relevantes sobre la unidad administrativa,

así como la ley, decreto o normatividad en los que se fundamenta su creación. Si fuera

el caso, se puede incluir una reseña de los cambios o modificaciones que ha tenido la

estructura orgánica de la unidad.

II.2.3 Marco jurídico

El marco jurídico incluye la relación de los principales ordenamientos jurídicos vigentes

que norman la operación y funcionamiento de la unidad administrativa. Los

ordenamientos jurídico–administrativos deberán enunciarse atendiendo al orden jerárquico de las leyes, por ejemplo:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Tratados internacionales

Leyes Federales

Reglamentos

Decretos

Acuerdos

Circulares

Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres completos de los

ordenamientos jurídicos-administrativos, indicando su fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF).

II.2.4 Atribuciones

Se deben enlistar las atribuciones que tiene la unidad administrativa, tal y como se establecieron en el Estatuto Orgánico vigente.

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II.2.5 Estructura orgánica (organigrama)

En este apartado se muestra gráficamente la estructura orgánica y las líneas de

mando, así como los tramos de control definidos en cada unidad administrativa. La

estructura orgánica deberá ser la que, en el momento de la elaboración o actualización de los manuales, proporcione la Unidad de Administración y Finanzas.

Nombre del titular del puesto

JEFATURA DE LA UNIDAD


DIRECCIÓN EJECUTIVA

Nombre del titular del

puesto

DIRECCIÓN DE ÁREA


puesto

SECRETARIO (A)


DIRECCIÓN EJECUTIVA


puesto

SECRETARIO (A)


puesto

COORDINACIÓN


puesto

COORDINACIÓN


puesto

COORDINACIÓN


puesto

COORDINACIÓN


puesto

JEFATURA DE

DEPARTAMENTO


puesto

SECRETARIO (A)


puesto

SUBDIRECCIÓN DE ÁREA


puesto

ENLACE


puesto

DIRECCIÓN DE ÁREA


puesto

JEFATURA DE

DEPARTAMENTO


puesto



puesto

ENLACE


puesto

DIRECCIÓN DE ÁREA


puesto



puesto

JEFATURA DE

DEPARTAMENTO


puesto

ENLACE


puesto

DIRECCIÓN DE ÁREA


puesto

JEFATURA DE

DEPARTAMENTO


puesto



puesto

ENLACE

II.2.6 Desglose de la estructura

Los puestos se codifican con un número progresivo asignado por la DAOE de acuerdo

con la estructura básica dictaminada por la Secretaría de la Función Pública, como se

ilustra en el ejemplo siguiente:

Ejemplo de

organigrama

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1.1 Jefatura de la Unidad

1.1.0 Secretario(a)

1.1.1 Dirección Ejecutiva

1.1.1.0 Coordinación

1.1.1.0.1 Dirección de Área

1.1.1.0.2 Subdirección de Área

1.1.1.0.3 Jefatura de Departamento

1.1.1.0.4 Enlace

1.1.2 Dirección Ejecutiva

1.1.2.0 Coordinación

1.1.2.0.1Dirección de Área

1.1.2.0.2 Subdirección de Área

1.1.2.0.3 Jefatura de Departamento

1.1.2.0.4 Enlace

La DAOE proporcionará a cada Unidad este apartado, para que lo incluyan en su

manual.

II.2.7 Objetivos y funciones

En esta sección se deberán describir los objetivos y las funciones de cada puesto

adscrito a la unidad administrativa, considerando que se pueden describir tantas funciones como sean posibles y que permitan alcanzar el objetivo.

Los objetivos y las funciones se describirán utilizando un verbo en infinitivo. Ver tabla 1 listado de verbos.

En el caso de las y los Jefes de Unidad, el objetivo deberá estar alineado a las

facultades establecidas en el Estatuto Orgánico.

En el caso de las y los Directores Ejecutivos, tanto los objetivos como las funciones

deberán estar alineadas a las de la Jefatura de la Unidad correspondiente; y así sucesivamente hasta llegar al nivel de jefatura de departamento.

En la descripción de las funciones, se evitará el uso de adjetivos calificativos.

La redacción deberá ser clara, breve y concisa pero respondiendo a las preguntas ¿qué se hace? y ¿para qué se hace?.

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Tabla 1. Listado de verbos para redactar los objetivos y funciones. El siguiente

listado es enunciativo más no limitativo, ya que al momento de trabajar en la

redacción de los objetivos y funciones podrán utilizar algunos otros que no se

encuentren comprendidos en el listado, siempre y cuando se utilicen en el mismo

modo indicativo.

