Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 1 of 52

CREATING SUS INVOICES & CREDIT MEMOS

SUPPLIER SELF SERVICE (SUS) USER GUIDE

MEMBUAT INVOIS SUS & MEMO KREDIT PANDUAN PENGGUNA

Table of Contents (Isi Kandungan)

Creating SUS Invoices (Membuat Invois SUS) ..................................................................................................... 5 Creating SUS Invoices for Progressive Payments (Menyediakan SUS Invois untuk Pembayaran Progresif) ..... 15 Creating Retention Sum Invoices ........................................................................................................................ 25 Creating SUS Credit Memo (Membuat Memo Kredit SUS) ................................................................................ 34 Creating SUS Subsequent Credit Memo (Membuat “Subsequent Credit Memo” SUS) ..................................... 42 Displaying SUS Invoices & Credit Memos (Memaparkan Invois SUS & Memo Kredit) ...................................... 49

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 2 of 52

This user guide will cover steps on how suppliers should create SUS Invoices and Credit Memos in the SUS Portal. It will also highlight steps to display invoices created and to view reasons for invoice rejection / cancellation by TM Finance. Panduan pengguna ini meliputi langkah-langkah bagaimana pembekal seharusnya membuat Invois SUS dan Memo Kredit dalam Portal SUS. Ia juga akan menerangkan langkah-langkah untuk memaparkan invois yang telah dibuat dan untuk melihat sebab-sebab bagi penolakan invois / pembatalan oleh Kewangan TM. There are multiple types of invoices, which are dependent on the payment terms in each Purchase Order as well as the Goods Receipt performed by TM. Terdapat pelbagai jenis invois, yang mana ianya bergantung kepada terma bayaran di dalam setiap ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) termasuk juga Goods Receipt (Penerimaan Barangan) oleh TM. Credit Memos and Subsequent Credit can only be created upon Invoice Posting by TM Finance. ‘Credit Memo’ (Memo kredit) dan ‘Subsequent Credit’ (Kredit Berikutan) hanya boleh diwujudkan setelah Invois Posting selesai dilakukan oleh Kewangan TM.

Note (Nota):

Creating SUS Invoices only be done using the Invoicer User ID given to suppliers. Other User IDs will not have the authorization to create SUS Invoices.

Invois SUS hanya boleh dibuat dengan menggunakan ID Pengguna Penginvois yang telah diberikan kepada setiap pembekal. ID Pengguna yang lain tidak dibenarkan untuk membuat Invois SUS.

Logon to Supplier Self Service (SUS) Portal via TM Corporate website: Layari ke Portal Supplier Self Service (SUS) melalui laman web Korporat TM:

http://www.tm.com.my Select: Pilih:

About TM - > Doing Business With TM -> Supplier Relationship Management

Click on the link: Klik pada pautan:

Supplier Self Service (SUS)

Then select: Kemudian pilih:

Go to ‘SUS Portal’

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 3 of 52

You will be directed to the Supplier Self Service (SUS) Portal as below: Anda akan dibawa ke Portal ‘Supplier Self Service’ (SUS) seperti di bawah:

Or via URL: Atau melalui URL: https://gems-srm.tm.com.my/irj/portal Enter the new User Name and Password to login to the SUS Portal. Masukkan Nama Pengguna baru dan Kata Laluan untuk log masuk ke dalam Portal SUS.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 4 of 52

Once the User Name and Password has been entered and accepted, you will now have access to Supplier Self-Service (SUS) Portal. Apabila Nama Pengguna dan Kata Laluan telah dimasukkan dan diterima, anda kini mendapat akses ke dalam Portal Supplier Self Service (SUS).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 5 of 52

Creating SUS Invoices (Membuat Invois SUS) Step 1: Accessing Change Invoice Screen Langkah 1: Mengakses Skrin ‘Change Invoice’ (Ubah Invois)

To begin creating invoices, suppliers need to go to the section.

Untuk memulakan penghasilan invois, pembekal perlulah pergi ke seksyen .

Click to view all Purchase Order (PO) documents that can be invoiced.

Klik pada untuk melihat semua dokumen-dokumen ‘Purchase Order (PO)’ (Pesanan Belian) yang boleh diinvois. Use the Selection Criteria to do a quick search of Purchase Order documents. Select Status as Can be Invoiced or Partial Invoice to filter Purchase Orders that have been Goods Receipt / Service Entry by TM. Gunakan ‘Selection Criteria’ (Kriteria Pilihan) untuk membuat pencarian dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan Belian) secara cepat. Pilih ‘Status’ sebagai ‘Can be Invoiced’ (Boleh diinvois) atau ‘Partial Invoice’ (Invois Separa) untuk menapis ‘Puchase Order’ yang telah di ‘Goods Receipt / Service Entry’ (Penerimaan Barangan / Penerimaan Servis) oleh TM.

Use the PO Number field to key in a specific or range of Purchase Order documents to make the search easier.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 6 of 52

Gunakan ruangan ‘PO Number’ (Nombor PO) untuk memasukkan dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) yang spesifik atau pelbagai untuk memudahkan pencarian.

Click on button.

Klik pada butang . A List of Purchase Orders fulfilling the selection criteria will be displayed i.e. Status – Can be Invoiced. Satu senarai ‘Purchase Orders’ (Pesanan belian) yang memenuhi kriteria pilihan akan dipaparkan iaitu ‘Status – Can be Invoiced.’ (Boleh Diinvois).

Click on the Purchase Order Number to access the Purchase Order screen i.e. .

Klik pada Nombor Pesanan Belian untuk mengakses skrin ‘Purchase Order’ iaitu . The Purchase Order selected will be displayed. Pesanan Belian yang telah dipilih akan dipaparkan.

Scroll to the right of the Purchase Order screen and click on the quantity next to the symbol in the Outstanding Quantity column.

Tatal ke sebelah kanan skrin Purchase Order dan klik pada kuantiti sebelah simbol dalam ruang ‘Outstanding Quantity’ (Kuantiti Tertunggak).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 7 of 52

The Change Invoice screen will be displayed. Skrin ‘Change Invoice’ (Ubah Invois) akan dipaparkan.

All fields marked with red asterisk * are mandatory fields and need to be filled. Semua medan yang bertanda asterisk merah * adalah ruangan yang mandatori dan mesti diisikan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 8 of 52

For item type Service, in order to view details of the service line, click on the item number i.e. . A table will appear at the bottom part of the screen with details for the service.

Bagi jenis item Servis, untuk melihat butiran barisan servis tersebut, klik pada nombor item iaitu . Satu jadual akan muncul di bahagian bawah skrin berserta dengan butiran-butiran untuk Servis tersebut.

Step 2: Invoice Header Langkah 2: Kepala Invois

As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, penuhkan/semak semula kesemua ruangan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s document name for easy future reference

Masukkan nama dokumen pembekal untuk memudahkan rujukan akan datang Example: Promotion at TM Tower (Promosi di Menara TM)

R Enter supplier’s hardcopy invoice number: Masukkan nombor invois salinan keras pembekal: Example : SI001 Note: The Supplier Invoice Number must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice Nota: Nombor Invois Pembekal tersebut mestilah sama dengan salinan keras invois yang telah diimbas yang dilampirkan pada Invois SUS

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 9 of 52

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter invoice date as per supplier’s hardcopy invoice document:

Masukkan tarikh invois seperti salinan keras dokumen invois pembekal: Example: 01.01.2011 Note: The Supplier Invoice Date must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice Nota: Tarikh Invois Pembekal mestilah sama dengan salinan keras invois yang telah diimbas yang dilampirkan pada Invois SUS

Step 3: Item Overview Langkah 3: Gambaran Keseluruhan Item

In the Item Overview section, use the Unselect check boxes in the column to select/deselect rows. Di dalam seksyen ‘Item Overview’ (Gambaran Keseluruhan Item), gunakan petak ‘Unselected All’ (Nyahpilih)

untuk memilih/tidak memilih baris. Change the quantity for each line item to create a partial invoice i.e. 0.5. Tukar kuantiti bagi setiap baris item untuk mewujudkan invois separa iaitu 0.5.

As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, lengkapkan/semak semula medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

O Use the Unselect check boxes to select/deselect rows.

Gunakan petak ‘Unselect’ untuk pilih/nyahpilih barisan.

R Amend quantity if applicable

Pinda kuantiti jika berkaitan Example: 1 Note: The system will automatically default the open outstanding quantity during Invoice creation. Suppliers are required to amend accordingly if required. Nota: Sistem bertindak secara automatik meletakkan nilai lalai Kuantiti Tertunggak Awal semasa penghasilan Invois. Pembekal dikehendaki meminda sewajarnya jika perlu

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 10 of 52

Step 4: Payee Information Langkah 4: Maklumat Penerima Bayaran The Payee Information section is used to enter Account Number information. Seksyen ‘Payee Information’ (Maklumat Penerima Bayaran) digunakan untuk memasukkan maklumat Nombor Akaun.

When Factoring information is not applicable, suppliers are required to select the correct Account Number (Bank Account). Apabila maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran) tidak berkenaan, pembekal dikehendaki untuk memilih Nombor Akaun yang betul (Akaun Bank).

Click on the selection button in the field under Payee Information section to open Bank Detail window.

Klik pada butang pilihan di dalam ruang di bawah seksyen ‘Payee Information’ untuk membuka paparan ‘Bank Detail’ (Butiran Bank). Clicking on the selection button when the Factoring button is un-ticked will display a list of Bank Account: Bank Details of the supplier. Apabila klik pada butang pemilihan tanpa klik butang 'Factoring' (Pemfaktoran), senarai ‘Bank Account: Bank Details’ (Akaun Bank: Butiran Bank) pembekal akan dipaparkan.

Select the Bank Account and click .

Pilih Akaun Bank dan klik . Bank account details will be copied into Payment Information section. Butiran akaun bank akan disalin ke dalam seksyen 'Payment Information' (Maklumat Pembayaran).

When Factoring information is applicable, tick the check box for Factoring.

Jika ada berkenaan dengan maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran), tandakan petak untuk ‘Factoring’.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 11 of 52

Enter the Beneficiary Name and Account Number. Masukkan ‘Beneficiary Name’ (Nama Benefisiari) dan’ Account Number’ (Nombor Akaun).

Click on the selection button to view the list of Beneficiaries for the supplier.

Klik pada butang pilihan untuk melihat senarai Benefisiari untuk pembekal. The List of Payee window will be displayed. Senarai ‘List of Payee’ (penerima bayaran) akan dipaparkan.

Select the related payee and click .

Pilih penerima yang berkenaan dan klik .

Clicking on the selection button under Account Number will display the Bank Account Details of the selected payee.

Klik pada butang pilihan di bawah ‘Account Number’ (Nombor Akaun) akan memaparkan ‘Bank Account Details’ (Maklumat terperinci Akaun Bank) penerima bayaran yang terpilih.

Select the Bank Account and click .

Pilih Akaun Bank dan klik . The information selected will be reflected in the Factoring Information. Maklumat yang dipilih akan dapat dilihat di dalam ‘Factoring Information’ (Maklumat Pemfaktoran).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 12 of 52

Step 5: Attachments Langkah 5: Lampiran Suppliers are then required to upload supporting documents as attachments during creation of Invoices. Pembekal kemudiannya dikehendaki memuat naik dokumen-dokumen sokongan sebagai lampiran semasa membuat Invois.

Supporting documents that are expected to be attached in SUS Invoice submission to TM are as follow: Dokumen-dokumen sokongan yang perlu untuk dilampirkan dalam penyerahan Invois SUS kepada TM adalah seperti berikut:

Scanned copy of supplier invoice (Salinan imbasan invois pembekal)

Delivery Order (Arahan Penghantaran)

Certificate of Acceptance – COA or Acceptance Test Certificate – ATC or Quality Certificate – QC or Certificate of Practical Compliance – CPC (Sijil Penerimaan – COA atau Sijil Penerimaan Ujian– ATC atau Sijil Kualiti – QC atau Sijil Pematuhan Praktikal – CPC)

Procurement Checklist - Documents as per stipulated in Contract Terms & Conditions (Senarai Semak Perolehan - Dokumen seperti yang dinyatakan dalam Terma & Syarat Kontrak)

In the Attachments section, click on the button to upload attachments.

Di dalam seksyen ‘Attachments’ (Lampiran), klik pada butang untuk memuat naik lampiran.

Select the file to be attached (from your PC), click and click .

Pilih fail yang hendak dilampirkan (daripada PC anda), klik dan klik . The file attached will be displayed in the attachment list. Fail yang dilampirkan akan dipaparkan dalam senarai lampiran.

Suppliers are required to enter the document title for the attached documents i.e. Contract Pembekal adalah dikehendaki untuk memasukkan tajuk dokumen yang dilampirkan iaitu ‘Contract’ (Kontrak)

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 13 of 52

Step 6: Notes Langkah 6: Nota-Nota/Catatan

Suppliers may opt to send notes to TM by filling in the Notes section. Pembekal boleh memilih untuk menghantar nota kepada TM dengan mengisi dalam seksyen ‘Notes’ (Nota).

Suppliers are requested to enter contact information in the Notes section in cases where TM Finance has any important queries on the invoice.

Pembekal diminta untuk memasukkan maklumat kontrak dalam seksyen ‘Notes’ (Nota) bagi memudahkan Kewangan TM membuat sebarang pertanyaan penting tentang invois itu.

Step 7: Save Invoice Langkah 7: Simpan Invois Upon completing all the relevant information, supplier’s can save the invoice document by clicking on the

button. Setelah melengkapkan semua maklumat yang berkaitan, pembekal boleh menyimpan dokumen invois dengan

cara klik pada butang .

Invoices in ‘Saved’ status may be deleted if the need arises Invois dalam status 'Saved’ (Disimpan) boleh dipadam jika diperlukan.

System will display message ‘ ’

Sistem akan memaparkan mesej ‘ ’

Step 8: Submit Invoice Langkah 8: Hantar Invois To submit the final invoice to TM, suppliers are required to agree to the terms & condition by ticking on the

checkbox as acknowledgment. Untuk menghantar invois muktamad kepada TM, pembekal perlu bersetuju dengan semua terma & syarat

dengan menandakan pada petak sebagai pengakuan terima.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 14 of 52

Suppliers may click on the link to view the Terms & Conditions i.e. .

Pembekal boleh klik pada pautan untuk melihat Terma & Syarat iaitu .

To submit the invoice, click on button.

Untuk menghantar invois, klik pada butang .

System will display message: (Sistem akan memaparkan mesej:)

Upon submission of invoice from SUS Portal, a Parked invoice will be created in the backend system. This Parked document will be processed by TM Finance SSO personnel. Selepas menghantar invois melalui SUS Portal, Invois Terparkir akan diwujudkan dalam sistem ERP. Dokumen terparkir ini akan diproses oleh kakitangan Kewangan TM SSO.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 15 of 52

Creating SUS Invoices for Progressive Payments (Menyediakan SUS Invois untuk Pembayaran Progresif) Progressive Payment is applicable to suppliers such as JKH supplier that have Contract with TM with the specific payment milestone upon delivery of goods. The payment terms for Progressive Payment are defined in the Contract between suppliers and TM. ‘Progressive Payment’ (Bayaran Progresif) adalah berkaitan dengan pembekal seperti pembekal JKH yang mempunyai kontrak dengan TM dengan pembayaran secara berperingkat setelah barangan dihantar mengikut jadual berperingkat itu. Syarat-syarat bayaran untuk Bayaran Progresif ditakrifkan dalam Kontrak di antara pembekal dan TM. Suppliers are able to create and submit claims based on pre-defined milestone of the total goods delivered (if equipment) or Purchase Order amount (if services) that has been rendered to TM. Payment terms for Progressive Payment include Fixed and Flexi. Pembekal boleh menyediakan dan menghantar tuntutan berdasarkan ‘milestone’ (Peringkat) yang telah ditetapkan untuk jumlah barang-barang yang dihantar (jika peralatan) atau jumlah ‘Purchase Order’ (Pesanan Belian) (jika perkhidmatan) yang telah diberikan kepada TM. Terma pembayaran untuk Bayaran Progresif termasuk ‘Fixed’ (tetap) dan ‘Flexi’ (Fleksibel).