DIRECCIÓN GENERAL O EQUIVALENTE

DIRECCIÓN DE ÁREA

SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO

/ENLACE

Autorizar

Coordinar

Dirigir

Emitir

Establecer

Evaluar

Instituir

Organizar

Promover

Planear

Diseñar

Administrar

Normar

Definir

Autorizar

Coordinar

Difundir

Emitir

Participar

Promover

Proponer

Regular

Supervisar

Verificar

Vigilar

Administrar

Aprobar

Controlar

Informar

Implantar

Investigar

Orientar

Participar

Proponer

Reportar

Sancionar

Supervisar

Tramitar

Vigilar

validar

Actualizar

Analizar

Apoyar

Atender

Auxiliar

Desarrollar

Elaborar

Gestionar

Informar

Integrar

Investigar

Proponer

Proporcionar

Recopilar

validar

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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES

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II. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES

Introducción.

Los presentes Criterios Generales fueron creados en buena medida para que en

ProMéxico exista una guía técnica que muestre la metodología idónea para la realización de Manuales Institucionales.

Considerando lo anterior, éstos Criterios Generales aplicarán al Manual de

Procedimientos Institucionales, y también se pretende que funjan como una directriz

para la elaboración de los procedimientos aplicables al Sistema de Gestión de Calidad

en ProMéxico, los cuales se identifican como procedimientos de calidad, de gestión y

de apoyo. En este sentido, estos Criterios serán aplicables a los procedimientos

inherentes al SGC, mismos que no contravienen al presente documento, por lo que se

incorporan algunos aspectos específicos para apegarse a la Norma ISO 9001:2008.

I.1 Objetivo.

Establecer los requisitos que se deben cumplir para la elaboración de manuales de

procedimientos para cada Unidad Administrativa, incluyendo aquellos que se

encuentren dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Oficial

ISO 9001:2008.

I.2 Alcance.

Los presentes criterios son de observancia obligatoria para las y los titulares de las

Unidades Administrativas y el personal involucrado en la elaboración, revisión,

integración, actualización y autorización de los manuales de procedimientos de

ProMéxico, incluyendo aquellos que se encuentren dentro del alcance del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008.

I.3 Ventajas de contar con un manual de procedimientos.

Permiten conocer el funcionamiento interno de cada unidad administrativa, al describir la secuencia lógica y ordenada de las actividades.

Sirven como elemento de entrada en los procesos de inducción y capacitación

del personal de nuevo ingreso, ya que en éstos se describen las actividades de cada unidad administrativa.

Sirven como elementos de entrada para llevar a cabo los procesos de

reingeniería y mejora de procesos, para eliminar actividades o tareas que no agregan valor.

http://www.monografias.com/trabajos6/elme/elme.shtml#induccion

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

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Sirve como elemento de entrada en los procesos de auditoría, evaluación del

personal, medición del desempeño y control interno.

Permite establecer una coordinación clara y precisa de actividades, a fin de evitar duplicidades.

Permite ejercer una nueva modalidad para la actualización de los

procedimientos institucionales cada vez que sea necesario para cada Unidad

Administrativa; incluso, dicha autosuficiencia pretende que los trabajos de

actualización sean en buena medida a las necesidades propias de cada área

funcional y operativa, adicional a la participación de coordinación por parte de la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos.

Brinda reducción de tiempos y eficiencia metodológica cada vez que sea

necesario actualizar los procedimientos institucionales, en beneficio de la

Unidad Administrativa.

Garantiza la correcta emisión y/o actualización, publicación y manejo de los

Manuales de Procedimientos Institucionales, a fin de prevenir el uso de documentos obsoletos.

Facilita a los usuarios del SGC la metodología para elaborar sus procedimientos

bajo el mismo criterio de conformación general que los procedimientos

institucionales, con la finalidad fundamental de que en todo momento los Criterios Generales sean el único documento rector en ProMéxico.

I.4 Responsabilidades.

El/la Jefe(a) de Unidad Administrativa:

Deberá designar al/la servidor(a) público(a) que fungirá como enlace

para la elaboración, actualización e integración del manual, quien

preferentemente deberá tener un amplio conocimiento de las

funciones que desarrollan en la unidad administrativa, y brindarle la

autoridad para coordinar las acciones, requerir información y vigilar

el desarrollo del proceso de elaboración y actualización del manual. Esta designación se informará a la DERH a través de un oficio.

Deberá informar al Enlace designado para la actualización de los

procedimientos institucionales, sobre cualquier cambio que surja en

la estructura orgánica, ya sea por movimientos de personal

autorizados, cambios en la designación o creación de funciones,

modificación del Estatuto Orgánico, acciones derivadas de los

órganos fiscalizadores internos o externos, o por simplificación y

mejoras detectadas; lo anterior para efectos de ser considerado en la etapa de actualización de procedimientos institucionales.

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

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La Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos (DERH) y la Dirección de

Análisis Organizacional y Estructuras (DAOE):

Serán responsables de establecer y difundir los Criterios Generales,

así como de asesorar permanentemente a los enlaces designados y

dueños de procedimientos del SGC, a efecto de brindar las

facilidades al personal y establecer el programa de trabajo

correspondiente.

Deberán proporcionar la asesoría técnica a los enlaces designados

para la elaboración y actualización de los manuales de

procedimientos institucionales. Para efectos de los procedimientos y

documentos internos del SGC, será responsabilidad del

Representante de la Dirección (RD) Director de Seguimiento de

Proyectos e Indicadores, llevar a cabo la asesoría y asistencia técnica

a los usuarios en la elaboración de sus procedimientos y todo aquello

que concierne al SGC.

Deberán revisar que el manual de procedimientos institucional, así

como los procedimientos certificados bajo la Norma ISO 9001:2008,

cumplan totalmente con los presentes criterios generales; y

notificará al área responsable previa revisión y análisis de los

procedimientos, si cumple o no, a efecto de que ésta proceda a

validarlo, o bien, realice las modificaciones correspondientes si fuera necesario.

Recibirán las solicitudes de modificación de cambios a los

procedimientos institucionales de las Unidades Administrativas, ya

sea vía oficio o correo electrónico, y posteriormente previa revisión y análisis se enviaran por escrito las observaciones que correspondan.

Deberán enviar mediante oficio a las Unidades Administrativas, la

dictaminación de autorización de los procedimientos institucionales

actualizados que conforman el Manual de Procedimientos, firmado

por la Jefatura de la UAF.

Mantendrán bajo resguardo los Manuales de Procedimientos

originales vigentes, con la finalidad de concentrar físicamente la

consulta de los mismos, a solicitud expresa y cuando así lo requieran las Unidades Administrativas.

Mantendrán bajo resguardo los Manuales de Procedimientos

obsoletos, hasta en tanto no se emita una nueva versión, y los

identificará con la leyenda de “Documentos Obsoletos”.

Gestionar ante el área correspondiente la publicación de los Manuales

de Procedimientos en la Normateca Oficial.

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El Enlace designado para la elaboración de procedimientos

institucionales y los dueños de procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad:

Deberán redactar en forma sencilla y breve los procedimientos

generales que conforman el manual del área administrativa a la que

pertenece; el mismo caso aplicará para los procedimientos

certificados bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008 del SGC en

ProMéxico, de manera que su utilización resulte práctica y evite confusiones en la interpretación de su contenido.

Deberán cuidar que las actividades se cumplan y se realicen

conforme a lo especificado en cada procedimiento institucional, y en

el caso de aquellos que se encuentren certificados, se apeguen a los

requisitos que establece la Norma Oficial ISO 9001:2008, sin el menoscabo de atender lo estipulado en los Criterios Generales.

Deberán elaborar los diagramas de flujo, de forma congruente con la

secuencia de las actividades indicadas en la descripción de cada

procedimiento institucional, señalando responsabilidades y un control

de emisión, tiempo de realización, donde aplique (plazos), los

documentos necesarios para su elaboración así como los documentos

que se generen en cada actividad; para tal caso se deberá utilizar la

simbología indicada en el Anexo 1 “Simbología para la

elaboración de procedimientos”, aplicable en todo momento,

tanto para los procedimientos institucionales de cada Unidad

Administrativa, así como los procedimientos certificados bajo la Norma Oficial ISO 9001:2008.

Solicitar a la DERH/DAOE vía oficio la modificación a los

procedimientos institucionales que conforman el Manual de

Procedimientos, para actualizarlos y aprobarlos nuevamente. En el

caso de los procedimientos certificados bajo la Norma ISO

9001:2008, aplicará el criterio que para tal efecto se tenga previsto

en el Sistema de Gestión de Calidad.