o Fixed term means that suppliers are able to invoice a fixed amount from the value of the Goods Receipt or Purchase Order i.e. Fixed 40% of total PO. Terma ‘Fixed’ (Tetap) bermaksud pembekal dibolehkan untuk invois sejumlah tetap daripada nilai 'Goods Receipt' (Penerimaan Barangan) atau 'Purchase Order' (Pesanan Belian) iaitu contohnya “Tetap 40% daripada jumlah Pesanan Belian”.

o Flexi term means that suppliers can claim up to the maximum percentage (%) amount of the Purchase Order on a gradual basis i.e. Flexi 70% of total PO. Terma ‘Flexi’ (Flexibel) bermaksud bahawa pembekal boleh membuat tuntutan sehingga jumlah peratus (%) maksimum daripada ‘Purchase Order’ (Pesanan Belian) secara berperingkat iaitu seperti “Flexi 70% daripada jumlah Pesanan Belian”.

During the creation of invoices, suppliers will encounter system adjustments for rounding purposes as well as milestone adjustments. This is due to partial Goods Receipt / Service Entry performed in the ERP backend system by TM staff. Semasa penyediaan invois, pembekal akan menghadapi pelarasan sistem untuk tujuan pembundaran serta penyesuaian mengikut ‘milestone’ (Peringkat). Ini adalah disebabkan Penerimaan Barangan/ Penerimaan Servis separa yang dilakukan dalam sistem ERP oleh kakitangan TM.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 16 of 52

Step 1: Accessing Change Invoice Screen Langkah 1: Mengakses Skrin Ubah Invois

To create an invoice with Progressive Payment, select a Purchase Order with a status of Can be Invoiced or Partial Invoice with payment terms starting Fixed - EA, EB, SA or SB. The payment term for the PO is shown in the Payment Terms and Delivery section. Untuk menyediakan invois dengan ‘Progressive Payment’ (Bayaran Progresif), pilih satu ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) dengan status ‘Can be Invoiced or Partial Invoice’ (Boleh di invois atau Invois Separa) dengan terma bayaran bermula dengan ‘Fixed - EA, EB, SA atau SB’. Terma bayaran bagi PO tersebut akan ditunjukkan di dalam seksyen ‘Payment Terms and Delivery’ (Terma Bayaran dan Penghantaran).

Scroll to the right of the Purchase Order screen and click on the quantity next to the symbol in the Outstanding Quantity column.

Tatal ke sebelah kanan skrin ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) dan klik pada kuantiti sebelah simbol dalam ruang ‘Outstanding Quantity’ (Kuantiti Tertunggak). A pop-up window will appear indicating that there is a progressive payment for the Purchase Order document. In the example below, the payment term is Fixed 80%, 20% Sebuah paparan ‘pop-up’ akan muncul menandakan bahawa terdapat bayaran progresif untuk dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan Pembelian) tersebut. Sebagai contoh di bawah, terma bayaran itu ialah ‘Fixed’ (tetap) 80%, 20%

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 17 of 52

Another example of payment term is Flexi Satu lagi contoh terma bayaran Flexi

For Purchase Orders with Flexi Payment Terms, suppliers will be able to change the milestone percentage (%) based on the amount to be claimed. Untuk ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) bertermakan ‘Flexi Payment’ (Pembayaran Flexi), pembekal boleh mengubah peratusan Peringkat (%) berdasarkan kepada jumlah yang akan dituntut.

The total amount to be claimed for Flexi must not exceed the milestone percentage (%) Jumlah yang boleh dituntut untuk Flexi mestilah tidak melebihi peratusan (%) Peringkat. Change the milestone percentage (%) accordingly, where applicable. Ubah peratusan Peringkat (%) itu secara berpatutan, di mana berkaitan. Description/Function of Fields/Links (Diskripsi/Fungsi Medan/Pautan)

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

Milestone (Peringkat)

The stage of the milestone Tahap Peringkat (berdasarkan progres skop kerja)

Rate Type (Jenis Kadar)

Rate Type for the milestone i.e. Fixed or Flexi Jenis kadar untuk Peringkat iaitu Fixed atau Flexi

Milestone % ()

Percentage (%) of Milestone processed Peratusan (%) Peringkat yang telah di proses

Retention Sum % (Jumlah Tertahan %)

Percentage (%) of Retention Sum (where applicable) Peratusan (%) Jumlah Tertahan (jika berkenaan)

Status

- invoice is allowed or milestone is completed Invois dibenarkan atau peringkat telah selesai

- milestone is ongoing peringkat sedang berterusan

- milestone is not allowed peringkat tidak dibenarkan

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 18 of 52

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

PP Status Description (Deskripsi Status PP)

o Open – when the icon is green, there are open invoice quantity to be claimed. When the icon is red, the stage is not allowed to claim Terbuka – apabila ikon adalah hijau, terdapat kuantiti invois terbuka untuk dituntut. Apabila ikon adalah merah, peringkat itu tidak dibenarkan untuk dituntut.

o Completed – invoice has been submitted and the milestone stage is completed Selesai – invois yang telah dihantar dan peringkat telah selesai.

o Ongoing – there is partial invoice quantity to be claimed Sedang berterusan – Terdapat kuantiti separa invois untuk dituntut.

PP Document Status Description

(Deskripsi Status Dokumen PP)

o Blank – no documents created Kosong – tiada dokumen yang telah dibuat

o Park – documents in parked status Parkir – Dokumen di dalam status terparkir

o Post – documents posted in ERP backend system Pos – Dokumen yang telah dipos di dalam sistem ERP

Click on to proceed with invoice creation.

Klik pada untuk meneruskan penyediaan invois. The Change Invoice screen will be displayed. Skrin ‘Change Invoice’ (Ubah Invois) akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 19 of 52

All fields marked with red asterisk * are mandatory fields and need to be filled. Kesemua medan yang bertanda asterisk merah * adalah ruangan yang mandatori dan perlu diisi.

Step 2: Invoice Header Langkah 2: Kepala Invois As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, penuhkan/semak semula semua medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s document name for easy future reference

Masukkan nama dokumen pembekal untuk kemudahan rujukan akan datang Example : Equipment (Peralatan)

R Enter supplier’s hardcopy invoice number: Masukkan salinan keras nombor invois pembekal: Example: A1000-001 Note: The Supplier Invoice Number must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice Nota: Nombor Invois Pembekal mestilah sama dengan salinan keras invois yang telah diimbas dan dilampirkan pada Invois SUS

R Enter invoice date as per supplier’s hardcopy invoice document:

Masukkan tarikh invois sepertimana salinan keras invois pembekal: Example: 05.01.2011 Note: The Supplier Invoice Date must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice Nota: Tarikh Invois Pembekal mestilah sama dengan salinan keras invois yang telah diimbas yang dilampirkan pada Invois SUS

Step 3: Item Overview Langkah 3: Gambaran Keseluruhan Item

For fixed progressive payment invoices, quantity fields are not editable. The system will automatically calculate the invoice amount based on the milestone stage and percentage (%)

Bagi invois pembayaran progresif tetap, ruangan kuantiti tidak boleh diedit. Secara automatik Sistem akan mengira jumlah invois berdasarkan tahap peringkat dan peratusan (%)

Step 4: Payee Information Langkah 4: Maklumat Penerima Bayaran

The Payee Information section is used to enter Account Number information. Seksyen ‘Payee Information’ akan digunakan untuk memasukkan maklumat Nombor Akaun.