Dichas modificaciones ó cambios se identificarán con un recuadro

punteado alrededor de las secciones y contenido que compone

propiamente el procedimiento modificado; finalmente, se deberá

anexar en dicha solicitud el proyecto punteado y la versión definitiva

sin puntear.

En caso de que se realicen varios cambios a los procedimientos

institucionales, será suficiente con identificar en el recuadro

punteado el título del documento, o en su caso, todo el encabezado.

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Deberán enviar a la DERH/DAOE vía oficio y/o correo electrónico el

proyecto de cambios para su revisión y análisis del o los

procedimientos modificados inherentes al Manual de Procedimientos

institucional; lo anterior, conforme al calendario establecido y

difundido para tal efecto. Para el caso de los procedimientos

certificados bajo la norma ISO 9001:2008 aplicará el criterio que

para tal efecto se tenga previsto en el Sistema de Gestión de Calidad.

Deberán atender las observaciones indicadas por la DERH/DAOE

respecto a los procedimientos enviados para revisión; asimismo,

enviar por oficio y/o correo electrónico, la versión definitiva de los

procedimientos institucionales modificados, para su autorización correspondiente y su publicación en la Normateca oficial.

Deberán difundir al interior de la Unidad Administrativa y con el

personal que corresponde, los cambios realizados a los

procedimientos institucionales. Para el caso de los procedimientos

certificados bajo la Norma ISO 9001:2008 se deberá apegar a los

criterios establecidos previamente en el Sistema de Gestión de

Calidad. Asimismo, para ambos casos será necesario contar en todo

momento con los registros comprobatorios de dicha difusión, ya sea que se haya ejecutado vía electrónica o en forma impresa.

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I.5 Revisión, validación, y actualización de los manuales institucionales.

A continuación se presentan de manera enunciativa, más no limitativa, y de

manera general las actividades para la actualización de los procedimientos institucionales que conforman propiamente el Manual.

INICIO

La DAOE revisa y valida

los manuales conforme

a los criterios generales,

e informa al enlace

designado

FIN

Notificación de validación

El enlace designado

envía correo electrónico

con la validación del

manual.

La DAOE recaba firmas

del manual, por los

responsables en cada

área

Oficio/autorización

La DAOE elabora oficio

de autorización y turna a

la Jefatura de la UAF

para su firma

Copia/UA´s

Original/DAOE

La DRCMR publica en la

Normateca los manuales

autorizados

Manuales

Las UA´s elaboran y

actualizan los manuales

de procedimientos,

conforme a los criterios

generales establecida

por la DERH

La DAOE entrega oficio

de autorización a las

áreas, acompañado de

una copia del manual, e

informa a la DRCMR

I.6 Revisión y actualización (Para los procedimientos Institucionales).

Los Manuales Institucionales deberán revisarse y actualizarse constantemente o

cada vez que sea necesario en cuanto a sus procedimientos, por lo que a

solicitud expresa de la Unidad Administrativa procederá dicha actividad

derivado de cualquier cambio que se haya presentado en el marco jurídico-

administrativo, en la estructura orgánica, en la situación presupuestal de ProMéxico, etc.

No obstante, la metodología implementada por la DERH/DAOE para actualizar

los procedimientos institucionales, sugiere no llevarla a cabo de manera anual,

si no de manera constante, precisamente por que las organizaciones son

cambiantes y no estáticas, ni mucho menos ajenas a la globalidad en que esta inmerso ProMéxico.

Los cambios serán revisados por la DERH/DAOE y en su caso, realizará las

observaciones que a su juicio considere necesarias.

Una vez aprobados dichos cambios, la DERH/DAOE enviará el oficio de

autorización de los procedimientos institucionales que conforman el Manual de las Unidades Administrativas, firmado por la Jefatura de la UAF.

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I.7 Difusión (Para los procedimientos Institucionales).

Una vez que la Jefatura de la UAF haya autorizado los procedimientos institucionales

que conforman el Manual, la Dirección de Rendición de Cuentas y Mejora Regulatoria los pondrá a disposición de todo el personal a través de la Normateca de ProMéxico.

II. OTROS ASPECTOS QUE DEBERÁN OBSERVAR EN LA ELABORACIÓN Y

ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES.

Los procedimientos deberán sustentarse en las atribuciones establecidas en el

Estatuto Orgánico de ProMéxico, así como en las funciones definidas en el manual

de organización.

En la descripción de los procedimientos se puede hacer referencia a otros puestos o

áreas que sean corresponsables, para lo cual deberán utilizar las denominaciones oficiales de las áreas y puestos que conforman la estructura orgánica de ProMéxico.

En la elaboración y/o actualización de los procedimientos, las y los responsables

deberán considerar las disposiciones jurídico-administrativas que regulan y

sustentan la operación de las actividades dentro de su ámbito de aplicación.

Cada Unidad Administrativa será responsable de mantener actualizadas y

disponibles los documentos normativos que apliquen en cada procedimiento, y que se mencionen en el apartado “Referencias”.

III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL

A continuación se presentan los elementos que se deben considerar en la elaboración,

integración y presentación del manual de procedimientos de cada una de las unidades administrativas de ProMéxico.

III.1 Carátula

Básicamente corresponde a la portada del manual de procedimientos, y se debe

integrar con los siguientes datos: a) Logotipos de ProMéxico y de la Coordinadora de

Sector (Secretaría de Economía), b) Título del documento (señalando el nombre de la

Unidad Administrativa), c) nombre del área que autoriza el manual de procedimientos, y d) fecha de elaboración o actualización.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Unidad de

Administración y

Finanzas

UAF

Junio, 2012

(b) Letra: arial 14

a) Logo de la Secretaría de Economía

Logo de ProMéxico

(c) Nombre del área que autoriza

el manual (arial 10)

(d) Fecha de elaboración o actualización

(arial 10)

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III.2 CONTENIDO

En este apartado se presentan de manera ordenada los capítulos que constituyen

propiamente el manual de procedimientos.

Contenido Pág. • Presentación • Antecedentes

• Marco Jurídico • Relación de procedimientos

• Descripción de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

Fecha de emisión:

UAF/MP

Pag. 1 de __

Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MP (Manual de Procedimientos)

Letra: arial 12, negrita

Tanto el título como los subtítulos: Letra:

arial 10

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III.2.1 Presentación

En esta sección se describe de manera breve pero precisa, un panorama general del

contenido y la utilidad que tiene el manual de procedimientos, la necesidad y el

propósito que se pretende cumplir con su elaboración. Se sugiere emplear un

vocabulario claro y sencillo. La DERH/DAOE elaborará un formato de la presentación, a

fin de que sirva de guía, se facilite y unifique el contenido del texto que deberá

incluirse en este apartado. De esta manera las y los responsables de elaborar los

manuales en las Unidades Administrativas adaptarán el texto según corresponda en

cada caso particular.

III.2.2 Antecedentes

Básicamente se describen los aspectos más relevantes sobre la Unidad Administrativa,

así como la Ley, Decreto o Normatividad en los que se fundamenta su creación. Si

fuera el caso, se puede incluir una reseña de los cambios o modificaciones que ha

tenido la estructura orgánica de la unidad.

III.2.3 Marco jurídico

El marco jurídico incluye la relación de los principales ordenamientos jurídicos vigentes

que norman la operación y funcionamiento de la Unidad Administrativa. Los

ordenamientos jurídico–administrativos deberán enunciarse atendiendo al orden jerárquico de las leyes, por ejemplo:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Tratados internacionales

Leyes Federales

Reglamentos

Decretos

Acuerdos

Circulares

Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres completos de los

ordenamientos jurídicos-administrativos, indicando su fecha de publicación en el Diario Oficial de la federación (DOF).

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III.2.4 Relación de procedimientos

Se relacionan los procedimientos institucionales que contiene el manual mediante un

listado por Dirección Ejecutiva, Coordinación o Dirección de Área, según aplique en

cada caso, conforme a la estructura orgánica autorizada.

Ejemplo:

RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS.

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE FINANZAS.

Dirección de Tesorería.

DT-PR-01-0 Apertura Cuentas Bancarias.

DT-PR-02-0 Administración y Operación de Cuentas Bancarias.

DT-PR-03-0 Solicitud de Viáticos Nacionales e Internacionales.

DT-PR-04-0 Comprobación de gastos por concepto de Viáticos Nacionales e Internacionales.

DT-PR-05-0 Rembolso de Gastos por Concepto de Viáticos Nacionales e Internacionales.

DT-PR-06-0 Solicitud de Boletos de Avión.

DT-PR-07-0 Ingresos Fiscales por Transferencias de Recursos de la TESOFE y Rembolsos.

DT-PR-08-0 Procedimiento de Solicitud de Pago a Proveedores del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Administración y Finanzas.

DT-PR-09-0 Ingresos por Facturación.

Dirección de Contabilidad.

DC-PR-01-0 Operaciones Financieras y Contables.