When Factoring information is not applicable, suppliers are required to select the correct Account Number (Bank Account).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 20 of 52

Apabila maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran) tidak berkaitan, pembekal dikehendaki memilih Nombor Akaun yang betul (Akaun Bank).

Click on the selection button in the field under Payee Information section to open Bank Detail window.

Klik pada butang pemilihan di dalam ruang di bawah seksyen ‘Payee Information’ untuk membuka paparan ‘Bank Detail’ (Maklumat Terperinci Bank). Clicking on the selection button when the Factoring button is un-ticked will display a list of Bank Account: Bank Details of the supplier. Dengan klik pada butang pilihan dalam keadaan butang 'Factoring' tidak ditandakan, sistem akan memaparkan senarai ‘Bank Account: Bank Details’ (Akaun Bank: Butiran Bank) pembekal.

Select the Bank Account and click .

Pilih Akaun Bank dan klik .

Bank account details will be copied into Payment Information section. Butiran akaun bank akan disalin ke dalam seksyen 'Payment Information' (Maklumat Pembayaran).

When Factoring information is applicable, tick the check box for Factoring.

Apabila ada berkenaan dengan maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran), tandakan petak untuk ‘Factoring’.

Enter the Beneficiary Name and Account Number. Masukkan ‘Beneficiary Name’ (Nama Benefisiari) dan ‘Account Number’ (Nombor Akaun).

Click on the selection button to view the list of Beneficiaries for the supplier.

Klik pada butang pilihan untuk melihat senarai Benefisiari untuk pembekal. The List of Payee window will be displayed. Senarai ‘List of Payee’ (Penerima Bayaran) akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 21 of 52

Select the related payee and click .

Pilih penerima bayaran yang berkenaan dan klik .

Clicking on the selection button under Account Number will display the Bank Account Details of the selected payee.

Dengan klik pada butang pilihan di bawah ‘Account Number’ (Nombor Akaun), sistem akan memaparkan ‘Bank Account Details’ (Maklumat terperinci Akaun Bank) penerima bayaran yang terpilih.

Select the Bank Account and click .

Pilih Akaun Bank dan klik . The information selected will be reflected in the Factoring Information. Maklumat yang dipilih akan dapat dilihat di dalam ‘Factoring Information’ (Maklumat Pemfaktoran).

Step 5: Attachments Langkah 5: Lampiran Suppliers are then required to upload supporting documents as attachments during creation of Invoices. Pembekal kemudiannya dikehendaki untuk memuat naik dokumen-dokumen sokongan sebagai lampiran semasa penyediaan Invois.

Supporting documents that are expected to be attached in SUS Invoice submission to TM are as follow:

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 22 of 52

Dokumen-dokumen sokongan yang dijangka untuk dilampirkan dalam penyerahan Invois SUS kepada TM adalah seperti berikut:

Scanned copy of supplier invoice (Salinan imbasan invois pembekal)

Delivery Order (Pesanan Penghantaran)

Certificate of Acceptance – COA or Acceptance Test Certificate – ATC or Quality Certificate – QC or Certificate of Practical Compliance – CPC (Sijil Penerimaan – COA atau Sijil Ujian Penerimaan – ATC atau Sijil Kualiti – QC atau Sijil Pematuhan Praktikal – CPC)

Procurement Checklist - Documents as per stipulated in Contract Terms & Conditions (Senarai Semak Perolehan - Dokumen seperti yang dinyatakan dalam Terma & Syarat Kontrak)

In the Attachments section, click on the button to upload attachments.

Di dalam seksyen ‘Attachments’ (Lampiran), klik pada butang untuk memuat naik lampiran.

Select the file to be attached (from your PC), click and click .

Pilih fail yang hendak dilampirkan (daripada PC anda), klik dan klik . The file attached will be displayed in the attachment list. Fail yang dilampirkan akan dipaparkan dalam senarai lampiran.

Suppliers are required to enter the document title for the attached documents i.e. Contract Pembekal adalah dikehendaki untuk memasukkan tajuk dokumen yang dilampirkan iaitu ‘Contract’

(Kontrak)

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 23 of 52

Step 6: Notes Langkah 6: Nota

Suppliers may opt to send notes to TM by filling in the Notes section. Pembekal boleh memilih untuk menghantar nota kepada TM dengan mengisi dalam seksyen ‘Notes’ (Nota).

Suppliers are requested to enter contact information in the Notes section in cases where TM Finance has any important queries on the invoice.

Pembekal diminta untuk memasukkan maklumat Kontrak dalam seksyen ‘Notes’ (Nota) untuk memudahkan Kewangan TM membuat sebarang pertanyaan penting tentang nota kredit itu

Step 7: Save Invoice Langkah 7: Simpan Invois Upon completing all the relevant information, supplier’s can save the invoice document by clicking on the

button. Setelah melengkapkan semua maklumat yang berkaitan, pembekal boleh menyimpan dokumen invois dengan

mengelik pada butang .

Invoices in ‘Saved’ status may be deleted if the need arises Invois dalam status 'Saved’ (Disimpan) boleh dipadam jika diperlukan.

System will display message ‘ ’

Sistem akan memaparkan mesej ‘ ’

Step 8: Submit Invoice Langkah 8: Menghantar Invois To submit the final invoice to TM, suppliers are required to agree to the terms & condition by ticking on the

checkbox as acknowledgment. Untuk menghantar invois akhir kepada TM, pembekal perlu untuk bersetuju kepada terma & syarat dengan

cara menandakan pada petak sebagai pengakuan terima.

Suppliers may click on the link to view the Terms & Conditions i.e. .

Pembekal boleh klik pada pautan untuk melihat Terma & Syarat iaitu .

To submit the invoice, click on button.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 24 of 52

Untuk menghantar invois, klik pada butang .

System will display message ‘ ’

Sistem akan memaparkan mesej ‘ ’ Upon submission of invoice from SUS Portal, a Parked invoice will be created in the backend system. This Parked document will be processed by TM Finance SSO personnel. Selepas penghantaran invois dari SUS Portal, invois terparkir akan diwujudkan dalam sistem ERP. Dokumen terparkir ini akan diproses oleh kakitangan Kewangan TM SSO.

Suppliers can only proceed with the next milestone stage when TM Finance SSO has already processed the submitted invoice

Pembekal hanya boleh meneruskan peringkat seterusnya apabila Kewangan TM SSO telah memproses invois yang dihantar.

To check whether TM Finance SSO has processed the submitted invoice, view the invoice status in the

section. Untuk memeriksa sama ada Kewangan TM SSO telah memproses invois yang dihantar, lihat status invois

dalam seksyen .

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 25 of 52

Creating Retention Sum Invoices (Menyediakan Invois Jumlah Tertahan)

Retention Sum is the amount retained by TM upon completion of goods or services, whereby the amount is only claimable upon a period of time as stipulated in Contract terms. ‘Retention Sum’ (Jumlah tertahan) adalah jumlah yang telah ditahan oleh TM setelah selesainya barangan atau servis dibuat, di mana jumlah itu hanya boleh dituntut pada tempoh masa seperti yang telah dinyatakan dalam terma kontrak.

Step 1: Accessing Change Invoice Screen Langkah 1: Mengakses Skrin Ubah Invois To check whether TM Finance SSO has performed the final Retention Sum adjustment, view the Retention Sum

status in the section. Untuk memeriksa sama ada Kewangan TM SSO telah melakukan pengubahsuaian akhir terhadap ‘Retention

Sum’ (Jumlah Tertahan), lihat status ‘Retention Sum’ di seksyen .

The List of Retention Sum will be displayed. Senarai ‘Rentention Sum’ (Jumlah Tertahan) akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 26 of 52

Use the Selection Criteria to do a quick search of Retention Sum documents. Select Status as New to view new Retention Sum documents. Gunakan ‘Selection Criteria’ (Kriteria Pilihan) untuk membuat pencarian dokumen ‘Retention Sum’ (Jumlah Tertahan) secara cepat. Pilih ‘Status’ sebagai ‘New’ (Baru) untuk melihat dokumen-dokumen ‘Retention Sum’ yang baru.

Use the PO Number field to key in a specific or range of Purchase Order documents to make the search easier. Gunakan ruangan ‘PO Number’ (Nombor PO) untuk memasukkan dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) secara terperinci atau pelbagai untuk memudahkan pencarian.

Click on button.

Klik pada butang . A List of Retention Sum documents fulfilling the selection criteria will be displayed. Satu senarai ‘Retention Sum’ (Jumlah Tertahan) yang memenuhi kriteria pilihan akan dipaparkan.

The status of the Retention Sum document is . However, the document is not yet due as the

Acknowledge Document button is not available.

Status dokumen ‘Retention Sum’ (Jumlah Tertahan) ialah . Namun, dokumen itu belum lagi tamat tempoh kerana butang ‘Acknowledge Document’ (Pengesahan Dokumen) tiada.

Suppliers will not be able to proceed with the invoice creation for Retention Sum until the date for submission is due

Pembekal tidak boleh meneruskan penyediaan invois untuk ‘Retention Sum’ (Jumlah Tertahan) sehingga tibanya tarikh tempoh.

Once the Retention Sum document is due and the Acknowledge Document button is available, proceed with invoice creation. Setelah dokumen ‘Retention Sum’ (Jumlah Tertahan) telah tiba tempohnya dan butang ‘Acknowledge Document’ (Dokumen Pengakuan) boleh didapati, teruskan dengan penghasilan invois.

Click on the Acknowledge Document button.

Klik pada butang ‘Acknowledge Document’ (Dokumen Pengakuan) .

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 27 of 52

The Change Invoice / SUS Invoice Retention Sum screen will be displayed. Skrin ‘Change Invoice / SUS Invoice Retention Sum’ (Ubah Invois / Jumlah Invois Tertahan SUS) akan dipaparkan.

All fields marked with red asterisk * are mandatory fields and need to be filled. Kesemua medan-medan yang bertanda asterisk merah * adalah ruang mandatori dan perlu diisi.

Step 2: Invoice Header Langkah 2: Kepala Invois As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, penuhkan/semak semula kesemua medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s document name for easy future reference

Masukkan nama dokumen pembekal untuk kemudahan rujukan akan datang Example (Contoh): Equipment (Peralatan)

R Enter supplier’s hardcopy invoice number: Masukkan nombor invois salinan keras pembekal: Example (Contoh): A1000-002 Note: The Supplier Invoice Number must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice NOTA: Nombor Invois Pembekal mestilah sama dengan imbasan salinan keras invois yang dilampirkan pada Invois SUS)

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 28 of 52

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter invoice date as per supplier’s hardcopy invoice document:

Masukkan tarikh invois seperti salinan keras dokumen invois pembekal: Example : 06.01.2011 Note: The Supplier Invoice Date must be the same as the scanned hardcopy invoice attached to the SUS Invoice Nota: Tarikh Invois Pembekal mestilah sama dengan salinan keras invois yang telah diimbas yang dilampirkan pada Invois SUS)

Step 3: Item Overview Langkah 3: Gambaran Keseluruhan Item

For fixed progressive payment invoices, quantity fields are not editable. The system will automatically calculate the invoice amount based on the milestone stage and percentage (%)

Bagi invois bayaran progresif tetap, ruangan kuantiti tidak boleh diedit. Sistem secara automatik akan mengira jumlah invois berdasarkan tahap peringkat dan peratusan (%)

Step 4: Payee Information Langkah 4: Maklumat Penerima Bayaran

The Payee Information section is used to enter Account Number information. Seksyen ‘Payee Information’ (Maklumat Penerima Bayaran) digunakan untuk memasukkan maklumat Nombor Akaun.

When Factoring information is not applicable, suppliers are required to select the correct Account Number (Bank Account). Apabila maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran) tidak berkaitan, pembekal dikehendaki memilih Nombor Akaun yang betul (Akaun Bank).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 29 of 52

Click on the selection button in the field under Payee Information section to open Bank Detail window.

Klik pada butang pemilihan di dalam ruang di bawah seksyen ‘Payee Information’ (Maklumat Penerima Bayaran) untuk membuka paparan ‘Bank Detail’ (Butiran Bank). Clicking on the selection button when the Factoring button is un-ticked will display a list of Bank Account: Bank Details of the supplier. Dengan klik pada butang pilihan apabila butang 'Factoring' (Pemfaktoran) tidak ditandakan, satu senarai ‘Bank Account: Bank Details’ (Akaun Bank: Butiran Bank) pembekal akan dipaparkan

Select the Bank Account and click .

Pilih ‘Bank Account’ dan klik .

Bank account details will be copied into Payment Information section. Butiran akaun bank akan disalin ke dalam seksyen 'Payment Information' (Maklumat Pembayaran).

When Factoring information is applicable, tick the check box for Factoring.

Apabila ada berkenaan dengan maklumat ‘Factoring’ (Pemfaktoran), tandakan petak untuk ‘Factoring’.

Enter the Beneficiary Name and Account Number. Masukkan ‘Beneficiary Name’ (Nama Benefisiari) dan ‘Account Number’ (Nombor Akaun).

Click on the selection button to view the list of Beneficiaries for the supplier.

Klik pada butang pilihan untuk melihat senarai Benefisiari untuk pembekal. The List of Payee window will be displayed. Senarai ‘List of Payee’ akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 30 of 52

Select the related payee and click .

Pilih penerima bayaran yang berkenaan dan klik .

Clicking on the selection button under Account Number will display the Bank Account Details of the selected payee.

Dengan klik pada butang pilihan di bawah ‘Account Number’ (Nombor Akaun), ‘Bank Account Details’ (Maklumat terperinci Akaun Bank) penerima yang terpilih akan dipaparkan.

Select the Bank Account and click .

Pilih Akaun Bank dan klik . The information selected will be reflected in the Factoring Information. Maklumat yang dipilih akan dapat dilihat di dalam ‘Factoring Information’ (Maklumat Pemfaktoran).

Step 5: Attachments Langkah 5: Lampiran Suppliers are then required to upload supporting documents as attachments during creation of Invoices. Pembekal kemudiannya dikehendaki memuat naik dokumen-dokumen sokongan sebagai lampiran semasa penghasilan Invois.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 31 of 52

Supporting documents that are expected to be attached in SUS Invoice submission to TM are as follow: Dokumen-dokumen sokongan yang perlu dilampirkan dalam penyerahan Invois SUS kepada TM adalah seperti berikut:

Scanned copy of supplier invoice (Salinan imbasan invois pembekal)

Delivery Order (Pesanan Penghantaran)

Certificate of Acceptance – COA or Acceptance Test Certificate – ATC or Quality Certificate – QC or Certificate of Practical Compliance – CPC (Sijil Penerimaan – COA atau Sijil Ujian Penerimaan – ATC atau Sijil Kualiti – QC atau Sijil Pematuhan Praktikal – CPC)

Procurement Checklist - Documents as per stipulated in Contract Terms & Conditions (Perolehan Senarai Semak - Dokumen seperti yang dinyatakan dalam Terma & Syarat Kontrak)

In the Attachments section, click on the button to upload attachments.

Di dalam seksyen ‘Attachments’ (Lampiran), klik pada butang untuk memuat naik lampiran.

Select the file to be attached (from your PC), click and click .

Pilih fail yang hendak dilampirkan (daripada PC anda), klik dan klik . The file attached will be displayed in the attachment list. Fail yang dilampirkan akan dipaparkan dalam senarai lampiran.