DC-PR-02-0 Activo Fijo.

DC-PR-03-0 Operaciones Contables de Nomina.

DC-PR-04-0 Conciliaciones Bancarias.

DC-PR-05-0 Cierre contable de Oficinas en el Exterior.

DC-PR-06-0 Entero de Impuestos.

DC-PR-07-0 Cuentas de Orden Presupuestales.

DC-PR-08-0 Cierre Contable de Oficinas Centrales.

DC-PR-09-0 Emisión de Estados Financieros.

Dirección de Programación y Presupuestos.

DPP-PR-01-0 Proyecto de Presupuesto de Egresos a las Unidades Ejecutoras del Gasto.

DPP-PR-02-0 Integración del Anteproyecto de Presupuesto.

DPP-PR-03-0 Distribución del Presupuesto Autorizado.

DPP-PR-04-0 Ministración de Recursos a Oficinas en el Exterior Internacionales.

DPP-PR-05-0 Ministración de Recursos a Oficinas en el Interior de la República.

DPP-PR-06-0 Comprobación de la Transferencia de Recursos a Oficinas de Negocios de ProMéxico en el Exterior.

Nota: Cada procedimiento se identificará mediante un código, el cual se

conformará de acuerdo a la nomenclatura referida en la página no. 33 y 34 de los presentes Criterios Generales.

25




IV. ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS PROCEDIMIENTOS

Con la finalidad de ilustrar cómo quedaría el contenido de cada procedimiento, se

presenta un ejemplo con los apartados que deben contener éstos, así como las

especificaciones de formato que deberán utilizarse.

• Objetivo y Alcance • Referencias

•Responsabilidades

• Políticas • Definiciones • Descripción • Diagrama de flujo

Manual de Procedimientos

Unidad de Administración y Finanzas

UAF/MP

Pag. 1 de __

Fecha de emisión:

Nombre del documento y la unidad administrativa. Arial 12

Letra arial Tamaño 10.

Letra: arial 10 Nomenclatura: UAF (Siglas de la Unidad), MP (Manual de Procedimientos),

26




IV.1 Encabezado.

Los datos del encabezado deberán ajustarse conforme a los señalamientos antes

referidos.

IV.2 Objetivo y Alcance.

Su redacción debe ser concreta, clara y en un párrafo breve, y su redacción deberá

responder a dos preguntas básicas: ¿qué se hace? ¿para qué se hace?.

Se deberá describir brevemente al área, campo de aplicación del procedimiento, o la materia a la cual se limita el mismo.

IV.3 Referencias.

Conjunto de normatividad aplicable directamente al procedimiento y que no precisa de repetir el marco jurídico del manual de procedimientos.

IV.4 Responsabilidades.

Compromiso adquirido por las áreas, personas o individuos responsables de ejecutar el procedimiento en cuestión.

IV.5 Políticas.

Se describirán los criterios generales que permitan orientar las acciones específicas durante el procedimiento.

IV.6 Definiciones.

Se anotarán los términos técnicos que se utilicen en el procedimiento para dar

claridad, asi como las siglas con las que se abrevien los nombres de las Unidad Administrativas o cualquier área de éstas.

IV.7 Descripción del procedimiento.

Se deben redactar las actividades para la realización del procedimiento, en forma

clara, sencilla y de manera secuencial. La descripción de cada actividad debe iniciar

con un verbo en tiempo presente. Además, deberá considerar lo siguiente:

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Enumerar las actividades de manera progresiva (1, 2, 3,…)

Se pueden referir los nombres de las áreas o puestos responsables que intervengan

en la ejecución de actividades, hasta el nivel mínimo de responsabilidad,

describiendo el nombre completo del área tal y como se encuentra en la estructura orgánica vigente autorizada.

La redacción deberá ser clara, breve y concisa pero respondiendo a las preguntas

¿qué se hace? y ¿para qué se hace?. de manera que su utilización resulte práctica y

evite confusiones en la interpretación de su contenido.

El formato en el que se describirán los procedimientos y diagramas de flujo, lo dará a conocer la DAOE cuando den inicio los trabajos de elaboración.

IV.8 Diagrama de flujo.

Los procedimientos también deberán presentarse en forma gráfica de tal manera que

sean congruentes con la secuencia de las actividades indicadas en la descripción,

señalando responsabilidades, tiempo de realización (plazos), en caso de que aplique,

los documentos necesarios para su elaboración así como los documentos que se

generen en cada actividad (es decir, registros documentales). Para tal caso se deberá

utilizar la simbología indicada en el Anexo 1. “Simbología para la elaboración de flujogramas”.