Suppliers are required to enter the document title for the attached documents i.e. Contract Pembekal adalah dikehendaki untuk memasukkan tajuk dokumen yang dilampirkan iaitu ‘Contract’

(Kontrak)

Step 6: Notes Langkah 6: Nota-Nota/Catatan

Suppliers may opt to send notes to TM by filling in the Notes section. Pembekal boleh memilih untuk menghantar nota kepada TM dengan mengisi dalam seksyen ‘Notes’ (Nota).

Suppliers are requested to enter contact information in the Notes section in cases where TM Finance has any important queries on the invoice. Pembekal diminta untuk memasukkan maklumat kontrak dalam seksyen ‘Notes’ (Nota) untuk memudahkan Kewangan TM membuat sebarang pertanyaan penting tentang nota kredit itu

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 32 of 52

Step 7: Save Invoice Langkah 7: Simpan Invois Upon completing all the relevant information, supplier’s can save the invoice document by clicking on the

button. Setelah melengkapkan semua maklumat yang berkaitan, pembekal boleh menyimpan dokumen invois dengan

klik pada butang .

Invoices in ‘Saved’ status may be deleted if the need arises Invois dalam status 'Saved' (Disimpan) boleh dibuangkan jika perlu.

System will display message: (Sistem akan memaparkan mesej:)

Step 8: Submit Invoice Langkah 8: Hantar Invois

To submit the final invoice to TM, suppliers are required to agree to the terms & condition by ticking on the

checkbox as acknowledgment. Untuk menghantar invois muktamad kepada TM, pembekal perlu bersetuju kepada terma & syarat dengan

cara menandakan pada petak sebagai pengakuan terima.

Suppliers may click on the link to view the Terms & Conditions i.e. .

Pembekal boleh klik pada pautan untuk melihat Terma & Syarat iaitu .

To submit the invoice, click on button.

Untuk menghantar invois, klik pada butang .

System will display message ‘’ (Sistem akan memaparkan mesej)

‘ ’

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 33 of 52

Upon submission of invoice from SUS Portal, a Parked invoice will be created in the backend system. This Parked document will be processed by TM Finance SSO personnel. Selepas penghantaran invois melalaui SUS Portal, invois terparkir akan dihasilkan dalam sistem ERP. Dokumen terparkir ini akan diproses oleh kakitangan Kewangan TM SSO.

Suppliers can only proceed with the next milestone stage when TM Finance SSO has already processed the submitted invoice

Pembekal hanya boleh meneruskan ke peringkat seterusnya apabila Kewangan TM SSO telah memproses invois yang telah dihantarkan

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 34 of 52

Creating SUS Credit Memo (Membuat Memo Kredit SUS) Step 1: Accessing Change Credit Memo Screen Langkah 1: Mengakses Skrin Memo Ubah Kredit In order to access the Change Credit Memo screen, suppliers need to view Invoices created and the status of the document. Untuk mengakses skrin ‘Change Credit Memo’ (Memo Ubah Kredit), pembekal perlu melihat Invois yang telah dihasilkan dan status dokumen tersebut.

Click on in the main page.

Klik pada dalam halaman utama.

Click to view all Invoices & Credit Memos created in SUS Portal.

Klik pada untuk melihat semua Invois dan Memo Kredit yang telah dihasilkan dalam Portal SUS. Use the Selection Criteria to do a quick search of Invoice documents. Select Status as Posted and Type as Invoice to filter invoices that have been processed by TM. Gunakan ‘Selection Criteria’ (Kriteria Pilihan) untuk membuat pencarian dokumen-dokumen Invois secara cepat. Pilih ‘Status’ sebagai ‘Posted’ (Telah di Pos) dan ‘Type’ sebagai ‘Invoice’ untuk menapis invois-invois yang telah diproses oleh TM.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 35 of 52

Use the PO Number field to key in a specific or range of Purchase Order documents to make the search easier. Gunakan ruangan ‘PO Number’ (Nombor PO) untuk memasukkan dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) secara spesifik atau pelbagai untuk memudahkan pencarian.

Click on button.

Klik pada butang . A list of Invoices & Credit Memos fulfilling the selection criteria will be displayed. Satu senarai ‘Invoices & Credit Memos’ (Invois & Memo Kredit) yang memenuhi kriteria yang dipilih akan dipaparkan

Click on the Invoice document number to access the Invoice screen i.e. .

Klik pada nombor dokumen Invois untuk mengakses skrin Invois iaitu .

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 36 of 52

The Invoice selected will be displayed. Invois yang telah dipilih akan dipaparkan.

To create credit memo, click on .

Untuk membuat memo kredit, klik pada . A new screen, Create Credit Memo will be displayed. Satu skrin baru, ‘Create Credit Memo’ (Membuat Memo Kredit) akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 37 of 52

Suppliers are required to refer to the Return Delivery Note manually obtained from TM cost centers/users in order to create the Credit Memo document against the correct Goods Receipt (GR) reference

Pembekal dikehendaki merujuk kepada ‘Return Delivery Note’ (Nota Penyerahan Kembali) yang boleh diperolehi secara manual dari pusat kos/pengguna TM untuk mencipta dokumen ‘Credit Memo’ (Memo Kredit) untuk ‘Goods Receipt (GR)’ (Penerimaan Barangan) yang betul.

All fields marked with red asterisk * are mandatory fields and need to be filled. Kesemua medan-medan yang bertanda asterisk merah * adalah ruangan yang mandatori dan perlu

diisi.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 38 of 52

Step 2: Credit Memo Header Langkah 2: Kepala Memo Kredit As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, penuhkan/semak semula kesemua medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s document name for easy future reference

Masukkan nama dokumen pembekal untuk kemudahan rujukan akan datang Example: Credit Memo for Returns of Damaged Rod Earth Contoh: Memo Kredit untuk ‘Returns of Damaged Rod Earth’.

R Enter supplier’s hardcopy credit memo number:

Masukkan salinan keras nombor memo kredit pembekal: Example (Contoh): CN01-101 Note: The Supplier Credit Memo Number must be the same as the scanned hardcopy attached to the SUS Credit Memo Nota: Nombor Memo Kredit Pembekal tersebut mestilah sama dengan imbasan salinan keras yang dilampirkan pada Memo Kredit SUS

R Enter credit memo date as per supplier’s hardcopy document: Masukkan tarikh kredit memo seperti salinan keras dokumen pembekal: Example : 10.01.2011 Note (Nota): The Supplier Credit Memo date must be the same as the scanned hardcopy attached to the SUS Credit Memo Nota: Tarikh Memo Kredit Pembekal mestilah sama dengan salinan keras yang telah diimbas yang dilampirkan pada Memo Kredit SUS.

Step 3: Item Overview Langkah 3: Gambaran Keseluruhan Item

In the Item Overview section, use the Unselect check boxes in the column to select/deselect rows. Di dalam seksyen ‘Item Overview’ (Gambaran Keseluruhan Item), gunakan petak ‘Unsellect All’ (Nyahpilih

Semua) yang telah ditanda pada kolum untuk pilih/nyahpilih baris.

Select the correct line item by referring to the Return Delivery Note. The column should be referring to the Goods Receipt (GR) number in the RD Note. Pilih baris item yang betul dengan merujuk kepada ‘Return Delivery Note‘ (Nota Penyerahan Kembali). Kolum

hendaklah dirujuk kepada nombor ‘Goods Receipt’ (Penerimaan Barangan) (GR) dalam Nota RD.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 39 of 52

As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, lengkapkan/semak semula medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

O Use the Unselect check boxes to select/deselect rows.

Gunakan Nyahpilik kotak tanda untuk pilih/nyahpilih baris.

R Amend the quantity according to the returns delivery

Pinda kuantiti tersebut berdasarkan kepada penghantaran kembali. Example (Contoh): 1 Note: The system will automatically default the Invoiced quantity during Credit Memo creation. Suppliers are required to amend accordingly. Nota: Sistem akan menetapkan kuantiti invois secara automatic semasa penghasilan Memo Kredit. Pembekal dikehendaki meminda yang berkenaan.