V. ESPECIFICACIONES DE FORMATO PARA LOS PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos deberá elaborarse en Word, utilizando letra tipo arial de

10 puntos, conforme se señala tanto en la carátula, hoja de contenido, y contenido de

los procedimientos; para los títulos se utilizará mayúsculas y en negrita.

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Anexo 1. Simbología para la elaboración de procedimientos.

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VI. Glosario de términos

Actividad.- Acciones afines, sucesivas y necesarias ejecutadas por un grupo de

personas correlacionadas en la misma área de trabajo para cumplir con un objetivo.

Área administrativa.- Parte de la institución en la que se subdivide una unidad

administrativa y a la cual se asigna una responsabilidad, de acuerdo a su nivel

jerárquico, desde la jefatura de departamento, subdirección, dirección, coordinación, dirección ejecutiva y dirección general.

Denominación del puesto.- Es el nombre que se le asigna al puesto, y debe ser acorde con los objetivos y funciones que le fueron asignados.

Diagrama de flujo.- Es la representación gráfica de las actividades señaladas en el

procedimiento, que muestra los puestos y las unidades responsables que intervienen en cada actividad.

Dictamen.- Es el documento de autorización que emite la UAF con respecto al manual

de procedimientos institucional, una vez que ha sido revisado, analizado y se ha verificado que cumple con los criterios establecidos en la presente guía técnica.

Estructura orgánica.- Es la organización formal en la que se establecen los niveles

jerárquicos y se específica la división de funciones, la interrelación y coordinación que

deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos.

Estructura básica.- Forma parte de la estructura orgánica y abarca generalmente los

puestos del primero y segundo nivel jerárquico, cuyos(as) titulares tienen la misión de

planear, conducir e implementar las acciones estratégicas encaminadas al logro de los

objetivos institucionales. En el caso de ProMéxico, dichos puestos son: Dirección

General, Jefaturas de Unidad, Coordinación General de Asuntos Jurídicos y Coordinación General de Comunicación e Imagen.

Estructura no básica.- De la misma forma que la básica, la estructura no básica

forma parte de la estructura orgánica, y abarca los puestos que van del tercer nivel

hasta el último jerárquicamente, en cuyos(as) titulares recaen las responsabilidades de

dirigir, coordinar, supervisar, investigar e integrar las acciones encaminadas al logro de

los objetivos de cada unidad administrativa, y en consecuencia los objetivos

institucionales. En el caso de ProMéxico dichos puestos son: Direcciones Ejecutivas,

Coordinaciones, Direcciones de Área, Subdirecciones de Área, Jefaturas de Departamento y Enlaces.

Enlace designado.- Es la persona nombrada por el titular de la unidad administrativa para coordinar los trabajos de elaboración y actualización de los manuales.

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Funciones.- Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se

alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:

Funciones sustantivas.- Son las que identifica la esencia de la unidad administrativa

para el cumplimiento de los objetivos institucionales, y están vinculadas directamente con la razón de ser del fideicomiso.

Funciones de apoyo.- Son aquéllas que facilitan y contribuyen al logro de las

funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por

naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general para toda la organización.

Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para

alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente

es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

Flujograma (FL).- Descripción gráfica que refleja la relación entre las funciones de

entradas y salidas de un proceso.

Nivel jerárquico.- Es la división de la estructura orgánica administrativa para asignar

un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de función que se les encomiende.

Norma Oficial ISO 9001:2008.- Elaborada por la Organización Internacional para la

Estandarización, y específica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad

que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para

certificación o con fines contractuales. Es la base del Sistema de Gestión de la Calidad

ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de

administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

Organigrama.- Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

dependencia o entidad, en la que se pueden observar las relaciones entre las unidades que la componen, las líneas de mando y los tramos de control.

Plaza.- Es la posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de

un(a) servidor(a) público(a) a la vez, que tiene una adscripción determinada y debe respaldarse presupuestalmente.

Puesto.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de

tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y

el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas.

Procedimientos Institucionales.- Son aquellos que no se encuentran en el alcance del SGC.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_Internacional_para_la_Estandarizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_Internacional_para_la_Estandarizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad

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Procedimiento de Calidad (PC), de Gestión (PG) y Administrativo (PA).- Es la

forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Debe presentarse de

manera escrita y mediante un flujograma.

Procedimiento.- Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las

actividades que describen: quién, qué, cómo, dónde y cuando se realizan dichas

actividades.

RD.- Responsable de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad en ProMéxico.

SGC.- Sistema de Gestión de Calidad en ProMéxico.

Unidad administrativa.- Es el órgano que tiene funciones al interior de la entidad,

que la distinguen y diferencian de las demás dependencias/entidades, conformándose

a través de una infraestructura organizacional específica y propia, denominadas áreas

administrativas. La unidad administrativa está conformada por puestos de la estructura

básica y no básica, que van del segundo y hasta el último nivel jerárquicamente.

Con el objeto de unificar el criterio cuando se haga referencia a las unidades

administrativas que conforman ProMéxico, se utilizarán las siguientes siglas:

Dirección General.- DG

Unidad de Promoción de Inversiones y Negocios Internacionales.- UPINI

Unidad de Promoción de Exportaciones.- UPE

Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales.- UARI

Unidad de Inteligencia de Negocios.- UIN

Unidad de Administración y Finanzas.- UAF

Coordinación General de Comunicación e Imagen.- CGCI

Coordinación General de Asuntos Jurídicos.- CGAJ

Órgano Interno de Control.- OIC

Dirección de Análisis Organizacional y Estructuras.- DAOE

Dirección de Rendición de Cuentas y Mejora Regulatoria.- DRCMR

Para hacer referencia a las áreas administrativas de cada Unidad, se utilizaran las

siglas que éstas determinen para ser aplicadas internamente con el fin de dar

ordenamiento entre procedimientos.

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Procedimientos certificados

bajo la Norma ISO 9001:2008

33




Adicional a todos los Criterios Generales descritos anteriormente, los procedimientos

documentados y establecidos para el SGC deberán observar lo siguiente:

Revisión, validación, y actualización de los manuales.

Los pasos a seguir para modificar los procedimientos que se encuentran en el

alcance del SGC, se realizarán conforme al procedimiento de Control de

documentos, establecido para tal efecto y en apego a la Norma Oficial ISO 9001:2008.

Revisión y actualización.

Los procedimientos certificados en la Noma Oficial ISO 9001:2008 deben tener un código de identificación que se integrará conforme al siguiente criterio:

a) Código de identificación del área a la que pertenecen:

UAF = Unidad de Administración y Finanzas,

DEF = Dirección Ejecutiva de Finanzas,

DERH = Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos,

DERMSG = Dirección Ejecutiva de Recursos Materiales y Servicios

Generales,

DETI = Dirección Ejecutiva de Tecnologías de la Información,

UARI = Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales

b) Seguido de guion y número consecutivo del documento. La numeración

de todos los procedimientos certificados en ISO 9001:2008 que integren

el SGC iniciará preferentemente en el orden de las áreas como se señala

en el punto anterior. Adicionalmente, la numeración se realizará

consecutivamente por procedimientos de cada área.

c) En el caso de que existan varios procedimientos correspondientes a un

mismo punto de la Norma, la DAOE asignará una literal para cada uno de

ellos empezando por la “A”.

d) El Número de Revisión, separado por una diagonal. La primera versión

utilizará el “0”y de manera subsecuente cambiará de versión únicamente

cada procedimiento, y no así el Manual de procedimientos.

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Ejemplo:

Todos los procedimientos, así como los que integran el sistema de gestión de

calidad se elaborarán preferentemente en Word, y los flujogramas en Microsoft

Visio.

En el encabezado de los procedimientos deben indicarse: Fecha de elaboración,

conforme el encabezado de estos Criterios Generales, y en la última página

corresponde al “Control de Emisión” para la firma y puesto de quien Elaboró,

Revisó y Autorizó.

Tanto los procedimientos institucionales, como los certificados en ISO

9001:2008 (PC, PG, PA) deben contener los puntos que se indican en el

numeral IV. ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS PROCEDIMIENTOS, especificando N/A cuando uno de ellos “no aplique”, si fuera el caso.

México, D.F., a 20 de septiembre de 2012.

Propone: Aprueba:

Lic. Raúl Alcántara Mendoza Lic. Ana María Rivas Llamas

Director Ejecutivo de Recursos Humanos Jefa de la Unidad de Administración y Finanzas

DAOE - PR - 01 / 0

Número de versión (inicia en “0”)

Número consecutivo de los procedimientos.

Indicación de que es un procedimiento

Siglas del Área responsable del procedimiento o instrucción de trabajo

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