Step 4: Attachments Langkah 4: Lampiran Suppliers are required to upload supporting documents as attachments during creation of credit memo. Pembekal kemudiannya dikehendaki untuk memuat naik dokumen-dokumen sokongan sebagai lampiran semasa penghasilan memo kredit.

Supporting documents can include scanned copy of supplier credit memo and return delivery documents signed by TM

Dokumen-dokumen sokongan boleh termasuk salinan imbasan memo kredit pembekal dan dokumen penghantaran kembali yang ditandatangani oleh TM.

In the Attachments section, click on the button to upload attachments.

Di dalam seksyen ‘Attachments’ (Lampiran), klik pada butang untuk memuat naik lampiran.

Select the file to be attached (from your PC), click and click .

Pilih fail yang hendak dilampirkan (daripada PC anda), klik dan klik . The file attached will be displayed in the attachment list. Fail yang dilampirkan akan dipaparkan dalam senarai lampiran.

Suppliers are required to enter the document title for the attached documents i.e. Credit Memo. Pembekal perlu memasukkan tajuk dokumen yang dilampirkan iaitu ‘Credit Memo’ (Memo Kredit).

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 40 of 52

Step 5: Notes Langkah 5: Nota-Nota/Catatan Suppliers may opt to send notes to TM by filling in the Notes section. Pembekal boleh memilih untuk menghantar nota kepada TM dengan mengisi dalam seksyen ‘Notes’ (Nota).

Suppliers are requested to enter contact information in the Notes section in cases where TM Finance has any important queries on the credit note. Pembekal diminta untuk memasukkan maklumat kontrak dalam seksyen ‘Notes’ (Nota) untuk memudahkan Kewangan TM membuat sebarang pertanyaan penting tentang nota kredit itu

Step 6: Save Credit Note Langkah 6: Simpan Nota Kredit Upon completing all the relevant information, supplier’s can save the credit memo document by clicking on

the button. Setelah melengkapkan semua maklumat yang berkaitan, pembekal boleh menyimpan dokumen memo kredit

dengan cara klik pada butang .

Credit Memo in ‘Saved’ status may be deleted if the need arises Memo Kredit dalam status 'Saved’ (Disimpan) boleh dibuang jika perlu.

System will display message: (Sistem akan memaparkan mesej:)

Step 7: Submit Credit Note Langkah 7: Hantar Nota Kredit To submit the final credit memo to TM, suppliers are required to agree to the terms & condition and ticking on

checkbox as acknowledgment. Untuk menghantar memo kredit muktamad kepada TM, pembekal perlu bersetuju kepada terma & syarat

dengan cara menandakan pada petak sebagai pengakuan terima.

Suppliers may click on the link to view the Terms & Conditions i.e.

Pembekal boleh klik pada pautan untuk melihat Terma & Syarat iaitu .

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 41 of 52

To submit the credit memo, click on button.

Untuk menghantar invois, klik pada butang .

System will display message Sistem akan memaparkan mesej

‘ ’

Upon submission of credit memo from SUS Portal, a Parked credit memo will be created in ERP backend system. This Parked document will be processed by TM Finance SSO. Selepas hantaran memo kredit melalui SUS Portal, memo kredit terparkir akan diwujudkan dalam sistem ERP. Dokumen terparkir ini akan diproses oleh kakitangan Kewangan TM SSO.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 42 of 52

Creating SUS Subsequent Credit Memo (Membuat “Subsequent Credit Memo” SUS) Step 1: Accessing Change Subsequent Credit Memo Screen Langkah 1: Mengakses Skrin Memo Ubah “Subsequent Credit” In order to access the Change Subsequent Credit Memo screen, suppliers need to view Invoices created and the status of the document. Untuk mengakses skrin ‘Change Subsequent Credit Memo’ (Memo Ubah Kredit Berikutan), pembekal perlulah melihat invois-invois yang telah dihasilkan dan status dokumen tersebut.

Click on in the main page.

Klik pada dalam halaman utama.

Click to view all Invoices & Credit Memos created in SUS Portal.

Klik pada untuk melihat semua ‘Invoices & Credit Memos’ (Invois & Memo Kredit) yang telah dihasilkan dalam Portal SUS. Use the Selection Criteria to do a quick search of Invoice documents. Select Status as Posted and Type as Invoice to filter invoices that have been processed by TM. Gunakan ‘Selection Criteria’ (Kriteria Pilihan) untuk membuat pencarian cepat dokumen-dokumen Invois. Pilih ‘Status’ sebagai ‘Posted’ (Telah dipos) dan ‘Type’ sebagai ‘Invoice’ (Invois) untuk menapis invois-invois yang telah diproses oleh TM.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 43 of 52

Use the PO Number field to key in a specific or range of Purchase Order documents to make the search easier. Gunakan ruangan ‘PO Number’ (Nombor PO) untuk memasukkan dokumen ‘Purchase Order’ (Pesanan belian) secara spesifik atau pelbagai untuk memudahkan pencarian.

Click on button.

Klik pada butang . A list of Invoices & Credit Memos fulfilling the selection criteria will be displayed. Satu senarai Invoices & Credit Memos’ (Invois & Memo Kredit) yang memenuhi kriteria pilihan akan dipaparkan.

Click on the Invoice document number to access the Invoice screen i.e. .

Klik pada nombor dokumen Invois untuk mengakses skrin Invois iaitu . The Invoice selected will be displayed. Invois yang telah dipilih akan dipaparkan.

To create subsequent credit memo, click on .

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 44 of 52

Untuk menghasilkan ‘subsequent credit memo’, klik pada . A new screen, Create Subsequent Credit Memo will be displayed. Satu skrin baru, ‘Create Subsequent Credit Memo’ (Buat Memo Kredit Berikutan) akan dipaparkan .

All fields marked with red asterisk * are mandatory fields and need to be filled. Kesemua medan-medan yang bertanda asterisk merah * adalah ruangan yang mandatori dan perlu

diisi.

Step 2: Subsequent Credit Memo Header Langkah 2: Kepala “Subsequent Credit Memo” (Memo Kredit Berikutan) As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, penuhkan/semak semula kesemua medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s document name for easy future reference

Masukkan nama dokumen pembekal untuk kemudahan rujukan akan datang Example: Subsequent Credit for Discounts on Cutting Trees Contoh: Kredit Berikut untuk Diskaun ke atas Pemotongan Pokok.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 45 of 52

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

R Enter supplier’s hardcopy subsequent credit memo

number: Masukkan nombor “Subsequent Credit Memo” salinan keras pembekal: Example (Contoh): SC01-101 Note: The Supplier Subsequent Credit Memo Number must be the same as the scanned hardcopy attached to the SUS Subsequent Credit Memo Nota: Nombor “Subsequent Credit Memo” tersebut mestilah sama dengan salinan keras yang telah diimbas yang dilampirkan pada “Subsequent Credit Memo SUS”

R Enter subsequent credit memo date as per supplier’s hardcopy document: Masukkan tarikh Subsequent Credit Memo seperti salinan keras dokumen pembekal: Example (Contoh): 10.01.2011 Note: The Supplier Subsequent Credit Memo date must be the same as the scanned hardcopy attached to the SUS Subsequent Credit Memo Nota: Tarikh Subsequent Credit Memo mestilah sama dengan salinan keras yang telah diimbas yang dilampirkan pada “SUS Subsequent Credit Memo”

Step 3: Item Overview Langkah 3: Gambaran Keseluruhan Item

In the Item Overview section, use the Unselect check boxes in the column to select/deselect rows. Di dalam seksyen ‘Item Overview’ (Gambaran Keseluruhan Item), gunakan petak ‘Unselect’ (Nyahpilih)

untuk pilih/nyahpilih barisan. As required, complete/review the following fields: Seperti yang dikehendaki, lengkapkan/semak semula medan-medan berikut:

Field Name (Nama Medan)

R/O/C Description (Diskripsi)

O Use the Unselect check boxes to select/deselect rows.

Gunakan kotak tanda ‘Unsellect All’ (Nyahpilih Semua) untuk pilih/nyahpilih barisan.

R Amend the Net Value accordingly

Pinda ‘Net Value’ (Nilai Bersih) sewajarnya. Example (Contoh): 100 Note: The system will automatically default the Invoiced Net Value during Subsequent Credit Memo creation. Suppliers are required to amend accordingly. Nota: Sistem bertindak secara automatik meletakkan nilai lalai Jumlah Bersih Invois semasa penghasilan Memo Kredit Berikutan. Pembekal dikehendaki meminda sewajarnya.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 46 of 52

Step 4: Attachments Langkah 4: Lampiran Suppliers are required to upload supporting documents as attachments during creation of subsequent credit memo. Pembekal dikehendaki memuat naik dokumen-dokumen sokongan sebagai lampiran semasa penghasilan ‘subsequent credit memo’.

Supporting documents can include scanned copy of supplier subsequent credit memo and other supporting documents

Dokumen-dokumen sokongan termasuklah salinan imbasan Subsequent Credit Memo dan lain-lain dokumen sokongan

In the Attachments section, click on the button to upload attachments.

Di dalam seksyen ‘Attachments’ (Lampiran), klik pada butang untuk memuat naik lampiran.

Select the file to be attached (from your PC), click and click .

Pilih fail yang hendak dilampirkan (daripada PC anda), klik dan klik . The file attached will be displayed in the attachment list. Fail yang dilampirkan akan dipaparkan dalam senarai lampiran.

Suppliers are required to enter the document title for the attached documents i.e. Credit Memo. Pembekal dikehendaki memasukkan tajuk dokumen yang dilampirkan iaitu ‘Credit Memo’ (Memo Kredit)

Step 5: Notes

Langkah 5: Nota-Nota/Catatan Suppliers may opt to send notes to TM by filling in the Notes section. Pembekal boleh memilih untuk menghantar nota kepada TM dengan mengisi dalam seksyen 'Notes' (Nota).

Suppliers are requested to enter contact information in the Notes section in cases where TM Finance has any important queries on the credit note. Pembekal diminta memasukkan maklumat kontrak dalam seksyen ‘Notes’ (Nota) bagi memudahkan Kewangan TM membuat sebarang pertanyaan penting tentang nota kredit itu.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 47 of 52

Step 6: Save Subsequent Credit Note Langkah 6: Simpan Nota Kredit Berikutan Upon completing all the relevant information, supplier’s can save the subsequent credit memo document by

clicking on the button. Setelah melengkapkan semua maklumat yang berkaitan, pembekal boleh menyimpan dokumen memo kredit

Berikutan dengan mengelik pada butang .

Subsequent Credit Memo in ‘Saved’ status may be deleted if the need arises Memo Kredit Berikutan dalam status 'Saved' (Disimpan) boleh dibuang kemudiannya jika perlu

System will display message (Sistem akan memaparkan mesej)

Step 7: Submit Subsequent Credit Note Langkah 7: Menghantar ‘Subsequent Credit Note’ To submit the final subsequent credit memo to TM, suppliers are required to agree to the terms & condition

and ticking on checkbox as acknowledgment. Untuk menghantar ‘Subsequent Credit Memo’ yang muktamad kepada TM, pembekal perlu bersetuju kepada

terma & syarat dengan cara klik pada petak sebagai pengakuan terima.

Suppliers may click on the link to view the Terms & Conditions i.e.

Pembekal boleh klik pada pautan untuk melihat Terma & Syarat iaitu

To submit the subsequent credit memo, click on button.

Untuk menghantar ‘Subsequent Credit Memo’, klik pada butang .

System will display message Sistem akan memaparkan mesej

‘ ’

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 48 of 52

Upon submission of subsequent credit memo from SUS Portal, a Parked subsequent credit memo will be created in ERP backend system. This Parked document will be processed by TM Finance SSO. Selepas penyerahan ‘Subsequent Credit Memo’ dari SUS Portal, ‘Subsequent Credit Memo’ Terpakir akan dihasilkan dalam sistem ERP. Dokumen terparkir ini akan diproses oleh kakitangan Kewangan TM SSO.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 49 of 52

Displaying SUS Invoices & Credit Memos (Memaparkan Invois SUS & Memo Kredit) Suppliers will be able to view the SUS Invoices & Credit Memos created in the SUS Portal. There are multiple statuses of invoices and credit memos shown including those which have been rejected / cancelled by TM Finance. When displaying SUS Invoices & Credit Memos, suppliers can view the reasons for rejection / cancellation. Pembekal akan dapat melihat Invois SUS & Kredit Memo yang telah diwujudkan di Portal SUS. Terdapat beberapa status invois dan memo kredit yang ditunjukkan, termasuklah yang telah ditolak atau dibatalkan oleh Kewangan TM. Ketika memaparkan Invois SUS & Memo Kredit, pembekal boleh melihat sebab-sebab bagi penolakan / pembatalan.

Step 1: Accessing Display Invoice & Credit Memo Screen Langkah 1: Mengakses Skrin Invois Paparan & Kredit Memo To view Invoices and Credit Memos / Subsequent Credit Memos created in SUS Portal, click on

in the main page. Untuk melihat semua Invois dan Memo Kredit / ‘Subsequent Credit Memo’ yang telah dihasilkan dalam SUS

Portal, klik pada halaman utama.

Use the Selection Criteria to do a quick search of Invoice and Credit Memo documents. Select Status as Submitted and Type as Invoice to filter invoices that have been submitted by suppliers. Gunakan 'Selection Criteria' (Kriteria Pilihan) untuk melakukan carian cepat Invois dan dokumen memo Kredit. Pilih Status sebagai 'Submitted' (Dihantar) dan 'Type' sebagai 'Invoice' (Invois) untuk menapis invois-invois yang telah diserahkan oleh pembekal.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 50 of 52

Use the PO Number field to key in a specific or range of Purchase Order documents to make the search easier. Guna ruang 'PO Number' (Nombor PO) untuk memasukkan dokumen 'Purchase Order' (Pesanan belian) yang tertentu atau pelbagai untuk memudahkan pencarian.

Click on button.

Klik pada butang . A List of Invoices and Credit Memos fulfilling the selection criteria will be displayed. Satu senarai ’Invoices and Credit Memos’ (Invois & Memo Kredit) memenuhi kriteria pilihan akan dipaparkan.

Click on the Document Number to display the document i.e. .

Klik pada ‘Document Number’ (Nombor Dokumen) untuk memaparkan dokumen iaitu .

The Invoice or Credit Memo Document selected will be displayed. Dokumen Invois atau Kredit memo yang dipilih akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 51 of 52

Suppliers are able to view the reasons for invoice deletion / cancellation in the SUS Portal. Pembekal akan dapat melihat sebab-sebab untuk penghapusan invois / pembatalan dalam Portal SUS.

In the listing, select Status as Cancelled by Customer.

Dalam senarai , pilih ‘Status’ sebagai ‘Cancelled by Customer’ (Dibatalkan oleh Pelanggan). A list of Invoices & Credit Memos fulfilling the selection criteria will be displayed. Satu senarai ‘Invoices & Credit Memos’ (Invois & Memo Kredit) memenuhi kriteria pilihan akan dipaparkan.

Select the Invoice to view the details of cancellation i.e. .

Pilih Invois untuk melihat butiran pembatalan iaitu . The Display Invoice screen will be displayed. Skrin Paparan Invois akan dipaparkan.

Supplier Self Service (SUS) Creating SUS Invoices & Credit Memos (Membuat Invois SUS & Memo Kredit)

Supplier Relationship Management (SRM) Page 52 of 52

Scroll to the bottom of the screen to the Notes section. Tatal ke bawah skrin kepada seksyen ‘Notes’ (Nota).

The reasons for cancellation / deletion by TM Finance SSO will be displayed in the .

Sebab-sebab pembatalan / penghapusan oleh Kewangan TM SSO akan dipaparkan dalam .